Ny Sør-Øst 110 nødalarmsentral. Utredning fra arbeidsgruppe 1. «Organisering»

Transkript

1 Ny Sør-Øst 110 nødalarmsentral Utredning fra arbeidsgruppe 1 «Organisering»

2 Arbeidsgruppe1:Organisering Tema: Bemanningsbehov Dagtid: 1 daglig leder, 1 kunde/alarm/hr, 2 teknisk, 1 fagutvikler, 1 operativ leder. Med dagens tjenesteomfang er vi på grensen for hva 1 på HR kan klare, mens det er forholdsvis romslig på teknisk, 1 teknikker bistår HR på alarmsiden. Fagutvikler og operativ leder utfyller hverandre i oppgaver og ansvar Operativt: 5 vaktlag, 3 operatører pr lag. Ca 14 vikarer som bistår ved fravær. 2-delt turnus, 11/13 timer. Dagtid: 1 daglig leder, 1 adm. overbr.mester, 1 teknisk overbr. mester. De 3 på dagtid utfyller hverandre mest mulig, slik at stillingstittel sees på som hovedarbeidsområde. 1 dagtid til er ansatt innenfor Velferdsteknologi, men holdes utenfor i denne sammenhengen. Operativt: 6 vaktlag, 2 operatører pr lag. Ca 5 vikarer som bistår ved fravær. 6 skift, dvs. 3 delt i uke, 2 delt i helg med 6 lag. Vikarer hentes fra brannvesenet i Skien slik at rask oppbemanning eller rask erstatning ved fravær kan håndteres). Timer (ca 80) som er tilgjengelig for arbeidsgiver, benyttes ifm. permisjoner/sykdom/kurs samt hospiteringer og fag-/op-dager. Dagtid, positivt: Godt rustet på teknisk side. Fagutvikler og operativ leder gir god støtte til operatører, samt mulighet til å bistå bemanning ved behov (plutselig oppdukkende hendelser på dagtid). I forhold til videre utvikling av samlok er det viktig å ha egen fagutvikler som har tid og mulighet til å samarbeide med politi og amk, og fagutvikling mot egne operatører. Daglig leder er en administrativ stilling og innehar heller ikke brannfaglig bakgrunn, støtter seg til operativ leder/fagutvikler. Dagtid negativt: Mye belastning på HR stilling, (ser på mulighet for mer støtte fra teknisk). Ved utvidelse av tjenesteomfanget vil nevnte utfordring fremtvinge støtte enda mer. Operativt positivt: ok bemanningskapasitet på dagtid (men ofte tilgang på flere ved akutte hendelser (fagutvikler og operativ leder), god kapasitet på natt. Operativt negativt: statisk bemanning, kunne vært ønskelig med flere på dagtid. Ingen operatører tilgjengelig ved fravær. Avhengig av vikarer som stiller opp, hvis ikke overtidsbemanning kostbart. Alle 3 på dagtid kan opp bemanne 110 sentralen på dagtid. Det er alltid tilgjengelig minst en på dagtid (med unntak av 3 dager i året, ref. 110 konf) slik at sentralen raskt kan opp bemannes til 3. Dagtidsansatte deltar også sammen med vikarene i vikarpool. Timebanken jobbes som alltid ned nær ned mot null (98-2

