Innkalling til styremøte

Transkript

1 Innkalling til styremøte Oslo, Dato: Mandag 6. juni Styremøte: Kl Sted: Rådhusgaten 1-3 i Oslo Møterom Bjørgvin Det serveres lunsj kl Faste representanter og 1. vara kalles inn til møtene: Styreleder Harald Skarsaune, Kirkelig undervisningsforbund Annika Filtvedt, Pinsebevegelsen Doan, Phuc Hau, Det norske Baptistsamfunn Elise Haugland Madsen, Norges KFUK-KFUM Ole Martin Thelin, Menighetene i Den norske kirke Maria Greenberg Bergheim, Kristent Interkulturelt Arbeid KIA Janet D. Seierstad, Norsk Luthersk Misjonssamband 1. vara Åse Mari Kessel, Hekta (møter fast) 2. vara Bendik Urnes og 3. vara Frode Bilsbak er invitert til det første møtet, men begge har meldt at de ikke har anledning. Styreleder kan kun være med på møtet fram til kl Dagsorden med forslag til vedtak følger vedlagt. Vennlig hilsen Kristelig studieforbund Hege Irene Fossum daglig leder 1

2 Styremøte 6. juni 2016 Dagsorden Orientering om K-stud I løpet av møtet blir det en gjennomgang av K-studs formål og arbeidsoppgaver, styrets ansvar og avgrensning mot administrasjonen. Det forutsettes at styremedlemmene settes seg inn i følgende dokumenter på forhånd: 1. Vedtekter 2. Mønstervedtekter for regionale ledd av K-stud 3. Kriterier for medlemsbehandling 4. Kriterier for samarbeidsavtaler 5. Strategiplan med handlingsplan Medlemsliste se 7. Stillingsstruktur (vedlagt) 8. Voksenopplæringsloven med forskrifter Dokument 1-5 finnes her: 00/16 Godkjenning av innkalling, dagsorden og sakspapirer Innkalling, dagsorden og sakspapirer godkjennes ORGANISASJON 21/16 Godkjennelse av protokoll Vedlegg 1 protokoll Høringsprotokollen fra er behandlet og godkjent av daværende styre via e-post. Styret bekrefter at protokollen fra styremøtet den er godkjent. 22/16 Styrets arbeidsform Styret inviteres til å drøfte: arbeidsform og hyppighet på styremøtene saksforberedelse, omfang og art protokollføring og rutiner for godkjennelse av protokollene saksbehandlernes fullmakter representasjon Administrasjonen foreslår at denne saken tas før konstitueringen, slik at alle er innforstått med arbeidsformen før valg foretas. Forslaget til vedtak er en videreføring av vedtaket som det forrige styret gjorde i 2015 (videreføring av praksis fra 2012 med enkelte justeringer). Det foreslås noen nye 2

3 justeringer markert med uthevet skrift, bl.a. er teksten oppdatert i forhold til at det ikke lenger er to likestilte administrative ledere i organisasjonen. Styret har møter hvert år, 2 på høsten og på våren. Møteplan 2016/17: Forslag legges fram på styremøtet Innkalling med dagsorden sendes en uke før styremøtene. Det tilstrebes at alle sakspapirer sendes sammen med innkallingen. Sakene fremmes med fyldige skriftlige saksframlegg, der alternativer og konsekvenser belyses når det er hensiktsmessig. Tydelige forslag til vedtak fremmes av daglig leder saksbehandlerne. Det føres vedtaksprotokoller, inklusiv en kort innledning i saker der dette er av betydning for å forstå vedtaket. Protokollene sendes ut innen en uke etter at møtene har funnet sted, og godkjennes av styret pr mail med en ukes frist. I tilfeller der styret må ta stilling til saker utenom fastsatte styremøter, gjøres dette ved drøftelse pr mail med bruk av «svar til alle» funksjonen, innenfor en frist som settes ved hvert enkelt tilfelle. Ved avstemninger sendes svar kun til daglig leder. Daglig leder representerer K-stud på eksterne møter og arrangement, men kan delegere representasjon til stedfortreder i staben. Styreleder eller nestleder kan delta på VOFOs representantskap og ev. viktige interessepolitiske møter. Styret inviteres til å delta med en representant på K-studs bekostning under aktuelle konferanser, for eksempel i regi av Kunnskapsdepartementet (KD) og Vox 1, VOFO 2, Frivillighet Norge, EAEE 3 og Nordisk Kirkelig Studieråd. 23/16 Konstituering I henhold til vedtektene skal styret konstituere seg selv med valg av nestleder. Administrasjonen skal ikke fremme forslag til vedtak. 24/16 Årsmøtet 2016 Vedlegg 2, protokoll årsmøte Vedlegg 3, evaluering Styret inviteres til å evaluere årsmøtet og fagdelen. 1 Vox er nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk, med særlig vekt på voksnes læring. Vox fungerer både som fagorgan og tilskuddsforvalter for studieforbund, og er underlagt Kunnskapsdepartementet. Se 2 VOFO, eller Vokseopplæringsforbundet, er studieforbundenes interesseorganisasjon. Se 3 EAEE - European Protestant and Anglican Network for life-long-learning er en økumenisk europeisk voksenopplæringsorganisasjon som K-stud er medlem av. Se 3

