Styrekursmodul: Praktisk styrearbeid

Transkript

1 Styrekursmodul: Praktisk styrearbeid I denne modulen får dere eksempler på hvordan dere kan organisere styrearbeidet. Målet er at styremedlemmene skal få innsikt i god organisering av styrearbeidets praktiske oppgaver. Innholdsfortegnelse Om temaene i denne modulen... 1 Generelt... 2 Praktisk forarbeid... 2 Nødvendig utstyr... 2 Utviklingsarbeid... 2 Sammenheng eller overlapping... 2 Manus... 3 Tema 1 Saksgang... 3 Tema 2 - Planarbeid... 4 Tema 3 - Dokumentasjon og arkivering... 8 Tema 4 - Møtekultur... 9 Utviklingsarbeid Sider til utskrift Saksgang Om temaene i denne modulen I denne modulen skal dere gjennomgå følgende tema: 1 Saksgang Praktisk organisering av styremøtene, saksliste, diskusjonsform, referatføring og ulike typer saksformer 2 Planarbeid Plandokumenter er essensielle for foreningsarbeidet, slik som budsjetter, handlingsplaner for semesteret og mer langsiktige strategiplaner. 3 Dokumentasjon og arkivering 1

2 Hva dokumenteres i vår forening? Hvordan gjøres det? Hvorfor er det viktig å dokumentere det som skjer i foreningen? 4 Møtekultur Hvordan er møtekulturen i vårt styre? Hvilke uskrevne regler eksisterer? Møtekulturen er ikke synlig på samme måte som regler for saksgang og dokumentering, men det er en vel så viktig del av styrets arbeidsmåte. Generelt Praktisk forarbeid Skaff dere oversikt over hvilke dokumenter dere bruker i foreningen Skaff dere oversikt over foreningens rutiner i forhold til dokumentasjon og arkivering. Hva blir dokumentert? Hvor og hvordan arkiverer vi disse dokumentene? Du bør ha tenkt gjennom styrets møtekultur Hva er bra i møtekulturen? Hva bør forbedres eller endres? Nødvendig utstyr Kopier av følgende dokumenter: Fra kursmanualen bakerst i dette dokument: Saksgang En saksliste fra egne styremøter. Utviklingsarbeid Som i de andre styrekursmodulene er de temaene dere bør jobbe videre med avhengig av hva dere har gode rutiner på fra før. Mange foreninger kan jobbe for å forbedre møterutinene (ordstyring, sakslister, referering). Syns dere at dere godt kunne jobbe mer etter plandokumenter, er dette et utviklingsarbeid som foreslås her. Rutiner for arkivering kan vise seg å være et større arbeid hvor det bør settes ned en arbeidsgruppe som kan utarbeide disse. Bevisstgjøring av styremedlemmene rundt hva som er god møtekultur er noe dere bør jobbe med kontinuerlig gjennom hele semesteret. Sammenheng eller overlapping Tema 4 - Møtekultur 2

3 Sammenheng med styrekursmodulen om kommunikasjon, samarbeid og informasjonsdeling. Tema 2 - Planarbeid Sammenheng med Tema 2 - Formål i styrekursmodulen om foreningens identitet. Manus Tema 1 Saksgang Her er målet at styret sammen utvikler rutiner som gjør det lettere og mer ryddig å holde møter. Målet er også å lære opp nye styremedlemmer i hvordan styremøtene foregår i praksis og hva de ulike delene av møtet innebærer. Gjennomføring på kurset - Kartlegging Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Be kursgruppen diskutere følgende spørsmål: Hvordan er dagens styremøter organisert? Har dere en saksliste som dere følger? Skriver dere referat? Regler for debatteknikk - En finger i været = Innlegg, nytt argument - To fingre i været = Replikk, kommentar eller svar på foregående innlegg. Kortere enn innlegg. - En T med håndflatene: Saksopplysning som oppklarer diskusjonen eller kommentar til dagsorden / gangen i diskusjonen. En slik opplysning har forrang foran replikk og innlegg. Dette skal dreie seg om den praktiske gjennomføringen av styremøtene. Gjennomføring på kurset - Gjennomføring Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Gruppen skal diskutere følgende spørsmål: Hvilke rutiner ønsker vi for ordstyrer på møtene? I noen foreninger velges det en person som er fast ordstyrer, for eksempel styrelederen, andre rullerer fra gang til gang. Et forslag er å lage en ordning der referatskriveren fra forrige møte er ordstyrer på neste møte. Hvordan skal diskusjonene føres på møter? 3

