Kurs i styrearbeid Sekretærer

Transkript

1 Kurs i styrearbeid 2010 Sekretærer

2 Mål for kurset Læringsmål Kjenne til sekretærens rolle og oppgaver i et styre Kunne skrive referat og føre protokoll Kjenne til hvordan et saksarkiv kan forvaltes Kjenne til dokumenter som styremøtepapirer, årsmøtepapirer, rundskriv, logobruk og grafikk

3 Kursinnhold Temaer: Hva forventes av en sekretær? Referat- og protokollførsel Hvordan forvalte et saksarkiv? Saksbehandling Styremøtepapirer/årsmøtepapirer, meldinger Logo og grafikk

4 Grupper Rød gruppe Marianne Bergland Berit Johannessen Helene Magnarsen Blå gruppe Jørn Tore Røed Janne Helene Aasen Wenche Henriksen

5 Gruppeoppgave Hva forventes av en sekretær etter deres mening? Gruppene noterer sine konklusjoner. Plenumsdiskusjon.

6 Vedtektene sekretærens rolle

7 Vedtektene: Forbundets vedtekter Normalvedtekter for avdelinger i FLT Rammevedtekter for bedriftsgrupper

8 Normalvedtektene for avdelingene 4 Årsmøte og medlemsmøte 2. Leder, nestleder, kasserer og sekretær velges ved særskilt valg.

9 Normalvedtektene for avdelingene 5 Styret 5. Sekretæren fører møteprotokollen og besørger korrespondansen i forståelse med lederen.

10 Sekretærens oppgaver Skrive protokoll fra styremøter og medlemsmøter Avdelingens korrespondanse i samråd med leder Utarbeide handlingsplaner, rapporter og beretninger Skrive referater til pressen, annonser, reklame og lignende Sørge for annonsering og kunngjøring av møter Være avdelingens arkivar

11 Sekretærens oppgaver Viktig for sekretæren Ha nøye kjennskap til alt som skjer i avdelingen. Orden! Får ting unna!

12 Sekretærens oppgaver Oppsummering Hva er sekretærens viktigste arbeidsoppgaver? Hvilke krav bør vi stille til en god sekretær?

13 Referat og protokoll Referat Gjengivelse av hva som har skjedd på et møte, beregnet på offentliggjøring. Kan gjengi hva som blir sagt i foredrag og diskusjoner. Protokoll Møtebok, som på en korrekt, saklig og oversiktlig måte gjengir hva som har gått for seg på møtene. Enighetsprotokoll uenighetsprotokoll Klare formkrav!

14 Protokoll formkrav En protokoll skal inneholde følgende: Når og hvor forhandlingene fant sted Navnet på bedriften Hvem som var til stede Hva saken gjelder Hvilke krav som ble satt fram og hvor (i overenskomsten) kravet/kravene er forankret Hvilke(t) standpunkt partene tok Hva partene ble enige om Ved uenighet hovedpremissene eller begrunnelsene for standpunktene Underskrift av begge parter

15 Protokoll formkrav Protokollen skal: Være absolutt upartisk Ikke være farget av personlige oppfatninger, sympatier/antipatier Være saklig og nøktern Husk: Ikke framhev en sak framfor en annen. Ikke ta parti.

16 Protokoll formkrav Regler for protokollføring Einar Gerhardsens punkter for god protokollførsel Se side 78 i Organisasjonsarbeid

17 Protokoll formkrav Eksempler Protokoll fra styremøte, se side 80 Protokoll fra medlemsmøte, se side 82 Protokoll fra forhandlingsmøte

18 Protokoll fra forhandlingsmøte Torsdag ble det avholdt forhandlinger i Indre Ytrefjord Masseproduksjons lokaler angående lokale lønnsforhandlinger mellom FLT og Indre Ytrefjord Masseproduksjon. Til stede fra bedriften: Kari Karlsen, Jens Jensen Til stede fra FLT: Ole Olsen, Hilde Hilsen, Hans Hansen. Partene diskuterte lokale lønnsreguleringer ihht. overenskomstens lønnsparagraf 7. Partene hadde en gjennomgang av bedriftens økonomi, markedssituasjon og fremtidsutsikter har vært et økonomisk godt år og med det som bakgrunn så bedriften seg i stand til å gi lokale lønnstillegg. Partene ble enige om å gi lokale lønnstillegg innenfor en ramme på 3 %. Disse fordeles på 2,5 % generelt tillegg og 0,5 % individuelt tillegg. De lokale lønnstilleggene blir gitt fra For bedriften Underskrift For FLT underskrift

19 Eksempel på en dårlig protokoll hva er feil her?? Protokoll Vedr. forlengelse av nåværende midlertidig avtale Avtalens videre gyldighet: Partene er enig om å forlenge den midlertidige avtalen av med 6 mnd. fra Det er en forutsetning at partene i perioden møtes for å utarbeide en permanent avtale. For bedriften (sign.) For bedriftsgruppa (sign.)

