MØTEINNKALLING SAKLISTE. KONTROLLUTVALET Thon hotel Bergen Airport. Møtestad: Møtedato: Tid: 14:00

Transkript

1 Side 1 av 1 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET Thon hotel Bergen Airport MØTEINNKALLING Møtedato: Tid: 14:00 Medlemene blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til utvalssekretæren straks. Varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 17/14 13/6113 Forvaltningsrevisjon - Samhandling - val av prosjekt 18/14 14/234 Oppfølgingsliste 3/ /14 14/3079 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet

2 MØTEBOK Organ Møtestad Kontrollutvalet Thon hotel Bergen Airport Møtedato Kl. 14:00 15:00 Faste medlemer til stades: Forfall til møtet: Varamedlemer til stades: Til stades med møte- og talerett: Sekretariat for møtet: Arve Mjømen, Per Rune Vereide, Kari Maria Rutle Fjærestad, Kåre Jarl Langeland, Turid Vassliås Borgund Marianne Vara, SF revisjon IKS, Øyvind Berge, Deloitte (sak 17/14) Einar Ulla Ingen merknader til innkalling og sakliste. Møtet vart gjennomført som ope møte. Møtebøker frå og vart godkjende utan merknader.

3 Møtebok Kontrollutvalet SAK 17/14 Forvaltningsrevisjon - Samhandling - val av prosjekt Frå kontrollsjefen låg det føre slik tilråding til vedtak: 1. Det er ingen tilråding i saka Handsaming Kontrollsjefen orienterte om motteken e-post der fylkesrådmannen peikar på innspel frå leiargruppa vedrørande forskjellege prosjekt som revisor har diskutert med leiargruppa. Deloitte orienterte om møta med leiarar i administrasjonen og dei innspel som var mottekne. Deloitte hadde sett opp eit skriv som vart gjennomgått i møtet med alternative prosjekt etter gjennomførde møte med leiargruppa. Framlegg til vedtak som kom fram i møtet: Kontrollutvalet har valt ut følgjande tre prosjekt for nærare gjennomgang i forvaltningsrevisjon av samhandling 1. Arbeidet med skulebruksplanen 2. Innkjøp og innføring av e-handel system 3. Bygging av Sogn og Fjordane Kunstmuseum Avrøysting: Kontrollutvalet gjekk samrøystes inn for desse prosjekta Dette gir følgjande VEDTAK: Kontrollutvalet har valt ut følgjande tre prosjekt for nærare gjennomgang i forvaltningsrevisjon av samhandling 1. Arbeidet med skulebruksplanen 2. Innkjøp og innføring av e-handel system 3. Bygging av Sogn og Fjordane Kunstmuseum SAK 18/14 Oppfølgingsliste 3/2014 Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Oppfølgingsliste 3/2014 vert teken til vitande Side 2 av 3

4 Møtebok Kontrollutvalet SAK 19/14 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet: 1. Utkast til årsmelding for kontrollutvalet 2013 vert ettersendt Utvalet kom med innspel om nokre tekstmessige endringar som vert tekne inn i årsmelding som vert lagt fram for utvalet til handsaming i neste møte. 2. Orientering frå leiar og kontrollsjef Leiar orienterte om at han har invitert fylkesordførar til neste møte i kontrollutvalet for å delta i diskusjon rundt prosessen ved utarbeiding og utsending av pressemeldingar frå kontrollutvalet. Kontrollsjef orienterte om status på saka «Attestasjonsrapport om fylkeskommunen sitt reglement om arbeidsvilkår for folkevalde». Kontrollsjefen vurderer seg som inhabil til utarbeiding av saksframlegg i saka, då han har gjeve innspel i samband med uttalen frå fylkesrådmannen som er vedlagt rapporten. Kontrollutvalet slutta seg til kontrollsjefen si vurdering, og vedtok å forespørje sekretariatet for kontrollutvalet i Møre og Romsdal fylkeskommune om å utarbeide saksframlegg. Kontrollsjefen orienterte utvalet etter deltaking i representantskapsmøte i SF revisjon IKS Side 3 av 3

