Leverandørkonferanse Rammeavtaler verkstedtjenester Gardermoen 21. Juni Vi tar ansvar for sjøvegen

Transkript

1 Leverandørkonferanse Rammeavtaler verkstedtjenester Gardermoen 21. Juni 2016

2 Til stede fra Kystverket Kurt-Ivar Gram Franck Senioringeniør, Teknisk avdeling, Kystverket Rederi Therese Sanne Seniorrådgiver, Stab Innkjøp, Kystverket Hovedkontoret Tove Strømmen Sortehaug Førstekonsulent, Teknisk avdeling, Kystverket Rederi Arne Markussen Senioringeniør/prosjektleder, Polarkonsult Terje Richardsen Teknisk leder, Polarkonsult

3 Agenda Åpning konferansen - Presentasjon av de som er til stede 1. Presentasjon av Kystverket Rederi Kurt-Ivar Gram Franck 2. Intensjonen med Rammeavtaler Struktur og prosess Arne Markussen og Kurt-Ivar Gram Franck 20 min 20 min 3. Prekvalifisering - Kvalifikasjonskrav, Dokumentasjon, Formaliteter, Levering Therese Sanne og Arne Markussen 60 min 4. Neste trinn - Tilbudsfasen Arne Markussen og Therese Sanne 5. Representative oppdrag knyttet mot rammeavtalen Terje Richardsen, Polarkonsult 30 min 20 min 6. Spørsmål og svar fra tilbydere 30 min Direkte spørsmål kan med fordel også tas underveis

4 1. Presentasjon Kystverket Kurt-Ivar Gram Franck

5 Kystverket - rådgivende og utøvende organ for Samferdselsdepartementet, ledet av kystdirektøren. Kystverkets hovedkontor får sine oppdrag fra Samferdselsdepartementet. Kystdirektør Kirsti Lovise Slotsvik Hovedkontoret delegerer oppdragene til Kystverkets regioner og rederi.

6

7 Kystverket Rederi Det handler om bygging, drift og vedlikehold Det handler om navigasjonsinstallasjoner Det handler om oljevernberedskap Det handler om sjøsikkerhet

8 Samme sted, forskjellig årstid.

9 - BT ringte vår daglig leder for å få bekreftet at OV01 stod på grunn, DL ringte da båten og spurte om de hadde gått på grunn. «Nei, men jeg har da et par mann som står på grunn» svarte skipperen, forteller Sven Tønnesen til bt.no.

10 Nautiske objekter i Norge Fyrstasjon Fyrlykt Faste merker m/lys Stenger Varder Båker Flytende merker Lateral Kardinal Lys Racon ~ stk

11

12 OV Utvær av de største

13 OV Bøkfjord

14 I arbeid med sjømerker

15 Oljevern

16 Typisk jobb Det unike for Kystverket er DP operasjoner på grunt vann i skvalpesonen rundt objektene, målet er å anvende DP der det gir gevinst.

17 Typisk jobb

18 2. Hvorfor Rammeavtaler Arne Markussen og Kurt-Ivar Gram Franck

19 RAMMEAVTALER MED VERKSTED Hensikt Store besparelser og forenklinger ved gjennomføring av verkstedtjenester Forenklede rutiner Avklarte kontrakts-/avtalebetingelser Stor grad av avtalte priser, Enhetspriser Færre tidkrevende anbudskonkurranser Mindre arbeid både hos leverandører og Kystverket Større forutsigbarhet for verkstedene Optimale gjennomføringsplaner Kommer raskere i gang med jobbene Volum 13 større fartøy 12 mindre fartøy 10 oppdrag pr år Estimert Samlet verdi ca 10 mill kr pr. år Varighet år

20 Omfang, Besiktelsesplan Rødt mellomklasse. Blått hovedklasse

21 Endelig Rammeavtale vil omfatte Bakgrunn og bruk av avtalen Inndeling soner og fartøygrupper Hvilke tjenester, omfang Inspeksjon, møter, rapportering Kontraktsbetingelser og kontraktsadministrasjon Oppstart, varighet Bestemmelser om mangler og garanti Priser, fakturering, betaling Sikkerhetsbestemmelser Rettigheter Juridiske forhold, m.m. Diverse bilag

22 Soner - Fartøygrupper A. Multifunksjonelle Oljevernfartøy 5 fartøy B. Hjelpefartøy og oljevernfartøy 8 fartøy 3 Soner C. Mindre hjelpefartøy, 12 fartøy

