FYLKESMANNEN I OSLO OG AKERSHUS Barnehage- og utdanningsavdelingen TILSYNSRAPPORT. Felles nasjonalt tilsyn 2013

Transkript

1 Barnehage- og utdanningsavdelingen TILSYNSRAPPORT Felles nasjonalt tilsyn 2013 SKOLENS ARBEID MED ELEVENES PSYKOSOSIALE MILJØ Enebakk kommune Enebakk ungdomsskole Postadresse: Postboks 8111 Dep 0032 OSLO Besøksadresse: Tordenskiolds gt 12 Inngang sjøsiden Telefon: Telefaks: Internett: Saksbehandler: Martine Wille-Sveum Direkte telefon: E-post: Org.nummer: NO

2 Innhold 1. Tema for tilsynet skolens arbeid med elevenes psykososiale miljø side 3 2. Gjennomføring av tilsynet side 5 3. Kontrollområde for tilsynet side Forebyggende arbeid og internkontroll side Individuelt rettet arbeid side Brukermedvirkning side Oppsummering side Oppfølging av tilsynet side 35 Vedlegg 1: Oversikt over innsendt dokumentasjon side 36 Vedlegg 2: Oversikt over de som er intervjuet side 37 Vedlegg 3: Rettslige krav side 38 2

3 1. Tema for tilsynet skolens arbeid med elevenes psykososiale skolemiljø Det blir gjennomført felles nasjonalt tilsyn i med temaet skolenes arbeid med elevenes psykososiale miljø, jf. opplæringsloven kapittel 9a. Hovedbestemmelsen for tilsynet er 9a-1 og de andre reglene som kontrolleres må sees i sammenheng med denne. Det rettslige utgangspunktet for tilsynet er delt inn i tre hovedkategorier: Forebyggende arbeid og internkontroll - 9a-4 og 9a-3 første ledd. Individuelt rettet arbeid - 9a-3 andre og tredje ledd. Brukermedvirkning (skolens plikt til samhandling og involvering med ulike råd og utvalg) - 9a-5 og 9a-6, samt 11-1 og 11-1a. Opplæringsloven om forsvarlig system og 9a-4 om internkontroll Det er ikke ført særskilt tilsyn med opplæringsloven andre ledd i dette tilsynet. Opplæringsloven andre ledd er en overordnet regel som pålegger skoleeier å ha et forsvarlig system for oppfølgning av alle lovkrav. I tidligere tilsyn har det vært stort fokus på internkontrollsystemet til kommunene. I det felles nasjonale tilsynet er det internkontrollen ved den enkelte skolen vedrørende elevenes psykososiale miljø som er kontrollert. Kravet til internkontroll i forbindelse med dette er særskilt regulert i opplæringsloven 9a-4, jf. 9a-3 første ledd. Kommunens ansvar Selv om opplæringsloven legger ansvaret på skoleledelsen for den daglige gjennomføringen og etterlevelsen av de kontrollerte reglene, er det kommunen som har det overordnede ansvaret. Det er kommunen som skoleeier som må sørge for at skoleledelsen ved hver enkelt skole oppfyller kravene og pliktene i loven, og at de tilbyr de tjenester og aktiviteter som loven omhandler. Oppfyllelsen av elevenes rett til et godt psykososialt miljø skjer på skolen. Det er skoleledelsen og de ansatte som i det daglige må arbeide for et godt skolemiljø. Kommunen som skoleeier er likevel øverste ansvarlige for at pliktene i kapittel 9a blir oppfylt. Dette innebærer at selv om det i tilsynet har vært undersøkt handlinger som skjer i skolen, så er det kommunen som er ansvarlig for oppfyllelse av elevenes rettigheter og som derfor er adressat for eventuelle pålegg om retting i samsvar med kommuneloven 60d. Formålet med tilsynet Det overordnede målet med tilsynet er å rette fokus mot og styrke arbeidet med det psykososiale miljøet ved skolene og skolenes evne til å forebygge og håndtere krenkende adferd. Gjennom kontroll med om skolene følger lovkravene på dette området, skal eventuell lovstridig praksis avdekkes. Gjennom pålegg om endring skal slike forhold rettes opp. Et godt skolemiljø er en viktig innsatsfaktor for en god skole og for realisering av formålsparagrafen i opplæringsloven 1-1. Mangler ved skolemiljøet kan føre til mistrivsel blant elevene, og det vil kunne ha direkte betydning for læringsutbytte. Det psykososiale miljøet handler om mellommenneskelige forhold og er en positiv eller negativ følge av samhandling og kommunikasjon mellom alle de som er på skolen. 3

4 Et godt psykososialt miljø er grunnleggende for at den enkelte eleven skal kunne utvikle seg positivt. Skolen er en av de mest sentrale arenaer i barn og ungdommers liv. Skolen er stedet for læring og utvikling, men uten en grunnleggende følelse av trygghet, tilhørighet og inkludering hos den enkelte elev, vil ikke læring få det riktige fokus. De overordnede formål med det felles nasjonale tilsynet er: Å sikre at skoleeiere og skoleledere driver et aktivt og forebyggende arbeid for å sikre elevene et godt psykososialt miljø. Å sikre at skoleeiere og skoleledere sørger for at de tilsatte på en tilfredsstillende måte håndterer krenkende adferd som de får kunnskap eller mistanke om. Å sikre at skoleeiere og skoleledere sørger for at elever, foreldre, råd og utvalg blir involvert og engasjert i skolemiljøarbeidet. Det presiseres at tilsynsrapporten ikke gir en helhetsvurdering av skoleeier og skolen. Rapporten omhandler kun resultatet fra tilsynet som er gjennomført på det temaet som er valgt for det felles nasjonale tilsynet

5 2. Gjennomføring av tilsynet Etter opplæringsloven 14-1 har Fylkesmannen hjemmel til å føre tilsyn med at kommunene og fylkeskommune, oppfyller de pliktene de er pålagt i eller i medhold av opplæringsloven kapittel 1-16 (kommunepliktene). Tilsynet er gjennomført ved å hente inn og vurdere dokumentasjon, herunder rektors egenvurdering, samt muntlige opplysninger. Det er skolen som etter loven plikter å sikre at den enkelte eleven får oppfylt sin rett til et godt psykososialt miljø, jf. 9a-1 og 9a-3 første ledd. Skolen vil i denne sammenheng være: skoleeier, skoleledelsen og de ansatte ved skolen. Gangen i tilsynet Varsel om tilsyn med krav om å sende inn egenvurdering og dokumentasjon fra Enebakk ungdomsskole, datert 17. september 2013 Frist for innsending av dokumentasjon fra Enebakk ungdomsskole/enebakk kommune, datert 14. oktober 2013 Åpningsmøte og intervjuer med elever, foreldre, kontaktlærere, assistent og rektor på Enebakk ungdomsskole, 19. november 2013 Foreløpig tilsynsrapport og forhåndsvarsel om pålegg, datert 10.desember 2013 Sluttmøte 12. desember 2013 Frist for tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport og forhåndsvarsel om pålegg, datert 14. januar 2013 Tilsynsrapport, datert 18. februar 2014 Frist for Enebakk kommune til å sende Fylkesmannen redegjørelse/dokumentasjon og erklæring om at retting er utført er satt til 23. mai

