ÅRSMØTE 3. APRIL 2014

Transkript

1 ÅRSMØTE 3. APRIL 2014 Åpning av årsmøtet, godkjenning av innkalling valg av møtedirigent og protokollunderskrivere Dagsorden for årsmøte i Skadeforebyggende forum, vedtektenes 5 Årsmøtet skal: 1 Godkjenne årsberetning og årsregnskap 2 Godkjenne mål og tiltaksplaner samt budsjett. 3 Velge styreleder, styre- og varamedlemmer for en periode på 2 år. 4 Velge valgkomité på 3 medlemmer 5 Velge revisor for et år 6 Behandle innkomne forslag Vedlagt følger en kommentert sakliste og dokumenter til årsmøtet. Vel møtt! Eva J Vaagland Daglig leder Skadeforebyggende forum, Pb 2473 Solli, 0202 OSLO tlf: , mail post@skafor.org, web

2 Skadeforebyggende forum Årsmøte 3. april 2014, kl 14.15, Hotell Opera, Oslo Kommentert dagsorden Åpning av årsmøtet, godkjenning av innkalling valg av møtedirigent og protokollunderskrivere 1 Godkjenning årsberetning og årsregnskap Årsberetning og regnskap ble behandlet i styremøte 5. mars Styret anbefaler årsmøtet å godkjenne årsberetning og regnskap. Revisjonsberetningen er uten anmerkninger. 2 Godkjenning av mål og tiltaksplaner samt budsjett Mål og tiltaksplan samt budsjett ble behandlet i styremøte 5. mars Styret anbefaler årsmøtet å godkjenne mål- og tiltaksplan samt budsjett. 3 Valg av styreleder, styre- og varamedlemmer for en periode på 2 år. Tre styremedlemmer Tori Grytli, Trygg Trafikk, Dagfinn Kalheim, Brannvernforeningen og Sigrid Egeland, Oslo kommune samt varamedlem Liv Marit Bølset, Ski kommune står på valg. Alle fire stiller til gjenvalg. Kari Aursand stiller til gjenvalg som styreleder. Valgkomiteen med Emma Bjørnsen, Trine Staff og Anne Kristine Neergaard foreslår gjenvalg av de tre styremedlemmene og varamedlemmet for perioden Kari Aursand foreslås gjenvalgt som styreleder for perioden Valg av valgkomité på 3 medlemmer Emma Bjørnsen og Trine Staff stiller til gjenvalg. Som nytt medlem og leder av valgkomiteen foreslås fagdirektør Hildegunn Bjerke, Finans Norge 5 Valg av revisor for et år Skadeforebyggende forum har benyttet PWC som revisor de siste fem år. I forbindelse med at Finans Norge skal skifte revisor kan det av praktisk hensyn i forhold til regnskap og kostnad for revisortjenester bli aktuelt å skifte revisor også for Skadeforebyggende forum, da Skafor kjøper regnskapstjenester fra Finans Norge. Det foreslås at styret får fullmakt til å tegne avtale med en statsautorisert revisor. 6 Behandle innkomne forslag Det er ingen innkomne forslag Skadeforebyggende forum, Pb 2473 Solli, 0202 OSLO tlf: , mail post@skafor.org, web

