ÅRSMELDING SYKEHUSPARTNER

Transkript

1 ÅRSMELDING SYKEHUSPARTNER mars

2 Innhold 1. Om virksomheten Eierstyring Driftsstyret Organisering Fra virksomheten Hovedlinjer Virksomhetsområde IKT-tjenester Virksomhetsområde IKT-service Virksomhetsområde Prosjekttjenester Virksomhetsområde HR-, økonomi- og regnskapstjenester Virksomhetsområde Innkjøp og logistikk HR-avdelingen Økonomiområdet Kunder og kommunikasjon Utfordringer og fremtid Utfordringer Utvikling Strategier og mål

3 1. Om virksomheten Sykehuspartner ble etablert i 2003 som en felles tjenesteleverandør innenfor ikkemedisinske støttetjenester i Helse Sør-Øst. Målet med Sykehuspartner er å understøtte pasientbehandlingen på en trygg og effektiv måte. Sykehuspartner utvikler og leverer fremtidsrettede og effektive løsninger og tjenester ved å kombinere kunnskap om helsesektoren med fag- og teknologikompetanse Eierstyring Sykehuspartner er organisatorisk en avdeling i Helse Sør-Øst RHF i linje til administrerende direktør Helse Sør-Øst RHF. Administrerende direktør har etablert et driftsstyre og fastsatt instruks for Sykehuspartner. Direktør Sykehuspartner rapporterer til driftsstyret. Det er etablert to eierstyringsdokumenter en rammeavtale (flerårlig) og oppdragsdokument (årlig). Samlet gir dette administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF sitt oppdrag og bestilling til Sykehuspartner. Gjeldende rammeavtale ble fastsatt i eiermøte 12. april Status for oppfølging av oppdragsdokumentet for 2013 følger vedlagt årsmeldingen. 2. Driftsstyret Driftsstyrets oppgaver er hjemlet i Instruks for Sykehuspartner, iverksatt med virkning fra 4. februar Driftsstyret hadde per ni medlemmer oppnevnt av eier. Alle sykehusområdene skal være representert, men det har i 2013 ikke vært oppnevnt medlem for Sykehuset Østfold. I tillegg til medlemmene fra sykehusområdene og eier direkte er det oppnevnt 2 medlemmer blant de konserntillitsvalgte i Helse Sør-Øst RHF og 3 tillitsvalgte fra Sykehuspartner. Driftsstyret hadde per 31. desember 2013 følgende sammensetning: Steinar Marthinsen, Helse Sør-Øst RHF, leder Atle Brynestad, Helse Sør-Øst RHF, nestleder Cathrine Klouman, Helse Sør-Øst (ekstern) Marit Lund Hamkoll, Vestre Viken HF Jørgen Jansen, Oslo universitetssykehus HF Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet HF Stein Vaaler, Akershus universitetssykehus HF Bente Krauss, Sykehuset i Vestfold HF (Vestfold-Telemark sykehusområde) 1 Nina Føreland, Sørlandet sykehus HF Mats Larssen, Konserntillitsvalgt Helse Sør-Øst Karin Solfeldt, konserntillitsvalgt Helse Sør-Øst Nanette Loennechen, hovedtillitsvalgt Sykehuspartner Tatjana Schanche, hovedtillitsvalgt Sykehuspartner Marius Rustøy Hansen, ansattrepresentant Sykehuspartner 2 1 Permisjon

4 Driftsstyret har i 2013 hatt 8 møter, og behandlet 60 saker. Viktige saker har vært oppfølging av driften og eiers oppdrag, intern styring og kontroll blant annet gjennom tertialvise risikovurderinger og oppfølging av revisors kommentarer til årsregnskapet for 2012 og oppfølging av rapport etter ekstern gjennomgang av hendelse ved Sykehuset Østfold. Andre saker har vært innspill til økonomisk langtidsplan (ØLP), ny tjenesteprismodell, budsjett 2014 og temasak om status for arbeidet med rullering av virksomhetsplanen. Driftsstyret har lagt vekt på betydningen av å utvikle godt arbeidsmiljø, god involvering og samhandling med ansatte og deres organisasjoner og styrket kundedialog. 2.1 Organisering Hovedkontoret for Sykehuspartner ligger i Drammen, og det er i tillegg avdelingskontorer i Oslo, Grimstad, Porsgrunn, Fredrikstad, Lillehammer, Gjøvik og Hamar. Ny kundedirektør tiltrådte stillingen i april 2013, og området er i 2013 reorganisert og styrket. I 2013 ble også prosjektområdet skilt ut fra virksomhetsområde IKT-tjenester til et eget virksomhetsområde Prosjekttjenester. Sykehuspartner hadde per 1. februar 2014 følgende organisering: Direktør Ole Johan Kvan Økonomi Bernt Hellerud HR-avdelingen Siv Halvorsen Kunde området Stein-Are Agledal IKT-tjenester Ingvild Kalleberg Prosjekttjenester Axel Bull HRØR-tjenester Geir Ove Staalen Innkjøp og logistikk Espen Eilertsen IKT-service Thomas F. Erstad Pr. desember 2013 hadde Sykehuspartner 1085 ansatte. 2 Terje Aurdal er med virkning fra februar 2014 oppnevnt som nytt medlem av driftsstyret valgt av de tillitsvalgte i Sykehuspartner. Aurdal erstatter Marius Rustøy Hansen. 4

