Offentlige anskaffelser med fokus på vare og tjenestekjøp utenom rammeavtalene

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON 2009 Folldal kommune Offentlige anskaffelser med fokus på vare og tjenestekjøp utenom rammeavtalene REVISJON FJELL IKS Kommunehuset 2550 Os i Østerdalen Tlf. Folldal: Tlf Os: E-post: post@revisjonfjell.no

2 Side 1. Innledning 1 2. Formål, avgrensning og metode 2 3. Problemstillinger og revisjonskriterier 3 4. Organisering av innkjøpsfunksjonen Problemstilling Revisjonskriterier Fakta og vurderinger 6 5. Har kommunen egne/lokale bestemmelser om anskaffelser Problemstilling Revisjonskriterier Fakta og vurderinger 7 6. Følges regelverket for anskaffelser Problemstilling Revisjonskriterier Fakta og vurderinger Tilbud, tilbudsåpning, registrering og journalføring Problemstilling Revisjonskriterier Fakta og vurderinger Rådmannens høringsuttalelse Revisjonens konklusjoner og anbefalinger Revisjonens konklusjoner Revisjonens anbefalinger 19 Vedlegg: Rådmannens høringsuttalelse av Os den 25. januar 2010 Svein Magne Evavold Revisjonssjef

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Folldal kommune har bestilt en forvaltningsrevisjon om offentlige anskaffelser med fokus på vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Dette er i henhold til kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 18/2008 og av kommunestyret i sak 57/ Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Folldal kommune skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet undersøkelser om: a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd I følge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. 1.3 Offentlige anskaffelser Offentlig sektor i Norge foretar hvert år innkjøp for ca kr 320 milliarder. Regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre at disse midlene blir utnyttet best mulig gjennom kostnadseffektive innkjøp. Norge er gjennom EØS-avtalen og WTO-avtalen forpliktet til å følge bestemte framgangsmåter ved offentlige anskaffelser over visse terskelverdier. I tillegg er det gitt nasjonale regler for innkjøp under disse terskelverdiene. De nasjonale reglene gir noe større valgfrihet og fleksibilitet for innkjøperne enn de internasjonale. I forbindelse med revidering av EU- direktivene for innkjøp ble det vedtatt ny forskrift om offentlige anskaffelser 7. april Forskriften om offentlige anskaffelser gjelder for offentlige oppdragsgivere. Bakgrunnen for dette er at det offentlige ikke i samme grad som private er utsatt for markedskreftene når det tas beslutninger. Forskriften skal derfor sikre at offentlige innkjøpere velger sine leverandører på en måte som sikrer kostnadseffektive innkjøp, 1

4 samtidig som leverandørene skal likebehandles. Regelverket kan samtidig være med på å bidra til å motvirke korrupsjon samt å øke den etiske standarden i offentlige anskaffelser. Etter de siste endringene i regelverket kan nå KOFA (klagenemnda for offentlige anskaffelser) ilegge overtredelsesgebyr på inntil 15 % av anskaffelsens verdi dersom nemnda finner at det er foretatt en ulovlig direkteanskaffelse. Enhver kan melde mistanke om ulovlig direkteanskaffelse inn for KOFA. I de senere årene har det vært registrert mange tilfeller hvor offentlige virksomheter har kommet i fokus på grunn av uheldige omstendigheter i forbindelse med anskaffelser. Det avdekkes stadig brudd på det offentlige innkjøpsregelverket og slike brudd har i flere tilfeller vært knyttet opp mot korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet rettet mot offentlige virksomheter. Det anses viktig at Folldal kommune etterlever gjeldende regelverk også fordi kommunen er avhengig av en kostnadseffektiv drift og tillit hos innbyggerne med hensyn til at kommunen opptrer med integritet og samfunnstjenlig forvaltning av offentlige midler. Regelverket for offentlige anskaffelser vil bli nærmere beskrevet senere i rapporten. 1.4 Anskaffelser i Folldal kommune Nedenfor følger en oversikt over anskaffelser i Folldal kommune. Vi har her tatt med innkjøp som er ført på KOSTRA-artene (kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens egenproduksjon) og KOSTRA-artene (kjøp av tjenester som erstatter kommunens egenproduksjon). Drift Investering Sum Formål, avgrensning og metode 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å undersøke om Folldal kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser når det gjelder vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. 2.2 Avgrensning Prosjektet er avgrenset til å gjelde vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Prosjektet avgrenses til å omfatte anskaffelser som er utgiftsført på KOSTRA-artene (kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal egenproduksjon) og KOSTRA-artene (kjøp av tjenester som erstatter kommunens egenproduksjon). 2

5 Vi vil i prosjektet foreta en analyse av utvalgte anskaffelser i For avtaler som går over flere år vil da anskaffelsen kunne være gjennomført i et tidligere år. I prosjektet vurderer vi ikke om det er foretatt en etisk eller miljøvennlig anskaffelse, eller om anskaffelsen har en universell utforming. Prosjektet omfatter heller ikke om alle prosedyrebestemmelsene i en innkjøpsprosess er fulgt. 2.3 Metode Vi har foretatt en analyse av regnskapet for Ut fra dette har vi gjort et utvalg av anskaffelser og vurdert disse opp mot bestemmelser i regelverket for offentlige anskaffelser. Vi har foretatt dokumentanalyse av aktuelle dokumenter i innkjøpsprosessen samt foretatt intervju av berørte innkjøpere. 3. Problemstillinger og revisjonskriterier 3.1 Problemstillinger Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om Folldal kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser når det gjelder vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Problemstillingen konkretiseres i følgende delproblemstillinger: Problemstilling 1. Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert og hvilken betydning har det? Problemstilling 2. Har kommunen egne bestemmelser om anskaffelser? Problemstilling 3. Er regelverket fulgt med hensyn til terskelverdier? (vurdering av anskaffelsens verdi, innhenting av anbud/tilbud, krav til konkurranse og kunngjøring, formelle krav med hensyn til skatteattest og HMS egenerklæring) Vi ser på: o Anskaffelser mellom kr og kr o Anskaffelser mellom kr og kr o Anskaffelser over kr o Anskaffelser over EØS-terskelverdiene Problemstilling 4. Er regelverket fulgt med hensyn til tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud? 3