3

4

5

6

7

8

9

10

11 SKADEFOREBYGGENDE FORUMS MÅL OG TILTKASPLAN 2014/15 Som et ledd i arbeidet for å styrke organisasjonen og effektivisere bruken av begrensede ressurser er det utviklet en fast virksomhetsstruktur med årsmøtekonferanse, temaseminar, rådsmøter, informasjons- og utviklingstiltak som deler i en samlet helhet. Gjennom å etablere faste ordninger har vi en retning og form på arbeidet som skaper forutsigelse og forventninger. Nye innspill og initiativ kan plasseres inn strukturen og bidra til å utvikle virksomheten. Strategiplanen Kunnskap, koordinering og klokskap er retningsgivende for virksomheten. Strategiplanen understreker Skafors rolle som brobygger, pådriver og påvirker. Forutsetninger til grunn: Hovedvirksomheten samles i fem virksomhetsområder; drukningsforebygging, barne- og eldreulykker, innhenting og bruk av skadedata og lokalt skadeforebyggende arbeid. Det er / vil bli etablert fagråd i tilknytting til disse virksomhetsområder. Fagrådet er et forum for kunnskaps- og erfaringsutveksling og en kvalitetssikring av organisasjonens arbeid. Det arrangeres temaseminar innenfor disse områder i samråd med respektive fagråd. Forarbeidet til seminarene, kontaktarbeid, seminaret i seg selv og oppfølgingen er en sentral del av organisasjonens kunnskapsutvikling. Materiale til seminarer / konferanser og oppsummeringer fra disse legges ut på web og gjøres tilgjengelig for medlemmer og samarbeidspartnere. Trygge lokalsamfunn-nettverket inviteres til faglig oppdatering, erfarings- og informasjonsutveksling. Det arrangeres egne møter for fylkeskontakter. Rapporter fra de medvirkende kommunene og løpende kontakt med kommuner, fylkeskontakter og samarbeidsorganisasjoner er en viktig måte å innhente kunnskap om lokale utfordringer og muligheter og nye tiltak som er under utvikling, I forbindelse med Årsmøtet gjennomføres en Årsmøtekonferanse. Her settes søkelys på mer overgripende spørsmål og temaer på tvers av fagråd og sektorer. Det sendes jevnlig ut nyhetsbrev for å informere om aktuelle tiltak og invitere til seminar. Nyhetsbrevet fanger opp smått og stort, og er et bindeledd til medlemmer og andre Skafor deltar i europeiske nettverk og prosjekter og i det internasjonale arbeidet med Safe Communities Det holdes et årlig dialogmøte med Helse- og Omsorgsdepartementet og Finans Norge Utviklingstiltak og prosjekter utenom det som er lagt opp som basisvirksomhet forutsetter ekstra finansiering Den foreslåtte årsplanen/ tiltaksplanen for 2014/2015 bygger på punktene ovenfor, og tidsplanen er satt opp i forhold til kapasitet og praktiske muligheter

12 Mål og tiltaksplan 2014/15 Prioriterte oppgaver Trygge lokalsamfunn lansere nasjonal plattform og godkjenningsordning, utvikle nettverket og fylkeskontaktnettet, etablere samarbeid med nye kommuner, følge opp TL-arbeidet lokalt 2. Etablere eget fagråd for innhenting og bruk av skadedata og videreføre fagrådene som kunnskapsbase for drukningsforebygging, barnesikkerhet og eldresikkerhet. 3. Arrangere fagseminar og andre møteplasser som ledd i kunnskaps-, kontakt- og nettverksutvikling, og for å synliggjøre virksomheten 4. Videreføre deltakelse i internasjonale nettverk og prosjekter 5. Organisatorisk: utvikle ny strategiplan, utvikle nettsidene videre og styrke medlemsbasen SKAFOR realiserer sin rolle som brobygger, påvirker og påtrykker gjennom å : Delta oppfølgingen av regjeringens strategi for forebygging av personskader Delta i relevante utvalg i regi av nasjonale aktører Fungere som høringsinstans og bidragsyter i utvikling av nye tiltak Delta i internasjonale prosjekter og nettverk Bidra med innlegg på seminar og konferanser som belyser våre fag- og interesseområder Delta i vesentlige nettverk og på konferanser som belyser skader, ulykker og forebygging Skrive artikler og arbeide med informasjonsmateriell Være åpen for nye muligheter og samarbeidstiltak Årsplan og aktiviteter Januar Strategiseminar 29. jan / planlegging og rapportering / Nyhetsbrev Februar Planlegging og rapportering Mars Styremøte / TL-nettverksmøte mars / Nyhetsbrev April TL-fylkesnettverksmøte 2. april / Årsmøte og Årsmøtekonferanse 3. april / Nyhetsbrev Mai Markering av Andebu som TL- kommune 6. mai / Temaseminar I - Drukning 13. mai Juni Europeisk Safe Community konferanse i Harstad juni / Temasemianr II - Barnesikkerhet 11. juni / Styremøte Juli Møte i EuroSafe August Planlegging / Nordisk folkehelsekonferanse i Trondheim aug. September Styremøte / Dialogmøte med HOD og Finans Norge / Nyhetsbrev Oktober Nasjonal folkehelsekonferanse November Temaseminar III - Innhenting og bruk av skadedata / Styremøte / Nyhetsbrev Desember Temaseminar IV - Eldresikkerhet

