Referat. Styremøte nr. 1/

Transkript

1 Referat Styremøte nr. 1/ Dat Mandag 15. mai 2017 Sted Til stede Frfall Idrettens Hus, Fakkelgården, Lillehammer Audun Skatteb, Trine S. Stenberg, Marit Rland Udnæs, Sandra Lyngstad, Kjetil Dahlen, Trger Fenstad, Trbjørn Brks Pettersen, Grm Jhanssn, Bye Skøre, Martin Galleberg g Ellie Lein Kristian Vist, Ole Kristian Kirkerud g J Mrk SAKSLISTE Sak 1 Knstituering av nytt styre Sak 2 Oppnevning av grenkmiteer Sak 3 Møteplan høsten 2017 INFORMASJON Sak 4 Infrmasjn fra styre/administrasjn Sak 5 Infrmasjn fra grener RAPPORTERING Sak 6 Regnskap pr DISKUSJONS- OG VEDTAKSSAKER Sak 7 Innkalling til ekstrardinært Skiting 10. juni Sak 8 Handlingsplan Sak 9 Eventuelt

2 SAK 1 KONSTITUERING AV NYTT STYRE Alle tilstedeværende fra styre g administrasjn presenterte seg krt. Rllefrdeling/ansvarsppgaver/arbeidsfrm Ansvarsmråder ble frdelt sm følger: Leder g nestleder har et verrdnet ansvar. Kjetil Dahlen: Anlegg Sandra Lyngstad: Kmpetanse Marit Rland Udnæs: Integrering + kmpetanse Kristian Vist: Ung Grenledere: Representerer sine grener inn i styret g har ansvaret fr aktiviteter g øknmi innenfr sine respektive grener. Det er viktig fr kretsstyret med en tydelig link til grenkmiteene, med gd kmmunikasjn begge veier. Ellie infrmerte krt m sin rlle sm ansatt g hvilke frventninger hun har til samarbeid, arbeidsfrdeling g ansvar. Hun presiserte ekstra viktigheten av at kmmunikasjnen fungerer bra, bl.a. mht. å verhlde frister g gi raske tilbakemeldinger når dette etterspørres. Dette gjelder begge veier. Det frventes at alle pririterer å kmme på styremøtene g at alle stiller frberedt g presis. Evt. kmmunikasjn mellm styremøtene gjøres primært pr. e-pst, g det er da viktig at alle respnderer innen gitte frister, jf. ver. Rapprtering til styremøter Styret ønsker å frtsette med rapprtering fra grener vha. eget skjema fr grenrapprter. Det er viktig at dette gjøres inn mt hvert styremøte innen gitte frister. I tillegg ønsker styret at det gis en krt rapprt innen mrådene anlegg, kmpetanse g integrering, samt fra skiutvikleren. Bruk av Drpbx Alle styremedlemmer har fått tilgang til skikretsens Drpbx. Alle aktuelle dkumenter ligger her, g det anbefales at alle setter seg inn i denne g bruker den aktivt. Medlemmer i grenkmiteene vil gså få tilgang, slik at grenkmiteene gså kan benytte den. Evt. kstnader til ppgradering av tillitsvalgtes Drpbx-knt dekkes av skikretsen. Frdeling av klubber g ppfølging av disse Styret er enige m å frtsette jbben med ppfølging av klubber i kmmende tingperide. Frslag til frdeling av klubber presenteres på neste styremøte, Audun er ansvarlig. Ellie ppdaterer lista med riktig kntaktinfrmasjn. Representasjnsklær Tillitsvalgte i skikretsen bruker klær merket med kretslg ved representasjn. Det er et ønske m dunjakker, genser/fleece g en piquet-trøye e.l. Trine g Ellie følger pp saken.