20 Protokoll Til diskusjon: Hva er forskjellen på en møteprotokoll og et møtereferat? Hva er hensikten med et referat fra et møte? Hvorfor protokoll?

21 Protokoll Oppgave Gruppa tar utgangspunkt i forslag til saksliste på side 32 i Organisasjonsarbeid. Lag en tenkt protokoll fra medlemsmøtet etter hvordan dere ser møtet forløpe. Bruk reglene for god protokollføring.

22 Oppgave Hver og en skriver referat fra AOFs presentasjon. Sammenlikn og vurder hva hver og en har vektlagt og tatt med i referatet. Diskuter hvorvidt slike referater kan benyttes som informasjon ut til medlemmene.

23 Saksarkiv Hensikt Ta vare på dokumentasjon til og fra avdelingen Hvordan avhenger av avdelingens størrelse Husk Arkivet tilhører avdelingen. Skal være til disposisjon for styret og medlemmer

24 Saksarkiv Eksempel på arkivverdige dokumenter Brev til avdelingen Rundskriv til avdelingen Brev fra avdelingen Protokoller (!!)

25 Saksarkiv Hvordan avhenger av avdelingens størrelse Små avdelinger: To mapper en for skriv til avdelingen en for kopier av skriv sendt fra avdelingen Store avdelinger: Flere mapper inndelt etter de viktigste sakene innkomne og sendte skriv i samme saksmappe Samme prinsipper gjelder for elektronisk lagring

26 Saksarkiv Til diskusjon Hvorfor er det så viktig å ha en god arkivordning? Hvordan foregår arkiveringen i din avdeling?

27 Kort om møter Styremøter Ledes av avdelingsleder Leder setter opp forslag til saksliste på forhånd Saker drøftes inngående, lager innstillinger til medl.møte Vedtak i rutine- eller adm.saker Planlegging Det skal føres protokoll! Medlemsmøter Åpne for alle medlemmer Må planlegges godt og ha en hensikt ha tid til uformelt Informasjon Egne tema Rom for fantasi og oppfinnsomhet Før protokoll fra møtet! Årsmøter her gjelder regler ihht vedtektene

28 Kort om møter Til diskusjon i gruppa Holdes det regelmessige styremøter i din avdeling? Hvor ofte? Hva er fordelene ved faste styremøter? Hvilke saker kan din avdeling avgjøre på egen hånd?

29 Saksbehandling Forberedelse av saker før f.eks. medlemsmøte Saker kommer fra enkeltmedlem, klubb, forbundet, andre organisasjoner eller av styret selv. Styret forbereder saker som skal behandles. Lager forslag til løsning av hver enkelt sak innstilling Tips: Grundig saksforberedelse => innflytelse på avgjørelsene Grundig saksforberedelse => interesserte medlemmer i en aktiv avdeling/klubb

30 Kunngjøring av møter (innkalling) Hensikt Få folk til å lese informasjonen i kunngjøringen Å få folk til å interessere seg for det som kunngjøres Gi lyst til å komme på møtet Husk egne krav for innkalling til årsmøte!

31 Kunngjøring av møter Hvordan Plakater Avdelingens nettside Annonser og notiser i aktuelle aviser Løpesedler Rundskriv Personlige innbydelser SMS og e-post Muntlig

32 Kunngjøring av møter Hva Hvor og når? Hvem er arrangør? Hvem har adgang? Koster det noe? Program Saksliste Evt. navn på foredragsholdere og tittel på foredrag

33 Kunngjøring av møter Felles regler uansett trykksak/annet Vær sparsom med farger og skrifttyper! Korte setninger og korrekt språk Les korrektur!

34 Kunngjøring av møter Individuell oppgave Lag en kunngjøring (velg selv hva slags type) for et medlemsmøte i din avdeling. Til diskusjon i gruppa Hva mener dere om personlige brev med møteinnkalling til hvert medlem? Hva mener dere om bruk av e-post og sms?