4 Styret må selv avklare hvordan diskusjonen skal føres på møtene. Dette kommer blant annet an på styrets størrelse. Hvilke rutiner ønsker vi for møtereferat? Møtereferat bør skrives etter hvert styremøte. Styret skal komme frem til en ordning om hvem som skal skrive referatet og når det skal være ferdig skrevet. Gjennomføring på kurset - Saksliste Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Det er hensiktsmessig for styret å ha en saksliste. Denne hjelper styret til å strukturere møtene slik at de ikke sklir ut i diskusjonen. Sakslisten hjelper dere også å huske alle sakene som er viktig å diskutere eller informere om på hvert styremøte. Før dere starter plenumsdiskusjonen om hva slags saksliste dere ønsker, kan det være en idé å snakke om hvor langt et styremøte burde være. Det er lett at styremøtene trekker ut da er det lurt å ha fastsatt en tidsramme man jobber innenfor. Bakerst i modulen finner du et eksempel på en saksliste fra foreningen De singles samfunn og en forklaring til de ulike uttrykkene som brukes i en saksliste. Her er det mange ulike typer saker, eller ulike måter å kategorisere sakene på. Del ut kopier av denne sakslisten og diskuter dere fram til en liste som passer for styret deres. Ta også for dere deres egen saksliste og sammenlign med denne. Er det noe dere vil endre på? Tema 2 - Planarbeid Det finnes mange ulike typer dokumenter som er viktige for planlegging og utføring av arbeidet i et styre. De fire vanligste er regnskap, års- eller semesterapport, budsjett og handlingsplan. Gjennomføring på kurset - Budsjetter og planer Arbeidsform: Forelesning Et av styrets aller viktigste oppgaver er å vedta budsjett. Budsjettet skal være et av styrets viktigste styringsverktøy, ved at det setter de økonomiske rammene foreningen må jobbe innenfor. Når en setter opp et budsjett baserer en seg på fjorårets budsjett og regnskap. På denne måten får en et overblikk over hva som er realistisk å få til, i det en ser hva foreningen fikk til og ikke fikk til året før. 4

5 Budsjettet bør settes opp på en måte som er hensiktsmessig for deres forening, for et semester eller år av gangen. Det bør følges opp nøye gjennom hele budsjettperioden og tas opp til revidering midt i perioden. Når en setter opp et budsjett legges det føringer for hva styret og foreningen skal arbeide med det kommende året en må foreta valg og prioritere enkelte felt foran andre. Kanskje er det spesielt ett arbeidsområde som prioriteres dette året? Budsjetter og handlingsplaner henger dermed nøye sammen. En handlingsplan er gjerne et dokument som beskriver foreningens arbeidsoppgaver i kort framtid, f.eks. i løpet av et semester. Budsjetter settes opp med bakgrunn i hva en planlegger å gjøre det kommende semesteret eller året, samtidig som budsjettet, med sine planlagte inntekter og utgifter, styrer hva en faktisk kan få gjort av disse planene. Handlingsplanen er styrets arbeidsverktøy og skal utarbeides av styret selv. Den bør tas opp til revidering ofte. Styrets handlingsplan kan utarbeides med bakgrunn i foreningens eventuelle strategiplan. En strategiplan er et mer langsiktig og visjonært dokument som beskriver hvilke mål foreningen har satt seg i et lengre perspektiv, f.eks. en 3-årsplan. Denne bør kanskje vedtas på foreningens generalforsamling og skal speile formålsparagrafen (jf. modulen om foreningens identitet). Strategiplanen kan justeres underveis, men skal i prinsippet ikke endres vesentlig i løpet av perioden. Strategiplanen bør være framme i foreningens bevissthet kontinuerlig. Det er viktig å hele tiden føre regnskap. Tar en et skippertak i regnskapsføring i slutten av perioden kan mye informasjon om pengebruk og inntekter være mangelfull og mange bilag være tapt. Dette kan vise seg å bli meget kritisk for foreningens eksistens. Det er viktig med gode rutiner. Etabler gjerne faste økonomiske orienteringer med regnskapsrapporter for styret. Studentliv har gode kurs om økonomirutiner og regnskapsføring. Semesterberetninger og årsrapporter beskriver hva foreningen faktisk har gjort i løpet av semesteret eller året de uttrykker foreningens praktiske erfaring. Disse forteller foreningens historie og er sentrale arbeidsverktøy for framtidige styrer. Alle disse dokumentene er viktige i styrearbeidet og er med på å gjøre styrearbeidet mer oversiktlig og motiverende, samtidig som det blir mye lettere å planlegge framover. Gjennomføring på kurset - Styringsverktøy i vår forening Arbeidsform: Plenumsdiskusjon 5

