Moss kommune Pris per brukertimehjemmebaserte

Transkript

1 Moss kommune Pris per brukertimehjemmebaserte tjenester Tidsstudie og ABCkalkulasjon 19. november 2012

2 Innhold 1. Innledning Oppdragsbeskrivelse og mandat Avgrensning Organisering av prosjektet Framdriftsplan Metode Regnskapsdata Aktivitetsdata ABC-analyse Gjennomføring Definere aktiviteter Definere kostnadsgrupper Definere kostnadsdrivere Analyse Tidsbruk MS Access/ MS Excel database Kvalitetssikring av data, samt gjennomførte korreksjoner Funn fra tidsstudiet Regnskapsdata Hva inngår i beregningen Korrigeringer basert på 2. tertial Regnskap 2011, oppjustert til 2012 priser Resultater av ABC-kalkulasjon Pris per brukertime Øvrige funn, trygghetsalarmer og bomturer Trygghetsalarmutrykninger Bomturer Forslag til effektivisering av hjemmebaserte tjenester Hva menes med effektivisering Funn fra kartleggingsstudiet, administrativ tidsbruk hva betyr en endring? Hvordan effektivisere hjemmebaserte tjenester?

3 1 Innledning Moss kommune har vedtatt å innføre fritt brukervalg for hjemmehjelpstjeneste/praktisk bistand, hjemmesykepleie og brukerstyrt personlig assistanse. Fritt brukervalg innebærer at kommunens tjenestekontor (bestillerkontor) behandler søknader om tjenester og fatter vedtak på omfang og type tjeneste mv. De som tildeles tjenester skal kunne velge om de vil at disse skal utføres av kommunens egen virksomhet eller av private firmaer/leverandører som kommunen har avtale med. Private leverandører rekrutteres av kommunen ved at de som fyller fastsatte krav tildeles tjenestekonsesjon og får avtale med kommunen om levering av tjenester etter brukers valg. Alle leverandører som fyller kravene vil bli tildelt slik konsesjon. Ved utlysing av tjenestekonsesjoner skal det fremgå hvilken pris leverandøren vil få for ulike tjenester. Slik kommunen ser det, vil det være mest hensiktsmessig at det er samlet kostnad for direkte brukertid som er den pris som betales leverandørene. Direkte brukertid er den tid som brukes direkte hos/sammen med tjenestemottaker. Leverandøren vil i tillegg få dekket kostnader vedrørende transport og administrativt arbeid som må utføres knyttet til utførelsen av hjemmebaserte tjenester. PwC Consulting Østfold har utarbeidet denne rapporten, som framstår som komplett med alle relevante tabeller og figurer tilknyttet de enkelte kapitler. Sammen med rapporten foreligger også alt tallmateriale samlet i en egen PDF-fil. 2 Oppdragsbeskrivelse og mandat Moss kommune ønsket konsulentbistand til planlegging og gjennomføring av kartlegging og beregning av faktisk pris pr. brukertime for hjemmesykepleie dag/kveld og natt og hjemmehjelp/praktisk bistand på dagtid. Moss kommune ønsket også konsulentens vurdering av mulig effektiviseringsgevinst/forbedringstiltak i henhold til følgende beskrivelse: I tillegg til kartlegging og beregning av dagens faktiske kostnad på brukertime ba kommunen om en analyse/vurdering av mulige effektiviseringsgevinster i dagens drift som grunnlag for eventuell redusert pris i forhold til dagens faktiske kostnad. Denne analysen forutsettes å være begrenset til det som eventuelt kan fremgå av kartleggingen som er gjennomført, eventuelle samtaler med ledere/begrenset utvalg av ansatte og eventuelle mulige sammenligninger med andre kommuner. Til denne vurderingen ble det også forutsatt at kommunen ga informasjon om pågående og planlagte utviklingsarbeider for tjenesteområdet. Dette siste gjaldt både med hensyn og videreutvikling og bruk av fagsystemet Gerica (inkludert PDA er), organisering av arbeidet i hjemmesykepleien, utvikling av kvalitetssystemet mv. 2.1 Avgrensning Denne rapport er utarbeidet for Moss kommunes interne bruk i forbindelse med prosjektet slik beskrevet ovenfor. Våre vurderinger bygger på faktainformasjon som har fremkommet i det gjennomførte tidsstudiet og i dokumentasjon som Moss kommune har gjort tilgjengelig for oss. PricewaterhouseCoopers (PwC) har ikke foretatt noen selvstendig verifisering av informasjonen som har blitt tilgjengeliggjort for oss, og vi innestår ikke 1