5 3 Fra virksomheten 3.1. Hovedlinjer Det har i 2013 vært jobbet videre med å utvikle og gjøre Sykehuspartners organisasjon mer robust, styrke kapasiteten for å møte økt etterspørsel og økning i oppgaver,, og å profesjonalisere og utvikle videre Sykehuspartners kundedialog. Alt innen vedtatte økonomiske rammer. Fra etableringen har Sykehuspartner vært gjennom en kraftig vekst og utvikling. Det har i 2013 vært arbeidet med å definere mål og strategi for årene som kommer. Som en konsekvens av endringsprosessen enheten er inne i er det valgt en visjon som skal reflektere dette en partner for helsetjenester i utvikling. Sykehuspartner opplever stor etterspørsel på tjenester og leveranser innen alle områder Spesielt er dette innen IKT-området der det vedtatte regionale utviklingsprogrammet Digital fornying, Helse Sør-Østs program for fornying og standardisering av arbeidsprosesser og teknolog, medfører et betydelig økt behov for prosjektressurser. For å møte denne utfordringen har Sykehuspartner økt sin kapasitet gjennom en betydelig styrking av egen organisasjon ved rekruttering av nye ansatte, og avtaler med eksterne samarbeidspartnere. Prosjektområdet er styrket ledelsesmessig gjennom å etablere prosjektområdet som et eget virksomhetsområde. Etableringen av prosjektområdet som eget virksomhetsområde gjør at virksomhetsområde IKT-tjenester i større grad enn tidligere kan rette fokus mot drift og utvikling av Sykehuspartners IKT-tjenester. Det er fortsatt utfordringer med å sikre leveranser av bestilte endringer og å få redusert antall avvikssituasjoner som oppstår. I tillegg til å sikre daglig drift gjennomfører Sykehuspartner også betydelige omleggingsprosjekter i helseforetakene, og var ved inngangen til 2014 tungt involvert i arbeidet med innføring av felles pasientadministrativt system ved Oslo universitetssykehus HF og i byggingen av nytt sykehus i Østfold. For Sykehuspartner er det viktig å ha en god dialog med kundene. Det ble i 2013 rekruttert til ledig stilling som Kundedirektør. Kundeområdet er i tillegg styrket organisatorisk gjennom ansettelse av kundeansvarlige, og etablering av kundeteam med dedikerte ansatte per kunde. Dette vil på sikt gi en bedre forståelse for kundens behov, og styrke dialogen mellom Sykehuspartner og kunden. For en enhet i sterk vekst er det viktig å sikre gode interne styringsprosesser. Det er derfor etablert en enhet, underlagt direktøren, som skal sikre at det er gjennomgående mål og strategier, og sikre oppfølging av disse Virksomhetsområde IKT-tjenester IKT-Tjenester har i 2013 fortsatt den positive utviklingen fra de foregående årene og viktigste prioriteringer i 2013 har vært sikker og stabil drift, innføring av DIPS på Oslo universitetssykehus og Prosjekt Nytt Østfoldsykehus. Det er gjennomført en betydelig rekruttering i 2013, og rekrutteringsaktivitetene viser at Sykehuspartner er en attraktiv arbeidsgiver som klarer å tiltrekke seg meget kompetente medarbeidere. I tillegg til rekruttering har virksomhetsområdet lavt sykefravær og lav turnover. Dette har bidratt til en vesentlig økning i antall årsverk gjennom

