STJØRDAL KOMMUNE. Møteinnkalling

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Valgstyret Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 14:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til eller på SMS til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; Stjørdal, Ivar Vigdenes/sign. leder Hanne Elin Ovesen sekretær 1

2 Saksliste for Valgstyret i møte Utvalgssaksnr Innhold Saker til behandling U.off. Arkivsaksnr PS 7/17 Stortingsvalget 2017, budsjett 2016/7313 PS 8/17 PS 9/17 Storings- og sametingsvalget 2017, oppnevning av stemmestyrer. Godkjenning av protokoll 2016/7313 2

3 Saker til behandling PS 7/17 Stortingsvalget 2017, budsjett 3

4 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Leif Roar Skogmo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 7/ Stortingsvalget 2017, budsjett Rådmannens forslag til vedtak: Valgstyret tar saken til orientering. Vedlegg: Ingen Saksopplysninger Kommunestyret vedtok gjennom sitt budsjettvedtak for 2017 å bevilge kr til avvikling av stortings- og sametingsvalget I tidligere saker er disse lokale premissene for valgavviklingen vedtatt av kommunestyret: - Valgavviklingen skjer over 1 dag - Stemmekretsinndelingen forblir uendret - Det innføres elektronisk manntallsavkryssing i stemmelokalene. Utgiftene med valg har hatt slik utvikling de siste årene: År Budsjett Regnskap Kommentarer Utstyrsanskaffelser, nye valgavlukker, scanner, it-utstyr, infomateriell, nytt godtgjøringsreglement, ekstra bemanning forhåndstemmegiving Utstyrsanskaffelser, nye valgavlukker, scannere, it-utstyr, Ingen utstyrsanskaffelser Ingen utstyrsanskaffelser 4

5 Med bakgrunn i budsjettramma, utgifter fra tidligere valg og kjente kostnader er det satt opp detaljert budsjett nedenfor. Stortingsvalget 2017, budsjett Lønn, godtgjøringer Regnskap Budsjett Godtgj. stemmest. inkl tapt arbeidsfortj lønn ekstern forhåndsstemmegiving lønnsutg valgapparatet sosiale kostnader Varit bistand dagtid Sum lønn, godtgj Driftsutgifter Kontorutgifter, rekvisita Bevertning annonser trykkeutgifter Opplæring, inkl reiseutgifter skyssgodtgjøring leid transport Utstyr Pcer, stemmesteder inkl klargjøring IT-utstyr opptellingsrommet inkl inst.oppl. Sum driftsutgifter utenom lønn salg av stemmesedler Sum utgifter Vurdering Rådmannen vil sterkt beklage at det ved de siste valg ikke er satt av tilstrekkelige midler til valgavviklingen som har medført merutgifter utover det budsjetterte. Det har vært helt nødvendig med fornyelser av utstyr og infomateriell, bl.a valgavlukker som er universelt utformet og info/skiltmateriell som ikke fantes tidligere. Det er innført scanning av stemmesedlene som krever eget scanneutstyr. Innføring av elektronisk manntallsavkryssing gir behov for ekstra midler til it-utstyr, utstyr som i all hovedsak videreselges til bl.a skolebruk etter valget. Gjennom årets budsjett er fornyelsen av stemmeavlukker gjennomført, alle stemmelokaler vil nå ha egne avlukker som skal lagres lokalt og framover vil det kun være behov for mindre utskiftinger. Vi har startet en utskiftingsprosess som vil gå over flere valg med innkjøp av flere nye stemmeurner som erstatning for noen av de gamle urnene. 5