6 3.2 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er utledet fra krav i regelverket om offentlige anskaffelser og er den målestokken som ligger til grunn for vår vurdering av om kommunen følger regelverket. Dette er et omfattende regelverk og vi gir her en beskrivelse av sentrale bestemmelser. Videre vil vi omtale revisjonskriterier under hver enkelt problemstilling. Grunnleggende krav til alle anskaffelser. Noen grunnleggende prinsipper gjelder for alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Kravene til konkurranse, god forretningsskikk, forholdsmessighet, likebehandling av leverandører, forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet står sentralt. Dette går fram i 5 i lov om offentlige anskaffelser og i 3-1 i forskrift om offentlige anskaffelser. De grunnleggende kravene kan betraktes som en tydeliggjøring av lovens formålsbestemmelse jf. lovens 1, der det fremgår at regelverket skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. De grunnleggende prinsippene har videre som formål å ivareta rettsikkerheten til aktørene i anskaffelsesprosessen og sikre at alle potensielle leverandører får de samme mulighetene til å få kontrakter med det offentlige. Kravene skal også sikre effektiv ressursbruk i offentlig sektor. Oppdragsgiver må følge de grunnleggende kravene uavhengig av hvilken anskaffelsesmetode som velges og de må overholdes på alle stadier i anskaffelsesprosessen. Noen kontrakter er unntatt anskaffelsesforskriftens anvendelsesområde. Som hovedregel er de imidlertid omfattet av anskaffelsesloven, jf. lovens 3. I utgangspunktet vil derfor de grunnleggende kravene også gjelde når anskaffelsen ikke omfattes av forskriften, men kun loven. At de grunnleggende prinsippene gir føringer for anskaffelsesprosessen, er særlig synlig når anskaffelsen skal foregå etter forskriftens del I (gjelder alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens verdi). Her er det få detaljerte prosedyrekrav for hvordan anskaffelser skal foretas, noe som gir oppdragsgiver større fleksibilitet. Det er derfor hovedsakelig de grunnleggende prinsippene som fastsetter rammene for hvordan anskaffelsen skal foretas. Innenfor rammene har oppdragsgiver stor valgfrihet med hensyn til hvordan anskaffelsen skal foretas. I forskriftens del II (anskaffelser mellom kr og EØSterskelverdi) og del III (anskaffelser over EØS-terskelverdi) vil de grunnleggende prinsippene utfylle prosedyrereglene som er angitt i forskriften. Bruksområdet for de ulike delene i forskrift om offentlige anskaffelser Forskriften er delt inn i fire deler som regulerer ulike typer anskaffelser, avhengig av anskaffelsens art og verdi. I forskriften er det angitt ulike terskelverdier som har betydning for hvilke deler av forskriften som gjelder. Forskriftens del I Forskriftens del I gjelder for alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens verdi. Oppdragsgiver kan velge bare å følge del I når anskaffelsens verdi er kr eller mindre (nasjonal terskelverdi) eller om noen av unntaksbestemmelsene i forskriftens 4

7 2-1 annet ledd er oppfylt. Det samme gjelder også i hovedsak for kontrakter om helseog sosialtjenester som kjøpes fra en ideell organisasjon. Forskriftens del I og del II Anvendelsesområdet er anskaffelser mellom kr og EØS-terskelverdier. Forskriftens del I og del III Gjelder for anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Forskriftens del I og del IV Bestemmelsene gjelder for plan- og designkonkurranser og bygge- og anleggskonsesjoner. EØS-terskelverdier EØS-terskelverdiene framgår i forskriftens 2-2. Fra 1. mars 2008 gjelder følgende terskelverdier: Vare- og tjenestekjøp hos sentrale statlige etater Vare og tjenestekjøp hos andre offentlige oppdragsgivere Årlig veiledende kunngjøring om planlagte vare- og tjenestekjøp Delkontrakter (varer og tjenester) som kan unntas EØS-kunngjøring Bygge- og anleggsprosjekter, alle oppdragsgivere Årlig veiledende kunngjøring for bygge- og anleggsarbeider Delkontrakter (bygg og anlegg) som kan unntas EØS-kunngjøring Organisering av innkjøpsfunksjonen 4.1 Problemstilling 1 Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert og hvilken betydning har det? 4.2 Revisjonskriterier Det vil være av betydning å kunne klargjøre hva som er en anskaffelse når flere enheter i kommunen gjør innkjøp. Et aktuelt spørsmål vil være om anskaffelser som de ulike enhetene i kommunen gjør må ses i sammenheng når terskelverdiene skal beregnes. Forskriften gir ikke direkte svar på denne problemstillingen. I en fortolkingsuttalelse av har Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) beskrevet noen forutsetninger som må være oppfylt for at man ikke skal se flere enheters innkjøp i sammenheng ved beregning av terskelverdier. I uttalelsen legges det vekt på om anskaffelsen skjer av innkjøpsuavhengige enheter. Sentrale momenter i vurderingen er: om enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar, om anskaffelsen kun er til denne enheten, og om 5

