Konkurransegrunnlag gjeldende:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag gjeldende: Rammeavtale for anskaffelse av ny trådløs løsning for Hedmark IKT Åpen anbudskonkurranse Tilbudsfrist: Tirsdag 17. mars 2015 kl. 11:00 Konkurransegrunnlag Side 1

2 Innhold 1 Oppdragsgiver oppdraget Oppdragsgiver Anskaffelsens formål, omfang og varighet Informasjon om regelverket Kunngjøring Tilbudskonferanse Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget Opsjoner Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Språk Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Opplysningsplikt Melding om kontraktstildeling og kontrakt Tilbudsdokumenter og offentlighet Krav til leverandør (kvalifikasjonskrav) Obligatoriske krav Andre kvalifikasjonskrav til leverandør Elektronisk fakturering Kontrakt Krav til tilbudet Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Innlevering av tilbud Omkostninger Tilbudets utforming og levering Endre og tilbakekalle tilbud Komplett tilbud Alternative tilbud Tilbudsåpning Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier Tildelingskriterium Pris/totaløkonomi 60 % Tildelingskriterium Tjenestetilbud og leveranseapparat 30 % Konkurransegrunnlag Side 2

3 5.1.3 Tildelingskriterium Tilbyders referanser 10 % Vedlegg Vedlegg A: Kravspesifikasjon Konkurransegrunnlag Side 3

4 1 Oppdragsgiver oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Hedmark IKT (HIKT) er et IKT-samarbeid for kommunene Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Hamar, Løten og Stange. HIKT skal ivareta oppgaver knyttet til drift, service, forvaltning og utvikling av eierkommunenes informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), samt inngåelse og oppfølging av avtaler om kjøp av tjenester og andre varer fra eksterne leverandører innenfor dette området. Hedmark IKT er opprettet i medhold av kommuneloven 27. Våre eierkommuner har ca innbyggere og har til sammen over ansatte. 1.2 Anskaffelsens formål, omfang og varighet Vi har i dag basert vårt trådløse nettverk på en løsning fra Trapeze/Juniper. Vi er kjent med at Juniper vil avslutte utviklingen av denne porteføljen, og vi trenger en ny løsning som skal ko-eksistere med gammel løsning, og etter hvert erstatte denne. Dagens løsning består av 5 sentrale kontrollere og ca 740 aksesspunkter. Vi forventer fortsatt en økning av bruk av trådløst utstyr i vårt nettverk, og en vekst i antall aksesspunkter på grunn av dette. Helt uforpliktende vil vi anta en økning i totalt antall aksesspunkter på mellom 50 og 100 aksesspunkter årlig, i de nærmeste årene. I 2015 venter vi en økning på nærmere 100 aksesspunkter. Forventet levetid for et aksesspunkt i vårt nettverk antydes til 5-6 år. Denne konkurransen gjelder rammeavtale for anskaffelse av ny WiFi-løsning. Dette skal gjelde sentrale kontrollere, aksesspunkter og management-verktøy. Rammeavtalen skal også dekke vedlikehold og support på hele løsningen. I tillegg ønsker vi at det presenteres og prises en løsning for håndtering av gjestenett. Denne skal håndtere brukere både på vår nye og vår eksisterende WiFiløsning, samt håndtere kablet gjestenett. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av rammeavtalen, og det vil velges kun én 1 leverandør. Avtaleperiode vil være fra ca til , med mulighet til forlengelse med inntil 2 år, ett år av gangen ( ), slik at total avtaleperiode for denne delen av anskaffelsen kan bli til Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlige innkjøp. Lovdatas nettsted ( inneholder alle opplysninger om gjeldende lover og forskrifter, om offentlige anskaffelser. Doffin Database for offentlige innkjøp ( inneholder informasjon om anskaffelser i statlig og offentlig sektor ved hjelp av linker og søkermotorer, brukt for å søke i kunngjøringer utgitt av offentlig sektor i hele Norge. Konkurransegrunnlag Side 4