6 Overgang til elektronisk manntallsavkryssing vil ut fra erfaringene fra forsøkskommunene ikke gi økonomiske besparelser, men gir større sikkerhet og raskere opptelling. Det er kjøpt inn ca 35 nye pcer til valgavviklingen, disse vil i hovedsak bli benyttet til skolebruk etter valget. Hvert valglokale vil ha minimum 1 pc til manntallsavkryssingen og en i reserve, de større valglokalene vil ha flere. Av sikkerhetsmessige hensyn benyttes det bare nye pc-er til valget. Det vil også være reserveløsning for kommunikasjon med valgsystemet. Valgbudsjettet belastes med kostnadene med tanking/installasjon av sikkerhetssertifikater og re-tanking og en mindre del av anskaffelseskostnadene. Ved oppnevning av nye stemmestyrer, jfr. egen sak, foreslås det at selve avkryssingen/betjeningen av valgsystemet løses med administrativt personell som medfører en reduksjon i antall folkevalgte stemmestyremedlemmer. Valgregnskapet belastes med lønn for de ansatte etter ordinær arbeidstid. Endring av godtgjøringene til stemmestyremedlemmene ga også økte utgifter selv om noe ble dekt gjennom overgang til en-dags valg. Lønnsutgiftene med valget påløper i stor grad valgdagen/kvelden, ved valget 2015 var nær halvparten av utgiftene lønn/honorarer inkl. sosiale utgifter (gjelder både stemmestyrer og ansatte). Det har ved tidligere valg oppstått forsinkelser med opptellingen av ulike årsaker, dette gir betydelige merutgifter med lønn for opptellingsmannskapene. Overgang til elektronisk manntallsavkryssing gir en enklere og ikke minst sikrere opptelling ved at fremmedstemmene (stemmer avgitt på valgting men i annen stemmekrets enn der velgeren er registrert) løses i systemet og ikke med særskilte konvolutter som tidligere ble kontrollert mot avkryssingsmanntallene og talt opp tilslutt. Med utgangspunkt i kostnader valgavvikling tidligere år og en lønns og prisjustering og tar inn momenter som er kommentert ovenfor, er konklusjonen at det må avsettes minimum 1,0-1,2 million kroner til valgavvikling også for de kommende valg i Stjørdal kommune. Det er gjort flere tiltak for å begrense kostnadene, overgang til 1 dags valg og lokal lagring av valgutstyret har gitt kostnadsbesparelser. Valgstyrets forslag fra høst 2016, som ikke fikk tilslutning i kommunestyret, om reduksjon av antall stemmesteder ville også gitt betydelige kostnadsbesparelser. Budsjettrammen for valg 2017 er vedtatt gjennom budsjettvedtaket, fordeling av midlene innafor rammen er et administrativt ansvar, rådmannen tilrår derfor at saken tas til orientering. 6

7 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Leif Roar Skogmo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 8/ Storings- og sametingsvalget 2017, oppnevning av stemmestyrer. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Stemmestyrenes størrelse fastsettes i henhold til saksframlegget. 2. Stemmestyrenes sammensetning vedtas i tråd med vedlagte liste datert med flg tillegg: a. Nytt medlem i Fosslia stemmekrets:.... b. Nye medlemmer i Lånke stemmekrets c. Nye medlemmer i Skatval stemmekrets Vedlegg: Stemmestyreoversikt datert Saksopplysninger I hvert valglokale i kommunen skal et eget stemmestyre lede gjennomføringen av valget på valgdagen. Stemmestyret skal bestå av minst 3 medlemmer. Kommunestyret velger medlemmer til stemmestyrene og ledere/nestledere. Valg av stemmestyrer kan delegeres til valgstyret, jf. valglovens