13 FORSLAG TIL BUDSJETT 2014 Forslaget er behandlet og godkjent i styremøte DRIFTSINNTEKTER REGNSKAP 2012 REGNSKAP 2013 BUDSJETT 2014 Budsjettilskudd Finans Norge Budsjettilskudd HOD Helsedirektoratet - Barn Helsedirektoratet - Eldre MVA-kompensasjon Bidrag TACTICS / JAMIE / EU-PROSJ Bidrag fra andre Tilskudd fra GjensidigeStiftelsen Medlemskontingent SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER Lønnskostnader Lønninger Arbeidsgiveravgift Pensjonspremie Sosialt utgifter inkl. forsikringer Andre personalkostnader Kontorutgifter Utgifter til kontorlokaler Kontor- og datautstyr Web-utvikling Rekvisita / div. kontorutgifter Profilering / Trykksaker Telefon, teletjenester Kopiering Porto / budtjenester Tidskrifter, medlemskap, faglitt Konsulenttjenester Regnskap og IT - tjenester Andre kontorkostnader Revisor Møter, reiser, kurs, konferanser Årsmøte Reiseutgifter Kurs/konferansekostnader Styreutgifter Strategi / Konferanser / Årskonferanse Møteutgifter Gaver, blomster, diverse TL-utviklingsprosjekt SUM DRIFTSKONSTANDER Finansinntekter - kostnader Renteinntekter RESULTAT

