Bruksanvisning. for. Laget for gratismedlemmer som ønsker å evaluere vår gratisversjon. Versjon av 2. januar 2013

Transkript

1 Bruksanvisning for 2013 Laget for gratismedlemmer som ønsker å evaluere vår gratisversjon av iexcel Lønningsbok 2013 Versjon av 2. januar

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Informasjon Om iexcel Gratisversjon eller oppgradering til Premium? Gratisversjon er trinn nr Nedlastning Åpning av Lønnings-filen Kom i gang straks Starte opp med et minimum av faste data Regnearket '1.START' Regnearket '2.Ansatte' Regnearket 'A.LØNN' Regnearket 'LØNNSSLIPP' Detaljert om regnearkene i Lønningsbok Gratis Informasjonsarkene Regnearket '1.START' Regnearket '2.Ansatte' Regnearket '3. Kontonr.' Det viktigste regnearket: 'A.LØNN' Radene 1-9 Systemdata Radene Obligatorisk info og returdata Radene 17 Ekstra trekk ved lønnsutbetalingen Radene Lønn og sykepenger Rad 24 Feriepenger Rad 30 Bilgodtgjørelse som utbetales via lønn Rad 36 Diverse lønnstrekk: Kantinetrekk Radene Skattetrekk (forskuddstrekk) Radene 32, 41 og 43 - Summeringer Rapporter Lønnsslipp Andre regneark i arbeidsboken Gratisversjon vs. iexcel Lønningsbok Premium (tidl. PRO) Forskjeller i Ansatt-opplysninger Opplysninger om lønn

3 Personopplysninger Opplysninger om frynsegoder Opplysninger om faste avtalebaserte trekk Opplysninger om bidrags- og påleggstrekk Forskjeller i 'A.LØNN'-arket Denne bruksanvisningen skal hjelpe junior-medlemmer å komme i gang med Excel-systemet iexcel Lønningsbok Gratisversjon for

4 1. Informasjon 1.1. Om iexcel iexcel AS ønsker å gi norske gründere bedre og mer relevant oppstartshjelp enn det regjeringen og Innovasjon Norge klarer. Til forskjell fra myndighetenes innsats, skal ikke vårt bidrag være forbeholdt et lite mindretall av gründere. Nei, iexcel gir like muligheter for alle, uavhengig av etableringssted, erfaring, talegaver og skriveferdigheter. Innovasjon Norge mangler etter vår mening evnen til å støtte de mange småbedriftene som trenger hjelp, og øser ut massevis av penger på store etablerte bedrifter. Det er for å korrigere for dette at vi kommer inn i bildet. Vår løsning er ganske enkel. Vi skal gjøre det enklere å håndtere regnskapsføring og administrasjon selv. iexcel betyr å gjøre dette på en svært rasjonell måte. Vi gir ut Excel-verktøy som brukes i stedet for dataprogrammer og webløsninger. Våre Excel-arbeidsbøker har fått bygget inn en metodikk hvor brukerne får opparbeidet nyttig og relevant kompetanse samtidig som de utfører viktige arbeidsoppgaver. iexcel betyr store kostnadsbesparelser fra første dag. Gevinsten forsterker seg hvert år, fordi vi holder medlemspriser nede der konkurrentene øker sine priser kraftig. iexcel's intelligente arbeidsbøker tilgir at det gjøres feil, og har en mye lavere brukerterskel enn alternative systemer. Mange hevder at outsourcing av regnskap, lønn og fakturering skal være så smart. Vår erfaring er at dette er en sannhet med sterke modifikasjoner. Du bør være forsiktig med å lytte for mye på slike råd. I hvert fall bør du være klar over at rådgiverne kan være mer opptatt av sine interesser enn å hjelpe deg til å valg som er riktige for deg på kort og lang sikt. I oppstartsfasen er det alltid viktig å sørge for å ha full kontroll. Pengene du sparer på å gjøre ting selv, kan være helt nødvendige noen måneder senere. Det er i startfasen det er enklest å lære seg det nødvendige på regnskap, lønn og fakturering. Da er det få bilag/transaksjoner og alt fremstår som ganske oversiktlig. Derfor bør alle gründere benytte anledningen til å innhente kunnskaper og utvikle kompetanse på viktige ansvarsområder som dette. Samtidig blir det litt meningsløst å sette bort regnskap og lønn til profesjonelle når transaksjonene er så få og så enkle. Et tankekors: Hvor lurt er det å arbeidsoppgaver til andre før man selv har fått innblikk i hvordan oppgavene og rutinene bør være? iexcel gir en løsning som har en 100% fornuftig tilnærming. Ting kan få lov å gå seg til, siden våre løsninger er så fleksible. Det er lov å være uerfaren og gjøre nybegynnerfeil, siden feil så enkelt kan korrigeres. Det er lov å satse på å gjøre ting godt nok i første omgang og få alle brikker på plass senere, siden våre systemer tillater dette. Hvis man går for outsourcing, så vær klar over at det å spre enkle arbeidsoppgaver på mange hender og hoder faktisk er en tidstyv og deler opp ansvar og kunnskap. Din kunnskap om bedriften kommer ikke til sin rett, når regnskapsfører ikke har peiling. Derfor vil du som gründer være tjent med å ta de viktige oppgavene selv, og så vurdere ekstern regnskapsfører senere når størrelsen på bedriften tilsier det. 4