5

6

7

8 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 13/ Forvaltningsrevisjon - Samhandling - val av prosjekt Framlegg til vedtak: Kontrollsjef rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Det er ingen tilråding i saka Vedlegg: Prosjektplan forvaltningsrevisjon Samhandling, vedteken i kontrollutvalet Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet vedtok prosjektplan for forvaltningsrevisjon av samhandling i KU-sak 2/14, behandla i kontrollutvalsmøte I prosjektplanen kap. 1.3, 2. avsnitt skriv revisor følgjande: Med utgangspunkt i føremålet med forvaltningsrevisjonen og drøfting i kontrollutvalet vil revisjonen i problemstilling 2 gå gjennom tre konkrete samhandlingsområde eller prosjekt som har vorte gjennomført med personell frå ulike avdelingar i fylkeskommunen. Metode for utval av samhandlingsområde/prosjekt går fram av pkt. 3.3 i prosjektplanen. I kapittel 3.3 skriv revisor at det i samråd med kontrollutvalet vil bli valt ut tre prosjekt for nærare gjennomgang. 3. Vurderingar og konsekvensar Revisor vil i KU-møte legge fram aktuelle alternative prosjekt, og det vert opp til kontrollutvalet å velje ut tre prosjekt for nærare gjennomgang i forvaltningsrevisjon av samhandling. Revisor nemner i prosjektplanen innspel på prosjekt som kan vere aktuelle å sjå nærare på: Arbeid med skulebruksplanen Bygging av Sogn og Fjordane Kunstmuseum Innkjøp og innføring av e-handel system (prosjektet er ikkje ferdigstilt) Planlegging og innkjøp av skuleskyss

9 Side 2 av 2 Revisor føreslår vidare i prosjektplanen kapittel 3.3: Revisjonen foreslår at for å gjere eit godt utval av samhandlingsområde/prosjekt kan revisjonen starte i forvaltningsrevisjonen med å gjennomføre samtalar med leiarar for dei ulike tenesteområda i fylkeskommune for å kartlegge arenaer for samhandling og prosjekt som har vore gjennomført dei siste åra mellom avdelingane. Utvalet av prosjekt kan baserast på denne kartlegginga, i dialog med kontrollutvalet. Revisor har hatt samtalar med leiarar i fylkeskommunen, og der igjennom fått innspel om kva prosjekt som kan vere interessante. Det er likevel kontrollutvalet som vil ha det avgjerande ordet i å bestemme kva prosjekt som skal vere med i forvaltningsrevisjonen av samhandling. Dette skal altså drøftast i kontrollutvalsmøtet 7. mai slik at revisor får eit vedtak frå kontrollutvalet i dette spørsmålet. 4. Konklusjon Då dette er ei sak der kontrollutvalet etter gjennomgang av alternative prosjekt, som vert ettersendt eller lagt fram i møtet, skal velje ut tre prosjekt som skal vere med i undersøkinga, vert saka lagt fram utan tilråding.

10 Forvaltningsrevisjon Sogn og Fjordane fylkeskommune Samhandling og prosjektstyring Prosjektplan/engagement letter Audit & Advisory Januar 2014

11 Innhald 1. Føremål og problemstillingar Bakgrunn Problemstillingar og føremål Presiseringar Revisjonskriterium Revisjonskriterium Overordna krav om internkontroll Prinsipp for prosjektgjennomføring System for prosjektstyring Fylkeskommunale reglement og vedtak Metode Dokumentanalyse/casestudie Intervju Case-gjennomgang Verifiseringsprosessar Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Tidsbruk... 9

