SAMLET SAKSFRAMSTILLING

Transkript

1 Side 1 av 9 Arkivsak: 11/ SAMLET SAKSFRAMSTILLING NYE RYGGE UNGDOMSSKOLE - OPPSTART AV PROSJEKTET OG FRAMDRIFTSPLAN Saksbehandler: Stein Harald Lorentzen Arkiv: 614 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/11 Arbeidsmiljøutvalget /11 Formannskapet /11 Kommunestyret Formannskapet innstiller: 6. Prosjektet skal gjennomføres som en variant av totalentreprise. Det skal utredes alternativt som OPS prosjekt. Rådmannen legger fram forslag av entrepriseform for politisk beslutning. kostnadsoverslag foreligger. Som vedtatt i kommunestyremøte er endelig vedtak om bygging basert på at kommunens økonomiske situasjon tilsier det. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 10/11 Behandling: Medlem Finn-Erik Blakstad fremmet følgende forslag: "1. Ekholt Ungdomsskole rustes opp. Evt. nybygg utredes. 2. Dagens skolestruktur opprettholdes med 3 ungdomsskoler. 3. Ryggeskolen etableres som en driftsenhet med felles ledelse og lærerkorps." Votering Ved alternativ votering mellom formannskapets innstilling forslag fremmet av Blakstad ble formannskapets innstilling vedtatt med 22 (Ap, Sp, H, Frp) mot 5 (V, SV, KrF, Pp) stemmer.

2 Side 2 av 9 Vedtak i Kommunestyret: 6. Prosjektet skal gjennomføres som en variant av totalentreprise. Det skal utredes alternativt som OPS prosjekt. Rådmannen legger fram forslag av entrepriseform for politisk beslutning. kostnadsoverslag foreligger. Som vedtatt i kommunestyremøte er endelig vedtak om bygging basert på at kommunens økonomiske situasjon tilsier det. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 20/11 Behandling: Medlem Lars Hovland (H) fremmet følgende endringer: Pkt 6 etter første setning: "Det skal utredes alternativt som OPS prosjekt." Pkt 6 ny siste setning: "Rådmannen legger fram forslag av entrepriseform for politisk beslutning." Tillegg til pkt 7: "Som vedtatt i kommunestyremøte er endelig vedtak om bygging basert på at kommunens økonomiske situasjon tilsier det." Medlem Jon Aga (SV) fremmet følgende nytt forslag til innstilling: "1. Formannskapet støtter ideen i saksframstillingen om å initiere et pedagogisk utviklingsprosjekt for ungdomsskolen i Rygge. 2. For ikke å binde opp store utgifter til renter og avdrag satses det på de 3 eksisterende ungdomsskoler." Votering Forslag fremmet av Aga fikk 1 stemme (SV) og falt. Pkt 1-5 i forslag til innstilling ble vedtatt med 6 mot 1 (SV) stemme. Forslag til nytt pkt 6 fremmet av Hovland ble vedtatt med 4 (Ap/H) mot 3 (Frp/SV) stemmer. Pkt 7 i forslag til innstilling ble vedtatt med 6 mot 1 (SV) stemme. Tillegg til pkt 7 fremmet av Hovland ble vedtatt med 4 (Ap/H) mot 3 (Frp/SV) stemmer.

3 Side 3 av 9 Vedtak i Formannskapet: 6. Prosjektet skal gjennomføres som en variant av totalentreprise. Det skal utredes alternativt som OPS prosjekt. Rådmannen legger fram forslag av entrepriseform for politisk beslutning. kostnadsoverslag foreligger. Som vedtatt i kommunestyremøte er endelig vedtak om bygging basert på at kommunens økonomiske situasjon tilsier det. Behandling/vedtak i Arbeidsmiljøutvalget den sak 12/11 Behandling: Votering Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget: 6. Prosjektet skal gjennomføres som en variant av totalentreprise. Rådmannen avgjør detaljer i planene og organiseringen av prosjektet og foretar endelig valg av entrepriseform. kostnadsoverslag foreligger.

