Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad Møtested: Rådhuset, møterom Elingård Tidspunkt: ordinært møte kl. 16:30 «seminar» om kontrollutvalgets arbeidsform kl. 15:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F. Pettersen, telefon , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad Rune Grundekjøn (s) leder 1

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 17/44 Godkjenning av protokoll fra KU-møtet PS 17/45 PS 17/46 Orientering nr. 2 fra Teknisk drift om bruk av paviljonger i skoler og barnehager Notat - oppfølging av KU-sak 17/8 og 17/17 "Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur" PS 17/47 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår PS 17/48 Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for forperioden PS 17/49 Rådmannens oppfølging av revisjonsbrev nr. 1/ PS 17/50 Den kommunale vaskeritjenesten - revisjonens gjennomgang av kalkyler 70 PS 17/51 Overordnet revisjonsstrategi- kommuneregnskapet PS 17/52 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet PS 17/53 Referater og meldinger 104 PS 17/54 Eventuelt 113 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/64 Dokumentnr.: 18 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /44 Godkjenning av protokoll fra KU-møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 18:30 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold Fra til saksnr.: 17/32-17/43 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Rune Grundekjøn, leder (H) x Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) forfall Terje Berg Alvheim Marit Werner Haabeth (Ap) X Jan Frode Hanssen (FrP) X Kristine Høgseth (MDG) X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonslederne Anders Svarholt og Jolanta Betker, forvaltningsrevisor Ida Stedjeberg Møtende fra administrasjonen: Rådmann Ole Petter Finess, overingeniør Erik Ramberg (til sak 17/33), Kommunalsjef Kari Sørum (til sak 17/39), kommuneadvokat Just Kullberg-Marcussen (til sak 17/39), personalrådgiver Leif Johannessen (til sak 17/39) Ordfører: Jon-Ivar Nygård. Rune Grundekjøn, (leder). Marit Werner Haabeth 4

5 Merknader Innkalling og saksliste ble godkjent Saksrekkefølge: 17/32, 17/39, 17/33, 17/36-17/38, 17/34, 17/35, 17/40-17/43 Marit Werner Haabeth ble valgt til nestleder i Terje Moland Pedersens fravær. Kontrollutvalget i Fredrikstad har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. Det ble bestemt at sak 17/39 skulle behandles for lukkede dører. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 13, jf. fvl. 13 (1) 1). Rådmann, kommunalsjef, personalrådgiver og kommuneadvokat var tilstede under behandlingen. Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 17/32 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 17/33 Orientering fra administrasjonen i teknisk drift om bruk av brakker i skoler og barnehager PS 17/34 Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016 PS 17/35 PS 17/36 PS 17/37 PS 17/38 PS 17/39 PS 17/40 Revisjonsbrev nr. 1/ kontrollutvalgets oppfølging Prosjektplan Internkontroll i byggesaksbehandlingen Henvendelser til kontrollutvalget ang. byggesaker Henvendelse til kontrollutvalget om manglende journalføring Notat - oppfølging av KU-sak 17/8 og 17/17 "Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur" Omdisponering av kontrollutvalgets budsjett kjøp av Laptop med utstyr. PS 17/41 Møteplan 2. halvår 2017 PS 17/42 PS 17/43 Referater og meldinger Eventuelt 5

6 PS 17/32 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 17/33 Orientering fra administrasjonen i teknisk drift om bruk av brakker i skoler og barnehager Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten forslag til innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Overingeniør Erik Ramberg informerte om at Arbeidstilsynet nå har krevd at kommunen søker om permanent plassering av paviljongene på 6 skoler og 1 barnehage. Det vil si at paviljongene må godkjennes etter TEK10, som er kravene til nybygg i dag. Kommunen har gjort tilpasninger av paviljongene og søknad er sendt på nytt. Kommunen forventer svar fra arbeidstilsynet i løpet av sommeren. Kontrollutvalget var enige om å be om en ny orientering om resultatet etter siste tilsyn i septembermøtet. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Kontrollutvalget tar informasjonen som er gitt i møtet til orientering 2. Kontrollutvalget ber om en statusoppdatering i septembermøtet PS 17/34 Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016, tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Seksjonsleder Jolanta Betker presenterte hva som er utført av regnskapsrevisjon i regnskapsåret 2016 Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016, tas til orientering 6

7 PS 17/35 Revisjonsbrev nr. 1/ kontrollutvalgets oppfølging Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Revisjonsbrev nr. 1/2017 til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017, vil bli fulgt opp. Rådmannens redegjørelse bes foreligge til kontrollutvalgets førstkommende møte i september. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Seksjonsleder Jolanta Betker redegjorde for saken og rådmannen svarte på spørsmål fra utvalget Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Kontrollutvalget tar Revisjonsbrev nr. 1/2017 til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017, vil bli fulgt opp. Rådmannens redegjørelse bes foreligge til kontrollutvalgets førstkommende møte i september. PS 17/36 Prosjektplan Internkontroll i byggesaksbehandlingen Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Internkontroll i byggesaksbehandlingen godkjennes», med utvalgets tillegg i fem punkter om ytterligere beskrivelse av bierverv 2. Saken sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Bystyret bevilger kr... til kontrollutvalget for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Internkontroll i byggesaksbehandlingen» 2. Inndekningen tas fra < fylles inn> Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Seksjonsleder Anders Svarholt redegjorde for prosjektplanens innhold Revisjonen legger opp til at prosjektet kun skal omhandle prosessuelle forhold ved saksbehandlingen. Kontrollutvalget diskuterte om revisjonen skulle undersøke færre saker for også å kunne undersøke om vedtakene er i tråd med de bygningsmessige bestemmelsene i plan- og bygningsloven, eller i reguleringsplanen (materiell gjennomgang). Kontrollutvalget konkluderte i tråd med prosjektplanen med at prosjektet skal ha en prosessuell tilnærming for å få med flest mulig saker innenfor prosjektets ressursramme. Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan «Internkontroll i byggesaksbehandlingen godkjennes», med utvalgets tillegg i fem punkter om ytterligere beskrivelse av bierverv 2. Saken sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 7

8 1. Bystyret bevilger kr ,- til kontrollutvalget for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Internkontroll i byggesaksbehandlingen» 2. Inndekningen tas fra < fylles inn> PS 17/37 Henvendelser til kontrollutvalget ang. byggesaker Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Vedlagte henvendelser om byggesaker sendes til revisjonen som selv avgjør om sakene bør inngå som en del av datagrunnlaget for forvaltningsrevisjonen på området Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Til sekretariatets forslag til vedtak kommenterte revisjonen at ved å «ta inn» saker i prosjektet som i utgangspunktet ikke er en del av et metodisk tilfeldig utvalg, så kan man risikere å få et skjevt bilde av de faktiske forhold. Kontrollutvalget var enig og bestemte at henvendelsene ikke skulle følges videre opp med mindre de blir en del av et tilfeldig utplukk i forvaltningsrevisjonsprosjektet Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Vedlagte henvendelser om byggesaker tas til orientering 2. Henvendelsene følges ikke videre opp med mindre de blir en del av et tilfeldig utplukk i forvaltningsrevisjonsprosjektet PS 17/38 Henvendelse til kontrollutvalget om manglende journalføring Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Henvendelsen om manglende journalføring tas til orientering uten videre oppfølging Brevet som det påstås er manglende journalført, utgjør ikke noe saksdokument hos kommunen. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Henvendelsen om manglende journalføring tas til orientering uten videre oppfølging. Brevet som det påstås er manglende journalført, utgjør ikke noe saksdokument hos kommunen. PS 17/39 Notat - oppfølging av KU-sak 17/8 og 17/17 "Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1 Kontrollutvalget tar notat «Oppfølging av sak 17/8 «Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur» Det er kontrollutvalgets oppfatning at kommunens håndtering av denne saken er svært kritikkverdig. Særlig alvorlige er feilene og svakhetene knyttet til dokumentasjon og 8

9 kontradiksjon. Håndteringen av saken er i all hovedsak ikke i overensstemmelse med kommunens egen rutine for håndtering av personalsaker. På flere punker er kommunens håndtering av saken heller ikke i tråd med forvaltningslovens bestemmelser. F.eks. fremkommer det ikke i begrunnelsen for den skriftlige advarselen som ble gitt til tjenestemannen, hvilke regler og hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på, utover at den bygger på tjenestemannens skriftlige redegjørelse. Videre mener kontrollutvalget at påstander om ukultur knyttet til rus er svært alvorlig i lys av arbeidsoppgavene på arbeidsplassen. Kontrollutvalget merker seg hva nåværende virksomhetsleder sier om at han gjennomførte samtaler med de ansatte uten å finne opplysninger som kunne bekrefte påstandene. Dette er informasjon som ikke er dokumentert i saken. Kontrollutvalget finner det alvorlig at kommunens dokumentasjonsplikt ikke ble ivaretatt da påstandene ble undersøkt 2 Denne saken gir ikke et betryggende inntrykk av hvordan personalsaker håndteres av kommunen, snarere tvert imot. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen i hovedsak gir sin tilslutning til de forhold revisjonen påpeker med hensyn til manglende dokumentasjon, og at han mener at dette er forhold som er påpekt i tidligere rapporter, og som kommunen allerede har innskjerpet. Selv om rådmannen mener at praksis nå er i samsvar med gjeldende lovverk, så finner kontrollutvalget likevel grunn til å vurdere om det er behov for et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området, da med den hensikt å få dokumentert hva som er representativ praksis når det gjelder håndtering av personalsaker. Prosjektet tas med i vurderingen i arbeidet med forvaltningsrevisjonsplanen for Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Saken ble behandlet for lukkede dører. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 13, jf. fvl. 13 (1) 1). Rådmann, kommunalsjef, personalrådgiver og kommuneadvokat var tilstede under behandlingen. Av innholdet i den lukkede behandlingen kan det refereres følgende: Seksjonsleder Anders Svarholt kommenterte rådmannens høringsuttalelse og gjentok at personalsaken ikke ble behandlet i tråd med kommunens egen rutine for personalsaker. Kommuneadvokaten fikk lese opp sin utdypende vurdering av revisjonens notat, særlig om rettsgrunnlaget for revisjonens vurderinger. Her gikk kommuneadvokaten nærmere inn på spørsmålene knyttet til sommervikarens rettigheter i kontradiksjonsprosessen. Kontrollutvalget fant det uheldig at kommuneadvokatens redegjørelse ble gitt muntlig i møtet uten forhåndsvarsel. Kontrollutvalget ble enige om å utsette realitetsbehandlingen av saken til septembermøtet. Videre ba utvalget om å få tilsendt kommuneadvokatens redegjørelse skriftlig, slik at revisjonens kan vurdere sitt notat i lys av denne. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kommuneadvokatens redegjørelse snarest 2. Realitetsbehandlingen av saken utsettes til septembermøtet 9

10 PS 17/40 Omdisponering av kontrollutvalgets budsjett kjøp av Laptop med utstyr. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Omdisponering av inntil kr fra posten «Ad-hoc-oppgaver» til innkjøp av It utstyr til leder av kontrollutvalget, vedtas. 2. Sekretariatet sender bestillingen til kommunens It-avdeling. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Omdisponering av inntil kr fra posten «Ad-hoc-oppgaver» til innkjøp av It utstyr til leder av kontrollutvalget, vedtas. 2. Sekretariatet sender bestillingen til kommunens It-avdeling. PS 17/41 Møteplan 2. halvår 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2017: 13. september kl desember kl Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2017: 13. september kl desember kl PS 17/42 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Referater og meldinger tas til orientering 10

11 PS 17/43 Eventuelt Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Det var enighet om å avsette en time i forkant av møtet 16. september til å sakke om kontrollutvalgets arbeidsform, dvs. fra kl. 15:30, ordinært møte starter kl

12 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/65 Dokumentnr.: 117 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /45 Orientering nr. 2 fra Teknisk drift om bruk av paviljonger i skoler og barnehager Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om status for godkjenning av paviljongene tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 17/33, Saksopplysninger Bakgrunn I Fredrikstad blad ble kommunes bruk av brakker i skole og barnehage over flere år, omtalt. I henhold til artikkelen var ikke brakkene godkjent av Arbeidstilsynet. Leder av kontrollutvalget inviterte administrasjonen i teknisk drift til kontrollutvalgets møte 21.6 for at utvalget skulle få en redegjørelse for omtalte forhold. I møtet 21.6 informerte overingeniør Erik Ramberg om at Arbeidstilsynet har krevd at kommunen søker om permanent plassering av paviljongene på 6 skoler og 1 barnehage. Det vil si at paviljongene må godkjennes etter TEK10, som er kravene til nybygg i dag. Kommunen har gjort tilpasninger av paviljongene og søknad er sendt på nytt. Kommunen forventer svar fra arbeidstilsynet i løpet av sommeren. Kontrollutvalget var enige om å be om en ny orientering om resultatet etter siste tilsyn i septembermøtet. 12

13 Vurdering Informasjon om status for godkjenning av paviljongene kan tas til orientering 13

14 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/856 Dokumentnr.: 22 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /39 Kontrollutvalget Fredrikstad /46 Notat - oppfølging av KU-sak 17/8 og 17/17 "Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur" Sekretariatets innstilling (21.6) Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (forsalg til endringer i innstillingen fra 21.6 er markert med rødt) 1 Kontrollutvalget tar notat «Oppfølging av sak 17/8 «Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur», til etterretning. Det er kontrollutvalgets oppfatning at kommunens håndtering av denne saken er svært kritikkverdig. Særlig alvorlige er feilene og svakhetene knyttet til dokumentasjon og kontradiksjon. Håndteringen av saken er i all hovedsak ikke i overensstemmelse med kommunens egen rutine for håndtering av personalsaker. På flere punker er kommunens håndtering av saken heller ikke i tråd med forvaltningslovens bestemmelser. F.eks. fremkommer det ikke i begrunnelsen for den skriftlige advarselen som ble gitt til tjenestemannen, hvilke regler og hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på, utover at den bygger på tjenestemannens skriftlige redegjørelse. Videre mener kontrollutvalget at påstander om ukultur knyttet til rus er svært alvorlig i lys av arbeidsoppgavene på arbeidsplassen. Kontrollutvalget merker seg hva nåværende virksomhetsleder sier om at han gjennomførte samtaler med de ansatte uten å finne opplysninger som kunne bekrefte påstandene. Dette er informasjon som ikke er dokumentert i saken. Kontrollutvalget finner det alvorlig at kommunens dokumentasjonsplikt ikke ble ivaretatt da påstandene ble undersøkt 2 Denne saken gir ikke et betryggende inntrykk av hvordan personalsaker håndteres av kommunen, snarere tvert imot. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen i hovedsak gir sin tilslutning til de forhold revisjonen påpeker med hensyn til manglende dokumentasjon, og at han mener at dette er forhold som er påpekt i tidligere rapporter, og som kommunen allerede har innskjerpet. Selv om rådmannen mener at praksis nå er i samsvar med gjeldende lovverk, så finner kontrollutvalget likevel grunn til å vurdere om det er behov for et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området, da med den hensikt å få dokumentert hva som er representativ praksis når det gjelder håndtering av personalsaker. Prosjektet tas med i vurderingen i arbeidet med forvaltningsrevisjonsplanen for

15 3 Rådmannen oversendte sin uttalelse til sekretariatet 14. 6, Uttalelsen viste at rådmannen i all hovedsak var enig i revisjonens vurdering, (jf. pkt. 2 over). Kontrollutvalget ble derfor meget overrasket over kommuneadvokatens muntlige redegjørelse i møtet 21.6, da denne tilsynelatende ga uttrykk for en annen oppfatning enn den rådmannen opprinnelig ga uttrykk for i sin uttalelse av Kontrollutvalget er enig med revisjonen i at fremgangsmåten i denne saken er uheldig, og ber om at rådmannen i fremtiden gir fyllestgjørende tilbakemeldinger innenfor oppsatte frister. Dette gagner alle parter, ikke minst kontrollutvalget som da settes i stand til å realitetsbehandle saken når den er berammet for behandling Fredrikstad, Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Saken ble behandlet for lukkede dører. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 13, jf. fvl. 13 (1) 1). Rådmann, kommunalsjef, personalrådgiver og kommuneadvokat var tilstede under behandlingen. Av innholdet i den lukkede behandlingen kan det refereres følgende: Seksjonsleder Anders Svarholt kommenterte rådmannens høringsuttalelse og gjentok at personalsaken ikke ble behandlet i tråd med kommunens egen rutine for personalsaker. Kommuneadvokaten fikk lese opp sin utdypende vurdering av revisjonens notat, særlig om rettsgrunnlaget for revisjonens vurderinger. Her gikk kommuneadvokaten nærmere inn på spørsmålene knyttet til sommervikarens rettigheter i kontradiksjonsprosessen. Kontrollutvalget fant det uheldig at kommuneadvokatens redegjørelse ble gitt muntlig i møtet uten forhåndsvarsel. Kontrollutvalget ble enige om å utsette realitetsbehandlingen av saken til septembermøtet. Videre ba utvalget om å få tilsendt kommuneadvokatens redegjørelse skriftlig, slik at revisjonens kan vurdere sitt notat i lys av denne. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kommuneadvokatens redegjørelse snarest 2. Realitetsbehandlingen av saken utsettes til septembermøtet Vedlegg 1. Notat «Oppfølging av sak 17/8 «Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur», datert Rådmannens høringsuttalelse - mottatt Nye vedlegg til behandlingen Kommuneadvokatens notat som ble lest opp i møtet Revisjonens kommentarer til kommuneadvokatens notat, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 1. KU-sak 17/17, (foreløpig notat uten vurderinger) 2. KU-sak 17/8, (bestilling til revisjonen) 15

16 Saksopplysninger Sakens bakgrunn: I møtet behandlet kontrollutvalget en henvendelse angående kommunens håndtering av et varsel om seksuell trakassering og ukultur. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget ber i første omgang revisjonen om å kartlegge sakens fakta: Hvordan har kommunen håndtert varselet? Har det medført arbeidsrettslige tiltak, f. eks advarsel? På hvilket grunnlag er advarsel i så fall gitt og hvordan er den fulgt opp? 2. Faktakartleggingen behandles i kontrollutvalget 19. april.» Foreløpig notat (faktabeskrivelse) fra revisjonen ble behandlet i kontrollutvalget , og følgende vedtak ble fattet: 1 Kontrollutvalget tar den faktabaserte framstillingen av hvordan kommunen har håndtert denne saken, foreløpig til orientering 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om en vurdering av kommunens håndtering opp mot aktuelle lover, bestemmelser og god forvaltningsskikk, samt kommunens egne rutinebeskrivelser for håndtering av personalsaker. 3. Kontrollutvalget ber revisjonen om å undersøke muligheten for å få innsyn i politisaken 4. Vurderingene behandles i kontrollutvalget 21. juni. Endelig notat fra revisjonen er vedlagt Revisjonens oppsummering av saken: Kommunen har overholdt sin aktivitetsplikt ved å raskt ta tak i saken, gjennomføre undersøkelser og sørge for en effektiv saksbehandling. Kommunen har ikke tydeliggjort at saken har vært en personalsak som skal behandles i tråd med «Rutine for ledere Håndtering av personalsaker». Personalavdelingen overtok ikke saksbehandlingen av personalsaken selv om det ble vurdert arbeidsrettslige tiltak i form av oppsigelse og suspensjon. Tidligere avdelingsleder ble ikke blitt involvert i håndteringen av personalsaken til tross for at han var tjenestemannens nærmeste leder. Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad sørget for veiledning til sommervikaren og hennes støttespiller underveis i saken. Kommunen har ikke tilbudt oppfølging av tjenestemannen eller sommervikaren til tross for sakens alvorlige karakter og den belastning en må anta saken har medført. Kommunen har ikke ivaretatt sin dokumentasjonsplikt i saken. Det har ikke blitt utarbeidet skriftlige møteinnkallelser eller referater. Vurderinger og konklusjoner har heller ikke blitt skriftliggjort. Manglende dokumentasjon er en svært alvorlig svakhet ved håndtering av saken. Kommunen har ikke ivaretatt sommervikarens rett til kontradiksjon. Hun har ikke blitt gjort kjent med tjenestemannens redegjørelse i saken eller fått anledning til å imøtegå denne. Hun har heller ikke blitt gjort kjent eller fått imøtegå bilder og meldinger fremlagt av tjenestemannen. Det er svært alvorlig at kommunen ikke har sørget for en tilstrekkelig opplysning av saken før vedtak om skriftlig advarsel ble fattet. Det er mangler ved innholdet i begrunnelsen for den skriftlige advarselen som tjenestemannen ble ilagt. Det fremkommer ikke hvilke regler vedtaket bygger på. Videre kommer det ikke i tilstrekkelig grad frem hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på. Det er en svakhet at kommunen ikke har skriftliggjort sine undersøkelser knyttet til påstanden om rus på arbeidsplassen. Revisjonen vurderer det som en svakhet ved håndteringen av saken at notatet fra avdelingsleder har blitt stått ubesvart. 16

17 Bruk av verneombudet som rådgiver for tjenestemannen i møte med kommunen kan være uheldig sett hen til verneombudets rolle generelt i arbeidsmiljøet. Kommunen har ikke sikret en forløpende journalføring av sakens dokumenter. Rådmannens høringsuttalelse: Sekretariatet mottok høringsuttalelsen fra rådmann Rådmannen gir i hovedsak sin tilslutning til de forhold revisjonen påpeker med hensyn til manglende dokumentasjon gjennom referater/nedtegninger fra møter, samtaler, telefoner etc. rådmannen har noen kommentarer til notatet angående håndteringen av saken i linje vs personalavdelingen. Rådmannen har også noen kommentarer knyttet tidspunktet for avslutning av saken fra kommunens side, og til kontradiksjon. Revisjonen skriver til sekretariatet i en e-post at de har kommentarer til uttalelsen som kan tas muntlig i møtet når notatet presenteres. Nye saksopplysninger til behandlingen 13.9 Som følge av en muntlig redegjørelse fra kommuneadvokaten gitt på vegne av rådmannen i møtet , besluttet kontrollutvalget å utsette realitetsbehandlingen av saken til Formålet med utsettelsen var å gi revisjonen anledning til å ta stilling til kommuneadvokatens redegjørelse. Sekretariatet mottok kommuneadvokatens notat etter møtet. Dette ble videresendt til kontrollutvalget. Revisjonen har nå levert et notat til kontrollutvalget som inneholder revisjonens vurderinger av kommuneadvokatens notat (se vedlegg) Revisjonen skriver avslutningsvis at «Etter behandlingen i kontrollutvalget, har vi blitt gjort oppmerksom på at tjenestemannen ikke hadde bistand av virksomhetens verneombud i sitt møte med kommunen 11. februar Vedkommende som var tilstede i møtet var kun en støttespiller for tjenestemannen, og hadde på dette tidspunktet ingen tillitsverv. Avsnitt i notatet utgår derfor i sin helhet. Forøvrig ser vi ingen grunn til å endre vår konklusjon om at kommunens håndtering av saken er kritikkverdig.» Vurdering Sekretariatet har noen vurderinger som vi mener kan være et utgangspunkt for en uttalelse/ vedtak fra kontrollutvalget. (se foran i saken) Ny vurdering til møtet 13.6 Sekretariatet opprettholder sin innstilling fra 21.6, pkt. 1 og 2, og foreslår at et nytt pkt. 3 legges til: «Rådmannen oversendte sin uttalelse til sekretariatet 14. 6, Uttalelsen viste at rådmannen i all hovedsak var enig i revisjonens vurdering, (jf. pkt. 2 over). Kontrollutvalget ble derfor meget overrasket over kommuneadvokatens muntlige redegjørelse i møtet 21.6, da denne tilsynelatende ga uttrykk for en annen oppfatning enn den rådmannen opprinnelig ga uttrykk for i sin uttalelse av Kontrollutvalget er enig med revisjonen i at fremgangsmåten i denne saken er uheldig, og ber om at det for fremtiden gis en fyllestgjørende tilbakemelding innenfor oppsatte frister. Dette gagner alle parter, ikke minst kontrollutvalget som da settes i stand til å realitetsbehandle saken når den er berammet for behandling» 17

18 Oppfølging av sak 17/8 «Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur» Fredrikstad kommune Notat til KU - sak 17/17 Rolvsøy 8. juni 2017 østfold kommunerevisjon iks 1 18

19 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Gjennomføring av oppdraget Utførte revisjonshandlinger Revisjonskriterier Avgrensninger Utledning av revisjonskriterier Arbeidsmiljøloven Forvaltningsloven og kravet til god forvaltningsskikk Fredrikstad kommunes rutine for håndtering av personalsaker FAKTA HVA HAR SKJEDD I SAKEN? Varsel fra sommervikar Oppfølging av varsel vurdering av reaksjon Notat fra avdelingsleder Oppfølging av notatet Nytt varsel fra sommervikar/støttespiller Oppfølging av nytt varsel Innsyn i straffesaken Sommervikarens tilbakemeldinger på kommunens håndtering REVISJONENS VURDERINGER OG KONKLUSJON Saksgang Aktivitetsplikt Definisjon av personalsak og innholdet i denne Partsrettigheter Aktører i personalsaken Oppfølging og veiledning fra kommunen Dokumentasjon Kontradiksjon Den skriftlige advarselen Andre forhold Varsel om rus Notat fra tidligere avdelingsleder Verneombudets rolle Journalføring Konklusjon RÅDMANNENS UTTALELSE østfold kommunerevisjon iks 2 19