3 Plitiattester Alle tillitsvalgte i Oppland Skikrets skal kunne vise fram frnyet gyldig plitiattest. Ellie følger pp dette. Antidping Alle skikretsens tillitsvalgte skal gjennmføre prgrammet Ren utøver. Kpi av diplm fr gjennmførelse sendes til Ellie. Styret vedtk ansvarsfrdeling g arbeidsfrm i styret sm skissert ver. Ordningen med ppfølging av klubber frtsetter, frslag til frdeling av klubber legges fram på neste styremøte, ansvarlig er Audun. Alle tillitsvalgte i skikretsen skal kunne framvise gyldig plitiattest, Ellie følger pp. Alle tillitsvalgte i skikretsen skal ha gjennmført Ren Utøver innen neste styremøte, Ellie følger pp. Ellie g Trine følger pp bekledning tillitsvalgte fr kmmende sesng. SAK 2 OPPNEVNING AV GRENKOMITEER I tråd med OSK sin lv 16 (10e) skal kretsstyret frmelt ppnevne grenkmiteene medlemmer etter fullmakt fra skikretstinget, jf. prtkll sak 11 Valg. Grenkmiteene ser ut sm følger fr den kmmende Tingperiden: Langrenn Leder Trbjørn Brks Pettersen, ØTI (gjenvalgt på Skikretstinget) Nestleder Ragnhild Sleng, Vind IL ( ) Medlem Stein Plukkerud, ØTI ( ) Medlem Lillann Gulbrandsen, Gran IL ( ) Medlem Håvard Nyhagen, Rgne IL ( ) Medlem Rbert Granseth, Lillehammer Skiklub ( ) Freestyle Leder Trger Fenstad, Gausdal Skilag (ny, valgt på Skikretstinget) Medlem Alexander Erikssn, Lillehammer Skiklub ( ) Medlem Jan Lyngen, Dmbås IL ( ) Medlem Petter Finsveen Larsen, Gausdal Skilag ( ) Medlem Birk Skglund, Harestua IL ( ) Alpint Leder Ole Kr. Kirkerud, Lillehammer SK (ny, valgt på Skikretstinget) Kmitéleder har bedt m å få utsette dette til etter Vårmøte alpint 23. mai, der dette er egen sak.

4 Hpp/kmbinert Leder Grm Jhanssn, Søre Ål IL (ny, valgt på Skikretstinget) Nestleder May Kristin Lønseth, Lensbygda Sprtsklubb ( ) Telemark Det jbbes med ny kmité, endelig versikt legges fram fr gdkjenning på styremøtet i august. Det er et ønske m at alle aktive klubber er representert. Leder Bye Skøre, Vang IL (gjenvalgt på Skikretstinget) Kmitéleder ønsker å bruke litt tid til å stake ut ny kurs fr telemarkkmiteen, bl.a. mht. randnee, g ber derfr m litt tid til å finne de rette persnene til å sitte i telemarkkmiteen fr Nen frslag på aktuelle navn g miljøer km fram på styremøtet, Bye følger pp disse sammen med J g Martin. Styret gdkjenner de framlagte frslagene til medlemmer i hhv. Langrenns- g Freestylekmiteen. Kmplette frslag på medlemmer til Alpin-, Telemark- g Hpp/kmbinertkmité legges fram på neste styremøte. SAK 3 MØTEPLAN HØSTEN 2017 Følgende møteplan freslås fr høsten 2017: Mandag 28. august Styremøte Fredag lørdag 23. sept Styre- g grenkmitéseminar Mandag 6. nvember Styremøte Mandag 11. desember Styremøte m/ julemiddag Andre viktige dater: Helgen juni NSF Vårmøte, Gardermen Helgen ktber NSF Høstmøte, Gardermen-/Osl-mrådet Fredag lørdag 28. kt. Idrettshelga Innlandet, Lillehammer Helgen 2-3. desember Wrld Cup Lillehammer Styret gdkjenner den freslåtte møteplanen. Ellie undersøker aktuelle steder fr seminaret i september.

