FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN /17 Vurdering av møte- og talerett for tillitsvalde, i fellesnemnd

Transkript

1 FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN MØTEINNKALLING: Dato: Kl. : 09:00 Stad : Rådhuset Ullensvang herad Saksliste 013/17 Godkjenning av innkalling / underteikning av møtebok 014/17 Vurdering av møte- og talerett for tillitsvalde, i fellesnemnd 015/17 Søknad om økonomisk støtte til samanslåing og omstillingsprosess for Den norske kyrkja i Jondal, Odda og Ullensvang i samband med den kommunale samanslåingsprosessen 016/17 Oppnemning av kommunal representant til kyrkjeleg fellesnemnd 017/17 Økonomiplan og budsjett for samanslåingsprosjektet 018/17 Kommunesamanslåing og eigedomsskatt 019/17 Omstillingsavtale organisering av prosess for arbeidet med avtalen. 020/17 Styringsdokument for samanslåingsprosessen: prosjektplan for arbeidet NB! Saka vert ettersendt. Orienteringssaker: Økonomiske prioriteringer og investeringsbehov i den enkelte kommune i prosjektperioden. Kommunikasjonsplan Mandat for arbeidsgrupper prinsipper Overordna risiko- og sårbarhetsanalyse for nye Ullensvang kommune

2 Arkiv: K1-036,K3&23 Arkivsak ID: Journalpost ID: Sakshandsamar.: Harald Jordal Dato: FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN SAKSGANG Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saksnr Fellesnemnd /17 Godkjenning av innkalling / underteikning av møtebok Vedlegg: Dok.id: Tittel Møteprotokoll frå Prosjektleiar sitt forslag til vedtak: Fellesnemnda godkjenner møtebok for fellesnemnda , innkallinga til møtet i dag og vel representantane Terje Kollbotn og Hildegunn Espe til å skrive under møtebok frå møtet i dag. Ingerd Astad

3 Saka gjeld: Fellesnemnda skal godkjenne innkallinga til dagens møte og velje 2 representantar til å skrive under møtebok frå møtet i dag. Saka skal ekspederast av: Partsbrev skal sendast til: Sakshandsamar Alle relevante partar Arkiv

4 PROTOKOLL FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN Dato: Tid: kl Stad: Kommunestyresalen i Odda Tilstades Frå Jondal 1. Jon Larsgard (SP) 2. Olav Magnus Hammer (AP) 3. Elin Brattabø Eide (H) 4. Reidun Haugen Dalseth (KRF) Frå Odda kommune: 1. Roald Aga Haug (AP) 2. Linda H. Jondahl (AP) 3.John Opdal møtte som vara for Johnny Vikne 4. Therese K. Børve (AP) 5. Terje Kollbotn (R) 6. Erlend Nævdal Bolstad (H) 7. Anna Maria Kråkevik (H) 8. Anne Marit Buer (V) 9. Marit Backer Owe (KRF) Frå Ullensvang herad: 1. Solfrid Borge (SP) 2. Kåre Grønsnes(SV) 3. Olav B. Hus (SP) 4. Hildegunn Espe (SP) 5. Amund Velure (AP) 6. Terje S. Bleie (H) Frå Administrasjonen: Rådmann Reidar Isdal Rådmann Ole-Jørgen Jondahl Rådmann Magnus Steigedal Konst. prosjektleiar Ingjerd Astad Kommunesekretær Harald Jordal Andre: Utdanningsforbundet Terje Mikkelsen Informasjon frå møtet:

5 Leiar for mellombels fellesnemnd Solfrid Borge ønska velkomen og tok namneopprop kl då Jondal vart hefta i Folgefonntunellen Fellesnemnda var ved møtestart 19 medlemer og fullsett. Ordførar. Solfrid Borge( SP) merka at det ikkje var sendt ut sak om godkjenning av protokoll frå siste møte i mellombels fellesnemnd 22. juni 2017 til dette møtet. Protokollen var sendt ut tidlegare til medlemene av førebels fellesnemnda Protokoll frå møtet 22. juni 2017 vart teken opp og samrøystes vedteken som utsendt. NB Sakene vert ikkje renummererte, men vedtaket vert ført inn i protokollen Saknr. 001/17 Godkjenning av innkalling / underteikning av møtebok Fellesnemnd Ullensvang kommune Behandling: Fellesnemnda var fullsett med 19 repr. ved møtestart. Mellombels prosjektleiar Ingjerd Astad ; Innkallinga kom ut for seint av ulike årsaker. Honnør til alle som sto på for å få det til. Terje Mikkelsen(Ut. forb) gav kritikk for at ikkje dei tillitsvalde hadde fått saksdokumenta tilsendt. Dei tillitsvalde har ikkje møte- og talerett i fellesnemdna idag, men møta i fellesnemnda er opne. Rådmann Jondahl viste Møteportalen som vil bli innkallingsplattforma/dokumentbasen for Fellesnemnda heretter, innloggingsmåte og korleis lesa / bruka denne. Vedtak : Elin Eide Brattabø og Amund Velure vart samr valde til å skriva under møteboka Dagsorden godkjent som utsendt. FN - 001/17 Vedtak: Vedtak : Elin Eide Brattabø (A) og Amund Velure (A) vart samr valde til å skriva under møteboka Sak 002/17 Sak: Val av leiar og nestleiar til fellesnemnda Fellesnemnd Ullensvang kommune

6 Behandling: Larsgard (SP)talte til totaliteten i prosjekt kommunesamanslåing og føreslo som leiar : ordførar i Odda; Roald Aga Haug og som nestleiar ordførar i Ullensvang; Solfrid Borge. Larsgard gav slike signal på vegne av ordførarane: ordførar i Jondal: Jon Larsgard, vert leiar i partsamansett utval ( PSU). Arbeidsutval vert som før; ordførarane og rådmennene med projektleiar som sekretær FN - 002/17 Vedtak: Larsgard sitt forslag vart samr. vedteke Vedtaket er: Leiar i fellesnemnda er ordførar i Odda; Roald Aga Haug. Nestleiar er ordførar i Ullensvang; Solfrid Borge Ordførar Roald Aga Haug (A) tek over møteleiinga for resten av møtet som nyvald leiar i Fellesnemnda. 003/17 Sak: Val av arbeidsutval samt val av leiar og nestleiar til arbeidsutvalet Fellesnemnd Ullensvang kommune Behandling: Hammer (A); Arbeidsutvalet er å sjå på som eit formannskap og fremma slikt synspunkt; Varaordførar bør kunna gå inn som vara ved forfall. Ingen sa imot Hammer føreslo; Leiar: Roald Aga Haug Nestleiar: Sofrid Borge Innstillinga med Hammer sitt forslag på leiar /nestleier vart samt. vedteken. FN - 003/17 Vedtak: 1. Fellesnemnda for Ullensvang kommune vel ordførar i kvar kommune inn i arbeidsutvalet: Solfrid Borge, ordførar i Ullensvang herad Roald Aga Haug, ordførar i Odda kommune Jon Larsgård, ordførar i Jondal kommune 2. Fellesnemnda vel desse til leiar og nestleiar av arbeidsutvalet: Leiar: Roald Aga Haug Nestleiar: Solfrid Borge