5 Og hvis du først har bestemt deg for å ta jobben selv, så bør du være forsiktig med å velge statiske, overvurderte og kompliserte datasystemer. Slike systemer er ekspertsystemer og ikke noe for deg. Start heller opp med iexcel, som er det mest folkelige, fleksible og fornuftige verktøyet du kan få. Med iexcel unngår du feil valg og ubehagelige overraskelser. Du kjøper deg tid til å i ro og mak kunne vurdere dine behov for programvare, og til å vurdere de ulike tilbudene som finnes i markedet. Det rette tidspunktet for å bytte ut iexcel med et profesjonelt ERP-system (webløsning eller lokalt på harddisk) er når arbeidet med regnskap, fakturering og lønn blir en heltidsjobb. Da kan arbeidsoppgavene tas over av en ansatt som har tid og krefter til å sette seg inn i ekspertsystemer. Smarte gründere og småbedriftseiere velger de gode og rimelige løsningene, som gjør jobben enklere og mer forståelig. iexcel Arbeidsbøker er markedets billigste løsning, og i tillegg den beste løsningen for veldig mange. iexcel bidrar sterkt til at det bygges opp verdifull kompetanse i bedriften og at jobben tas effektivt unna uten at feil får konsekvenser. iexcel Arbeidsbøker er fleksible og kan enkelt tilpasses de behov man har. De har en genial oppbygging som gjør at du som bruker vokser med systemene, og systemene vokser med behovene. Med iexcel vet du hva du får. Du har en pris å forholde deg til, og den årlige kostnaden trenger ikke å bli høyere enn prisen for medlemskap. Det å få hjelp til å finne ut av ting er nemlig enklere med Excel som plattform, enn noe annen løsning. Du får nødvendig hjelp i selve iexcel-systemene, via iexcel Community eller de tusenvis av ressursene som finnes på internett. Metodikken er enkel og synlig, og du kan enkelt og greit se hva som foregår og finne ut av ting på egen hånd. Å komme i gang med Excel-regneark er noe de aller fleste klarer fint. Det å mestre Excel er uansett noe som er nyttig å lære. Her vil du oppdage at iexcel Arbeidsbøker blir en viktig og gratis kilde til læring. Penger spares samtidig som kompetanse bygges opp. Med iexcel løses utfordringene av personen som møter dem. Ingen andre datasystemer gir i nærheten samme mulighet for å løse vanskeligheter som måtte oppstå. iexcel gir minst en løsning på ethvert problem. Det gjelder derfor å finne den beste løsningen. Ved hjelp av kreativitet kan de fleste oppgaver utføres raskere, sikrere og ikke minst rimeligere med Excel-regneark enn dataprogrammer. For en del oppgaver kan egenutviklede Excel-regneark gjøre nytten. Men på kritiske oppgaver som fakturering, lønn og regnskap, er det tryggest å basere seg på iexcel ferdig-utviklede regnearksystemer som blir brukt og testet ut av hundrevis av ulike brukere. Fellesutviklet software à la iexcel gir selvsagt betydelig høyere nivå på innhold, metodikk og sikkerhet enn egenutviklede regneark. Som medlem av iexcel får du ikke bare førsteklasses regnearkmodeller, du blir også med i et Community hvor medlemmer hjelper andre medlemmer. Det betyr at alltid vil ha et kontaktnett av folk som kan og vil hjelpe deg. Ditt viktigste fokus som iexcel medlem vil imidlertid være dine egne ferdigheter. Den kompetansen du får av å jobbe med intelligente Excel-modeller kommer til å bli viktig for deg. Denne kompetansen gjør deg nemlig kreativ og effektiv på langt flere områder enn de iexcel Arbeidsbøker dekker. Derfor har du vært heldig som har funnet frem til iexcel. Det gir deg nye muligheter. Lær deg våre verktøy og bli mer produktiv, tilpasningsdyktighet og slagkraftig. Les en underholdende og tankevekkende historie om tre gründere som foretar 3 ulike valg av løsninger for regnskap og lønn: Smarte valg gir innsikt og resultater 5

