Innkalling til ordinært sameiermøte 2011

Transkript

1 Innkalling til ordinært sameiermøte 2011 Ordinært sameiermøte i Sarpsborggt 14 Sameie, avholdes , kl i Biblioteket på Sagenehjemmet i Maridalsveien 177. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to seksjonseiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år C) Valg av valgkomité 6. INFORMASJON OM VEDLIKEHOLDSPROSJEKTET Styret vil informere om planlagt vedlikeholdsprosjekt for eiendommen. Prosjektskisse er utarbeidet i samarbeid med OBOS Prosjekt AS, som vil gi en nærmere redegjørelse for hvilke tiltakt som bør igangsettes og med tilhørende kostnadsoverslag. Oslo, Styret i Sarpsborggt 14 Sameie Ellen Kristine Holst/s/ Turid Olestad/s/ Henning Levanger/s/ I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING FOR 2010 Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET Valgt Leder Ellen Kristine Holst Styremedlem Turid Olestad Styremedlem Henning Levanger VARAMEDLEMMER TIL STYRET Varamedlem Jan-Morten Torrissen Varamedlem Katia Yvonne Monclair VALGKOMITEEN Valgkomite Terje Frøyland Valgkomite Mathilde Dale Hartviksen GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av sameiets 3 styremedlemmer er det 2 kvinner og 1 mann. Sameiet er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har 1 ansatt. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. EIENDOMMEN Sameiet består av 69 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer Sameiet ligger i Oslo kommune og har følgende gårds- og bruksnummer: Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Selskapet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter.

3 VAKTMESTERTJENESTE Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med Asker og Bærum Vaktmesterkompani som kan kontaktes via styret. Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må seksjonseier påregne å måtte betale for tjenesten selv. FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i OBOS Skadeforsikring AS med polisenummer Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvaret for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering eller påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer som den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf faks forsikring@obos.no Oppfølging av forsikringssaker blir gjort av Forsikringsavdelingen i OBOS. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, meldes dette skriftlig til styret. Det er installert brannvarslingsanlegg i fellesarealer i kjeller, loftet og trappeoppganger. Anlegget er koblet til alarmsentral hos Securitas. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift.

4 LÅN Sameiet har lån i Handelsbanken. Se balansen samt note i regnskapet. TELENOR Sameiet er tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning om rabattordning på bruk av fasttelefon og bredbåndstelefon for beboere med abonnement i Telenor. Den enkelte beboer får også rabatt ved bestilling av ADSL bredbånd og bruk av mobiltelefon. Bestilling av mobiltelefoni- og internettjenester kan gjøres på KABEL-TV Canal Digital er leverandør av tv- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål vedrørende ditt kabel-tv-abonnement, digital-tv eller bredbånd, kan du ringe tlf Åpningstider hos kundeservice er mandag - fredag kl , lørdag kl Søndager er stengt. Oppstår det feil på kabelanlegget utenom normal åpningstid, kan dette rapporteres via telefon lørdager kl og søndager kl For ytterligere informasjon vises det til Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv-anlegget som å skru av dekselet på antenne-kontakten og foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og i verste fall forårsake ødeleggelser i kabel-tv anlegget. AVTALE OM LEVERANSE AV ELEKTRISK KRAFT OBOS har fremforhandlet avtale med LOS for leveranse av el-kraft. Kraftforvaltningsavtalen utløper den Sameiet har tiltrådt denne avtalen. Dette gjelder kun strøm til fellesområde og ikke privatabonnement for den enkelte leilighet. ENERGIMERKING Fra og med ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. Norges Vassdrags- og energidirektorat (NVE) har ansvaret for implementeringen av ordningen. På kan seksjonseieren utarbeide en energiattest for sin bolig. Ordningen om energimerking av boliger er kun obligatorisk for boliger over 50 kvm. STØRRE VEDLIKEHOLD OG REHABILITERING 2010 Det ble kjøpt inn ytterligere to benker og ett bord til gårdsrommet. Brannvarslingsanlegget et blitt forsterket med flere varslere pga svak lyd, særlig i hjørneoppgangene. Styret har påpekt knuste ruter som har blitt reparert av eierne. Oslo kommune ved Brann- og redningsetaten, boligseksjonen, har gjennomført tilsyn og feiing av skorsteiner, samt kontroll av brannsikkerhet. Det ble også gjennomført tilsyn i hver boenhet. Tilsynet ble gjennomført 15. og 16. juni. Tilbakemelding på brannsikring av fellesareal var tilfredsstillende, og sak er avsluttet fra etaten i brev datert 20. januar Når det gjelder den enkelte boenhet er det delt ut tilstandsrapport for hver leilighet. Det er eiernes ansvar å utbedre avvik som er fremkommet i rapporten. Rapporten ble distribuert i