6 Mange foreninger har forskjellige navn på samme dokumenter. Her er en oversikt over de viktigste med de vanligste navnene. Hvilke plandokumenter har dere i deres forening? Deltakerne diskuterer, kursholderne har fasiten. Navn på dokument Type Hensikt Tidspunkt Ansvar dokument Vedtekter / statutter Styringsdokument Beskriver rammene for hva foreningen skal gjøre. Formuleres ved foreningens oppstart, Generalforsamling Kreves av Kulturstyret og Brønnøysundregisteret. endres ved behov Formålsparagraf Styringsdokument Første paragraf i vedtekten. Beskriver kort foreningens Formuleres ved foreningens oppstart, Generalforsamling formål endres ved behov Organisasjonskart Styringsdokument Beskriver relasjonen mellom de forskjellige Formuleres ved foreningens oppstart, Generalforsamling styrevervene endres ved behov Strategiplan Plan- Langsiktig visjonsdokument Presenteres på Styret dokument for flere semestre generalforsamling Plan for semesteret / Plan- Beskriver foreningens Presenteres på Leder, styret Handlingsplan dokument planer for semesteret. Kreves av Kulturstyret generalforsamling i forkant av kommende semester Delplaner Plandokument Planer for f.eks. rekruttering, markedsføring, spesifikke arrangementer etc. I forkant av arrangementet, perioden Styremedlemmet med ansvar for feltet. Budsjett Plandokument Setter de økonomiske rammene for semesteret. Kreves av Kulturstyret Presenteres på generalforsamling i forkant av kommende Økonomiansvarlig, styret semester Regnskap Rapport Viser de faktiske inntektene og utgiftene i løpet av Føres kontinuerlig, presenteres på Økonomiansvarlig semesteret. Kreves av Kulturstyret generalforsamling Semesterberetning / Årsrapport Rapport Beskriver hva foreningen har gjort i løpet av semesteret. Kreves av Kulturstyret Skrives på slutten av semesteret, presenteres på generalforsamling Leder 6

7 Møtereferater Referat Foreningens korttidsminne. Beskriver deltakerne, møtets agenda og eventuelle vedtak og annet Vitebok Kunnskaps- Foreningens historie og dokument rutiner for hele organisasjonen Vervbeskrivelser / Kunnskaps- Beskriver styrevervenes stillingsbeskrivelse dokument arbeidsoppgaver, rutiner, prosedyrer og ansvarsområder samt tips Kokebok Kunnskapsdokument Rutiner og tips for gjennomføring av diverse oppgaver i foreningen Føres underveis i alle møter, renskrives etter møtet, arkiveres og sendes til deltakerne. Godkjennes på neste møte Oppdateres hvert semester av avtroppende styremedlem. Utformes ved opprettelse av styreverv, oppdateres hvert semester av avtroppende styremedlem Oppdateres hvert semester av avtroppende styremedlem Referent Leder Hvert enkelt styremedlem Hvert enkelt styremedlem Hvordan brukes disse dokumentene? Hvor ofte trekkes de fram? Er det slik at budsjettet settes opp i begynnelsen av året for så å tas fram ved slutten av året og i mellomtiden følger vi med på bankkontoen? Eller har dere jevnlige økonomiske rapporteringer på styremøtene, slik at dere følger de planlagte veiene nøye? Setter dere opp flotte handlingsplaner ved begynnelsen av semesteret for så å legge dem i en skuff til semesteret er omme? Eller følger dere opp vedtatt handlingsplan ved å hake av gjennomførte prosjekter og utsette prosjekter dere ser dere ikke rekker over? Har dere med dere tidligere styrers årsrapporter i deres arbeid? Og hva brukes disse i så fall til? Planlegger dere å skrive deres egne semesterberetninger og årsrapporter? Og hvordan videreformidles i så fall disse? Hvis dere har en strategiplan hvor ofte tas denne opp til revidering? Fører dere flittig møtereferat, men leser dem aldri og ender opp i de samme diskusjonene på hvert møte? 7