6 3. Kontrollområde for tilsynet Innledning Denne tilsynsrapporten er bygget opp slik at kapittel 3.1, 3.2 og 3.3 inneholder overskrifter formulert som spørsmål. Disse spørsmålene avspeiler de rettslige kravene og er de samme som rektor svarte på i sin egenvurdering i vedlegg 2 i Fylkesmannens tilsynsvarsel av til Enebakk kommune. Flere av spørsmålene omhandler skolens planer og rutiner for det psykososiale arbeidet, og rektor viser i egenvurderingen flere ganger til Enebakk kommunes Plan for et godt psykososialt miljø ( ) fra Han viser både til del 1 og del 2 i denne planen. Den enkelte skoles plan Når det gjelder del 2 i kommunens plan, er overskriften Retningslinjer for planutformingen ved den enkelte skole. Her gir Enebakk kommune føringer om hvordan den enkelte skole både skal arbeide med og utforme sin lokale plan. I kapittel 8.1 er det fastsatt følgende frist: Den enkelte skoles plan skal foreligge innen Det står videre i del 2 at skjemaene i del 1 skal inngå i den enkelte skoles plan. Disse føringene gjentas i del 2 av Enebakk kommunes rutinebeskrivelse av , hvor det står Den enkelte skole skal ha en egen plan for det psykososiale miljøet utledet av den kommunale planen. ( ) Under påfølgende overskrift Skolens plan skal fokusere på forebygging og synliggjøre/redegjøre for: ( ) listes det opp en rekke kulepunkter. Da Fylkesmannen gjennomførte intervjuer på Enebakk ungdomsskole , opplyste rektor at de bruker kommunens plan fra 2006 for å forebygge mobbing, og at den gjennomgås årlig. Lærerne og assistenten vi intervjuet, var imidlertid uklare på hvorvidt de hadde kjennskap til Plan for et godt psykososialt miljø ( ). På direkte spørsmål fra Fylkesmannen svarte de blant annet at de ikke kjente til skjemaene som er en del av den kommunale planen fra De ansatte viste i stedet til en mobbeplan av og sa at denne deles ut til nyansatte. På direkte spørsmål til rektor presiserte han flere ganger at skolen ikke benyttet denne mobbeplanen, men derimot Enebakk kommunes plan fra Han sa dessuten at skolen frem til nå ikke har hatt noen lokal plan. Heller ikke de foreldrerepresentantene Fylkesmannen intervjuet, kjente til Plan for et godt psykososialt miljø ( ). De opplyste at planen verken var tatt opp i FAU, SU eller SMU. Med rutiner menes dokumentert prosedyre eller fremgangsmåte. Rutiner skal være skriftliggjort for å være personuavhengig. For at en rutine skal være implementert, må den være systematisk anvendt over tid i skolens daglige virke. Når de ansatte viser til en annen plan enn rektor, kan ikke Fylkesmannen se at Enebakk ungdomsskole har rutiner som er kjent og benyttes av alle. Kommunestyrevedtak av Av saksprotokoll fra kommunestyret i Enebakk kommune fremgår det følgende i vedtakspunkt 2: 2. Kommunal plan for elevenes psykososiale oppvekstmiljø (jmfr. opplæringslovens 9a-3) og skolenes delplaner revideres som en følge av evalueringen i løpet av

7 Fylkesmannen stilte i e-post av Enebakk kommune to spørsmål: Har Enebakk kommune revidert sin kommunale plan etter 2011 i samsvar med punkt 2 i kommunestyrevedtaket? På hvilken måte har Enebakk kommune fulgt opp at Enebakk ungdomsskole og de øvrige skolene har revidert sine lokale planer, jf. kommunestyrevedtakets punkt 2, samt den kommunale planen del 2 fra Enebakk kommune svarte i e-post av : Den kommunale planen er ikke revidert i sin helhet. Det er kun gjort endringer i rutinebeskrivelse og vedtaksmal. Oppfølging av de lokale planene skjer i dialogmøter og ledersamtaler mellom skoleledelsen og kommunalsjef. Den kommunale planen fremstår etter Fylkesmannens vurdering likevel som om den ikke er revidert, siden det fortsatt står 2006 på forsiden av den utgaven vi har mottatt fra Enebakk ungdomsskole. På skolens websider er planen lagt ut uten denne forsiden, og både rutinebeskrivelser og vedtaksmaler er identiske med den 2006-versjonen vi har mottatt. Også i skolens ordensreglement vises det til den kommunale planen fra 2006 under Felles ordensreglement for skolene i Enebakk. Disse momentene var for øvrig årsaken til at Fylkesmannen sendte ovennevnte spørsmål til Enebakk kommune. Kommunen skrev at oppfølging av de lokale planene skjer i dialogmøter og ledersamtaler. Fylkesmannen har i den forbindelse merket seg at rektor i intervju opplyste at skolen frem til nå ikke har hatt noen lokal plan. Som tilsynsmyndighet vurderer vi dette som alvorlig, fordi det har vært forutsatt fra kommunen helt fra 2006 at skolen skal lage en slik lokal plan. Denne entydige føringen ble gjentatt i Enebakk kommunes rutinebeskrivelse av , og i kommunestyrevedtaket av Fylkesmannen kan vanskelig vurdere dette annerledes enn at det både foreligger svikt i Enebakk ungdomsskoles oppfølging av kommunens føringer, men også svikt i skoleeiers forsvarlige system etter opplæringsloven andre ledd. Premiss for tilsynsrapporten Som følge av at Enebakk ungdomsskole verken har implementert kommunens plan fra 2006 eller har utarbeidet en egen lokal plan, har Fylkesmannen måttet legge dette til grunn i flere av vurderingene i denne rapporten. Vi viser i den forbindelse til opplæringsloven 9a-4 som gir skolen et direkte ansvar for å ha et internkontrollsystem som omfatter alle bestemmelsene i kapittel 9a. Dette ble det orientert om på åpningsmøtet , og Fylkesmannen vil også minne om dette på sluttmøtet