20 1 SAMMENDRAG Dette notatet redegjør for revisjonens vurderinger av kommunens håndtering av personalsaken sett opp mot aktuelle lover, bestemmelser og god forvaltningsskikk, samt kommunens egen rutine for håndtering av personalsaker. Vi understreker at notatet bygger på de opplysninger som vi har mottatt fra kommunen, sommervikaren og støttespilleren, og på vår tolkning av relevante og aktuelle rettskilder. Vår tolkning har ikke bindende virkning for andre rettsanvendere. Det bemerkes også at oppdraget er gjennomført innenfor en noe begrenset tidsramme sett opp mot sakens omfang. Revisjonen viser til følgende: Kommunen har overholdt sin aktivitetsplikt ved å raskt ta tak i saken, gjennomføre undersøkelser og sørge for en effektiv saksbehandling. Kommunen har ikke tydeliggjort at saken har vært en personalsak som skal behandles i tråd med «Rutine for ledere Håndtering av personalsaker». Personalavdelingen overtok ikke saksbehandlingen av personalsaken selv om det ble vurdert arbeidsrettslige tiltak i form av oppsigelse og suspensjon. Tidligere avdelingsleder ble ikke blitt involvert i håndteringen av personalsaken til tross for at han var tjenestemannens nærmeste leder. Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad sørget for veiledning til sommervikaren og hennes støttespiller underveis i saken. Kommunen har ikke tilbudt oppfølging av tjenestemannen eller sommervikaren til tross for sakens alvorlige karakter og den belastning en må anta saken har medført. Kommunen har ikke ivaretatt sin dokumentasjonsplikt i saken. Det har ikke blitt utarbeidet skriftlige møteinnkallelser eller referater. Vurderinger og konklusjoner har heller ikke blitt skriftliggjort. Manglende dokumentasjon er en svært alvorlig svakhet ved håndtering av saken. Kommunen har ikke ivaretatt sommervikarens rett til kontradiksjon. Hun har ikke blitt gjort kjent med tjenestemannens redegjørelse i saken eller fått anledning til å imøtegå denne. Hun har heller ikke blitt gjort kjent eller fått imøtegå bilder og meldinger fremlagt av tjenestemannen. Det er svært alvorlig at kommunen ikke har sørget for en tilstrekkelig opplysning av saken før vedtak om skriftlig advarsel ble fattet. Det er mangler ved innholdet i begrunnelsen for den skriftlige advarselen som tjenestemannen ble ilagt. Det fremkommer ikke hvilke regler vedtaket bygger på. Videre kommer det ikke i tilstrekkelig grad frem hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på. Det er en svakhet at kommunen ikke har skriftliggjort sine undersøkelser knyttet til påstanden om rus på arbeidsplassen. Revisjonen vurderer det som en svakhet ved håndteringen av saken at notatet fra avdelingsleder har blitt stått ubesvart. Bruk av verneombudet som rådgiver for tjenestemannen i møte med kommunen kan være uheldig sett hen til verneombudets rolle generelt i arbeidsmiljøet. Kommunen har ikke sikret en forløpende journalføring av sakens dokumenter. Vår hovedkonklusjon er at kommunens håndtering av saken er kritikkverdig. Revisjonen vil særlig trekke frem manglende dokumentasjon og kontradiksjon som alvorlig. Håndteringen av saken er i all hovedsak ikke i overensstemmelse med kommunens egen rutine for håndtering av personalsaker. På enkelte punker er kommunens håndtering av saken heller ikke i tråd med forvaltningslovens bestemmelser. østfold kommunerevisjon iks 3 20

21 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn I kontrollutvalgsmøte 15. februar 2017 (sak PS 17/8) fikk revisjonen, på bakgrunn av en henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av et varsel om seksuell trakassering og ukultur, i oppdrag å kartlegge fakta i saken. Den faktabaserte fremstillingen fra revisjonen ble behandlet i kontrollutvalgsmøte 19. april 2017 (sak PS 17/17). Kontrollutvalget var enige om at revisjonen skulle vurdere kommunens håndtering av saken, samt at revisjonen skulle undersøke muligheten for innsyn i politisaken. Kontrollutvalgets vedtak lyder som følger: «Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Kontrollutvalget tar den faktabaserte framstillingen av hvordan kommunen har håndtert denne saken, foreløpig til orientering 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om en vurdering av kommunens håndtering opp mot aktuelle lover, bestemmelser og god forvaltningsskikk, samt kommunens egne rutinebeskrivelser for håndtering av personalsaker. 3. Kontrollutvalget ber revisjonen om å undersøke muligheten for å få innsyn i politisaken 4. Vurderingene behandles i kontrollutvalget 21. juni.» 2.2 Gjennomføring av oppdraget Vi understreker at notatet bygger på de opplysninger som vi har mottatt fra kommunen, sommervikaren og støttespilleren, og på vår tolkning av relevante og aktuelle rettskilder. Vår tolkning har ikke bindende virkning for andre rettsanvendere. Det bemerkes også at oppdraget er gjennomført innenfor en noe begrenset tidsramme sett opp mot sakens omfang Utførte revisjonshandlinger Revisjonen har lagt faktafremstillingen i notat av til grunn i vurderingen. Det vises til det aktuelle notatet for en redegjørelse for hvordan fakta er innsamlet. Faktafremstillingen er inntatt i sin helhet i dette notatets faktadel (avsnitt 3). I forbindelse med arbeidet til dette notatet har vi i tillegg innhentet informasjon fra sommervikaren og hennes støttespiller. De har fått oversendt spørsmål per epost og besvart disse. Disse faktaopplysningene er sammenfattet i et eget punkt og følger avslutningsvis i notatets faktadel. Vi har også vært i dialog med Øst politidistrikt, jfr. punkt 3 i vedtaket. Innholdet i korrespondansen er inntatt avslutningsvis i notatets faktadel. På grunnlag av korrespondansen har vi ikke begjært innsyn i politidokumentene. Innsyn er forøvrig ikke nødvendig for å besvare kontrollutvalgets bestilling Revisjonskriterier For å kunne vurdere kommunens håndtering av saken har vi lagt til grunn kriterier hentet fra: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). «Oversikt over arbeidsretten», Henning Jakhelln, 4. utgave. «Gode råd om sakshåndtering i krevende personalsaker», Arbeidstilsynets publikasjoner best.nr. 613, utgitt oktober «Håndtering av konflikter og trakassering i arbeidslivet jus og psykologi», Ståle Einarsen og Harald Pedersen, 1. utgave, 5. opplag. «Forvaltningsrett», Torstein Eckhoff og Eivind Smith, 8. utgave. østfold kommunerevisjon iks 4 21

22 Kommunens rutine for ledere håndtering av personalsaker. 1 Kommunens veileder i konflikthåndtering Avgrensninger Revisjonen er kjent med at kommunen har en prosedyre for mobbing og trakassering, og en prosedyre for håndtering av konflikter. I tillegg har kommunen en sjekkliste for leder til bruk ved konflikthåndtering, en mal på tiltaksplan og en mal på møteinnkalling. Prosedyrene inneholder beskrivelser av hvordan kommunen skal håndtere arbeidsmiljøsaker som omhandler konflikter eller mobbing og trakassering. Revisjonen legger til grunn at saken har blitt håndtert som en personalsak, og har følgelig kun vurdert kommunens håndtering opp mot rutinen for håndtering av personalsaker. Dette er etter revisjonens oppfatning også i tråd med kontrollutvalget bestilling. Veileder i konflikthåndtering inneholder mer generelle beskrivelser og presiseringer, og er følgelig anvendt under utledning av revisjonskriteriene. Det presiserer at det er kommunens håndtering av saken opp mot aktuelle lover, bestemmelser og god forvaltningsskikk, samt kommunens egne rutinebeskrivelser for håndtering av personalsaker som skal vurderes. Revisjonen vil ikke vurdere grunnlaget for den arbeidsrettslige reaksjonen som er gitt, altså hendelsen(e) som har funnet sted mellom sommervikaren og tjenestemannen. I forlengelsen av dette vil vi også avgrense våre vurderinger mot den arbeidsrettslig reaksjonen som ble gitt. Dette da en slik vurdering ikke vil la seg gjøre uten å ta stilling til grunnlaget for reaksjonen. I våre vurderinger har vi ikke problematisert det faktum at sommervikaren ikke var ansatt i kommunen på det tidspunktet saken ble behandlet. Etter revisjonens oppfatning er dette uten betydning sett opp imot kontrollutvalgets bestilling, da de varslede hendelsene fant sted mens hun var ansatt som sommervikar, og hendelsene fant sted på arbeidsplassen og i arbeidstiden. I kontrollutvalgsmøte tipset et av kontrollutvalgsmedlemmene revisjonen om at det kunne være av interesse å snakke med hovedtillitsvalgt i virksomheten, da vedkommende muligens kunne sitte på relevant informasjon. Revisjonen har ikke forfulgt dette tipset. Dette da vedkommende tidligere har hatt befatning med saken og har, etter det revisjonen har blitt opplyst, opptrådt som støttespiller for personen som varslet gjelder. Revisjonen presiserer at det heller ikke har vært behov for opplysninger fra kommunen utover det som allerede har fremkommet i forbindelse med dokumentgjennomgang og intervjuer. 2.3 Utledning av revisjonskriterier Arbeidsmiljøloven En arbeidsgiver har både en styringsrett og en omsorgsplikt. Håndtering av konflikter på arbeidsplassen vil foregå i skjæringspunktet mellom arbeidsgivers styringsrett og arbeidsgiverens omsorgsplikt. På samme måte gir arbeidslivets avtaler og lovgivning den enkelte ansatte visse rettigheter og plikter som vedkommende må forholde seg til i saker som gjelder konflikter på arbeidsplassen. En arbeidskontrakt kan ikke regulere alle eventualiteter som oppstår i løpet av et arbeidsforhold. Enhver arbeidsavtale bygger følgelig på noen grunnleggende forutsetninger som bidrar til å regulere 1 Versjon 4.0 av rutinen var gjeldende på tidspunktet for kommunens håndtering av saken. Det har ikke blitt registrert innholdsmessige endringer av betydning i etterkant. 2 Versjon 1.0 av veilederen var gjeldende på tidspunktet for kommunens håndtering av saken. Det har ikke blitt registrert innholdsmessige endringer av betydning i etterkant. østfold kommunerevisjon iks 5 22

23 det som arbeidsavtalen ikke uttrykkelig regulerer, herunder blant annet arbeidsgivers styringsrett og omsorgsplikt. I høyesterettspraksis er styringsretten definert som arbeidsgivers «rett til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet. Styringsretten er ulovfestet, og bygger på en generell sedvane om at arbeidsgiver må kunne gi rimelige og nødvendige instrukser innenfor arbeidsforholdet, ettersom arbeidsavtalen ikke kan angi i detalj alt som ligger innenfor arbeidstakers plikter.». 3 Retten til å ansette, samt å avslutte arbeidsforhold gjennom oppsigelse eller avskjed anses også som helt sentrale elementer i styringsretten. Styringsretten gir i prinsippet arbeidsgiveren rett til, innenfor noen gitte grenser, å fastsette løsning på en konflikt og hvordan partene skal opptre. 4 Styringsretten har mange og vidtgående begrensninger. Det vises til de begrensninger som følger av lovgivningen, rettspraksis, samt i avtaler, herunder eksempelvis tariffavtaler og selve arbeidsavtalen. Beslutninger som treffes på grunnlag av styringsretten må dessuten holdes innenfor de rammer som følger av det generelle saklighetskravet. Saklighetskravet er et generelt arbeidsrettslig prinsipp som innebærer at dersom beslutningene skal aksepteres av rettsordenen må de «være basert på et ordentlig og adekvat grunnlag, og ikke skyldes vilkårlighet, nykker, tilfeldige innfall, hevngjerrighet osv. på arbeidsgiversiden.». 5 Det følger av arbeidsmiljøloven 2-1 arbeidsgiver plikter å sørge for at bestemmelsene gitt i og medhold av arbeidsmiljøloven blir overholdt. Arbeidsgiver har en lovpålagt plikt til å beskytte den enkelte ansatte mot uheldige belastninger. Denne plikten omtales gjerne som arbeidsgivers omsorgsplikt. Omsorgsplikten er nedfelt i arbeidsmiljøloven 2-2 første ledd bokstav a), hvor det heter at arbeidsgiver plikter å sikre egne arbeidstakere et «fullt forsvarlig arbeidsmiljø». Bestemmelsen om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø er et generelt krav. Innholdet i kravet er nærmere presisert blant annet i arbeidsmiljøloven 4-3 om det psykososiale arbeidsmiljøet. Det følger av denne bestemmelsen at arbeidet «skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas», at «arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden» og at arbeidstaker «skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre». Arbeidsgivere har derfor en plikt til å gripe inn i konflikter som skaper en arbeidssituasjon som bryter med disse premissene. Omsorgsplikten innebærer at arbeidsgiver skal sørge for at alle arbeidstakere som parter i en konflikt ivaretas på en god måte. Dersom en arbeidstaker melder fra om eller en arbeidsgiver på annen måte blir gjort kjent med forhold som faller inn under arbeidsmiljøloven 4-3, utløser det en undersøkelsesplikt og eventuelt en aktivitetsplikt for arbeidsgiver. Det vil si at arbeidsgiver må undersøke saken og eventuelt iverksette nødvendige tiltak. Det er i arbeidsmiljøloven fastsatt hva slags belastninger arbeidstakere bør og ikke bør tåle i konfliktsituasjoner. Dersom det er tale om belastninger som en arbeidstaker ikke bør tåle, er det fastsatt en plikt for arbeidsgiver til å handle. Det er i tillegg lovbestemmelser som definerer aktører som kan være viktige tredjeparter i konflikter som oppstår, eksempelvis er verneombudets rolle behandlet i kapittel 6 og arbeidsmiljøutvalget i kapittel 7. Arbeidsmiljøloven spesifiserer imidlertid ikke hvordan arbeidsgiver skal gå frem i en konfliktsituasjon. 6 3 Rt s. 856, avsnitt «Konflikter og trakassering i arbeidslivet; jus og psykologi», side «Oversikt over arbeidsretten», side Dersom arbeidsgiver gjør bruk av oppsigelse, suspensjon og avskjed som arbeidsrettslig tiltak i en sak, oppstiller arbeidsmiljøloven strenge vilkår. Det vises til arbeidsmiljøloven kapittel 15 om opphør av arbeidsforhold. østfold kommunerevisjon iks 6 23

24 For å kunne si noe mer konkret om hvordan arbeidsgiver bør håndtere en konfliktsituasjon har revisjonen sett hen til relevant litteratur. Arbeidstilsynet har utarbeidet et en brosjyre, «Gode råd om sakshåndtering i krevende personalsaker», som har som formål å gi råd for en ryddig saksgang i personalsaker. Arbeidstilsynet fremhever i brosjyren tre viktige punkter i forbindelse med sakshåndtering i krevende personalsaker: skriftlighet møteinnkallelser og referater, ivareta etiske og juridiske prinsipper og at tiltak skal være saklige, hensiktsmessige og forholdsmessige. 7 Arbeidstilsynets råd går langt på vei igjen i øvrig litteratur hva gjelder konflikthåndtering. Saksgang, dokumentasjon og kontradiksjon fremheves som sentrale begreper. 8 Med saksgang menes at saken skal behandles i tråd med ordinære prinsipper og prosedyrer for god saksgang, herunder behandling slik god skikk og bruk krever for å sikre en rettferdig, saklig, rask og grundig saksgang. Arbeidsgiver må skape en «ryddig saksgang som sikrer dokumentasjon og kontradiksjon, samt at håndteringen ligger innenfor både regelverkets føringer og de føringer som fremgår av internt avtaleverk og interne prosedyrer og retningslinjer.». 9 Som et ledd i saksgangen må arbeidsgiver sørge for avklaring av situasjonen; kartlegging av konflikten og vurdering av aktivitetsplikten. Avslutningsvis må også arbeidsgiver sørge for god oppfølging og tydelig avslutning av saken, slik at en unngår at gamle forhold til stadighet trekkes fram på en måte som er til hinder for positiv utvikling. 10 Det å sørge for god dokumentasjon er en svært viktig del av konflikthåndteringen. Faren for etterspill i konfliktsaker er normalt så stor at det vil være klokt av arbeidsgiver å sikre at prosessen for å håndtere den blir tilstrekkelig dokumentert. 11 Det nevnes eksempelvis møteinnkallinger, møtereferater, skriftlige advarsler, skriftlige oppsummeringer, notater og eposter. Kontradiksjon, eller det kontradiktoriske prinsipp, er også et svært viktig begrep i forbindelse med konflikthåndtering. Kontradiksjon er partenes rett til å argumentere for sitt syn, samt til å gjøre seg kjent med motpartens anførsler og imøtegå disse. Det kontradiktoriske prinsipp ivaretar partenes rettssikkerhet og bidrar til å sikre at beslutninger blir fattet på et tilstrekkelig balansert og korrekt faktagrunnlag Forvaltningsloven og kravet til god forvaltningsskikk Det følger av forvaltningsloven 2 annet ledd at avgjørelser som gjelder «ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting av offentlig tjenestemann, regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ilegge offentlig tjenestemann ordensstraff.». En skriftlig advarsel vil falle innunder begrepet «ordensstraff». 12 Uttrykket «tjenestemann» i forvaltningsloven favner om alle som er ansatt i staten eller i en kommune, jf. forvaltningsloven 2 første ledd bokstav d). I tillegg følger det av forvaltningsloven kapittel III alminnelige regler om saksbehandlingen. 7 «Gode råd om sakshåndtering i krevende personalsaker», side «Konflikter og trakassering i arbeidslivet; jus og psykologi», side «Konflikter og trakassering i arbeidslivet; jus og psykologi», «Gode råd om håndtering i krevende personalsaker», side «Konflikter og trakassering i arbeidslivet; jus og psykologi», Forvaltningsloven 2 første ledd bokstav d) viser i fotnote nr. 17 til lov av 4. mars 1983 nr. 3 (tjenestemannsloven) 14. Tjenestemannsloven 14 nr.2 gir anvisning på to typer ordensstraff «skriftlig irettesettelse (...) eller tap av ansiennitet fra én måned til to år». østfold kommunerevisjon iks 7 24

25 Forvaltningslovens kapittel IV om saksforberedelse ved enkeltvedtak, kapittel V om vedtaket og kapittel VI får bare anvendelse i saker som gjelder enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 3 første ledd. Følgelig kommer de nevnte kapitlene til anvendelse i saker der en offentlig tjenestemann blir gitt en skriftlig advarsel. Nedenfor nevnes sentrale saksbehandlingsregler i forvaltningsloven kapittel III-VI. 13 Enkelte bestemmelser kommenteres nærmere. Forvaltningsloven kapittel III har blant annet bestemmelser om plikt til veiledning ( 11), saksbehandlingstid ( 11 a.), muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger gitt muntlig ( 11 d.), taushetsplikt og begrensninger i taushetsplikten ( 13 flg.). Det vises særlig til fvl. 11 hvor det er fastsatt en alminnelig veiledningsplikt for forvaltningen. Det hører for øvrig også med til god forvaltningsskikk å gi en viss veiledning til personer som har behov for det. 14 Først og fremst skal part i saken gis veiledning, men også andre som spør om forhold som har aktuell interesse for dem har krav på slik veiledning. Veiledningsplikten består ikke bare i å svare på spørsmål, men også å gi opplysninger av eget tiltak. Videre vises det til fvl. 11 d. at opplysninger eller anførsler som blir gitt av en part og som er av betydning for avgjørelsen av saken, skal så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres. Forvaltningsloven kapittel IV inneholder bestemmelser om forhåndsvarsling ( 16), forvaltningens utrednings- og informasjonsplikt ( 17), samt bestemmelser om partsinnsyn i sakens dokumenter ( 18 flg.). Det bemerkes at etter fvl. 16 skal en part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, varsles før vedtak treffes og gis mulighet til å uttale seg. Videre har forvaltningsorganet etter fvl. 17 en plikt til å påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Forvaltningsloven kapittel V og VI inneholder bestemmelser om at enkeltvedtak skal være skriftlig ( 23), at det skal begrunnes og hva begrunnelsen skal inneholde ( 24 og 25). Videre følger bestemmelser om forvaltningens plikt til å underrette om vedtaket og opplyse om klageadgangen ( 27), bestemmelser om retten til å klage, og klagesaksbehandlingen (kapittel VI). Begrunnelsen skal gis samtidig med at vedtaket treffes. I begrunnelsen skal det vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre man med sikkerhet kan gå ut fra at parten kjenner til disse. Videre skal begrunnelsen nevne de faktiske forhold som vedtaket bygger på, eller vise til en tidligere fremstilling av fakta. Fremstillingen skal i tilfelle vedlegges enkeltvedtaket i kopi. Begrunnelsen bør også inneholde de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn. Hovedtyngden av reglene om forvaltningens saksbehandling er i dag fastsatt i lov, forskrift og reglement. De skrevne reglene suppleres av uskrevne krav til god forvaltningsskikk. Et grunnkrav er at saksbehandlingen skal være forsvarlig. I litteraturen vises det eksempelvis til at «det er god forvaltningsskikk å svare på henvendelser uten ugrunnet opphold, ta kopi av brev og sørge for slik journalføring og arkivering at man kan holde rede på hva man har gjort. Man bør heller ikke bygge på hvilke som helst opplysninger uten å ha sjekket deres holdbarhet, og begge parter bør høres i saker der det er interessemotsetning. ( ) Over alt står krav til hensynsfullhet og kontradiksjon klart.». 15 Mange av de bestemmelsene en finner i forvaltningsloven i dag og som er nevnt ovenfor, er et utslag av grunnkravet om at saksbehandlingen skal være forsvarlig. Så langt de er dekket av regler i 13 Gjennomgangen er ikke uttømmende. 14 «Forvaltningsrett», side «Forvaltningsrett», side 178 østfold kommunerevisjon iks 8 25

26 forvaltningsloven, har de stort sett tapt sin betydning. På noen områder kan det likevel tenkes at kravet til god forvaltningsskikk går lengre enn lovbestemmelsene Fredrikstad kommunes rutine for håndtering av personalsaker I kommunens rutine for leder i håndtering av personalsaker defineres en personalsak på følgende måte: «Noen arbeidsmiljøsaker kan inneholde problemer, årsaker og konsekvenser ved enkeltpersoner som må betegnes som personalsaker og må håndteres annerledes enn arbeidsmiljøsaker generelt. Det er viktig å skille på disse for å sikre riktig håndtering i hver enkelt tilfelle.» Videre presiseres det under rutinens punkt 3. at personalsaker handler om mislighold av arbeidsavtalen, arbeidsreglementet og/eller brudd på lov og avtaleverk og eventuelt andre reglementer som regulerer arbeidsavtalen. Som eksempel vises det til brudd på etiske retningslinjer, brudd på lojalitetsplikt/tillitsbrudd, handlinger som er egnet til å svekke kommunens omdømme, og bryter den nødvendige tilliten mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, samt utilbørlig og krenkende opptreden. Teorien viser til at en sak gjerne blir omtalt som en personalsak når arbeidsgiver vurderer om det er grunnlag for arbeidsrettslig tiltak i form av advarsel, oppsigelse eller avskjed overfor en eller flere av partene i en sak. 17 Slike vurderinger kalles i juridisk terminologi for kontraktsrettslige eller privatrettslige problemstillinger mellom en arbeidsgiver og en arbeidstaker. Det følger av rutinen at det er nærmeste leder som har hovedansvaret for å forebygge og ta initiativ til å løse personalsaker, og at slike saker skal forsøkes løst på lavest nivå. Dette innebærer at nærmeste leder har hovedansvaret inntil saken ser ut til å kunne få arbeidsrettslige følger. Det presiseres også innledningsvis i rutinen at i arbeidet med personalsaker er det viktig med systematisk oppfølging og skriftlig dokumentasjon, samt at både leder og ansatt skal bidra til at saken håndteres på en saklig og tilfredsstillende måte. Rutinen definerer ikke hvem nærmeste leder er, herunder om det er nærmeste leder eller nærmeste leder med personalansvar. På side 7 i veilederen for konflikthåndtering er nærmeste leder definert som en som har «til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere og som skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planleggingen og utførelsen av de arbeidsoppgaver som hører under eget ansvarsområde». Veilederen definerer også «neste ledd i lederlinjen» som en «leder med personalansvar i henhold til delegasjonsreglementet i Fredrikstad kommune, som har myndighet til å ansette arbeidstakere i eget ansvarsområde.». Rutinen beskriver under punkt 4. at det er arbeidsgiver som har det overordnede ansvar for at arbeidsmiljøet er forsvarlig, hvilket innebærer at ledere har en aktivitetsplikt når leder får melding om eller observerer at det er en mulig konflikt i arbeidsmiljøet. På bakgrunn av denne aktivitetsplikten må saken undersøkes, det må settes inn tiltak ved behov eller så må saken avsluttes. I tillegg viser rutinen til andre aktuelle aktører i en personalsak, herunder personalkonsulentene, HMS avdelingen, tillitsvalgt, fullmektig som representerer den ansatte, verneombud og personalrådgiver i Personalavdelingen «Forvaltningsrett», side «Håndtering av konflikter og trakassering i arbeidslivet jus og psykologi», side De samme aktørene, i tillegg til enkelte andre aktører, er beskrevet i veilederen for i konflikthåndtering side 6-9. Beskrivelsene er noe mer omfattende i veilederen enn i rutinen. østfold kommunerevisjon iks 9 26