6 1.2. Gratisversjon eller oppgradering til Premium? iexcel byr på ekstraordinære muligheter. Når du bruker Excel kan du alltid løse oppgaver på en måte som er tilpasset ditt ferdighetsnivå. Med gradvis økning i ferdighetsnivå og erfaringer opplever du å automatisk forbedre måten du jobber på. Mens du med fastlåste og begrensede dataprogrammer står nesten stille, blir du med iexcel mye mer dynamisk. Vanlige dataprogrammer, enten de er web-baserte eller harddisk-løsninger er statiske, og inneholder hundrevis av begrensninger. De er laget av eksperter og for eksperter, og blir krevende å komme i gang med for oss vanlige folk. Og skulle du finne et dataprogram som virker brukervennlig, så vil det likevel ikke tåle at du gjør feil. Og du kommer ikke til å oppleve at det vokser i samme takt som ditt økende ferdighetsnivå. På dette området oppleves Excel og iexcel helt suverent for deg. Statiske programmer og webløsninger bidrar ikke like positivt til inspirasjon og arbeidsglede, slik våre dynamiske Excel-verktøy gjør. Vi må likevel innrømme at våre Gratisversjoner er ganske statiske. De inneholder begrensninger fordi vi ønsker å få folk raskest mulig over på våre fullversjoner, Premium-versjonene. Vi trenger å få et visst antall av våre brukere til å være økonomiske bidragsytere. Det er gjennom salget av Premium medlemskap at vi finansierer vår virksomhet. Vårt håp er at du ganske snart ser verdien av å oppgradere til Premium-versjonen. Det er Premium som gir deg frihet, fleksibilitet og de mulighetene du trenger og ønsker. I tillegg til økt kompetanse og arbeidsglede, gir Premium-versjonene også økt produktivitet, bedre dokumentasjon og svært gode muligheter for å få hjelp fra andre Gratisversjon er trinn nr. 1 Veien til å bli uavhengig, selvstendig og kompetent går gjennom flere utviklingstrinn. Trinn 1 i vårt konsept starter når Gratisversjonen tas i bruk. Alt som kreves av deg nå, er at du investerer nok tid og innsats og aldri gir opp. Hvis du gir opp, er det ditt tap. Vi ønsker ikke at du skal gi opp, fordi vi vet hvilket stort utbytte vi selv og våre Premium medlemmer har av sitt medlemskap. Vi har laget denne brukerveiledningen for å støtte deg og få deg i gang med å bruke iexcel Arbeidsbøker. Målet er at får nok grunnleggende ferdigheter til fint å kunne bruke gratisversjonen av systemet. Hvis kan teste ut denne gratisversjonen på egen virksomhet, har du i hvert fall verdens beste opplæringscase. Du kjenner grunnlaget bedre enn noen andre, og alt du trenger å fokusere på er å legge tall inn i Arbeidsboken. Bruk gjerne reelle tall du har fått fra regnskapsfører eller som du har i ditt eksisterende lønnssystem. Excel er et åpent og gjennomsiktig system i motsetning til våre konkurrenters dataprogrammer. Du lærer derfor mye Excel og Excel-utvikling av å se hvordan vi i iexcel har valgt å løse oppgavene. Her på trinn 1, gjør du en innsats, og du høster gevinsten av den. Du kan få dekket et umiddelbart behov for lønnssystem, og skaffe deg et innblikk i iexcel s tilbud. Kanskje stopper dine ambisjoner der, og du synes systemet holder til ditt bruk. 6