6 Drift og forvaltning av IKT-løsningene har stort sett vært stabil for alle foretakene i 2013, og på nivå med 2012, med en total oppetid for de viktigste applikasjonsgruppene på over 99,9 %. Det har i 2013 vært for mange kritiske driftsavbrudd og i mars 2013 var det en omfattende driftshendelse ved Sykehuset Østfold HF som skapte store utfordringer for sykehuset og Sykehuspartner. For å forbedre håndtering av kritiske hendelser har Sykehuspartner gjennomført en stor reform av beredskapsorganisasjonen og innført regionale beredskapsvaktlag. Regionalt driftssenter med 24/7 overvåking og brukerstøtte, er innført og arbeidet med å etablere overvåking av kritiske IKT-tjenester er godt i gang. Beredskap og krisehåndtering er et område hvor man ser verdien av å være en felles tjenesteleverandør. Arbeidet med å redusere kritiske hendelser vil ha stort fokus i IKT-tjenester har gjennom 2013 bidratt i stadig større omfang til prosjektene og programmene i regionen, både innen Digital fornying og direkte mot helseforetakene.det er fortsatt en utfordring i kapasitet og forutsigbarhet i leveranser av tjenesteendringer til helseforetakene det er en prioritert oppgave å bedre dette i Gjennom 2013 har IKT-tjenester levert flere store og krevende prosjekter både i regional regi og til det enkelte helseforetak. Eksempler på dette er: Innført DIPS på Sykehuset Telemark Oppgradert til DIPS 7.1 med tilhørende databaseplattform, på flere helseforetak Utviklet en ny løsning for prehospitale tjenester som er innført på AMK på Sykehuset Innlandet HF og rulles ut videre i 2014 Lagt om Sykehuset Telemark, Betanien og Martina Hansens Hospital til Helse Sør- Øst standard plattform Etablert et nytt regionalt datasenter hos Basefarm Etablert stammen på et regionalt høyhastighetsnett (Helse Sør-Øst Kjernenett) og koblet på Sykehuset Østfold, dette bygges ut videre i 2014 Ferdigstilt oppgradering av alle store telefonsentraler til standard versjon I tillegg til disse leveransene deltar IKT-tjenester tungt med ressurser og kompetanse til Prosjekt Nytt Østfoldsykehus, DIPS Oslo universitetssykehus og øvrige programmer i Digital fornying, noe som vil fortsette med uforminsket styrke også i I løpet av 2013 har det skjedd flere større endringer i organiseringen av IKT området og IKTtjenester i Sykehuspartner. Oppgaver som kundeoppfølging og teknisk support er overført til hhv. Ny enhet Kunder og kommunikasjon og IKT-service, og prosjekttjenesteavdelingen har blitt et eget virksomhetsområde. Med bakgrunn i dette ble det iverksatt et organisasjonsutviklingsprosjekt for å se på avdelingsstrukturen i IKT-tjenester. Endringene vil bli implementert i løpet av Virksomhetsområde IKT-service 2013 var året IKT-service ble etablert som et eget virksomhetsområde i Sykehuspartner. IKTservice består av det tidligere virksomhetsområdet Brukerstøtte og alle brukernære tjenester i IKT-tjenester. Formålet var å styrke og videreutvikle serviceapparatet. Ved etableringen ble området Teknisk Support (overført fra IKT-tjenester) slått sammen med eksisterende brukerstøtteavdelinger og det ble opprettet en ny avdeling for IKT-utstyr med ansvar for innkjøp, logistikk og utstyrsutplassering. Fokuset på brukertilfredshet, medarbeidertilfredshet 6

7 og kompetanseutviklingsplaner for alle medarbeidere ble videreført i nytt virksomhetsområde Styrket prosessavdeling Rapporteringssenteret som ble etablert under prosessavdelingen i 2012 har blitt videre styrket og leverte nye kunderapporter, virksomhetsrapporter og viktig underlag for virksomhetsstyring i IKT-service og Sykehuspartner. Knowledge Management prosessen er implementert i IKT-service i 2013, og verktøy for kunnskapsdeling ble en del av HP Service Manager 9. Knowledge verktøyet gav mulighet for kunnskapsdeling på tvers av lokasjoner og helseforetak, og per var ca. 350 kunnskapsartikler dokumentert og kavitetssikret inn i systemet. Videre utrulling av selvbetjeningsportalen «min Sykehuspartner» ble gjennomført på flere helseforetak i 2013 og store deler av brukerne i Helse Sør-Øst når nå brukerstøtte og Sykehuspartner gjennom portalen Organisasjonstilpassing 1 mai 2013 gikk startskuddet for den nye brukerstøttetjenesten «Regional 24/7 brukerstøtte», og fra 1. oktober var døgnåpen brukerstøtte tilgjengelig 24/7 for alle brukere i Helse Sør-Øst. Innholdet i den regionale brukerstøtten har i hovedsak vært support på de kritiske tjenestene Sykehuspartner leverer, i tillegg til et utvalg viktige tjenester som var etterspurt utenom brukerstøttes ordinære åpningstid. Fokuset på regionalisering av brukerstøttetjenestene har vært høyt gjennom hele 2013 og dette har resultert i etableringen en ny regional klinisk seksjon. Den regionale kliniske seksjonen har som mål å levere en felles DIPS support som er tilgjengelig for alle brukere i Helse Sør-Øst, uavhengig av helseforetak og lokasjonstilhørighet. Staben i IKT-service ledergruppe ble styrket en ny rolle med ansvar for kompetanseutvikling og kommunikasjon. Alle ansatte i IKT-service har individuelle kompetanseplaner og det ble også gjort felles kompetanseløft med tre fagdager og prosessopplæring gjennom simuleringsøvelsen Apollo Kvalitet «Brukerservice versjon 2.0» var navnet på det samlede forbedringsarbeidet og handlingsplanen for IKT-service i Målsetningen var at brukerne skulle merke en betydelig forbedring på servicenivået i Sykehuspartner. Kontinuerlig forbedring ble satt i system og inneholdt blant annet; nærhet og lokal tilstedeværelse, tilgang til riktig kompetanse i 1.linje, rapportering til kunden på forbrukte tjenester, enhetlig servicekultur, høy løsningsgrad på 1.linje, åpningstid på telefon, tilgjengelighet på telefon mm. Det ble igangsatt et eget forbedringsprosjekt for Incidentprosessen med mål om at IKTservice skal løse 90 % av alle incidents innenfor IKT-service. Resultatmålene i prosjektet var raskere saksbehandling, økt kundetilfredshet, lavere kostnader, frigjøre tid til nye oppgaver og mer tid til å arbeide med stabil og sikker drift i IKT-tjenester. Et utvalg oppgaver ble overført fra IKT-tjenester til IKT-service, og løste IKT-service 85 % av alle Incidents. På IKT-utstyrsområdet ble det gjennomført et forbedringsprosjekt for å forbedre logistikkprosessene knyttet til ordremottak, innkjøp, lagerføring, oppsett og utplassering av 7