3 100% av opprinnelig størrelse), og er ikke utfordrende og få jobbet ned. Økonomisk er dette en kjempegevinst, og er meget besparende ift. overtidsutgifter. Dimensjoneringsforskriften styrer bemanning i sentralen (utdatert). Denne er under revidering og vil komme på høring i nær fremtid. Robust fagsentral. Håndtere adm. oppgaver på en forsvarlig måte. Målet for den nye sentralen må være, og til enhver tid tilfredsstille krav i lov og forskrift. e. Alternative løsninger Minimumsbemanning må defineres. Bemanning over minimum gir økt fleksibilitet og styrket beredskap. Ulike løsninger kan være aktuelle mtp bemanningen. Dagtid: Ved økt tjenesteomfang bør HR stilling styrkes, evt gjøre endringer slik at teknisk bistår/endring i stillingsbeskrivelse. Mulig grunnet god kapasitet på teknisk side. Ved ingen tilleggsoppgaver ser vi ikke behovet for å styrke dagtid. Operatører: Dagens ordning ved V110 er en løsning som gjør oss sårbar ved fravær. Ved å øke bemanningen utover minimum kan man være mer fleksibel ift avvikling av ferie/annet fravær, deltakelse på kurs osv. En slik bemanning gjør også at man ikke trenger like stor vikarpool. Bedre rustet ved større og/eller flere hendelser. Støtte til daglige adm. oppgaver. Hva minimumsbemanning skal være er vanskelig å mene noe om. I dag bemannes V110 med 3 operatører, mens Telemark har 2. Det er derfor fornuftig å tenke et sted mellom 4 og 5. Gruppen er litt splittet, men Telemarks representant vil ha med at Telemark vil ha 5 på dag og natt. Bør også vurdere om man trenger flere på dagtid enn nattestid (avhengig av tjenesteomfang). Når ny dim. forskrift foreligger vil den si noe om minimumsbemanning for 110. Det er også fornuftig å se til andre sentraler som har økt i størrelse for å se hva de tenker/har besluttet. Økt bemanning gir økte lønnskostnader, men vil reduserer overtidsbruken, samt behovet for mange vikarer. g Anbefaling Vi anbefaler at Vestviken 110 etablerer seg i Tønsberg først med eksisterende ansvarsområde og bemanning. Deretter innlemmes Telemark og Sør-Øst 110 kan GoLive. Når forholdene ligger til rette mtp nok kvalifisert personell anbefaler vi en bemanning basert på ROS fra ekstern leverandør. Det vil gi et godt grunnlag for minimumsbemanning og normalbemanning, samt behovet for bemanning ut i fra dag, kveld, natt, ukedager, helgedager. Uansett anbefales det at bemanning er robust nok til å tåle flere pågående hendelser, samt stor nok til at man har fleksibilitet mtp fravær.

4 En evt. vikarpool anbefales å være så liten at de som er vikar får et tilstrekkelig antall vakter og dermed holder kompetansen oppe. Tema: Organisering/turnus 21 faste ansatte og 14 vikarer. Dagtidsansatte har 37,5 timers uke, 07:30-15:00, lunsj inkludert i arbeidstid. Fleksitid og mulighet for hjemmekontor. Operatørene jobber turnus, 2- delt turnus over 5 uker. Vaktbytte 07:00 og 18:00, lik turnus hele året. Daglig leder øverste leder, en stab bestående av 2 teknikker, 1 fagutvikler og 1 HR/adm/kunde. Operativ leder er stedfortreder for daglig leder samt nærmeste leder for operatørene og vikarpool. Vaktledere har begrenset lederansvar for operatørene (tid/ferie/kompetanse) Telemark, 6 skiftordning. 12 operatører. 4 vikarer. 3 dagtid (daglig leder, adm (HR), teknisk) Dagtid, fleksibel arbeidstidsordning, frihet under ansvar. Gjør lengre reisevei enklere. Lite ressurser (spesielt kunde/hr tilgjengelig utenom vanlig arbeidstid, samt helg/ferie) Operatører. Dagens ordning er rett over minimum og således billig i drift. Men sårbar. Kan bli kostbar i perioder der tilgangen til vikarer er dårlig. Vanskelig å gjennomføre møter uten å benytte overtid, flere ansatte kunne ført til omfordeling. Lange vakter kan være en påkjenning, samtidig som det gir færre oppmøter, mindre tid til reise. 2/5 helger er jobbehelger, men også perioder med langfri. Turnus gir timer til gode for arbeidsgiver. Timebank er ikke vanskelig å avvikle, fordel for arbeidsgiver (slipper mye overtid). Økte muligheter ifm deltakelse på kompetanseheving mm. Ferie avvikles i 3 bolker av 2 uker. Når bank er jobbet ned jobbes i praksis 4 på, 2 av; Ofte (lang)fri. Adm/dagtid kan støtte seg til brannvesenet/skien kommune. AML og HTA. Evt ny turnus må forhandles frem mellom arbeidstakerorg og arbeidsgiver, samt godkjennes av arbeidstilsynet. Når det gjelder vaktledere mener gruppen at det ved flytting og oppretting av ny sentral bør sees på ansvarsområdet til vaktlederene. Disse bør få mer ansvar enn det som er tilfelle i Vestviken i dag. (for eksempel: personalansvar) Ha en turnus som tar hensyn til de ansattes og arbeidsgivers ønsker, men samtidig innenfor gjeldende lovverk. e. Alternative løsninger Ulike turnusordninger basert på de ansattes ønsker (innenfor