7 Men Excel og iexcel er så mye mer, og verdien for deg blir det du selv gjør det til. Det å dekke umiddelbare behov er kurant på kort sikt, men bringer deg ikke videre. Du holdes fortsatt nede av systembegrensninger som er irriterende og som hemmer deg. Du bør derfor sterkt vurdere å bevege deg opp på trinn 2, for å høste de store gevinstene som Premium gir. Vi har et klart råd til deg: Ta den raskeste veien opp fra trinn 1 til trinn 2. Det er her dine ferdigheter skyter fart, og det er her du blir fri fra begrensninger. Vær derfor raus og gi deg selv oppgradering av medlemskapet ditt til Lønn Premium 2013 eller iexceler 2013, slik at du kan jobbe i den attraktive og spennende iexcel Lønningsbok Premium Nedlastning For å laste ned Excel-filen som utgjør systemet iexcel Lønningsbok Gratis 2013 starter du på våre nettsider, Alle skjermbilder og forklaringer nedenfor betinger at man er registrert som minimum gratismedlem og er innlogget. Her må du først logge deg inn for å få lastet ned iexcel Lønningsbok Gratis Du finner lenken for "nedlastning" av filen i høyre marg ("MEDLEMSSIDER" blir også brukt) Nedlastning (forts.) Høyreklikk på lenken, og velg deretter "Lagre kobling/lenke som ". 7

8 Nå kan du kontrollere hvor filen skal lagres for deretter å pakkes ut. Vi bruker Dropbox for å få automatisk backup og for å få den optimale kombinasjonen av å ha webbasert og harddisk-løsning. Sørg for å ha en filmappe for hver klient, hvor du lagrer alle iexcel-filene dine. Gi hver klient et unikt klientnummer (i eksempelet nedenfor har vi opprettet katalog for "iexcel-klient" nr. 11). Utpakking av lagret ZIP-fil for å kunne åpne og bruke Excel-filen: Høyreklikk og velg Extract Here (Pakk ut her) 8

9 Filen du laster ned er en ZIP-fil som må pakkes ut før det er mulig å bruke den. Høyreklikk på filen, og du vil få opp ulike valg for utpakking. Siden filen allerede ligger i ønsket katalog, klikker du på "Extract Here". Det finnes ulike operativsystemer og ulike ZIP-/UNZIP-verktøy. Du får kanskje opp et annerledes bilde på din skjerm enn det vi viser her. Du må følge korrekt prosedyre for utpakking for din datamaskin og software. Etter utpakking skal du få opp følgende filer i katalogen: Merk at versjonsnummer, dato og størrelse kan være forskjellig fra dette, avhengig av når du har lastet ned filen. FØLG DENNE LENKEN OG DU FÅR GRATIS DROPBOX MED 500 MB EKSTRA LAGRINGSPLASS Flytt ZIP-filen fra arbeidskatalogen: Opprett gjerne en Backup-mappe som du flytter ZIP-filen til. Da blir du stående igjen med bare Excelfilen for Lønn Gratis, i det som utgjør din arbeidsmappe for klienten. 3. Åpning av Lønnings-filen iexcel Lønningsbok Gratis 2013 består av én Excel-fil (i motsetning til de Premium-arbeidsbøkene vi har laget for Regnskap og Faktura, som begge består av to koblede filer). Før du går videre, kan du døpe om Lønnings-filen slik at den heter f.eks "11 iexcel Lønningsbok Gratis 2013 v. 2.0.xlsm". Det er klientnummeret du har valgt som bestemmer hvilket tall du skal sette inn først i filnavnet. I eksempelet bruker vi klientnummer 11. NB! Du må ikke endre etternavnet det må være xlsm, fordi dette er en arbeidsbok som inneholder makroer. Nå er det klart for at Lønningsboken kan åpnes. 9

10 Den første gangen du forsøker å åpne filen, kommer det opp en del dialogbokser som du må svare på. Du må gi respons helt inntil du har fått åpnet filen. Senere ganger du åpner filen, vil åpningen skje mye raskere. Makroer må være aktivert før Arbeidsboken tas i bruk. Klikk på "Aktiver innhold" Hos deg kan det hende at aktiveringen av makroer skjer på en litt annen måte enn dette. Du må selv finne ut hvordan dette skal gjøres på din datamaskin. Etter aktivering av makroer får du opp noen av følgende vinduer (ikke nødvendigvis i samme rekkefølge): Her må du svare på om du har et medlemskap som gir rett til nedlastning og bruk av arbeidsboken for det gjeldende år (bildet kommer opp hver gang filen åpnes i en ny datamaskin) Deretter får du en takk fra iexcel for at du følger lisensvilkårene: 10