7 004/17 Sak: Møteplan for fellesnemnda Fellesnemnd Ullensvang kommune Behandling: Prosjektleiar Astad orienterte til møteplan for fellesnemnda. ONSDAG 18. oktober Kinsarvik Nye datoer. TORSD FRED. 17. nov ; Norheimsund- inkl overnatting og knytt opp til Hardangerkonferansen ONSDAG 6. des. i Jondal FN - 004/17 Vedtak: Innstillinga med revidert møteplan vart samr vedteken 005/17 Sak: Godtgjersle og reglement/arbeidsvilkår for folkevalde i fellesnemnda og partssamansett utval. Innstilling: Fellesnemnda godkjenner forslag til reglement slik det går fram av vedlegg 1 og 2 i saka for: 1. Fellesnemnda og PSU 2. Økonomiske vilkår for medlemer av fellesnemnda, partssamansett utval (PSU) og andre styre, råd og utval som fellesnemnda opprettar Fellesnemnd Ullensvang kommune Behandling: Kollbotn (R) viste til at det etter reglementet skal vera 3 protokollunderskrivarar. Reglementet bør vera førebels og treng gjennomgåast breiare enn det forslaget som ligg i bordet idag. Godtgjerslereglementet treng gjennomgåast og. Forslag: 1, Redaksjonell endring: 15; ordet "kommunestyret" blir erstatta med "fellesnemnda" og "partsamansett utval" Forslag 2; Fellesnemnda utset saka om økonomiske vilkår/ godtgjersle (pkt 2) til novembermøtet. Fellesnemnda set ned eit politisk utval med repr. frå kvar kommune som utarbeider innstilling til fellesnemnda. FN - 005/17 Vedtak: Kollbotn pkt 1. vart samr vedteke. Innstillinga pkt 1 vart samr. vedteken med denne endringa innarbeidd.. Kollbotn pkt 2 ( utsettingsforslag til pkt 2) fekk 7 stemmer og fall då 12 røysta for innstilling sitt pkt 2. Vedtaket for pkt 2 er identisk med innstillinga.

8 Vedtaket er : Fellesnemnda godkjenner forslag til reglement slik det går fram av vedlegg 1 og 2 i saka for: 1. Fellesnemnda og PSU med slik endring: 15; ordet "kommunestyret" blir erstatta med "fellesnemnda" og "partsamansett utval" 2. Økonomiske vilkår for medlemer av fellesnemnda, partssamansett utval (PSU) og andre styre, råd og utval som fellesnemnda opprettar 006/17 Sak: Orientering om aktuelle saker frå mellombels prosjektleiar Fellesnemnd Ullensvang kommune Behandling: Mellombels prosjektleiar for Ullensvang kommune: Ingjerd Astad (KS) gav innleiingsvis ros til alle som hadde stått på for å gjera dette møtet i fellesnemnda mogeleg. Astad orienterte til vegen vidare og la til grunn at fellesnemnda vil måtta ha meir karakter av å vera meir arbeidsforum enn eit vanleg kommunestyre. Orienterte om mål og meining og konkrete oppgåver. Kva skal vi gjera og når skal vi gjera det. Det overordna samfunnsoppdraget må vera i fokus. Kva er viktigast å få på plass : Godt innhald i prosess og god kommunikasjon mot innbyggarar og dei 3 kommunestyra er ein forutsetning for å lukkast. Kartlegging og analyse av dei tre kommunane. Den nye kommunen skal uansett byggast til beste for innbyggarane. "Det kann henn folkens at dette til tider blir artig" FN - 006/17 Vedtak: Fellesnemnda merka seg orienteringa. 007/17 Sak: Delegering frå fellesnemnda. Delegering frå fellesnemnda: 1. Delegering til fellesnemndas leder a. Leiaren av fellesnemnda er rettsleg representant for den nye kommunen og underskriv på denne sin vegne i alle tilfelle der mynde ikkje er tildelt andre. b. Leiaren av fellesnemnda er representanten til den nye kommunen i dei tilfella der annan person ikkje er særskilt vald. Leiaren av fellesnemnda har rett til å gje andre mynde til å delta og til å representera. c. Leiaren av fellesnemnda kan løyva offentlege gåver og merksemd knytt opp til den nye kommunen for inntil kr 1 000,- i kvart enkelt tilfelle. 2. Delegering til midlertidig prosjektleiar a. Mellombels prosjektleiar innstiller i alle saker til arbeidsutval og partssamansett utval. b. Mellombels prosjektleiar har ansvar for at alle saker som vert lagt fram, er forsvarleg greidd ut, og har ansvar for at vedtak vert sett i verk.

9 c. Mellombels prosjektleiar har ansvar for koordinering av politiske og administrative prosessar og sørgjer for at det fattast vedtak som sikrar naudsynt framdrift for etableringa av den nye kommunen. d. Mellombels prosjektleiar vert gjeve mynde til å ta avgjerder i saker som ikkje er av prinsipiell art og der slik mynde ikkje er tildelt andre. e. Mellombels prosjektleiar har innkjøps- og ansvarsmynde innan budsjettet til fellesnemnda i samsvar med vedtekne prioriteringar, og mynde til å anta tilbod/anbod dersom slik mynde ikkje er lagt til andre nemnder eller organ og dessutan å inngå kontraktar for arbeid og leveransar. 3. Retningslinjer for bruk av delegert mynde a. All delegert mynde skal utøvast i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og retningslinjer gjeve av overordna organ, og i samsvar med dei saksarbeidsreglane som følgjer av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk. b. Delegert mynde skal utøvast innanfor dei plan- og budsjettrammer som er vedteke av fellesnemnda Fellesnemnd Ullensvang kommune Behandling: Aga Haug refererte innstillinga innleiingsvis. FN - 007/17 Vedtak: Innstillinga vart samr. vedteken. 008/17 Sak: Orientering om administrative resurssar til midlertidig prosjektorganisasjon Fellesnemnd Ullensvang kommune Behandling: Rådmann Jondahl orienterte / presentert tilråding til prosjektstab for Ullensvang kommune i tillegg til prosjektleiar Informasjonsansvarleg 50%, digitalisering 100 %, HR- ressurs 100 %, sekretærfunksjon 50, og økonomiressurs 20 % i alt 4.2 stilling inkl prosjektleiar. Rekrettering primært innan eigen organisasjon. Jondahl; Presentasjonane som er brukt idag vert sendt ut etter møtet. Borge (SP) minna om at kyrkjeleg fellesråd har søkt om midlar av den statlege potten som er avsett, og at det føreligg eit initiativ frå Odda fjellstyre og Ullensvang fjellstyre om oppretting av arbeidsgruppe for fjellforvaltinga og ba om at begge desse initiativa vert sak på neste fellesnemndsmøte Dalseth (KRF); Er det nok ressusar til intern rekruttering til prosjektstab? Astad svarte og utdjupa. Rådm. Jondahl : Har vi eit klart mandat å jobba vidare på?