4 for at den er fullstendig, korrekt og presis. PwC har ikke utført noen form for revisjon eller kontrollhandlinger av Moss kommunes virksomhet. Moss kommune har rett til å benytte informasjonen i denne rapporten i sin virksomhet, i samsvar med forretningsvilkårene som er vedlagt vårt engasjementsbrev. PwC påtar seg ikke noe ansvar for tap som er lidt av Moss kommune eller andre som følge av at vår rapport eller utkast til rapport er distribuert. PwC beholder opphavsrett og alle andre immaterielle rettigheter til rapporten samt ideer, konsepter, modeller, informasjon og know-how som er utviklet i forbindelse med vårt arbeid. Enhver handling som gjennomføres på bakgrunn av vår rapport foretas på eget ansvar. 3 Organisering av prosjektet Prosjektansvarlig (PA) er Inger-Johanne Fjeldbraaten i Moss kommune. PA har det overordnede prosjektansvaret og er prosjektets styreleder. PA er en aktiv støttespiller for prosjektleder og har ansvar for at avtalte ressurser blir gjort tilgjengelige. Det er PA som har ansvaret for å ta beslutninger i prosjektet og godkjenne PL s rapporter. Referansegruppe (RG) er et utvalg av enkeltpersoner som er tilgjengelig for prosjektorganisasjonen for rådgiving og høring. RG har rådgivende myndighet. I gjennomføringen av dette prosjektet har referansegruppen bestått av Inger-Johanne Fjeldbraaten (PA), virksomhetsleder Hjemmebaserte tjenester Ingegerd Kleivdal, konsulent i Kommunalavdelingen Cathrine Silseth, og i forbindelse med kartleggingen avdelingslederne for distriktene Nord/Sentrum: Hege Bjerke, Vest: Rannveig Klock, og Syd: Trude Kinn. PwC prosjektteam inkluderer alle involverte parter fra PwC sin side med alt fra prosjektleder til prosjektmedarbeidere. Prosjektleder (PL) har det operative ansvaret for prosjektet og rapporterer direkte til PA. PL koordinerer og kvalitetssikrer alle aktiviteter fra prosjektmedarbeiderne. 2

5 4 Framdriftsplan Prosjektet har blitt gjennomført etter følgende plan: I forbindelse med prosjektet er følgende møter vært avholdt: Oppstartsmøte: 25. september Kartleggingsperiode: 10. oktober 24. oktober Referansegruppemøter: 10. oktober, 1. november, 9. november Møte om sluttrapport: 14. november 3

6 5 Metode Prosjektet er et ABC-kalkulasjonsprosjekt. ABC står i denne sammenheng for Activity Based Costing, og er en anerkjent og mye brukt metode på tilsvarende prosjekter. For å gjennomføre en komplett ABC-analyse trenges regnskapsdata, aktivitetsdata, aktiviteter, kostnadsgrupper og kostnadsdrivere. 5.1 Regnskapsdata Det var enighet om å innhente regnskapsdata fra 2011 for å få et fullstendig regnskapsår som basis for kostnadene. Samtidig ble det innhentet regnskapsdata til og med 2. tertial 2012 for om mulig å identifisere kostnader som burde gi grunnlag for korrigering av regnskap Utover dette ble det også innhentet informasjon vedrørende husleie, strømutgifter og kommunale avgifter (fra Moss Kommunale Eiendomsselskap) samt antall regnskaps- og HRM-bilag fra Hjemmebaserte tjenester til sentral økonomi- og personalavdeling. Kostnadene fordeles på tre hovedområder: Hjemmesykepleie (dag/kveld). Hjemmesykepleie natt. Praktisk bistand. Utfordringen var å identifisere og avgrense kostnader til disse tjenesteområdene. Ansvarskontoplanen var ikke tilrettelagt for direkte uttak av regnskapsdata, slik at en større jobb ble igangsatt for og: Fordele kostnader mellom administrasjon hjemmebaserte tjenester og tjenestekontoret. Fordele kostnader innen avdeling syd mellom hjemmesykepleie og praktisk bistand (nattjenesten har egen funksjon slik at regnskapsdata kunne hentes ut direkte). Alt arbeid med fordeling av kostnader er gjort i samarbeid med Moss kommune, og har foregått gjennom møter og ved hjelp av regneark som vedlegg til e-poster. Fordelingen framstår nå som korrekt i henhold til hva oppdragsgiver (Moss kommune) anser som riktig fordeling. 5.2 Aktivitetsdata Gjennomføringen av oppdraget krever en tidsstudie som med størst mulig sikkerhet kan si noe om hvordan den enkelte fordeler arbeidstiden sin mellom brukerrettede oppgaver, kjøring og transport, og ikke minst administrative oppgaver knyttet til en vanlig vakt/arbeidsdag. Tidsstudien ble gjennomført som en kartlegging av faktisk tidsbruk, basert på et utarbeidet kartleggingsskjema ett skjema for hver ansatt/vakt pr dag. Moss kommune hadde i sin oppdragsbeskrivelse antydet en kartleggingsperiode på 14 dager dette ble også gjennomført. Alle ansatte ble informert, det ble utarbeidet en veileder til utfylling av skjema, og skjemaene ble også testet ut på forhånd. PwC hadde ansvar for registrering av alle kartleggingsdata. Dette ble gjort i Access, og gjennomført med interne ressurser (registreringsteam). 4

7 5.3 ABC-analyse ABC-analysen ble gjennomført i henhold til 5-trinnsmodellen til Bjørnenak (1993) og Hoff (1998): 6 Gjennomføring 6.1 Definere aktiviteter Følgende aktiviteter ble definert for henholdsvis hjemmesykepleie og praktisk bistand: Aktivitetene får en prosentvis fordeling basert på tidsbruk fra kartleggingen. 5

8 For å kunne få fram aktivitetene ble det utarbeidet et kartleggingsskjema (hjemmesykepleien) som så slik ut: Aktivitetene som ble kartlagt var: o o Arbeidsoppgaver hjemme hos bruker inkl. transport: Transport Transportmåte Tid hos bruker Bomtur Alarm Arbeidsoppgaver utenfor hjemmet Apotek Journalføring Rapport Dosering kontoret Kontakt med samarbeidende helsepersonell Kontakt med bruker/pårørende Møte Spisepause Biloppfølging Annet 6

9 Veileder til kartleggingsdelen vedrørende hjemmesykepleien var som følger: For praktisk bistand ble det utarbeidet tilsvarende skjemaer som skulle benyttes under kartleggingen: 7