4 Side 4 av 9 Forslag til vedtak: 6. Prosjektet skal gjennomføres som en variant av totalentreprise. Rådmannen avgjør detaljer i planene og organiseringen av prosjektet og foretar endelig valg av entrepriseform. kostnadsoverslag foreligger. Saksorientering: Kommunestyret behandlet saken om en ny, felles ungdomsskole i Rygge kommune i møte (sak 65/09) der det ble gjort følgende vedtak: 1. Det bygges ny felles ungdomsskole i Rygge kommune, Rygge ungdomsskole. 2. Skolen bygges i området Ekholt ungdomsskole/ Rygge rådhus. 3. Dersom kommunens økonomiske situasjon tilser det, er intensjonen at en ny felles ungdomsskole kan tas i bruk Vedtaket er fulgt opp i økonomiplan (Investeringer, punkt 9), der det redegjøres for foreløpige overslag over kostnader og avsetninger i økonomiplanen. Det er bebudet egen sak om organisering av prosjektet Ny ungdomsskole. Med denne saken ønsker rådmannen at kommunestyret skal legge de nødvendige rammer for et prosjekt for å planlegge og forprosjektere en ny felles ungdomsskole i Rygge. Hva prosjektet omfatter Ny ungdomsskole. Det er ønskelig å gjøre byggingen av ny ungdomsskole til et pedagogisk løft for Ryggeskolen. Selve byggeprosjektet er tenkt som skjellettet i prosjektet, og som inspirasjon til pedagogisk utvikling og organisasjonsutvikling av hele skolesamfunnet. Derfor har prosjektet to bestanddeler: a) planlegging og bygging av skolen og b) pedagogisk og organisasjonsmessig utvikling av Ryggeskolen. Kultur-/kommunestyresal En skole av denne størrelsen vil ha behov for et større forsamlingsrom. Det er naturlig å inkludere en flerbrukssal i skolen, til skoleformål, kulturformål og til bruk for kommunestyret.

5 Side 5 av 9 Idrettshall For en skole med 700 elever vil det være behov for en kapasitet tilsvarende to gymnastikksaler. Dette vil tilsvare kapasiteten i en flerbrukshall, som vil være langt mer anvendelig for idrett, og som dessuten vil kunne kvalifisere for spillemiddeltilskudd. Eventuelt bibliotek Parallelt med oppstarten av prosjektet bør det utredes hvorvidt det er fornuftig å legge nytt bibliotek til den nye ungdomsskolen. Det vil kunne åpne for spennende samvirke mellom de to institusjonene. Imidlertid må både pedagogiske, bibliotekfaglige og økonomiske sider ved en slik tanke utredes før rådmannen kan gi noen anbefaling. Viktige krav til prosjektet Utformingen av skolen og det pedagogiske utviklingsprosjektet skal bygge på anerkjente pedagogiske forskningsresultater. Skolen skal ha universell utforming. Det skal være et miljøriktig og energieffektivt bygg i klasse A. Prosjektet skal ha en kommunikasjonsplan som ivaretar behovet for løpende orientering til relevante politiske organer, brukere og offentligheten. Det skal utarbeides en egen plan for en pedagogisk og organisasjonsmessig utvikling av Ryggeskolen. Framdrift Mål for framdriften Det er realistisk å ha skolen ferdig til skolestart i august Endelig vedtak om bygging kan skje i tredje kvartal Reguleringsplanarbeidet kan foregå parallelt med planleggingen av bygget og vil ikke danne kritiske rammer for framdriften. Hovedmilepæler 2011 Q2 Q4: Mulighetsstudier av tomta, igangsetting av reguleringsarbeidet, utarbeiding av pedagogisk grunnlag, programarbeid for prosjektet, avklaring av bibliotekspørsmålet Q1: Oppstart av arkitektarbeidet Q2: Beslutning av funksjons- og romprogram med foreløpig kostnadsoverslag 2013 Q2: Ferdigstilling av forprosjekt 2013 Q3: Oppstart av bygging 2015 Q1: Ferdigstiling av bygget Q2 - Q3: Utstyr, opplæring, overtakelse, innflytting Det pedagogiske og organisatoriske utviklingsarbeidet skjer parallelt, men vil ha størst intensitet høsten 2011 og skoleåret Rådmannen har vurdert mulighetene for raskere framdrift av prosjektet, men har kommet til at det ikke vil være tjenlig. Den foreslåtte framdriften har innebygget en viss slakk for uforutsette vanskeligheter og regnes derfor som fullt realistisk.