8 I Stjørdal kommunes delegeringsreglement pkt.2.4 er valgstyret gitt "myndighet til å velge medlemmer og varamedlemmer til stemmestyrene og blant disse leder og nestleder". Kommunelovens regler om valg av nemnder gjelder også for valg av stemmestyrene dvs. at kommunelovens 14"Valgbarhet. Plikt til å ta imot valg", 36 "Forholdsvalg-listeforslag" 37 "Forholdsvalg-valgoppgjøret" og 38 "Flertallsvalg. Ansettelser", gjelder. Valget 2015 var det første i Stjørdal om ble avviklet over 1 dag. Det ble da foretatt justeringer i størrelsen på stemmestyrene i forhold til endringer i antall stemmeberettigede og økt antall stemmegivninger innafor kortere åpningstid. De største valgkretsene fikk økt bemanningen i forhold til valget 2013, i forhold til antall «møtegodtgjøringer» oppnådde man en reduksjon med ca. 70 pga. overgang til endags valg. Rådmannen har for kommende valg vurdert stemmestyrenes størrelse pånytt med bakgrunn: administrativ bemanning til manntallsavkryssinga, tilbakemelding fra stemmestyrene ved siste valg endringer i forhold til antall stemmeberettigede og avgitte stemmer i hver stemmekrets. valget 2017 er et stortingsvalg som er enklere med kun et valg og erfaringsmessig færre endringer på stemmesedlene/ kortere tid i stemmeavlukkene enn ved kommunestyre- og fylkestingsvalg. Med bakgrunn i ovennevnte foreslås det en samla reduksjon i antall stemmestyremedlemmer med 20 personer i forhold til valget 2015, 19 av disse erstattes med administrativt støttepersonell, netto reduksjon er derfor 1 person. Lånke stemmekrets foreslås styrket bemanningsmessig med bakgrunn i kretsens vekst og størrelse samt betydelige kø-utfordringer ved valgavviklingen 2015, de øvrige kretser får samla sett enten uendret bemanning eller en reduksjon med 1 person. Det foreslås oppnevnt 98 stemmestyremedlemmer med slik fordeling: Endring størrelse stemmestyrene, forslag Valget 2015 Størrelse stemmestyrene forslag 2017 st.berettiged e avgitte st forslag 2017 endring adm bem. sum nto endring Skatval Kvislabakken Halsen Haraldreina Lånke Elvran Hegramo Skjelstadmark Forradal Flormo Fosslia Fra valghåndboka siteres følgende fra pkt. 12 "Stemmegivning på valgdagen": 8

9 «Departementet understreker viktigheten av at alle medlemmer av stemmestyrene og valgfunksjonærene for øvrig får tilstrekkelig opplæring, slik at man unngår feil. Stemmemottakerne har et viktig ansvar med å påse at de foreskrevne rutiner følges, da resultatet ellers kan bli forkastede stemmer". Enkelte feil, f.eks. at det mangler liste fra et parti i et avlukke, kan i verste fall føre til at det må gjennomføres omvalg. Stemmestyrenes ledere og nestledere vil som ved tidligere valg få en gjennomgang av de aktuelle paragrafer i valglov, valgforskriften og rutiner. Det forutsettes at ledere og nestledere gir nødvendig opplæring til de øvrige medlemmer i sine stemmestyrer. Korrekt avlevering av valgmateriellet og riktig utfylte stemmestyreprotokoller er viktig for et raskt og riktig valgoppgjør. Ved siste valg 2015 leverte stemmestyrene valgmateriellet forholdsvis raskt. I hovedsak var stemmestyreprotokollene riktig utfylt. Dette har stor betydning for fremdriften av opptellingen. Valgloven er nå endret i forhold til valg av stemmestyrer ved at listekandidater ikke lenger kan ha oppgaver i valglokalet. Valglovens 9-3 (4) lyder nå slik : Kandidat som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i vedkommende kommune. Kandidat som er oppført på valgliste ved stortingsvalget eller fylkestingsvalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i kommunene i vedkommende fylke. Medlemmene i stemmestyrene 2015 er tilskrevet og bedt om tilbakemelding hvis de ikke ønsker ny oppnevning. Valgstyret oppnevnte tidligere et eget ad-hoc-utvalg for å forberede oppnevningen og finne kandidater. Vurdering Utvalget som også hadde samme oppgave i 2015, har jobbet med rekruttering av nye medlemmer, flere ledere og nestledere har gitt beskjed om at de ikke ønsker reoppnevning, disse posisjonene har hatt prioritet i første omgang. Det er sendt ut brev til alle som var med i stemmestyrene ved siste valg med unntak for listekandidater som ikke er valgbare og de som har gitt beskjed om at de ikke ønsker reoppnevning. Frist for tilbakemelding fra tidligere kandidater var primo mai. Reduksjonen i antall stemmestyremedlemmer er løst gjennom de som ikke ønsker reoppnevning og et ønske om en foryngelse i stemmestyrene, med et unntak er ingen som er 77 år eller eldre foreslått oppnevnt som stemmestyremedlem i år. Det er behov for et mindre antall nye stemmestyremedlemmer. Lista som vedlegges er oppdatert ved utsending av saksdokumentene og vil bli ajourført fram til møtet. Valg av stemmestyrer legges med dette fram for valgstyret til behandling. 9