10 Aktivitetene som ble kartlagt var: o o Arbeidsoppgaver hjemme hos bruker inkl. transport: Transport Transportmåte Husarbeid Personlig Bomtur Arbeidsoppgaver utenfor hjemmet Journalføring Rapport Kontakt med samarbeidende helsepersonell Kontakt med bruker/pårørende Møte Spisepause Biloppfølging Annet Veileder til kartleggingsdelen vedrørende praktisk bistand var som følger: 8

11 6.2 Definere kostnadsgrupper Følgende kostnadsgrupper (artsgrupper) ble definert: De enkelte artsgruppene består av følgende: 9

12 6.3 Definere kostnadsdrivere Kostnadsdrivere er økonomiske variabler (tallstørrelser) som driver kostnadene; typisk volumbaserte tallstørrelser. Følgende kostnadsdrivere ble fastsatt: 10

13 7 Analyse 7.1 Tidsbruk MS Access/ MS Excel database For å kunne håndtere så store datamengder som kartleggingen ville gi, ble det besluttet å benytte Microsoft Access som registreringsverktøy og database. Access-databasen kan eksporteres til Excel for videre bearbeiding av kunde. PwC tok ansvar for registrering av alle kartleggingsdata. Dette arbeidet ble organisert internt slik at to team ble satt på oppgaven etter intern opplæring. Det ble utarbeidet et Access skjema for inntasting av data. Kartleggingsskjema og veileder til disse ble utarbeidet for både hjemmesykepleie og for praktisk bistand som beskrevet under punkt 6.1. Til sammen ble det registrert 901 skjema for Hjemmesykepleien, 52 skjema for Nattjenesten og 80 skjema for Praktisk bistand. Antall rader i Excel utgjør for Hjemmesykepleie, 856 for Nattjenesten og 615 for Praktisk bistand Kvalitetssikring av data, samt gjennomførte korreksjoner Den underliggende databasen ble supplert med en rekke kontrolltabeller for å sikre mot logiske feil. Strukturen ble tilpasset skjemaendringer og tilpasset en effektiv inntastingsflyt. Alle skjemaer fikk et unikt nummer som ga mulighet til å gå tilbake og sjekke kilden ved eventuelle feil. Etter inntasting av skjemaer ble det gjennomført flere logiske kontroller. Små klare feil ble rettet opp umiddelbart, og de større feilene ble kontrollert mot skjemaer. Inntastingsteamet var instruert til å taste det som sto på skjemaet, korrigeringer ville vi ta i etterfølgende kontroll. Det ble avdekket i all hovedsak logiske feil på skjemaene, som ble korrigert og rettet opp i. Hovedfeilene som ble korrigert var: Sluttidspunkter var før starttidspunkt. Ikke alle tidspunkter var fylt ut, eksempelvis kun start tidspunkt. Dette ble da rettet med oppgitt vakttid på skjema. Feilføring av reise fra bruker til base, dette skulle nemlig påføres sist besøkte bruker. Vakttid ikke utfylt, ble påført ut fra tidspunktene for første/ siste kartlagte aktivitet og kjennskap til vakttidspunktene. Begrepsavklaringene nedenfor er viktig for at leserne av denne rapporten skal forstå de ulike avvikene, samt hvordan dette er korrigert og tatt hensyn til i tidsstudiet: 11

14 RAPPORTERT TID VAKTTID KONTROLLTID C-B tot. 0,8% B-A tot. 16,4% Rapportert tid (A): Summen av den registrerte tidsbruken for alle aktiviteter fra det enkelte skjema. Vakttid (B): Summen av arbeidet lengde i henhold til registrert vakt start og vakt slutt fra de enkelte skjema. Kontrolltid (C): Disponibel tid i henhold til oppsatt vaktplan (innhentede tall) fra Moss kommunes systemer for å håndtere turnus inkludert overtid/ tillegg A B C Ved generering av rapporter fra Access databasen ble det konstatert avvik mellom vakttid (B, se figur ovenfor) og rapportert tid (B, se figur ovenfor) på de ulike aktivitetene som ble kartlagt. For å kontrollere og dokumentere disse avvikene ble en del tilleggsrapporter utviklet og kjørt. Dette ble et tidkrevende arbeid, men samtidig nødvendig for å forstå de avvik som fremkom. Videre ble det innhentet informasjon fra Moss kommunes systemer og oversikter knyttet til vaktlister og opplysninger om overtid for alle de involverte i perioden hvor tidsstudiet ble gjennomført. Dette er definert som kontrolltid (C, se figur ovenfor). Kontrolltiden anses som den mest rette informasjon, det er jo denne tiden som danner grunnlaget for lønnskostnadene til de ansatte. Avvikene mellom kontrolltid og vakttid ble analysert grundigere og det ble foretatt enkelte korreksjoner knyttet til opprinnelige rapporterte tiden fra skjemaene som hadde blitt registrert. Nord og sentrum: Korrigert vakttid forklares med 700 minutter ikke tidligere rapportert vakttid inkludert overtid og teamledere, samt minutter tilknyttet døgnbemanning på en bruker, innleid fra vikarbyrå. Syd: Korrigert vakttid forklares med minutter teamledertid ikke tidligere rapportert (medtatt på noe skjema). Vest: Korrigert vakttid forklares med minutter teamledere ikke tidligere rapportert, samt minutter tilknyttet en bruker på natt ikke tidligere rapportert, innleid fra vikarbyrå. Nattjenesten: Rapportert tidsbruk hadde et større avvik i forhold til vakttid. Dette framkommer ved at tiden benyttet til beredskap ikke var registrert på skjema. Beredskapstid er den tiden i løpet av vakten som ikke fylles med aktiviteter, men som medgår til å være i beredskap i forhold til trygghetsalarmer eller annet. Denne aktiviteten fremkom ikke i skjemaet. Det er vår oppfatning at denne bør korrigeres inn, all den tid den representerer reell arbeidstid. Vi har forutsatt at denne tiden i gjennomsnitt utgjør 2,5 time pr nattevakt, det vil si minutter i kartleggingsperioden (2,5 timer * 52 skjema). Praktisk bistand: Korrigert vakttid forklares med minutter teamleder ikke tidligere rapportert. 8 skjema er vraket (tilsvarer min) som gir min underrapportering i forhold til disponibel tid. Avdelingen rapporterer til sammen 111 personer/vakter i kartleggingsperioden, antall skjema mottatt/registrert er 88 (inkludert 8 vrakede) som gir et avvik på 23 skjema. Dette kan forklare underrapporteringen i forhold til disponibel tid (kontrolltid). Når alle korrigeringer er gjort framstår tabell og diagram slik: 12