5 lovverket). Kontakte KS eller annen kvalifisert instans for bistand i utarbeidelse. Dagtid bør vurdere bemanning mtp tjenesteomfang. Turnus bør også gjenspeiles i bemanningsbehov. Det er sannsynlig at det vil være behov for flere på dagtid i ukedagene enn natt og helg. g Anbefaling Gruppen anbefaler å videreføre turnusen som benyttes i Vestviken 110. Det vil etter at Sør-Øst 110 er etablert, gis mulighet for de ansatte å se på alternativ turnus. Gruppen mener også at det nå må sees på ansvarsområdet til vaktlederne. Tema: Kompetansekrav, kompetanseoverføring og opplæring De aller fleste operatører tilfredsstiller gjeldende krav, nødvendig kurs blir gjennomført ila året. Fagutvikler har et særskilt ansvar for å sørge for at operatørene er godkjente, dette i samråd med vaktledere og operativ leder. Kompetanseoverføring skjer i det daglige. V110 har ansatte som også jobber som brannmenn, denne kompetansen blir videreført på jobb. Ved gjennomført kurs skal deltakende personell videreføre tilegnet kompetanse til de andre operatørene. Kurs og opplæring blir gjennomført internt/eksternt ved behov. Operativ leder og fagutvikler krav til erfaring fra brannkonstabel/110-operatør, NBSK alarmoperatørkurs. Teknisk bør inneha relevant kompetanse innenfor sitt ansvarsområde/systemer. Adm/HR, ingen formelle krav, kjennskap til fakturering og lønnskjøring Daglig leder, ledererfaring fra beredskapsorganisasjon ellers relevant erfaring. De aller fleste operatørene tilfredsstiller gjeldende krav. Har et kompetansesystem for å få gjennomført dette på alle. Kurs og opplæring blir gjennomført internt/eksternt ved behov, og følger modellen til Nbsk med internopplæring og kurs ved Nbsk. Øvelsesplan er satt i system. Lagene lager oppgaver innenfor ulike temaer. Dette blir gjennomgått på fagdager. Vikarer blir inkludert i opplæringen. Styrke at de aller fleste operatører tilfredsstiller gjeldene krav. På de tekniske området er det vanskelig å inneha spesialkompetanse på alle felt, men her har man driftsavtaler. HR, avhengig av støtte ifm lønn og regnskap med dagens bemanning, controllertjeneste kjøpes i dag av DRBV.