8 IKT-utstyr i regionen. Prosjektet resulterte i skissering av fremtidige løsninger og implementering av en rekke strakstiltak. Fokuset på kompetanseutvikling gjennom 2013 har resultert i økt medarbeidertilfredshet, og økt løsningsgraden i 1.linje betydelig fra 66 % i 2012 til 72 % i Virksomhetsområde Prosjekttjenester Prosjekttjenester ble etablert som eget virksomhetsområde 1. september 2013, og var tidligere en del av virksomhetsområde IKT-tjenester. Prosjekttjenesters viktigste mål for 2013 har vært å sikre kapasitet til prosjektene i Digital Fornying og Nytt Østfoldsykehus. Sykehuspartners prosjektkapasitet har gått fra ca 160 fulltidsekvivalenter til ca 320 fulltidsekvivalenter,, en økning på 100 %. Gjennom etablering av en ressursstyringsprosess og etablering av funksjonen Prosjektbemanning har Prosjekttjenester klart å få en bedre styring på prosessen, og fått bedre horisonter og oversikter over ressursbehovene i Digital Fornying og Prosjekt Nytt Østfoldsykehus (PNØ) IKT. Med en styrket forutsigbarhet i behov fra prosjekter og programmer, har det vært lettere å arbeide aktivt for å dekke dette behovet. Effekten av prosjektbemanning og ressursstyringsprosessen er at prosjektene har gått fra en lite tilfredsstillende ressurssituasjon med ventekostnader pga manglende prosjektressurser, til en tilfredsstillende ressurssituasjon med små eller ingen ventekostnader. Prosjekttjenester har også arbeidet sammen med Fornyingsstyrets programkontor (Helse Sør-Øst) for å rapportere på porteføljen og sikre at programmene får nødvendig informasjon fra Sykehuspartner. Det er også arbeidet med å utarbeide en gjennomføringsplan for Digital Fornying som i større grad gir forutsigbarhet for når foretakene mottar nye tjenester. Gjennom året har Prosjekttjenester også fokusert på kompetanse og metodeutvikling. 130 medarbeidere i Sykehuspartner har gjennomført prosjektlederutdannelse hvorav 62 har gjennomført Prince 2 sertifiseringskurs. Metode og kompetanseutvikling er et område som vil styrkes videre og vil kunne gi et tilbud også til foretakene i Virksomhetsområde HR-, økonomi- og regnskapstjenester Virksomhetsområdet har vist jevn forbedring i systemstabilitet og tjenesteleveranser gjennom Det har vært stort fokus på kontinuerlig forbedring av tjenestene, gjennomføring av viktige prosjekter og justering av intern styringsmodell ifm utvidelse av tidligere virksomhetsområde HR tjenester til også og omfatte prosjekt for felles økonomi og regnskapstjeneste. HR - tjenestene er i hovedsak levert innenfor gjeldende SLA med kunde, men det har vært enkelte hendelser av mer alvorlig karakter som er fulgt opp og håndtert. Lønn- og refusjonstjenesten har oppnådd gode effektivitetsresultater i Refusjonsbehandlingen er effektivisert med ca fire årsverk, lønnsbehandlingen er effektivisert fra en produksjon på 795 LTO (lønn og trekkoppgaver) i 2011 til 890 LTO per ansatt på lønn i I samme periode er det etablert en fullverdig brukerstøttetjeneste, uten å øke bemanningen. Datakvaliteten i elektroniske skjema fra kundene blir stadig bedre og antall skjema som må returneres til kundene er nå på ca. 4 %. Gjennomsnittlig ventetid på telefon til brukerstøtte HR er på ca 20 sekunder godt under kravet på 40 sekunder. 8