4 Protokoll fra K-Studs årsmøte 2016 tas til etterretning. Evaluering av årsmøtet: (administrasjonen fremmer ikke forslag til vedtak) 25/16 Regnskap og balanse april 2016 Vedlegg 4, regnskap og balanse april Vedlegg 5, regnskap mars Under styremøtet i mars overlot styret behandlingen av regnskapet pr februar til styreleder og nestleder når det forelå. Regnskap inklusiv mars er godkjent av styreleder/nestleder, da dette hadde bedre informasjons- og kontrollverdi enn regnskapet for februar. Dette regnskapet legges fram for styret til orientering. Regnskap og balanse pr. april 2016 godkjennes. Regnskap pr. mars 2016 tas til orientering. PEDAGOGISK ARBEID 26/16 Revidering av ressursmateriell Ressursmateriellet «På vei mot et inkluderende samfunn» har K-stud gitt ut i samarbeid med Norges Kristne Råd/Flerkulturelt Kirkelig Nettverk, KIA (Kristent Interkulturelt Arbeid), Kirkerådet og Mellomkirkelig råd for den norske kirke og Den norske kirkes nord/sør-informasjon. Heftet ble revidert i 2012 i tillegg til at det ble laget en elektronisk utgave. Etterspørselen har økt noe, og lageret av trykte utgaver er nesten tomt. Det er behov for å oppdatere materiellet igjen. I handlingsplanen for 2016 står det at K-stud skal revitalisere materiellet i år. K-stud har løftet det fram i nyhetsbrev og nyhetssaker på nettsiden og facebook. Styret gjorde dette vedtaket i mars: «K-stud reviderer Ressursmateriellet «På vei mot et inkluderende samfunn», og inviterer medutgiverne til et samarbeid om dette. Det settes av kr til revisjon av materiellet i budsjettet. Styret ber administrasjonen se på muligheten for å oversette temakapitlene til ett eller flere språk, og hvordan formatet skal være på dette.» Administrasjonen er i dialog med Norges Kristne råd, Kirkerådet/mellomkirkelig råd og KIA om vi skal oppdatere heftet. Både tall og eksempler bør oppdateres, og det er også signaler om at layout og det visuelle bør endres og gjøres mer moderne. KIA melder at de synes innholdet ellers er greit. Det er andre, blant annet Kirkerådet, som jobber med lignende hefter. Vi avventer og ser hva som produseres av andre aktører, og jobber videre med dette utover høsten. Spørsmålet om oversettelse av temakapitlene er lagt fram for samarbeidspartnerne, og tas med i det videre arbeidet Styret tar informasjonen til orientering. 4