10 Leiar i fellesnemnda ordførar Aga Haug : Ja. Ingen sa imot. FN - 008/17 Vedtak: Innstillinga vart samr. vedteken Fellesnemnda merka seg orienteringa 009/17 Sak: Frikjøp av ressursar - tillitsvalde og verneombod Fellesnemnd Ullensvang kommune Behandling: Mellombels prosjektleiar Astad orienterte til innhaldet. Lovverk og drøftingsplikt. Dei tillitsvalde må og føreta ein del val om korleis dei vil ha det. Løysingane må og vera dynamiske - slik at dei kan endrast ved behov undervegs. Kor stor er ressursen som er til fordeling for frikjøp av tillitsvalde og verneombod? Verneomboda sin rolle er noko uklar i ein kommunesamanslåingsprosess, men dei skal ivareta alle tilsette sine interesser og ikkje berre sine medlemer. Lufta 1.5 stillingsramme. Hammer (A) og Nævdal Bolstad (H) ba om meir konkret info om stoda for frikjøp av tillitsvalde i dei ulike kommunane. Rådmann Jondahl: Ingen av kommunane har frikjøp ut over den ramma som er nedfelt i hovudavtalen. Prosjektleiar Astad: Denne saka handlar om det som går ut over den einskilde kommune. Vi må ha eit utgangspunkt. Borge (SP) : Dette må drøftast i PSU, men vi kan og bør setja ei ramme som eit utgangspunkt og føreslo: " Administrasjonen får fullmakt til å forhandla med tillitsvalde/ verneombod med frikjøp inntil 1.5. stilling til arbeidet med nye Ullensvang kommune. Saka skal handsamast i PSU" Espe ( SP): Vi treng ein oppdatert økonomioversikt over konsekvensane av dei vedtaka vi fattar. Rådmann Jondahl orienterte munnleg Kollbotn (R); Ramma bør fastsetjast i Fellesnemnda etter innspel frå PSU, der dei tilsette sine repr. har fått koma med sine syn. Alle forslag om rammer vert utsett til neste møte og føreslo; "Fellesnemnda tar stilling til frikjøp av ressursar for tillitsvalde og verneombod etter innstilling frå partsamansett utval. Dette bør om råd er skje alt på nester møte" Lunsj vart avvikla på Bokkotunet.

11 Borge trekte framlegget sitt Repr. Kollbotn sitt forslag vart samr vedteke FN - 009/17 Vedtak: Fellesnemnda tar stilling til frikjøp av ressursar for tillitsvalde og verneombod etter innstilling frå partsamansett utval. Dette bør om råd er, skje alt på neste møte 010/17 Sak: Styringsdokument; Prosjektplan og prinsippdokument for sammenslåingsprosessen status Innstilling: 1. Fellesnemnda merka seg styringsdokument/prosjektplan og prinsippdokument. 2. Prosjektplan vil bli lagt fram for fellesnemnda til ny handsaming i oktobermøte Fellesnemnd Ullensvang kommune Behandling: Rådmann Steigedal orienterte innleiingsvis. Dokumentet er ikkje blitt endra etter samtalane med dei tillitsvalde. Dokumentet vil vera eit overordna og viktig styringsdokument. Arbeidsgruppene må vera føremålsteneleg samansett og har klare oppdrag. Merk og at det føreligg eit vedteke styringsdokument. Dokumenta må og forankrast i PSU og er å finna på heimesida til Ullensvang kommune. Kollbotn (R) Politisk samordning av felles utfordringar og føreslo: 1. Fellesnemnda vil på sitt neste møte drøfta og ta stilling til felles politisk strategi ovanfor fylket og sentrale styresmakter på to område - Styrking av statlege arbeidsplasser - Styrking av Rv 13 (Brattlandsdalen - Bu) og vegsambandet Odda - Jondal. 2. Fellesnemnda set ned to politiske arbeidsgrupper med ein representant frå kvar kommune i kvar gruppe/utval for å førebu desse sakene og lage innstilling Velure (A) ;Prosjektleiar tek kontakt med dei andre kommunane som skal slå seg saman i Hordaland for å hauste røynsler. Larsgard (SP): Kan formuleringane i prinsippdokumentet takast inn i styringsdokumentet? FN - 010/17 Vedtak: Innstillinga vart samr. vedteken ved separat votering. som pkt 1 og 2

12 Kollbotn sine forslag vart samr vedtekne ved punktvis votering som nytt pkt 3 og 4. Det vart ikkje reist framlegg til representasjon til vedtakspunkt 4 i saka Vedtaket er: 1. Fellesnemnda merka seg styringsdokument/prosjektplan og prinsippdokument. 2. Prosjektplan vil bli lagt fram for fellesnemnda til ny handsaming i oktobermøte. 3.. Fellesnemnda vil på sitt neste møte drøfta og ta stilling til felles politisk strategi ovanfor fylket og sentrale styresmakter på to område Styrking av statlege arbeidsplasser Styrking av Rv 13 (Brattlandsdalen - Bu) og vegsambandet Odda - Jondal. 4. Fellesnemnda set ned to politiske arbeidsgrupper med ein representant frå kvar kommune i kvar gruppe/utval for å førebu desse sakene og lage innstilling. 011/17 Sak: Tilskot til fornyings- og digitaliseringsprosjektet "Digital verktøykasse og digitalieringstiltak Ullensvang kommune Fellesnemnd Ullensvang kommune Behandling: Rådmann Jondahl orienterte innleiingsvis. Vi har til no fått kr 4 mill frå KMD - til digital verktøykasse. Prosjektstillinga IKT - som vart vedteken før idag -vil bi dekka her. Viste og ein del andre interessante IKT- prosjekt med vidare rammer enn Ullensvang kommune Astad føreslo : 1. Prosjektmidlar til digitalisering vert arbeidd inn i økonomiplan/ budsjett 2. Prosjekta vert lagt opp i tråd med saksutgreiing /presentasjon i møtet 3. Det vert oppretta 100 % stilling til oppfølging av digitaliseringsprosjekt - jmf vedtak i FNsak 009/17 FN - 011/17 Vedtak: Fellesnemnda vedtok prosjektleier sitt forslag samla. Vedtaket er : 1. Prosjektmidlar til digitalisering vert arbeidd inn i økonomiplan/ budsjett

13 2. Prosjekta vert lagt opp i tråd med saksutgreiing /presentasjon i møtet 3. Det vert oppretta 100 % stilling til oppfølging av digitaliseringsprosjekt - jmf vedtak i FN-sak 009/17 012/17 Sak: Søknad om skjønsmidlar for Vurdering av aktuelle tema/prosjekt Fellesnemnd Ullensvang kommune Behandling: Rådmann Reidar Isdal (Jondal) orienterte innleiingsvis. Vi treng utvikla søknader og strategiar på dette feltet Spørsmål: Finst denne ressursen i kommunane i dag? Isdal: Truleg gjer den det. Rådmann Jondahl: Søknaden må vera fagleg basert og bør kunna løysast innanfor eksisterande organisasjon, Hammer(A) ; Vert det generert pengar til sentrumsutvikling for nye kommunar? Isdal: Ja det finst ei regionsentertilskotsordning FN - 012/17 Vedtak: Fellesnemdna merka seg opplysingane og drøftingane Solfrid Borge Møteleiar: Opning og sak 001 og 002 /2017