27 Personalkonsulentene kan gi veiledning og støtte til leder og skal kontaktes dersom leder er i tvil om hva som bør gjøres. Tillitsvalgte skal ivareta den ansattes rettigheter i forhold til lov og avtaleverk og kan være en ressurs i arbeidet med å finne gode løsninger. Verneombudet har en definert rolle i arbeidsmiljøloven 6, og bistår først og fremst i generelle arbeidsmiljøsaker. Verneombudet kan også bistå med arbeidsmiljørelaterte ting i enkeltsaker, men veilederen i konflikthåndtering presiserer at verneombudet skal ikke ta part i saker da verneombudets område er hele arbeidsmiljøet. Personalrådgivere i Personalavdelingen gir råd til personalkonsulentene for videre håndtering av personalsaker, og overtar saken dersom den kan få arbeidsrettslige følger. Dersom Personalavdelingen håndterer saken deltar virksomhetsleder i hele prosessen til saken er avsluttet. Under punkt 5. på side 7 beskrives den normale saksgangen i en personalsak; første samtale, formell samtale, forventningsavklaring m.m. Innledningsvis presiseres det at ved alvorlige brudd på arbeidsavtalen kan leder velge å gå direkte til vurdering av skriftlig advarsel eller sende saken til personalavdelingen for vurdering av om det er grunnlag for opphør av arbeidsavtalen. I saker med slik alvorlighetsgrad skal imidlertid seksjonens personalkonsulent eller personalavdelingen kontaktes. Dersom leder sender saken til personalavdelingen for vurdering av arbeidsrettslige tiltak, bør leder informere sin nærmeste leder om saken. Med arbeidsrettslige tiltak menes skriftlig advarsel, oppsigelse, suspensjon og avskjed. Kommunen har også anledning til å gjøre bruk av tilrettevisning (muntlig advarsel) i personalsaker, hvilket ikke er definert som et arbeidsrettslig tiltak i rutinen. I rutinen definerer kommunen skriftlig advarsel som arbeidsgivers underretning om at dersom bestemte forhold gjentar seg eller ikke bedres, vil det kunne få følger for arbeidsforholdet i form av oppsigelse eller avskjed. Det må være et tilstrekkelig grunnlag for å gjøre bruk av skriftlig advarsel, og i forbindelse med denne vurderingen bør leder rådføre seg med personalkonsulenten. Det følger videre en prosedyre som «skal følges» (kommunens fremheving) ved bruk av skriftlig advarsel: Innkalling til drøftingsmøte skriftlig, med henvisning til at dette er et er et forhåndsvarsel om at arbeidsgiver vurderer å ilegge en advarsel på bakgrunn av forhold som beskrives i innkallingen. Det skal informeres om muligheten å ta med tillitsvalgt eller annen rådgiver til møtet. Arbeidsgiver skal i drøftingsmøtet gi arbeidstaker anledning til å kommentere og forklare forholdet. Vesentlige opplysninger i saken, som ikke var kjent før møtet må med i vurderingsgrunnlaget. Det skrives referat fra møtet. Arbeidsgiver må konkretisere de forhold som danner grunnlag for advarselen. Advarselen må gis på en forståelig måte, slik at arbeidstakeren får vite hva saken dreier seg om, hva som forventes, og hvilke konsekvenser ytterligere overtredelser vil kunne medføre. Eventuelle innvendinger fra arbeidstaker skal også fremgå av referatet. Arbeidstaker kan også legge ved skriftlig kommentar til referatet. Dersom leder etter drøftingsmøtet finner grunn til å trekke forhåndsvarslet om advarsel skal dette fremgå av referatet. Advarsel legges ved referatet eller sendes i egen sending som rekommandert brev. Advarsel skal journalføres og oppbevares i den ansattes personalmappe. I rutinens punkt 5.5 følger en opplisting av hva et referat skal inneholde; navn på deltakerne, tidspunkt for møtet, henvisning til tidligere møter, kort redegjørelse for sakens fakta, henvisning til lov, reglement og arbeidsavtalen Dersom det vurderes oppsigelse skal dette saksbehandles i Personalavdelingen i samarbeid med leder. Myndigheten til å si opp en arbeidstaker i kommunen ligger til Administrasjonsutvalget. Vurdering av hva reaksjonen skal være- oppsigelse eller avskjed ligger til avdelingsleder ved Personalavdelingen, og vedtas av Administrasjonsutvalget. Det fremkommer også av rutinen at østfold kommunerevisjon iks 10 27

28 suspensjon som virkemiddel alltid skal avklares og saksbehandles i personavdelingen. Det følger en egen prosedyre for bruk av suspensjon, og her fremkommer det at arbeidsgiver bør undersøke muligheten for frivillig permisjon med lønn i en periode i stedet for suspensjon. Dette da permisjon er et mindre inngripende tiltak. østfold kommunerevisjon iks 11 28

29 3 FAKTA HVA HAR SKJEDD I SAKEN? 3.1 Varsel fra sommervikar Den ble en tidligere virksomhetsleder ved en av kommunens arbeidsplasser oppringt av en person som ønsket å opplyse om en alvorlig sak. Personen fungerte som støttespiller for en sommervikar som hadde arbeidet ved den aktuelle arbeidsplassen sommeren Støttespilleren ga opplysninger om at en av kommunens tjenestemenn og sommervikaren hadde hatt seksuell kontakt flere ganger i løpet av sommeren 2013 mens de var på jobb. Tidligere virksomhetsleder kontaktet en personalrådgiver på morgenen , og de hadde et møte for å gå igjennom saken samme dag. Det ble ikke ført referat fra møtet. Personalrådgiveren bekrefter i intervjuet at han først ble kjent med saken gjennom en telefonsamtale med tidligere virksomhetsleder. Den mottok tidligere virksomhetsleder en epost fra sommervikaren. I denne e-posten redegjorde sommervikaren for trakassering og overgrep fra en av kommunens tjenestemenn i tiden hun arbeidet der. Vikaren varslet også i eposten at saken ville bli politianmeldt. Tidligere virksomhetsleder kontaktet personalrådgiveren morgenen etter og de ble enige om å kalle inn sommervikaren og hennes støttespiller til et møte på personalrådgiverens kontor. Tidligere kommunalsjef ble varslet om saken Det ble avtalt et møte med sommervikaren og hennes støttespiller den Både tidligere virksomhetsleder og personalrådgiver var tilstede på møtet. Personalrådgiver opplyser at det ikke kom frem noe mer i dette møtet enn det som følger av sommervikarens epost. Tidligere virksomhetsleder informerer at de i møtet forklarte sommervikaren at kommunen måtte vurdere den arbeidsrettslige siden av saken og at eventuelle strafferettslige forhold og etterforskning i den forbindelse må utføres av politiet, ikke av kommunen. Sommervikaren ble derfor anbefalt å anmelde saken til politiet. Det ble ikke ført referat fra møtet med sommervikaren. 3.2 Oppfølging av varsel vurdering av reaksjon Samme dag, , hadde tidligere virksomhetsleder og personalrådgiver et møte med tjenestemannen. I møtet ble påstandene fra sommervikaren gjennomgått. Personalrådgiveren opplyser at han ga klar beskjed om at han ville ha hele sannheten, og at det ville få konsekvenser dersom det senere ville komme frem motstridende opplysninger. Tjenestemannen hadde med seg verneombudet i dette møtet. Det ble ikke ført referat fra møtet med tjenestemannen. Tidligere virksomhetsleder opplyser at de kalte inn tjenestemannen til et nytt møte Dette møtet fant sted på rådhuset. Tjenestemannen fikk i dette møtet beskjed fra personalrådgiveren om å levere sin versjon av saken skriftlig. Tjenestemannen satt på rådhuset i halvannen time og skrev sin redegjørelse i saken. Den tidligere virksomhetslederen mener at tjenestemannen i forkant fikk lese igjennom eposten fra sommervikaren hvor beskyldningene mot ham fremkommer. Personalrådgiveren opplyser at tjenestemannen hadde glemt å endre valg av printer, slik at forklaringen også ble skrevet ut på den kommunale arbeidsplassen. Her skal forklaringen ha blitt liggende ved printeren, og på den måten spredd seg til kolleger på arbeidsplassen. Det ble ikke ført referat fra møtet med tjenestemannen. I sin redegjørelse bestrider tjenestemannen påstandene fra sommervikaren. Han redegjør for at det var sommervikaren som var oppsøkende og nærgående. Tjenestemannen bekrefter at de hadde et seksuelt forhold, men at det var basert på frivillighet. østfold kommunerevisjon iks 12 29

30 Personalrådgiver og tidligere virksomhetsleder tok den samme uken også kontakt med advokat ved kommuneadvokatkontoret for å rådføre seg om saken. I prosessen ble det avholdt flere møter mellom kommuneadvokat, personalrådgiver og tidligere virksomhetsleder. Det ble ikke ført referat fra disse møtene. Tidligere virksomhetsleder opplyser at han etter dette hadde et møte med tidligere kommunalsjef, kommuneadvokat og personalrådgiver hvor det ble drøftet og vurdert ulike reaksjoner mot tjenestemannen. Det ble vurdert alt fra muntlig advarsel til omplassering og oppsigelse. De kom frem til at skriftlig advarsel var riktig reaksjon i denne saken. Dersom politietterforskningen skulle avdekke straffbare forhold, ville det bli ytterligere reaksjoner fra arbeidsgivers side. Det ble også vurdert om tjenestemannen skulle suspenderes, da det var mye uro på arbeidsplassen, men det ble konkludert at det ikke var grunnlag for dette. Personalrådgiver opplyser at tjenestemannen i møte med tidligere virksomhetsleder og personalrådgiveren viste frem bilder og meldinger fra sommervikaren. Disse talte for et mer gjensidig forhold enn hva sommervikaren beskrev i sin epost. Dette ble også tatt med i de arbeidsrettslige vurderingene. Tjenestemannens familiesituasjon talte også for å vise hensyn. Tidligere virksomhetsleder opplyser at tjenestemannens stillingsinstruks ble vurdert med tanke på maktforholdet mellom sommervikaren og tjenestemannen. Tidligere virksomhetsleder informerer om at situasjonen ville vært annerledes om tjenestemannen hadde hatt en høyere stilling. Tidligere virksomhetsleder mener likevel at maktforholdet var noe skjevt mellom de to på grunn av alder, samt det faktum at han var en fast ansatt tjenestemann mens hun var sommervikar. Nåværende virksomhetsleder er også av den oppfatning at det er en ubalanse i maktforholdet mellom en 33 år gammel tjenestemann og en 18 år gammel sommervikar. Personalrådgiver opplyser at vurderinger knyttet til maktubalanse ikke ble gjort da det var tale om en tjenestemann i ordinær stilling. Dersom tjenestemannen hadde hatt en ledende stilling hadde den arbeidsrettslige vurderingen vært annerledes og mer alvorlig. Tjenestemannen mottok en skriftlig advarsel den Det følger av den skriftlige advarselen at den gis på bakgrunn av tjenestemannens tilsvar på anklagene fra sommervikaren og tjenestemannens skriftlige redegjørelse om sakens innhold. I advarselen presiseres det at det ikke vil bli gitt flere advarsler for dette forholdet, og at dersom forholdet gjentar seg vil Fredrikstad kommune vurdere ytterligere arbeidsrettslige tiltak som oppsigelse eller eventuelt avskjed. Det er ikke skriftliggjort at dersom politietterforskningen skulle avdekke straffbare forhold, ville det bli vurdert ytterligere reaksjoner fra arbeidsgivers side. Først etter advarsel var gitt ble tjenestemannens nærmeste leder, tidligere avdelingsleder, kjent med saken. Avdelingsleder ble kjent med saken via andre ansatte den som følge av at tjenestemannens skriftlige redegjørelse hadde dukket opp på arbeidsplassens printer. Redegjørelsen hadde blitt kopiert opp og gjort kjent blant kollegaer på arbeidsplassen. Tidligere avdelingsleder opplyser at han vanligvis var involvert i personalsaker som omhandlet medarbeidere i hans avdeling. Selv om virksomhetsleder hadde det formelle personalansvaret, hadde avdelingsledere delegert ansvar for håndtering av sykmeldinger, permisjoner, ferie og AKANsaker 19. Tidligere avdelingsleder fikk aldri noen begrunnelse for hvorfor han ikke ble involvert eller informert om denne personalsaken. Han påpeker at det tidligere hadde vært helt åpent mellom avdelingsleder og virksomhetsleder om håndtering av personalsaker, og han opplevde det som helt feil at han som avdelingsleder ikke ble involvert i en så alvorlig sak. 19 AKAN er en forkortelse for Arbeidslivets komité mot alkoholisme og narkomani. For den enkelte arbeidsplass er AKAN et samarbeid mellom arbeidstakere og arbeidsgivere om en rusmiddelpolitikk. østfold kommunerevisjon iks 13 30

31 Personalrådgiveren opplyser at det ved behandling av saken kun var daværende virksomhetsleder og ham som var involvert. De fikk imidlertid bistand fra kommuneadvokaten i forbindelse med vurderingen av hvilken reaksjon som burde gis. Det ble ikke snakket om å involvere avdelingsleder i saken. Tidligere virksomhetsleder informerer at han ville involvere færrest mulig på grunn av sakens alvor, og at det var naturlig å søke råd hos personalavdelingen sentralt og hos kommuneadvokaten. Nåværende virksomhetsleder opplyser at det er virksomhetslederen som har det formelle personalansvaret. Dette innebærer ansvar for både ansettelser og oppsigelser, herunder eventuelle disiplinærreaksjoner. Avdelingsledere fungerer som mellomledere med ansvar for å følge opp personalet i hverdagen. I lys av at saken ble kjent på arbeidsplassen ble det holdt et ledermøte hvor personalrådgiveren opplyste om hva som hadde blitt gjort og hvilke vurderinger som var gjort i forhold til reaksjonen som var gitt. Tidligere virksomhetsleder kalte også inn til et allmøte på kveldstid Tidligere kommunalsjef deltok også på møtet. Det var godt oppmøte blant de ansatte, og tidligere virksomhetsleder orienterte om personalsaken og seksuelle forhold på arbeidsplassen. Han anmodet de ansatte om å ikke overreagere, og å stå sammen i denne situasjonen. Tidligere virksomhetsleder forteller at han ble opplyst av daværende kommunalsjef om at saken ble informert om i rådmannens ledergruppe. Tidligere virksomhetsleder opplyser også at det skal ha blitt utviklet en mediestrategi i samarbeid med en informasjonsrådgiver. Dette i tilfelle saken ble kjent i media. 3.3 Notat fra avdelingsleder Den skrev tidligere avdelingsleder et notat vedrørende saken, hvor han presiserte at han som avdelingsleder, og nærmeste leder til begge de involverte, burde få legge frem sitt syn på situasjonen som hadde oppstått. I notatet legger han vekt på situasjonens alvorlighetsgrad, og beklaget at noe slikt som det denne saken dreier seg om kunne foregå på en kommunal arbeidsplass. Videre beklaget han sterkt at han ikke fikk kjennskap til disse forholdene rundt det aktuelle tidspunkt. Han viser til forventningene til virksomhetens ansatte, både sett opp mot kommunens arbeidsreglement og med tanke på omdømmet til virksomheten. Hva gjelder omdømmet presiserer han at virksomheten har ekstra høye krav på seg hva gjelder å opptre med den redelighet og integritet som arbeidsgiver, og samfunnet for øvrig, forventer av dem. Videre skriver den tidligere avdelingslederen at han føler et sterkt ubehag ved tanken på å måtte ta imot kvinnelige sommervikarer uten å være trygg på at disse blir ivaretatt på beste måte av samtlige team på arbeidsplassen. Den tidligere avdelingslederen stiller seg i notatet undrende til at det allerede var ilagt en advarsel. Advarselen medførte at tjenestemannen hevdet at saken allerede var ferdig behandlet fra arbeidsgivers side. Dette til tross for pågående etterforskning hos politiet. I notatet anbefaler avdelingsleder avslutningsvis at tjenestemannen på grunn av grove brudd på arbeidsreglementet burde bli tatt ut av tjeneste og inntil videre omplassert i kommunen. Tidligere avdelingsleder opplyser at han var av den oppfatning at tjenestemannen ikke burde jobbe et sted som er avhengig av tillit. I notatet viser han til at tjenestemannens erkjente oppførsel risikerer å sverte kommunens og virksomhetens omdømme på groveste vis, og at det potensielt kan sette arbeidet med rekruttering av kvinner til yrket langt tilbake. I notatet tilkjennegir for øvrig tidligere avdelingsleder at sommervikarens og tjenestemannens redegjørelser i saken er svært sprikende. Han presiserer imidlertid at selv tjenestemannens erkjente oppførsel er fullstendig uakseptabel, og at hans anbefaling står uavhengig av utfallet av en eventuell straffesak. østfold kommunerevisjon iks 14 31

32 3.4 Oppfølging av notatet Notatet ble sendt til tidligere kommunalsjef, tidligere virksomhetsleder og leder for personal- og lønnsavdelingen. Tidligere avdelingsleder opplyser at han ikke fikk noen tilbakemelding på notatet. Han prøvde å ringe leder for personal- og lønnsavdelingen 4-5 ganger for å følge det opp, og han la igjen beskjed uten å høre noe tilbake. Personalrådgiver opplyser i intervju å ha mottatt en kopi av notatet, og at notatet ikke ble fulgt opp fra personalavdelingens side da slike saker skal følges opp i linja. Personalrådgiver påpeker i intervjuet at selv om avdelingsleder mente at tjenestemannen burde vært omplassert, må det ligge en arbeidsrettslig vurdering til grunn og at det måtte vært gjennomført en endringsoppsigelse. Dette kunne fremstått som en tilleggsdom, eller forhåndsdom før politiet hadde etterforsket ferdig. 3.5 Nytt varsel fra sommervikar/støttespiller Rådmann opplyser at han først ble kjent med saken via en epost fra sommervikarens støttespiller til rådmannen senhøsten 2015, og at han videresendte denne henvendelsen til tidligere konstituert kommunalsjef for videre oppfølging. Denne korrespondansen er ikke journalført. I sakens dokumenter fremkommer det at tidligere konstituert kommunalsjef og støttespilleren til sommervikaren utvekslet flere eposter mellom Det ble i korrespondansen mellom tidligere konstituert kommunalsjef og støttespilleren avtalte et nytt møte i anledning saken den Tilstede på møtet var sommervikarens støttespiller, personalrådgiveren, nåværende virksomhetsleder og tidligere konstituert kommunalsjef. Det ble ikke skrevet et referat fra møtet, men det eksisterer et kort internt notat som beskriver enkelte temaer fra møtet. Personalrådgiver tror at det var på møtet han først ble kjent med påstanden om rusproblematikk på den kommunale arbeidsplassen, og at det utover dette ikke kom frem noe spesielt i møtet. Nåværende virksomhetsleder opplyser at det i møtet ble snakket litt om hendelsen i 2013, og at sommervikarens støttespiller tidlig i møtet la ned en påstand om at tjenestemannen burde bli sagt opp. I tillegg opplyser støttespilleren om ukultur på arbeidsplassen. Han viste til en festkultur og en hendelse knyttet til promillekjøring sommeren Oppfølging av nytt varsel Nåværende virksomhetsleder opplyser at det etter møtet ble konkludert med at det ikke var snakk om å igangsette noen granskning i saken. Personalsaken var avsluttet i 2014 og politiet hadde henlagt saken. Nåværende virksomhetsleder ønsket likevel å sjekke ut påstanden om festkultur og promillekjøringen, da dette var nye opplysninger for ham. Det ble på denne bakgrunn gjennomført flere samtaler med de ansatte på arbeidsplassen for å undersøke påstandene. Nåværende virksomhetsleder gjorde egne skriftlige notater fra samtalene, men disse er ikke dokumentert i saken. Ifølge nåværende virksomhetsleder var det ingen opplysninger i samtalene som kunne bekrefte påstandene til sommervikarens støttespiller. Nåværende virksomhetsleder har i ettertid reflektert over hva som kan ligge bak påstanden om promillekjøring, og oppfatter at denne påstanden kan skyldes sammenblanding med en hendelse sommeren Denne hendelsen er ikke knyttet til den aktuelle tjenestemannen selv om disse påstandene er arkivert i tjenestemannens personalsak. Nåværende virksomhetsleder informerte tidligere konstituert kommunalsjef muntlig om funnene i desember Nåværende virksomhetsleder informerer videre at basert på hans håndtering av saken, tidligere håndtering av saken og politiets håndtering, vurderte tidligere konstituert kommunalsjef at saken var undersøkt godt nok. Det ble besluttet å ikke følge opp saken videre etter dette. østfold kommunerevisjon iks 15 32

33 Tidligere avdelingsleder opplyser i intervju at han ikke kjenner til at den aktuelle tjenestemannen har vært påvirket i tjenesten, og mener at dette ikke er sannsynlig. Videre opplyser han om at de tidligere har hatt en ansatt som hadde et alkoholproblem. De har også hatt en sommervikar som kom synlig beruset på jobb, og som fikk beskjed om å pakke sammen og dra. Dette ligger etter det informerte tilbake i tid, altså før sommeren Både personalrådgiver og tidligere avdelingsleder opplyser i intervju at det var tidligere virksomhetsleder som fulgte opp hvordan saken utviklet seg hos politiet. Dette med tanke på at det kunne være behov for ytterligere arbeidsrettslige tiltak. Tidligere konstituert kommunalsjef tok den kontakt med politiet per telefon og epost. I eposten ble det etterspurt opplysninger om anmeldelsen av tjenestemannen og eventuelt resultat av saken med den begrunnelse at det var nødvendig å ha så bred bakgrunnskunnskap som mulig i forbindelse med kommunens interne vurderinger av saken. Politiadvokaten opplyser per epost at politiet med hjemmel i politiregisterloven 30, jf. politiregisterforskriften 9-6 har rett til utlevere opplysninger til offentlige organer dersom dette er nødvendig for å fremme mottakerorganets oppgaver etter lov eller for å forhindre at virksomheten blir utøvd på en uforsvarlig måte. Politiet vurderte at Fredrikstad kommune, ved å få informasjon om saken, ville bli satt i stand til å treffe en mer riktig avgjørelse enn om de ikke hadde mottatt opplysningene. Politiadvokaten gir på denne bakgrunn informasjon om at saken er henlagt av Østfold politidistrikt etter bevisets stilling, og at Oslo statsadvokatembeter har opprettholdt begrunnelsen. Politiadvokaten opplyser i samme epost også at hun for å eventuelt kunne vurdere utlån av saken til Fredrikstad kommune må ha en bekreftelse fra kommunen på at det foreligger en personalsak «slik at jeg kan vurdere om opplysningene i straffesaken vil sette Fredrikstad kommune i stand til å treffe en riktigere avgjørelse mht. hans stilling, Ved ikke å utlevere opplysningene kan det være risiko for at virksomheten blir utøvd på en uforsvarlig måte.». Det eksisterer ikke flere journalførte epostutvekslinger mellom tidligere konstituert kommunalsjef og politiadvokaten etter dette. I intervjuet med rådmann, nåværende kommunalsjef og nåværende virksomhetsleder fremkommer det at kommunen ikke har bedt om innsyn i politisaken, og videre at kommunen ikke synes det har vært aktuelt å be om slikt innsyn så lenge saken ble henlagt. Hverken sommervikaren eller hennes støttespiller har blitt gjort kjent med at tjenestemannen fikk en skriftlig advarsel i Tidligere virksomhetsleder forteller at han snakket med sommervikarens støttespiller på telefonen noen ganger i ettertid. Her fikk støttespilleren overordnet informasjon om at personalsaken var ferdig behandlet, og at tjenestemannen hadde fått en reaksjon. Det ble ikke opplyst om hva slags reaksjon han hadde fått da saken var en personalsak som var underlagt taushetsplikt. Dette ble gjort i samråd med personalrådgiveren. Personalrådgiveren opplyser at han heller ikke har informert sommervikaren eller støttespilleren om sakens utfall. Personalrådgiveren medgir at han er usikker på hvor langt kommunens informasjonsplikt strekker seg når det gjelder arbeidsrettslige konsekvenser i personalsaker. Nåværende virksomhetsleder opplyser at han i møtet ikke gjorde støttespilleren kjent med at tjenestemannen hadde fått en skriftlig advarsel. Nåværende virksomhetsleder informerer at han tok dette konkrete spørsmålet opp med tidligere konstituert kommunalsjef og personalrådgiveren i forkant av selve møtet. Konklusjonen ble at dette ikke kunne opplyses grunnet kommunens retningslinjer/policy knyttet til taushetsplikt i slike saker. Rådmannen opplyser at kommunen ikke har tatt kontakt med sommervikaren eller hennes støttespiller i etterkant av møtet , og at kommunen ikke har gitt informasjon om kommunens håndtering av saken eller personalmessige reaksjoner. Det opplyses også at verken østfold kommunerevisjon iks 16 33

34 sommervikaren eller støttespilleren har bedt om slik informasjon. De ville imidlertid fått innsyn i reaksjonen som ble gitt dersom de hadde bedt om innsyn i saken. Revisjonen har stilt samtlige intervjuobjekter spørsmål om saken ble vurdert som en varsling. Personalrådgiver opplyser at han ikke oppfattet henvendelsen fra sommervikaren som en varsling. Videre opplyser han at sommervikaren og støtteapparatet heller ikke har gitt uttrykk for at det var tale om en varsling. Personalrådgiver vurderte dette som en alvorlig personalsak. Tidligere virksomhetsleder opplyser også at han ikke vurderte å behandle saken som en varsling. Tidligere avdelingsleder opplyser at han ikke tenkte at dette var en varslingssak, og han vurderte heller ikke selv å varsle. Rådmann informerer om at saken ville blitt håndtert annerledes dersom jenta hadde benyttet varslingskanalen. Rådmannen viser til at dersom saken hadde kommet til varslingsutvalget ville de bedt rådmannen om at saken ble anmeldt, og avventet politiets behandling. Varslingsutvalget driver ikke etterforskning ved påstander om grove lovbrudd. 3.7 Innsyn i straffesaken På spørsmål om Fredrikstad kommune ville fått innsyn i straffesaken i 2015 dersom det ble bekreftet at det forelå en personalsak, opplyser politiadvokaten at det er vanskelig å svare på om innsyn ville blitt gitt. Dette da politiet hverken den gang, eller nå, har mottatt noen begrunnelse for behovet for innsyn i straffesaken. Politiadvokaten opplyser også at det er politiregisterlovens 30 som regulerer taushetsplikt ved utlevering til offentlige organer i deres interesse og siterer følgende fra bestemmelsen; «Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysninger utleveres til andre offentlige organer i deres interesse, dersom dette er nødvendig for å fremme mottakerorganets oppgaver etter lov eller for å hindre at virksomhet blir utøvd på en uforsvarlig måte. Bestemmelsene i 27 tredje ledd første punktum og femte ledd gjelder tilsvarende.» Politiadvokaten presiserer at det er strenge kriterier som må være oppfylt for at innsyn kan gis, samt at det er kommunen som må sannsynliggjøre sitt behov for innsyn i straffesaken og at dette da er «nødvendig for å fremme dets oppgaver eller forhindre at virksomheten blir utøvd på en uforsvarlig måte», jf. politiforskriften 30. På spørsmål fra revisjonen om Fredrikstad kommune eller Østfold kommunerevisjon IKS ville fått innsyn i straffesaken i dag, svarer politiet det er vanskelig å besvare all den tid politiet ikke har fått en begrunnelse for behovet for innsyn. 3.8 Sommervikarens tilbakemeldinger på kommunens håndtering Sommervikaren og hennes støttespiller opplyser at det første møtet med kommunen fant sted , og at de fikk god tid til å informere om saken i denne møtet. Det ble forklart i detalj om seksuelle hendelser og overtramp fra tjenestemannen, samt om ukultur knyttet til rus på arbeidsplassen. Støttespilleren presiserer for øvrig at han allerede i første telefonsamtale med tidligere virksomhetsleder opplyste om rus og ukultur på arbeidsplassen. De ble ikke innkalt på flere møter etter møtet som fant sted De opplyser også at det ikke ble formidlet noe til de underveis i prosessen. Sommervikaren opplyser at hun ikke har blitt forelagt eller blitt gjort kjent med innholdet i tjenestemannens skriftlige redegjørelse. Hun har heller ikke blitt østfold kommunerevisjon iks 17 34