11 Her legger du inn navnet på organisasjonen du skal kjøre lønninger for: Fra og med gang nr. 2 at du forsøker å åpne filen, kan det være at du får opp slik feilmelding som i rød ramme nedenfor, med teksten "Kan ikke kjære makroen ". Da må du klikke på Aktiver innhold i sikkerhetsadvarselen. 11

12 Når det ingen flere dialogbokser dukker opp, må du klikke på den store knappen "Start" for å få frem alle regnearkene: 4. Kom i gang straks Det går fint å komme i gang med iexcel Lønningsbok Gratis 2013 uten å bruke mye tid på forberedelser. Under dette punktet ser vi på hvilke celler som krever data, som et minimum. Mens Premium-versjonen av lønningsboka har mange formål knyttet til registrering, oppbevaring og rapportering av data (lønnslipper, banklister, bokføring, trekk-lister, terminoppgaver for skattetrekk og arbeidsgiveravgift og lønns- og trekkoppgaver, beregning av skattetrekk etc.), så har gratisversjonen kun siste lønnsslipp og lagring av alle grunnlagsdata som formål Starte opp med et minimum av faste data Ønsker du å starte opp med systemet så raskt som mulig uten å fylle inn alle gule celler? Her får du informasjon om hvilke celler som må ha data for at hovedformålet med Gratisversjonen - nemlig det å få ut lønnsslipp - skal bli oppfylt Regnearket '1.START' Her må cellene C8-C11 og D22 må fylles inn for at disse opplysningene skal komme frem i lønnsslippen. 12

13 Regnearket '2.Ansatte' Dette arket er i Gratisversjon satt opp for 1 ansatt. Premium-versjonen er satt opp med 20 ansatte. For gratisversjonens ene ansatte skal personopplysninger settes inn i cellene S8-S11 og celle T15. Også de tre andre gule cellene (skattekommune, tabellnummer og sats for prosenttrekk) anbefales å fylles inn, slik at denne informasjonen alltid er lett tilgjengelig. Sett også inn bankkontonummeret i celle U Regnearket 'A.LØNN' Her legges data inn i de feltene som er avmerket med rød ramme. Merk at det er kolonnen helt til høyre som er offisiell. Her er månedslønn fastsatt til kr , mens satsen (som hentes fra arket '2.Ansatte') er på kr i celle L20. Dette beløpet kan du la stå, fordi lønnslippen beregner ny sats ut fra Fastsatt-beløpet i celle N20 delt på antall i K20. Datoen i celle K13 kan endres direkte i cellen i dette arket i stedet for i '1.START'-arket. 13

14 Regnearket 'LØNNSSLIPP' Lønnsslippen viser ytelser til utbetaling basert på de dataene du har lagt inn. Dette bør sjekkes at er korrekt. Hvis du har behov for lønnsslipp med flere lønnsarter samt tall i kolonnen for hittil i år, bør du oppgradere ditt medlemskap for å få iexcel Lønningsbok Premium. Da får du mange andre viktige rapporter i tillegg. I Gratisversjon er det kun siste lønnsslipp som kommer opp i denne rapporten, mens du i Premiumversjonen kan velge fritt hvilken måned og hvilken ansatt du ønsker lønnslipp for. Lønnslippen skrives ut på papir eller til PDF-fil, og gis til den ansatte. Virksomheten bør arkivere en gjenpart av lønnsslippen. Det skal ikke mer til av oppsett og innlegging av data for å komme i gang med iexcel Lønningsbok Gratis For den som har enkle lønnsforhold, er det liten grunn til å bruke noe annet enn iexcel Lønningsbok Premium. Etter å ha trent deg opp på gratis-modellen et par måneder, er det enkelt å gå over til toppmodellen Premium. 5. Detaljert om regnearkene i Lønningsbok Gratis 5.1. Informasjonsarkene De første arkene i arbeidsboken har arkfaner som ser slik ut: 14