8 beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av denne enheten for denne type anskaffelse. Det vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen. I de tilfellene en enhet koordinerer kjøp for flere andre enheter, for eksempel gjennom en felles rammeavtale, må verdien av alle de planlagte innkjøpene sees i sammenheng ved beregning av terskelverdiene. Dette gjelder selv om de forskjellige enhetene ellers har selvstendig innkjøpsansvar. Reglene om omgåelse må også tas i betraktning dersom motivet for at enhetene inngår individuelle kontrakter er å omgå regelverket. I Ot.prp. nr. 62 ( ) om lov om endring i lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser er også betydningen av om innkjøpsenheten har et selvstendig budsjett og innkjøpsansvar fremhevet. 4.3 Fakta og vurderinger Folldal kommune har en flat organisasjon med rådmannen som øverste administrative leder. Under rådmannen er det 5 ansvarsområder (resultatenheter). Administrasjonskonsulent og Økonomikontoret er stabsfunksjoner som rapporterer direkte til rådmannen. Rådmannens myndighet til å disponere over de enkelte deler av budsjettet innenfor kommunestyrets vedtatte budsjett, mål og retningslinjer og vedtak, er delegert til virksomhetslederne. Innkjøpsfunksjonen i kommunen er beskrevet i kommunens anskaffelsesreglement. Her framgår det at rådmannen er kommunens innkjøpsansvarlige og at han er ansvarlig for samordning av kommunens innkjøp. Ansvar for innkjøp utenom sentrale innkjøpsavtaler følger anvisningsansvaret slik det er delegert fra rådmannen. Folldal kommune har sammen med 5 andre kommuner inngått en samarbeidsavtale med Abakus AS. Intensjonen med denne avtalen er å utvikle et interkommunalt samarbeid om anskaffelser gjennom en ekstern avtalepartner. Kommunen er organisert i ansvarsområder under rådmannen. Ansvar og myndighet er gjennomgående delegert til lederen for den enkelte enhet. Det medfører at mye av innkjøpet på de enkelte ansvarsområdene må ses isolert for den enkelte enhet og ikke for kommunen under ett. Med delegert myndighet vil færre av anskaffelsene overstige terskelverdier som utløser krav til bestemte prosedyrer. Utstrakt bruk av delegert myndighet fører imidlertid til at flere må sette seg inn i bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Hovedtyngden av anskaffelser vil sannsynligvis dekkes av rammeavtalene som kommunen er tilknyttet gjennom innkjøpsavtaler. Inngåelse av rammeavtaler ivaretas gjennom samarbeidet med Abakus AS og kommunen har tilgang til bistand i forbindelse med enkeltkjøp. 6

9 Forutsatt at den enkelte enhetsleder har god kjennskap til regelverket, vil kommunens administrative organisering og bruk av delegert myndighet gi redusert risiko for at regelverket for offentlige anskaffelser blir brutt. 5. Har kommunen egne/lokale bestemmelser om anskaffelser 5.1 Problemstilling Har kommunen egne/lokale bestemmelser om anskaffelser? 5.2 Revisjonskriterier Kommunene kan vedta egne lokale bestemmelser som kommer i tillegg til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. De lokale bestemmelsene vil da også utgjøre revisjonskriterier. 5.3 Fakta og vurderinger Folldal kommunestyre har vedtatt anskaffelsesreglement. Fagrådet for det interkommunale innkjøpssamarbeidet har den 5. januar 2007 fastsatt nytt anskaffelsesreglement. Dette er i hovedsak lik det forrige reglementet. Endringene skyldes at det er fastsatt ny forskrift om offentlige anskaffelser med ikrafttredelsesdato Reglementet utdyper forhold som ikke er regulert i forskriften til lov om offentlige anskaffelser. I reglementet angis det at målet med kommunens innkjøpsarbeide er å kjøpe og forvalte de varer og tjenester det er behov for på en slik måte som fører til mest mulig effektiv ressursutnyttelse for hele kommunen. I reglementet framheves etiske prinsipper for innkjøp. Alle som arbeider med anskaffelser skal sette strenge krav til integritet og etikk for sin virksomhet. Respekten for anskaffelsesarbeidet skal heves ved å ta avstand fra og bekjempe enhver uetisk forretningspraksis. Kravene til konkurranse ved innkjøp mellom kr og kr er utvidet i forhold til lov og forskrift. I reglementet er det fastsatt at det skal innhentes tilbud fra flere leverandører når dette er mulig og det er fastsatt et krav om varsling til innkjøpssamarbeidet ved Abakus AS. Videre er det i reglementet fastsatt at alle leverandører skal levere skatteattest og HMSerklæring. Det er lagt opp til at det nye reglementet skal behandles i hver kommune. Oppdatert reglement kan imidlertid ikke sees å være vedtatt av Folldal kommunestyre som kommunens reglement. Fra kommunens side er opplyst at man følger nytt reglement i innkjøpsarbeidet. 7

10 Folldal kommune har vedtatt eget anskaffelsesreglement som utdyper sentrale bestemmelser om innkjøp. Reglementet utvider kravene til konkurranse ved innkjøp ut over hovedreglene i lov og forskrift. Fagrådet for det interkommunale innkjøpssamarbeidet har den 5. januar 2007 fastsatt nytt anskaffelsesreglement. Dette er ikke vedtatt av Folldal kommunestyre, og formelt sett er det anskaffelsesreglement av som fortsatt gjelder. Kommunen følger imidlertid nytt reglement i innkjøpsarbeidet. 6. Følges regelverket med hensyn til terskelverdi 6.1 Problemstilling 3 Er regelverket fulgt med hensyn til terskelverdier? (vurdering av anskaffelsens verdi, innhenting av anbud/tilbud, krav til konkurranse og kunngjøring, formelle krav med hensyn til skatteattest og HMS egenerklæring) Vi vil da se på: Anskaffelser mellom kr og kr Anskaffelser mellom kr og kr Anskaffelser over kr Anskaffelser over EØS-terskelverdiene 6.2 Revisjonskriterier Beregning av terskelverdier Beregning av terskelverdier er regulert i forskriftens 2-3. Den som skal foreta en anskaffelse plikter å foreta en forsvarlig vurdering av hvilken verdi anskaffelsens har. Dette for å kunne vurdere om anskaffelsen kommer over eller under aktuelle terskelverdier, og for å kunne avgjøre hvilke regler som gjelder for den aktuelle anskaffelsen. Reglene om beregning av terskelverdier gjelder både EØS-terskelverdiene og de nasjonale terskelverdiene. Ved beregning av terskelverdier må oppdragsgiver gjøre et anslag over verdien av de kontraktene som inngår i anskaffelsen. Det er et generelt forbud mot å dele opp anskaffelser i den hensikt å unngå at bestemmelser i loven eller forskriften kommer til anvendelse. Oppdragsgiver må derfor ikke kunstig dele opp anskaffelsen for å tilpasse seg terskelverdiene. Dette betyr imidlertid ikke at man ikke kan dele opp anskaffelsen i delkontrakter som leverandørene kan gi tilbud på, men man må da beregne verdien samlet for disse kontraktene dersom det kan betraktes som en anskaffelse. Et naturlig utgangspunkt i vurderingen av hva som utgjør én anskaffelse, er om den planlagte anskaffelsen samlet har til formål å dekke et bestemt behov. Oppdragsgiver må foreta et forsvarlig skjønn ved beregningen av anskaffelsens verdi. Om tilbudene i etterkant likevel viser seg å ligge over terskelverdiene, er dette ikke avgjørende dersom oppdragsgiver har foretatt et forsvarlig skjønn. 8