10 Stemmestyrene 2017 oppdatert etter møte i ad-hoc gruppen Elvran stemmekrets, 5 medlemmer, ny 4 Per Olav Elverum, leder Jorulf Sætnan, nestleder Gunn Torill Bae Randi Elverum Amdal Flormo stemmekr, 4 medl, ny 3 Hilde Ryjord leder Øyvind Ølstørn, nestleder Gerd Buan Forradal stemmekr. 4 medl, ny 3 Mary Fossen, leder Inger V. Okkenhaug, nestleder Johannes Aune Fosslia stemmekrets 19 medl, ny 15 Sissel Helen Bakken, leder Jonny Sandfærhus, nestleder Bjørn Tore H Eriksen Jorulf Holiløkk Trond Furunes Sylvi Ann Gausen Arvid M Tangen Alf Waade Svein Belsvik Arnhild Cadamarteri Solveig Marie Brekken Ottar Bjerkås Svenn Aas Tore Skrogstad Halsen stemmekrets, 27 medl., ny 21 Arve Børstad, leder Randi I Berg, nestleder Kari Søberg Leif Kristoffersen Berit E. Sæther Anne-Lise Stokke Ole Myrbekk Sigbjørn Holberg Bjørn Svingen 10

11 Liv Svingen Jørgen Holthe Modulf Sandstad Åse Nygård Marit Oløv Kalløkken Wenche Sekse Terje Berg Jorun Kristine Lundemo Oddgeir Røddesnes Arild Ydse Tone Karen Børseth Monika Ydse Haraldreina stemmekr, 9 medl, ny 7. Laffen Jenssen, leder Unni Raaen Nysæther, nestleder Per Morten Dalsaune Lovise Karen Størseth Grete Sørebø Bernt Rimul Jorid Røddesnes Hegramo stemmekr 9 medl, ny 8 Marit Hernes, leder Ragnhild Galeta, nestleder Knut Børseth Finn Wold Jorunn S Moen Rachel Johansen Mirjam Stavne Bente Mari Gylland Kvislabakken stemmekr, 10 medl, ny 8 Ragnar Næss, leder Margit Elverum,nestleder Brita M Jerpstad Odd Kåre Bjørgen Stein Morten Holberg Lillian Solstad Christian Vikan Kjersti Thyholt Lånke stemmekrets, 9 medl, ny 11. Alf Kaspersen, leder 11

12 Åge Lier, nestleder Torbjørn Kjesbu Bjørn Viem Jostein Idar Sætnan Frøydis Skjærvold Dagrun Jørstad Skatval stemmekrets, 14 medl, ny 11 Tor Gjæver Pedersen, leder Olav Mæhre, nestleder Eva Dybwad Alstad Ingrid H Berg Ingunn Hammer Gjevik Rose Vinge Ann Mari Almestad Linda Øyen Bergljot Hesselberg Skjelstadmark stemmekr 8 medl, uendret, ivaretar også avkryssinga Elbjørg Fossen, leder Åse Aadal, nestleder Eldbjørg Grendal Aase Gressetvold Bjørn Roald Korstad Tove Irene Kulseth Haagen Raaen Ingrun Solem 12

13 PS 9/17 Godkjenning av protokoll 13