35 gitt anledning til å imøtegå bilder og meldinger som tjenestemannen skal ha vist frem til tidligere virksomhetsleder og personalrådgiver. Støttespilleren mener at han ikke hadde kontakt med kommunen i tiden mellom møtet og når advarselen blir gitt. Støttespilleren opplyser videre at han ikke ble kjent med at det var gitt en skriftlig advarsel før en journalist fra Fredrikstad Blad spurte de om en kommentar på at tjenestemannen hadde fått en skriftlig advarsel. Støttespilleren mener videre at han i første telefonsamtale med tidligere virksomhetsleder, samt i møtet , ble informert om at dersom det kom en innrømmelse fra tjenestemannen ville han bli avskjediget. I lys av manglende tilbakemelding fra kommunen, kjennskap om at tjenestemannen fortsatt var ansatt og at ledelsen som håndterte saken i 2014 var borte, kontaktet støttespilleren tidligere konstituert virksomhetsleder og rådmann med beskjed om at det nå måtte gjøres noe med saken. Revisjonen har fått fremlagt bilder av meldinger og eposter sendt til tidligere konstituert kommunalsjef og rådmann i perioden Kun deler av denne korrespondansen har blitt journalført. I møtet med tidligere konstituert kommunalsjef, nåværende virksomhetsleder og personalrådgiver får støttespilleren beskjed for første gang at saken var en personalsak. Videre at kommunen ville håndtere saken internt og at han fra nå av ikke ville få mer informasjon. østfold kommunerevisjon iks 18 35

36 4 REVISJONENS VURDERINGER OG KONKLUSJON Revisjonen har vurdert sentrale deler av saksgangen under punktet «Saksgang», deretter følger punktene «Dokumentasjon» og «Kontradiksjon» og «Den skriftlige advarselen». Under punktet «Andre forhold» har revisjonen inntatt enkelte vurdering knyttet til andre sider av saken. Avslutningsvis følger vår hovedkonklusjon. 4.1 Saksgang Det vises til rutine for håndtering av personalsaker hvor det fremkommer at det er viktig med systematisk oppfølging og skriftlig dokumentasjon i en personalsak. Ifølge relevant litteratur må saksgangen være ryddig for slik å sikre dokumentasjon og kontradiksjon. Videre at håndteringen ligger innenfor både regelverkets føringer og de føringer som fremgår av internt avtaleverk og interne prosedyrer og retningslinjer. Revisjonen bemerker innledningsvis at det i all hovedsak er overensstemmelse mellom kommunens rutine, og hva lovverk og annen relevant teori sier om behandling av slike saker Aktivitetsplikt Det vises til arbeidsmiljøloven 2-1 og 4-3. Dersom det meldes fra om forhold som faller inn under 4-3 utløser det en undersøkelsesplikt og eventuelt en aktivitetsplikt for arbeidsgiver. Tilsvarende føler av kommunens rutine for håndtering av personalsaker. Kommunen ble varslet om saken den , og startet arbeidet med saken dagen etter. Møter med partene ble gjennomført den påfølgende uken, og skriftlig advarsel ble gitt den Kommunen har følgelig raskt tatt tak i saken, startet undersøkelser og sørget for en effektiv saksbehandling. Revisjonen vurderer det slik at kommunen har overholdt sin aktivitetsplikt i saken, og kommunens innledende håndtering er følgelig tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser og egen rutine for personalsaker Definisjon av personalsak og innholdet i denne En sak blir normalt omtalt som en personalsak når arbeidsgiver vurderer å gjøre bruk av arbeidsrettslige tiltak grunnet mislighold av arbeidsavtalen, arbeidsreglementet og/eller brudd på lov og avtaleverk og eventuelt andre reglementer som regulerer arbeidsforholdet. Det er ikke skriftliggjort fra kommunens side hvorvidt saken har blitt behandlet som en personalsak etter rutinen for håndtering av personalsaker. Sett hen til sakens alvorlige karakter, kommunens håndtering, den skriftlige advarselen, samt at sakens dokumenter er journalført i tjenestemannens personalmappe, legger revisjonen til grunn at den har blitt behandlet som en personalsak. Videre har ikke det ikke blitt skriftliggjort hva slags mislighold kommunen mener tjenestemannen har gjort seg skyldig i. Dette fremkommer heller ikke av den skriftlige advarselen tjenestemannen ble ilagt. Revisjonen vurderer det som en svakhet ved saksbehandlingen av dette ikke har blitt tydeliggjort. Hva gjelder krav til innholdet i den skriftlige advarselen vil det bli omtalt nedenfor under punkt 4.4 «Den skriftlige advarselen» Partsrettigheter I lys av at det er gitt en skriftlig advarsel, hvilket regnes som et enkeltvedtak i forvaltningsloven 2 annet ledd, kommer spørsmålet om partsstatus på spissen. En part har en rekke lovfestede rettigheter i forvaltningsloven, eksempelvis partsinnsyn. Sett hen til sommervikarens og støttespillerens gjentatte henvendelser til kommunen kunne en slik avklaring vært nyttig både for kommunen og sommervikaren. Revisjonen bemerker at kommunen østfold kommunerevisjon iks 19 36

37 ikke har vurdert eller avklart hvorvidt sommervikaren har partsstatus i saken. Revisjonen er av den oppfatning at sommervikaren ikke er å regne som part i personalsaken. Det bemerkes imidlertid at en rekke rettigheter likevel må ivaretas gjennom eksempelvis kravet til god forvaltningsskikk og kommunens egen rutine Aktører i personalsaken Det følger av rutinen at nærmeste leder har hovedansvaret inntil saken ser ut til å kunne få arbeidsrettslige følger. Videre at ved alvorlige brudd på arbeidsavtalen kan leder velge å gå direkte til vurdering av skriftlig advarsel eller sende saken til personalavdelingen for vurdering om det er grunnlag for opphør av arbeidsavtalen. Samtidig er det skrevet i rutinen at personalrådgiver i Personalavdelingen overtar saken dersom den kan få arbeidsrettslige følger. Revisjonen tolker rutinen slik at ved bruk av skriftlig advarsel ligger saksbehandlingen fortsatt til leder, men at personalkonsulent eller personalrådgiver fra Personalavdelingen skal kobles inn. Oppsigelser, avskjed og suspensjon skal derimot saksbehandles av Personalavdelingen, og virksomhetsleder skal da delta i hele prosessen. Tidligere virksomhetsleder har håndtert personalsaken alene uten å involvere tidligere avdelingsleder i saksbehandlingen. Tidligere virksomhetsleder opplyser å ha kontaktet personalrådgiver allerede dagen etter første telefonsamtale med sommervikarens støttespiller, De hadde videre et møte for å gå igjennom saken samme dag. Personalrådgiver har etter dette bistått i samtlige møter, samt i forbindelse med drøfting av saken og vurdering av arbeidsrettslige reaksjoner. Kommuneadvokat og tidligere kommunalsjef har også vært tilstede ved drøfting og vurdering av saken. Det er opplyst at kommunen vurderte alt fra muntlig advarsel til oppsigelse, samt suspensjon. At kommunen har valgt å ikke følge rutinens foreskrevne saksgang, altså den prosessen en sak normalt har, vurderes i tråd med rutinen sett hen til sakens alvorlige karakter. Revisjoner vurderer det videre som i tråd med rutinen at personalrådgiver ble involvert tidlig i prosessen, og har bistått tidligere virksomhetsleder i saken. Sett hen til personalrådgivers rolle i saken er revisjonen av den oppfatning at det ikke har vært nødvendig å koble inn personalkonsulent i prosessen. Imidlertid har ikke saksbehandlingen vært overlatt til Personalavdelingen på det tidspunktet det ble avklart at alvorligheten var av en slik grad at det kunne medføre arbeidsrettslige tiltak som oppsigelse og suspensjon. I lys av at det er opplyst at slike reaksjoner ble vurdert, mener revisjonen at Personalavdelingen skulle ha overtatt saksbehandlingen på dette tidspunktet. Rutinene legger til grunn at nærmeste leder er involvert i personalsaken og har hovedansvaret frem til det ser ut som om saken kan gi arbeidsrettslige følger. Nærmeste leder er i «Veileder i konflikthåndtering» definert som en som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere. Revisjonen har forståelse for at kommunen ikke ønsket å involvere flere enn nødvendig i personalsaken, sett hen til sakens alvorlige karakter og belastningen dette ville kunne innebære for sommervikaren og tjenestemannen. Samtidig var tidligere avdelingsleder tjenestemannens nærmeste leder, selv om han ikke hadde personalansvar. Han har dessuten opplyst til revisjonen at han vanligvis var involvert i personalsaker, samt at han hadde delegert ansvar for håndtering av sykmeldinger, permisjoner, ferie og AKAN-saker. Revisjonen vurderer det slik at tidligere avdelingsleder skulle ha vært involvert i saksbehandlingen fra et tidlig stadium. Hadde vedkommende blitt involvert så ville kommunen også muligens unngått hans skriftlige reaksjon på saken, og han kunne også bidratt med opplysninger/ momenter som kunne hatt betydning for sakens videre behandling. østfold kommunerevisjon iks 20 37

38 4.1.5 Oppfølging og veiledning fra kommunen Kommunen har en veiledningsplikt etter forvaltningsloven 11. Veiledningsplikten er også en naturlig del av kravet til god forvaltningsskikk. Veiledningsplikten gjelder sakens parter og andre som har aktuell interesse, og innebærer også at kommunen må gi opplysninger av eget tiltak. Revisjonen har blitt opplyst av sommervikaren og hennes støttespiller at det ikke ble formidlet noe til de underveis i prosessen, og at de selv har måttet være pådriver i saken. Kommunen bekrefter at det kun har funnet sted et møte med sommervikaren, men at det har vært noe kommunikasjon per telefon og epost med støttespilleren. Grunnet manglende dokumentasjon i form av referater og notater er det ikke mulig for revisjonen å kartlegge hva som har blitt formidlet fra kommunens side. Støttespilleres henvendelser gir imidlertid et klart inntrykk av mangel på veiledning fra kommunen. Dette da støttespilleren og sommervikaren frem til høsten 2015 var av den oppfatning at saken ikke hadde blitt håndtert. Støttespillerens henvendelser er også dokumentert. Hva gjelder oppfølgingen av tjenestemannen og sommervikaren er revisjonen av den oppfatning at de burde ha blitt tilbudt oppfølging eksempelvis fra bedriftshelsetjenesten. Sett hen til sakens alvorlige karakter er det nærliggende å tro at den har vært svært belastende både for tjenestemannen og sommervikaren. Rutinen stiller ikke krav til slik oppfølging revisjonen her viser til, men revisjonen konstaterer at kommunen som arbeidsgiver har en omsorgsplikt for de ansatte. 4.2 Dokumentasjon Det vises til forvaltningsloven 11 d. hvor det fremkommer at opplysninger og anførsler gitt muntlig skal så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres dersom opplysningene er av betydning for oppfølging av saken. I kommunens rutine er det presisert viktigheten med skriftlig dokumentasjon. Under prosedyren som skal følges ved bruk av skriftlig advarsel, fremkommer det at innkallingen til drøftingsmøte skal være skriftlig og at det det skal skrives referat fra møtet hvor eventuelle innvendinger fra arbeidstaker fremgår. Rutinen inneholder også en punktliste over hva et referat skal inneholde. Kommunen har hatt et møte med sommervikaren. Det eksisterer ingen skriftlig møteinnkallelse eller referat fra dette møtet. Kommunen har også hatt to møter med tjenestemannen. Det eksisterer ingen skriftlige møteinnkallelser fra de to møtene som ble avholdt med tjenestemannen. Ei heller er det utarbeidet referat fra disse møtene. Det har også funnet sted møter mellom tidligere virksomhetsleder, tidligere kommunalsjef, personalrådgiver og kommuneadvokaten hvor saken har blitt drøftet og avgjørelse om å bruk av skriftlig advarsel har blitt tatt. Vurderingene og konklusjonen har ikke blitt skriftliggjort. Det har ikke blitt journalført nedtegnelser fra telefonsamtaler med sommervikarens støttespiller. Revisjonen kjenner ikke til om det har blitt gitt muntlige opplysninger av andre i andre sammenhenger utover det som her er nevnt, men konstaterer at det ikke har blitt journalført slike notater. De dokumenter som har blitt journalført er den skriftlige advarselen, sommervikarens og tjenestemannens skriftlige redegjørelse, et internt notat fra møtet , samt noe epostkorrespondanse mellom støttespilleren og tidligere konstituert kommunalsjef, og mellom tidligere konstituert kommunalsjef og politiet. østfold kommunerevisjon iks 21 38

39 Revisjonen presiserer at dokumentering har stor betydning som rettssikkerhetsgaranti idet det ville muliggjort en kontroll av hva kommunen har foretatt seg og hva kommunen har bygd sin avgjørelse i saken på. Det er en alvorlig svakhet ved kommunens håndtering av denne saken at kommunens dokumentasjonsplikt, slik den er beskrevet ovenfor, ikke har blitt ivaretatt. Det å sikre god dokumentasjon er klokt med tanke på eventuelle etterspill i en sak, samt for å kunne hindre gjentatte omkamper. Sett hen til at håndteringen i saken i svært liten grad har blitt dokumentert, vurderer revisjonen det slik at kommunen ikke har fulgt rutinen hva gjelder krav til dokumentering. Revisjonen er også av den oppfatning av kommunen ikke har overhold sin plikt etter forvaltningsloven 11 d. til å nedtegne eller protokollere muntlige opplysninger av betydning for saken. 4.3 Kontradiksjon Det vises til forvaltningsloven 16 om en parts rett til å uttale seg i saken før vedtak treffes og 17 om plikten til å påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Bestemmelsene utfylles av kravet til god forvaltningsskikk, herunder kravet til hensynsfullhet og kontradiksjon. Det er ifølge kommunens rutine lederens plikt å undersøke saken, herunder møte partene og høre de. Under prosedyren som skal følges ved bruk av skriftlig advarsel, fremkommer det at arbeidsgiver i drøftingsmøte skal gi arbeidstaker anledning til å kommentere og forklare forholdet. Sommervikaren og tjenestemannen ble hver for seg innkalt på møter av kommunen hvor de fikk forklare sin side av saken. Videre har de begge gitt en skriftlig redegjørelse. Sett hen til dette synes håndteringen i utgangspunktet å være i tråd med forvaltningslovens bestemmelser og kommunens egen rutine. Imidlertid har det i et av møtene med tjenestemannen blitt lagt frem bilder og meldinger som sommervikaren ikke har blitt gitt anledning til å imøtegå før en avgjørelse ble fattet i saken. Revisjonen vurderer det slik at kommunen for å ivareta kontradiksjonen burde ha lagt frem de nye opplysningen for sommervikaren og hørt hennes versjon. Dette i lys av at bildene og meldingene ble vektlagt i forbindelse med kommunens vurderinger av arbeidsrettslig reaksjon. Sommervikaren burde også blitt gjort kjent med tjenestemannens forklaring i sin helhet, og blitt gitt anledning til å imøtegå denne. Revisjonen viser også til at tjenestemannen i sitt andre møte med kommunen, , fikk fremlagt sommervikarens skriftlige redegjørelse i saken. Dette før han hadde skrevet sin egen redegjørelse. Revisjonen bemerker også at dette med stor sannsynlighet var før tjenestemannen hadde vært inne til avhør i straffesaken. 20 Revisjonen vurderer det slik at kommunen kan ha vanskeliggjort egne muligheter til å få klarlagt sakens faktum ved å gi tjenestemannen tilgang til sommervikarens skriftlige redegjørelse før han forfattet sin egen redegjørelse. En kontradiktorisk tilnærming, hvor partene hver for seg får forklare seg uten å kjenne motpartens forklaring i detalj, ville i større grad kunne avdekket uoverensstemmelser i forklaringene. Disse kunne kommunen konfrontert partene med, og på den måten fått flere fakta «på bordet». Parter som får høre andres forklaringer før de selv skal forklare seg, kan bevisst eller ubevisst tilpasse sine egne forklaringer for å gjøre dem mest mulig overbevisende og troverdige. I denne saken fremstår dessuten kommunens handling som spesielt alvorlig, all den tid de var kjent med at saken ville bli politianmeldt og at vedkommende antakeligvis ville bli kalt inn til et avhør. Revisjonen bemerker at vi ikke kan vurdere 20 Revisjonen har ikke tilgang til politidokumentene, men er kjent med at sommervikaren anmeldte saken etter møtet med kommunen østfold kommunerevisjon iks 22 39

40 hvorvidt det har hatt betydning i denne saken, men poengterer at en slik fremgangsmåte innebærer en risiko for at forklaringen tilpasses. Revisjonen vurderer det slik at sommervikarens rett til å gjøre seg kjent med motpartens anførsler og imøtegå disse ikke er tilstrekkelig ivaretatt. Dette da hun ikke har fått imøtegå de bilder og meldinger som har blitt fremlagt, samt at hun ikke har blitt gjort kjent med tjenestemannens redegjørelse i saken eller blitt mulighet til å imøtegå denne. Revisjonen vurderer det også at en slik håndtering kan innebære et brudd på forvaltningsloven 17 om forvaltningens plikt til å påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Kontradiksjonen synes ivaretatt for tjenestemannens del da han har blitt gjort kjent med sommervikarens påstander, samt fått imøtegått disse både muntlig og skriftlig før vedtaket om skriftlig advarsel ble fattet. 4.4 Den skriftlige advarselen En skriftlig advarsel er et enkeltvedtak, jf. 2 annet ledd. Et enkeltvedtak skal ifølge forvaltningsloven 23 være skriftlig. Enkeltvedtaket skal etter forvaltningsloven 24 begrunnes. Videre stilles det krav til innholdet i begrunnelsen; reglene og de faktiske forhold vedtaket bygger på, eventuelt de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn, samt informasjon om klageadgangen, jf. forvaltningsloven 25 og 27. I kommunens rutine, under prosedyren som skal følges ved bruk av skriftlig advarsel, fremkommer det at de forhold som danner grunnlag for advarselen må konkretiseres. Videre at advarselen må gis på en forståelig måte, slik at arbeidstakeren får vite hva saken dreier seg om, hva som forventes, og hvilke konsekvenser ytterligere overtredelser vil kunne medføre. Revisjonen oppfatter dette som en konkretisering av fvl. 25. Advarselen ble gitt tjenestemannen skriftlig den , hvilket er i tråd med forvaltningsloven og kommunens egen prosedyre. Det følger av advarselen at den bygger på tjenestemannen skriftlige redegjørelse i saken. Det fremkommer ikke at redegjørelsen er vedlagt i kopi. Revisjonen vurderer det slik at dersom redegjørelsen hadde blitt vedlagt i kopi, ville det tilfredsstilt kravet til fremstilling av de faktiske forhold i forvaltningsloven 25. Sett hen til kommunens egen prosedyre kan en manglende faktafremstilling innebære at advarselen ikke er gitt på en forståelig måte. Et minstekrav bør i alle tilfelle være at tjenestemannens redegjørelse følger vedlagt advarselen. Videre følger det av redegjørelsen at kommunen har funnet at det er grunnlag for å ilegge en skriftlig advarsel, men det fremkommer ikke hvilke regler vedtaket bygger på, herunder hvilke mislighold kommunen mener tjenestemannen har gjort seg skyldig i. Revisjonen er av den oppfatning at kommunen ikke kan legge til grunn at tjenestemannen med sikkerhet kjenner reglene, og at manglende opplysninger om dette er et brudd på forvaltningsloven 25 og kommunens egen prosedyre om å gi advarselen på en forståelig måte. Tidligere virksomhetsleder og personalrådgiver har opplyst at dersom politietterforskningen skulle avdekke straffbare forhold, vil det kunne vente ytterligere reaksjoner fra arbeidsgivers side. Et slikt forbehold fremkommer ikke av advarselen. Sett hen til kommunens prosedyre for bruk av skriftlig advarsel, er revisjonen av den oppfatning at dersom dette var tilfellet burde dette komme tydelig frem av advarselen. Dette også for å sikre kommunen og tjenestemannen en tydelig avslutning i personalsaken. østfold kommunerevisjon iks 23 40

41 For øvrig viser advarselen til klageadgangen, klageinstans klagefrist, hvilket revisjonen konstaterer er i tråd med forvaltningsloven 27. Samlet sett vurderer revisjonen det slik at det er mangler med den skriftlige advarselen både sett oppimot forvaltningslovens bestemmelser og kommunens egen prosedyre for bruk av skriftlig advarsel. 4.5 Andre forhold Varsel om rus Sommervikaren har også informert kommunen om rus og ukultur på arbeidsplassen. Kommunen og sommervikaren har ulik oppfatning av når dette ble informert om første gang. Kommunen er av den oppfatning at slike påstander ikke ble fremmet før høsten 2015 i forbindelse med møtet de hadde med støttespilleren Støttespilleren og sommervikaren opplyser revisjonen at dette ble tatt opp allerede i første telefonsamtale mellom støttespilleren og tidligere virksomhetsleder, samt at det ble gjentatt flere ganger muntlig blant annet i møtet Revisjonen kan vanskelig ta stilling til når informasjonen ble gitt første gang, men det legges til grunn at det er ubestridt at kommunen kjente til disse påstandene høsten Revisjonen vil knytte noen bemerkninger til kommunens håndtering av denne informasjonen. Nåværende virksomhetsleder opplyser å ha foretatt undersøkelser i form av samtaler med de ansatte, samt å ha rapportert om funnene til tidligere konstituert kommunalsjef. Notater eller referater fra disse funnene har ikke blitt journalført, og rapporteringen ble gitt muntlig. Revisjonen er av den oppfatning at påstander om ukultur knyttet til rus er svært alvorlig i lys av arbeidsoppgavene på arbeidsplassen. Sett hen til alvorlighetsgraden ville en dokumentasjon av hva som ble gjort og hva som fremkom av undersøkelsene vært viktig for kommunen i ettertid. Dette også for å kunne vise til at kommunen tok informasjonen på alvor og gjorde undersøkelser i saken. Det vises for øvrig til det som er bemerket om dokumentasjon ovenfor under punkt 4.2 «Dokumentasjon» Notat fra tidligere avdelingsleder Tidligere avdelingsleder i virksomheten skrev den et notat hvor han la frem sitt syn på saken, og gir en anbefaling om at tjenestemannen tas ut av tjeneste og inntil videre omplasseres i kommunen. I notatet fremkommer det informasjon som etter det revisjonen kan se ikke var kjent før den skriftlige advarselen ble gitt, herunder at ansatte på i virksomheten hadde observert og reagert på tjenestemannens oppførsel overfor sommervikaren. Notatet, som ble sendt til tidligere kommunalsjef, tidligere virksomhetsleder og leder for personal- og lønnsavdelingen, har ikke blitt behandlet eller besvart. Revisjonen vurderer det som en svakhet ved håndteringen av saken at notatet har blitt stående ubesvart. Dette både av hensyn til kommunen, tjenestemannen og sommervikaren. Manglende håndtering og svar har vært med på å holde saken åpen, og slikt sett forhindret en endelig avslutning av saken. Revisjonen er også av den oppfatning at det er uheldig personalhåndtering å ikke ta en avdelingsleders vurderinger og anbefalinger på alvor Verneombudets rolle Det vises til arbeidsmiljøloven 6, kommunens egen rutine for håndtering av personalsaker og veileder i konflikthåndtering hva gjelder beskrivelse av verneombudets generelle rolle i arbeidsmiljøsaker. Det er opplyst at tjenestemannen fikk bistand av verneombudet i forbindelse med møtet han hadde østfold kommunerevisjon iks 24 41