8 Utviklingsarbeid - Utbedring av bruken av plandokumenter Dersom foreningen deres ikke har brukt plandokumenter i tilstrekkelig grad kan det være lurt å sette ned en arbeidsgruppe som kan utarbeide rutiner for styring etter disse verktøyene. Tema 3 - Dokumentasjon og arkivering Målet for denne delmodulen er å skape en forståelse av hvor viktig det er at styret dokumenterer sitt virke og oppnå kunnskap om gode rutiner for dokumentasjon og arkivering. Gjennomføring på kurset - Dokumentasjon og arkivering i vår forening hvordan og hvor Arbeidsform: Forelesning. Mulig utviklingsarbeid Kursleder forklarer hvordan og hvor ulike papirer blir arkivert i dag. Det er viktig at alle i styret er klar over hvilke rutiner foreningen har på området. Dersom det ikke finnes tilfredsstillende rutiner for dokumentasjon og arkivering bør dere sette ned en arbeidsgruppe som kan etablere slike rutiner. Et tips kan være å ha en perm for hvert semester med faste skilleark for økonomi, A4 kopier av PR-materiell, møtereferater, avtaler, handlingsplaner, semesterberetninger osv. Gjennomføring på kurset - Dokumentasjon og arkivering i vår forening Arbeidsform: Plenumsdiskusjon. Mulig utviklingsarbeid Diskuter hva dere tar vare på i deres forening: Hva dokumenteres i dag? Hva er nødvendig å dokumentere i vår forening? Hvorfor dokumenterer dere dette? Hvem har ansvaret for hva? Her er det lurt å ta en runde og høre hva de forskjellige vervene dokumenterer og hva de mener burde gjøres annerledes. Noter ned på flippover og i referat. Her har vi laget en liste over dokumentasjon som kan være viktig å ha i en Dette bør være dokumentert: - Referat - Regnskap - Budsjett - Avtaler - Vedtak - PR-materiale - Program - Handlingsplan - Strategiplan - Semester- eller årsberetning - Statutter, vedtekter og lover i foreningen 8

9 forening. Denne kan fungere som en sjekkliste i diskusjonen. Diskuter hva dere mener det er viktig å dokumentere i deres forening og hvorfor. Referatet gir informasjon til de styremedlemmene som ikke var tilstede på møtet og dokumenterer hvilke saker som ble diskutert. Referatet bidrar til kontinuitet i styrearbeidet og er styrets hukommelse og historie. Økonomien må dokumenteres. Det skal finnes dokumentasjon av budsjett, regnskap, bilag og ulike økonomiske vedtak. Avtaler viser til leverandøravtaler, sponsoravtaler, avtaler med UiO, andre foreninger etc. Vedtak eller ulike typer beslutninger som gjøres på styremøter, medlemsmøter, generalforsamlinger etc. bør absolutt dokumenteres og arkiveres på en god måte. Dette for å til en hver tid ha oversikt over gjeldende praksis en jobber ut fra. Noen styrer fører en såkalt vedtakslogg. Et slikt hjelpemiddel er spesielt nyttig for nye styrer. PR-materiale som flyers, plakater og brosjyrer er lurt å arkivere både for å ta vare på kreative ideer og for å dokumentere foreningens historie og utviklingen i den grafiske profilen. Programmer av ulikt slag, f.eks. semesterprogrammer, bør dokumenteres av samme grunn som ovenfor. Handlingsplan og strategiplan er forklart ovenfor. Disse må både dokumenteres og tas opp til revidering underveis. Semesterberetning er en oppsummering av foreningens arbeid i løpet av semesteret. Det er viktig å arkivere denne i tillegg til handlingsplanen ofte kan disse avvike fra hverandre. Dersom det finnes undergrupper eller arbeidsgrupper i foreningen er det viktig å be disse skrive semesterberetninger som styret kan arkivere dette er også en del av foreningens historie! Tema 4 - Møtekultur Her er målet å skape en bevisst holdning til egen møtekultur. Det kan være mye skjult i møtekulturen som vil ha godt av å bli synliggjort og diskutert. Gjennomføring på kurset - Hva er møtekultur? Arbeidsform: Forelesning Møtekultur kan være vanskelig å få tak på, hva er det egentlig? Vi kan starte med å si at møtekultur handler om den måten møtene avholdes i vår forening. Det betyr ikke at møtekultur er noe vi kan se med det blotte øyet, det er heller slik at møtekulturen ligger til grunn for handlinger og holdninger som kommer til utrykk under møtet. 9