11 Anskaffelsesprotokoll For alle anskaffelser over kr kroner er det innført et krav om enkel protokollplikt, jf. forskriftens 3-2. Protokollplikten er noe mer omfattende for anskaffelser etter del II og del III, enn for anskaffelser etter del I. FAD har laget skjemaer som oppdragsgiver kan velge å benytte slik at protokollplikten skal kunne etterleves på en brukervennlig og kostnadseffektiv måte. Skjemaene ligger som vedlegg til forskriften, og er også tilgjengelig på FADs hjemmesider. Forskriften pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det skal sikre at ulike instanser (nasjonale og internasjonale) kan føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er gjort i samsvar med regelverket. Protokollen gir økt gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen, og kan dermed bidra til å motvirke kameraderi og korrupsjon. Krav til konkurranse Oppdragsgiver plikter å sørge for at en anskaffelse så langt som mulig baserer seg på konkurranse, jf. lovens 5 annet ledd og forskriftens 3-1 første ledd. Kravet til konkurranse gjelder uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Oppdragsgiver plikter derfor også så langt det er mulig å sikre konkurranse om anskaffelser som følger fremgangsmåten i forskriftens del I, for eksempel for anskaffelser med en verdi under kr Kunngjøringskrav Kunngjøring skal gjøre leverandører i markedet oppmerksom på at det planlegges en anskaffelse. Reglene om gjennomføring av kunngjøring fremgår i forskriften, kapitlene 9 og 18. Her framgår en del pålegg om kunngjøringer i anskaffelsesprosessen: Utgangspunktet er at alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi (kr ) skal kunngjøres. Kunngjøringen skal foretas i Doffin (Database for offentlige innkjøp). Det gjelder både for varekjøp, tjenestekjøp og bygge- og anleggskontraheringer. For anskaffelser som har en anslått verdi som ligger under nasjonal terskelverdi (kr ), er det ikke plikt til å kunngjøre anskaffelsen, men bestemmelsene i forskriftens del I må følges. Det betyr blant annet at det, så langt det er mulig, skal gjennomføres konkurranse om anskaffelsen. Kunngjøring kan også unnlates dersom anskaffelsen omfattes av et av unntakene i forskriftens 2-1, eller når vilkårene for å gjennomføre konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring er oppfylt, jf. forskriftens For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det et krav om kunngjøring i TEDdatabasen (EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp). Leverandører fra hele EØS-området vil på denne måten kunne være med i konkurransen. Vare- og tjenestekontrakter som inngås regelmessig Bestemmelser om hvordan anskaffelsens verdi skal beregnes framgår i forskriften 2-3. Det er særlig grunn til å være oppmerksom når det gjelder kjøp av varer og tjenester som oppdragsgiver gjør regelmessig. Forskriften stiller krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskelverdiene skal beregnes. Oppdragsgiver skal dermed ikke kunne omgå regelverkets krav til konkurranse ved å hevde at den enkelte anskaffelsen ligger under terskelverdi. 9

12 Skatteattest Alle norske leverandører som leverer tilbud skal legge fram skatteattest ved anskaffelser som overstiger kr , jf. forskriftens 3-3. Skatteattesten skal leveres inn sammen med tilbudet. Oppdragsgiver kan ikke evaluere et tilbud uten først å ha mottatt skatteattesten. Grensen mellom å sondere i markedet og motta tilbud går der oppdragsgiver mottar et bindende tilbud fra en leverandør. HMS-egenerklæring For arbeid som skal utføres i Norge, skal oppdragsgiver for anskaffelser mellom kr og kr kreve HMS-egenerklæring, jf. forskriften 3-4. I motsetning til bestemmelsen for skatteattest, er det kun den valgte leverandøren som skal legge fram HMS-egenerklæring. Oppdragsgiver angir innleveringsmåte og tidspunktet for innlevering. Regelen innebærer at egenerklæringen kan leveres inn etter at oppdragsgiver har valgt leverandøren. For anskaffelser over kr skal det kreves at alle tilbyderne legger fram HMSegenerklæring. Det følger av forskriften 8-8 og Fakta og vurderinger Anskaffelser mellom kr og kr Sommervedlikehold av kommunale veier leverandør Folldal Maskin Folldal kommune har inngått avtale med Folldal Maskin om sommervedlikehold av kommunale veier for sommeren Avtalen er inngått ved at kommunen i brev av har akseptert leverandørens tilbud. Avtalen har en verdi på kr Fire leverandører ble ved brev av invitert til å komme med tilbud på arbeidene. Anskaffelsen er gjennomført uten at det er ført anskaffelsesprotokoll. Det er heller ikke dokumentert at det er krevd framlagt skatteattest eller HMS-erklæring. Det er inngått avtale med den valgte leverandøren etter at det er innhentet tilbud fra fire leverandører. Dermed er kravene til konkurranse om oppdraget oppfylt. Det er imidlertid ikke skrevet anskaffelsesprotokoll og det er heller ikke krevd framlagt skatteattest eller HMS-erklæring. Tjenester taksering ved innføring av eiendomsskatt leverandør Geoservice AS Kommunen har inngått avtale med Geoservice AS om kjøp av tjenester i forbindelse med taksering ved innføring av eiendomsskatt. Avtalen er inngått ved at kommunen i brev av har akseptert leverandørens tilbud. Det utvalgte tilbudet har en kostnadsramme på kr