5 27/16 Midler til pedagogisk utviklingsarbeid 2017 I forskrift til voksenopplæringsloven heter det at studieforbundene skal drive pedagogisk utviklingsarbeid (PU). K-stud har siden fusjonen i 2012 valgt lyst ut pedagogiske utviklingsmidler (PUmidler) for å stimulere til nytenkning, metodeutvikling, faglig utvikling og utvikling av studiemateriell og kursopplegg i medlemsorganisasjonene. Vi har avsatt kr til dette formålet i året. De har blitt lyst ut på våren og tildelt på høsten, for prosjekter som gjennomføres i inneværende år. Medlemsorganisasjoner og kristne forlag kan søke. K-stud opplever at midlene har vært med på å realisere flere prosjekter som ellers ikke hadde blitt noe av. I 2015 ble midlene lyst ut med disse prioriterte områdene: - Opplegg som er tilrettelagt for mennesker med nedsatt funksjonsevne. - Utvikling av studiemateriell med utgangspunkt i bibelen - bibelbruk. Nytt av året var at prosjektene skulle vare i to år. Midler for 2015 og 2016 ble fordelt samlet, med forbehold om budsjettdekning for PU midler i Noen fikk deler av tilskuddet utbetalt høsten 2015 og resten i begynnelsen av 2016, mens andre måtte vente til På denne måten ville det være mulig å realisere større prosjekter, da søknadsbudsjettene har vært langt høyere enn potten vi har å fordele. Vi har gode erfaringer med denne løsningen. Det er behov for å endre rutinene, slik at utlysning og tildeling kommer i forkant av prosjektåret (kalenderår). Dette vil gi bedre forutsigbarhet og gjennomføringsevne. En slik praksis forutsetter at styret vil prioritere PU-midler i budsjettet for kommende år. Det kan være en sårbar løsning i tilfelle bevilgningene over statsbudsjettet reduseres kraftig. Uansett er studieforbundet forpliktet til å drive en eller annen form for PU. Rutinene for utlysning og utbetaling av PU-midler endres til følgende, fra og med budsjettåret 2017: - PU-midlene lyses ut i september for prosjekter som starter opp året etter. - To-årige prosjekter kan gis tilskudd fordelt over to år, der andre utbetaling foretas i år to med forbehold om budsjettdekning det året. - Det vurderes når søknadsomfanget er kjent om det er mest hensiktsmessig å fordele PU midlene for de neste to årene samlet, for å sikre realisering av større prosjekter. - Tildeling vedtas i det siste styremøte før nytt prosjektår. - Utbetaling/første delutbetaling gjennomføres på nyåret det året prosjektet starter. 28/16 Medarbeiderkurs 2016 Vedlegg 6, stabens evaluering I tildelingen av statstilskudd fra Vox heter det at studieforbundene skal ha medarbeideropplæring. Fra og med 2015 kaller vi det utad for «Årets kurs». I budsjett, regnskap og rapporter til Vox bruker vi medarbeiderkurs i samsvar med deres begrepsbruk. 5

6 K-stud har de seneste årene arrangert medarbeiderkurs på våren (helgekurs) med litt vekslende deltagelse. Målgruppen for kursene er aktive medarbeidere og ledere eller andre som skal ta på seg en ny oppgave - i kurs og grupper som tilhører våre medlemsorganisasjoner og samarbeidspartnere. I år hadde vi 3 parallelle kurs: 1. Rytmisk korledelse i samarbeid med Norges KFUK-KFUM 2. Samtalekonseptet Ansikt til ansikt i samarbeid med Kjell Markseth 3. Troen og skjermen i samarbeid med Damaris/Gimlekollen Korlederkurset ble fulltegnet, med 31 påmeldte. De andre to kursene var det vanskeligere å rekruttere nok deltakere til. Resultatet var 12 deltakere på hver av dem, og vi valgte å gjennomføre selv om det burde vært 15 deltakere (minste antall var satt til 10). Det var til sammen 62 personer inklusiv kursholdere og stab på «Årets kurs» (noen få avbud like før kurset). Styret tar informasjonen og stabens evaluering av Årets kurs 2016 (medarbeiderkurset) til orientering. 29/16 Medarbeiderkurs 2017 Med bakgrunn i tidligere erfaringer anbefaler administrasjonen at medarbeiderkurset i 2017 gjennomføres etter samme kurskonsept som tidligere år, kalt Årets kurs: Det gjennomføres flere parallelle kurs en weekend på Soria Moria Hotell. Kursene gjennomføres i samarbeid med medlemsorganisasjoner, forlag eller andre fagmiljøer. Disse utvikler og er kursholdere for hvert sitt kurs, og bidrar med markedsføring av kurset. K-stud står som arrangør, har budsjettansvar, koordinerende ansvar og hovedansvar for markedsføring og teknisk gjennomføring. Det er gjort avtale med Soria Moria Hotell den 31. mars - 2. april 2017, til samme betingelser som i år. Administrasjonen foreslår disse delkursene: 1. Rytmisk korledelse Gjentagelse av suksessen fra 2016, som fikk stor oppslutning og meget god evaluering. Det antas at det er behov for et kurs til. Avtale er gjort med de samme kursholderne: Mari Tesdal Hinze og Marie Pihlstrøm Frostlid. 2. Videregående kurs i babysang Vi hadde kurs om dette i 2015 med stor oppslutning, i samarbeid med IKO og Frelsesarmeen. Det antas at det er behov for et slikt kurs igjen, og det er så vidt vi kjenner til ingen andre som arrangerer videregående kurs i babysang. Nytt kurs i 2017 må videreutvikles så det i større grad er et videregående kurs, i tråd med evalueringene fra Deltakerne må ha grunnleggende kurs i babysang for å delta. Det er gjort avtale med IKO. Frelsesarmeen har ikke kapasitet denne gangen. 6