5 INFORMASJON SAK 4 INFORMASJON FRA STYRE/ADMIN/GRENER Jubileumspkalen 2017 Styret vedtk gjennm en e-pstrunde å tildele årets Jubileumspkal til Christian Skyttermen, sm var freslått av sin klubb, Fllebu Skiklubb. Christian var dessverre frhindret fra å møte på prisutdelingen ifbm. Skikretstinget på Hnne, vi vil derfr prøve å få dette til ved en annen anledning i løpet av høsten. Xtrem Spræk skiungdmmer fra langrenn, hpp g kmbinert deltk på årets samling på Gausdal Arena helgen 6-7 mai. En dyktig prsjektgruppe fra HiL, samt innleid hjelp fra bl.a. Gausdal Turn, bidr til en vellykket samling. OIK Aktivitetsmidler 2017 Midlene utlyses av Oppland Idrettskrets, søknadsfrist 15. mai. Grenlederne har fått tilsendt infrmasjn g ppfrdring m å sende inn prsjektsøknader med budsjett. Fr 2017 er det søkt m ttalt kr , skikretsen fikk tildelt kr både i 2015 g Idrettshelga Innlandet 2017 arrangeres på Lillehammer fredag 27. lørdag 28. ktber, sm et samarbeid mellm Hedmark g Oppland, der både idrettskretsene, fylkeskmmunene g Høgsklen Innlandet er invlvert, sammen med de største særkretsene ftball, håndball g ski. Hvedfkus vil være aktivitet, ungdm g kmpetanse. Det legges pp til felles middag fredag kveld g et fellespplegg lørdag frmiddag fram til lunsj, sm finansieres av idrettkretsene g fylkeskmmunene. Utver dette står vi fritt til å legge pp arbeidsøkter spisset mt den enkelte idrett. Det er gjennmført et arbeidsmøte mellm Hedmark g Oppland Skikrets, der rammene fr ski-pplegget ble spikret. Vi ønsker å stimulere klubbene til å delta på det idrettsmedisinske seminaret fredag ettermiddag, i regi av idrettskretsen, Olympiatppen Innlandet g Sykehuset Innlandet. Lørdag legges det pp til TD- g arrangørseminar, Trenerseminar g Handingsplanarbeid i klubb i tre parallelle sesjner. I tillegg planlegger vi en frflytningssamling fr skiungdmmer på tvers av grener på lørdag. KLIKK HER fr å lese mer, saken ppdateres med infrmasjn frtløpende. Infrmasjnen tas til etterretning.

6 SAK 5 INFORMASJON FRA GRENER Langrenn Referat fra LK-møte mandag 22. april Vårmøte langrenn arrangeres trsdag 1. juni på Hnne Knferansesenter, Biri. Landslagsuttak , utøvere fra Oppland: Junir: Mathilde Myhrvld, Vind IL Rekrutt: Martin L. Nyenget, Lillehammer SK, Mattis Stenshagen, Fllebu Skiklubb, Marte Mæhlum Jhansen, ØTS, g Mari Eide, Øystre Slidre IL. Sprint: Håvard Slås Taugbøl, Lillehammer Skiklub Senir: Ingvild Flugstad Østberg, Gjøvik Skiklubb FH Rekrutt: Alexander Letrud, ØTI Uttak Team Veidekke Innlandet : Ttalt 10 utøvere, hvrav 4 fra Oppland: Petter Stakstn, Søre Ål IL, Vegard Bjerkreim, Lillehammer Skiklub, Emil Nyeng, Ringebu-Fåvang Skiklub, g Thea Krkan Murud, Søre Ål IL. LK ønsker å legge pp en 2-årsplan fr turrenn i kretsen (2018 g 2019), fr å ppnå en best mulig terminliste g unngå uheldige datkllisjner. Turrennarrangørene er bedt m å melde inn ønskede dater til vårmøtet 1. juni, der dette vil være egen sak. Alpint Referat fra AK-møte nsdag 5. april Vårmøte alpint arrangeres tirsdag 23. mai på Fakkelgården, Lillehammer Landslagsuttak , utøvere fra Oppland: Kjetil Jansrud, Peer Gynt Alpinklubb, g Maren Skjøld, Gjøvik Skiklubb. Freestyle Vårmøte er under planlegging, dat er ikke klar Landslagsuttak , utøvere fra Oppland: Jhanne Killi, Dmbås IL Telemark Landslagsuttak , utøvere fra Oppland: Ådne Kristenstuen, Nrdre Land IL Hpp/kmbinert Landslagsuttak , utøvere fra Oppland: Kmbinert menn: Mikk Kkslien, Søre Ål IL Hpp menn: Kenneth Gangnes, IL Klbukameratene, g Rbert Jhanssn, Søre Ål IL Hpp kvinner: Maren Lundby, IL Klbukameratene Tppidrettssatsning hpp: Fredrik Bjerkeengen, IL Klbukameratene, g Anders Granerud Buskum, Lensbygda Sprtsklubb