8 3.1 Forebyggende arbeid og internkontroll For å oppnå et godt psykososialt miljø er det en nødvendig forutsetning at det blir utført et forebyggende arbeid som skal forhindre uønsket/ krenkende adferd. Dette innebærer at skoleledelsen må ha en føre var holdning til eventuelle situasjoner og utfordringer som kan oppstå i skolehverdagen, og som kan ha negativ innvirkning på elevenes skolemiljø. Rettslige krav Det rettslige utgangspunktet for tilsynets kontroll med det forebyggende arbeidet ved skolen finnes i opplæringsloven 9a-4, jf. 9a-3 første ledd. Skoleledelsen og skoleeier skal arbeide forebyggende for å forhindre at uønsket adferd oppstår. Det forebyggende arbeidet skal være aktivt, systematisk og kontinuerlig. Reglene presiserer plikten skolen har til å sikre at elevenes rett etter 9a-1 blir oppfylt. De rettslige kravene var vedlagt tilsynsvarselet, og både på åpnings- og sluttmøtet informerte Fylkesmannen nærmere om hva de innebærer. De rettslige kravene fremgår ellers av instruks for tilsynet 1, og de er omtalt i vedlegg 3 til denne rapporten. Det vises også til rundskriv fra Utdanningsdirektoratet om elevenes rett til et godt psykososialt miljø. 2 Dokumentasjon og informasjon, samt Fylkesmannens vurderinger Har skolen satt seg skriftlige mål for skolemiljøet? I Enebakk kommunes "Strategiplan for kvalitetsutvikling og måloppnåelse for grunnskolen i Enebakk " fremgår det overordnede mål for alle skolene i Enebakk. Målet for Enebakk kommune er at det kommunale snittet i en rekke spørsmål skal være bedre enn landsgjennomsnittet. De fire første spørsmålene på side 4 i strategiplanen omhandler elevenes psykososiale miljø. Det ble opplyst i intervju med rektor og i hans egenvurdering at skolen har mål som er i samsvar med Plan for et godt psykososialt oppvekstmiljø for barn og unge. Ved at rektor forholder seg til kommunens mål, anser Fylkesmannen at det rettslige kravet delvis er ivaretatt. Opplæringsloven 9a-4 forutsetter imidlertid at skolen skal sette seg egne mål som er basert på det systematiske arbeidet som gjøres lokalt på skolen, for eksempel som følge av resultatet av ulike trivselsundersøkelser. Kommunens mål kan dermed brytes ned og tilpasses utfordringene på den enkelte skole. Når skolen ikke har sin egen lokale plan slik kommunen har forutsatt, kan ikke Fylkesmannen se at et systematisk arbeid har ført til lokalt utformede mål. Ut ifra ovennevnte vurderer Fylkesmannen at Enebakk ungdomsskole ikke har satt seg skriftlige mål for skolemiljøet. Enebakk kommune har gitt følgende tilbakemelding på forhåndsvarsel om pålegg og foreløpig rapport: I «Plan for et godt psykososialt oppvekstmiljø for barn og unge i Enebakk kommune» slås det fast at den enkelte skole både skal arbeide med og ha en egen plan utledet av den kommunale planen. 1 Jf. / Instruks-for-felles-nasjonalt-tilsyn-2010-og-2011/ 2 Jf. -til-et-godtpsykososialt-miljø-etter-opplæringsloven-kapittel9a/ 8

9 Skolen har siden tilsynet fra Fylkesmannen, revidert sin egen «Handlingsplan mot mobbing og krenkende adferd». I denne planen slås det fast at hovedmålet er at alle elever skal oppleve et trygt og godt læringsmiljø. Dette står på s.5 i planen. Planen er gjennomgått og tatt opp i personalet. Dette vil heretter skje ved starten av hvert skoleår. Den reviderte planen er delt ut til alle ansatte. ( ) Fylkesmannens vurdering Enebakk ungdomsskoles Handlingsplan mot mobbing og krenkende adferd som er revidert i januar 2014, inneholder følgende målformuleringer i innledningen til kapittel 1, 2 og 3: 1. Alle elever skal oppleve et trygt og godt læringsmiljø. 2. Mobbing og andre former for krenkende adferd som foregår i og ved skolen, skal bli avdekket. 3. Skolen tar ansvar og initiativ for å stoppe mobbing og andre former for krenkende adferd. På bakgrunn av kommunens redegjørelse og tilsendt dokumentasjon vurderer Fylkesmannen at Enebakk ungdomsskole har satt seg skriftlige mål for skolemiljøet. Korreksjonspunktet fra foreløpig rapport utgår. Har skolen planer og tiltak for å nå disse målene? Under intervjuet med rektor mottok Fylkesmannen en liste over forskjellige tiltak som skolen arrangerer for å skape gode relasjoner på skolen (for eksempel aktivitetsdager), og det ble også uttalt av lærerne at det gjøres mye på skolen for å skape et godt skolemiljø (kulturuke, grøtfest etc.). Det fremkom også i intervju med de ansatte at det, i tillegg til Elevundersøkelsen, gjennomføres trivselsundersøkelser på alle trinn. Fylkesmannen har i Innledning i kapittel 3 fastslått at Enebakk ungdomsskole verken har implementert kommunens plan fra 2006 eller utarbeidet en egen lokal plan. Vi har i forrige spørsmål konkludert med at skolen ikke har utarbeidet egne lokale mål for skolemiljøet. Som følge av dette kan ikke Fylkesmannen se at ovennevnte tiltak er utarbeidet i et systematisk arbeid for å nå de fastsatte mål. Fylkesmannen vurderer på denne bakgrunn at Enebakk ungdomsskole ikke har planer og tiltak for å nå skolens mål for det psykososiale miljøet. Enebakk kommune har gitt følgende tilbakemelding på forhåndsvarsel om pålegg og foreløpig rapport: Skolen har laget en «Handlingsplan mot mobbing og krenkende adferd». Den er revidert januar 2014 og hovedmålet er at alle elever skal oppleve et trygt og godt læringsmiljø. Dette står på s.5 i planen. Planen er gjennomgått og tatt opp i personalet. Planen er at gjennomgåelse og revisjon av planen heretter vil skje på en av planleggingsdagene ved starten av hvert skoleår. Den reviderte planen er delt ut til alle ansatte. Planen er utarbeidet på grunnlag av den kommunale planen for et godt psykososialt oppvekstmiljø for barn og unge i Enebakk kommune. Begge planene er gjennomgått og delt ut til lærere og assistenter. Begge planene ligger på skolens hjemmeside. Skolens handlingsplan vil bli tatt opp og revidert av personalet hvert skoleår på en av planleggingsdagene ved skolestart. 9