13 Kommunen har invitert fire leverandører til å gi tilbud. Anskaffelsen er gjennomført uten at det er ført anskaffelsesprotokoll. Det er heller ikke krevd framlagt skatteattest eller HMS-erklæring. De forespurte tjenestene er bestilt fra den valgte leverandøren etter at fire leverandører ble invitert til å komme med tilbud. Kravene til konkurranse om oppdraget er dermed oppfylt. Det er imidlertid ikke skrevet anskaffelsesprotokoll og det er heller ikke krevd framlagt skatteattest eller HMS-erklæring. Lekeapparater til barnehage leverandør Claussen & Heyerdahl AS Kommunen har i følge faktura av kjøpt lekeapparater til Dalholen barnehage for kr fra Claussen & Heyerdahl AS. Kjøpet er gjort ved en muntlig bestilling og gjennomført som en direkteanskaffelse uten innhenting av tilbud fra andre leverandører. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll i forbindelse med kjøpet. Kjøpet er gjennomført som direkteanskaffelse. Det foreligger ingen anskaffelsesprotokoll med begrunnelse om hvorfor det er foretatt en direkteanskaffelse. I følge anskaffelsesreglementet skal det innhentes tilbud fra flere leverandører Fakta om anskaffelser mellom kr og kr Juridisk bistand i barnevernssaker Advokat Hans-Jørgen Andersen Folldal kommune har kjøpt juridisk bistand i barnevernssaker i 2008 for kr fra Advokat Hans-Jørgen Andersen. Tjenestekjøpet er foretatt ved muntlig bestilling og er gjennomført som en direkteanskaffelse uten innhenting av tilbud fra andre advokater. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll i forbindelse med tjenestekjøpet og heller ikke innhentet skatteattest eller HMS-erklæring. Tjenestekjøpet er gjennomført som direkteanskaffelse. Tjenestene har et slikt omfang at anskaffelsen normalt skulle vært basert på konkurranse om oppdraget. Det er mulig det var vanskelig å anslå omfanget på tjenestene i forkant, men det er ikke dokumentert hvilke vurderinger som var gjort i og med at det ikke er skrevet anskaffelsesprotokoll. Snøbrøyting for rode Grimsbu leverandør Kjølle Gård Kommunen har inngått tidsubegrenset kontrakt vedr snøbrøyting av kommunens veier i Grimsbu. Underskrevet kontrakt er datert

14 Beløpsmessig utgjorde tjenestekjøpet kr i 2008 slik at beregningsgrunnlaget for den tidsubegrensede avtalen blir kr Tilbudsinnbydelse er kunngjort ved annonsering i september Tildeling av kontrakt er foretatt uten at det er ført anskaffelsesprotokoll. Det er heller ikke krevd framlagt skatteattest eller HMS-erklæring. Kontrakt er skrevet og tildelt etter at arbeidet er kunngjort ved lokal annonsering. Det tilfredsstiller de forskriftsmessige kravene. Imidlertid er det ikke skrevet anskaffelsesprotokoll og det er heller ikke krevd framlagt skatteattest eller HMSerklæring. Snøbrøyting for rodene Krokhaug og Svevegen leverandør Grimsbu Grus AS Kommunen har inngått tidsubegrenset kontrakt vedr snøbrøyting av Svevegen og veger på Krokhaug. Underskrevet kontrakt er datert Beløpsmessig utgjorde tjenestekjøpet kr i 2008 slik at beregningsgrunnlaget for den tidsubegrensede avtalen blir kr Tilbudsinnbydelse er kunngjort ved annonsering i september Tildeling av kontrakt er foretatt uten at det er ført anskaffelsesprotokoll. Det er heller ikke krevd framlagt skatteattest eller HMS-erklæring. Kontrakt er skrevet og tildelt etter at arbeidet er kunngjort ved lokal annonsering. Det tilfredsstiller de forskriftsmessige kravene. Imidlertid er det ikke skrevet anskaffelsesprotokoll og det er heller ikke krevd framlagt skatteattest eller HMSerklæring. Servicekontrakt på avløpsanlegg leverandør ITT Flygt AS Folldal kommune har inngått en tidsubegrenset servicekontrakt på avløpsanlegg med ITT Flygt AS Kontraktens årlige verdi var i 2005 kr og har økt til kr i Det ble ikke innhentet tilbud fra andre leverandører før kontrakten ble inngått i 2005, da det ble vurdert slik at det den gang ikke var flere aktuelle leverandører. Anskaffelsen bygger på en kontrakt fra 2005 etter en direkteanskaffelse. Vi mener at det har gått så lang tid at avtalen skulle vært fornyet og at inngåelse av ny kontrakt må skje etter konkurranse om oppdraget. Vi vurderer ikke obligatoriske dokumenter fra Ballbinge leverandør IFAS Sport AS Folldal kommune har bestilt ballbinge fra IFAS Sport AS mede avtalt pris på kr Ballbingen er bestilt ved e-post av I forbindelse med kjøpet ble det innhentet tilbud fra 5 leverandører. 12