6 Side 6 av 9 Entrepriseform En ungdomsskole for 700 elever er et stort, viktig og krevende prosjekt for Rygge. Kommunen har liten eller ingen erfaring som byggherre for prosjekter i dette omfanget. Valg av entrepriseform og organisering bør preges av den erkjennelsen. Vurdering av valg av entrepriseform innebærer at en tar stilling til hvor stor del av styringen av prosjektet byggherren skal ta direkte ansvar for og hvor stor del som overlates til entreprenøren. Det er ulike hensyn å ta i dette valget. OPS OPS innebærer at design, entreprise og eierskap (og finansiering) settes bort. Kommunen styrer prosjektet bare gjennom funksjonsbeskrivelse og leiekontrakt. Erfaringene med OPS er delte. Asker og Bærum er blant de kommuner som har en viss erfaring. Oslo har også en del erfaring. Det som framheves som fordeler, er oftest knyttet til at ansvaret for driften av bygget etter at det er ferdigstilt, følger eieren. Kostnadene ved drift og vedlikehold blir isolert sett ofte høyere enn ved kommunale bygg, blant annet fordi det legges inn en høyere standard på vedlikehold. En annen kostnadsdrivende faktor er finansieringskostnadene. Ideelt sett burde det være fordeler i valg av rimeligere fysiske løsninger, valg som i større grad kan overlates til eieren av bygget, dersom kommunen er i stand til å utvikle tydelige funksjonskrav. All erfaring tilsier imidlertid at utviklingen og byggingen av en stor ungdomsskole er en kompleks prosess som ikke kan gjøres til en enkel varebestilling. Utforming av funksjonskrav er en meget krevende oppgave, og ender derfor ofte med fysiske krav, som i et tradisjonelt prosjekt. Kommunen må binde seg for en meget lang periode eller forplikte seg til senere kjøp av bygningen etter en gitt prisformel for at leien ikke skal bli for høy. Endringer innen leieperioden blir vanligvis kostbar for kommunen. OPS er ikke velegnet for komplekse prosjekter i en kommune uten erfaring med denne typen prosjekter. Ansvaret for driften av bygget i en periode etter at det er ferdigstilt kan legges inn i kontrakten på annen måte enn gjennom OPS. Det er meget vanskelig å se at det er noen fordeler ved OPS i et slikt prosjekt som kommunen ikke kan oppnå ved selv å være byggherre, og ved valg av egnet entrepriseform. Totalprosjekt Kjennetegnet ved totalprosjekt er at det er én leverandør av bygget, inklusiv design av det, basert på funksjonsspesifikasjoner som kommunen lar utarbeide. Anbudskonkurransen handler om både design og bygging. Etter konkurransen vil det skje en bearbeiding av prosjektet. Denne vil kommunen delta i for å sikre at alle krav blir oppfylt. Dette stiller meget store krav til profesjonell prosjektledelse og kontrakt med entreprenøren.

7 Side 7 av 9 Byggherrestyrte delentrepriser Dette er en entrepriseform som fordrer en oppdeling av prosjektet, i arkitektoppdrag, tekniske rådgiveroppdrag og delentrepriser. Dette fordrer gjennomføring av mange konkurranser (anskaffelser). Byggeherren forholder seg til arkitekt og rådgivergruppen som danner en prosjekteringsgruppe som leder arbeidet overfor entreprenøren(e). Byggherren er avhengig av en profesjonell byggprosjektleder til støtte i dette arbeidet. Andre former Ved totalprosjekt overlates det fulle gjennomføringsansvaret til entreprenøren på et tidlig stadium i prosessen, noe entreprenøren beregner seg en risikopremie for. Byggherrestyrte delentrepriser bevarer ansvaret for resultatet på byggherrens hand vesentlig lenger, og kan dermed gi lavere totalkostnad som følge av redusert risikoproveny til entreprenør. Mellom de to formene som er nevnt ovenfor, finnes det flere mellomformer, med ulike oppdelinger av konkurranser og kontrakter. Vurdering av entrepriseform: Byggherrestyrte delentrepriser gir den beste kontrollen på prosjektet, sett fra kommunens side og kan gi de laveste kostnadene. Totalprosjekt gir den enkleste organisasjonsformen, med de klareste ansvarslinjene, men gir også mye makt til entreprenøren. Alle endringer og tillegg blir som regel meget kostbare. Siden utgangspunktet for kontrakten legges tidlig i prosessen, blir det oftest mange endringer og tilføyelser, jo flere jo mindre erfaring kommunen har med tilsvarende bygg. Uansett entrepriseform må kommunen ha en faglig erfaren og profesjonell byggprosjektledelse. Det samme samlede arbeidet (prosjektledelse, arkitekt, rådgivere) skal utføres uansett entrepriseform, og byggherren betaler for alt, det er bare et spørsmål om oppbygging av organisasjonen. Det finnes modifiserte utgaver av totalprosjekt. Det er ikke uvanlig å skille ut design (idé og skisseprosjekt) som en egen konkurranse. Dette kan være en ren arkitektkonkurranse eller en konkurranse for arkitekt med teknisk rådgivergruppe. På basis av program og foreløpige skisser (skisseprosjekt) utlyses en totalentreprise. En del av avtalen er da at arkitekten med rådgivergruppen tiltransporteres entreprenøren og går, etter at kontrakt er sluttet, inn i entreprenørens organisasjon, basert på priser som allerede er avtalt. En kan også velge å arbeide med rådgivergruppen knyttet til byggherren noe lengre ut i prosessen. Det er også en variant som kalles partnering eller samspillskontrakt. Det er en gjennomføringsmodell (oftest som en variant av totalentreprise) som har innebygget viktige regler for bearbeiding av prosjektet. Hovedidéen er basert på at det settes en målpris, basert på kalkyler før bearbeidingen gjennomføres. Gevinst ved reduserte kostnader deles etter avtale mellom byggherre og entreprenør. Denne kontrakts- og arbeidsformen kan brukes både mot alle entrepriseformer, men mest naturlig sammen med rent totalprosjekt, modifisert totalprosjekt eller totalentreprise. Dette er en form som det er en del gode erfaringer med. Thor Heyerdahl videregående skole i Larvik er et kjent eksempel. Undervisningsbygg i Oslo kommune har også noen gode erfaringer.