14 Vedtekter for Skadeforebyggende forum Vedtektene ble opprinnelig vedtatt i et i ekstraordinært årsmøte i Oppdatert og modernisert i årsmøtet Navn og formål Skadeforebyggende forum er en medlemsorganisasjon, et uavhengig nasjonalt kontakt- og samarbeidsorgan. Formålet er å styrke og utvikle det skadeforebyggende arbeidet, redusere risiko for skader og ulykker som kan føre til personskader og dødsfall, og begrense konsekvensene av alvorlige ulykker. Skadeforebyggende forums engelske betegnelse er Norwegian Safety Forum 2 Virksomhet Skadeforebyggende forum skal stimulere til økt tverrfaglig og tverrsektorielt samarbeid mellom det frivillige, det offentlige og næringslivet, gjennom å: Etablere møteplasser for skadeforebyggende aktører Formidle kunnskap om skader og ulykker Følge skadeutviklingen og fungere som pådriver for opplysning og forbedring, Motivere til innsats, foreslå å initiere prosjekter og samarbeidstiltak, forskning og utvikling Delta i nordiske og internasjonale skadeforebyggende organisasjoner, og medvirke til økt internasjonal kontakt- og erfaringsutveksling 3 Organisering Skadeforebyggende forum er en ideell organisasjon organisert med tre hovedorgan: årsmøte, styre og administrasjon. 4 Medlemmer Myndigheter, organisasjoner og private virksomheter som driver skadeforebyggende arbeid kan være medlemmer av Skadeforebyggende forum. Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet. Sekretariatet treffer i samråd med styret avgjørelse om medlemskap. Inn- og utmelding skal skje skriftlig. 5 Årsmøte Årsmøtet avholdes innen utgangen av april hvert år. Styret innkaller til årsmøte med minst 3 måneds varsel. Forslag til vedtektsendringer, forslag til valgkomiteen og andre saker som ønskes behandlet av årsmøtet, må være styret / valgkomitéen i hende 6 uker før årsmøtet. Endelig innkalling med saksdokumenter skal sendes ut / gjøres tilgjengelig seinest en uke før årsmøtet. Årsmøtet skal: a Godkjenne årsberetning og årsregnskap b Godkjenne mål og tiltaksplaner samt budsjett. c Velge styreleder, styre- og varamedlemmer for en periode på 2 år. d Velge valgkomité på 3 medlemmer e Velge revisor for et år f Behandle innkomne forslag 6 Valgkomité Valgkomiteen består av leder og to medlemmer. Senest 4 uker før årsmøtet skal valgkomitéen avgi skriftlige forslag til styret. Forslag på kandidater må være valgkomiteen i hende senest 6 uker før årsmøtet. 7 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte innkalles med minst 2 ukers varsel når styret, eller minst 1/3 av medlemmene, ønsker det. Bare saker som står oppført i innkallelsen kan tas opp til behandling i ekstraordinært årsmøte. 8 Styret Styret består av leder, nestleder og 4 øvrige medlemmer, samt tre varamedlemmer. Disse skal samlet representere ulike sektorer og fagmiljøer innenfor det skadeforebyggende feltet. Funksjonsperioden for samtlige styre- og varamedlemmer er 2 år, halvparten av styret er på valg hvert år. Styret velger selv sin nestleder. Dersom et medlem i løpet av funksjonsperioden trer ut av den stilling/organisasjon som ga grunnlag for styrevervet, kan vedkommende organisasjon oppnevne en ny representant for resten av funksjonsperioden. Styret holder jevnlige møter, minst 4 ganger pr. år. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 av styrets medlemmer, hvorav leder og/eller nestleder, er til stede. Beslutninger skjer ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er styreleders stemme avgjørende. Styret skal: lede og utvikle Skadeforebyggende forums virksomhet, fremlegge virksomhetsberetning og regnskap samt mål og tiltaksplan med budsjettforslag for årsmøtet, ansette sekretariatets leder og utforme stillingsinstruks Styret kan velge å opprette råd og utvalg og delegere saker til arbeidsutvalget. 9 Arbeidsutvalget Arbeidsutvalget består av styrets leder, nestleder og sekretariatsleder. Arbeidsutvalget møtes ved behov. 10 Administrasjonen Administrasjonen er styrets utøvende organ og ledes av daglig leder. Daglig leder har ansvar for å ansette og avtale vilkår for øvrige medarbeidere. 11 Økonomi Skadeforebyggende forums økonomi bygger på samarbeidsavtaler, bevilgninger og støtte fra private og offentlige aktører samt medlemskontingent. 12 Regnskapsføring og revisjon Regnskapet skal føres i henhold til gjeldende regelverk. Det skal kontrolleres av autorisert revisor. 13 Etiske retningslinjer Skadeforebyggende forum skal i all sin virksomhet innad og utad følge høye etiske krav til uavhengighet, følge grunnleggende demokratiske verdier og fremme respekt for det enkelte menneskes liv og helse, verdighet og integritet. 14 Oppløsning av Skadeforebyggende forum Forslag om avvikling av Skadeforebyggende forum kan bare behandles av årsmøtet etter innstilling fra styret. For vedtak om oppløsning kreves 4/5 flertall. Avstemningen skjer skriftlig. I tilfelle oppløsning tilfaller foreningens midler, etter årsmøtets bestemmelse, en annen ideell organisasjon som arbeider for trygghet i samfunnet. Årsmøtet avgjør med alminnelig flertall hvilken organisasjon foreningens midler skal tilfalle. Skadeforebyggende forums arkiv skal tilbys Riksarkivet.