5 september. For eiere av leilighet med annen postadresse enn Sarpsborggaten 14 ble rapporten sendt med post. Styret har fått pålegg om å utbede lekkasje på vanntilførsel inn til bygget. Lekkasjen er utbedret, og det er montert ny stoppekran (i hekken) ut mot Sarpsborggaten. Det er også montert ny stoppekran i kjeller i oppg A. Asfaltering er utsatt til våren pga tele Skiftet lysarmatur på loft og i kjellere, samt byttet tilførsel til kjeller og loft med godkjent jording etter pålegg fra Infratek Elsikkerhet AS på oppdrag fra El-tilsynet. Utbedringene er godkjent i brev datert Rehabilitert to piper fra loftsgulv til pipetopp, oppgang C og F. Installert nytt brannvarslingsanlegg i alle fellesrom, anlegget er koblet til alarmsentral Dørene til loft er skiftet ut med godkjente branndører m/pumper og systemlåser, totalt 8 dører. Alle tilgjengelige luftekanaler er kontrollert og renset. Avløpsrør ut til Holmestrandsgate er videokontrollert, slamsugd og erklært i OK stand. Hovedkraner (2 stk) er forskriftsmessig merket. Lekeapparater mellom 14 og 12 er fjernet grunnet ansvaret som er forbundet med slike apparater. Vesentlig oppgradering av grøntområder med beplanting av hekk. Felles utemøbler ble supplert med to bord og to benker fra samme leverandør som i Sluk i kjeller er pigget opp montere nye rister er montert. Det er montert kraner for å tappe kaldt + varmt vann i to oppganger for trappevask På initiativ fra Sarpsborggaten 16 har det blitt igangsatt bygging av felles søppelkasseplass. Det er nr 16 som har stått for prosjektering og gjennomføring av prosjektet. Arbeidet ble midlertidig stoppet etter at betongplatting var anlagt. Hovedstoppekranene m/reduksjonsventil inn til eiendommen (2 stk) skiftet ut. Det er gjennomført noen små reparasjoner på tak i forbindelse med lekkasjer Alle varmtvannsberedere skiftet ut. Det ble montert røykvarslere i alle etasjer i alle oppganger, pluss 2 stk i hver kjeller og 2 stk på hvert loft. Alle brannvarslere i hver oppgang er seriekoblet. Alle ytterdører ble malt, samt at det ble skiftet låskjerner i alle ytterdører Skiftet alle vinduene i sameiet. Tok opp lån på 1 million. De nye vinduene er fra Nordan og heter Villa Fagvindu 2003 Takene i sameiet utbedret; skiftet alle takvinduer, malt mansardtaket, takgjennomføringer kontrollert og tettet, reparert takrenner.

6 STYRETS ARBEID Styret har avholdt 9 styremøter og behandlet ca 55 saker i perioden fra forrige sameiermøte. Styrets varamedlemmer har jobbet på lik linje med de ordinære styremedlemmene og har møtt på alle styremøtene. Styremedlemmenes kompetanse har vært utslagsgivende ved fordeling av ansvar og oppgaver. Styret har inngått avtale om leveranse av vaktmestertjeneste med Asker og Bærum Vaktmesterkompani, de utfører ukentlig sjekkrunder på eiendommen samt utbedring av småskader. De har også ansvaret for snømåking og gressklipping. Styret er fornøyd med samarbeidet med selskapet. Styret får informasjon om omsetting av leiligheter, og registrerer at flere kjøper leiligheter i sameiet for fremleie. Styret ønsker å understreke om at eier har et ansvar til å bidra under dugnader o.l selv om en ikke bor i gården selv. Det ble gjennomført vårdugnad med tilhørende pølseparty i 11. mai. Styret hadde i tillegg til ordinær container leid inn egen container for el-artikler. Igjen ble containerne fylt med ting fra kjellere og loft, denne gangen ble også vaktmesterboden i oppg. E ryddet. Styret registrerte at det var noe færre deltakere på dugnaden enn tidligere år. Vi ber derfor eiere om å ta sitt ansvar og møte opp for å jobbe på dugnaden. Styret har brukt en del tid på diverse tilsyn som vi har hatt og med påfølgende utbedringer. Det har vært El-tilsyn, Pipe og brannsikringstilsyn samt påvisning av vannlekkasje. Styreleder har hatt medarbeidersamtale om trappevask med renholder etter tilbakemeldinger fra noen beboere. I den forbindelse har det blitt hengt opp skriv i alle oppganger om hvilke fellesskapsregler som gjelder Mye av styrets arbeid har vært konsentrert om å få utarbeidet en vedlikeholdsnøkkel med tilhørende kostnadsoverslag i samarbeide med OBOS Prosjekt AS (OPAS). Dette arbeidet har tatt lenger tid enn forventet, men vi håper å kunne gi en overordnet oversikt på sameiermøte. Det har vært kjørt et eget forprosjekt for å avklare behov for utskiftning av soil- og vannrør, status fra dette prosjektet foreligger ikke i skrivende stund. Dette er sannsynligvis det arbeidet som vil berøre den enkelte beboer/enhet mest, samtidig som det er relativt kostnadstungt uavhengig av hvilken løsning vi velger. Vi har ikke registrert noen forsikringsskader som har gått gjennom sameiets forsikring i denne styreperioden. Samtidig som det har vært får henvendelser og klager fra beboerne til styret gjennom året. Styrearbeidet tar tid, og det er viktig at styremedlemmene tar jobben på alvor. Foruten styremøtene har en arbeidsgruppe hatt flere møter med OPAS for å jobbe frem en oversikt over nødvendig vedlikehold for eiendommen. Det ligger også en innsats fra den som har hatt ansvaret for å følge opp driften av eiendommen i samarbeide med Asker og Bærum Vaktmesterservice. Styret opplever nå har etablert avtaler som gjør det mulig å drifte gården på en ansvarlig og effektiv måte. Det har vært et år med arbeid, men også med hygge og styret har hatt en god tone seg i mellom og det har vært stor arbeidsvilje til å ta saker etter som de oppstår.