15 Disse arkene inneholder interessant informasjon om et utvalg av ekstragoder du får når du oppgraderer til Premium-versjonen. Du starter på det rosa arket som heter '-1-', og går derfra videre ved å trykke på en knapp du finner på hver side. Øvrige ark: De arkene og cellene som er hovedsakelig ment for innlegging av data, er markert med gul farge. Ellers så finner du ark og celler for rapporter (grønne), informasjon (blå og røde), og systemark som er grå eller svarte. Systemarkene inneholder systemkoding som brukes av iexcel utvikler, og er for spesielt interesserte. For deg som bruker, er det de gule og grønne arkene og cellene som er viktigst Regnearket '1.START' Regnearket 'Start' fungerer som en database med grunnleggende informasjon om bedriften. Her legger du inn fullstendige data når du starter med iexcel Lønningsbok Premium, og foretar endringer kun når det er behov. Du kan endre firmanavnet hvis du skrev det feil i dialogboksen du fylte ut tidligere, selv om cellen ikke har gul farge. Det samme gjelder ved navneendring. Årstallet kan ikke endres. Generelt bør du ikke foreta endringer bare for endringenes skyld. Det kan være en fordel å holde seg mest mulig til grunnoppsettet. De fleste av dataene iexcel har lagt inn som standardverdier i de gule cellene er gjennomtenkte og gode forslag. Verdiene kan endres, men det bør i så fall gjøres i løpet av innleggingen av data for den 1. lønningsperioden. 15

16 Her legges inn selskapsspesifikke data på klienten. Navn, adresse og organisasjonsnummer kommer opp på lønnsslippen og øvrige rapporter. Feriepengesatsen brukes til beregningen av påløpne feriepenger. Følgende rader gjelder kun Premium-versjonen, og data som legges inn brukes ikke i denne Gratisversjonen: Radene 20 og 21 (bankkontonumre som vises i rapporten bankliste lønn og liste over påleggstrekk/bilagstrekk i Premium-versjonen). Radene 24, 25 og 26 (som inneholder data til rapporten RF 1037B - terminoppgaven som skal sendes inn til skattemyndighetene annenhver måned). Selve innsendelsen av skjemaet anbefaler vi at gjøres via Altinn. Lønnssystemet settes opp med en valgt lønningsdag hver måned. Dette er datoen som foreslås i regnearket 'A.Lønn', som er hovedarket for innlegging av månedlige lønnsdata og utregning av lønn. Foreslått dato kan i 'A.Lønn'-arket endres individuelt for hver lønnstaker. I seksjonen "Satser mv. bestemt av myndighetene" ligger det data som iexcel har lagt inn på forhånd, dersom de har vært klare. Grunnbeløpet i Folketrygden justeres 1. mai hvert år, og justeringen pr må legges inn så snart den er klar. Måned for feriepengeutbetaling er satt til juli. Dette kan endres. UB-tillegg gjelder for ansatte i butikker o.l. som jobber på kvelder og i helger. Det er faste tilleggssatser pr. time for slik ubekvem arbeidstid. 16

17 5.3. Regnearket '2.Ansatte' Dette regnearket inneholder faste data for hver ansatt. Legg inn navn, personopplysninger og faste lønnsdata her. Hver ansatt har sitt unike Lønnstakernummer (i eksempelet nr. 101). I arket 'A.Lønn' brukes den ansattes lønnstakernummer for å få opp relevante opplysninger til hjelp i månedlig lønnsregistrering. Husk at dataene her i dette arket kun må ses på forslag, som er ment som hjelpeinfo. Det vil alltid være det du setter inn av data i arket 'A.Lønn' som vil bestemme lønnsberegningen, ikke de data som legges inn her. iexcel Lønningsbok Premium har et mye mer innholdsrikt oppsett i dette arket, for å ta høyde for blant annet de mange flere lønnsartene og at data kan endres i løpet av året. Når data endrer seg i løpet av året, er det en fordel at data fra før endringen beholdtes. iexcel Lønningsbok Premium har i dette arket en systematikk hvor endringer legges inn separat, med angivelse fra hvilken måned endringen gjelder. På denne måten vil de beløpsforslagene som genereres i arket 'A.Lønn' være riktige for alle perioder gjennom året. 17

18 5.4. Regnearket '3. Kontonr.' Dette arket har ingen viktig funksjon i denne Gratisversjonen. Den viktigste funksjonen er at kontonavnene i kolonne J i arket 'A.LØNN' for radene hentes herfra. Siden dette er info-rader for beregning, kan du nærmest ignorere regnearket '3.kontonr.' frem til du har kommet deg opp på Premium-versjonen Det viktigste regnearket: 'A.LØNN' 'A.LØNN' er arket du bruker til å registrere månedens lønnsutbetalinger i detalj. I denne Gratisversjonen er dette arket er satt opp med 12 lønnsutbetalinger. Nå i første omgang er dette de 4 viktigste tingene du trenger å vite: 1. Gule celler er de som er ment for inntasting av data. Enkelte andre celler er ikke-beskyttet og kan overstyres. 2. Lønns. nr. (her: 101) er Lønnstaker-nummeret til den ansatte. Med en gang det er tastet inn data i cellen for Lønns.nr. og Nr. på periode, blir data hentet inn fra arket '2.Ansatte' basert på lønnsnummer. Data hentes inn først og fremst i kolonne 2, Sats. Dermed er det bare å legge Antall inn i kolonne 1, for å få opp Beregnet i kolonne 3. 18