12 1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet utarbeidd prosjektplan for forvaltningsrevisjon av samhandling og prosjektstyring i fylkeskommunen. Prosjektplanen vart fyrst lagt fram for kontrollutvalet i møte I møtet vart bestillinga av prosjektplanen utsett, og revisjonen fekk oversendt brev med tilbakemeldingar og ynske om justeringar i prosjektet. Denne prosjektplanen er justert i samsvar med innspela i brevet. 1.2 Problemstillingar og føremål Føremålet med prosjektet er å undersøkje om samhandlinga mellom avdelingar i fylkeskommunen vert gjennomført på ein føremålstenleg måte og om den medverkar til tverrfagleg og effektiv oppgåveløysing. Følgjande problemstillingar er utleiia frå føremålet: 1. Korleis samhandlar avdelingane i fylkeskommunen? a. Kva arenaer for samhandling finst? b. I kva grad opplever fylkeskommunen at samhandling på dei ulike arenaene har gjeve forventa effektar? c. I kva grad opplever fylkeskommunen at dei i tilstrekkeleg grad får henta ut synergiar av kompetansen på tvers av avdelingane? d. I kva grad får den enkelte avdeling i fylkeskommunen naudsynt informasjon om dei andre avdelingane? 2. Korleis vert prosjektstyring i fylkeskommunen praktisert i prosjekt der personell frå ulike avdelingar samhandlar? a. Kva overordna system har fylkeskommunen for planlegging, gjennomføring og avslutning av prosjekt? b. Er det etablert tilstrekkeleg rutinar og prosedyrar for: i. Prosjektorganisering, forankring og avklaring av roller og ansvar ii. Risikovurdering av prosjekt iii. Rapportering (inkl. budsjett, framdrift og endringar) iv. Økonomi- og ressursstyring i prosjekt v. Kvalitetssikring av planlegging og gjennomføring c. Har fylkeskommunen tilfredsstillande rutinar for evaluering og erfaringsoverføring/deling frå gjennomførte prosjekt? i. Kva rutinar har fylkeskommunen rutinar for evalueringa og erfaringsoverføring ii. I kva grad vert desse rutinane nytta? d. Er utvalde prosjekt gjennomført i samsvar med interne retningslinjer og prinsipp for god prosjektstyring? 3

13 1.3 Presiseringar For å svare på problemstilling 1 kjem revisjonen til å basere seg på dokumentasjon og intervju med leiinga i fylkeskommunen. Når det gjeld effektar av samhandling vil vi leggje vekt på korleis leiinga i fylkeskommunen opplever samhandlinga. Med utgangspunkt i føremålet med forvaltningsrevisjonen og drøfting i kontrollutvalet vil revisjonen i problemstilling 2 gå gjennom tre konkrete samhandlingsområde eller prosjekt som har vorte gjennomført med personell frå ulike avdelingar i fylkeskommunen. Metode for utval av samhandlingsområde/prosjekt går fram av pkt. 3.3 i prosjektplanen. 4

14 2. Revisjonskriterium 2.1 Revisjonskriterium Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, regelverk og andre relevante kommunale vedtak og retningsliner. Kriteria vil bli utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon 1. Lista med kriterium under er ikkje utømmande for det som kan vere relevant for prosjektet. Andre kriterium vil kunne kome til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. 2.2 Overordna krav om internkontroll Som del av sitt internkontrollansvar har fylkesrådmannen ansvar for å sikre at prosjekt er underlagt tilstrekkeleg styring og kontroll: «Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» 2.3 Prinsipp for prosjektgjennomføring I følgje Jessen (1998) er eit prosjekt «en spesiell, målrettet og avgrenset arbeidsoppgave som krever en samordnet, menneskelig innsats» (Jessen 1998:32). Eit prosjekt er kjenneteikna av følgande eigenskaper: Oppgåva er av ein spesiell karakter og er ikkje ein del av dei ordinere driftsoppgåvene Oppgåva er målsatt og planlagt Oppgåva skal utførast innanfor visse rammer knytt til t.d. tid, pengar, personell, utstyr Grunnleggande prinsipp for prosjektgjennomføring kan utleiast av teori og standardar. I forvaltningsrevisjonen vil ISO-standarden Kvalitetsstyring i prosjekt Systemer for kvalitetsstyring - Retningslinjer for kvalitetsstyring i prosjekter 2 bli nytta som autoritativ kjelde. Følgjande krav kan stillast til oppfølgings- og planleggingssystem: - «Planleggingen og koordineringen må omfatte hele prosjektet. - Veldefinerte og omforente styringsprinsipper må benyttes gjennom hele prosjektet. - Problemer i prosjektgjennomføringen må kunne identifiseres så tidlig som mulig. - Prosjektstyringssystemet må være slik utformet at det gir grunnlag for god kommunikasjon på alle nivåer i prosjektarbeidet. - Informasjonsmengden prosjektet produserer må være i tråd med det behov som eksisterer på ulike nivåer på informasjonsmottakersiden. - Rapportering av forbruk av ressurser må skje med den frekvens som er nødvendig etter hvert som prosjektet går fremover. - Avviksrapporteringen må være slik at den lett kan bidra til konkrete handlinger.» (Jessen 2005:301) 1 RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon 2 ISO 10006:2003 5