15 Tidsstudie, data Minutter Andel Minutter Andel Minutter Andel A Totalt RAPPORTERT TID, justert ,0 % ,0 % ,0 % Antall skjemaer registrert Antall skjemaer forkastet Nord og sentrum Syd Vest Justering brukertid Justering admin tid Totalt VAKTTID, iht. registret på skjema Justeringer knyttet til VAKTTID B Totalt VAKTTID, inkl. justeringer C Totalt KONTROLLTID, fra Moss kommune C - B Avvik KONTROLLTID vs. VAKTTID (30) (3 945) B - A Avvik KONTROLLTID vs. VAKTTID, i % Avvik VAKTTID just. VS. RAPPORTERT TID just Avvik VAKTTID just. VS. RAPPORTERT TID just., i % 12,2 % 13,0 % 18,1 % Tidsstudie, data Totalt Nattjeneste Praktisk bistand Totalt Minutter hjemmesykepleien Andel Minutter Andel Minutter Andel Minutter Andel A Totalt RAPPORTERT TID, justert ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % Antall skjemaer registrert Antall skjemaer forkastet Justering brukertid Justering admin tid Totalt VAKTTID, iht. registret på skjema Justeringer knyttet til VAKTTID B Totalt VAKTTID, inkl. justeringer C Totalt KONTROLLTID, fra Moss kommune C - B Avvik KONTROLLTID vs. VAKTTID (1 242) (5 395) B - A Avvik KONTROLLTID vs. VAKTTID, i % -0,3 % -16,9 % 21,9 % 0,8 % Avvik VAKTTID just. VS. RAPPORTERT TID just Avvik VAKTTID just. VS. RAPPORTERT TID just., i % 14,5 % 38,5 % 15,4 % 16,4 % For å kunne få et best mulig utlignet aktivitets- og kostnadsbilde ble det nødvendig å foreta korrigeringer på manglende innrapporterte aktivitetsdata. Tidsstudiet vi hadde gjennomført viste at samlet rapportert tid (A), selv etter justeringene som er nevnt ovenfor, var 17,2 % (16,4 % + 0,8 %) mindre enn kontrolltid. Den manglende rapporterte tiden har en klar betydning på antall minutter som benyttes hos brukeren, samt på antall besøk hos brukeren. For å utligne dette avviket har vi valgt å oppjustere den samlede brukertiden, samt antall besøk hos brukeren, med samme prosentmessig andel av tiden benyttet hos brukeren. Dette ga oss følgende korreksjon som er benyttet i ABC-kalkulasjonen (se punkt 8): 13

16 Tidsstudie, data Nord og sentrum Syd Vest Minutter Andel Minutter Andel Minutter Andel A Totalt RAPPORTERT TID, justert ,0 % ,0 % ,0 % Avvik KONTROLL TID just. VS. RAPPORTERT C - A TID just Avvik KONTROLL TID just. VS. RAPPORTERT E TID just., i % 12,2 % 8,9 % 19,5 % D Andel av avvik KONTROLLTID vs. RAPPORTERT TID * %-andel brukertid i tidsstudiet = økning i brukertid ,2 % ,9 % ,9 % 1+D Korrigert brukertid F Antall besøk, fra tidsstudiet Økning i antall besøk = %-avvik mellom F * E KONTROLL TID og RAPPORTERT TID Antall besøk, oppjustert! Tidsstudie, data Totalt Nattjeneste Praktisk bistand Totalt Minutter hjemmesykepleien Andel Minutter Andel Minutter Andel Minutter Andel A Totalt RAPPORTERT TID, justert ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % Avvik KONTROLL TID just. VS. RAPPORTERT C - A TID just Avvik KONTROLL TID just. VS. RAPPORTERT E TID just., i % 14,3 % 28,1 % 33,9 % 17,1 % D Andel av avvik KONTROLLTID vs. RAPPORTERT TID * %-andel brukertid i tidsstudiet = økning i brukertid ,9 % ,8 % ,5 % D Korrigert brukertid F Antall besøk, fra tidsstudiet Økning i antall besøk = %-avvik mellom F * E KONTROLL TID og RAPPORTERT TID Antall besøk, oppjustert! Funn fra tidsstudiet Med korrigeringene som nevnt i framstår data fra kartleggingen sammenlignbar med kostnadsgrunnlaget, samt at de fremstår som representative for den faktiske situasjonen i Moss kommune. Følgende data utgjorde resultatet fra tidsstudie som ble gjennomført: Tidsstudie, data Nord og sentrum Syd Vest Minutter Andel Minutter Andel Minutter Andel Bruker tid minutter ,2 % ,9 % ,9 % Transport minutter ,2 % ,7 % ,0 % Admin minutter ,6 % ,4 % ,1 % Totalt RAPPORTERT TID, justert ,0 % ,0 % ,0 % Tidsstudie, data Totalt Nattjeneste Praktisk bistand Totalt Minutter hjemmesykepleien Andel Minutter Andel Minutter Andel Minutter Andel Bruker tid minutter ,9 % ,8 % ,5 % ,9 % Transport minutter ,6 % ,9 % ,8 % ,1 % Admin minutter ,5 % ,3 % ,7 % ,0 % Totalt RAPPORTERT TID, justert ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % Tabellen ovenfor viser fordeling på tjenesteområde og distriktsvis fordeling - av kartlagt tidsbruk, både i antall minutter og i prosent. I tabellen nedenfor framkommer antall besøk, gjennomsnittlig antall min. pr bruker i kartleggingsperioden og gjennomsnittlig antall besøk pr bruker pr uke. 14