10 Her kommer noen påstander om møtekultur som kan fungere som utgangspunkt for en diskusjon: Møtekulturen er ofte ubevisst Møtekulturen omfatter de selvinnlysende reglene som aldri er blitt formulert, dvs. vaneløsningene, den delen som tas for gitt Møtekulturen kan ikke observeres, den er del av foreningens organisasjonskultur som kan beskrives som tankesystemer eller mentale skjemaer. Organisasjonskulturen er medlemmenes felles grunnleggende antagelser om virkeligheten slik den er, om hvordan virkeligheten burde være og om organisasjonens rolle i den. Kulturen er stabil over tid, styrer medlemmenes atferd i foreningen, og gir foreningen særegne trekk som skiller den fra andre foreninger Gjennomføring på kurset - Vår kultur i dag Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Spør styremedlemmene om deres oppfatning av styrets møtekultur: Hva er kulturen vår preget av? Hvem er kulturen vår preget av? Organiser diskusjonen slik at alle må si sin mening. Runden er en god metode å starte med; alle sier sin mening i tur og orden. Det er viktig at alle gode poeng, også de ubehagelige, skrives ned slik at de kan diskuteres senere. Det er ikke et mål å bli ferdig med diskusjonen her, men heller å skape et bilde av egen møtekultur. Ciceros Taleregler - Ha noe å si - Si det - Slutt å si det når du har sagt det Gjennomføring på kurset - Idealtilstanden Arbeidsform: Gruppearbeid Nå skal styremedlemmene prøve å formulere ønsket møtekultur. Her kan det være lurt å plassere deltagerne i grupper på 3-4 personer og gi gruppene minutter til disposisjon. Etter gruppearbeidet forteller hver gruppe om hvilken møtekultur de ønsker. Til slutt oppsummerer kursleder. Gjennomføring på kurset - Veien dit Regler for møtekultur i De Singles Samfunn: 1) Alle skal møte presis på møtene 2) Alle skal møte forberedt og oppdatert på møtene 3) Ordstyreren leder møtet 4) Alle er kjent med styrets taleregler 5) Alle skal ha mulighet til å si sin mening på møtet 6) Ingen baksnakking av andre single på styremøtene Arbeidsform: Plenumsdiskusjon og/eller utviklingsarbeid 10

11 Nå har kursdeltagerne utarbeidet en del idealer for møtekultur i foreningen. Det er nå på tide å spørre: Hva må vi gjøre for å få en slik møtekultur? Dette spørsmålet kan være for omfattende til at dere får tid til å diskutere det ordentlig på styrekurset. Det kan da være en ide å gjøre det til et utviklingsarbeid. Sett ned en gruppe som kan ta med seg ønskene som er kommet fram, i tillegg til momenter fra de tidligere diskusjonene, og utarbeide et forslag til god møtekultur til neste styremøte. Gruppen presenterer sitt forslag, deretter diskuterer dere forslaget i plenum. Det må være satt av tid til dette på det gjeldende styremøte. Gjennomføring på kurset - Regelsett Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Arbeidet med å utvikle et forslag til god møtekultur kan for eksempel inneholde et regelsett. Regelsettet kan virke som utgangspunkt for videre utdyping av ønsket møtekultur. Husk å diskutere hvordan dere skal komme frem til målet. Gjennomføring på kurset - Møterutiner Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Rutiner er viktig del av styrearbeidet. Dere må bli enige om hvor ofte dere skal avholde møter, når referatene skal være ferdige osv. 11