7 3. Kurs om grenseoverskridende adferd, om hvordan vi møter krenkede mennesker og hvordan vi tar det på alvor (arbeidstittel) Dette er et dagsaktuelt tema som ulike mediesaker viser at det er behov for å fokusere på. Målgruppen for dette kurset vil være ledere av kurs og ulike typer grupper for ungdom og voksne (konfirmasjon, kor og band, studiegrupper og kurs). Tormod Kleiven kan være aktuell som kursholder. Han er forskningssjef ved Høyskolen Diakonova, har tatt doktorgrad om seksuelle krenkelser og jobbet mye med overgrepsproblematikk. Han er medforfatter i den nye boken «Fokus: Barn, krenkelser og tro», og skrev for noen år siden boken «Når den utsatte blir usynlig, om seksuelle overgrep i kristne miljøer». Ragnhild Instebø kan være en aktuell samarbeidspartner. Hun har vært med i Pinsebevegelsens etiske råd og er en ressurs innenfor temaet overgrep i kristne miljøer. Institutt for sjelesorg er forespurt om et samarbeid, men de har ikke kapasitet. Ut fra erfaring kan det være vanskelig å rekruttere deltakere til smalere, spissede tema. Mulige alternativer: - Troen og skjermen (samme kurs som i 2016) - En mer synlig kirke, kommunikasjon og markedsføring (ny bok). Temaet kan være vanskelig å knytte til studiearbeid. Avtaler er gjort med forbehold om styrets godkjennelse. Årets kurs 2017 (medarbeiderkurs) gjennomføres etter samme konsept som tidligere år, fortrinnsvis med tre parallelle kurs: 1. Rytmisk korledelse 2. Videregående kurs i babysang 3. Kurs om grenseoverskridende adferd (arbeidstittel). Hvis dette ikke lar seg gjøre, arbeider administrasjonen videre med skisserte alternativer etter innspill fra styret. Programskisse og budsjett for Årets kurs 2017 legges fram på neste styremøte. TILSKUDDSFORVALTNING 30/16 Tilsyn Vox Vedlegg 7, tilsynsrapport Vox Vox hadde tilsynsbesøk hos K-stud i august Foreløpig tilsynsrapport kom i begynnelsen av mars, med mulighet til å sende inn kommentarer og svare på spørsmål som Vox reiste i sitt rapportutkast. Den foreløpige tilsynsrapporten ble lagt fram for styret i mars. Styret delegerte til styreleder og nestleder å godkjenne K-studs tilsvar til rapporten, som deretter skulle sendes resten av styret til orientering. Godkjent tilsvar ble sendt til Vox i slutten av mars. Endelig tilsynsrapport kom den 7. april. De fleste av våre kommentarer ble imøtegått. Rapporten gir anerkjennelse for K-studs økonomiske styring og tilskuddsforvaltning, og ingen vesentlige mangler er funnet. Det gis utfyllende, muntlig informasjon under styremøtet. 7

8 Tilsynsrapporten fra Vox av tas til etterretning. INTERESSEPOLITIKK Ingen saker til behandling. Det henvises til orienteringssakene. ANDRE SAKER 31/16 Orienteringssaker a) Godkjente studieopplegg permanente Fokus: Barn, krenkelser, tro hvem er jeg i møte med barn? IKO Våg å tro, Hermon forlag En mer synlig kirke Om kommunikasjon og markedsføring, IKO Slik blir et godt ekteskap enda litt bedre Enkle konkrete tips for å sette fokus på det kjæreste man har, Hermon forlag b) Besøk/kontakt/møter Guro: 1 3 april Årets kurs, Soria Moria, Oslo 5. april Møteplass for folkehelse, Frivillighet Norge, Oslo 13. april Årsmøte VOFO Oslo + utdeling av Læringsheltprisen 16. april Stand Fellesskap 16, NLM, Oslo 21. april Generalforsamling KPK, Oslo 26. april KNIF-dagen, Gardermoen 19. mai Årsmøte K-stud 25. mai Medlemsbesøk KRIK 26. mai Årsmøte VOFOs representantskap, Oslo mai Årskonferanse VOFO, Oslo 30. mai Konferansen Frivilligheten veien til et inkluderende lokalsamfunn, Frivillighet Norge og KS Hege: 1 3 april Årets kurs, Soria Moria, Oslo 6-7 april Gjest og stand Kirkemøtet, Trondheim 11. april KDL-møte, Vågå 19. april Frokostmøte - studieforbund mot utenforskap, VOFO (om Stortingsmelding 16 "Fra utenforskap til ny sjanse") 26. april KNIF-dagen, Gardermoen 27. april Innspillsmøte Vox ang. kvalitetsstandarder i norskopplæring i frivillige organisasjoner 19. mai Årsmøte K-stud 25.mai Medlemsbesøk KRIK 27 mai Årskonferanse VOFO, Oslo 28. mai Stand Bibelfestival, Oslo konserthus 30. mai Midtveisseminar Kulturalliansen, Oslo 8