17 Tidsstudie, data Nord og sentrum Syd Vest Minutter Andel Minutter Andel Minutter Andel Antall besøk, oppjustert! Ant. Min. per bruker 20,4 13,8 17,8 Antall brukere Gj.snittlig ant besøk/2 uker 17,3 18,7 17,8 Gj.snittlig ant besøk pr uke/bruker 8,6 9,3 8,9 Tidsstudie, data Totalt Nattjeneste Praktisk bistand Totalt Minutter hjemmesykepleien Andel Minutter Andel Minutter Andel Minutter Andel Antall besøk, oppjustert! Ant. Min. per bruker 15,3 12,8 61,9 15,9 Antall brukere Gj.snittlig ant besøk/2 uker 17,7 29,8 1,1 11,6 Gj.snittlig ant besøk pr uke/bruker 8,9 14,9 0,6 5,8 7.2 Regnskapsdata Hva inngår i beregningen Moss kommune har framskaffet regnskap for 2011 og pr 2. tertial 2012 som avtalt. Første gjennomgang av regnskaper, arts - og ansvarskontoplaner viste at det fantes fullstendige regnskaper for ansvarsområdene 6900, 6901, 6902 og Følgende problemstillinger måtte løses: 1. Innen 6900 måtte Tjenestekontoret (bestillerenheten) skilles ut da denne ikke skulle inngå i kostnadsgrunnlaget for beregning av pris pr brukertime. 2. Innen 6904 måtte Nattjenesten skilles ut ved hjelp av Funksjon (tjeneste) Resterende utgifter og inntekter innen 6904 måtte fordeles mellom Hjemmesykepleien og Praktisk bistand. For å løse disse problemstillingene, ble følgende trinn i regnskapsanalysen gjennomført: Trinn 1: Skille ut utgifter og inntekter tilknyttet Tjenestekontoret (bestillerenheten) Det ble utarbeidet et regneark med utgifts- og inntektsarter spesifisert på 6900 Administrasjon, 6901 Avdeling Nord og Sentrum, 6902 Avdeling Vest og 6904 Avdeling Syd. Det ble gjort et internt analysearbeid i Hjemmebaserte tjenester for å kartlegge stillingstyper og lønnsnivå for de stillinger som skal være tilknyttet Tjenestekontoret, som ble grunnlag for fordelingen. Fordelingen er basert på antall årsverk som basis, med korrigeringer for stillingstypenes utslag på årslønn og pensjonskostnader. Andre driftsutgifter ble analysert på samme måte, med vektlegging på identifisering av utgiftsarter som naturlig hører til Tjenestekontorets virksomhet. Fordelingsprosent mellom Administrasjon og Tjenestekontor ble utarbeidet av Hjemmebaserte tjenester, og lagt inn i modellen. 15

18 Trinn 2: Skille ut Nattjenesten fra 6904 Avdeling Syd 6904 Avdeling Syd består av Hjemmesykepleie, Praktisk bistand og Nattjeneste. Nattjenesten har egen Kostrafunksjon (tjeneste 2548) slik at det var enkelt å spesifisere utgiftene til denne etter at det ble bedt om regnskapsutskrifter pr tjeneste. Trinn 3: Fordele resterende utgifter/inntekter innen 6904 mellom Hjemmesykepleien og Praktisk bistand Lønnsutgifter innen 6904 på tjeneste (funksjon) 2548 ble skilt ut. Resterende lønnsutgifter ble fordelt mellom Hjemmesykepleien og Praktisk bistand med basis i analyse av årsverk, stillingstyper, turnus og tillegg. Driftsutgiftene ble fordelt på samme måte etter gjennomgang og analyse av utgifter tilhørende tjenestene. Generelt for regnskapsanalysen: Alle relevante regnskapsarter er gjennomgått med Moss kommune, både pr e-post og i møter med kommunalavdelingens ledelse/representanter samt økonomirådgiver i Kommunalavdelingen og i Økonomifunksjonen. Resultatet av dette framstår som et kvalitativt godt grunnlag for kostnadsdelen til ABCanalysen. Indirekte kostnader (husleie, strøm, kommunale avgifter etc.) er lagt til regnskapstallene basert på innhentet informasjon fra MKE (Moss kommunale eiendomsselskap). Husleie er lagt til art 1195 Kommunale avgifter, mens bilagsbehandling (mot regnskap/økonomi og personal) er lagt til art 1299 Kjøp av regnskapstjenester og HRM. Prisen for disse tjenester er basert på markedsmessige priser pr bilag. Antall bilag både til regnskap/økonomi og HRM/personal er innhentet fra Moss kommune Korrigeringer basert på 2. tertial 2012 Regnskap for 2. tertial er mottatt og analysert. Det er ikke funnet vesentligheter i regnskapene som vil få betydning for regnskapsanalysen som skal benyttes i ABC-kalkulasjonen. Det legges til grunn at ferdig fordelt regnskap for 2011 gir et korrekt bilde av utgifts- og inntektsfordelingen mellom berørte ansvarssteder. For å få en mest mulig presis kalkulert pris pr brukertime legges det til grunn en prisregulering fra 2011 til 2012 på 1,1 %, ifølge SSBs konsumpriskalkulator. I praksis betyr dette at alle de ulike kostnadsartene, selve grunnlaget i vår kalkulering, oppjusteres med 1,1 % (se punkt ). Når det gjelder lønnsvekst forutsettes at virkningen av lønnsveksten for 2011 er inkludert i regnskap Lønnsoppgjørets virkning for 2012 kommer først med 2,7 % fra og med juni i 2012, og ytterligere 1,8 % fra høsten Dette vil være for komplisert å regne inn i modellen, samt at virkningen fram til oktober (måneden for kartleggingen) blir av svært liten karakter. 16