9 Av større regionale prosjekter har virksomhetsområdet gjennom 2013 fullført implementering av regional fellestjeneste for ressursstyring og arbeidstidsplanlegging ved Sykehuset Innlandet, Sykehusapoteket og Akershus universitetssykehus og påbegynt implementering på Sykehuset Østfold. I parallell med dette er det jobbet med kompetansebygging for rådgivere og ledere samt gitt støtte til regional taskforce på Akershus universitetssykehus. I tillegg er det etablert og påbegynt et større regionalt prosjekt for implementering av fellesregional ERP løsning for økonomi, regnskap, innkjøp og logistikk. Videre er det tilrettelagt for elektroniske skattekort ihht nasjonale føringer samt en rekke andre store og små prosjekter for å forbedre tjenestene. Internt i virksomhetsområdet er det jobbet med å videreutvikle intern styringsmodell for å sikre ytterligere forbedringer av informasjons- og saksflyt i organisasjonen samt at det er foretatt tydeliggjøring av roller, møteplasser og gjennomgående ansvarsdeling. Det er jobbet med å bruke felles ITIL-prosesser og det er etablert et lokalt kompetanseprosjekt for å støtte Kompetanseløftet Virksomhetsområde Innkjøp og logistikk Sykehuspartner innkjøp og logistikk har i 2013 fortsatt den gode utviklingen i forhold til oppdragsmengde. Omfang og kompleksitet er økt, og nye spennende oppgaver er kommet til. Det har derfor vært nødvendig med fokus på konsolidering av økt oppdragsmengde i drift og kvalitet på leveransene. Det har i 2013 vært ressursutfordringer, men bistand er i hovedsak gjennomført iht avtaler. Kvaliteten på leveranser har i 2013 vært god i forhold til mål krav. For logistikk er mål krav oppnådd helt eller delvis gjennom året, mens for anskaffelser er prosjektene levert med god kvalitet og enkelte meget gode resultater. Regionale oppgaver er kraftsamlet hos Sykehuspartner innkjøp og logistikk. Tradisjonelt har Sykehuspartner innkjøp og logistikk vært felles tjenesteleverandør kun for vare og tjeneste området, men i 2013 er ansvar og oppgaver for anskaffelser og avtaleforvaltning for IKT og helsetjeneste blitt omfattende og komplekse kategorier. Det er oppnådd gode resultater innen begge i Sykehuspartner har i 2013 vunnet prisen ikke for enhver pris fra KLP og DIFI for arbeidet med samfunnsansvar. Ved å sette krav til leverandørene, kan det gjøres en forskjell for ansatte på produksjonsstedene hvor HSØ kjøper sine varer. Sykehuspartner har siden 2010 jobbet målrettet med leverandørene. Sykehuspartner har gjennom sin pådriverrolle mot leverandørene, i 2013 gått skrittet videre og gjennomført stedlige revisjoner ved produsent fabrikker i Malaysia og India. Dette har gitt god innsikt og gode resultater. Sykehuspartner er også deltager i et pågående innovasjonsprosjekt for å etablere en IT løsning (Factlines) for oppfølging av etikk, miljø og samfunnsansvar i leverandørkjeden Anskaffelser Det er gjennomført ca 100 større eller mindre anskaffelser og reforhandlinger i Kontraktsverdi for anskaffelsesporteføljen for anskaffelser i prosess har vært på ca 14,5 mrd. Gjennomførte prosjekter i 2013 er gjennomført med god kvalitet og ca 70 % av anskaffelsene er gjennomført i henhold til plan tidsmessig og ressursmessig. Det er i 2013 generert kostnadsbesparelser ift anskaffelsesprosjekter i størrelsesorden >200 mnok. Sykehuspartner innkjøp og logistikk har mottatt en midlertidig forføyning i 2013, som ble vunnet av Sykehuspartner på vegne av Helse Sør-Øst i Hamar Tingrett. 9

10 3.6.2 Avtaleforvaltning Avtaleforvaltning har i 2013 etablert systematisk leverandøroppfølging iht definerte kriterier. Avtaleforvaltning understøtter driften med viktige aktiviteter for gevinstrealisering. Gjennomføring av aktiviteter er i all hovedsak gjennomført i henhold til plan System og forvaltning Oppgaver knyttet til System og forvaltning omhandler forvaltning av varedata og statistikk. Ny PIM (Product Information Management) applikasjon er i 2013 i ferd med å bli redesignet for å understøtte integrasjon mot både nytt ERP-system og gamle ERP-systemer. Innkjøpsportalen er i tillegg videreutviklet for å understøtte virksomheten. Løsningen benyttes av HINAS og leverandører til Helse Sør-Øst. Løsningen er solgt til en annen helseregion foreløpig. Statistikk hentes inn fra over 100 strategiske leverandører til Helse Sør-Øst. Dette bidrar til å muliggjøre systematisk leverandøroppfølging Logistikk Oppfølging av Helse Sør-Øst forsyningssenter og etablering av en kvalitetsmessig god forsyningstjeneste har hatt fokus også i Stabil og sikker drift er overordnet mål for Sykehuspartner. Tett oppfølging i ukentlige rapporteringer av forsyningssenteret har gitt gode resultater iht alle mål krav og understøtter målet. Leveringspresisjon har vært viktigste KPI for å sikre et godt omdømme og videre vekst i kjerneprodukter. Resultat har i perioder i 2013 vært noe under mål krav og skyldes i hovedsak leveranser utenfor leveranse tidsvindu, men innen samme dag. Kjerneproduktene er definert inn i sortimentstrategien til Helse Sør Øst forsyningssenter. Gjennom et felles sortimentsprosjekt med representanter fra fagmiljøene på sykehusene, er det definert hvilke sortimentsgrupper som egner seg som kjerneprodukter for distribusjon via forsyningssenteret for de kommende årene. Veksten i omsetningen fra 2012 til 2013 har vært på 14,78 % med en omsetning på 428,5 mnok i Det har også i 2013 vært fokus på å stille krav til flere parter i hele verdikjeden. Fokus på måling av at leverandørene leverer iht. avtalt tid i rett kvantitet. Etablering av en kontrollstasjon for alle varer gjennom forsyningssenteret i 2012 har i 2013 gitt økt styring og kontroll ved at verifikasjon av varedata og emballering kontrolleres et sted før varene tilbys sykehusene. 3.7 HR-avdelingen Arbeidsmiljø Godt arbeidsmiljø er en viktig faktor for å sikre gode leveranser til våre samarbeidspartnere. Det har også gjennom 2013 vært prioritert å arbeide med økt grad av medvirkning og involvering både i samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud, men også blant ansatte for øvrig. Medarbeiderundersøkelsen bekrefter at denne er økt og tilbakemeldinger fra hovedtillitsvalgte bekrefter et godt samarbeid. Gjennom medarbeiderundersøkelsen får organisasjonen en tilbakemelding på forhold som arbeidsmiljø, ledelse og medarbeiderskap. Sykehuspartner gjennomførte 10