7 BEMERKNINGER TIL ÅRSREGNSKAPET 2010 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av selskapets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkter om kostnadsutvikling og budsjett for Årsregnskapet for 2010 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr ,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført til egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2010 var til sammen kr ,- i henhold til budsjett. Andre inntekter er omtalt i note 3. KOSTNADER Driftskostnadene i 2010 var på kr ,- mot budsjettert med kr ,-. Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Hovedårsaken til avviket var kostnader til oppgradert belysning på loft og i kjeller samt gjennomføring av pipearbeid. For styrehonorar er det et avvik i forhold til det budsjetterte på kr , - som skyldes at sameiermøtet vedtok å engasjere ekstern styreleder i forbindelse med rehabiliteringsarbeider i sameiet. Avvik i forhold til budsjett for kostnader knyttet til konsulenthonorar skyldes kostnader til vedlikeholdsnøkkel fra OPAS. Revisors honorar for regnskapsåret 2010 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. For øvrig vises til de enkelte tallene i driftsoversikten og til balansen, samt de etterfølgende regnskapsnotene (se bakerst i årsberetningen). Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOSTNADSUTVIKLING RENTER Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr. den : Renter på driftskonto : 0,10% Renter på sparekonto: 3,00% under kr ,05% fra kr til kr 2 mill. 3,10% over kr 2 mill

8 KOMMUNALE AVGIFTER Renovasjonsavgiften øker med 38%. Ingen økning av de øvrige avgiftene. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning. INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR 2011 (Budsjett) Til orientering for sameiermøtet har styret satt opp en oversikt over beregnede driftsinntekter og driftskostnader i Tallene er vist som egen kolonne lengst til høyre for resultatoppstillingen. Budsjettet viser et forventet driftsresultat på kr ,- og et forventet årsresultat på kr ,-. Oversikten er basert på 5 % økning av felleskostnader fra I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, I styret for Sarpsborggt 14 Sameie Ellen Kristine Holst/s/ Turid Olestad/s/ Henning Levanger/s/

9 Revisjonsberetning settes inn på egen side

10

11 RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/ fyring Kabel- / TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital

12 BALANSE Note EIENDELER ANLEGGSMIDLER Varige driftsmidler SUM ANLEGGSMIDLER 1 1 OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig offentlig myndigheter Påløpne renter Påløpne avdrag Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD

13 SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, , STYRET FOR SARPSBORGGT 14 SAMEIE ELLEN KRISTINE HOLST/s/ TURID OLESTAD/s/ HENNING LEVANGER/s/ NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DnB NOR som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Opprydning reskontro 48 SUM ANDRE INNTEKTER 48 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Lønn rengjøringshjelp Påløpne feriepenger Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2009/2010, og er på kr ,-. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR

14 Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 6 058,-. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Prosjekt AS OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Pipearbeid, Murmester Tommy Richter & Co AS Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold brannsikring Egenandel forsikring Kostnader dugnader -920 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ENERGI / FYRING Elektrisk energi SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -850 Container Skadedyrarbeid/soppkontroll -181 Driftsmateriell -725 Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer

15 Snørydding Securitas AS Trykksaker -979 Andre kontorkostnader Porto Bankgebyr -751 Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 421 Renter av sparkonto i OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader 255 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Renter på lån i Handelsbanken Gebyr på lån i Handelsbanken -280 SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 14 VARIGE DRIFTSMIDLER Snøfreser Tilgang Avskrevet tidligere SUM VARIGE DRIFTSMIDLER 1 SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER 0 1 NOTE: 15 KORTSIKTIGE FORDRINGER Håndkasse for tillitsvalgte Andre forskudd, Securitas Andre forskudd, OBOS Skadeforsikring as SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskudd" inkluderer mottatte betalte fakturaer som vedrører 2011.

16 Kostnadsføring vil skje i NOTE: 16 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN Handelsbanken AS Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Renter : 5,90%, løpetid 15 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 17 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER NOTE: 18 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

17 Side 17 Sarpsborggt 14 Sameie