12 Utviklingsarbeid Gjennomføring fra visjon til virkelighet Underveis i de forskjellige modulene i kurset er det blitt foreslått ulike arbeidsfelt som styret, hvis dere har behov for og ønsker dette, kan arbeide med videre i etterkant av kurset. Dette har vi kalt utviklingsarbeid. Her følger en oversiktlig liste over de arbeidsoppgavene som er blir foreslått som utviklingsarbeid i denne modulen. Det er selvfølgelig tillatt å jobbe videre med ting som ikke er foreslått her, men som dere finner viktig. I lista er det også foreslått å sette opp ansvarspersoner for de enkelte arbeidene det er lurt å fordele de arbeidene dere velger å jobbe videre med på styrekurset på de ulike styremedlemmene. Utviklingsarbeid Ansvarsperson(er) Frist Videreutvikling møterutiner - ordstyring, sakslister, referering Utforsking av plandokumentenes verden Utbedring av rutiner for arkivering og dokumentasjon hva, hvordan og hvor Utarbeide regler for god møteskikk. Bevisstgjøring av egen møtekultur. 12

13 Sider til utskrift På de kommende sidene vil dere finne et eksempel på saksgang i De Singles Samfunn som skal skrives ut og brukes i kursarbeidet. Øverst på hver side er det beskrevet hvilken modul og hvilket tema arket hører til. 13

14 Saksgang Praktisk styrearbeid Tema 1 De Singles Samfunn Dagsorden for styremøte i De Singles Samfunn torsdag Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av referat fra styremøtet Post Orienteringssaker Sak 055/ 13: Generelle orienteringer fra styremedlemmene Sak 056/ 13: Orientering fra undergruppenes representanter, evt ved internansvarlig Erna Gruppestad Sak 057/ 13: Økonomisk orientering ved økonomiansvarlig Celina Rikerud Oppfølgingssaker Sak 059/ 13: Historieskrivingen hvordan går det med teksten til DSSs historie? Ved Historiearbeidsgruppa Sak 060/ 13: Evaluering av gjennomføringen av kurset Respect Yourself Diskusjonssaker Sak 061/ 13: Megasingel står for døren. Festgruppa SingleMingle ber om budsjettforslag fra styret Sak 062/ 13: Onsdagsdebatten hva slags tema vil vi ha neste semester og hvem vil vi ha i panelet? Vedtakssaker Sak 064/ 13: Etablering av en debattgruppe SingleTalk. Se eget skriv (med vedtakstekst). Eventueltsaker 14

15 Forklaring på ulike termer i en dagsorden: - Før første sak, spørres det om noen har noen saker på eventuelt. Sakene noteres - Dere må godkjenne referat for å gjøre det offisielt. Det skapes en holdning til at det skal skrives og til at alle bør lese referatet. Ordstyrer burde repetere hovedpunktene fra forrige møte. - Post er en sak der det informeres om interessant post. - Under orienteringssaker forteller alle styremedlemmene kort om hva de holder på med om dagen. Slike runder er viktige fordi de gir styret en helhetsoversikt og de gjør at alle føler deltagelse i styremøtet. - - Orienteringssaker er saker det kun skal orienteres om til de andre styremedlemmene - Økonomi er viktig å informere om. Alle i styret bør være informert om foreningens økonomiske situasjon. - Underutvalg/arbeidsgrupper viser til grupper som er under styret. Informasjon om hva som skjer og planer fremover tas opp på styremøtet. - Oppfølgingssaker er en påminnelse til styret om hvilke saker som ikke er avsluttet, og som må jobbes videre med - Diskusjonssaker er saker hvor det ikke skal vedtas noe, men saken skal diskuteres. Ofte trenger et styremedlem styrets meninger om en sak. - Vedtakssaker er saker hvor det gjøres et vedtak. Vedtakene må dokumenteres og gjelder fram til det blir vedtatt noe annet. Vedtakssaker må gjøres kjent før møtet. Noen foreninger har kun vedtakssaker på generalforsamlinger. - Eventuelle saker tas opp. Husk tidsrammen. Nummerering av sakene: I eksempelet ovenfor er sakene nummerert. I år 2013 er første sak nummerert 001/ 13, andre sak 002/ 13 osv. Det er ikke alle som bruker dette systemet, men det kan være lurt av praktiske grunner: - Det gjør det lettere å holde orden på sakene, holde temaer fra hverandre - Det gjør det letter å få tatt beslutninger - Det gjør det enklere å finne tilbake til sakene 15