10 Alle ansatte ved skolen har fått presentert den kommunale planen for «et godt psykososialt oppvekstmiljø for barn og unge i Enebakk kommune. Kopi ble delt ut til alle ansatte og planene er lagt ut på skolens hjemmeside. Fylkesmannens vurdering Kapittel 1 i skolens reviderte Handlingsplan mot mobbing og krenkende adferd har overskriften: Forebygging av mobbing og krenkende adferd. Her fremgår det ulike tiltak for å nå skolens mål for det psykososiale miljøet. På bakgrunn av kommunens redegjørelse og tilsendt dokumentasjon vurderer Fylkesmannen at Enebakk ungdomsskole har planer og tiltak for å nå skolens mål for det psykososiale miljøet. Korreksjonspunktet fra foreløpig rapport utgår. Har skolen definert hva de anser som krenkende adferd? Skolen må vise til en felles prosess som har ledet frem til og/eller bearbeidet en felles forståelse/definisjon av hva skolen anser som krenkende adferd. Prosessen må inkludere hele personalet, både lærere, miljøarbeidere, assistenter og øvrige ansatte. Det er ikke tilstrekkelig med kun trinnvise/avdelingsvise prosesser; da kan skolen få flere og ulike definisjoner. Den enkelte skole må derfor ha nedfelt skriftlig hva de anser som krenkende adferd. Dette gjelder både elevenes adferd overfor hverandre og de voksnes adferd overfor elevene. Hva skolen anser som krenkende adferd, må ses i sammenheng med de ansattes plikt til å undersøke, varsle og eventuelt gripe inn (handlingsplikten), og at de ansatte må ha en felles forståelse av hva de skal varsle skoleledelsen om. Skolens ordensreglement er et viktig redskap for å oppfylle elevenes rett til et godt psykososialt miljø. Det følger av opplæringsloven 2-9 at kommunen skal gi forskrifter om ordensreglement for den enkelte grunnskole. Reglementet skal blant annet inneholde regler om adferd. En felles forståelse av krenkende adferd vil ha betydning for forutsigbarhet og likebehandling for elevene ved eventuelle sanksjoner for brudd på ordensreglementet. Rektor henviser i sin egenvurdering til «Plan for et godt psykososialt oppvekstmiljø for barn og unge i Enebakk kommune» fra I dette dokumentet mener rektor at det tydeliggjør seg at skolen har en felles prosess. I rektors egenvurdering presiserer han at denne planen beskriver hva som skal til for at barn skal ha et godt psykososialt oppvekstmiljø i Enebakk kommune og at kapittel 3 i denne planen omhandler krenkende adferd. Fylkesmannen kan si seg enig i disse vurderingene fra rektor. Vi har imidlertid ovenfor konkludert at denne planen ikke er implementert på Enebakk ungdomsskole og bruker den derfor ikke som grunnlag for våre vurderinger. Rektor viser imidlertid i egenvurderingen også til at skolens ordensreglement tas opp hvert år. Elevenes adferd og reaksjoner på negativ adferd tas da opp til diskusjon, og dette bør gi et omforent syn på hva som er krenkende ord og handlinger. I intervju opplyste de ansatte at rektor stadig minner om at det ikke er toleranse for mobbing, og at inngripen ikke må utsettes. De sa også at de på teammøter drøfter konkrete saker og hva som tillates, og at det har vært tema på tirsdagssamlinger med hele personalet til stede. Et tema på teammøter har også vært terskelen for hva slags adferd som skal tillates av elevene på skolen. De ansatte tenker at det handler om at andre elever ikke føler seg trygge fysisk og psykisk. Det handler også om ulike holdninger. 10

11 De ansatte bekreftet også rektors utsagn om at de har faste diskusjoner om ordensreglementet hvert år. Dette skjer på planleggingsdag ved skolestart. Da gjennomgås reglementet punkt for punkt, og det blir diskusjoner. Fylkesmannen ser av ordensreglementet at krenkende adferd er nevnt som mobbing, vold, diskriminering, hærverk, og det kan foregå både fysisk, psykisk eller digitalt. Etter Fylkesmannens vurdering har Enebakk ungdomsskole en pågående prosess med å definere hva de anser som krenkende adferd. Kan skolen dokumentere et internkontrollsystem? Kravet til internkontroll fremgår direkte av overskriften i opplæringsloven 9a-4. Utdanningsdirektoratets rundskriv Udir , punkt 6.2 Krav til dokumentasjonen fastslår i andre avsnitt hvilke dokumentasjonskrav som stilles til internkontrollen: ( ) Det viktigste er at den viser hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres, hvem som skal gjøre det, når det skal gjøres, og hva som faktisk blir gjort. ( ) Det rettslige kravet om å dokumentere et internkontrollsystem inneholder flere delkrav. For å få en oversikt over helheten lister Fylkesmannen her opp alle kravene før vi tar vurderingen av hvert enkelt delkrav: 1) Kan skolen dokumentere hvordan ansatte, elever og foreldre gjøres kjent med hva skolen anser som krenkende adferd? 2) Kan skolen dokumentere hvordan elever og foreldre gjøres kjent med ordensreglementet? 3) Kan skolen dokumentere hvordan skolen skaffer seg kjennskap til og følger opp den enkelte elevs opplevelse av skolemiljøet gjennom: a) Inspeksjon? b) Elev- og utviklingssamtaler? c) Elevundersøkelsen, ev. andre trivselsundersøkelser? 4) Kan skolen dokumentere hvordan de evaluerer planer og rutiner? 5) Kan skolen dokumentere at de etterlever planer og rutiner i praksis? 1) Kan skolen dokumentere hvordan ansatte, elever og foreldre gjøres kjent med hva skolen anser som krenkende adferd? Plan for et godt psykososialt oppvekstmiljø for barn og unge i Enebakk kommune fra 2006 inneholder i kapittel 3 definisjon av mobbing. Det presiseres også at det skal gripes fatt i enkelttilfeller. I kapittel 4.1 fremgår det også noe om voksnes adferd overfor elever. Fylkesmannen har i Innledning i kapittel 3 fastslått at Enebakk ungdomsskole verken har implementert kommunens plan fra 2006 eller utarbeidet en egen lokal plan. Vi kan heller ikke se at Enebakk ungdomsskole har en rutine/et årshjul som fastslår når og hvordan de ansatte gjøres kjent med Plan for et godt psykososialt miljø ( ). Foreldrene opplyste dessuten i intervju at de ikke har blitt gjort kjent med planen, og den er heller ikke gjennomgått i SU, SMU og i FAU. Ut i fra ovennevnte anser Fylkesmannen fortsatt at Enebakk ungdomsskole ikke kan dokumentere hvordan ansatte, elever og foreldre gjøres kjent med hva skolen anser som krenkende adferd. 11