8 Side 8 av 9 Driftsfasen Det er en del gode erfaringer med å legge ansvaret for drift av bygget inn i kontrakten med entreprenøren. Det må velges en avtaleperiode som er lang nok til å påvirke entreprenøren til å velge vedlikeholdsvennlige og driftvennlige løsninger under byggingen, minst fem år, kanskje helst 10 år. Organer for organisering og styring av prosjektet Kommunestyrets rolle er å initiere prosjektet, organisere den overordnede styringen av det og sette rammer for det. Kommunestyret beslutter dessuten om byggingen av skolen skal gjennomføres eller ikke, og hvordan det skal finansieres. Politiske organer holdes orientert om prosjektets utvikling ved at både Formannskapet og Hovedutvalg for oppvekst og kultur defineres som referansegrupper. En styringsgruppe ivaretar de løpende eieroppgavene til prosjektet. Rådmannen vil lede styringsgruppen, som ellers vil bestå av kommunalsjef for oppvekst og kultur og kommunalsjef for plan og miljø. Prosjektleder leder prosjektet i det daglige og legger de nødvendige spørsmål til avklaring fram for styringsgruppen. Prosjektgruppen nedsettes til støtte for prosjektleder. Prosjektgruppen bør ha en kjerne av medlemmer og prosjektleder bør kunne oppnevne medlemmer som deltar i visse saker og spørsmål. Prosjektgruppen settes sammen slik at den kan ivareta de pedagogiske interessene og medvirkning fra ansattes organisasjoner og vernetjenesten. Det knyttes en profesjonell byggprosjektleder til prosjektgruppen. Arkitekt vil tiltre prosjektgruppen. Delprosjektgrupper eller arbeidsgrupper opprettes underveis. Prosjekteringsgruppen består av arkitekt og tekniske rådgivere. Denne gruppen produserer tegningsgrunnlag og tekniske spesifikasjoner, men tar ingen beslutninger. Brukergrupper/ referansegrupper nedsettes for samarbeid med prosjektgruppe og arkitekt. De kan følge hele eller deler av prosjektet. Elevgrupper organiseres som brukergrupper. Universell utforming: Skolebygningen skal svare til kravene for universell utforming. Miljøbetraktninger: Det skal stilles høye miljøkrav til et nytt bygg, både hva gjelder materialvalg og energibruk. Medvirkning: Saken er/blir gjennomgått i medbestemmelsesmøte med ansattes representanter i møter 16. og 21. mars. Selve prosjektet vil ha stor grad av medvirkning.

9 Side 9 av 9 Saksdokumenter: Kommunestyrets vedtak i sak 65/09 om bygging av ny, felles ungdomsskole. Økonomiplan for Framdriftsplan for byggeprosjektet, oversikt over aktiviteter og milepæler. Framdriftsplan for byggeprosjektet, detaljer i framdriften. Saksvedlegg: Framdriftsplan for byggeprosjektet, oversikt over aktiviteter og milepæler. Framdriftsplan for byggeprosjektet, detaljer i framdriften.