42 med kommunen Tjenestemannen har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen rådgiver, men revisjonen stiller spørsmålstegn ved bruk av verneombudet som slik rådgiver. Dette sett hen til at verneombudets område er hele arbeidsmiljøet. I lys av at saken ble kjent blant de ansatte på arbeidsplassen kan verneombudets rolle i personalsaken ha vært uheldig for vedkommende sin rolle generelt i arbeidsmiljøet Journalføring Kommunen har plikt til å føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter, jf. offentleglova 10 første ledd. Journalføring skal skje fortløpende. 21 Det å sørge for journalføring av sakens dokumenter følger også av kravet til god forvaltningsskikk. Av de dokumentene som har blitt journalført i saken har alle dokumenter foruten advarselen blitt journalført en tid etter at de er mottatt eller produsert. Eksempelvis har begge de skriftlige redegjørelsene blitt journalført Epostkorrespondansen mellom støttespiller og tidligere konstituert kommunalsjef, hvilket blant annet inneholder en lang beskrivelse av sakens faktum, ble først journalført et år etter korrespondansen fant sted. Det samme gjelder det interne notatet som ble opprettet i forbindelse med møtet Revisjonen vurderer det slik at journalføringen i saken ikke har vært forløpende. Det bemerkes at journalen er hovedredskapet forvaltningen har til å holde orden og kontroll i en sak. Videre vil en manglende journalføring kunne forhindre en parts rett til innsyn i saken, samt offentlighetens rett til innsyn. 4.6 Konklusjon Vår hovedkonklusjon er at kommunens håndtering av saken er kritikkverdig. Revisjonen vil særlig trekke frem manglende dokumentasjon og kontradiksjon som alvorlig. Håndteringen av saken er i all hovedsak ikke i overensstemmelse med kommunens egen rutine for håndtering av personalsaker. På enkelte punker er kommunens håndtering av saken heller ikke i tråd med forvaltningslovens bestemmelser. Rolvsøy, Ida Charlotte Stedjeberg forvaltningsrevisor Anders Svarholt oppdragsansvarlig revisor 21 Det følger av forarbeidene til Offentleglova og uttalelser fra Sivilombudsmannen, at dokumenter skal journalføres fortløpende. Det vises til St.meld. nr. 32 ( ) punkt østfold kommunerevisjon iks 25 42

43 5 RÅDMANNENS UTTALELSE Rådmannen har bedt om at høringsuttalelsen kan ettersendes. østfold kommunerevisjon iks 26 43

44 Kommentarer vedr. revisjonsrapport ang. oppfølging av sak om kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur. Rådmannen vil innledningsvis knytte noen bemerkninger til at det kan være behov for å avklare at kommunen aldri har sett på denne saken som en varslingssak som skulle vært behandlet gjennom kommunens varslingsrutiner. Dette bemerkes fordi revisjonen påpeker at kommunen ikke har tydeliggjort at saken har vært personalsak. I den offentlige omtalen av denne saken har det også vært brukt begrepet varsling slik at det kan stilles tvil om saken er en personalsak eller en såkalt varslingssak. Varslingsbegrepet har fått mye omtale i offentlig sammenheng i Fredrikstad. Rådmannen tror det er viktig at man er nøye med språkbruken når slik saker omtales slik at misforståelser unngås i den offentlige debatten. Dette vil alle parter være tjent med. Rådmannen gir i hovedsak sin tilslutning til de forhold revisjonen påpeker med hensyn til manglende dokumentasjon gjennom referater/nedtegninger fra møter, samtaler, telefoner etc. Rådmannen mener dette er forhold som er påpekt i tidligere rapporter, og selv om dette ikke direkte har vært personalsaker har kravet til dokumentasjon og hva som skal registreres i henhold til reglene i arkivlova, j.f offentlighetslovens 10 første ledd vært omtalt. Rådmannen mener derfor dette er et punkt som kommunen allerede har innskjerpet på flere områder og at praksis på dette område nå er i samsvar med gjeldende lovverk mht dokumentasjon. Arbeidet i startfasen av denne personalsaken skjedde i et nært samarbeid mellom tidligere virksomhetsleder og personalrådgiver. Det var ut fra dette ikke noen spesiell grunn til formelt å gjøre noen beslutning på at personalavdelingen skulle overta saken når de arbeidsrettslige vurderinger skulle gjøres. I tillegg var en av advokatene hos kommuneadvokaten med i vurderingene av hva slags arbeidsrettslig tiltak kommunen burde iverksettes overfor vedkommende medarbeider. Hadde man konkludert med enda strengere arbeidsrettslig tiltak som oppsigelse eller avskjed hadde personalavdelingen helt naturlig overtatt saksbehandlingen. Rådmann anser at saken har vært håndtert fornuftig med hensyn samarbeid mellom stab og linje og at det var enighet hele veien om den arbeidsrettslige konklusjon som ble iverksatt. Rådmannen er noe undrende til at revisjonen er av den oppfatning at manglende håndtering av notat fra tidligere avdelingsleder bidro til å holde saken åpen og slik sett forhindret en endelig avslutning av saken. Saken var etter tidligere virksomhetsleder og personalrådgivers oppfatning avsluttet gjennom den skriftlige advarselen som ble gitt , mens tidligere avdelingslederes notat er datert En annen vurdering kan derfor være at dette ville bli oppfattet som at saken ikke burde startes på nytt og dermed heller oppfattes som en omkamp enn som en avslutning av saken. Rådmannen beklager at det ikke ble gitt noen tilbakemelding til tidligere avdelingsleder om dette. Rådmannen er selvsagt åpen for å gjøre vurderinger av hvilke ledere og i hvilket omfang andre ledere enn de som har et formelt personalansvar skal/kan/bør involveres direkte i alvorligere personalsaker av denne karakter. Rådmannen ser også av kontradiksjon kunne vært håndtert noe annerledes, men er fortsatt litt usikker med hensyn til revisjonens oppfatning (s.20) om at sommervikaren ikke er å regne som part i personalsaken og de rettigheter man skal/bør ha selv om man ikke er part. Videre at sommervikaren skulle vært gitt tilbud oppfølging av eksempelvis HMS-avdelingen selv om man ikke har et fast ansettelsesforhold i kommunen. 44

45 Notat vedrørende rapport av fra ØKR Innledningsvis bemerkes for god ordens skyld at det er enighet om verdien av kritikk som grunnlag for å rette opp feil og danne seg en oppfatning av forbedringspunkter. Det forutsetter imidlertid at kritikken er basert på en klar problemstilling og tilstrekkelig klart fundert og fundamentert. I rettslig henseende med en klar henvisning til aktuelle hjemmel og en korrekt forståelse av hjemmelen. Etter å ha lest rapporten fra ØKR er jeg av den oppfatning at deler av kritikken ikke har et slikt klart rettslig grunnlag og at det følgelig er vanskelig å forstå grunnlaget for kritikken. Kontrollutvalget ba revisjonen om en vurdering av kommunens håndtering opp mot aktuelle lover, bestemmelser og god forvaltningsskikk, samt kommunens egne rutinebeskrivelser for håndtering av personalsaker. Det er riktig at saken ble behandlet som en personalsak, og det er riktig at sommervikaren ikke var part i personalsaken. Dette er sentrale utgangspunkter for vurderingen. Personalsaken er en sak mellom tjenestemannen og arbeidsgiver og hvor tjenestemannen er part. I saker som gjelder enkeltvedtak har parten bestemte rettigheter og det stilles krav til forvaltningen typisk i form av forhåndsvarsel etter 16 og utrednings, informasjonsplikt etter 17 og begrunnelse etter 25. De samme rettighetene omfatter imidlertid ikke personer som ikke er part i saken. De generelle regler for god forvaltningsskikk gir heller ikke personer som ikke er part i en sak partsrettigheter. Det fremstår på denne bakgrunn som uklart hvilken rett revisjonen viser til når det slås fast at kommunen ikke har ivaretatt sommervikaren rett til kontradiksjon. Det er derfor også på et uklart grunnlag revisjonen konkluderer med at manglende kontradiksjon har medført at kommunen ikke har sørget for tilstrekkelig opplysning av saken. Dersom revisjonen er av den oppfatning at denne retten hviler på god forvaltningsskikk bør dette komme klart frem og begrunnes. I mangel av en slik begrunnelse anses påstanden om at kommunen ikke har ivaretatt opplysning av saken å mangle tilstrekkelig faktisk og rettslig grunnlag. Herunder vises også til at revisjonen ikke har snakket med vedkommende som faktisk var part i saken, altså arbeidstakeren. Det er overfor han, tjenestemannen og part i personalsaken at fvl. bestemmelser om enkeltvedtak kommer til anvendelse, herunder utredningsplikt og retten til kontradiksjon. Særlig problematisk er dette i lys av at revisjonen anser nettopp dette punket som svært alvorlig. Når kritikken og ordbruken er av en slik karakter bør både det faktiske og rettslige grunnlaget være klart. Det bemerkes at revisjonen konkluderer med at kontradiksjonen overfor tjenestemannen, altså parten, var ivaretatt. Den øvrige kritikk som er rettet mot kommunen bærer også langt på vei preg av uklarhet i forhold til sommervikarens status og den behandling hun har fått av kommunen. Når det gjelder kritikken rettet mot at det ikke er tydeliggjort at det har vært en personalsak fremstår det som uklart hvem det ikke har vært tydeliggjort for. Hva gjelder sakens parter har dette hele tiden vært klart. Det er, så vidt jeg forstår, uenighet når sommervikaren ble informert om at det var iverksatt en personalsak. 45

46 Arbeidstaker har ikke påklaget vedtaket eller gitt utrykk for at begrunnelsen ikke var god nok. Det må således kunne legges til grunn at parten har fått en tilstrekkelig forståelse av grunnlaget for advarselen. Den prosessuelle feilen her, som revisjonen korrekt påpeker, at forklaringen ikke ble vedlagt i kopi til advarselen. Det bemerkes at den aktuelle bestemmelsen i forvaltningsloven åpner for at en henvisning til den tidligere fremstillingen er tilstrekkelig som grunngivning. Jeg finner også grunn til å peke på at sakens karakter, herunder de beskrevne handlinger, kan ha hatt betydning når arbeidsgiver valgte en relativt nøytral begrunnelse i form av en henvisning. Når det gjelder hvilke regler advarselen bygger på er ikke advarsler regulert i arbeidsmiljøloven men følger av arbeidsgivers styringsrett. Det foreligger ikke praksis for å henvise til arbeidsgivers styringsrett når det ilegges advarsler. Det representerer i så fall en ny og ukjent praksis. Det vises også her til fvl 25 hvor det fremgår at det: «I begrunnelsen skal vises til de regler vedtaket bygger på med mindre parten kjenner reglene.» Hensett til at revisjonen ikke har vært i kontakt med parten i saken må det anses uklart om han kjente reglene. Hva gjelder interne rutiner bemerkes at personalavdelingen umiddelbart ble involvert i saken og var med på å vurdere reaksjonsform, herunder om det var grunnlag for tiltak i form av oppsigelse eller suspensjon. Det ble imidlertid vurdert at riktig reaksjon var en skriftlig advarsel. Det var da virksomhetsleder som korrekt saksbehandlet vedtaket om advarsel. Det er på det rene at virksomhetsleder selv har kompetanse til å håndtere saken. Det forhold at han etter omstendighetene valgte å ikke trekke inn tidligere avdelingsleder kan vanskelig vurderes å utgjøre et brudd på internt rutine eller gi grunnlag for kritikk uten at man er kjent med de nærmere begrunnelsene for virksomhetslederens valg. Det vises i denne forbindelse særlig til sakens helt spesielle karakter. Det er på denne bakgrunn vanskelig å forstå revisjonen når den skriver at håndteringen i saken i all hovedsak ikke er i overenstemmelse med egne rutiner for håndtering av personalsaker. Det er også på det rene at sommervikaren ikke var ansatt i fredrikstad kommune da hun i februar 2014 opplyste om hendelser fra juli Det er mulig det ikke har betydning sett opp imot kontrollutvalgets bestilling slik revisjonen skriver, men det vurderes å ha hatt betydning for arbeidsgivers saksbehandling. Det vises herunder til arbeidsgivers mulighet til oppfølging av en tidligere arbeidstaker som ikke har partsrettigheter. Hva gjelder arbeidstaker bemerkes at revisjonen ikke vært i kontakt med ham. Oppfølgning av parten er således ikke vurdert. Hva gjelder veiledningsplikt må også denne vurderes på bakgrunn av at sommervikaren ikke var part i saken. Veiledningsplikten omfatter normalt å gi informasjon, ikke om praktisk bistand. Ordlyden i bestemmelsen trekker også klart i retning av at veilednings skal gis slik at vedkommende kan ivareta sin tarv. Herunder vises til at det fremgår av rapporten at sommervikaren og hennes støttespiller allerede i det første møtet ble informert om at kommunen måtte vurdere den arbeidsrettslige siden av saken og at eventuelle strafferettslige forhold og etterforskning i den forbindelse måtte utføres av politiet, ikke av kommunen. Sommervikaren ble derfor anbefalt å anmelde saken til politiet.» Oppsummering. 46

47 Fredrikstad kommune har fått sin dom i denne saken. Det vises til Fredrikstad blad av hvor det fremgår at kommunerevisjonen slakter kommunens håndtering av sex saken. Brøt loven og egne rutiner. Det vises også til artikkel inntatt i Fredrikstad blad av hvor det fremgår at «Vikaren er glad for medhold. Tross glede over at revisjonen har fastslått kritikkverdig behandling da den unge sommervikaren meldte fra om sex og rus; hun er ikke fornøyd før, man tar tak i de faktiske forholdene hun meldte fra om.. I sekretariatets innstilling opplyses at det fremgår at «Denne saken gir ikke et betryggende inntrykk av hvordan personalsaker håndteres av kommunen, snarere tvert imot. Dette er ut i fra det jeg har redegjort for vanskelig å akseptere ut i fra at den uklare rettslige forankring kritikken har fått. Det er vanskelig å akseptere fordi personalsaken innholdsmessig ikke er kritisert. Det er ikke påvist brudd på aml bestemmelser. Det synes også tvilsomt om det i det hele tatt er grunnlag for å kritisere sakens materielle sider. Kritikken er rettet mot personalsakens prosessuelle sider. Grunnlaget for denne kritikken svikter imidlertid på flere punkter fordi rapporten er uklar på hvilke rettigheter sommervikaren har hatt hensett til at hun ikke har vært part i personalsaken. Slik jeg vurderer det omfatter bestillingen fra kontrollutvalget to ulike problemstillinger, herunder : - Hvordan skulle Fredrikstad kommune behandlet sommervikaren som meldte ifra? Hvilke eventuelle rettigheter hadde hun i tilknytning til personalsaken? - Hvordan har Fredrikstad kommune håndtert personalsaken knyttet til sakens parter sett i lys av relevante rettsregler. Rapporten og avisens artikler viser imidlertid at disse to problemstillingene er behandlet under ett med den konsekvens det har fått i form av en uklar rapport og en dom basert på feilaktige premisser. Just Kullberg-Marcussen Kommuneadvokat 47

48 Sak 17/39 revisjonens tilbakemelding til kontrollutvalget Til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Vårt notat «Oppfølging av sak 17/8 Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur» var berammet for behandling i kontrollutvalget 21. juni Som følge av en muntlig redegjørelse fra kommuneadvokaten gitt på vegne av rådmannen i møtet, besluttet kontrollutvalget å utsette realitetsbehandlingen av saken til 13. september Formålet med utsettelsen var å gi revisjonen anledning til å ta stilling til kommuneadvokatens redegjørelse. Østfold kommunerevisjon kommenterer normalt ikke rådmannens uttalelser til rapporter og notater. Begrunnelsen for dette er at vi mener rapporten eller notatet i seg selv normalt bør være tilstrekkelig grunnlag for å kunne ta stilling til våre vurderinger og konklusjoner. Dersom rådmannen er uenig eller delvis uenig i hvordan vi vurderer sakens forhold, så er det opp til kontrollutvalget å vurdere hvordan eventuelle motstridende oppfatninger mellom rådmannen og revisjonen best kan og bør balanseres. Prinsippet er også viktig for å ivareta rådmannens rett til tilfredsstillende kontradiksjon. Dersom revisjonen skulle ha som praksis å imøtegå rådmannens uttalelser, så ville det redusere vekten av denne kontradiktoriske retten. Det er imidlertid noen unntak. Et eksempel er når rådmannen påpeker rene faktafeil som det er nødvendig å oppklare. Slike tilfeller kommenterer vi, og i noen tilfeller endrer vi også rapporten slik at den sammenfaller med rådmannens korrigeringer. Tilsvarende gjelder i de tilfeller der rådmannen mener at revisjonen åpenbart har misforstått rettsgrunnlaget/ kriteriene for vurderingene. Formålet med forvaltningsrevisjon, og forøvrig også ad hoc oppdrag som kontrollutvalget pålegger oss, er at resultatet av arbeidet skal ha en funksjon som forbedringsverktøy. Da er det en nødvendig forutsetning at det i all hovedsak er enighet om grunnlaget for vurderingene. Slik vi oppfatter kommuneadvokatens redegjørelse, er dette ikke tilfellet i denne saken. I tillegg vil revisjonen kommentere uttalelser til rapporter og notater når kontrollutvalget ber oss om å gi et tilsvar, slik som i denne saken. Innledende kommentarer Innledningsvis har vi noen bemerkninger til kommunens fremgangsmåte i denne saken. Det er vanlig praksis at revisjonen oversender arbeidsutkast av rapporter og notater til kommunen i forkant av kontrollutvalgsbehandlingen. Formålet med slike oversendelser er todelt. Det er for det første viktig å gi rådmannen anledning til å uttale seg til innholdet i 48

49 rapporter eller notater, slik at retten til kontradiksjon ivaretas. Som nevnt, sikrer dette at kontrollutvalget er kjent med rådmannens oppfatning, og kan ta hensyn til denne under behandlingen i kontrollutvalgsmøtet. Dernest har oversendelsen en viktig funksjon som en siste kvalitetskontroll av selve innholdet. Det kan være at revisjonen har uttrykt seg uklart, eller at det er ting i rapportene eller notatene som er feil. Høringsprosessen gir således trygghet for et best mulig beslutningsgrunnlag for kontrollutvalgets saksbehandling. I denne saken ble høringsutkast av notatet oversendt postmottaket i Fredrikstad kommune 2. juni 2017 med rådmannen som kopimottaker. Høringsfristen ble satt til 8. juni. Den 9. juni tok vi kontakt med rådmannen, gjorde han oppmerksom på at høringsfristen var utløpt og etterlyste en uttalelse. Rådmannen opplyste om at han skulle undersøke saken, og ettersende en uttalelse til sekretariatet. Vi formidlet denne tilbakemeldingen til ØKUS, og ba om å få oversendt uttalelsen når denne ble mottatt. Rådmannen oversendte sin uttalelse til ØKUS 14. juni, og vi mottok kopi av uttalelsen samme dag fra sekretariatet. Uttalelsen viste at rådmannen i all hovedsak var enig i vår vurdering, men at det var enkelte spesifikke forhold som han ikke var enig i. Vi ble derfor meget overrasket over kommuneadvokatens muntlige redegjørelse i møtet den 21. juni, da denne tilsynelatende ga uttrykk for en annen oppfatning enn den rådmannen opprinnelig ga uttrykk for i sin uttalelse av 14. juni. Revisjonen mener fremgangsmåten i denne saken er uheldig, og ber om at det for fremtiden gis en fyllestgjørende tilbakemelding innenfor oppsatte frister. Dette gagner alle parter, ikke minst kontrollutvalget som da settes i stand til å realitetsbehandle saken når den er berammet for behandling. Våre bemerkninger til kommuneadvokatens uttalelse i møtet den 21. juni Kommuneadvokaten innledet sin redegjørelse med å hevde at deler av vår kritikk mot kommunen ikke «...er basert på en klar problemstilling og tilstrekkelig klart fundert og fundamentert. I rettslig henseende med en klar henvisning til aktuelle hjemmel og en korrekt forståelse av hjemmelen». Til dette bemerkes det at vårt mandat ikke bare var å vurdere kommunens handlemåte opp mot gjeldende lovverk, men også i lys av kommunens egne rutiner og prosedyrer. 1 Etter revisjonens oppfatning synes det ikke som om kommuneadvokaten har tatt hensyn til dette i sin redegjørelse. Forøvrig så synes essensen i kommuneadvokatens redegjørelse, slik vi leser den, å være: 1. Saken har blitt håndtert som en personalsak, og sommervikaren var ikke en part i denne. Det er overfor tjenestemannen at forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak, herunder utredningsplikt og retten til kontradiksjon kommer til anvendelse. Disse rettighetene omfatter ikke personer som ikke er part i saken, og slike personer oppnår heller ikke partsrettigheter på grunnlag av generelle regler for god forvaltningsskikk. Det er derfor feil når vi konkluderer med at retten til kontradiksjon ikke har blitt ivaretatt for sommervikarens del, samt at dette har medført at saken ikke har blitt tilstrekkelig opplyst. 2. Kommuneadvokaten erkjenner at det har blitt begått en prosessuell feil i tilknytning til advarselen, men mener forøvrig at advarslene tilfredsstiller de formkrav som forvaltningsloven oppstiller. Det er således heller ikke grunnlag for vår kritikk av denne delen av prosessen. 1 Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak av punkt 2. lyder som følgende: «Kontrollutvalget ber revisjonen om en vurdering av kommunens håndtering opp mot aktuelle lover, bestemmelser og god forvaltningsskikk, samt kommunens egne rutinebeskrivelser for håndtering av personalsaker.» østfold kommunerevisjon iks 2 49

50 3. Saken ble håndtert i nært samarbeid med personalavdelingen, og virksomhetsleder har selv kompetanse til å gi skriftlig advarsel. Det er derfor ikke grunnlag for vår konklusjon om at saken i all hovedsak ikke har blitt håndtert i overensstemmelse med egne rutiner for håndtering av personalsaker. 4. Kommunens veiledningsplikt må vurderes i lys av at sommervikaren ikke var part i saken. Det er uklart for revisjonen hva kommuneadvokaten egentlig mener her, men vi antar at han mener at kommunen har ivaretatt sin plikt gjennom å henvise sommervikaren til politiet, og at de forøvrig ikke har hatt noen veiledningsplikt utover dette. 5. Kritikken er generelt vanskelig å akseptere, fordi det ikke er påvist brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser. Personalsaken er ikke innholdsmessig kritisert. Kritikken er rettet mot personalsakens prosessuelle sider. Denne kritikken bygger imidlertid på sviktende grunnlag all den tid notatet er uklart på hvilke rettigheter sommervikaren faktisk har når hun ikke er part i saken. Ad nr. 1 Som det fremgår av vårt notat, og som også kommuneadvokaten viser til i sin redegjørelse, så har vi ikke hevdet at sommervikaren er part i personalsaken. Sommervikarens opplevelser og personalsaken er imidlertid etter vår oppfatning uløselig knyttet sammen. Sommervikarens melding/ varsel er foranledningen til personalsaken, slik at en tilstrekkelig undersøkelse av denne er en nødvendig forutsetning for å kunne behandle personalsaken på best mulig måte. Vi kan si oss enig i kommuneadvokatens kritikk av vårt notat som uklart når vi snakker om sommervikarens rett til kontradiksjon generelt, men revisjonen har her ment å henvise til sommervikarens rett til kontradiksjon hva gjelder saksforholdet som hun selv har vært en del av. Dette kunne med fordel vært tydeliggjort fra vår side, men gitt sakens innhold og hennes rolle så antok vi at dette var klart nok. Uansett endrer det ikke konklusjonen. Kommuneadvokaten etterspør det rettslige grunnlaget for vår konklusjon. Revisjonen mener det bør være tilstrekkelig å vise til prinsippet om god forvaltningsskikk. Et grunnkrav er at saksbehandlingen skal være forsvarlig, hvor krav til hensynsfullhet og kontradiksjon står sentralt. Revisjonen har i notatet også vist til forvaltningsloven 17 som pålegger forvaltningen et ansvar for at «saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.». I lys av at den skriftlige advarselen regnes som et enkeltvedtak kommer denne bestemmelsen til anvendelse. Bestemmelsen innebærer at kommunen må kartlegge faktiske forhold som er til gunst for den saken gjelder, men også forhold som er til ugunst. Bestemmelsen sier også noe om en parts, herunder tjenestemannens, rett til å bli kjent med sakens opplysninger, samt å få uttale seg om disse. Når man i en sak som dette hvor de to involverte har såpass sprikende forklaringer på hva som rent faktisk har skjedd velger å legge den ene personens forklaring til grunn for den videre håndteringen, mener vi at dette medfører at kommunen ikke har overholdt sin plikt til å opplyse personalsaken så godt som mulig før den skriftlige advarselen gis, jf. forvaltningsloven 17. Det kan forøvrig også vises til kommunens egen «Prosedyre for mobbing og trakassering», hvor det fremgår at ytterligere informasjon må innhentes når «ord står mot ord». Ad nr. 2 Kommuneadvokaten later til å minimalisere betydningen av at advarselen ikke redegjør for grunnlaget for advarselen, og at dette underbygges av at tjenestemannen ikke har påklaget vedtaket eller gitt uttrykk for at begrunnelsen ikke var god nok. Dette er vi ikke enig i. østfold kommunerevisjon iks 3 50