5 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin basen den 5. februar Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 1.6 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Spørsmål vedrørende utlysningen skal rettes på e-post til: Daglig leder Frode Danielsen, e-post: frode.danielsen@hedmark-ikt.no 1.7 Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget, som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger som gis på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til de øvrige leverandørene som har meldt sin interesse via Doffin-databasen. Alle forespørsler vil bli anonymisert. 1.8 Opsjoner Ingen 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All korrespondanse i forbindelse med denne anskaffelsen, så vel muntlig som skriftlig, skal være på norsk. 2.2 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med Lov (16. juli 1999 nr. 69) og forskrift (7. april 2006 nr. 402) om offentlige anskaffelser, Del I Alminnelige bestemmelser og Del III anskaffelser. 2.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyre for denne konkurransen er åpen anbudskonkurranse. - Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en sammenligning av alle innkomne tilbud, som er kvalifisert til å delta i utvelgelsesprosessen, på følgende måte: o o En første evaluering opp mot vilkårene i konkurransegrunnlaget. Deretter vil det, hvis det er behov, enten via møte, pr. e-post eller pr. brev, bli foretatt oppklaringer av leverandørenes tilbud, både av teknisk og kommersiell art. Oppklaringene vil kun være for at oppdragsgiver skal være sikker på at vi har forstått Konkurransegrunnlag Side 5

6 o tilbudene riktig, og for å sikre en riktig og rettferdig evaluering av alle tilbud som oppfyller kvalifikasjonene angitt i konkurransegrunnlaget. Endelig valg av én leverandør, vil bli foretatt i henhold til tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget. - Etter tilbudsfristens utløp er det ikke anledning til å endre priser, eller øvrige betingelser i tilbudet. Det er viktig at konkurransegrunnlaget leses nøye, slik at misforståelser ikke oppstår. 2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. For eksempel bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiver kan også forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding, med kort begrunnelse, dersom forespørselen om å delta i konkurransen avvises, tilbudet avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Tilbyderen kan samtidig skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avgjørelsen. Oppdragsgiver plikter å svare på en slik anmodning innen 15 dager. 2.6 Melding om kontraktstildeling og kontrakt Beslutningen om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli meddelt skriftlig og samtidig til alle tilbyderne som har deltatt i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget, og angi en tidsfrist på 11 dager for tilbyderne for en eventuell klage over beslutningen. 2.7 Tilbudsdokumenter og offentlighet I henhold til offentlighetsloven, som trådde i kraft 1. januar 2009, er alle tilbud og oppdragsgivers protokoller fra anskaffelsen åpent for innsyn straks vedtak om kontrakttildeling er gjort. Det gjelder både media og tilbydere som ikke har vunnet fram i konkurransen om oppdraget. Unntaket gjelder forretningshemmeligheter. Enhetspriser vil ikke bli offentliggjort. Totalprisen kan ikke unntas fra offentligheten. Tilbyder bes i tilbudet gjøre oppmerksom på hvilke opplysninger som anses som forretningshemmeligheter, og som dermed ønskes unntatt fra offentligheten (se punkt 4.5, Tilbudets utforming og levering). Oppdragsgiver er likevel pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysninger kan unntas offentlighet. Konkurransegrunnlag Side 6

7 3 Krav til leverandør (kvalifikasjonskrav) Leverandørens økonomiske og finansielle stilling samt tekniske kvalifikasjoner skal dokumenteres ved følgende minimumskrav: 3.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Leverandøren skal levere HMSegenerklæring Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Signert HMS-egenerklæring 3.2 Andre kvalifikasjonskrav til leverandør Det er viktig for videre deltagelse i konkurransen at de obligatoriske kravene over, og kvalifikasjonskravene under er oppfylt. Krav til organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Krav til økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets, årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Kredittvurdering med krav til kredittverdighet uten sikkerhetsstillelse Krav til tekniske/faglige kvalifikasjoner Konkurransegrunnlag Side 7