9 Lillian: 10. mars Årsmøte K-stud Agder 11. mars Stand Baptistsamfunnets ledersamling, Drammen 1 3 april Årets kurs, Soria Moria, Oslo 19. mai Årsmøte K-stud 31. mai Styremøte VOFO Vestfold og Telemark Åse mars Stand Baptistsamfunnets lederkonferanse, Drammen 1-3 april Årets kurs, Soria Moria, Oslo 4. april Årsmøte VOFO Akershus, Kjeller 11. april KDL-møte, Vågå 13. april Møte med IKO 25. april Møte med Luther/Lunde forlag 27. april Innspillsmøte Vox ang. kvalitetsstandarder i norskopplæring i frivillige organisasjoner mai Studietur Færøyene, NKS 19. mai Årsmøte K-stud mai Årskonferanse VOFO, Oslo 28. mai Stand Bibelfestival, Oslo konserthus 1. juni Styremøte K-stud Hordaland, Bergen c) Studietur til Færøyene, NKS Vedlegg 8, oppsummering NKS Færøyene d) Regionledd Vedlegg 9, oversikt regionledd e) Samarbeid med magasinet STREK Magasinet STREK har i nr. 3 flere artikler om studiegrupper. Etter konferering med styreleder, inngikk vi en avtale med STREK der vi kjøper 150 trykte eksemplarer og en nettutgave av nr. 3 til fri bruk for våre brukere og en annonse i STREK nr. 4 om tilskuddsordninger. I nettutgaven er artikkelen fra Sentral-Asia fjernet av personvernhensyn. Målsetningen med dette er å motivere til å starte studiegrupper og gi inspirasjon og nyttige tips for studiearbeidet. STREK er tverrkirkelig og eies av flere trossamfunn, men har størst gjennomslag i det kirkelige miljøet. Artiklene i dette nummeret har en viss bredde. Det er vurdert om bladet favner bredden av våre medlemmer i stor nok grad og om det kan oppleves ekskluderende for noen. Kostnad: kr som dekkes inn med kr fra årets PU-midler og kr fra budsjettposten Annonser/PR-materiell. Ved tildelingen av PU-midler som ble foretatt høsten 2015 ble det holdt tilbake kr av 2016-midlene. Vi deler ut bladet på medlemsbesøk der det er aktuelt, til styret og regionledd, og under årsmøtet til de som er interessert. Nettnummeret er omtalt og lagt ut i en nyhetsartikkel og under Aktuelt på nettsiden vår, i nyhetsbrev og i e-post til søkerne våre. f) Interessepolitikk Vedlegg 10, interessepolitisk arbeid hittil i år 9

10 g) Årsmøte VOFOs representantskap Vedlegg 11, innkalling og sakspapirer Det gis muntlig rapport fra møtet under styremøtet. h) Kulturalliansen Vedlegg 12 A Kulturalliansen midtveisseminar Vedlegg 12 B Kulturalliansen utkast utredning I desember nominerte K-stud Turid Sissel Myrholt (seniorrådgiver i seksjon for gudstjenesteliv og kultur i Kirkerådet) til å sitte i Kulturalliansen arbeidsgruppe. Hun ble valgt. For K-stud er det viktig å legge til rette for at det kristelige kulturlivet og frivillig opplæring i kulturlivet får en stemme inn i dette arbeidet. «Vår» del av kulturlivet har stor betydning, og erfaringene fra dette bør med i det arbeidet som pågår med å danne en paraplyorganisasjon for det brede frivillige kulturlivet i Norge. Informasjonssakene tas til orientering. 32/16 Eventuelt 10