14 Leiar i mellombels fellesnemnd for Ullensvang kommune Roald Aga Haug Møteleier resten av møtet. Leiar i fast fellesnemnd for Ullensvang kommune Underskift : 1. Elin Eide Brattabø 2. Amund Velure

15 Arkiv: K1-036,K3-&23 Arkivsak ID: Journalpost ID: Sakshandsamar.: Harald Jordal Dato: FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN SAKSGANG Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saksnr Fellesnemnd /17 Vurdering av møte- og talerett for tillitsvalde i fellesnemnda Vedlegg: Dok.id: Tittel Brev frå tillitsvalgte - kommunesamanslåing Prosjektleier sitt forslag til vedtak: Fellesnemnda held fast på at dei tillitsvalde sin representasjon i utval skjer i det partssamansette utvalet. Fellesnemnda som arena skal bestå av medlemmer vald av og mellom representantane i herads- og kommunestyra. Det vert ikkje opna for fast møte- og talerett i fellesnemnda for representantar for dei tillitsvalde i Jondal kommune, Odda kommune og Ullensvang herad. Ingjerd Astad

16 Saka gjeld: Møte- og talerett for tillitsvalde i fellesnemnda Fellesnemnda for Ullensvang kommune har motteke eit brev frå dei tillitsvalde i Jondal kommune, Odda kommune og Ullensvang herad, kor dei tek opp spørsmålet om møte- og talerett samt representasjon. Dette var og tema på møte den 9. oktober 2017, i partssamansett utval. I brevet går det fram at dei tillitsvalde ynskjer møte- og talerett i fellesnemnda, med ein representant frå kvar kommune/herad. Kommunesamanslåing for tre kommunar medfører ein stor omstillingsprosess der det er viktig at dei tillitsvalde vert godt involvert i prosessane. Omstillingsprosessen bør vere føreseieleg, ryddig og tydeleg. For å ivareta dette har dei sentrale partar inngått ein Hovudavtale (HA) som dannar ramma for å skape eit best mogleg samarbeidsgrunnlag mellom partane på alle nivå. Hovudavtalen skal vere eit verkemiddel for å sikre og legge til rette for gode prosesser mellom partane og for en positiv utvikling av kvalitativt gode tenester i kommunane. Samarbeidet må baserast på tillit og gjensidig forståing for partane sine ulike roller. Det er avgjerande for eit godt resultat at dei tilsette og deira fagorganisasjonar vert involvert tidleg når omstillingar og reformer skal gjennomførast. Tenester av god kvalitet som er tilpassa brukarane sitt behov, føreset gode prosesser og medverknad. Hovudavtalen skal gjennom ordninga med tillitsvalde gi arbeidstakarane reell innflytelse på korleis arbeidsplassen skal organiserast, og korleis arbeidsmetodane skal utviklast, slik at dette bidreg til ein fleksibel og brukarvennleg tenesteyting. Medverknad gjennom informasjon og drøftingar skal kunne gjennomførast uansett kor eller på kva nivå avgjerder vert tatt. Den enkelte kommune har i dag etablerte ordningar for tillitsvalde jf. HA. Denne ordninga vil halde fram så lenge kommunane er sjølvstendige juridiske verksemder. Dei tre samanslåingskommunane har oppretta partssamansett utval, jf. Mandat for fellesnemnda pkt. 6. Utvalet har 9 arbeidsgjevar-representantar og 6 tilsetterepresentantar. Altså er det representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Det vil vidare vere tilsettrepresentantar og representant frå HVO i dei administrative arbeidsgruppene/delprosjekta, og vidare i andre arbeidsgrupper/delprosjekta der dette er relevant. Det er under utarbeiding ei ordning for frikjøp av tillitsvalde og HVO i arbeidet med å etablere Ullensvang kommune. Fellesnemnda er ei politisk nemnd oppretta etter Inndelingslova sine bestemmelser. Inndelingslova fastset at ei slik nemnd skal opprettast. Fellesnemnda si oppgåve er å samordne og ta seg av førebuingane av samanslåinga (jfr. 26). Fellesnemnda sine medlemmer blir valt av og blant medlemmene i herads- og kommunestyrene, slik dei vert gjort i møta den 28. august Det er Inndelingslova som og legg og til rette for at kommunane kan opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga og dei tilsette, slik det er gjort her. Mandatet for fellesnemnda er gitt av dei tre herads- og kommunestyra. I pkt 6 går det blant anna fram at partssamansett utval skal handsama saker som gjeld høvet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Og vidare at utvalet skal uttala seg i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planar i samband med kommunesamanslåinga.

17 I sak 5 i møte i partssamansett utval den 9. oktober vert innhaldet i partssamansett utval drøfta, og det vert tatt utgangspunkt i følgjande til drøftinga: Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Partsamansett utval skal gje tilråding til fellesnemnda i saker som gjeld: o bemanning og organisasjon o tilsetjing av prosjektleiar/ny rådmann og øverste administrative leiing o årsbudsjett o bevillingar til kompetanseutvikling, rekrutteringstiltak, mv. o reglement og prosedyre knytt til nye Ullensvang som arbeidsgjevar o samansetning og reglement for administrasjonsutval i ny kommune i god tid før Ei slik avklaring rundt kva partssamansett utval skal arbeide med i samanslåingsprosessen er viktig. Det kom ikkje fram nye moment i forhold til kva oppgåver nemnda skal arbeide med, og dei momenta som er list opp viser ei brei tilnærming til kva partssamansett utval skal gi innstilling til/uttala seg om. Fellesnemnda legg også opp til at tillitsvalde og HVO kan inviterast inn i møte, når dette er relevant. Tillitsvalde har, i dialog med leiar i fellesnemnda og prosjektleiar, høve til å be om å bli invitert inn i fellesnemnda, når det vert oppfatta som relevant. I sum viser det som det her er gjeve informasjon om, at det er lagt opp til god involvering og samhandling i samanslåingsprosessen. Saka skal ekspederast av: Partsbrev skal sendast til: Sakshandsamar Alle relevante partar Arkiv