8 Krav Dokumentasjonskrav Det kreves meget god gjennomføringsevne Beskrivelse av leverandørens tekniske personell og tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. Det kreves meget god erfaring fra tilsvarende oppdrag Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres En beskrivelse av metoder for kvalitetssikring 3.3 Elektronisk fakturering Noen av kommunene mottar i dag elektronisk faktura. Leverandørene må kunne tilby e-faktura på EHF-format. Det bes også oppgitt om andre elektroniske formater kan tilbys i tillegg. 3.4 Kontrakt Leverandør må tilby kontrakt iht. Statens standardavtaler: - En av Kjøpsavtalene (SSA-K og SSA-k-lille) - En av Vedlikeholdsavtalene (SSA-V og SSA-v-lille) 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oss i hende senest: Tirsdag 17. mars 2015, klokken 11:00 (For sent innleverte tilbud vil bli avvist.) 4.2 Vedståelsesfrist Leverandøren må stå ved sitt tilbud til: 01. juni Innlevering av tilbud Tilbudet skal oversendes i nøytral lukket innpakning merket Rammeavtale for anskaffelse av ny trådløs løsning for Hedmark IKT til: Hedmark IKT Konkurransegrunnlag Side 8

9 v/frode Danielsen Vangsveien Hamar eller leveres til servicekontoret i Hamar kommune: Hamar rådhus, Vangsveien 51. Ved innlevering til servicekontoret må leverandørene selv påse at servicepersonalet påfører innleveringstidspunktet på innpakningen. Tilbyder kan ved skriftlig henvendelse til ovennevnte kontaktperson tilbakekalle eller endre innsendt tilbud, inntil tilbudsfristens utløp. Etter tilbudsfristens utløp kan ikke leverandøren tilbakekalle eller endre sitt tilbud. Tilbudet er da rettslig bindende. 4.4 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet, eller i forbindelse med tilbudsprosessen ellers, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4.5 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være utformet på norsk. Det er ikke tillatt å oversende tilbudet pr. elektronisk post eller telefaks. Tilbudet skal leveres i 1 (ett) eksemplar i papirform og 2 (to) elektroniske eksemplarer på flyttbart medium (CD eller minnepinne), hvorav det ene eksemplaret skal sladdes for forretningshemmeligheter som ønskes unntatt fra offentligheten. Det elektroniske formatet skal kapittelinndeles og struktureres på nøyaktig samme måte som papirformatet. Tilbudet skal presenteres på en ryddig måte, innsatt i permer med skilleark. Tilbudet skal ikke limes, stiftes eller innbindes på en måte som kan vanskeliggjøre kopiering. Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse. For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet ber vi om at anbudsdokumentene ordnes i følgende rekkefølge: Del A: Del B: Del C: Tilbudsbrev m.m. 1: Tilbudsbrev datert og signert Besvarelse av kvalifikasjonskriterier 1: Attest for betalte skatter og trygdeavgift 2: Attest for betalt merverdiavgift 3: HMS erklæring 4: Kontaktinformasjon for fast kontaktperson og stedfortreder 5: Dokumentasjon på erfaring 6: Underskrevet vedlegg C Egenerklæring_innkjøp Løten kommune Besvarelse av kravspesifikasjon og pristilbud 1: Fullstendig besvart alle punkter i kravspesifikasjon 2: Fullstendig pristilbud, der anskaffelse og vedlikehold/support for en fireårsperiode er atskilt. I den grad det tilbudte løsning er modulbasert, skal hver modul prises Konkurransegrunnlag Side 9