15 Innkjøpsprosessen er dokumentert i anskaffelsesprotokoll datert Det er ikke krevd framlagt skatteattest. Kjøpet av ballbinge er gjennomført i samsvar med gjeldende krav og er dokumentert i anskaffelsesprotokoll. Server til driftssentralen for vann og avløp leverandør Malthe Winje Automasjon AS Folldal kommune har inngått avtale med Malthe Winje Automasjon AS om kjøp og installasjon av server til driftssentralen for vann og avløp. Avtalen er inngått ved at kommunen har akseptert leverandørens tilbud i e-post av Samlet kostnad med kjøpet ble kr To leverandører ble invitert til å gi tilbud. Den valgte leverandøren var den dyreste, men på grunn av at software er system- og leverandøravhengig ble Malthe Winje vurdert som totalt sett mest gunstig. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll i forbindelse med kjøpet og det er heller ikke krevd levert skatteattest. Kjøpet er gjennomført etter at det er innhentet tilbud fra to leverandører og kravet til konkurranse er oppfylt. Det er imidlertid ikke skrevet anskaffelsesprotokoll og det er ikke krevd framlagt skatteattest Fakta om anskaffelser over kr Asfaltering av vei leverandør Kongsvinger Asfalt Folldal kommune har inngått avtale med Kongsvinger Asfalt (avdeling i Kolo Veidekke AS) om asfaltering av kommunal vei sommeren Avtalen er inngått ved at kommunen i brev av har akseptert leverandørens tilbud. Samlet kostnad med asfalteringen ble kr Kommunen inviterte to leverandører til å gi tilbud på dekkeleggingen. I invitasjonen var det forutsatt at kostnaden skulle være ca. kr Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll og det er ikke krevd at leverandør legger fra skatteattest eller HMS-erklæring. Arbeidet er bestilt etter at det er innhentet tilbud fra to leverandører. Kostnadene med asfalteringsarbeidet ble av en slik størrelse at anskaffelsen normalt skulle vært kunngjort som konkurranse i den nasjonale databasen for offentlige innkjøp. Om kommunen hadde en begrunnet formening om at kostnadene med arbeidet ikke ville overstige kr , skulle dette vært dokumentert i en anskaffelsesprotokoll. Skatteattest og HMSerklæring er ikke krevd framlagt. 13

16 6.3.4 Fakta om anskaffelser over EØS-terskelverdi Ved vår gjennomgang av regnskapet ble det ikke funnet anskaffelser over EØSterskelverdi. 7. Tilbud, tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud 7.1 Problemstilling 4 Er regelverket fulgt med hensyn til tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud? 7.2 Revisjonskriterier Tilbudets utforming Reglene for utforming av tilbud er nedfelt i forskriften 11-2 og Tilbud skal gis skriftlig i en lukket og merket konvolutt, enten direkte eller med post. Bestemmelsen gjelder uavhengig av konkurranseform. Tilbud som ikke er levert i samsvar med kravene, for eksempel fordi det er levert muntlig eller med telefaks, plikter oppdragsgiver å avvise. Tilbud skal være undertegnet. Det kan også gis elektronisk dersom oppdragsgiver har bestemt at det skal være tillatt. Registrering av innkomne tilbud Reglene for registrering av innkomne tilbud er nedfelt i forskriften 11-6 og Oppdragsgiver skal merke tilbudene med tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudsåpning ved anbudskonkurranser Reglene for tilbudsåpning er nedfelt i forskriften 11-7 og Tilbudsåpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver, på det tidspunkt og sted som er angitt i konkurransegrunnlaget. Bestemmelsene gjelder ved alle typer konkurranseformer. For å ivareta hensynet til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet er det hensiktsmessig at oppdragsgiver fører utfyllende protokoll fra tilbudsåpningen. Journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen Regelverket har ingen bestemmelser om journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen. Korrekt journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen vil kunne bidra til etterlevelse av de grunnleggende kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, jf. anskaffelsesloven 5. 14

17 Bestemmelsen kan gi grunnlag for innsynsrett og det er dermed viktig at kommunen har interne rutiner for journalføring. Innsynsretten er en viktig kontrollmekanisme for at det ikke tas utenforliggende hensyn i innkjøpsprosesser. Videre vil det være et bidrag for å kunne forhindre korrupsjon. 7.3 Fakta og vurderinger - Tilbud, tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud Sommervedlikehold av kommunale veier leverandør Folldal Maskin Kommunen har mottatt skriftlig underskrevet tilbud. Avtale er inngått ved at kommunen i journalført brev av har godtatt den valgte leverandørens tilbud. Forespørselen om tilbud i brev av er også journalført, men ikke mottatte tilbud fra leverandørene. Avtale om tjenestekjøp er inngått med bakgrunn i skriftlig underskrevet tilbud. Journalføring ved innhenting av tilbud og inngåelse av avtale er i orden. Tjenester taksering ved innføring av eiendomsskatt leverandør Geoservice AS Kommunen har mottatt skriftlig underskrevet tilbud. Avtale om tjenestekjøp er inngått ved kommunens svar på tilbudet til leverandøren. Dette er journalført. Avtale om tjenestekjøp er inngått med bakgrunn i skriftlig tilbud fra leverandør. Kommunens aksept av tilbudet er journalført. Lekeapparater til barnehage leverandør Claussen & Heyerdahl AS Det foreligger ingen dokumenter bortsett fra faktura fra leverandøren. Det foreligger ingen skriftlige dokumenter i saken og dermed heller ingen journalføring. Juridisk bistand i barnevernssaker Advokat Hans-Jørgen Andersen Det foreligger ingen dokumenter bortsett fra faktura for juridisk bistand. Det foreligger ingen skriftlige dokumenter i saken og dermed heller ingen journalføring. 15