11 medarbeiderundersøkelse blant de ansatte i september Svarprosenten var på hele 96 % som er en økning på 4 % fra 2012 og den beste i foretaksgruppen i Helse sør-øst. Resultatene for Sykehuspartner totalt viste en økning i forhold til 2012 på de fleste måleparameterne. Spesielt viste jobbtilfredshet (som er en samlescore for arbeidsglede, tilhørighet og motivasjon) videre fremgang fra 2012 og ytterligere fremgang i Jobbtilfredsheten i SP ligger nå på 74 %. I tillegg ser vi også fremgang i f.h.t faglig utvikling som har vært et satsningsområde i Undersøkelsen er fulgt opp i ledergrupper på ulike nivå og i Arbeidsmiljøutvalget. Det er avholdt arbeidsseminarer i de enkelte enhetene hvor ansatte har vært involvert i identifisering og gjennomføring av aktuelle tiltak. Registrering av enhetens tiltak registreres i den elektroniske HMS-handlingsplanen. Sykefraværet i 2013 (tom nov) var gjennomsnittlig på 5,3 % (mot 5,8 % prosent i 2012). Fraværet varierer mellom virksomhetsområdene, hvor HR-tjenester og IKT-service har de største utfordringene med fortsatt høyt fravær og Innkjøp og logistikk ligger fortsatt lavt og lavest. Ved siden av de tiltak hvert enkelt virksomhetsområde har iverksatt for å få redusert fraværet har HR-avdelingen gjennomført flere fraværsbegrensende tiltak i Sykehuspartner. Gjennom utarbeidelse av sykefraværsrutine og lederopplæring av ledere på alle nivå i organisasjonen knyttet til regelverket om fraværsoppfølging, er kunnskapsnivået knyttet til syke medarbeidere økt. Det har vært inngått IA-avtale med tilhørende tiltak. Tiltakene bygger på de nasjonale målsettingene og ble utarbeidet i samarbeid med ansattes representanter, tillitsvalgte og verneombud Medarbeiderutvikling Fra januar til desember 2012 har antall ansatte i Sykehuspartner økt fra 1028 til 1085, dette utgjør en økning fra 982,5 til 1067,1 i brutto månedsverk Organisasjonsutvikling Sykehuspartner implementerte ny strategi og nye verdier i 2013 som en del av vår styringspyramide. Videre ble det kjørt en omfattende prosess på etablering av ny visjon, men bred involvering fra alle nivå i organisasjonen. Sykehuspartner leverer stadig bedre og mer stabile tjenester på de områdene vi har ansvar for, men sykehusene forventer i tillegg at vi skal være noe mer enn en driftsleverandør. De forventer at vi skal være med å bidra til hvordan helsetjenestene kan utvikle seg i fremtiden. Med dette som grunnlag landet vi på visjonen: En partner for helsetjenester i utvikling 11

12 3.7.4 Lederutvikling: I 2013 ble det gjennomført ett LUP1 lede medarbeidere, første trinn i Sykehuspartners lederutviklingskonsept og ett LUP 2 lede ledere. Begge utviklingsprogrammene baseres på Sykehuspartners lederplattform Fokusere Engasjere Levere. Ytterligere tiltak for nye ledere - ny som leder - ble gjennomført 2 ganger i Dette tiltaket skal hjelpe lederne til å bygge nettverk og kommer fort inn i basisoppgavene i lederrollen. Det er også iverksatt en mentorordning for de nye lederne. Ledere som er identifisert som villig til å følge opp en ny leder har fått en dags opplæring i mentorrollen. Den årlige ledersamling for alle ledere i Sykehuspartner ble arrangert i november i Drammen over to dager. Tema for samlingen var implementering av ny visjon og lederavtaler. Alle lederne var involvert i å si noe om forståelse av visjonen og implementering, i tillegg til å gi innspill til utforming og innhold i lederavtaler i Sykehuspartner Kompetanseutvikling Helse og IKT er et utfordrende og spennende område som krever særs kompetente og motiverte mennesker. Kompetanseutvikling var derfor et at satsningsområdene til Sykehuspartner i Konseptet Kompetanseløftet 2013 til 2015 ble lansert for å motivere og beholde medarbeidere. Kompetanseløftet tar for seg to hovedområder, hvor det ene er å tilrettelegge for god struktur og målrettet arbeid med utvikling og mobilisering av kompetanse innenfor våre tre hovedområder: kunde, fag og prosess. Den andre satsingen går på å synliggjøre kompetanse ved å tilrettelegge for kunnskapsdeling. Som en del av kompetanseløftet er det også lansert flere nye konsepter for å bygge kompetanse på kunden og bli best i kundemøtet. Puls på klinikken er et eksempel på tiltak hvor vi inviterer klinikere fra spesialisthelsetjenesten til å holde innlegg for våre medarbeidere med utgangspunkt i sin hverdag. Sykehuspartner har også i 2013 videreutviklet konsept for mottak av nyansatte ledere og medarbeidere, med introduksjonskurs, fadderordning, elæringskurs og klasseroms kurs. Hensikten er at de nyansatte så raskt som mulig skal få en introduksjon til arbeidsplassen, arbeidsoppgavene, etablere et nettverk og raskt skape verdi for kundene. Som en del av opplæringen av nyansatte inngår konseptet skygg en kliniker der medarbeiderne i Sykehuspartner tilbringer en dag ute på helseforetakene. Her får de en grundig gjennomgang av pasientforløp og viktige arbeidsprosesser i en klinikers hverdag. Skygg en kliniker er avholdt 15 ganger på fire ulike sykehus og ca 90 medarbeidere har deltatt. 3.8 Økonomiområdet Gjennom 2013 er det iverksatt en rekke forbedringsaktiviteter for å styrke Sykehuspartners styring og kontroll samt forbedre kvaliteten i økonomistyring og periodisk regnskapsavleggelse. 12