35 Årsmøtepapirer Årsmøtet Avdelingens høyeste organ Reguleres i vedtektene Ekstraordinært årsmøte når styret eller 25% av medlemmene forlanger det

36 Årsmøtepapirer Årsberetning Melding om avdelingens virksomhet i året om er gått Behandles først på styremøte Legges fram til godkjenning på årsmøtet (styrets årsmelding) Vanlig å sende ut på forhånd Sendes FLTs administrasjon

37 Årsmøtepapirer Årsberetning skal inneholde oversikt over Styremedlemmer og andre tillitsvalgte i perioden Antall styremøter, medlemsmøter, informasjonsmøter og andre arrangementer som er avholdt Foredrag som er holdt, tittel på foredragene og foredragsholdernes navn Medlemstallet ved periodens begynnelse, tilgang og frafall i perioden, medlemstallet ved periodens slutt Økonomien og medlemmenes kontingentforhold Virksomheten i komiteer og utvalg Rekrutteringsarbeidet Organisasjonsarbeidet Opplysningsarbeidet Takk til medlemmer og samarbeidspartnere

38 Årsmøtepapirer Innkalling til årsmøtet Fra 4 i normalvedtektene om årsmøte 1. Ordinært årsmøte blir avholdt senest innen 31. mars. Årsmøtet blir innkalt med minst 14 dagers varsel. Saksliste, samt frist for innsending av forslag, skal gå fram av sakslisten.

39 Årsmøtepapirer Saksliste Åpning Konstituering Beretning Regnskap Budsjett Forslag Valg Eventuelt skal aldri forekomme på dagsorden til et årsmøte.

40 Årsmøtepapirer Etter avholdt årsmøte Send inn til forbundet: Årsberetning Regnskap melding om valg evt. endring av avdelingskontingent innen en mnd. etter avholdt årsmøte.

41 Årsmøtepapirer Til diskusjon Hvorfor må alle saker som behandles på årsmøtet være tatt med på den kunngjorte sakslista? Hva er grunnen til at visse saker bare kan behandles på et årsmøte? Hvilke saker er det i din avdeling? Hvorfor settes valg som siste punkt?

42 Mer om skriftlig materiell og informasjonsflyt Kontakt mellom FLT sentralt og avdelingen Holdes ved like med Rundskriv Korrespondanse Rapporter E-post Nett Annet..?

43 Mer om skriftlig materiell og informasjonsflyt Informasjonsflyt Info fra sentralt hold behandles i avdelingsstyret som gjennomgår og tar standpunkt til sakene Hvordan best informere medlemmene? Den andre veien info til forbundet sentralt

44 Mer om skriftlig materiell og informasjonsflyt Handlingsplaner Aktivitetsplaner Søknader Faglig regnskap

45 Mer om skriftlig materiell og informasjonsflyt Brevskriving foreningskorrespondanse Kjenn de alminnelige reglene for brevskriving (oppsett og form) Bruk ordliste/stavekontroll på pc Fremmedordbok kjekt å ha Se eksempler side 108 og 109 i boka.

46 Mer om skriftlig materiell og informasjonsflyt Brevskriving Mange benytter ferdigtrykte brevark med info om avd.navn, adresse, telefon Punkter i et brev: Avsenderfelt Adressatfelt Sted og dato Overskrift/heading Underskrift Vedlegg

47 Mer om skriftlig materiell og informasjonsflyt Til diskusjon Hvorfor skal vi ta kopi av alle brev i sender på vegne av avdelingen? Hvilken nytte har vi av en overskrift (heading) på brev? Hvorfor er det viktig at brev er datert og at underskriften er leselig?

48 Mer om skriftlig materiell og informasjonsflyt Nyttige FLT-skjemaer for rapportering til forbundet Styreskjema Skjema for bedriftstillitsvalgte Se på Ekstranettet

49 Mer om skriftlig materiell og informasjonsflyt Om bruk av FLTs logo Logoen må ikke brukes med andre farger enn på de nedlastbare. Den kan dog settes i sort eller hvit. Logoen må ikke ha elementer tett opptil, eller settes i ramme eller felt som virker som ramme. Logoen må ikke deles opp slik at kraftelementet" står uten tekst. Logoen må ikke settes på fargede flater som gjør at den rød eller grå forsvinner eller svekkes vesentlig. Logoen må ikke settes på skrå. Logoen må ikke krympes eller forstørres i bare enn retning slik at forholdet høyde/bredde forstyrres.

50 Mer om skriftlig materiell og informasjonsflyt Om bruk av FLTs logo Logo FLT cmyk.eps, som brukes til trykksaker. Logo FLT rgb.jpg, er en såkalt metafil som brukes i PowerPoint. Merk at man får bilde inn som en firkant med hvit bunn. Logo FLT.wmf, er en såkalt metafil som brukes i PowerPoint. Det er ikke nødvendig å kunne åpne filene direkte. Disse er ment å skulle settes inn i et dokument som et bilde.

51 Gruppeoppgave Lage skisse til informasjon til alle medlemmer om Superkurshelgen Finn nødvendig info om dato og sted på Bruk fantasi men husk FLTs regler for logo- og fargebruk osv. Visning og gjennomgang i plenum diskusjon.

52