18 Tillitsvalde Jondal, Ullensvang og Odda Odda, Til Ingjerd Astad, mellombels prosjektleiar Roald Aga Haug, leiar i fellesnemnda Kopi: Ordførarar, Rådmenn, Medlemmer og varamedlemmer i Fellesnemnda og Heradsstyrene med varamedlemmer i Ullensvang, Jondal og Odda. Vedk. møte/talerett/representasjon og frikjøp i samband med kommunesamanslåing. Hovudtillitsvalde har sidan vedtak om kommunesamanslåing vore deltakande i mange drøftingar, møte som prosessen har krevd, og som lovverket legg opp til. Dette tykkjer me er bra. Dei tillitsvalde har i tillegg fått ulike kurs/opplæring innad i eigne organisasjonar. Me har delteke på seminarrekka i regi av KS, samt andre kurs og seminar arrangert lokalt der alle i trepartssamarbeidet har delteke, dvs både administrasjon, politikarar og tillitsvalde. I samband med etablering av førebels fellesnemnd på møte i Kinsarvik vart dei tillitsvalde innvilga møte og talerett. I same møte fekk me i oppdrag å peika ut tre representanter med vara til førebels fellesnemnd, dette vart meldt inn til leiar i førebels fellesnemnd innan Den var det eit drøftingsmøte der tillitsvalde, ordførarar og administrasjonen deltok. Referat frå dette møtet vart lese opp i møtet i førebels fellesnemnd, men me kan ikkje sjå å ha motteke referat frå dette møtet. I møte i førebels fellesnemnd, i Jondal , deltok tillitsvaldrepresentantar med møte og talerett. Her vart det og vedteke at organisasjonane sine representanter i PSU, skulle verta kalla inn til drøfting i starten av august. Frå protokollen i fellesnemnd , kan me lesa: Rådmennene kallar inn til PSU i første halvdel av august. Dette vart dessverre ikke gjort. Kvifor ikkje? I dette PSU-møtet skulle det verta førebudd sak når det gjaldt verneombod/tillitsvalde si medverknad og frikjøpsordning som skulle vore oppe i fellesnemndmøtet i august. No vart ikkje dette gjort og saka er utsett igjen. Det er viktig å få dette på plass då den tida som er avsett til tillitsvalde/verneombod er fylt opp av oppgåver frå før. Prosessen med kommunesamanslåing et opp denne tida og meir attpå, dette går ut over ordinært arbeid/tillitsvaldsarbeid og slit på dei som er tillitsvalde/verneombod. Det er ikkje lett å ha eit godt og nært samarbeid og ein god prosess når dette ikkje vert teke på alvor. Me ber om at det no vert fokus på at me treng tid til å gjera jobben, og at frikjøp og vikar til å dekka opp for frikjøpet vårt kjem på plass. Sak om fellesnemnd og etableringa av denne vart sett opp på felles heradsstyremøte på Meieriet kulturhus i Odda Fellesnemnda vart her etablert. Dei tillitsvalde i Ullensvang vart inviterte til møtet, det synest me var fint, Odda og Jondal møtte utan invitasjon.

19 Fellesnemnd vart konstituert i kommunestyresalen i Odda. På dette møtet vart saka om tillitsvalde sin møte- og talerett avvist av leiar, Roald Aga Haug, og mellombels prosjektleiar, då ein av dei tillitsvalde ba om ordet. Dei tilsette skal ha representantar til stades i saker som berører dei. Me meiner det er bra viss me kan ha møte- og talerett i alle møter då det er vanskeleg å vita på førehand korleis eit møte utviklar seg. Avvisinga i saka vart gjort med grunngjevinga: at fellesnemnda utelukkande er eit organ for dei folkevalde, slik det er hjemla i Inndelingslova. Dei tillitsvalde har ikkje intensjon om å ha røysterett, men me forventa å få tale og møterett. Dette er vanleg i ein del av dei fellesnemnder me har kjennskap til, t.d. Fræna. Sjå kommunelova under. Kommunelova 26.Møterett for ansattes representanter i nemnder. 1. Representanter for de ansatte i kommunen eller fylkeskommunen har møte- og talerett i nemnder, når disse behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Denne retten gjelder likevel ikke i forhold til styret for kommunalt eller fylkeskommunalt foretak etter kapittel 11, dersom de ansatte er representert i styret. 2. Representanter for de ansatte har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. 3. Representanter for de ansatte har ikke møterett i formannskap eller fylkesutvalg, i kontrollutvalg eller i organ som behandler klagesaker etter forvaltningsloven 28 andre ledd. Representanter for de ansatte i revisjonen har likevel møte- og talerett i kontrollutvalg når dette behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte i revisjonen. 4. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv nærmere retningslinjer for de ansattes møterett. 0 Endret ved lover 10 jan 1997 nr. 8 (ikr. 1 mars 1997), 29 jan 1999 nr. 5 (ikr. 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097). Link til Fræna og Eide si fellesnemnd, sendt frå fylkesmannen i Møre og Romsdal, , vedk. møte og talerett i fellesnemnd, jfr s.9: attid=0.1&disp=inline&safe=1&zw Det vert forventa at me skal vera konstruktive medspelarar i prosessen med kommunesamanslåing, men då må me og kunna uttala oss i dei rette fora. Intensjonsavtale, styringsdokument osb. uttalar at det skal visast raushet og åpenhet på alle plan, og at dei tillitsvalde er ein viktig ressurs og informasjonskanal ut til alle tilsette og innbyggjarane i den nye kommunen. Dette er me innstilte på å gjera. Me tenkjer at det vedtaket som vart gjort, bryt med desse prinsippa. Me ventar å verta tatt med i fellesnemnd med ein representant frå kvar kommune med møte og talerett. Det me ynskjer å oppnå med dette brevet, er å få ein god samarbeidskultur i kommunesamanslåingsprosessen der tillitsvalde vert informert og tatt med heller for mykje enn for lite. Då først kan me få ein god prosess der tillitsvalde har kunnskap om prosessen og kan ivareta alle tilsette på ein god måte, dette bør og vera i dei folkevalde si interesse. Me minner og om trepartssamarbeid og understreker kor viktig det er.

20 Me skal alle arbeida for eit felles mål om å bygga ein ny kommune, og då er det viktig å sjå på dei tillitsvalde som gode medspelar i prosessen framover. Beste helsing Arbeidstakarorganisasjonane i Odda, Jondal og Ullensvang Vedlegg 1.: Sitater frå ulike dokument og avtalar Vedl. 1: Sitater frå ulike dokumenter og avtalar med kommentarar Frå kommunen sine eigne dokumenter: Styringsdokument og prosjektplan Kap. 3. prosjektorganisering pkt 3.1 mål: Openheit, forankring i organisasjonane, forankring hjå innbyggarane, er viktige punkt som er lista opp. Me set spørjeteikn med kva som må til for å oppnå desse punktene? I første omgang MÅ det vera god informasjonsflyt og ein invitasjon til å samarbeida. I neste omgang må det vera sett av tid til både å førebu og gjennomføra samarbeid. Å ha tillitsvalde tilstades der møtepunktene er viser vilje til samarbeid, å gi frikjøp knytta til prosessen viser og vilje til samarbeid. Me kan ikkje sjå at noko av dette skjer og undres over dette, tillitsvalde er ikkje ute etter å arrestere nokon, berre å sørga for at dei tilsette vert ivaretatt og at det foregår ein god omstillingsprosess. Prinsipp for samarbeid, samordning og gevinstrealisering fram mot 2020: Samarbeid: Ein kommunesamanslåing er eit positivt løft for medarbeidarane og det opnar opp for nye moglegheiter til å vurdera eigen organisasjon og til å bli kjent med nye medarbeidarar. Det er viktig at ein legg til rette for formell og uformell kontakt og samarbeid mellom leiarar og mellom medarbeidarane i kommunane. Dette vil påverka harmoniseringa,