15 2.3.1 System for prosjektstyring Styring av prosjekt omfattar aktivitetar og prosessar både i den fylkeskommunale organisasjonen og i ein funksjon eller grupper spesielt oppretta for prosjektet. Det er tre hovudfasar i eit prosjekt: initiering/planlegging, gjennomføring og avslutning. Modellen under illustrerer viktige element ved prosjektgjennomføring. Prosjektstyringa bør innehalde retningsliner for oppfølging i dei ulike fasane i prosjekta og prosedyrar/rutinar og sjekklister for å sikre at aktivitetar vert gjennomført som føresett. Nedanfor er det konkretisert korleis krava i teori og standardar for prosjektstyring inngår i hovudfasane i prosjektgjennomføringa Initiering/Planlegging I forprosjektfasen er det viktig å klargjere målet med prosjektet. Måla kan vere gjevne frå politisk hald eller vere utforma i administrasjonen, og vil føreliggje i form av eit formelt politisk eller administrativt vedtak. I tillegg til måla for kva ein skal oppnå med prosjektet, kan det også vere sett føresetnader knytt til tidsfrist, økonomisk ramme og liknande. Økonomiske rammer må byggje på kostnadsoverslag som er realistiske, der det er tatt omsyn til alle kostnader og gjort påslag for uvisse knytt til prosjektføresetnader. I følgje NS-ISO skal det ved start av enkeltprosjekt utarbeidast ein kvalitetsplan for prosjektet som skildrar aktivitetar og ressursar som er nødvendige for å nå prosjektmåla. Det bør vera lagt opp til periodisk gjennomgang av framdriftsplanen for prosjekta, og avvik frå framdriftsplanen bør identifiserast og vurderast. Planlegginga bør omfatte ei risikovurdering, og det bør vere etablert system eller rutinar for å overvake risikoen i heile prosjektperioden. Av ISO-standarden går det fram at: «Identifisering av risiko bør ikke bare ta i betraktning risiko ved kostnader, tid og produkt, men også risiko på områder som produktkvalitet, trygghet, pålitelighet, profesjonelt ansvar, informasjonsteknologi, sikkerhet, helse og miljø. [...] All identifisert risiko bør vurderes. Ved denne vurderingen bør det tas hensyn til erfaringer og historiske data fra tidligere prosjekter. [...] Resultatene fra alle analyser og vurderinger bør registreres og kommuniseres til relevant personell.» Dersom prosjektet inneber behov for innkjøp frå eksterne leverandørar av varer og tenester bør det vere utarbeidd rutinar som sikrar at innkjøpsprosessar blir gjennomført i samsvar med krav i regelverk og interne rutinar. 6

16 Gjennomføring Seinast ved start for gjennomføring av prosjekt bør det vere vedteken ei prosjektorganisering med klare ansvarsforhold og rapporteringslinjer. Det bør også vere gjort nødvendige avklaringar om framdriftsplan og vesentlege kontrakts- og avtaleforhold. Det bør også vere etablert rutinar for rapportering frå prosjektleiinga til den administrative leiinga, og eventuelt for rapportering vidare til politiske organ Avslutning og evaluering Det bør vere fastsett rutinar for avslutning prosjekt. Avhengig av kva slags prosjekt ein har med å gjere, kan dette omfatte prosedyre for overtaking/overlevering av leveransen og avslutning av prosjektrekneskapen. Det bør også vere utforma ein rutine for evaluering av prosjekt for å sikre kontinuerleg forbetring av prosjektstyring i kommunen, og det bør vere lagt til rette for lagring av arkivverdige dokument knytt til prosjekta. 2.4 Fylkeskommunale reglement og vedtak I undersøkinga vil fylkeskommunen sitt delegasjonsreglement andre interne reglement kunne vere relevante revisjonskriterium. I prosjektgjennomgangen vil eventuelle vedtak knytt til dei enkelte prosjekta vere aktuelle revisjonskriterium, saman med eventuelle vedtekne økonomiske rammer for prosjekta. 7