7 Det har kmmet en henvendelse fra Lillehammerhpp m støtte til innkjøp av teknisk testutstyr til Lillehammer-reginen, klikk her fr å lese mer. Utstyret kvalifiserer ikke til spillemidler, g NSF Hpp har avslått søknad m støtte. Lillehammerhpp har blitt ppfrdret m å undersøke med Olympiatppen Innlandet. Det vil mest sannsynlig kmme en frmell søknad m støtte. Infrmasjnen tas til etterretning. RAPPORTERING SAK 6 REGNSKAP PR Ellie gikk krt gjennm regnskapsstatus pr , Grenlederne bes m å ta med regnskapet videre til sine grenkmiteer. Nen tilleggskmmentarer knyttet til grenregnskap: Alpint Yung Attacking Vikings har vært vinterens strsatsning, se spesifisert prsjektregnskap. Resultatet er pr et underskudd på kr Av disse er kr kstnader knyttet til prter, staur, banner.l. sm var en str investering i 2017, men sm vil kunne brukes i mange år framver. Underskuddet vil dekkes dels av aktivitetsmidler g dels av midler fra AK sitt budsjett (mfrdeling av midler) Hpp/kmbinert Team Oppland Hpp/Kmbinert (TOHK) er kretslaget i Oppland, primært fr aldersgruppen år, men gså åpent fr eldre utøvere. Skikretsen vertk regnskapsansvaret fr TOHK TOHK hadde med seg egen EK på kr inn i regnskapet g vil føres sm et selvstendig prsjektregnskap med egen EK. Styret ber gså HKK m å følge pp g evaluere de avtalene sm er inngått med hhv. TOHK, NTG, Lillehammerhpp g Lillehammer Nrdic Cmbined, da disse binder stre deler av HKK sine midler g reduserer handlingsrmmet utver det sm ligger i disse avtalene. Freestyle Next X Snwgames er et prsjekt ifbm. X Games, sm er tildelt kr i prsjektmidler, disse er freløpig ikke er inntektsført. Det føres sm et eget prsjektregnskap, sm skal revideres separat rapprteres fr gjennm en egen prsjektrapprt. Nen generelle kmmentarer til skikretsens øknmi/regnskap: Styret har det verrdnede ansvaret fr regnskapet i skikretsen, både fr styre/admin g alle grenene. Grenene legger fram sine frslag til budsjett fr styret, sm gdkjenner disse. Deretter styrer grenene sine respektive grenregnskap, sm rapprteres inn til styret hvert kvartal. Skikretsen har en sunn øknmi. Det er ikke ne mål å bygge pp egenkapitalen ytterligere, så det er et klart mål å skape nk aktivitet til at pengene brukes pp.