21 og gjera samanslåinga lettare. Det er eit mål at ein skal drøfta tiltak, driftsomleggingar, innkjøp oa med dei andre kommunane før ein set slikt i verk. Det er viktig å ha eit godt og inkluderande samarbeid med tillitsvalde og ha dei med i arbeidet. Kan ikkje anna enn å gjengi det som står i punktet over... Protokoll frå møte i mellombels fellesnemnd : Leiaren informerte om at ordførarane i forkant av dagens møte i førebuande fellesnemnd har hatt drøftingsmøte med tillitsvalde Ville gjerne hatt referatet som vart lese opp i skriftleg format. Det vart lese opp i førebels fellesnemnd men ikkje teke hensyn til. I følge HTA del B 3-1 i, skal det skrivast referat frå drøftingsmøter der representantar frå begge partar skal signera. Sjå og Ks-dokument Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåinger pkt 3.7 (s.14): Brudd på informasjons- og drøftingsplikten kan få ulike konsekvenser. Hefte frå KSAdvokatene Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåinger - Et juridisk verktøy for de kommuner som omfattes av en sammenslåing : Link til hele heftet: I dette dokumentet står det på side 9: Kommunesammenslåinger medfører ofte store omstillingsprosesser hvor det er svært viktig at de tillitsvalgte involveres så tidlig som mulig i alle prosessene som etableres. I tillegg er det viktig å informere de ansatte direkte gjennom hele prosessen. Omstillingen bør være forutsigbar og oppleves som ryddig og tydelig Me kan ikkje sjå at tillitsvalde vert informert eller tatt med tidleg i nokon prosessar som gjeld kommunesamanslåinga. Me må sjølv finna informasjonen me treng og møter som vert skrive i referat vert ikkje gjennomført (ref. psu tidleg i august ). Dette er alt anna enn ryddig og tydeleg. Side 11 står:...det skal drøftes om omstillingsprosessen medfører behov for utvidet frikjøp av tillitsvalgtressurser. Dette må avklares så tidlig som mulig i prosessen. Vidare står det s. 13: Sammenslåingsprosessen gjør det nødvendig at tillitsvalgte i større utstrekning deltar i møter, arbeidsgrupper og utvalg mv. I tillegg bør tillitsvalgte ha tid til kontakt med sine medlemmer og til å sette seg inn i sakspapirer slik at misforståelser og forsinkelser unngås. Tillitsvalgte som har god kunnskap om pågående prosesser kan bli gode medspillere som sørger for forankring av målet hos medlemmene. Kunnskap om aktuelle problemstillinger gir grunnlag for god dialog, tillit og konstruktivt samarbeid. Det er no gått 1. år sidan tillitsvalde her tok opp dette spørsmålet og det vert stadig utsett ei avgjersle i den saka. Korleis tenkjer de at me skal forvalta oppgåvene våre som tillitsvalde generelt og i prosessen med kommunesamanslåing når det ikkje er tid til å gjera jobben? Her kan me og visa til HTA 3.

22 Arkiv: K1-036,K3-23 Arkivsak ID: Journalpost ID: Sakshandsamar.: Harald Jordal Dato: FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN SAKSGANG Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saksnr Fellesnemnd /17 Søknad om økonomisk støtte til samanslåing og omstillingsprosess for Den norske kyrkja i Jondal, Odda og Ullensvang i samband med den kommunale samanslåingsprosessen Vedlegg: Dok.id: Tittel Brev til kommunal fellesnemnd med søknad om prosjektmidlar Prosjektleiar sitt forslag til vedtak: Søknad om økonomisk støtte til samanslåing og omstillingsprosess for Den norske kyrkja i Jondal, Odda og Ullensvang i samband med den kommunale samanslåingsprosessen i nye Ullensvang vert imøtekomme med ei totalramme på til saman kroner. Kyrkjeleg fellesnemnd rapporterer årleg til den kommunale fellesnemnda om status for prosessen og bruk av midlane Ingjerd Astad

23 Saka gjeld: Ifølge kyrkjelova 5 skal det vera eit fellesråd i kvar kommune. Det inneber at dei tre fellesråda i Jondal, Odda og Ullensvang må slå seg saman til ei eining, som en følge av etableringa av (nye) Ullensvang kommune. I den forbindelse har den kommunale fellesnemnda motteke søknad om økonomisk støtte til fusjonsprosessen av fellesråda. Etter føringa frå KMD ( Kommunal og moderniseringsdepartementet), skal omstillingsmidlane kommunane mottek også dekkje utgifter til dei kyrkjeleg fellesråda sin samanslåingsprosess. Søknadsbeløpet er på kr ,-. Dei tre kyrkjelege fellesråda i Jondal, Odda og Ullensvang er allereie i gang med å førebu prosessen, og det er oppretta en mellombels kyrkjeleg fellesnemnd med representantar frå de tre fellesråda. Det er og vald representantar til endeleg kyrkjeleg fellesnemnd. For å komme ordentleg i gang med arbeidet i prosessen, har dei behov for å avklara dei økonomiske rammene for fusjonsprosessen. I KMD sin vegleiar «Formelle rammer i bygginga av nye kommunar» står det at «Utgifter til samanslåing av kyrkjeleg fellesråd dekkes innanfor departementets støtte til dekning av kommunenes eingongskostnader i reforma.» (punkt 4.4.9). Arbeidsorganisasjonen for kyrkjelege virksomheter (KA) har utarbeidd en vegleiar for samanslåing av kyrkjeleg fellesråd som følgje av kommunesamanslåing. Vegleiaren gir innspel på organisering, styring og øvrig prosessveiledning. I søknaden kjem det fram at kyrkjeråda søkjer om totalt kroner i støtte frå nye Ullensvang. Ei slik kostnadsramme er noko høg etter midlertidig prosjektleiar si vurdering. Den samla overføringa frå kommunane til kyrkjeråda på dei ordinære driftsbudsjetta er frå 0,6 % til 1,4 %: Kyrkje Odda Ullensvang Jondal Tilskot i kr Tilskot i % 0,6 % 1,3 % 1,4 % Tal kyrkjer Ei fordeling med utgangspunkt i 1,4 % av eingongstilskotet på 30,8 millionar kroner, ville resultera i ca kroner til kyrkjeleg fellesnemnd i nye Ullensvang. Ein fusjonsprosess er krevjande og treng ekstraordinære ressursar, og midlertidig prosjektleiar meiner at dette beløpet ikkje er tilstrekkeleg til å sikra en god prosess for kyrkjerådene.