23 Fartøygrupper A Multifunksjonelle Oljevernfartøy B Hjelpefartøy og Oljevernfartøy

24 Fartøygrupper C. Mindre Hjelpefartøy

25 Antall Rammeavtaler Fartøygruppe A Fartøygruppe B Fartøygruppe C Sone 1 Nord Sone 2 Midt/Vest 1 3 Sone 3 Sør/Øst 1 3

26 Bruk av rammeavtalen 1. Kystverket ber om tilbud fra en leverandør med avtale for aktuell fartøygruppe og sone 2. Kystverket går ut til flere leverandører med rammeavtale og gjennomfører Minikonkurranse 3. Kystverket utlyser oppdrag utenom rammeavtalene =Full anbudskonkurranse som tidligere

27 Minikonkurranser parallelle avtaler Forespørsel Tilbud Evaluering Tildeling Bestilling 1. Pris 2. Kvalitet 3. Leveringstid Ved utlysning spesifiseres vekting av kriteriene. Alle andre forhold er regulert gjennom Rammeavtalene

28 3. Prekvalifisering Prosess, krav, frister, innhold, etc Therese Sanne og Arne Markussen

29 Hovedstruktur for anskaffelsen Prekvalifisering Utlysning Frist Tilbudsfase Utsending Tilbudsfrist Forhandlinger - Kontraktsignering Oktober - Desember 2016 Rammeavtalen i kraft Fra 1. Januar 2017 (varighet år)

30 Regelverket om offentlige anskaffelser Kystverket er en statlig etat Lov og forskrift om Offentlige anskaffelser Styrer prosessen Formalistisk

31 Aktuelle del av FOA To trinns anskaffelse Prekvalifiseringsfase - Tilbudsfase Konkurranse med forhandlinger FOA Del III Over EØS terskel

32 Fremdrift - Prekvalifisering Utlyst i DOFFIN og TED Leverandørkonferanse Frist for å stille spørsmål Frist levering av forespørsel kl 12:00 Meddelelse om prekvalifisering

33 Prekvalifisering av leverandører Første skritt i prosessen Evaluerer firma Oppfylle obligatoriske kvalifikasjonskrav Konkurrere på kvalifikasjonskrav

34 Pass på å. Les dokument nøye Finn alle krav i Kapittel 2 Disponer i henhold til Kapittel 3 Formalfeil får følger Lett å bli avvist

35 Spørsmål og svar Spørsmål sendes til Svar anonymiseres og sendes ut i plenum

36 Kvalifikasjonskrav Obligatoriske Attest for betalt skatt og mva (Hentes i Altinn) HMS egenerklæring Firmaattest Kredittverdighet (rating A eller bedre) Tekniske og faglige kvalifikasjoner (konkurransemessige)

37 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Tekniske og faglige kvalifikasjoner Relevant erfaring, siste 3 år (Vedlegg D). For hver fartøygruppe Fasiliteter og anlegg med nøkkeltall (max 2 sider), Husk at anlegg må kunne håndtere fartøygruppen Organisasjonsplan og CV for nøkkelpersonell (Vedlegg E, DIFI mal) Kvalitetssikringssystem (kvalifikasjonskrav, men 3 muligheter) ISO 9001 el tilsvarende Annen dokumentasjon Bekreftelse på at sertifisering/dokumentasjon vil bli etablert (4 mnd) frist 2.5 Miljøstyringssystem (Fartøygruppe A og B) Ikke kval krav. ISO el tilsvarende Kravet klargjøres i Tilbudsfasen (4 mnd) 2.6 Vesentlige underleverandører angis

38 Kvalitetssikring, Miljøstyring Nr, dato Spørsmål Kystverkets svar Kap Jeg forstår punktet slik at det skal foreligge et sertifikat senest 4 mnd. etter inngåelse av kontrakt. Hvis det ikke er ISO 9001, hvilken type sertifikat er det i så fall snakk om? Kap Skrives det at et miljøsertifiseringssystem ikke er et kvalifikasjonskrav, men at det vil stilles krav til dette i en eventuell rammeavtale. Hvor lang tid vil man ha til rådighet for å bli sertifisert? Ref. pkt der det gis en frist for dette? Det vises til at sertifikatet skal være ISO eller tilsvarende. Kan det sies noe om hvilke sertifikater som godtas? Kap 2.5 Miljøstyringssystem: Er det krav til at oppdragsgiver må ha dokumentert at bedriften er sertifisert i.h.t ISO senest til kontraktsdato som er satt til , eventuelt til en annen dato? I andre avsnitt i angis at det som alternativt til sertifikat kan framlegges dokumentasjon som underbygger tilsvarende formelt og operativt system for kvalitetssikring. Det presiseres at dokumentasjon på systemer og ikke nødvendigvis sertifikat kan aksepteres. For bedre presisering endres tredje avsnitt: Som alternativ til fremleggelse av sertifikat kan tilbyder bekrefte at slik sertifisering eller dokumentasjon skal etableres ila 4 mnd etter inngåelse av kontrakt for Rammeavtale. Dersom tilbyder ikke etablerer slik sertifisering/dokumentasjon vil sanksjoner bli iverksatt. Kravene til oppfyllelse vil bli klargjort i Tilbudsfasen. Det finnes i dag flere akseptable sertifiserte miljøstyringssystem som kan oppfylle kravet. I nasjonal sammenheng kan Miljøfyrtårn trekkes fram som et av de mest aktuelle. Det vil bli gitt en viss tidsfrist etter kontraktsdato for å få dette på plass. Kravet klargjøres i Tilbudsfasen. Se også svar spørsmål 2.