13 De to viktigste tiltakene har vært: 1. Utarbeide ny tjenesteprismodell for Sykehuspartner IKT 2. Internkontroll forbedringsprosjektet inntektsstrømmer Ny tjenesteprismodell for Sykehuspartner IKT I 2013 har økonomiavdelingen i samarbeid med IKT utarbeidet en ny tjenesteprismodell for Sykehuspartners IKT virksomhet. Ny tjenesteprismodell bedrer og forenkler økonomi- og virksomhetsstyringsprosessene til Sykehuspartner blant annet på følgende måter: 13 Klare og tydelige regler og rutiner for prising av nye tjenester. Helseforetakene vil motta forutsigbar og relevant økonomisk informasjon fra Sykehuspartner Sykehuspartner kan dokumentere tjenesteprisen og vil kunne dokumentere at tjenesteprisen er virkelig kostnads basert. Tjenesteprismodellen er enkel å forstå og det er en «rød tråd» mellom budsjett, fakturering og regnskapsrapportering. Fakturaene fra Sykehuspartner vil bli mer informative og lettere å kontrollere hos helseforetakene Ny tjenesteprismodell er benyttet som grunnlag for budsjettet for 2014 og foreløpige tilbakemeldinger fra helseforetakene har vært gode. Tjenesteprismodellen blir implementert med virkning 1. januar Internkontroll forbedringsprosjektet inntektsstrømmer Arbeidet med å identifiserte rotårsaker til mangelfull internkontroll knyttet til Sykehuspartners inntekter ble videreført i Det er lagt vekt på å bygge et nytt sett med prosesser og rutiner for alle inntektsstrømmene til Sykehuspartner, basert på ny tjenesteprismodell. Prosjektet har som formål å designe nye og bedre prosesser med tilstrekkelig gode nøkkelkontroller som enten forhindrer eller avdekker feil i transaksjonsbehandlingen. Pr i dag er det utarbeidet prosessflyt skjemaer med tilhørende rutinebeskrivelser for alle inntektsstrømmene til Sykehuspartner. Prosjektet er ved inngangen til 2014 i en implementeringsfase hvor det arbeides aktivt med å lære opp organisasjonen, slik at valgt prosessdesign og rutiner etterleves. 3.9 Kunder og kommunikasjon Økt kundetilfredshet var et av Sykehuspartners prioriterte mål for Ett av tiltakene for å styrke samarbeidene med sykehusene var å reansette en egen kundedirektør. Kundeområdet får med dette en tydeligere og tyngre plass i organisasjonen. Kundedirektøren skal sammen med kundeansvarlige og tilhørende kundeteam for hvert enkelt sykehus, jobbe for relasjonsbygging med kunden. Kundeteamene ble etablert våren 2013 og representerer nå alle virksomhetsområdene i Sykehuspartner. Dette sikrer en helhetlig tilnærming mot kundene. I 2013 har fokus vært på driftsoppfølging, arkitekturrådgiving og leveranseoppfølging per helseforetak.