12 Enebakk kommune har gitt følgende tilbakemelding på forhåndsvarsel om pålegg og foreløpig rapport: I «Handlingsplan mot mobbing og krenkende adferd» s.2 siteres Opplæringsloven 9A-3. I denne loven brukes krenkende adferd i betydningen krenkende ord eller handlinger som mobbing, diskriminering, vold eller rasisme. Hva personalet anser som krenkende adferd står på s. 4 og 5 i handlingsplanen. Handlingsplanen er nettopp revidert av personalet, den er delt ut til alle og er den er lagt ut på skolens hjemmeside. Krengende adferd som mobbing, forskjell på mobbing og konflikter, ulike former for mobbing og kjennetegn på mobbing er også beskrevet i «Plan for et godt psykososialt oppvekstmiljø for barn og unge i Enebakk kommune Opplæringsloven 9A-3» på s Planen er gjennomgått i personalet og ligger på skolens hjemmeside. Krenkende adferd og alle ansattes plikt til å reagere (handlingsplikten) er seneste tatt opp på fellessamråding Punkt 5 i Ordensreglementet for skolene i Enebakk kommune handler også om mobbing, vold og diskriminering. Hele ordensreglementet tas opp i personalet, diskuteres og revideres hvert år. Reglementet henges så opp i alle klasserommene på skolen. Kontaktlærer tar opp ordensreglementet med elevene på første skoledag hver høst. På høstens første foreldremøte gjennomgår kontaktlærer reglementet med foresatte. Fylkesmannens vurdering I skolens reviderte Handlingsplan mot mobbing og krenkende adferd fremgår det definisjon av både mobbing og krenkende ord og handlinger. Fylkesmannen har i foreløpig rapport vurdert at ordensreglementet omtaler krenkende adferd som mobbing, vold, diskriminering, hærverk, og det kan foregå både fysisk, psykisk eller digitalt. I kapittel 1.6 i handlingsplanen fremgår det at ordensreglement og handlingsplan skal gjøres kjent for elever og foresatte ved skolestart. Dette fremgår også av dokumentet Fellessamråding og årsplan. Etter Fylkesmannens vurdering ivaretar ovennevnte delvis kravet til internkontroll. Vi kan imidlertid ikke se at det fremgår verken hvem som har ansvar for aktivitetene, hvordan de skal gjøres eller at det sjekkes at det faktisk vil bli gjort. På denne bakgrunn anser Fylkesmannen fortsatt at Enebakk ungdomsskole ikke kan dokumentere hvordan ansatte, elever og foreldre gjøres kjent med hva skolen anser som krenkende adferd. 2) Kan skolen dokumentere hvordan elever og foreldre gjøres kjent med ordensreglementet? Kravet til internkontroll innebærer at skolen må dokumentere hvordan ordensreglementet gjøres kjent for elever og foreldre. Formidling av ordensreglementet overfor elever og foreldre følger for øvrig direkte av lovteksten i opplæringsloven 2-9 andre ledd. Rektor skriver i egenvurderingen at kontaktlærer gjennomgår ordensreglementet ved skolestart for elevene og til foresatte på høstens første foreldremøte. I e-post datert fra undervisningsinspektør på Enebakk ungdomsskole blir det i tillegg opplyst om at ordensreglementet legges ut på skolens hjemmeside og slås opp på veggen i alle klasserom. Videre opplyses det at ordensreglementet gjennomgås og revideres i fellessamrådingsmøte ved skolestart samt at skolen bekrefter på 1310.no at ordensreglementet tas opp. 12

13 Fylkesmannen ser av kommunens oversikt Rapport Gjøremål Forsvarlig System, at Enebakk ungdomsskole har følgende 1310-rutine; Gjennomgang/revisjon av skolens ordensregler og tiltaksplaner. Vi kan imidlertid ikke se av denne oversikten at rutinen viser hvordan elever og foreldre skal gjøres kjent med skolens ordensreglement. Ut i fra ovennevnte anser Fylkesmannen at Enebakk ungdomsskole ikke kan dokumentere hvordan elever og foreldre gjøres kjent med ordensreglementet. Enebakk kommune har gitt følgende tilbakemelding på forhåndsvarsel om pålegg og foreløpig rapport: Skolens ordensreglement behandles i personalet og revideres ved starten av hvert skoleår, vanligvis på 1. planleggingsdag. Kontaktlærer gjennomgår ordensreglementet med elevene første skoledag etter sommerferien og til foresatte på høstens første foreldremøte. Årsplanen for fellessamrådinger høsten 2013 dokumenterer at dette skjer. Ordensreglementet behandles i elevråd, lærermøter, FAU og SMU hvert år. Fylkesmannens vurdering Etter Fylkesmannens vurdering ivaretar ovennevnte langt på vei kravet til internkontroll. Aktivitetene i dokumentet Fellessamråding og årsplan for høsten 2013 er en revidert utgave av et tilsvarende dokument, Fylkesmannen mottok på intervjudagen. Siden dokumentet nå også heter årsplan, forutsetter vi at aktivitetene som fremkommer vil være en del av skolens fremtidige internkontrollsystem. På denne bakgrunn anser Fylkesmannen at Enebakk ungdomsskole kan dokumentere hvordan elever og foreldre gjøres kjent med ordensreglementet. Korreksjonspunktet fra foreløpig rapport utgår. 3) Kan skolen dokumentere hvordan skolen skaffer seg kjennskap til og følger opp den enkelte elevs opplevelse av skolemiljøet gjennom: a) Inspeksjon? b) Elev- og utviklingssamtaler? c) Elevundersøkelsen, ev. andre trivselsundersøkelser? Forskrift til opplæringsloven inneholder bestemmelser som pålegger skolen/skoleeier å gjennomføre ovennevnte oppgaver: Inspeksjon *): 12-1 Elevsamtaler **): 3-11 tredje ledd Foreldresamtaler **): 20-3 tredje ledd Elevundersøkelsen: 2-3 *) Begrepet inspeksjon benyttes ikke i forskriften, men bestemmelsen heter Tryggleik for elevane. **) Forskriften benytter formuleringen ( ) samtale med kontaktlærar ; skolene benytter Foreldresamtaler, alternativt utviklingssamtaler. 13

14 a) Inspeksjon Dokumentet EU-INFO lærere inneholder et avsnitt om inspeksjonsrutiner som omtaler både konkrete forhold de voksne skal passe spesielt på, og hvilke områder inspeksjonen skal foregå. Skolen har i tillegg en egen inspeksjonsplan som viser hvem, når og hvor inspeksjonen foregår. Fylkesmannen anser at Enebakk ungdomsskole kan dokumentere hvordan de gjennomfører inspeksjon. b) Elev- og utviklingssamtaler I tilsendt dokumentasjon fremkommer det en mal for elevsamtalen. Innholdet i malen omhandler både spørsmål om trivsel og fag. I Strategiplan for kvalitetsutvikling og måloppnåelse for grunnskolen i Enebakk punkt 6.2.1, fremgår det at skolen skal ha elevog utviklingssamtaler om læringsmiljø og trivsel. I Retningslinjer for skole-/hjem samarbeid i Enebakk kommune punkt 3.1.2, fremgår det at det skal avholdes to utviklingssamtaler per skoleår mellom foresatte, elev og kontaktlærer. Videre står det at samarbeidsavtaler om den enkelte elev loggføres. I e-post datert fra undervisningsinspektør på Enebakk ungdomsskole blir det opplyst at: Ledelsen v/rektor fastsetter en tidsfrist/dato for når utviklingssamtalene skal være gjennomført. Faglærerne innrapporterer så til kontaktlærerne for sine fag.deretter har kontaktlærer ansvaret for å gjennomføre elev og utviklingssamtalene innen fristen som er fastsatt. Skolen innrapporterer så på 1310.no til kommunen innen fristen som er fastsatt der. I kommunens 1310.no-system presiseres det at elevsamtaler skal gjennomføres i forkant av utviklingssamtalene og at elevsamtalene gjennomføres etter felles skjema for skolen. Her fremgår det at fristen for gjennomføring av elevsamtaler er og fristen for foreldresamtaler er Når det gjelder foreldresamtaler står det at det i etterkant skal foreligge en skriftlig halvårsvurdering for alle elevene og at denne skal arkiveres på elevmappen. På denne bakgrunn vurderer Fylkesmannen at Enebakk ungdomsskole kan dokumentere hvordan de gjennomfører og følger opp elev- og utviklingssamtaler. c) Elevundersøkelsen, ev. andre trivselsundersøkelser I Strategiplan for kvalitetsutvikling og måloppnåelse for grunnskolen i Enebakk , fremgår det i kapittel 3 punkt 2 at Elevundersøkelsen måler om alle elever opplever mestring og å bli inkludert i gode læringsmiljøer. I kapittel fremgår det at tidspunkt for de ulike brukerundersøkelsene blir lagt inn det elektroniske kvalitetssikringsprogrammet 1310.no. I 1310.no-systemet er det fastsatt en frist til for å gjennomføre disse brukerundersøkelsene. Det fremgår av 1310.no-systemet at Elevundersøkelsen på alle trinn trinn gjennomføres. I e-post datert fra undervisningsinspektør på Enebakk ungdomsskole blir det opplyst at: Ledelsen oppretter passord til undersøkelsen for alle elevene på skolen. Kontaktlærerne får ansvaret for å gjennomføre undersøkelsen i sine klasser. Ledelsen på skolen kontrollerer på Udir.no at elevundersøkelsen er gjennomført. Kommunen v/ kultur-oppvekst-skole kontoret får e-post tilsendt med bekreftelse på at undersøkelsen er gjennomført. I tillegg innrapporteres dette også på 1310.no.» 14