8 Regnskapet føres av Sprtsaccunting v/ Haakn Rustad. Revisr er Ernst & Yung. Det er etablert gde rutiner fr gdkjenning av fakturaer, med dbbel gdkjenning av alle fakturaer g t signaturer i bank. Egenkapital pr : Styre/admin Alpint Hpp/kmbinert Langrenn Freestyle Telemark Ttalt OSK Inntekter Skikretsens inntekter er primært knyttet til følgende t pster: Deltakeravgift renn her lander vi litt ver budsjett i 2017 Lagskntingent utfaktureres i nvember, basert på tall fra Idrettsregistreringen Medlemstilskudd NSF basert på medlemmer, ca Spnsrinntekt VISMA, kr (t..m. 2017) + Renteinntekter, se eget punkt under Grenenes aktivitet finansieres primært via Grentilskudd, sm frdeles etter en nøkkel vedtatt av Skikretstinget i 2013, til sammen kr , samt prsjektmidler (se under) Renteinntekter Skikretsen har plassert 2 milliner på en Garantiknt i DNB. Her er risiken minimal, samtidig sm avkastningen er ne større enn på vanlig spareknt. Renteinntektene herfra føres ifm. årsppgjør g er derfr ikke med i regnskapet pr Tilskudd/aktivitetsmidler OSK mttar følgende tilskudd til aktivitet: Pst 3-midler (fra KKD via NSF), ca pr. år, i tillegg har vi verført drøyt 60 i ubrukte midler fra Aktivitetsmidler fra OIK, fr 2016 kr Dette er midler øremerket aktivitet g skal frdeles på gjennmført aktivitet i gren. Endelig avregning av dette gjøres ifm. årsppgjøret. Begge disse pstene skal gå i null på avd. 10 Styre/Admin g påvirker derfr ikke årsresultatet. Evt. ubrukte midler verføres til neste regnskapsår. Åpne pster/ppfølging av utestående fakturaer Alle utestående fakturaer følges pp en gang pr. måned. Pr har vi drøyt i Åpne pster, dette er fr det meste fakturaer med frfallsdat fram i tid. Ansatte Administrasjnssjefstillingen er 100% g lønnes av Nrges Skifrbund, sm gså har det juridiske arbeidsgiveransvaret. Alle skikretser betaler et årlig administrasjnsbidrag på kr , utver det er det ingen lønnskstnader knyttet til denne stillingen. Ellie Lein er ansatt 80% adm.sjef Oppland g 20% NSF. De siste 20% fylles derfr pp av J Mrk.

9 I tillegg har Oppland Skikrets ansatt en skiutvikler i 50% stilling, sm lønnes av skikretsen g der skikretsen er juridisk arbeidsgiver. J Mrk ble ansatt i et 2-årig prsjekt f..m , men har nå permisjn fram til 31. januar Martin Galleberg er ansatt sm vikar i Js fravær. Dersm J ønsker å si pp stillingen sin, må dette gjøres innen Stillingen vil da utlyses. Skikretsen fikk tingets støtte til å videreføre skiutvikler -stillingen i ytterligere 4 år. Regnskapsrutiner tillitsvalgte Alle fakturaer vedr. gren sendes pr. epst til grenlederne fr gdkjenning før de betales. Dersm styre-/grenmedlemmer har utlegg, skal disse sendes inn til administrasjnen på eget refusjnsskjema (ligger i Drpbx) g gdkjennes av adm.sjefen g/eller grenleder før utbetaling kan gjøres. Alle riginalkvitteringer skal vedlegges fr å fr å få refusjn. Kjøregdtgjørelse ifm. representasjnsppgaver dekkes med kr. 3,50 pr. kilmeter, eget skjema benyttes (ligger gså i Drpbx). Vedtak Infrmasjn m øknmi/regnskap tas til etterretning Framlagte regnskapsstatus pr tas til etterretning DISKUSJONS- OG VEDTAKSSAKER SAK 7 INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆRT SKITING 10. JUNI Styret i Nrges Skifrbund vedtk i styremøte 8-9. mai å innkalle til ekstrardinært skiting, med valg av ny leder g nestleder i alpinkmiteen sm sak. Skitinget vil bli avhldt lørdag 10. juni, i tidsrmmet mellm kl Eksakt tidsangivelse kmmer vi nærmere tilbake til. I dette tidsrmmet vil alle fagmøter ta et pphld, slik at kretsenes tillitsvalgte sm allerede er til stede under vårmøtet kan stille sm delegater på det ekstrardinære Skitinget. Sakspapirer g fullstendig innkalling vil sendes innen 27. mai, g så snart valgkmiteen har fått gjrt sitt arbeid. NSF har gså innkalt alle AK-ledere i krets til et eget infrmasjnsmøte møte mandag 22. mai på Gardermen, Ole Kristian møter fr Oppland. Oppland Skikrets stiller med følgende 7 delegater: Audun Skatteb, Trine Stenberg, Bye Skøre, Trbjørn Brks Pettersen, Ole Kristian Kirkerud, Ragnhild Sleng g Linda Svendsrud/May Kristin Lønseth.