17 3. Metode Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 3.1 Dokumentanalyse/casestudie Dokument i form av mellom anna rutinar, malar og vedtak vil bli innsamla som bakgrunnsdata og faktagrunnlag for skildringa av fylkeskommunen sine system og rutinar, samt for korleis fylkeskommunen har gjennomført dei utvalde prosjekta. 3.2 Intervju Revisjonen ønskjer å gjennomføre intervju med representantar frå leiargruppa i fylkeskommunen, samt med personar som har delteke i dei utvalde prosjekta. Vi reknar med å gjere eit utval på om lag 10 personar. 3.3 Case-gjennomgang Revisjonen vil i samråd med kontrollutvalet velje ut tre prosjekt for nærare gjennomgang. Desse prosjekta kan veljast ut frå ulike område. Revisjonen har fått innspel på følgjande prosjekt som kan vere aktuelle å sjå nærare på: Arbeidet med skulebruksplan Bygging av Sogn og Fjordane Kunstmuseum Innkjøp og innføring av e-handel system (prosjektet er ikkje ferdigstilt) Planlegging og innkjøp av skuleskyss Revisjonen foreslår at for å gjere eit godt utval av samhandlingsområde/prosjekt kan revisjonen starte i forvaltningsrevisjonen med å gjennomføre samtalar med leiarar for dei ulike tenesteområda i fylkeskommune for å kartlegge arenaer for samhandling og prosjekt som har vore gjennomført dei siste åra mellom avdelingane. Utvalet av prosjekt kan baserast på denne kartlegginga, i dialog med kontrollutvalet. 3.4 Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju blir sendt til intervjuobjekt for verifisering og det er informasjon frå det verifiserte intervjuet som vil bli nytta i rapporten. Høyringsutkast til rapport vil bli sendt til fylkesrådmannen for verifisering og uttale. Fylkesrådmannen verifiserer faktadelen i rapporten og blir oppfordra til å gje ei uttale til dei vurderingar og forslag til tiltak som følgjer av rapporten. Fylkesrådmannen sin uttale vil bli vedlagt den endelege rapporten. 8

18 4. Tid og ressursbruk 4.1 Nøkkelpersonell Stein Ove Songstad vil vere ansvarleg partner for prosjektet. Øyvind Midtbø Berge vil vere prosjektleiar, og Birte Bjørkelo vil vere ansvarleg for kvalitetssikring av prosjektet. 4.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin art og den planen som er lagt for korleis det skal bli gjennomført, er det stipulert at det vil ta omlag 315 timar å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer førebuing av prosjektet, utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, analyse av empiri i høve til revisjonskriterium, og utarbeiding og kvalitetssikring av rapport. Tidsestimatet inkluderer ikkje førebuing og presentasjon av rapport i fylkestinget. Ein slik presentasjon vil bli fakturert per forbruk, opptil 8 timar. Ved utløysing av denne opsjonen vil den totale ramma for prosjektet vere 323 timar. Oppstart av prosjektet vil vere februar Med utgangspunkt i forventa ressursbruk vil prosjektet vere sluttført innan utgangen av juni. For å kunne gjennomføre prosjektet innan denne fristen og med stipulert timebruk er det naudsynt at kommunen innan rimeleg tid stiller dokumentasjon tilgjengeleg og at utvalde personar stiller til og verifiserer intervju. Fakturering av kostnadane ved prosjektet vil skje i høve til avtale. Bergen, Stein Ove Songstad, ansvarleg partnar 9