24 Midlertidig prosjektleiar anbefaler fellesnemnda å imøtekomma dei tre kyrkjeleg fellesråda med en total ramme på kr ,- for hele fusjonsprosessen. Ramma utgjer 2,4 % av omstillingsmidlane for samanslåingsprosessen nye Ullensvang. Om ein syner til andre kommunar som har gjennomført samanslåing i fase 1 av kommunereforma og kommunar som er i hovudfasen slik som nye Ullensvang, vil ein sjå at fleire av kyrkjeråda har fått tildelt ei langt lågare ramme enn kva kyrkjeråda i nye Ullensvang søkjer om. Omstillingstilskotet frå KMD er tildelt kommunane basert på om anna innbyggartal i den nye kommunen, og difor kan det vera eit utgangspunkt å samanlikna tilskot ut frå folketal: Sandefjord, Stokke, Andebu kr 12,- pr innbygger Larvik, Lardal kr 11,- pr innbygger Hurum, Røyken, Asker kr 16,- pr innbygger Fosnes, Namdalseid, Namsos kr 16,- pr innbygger Jondal, Odda, Ullensvang kr 65,- pr innbygger ut frå ei ramme på kroner. Ullensvang kommune har kome i gang med rigginga av prosjektorganisasjonen, og kyrkjeråda kan dra god nytte av den jobben og kompetansen som kommunane allereie har på plass. Som den komande Ullensvang kommune står og kyrkjeråda overfor en krevjande fusjonsprosess kor tre ulike kulturar skal bli til ein ny organisasjon. Det er difor viktig at kyrkjeråda får tilstrekkeleg med ressursar til ein god prosess. Melombels prosjektleiar tilrår at fellesnemnda i for Ullensvang kommune i møtekjem søknaden frå kyrkjeleg fellesnemnd med ei totalramme på til saman kroner. Tilråding: Søknad om økonomisk støtte til samanslåing og omstillingsprosess for Den norske kyrkja i Jondal, Odda og Ullensvang i samband med den kommunale samanslåingsprosessen for Ullensvang kommune vert imøtekomme med ei totalramme på til saman kroner. Kyrkjeleg fellesnemnd rapporterer årleg til den kommunale fellesnemnda om status for prosessen og bruk av midlane. Vedlegg: (brevet vert ført ( sli at det kan søkast utavhengig av saka og så henger eg det som vedlegg til saka ) Brev frå mellombels kyrkjeleg fellesnemnd for Ullensvang kyrkjelege fellesråd, Jondal sokneråd/fellesråd og Odda kyrkjelege fellesråd, datert 27. juli 2017 Søknad om økonomisk støtte til samanslåing og omstillingsprosess for Den norske kyrkja i Jondal, Odda og Ullensvang i samband med den kommunale samanslåingsprosessen Samandrag/ konklusjon: Saka skal ekspederast av: Partsbrev skal sendast til: Sakshandsamar Alle relevante partar Arkiv

25

26

27 Arkiv: K1-036 K3-23 Arkivsak ID: Journalpost ID: Sakshandsamar.: Harald Jordal Dato: FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN SAKSGANG Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saksnr Fellesnemnd /17 Oppnemning av kommunal representant til kyrkjeleg fellesnemnd Vedlegg: Dok.id: Tittel Søknad om oppnemning av kommunal representant til kyrkjeleg fellesnemnd. Prosjektleiar sitt forslag til vedtak: Fellesnemnda for nye Ullensvang kommune vel følgjande representant til kyrkjeleg fellesnemnd for denne valbolken / :. med. som.personleg vara Ingjerd Astad

28 Saka gjeld: Fellesnemnda for nye Ullensvang kommune har motteke eit brev frå Mellombels kyrkjeleg fellesnemnd for Ullensvang kyrkjelege fellesråd, Jondal sokneråd/fellesråd og Odda kyrkjelege fellesråd, kor dei ber om at den kommunale fellesnemnda peiker ut ein kommunal representant til kyrkjeleg fellesnemnd. Utgangspunktet for denne oppmodinga frå mellombels kyrkjeleg fellesnemnd, er inndelingslova kapitel V og VI som også gjeld for samanslåing av kyrkja så langt det høver. Fellesråda må oppretta kyrkjeleg fellesnemnd (jf. Kommunal fellesnemnd) som er ansvarlege for å førebu og gjennomføra prosessen. Kyrkjeleg fellesnemnd vert konstituert når kommunal representant er oppnemnd. Samansetjing av kyrkjeleg fellesnemnd speglar samansetjing av fellesrådet i medhald av kyrkelova 12. Fellesråda skal oppnemna minimum to representantar frå kvart fellesråd, biskopen oppnemner ein geistleg representant og kommunal fellesnemnd oppnemner ein kommunal representant. Funksjonstida til kyrkjeleg fellesnemnd vil vere fram til 1. desember Mellombels kyrkjeleg fellesnemnd viser i sitt brev til at; Kyrkjeleg fellesråd har i si organisering mykje av det same lovverket å halda seg til som kommunane. Det er mykje av same prosessen som skal gjerast og det vil vera nyttig for kyrkjeleg fellesnemnd å ha med ein representant frå kommunane som har god kunnskap om den kommunale prosessen. Mellombels kyrkjeleg fellesnemnd ber om at det er ein av medlemane i den kommunale fellesnemnda som vert valt som medlem til den kyrkjelege fellesnemnda. Dette ut frå at Arbeidsgjevarorganisasjonen for kyrkjelege verksemder (KA) har gjeve signal til kyrkjeråda om at dei ser det som særs tenleg at representanten kjem frå kommunal fellesnemnd. Dette ut frå at det vert oppfatta som at det vil vere enklare å samhandla med kommunen, i høve til prosessar og avtalar som skal seiast opp og eventuelt fornyast. Fellesnemnda for nye Ullensvang har likevel ein moglegheit til å velje ein folkevald representant frå ein av dei tre kommunestyra som ikkje sit i fellesnemnda. Eit slikt val må i så fall godkjennast av herads- og kommunestyra i dei tre kommunane. Fellesnemnda i nye Ullensvang må gjere eit val ut frå kva samanslåingsprosessen av dei kyrkjelege fellesråda vil vere best tent med. I den vurderinga bør ein vere sikker på at ein vel ein kommunal representant som har interesse for den spennande prosessen som kyrkjeleg fellesnemnd er ansvarleg for å gjennomføre. Samandrag/ konklusjon: Fellesnemnda for nye Ullensvang vel representasjon til kyrkjeleg fellesnemnd for Ullensvang kommunen. Saka skal ekspederast av: Partsbrev skal sendast til: Sakshandsamar Alle relevante partar Arkiv

29

30

31 Arkiv: K1-036, K3-&23 Arkivsak ID: Journalpost ID: Sakshandsamar.: Harald Jordal Dato: FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN SAKSGANG Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saksnr Fellesnemnd /17 Økonomiplan og budsjett for samanslåingsprosjektet Prosjektleiar sitt forslag til vedtak: Fellesnemnda tilrår følgende økonomiplan/prosjektbudsjett for samanslåingsprosjektet:

32 Ingjerd Astad

33 Saka gjeld: Opplysing; Tilrådinga vert send over til partssamansett utval til uttale, i møte 7. november. Fellesnemnda fattar endeleg vedtak i sitt neste møte. Fellesnemnd for Ullensvang kommune har i oppgåve å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga av dagens herad og kommunar. I hht fellesnemnda sine fullmakter, skal nemnda handsama budsjett og økonomiplan for sjølve gjennomføringa. I denne omgang sørgjer fellesnemnda for ei tilråding til økonomiplan/budsjett, som vert send over til partssamansett utval til uttalelse, i møte 7. november, før fellesnemnda fattar endeleg vedtak i sitt neste møte. Alle kommunar som i kommunereformperioden vert slått saman ved nasjonale vedtak, vert omfatta av dei same økonomiske virkemidlane. Fellesnemnda for Ullensvang kommune disponerer eingongstilskot, reformstøtte og andre prosjektmidlar tildelt i samband med kommunesamanslåinga. Oversikten her viser kva dette pr i dag omfattar: Fellesnemnda for Ullensvang kommune disponerer Eingongskostnader: 30,8 mill. kroner i omstillingsmidlar frå KMD Skal gå til å dekke nødvendige eingongs-kostnader i samanslåinga Reformstøtte: 5,1 mill. kroner i reformstøtte utdelt 2020 Regionsentertilskot: 1,69 mill. kroner i ,92 mill. kroner i 2018 Infrastrukturtilskot: 4 mill. kroner i infrastrukturtilskot i 2017 Inndelingstilskot Tilskot, støtte, prosjektmidlar, kompensasjon «Staten gir delvis kompensasjon for eingongskostnader som er knyt til en samanslåing, jf. inndelingsloven 15. Kommunar som slås samen i kommunereformen får støtte etter en standardisert modell.» Jf. Brev frå KMD «Alle kommunar som slås samen i kommunereformen vil få reformstøtte, også dette etter en standardisert modell som differensierer etter innbyggartal. Reformstøtten vil bli utbetalt etter at samanslåinga har tråd i kraft i 2020.» Jf. Brev frå KMD «Kommunar som etter samanslåing får meir enn om lag innbyggar, og som ikkje mottar storbytilskott, får regionsentertilskott frå Tilskottet fordeles til de nye kommunane, og tildeles med éin sats per samanslåing og éin sats per innbyggar. I 2017 utbetales tilskotet til den enkelte kommune i samanslåinga, etter den enkelte kommunes andel av innbyggarane i den samanslåtte kommunen. R.sentertilskuddet er tenkt som et tilskot til å styrke den nye kommunen, og dep. oppfordrer kommunane til å sammen finne gode fellestiltak for den nye kommunen.» Jf. Brev frå KMD KMD har handsama søknaden frå nye Ullensvang og vedteke å tildele dei tre kommunane 4 mill. kroner i Jf. svarbrev frå KMD «I en overgangsperiode gir staten kompensasjon for bortfall av rammetilskudd, jf. Inndelingsloven 15, ved at kommunar som slås samen får

34 inndelingstilskot i inntektssystemet. Inndelingstilskota i inntektssystemet kompenserer samanslåtte kommunar for en reduksjon i rammetilskota som følgje av samanslåinga. Kommunane får full kompensasjon for tap av basistilskot, som er et fast beløp per kommune, og netto nedgang i regionalpolitiske tilskot. Den nye kommunen mottar fullt inndelingstilskot i femten år, før tilskottet deretter trappes ned over fem år. Inndelingstilskota til kommunar som slår seg samen i kommunereformen, beregnes ut fra inntektssystemet slik det var i 2016.» Jf. Brev frå KMD Overgangsordning: «Kommunar som slår seg samen i kommunereformen, men som får redusert basistilskot og småkommunetillegg i inntektssystemet i perioden fram til samanslåinga trår i kraft, blir kompensert for dette gjennom en egen overgangsordning i Gjennom denne overgangsordninga får kommunane full kompensasjon for en eventuell reduksjon i basistilskot og småkommunetillegg frå 2016 til 2017 som fjølge av innføringa av nytt inntektssystem i I berekningane tas det hensyn til at deler av denne reduksjonen kompenseras gjennom inntektsgarantiordninga i inntektssystemet.» Jf. Brev frå KMD Odda kommune får i årlig kompensasjon kroner dette er midlar som Odda kommune disponerer. Ifølge informasjon frå fylkesmannen får ikkje Jondal og Ullensvang kompensasjon i denne ordninga. Det skyldas at både Jondal og Ullensvang tener på omlegging av inntektssystemet med gradering av basistilskot frå og med Årsaken er at begge kommunane har høy strukturverdi (lange reiseavstander). Jondal får ikkje redusert småkommunetilskot på grunn av lav distrikts-indeks. Det vil vere viktig for prosessen at ein er oppmerksam på å søke utviklingsmidlar undervegs i arbeidet. Dette vil blant anna vere skjønnsmidlar frå Fylkesmannen og regionale utviklsingmidlar til innovasjons- og utviklingsarbeid. Budsjettet under kan betraktas som et prosjektbudsjett for perioden frå felles kommunestyremøte i slutten av august 2017 ( ) til Det opprettas eit eige ansvar for prosjektet under Ullensvang kommune sitt budsjett. Regnskapet føres i tråd med vanlig regnskapsskikk og skal vise forbruket på de ulike aktiviteter. Regnskapet føres som eit 0-budjsett med overføring til/fra bundet driftsfond ved regnskapsavslutning. Frikjøp av arbeidskraft i kommunene refunderes kun med faktiske lønnsutgifter inkl. sosiale avgifter. Omfang av frikjøp eller andre interne krav skal avtalast med prosjektleiar på førehand, og vere i tråd med dei føringar som fellesnemnda har lagt til grunn.

35 Dersom ikkje hele reformstøtta vert benytta i omstillingsprosessen er det eit mål at resterande midlar vert sett av på fond til å finansiera utvikling av og i den nye kommunen, for eksempel tiltak som bygger opp under lokal identitet, felles opplevingar, og/ eller bidrar til utvikling av lokalsentre i den nye kommunen. Saka skal ekspederast av: Partsbrev skal sendast til: Sakshandsamar Alle relevante partar Arkiv

36 Arkiv: K1-036, K3-23 Arkivsak ID: Journalpost ID: Sakshandsamar.: Harald Jordal Dato: FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN SAKSGANG Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saksnr Fellesnemnd /17 Kommunesamanslåing og eigedomsskatt ; Utsett frist for avgjerd Vedlegg: Dok.id: Tittel Eigedomsskatt og utsett frist Prosjektleiar sitt forslag til vedtak: Fellesnemnda gjer vedtak om utsett frist for avgjerd om eigedomsskatten i Ullensvang kommune, med bakgrunn i den unntakstilgangen som er heimla i Inndelingslova 17. Avgjerda vert å senda fylkesmannen så snart som mogleg og seinast innen 31. oktober Ingjerd Astad,