51 Tjenestemannen var i forkant av dette blitt informert om at han stod i fare for å bli oppsagt, i tillegg til at han var politianmeldt for brudd på alvorlige straffebestemmelser. At tjenestemannen ikke påklaget eller ga uttrykk for misnøye på annen måte, kan like gjerne skyldes at han var lettet over at reaksjonen fra kommunen var såpass mild i forhold til hva han var blitt forespeilet innledningsvis i prosessen. Det kan også være at han faktisk ikke hadde kjennskap til formkravene som gjelder for skriftlige advarsler, jf. forvaltningslovens regler om enkeltvedtak. Hva tjenestemannen tenkte, eller hvorfor kommunen har vurdert at en redegjørelse for tjenestemannens handlinger eller hvilket regelsett han skal ha brutt ikke var nødvendig, er det imidlertid umulig å vite da ingenting har blitt dokumentert underveis. En skriftlig advarsel arkiveres i personalmappen til den det gjelder, og kan danne grunnlag for senere oppsigelser dersom det/de forhold som det er gitt advarsel om gjentar seg. Det sier seg selv at en beskrivelse av hva vedkommende har gjort seg skyldig i derfor er en sentral del av dokumentet. Alternativt har man ikke mulighet til å kunne vurdere om en eventuell senere handling fra tjenestemannen er omfattet av advarselen. Tilsvarende gjelder hvilke regler advarselen bygger på. Kommuneadvokaten viser til at advarsler i arbeidsforhold følger av arbeidsgivers styringsrett, og at det ikke er vanlig praksis å vise til styringsretten i advarselen. Her er det å bemerke at det ikke er arbeidsgivers rett til å kunne gi skriftlige advarsler som vi siktet til, men hvilke regler det være seg regler med hjemmel i lov eller forskrift, eller kommunens interne regler som tjenestemannen skal ha forbrutt seg på. Det foreligger ingen vurdering av dette i saken, og dette kan heller ikke leses ut av tjenestemannens redegjørelse. Hva gjelder grunnlaget for advarselen blir det vist til tjenestemannens skriftlige redegjørelse hvor flere potensielt kritikkverdige forhold blir omtalt. I lys av manglende skriftlig presisering er det imidlertid uklart hvilke av disse forhold som ligger til grunn for den skriftlige advarselen. Som vi skriver i vårt notat mener vi at dette ikke er i tråd med de formkravene som fremgår av fvl. 25. Forøvrig følger det samme kravet av kommunens egen rutine, hvor det blant annet fremgår at «Med skriftlig advarsel menes her arbeidsgivers underretning om at dersom bestemte forhold gjentar seg eller ikke bedres, vil det kunne få følger for arbeidsforholdet. (...) Arbeidsgiver må konkretisere de forhold som danner grunnlaget for advarselen. Advarslene må gis på en forståelig måte, slik at arbeidstakeren får vite hva saken dreier seg om, hva som forventes, og hvilke konsekvenser ytterligere overtredelser vil kunne medføre.» Dersom kommunen mente det var grunnlag for å fravike egen rutine på dette punktet, så er også dette noe som burde vært begrunnet og dokumentert i saken. Ad nr. 3 I «Rutine for ledere Håndtering av personalsaker», s. 4, fremgår det at en sak skal overtas av personalavdelingen «...dersom den har, eller kan få arbeidsrettslige følger». Tilsvarende fremgår forøvrig av «Prosedyre for mobbing og trakassering», s. 4, «Personalavdelingen overtar saksbehandlingen av saken når forholdet er avklart alvorlig og kan medføre arbeidsrettslige tiltak». Videre fremgår det av rutinen for håndtering av personalsaker at nærmeste leder skal involveres, at hele prosessen skal dokumenteres skriftlig, og at advarsel skal begrunnes og konkretiseres. Vi kan ikke se at noe av dette er etterlevd i kommunens håndtering av denne konkrete saken. Det kan godt være at det er gode grunner for en annerledes håndtering enn det rutinene legger opp til, slik kommuneadvokaten viser til i sin redegjørelse, men dette er det ikke mulig å ta stilling til, da ingen vurderinger er dokumentert skriftlig. Som nevnt ovenfor, østfold kommunerevisjon iks 4 51

52 og i vårt notat, er det i det hele tatt svært vanskelig å etterprøve både hva og hvilke vurderinger som er gjort underveis som følge av manglende dokumentasjon. Dette til tross for at både personalrådgiver og kommuneadvokaten, som etter vår oppfatning burde være kjent med viktigheten av dokumentasjon og etterprøvbarhet, har vært involvert på flere trinn i prosessen. Hensikten med rutiner er blant annet å sikre en tilnærmet ensrettet praksis, at praksisen er tilfredsstillende sett opp imot gjeldende lovkrav samt at det skal være klart for de som omfattes av rutinen hva man kan forvente/hva som forventes gjort. Når man fraviker rutiner risikerer man at dette glipper noe vi mener er tilfellet i denne konkrete saken. Ad nr. 4 Som nevnt under «Ad nr. 1» er det vår oppfatning at sommervikarens opplevelser og personalsaken er uløselig knyttet sammen. Veiledningspliktens formål er å gi «...parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte.», jfr. forvaltningsloven 11. Vi mener det må være hevet over enhver tvil at sommervikaren omfattes av kategorien «andre interesserte». Veiledningsplikten gjelder imidlertid generelt og er ikke knyttet opp til reglene om enkeltvedtak, og det påligger kommunen således også en veiledningsplikt selv om man skulle komme til at sommervikaren ikke er å regne som «andre interesserte». Denne veiledningsplikten strekker seg ikke like langt som veiledningsplikten overfor de formelle partene i en sak, men i en sak som er såpass spesiell som dette er det vår oppfatning at tilsvarende veiledningsplikt følger av kravet til forsvarlig saksbehandling. At saken er spesiell understrekes forøvrig av kommuneadvokaten selv når han forklarer utformingen av den skriftlige advarselen: «Jeg finner også grunn til å peke på at sakens karakter, herunder de beskrevne handlinger, kan ha hatt betydning når arbeidsgiver valgte en relativ nøytral begrunnelse i form av en henvisning». Sommervikaren har varslet om noe hun selv mente var seksuelle overgrep fra tjenestemannen. Det er uforståelig for oss at kommunen ikke mener at hennes rolle i saken er av en slik art at hun har hatt en berettiget interesse i få informasjon om fremdrift i saken og hva kommunen har foretatt seg. Dette gjelder både hva kommunen har foretatt seg overfor den aktuelle tjenestemannen, men også hva kommunen har foretatt seg for å forhindre at andre blir utsatt for det hun mener seg utsatt for. Dersom kommunen mente at de ikke hadde noen slik plikt, så burde dette standpunktet vært formidlet til sommervikaren. I stedet har kommunen unnlatt å svare på henvendelsene fra vedkommende. I vårt notat under overskriften «Oppfølging og veiledning fra kommunen», har vi også stilt spørsmålstegn ved kommunens manglende oppfølging av tjenestemannen og sommervikaren i ettertid. Vi presiserer at rutinen ikke stiller krav til slik oppfølging, men at dette følger av arbeidsgivers omsorgsplikt. Dette gjelder dog kun for ansatte i kommunen, noe sommervikaren ikke var på det tidspunktet saken materialiserte seg. Bakgrunnen for at vi stiller dette spørsmålet henger sammen med sakens kompleksitet. Saken har to sider. På den ene siden har man en 18 år gammel sommervikar, som mener at hun har blitt utsatt for seksuelle overgrep fra en ansatt i virksomheten hun jobbet på. Hun melder ifra om dette til kommunen, med tillit om at kommunen håndterer saken på en tilfredsstillende måte. På den andre siden har man en tjenestemann som beskyldes for noe han selv mener ikke er tilfellet. Uavhengig av hva som er sakens realiteter, må det være hevet over enhver tvil at begge parter har opplevd saken som svært belastende. Også dette kommenterer kommuneadvokaten. Han skriver at overfor sommervikaren har kommunen ikke hatt noen slik mulighet, i og med at hun ikke var ansatt i kommunen eller østfold kommunerevisjon iks 5 52

53 ikke hadde partsrettigheter. Og når det gjelder tjenestemannen, ble det anført at revisjonen ikke kan uttale oss om det all den tid vi faktisk ikke har intervjuet ham. Hva gjelder sommervikaren er vi enig med kommuneadvokaten i at kommunen ikke har noen rettslig oppfølgingsplikt overfor henne, men vårt poeng var at kommunen heller ikke synes å ha vurdert å gi tilbud om dette på noe punkt i prosessen. Sett i lys av sakens karakter, uavhengig av om kommunen ikke hadde noen rettslig plikt etter arbeidsmiljøloven, mener vi at slik oppfølging burde vært vurdert og tilbudt. Det ville vært en klok håndtering av kommunen, og i overensstemmelse med kommunens verdigrunnlag og etiske prinsipper. Når det gjelder tjenestemannen mener vi at dette følger av kommunens omsorgsplikt etter arbeidsmiljøloven. Vi har ikke snakket med tjenestemannen, men vi har intervjuet tidligere virksomhetsleder, næværende virksomhetsleder, tidligere avdelingsleder, personalrådgiver og nåværende kommunalsjef, og det er ingen som har beskrevet noen form for oppfølging i ettertid. Det nærmeste er tidligere virksomhetsleder, som ba om at tjenestemannen tok ut avspasering som følge av mye uro og reaksjoner blant de ansatte i virksomheten. Ad nr. 5 Vi er ikke enig i kommuneadvokatens konklusjon om at kritikken bygger på sviktende grunnlag. Våre vurderinger bygger på en forsvarlig tolkning av relevante rettsregler og kommunens egne rutiner. Etter revisjonens oppfatning har ikke saken blitt håndtert i tråd med «beste praksis» for håndtering av konfliktsaker og/eller vanskelige personalsaker. Det bør her være tilstrekkelig å vise til hvor lite som har blitt skriftliggjort og dokumentert av det som er gjort i prosessen til tross for at dette anses å være et grunnleggende prinsipp. I tillegg kommer de andre forholdene vi har påpekt. Vi gjør for øvrig også kontrollutvalget oppmerksom på at kommuneadvokaten selv har vært involvert i håndteringen av personalsaken, herunder bistått med rådgivning i møter med tidligere virksomhetsleder, tidligere kommunalsjef og personalrådgiver. Avslutningsvis Etter behandlingen i kontrollutvalget, har vi blitt gjort oppmerksom på at tjenestemannen ikke hadde bistand av virksomhetens verneombud i sitt møte med kommunen 11. februar Vedkommende som var tilstede i møtet var kun en støttespiller for tjenestemannen, og hadde på dette tidspunktet ingen tillitsverv. Avsnitt i notatet utgår derfor i sin helhet. Forøvrig ser vi ingen grunn til å endre vår konklusjon om at kommunens håndtering av saken er kritikkverdig. Rolvsøy, Ida Charlotte Stedjeberg forvaltningsrevisor Laila Nagelhus oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 6 53

54 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/62 Dokumentnr.: 20 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /47 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2017, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i Fredrikstad kommune 1. halvår 2017, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/46, (Rullering av Forvaltningsrevisjonsplan ) Bystyresak 16/4, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 15/35, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger I henhold til kommunelovens 77 pkt. 4 har kontrollutvalget et påse-ansvar overfor revisjonen. Tilsvarende inneholder kommunelovens 78 pkt. 5 bestemmelser om revisors plikt til å rapportere. I tråd med dette rapporterer revisjonen to ganger i året til kontrollutvalget om ressursbruk og gjennomføring av bestilt forvaltningsrevisjon. Vedlagte statusrapport viser at leveransegraden for Fredrikstad kommune isolert sett er 77 %, og over gjennomsnittet (53 %) for samtlige kommuner sett under ett. Revisjonen har levert 1255 timer per 30. juni Dette innebærer at kommunen i henhold til budsjett har 370 timer tilgjengelig for forvaltningsrevisjon 2. halvår Det løper for tiden to oppdrag for kommunen: «Barnevernet» og «Etterlevelse av offentleglova», begge disse prosjektene er under ferdigstillelse. I tillegg har kontrollutvalget vedtatt et prosjekt «Internkontroll i byggesak». Dette prosjektet er imidlertid avhengig av tilleggsbevilgning fra bystyret før det kan settes i gang. Vi viser i helhet til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. 54

55 Vurdering Leverte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan, og i henhold vedtatte bestillinger i kontrollutvalget. Sekretariatet har ingen ytterlige kommentarer til rapporten. Vi anbefaler at revisjonens statusrapport tas til etterretning. 55

56 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar juni 2017 Fredrikstad kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 30. juni 2017: Rapp 2016 Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2017 Estimert maks Administrasjon Kontraktsoppfølging Refusjoner Barnevernet Rammeavtale veilys Innkjøpsrutiner adgangskontroll Rutine byggesak Etterlevelse offentlighetsloven Leieavtale parkering/transport Sak om trakassering Byggesak Sum Eventuelt merforbruk Merknader: Kolonnen «Rapp. 2016» viser hva som er rapportert i 2016 på prosjekter som ble påbegynt det året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt totalt» inkluderer timer som er levert i 2016, og eventuelt i 2017 der dette er aktuelt. «Totalt 2017» summerer bare timer som er levert så langt i Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merk at det for noen prosjekter ikke er vedtatt noe ressursanslag for oppdraget. Her vil det altså ikke være snakk om mer/mindreforbruk. Administrasjon østfold kommunerevisjon iks 1 56

57 Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. Kontraktsoppfølging Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 24. mai 2016 (sak 16/16). Revisjonens forslag til gjennomføring ble godkjent, men det ble besluttet at det også skulle innarbeides et punkt om oppfølging av tidligere kontroller herunder kontroll av rådmannens igangsatte tiltak. Det ble imidlertid vedtatt utsatt oppstart til slutten av 2016, eventuelt begynnelsen av I kontrollutvalgets møte 7. desember 2016 (sak 16/46) ble det vedtatt ytterligere utsetting etter anmodning fra rådmannen. I møte 19. april 2017 (sak 17/19) besluttet kontrollutvalget å skrinlegge prosjektet, men utvalget ønsket samtidig at prosjektet skulle vurderes på nytt i forbindelse med utarbeidelse av overordnet analyse for Det har medgått 19 timer til prosjektet (påløpt i 2016 og rapportert tidligere). Refusjoner Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 10. oktober 2016 (sak 16/32). Rapport ble behandlet i kontrollutvalget 19. april 2017 (17/13). Arbeidet ble avsluttet med et merforbruk på 67 timer i forhold til estimat. Merforbruket skyldes behov for en utvidet gjennomgang fordi risikoen relatert til oppfølging av sykemeldinger var større enn forutsatt. Barnevernet Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 7. desember 2016 (sak 16/47). Oppdraget pågår og rapporten forventes ferdigstilt høsten Det har så langt medgått 300 timer på oppdraget, hvorav 232 i Rammeavtale veilys Oppdraget ble gitt til revisjonen i møte 7. desember 2016 (sak 16/49). Det ble ikke fastsatt noen ressursramme for oppdraget. Revisjonens notat ble behandlet av kontrollutvalget 15. februar 2017 (sak 17/4). Det har totalt medgått 3 timer til oppdraget. Innkjøpsrutiner adgangskontroll Oppdraget ble gitt til revisjonen i møte 7. desember 2016 (sak 16/51). Det ble ikke fastsatt noen ressursramme for oppdraget. Revisjonens notat ble behandlet av kontrollutvalget 19. april 2017 (sak 17/15). Det har totalt medgått 35 timer til oppdraget. Rutine byggesak Oppdraget ble gitt til revisjonen i møte 7. desember 2016 (sak 16/50). Det ble ikke fastsatt noen ressursramme for oppdraget. Revisjonens notat ble behandlet av kontrollutvalget 19. april 2017 (sak 17/14). Det har totalt medgått 20 timer til oppdraget. Etterlevelse av offentleglova Kontrollutvalget valgte å rullere revisjonsplanen i møte 7. desember 2016 (sak 16/46). Rulleringen ble gjort etter anmodning fra revisjonen, som følge av at rådmannen ønsket en forvaltningsrevisjon av kommunens praksis for håndtering av innsynsbegjæringer. Kontrollutvalget behandlet plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen i møte 15. februar 2017 (sak 17/3). Vedtaket var i tråd med revisjons forslag, men kontrollutvalget østfold kommunerevisjon iks 2 57

58 fastsatte maksimal tidsbruk til 600 timer. Rapporten forventes ferdigstilt høsten Det har så langt medgått 472 timer til forslaget. Leieavtale parkering og transport Oppdraget ble gitt til revisjonen i møte 15. februar 2017 (sak 17/7). Det ble ikke fastsatt noen ressursramme for oppdraget. Revisjonens notat ble behandlet av kontrollutvalget 19. april 2017 (sak 17/16). Det har totalt medgått 19 timer til oppdraget. Sak om trakassering I møte 15. februar 2017 (sak 17/8) fikk revisjonen i oppdrag å kartlegge hvordan kommunen hadde fulgt opp en sak knyttet til seksuell trakassering og ukultur. Revisjonen skulle ikke gjøre noen vurderinger av kommunens håndtering, men kun levere en faktabeskrivelse. Vår redegjørelse ble behandlet i kontrollutvalgets møte 19. april 2017 (sak 17/17). I møtet ble det besluttet at revisjonen skulle følge opp redegjørelsen, med en vurdering av kommunens håndtering. Vårt notat ble fremlagt for behandling 21. juni 2016 (sak 17/39). Som følge av at rådmannen i møte kom med en uttalelse til saken som skilte seg fra uttalelsen rådmannen hadde oversendt i forkant, ble saken utsatt til første møte høsten Bakgrunnen for utsettelsen var at revisjonen skulle få anledning til å kommentere rådmannens uttalelse. Kontrollutvalget har ikke fastsatt noen ressursramme for noen del av oppdraget, og det har så langt medgått 211 timer til oppdraget. Internkontroll i byggesaksbehandlingen Revisjonen ble i møte 19. april 2017 (sak 17/19) bedt om å utarbeide en plan for gjennomføring av en forvaltningsrevisjon av kommunens byggesaksbehandling. Prosjektplanen ble behandlet av kontrollutvalget 21. juni 2017 (sak 17/36). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag, men kontrollutvalget vedtok noen tilleggspunkter som de ønsket at revisjonen skulle undersøke. Gjennomføring i 2017 forutsetter tilleggsbevilgning, og planen må behandles av Bystyret før arbeidet kan igangsettes. Det er foreløpig uklart om arbeidet vil bli ferdigstilt høsten Det har så langt medgått 4 timer til oppdraget. Total leveranse Gjennom budsjett vedtok kommunestyret 1625 timer til forvaltningsrevisjon i Budsjettet skal dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner. Kommune Budsjett Produksjon 2017 Leveransegrad Fredrikstad % Hvaler % Moss % Rygge % Råde % Sarpsborg % Sum % Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 53 % så langt i Produksjonen er noe lavere enn forventet, og det er en risiko for at enkelte kommuner ikke østfold kommunerevisjon iks 3 58

59 vil få leveranse i tråd med budsjett. Vi jobber imidlertid for å sette inn tiltak. Dette omtales nærmere nedenfor. I Fredrikstad har revisjonen levert 1255 timer per 30. juni 2017, eller 77 % av budsjett. Andre oppdrag Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner som bestilles særskilt utenom budsjett. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og har utgjort ca. 500 timer så langt i Disse oppdragene har omhandlet/ omhandler: Forvaltningsrevisjon «Barnevern» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt i 2016 og ferdigstilt i Forvaltningsrevisjon «Mottak av flyktninger» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt i 2016 og ble ferdigstilt våren Undersøkelse knyttet til en varslingssak i Halden kommune. Undersøkelsen ble påbegynt i 2016 og ble ferdigstilt våren Forvaltningsrevisjon «Selvkost» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt våren 2017 og forventes ferdigstilt høsten I tillegg kommer forvaltningsrevisjon av Fredrikstad kommunes byggesaksbehandling omtalt ovenfor. Vi deltok på en ny konkurranse om levering av forvaltningsrevisjon til Halden kommune på tampen av 2016, hvor konkurransekriteriet var laveste pris. Vi leverte det laveste anbudet i konkurranse med flere andre store aktører. Dette viser at vi er konkurransedyktige på pris på forvaltningsrevisjon. Forøvrig deltar vi for tiden i liten grad i konkurranser om oppdrag i andre kommuner, som følge av egenregimodellen og forholdet til statsstøtteregelverket. Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/ eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov. Andre forhold Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med god kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Ekstern kompetanse leies inn ved behov, i tillegg til at vi forsøker å utnytte eksterne fagmiljøer i de prosjektene det er mulig. Som eksempel vises det til Fylkesmannen, Høyskolen i Østfold, Direktoratet for sikkerhet og beredskap og lignende. Som nevnt ovenfor har seksjonen opplevd høyt sykefravær så langt i Sykefraværet er ikke arbeidsrelatert. Vi har likevel satt inn enkelte HMS tiltak for å skape et enda bedre klima for våre medarbeidere. For å møte de ressursutfordringene som sykefraværet medfører, ansatte vi Ida C. Stedjeberg i mars Ida kom da fra stilling som advokatfullmektig hos Fru Justitia i Sarpsborg. Vi har også hentet inn en ekstern konsulent, som skal gjennomføre en forvaltningsrevisjon i Moss kommune høsten 2017 rettet mot forebygging av psykiske lidelser hos barn og østfold kommunerevisjon iks 4 59

60 ungdom. Arbeidet vil bli gjennomført i samarbeid med forvaltningsrevisor Bjørnar Bakker Eriksen. Konsulenten er utdannet journalist, og har i tillegg lang praktisk erfaring fra psykiatrien. Eriksen er utdannet sosiolog. Seksjonsleder Anders Svarholt sa opp sin stilling i april 2017 etter åtte år i selskapet. Han går over i ny stilling som politiadvokat ved Øst Politidistrikt. Det ble umiddelbart igangsatt en prosess for å ansette nye seksjonsleder, og Bjørnar Holmedahl tiltrer 31. august Bjørnar er utdannet jurist og kommer fra en stilling i skattedirektoratet. Forøvrig henviser vi til vår hjemmeside for mer informasjon om våre ansatte. Rolvsøy, 30. august 2017 Laila Nagelhus (sign.) adm. dir. østfold kommunerevisjon iks 5 60

61 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/62 Dokumentnr.: 24 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /48 Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for forperioden Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, Vedlegg «Innspill til overordnet analyse Risikoområder og gjennomføringsprosess», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg skal Kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget og bystyret vedtar forvaltningsrevisjonsplan annet hvert år. 61

62 Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS har startet arbeidet med overordnet analyse for planperioden og ønsker å drøfte noen ideer med kontrollutvalget før endelig analyse legges fram i desember og ny plan skal vedtas. Revisjonen vil også informere om prosessen videre ut over høsten. Sekretariatet mener det er positivt at kontrollutvalget får informasjon om overordnet analyse før sluttproduktet foreligger. Samtidig er dette en anledning for kontrollutvalget til å komme med innspill til tema for forvaltningsrevisjon på et tidlig tidspunkt i prosessen. 62

63 Innspill til overordnet analyse Risiko områder og gjennomføringsprosess Minst hvert fjerde år skal det gjennomføres overordnet analyse. I Økrs kommuner er det vanlig å gjennomføre hvert andre år. Høsten 2017 utarbeider revisjonen analyse for hver enkelte kommune gjeldende for Analysen skal være basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger for den enkelte kommune. Utgangspunktet for analysen er innspill fra KU i de enkelte kommuner, informasjon fra administrasjon og styringsdokumenter fra kommunene, mediaoppslag, dokumentasjon fra Fylkesmannen osv. Ved fremleggelse av analysen er det KU som prioriterer risikoområdene. I perioden kan KU i de fleste tilfeller endre prioriteringen og/eller legge til andre undersøkelser, for eksempel etter tips fra innbyggere eller hendelser i kommunene. Basert på kjennskap til kommunene og kunnskap om hvilke områder som kan være utsatt for risiko i kommune-norge spiller revisjonen inn forslag til risikoområder. For perioden prioriterte flere KU risikoområdene: Refusjoner og Røde flagg. Revisjonens foreløpige forslag til felles risikoområder Kontrollutvalgets kommentarer til forslagene imøtesees, gjerne også andre innspill, både som felles risikoområder og spesifikt for egen kommune. Lenkene er foreløpige dokumentasjon for risikoområdet. Kommunale investeringprosjekter: Vurdere prosjektmodell og tidligfase vurderinger (før anskaffelsen skjer) o df/f8d0ff12-1ec b1e-158cc003a946 o Psykisk helse: Forskningsrapport fra 2015 viser at 3 av 4 barn med psykiske utfordringer, på institusjon, ikke får den hjelp de trenger. o Fattigdomsutfordringer o De store Østfold-byene har 15-16% fattige barn Kautokeino 19% o basert på Oppvekstrapporten fra BUFDIR 63

64 Personvern ny regler gjeldende fra mai 2018 kommuner får flere og strengere plikter enn før o / IT- og IS-sikkerhet o Korrupsjon i kommuner o Oppfølging av Rådmannens internkontroll fra 2014 i Moss, Sarpsborg og Fredrikstad. Problemstilling i 2014: Hvordan, og i hvilken grad, ivaretas kommunelovens bestemmelse om "betryggende kontroll" i Fredrikstad kommune? Fordeler med felles undersøkelsestemaer Slik revisjonen ser felles risikooområder kan det være til fordel både for kommunens læring og revisjonens gjennomføring. Etterkomme administrasjonens etterspørsel etter sammenlignende informasjon Kommunene kan lære mer av hverandre Revisjonen kan tilrettelegge for læring Revisorene kan spesialisere seg innenfor bestemte områder Undersøkelser gjøres mer tidseffektivt Kvaliteten øker Kommunespesifikke risikoområder Enkelte kommuner har, blant annet på grunn av omprioriteringer, restanser fra som må vurderes om skal videreføres inn i en ny periode. Med Rygge/Moss i en bygge-ny-kommune prosess kan det være andre/ flere risikoområder enn for de etablerte kommunene. Forslag til gjennomføring av overordnet analyse Innsamling av informasjon fra KU-ene i første møte over sommeren Revisjonen inviterer representanter for kommunene, KU-ene og ØKUS, til et fellesmøte i oktober for å legge frem o Mer informasjon på de felles risikoområdene det synes å være mest interesse for o Forslag til timeavregning (det vil påløpe flere timer i den kommunen der undersøkelsen gjennomføres først) o Deltakerne inviteres til diskusjon Hver kommune får fremlagt en kommunetilpasset overordnet analyse på siste KU møte i 2017, alternativt første i Laila Nagelhus østfold kommunerevisjon iks 2 64

65 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/28 Dokumentnr.: 25 Løpenr.: /2017 Klassering: 186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /49 Rådmannens oppfølging av revisjonsbrev nr. 1/2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rådmannens tilsvar på revisjonsbrev nr. 1/2017, tas til etterretning 2. Kontrollutvalget ber revisjonens foreta en oppfølgingskontroll og resultatet av kontrollen fremlegges kontrollutvalget i forbindelse med regnskapsavslutningen for Fredrikstad, Vedlegg Notat fra rådmann «Revisjonsbrev nr. 1/2017 rådmannens tilbakemelding», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 17/35, Saksopplysninger Revisor skal etter forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4 skriftlig påpeke i nummererte revisjonsbrev forhold om alvorlige feil og mangler av den økonomiske internkontrollen samt vesentlige avvik mellom revisjonspliktig årsregnskap og regulertbudsjett. I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 innebærer dette en plikt for kontrollutvalget til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp. I møtet behandlet kontrollutvalget revisjonsbrev nr. 1/2017. Brevet påpekte to forhold: 65