19 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS

20 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 13/ Internt l.nr /14 Sak: 17/14 Tittel: Forvaltningsrevisjon - Samhandling - val av prosjekt Behandling: Frå kontrollsjefen låg det føre slik tilråding til vedtak: 1. Det er ingen tilråding i saka Handsaming Kontrollsjefen orienterte om motteken e-post der fylkesrådmannen peikar på innspel frå leiargruppa vedrørande forskjellege prosjekt som revisor har diskutert med leiargruppa. Deloitte orienterte om møta med leiarar i administrasjonen og dei innspel som var mottekne. Deloitte hadde sett opp eit skriv som vart gjennomgått i møtet med alternative prosjekt etter gjennomførde møte med leiargruppa. Framlegg til vedtak som kom fram i møtet: Kontrollutvalet har valt ut følgjande tre prosjekt for nærare gjennomgang i forvaltningsrevisjon av samhandling 1. Arbeidet med skulebruksplanen 2. Innkjøp og innføring av e-handel system 3. Bygging av Sogn og Fjordane Kunstmuseum Avrøysting: Kontrollutvalet gjekk samrøystes inn for desse prosjekta Dette gir følgjande endeleg vedtak: Kontrollutvalet har valt ut følgjande tre prosjekt for nærare gjennomgang i forvaltningsrevisjon av samhandling 1. Arbeidet med skulebruksplanen 2. Innkjøp og innføring av e-handel system 3. Bygging av Sogn og Fjordane Kunstmuseum

21 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/234-5 Oppfølgingsliste 3/2014 Framlegg til vedtak: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Oppfølgingsliste 3/2014 vert teken til vitande Vedlegg: Oppfølgingsliste 3/2014 Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING Etter forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 20, 2. ledd skal sekretariatet for kontrollutvalet sjå til at utvalet sine vedtak vert sett i verk. Kontrollutvalet får med dette oppfølgingsliste 3/2014 over saker i kontrollutvalet som har vore handsama i utvalet tidlegare og som enten ikkje er avslutta, eller som vart avslutta i førre møte. Dei sakene som er merka med avslutta vert ikkje med på neste utgåve av oppfølgingliste. Det er behov for å ha ei oversikt over dei til ei kvar tid aktive saker. Sekretariatet har også som oppgåve å følgje opp dei saker som vert tekne opp i utvalet. Oppfølgingslista er ei sak som er planlagt å legge fram for utvalet i kvart møte. I tillegg vil kontrollutvalet få ei oversikt over forvaltningsrevisjonar med status og oppfølgingsdatoar. Denne lista vil bli teke med i oppfølgingssaka eit par gongar kvart år. Dette vil gjere at utvalsmedlemmane til ei kva tid har oversikt over dei sakene som vi har til oppfølging.

22 Oppfølgingsliste 3/2014 Saker som er avslutta vil ikkje kome med på neste statusrapport. Sak-nr Saker som er tekne opp Dato Oppfølging KU Status 1/11 Forvaltningsrevisjon 2011 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane fylkeskommune handsaming av rapport Innan utgangen av 2012 Ny oppfølging H : Sendt til FT :Oppfølging av administrasjonen iflg. FT-vedtak innan med rapport til KU. 12.2: Samtale med Jan Øhlckers Etter det som kom fram i møtet med Øhlckers vil det først kome noko status frå dette prosjektet H-13. Følgjast opp vidare. 15/13 FR bygge og eigedomstenesta oppfølging av FT-sak 23/08 23/13 Forvaltningsrevisjon Energi og Miljø oppfølging av rapport Ny oppfølging V-14 og januar Utgangen av Ny oppfølging innan utgangen av :Samtale med Roar Nesset: Bygge- og eigedomstenesta har måtta prioritert investeringsoppfølging i samband med skulebruksplanen, men vil prioritere oppfølging av dette prosjektet H-14. Ny rapportering etter Roar vil følgje opp tilrådingspunkt 7-9, og kome tilbake med rapport med status på oppfølging av desse punkta. Kontrollutvalet ber i vedtaket om ny rapport etter vurdering av omorganiseringa av vaktmeistertenesta innan utgangen av :Samtale med Roar Nesset: Det vert i samtalen vist til eit prosjektnotat datert ang. organisasjonsutvikling i bygge- og eigedomsforvaltninga, der det vert vist til at organisasjonsmessig plassering av driftsteknikarane er planlagt ferdigstilt innan KU tok rapporten frå fylkesrådmannen til etterretning. Utvalet ba om ny rapport når resterande oppfølgingspunkt er opfølgde, seinast innan utgangen av /13 Forvaltningsrevisjon Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar handsaming av rapport 37/13 Forvaltningsrevisjon Innkjøp handsaming av rapport 27.8 H-13 Oppfølging V : Samtale med Roar Nesset: Det vert i samtalen vist til vedtak i FT-sak 34/13 - Rullering av handlingsprogam for Fylkesdelplan for klima og miljø KU vil få brev med oppfølginga av prosjektet ifm fylkestingssaka. Kontrollsjefen kom med endringsframlegg til pkt. 3 i vedtaket. KU vedtok tilrådinga med endringsframlegget. Rapporten vart sendt til fylkestingshandsaming i oktober H-14 Fylkestinget vedtok kontrollutvalet si tilråding, og tok dermed rapporten til etterretning. Samtidig vart fylkesrådmannen bedt om å gjennomføre tiltak som er kravd for at tilrådingane 1-8 og 10 og 11 vert gjennomførde og meldt tilbake til kontrollutvalet innan /9 H-13 24:9 : KU vedtok følgjande: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av innkjøp til vitande.