19 3. Det er viktig å kontrollere at beregningen i kolonne 3 er riktig. Kontrollert og godkjent beløp må alltid legges inn i kolonne 4, Fastsatt. Det er beløpene i kolonne 4 som er grunnlaget for alle utregninger og rapporter. 4. Det ligger flere lønns-koder, summer og beregninger nedover i skjermbildet. For å komme dit kan man bruke PgDn-tasten, rullefeltet på høyre side av skjermen, piltast eller noen av de andre måtene for å navigere i Excel-regneark. Mer om de ulike radene: Radene 1-9 Systemdata Innholdet her inneholder systemdata og skal aldri endres eller slettes 19

20 Radene Obligatorisk info og returdata Rad 10: Legg inn lønnstakernummer (obligatorisk). Rad 11: Navn skal komme opp automatisk som returdata når lønnstakernummer blir lagt inn. Hvis navn ikke kommer opp (som her), må den ansattes navn legges inn i arket '2.Ansatte'. I første omgang holder det med at bare navnet på den ansatte legges inn i 2.Ansatte-arket. Rad 12: Nr. på periode/lønnskjøring må legges inn (obligatorisk). Bruk månedsnummer som periodenummer. I særskilte tilfeller legger bedrifter opp til 2 utbetalinger i desember, da kan periode 12 være for den første, og periode 13 for den andre utbetalingen i desember. Rad 13: Dato for lønnsutbetaling er returdata, som hentes fra kilden (i.e. de planlagte lønningsdatoene som er lagt inn i regnearket '1.START'). Hvis datoen er feil for lønnskjøringen, gå til kilden i '1.START' og endre datoen der. Hvis enkeltstående utbetaling avviker fra fast lønnsdato, så kan datoen i cellen i rad 13 endres direkte. Formelen i cellen er ikke beskyttet, og kan overskrives med korrekte data, ved behov. Smart måte å legge inn dato er denne (bruk talltastaturet): "1-2-12" (for ) eller "1.2.12". Når du legger inn en dato som er i samme år dagens dato, kan dette effektiviseres enda mer ved å taste inn "1-2" eller "1.2") Radene 17 Ekstra trekk ved lønnsutbetalingen Cellen i rad 17 gjelder engangstilfeller hvor den ansatte har fått utbetalt forskudd på lønn som skal trekkes ved lønnsutbetalingen. Beløpet som legges inn her kommer opp senere i rad 67 "Trekk for utbetalt forskudd" Radene Lønn og sykepenger Fast månedslønn: Legg inn "1" for en hel månedslønn, 0,5 for halv månedslønn, osv. Satsen hentes igjen fra arket '2.Ansatte' og beregningen skjer automatisk. Kontrollert og godkjent beløp må legges inn i kolonne N, Fastsatt. Sykepenger og Etterbetalt lønn: Dette er poster som enten er 0 eller varierer. Derfor må de legges inn direkte i kolonne N, Fastsatt, der det er aktuelt. 20

21 Rad 24 Feriepenger Utbetaling av feriepenger må beregnes detaljert ut fra riktig beregningsgrunnlag fra opptjeningsåret (forrige kalenderår). Beløpet som skal utbetales legges inn i Fastsatt-kolonnen i rad 24. Ordinære feriepenger er unntatt fra forskuddstrekk Rad 30 Bilgodtgjørelse som utbetales via lønn Det er mer vanlig å utbetale bilgodtgjørelse og annen reisegodtgjørelse mot reiseregning, enn å ta og legge det inn i lønnssystemet. Hvis bedriften skal utbetale bilgodtgjørelse hver måned sammen med lønn, kan dette oppsettet brukes. Satsen i kolonne K, kommer fra regnearket 'Satser'. Ved å legge inn antall km i kolonne M, så får man automatisk en Fastsatt og Godkjent beregning i kolonne N Rad 36 Diverse lønnstrekk: Kantinetrekk Diverse trekk er i Gratisversjon representert med kantinetrekk. Kilden til beregnet beløp er også her arket '2.Ansatte'. Også her må kontrollert og godkjent beløp tastes manuelt inn i Fastsatt-kolonnen Radene Skattetrekk (forskuddstrekk) Mens Premium-versjonen har automatisk beregning av tabell- og prosenttrekk, må du her i Gratisversjonen selv beregne forskuddstrekket og legge det inn i riktig celle i Fastsatt-kolonnen. 21