19 7.2.3 Regnskap 2011, oppjustert til 2012 priser Oppsummerte tall for hjemmebaserte tjenester blir da som følger: Moss kommune SUM Regnskap Regnskap Regnskap Hjemmebaserte tjenester 2011, inkl. oppjustering til 2012 verdier Praktisk bistand. Hjemmebaserte Hjemmesykepleie Hjemmesykepleie, natt SUM LØNN OG SOSIALE UTGIFTER SUM LØNN OG SOSIALE UTGIFTER 2012 nivå ,1 % SUM TRANSPORTKOSTNADER SUM TRANSPORTKOSTNADER 2012 nivå ,1 % SUM MEDISINSK UTSTYR OG FORBRUKSMATERIELL SUM MEDISINSK UTSTYR OG FORBRUKSMATERIELL 2012 nivå ,1 % SUM ANDRE VARIABLE KOSTNADER SUM ANDRE VARIABLE KOSTNADER 2012 nivå ,1 % SUM TOTAL KOST HJEMMEBASERTE TJENESTER SUM TOTAL KOST HJEMMEBASERTE TJENESTER 2012 nivå

20 8 Resultater av ABC-kalkulasjon 8.1 Pris per brukertime Basert på analysert tidsbruk og kostnadsdrivere, samt analyserte regnskapsdata har vi kommet frem til følgende ABC-kalkulasjon. Selve tidsstudiet er gjort over en periode på 14 dager, mens de ulike kostnadsdriverne er estimert opp til ett år for å være sammenlignbare med regnskapsdataene. I ABCkalkulasjonen som er gjengitt nedenfor ser man fordelingen mellom kostnadstyper og aktivitetsdrivere slik som beskrevet under punkt 6.3. Analysen tar utgangspunkt i en korrigert brukertid og antall besøk som vist under punkt Hjemmesykepleie: Kostnader iht Pleie Transport Admin nivå Lønn og sosiale utgifter ,9 % 15,6 % 38,5 % Transportutgifter ,0 % 100,0 % 0,0 % Andre variable utgifter ,0 % 0,0 % 100,0 % Medisinsk utstyr og forbruksmateriell ,0 % 0,0 % 0,0 % SUM Aktivitetsdrivere: Antall brukertimer per år Antall besøk til bruker pr år Antall registrerte brukere 615 PRIS PR BRUKERTIME 342 TRANSPORTKOSTNAD PR BESØK 40 ADM KOSTNAD PR BRUKER PR ÅR

21 Praktisk bistand: Kostnader iht Pleie Transport Admin nivå Lønn og sosiale utgifter ,5 % 18,8 % 23,7 % Transportutgifter ,0 % 100,0 % 0,0 % Andre variable utgifter ,0 % 0,0 % 100,0 % Medisinsk utstyr og forbruksmateriell - 100,0 % 0,0 % 0,0 % SUM Aktivitetsdrivere: Antall brukertimer per år Antall besøk til bruker pr år Antall registrerte brukere 405 PRIS PR BRUKERTIME 365 TRANSPORTKOSTNAD PR BESØK 123 ADM KOSTNAD PR BRUKER PR ÅR Nattjeneste: Konsumpris reg. kost Pleie Transport Admin Lønn og sosiale utgifter ,8 % 19,9 % 50,3 % Transportutgifter 196 0,0 % 100,0 % 0,0 % Andre variable utgifter ,0 % 0,0 % 100,0 % Medisinsk utstyr og forbruksmateriell - 100,0 % 0,0 % 0,0 % SUM Aktivitetsdrivere: Antall brukertimer per år Antall besøk til bruker pr år Antall registrerte brukere 25 PRIS PR BRUKERTIME 421 TRANSPORTKOSTNAD PR BESØK 60 ADM KOSTNAD PR BRUKER PR ÅR Samlet gir ABC-kalkulasjon for den korrigerte informasjonen følgende tallstørrelser: 19

22 ABC-analyse Hjemmesykepleie Praktisk bistand Nattjenesten Antall brukere Antall besøk pr mnd Antall brukertimer pr år Antall brukertimer pr mnd Godtgjørelser: Pris pr. brukertime Pris pr. besøk Admin. Kostnadsdekning pr mnd Godtgjørelse pr mnd: Pris pr brukertime Pris pr besøk Admin. Kostnadsdekning Øvrige funn, trygghetsalarmer og bomturer Trygghetsalarmutrykninger 20