6 Savner tettere oppfølging. e. Alternative løsninger Det er krav til operatører i henhold til dim.forskriften (som det gis dispensasjoner på) Kontinuerlig kompetanseutvikling gjennom kurs, opplæring, fagdager. Tett oppfølging fra fagutvikler. Hospitering blant andre 110-sentraler. Kompetanse er kostbart, men kritisk hvis man mister denne kompetansen. g Anbefaling Gruppen mener at kompetanseoverføring mellom Telemark/Vestviken bør starte NÅ. Gruppen tenker i første omgang på hospitering hos hverandre. Dedikert fagutvikler. God rutine på kompetanseheving. Kvalitetssikring av operatørene gjennomføres ved en årlig kvalitetskontroll, årlig utsjekk og at man benytter øvelseshåndbok. Tema: Rutiner og prosedyrer Se også eget vedlegg som er en tjenesteoversikt for administrasjonen i Vestviken 110. Adm. Rutiner tilknyttet nye alarmkunder (ABA, trygghetsalarm) Rutine vedrørende nytt kundeforhold i Vestviken: Bestillingskjema fra Securinet mottas og legges inn i vårt alarmsystem og sperres åpnes kun for test av montør Kunde for tilsendt kontrakt fra oss for utfylling. Underskrives av begge parter. Brannvesenet får beskjed om nytt objekt som ønskes tilkoblet og de gir oss tilbakemelding når vi kan åpne denne skarp. Det er også en forutsetning at kontrakt er på plass før den blir lagt skarp hos oss. Kunde faktureres fra oppstartsdag for skarp alarm. Mye er hengt opp i en person (nye kunder oppfølging), jobber med fordeling. Mottak av nye alarmkunder og oppfølging (fakturering) bør vurderes plassert ut til brannvesenet. Evt. ha en styrket adm som håndterer kundemassen. Andre rutiner vil være ledelsens ansvar å utarbeide.

7 e. Alternative løsninger Økt/styrket administrasjon La brannvesen selv inngå avtale med kunder. Ikke nødvendigvis noen god løsning mtp at det finnes mange deltidsbrannvesen som ikke har fast bemanning. Økt bemanning på adm medfører økte lønnskostnader. Om brannvesen tar over alarmkundene vil det muligens medføre tapte inntekter. g Anbefaling Gruppen anbefaler at vi i starten viderefører rutinene til Vestviken 110. Vi vet enda ikke selskapsform Tema: Lønns- og regnskapsfunksjon Se også eget vedlegg som er en tjenesteoversikt for administrasjonen i Vestviken 110. Registrering og godkjenning av tid i GAT, adm/hr kjører lønn. Drammen kommune Controller (20 % stilling kjøpt fra DRBV) bistår med regnskap. Vestviken: Har avtale med DRBV, en del av et større fellesskap. Tjenester innenfor Lønn, HR, HMS, BHF og Fakturering kjøpes av Skien Kommune og fordeles iht. særkostnader som Skien kommune har ved å være vertskommune. Regnskapsloven Bør være å få støtte av Tønsberg kommune eller VIB. e. Alternative løsninger Selvstendig, kombinert løsning eller full støtte/kjøring av en 3. part. En avtale med Tønsberg kommune/vib vil kunne koste noe, men samtidig redusere egne behov/frigi ressurser. g Anbefaling Ny 110 vil være såpass liten at det anbefales å gå i samarbeid og/eller kjøpe tjenester innen lønn og regnskap. Se på dagens avtaler hvorvidt det er hensiktsmessig å videreføre noen av de etter flytting til Tønsberg, evt gjøre nye avtaler med tilbydere nærmere Tønsberg. Tema: Administrative systemer/it Vestviken: GAT (kontaktperson i DRBV, «løs» avtale med AMK), HRessurs (Infotjenester). Bankløsning (Nordea, også en leverandør til Drammen kommune) Hjemmekontorløsninger (systemer) Sak/arkivsystemer Forsikring: Waco (DNB) Pensjonsordning: operatører 65, dagtid 70