10 SAK 8 HANDLINGSPLAN Handlingsplan fr Oppland Skikrets ble vedtatt på skikretstinget på Hnne g ligger til grunn fr skikretsens arbeid den kmmende 2 års-periden. Det er denne styret g grenkmiteer i skikretsen skal rapprtere på når denne tingperiden er ver. Vi må g skal bruke denne sm et arbeidsdkument, g den skal gså synliggjøres i de ulike grenkmiteer sitt arbeid/planer. Ettersm den nye handlingsplanen er bygget pp etter en ny mal, må malene fr de perasjnelle handlingsplanene fr grenene legges m i tråd med dette. Martin har ansvar fr å se på dette, følges pp av Audun. Alle maler skal være klare til styremøtet i august g legges i Drpbx. Oppfølging av Handlingsplan g perasjnelle handlingsplaner fr grenkmiteene g ppfølging av disse vil være et sentralt tema på seminaret i september. Martin utarbeider nye maler til perasjnelle handlingsplaner fr grenene, Audun følger pp. Disse presenteres på styremøtet i august. Oppfølging av handlingsplan settes pp sm sentralt tema på styre- g grenkmitéseminaret i september. SAK 9 EVENTUELT Tildeling av Hvedlandsrennet nrdiske grener 2018 Ifbm. tildeling av Hvedlandsrennet 2018 nrdiske grener ble skikretsen bedt av NSF m å gjøre en priritering av de t søkerne, da begge ligger i Oppland, hhv. Lygna Skisenter/Raufss IL hpp g Lillehammer Skiklub/Gausdal Skilag. Skikretsen ved langrennskmiteen pririterte Lygna/Raufss fran Lillehammer/Gausdal, sm ble avgjørende fr tildelingen. Hpp- g kmbinertkmiteen avstd fra å gjøre en priritering. I etterkant av tildelingen har det kmmet en henvendelse fra Lillehammer Skiklub, sm ber m en tilbakemelding på prsessen. Detaljer i saken ble gjennmgått g diskutert på styremøtet. Vedtak Audun utfrmer et svarbrev til Lillehammer Skiklub på bakgrunn av diskusjnen i styret. Prisnivå Olympiaparken Søre Ål IL g Gausdal Skilag har nå i brev til NSF takket nei til å arrangere Nrgescuprenn i Lysgårdsbakken pga. prisnivået, sm medfører at klubbene går med underskudd ved å arrangere. Dette er en kjent sak fr skikretsen g gjelder ikke bare Lysgårdsbakken, men generelt alle anleggene i Olympiaparken. Ellie har hatt en samtale med anleggsknsulent i NSF, Marit Gjerland, g vi ønsker nå å sammenkalle til et møte med frbund, krets g aktuelle klubber, fr å diskutere saken før den tas videre til anleggseier. Ellie g J følger pp dette på vegne av kretsen. Vedtak Skikretsen støtter den prsessen sm nå settes i gang, Ellie g J følger pp. Referent Ellie, Lillehammer, 16. mai 2017