66 1. «Svikt i den økonomiske internkontrollen»: Revisjonen vurderer det slik at det er store svakheter i interkontrollen ved håndteringen av en salgskasse (kantinesalg) ved en av kommunens virksomheter. Revisjonens egne undersøkelser antyder at det kan dreie seg om ca. kr som det ikke kan redegjøres nærmere for. Det finnes svært lite dokumentasjon (kvitteringer) på hva pengene Revisjonen konkluderer med at kommunens retningslinjer for «Salgskasser» ikke er fulgt i dette tilfelle og derav har ikke virksomhetsledelsen oppfylt sitt ansvar for hensiktsmessig og egnet økonomisk internkontroll. I et eget vedlegg til det nummererte brevet, anbefaler revisjonen en rekke tiltak som kan redusere risikoen for at slike situasjoner kan gjenta seg. 2. «Vesentlige budsjettavvik - budsjettrealisme»: Det andre forholdet som tas opp i det det nummererte brevet er forhold som ble tatt opp i revisjonsberetningen 2016: For investeringer i anleggsmidler i regnskapsskjema 2A, var det et vesentlig avvik mellom regulert budsjett og avlagt regnskap. Årsbudsjettet er, ifølge kommunelovens 46 nr. 1, en bindende plan for anvendelse av kommunens midler i budsjettåret. Årsbudsjettet skal være realistisk i det aktuelle budsjettåret. Kontrollutvalget fattet følgende oppfølgingsvedtak i sitt møte : 1. Kontrollutvalget tar Revisjonsbrev nr. 1/2017 til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017, vil bli fulgt opp. Rådmannens redegjørelse bes foreligge til kontrollutvalgets førstkommende møte i september. Rådmannens tilsvar: Vedrørende svikt i den økonomiske internkontrollen skriver rådmannen i sitt notat til kontrollutvalget at kommunens styringsmodell er basert på delegert ansvar hvor virksomhetsleder har fullmakter innen økonomi, personell og fag. Budsjettrammer, reglementer, rutiner, rapportering, opplæring og rådgiving legger rammene for styringen. Modellen er basert på tillit (lojalitet) innenfor kontrollmekanismene. Rådmannen understreker at den aktuelle saken gjelder en virksomhet og en leder (virksomhetsleder) som nå har sluttet. Saken er politianmeldt. Rådmannen understreker at kommunen har en målsetting om å redusere kontanthåndteringen både salgskasser og håndkasser. Bruk av kassaapparat, betalingsterminaler, Loomis og eventuelt drop-safer vurderes med utgangspunkt i kost-nytte vurderinger. Det opplyses også at det har vært gjennomført informasjonsmøter med ledergrupper med utgangspunkt i svikten som er avdekket i den aktuelle saken For punktet budsjettavvik budsjettrealisme viser rådmannen i sitt notat til en rekke aktiviteter som skal bidra til at investeringsbudsjettet skal bli et realistisk styringsverktøy for investeringer og finansieringer. Vurdering I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 innebærer bestemmelsen en plikt for kontrollutvalget til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp. Det er rådmann som har ansvaret for oppfølgingen av merknaden. I sitt tilsvar om «svikt i den økonomiske internkontroll» og om «vesentlige budsjettavvik budsjettrealisme» redegjør rådmannen for sitt syn om aktuelle vurderinger som er gjort og om tiltak som er igangsatt. Før kontrollutvalget kan lukke en revisjonsmerknad må 66

67 kommunens revisor foreta en etterkontroll, og foreta en ny vurdering av om iverksatte tiltak er tilstrekkelige. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at rådmannens tilsvar til revisjonsbrevet nr. 1/2017, tas til etterretning. Revisjonen foretar en etterkontroll av iverksatte tiltak er tilstrekkelig til at revisjonsmerknad 1/2017 kan lukkes. Revisjonens oppfølgingskontroll bør fremlegges kontrollutvalget i forbindelse med regnskapsavslutningen for

68 FREDRIKSTAD KOMMUNE ØKONOMI OG REGNSKAPSAVDELINGEN NOTAT Saksnr.: 2017/14764 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: /2017 Dato: Gradering: Klassering: Til: Kontrollutvalget Fra: Rådmannen Revisjonsbrev nr. 1/ rådmannens tilbakemelding Oppfølging av mislighetssak Denne saken ble avdekket gjennom internkontroll med utgangspunkt i regnskapsoppfølging. Det ble avdekket manglende inntekter og manglende oppgjør/tilbakebetaling av kontantuttak etter en skoletur ved den aktuelle skolen. Nødvendige kontrollhandlinger ble igangsatt for å få fram fakta og få oversikt over situasjonen. Parallelt ble linjeledelsen involvert. Aktivitetene ledet fram til Kontrollutvalgets behandling og revisjonens anbefalinger. Kommunens styringsmodell er basert på delegert ansvar hvor virksomhetsleder har fullmakter innen økonomi, personell og fag. Budsjettrammer, reglementer, rutiner, rapportering, opplæring og rådgiving legger rammene for styringen. Modellen er basert på tillit innenfor kontrollmekanismene. Utfordringene møter vi spesielt når det svikter på virksomhetsledernivå, og det kan ta noe lenger tid før avvik blir oppdaget. Rådmannen understreker at den aktuelle saken gjelder en virksomhet og en leder som nå har sluttet. Saken er politianmeldt. Fredrikstad kommune har tilfredsstillende rutiner når det gjelder utlegg og dokumentasjon for utbetaling gjennom lønnssystemet (med attestering og anvisning). Alle utlegg skal dokumenteres med kvitteringer. Salgskasser skal ikke benyttes til kontantkjøp som et alternativ til håndkasse. Privat innsamling av penger til skoleturer ol. skal ikke oppbevares på skolene. Dette er private penger og skal håndteres som dette. Vi har en målsetting om å redusere kontanthåndteringen både salgskasser og håndkasser gjennom betalingsterminaler, Vipps, kortløsninger, personlige utlegg/dekning gjennom lønn og åpenhet for bruk av ny teknologi. Uansett skal rutiner og internkontroll aktiviteter være tilpasset gjeldende situasjon. Det har også vært gjennomført informasjonsmøter med ledergrupper med utgangspunkt i svikten som er avdekket i den aktuelle saken. Bruk av kassaapparat, betalingsterminaler, Loomis og eventuelt drop-safer vurderes med utgangspunkt i kostnytte vurderinger. Dette er løsninger som benyttes i større grad, men er også relativt kostbare løsninger sett opp mot aktuelle beløp. Når denne saken ble oppdaget, gjennomførte vi raskt en vurdering av rutinene som gjelder for kontanthåndtering. Vi mener at rutinene er dekkende og tilfredsstillende, men betinger som nevnt lojalitet fra ledernivåer. Så lenge vi har kontant- og salgskasser, vil vi ha spesiell oppfølging på virksomheter som har slike kasser. Dette er en del av de løpende kontrollhandlingene vi har hatt og som videreføres. Eventuelle avvik følges raskt opp. 68

69 Budsjettavvik budsjettrealisme Følgende aktiviteter gjennomføres for at investeringsbudsjettet skal bli et realistisk styringsverktøy for investeringer og finansiering det enkelt år: Kritisk gjennomgang av 2016 regnskapet med fokus på forbedring Rebudsjettering gjennom 1. tertialrapport/justert budsjett Opprydding i investeringsregnskapet med fokus på avslutning av anlegg Rebudsjettering i 2. tertialrapport/revidert budsjett med utgangspunkt i status ved utløpet av august. Egen sak til Bystyret i desember med siste rebudsjettering med utgangspunkt i status oktober Ytterligere økt fokus på gjennomførbarhet/framdrift for nye investeringer når investeringsbudsjettet for kommende år utarbeides. 69

70 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/65 Dokumentnr.: 127 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /50 Den kommunale vaskeritjenesten - revisjonens gjennomgang av kalkyler Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet om gjennomgang av de økonomiske kalkylene for den kommunale vaskeritjenesten, til orientering. Fredrikstad, Vedlegg 1. Notat fra revisjonen ««Vedrørende sak 17/18 Henvendelser angående «Ny utredning om vaskeritjeneste i seksjon Helse og velferd»», jf. bystyresak 25/17, datert Rådmannens tilsvar (ettersendes) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 17/18, (henvendelse til KU og bestilling til revisjonen) Saksopplysninger Sakens bakgrunn: Kontrollutvalget mottok en henvendelse fra gruppelederne i opposisjon der det anmodes om granskning av vaskerisaken: «Bystyret i Fredrikstad behandlet torsdag 9. februar i år en sak om bygging av nytt vaskeri, sak PS 25/17. Saken har også to ganger tidligere vært politisk behandlet. I alt tre ganger er det gjort vedtak om bygging, med en stadig økende investeringsramme. Fra opposisjonens side har det vært uttrykt stor bekymring for realismen i de økonomiske kalkylene, både når det gjelder investeringskostnader og driftskostnader. Vi er også usikre på om det foreligger en realistisk beregning av en alternativ kostnad ved kjøp av vaskeritjenesten i markedet. Også i den offentlige debatten om saken er det reist en rekke spørsmål om troverdigheten i kommunens 70

71 kalkyler. Det bør derfor være i alles interesse at vi så raskt som mulig får bragt klarhet i saken. I Kontrollutvalgsboken, Kommunal og moderniseringsdepartementets veileder for kontrollutvalg, heter det: "Kontrollutvalget kan (...) kontrollere om saker til kommunestyret er tilstrekkelig utredet." (s. 12) Som en samlet opposisjon vil vi derfor oppfordre Kontrollutvalget til å undersøke om det beslutningsgrunnlaget som bystyret fikk seg forelagt var tilstrekkelig utredet. Etter vår oppfatning bør det gjøres en vurdering av realismen i beregningene av kommunens kostnader ved investering i og drift av eget vaskeri, og også en vurdering av de alternative kostnadene ved kjøp av de tilsvarende tjenestene i markedet.» Kontrollutvalget mottok også en henvendelse fra Ola Storli om samme sak. Bestilling til revisjonen: Kontrollutvalget behandlet henvendelsen i møtet og vedtok følgende med 3 (H, MDG, FrP) mot 2 (Ap) stemmer: 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om en gjennomgang av de økonomiske kalkylene som ligger til grunn for Bystyrets beslutning om å videreføre den kommunale vaskeritjenesten. Sekretariatet har den 1. september mottatt notat fra revisjonen. Revisjonen vurderinger er kortfattet som følger: Revisjonens konkluderer med i sitt notat at kalkylen brukt i bystyresak 25/17 inneholder feil i beregningen av låneutgifter. Beregning av låneutgifter er satt for høyt. Vedrørende utgifter til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDV), mangler disse i kalkylen. Kommunen har i dokumentet til bystyret PS 25/17, vurdert kostnader til FDV til kr ,- per år. Videre konkluderer revisjonen med at foreligger usikkerhet rundt noen forhold i kalkylene, hvor revisjonen spesielt nevner personellbesparelse på 7 årsverk, pris for vaskeritjenester i markedet, og omfanget av behovet for vaskeritjenester. Revisor opplyser at de ikke har utført egne undersøkelser på pris for vaskeritjeneste i privatmarkedet, Rådmannens tilsvar er ikke innarbeidet i notatet. Rådmannen er gitt en frist til 11. september. Tilsvaret vil ettersendes til kontrollutvalget. Vurdering Låneutgiftene i kalkylen er satt for høyt. FDV-utgiftene er ikke tatt med i kalkylen, men rådmannen har i bystyresaken opplyst om at dette er vurdert til kr Vedrørende revisjonens konklusjon om usikkerhet angående innsparingspotensialet (7 årsverk), og om omfanget på vaskeritjenester, så vil dette først kunne etterprøves når produksjonen er igangsatt i nytt vaskeri. Med bakgrunn i revisjonsnotat om gjennomgang av de økonomiske kalkylene for den kommunale vaskeritjenesten og de aktuelle funn, anbefaler sekretariatet at notatet tas til orientering. 71

72 Notat vedrørende sak 17/18 Henvendelser angående «Ny utredning om vaskeritjeneste i seksjon Helse og velferd», jf. bystyresak 25/17 Til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Det vises til vedtak i sak 17/18 - Henvendelser angående «Ny utredning om vaskeritjeneste i seksjon Helse og velferd», jf. bystyresak 25/17. I kontrollutvalgets møte ble det fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget ber revisjonen om en gjennomgang (vår understrekning) av de økonomiske kalkylene som ligger til grunn for Bystyrets beslutning om å videreføre den kommunale vaskeritjenesten.» Utførte revisjonshandlinger Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon som er vedlagt sak 17/18 i kontrollutvalget og sak 25/17 i bystyret. I tillegg er det innhentet annen relevant dokumentasjon som ikke var vedlagt saken i bystyret, samt dokumentasjon vedrørende prosjektbudsjettet for investeringen i nytt vaskeri. Saksdokumenter som er vedlagt kontrollutvalgets sak 17/18: 1. «Anmodning om granskning vaskerisaken» (datert ) 2. «Kontroll av vaskerikalkyle» (datert ) Vedlegg brev fra Nor tekstil (datert ) 3. «Feil på tallmaterialet i fm vaskerisaken» (datert ) 4. «Vaskerisaken - ny mail 2 vedlegg» (datert ) Vedlegg kalkyler 501 Vedlegg kalkyler Bystyresak 25/17 "Ny utredning om vaskeritjeneste i seksjon Helse og velferd" (9.2) Vedlegg «Budsjettnotat 4 Handlingsplan /budsjett 2017». Vurdering av nytt vaskeri justering av investeringsramme. Vedlegg Kvalitetssikring av lønnsomhetsberegning av investering i nytt vaskeri rapport fra Agenda Kaupang. 72

73 Saksdokumenter som er vedlagt bystyrets sak 25/17 : 6. «Budsjettnotat 4 Handlingsplan /budsjett Vurdering av nytt vaskeri justering av investeringsramme». 7. Rapport Agenda Kaupang «Kvalitetssikring av lønnsomhetsberegning av investering i nytt vaskeri». Revisjonen har innhentet saksdokumenter til bystyrets sak 25/17 (ikke vedlagt saken): 8. Særutskrift Bystyresak 87/14 «Framtidig vaskeritjeneste» 9. «Budsjettnotat 3 justert versjon Handlingsplan /budsjett Justering av investeringsramme nytt vaskeri. Tilbakemelding toalett i kirkeparken». I tillegg har revisjonen innhentet dokumenter vedrørende investering i nytt vaskeri (prosjektbudsjett): 10. «Notat muntlig orientering i Bystyresak PS25-17» 11. «Usikkerhetsanalyse Prosjektbudsjett» 12. «Notat intern Lønnsomhetsvurdering desember 2016» 13. «Kalkyle driftsutgifter-oversendt AgendaK » 14. «Notat FDVU nytt vaskeri» 15. «Usikkerhetsanalyse» rapport fra Concreto datert Dokumentasjonen ovenfor inneholder følgende kalkyler: Saksfremlegg Bystyresak 25/17 A. Utvikling av investeringskostnader for nytt vaskeri B. 2 tonn daglig, 500 tonn i året (med 7,3 årsverk) C. 4 tonn daglig, 1000 tonn i året (med 7,3 årsverk) Budsjettnotat 4 D. Estimat effektiviseringsgevinst per år med nytt vaskeri og teknologi E. Rehabilitering og oppgradering av dagens seks vaskerier F. Investering, vaskeri ved Fredrikstad korttidssenter G. Kostnadsberegning for delt vaskeriløsning kjøp av vaskeritjenester (2 årsverk ved 2 tonn og 3 årsverk ved 4 tonn) Kvalitetssikring Agenda Kaupang H. Beregnet kostnad årsverk Administrasjonens kalkyler oversendt til revisjonen : I. Usikkerhetsanalyse J. Excel ark med oppsett for lønnsomhetsvurdering brukt i saksfremlegget K. Kalkyle for driftsutgifter oversendt Agenda Kaupang i forbindelse med deres vurdering av kommunens lønnsomhetsvurdering L. Notat FDVU nytt vaskeri, datert Revisjonen har valgt å gjennomgå kalkylene for driftsutgifter samt prosjektbudsjettet for investering av nytt vaskeri. Vi har dermed gjennomgått kalkylene B, C, H, I, J og K i oversikten ovenfor. østfold kommunerevisjon iks 2 73

74 Saksdokumentene ovenfor, som omhandler nytt vaskeri, beskriver mange usikkerhetsfaktorer. Revisjonen har foretatt en gjennomgang av de kontrollerte økonomiske kalkylene. Fakta Kommunen har brukt Agenda Kaupang for kvalitetssikring av sine anslagsberegninger av årlige driftsutgifter for alternativene «nytt vaskeri», «delt løsning» og «kjøp i markedet». Kalkylene ble noe endret etter utført kvalitetssikring. Dette beskrives i rapport fra Agenda Kaupang som er vedlagt bystyresak 25/17. Endelige kalkyler fra kvalitetssikrer er brukt i bystyresaken. Prosjektbudsjett for investeringen av nytt vaskeri er beregnet og vurdert ved en usikkerhetsanalyse utført av Concreto. Rapport fra konsulentselskapet beskriver grunnlag og forutsetninger som er bygget inn i prosjektbudsjettet. Revisjonen har gjennomgått driftsutgifter for de ulike alternativene som er fremlagt i bystyresak 25/17. Kalkylene følger nedenfor. 2 tonn daglig, 500 tonn i året Nytt vaskeri med 7,3 ansatte Driftsutgifter Delt løsning med 2 ansatte Kjøp i markede Personal lønn Personal kontroll og oppfølging Sjåfør Leasing og drift av bil Energi vaskemaskiner/vaskerør Vann og avløp Kjemikalier Service/vedlikehold - utstyr Kjøp av tekstilier Seksjon HOV Sum årlige driftsutgifter Investeringsutgifter Årlig kostnad på låneopptak, flatt fordelt Sum årlige investeringsutgifter Kjøp av tjenester Antall kg institusjons- og arbeidstøy Pris per kilo 16,50 16,50 Antall kg privattøy Pris per kg 32,00 32 Sum kjøp av tjenester Sum årsutgifter Kalkyle B - for driftsutgifter ved 2 tonn østfold kommunerevisjon iks 3 74

75 4 tonn daglig, 1000 tonn i året Nytt vaskeri med 7,3 ansatte Driftsutgifter Delt løsning med 2 ansatte Kjøp i markede Personal lønn Personal kontroll og oppfølging Sjåfør Leasing og drift av bil Energi vaskemaskiner/vaskerør Vann og avløp Kjemikalier Service/vedlikehold - utstyr Kjøp av tekstilier Seksjon HOV Sum årlige driftsutgifter Investeringsutgifter Årlig kostnad på låneopptak, flatt fordelt Sum årlige investeringsutgifter Kjøp av tjenester Antall kg institusjons- og arbeidstøy Pris per kilo 16,50 16,50 Antall kg privattøy Pris per kg 32,00 32 Sum kjøp av tjenester Sum årsutgifter Kalkyle C - for driftsutgifter ved 4 tonn Nytt vaskeri og delt løsning Personal lønn - gjennomgang Total lønnsutgift i kalkyle B (2 tonn) og C (4 tonn) bygger på Agenda Kaupang sin beregning av utgift til et årsverk på kr (kalkyle H). Det er i kalkyle B og C brukt 7,3 årsverk som gir en total lønnsutgift på kr Det fremkommer av rapporten til Agenda Kaupang at lønnsutgiftene er konstant ved maksimal utnyttelse av vaskeriet. I kommunens dokument «Kalkyle driftsutgifter oversendt Agenda » fremkommer at det skal være mulig å vaske 4 tonn per dag med 7,3 årsverk fordi maskinene er så effektive. Dette understrekes også av bystyresak 25/17 hvor det legges til grunn en personellbesparelse på 7 årsverk mot dagens 14,3 årsverk. Kalkylene benytter avtalefestet timelønn på kr 190,74. Kalkylene beregnes med én lønnssats, kommunen informerer om at dette er gjort for å forenkle beregningen av denne posten. Revisjonen har innhentet data fra lønnssystemet som viser at vaskeriene har flere typer stillinger med forskjellig timelønn i forhold til stillingstype. For å kontrollere rimeligheten i Agenda Kaupangs benyttede lønnsutgift har revisjonen innhentet regnskapsførte lønnsutgifter og refusjon sykepenger på ansvar (vaskerier) i perioden I regnskapsførte lønnsutgifter inngår også avsetning av feriepenger. østfold kommunerevisjon iks 4 75

76 Beregnet månedlig lønnsutgift er ganget med 11. Den 12. måneden utbetales avsatte feriepenger. Tallene fremkommer som følger: Visma økonomi Ansvar Regnskap Per måned Totalt Kun arter som omhandler lønn Lønnsutgifter 10 FAST LØNN , , ,50 20 LØNN TIL VIKARER , , ,48 30 LØNN TIL EKSTRAHJELP , , ,93 40 OVERTIDSLØNN , , ,90 50 ANNEN LØNN OG TREKKPLIKTIGE GODTGJØRELSER 4 675, , ,40 90 PENSJONSINNSKUDD OG TREKKPLIKTIGE FORSIKRINGSORDNI , , ,38 99 ARBEIDSGIVERAVGIFT , , ,73 Lønnsutgifter 14,3 årsverk , , ,32 Refusjonsinntekter 1710 REF. LØNN FRA TRYGDEFORVALTNINGEN , , ,67 Revisjonens beregning av lønnsutgifter. Lønnsutgifter fratrukket refusjon , ,66 Per årsverk ,94 Beregnet lønnsutgift for 7,3 ansatte ,07 Kalkylert for 7,3 ansatte ,00 Differanse ,07 Våre beregning viser lønnsutgifter som er ca. kr høyere enn kalkylen som er brukt ved bystyrets behandling. Øvrige driftsutgifter I driftsutgiftene er det i kalkylene benyttet utgifter til sjåfør tilsvarende 1 årsverk ved 2 tonn (kalkyle B) og 2 årsverk ved 4 tonn (kalkyle C). Kommunens dokument «Kalkyle driftsutgifter oversendt Agenda » under arkfane «Kalkyle driftsutgifter» viser at det ved dagens drift utgiftsføres 0,8 årsverk til sjåfør. Kommunen informerer i epost av at økningen i utgifter til sjåfør er begrunnet med at «institusjonsvaskeriene legges ned og sentraliseres til ett vaskeri. Det må derfor ved dagens vaskerivolum (2 tonn) påberegnes noe mer transport fra nytt vaskeri til de stedene som i dag har institusjonsvaskerier. Ved 4 tonn vask er det anslått dobbelt behov for transport». Driftsutgifter til lønn, service og vedlikehold av utstyr er de samme, uavhengig av 2 eller 4 tonns vask. Øvrige driftsutgifter er beregnet med dobbel størrelse i kalkyle for 4 tonn. Årlig kostnad på låneopptak, flatt fordelt - gjennomgang østfold kommunerevisjon iks 5 76

77 Kalkylene B og C viser «årlig kostnad for låneopptak» på kr ved nytt vaskeri, og kr ved delt løsning. Kalkylene viser ikke hvor stort låneopptaket er, men det beskrives en forutsetning om 3 % rente og tilbakebetalingstid på 15 år. Revisjonens gjennomgang viser at kalkylene legger til grunn at budsjetterte investeringsutgifter på kr fullfinansieres ved låneopptak. Dette er også bekreftet av kommunen i mail til revisjonen Kommunen får kompensasjon for utgiftsført merverdiavgift. Kompensasjonen skal inntektsføres og inngå i den totale finansieringen, jf kommuneloven 50 puntk 1 1. Finansiering av investeringsprosjekt i kommuner inneholder dermed to elementer; kompensasjon for merverdiavgift og øvrig finansiering (her låneopptak). Revisjonen har hensyntatt merverdiavgiftskompensasjon på 25 % og beregnet den årlige låneutgiften ved opptak av 75 % lån for gjennomføring av nytt vaskeri og delt løsning. Våre beregninger viser en låneutgift per år for nytt vaskeri på ca. kr og på ca. kr for delt løsning. Renteberegning Investering Avdrag Rente Årlig utgift Nytt vaskeri Låneopptak 75% Sum Gjennomsnitt per å Brukt i kalkyler Differanse Tabell for beregning av låneutgift for nytt vaskeri 1 «Kommuner og fylkeskommuner kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk. Det kan ikke tas opp lån etter første punktum for den delen av anskaffelseskost som tilsvarer rett til kompensasjon for merverdiavgift etter lov 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. Det kan kun tas opp lån til tiltak som er ført opp i årsbudsjettet.» østfold kommunerevisjon iks 6 77

78 Renteberegning Investering Avdrag Rente Årlig utgift Delt løsning Låneopptak 75% Sum Gjennomsnitt per å Brukt i kalkyler Differanse Tabell for beregning av låneutgift for delt løsning Utgifter ikke medtatt i kalkylene Det fremkommer i rapporten fra Agenda Kaupang at FDV-kostnader 2 ikke er medregnet i kalkylene. Dette omtales også i kommunens dokument notat «Kommentar til Bystyresak PS25/17 Ny utredning om vaskeritjeneste i seksjon Helse og velferd, gitt i Bystyremøte 9.februar 2017». Kommunen har i dokument «Vurdering av FDV kostnader i forbindelse med Bystyresak PS 25/17 nytt vaskeri», datert , vurdert FDV kostnader til kr Delt løsning og kjøp i markedet Driftsutgifter personal kontroll og oppfølging I kalkyle B og C er det i alternativene delt løsning og kjøp i markedet beregnet personalutgifter for kontroll og oppfølging. I rapport fra Agenda Kaupang begrunnes dette med behov for håndtering av bestillinger, mottak, kontroll av leveranser og fakturaer ved hver institusjon. Beregningene bygger på at kommunen har 9-10 institusjoner, 2 bygg for medisinske tjenester, 4 hjemmetjenestebaser samt sentralkjøkken. I tillegg har kommunen noen driftssteder med boliger til funksjonshemmede som benytter arbeidstøy. Behovet ved delt løsning er vurdert til 1,5 årsverk. Ved kjøp i markedet vurderes behovet til 2 årsverk. Pris for vaskeritjenester i private markedet I kommunens dokument «Notat intern lønnsomhetsberegning desember» er det brukt en pris på kr 14,60 per kg. 2 Store norske leksikon: «FDV, vanlig forkortelse for forvaltning, drift og vedlikehold; brukes i forbindelse med bygg og anlegg. Samlebetegnelse for aktiviteter og kostnader (FDV-kostnader) gjennom objektets totale levetid, fra overtagelse etter nybygging til utrangering eller riving». østfold kommunerevisjon iks 7 78