39 Utforming og levering, Kap Forespørsel skal være skriftlig. Signert Tilbudsbrev.. 2. Merkes: Prekvalifisering for anskaffelse av «Rammeavtale - Verkstedtjenester for Kystverkets fartøy» 3. Forespørsel skal avgis i lukket forsendelse. 4. På norsk. 5. Kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post 6. I perm/brevordner. Hvert punkt i tilbudet skal være inndelt med skilleark med klar disposisjon først i tilbudet eksemplarer. 8. Forespørsel kan ikke avgis med elektronisk middel. Oppdragsgiver skal levere en elektronisk versjon av forespørselen fortrinnsvis på minnepenn. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon som er sladdet av leverandør og som oppdragsgiver kan offentliggjøre. 9. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå.

40 Innhold og disposisjon, Kap Tilbudsbrev, dvs. forespørsel om deltakelse. Hvilke fartøysklasser (A, B, C). Eventuelle forbehold. 2. Dokumentasjon obligatoriske kvalifikasjonskrav Attest for skatt- og mva, Ref HMS-egenerklæring, Ref , Skjema i Vedlegg H Firmaattest, Ref Kredittvurdering, Ref Tekniske og faglige kvalifikasjoner Referanseliste for hver av de fartøykategoriene, Skjema i Vedlegg D Bekreftelse og beskrivelse av relevant anlegg (for hver kategori) Organisasjon og CV for nøkkelpersonell, Skjema for CV i Vedlegg E. ISO 9001 sertifikat, tilsvarende eller eget system, eventuell bekreftelse på etablering Eventuell ISO sertifikat eller tilsvarende til informasjon. 4. Underleverandører. Kort beskrivelse og hvilke ytelser de vil utføre. Potensiell underleverandør skal gi en kort skriftlig aksept av at samarbeidsavtale vil bli etablert.

41 Avgjørelse av kvalifiseringen Minimum 3, Maksimum 5 innen hver sone og fartøygruppe. Fartøygruppe A Fartøygruppe B Fartøygruppe C Sone 1 Nord Sone 2 Midt/Vest Sone 3 Sør/Øst

42 4. Neste fase Tilbudsfasen Arne Markussen og Therese Sanne

43 Neste Fase - Tilbudsfasen Utsending av Forespørsel Frist for å stille spørsmål Frist levering av Tilbud kl 12:00 Forhandlinger - Tildeling innen Kontrakt OPERATIV fra

44 Tilbudsutforming Her gjelder det samme som nevnt for prekvalifiseringsrunden. Les nøye Vær sikker på at du svarer ut alt som skal bevares Bruk spørsmål og svar

45 Det leveres et skjema for hver Fartøygruppe Prising

46 Prising under rammeavtalen Leverandørens oppgitte enhetspriser benyttes ved avrop Åpen bok med påslagsprosent for øvrige poster

47 Forhandlinger Avskalling kan skje i forkant av forhandlinger På bakgrunn av tildelingskriterier og av hensyn til konkurransen Forhandle i flere faser

48 Forhandlinger Formål: sammenlignbare tilbud Felles interesse i forhandlinger: best mulig tilbud Prosess styrt av grunnleggende krav i offentlige anskaffelser Likebehandling og forutberegnelighet Taushetsplikt

49 5. Standard Spesifikasjon Terje Richardsen, Kurt-Ivar Gram Franck

50 Standard spesifikasjon på oppdrag Grunnlag for TILBUD

51 6. Spørsmål og svar

52 Spørsmål og svar Spørsmål sendes til Svar anonymiseres og sendes ut i plenum Frist for spørsmål er dvs. førstkommende Fredag