22 Radene 32, 41 og 43 - Summeringer De tre radene gir opplysninger om sum trekkgrunnlag, sum trekk og hvilket beløp som skal utbetales. Alt som skjer nedenfor rad 74 i arket 'A.Lønn' er beregninger som skal være med videre inn i ulike rapporter. Alle beregninger ligger åpne til gjennomsyn. 6. Rapporter Rapportark har grønn farge. I Gratis lønningsbok er det bare ett rapportark, nemlig 'Lønnsslipp'. De fleste rapportene genereres ut fra ett eller flere parametere som du setter opp i selve rapportarket. Her er det bare en ansatt, og rapporten viser lønnslippen for den siste innlagte perioden. Derfor er det ikke valgmuligheter i denne rapporten, slik du finner i Premium-versjonen av iexcel Lønningsbok. Slik kunne valget vært dersom Lønningbokens Gratisversjon også hadde mulighet for flere ansatte Lønnsslipp Alle ansatte har krav på lønnslipp. Gratisversjonen har et eksempel på lønnslipp for den siste måneden som er lagt inn. Det må derfor skrives ut utskrift og evt. lagres som PDF-fil for hver måned. Denne versjonen mangler også tall for hittil i år. Du må velge Lønnstaker for å få generert rapporten. Valget skjer ved bruk av nedtrekksmenyen. Siden noen måneder kan være uten registrert lønn for noen lønnstakere, har vi en oversikt øverst i kolonnene S-T. Denne oversikten fungerer slik at det vises SANN for perioder (måneder) hvor det finnes kolonne for angjeldende periode, mens USANN vises for måneder hvor det ikke finnes noen kolonne for valgte lønnstakernummer. 22

23 6.2. Andre regneark i arbeidsboken Disclaimer Vennligst les vår disclaimer som forteller at i tydelighet at iexcel fraskriver seg ethvert ansvar for bruken av denne lønningsboken. Satser Dette regnearket gir en oversikt over satsene som gjelder for året. Satsene brukes i det frivillige arket '3. Frie ytelser' og ikke noe annet sted. Lønnsarter I dette arket gis det en oversikt over alle inkluderte timekoder i iexcel Lønningsbok Premium og deres behandling i forhold til kontonummer i bokføringen og om ytelsen er med i grunnlaget for hhv. a) feriepenger, b) forskuddstrekk, c) arbeidsgiveravgift, samt om beløp i posten skal utbetales og hvilken kode den skal innberettes under. Kodeoversikt Arket viser hvilke koder i lønns- og trekkoppgaver vi har inkludert i lønnssystemet. Alle koder vi ikke har inkludert må håndteres manuelt eller i et annet regneark/systemer. Postnr., Kommuner, AGA soner I disse tre arkene ligger databasene over postnummer, kommunenummer og arbeidsgiveravgiftssoner. Databasene er i bruk, og derfor må arkene aldri slettes. Tidsinfo Også dette arket er et databaseark som har litt informasjonsverdi, men som har større verdi som database. Dette arket må i likhet med andre ark ikke slettes. Feriepenger info Dette arket inneholder informasjon om feriepenger, for den som er interessert i mer detaljerte opplysninger. Oversikt og Sysinfo Arkene gir en kort oversikt over formål, begrensninger og muligheter som finnes i iexcel Lønningsbok Premium. De har også noe utfyllende informasjon til denne Bruksanvisningen, og det anbefales at man tar en gjennomgang av det som står der. TR-Beregn Arket inneholder beregning av Tabelltrekk for 72 lønnskolonner. Selv om det står feilmelding noen steder i arket, så innebærer ikke det annet enn at det ikke er data for kolonnen eller at den gjelder en som har prosenttrekk. Informasjonsmessig er arket kun av akademisk interesse, men for beregningen av tabelltrekk er det vitalt. TR-Start Dette arket er også av akademisk interesse, og inneholder grenseverdier for kalkulering av trekktabellene. For beregningen av tabelltrekk er imidlertid dette arket viktig. 23