15 Det fremgår ikke av 1310-rutinen at resultatene og oppfølging av disse skal tas opp i de ulike brukerorganene, heller ikke når eller hvordan dette skal gjøres. Fylkesmannen vurderer at oppfølging av Elevundersøkelsen er av vesentlig betydning for skolemiljøet, jf. opplærings-loven 9a-6, og at skolens rutine derfor må omfatte alle brukerorganene. På grunnlag av ovennevnte vurderer Fylkesmannen at Enebakk ungdomsskole kan dokumentere et internkontrollsystem som viser når Elevundersøkelsen skal gjennomføres. Rutinen viser imidlertid ikke hvordan oppfølgingen av Elevundersøkelsen skal gjennomføres. Enebakk kommune har gitt følgende tilbakemelding på forhåndsvarsel om pålegg og foreløpig rapport: Når resultatene av elevundersøkelsen foreligger, så gjennomgås disse for lærerne/ assistentene. Områder som vi ikke er fornøgd med vil bli nye fokusområder. Et kommunalt mål er at skolene i Enebakk skal være likt eller bedre enn landsgjennomsnittet på et utvalg av spørsmålene fra elevundersøkelsen. Målingsverktøyet skolen bruker her står på i STRATEGIPLANEN s.16 «Læringsmiljø». Resultatene gjennomgås i kollegiet og tas opp på ansvarsdialogmøter på alle nivå (skoleledelse/ teamene og skoleledelse/ kommune). Fylkesmannens vurdering Det fremgår i Fellessamråding Enebakk ungdomsskole at evaluering av elevundersøkelsen skal skje i uke 7. Fylkesmannen kan imidlertid ikke se hva denne evalueringen innebærer, f.eks gjennomgang og analyse av resultatene. Det står videre ikke hvem som skal delta eller hvordan dette skal foregå. Vi kan heller ikke se noen dokumenter som fastslår at oppfølging av elevundersøkelsen tas opp i elevråd, FAU, SU og SMU. På bakgrunn av kommunens redegjørelse og tilsendt dokumentasjon vurderer Fylkesmannen fortsatt at Enebakk ungdomsskole ikke kan dokumentere hvordan resultatene og oppfølging av Elevundersøkelsen skal tas opp. 4) Kan skolen dokumentere hvordan de evaluerer planer og rutiner? Fylkesmannen har i Innledning i kapittel 3 fastslått at Enebakk ungdomsskole verken har implementert kommunens plan fra 2006 eller utarbeidet en egen lokal plan. Som følge av dette, omhandler Fylkesmannens vurdering kun skolens rutiner. Krav til internkontroll innebærer at skolens planer og rutiner må evalueres og vedlikeholdes. Fylkesmannen viser til rundskriv Udir punkt 6.2 Krav til dokumentasjonen, andre avsnitt: ( ) Det viktigste er at den viser hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres, hvem som skal gjøre det, når det skal gjøres, og hva som faktisk blir gjort. Skolen må kunne legge frem skriftlig dokumentasjon for ( ) - hvordan rutinene blir gjennomgått for å sikre at de fungerer og er tjenlige for å nå de målene som er satt (Evaluering av skolemiljøarbeidet) (siste kulepunkt) 15

16 I Plan for et godt psykososialt oppvekstmiljø for barn og unge i Enebakk kommune fra 2006 presiseres det i punkt 8.3: Plan for et trygt skolemiljø bør være under kontinuerlig utvikling. Skolens samarbeidsutvalg har fått delegert fullmakten til å fastsette skolens ordensreglement, og vil naturlig være det lokale organet for drøfting og oppfølging av både ordensreglementet og skolens plan for et trygt skolemiljø. Det bør legges opp til en årlig gjennomgang av planen sammen med den enkelte skoles ordensreglement. Gjennomgangen bør baseres på en evaluering hvor berørte parter er hørt. På kommunestyremøte ble det fattet følgende vedtak: ( ) Kommunal plan for elevenes psykososiale oppvekstmiljø (jf. opplæringslovens 9a-3) og skolenes delplaner skal revideres som en følge av evalueringen i løpet av ( ) Når det gjelder skolens ordensreglement viser Fylkesmannen til de rettslige kravene i vedlegg 3: Ordensreglementet ved skolen er et sentralt virkemiddel i arbeidet med skolemiljøet, og skolen må sørge for at dette er integrert i skolemiljøarbeidet/internkontrollen. Et system for skolemiljøet som ikke blir sett i sammenheng med ordensreglement er ikke helhetlig nok. Fylkesmannen ser av kommunens oversikt Rapport Gjøremål Forsvarlig System, at Enebakk ungdomsskole har følgende 1310-rutine; Gjennomgang/revisjon av skolens ordensregler og tiltaksplaner. Vi kan imidlertid ikke se av denne oversikten at rutinen viser hvordan skolen evaluerer ordensreglement. Ovennevnte krav til internkontroll forutsetter at skolen må ha rutiner som fastslår hvem som skal involveres i evalueringen av de ulike planene, samt hvordan og når arbeidet skal foregå. Fylkesmannen kan ikke se at Enebakk ungdomsskole oppfyller disse kravene. På denne bakgrunn vurderer Fylkesmannen fortsatt at Enebakk ungdomsskole ikke kan dokumentere hvordan de evaluerer sine rutiner. Enebakk kommune har gitt følgende tilbakemelding på forhåndsvarsel om pålegg og foreløpig rapport: Det kommunale kontrollsystemet 1310.no brukes til å dokumentere at diverse faste årlige gjøremål blir gjort. Faste gjøremål som vedrører lærere og assistenter legges inn i årsplanen for fellessamrådinger. Ordensreglementet ved skolen er et sentralt virkemiddel i arbeidet med skolemiljøet. Jeg bruker derfor skolens ordensreglement som et eksempel på hvordan planer og rutiner evalueres ved skolen: På første planleggingsdag deles og gjennomgås heftet «EU- info lærere» i personalet. Heftet inneholder blant annet saker som inspeksjonsrutiner, melding hjem og ordensreglementet. Ordensreglementet tas opp og forslag til endringer noteres. Ordensreglementet gjennomgås deretter i klassene og i elevrådet. Dette er lagt inn i årsplanen for fellessamrådinger som en fast rutine. På høsten første samarbeidsutvalg tas skolens ordensreglement opp og drøftes. Det er politisk bestemt at ordensreglementet skal godkjennes av skolens samarbeidsutvalg. Andre planer som skolens handlingsplan mot mobbing og krenkende adferd vil også tas opp på fellessamråding og i FAU, SU og SMU. Ordensreglementet utleveres til FAU v/leder når FAU konstituerer seg. Det reviderte ordensreglementet legges ut på skolens hjemmeside. 16