8 GAT avtale med DRBV, inngår i deres lisens og betaler vår andel til DRBV. Faktureres årlig. DRBV støtter oss med en kontaktperson (Mette Hansen) Avtale med DRBV som innbefatter GAT løper ut 2018 Benytter seg av kommunens systemer. Visma/GAT kontaktperson i Skien kommune. Forsikring: Noen har Gjensidige Pensjonsordning: operatører 60, dagtid? Gjøres på laveste mulig nivå og evt feil kan rettes på dette nivået. God kommunikasjon med Drammen kommune ift lønn. Veldig god støtte fra DRBV som bistår ved fravær på adm/hr. Vestviken har ingen spisskompetanse selv. Har ingen egen avtale med GAT Soft Bør ha likt faktureringssystem som Tønsberg kommune. Arbeidet med å anskaffe ny avtale vedr. temaet må starte opp så tidlig slik at man i god tid har på plass nødvendige systemer. Slipper dermed å forholde oss unødvendig lenge til parter i Drammen. e. Alternative løsninger Tjenester kan settes bort (Tønsberg kommune/vib) g Anbefaling Ny 110 vil være såpass liten at det anbefales å gå i samarbeid og/eller kjøpe tjenester innen lønn og regnskap. Se på dagens avtaler hvorvidt det er hensiktsmessig å videreføre noen av de etter flytting til Tønsberg, evt gjøre nye avtaler med tilbydere nærmere Tønsberg. Tema: Uniformering og logo Begge sentraler benytter uniformer. Uniformsplikt. Begge benytter Uniformspartner. Telemark får bukser fra 112 (ARY). Ingen nasjonale føringer/standarder. NBLF har utredet et forslag til anbefalt nasjonalt sambandsreglement i 2013 Videreføring av dagens uniformsplikt. Lik uniform. e. Alternative løsninger Evt. sivilt tilsatt støttefunksjoner går i sivilt. Må muligens bestille nye uniformer ved bytte av logo, fordel med ny logo som representerer Sør-Øst Nye uniformer koster ca pr pers.

9 g Anbefaling 110-sentralens ansatte benytter uniform. Det utarbeides(videreføres) internt uniformsreglement som legges til grunn. Logo, konkurranse blant de ansatte. Tema: HMS/IK Gjennomføres hos begge. Rutiner kunne ha vært bedre. God dialog mellom daglig leder og VO, saker blir løst på lavest mulig nivå. Rutiner for gjennomføring av HMS kunne ha vært bedre, også dokumentasjon. AML, arbeidstilsynet Gode systematiske rutiner for HMS arbeid. e. Alternative løsninger Bistand fra bedriftshelsetjenesten Små g Anbefaling Det settes krav til nytt (hoved)verneombud om utarbeiding av god HMS dokumentasjon. Tema: ROS Ingen rutine på pågående ROS arbeid Det bør gjennomføres ROS på bemanning/hendelser (gjerne i forkant) e. Alternative løsninger g Anbefaling Gruppen anbefaler at det gjennomføres en ROS-analyse av et eksternt firma (se også anbefaling under punktet bemanning) Tema: Tjenestebil Vestviken: V110 disponerer 2 tjenestebiler, 1 eldre og 1 nyere. Begge personbiler.

10 Benytter seg av Skien brannvesens kjøretøyer, dette inngår i særkostberegningen. Tilgjengelig tjenestebil er hensiktsmessig ved deltakelse på diverse møter/kurs m.m. Slipper slitasje på private biler. Blir brukt forholdsvis lite og er således dyrt å eie, har bare behov for 1, men beholder den gamle til den sier takk for seg Her kan man vurdere behovet for å eie, kontra leie fra VIB/leasing/reiseregning. Siden flere kommer til å pendle med tog er det hensiktsmessig å ha en tjenestebil. e. Alternative løsninger Ingen tjenestebiler, bruker private og man skriver reiseregning ved bruk av egen bil. V110 har forholdsvis ny tjenestebil og er fullt brukbare i flere år ennå. Mulig med leie av Tønsberg kommune/brannvesen? Drift, vedlikehold, forsikring, parkering, verditap. Ingen bil, utgifter til reiseregninger, samt ikke garantert tilgang til tjenestebil. g Anbefaling Gruppen anbefaler at ny sentral har en tjenestebil. Gruppen har gjennomført 2 møter samt hatt div korrespondanse på mail. Arbeidsgruppe 1 har bestått av: Jan Eriksen, Vestviken 110 Kim Haugan, Vestviken 110 Wenche Breverud, Tønsberg kommune Sølvi Haug, Vestviken 110 Jan Baar Kristoffersen, Telemark 110 Pål Christian Syvertsen, Vestviken 110