18 Snøbrøyting for rode Grimsbu leverandør Kjølle Gård Kommunen har mottatt skriftlig underskrevet tilbud. Kontrakt er inngått med leverandøren. Denne er ikke journalført. Kontrakt er inngått med bakgrunn i skriftlig underskrevet tilbud. Ingen dokumenter er journalført. Snøbrøyting for rodene Krokhaug og Svevegen leverandør Grimsbu Grus AS Kommunen har mottatt skriftlig underskrevet tilbud. Kontrakt er inngått med leverandøren. Denne er ikke journalført. Kontrakt er inngått med bakgrunn i skriftlig underskrevet tilbud. Ingen dokumenter er journalført. Servicekontrakt på avløpsanlegg leverandør ITT Flygt AS Avtale om tjenestekjøp er foretatt som direkteanskaffelse. Det er ikke framlagt dokumentasjon for journalføring. Vi vurderer ikke journalføring tilbake til Ballbinge leverandør IFAS Sport AS Det foreligger et skriftlig underskrevet tilbud fra den valgte leverandøren. Avtale om kjøp er inngått ved bestilling pr e-post. Det er ikke foretatt journalføring av dokumenter i forbindelse med kjøpet. Avtale om kjøp er inngått med bakgrunn i skriftlig underskrevet tilbud fra leverandør. Ingen dokumenter har blitt journalført. Server til driftssentralen for vann og avløp leverandør Malthe Winje Automasjon AS Det foreligger skriftlig underskrevet tilbud fra den valgte leverandøren. Avtale om kjøp er inngått ved at leverandørens tilbud er bekreftet akseptert i e-post. Det er ikke foretatt journalføring av dokumenter i forbindelse med kjøpet. Avtale om kjøp er inngått med bakgrunn i skriftlig underskrevet tilbud fra leverandør. Ingen dokumenter har blitt journalført. 16

19 Asfaltering av vei leverandør Kongsvinger Asfalt Den valgte leverandøren har levert skriftlig underskrevet tilbud. Bestilling er foretatt ved kommunens brev av Kommunens forespørsel om tilbud og aksept av tilbudet er journalført. Øvrige dokumenter er ikke journalført. Det foreligger skriftlig underskrevet tilbud fra leverandør. Dokumenter i forbindelse med anskaffelsen er delvis journalført. 8. Rådmannens høringsuttalelse En foreløpig rapport ble sendt til rådmannen for uttalelse Rådmannen har avgitt uttalelse til rapporten i brev av Vi omtaler ikke rådmannens uttalelse nærmere her, men viser til uttalelsen som vedlegges rapporten. 9. Revisjonens konklusjoner og anbefalinger 9.1 Revisjonens konklusjoner Formålet med revisjonen har vært å undersøke om Folldal kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser når det gjelder vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Problemstilling 1: Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert og hvilken betydning har det? Kommunen er organisert i ansvarsområder under rådmannen. Ansvar og myndighet er gjennomgående delegert til lederen for den enkelte enhet. Det medfører at mye av innkjøpet på de enkelte ansvarsområdene må ses isolert for den enkelte enhet og ikke for kommunen under ett. Med delegert myndighet vil færre av anskaffelsene overstige terskelverdier som utløser krav til bestemte prosedyrer. Utstrakt bruk av delegert myndighet fører imidlertid til at flere må sette seg inn i bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Hovedtyngden av anskaffelser vil sannsynligvis dekkes av rammeavtalene som kommunen er tilknyttet gjennom innkjøpsavtaler. Forutsatt at den enkelte enhetsleder har god kjennskap til regelverket, vil kommunens administrative organisering og bruk av delegert myndighet gi redusert risiko for at regelverket for offentlige anskaffelser blir brutt. 17

20 Problemstilling 2: Har Folldal kommune egne bestemmelser om anskaffelser? Folldal kommune har vedtatt eget anskaffelsesreglement som utdyper sentrale bestemmelser om innkjøp. Reglementet utvider kravene til konkurranse ved innkjøp ut over hovedreglene i lov og forskrift. Fagrådet for det interkommunale innkjøpssamarbeidet har i 2007 fastsatt nytt anskaffelsesreglement. Dette er ikke vedtatt av Folldal kommunestyre, og formelt sett er det anskaffelsesreglement fra 2001 som fortsatt gjelder. Problemstilling 3: Er regelverket fulgt med hensyn til terskelverdier? (vurdering av anskaffelsens verdi, innhenting av anbud/tilbud, krav til konkurranse og kunngjøring, formelle krav med hensyn til skatteattest og HMS egenerklæring) Vår gjennomgang viser at det i hovedsak inngås skriftlige avtaler ved vare- og tjenestekjøp. Etter vår vurdering har kommunen i hovedsak overholdt regelverkets krav til konkurranse. Imidlertid er det også foretatt direkteanskaffelser etter henvendelse til en leverandør i tilfeller hvor anskaffelsen etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal gjennomføres etter konkurranse. For alle anskaffelsene vi har sett på er det et obligatorisk krav at det skal skrives en anskaffelsesprotokoll. Dette er ikke gjort for mer enn en anskaffelse. I ettertid har kommunen ingen dokumentasjon for hvilke vurderinger som lå til grunn for den valgte framgangsmåten for de aktuelle anskaffelsene. For alle anskaffelsene vi har sett på foreligger det et krav om at leverandører som leverer tilbud skal legge fram skatteattest. Det er tilsvarende krav om å legge fram HMS-egenerklæring for alle tilbud om tjenester over kr , mens det for mindre anskaffelser er nok at den som får tildelt oppdraget leverer egenerklæring. Vi har ikke funnet at dette er i orden for noen av de innkjøpene vi har sett på. Problemstilling 4: Er regelverket fulgt med hensyn til tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud? Korrekt journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen vil kunne bidra til etterlevelse av de grunnleggende kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, jf. anskaffelsesloven 5. Bestemmelsen kan gi grunnlag for innsynsrett og det er dermed viktig at kommunen har interne rutiner for journalføring. Innsynsretten er en viktig kontrollmekanisme for at det ikke tas utenforliggende hensyn i innkjøpsprosesser. Videre vil det være et bidrag for å kunne forhindre korrupsjon. Vår gjennomgang viser at det har sviktet i kommunens rutiner for journalføring når det gjelder relevante dokumenter knyttet til anskaffelsesprosessen. Våre vurderinger bygger på gjennomgang av utvalgte anskaffelser over kr og som ligger utenfor kommunens rammeavtaler. Konklusjonene gjelder derfor for denne typen anskaffelser og ikke for innkjøpsområdet som helhet i Folldal kommune. Vi har 18