17 Heftet «EU- Info lærere » deles ut til lærere /assistenter på første planleggingsdag om høsten. Heftet inneholder blant annet ordensreglementet som gjennomgås og forslag til endringer noteres. Fylkesmannens vurdering Det fremgår i Fellessamråding Enebakk ungdomsskole i uke 4 og uke 48 at revisjon av Handlingsplan mot mobbing og krenkende adferd skal gjennomføres. Fylkesmannen kan imidlertid ikke se hva denne revisjonen innebærer og ikke hvem som skal delta eller hvordan dette skal foregå. Det samme gjelder revisjon av ordensreglementet i uke 33. Vi kan heller ikke se hvorvidt skolen foretar en evaluering av for eksempel hvilke spørsmål som kan være aktuelle å bruke i skolens lokale mobbeundersøkelse. Som nevnt ovenfor forutsetter krav til internkontroll at skolen må ha rutiner som fastslår hvem som skal involveres i evalueringen av de ulike planene, samt hvordan og når arbeidet skal foregå. Enebakk ungdomsskole har nå laget en egen handlingsplan, men Fylkesmannen kan fortsatt ikke se av innsendt dokumentasjon at skolen oppfyller disse kravene. På denne bakgrunn vurderer Fylkesmannen fortsatt at Enebakk ungdomsskole ikke kan dokumentere hvordan de evaluerer sine planer og rutiner. 5) Kan skolen dokumentere at de etterlever planer og rutiner i praksis? Fylkesmannen har i Innledning i kapittel 3 fastslått at Enebakk ungdomsskole verken har implementert kommunens plan fra 2006 eller utarbeidet en egen lokal plan. Som følge av dette, omhandler Fylkesmannens vurdering kun skolens rutiner. En viktig del av et internkontrollsystem er at skolen skriftlig kan dokumentere at planer og rutiner etterleves i praksis. Kravet omtales i Udirs rundskriv i punkt 6.2 Krav til dokumentasjonen, hvor tredje avsnitt innledes med følgende ordlyd: I tillegg til det som dokumenteres skriftlig, må skolen kunne dokumentere at tiltakene blir satt i verk og planer og rutiner blir fulgt i praksis. (nest siste kulepunkt) Enebakk ungdomsskole har tiltak knyttet til skolens arbeid med elevenes psykososiale miljø. Fylkesmannen fikk gjennom intervjuene bekreftet at de ulike tiltakene utføres i praksis. Rektor opplyste i intervju at kommunen via 1310.no-systemet sender påminnelse til rektor. Han sa også at 1310.no-systemet er i bruk, selv om lærerne ikke er kjent med dette ennå. Rektors oppfølging av de ansattes gjøremål foregår ved at rektor spør vedkommende om de ulike aktivitetene har blitt utført. Fylkesmannen har fått bekreftet i e-post fra undervisningsinspektør og i intervju med rektor at skolen får en påminnelse fra kommunen, dersom 1310-aktivitetene ikke er utført innen fristen. Opplæringsloven 9a-4 gir imidlertid skolen et direkte ansvar for å ha et internkontrollsystem som omfatter alle bestemmelsene i kapittel 9a. Etter Fylkesmannens vurdering er det derfor ikke tilstrekkelig at rektor kun muntlig etterspør de ansatte om aktivitetene er utført. Når det gjelder de ulike gjøremål og aktiviteter som ikke inngår i 1310-systemet, kan Fylkesmannen heller ikke se at skolen kan dokumentere hvorvidt de er utført eller ikke. Fylkesmannen anser ut ifra ovennevnte at Enebakk ungdomsskole ikke kan dokumentere at deres rutiner etterleves i praksis. 17

18 Enebakk kommune har gitt følgende tilbakemelding på forhåndsvarsel om pålegg og foreløpig rapport: Enebakk kommune v/kommunalsjef for skole/kultur/oppvekst har dialogmøte med skolen 2 ganger hvert skoleår. Her tas blant annet resultater på trivselsundersøkelsen og skolens tiltaksplan opp. Områder der vi scorer lavt vil bli fokusert på i kommende år. Det kommunale kontrollsystement 1310.no brukes av rektor som en sjekk og dokumentasjon på at faste årlige oppgaver blir utført på skolen. Bare rektor ved skolen har tilgang til systemet. Arbeidsoppgaver som lærerne må utføre legges inn i årsplanen for fellessamrådingene med tidsfrister. Fristen for lærerne til å komme med fagkommentarer til utviklingssamtalene og fristen for kontaktlærer til å gjennomføre utviklingssamtalene er eksempler på oppgaver som legges inn i årsplanen. Fylkesmannens vurdering Fylkesmannen ser av Fellessamråding og årsplan Enebakk ungdomsskole at det er lagt inn arbeidsoppgaver som lærerne skal utføre i løpet av året. Ut i fra rektor sitt svar kan Fylkesmannen imidlertid fortsatt ikke se på hvilken måte rektor sjekker om disse oppgavene er utført eller ikke. Fylkesmannen skrev i foreløpig rapport at det ikke er tilstrekkelig at rektor kun muntlig etterspør de ansatte om aktivitetene er utført. Når det gjelder de ulike gjøremål og aktiviteter som ikke inngår i 1310-systemet, kan Fylkesmannen heller ikke se at skolen kan dokumentere hvorvidt de er utført eller ikke. Fylkesmannen anser ut ifra ovennevnte fortsatt at Enebakk ungdomsskole ikke kan dokumentere at skolens planer og rutiner etterleves i praksis. 18

19 Fylkesmannens konklusjon forebyggende arbeid og internkontroll Enebakk kommune Enebakk ungdomsskole har ikke oppfylt opplæringslovens krav til systematisk arbeid når det gjelder forebyggende arbeid og internkontroll, jf. 9a-4 og 9a-3 første ledd. Enebakk kommune må i denne forbindelse se til at Enebakk ungdomsskole: a) Dokumenterer hvordan ansatte, elever og foreldre gjøres kjent med hva skolen anser som krenkende adferd b) Viser hvordan oppfølgingen av Elevundersøkelsen skal gjennomføres c) Dokumenterer hvordan rutiner evalueres d) Dokumenterer hvordan rutiner etterleves i praksis 19