79 Etter kvalitetssikring av Agenda Kaupang er det i kalkylene brukt en pris på kr 16,50 per kilo institusjons- og arbeidstøy. I følge rapporten bygger denne prisen på informasjon fra Vaskeritilsynet, en annen kommune samt en antagelse om oppnåelig pris. Prisen skal inneholde vask, leie av tøy, transport frem til alle driftsadresser og ekstrabestillinger. Det er også ved kvalitetssikringen undersøkt pris for vask av beboertøy (privattøy) og kilopris for dette er satt til kr 32,00. Revisjonen har ikke utført egne undersøkelser på pris for vaskeritjenester. Usikkerhetsanalyse - Kalkyle I Revisjonen har gjennomgått prosjektbudsjettet for investering i nytt vaskeri samt tilhørende rapport etter gjennomført usikkerhetsanalyse fra Concreto. Det er utført kontrollregning av alle summeringer som er gjort i prosjektbudsjettet. Videre er det også kontrollert at beregning av utgifter til merverdiavgift er håndtert på riktig måte. Prosjektbudsjettet er summert til kr og beregningene er satt til P85 (85 % sannsynlighet for at prosjektet kan gjennomføres innenfor foreslått utgiftsramme) i tråd med kommunens vedtatte prosedyre for investeringsbeslutning ved bygge- og anleggsprosjekter. I følge kommunen er tallene i prosjektbudsjettet/usikkerhetsanalysen basert på de tilbud som har kommet inn i konkurransen for vaskeriutstyr og for bygg. Forventet tillegg er på 2,53 % som tilsvarer kr 1 mill. Satsen som er brukt kommer fra samtaler og møter underveis i usikkerhetsanalysen. Kommunen bruker også en usikkerhetsavsetning på 1,64 %. Usikkerhetsanalyserapporten inneholder utførlig informasjon om forutsetninger som ligger til grunn i analysen. I beskrivelse av usikkerhetsanalysen framkommer det at det er lagt inn faste prosentsatser for kunstnerisk utsmykning og avsetning til servicekonto (hhv 1 % og 2 %). Dette er i tråd med føringer i Fredrikstad kommune. Det er videre utført en vurdering av usikkerhetsforhold i prosjektet. Risiko for merutgifter og potensial for besparelser vurderes i rapporten. Omfang av fremtidig vaskeritjeneste I 2016 var behovet på ca 2 tonn tøy per dag. Kommunen mener at det nye vaskeriet, med en kapasitet på 4 tonn, vil ha en restkapasitet som kan brukes til å dekke nabokommuners behov. Beregnet størrelse av restkapasitet er ikke oppgitt. I bystyresak 25/17 fremkommer det at kommunen forventer en vekst i antall sykehjemsplasser i takt med prognosen for befolkningsutviklingen for personer over 80 år. Dette vil gi høyere aktivitet i hjemmesykepleien og andre kommunale hjemmetjenester. Tabell over befolkningsutvikling for personer over 80 år, brukt i saken, ser ut som følger: østfold kommunerevisjon iks 8 79

80 Tabellen viser at det er beregnet en befolkningsøkning av personer over 80 år på 2 % - 3 % per år i perioden I perioden er økningen 15 %. Vurderinger Investeringen i nytt vaskeri vil, ifølge bystyresak 25/17, gi en personellbesparelse på 7 årsverk. Det oppgis ingen informasjon om hvor personellet i de innsparte stillingene eventuelt vil plasseres og hvor de overtallige stillingene vil utgiftsføres. Revisjonen mener at det er knyttet usikkerhet til om dette er en reell besparelse for kommunen. Kommunen informerer om at de, for å forenkle beregningen av lønnsutgifter, kun har benyttet én type timelønn (en lønnssats). Revisjonens gjennomgang viser noe høyere årlig lønnsutgift for drift av nytt vaskeri og delt løsning. Utgiftspost for personal er på samme nivå i kalkyle B, ved vasking av 2 tonn, og i kalkyle C, ved vasking av 4 tonn. Kommunen begrunner dette med effektive maskiner. Det foreligger ingen informasjon i fremlagt dokumentasjon som sannsynliggjør en slik vurdering. Revisjonen er av den oppfatning at kommunens vurdering av uforandret antall ansatte ved dobling av mengde vask er er beheftet med usikkerhet. Behovet for sjåfør øker med 0,2 årsverk til 1 årsverk i kalkyle B (2 tonns daglig vask), i forhold til dagens 0,8 årsverk ved samme mengde vask. Kommunens vurdering er at ved sentralisering av vaskeritjenestene vil det bli økt behov for kjøring bl.a. til steder som i dag har institusjonsvaskerier. Revisjonen har ingen kommentarer til kommunens vurdering. Driftsutgift for personell til kontroll og oppfølging i alternativene «delt løsning» og «kjøp i markedet» er etter vår mening godt begrunnet. Revisjonen mener at det er usikkerhet knyttet til prisen for vaskeritjenester ved kjøp i markedet som er benyttet i kalkylene. Årsaken til dette er at markedspris først kan fremkomme etter gjennomført anbudskonkurranse basert på et reelt behov. Kalkylenes beregning av «Årlig kostnad på låneopptak, flatt fordelt» er ikke riktig i forhold til gjeldende regelverk for låneopptak i kommuner. Det er tatt en forutsetning om at investeringsutgiftene fullt ut finansieres med låneopptak. Kommunen får kompensasjon for utgiftsført merverdiavgift. Denne inntekten skal håndteres som en del av finansieringen og behovet for låneopptak blir tilsvarende østfold kommunerevisjon iks 9 80

81 redusert. Revisjonens beregning av årlig låneutgift (hensyntatt 25 % kompensasjon for merverdiavgift) er lavere enn hva som er brukt i kalkylene. Prosjektbudsjettet for investering i nytt vaskeri, bygger på en usikkerhetsanalyse (Kalkyle I), der ulike usikkerhetsfaktorer er vurdert. Både risiko for merutgifter og potensiell besparelse er vurdert. Revisjonens gjennomgang viser at prosjektbudsjettet er korrekt utregnet og summert. Vi har ikke forutsetninger for å kommentere analysens bransjefaglige forutsetninger innenfor den tildelte tidsrammen. Tabellen «befolkningsutvikling personer over 80 år», som ble benyttet i bystyresaken, viser en vekst på 2-3 % per år i perioden I perioden er økningen 15 %. I kommunens kalkyle for nytt vaskeri med en kapasitet på 4 tonn per dag (Kalkyle C), er det beregnet med en økning i vask tilsvarende 100 % fra dagens volum. Den benyttede tabellen over befolkningsutvikling viser en betydelig lavere vekst i rellt behov i den nærmeste fremtiden, og vi mener at det er stor usikkerhet knyttet til restkapasitet i mange år fremover. Det er en svakhet i kalkyle C (4 tonn) for alternativet «kjøp i markedet». Det beregnes med kjøp på 4 tonn daglig. Selv om det nye vaskeriet har en kapasitet på 4 tonn, er det usikkert om det vil bli aktuelt å kjøpe 4 tonn per dag i markedet. Det er en svakhet i beregningene at kalkylene mangler utgifter til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling. Konklusjon Revisjonens gjennomgang viser at kalkylene brukt i bystyresak 25/17 inneholder en feil i beregningen av låneutgifter og at kalkylene mangler utgifter til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling. Videre foreligger det usikkerhet rundt noen forhold i kalkylene, hvor vi spesielt vil nevne en personellbesparelse på 7 årsverk, pris for vaskeritjenester i markedet, og omfanget av behovet for vaskeritjenester. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) seksjonsleder regnskapsrevisjon Madeleine Strandin (sign.) revisor østfold kommunerevisjon iks 10 81

82 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/28 Dokumentnr.: 24 Løpenr.: /2017 Klassering: 186 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /51 Overordnet revisjonsstrategi - kommuneregnskapet 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1 Overordnet revisjonsstrategi for 2017, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg Overordnet revisjonsstrategi for fredrikstad kommune PowerPoint presentasjon Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Den overordnede revisjonsstrategien omfatter regnskapsrevisjon av årsregnskapet for Formålet med en overordnet revisjonsstrategi, er å vise kontrollutvalget hvordan revisjonen vurderer revisjonsoppgavene knyttet til kommunen. Strategien tar utgangspunkt i revisjonens erfaring, og eventuelle endringer i risikobilde for de enkelte oppdragene/revisjonsområdene. Revisor vil i sin presentasjon redegjør for hvilke fokusområder som legges til grunn i Det legges til grunn at arbeidet skal gjennomføres i henhold til forskrift om revisjon, revisjonsstandarder og revisjonsmetodikk. Funn som er av vesentlig betydning for risikovurderingen rapporteres fortløpende slik revisjonsforskriften tilsier. 82

83 Vurdering Kontrollutvalget skal etter forskrift om kontrollutvalg ( 6) påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte. Det betyr at revisjonen skal planlegge, gjennomføre og rapportere slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. I tråd med dette vil oppdragsansvarlig revisor presentere revisjonsstrategi for Fredrikstad kommunes årsregnskap for 2017, er tenkt løst. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta presentasjonen av overordnet revisjonsstrategi for 2017 til etterretning. 83

84 Revisjonsstrategi 2017 Kontrollutvalget i Fredrikstad kommune

85 Overordnet revisjonsstrategi Formål Kommuneloven 78 Oppdragsvurdering Revisjonsområder 85

86 Kommunens virksomhet innbyggere årsverk Kommunens organisering Budsjettstyrt fastsettes av bystyret Økonomiske rammer statlig Omfattende lovverk 86

87 Økonomisk utvikling Tekst Regnskap 2014 Regnskap 2015 Regnskap 2016 Vedtatt Budsjett 2017 Driftsinntekter Driftsutgifter Brutto driftsresultat Finanstransaksjoner Netto driftsresultat Mer-/mindreforbruk Sum investeringer Netto egenkapital UB Ekskl kapitalkonto Budsjetteres ikke Langsiktig gjeld Budsjetteres ikke 87

88 Planlegging 2017 Risikovurdering Vesentlighetsgrense Kontrollmiljø Kartlegging av kommunens internkontroll Angrepsvinkel Fokusområder i forhold til risikovurdering Test av kommunens internkontroll Test av detaljer 88

89 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/65 Dokumentnr.: 90 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /52 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2018 med en kostnadsramme på kr , vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Fredrikstad, Vedlegg 1. Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for talloppstilling 2. Østfold kontrollutvalgssekretariat: Oppsett av timer og fordelte kostnader etter vedtatt nøkkel for Fredrikstad kommune for Østfold kommunerevisjon IKS: Budsjett 2018 Fredrikstad kommune, datert Østfold kommunerevisjon IKS: Budsjett 2018 ØKR samlet, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 18 budsjettbehandlingen, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I kontrollutvalgets forslag til budsjettramme skal kontrollutvalgets egen drift, kjøp av sekretariats- og revisjonstjenesten innarbeides. 89

90 Vurdering Kontrollutvalget Til kontrollutvalgets egen drift er det innarbeidet godtgjørelse til leder og møtegodtgjørelse til øvrige medlemmer i tråd med reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Fredrikstad kommune. Bystyret vedtok den 18. juni 2015 at godtgjørelse til leder av kontrollutvalget utøkes fra 20 % til 50 %. En stillingsprosent på over 40 % vil i tillegg utløse avsetning til pensjon (KLP). Samlet vil møtegodtgjørelse inkludert pensjon og arbeidsgiveravgift utgjør kr Budsjettforslaget til kontrollutvalgets egen drift bygger på møteaktivitet på i alt seks møter i I forslaget er det foreslått kr til kurs/opplæring, kr til medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn, kr til skyss/kostgodtgjørelse og kr til enkel matservering ved avholdelse av møtene. Det legges inn som tidligere år et forslag om kr som reserver i budsjettforslaget til oppdukkende saker i Budsjettforslaget til kontrollutvalgets egen drift vil medføre en samlet kostnad på kr , som tilsvarer en kostnadsøkning på 1,8 % sammenlignet med budsjettet for Østfold kontrollutvalgssekretariat Styret for Østfold kontrollutvalgssekretariat behandlet og vedtok budsjettet for 2018 i møte den 28. august I henhold til budsjettvedtaket og selskapets vedtekter (fordelingsnøkkelen) vil Fredrikstad kommune sin andel for 2018 utgjøre kr Budsjettet for sekretariatet innebærer en kostnadsøkning på 2,5 % sammenlignet med budsjettet for 2017 (se vedlegg 2). Østfold kommunerevisjon IKS Styret i Østfold kommunerevisjon IKS har avholdt sitt budsjettmøte 22. august Representantskapet i selskapet har den 30. august 2017 vedtatt styrets forslag. For interkommunale selskaper (IKS) som Østfold kommunerevisjon er organisert som, er det selskapets representantskap som endelig vedtar budsjettet (jfr. lov om interkommunale selskaper 18). Av revisjonens totale budsjett innebærer Fredrikstad kommunes andel for 2018 kr Dette utgjør en reduksjon på 9,8 % i honorarsatsene fra 2017 til Sekretariatet viser for øvrig til revisjonens kommentarer til budsjettforutsetningene i vedlegg 3. Administrerende direktør for selskapet vil i møte redegjøre nærmere for budsjettet Samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid 2018 Kontrollutvalget: kr Østfold kontrollutvalgssekretariat: kr Østfold kommunerevisjon IKS kr Samlet Sum: kr Budsjettforslag for et samlet kontroll- og tilsynsarbeid for 2018 innebærer en reduksjon på 7,4 % i forhold til budsjettet for 2017 (se nærmere detaljering i vedlegg 1). Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget godkjenner forslaget til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Budsjettforslaget oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 90

91 Fredrikstad kommune Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 Kontotekst Forslag 2018 Budsjett 2017 Endring i % Regnskap 2016 Merknader Godtgjørelelse leder kr ,00 kr ,00 50 / 30 % av godtgj. av kr Møtegodtgjørelse medlemmer kr ,00 kr ,00 kr ,00 Sats: kr per møte KLP - pensjon kr ,00 kr ,00 kr ,00 Arbeidsgiveravgift kr ,00 kr ,00 kr ,00 Sum lønn kr ,00 kr ,00 kr ,00 Representasjon/servering kr 5 000,00 kr 4 000,00 kr 5 064,00 Servering i forbindelse med møter Kurs og opplæring kr ,00 kr ,00 kr ,00 Kontrollutvalgskonferanser Forum for kontroll og tilsyn kr 9 000,00 kr 9 000,00 kr 8 000,00 Kontingent Skyssgodtjørele og andre oppgaveplitige ytelser kr 4 000,00 kr 3 000,00 kr 3 091,00 Service- og vedlikholdsavtaler kr - kr 7 000,00 Avsetning til Adhoc - oppgaver kr ,00 kr ,00 kr - Sum driftsutgifter kr ,00 kr ,00 kr ,00 Samlet sum Kontrollutvalget (folkevalgte) kr ,00 kr ,00 1,8 kr ,00 Kjøp av sekretariattjenester (ØKUS) kr ,00 kr ,00 2,5 kr ,00 Kommunens andel av ØKUS budsjett Kjøp av revisjonstjenester (ØKR) kr ,00 kr ,00-9,8 kr ,00 Sum for hele kontroll- og tilsynsfunksjonen kr ,00 kr ,00-7,4 kr ,00 91

92 Vedlegg 2 Østfold kontrollutvalgssekretariat - budsjett /3 per kommune (fast beløp) Stipulert forbruk Sum Fredrikstad kr ,00 kr ,00 kr ,00 Sarpsborg kr ,00 kr ,00 kr ,00 Moss kr ,00 kr ,00 kr ,00 Rygge kr ,00 kr ,00 kr ,00 Råde kr ,00 kr ,00 kr ,00 Hvaler kr ,00 kr ,00 kr ,00 Halden kr ,00 kr ,00 kr ,00 SUM kr ,00 kr ,00 kr ,00 Budsjett bygger på de erfaringer gjennom de driftsårene samarbeidet har eksistert. Samlet utgiftsside for 2018 er kr Samlet inntektside er kr Differanse avsettes fond eller tilbakebetales eierne Budsjettet for 2018 skal gå i balanse og kostnadene fordeles på eierkommunene etter en fastsatt fordelingsnøkkel. Tilskudd fra kommunene fremkommer slik at kostnadene fordeles som følger: - 1/3 av kostnadene fordeles likt kommunene imellom (fast beløp) - 2/3 av kostnadene fordeles etter medgått tid. Vedrørende fordelingsprinsippet vises det til kommunestyrenes behandling av samarbeidets opprett og til samarbeidets vedtekter ( 5). 92

93 telse, 93

94 Budsjett 2018 Vedtak i styret : Styret anbefaler representantskapet å vedta det fremlagte budsjettet. Vedtak i representantskapet : Enstemmig vedtatt. Eierkommuner: Fredrikstad Sarpsborg Halden Hvaler Rygge Moss Råde /24.08./ Laila Nagelhus 94

95 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELT OM BUDSJETT PROSESSEN BUDSJETT FORUTSETNINGER BUDSJETT Samlet budsjett Inntekter Lønn og sosiale kostnader Kjøp av varer og tjenester Tjenesteproduksjon BUDSJETT FORDELT PÅ DEN ENKELTE KOMMUNE... 8 østfold kommunerevisjon iks 2 95

96 1 GENERELT OM BUDSJETT PROSESSEN Kontrollutvalgets budsjett Iht 18 i Forskrift om kontrollutvalg, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/ kommunerådets innstilling til kommunestyret. Østfold kontrollutvalgssekretariat utarbeider forslag til budsjett for kontrollutvalgene som inkluderer revisjonens, sekretariatets og kontrollutvalgets kostnader. Disse blir behandlet i de respektive kontrollutvalgene i første møte over sommeren. Østfold Kommunerevisjons (Økr) budsjett Iht Lov om interkommunale selskaper 18. Årsbudsjettet, så er det representantskapet som vedtar selskapets budsjett, etter innstilling fra styret. Det samsvarer med 2 i Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper der representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift og investering for kommende kalenderår. Årsbudsjettet skal gi et realistisk bilde av virksomheten. Budsjettet viser det samlede tilskuddet fra alle kommunene. I spesifikasjonen til den enkelte kommune fremkommer tilskuddet iht revisjonsavtalen med den enkelte kommune. Det innebærer fordeling av tidsforbruk/ kostnad mellom de ulike revisjonstjenestene. Hver enkelt kommune, kontrollutvalget og administrasjonen, får tilsendt en oversikt på Økrs engasjement. Tilpasninger i budsjetteringsmodellen I budsjettet for 2018 er fordelingen av kostnaden mellom kommunene til kjøp av varer og tjenester endret. Planlagte timer til revisjon av kommuneregnskapet spesifiseres slik at omfanget blir tydligere, både for nødvendig revisjon for å godkjenne årsregnskapet og andre revisjonstjenester. Bakgrunn for tilpasningene er samtaler i eiermøter i 2016 der eierne støttet en utvikling der finansieringsmodellen beveger seg mot at hver kommune betaler for de timene som det planlegges med i den enkelte kommune og at det kunne være realistisk å ha et 4-års perspektiv på tilpasningen. I budsjettet for 2018 er 33% av kjøp av varer og tjenester kalkulert inn i timekostnaden. Resterende er fordelt ift antall innbyggere. Å spesifisere omfanget på revisjon av kommuneregnskapet eksklusiv andre regnskapsrevisjonstjenester, har sammenheng med fokuset på kostnadsnivået på samlet regnskapsrevisjonstjenester. Planlagte timer til forvaltningsrevisjon er uendret fra tidligere år. Økonomi langtidsplan Gjeldende langtidsplan er utarbeidet for , og godkjent i styret Forutsetningene for denne er i endring og ny plan vil bi utarbeidet. 2 BUDSJETT FORUTSETNINGER Selvkost Økr drives etter selvkostprinsippet. 67% av kjøp av varer og tjenester er for 2018 fordelt ift antall innbyggere i hver kommune. Øvrig, samt lønn og sosiale kostnader fordeles mellom eierkommunene ift planlagt timeforbruk. Dersom Økr i løpet av året har ledige ressurser og får mulighet til å påta seg tilleggsoppdrag kan det gi et positivt regnskapsmessig resultat. Det er representantskapet som ved godkjenning av årsregnskapet, bestemmer om et postivt resultat enten skal tilbakeføres til eierkommunene eller om det skal disponeres mot Økrs frie fond. Økr har ikke som formål å gå med overskudd. østfold kommunerevisjon iks 3 96

97 Normal drift Forutsetningen for budsjettet er normal drift. Budsjettet bygger på en presis kalkyle uten sikkerhetsmarginer. Erfaringsmessig med et minimumsbudsjett ser vi at ordinære driftsorienterte, ikke planlagte, hendelser vil gi negative avvik mot budsjett. Slik ønsker vi ikke å ha det. Det tærer på medarbeidere og arbeidsmiljø. Vi har derfor også for 2018 budsjettert med to spesifiserte tillegg: Et for effektiviserings- og miljøtiltak og et for uforutsette driftsorienterte hendelser. Overføringer fra eierkommuner Tilskuddet omfatter revisjon av kommunen, kommunale foretak, særregnskap (attestasjoner), kirkelig fellesråd og menighetsråd, samt de legater og stiftelser der hovedsakelig kommunen har styringsretten. Forventet tidsforbruk er med på å danne grunnlaget for hvor mye den enkelte kommune samlet skal betale for utført revisjon. Økr har en detaljert oppfølging av påløpte timer. Dersom det viser seg at tilleggsoppgaver gir et merforbruk blir kommunen varslet om dette og kan etter avtale bli tilleggsfakturert. Estimert forbruk er budsjettgrunnlaget for den enkelte kommune. Rammeavtale med eierkommune Økr vant igjen konkurransen om rammeavtale på forvaltningsrevisjon i Halden kommune, gjeldende fra Avtalen åpnet for avrop inntil 700 timer per år. Det er rimelig sannsynlig at avropet skjer, derfor er det budsjettert med denne inntekten. Halden kommune har også vurdert sitt eierskap i Økr. I juni 2017 fattet kommunens formannsskap et vedtak der de ikke melder seg ut. Haldens andel av pensjonsforpliktelser er på dette grunnlag budsjettert som tidligere. Kontinuerlig forbedringsarbeid Ledelse og medarbeidere arbeider kontinuerlig med forbedringer og videreutvikling av tjenestespekteret, både for forvaltnings- og regnskapsrevisjon, og i egen administrasjon. Medarbeiderne i Økr har alle relevant høyere utdanning, gjennomfører årlig lovpålagt faglig etterutdanning og har bred revisjonserfaring. Også i 2018 vil vi ha fokus på flere samarbeidsprosjekter mellom forvaltnings- og regnskapsseksjonen. Kompetansen i seksjonene utfyller hverandre og vil ytterligere heve kvaliteten på de samlede tjenestene. I 2017 begynte vi å bruke analyseverktøyet Idea, både innenfor regnskaps- og forvaltningsrevisjon. Vi har forventninger til dette verktøyet, både ift presisjon, datamengder som kan analyseres automatisert og effektivitet. Sikre et stabilt fagmiljø En betryggende og effektiv kontroll fordrer både kompetanse og et stabilt fagmiljø. For å redusere risiko for at medarbeidere med kritisk kompetanse søker seg til andre oppgaver har ledelsen fokus på et konkurransedyktig lønnsnivå og at ledelse, medarbeidere og tillitsvalgte har et utstrakt samarbeid både i forbedringsarbeidet og i strategiprosesser. Ledelsen søker å gjennomføre, gjerne i samarbeid med NAVs IA representant, eksempelvis nærværsaktiviteter, som forebygger i et godt arbeidsmiljø. Betryggende revisjon for kommunene gir trygge arbeidsplasser For eierkommunene sikrer forannevnte en betryggende kontroll, gjennom et interkommunalt revisjonsselskap som har kommunerevisjon som sitt spesialfelt. At eierkommunene opprettholder Østfold Kommunerevisjon IKS som førstevalget for revisjonstjenestene er en sterk bidragsyter til et trygt og forutsigbart arbeidsmiljø - noe alle ansatte verdsetter høyt. Andre budsjettforutsetninger I styremøtet i mai 2017 drøftet styret budsjettforutsetninger for lønnsvekst, avsetning til pensjoner, nivået på kostnader til kjøp av varer og tjenester og vurderingen av nødvendige produksjonstimer. østfold kommunerevisjon iks 4 97

98 3 BUDSJETT 3.1 Samlet budsjett Overføring fra eierkommuner er redusert med 0,7 mnok fra budsjett Netto lønn og sosiale kostnader øker med 0,2 mnok og kjøp av varer og tjenester reduseres tilsvarende med 0,2 mnok. Prognosen for 2017 viser et resultat som er 1,2 mnok bedre enn budsjettert. Det forklares ved at prognosen er justert med forutsigbare sykelønnsrefusjoner med 0,7 mnok og inntekter på vunnet rammeavtale estimeres til 0,7 mnok. Iht den økonomiske langtidsplanen, godkjent ifm budsjettbehandlingen for 2015, gjeldende til og med 2018, er det planlagt med bruk av disposisjonsfond. Det er ikke budsjettert med bruk av disposisjonsfond i Fondets saldo per er 0,9 mnok. Tabellen under viser hvordan mer- og mindreforbruk finansieres. østfold kommunerevisjon iks 5 98