14 Gjennom en forsterket fasilitering av kundedialogen og kunderelasjon har avdelingen sørget for at flere av kundenes konkrete utfordringer har fått nødvendig fokus internt i Sykehuspartner. Eksempler på dette er sterkere satsning på innovasjonsprosesser og utfordringer knyttet til medisinsk teknisk utstyr (MTU).. Den nye organiseringen har gitt kundene en sterkere røst internt i Sykehuspartner. Det er identifisert et konsept for mal til kundeplan. I denne planen skal interaksjoner og aktiviteter som angår Sykehuspartner og sykehusene nedfelles og følges opp. Kundeplanen skal være ferdig og lanseres for alle sykehus vinteren Hensikten med kundeplanen er å sikre en god og tydelig forventningsavklaring mellom samarbeidspartene Kommunikasjon Sykehuspartners kommunikasjonsstrategi for ble vedtatt våren Både intern og ekstern kommunikasjon skal styrkes. Kommunikasjonsavdelingen, som består av tre ansatte, ble organisatorisk flyttet til Kunder og kommunikasjon fra og med juni. Gjennom tett samarbeid med kundeansvarlige skal kommunikasjonen mot våre kunder bedres. Et annet strategisk mål er synlighet og deltakelse på konferanser og fagdager, og Sykehuspartner har holdt innlegg på et tyvetalls slike i løpet av Utfordringer og fremtid 4.1 Utfordringer Ved inngangen til 2014 er det rettet spesielt fokus på tre utfordringer. For det første oppstår det i dag for mange feilsituasjoner innen IKT-området.. En feilsituasjon kan ha negative konsekvenser for brukerne, tar tid og oppmerksomhet fra planlagt aktivitet i Sykehuspartner og er negativt for Sykehuspartners omdømme. Det er gjennomført en grundig analyse av feil som har oppstått, og det arbeides nå med ulike tiltak for å redusere antall feil. Tiltakene er både langsiktige som bedre infrastruktur, via blant annet bedre overvåking for bedre å kunne forebygge feilsituasjoner til mer kortsiktige løsninger som økt ledelsesmessig oppmerksomhet og sikring av etterlevelse av rutiner og retningslinjer. Det andre utfordringen det arbeides spesielt med er å sikre bedre forutsigbarhet for kunder og brukere. I tillegg til å sikre høy oppetid på systemene er det viktig å sikre økonomisk forutsigbarhet og forutsigbarhet i leveranser av tjenesteendringer og prosjektleveranser. Det er viktig for kundenes planlegging og gjennomføring av utviklingsprosjekter i helseforetakene at Sykehuspartner er en forutsigbar leverandør og samarbeidspartner. Ny tjenesprismodell er innført for IKT og vil gi bedre forutsigbarhet for driftskostnadene, det arbeides med å utvikle arbeidet med tilbud slik at det sikres at disse gir en reell leveransedato og kostnad. For prosjektområdet har man lykkes med å skaffe tilveie etterspurt kapasitet, og det arbeides videre med å sikre gode prosesser for gjennomføring. Den tredje utfordringen for Sykehuspartner er å sikre god dialog med kundene. Det er avgjørende for Sykehuspartner å ha en så god dialog som mulig med kunder og brukere. Dette både for å forstå kundens behov, og for å sikre riktige prioriteringer i forhold til ressursinnsats. Det er gjennomført en omorganisering av kundearbeidet i Sykehuspartner, og det vil bli arbeidet videre for å sikre at dette gir en reell endring for kundenes dialog med Sykehuspartner. For Sykehuspartner er det også viktig å sikre gode interne prosesser slik at kundene opplever ett Sykehuspartner. 14

15 4.2 Utvikling Videre utvikling av Sykehuspartner de kommende årene vil skje innen rammen av overordnet målsetting for Sykehuspartner - å understøtte sykehusenes oppgaver innen pasientbehandling, forskning og undervisning gjennom å levere avtalte fellestjenester kostnadseffektivt og med en riktig og forutsigbar kvalitet. Det er også et sterkt samspill mellom egen utvikling og utvikling av regionen samlet. Det vil derfor være viktig for Sykehuspartner å følge opp, og bidra aktivt inn i, det regionale planarbeidet og prosesser for utvikling og fornying. Det for Sykehuspartner viktigste utviklingsprogrammet er Digital fornying, Helse Sør-Østs program for fornying og standardisering av arbeidsprosesser og teknologi. Gjennomføring av programmet vil gi Sykehuspartner mulighet til å drifte felles løsninger for regionen, noe som vil gi enklere arbeidsprosesser, i forhold til dagens store variasjon og tilpassede løsninger, og leveranse av standardiserte tjenester noe som vil gjøre det lettere for Sykehuspartner å nå sine mål. Ved etableringen av Sykehuspartner var det stort fokus på kostnadseffektivitet og stordriftsfordeler. Kostnadsfokus er og vil være viktig for Sykehuspartner også fremover. Standard fellestjenester innen f.eks lønnsområdet skal leveres kostnadseffektivt med riktig kvalitet. Utviklingen har gitt Sykehuspartner mye kunnskap og erfaring om de løsninger som er i bruk og samspillet mellom helsesektoren og teknologi på IKT-området, mulighet for analyse og deling av kunnskap på tvers innen HR-området og bruk av Sykehuspartners ekspertkompetanse innen innkjøp til å gjennomføre regionale anskaffelser. For Sykehuspartner vil det bli viktig i tiden som kommer å ta i bruk den kunnskap og kompetanse organisasjonen har, og utvikle evnen til å bruke dette som en reell partner for helseregionen og helseforetakene i deres utvikling. Sykehuspartner vil alltid ha sterkt fokus på å sikre drift og leveranse, men vil fortsette arbeidet med å utvikle seg som rådgiver og bidra inn i innovasjonsprosjekter innen de områdene Sykehuspartner har ansvaret for. 4.3 Strategier og mål På bakgrunn av utfordringsbildet og for å understøtte ønsket utviklingsretning er det satt opp følgende strategier og mål for Sykehuspartner for perioden : 15

16 . Med bakgrunn i dette er det valgt ut følgende satsningsområder for 2014: 1. Sikre stabil og sikker drift 2. Økt kundetilfredshet 3. Sikre forutsigbare leveranser 4. Sikre kostnadseffektivisering 5. Sikre målrettet kompetanse og medarbeiderutvikling 6. Styrke virksomhetsstyringen i Sykehuspartner Vedlegg Status for oppfølging av oppdragsdokumentet for Sykehuspartner for 2013 per des