20 3.2 Individuelt rettet arbeid FYLKESMANNEN I OSLO OG AKERSHUS Det forebyggende arbeidet må sees i sammenheng med det individuelt rettede arbeidet ved skolen. Det er viktig for oppfyllelsen av kravet i opplæringsloven at de forebyggende tiltakene som blir planlagt, også etterleves i praksis. Skolens plikt til å gripe inn når det oppstår forhold som er krenkende for en eller flere elever følger hovedsakelig av 9a-3 andre og tredje ledd. Opplæringsloven oppstiller særskilte plikter for skolen tilknyttet det psykososiale miljøet og gir eleven/foreldrene særskilte rettigheter i tilknytning til saksbehandlingen ved skolen. Ved å kontrollere hvordan skolene etterlever de konkrete pliktene i 9a-3 andre og tredje ledd, vil tilsynet kunne bidra til å sikre at skolene i praksis arbeider for å fremme elevenes helse, trivsel og læring. Rettslige krav Skoleeier, skolen, skoleledelsen og alle de ansatte plikter å sikre elevenes individuelle rett etter 9a-1 gjennom individuelt rettet arbeid. Det individuelt rettede arbeidet ved skolen er regulert i 9a-3 andre og tredje ledd i opplæringsloven. Reglene presiserer at alle som er ansatt ved skolen, har en handlingsplikt som innebærer å gjøre undersøkelser, plikt til å varsle skoleledelsen og plikt til å gripe inn når det er nødvendig og mulig. Videre er skolen pålagt å behandle anmodninger fra elever eller foreldre som omhandler det psykososiale miljøet etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. Se for øvrig vedlegg 3 til denne rapporten for mer om de rettslige kravene under dette temaet. Dokumentasjon og informasjon, samt Fylkesmannens vurderinger Individuelt rettet arbeid - 9a-3 andre ledd Har skolen rutiner for hva de skal gjøre når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger, herunder varsling til skoleledelsen? Skolen må ha rutiner som sikrer at skolens ansatte vet hva de skal gjøre når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger. Dersom de ansatte har undersøkt saken og kommet til at det er forhold som bør følges opp, skal skolens ledelse informeres. Varslingen kan gjøres både skriftlig og muntlig, dette avgjøres av skolen. Skolen må imidlertid ha skriftlige rutiner for varsling som en del av internkontrollen, jf. 9a-4. Dette henger sammen med skolens plikt til å arbeide systematisk med det psykososiale miljøet jf. opplæringsloven 9a-4. Fylkesmannen har i Innledning i kapittel 3 fastslått at Enebakk ungdomsskole verken har implementert kommunens plan fra 2006 eller utarbeidet en egen lokal plan. Med rutiner menes dokumentert prosedyre eller fremgangsmåte. Rutiner skal være skriftliggjort for å være personuavhengig. For at en rutine skal være implementert, må den være systematisk anvendt over tid i skolens daglige virke. Når de ansatte viser til en annen plan enn rektor, kan ikke Fylkesmannen se at Enebakk ungdomsskole har rutiner som er kjent og benyttes av alle. På grunnlag av dette vurderer Fylkesmannen at skolen ikke har rutiner for hva de skal gjøre når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger, herunder varsling til skoleledelsen. 20

21 Enebakk kommune har gitt følgende tilbakemelding på forhåndsvarsel om pålegg og foreløpig rapport: Skolens prosedyrer når mobbing avdekkes eller er meldt står i skolens «Handlingsplan mot mobbing og krenkende adferd» s.9 Fylkesmannens vurdering Handlingsplan mot mobbing og krenkende adferd inneholder i punkt 3 rutiner for hva skolen skal gjøre når mobbing eller krenkende adferd er meldt eller avdekket. Rutiner for varsling til skoleledelsen fremgår i punkt 2.4 i denne planen. Ut i fra dette vurderer Fylkesmannen at Enebakk ungdomsskole har etablert rutiner for hva de ansatte skal gjøre når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger, herunder varsling til skoleledelsen. Korreksjonspunktet fra foreløpig rapport utgår. Kan skolen dokumentere hvordan de ansatte gjøres kjent med sin handlingsplikt? Skolen må dokumentere og vise til en aktiv handling som sikrer at skolens ansatte kjenner til handlingsplikten, og hva denne innebærer. Dette henger sammen med skolens plikt til å arbeide systematisk med det psykososiale miljøet jf. opplæringsloven 9a-4. Rektor viser i egenvurderingen til punkt 5.1 i Plan for et godt psykososialt miljø ( ) fra Der står om nulltoleranse for mobbing, og at man skal reagere hver gang og med en gang et mobbetilfelle oppstår. Han skriver videre at alle ansatte skal kjenne til dette innholdet. Rektor skriver dessuten at inspeksjonsrutinene gjennomgås ved skolestart hvert år, og i heftet EUinfo lærere står det på side 3: Ikke nøl med å gripe inn dersom det ser ut til at en elev har det ubehagelig. Rektor opplyste i intervju at det deles ut et hefte til alle lærerne. Fylkesmannen legger til grunn at det er EU-info lærere Han sa videre at Dersom det ikke står noe der, er mobbing hele tiden på dagsorden. De ansatte opplyste i intervju at rektor stadig minner om at det ikke er toleranse for mobbing, og at det ikke må utsettes. Fylkesmannen kan imidlertid ikke se at Enebakk ungdomsskole har en rutine/et årshjul som fastslår når og hvordan de ansatte gjøres kjent med Plan for et godt psykososialt miljø ( ), og heller ikke inspeksjonsrutinene. Det står heller ikke eksplisitt om handlingsplikten eller hva den innebærer i kommunens plan, EU-info lærere eller i de øvrige mottatte dokumenter. Selv om det ofte er muntlige påminnelser om skolens nulltoleranse for mobbing, kan ikke Fylkesmannen se at Enebakk ungdomsskole har dokumentasjon som viser hvordan de ansatte gjøres kjent med sin handlingsplikt. Enebakk kommune har gitt følgende tilbakemelding på forhåndsvarsel om pålegg og foreløpig rapport: Skolens handlingsplikt ble sist tatt opp i fellessamråding Dette vil fra neste skoleår komme inn som et fast punkt i årsplanen for fellessamrådinger ved skolen. Fylkesmannens vurdering Ut i fra rektor sitt svar ser Fylkesmannen at handlingsplikten er satt inn i Fellessamråding og årsplan Enebakk ungdomsskole i uke 42. Rektor omtaler imidlertid ikke at de ansattes handlingsplikt er lagt inn som et tema i gjøremålet Informasjonsmøte for alle lærerne i Enebakk kommunens 1310-system, med dato Denne oversikten lå også vedlagt i kommunens svar på foreløpig rapport. 21