Referat fra styremøte i RORK

Transkript

1 1 Referat fra styremøte i RORK Dato. kl. 18:30 på Moss Elektro Tilstede:,, Kristoffer,, Karina, Terje, Maria U, Maria L,, Bergljot Ikke møtt: Gjest: Karine Jeanette. Linda, Arnhild, Stine Thor Lehmann Saker: Referent: Bergljot Ansvar/ti d Referatet fra ble lest og godkjent Post/Info: Invitasjon fra Østfold Rytterkrets om steward-kurs 14. og 15. juni. Da har vi landsstevne og ingen har anledning Invitasjon fra Idrettsforbundet om kurs til høsten tas senere, arbeidet med søknader i forbindelse med ridesenteret og klubbhåndboken er prioriterte oppgaver nå. Sak3/15 Anleggsplanlegging er høyt prioritert og på førstkommende styremøte brukes 2,5 timer til anlegg. Asbjørn Haugdal og Steinar Håkonsen inviteres. Møtet starter kl. 18:00, første timen brukes til andre styresaker. Separate anleggsmøter legges opp senere. Steinar Håkonsen kunne ikke komme, Asbjørn Haugdal kom og forela for oss hva vi i første omgang trenger for å sende første søknad som må være kommunen i hende før sommeren. Det gjelder en omreguleringssøknad og til den trenger vi et kart hvor vi skraverer det området vi ber om skal reguleres til ridesenter. skaffer kartutskrifter til neste møte. Vi må også sende med følgebrev eller intensjons-erklæringer for å vise at senteret vil brukes av forskjellige instanser til forskjellige formål. Vi kontakter følgende: Lilleng Rideskole Saltnes 4H Tomb jordbruksskole, bør møte personlig, skyss tilbudt Lions, Kiwani, Rotary Bergljot /

2 2 På møtet vil vi sammen merke av området og samle inn samarbeidserklæringene lager et sammendrag av det hun tidligere har skrevet og sender forslag ut på mail til styremedlemmene for kommentarer og innspill. Ting som bør fremheves: Dugnadsånd, positivitet, bredde, ungdom, Landsstevne Senere skal dette samles til en søknad Vi møttes i Jerndalen og så på det aktuelle området både på kart og i terrenget. Asbjørn møtte, Steinar kom ikke. Lilleng har levert skriv om deres behov fremover Steinar fra Mossemarka kom med mange veldig gode råd og innspill. Det viser seg at det er litt mer å forholde seg til enn vi trodde etter forrige møte. Han sender over alle papirer han har om deres sak og Terje fikk overlevert en perm med Mossemarkas søknader om spillemidler. Terje har sagt ja til å være leder i anleggsgruppa og vil også kalle inn til rene anleggsmøter, antageligvis ny befaring i Jerndalen. Noen av punktene Steinar kom med er notert ned på eget vedlegg slik at det ikke blir for langt referat fra selve styremøtet. Terje har ikke anledning til å sitte som leder i anleggsgruppa, vi går ut i medlemsmassen og ber om assistanse, for eksempel en prosjektgruppe. Tas opp på medlemsmøtet i august. Thor Lehmann kom med nyttige kommentarer og bekreftelser ang. søknaden og anlegget generelt skaffer stort kart fra Råde kommune Linda snakker med Veronica ang. arkitekthjelp til tegninger av planlagt bygninger Asbjørn / Terje august Linda

3 3 Det viser seg at området vi hadde sett oss ut er regulert til støysone rundt skytterbanen, vi må derfor skravere nytt område. Selve søknaden sendes samtidig til Råde kommune og til Østfold fylkeskommune. Sendes styremedlemmene og Asbjørn for gjennomlesing før den sendes, fristen er Asbjørn tar opp vår sak i Idrettsrådet for å få den høyere opp på agendaen og for evt. avtale et møte med kommunen. Sak8/15 Pinserittet. kontakter Øyvind Gryteland, Østfold Turhestforening. Samlingen er ment for klubbens medlemmer + kommunen. Pris kr. 150,- pr. pers., påmeldingen er godkjent ved innbetaling, betaling refunderes ikke ved uteblivelse. skriver invitasjon. Leie for Skuteren blir kr. 2000,-. Pris pr. person settes til kr. 200,- og man tar med mat selv til grilling + evt. andre måltider ved overnatting + drikke. Klubben står for kaffe. Invitasjon lages skal forsøke å skaffe en guide til turen ellers kan vi bruke GPS Carcary blir guide evt. også Tom Det er forløpig 29 påmeldte, 13 med hest. Vi trenger derfor minst 6 paddocker og i den forbindelse stolper, ca. 200 m tråd og minst 6 håndtak. Det må sjekkes hva som finnes på Granly Bilbatteri Kaffe og filter, kopper, tallerkener, kniver, gafler, termos, søppelposer, brus, grillkull Innhentede opplysninger gis til som samordner og sørger for supplerende innkjøp. Det sendes mail til deltagere med opplysninger om hva de må ha med til seg selv og hestene. Man forsøker å få lagt ved en veibeskrivelse til Suteren Minidugnad med oppmøte kl. 10: Karine Kristoffer, Karine. Linda