21 heller ikke vurdert om innkjøpene har vært fornuftige eller om kommunen kunne oppnådd bedre betingelser om gjeldende regelverk i større grad var blitt fulgt. 9.2 Revisjonens anbefalinger På bakgrunn av funnene og vurderingene som vi har gjort vil vi anbefale følgende: - Kommunens anskaffelsesreglement bør legges fram for politisk behandling. - Kommunen bør gjennomføre opplæring av innkjøperne i regelverket om offentlige anskaffelser. - Kommunen bør etablere interne rutiner som sikrer at regelverket for offentlige anskaffelser følges. - Kommunen bør vurdere om det er hensiktsmessig å inngå rammeavtaler for tjenestekjøp på flere områder. - Kommunen bør fastsette en mal for anskaffelsesprotokoll og etablere rutiner som sikrer at protokoll blir ført. - Kommunen bør etablere rutiner for å sikre at obligatoriske attester avkreves fra leverandører. - Kommunen bør innskjerpe rutinene for journalføring slik at relevante dokumenter for anskaffelser blir journalført. 19

22 FOLLDAL KOMMUNE Radmannen Unntatt offentleg innsyn (Ofl) Ofl 14 Kommunehus 2550 as 10STERDALEN [IiiI' ref Lopenr Arki,'kode SukshehClndler Dcres ref DOlo, 10/ / Brit K vrerness F E UTTALELSE, FORVALTNINGSREVISJON OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Viser til brev dateli , postf0tt her den med forel0pig rapport etter forvaltningsrevisjonen om offentlige anskaffelser. Vi takker for den forel0pige rapporten. Generelt er det svcert nyttig for kommuneadministrasjonen at det gjennomf0res forvaltningsrevisjoner, og scerlig er det nyttig a fa en tilbakemdding i forhold til var handtering av et sa viktig omrade som offentlige anskaffelser. Etter var mening er rappolien grundig og greit satt opp. Vi har ingen grunn til a tro at vesentlige ting er utelatt, og mener derfor at rapporten gir et korrekt bilde av kommuncns situasjon i Handtering av saksomrade offentlige innkj0p diskuteres hyppig i organisasjonen, og vi legger vekt pa agjennomt0re prosesser pa en ryddig og korrekt mate i forhold til gjeldene regelverk. Til tross for dette ser vi at vi har et forbedringspotensial i forhold til i hovedsak to omrader: a. grundigere dokumentasjon i form av anskaffelsesprotokoller og mer konsekvent journalf0ring av sakene i vnrt saksbehandlersystem, og b. mer konsekvent ettersp0rsel etter skatteattest og HMS-erklceringer Disse avvikene er, og vii bli, fulgt opp. Ut fra de endringene som al1erede er gjort i organisasjonen med innskjerping av rutiner for journalf0ring av blant annet e-post og overgang til fullelektronisk arkiv hal' jeg grunn til a tro at noe forbedring allerede hal' skjedd i forhold til For a sikre gjennomt0ring i abe ledd vii dette bli fulgt opp pa ledern10ter ogsa framover. Det vii bii lagt vekt pa at aile relevante vurderinger som gj01'es i prosessene rundt anskaffelse blir dokumenteli pa en korrekt mate. Forvaltningsrevisjonen hal' avdekket at FoUdal kommune forhoider seg til et anskaffelsesreglement som fagradet i det interkommunale innkj0psarbeidet vedtok i 2007, men som ikke formelt er vedtatt av kommunestytet. Dette beklager jeg sterkt, og denne feilen vii bli rettet opp snarest. Reglementet vii bli forelagt formannskapet og kommunestyret med det f0rste. Postadrl'ss(' Bl'soksadrl'ssl' Tl'lcfOIl Tclcfaks Org.nr: NO \0 FOLLDAL Nyberg (ll (ll i\ Bal1kgiro 11\ n E-rost: l1ostjn()tlak~ifolldal.kol1ljl1unc.l1o

23 Folldal kommune Rappolien viser til at var organisasjon og var delegering av myndighet bade har fordeler og u[emper i forhold til dette saksomradet. Ledergruppa har diskuteli saken, og vi er i ferd med og "sentraliscre" noen av de formelle prosessene rundt innkjop, slik at vi i enna stont grad ivaretar eksterne og interne krav. Merknaden som er papekt i forhold til direkteinnkjop av lekeapparater til barnehagen viser at vi med dagens mode]] ikke alltid lykkes med a fa desentralisert nodvendig kompetanse om innkjop, og at tiltaket derfor kan vcere hensiktsmessig. Videre har Folldal kommune tatt et initiativ overfor Abakus AS for a vurdere i hvilken grad det er hensiktmessig med en rammeavtale med et stolte advokatkontor/juridisk kompetanse. Var handtering i forhold til innkjop av juridisk kompetanse i barnevernssaker viser at det ofte kan vcere vanskelig a ansla omfanget av en tjeneste, - bytte av juridisk kompetanse midt i en prosess anses svcert uheldig, og vi kan derfor komme i konflikt med vart eget anskaffelsesreglement ved denne typen av saker og tjenester. AUment ser det ut til at kommunene i stadig storre grad har behov for juridisk kompetanse, og en rammeavtale med et firma som kan tilby juridisk bistand pa flere relevante omrader bor etter va1i syn vurderes. Konklusjon: Ut fra forvaltningsrevisjonen som er foretatt ser jeg at det blir bekreftet at kommunen i hovedsak folger gjeldene reglement for innkjop. Det ser ut til at vi innhenter tilbud fra flere i de sakene del' dette er pakrevet, - med noen fa unntak. Likevel ser vi at vi pa enkelte saker har et forbedringspotensial i forhold til dokumentasjon og innhenting av nodvendige attester fra leverand0r av tjenester. Administrasjonen i FoJldal kommune onsker a bruke forvaltningsrapporten aktivt i sitt videre arbeid, - noen grep for a hindre avvik er ajlerede gjort. lnnkjopsreglementet vil bli lagt fram for politisk behandling snarest. Med hilsen.\, r.r- \Lv'~ \'<-\') Brit Kvcerness Radmann Kopi: TLU viole Hakon Flatoy 0konomi v/kai Enget Val' ref. : ]0116-2