10 tydelig for seg. Det skal ikke tilkomme ekstrakostnader for kunde i forbindelse med implementering av løsningen. For at vi skal kunne foreta en rettferdig vurdering av alle tilbud, skal alle eventuelle ekstrakostnader skal være oppgitt i pristilbudet. Del D: Øvrig informasjon 1: Kataloger, brosjyrer og lignende 2: Annen relevant informasjon som ikke passer inn under punktene overfor 4.6 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Dette skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres. 4.7 Komplett tilbud Alle kostnader i forbindelse med bruk av produktene eller utførelsen av tjenestene skal være tatt med i tilbudet. Detaljer som er nødvendig for at produktet skal fungere, og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert med mindre annet er oppgitt. 4.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud på denne forespørselen. 4.9 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av 2 representanter fra oppdragsgiver umiddelbart etter innleveringsfristen. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med kravene i kunngjøringen og/ eller konkurransegrunnlaget, kan bli forkastet. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver, basert på følgende tildelingskriterier og vekting: Tildelingskriterier: Vekting: Pris/totaløkonomi 60 % Tjenestetilbud og leveranseapparat 30 % Konkurransegrunnlag Side 10

11 Tilbyders referanser 10 % Hvert kriterium vil bli tildelt poeng fra 1 (dårligst) til 10 (best) og deretter vektet i henhold til oppgitte prosenter. Beste tilbud for hvert kriterium vil gi 10 poeng. Det vil bli gitt en poengsum som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene. Poengsummen vil bli multiplisert med den angitte vekting, og summeres. Tilbudet med den høyeste, vektede totale poengsummen, vil bli tildelt kontrakten (se vedlagt vurderingsskjema). Referanser fra tilsvarende leveranser i Norge skal oppgis. Alle svarfelter i kravspesifikasjon skal fylles ut Tildelingskriterium Pris/totaløkonomi 60 % Tilbudet skal inneholde oversikt over dagens listepriser på alt utstyr, og tilbudt rabattsats for hele avtaleperioden, som også skal omfatte nye modeller etter hvert som de fases inn i avtalen. Tilbudet skal utformes slik at oppdragsgiver har sikkerhet for at ikke tilleggskostnader tilkommer i forbindelse med inngåelse og implementering av avtalen. Oppdragsgiver ønsker størst mulig grad av forutsigbarhet om løpende, årlige kostnader, og så lave årlige kostnader som mulig. Dokumentasjonskrav: Fullstendig beskrivelse av alle priser - Priser utstyr, programvare eller lisenskostnader - Timepris for konsulent/rådgiver - Årlig pris for 4 års support Tildelingskriterium Tjenestetilbud og leveranseapparat 30 % Beskrivelse av: - Tilbyders organisasjon - Tilbyders leveranseapparat, inklusive tilbyders bruk av underleverandører - Rutiner og prinsipper for innfasing av nye modeller, og utfasing av eksisterende, fra avtalen - Rutiner for implementering av leveranser hos oppdragsgiver - Daglige rutiner for mottak og håndtering fra oppdragsgiver om feil- og problemsituasjoner. Tilbyder skal beskrive hvordan feil- og problemsituasjoner vil bli håndtert, både i egen organisasjon og hos eventuelle underleverandører. - Beskrivelse av tilbyders utviklingsplaner og roadmap for tilbudte produkter og løsninger Dokumentasjonskrav: Konkrete beskrivelser av hvert punkt ovenfor Tildelingskriterium Tilbyders referanser 10 % Oppdragsgiver anser det som viktig at tilbyder kan vise til referanser fra kommuner for tilsvarende leveranser i Norge. Dokumentasjonskrav: Referanser med kontaktpersoner og telefonnumre for tilsvarende leveranser til andre kommuner, dersom slike finnes. Konkurransegrunnlag Side 11

12 6 Vedlegg Vedlegg A: Kravspesifikasjon Vedlegg B: Egenerklæring innkjøp Løten kommune Vedlegg C: Vektet poengskjema Vedlegg D: Vurderingsskjema ( ) Konkurransegrunnlag Side 12