4 4 Sak10/15 Gjennomført, 100 % vellykket, tildelt medlemskap i Østfold Turhestforening og kan derfor dra til Suteren når hun vil, gratulerer! Vi trenger en seildukspressening til stevnemateriell, tar mål og sjekker priser. kunne ikke møte i dag Vi fordeler oppgavene litt, måler og lager skisse Ringerundene om pris blir fordelt på flere Sak11/15 20,05,15 Sak12/15 har målt og sender målene til Bergljot og som foretar ringerunden så snart de har mottatt målene Hva har vi lov og anledning til angående sponsorskilting, må sjekkes med Mary. Kristoffer og sjekker med Mary førstkommende lørdag under dugnaden Ikke gjort ennå Ikke gjort ennå Ny anledning på helgens dugnad Planer for landsstevnet ( på Tune) tas på første del av styremøtet Kom med forslag til sponsorpresentasjon, prissetting, pakkeløsninger, standpriser osv. Det er 6 klasser på Landstevnet og 4+5 klasser på Distriktsstevnet. Vi skal alle forsøke å skaffe sponsorer generelt og spesielt til disse. Prisen kan være mellom kr. 3000,- og kr. 5000,-. Det sendes invitasjon til kommunen og ordfører for å sponse en klasse og til å dele ut premier i denne. Sponsingen kan medføre opplesing av tekst, logo på deltagerlister og resultatlister, reklametilgang, plass på hjemmesiden o.s.v. Det bør lages en presentasjon på A4 eller A3 format til sponsorer basert på s tidligere arbeid Presentasjonen på A4 eller A3 bør lages fort, bilder finnes på hjemmesiden vår Karine Jeanette hadde med en flott flyer som vi gikk igjennom og kom med endringer til. Disse må også tas fort. Bergljot Kristoffer Karine

5 5 Sak13/15 Sak14/15 Flyeren ansees som ferdig På neste styremøte må vi sette opp bemanningslister. Det kom flere innspill til bemanning, har oversikten Bemanningslister satt opp Det blir avholdt dugnad fredag for å gå gjennom materialet og eventuelt kjøpe inn det som mangler lørdag. Dugnad også lørdag og kanskje søndag. Alt bør fraktes til Tune torsdagen før stevnet, transportalternativer sjekkes. har ordnet transport Tidene for stevnet er: Lørdag 09:00 til 18:30 Søndag 09:00 til 16:00 Tidene er selvsagt avhengig av deltagelsen, foreløpig er 96 påmeldt, øvre grense for hva vi klarer av er påmeldte, tider blir klart når startlistene er satt opp. Vi må prøve å få flere sponsorer, foreløpig sponser Tune en klasse, det samme gjør Moss Elektro, Park og Anlegg og Höög. Det blir dugnad på Granly fredag kl. 17:00 for å se over utstyret og finne ut om noe skal kjøpes inn på lørdag og om vi evt. tar ny dugnad søndag. Dette bestemmes fredag. Det skal i hvert fall kjøpes inn plastbokstaver, det ble vedtatt av styret. Det kom frem et forslag om at det bør forfattes et skriv til medlemmene våre som forteller om planene for det nye senteret dermed inkludere og involvere. Kan også forklare prisøkninger og lignende. Disse opplysningene tas på medlemsmøtet i august Det vil bli lagt ut opplysninger om dette på hjemmesiden vår Karina og Linda setter opp forslag som resten av styret tar stilling til. Minner om at det kreves politiattester av alle styremedlemmene. Disse skal forevises Bergljot som lager en oversikt over disse. sender beskrivelse av fremgangsmåte til Terje Linda Karina Bergljot

6 6 03,06.15 Bare Kristoffer og Bergljot har forevist attester foreløpig, Listen vokser, nå har også Tone,, Ann-Helen, Terje og forevist attester Inger flere attester siden siste styremøte. Skjerpings!!! Resten av styret. Neste møte ikke bestemt