23 Ikke overraskende er det flest trygghetsalarmutrykninger på natt (49 %). Det er Nattjenesten som håndterer alle distrikter på natt. Avdeling Vest har flest utrykninger (26 %) på dag/kveld i prosent av samtlige registrerte utrykninger Bomturer Avdeling Nord og sentrum står for 45 % av samtlige bomturer, med avdeling Vest på 32 % og Syd på 20 %. Det er ikke registrert mer enn 4 bomturer på natt i kartleggingsperioden. 21

24 9 Forslag til effektivisering av hjemmebaserte tjenester 9.1 Hva menes med effektivisering Kommunene har, på linje med andre virksomheter, krav på seg til å benytte sine ressurser mest mulig effektivt. Men, hva menes med effektiv? Effektivitet er prinsipielt et uttrykk for forholdet mellom ressursene som brukes i tjenesteproduksjonen og mengden/ kvaliteten på tjenestene som produseres. Mer presist har vi i dette oppdraget valgt å definere effektivisering som: Mer tid brukt hos brukeren, i % av total tilgjengelig tid, for den enkelte ressurs/ vakt I de følgende avsnittene har vi trukket frem ytterligere data fra tidsstudiet som vi har gjennomført, samt simulert effekten for hva betydningen er av en effektivisering. Videre avslutter vi med hvordan man kan bli mer effektiv. 9.2 Funn fra kartleggingsstudiet, administrativ tidsbruk hva betyr en endring? Kartleggingsstudiet som ble gjennomført i Moss kommune i løpet av to uker i oktober viste at totalt 38 % av all tid medgår til administrative oppgaver (se punkt ). I figuren nedenfor vises hvordan den administrative tiden er fordelt på de ulike oppgavene som ble kartlagt. Fordelingen av administrativ tid: Nord og sentrum Syd Vest Totalt hjemmesykepleien Nattjeneste Praktisk bistand Totalt Rapport 33,3 % 35,9 % 38,3 % 35 % 11,5 % 4,7 % 32,8 % Journal føring 18,9 % 20,6 % 14,8 % 18 % 13,7 % 29,2 % 18,0 % Spisepause 14,4 % 15,9 % 19,5 % 16 % 0,8 % 59,7 % 16,0 % Annet (spesifiser) 13,8 % 10,1 % 11,7 % 12 % 5,8 % 5,7 % 11,6 % Samarb helsepers 7,8 % 4,4 % 4,4 % 6 % 0,6 % 0,0 % 5,4 % Beredskapsvakt 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0 % 67,6 % 0,0 % 5,4 % Dosering kontoret 2,8 % 4,2 % 3,1 % 3 % 0,0 % 0,0 % 2,9 % Kontakt bruker/pårørende 2,7 % 2,5 % 1,8 % 2 % 0,0 % 0,6 % 2,1 % Apotek 2,2 % 3,2 % 1,8 % 2 % 0,1 % 0,0 % 2,1 % Møte 2,2 % 2,2 % 2,0 % 2 % 0,0 % 0,0 % 1,9 % Biloppfølgning 2,0 % 0,9 % 2,5 % 2 % 0,0 % 0,0 % 1,7 % Totalt admin minutter 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % En betydelig andel av den administrative tiden medgår til rapport, journalføring og annet. Gruppen annet er i tidsstudiet spesifisert som blant annet følgende oppgaver: Nøkkeladministrasjon, ulike forberedelser, noe bilhold (is skraping og lignende), kjøp av mat/ lunsj. Denne posten har også blitt benyttet som en til dels sekkepost hvor man har vært usikker ved registrering av tid. 22

25 Andel av brukertiden i Oslo kommune 1 er en del høyere enn i Moss kommune. Dersom Moss kommune hadde effektivisert sin tidsbruk med en vridning fra administrativ tid til brukertid, på linje med Oslo kommune ville dette hatt følgende konsekvens: Hjemmesykepleie: Endring 7,1 % 0,0 % -7,1 % Opprinnelig 45,9 % 15,6 % 38,5 % Kostnader iht nivå Pleie Transport Admin Lønn og sosiale utgifter ,0 % 15,6 % 31,4 % Transportutgifter ,0 % 100,0 % 0,0 % Andre variable utgifter ,0 % 0,0 % 100,0 % Medisinsk utstyr og forbruksmateriell ,0 % 0,0 % 0,0 % SUM Aktivitetsdrivere: Antall brukertimer per år (herav økning i antall brukertimer pga effektivisering) Antall besøk til bruker pr år Antall registrerte brukere 615 PRIS PR BRUKERTIME 367 TRANSPORTKOSTNAD PR BESØK 40 ADM KOSTNAD PR BRUKER PR ÅR Byrådens sak 14/2010. Fastsetting av prismodell og priser i ny brukervalgsordning for hjemmesykepleie og tjenester innen praktisk bistand. 23