23 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 5 i rapporten, og rapportere status og eventuell vidare framdrift til kontrollutvalet innan utgangen av mai /13 Eigarskapskontroll F1 Holding AS/Fjord1 AS Juni Fylkestinget vedtok kontrollutvalet si tilråding. 26/11 Kontrollutvalet handsama saka og la fram tilråding til FT i tre punkt. Fylkestinget handsama saka og vedtok: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført eigarskapkontroll av F1 Holding AS/Fjord1 AS til etterretning 2. Fylkestinget ber F1 Holding AS gjennomføre tiltak for å etterkome tilrådingane som gjeld F1 Holding AS i rapporen frå SF revisjon IKS, og melde tilbake til kontrollutvalet når oppfølginga er utført. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tiltak for å etterkome tilrådingane som gjeld Sogn og Fjordane fylkeskommune i rapporen frå SF revisjon IKS, og melde tilbake til kontrollutvalet når oppfølginga er utført. 4. Fylkeskommunen si eigarmelding gjev tilstrekkeleg signal om fylkestinget sine krav og forventningar til Fjord1 og F1 Holding AS. 53/13 Skriv, meldingar og orienteringar /11 V-14 26/11 Protokoll i saka: 1. Revisjonsuttale om kompensasjonsoppgåve for meirverdiavgift 4. termin 2013 frå Sogn og Fjordane fylkeskommune datert SF revisjon og økonomisjef orienterte om innhaldet i revisjonsuttalen. Uttalen og orienteringa vart tekne til vitande. Kontrollutvalet ba kontrollsjefen om å gjere vidare undersøkingar i saka og kome tilbake til kontrollutvalet med orientering. V Mandat for offentleg utgreiing om ny kommunelov Mandatet vart teke til orientering. Utvalet ba kontrollsjefen om å invitere leiar i kommunelovutvalet til eit møte i kontrollutvalet 2014 for å informere om arbeidet og for å få innspel frå eit kontrollutval til det vidare arbeidet. 7/14 Årsplan for kontrollutvalet 30.1 Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek vedlagte årsplan for

24 9/14 Skriv, meldingar og orienteringar til vitande. 2. Kontrollsjefen får fullmakt til å endre årsplanen som følgje av at møte i fylkestinget 10. april går ut. AVSLUTTA /1 Protokoll i saka: 1. SF revisjon og kontrollsjefen orienterte om status for problematikken for momskompensasjonsmidlane på kr , som Skatteetaten varsla etterrekning av i brev datert Skatt Vest har i brev datert vedteke å etterrekne avgift for midlane. Fylkeskommunen vil gjennomføre ei vurdering på kva som skal skje vidare i saka. Kontrollutvalet skal bli haldne orienterte om vidare framdrift i saka. 10/14 FR 2009 Kompetanseprofil i fk oppfølging 11/14 Plan for FR revidert plan 12/14 Plan for SK revidert plan 18.3 Feb Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek status og tidsplan frå fylkesrådmannen datert til vitande 2. Utvalet ber om ny statusrapport innan med ein konkret framdriftsplan om gjenståande oppfølging av fylkestingsvedtaket i FT-sak 18/ FT juni 14 Vedtak: 18.3 FT juni 14 Vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken som framlagd. Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Revidert plan for selskapskontroll vert vedteken med følgjande endring a. Opplæringsfartøy AS vert sett inn som prosjekt nr. 2 på prioritert liste (pkt. 3.1 i planen) b. Prosjekt nr. 2 4 vert som følgje av dette skyvd til prosjekt nr /14 Status oppfølging FR 18.3 Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek status på oppfølging av forvaltningsrevisjon versjon 1-14 til vitande AVSLUTTA 14/14 Oppfølgingsliste 2/ Vedtak: 1. Oppfølgingsliste 2/2014 vert teken til vitande. AVSLUTTA 15/14 FR Tryggleik og beredskap FT juni 14 og Vedtak:

25 rapport evt. Januar 2015 Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 16/14 Skriv, meldingar og orienteringar 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon Tryggleik og beredskap til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 6 i rapporten 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for gjennomføring og plan for eventuelt vidare arbeid innan Protokoll i saka: 1. Status finansiell revisjon Kontrollsjef orienterte om status etter samtale med revisor, der det mellom anna kom fram at rekneskapen var avlagt til rett tid. Orienteringa vart teken til vitande. AVSLUTTA 2. Status forvaltningsrevisjon a. Status FR-Samhandling v/deloitte Prosjektet er i rute, og orienteringa vart teken til vitande AVSLUTTA b. Informasjon om status FR Individuelt tilpassa opplæring v/kontrollsjef Kontrollsjef orienterte om framdrifta av oppfølginga av prosjektet, som er litt forseinka, men som vil bli gjennomført i løpet av Orienteringa vart teken til vitande. AVSLUTTA 3. Informasjon frå NKRF a. E-info 2/14 b. Informasjon frå SK-komiteen Informasjonen vart teken til vitande. AVSLUTTA 4. Brev frå fylkeskommunen til Skatt Vest Brev med klage på vedtak om etterrekning av meirverdiavgift etter avgrensa kontroll av kompensasjonsoppgåva for juli august 2013vart teken til orientering. Sjå sak 53/13 pkt Informasjon om generalforsamling i

26 Kommunekraft Informasjonen vart teken til orientering. AVSLUTTA 6. Fellesmøte med dei fylkeskommunale kontrollutvala på Vestlandet Medlemmane i utvalet deltek på dette fellesmøtet. AVSLUTTA 7. FKT-konferansen 2014 Program for konferansen vart teken til orientering. AVSLUTTA 8. Orientering frå leiar og kontrollsjef Leiar i utvalet tok opp i møtet statssekretær Jardar Jensen si orientering om «ny utredning om kontrollutvalg» Kontrollutvalet påpeikar viktigheita av at kontrollutvalsmedlemmer og sekretariat vert vesentlege bidragsytarar i ei slik undersøking som departementet legg opp til. AVSLUTTA Oppdatert

27 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/234-6 Internt l.nr /14 Sak: 18/14 Tittel: Oppfølgingsliste 3/2014 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Oppfølgingsliste 3/2014 vert teken til vitande

28 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Utkast til årsmelding for kontrollutvalet 2013 vert ettersendt 2. Orientering frå leiar og kontrollsjef

29 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 19/14 Tittel: Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Utkast til årsmelding for kontrollutvalet 2013 vert ettersendt Utvalet kom med innspel om nokre tekstmessige endringar som vert tekne inn i årsmelding som vert lagt fram for utvalet til handsaming i neste møte. 2. Orientering frå leiar og kontrollsjef Leiar orienterte om at han har invitert fylkesordførar til neste møte i kontrollutvalet for å delta i diskusjon rundt prosessen ved utarbeiding og utsending av pressemeldingar frå kontrollutvalet. Kontrollsjef orienterte om status på saka «Attestasjonsrapport om fylkeskommunen sitt reglement om arbeidsvilkår for folkevalde». Kontrollsjefen vurderer seg som inhabil til utarbeiding av saksframlegg i saka, då han har gjeve innspel i samband med uttalen frå fylkesrådmannen som er vedlagt rapporten. Kontrollutvalet slutta seg til kontrollsjefen si vurdering, og vedtok å forespørje sekretariatet for kontrollutvalet i Møre og Romsdal fylkeskommune om å utarbeide saksframlegg. Kontrollsjefen orienterte utvalet etter deltaking i representantskapsmøte i SF revisjon IKS