26 Praktisk bistand: Endring 4,5 % 0,0 % -4,5 % Opprinnelig 57,5 % 18,8 % 23,7 % Kostnader iht nivå Pleie Transport Admin Lønn og sosiale utgifter ,0 % 18,8 % 19,2 % Transportutgifter ,0 % 100,0 % 0,0 % Andre variable utgifter ,0 % 0,0 % 100,0 % Medisinsk utstyr og forbruksmateriell - 100,0 % 0,0 % 0,0 % SUM Aktivitetsdrivere: Antall brukertimer per år (herav økning i antall brukertimer pga effektivisering) 548 Antall besøk til bruker pr år Antall registrerte brukere 405 PRIS PR BRUKERTIME 376 TRANSPORTKOSTNAD PR BESØK 123 ADM KOSTNAD PR BRUKER PR ÅR Nattjeneste: Endring 17,2 % 0,0 % -17,2 % Opprinnelig 29,8 % 19,9 % 50,3 % Konsumpris reg. kost Pleie Transport Admin Lønn og sosiale utgifter ,0 % 19,9 % 33,1 % Transportutgifter 196 0,0 % 100,0 % 0,0 % Andre variable utgifter ,0 % 0,0 % 100,0 % Medisinsk utstyr og forbruksmateriell - 100,0 % 0,0 % 0,0 % SUM Aktivitetsdrivere: Antall brukertimer per år (herav økning i antall brukertimer pga effektivisering) 709 Antall besøk til bruker pr år Antall registrerte brukere 25 PRIS PR BRUKERTIME 567 TRANSPORTKOSTNAD PR BESØK 60 ADM KOSTNAD PR BRUKER PR ÅR

27 Samlet gir ABC-kalkulasjon for den simulerte situasjonen med økt effektivisering følgende tallstørrelser: ABC-analyse simulert - økt effektivitet Hjemmesykepleie Praktisk bistand Nattjenesten Antall brukere Antall besøk pr mnd Antall brukertimer pr år Antall brukertimer pr mnd Godtgjørelser: Pris pr. brukertime Pris pr. besøk Admin. Kostnadsdekning pr mnd Godtgjørelse pr mnd: Pris pr brukertime Pris pr besøk Admin. Kostnadsdekning En effektivisering med en vridning mot mer brukertid vil medføre et behov for færre antall årsverk. Dette forutsetter at totalt antall minutter tildelt den enkelte bruker ikke utvides, og at antall brukere er konstant. 9.3 Hvordan effektivisere hjemmebaserte tjenester? Det er primært fire områder som vi ønsker å peke på i forhold til hvordan Moss kommune kan effektivisere sine hjemmebaserte tjenester. Prosessgjennomgang og organisering Ved å tegne ut eksisterende arbeidsprosesser, analysere disse og tegne ut nye, effektive arbeidsprosesser oppnår kommunen å forbedre kvaliteten på administrativt pålagt arbeid. Arbeidet kan utføres på kortere tid, stjele mindre av disponibel tid (inkludert transport og kjøring til og fra basen). Dette gir økt medarbeiderkvalitet fordi de ansatte ser at arbeidsdagen blir mer produktiv, og at tidsslukende oppgaver elimineres eller reduseres. Det vesentlige i en slik prosesskartlegging er å ha alle ansatte med seg i arbeidet. En involvering av de ansatte er viktig med tanke på forståelsen av målsettingen med effektiviseringen, samt at det er de ansatte som skal stå for gjennomføringen og etterlevelsen av nye arbeidsprosesser. Som en del av nye arbeidsprosesser, og jakten på det som eventuelt finnes av tidstyver, er det viktig at ledelsen klart og tydelig har definert kvalitetsmålene for de ulike tjenestene. Det bør samtidig etableres gode rapporteringsrutiner for etterlevelse av de definerte kvalitetsmålene. Behovet for - og målsettingen med - møter bør gjennomgås i lys av tiden som benyttes til dette. Innføring av ny, effektiv teknologi Overføring av nødvendig informasjon krever mye tidsbruk slik tjenesten er organisert i dag. Rapportmøter krever oppmøte av ansatte, som får overført samme informasjon. Innføring av PDA i tjenesten, med effektiv 25

28 programvare som støtter "avkrysningsmulighet" (choice) vil kunne medføre at ansatte før avreise fra brukeren får oppdatert journalen med siste endringer hos brukeren. Informasjonen er da tilgjengelig umiddelbart. For effektiv utnyttelse av elektroniske hjelpemidler som PDA, men også eksisterende verktøy som Gerica, er det viktig at alle brukere har tilstrekkelig med opplæring. Som en del av opplæringen bør også de ansatte utveksle erfaringer om hvordan selve journalføringen kan effektiviseres basert på valg av formuleringer for å få frem det faktabaserte innholdet som er nødvendig. Nøkkeladministrasjon er en oppgave som i dag tar mye tid. Det bør utredes nærmere innføring av elektroniske nøkkelsystemer, alternativt innføring av nøkkelskap hos den enkelte bruker. Logistikk Selve transporttiden er totalt sett ikke på et vesentlig høyere nivå enn hva som Oslo kommune erfarte fra sitt tidsstudie. Men sammensettingen av vakter og tilrettelegging for hvilke brukere som skal besøkes når og hvor bør alltid være gjenstand for vurdering med tanke på økt effektivitet. Data for nøyaktig tidsbruk, inkludert reisestrekning basert GPS, vil kunne gi kommunen informasjon om hvordan dette eventuelt kan gjøres mer effektivt. Generelt Oppdragsbeskrivelsen har satt grenser for hvor omfattende delen med forslag til effektiviseringstiltak skulle være. Dette er et svært viktig området med vesentlig betydning for kommunens arbeid med å redusere kostnader til egen tjeneste, som igjen vil få konsekvenser for konsesjonsprisen. Vår anbefaling er at det legges vekt på gjennomføringen av et effektiviseringsprosjekt i det kommende arbeidet. 26

29 2012 PwC. Med enerett. I denne sammenheng refererer "PwC" seg til PricewaterhouseCoopers AS, Advokatfirmaet PricewaterhouseCoopers AS, PricewaterhouseCoopers Accounting AS og PricewaterhouseCoopers Skatterådgivere AS som alle er separate juridiske enheter og uavhengige medlemsfirmaer i PricewaterhouseCoopers International Limited.