Fakturering, rapportering og datainnsamling

Transkript

1 Fakturering, rapportering og datainnsamling Monica Seilen Nilsen VP Administrative Services 1

2 Agenda Faktureringstrender Cost Management i Bergen Energi med fokus på: Fakturaadministrasjon Rapportering 2

3 Faktureringstrender E- faktura Obligatorisk elektronisk fakturering til Staten Samlefakturaer Samfakturering av nettleie og elektrisk energi Tillatt eller ikke? Krav fra mottaker ifbm tilbudsprosesser? Muligheter for samarbeid? 3

4 Obligatorisk elektronisk fakturering til Staten Bakgrunn Elektronisk faktura vil bli obligatorisk i Staten fra 1. juli 2011, og trolig også i kommunal sektor fra juli 2012 Myndighetenes uttalte mål er at Statlige etater og Helseforetak skal være i stand til å motta elektronisk faktura, på standard format fra Videre sier myndighetene at alle offentlige virksomheter (også kommunal sektor) skal motta elektronisk faktura på standard format fra og med skal næringsvirksomheter være i stand til å sende elektronisk faktura på samme standard format Felles offentlig standard for elektronisk faktura «ehandel.no-format» 4

5 Obligatorisk elektronisk fakturering til Staten Hvem gjelder dette for? Alle som leverer til staten og kommunal sektor Er du leverandør til staten må ditt ERP-system støtte dette formatet for at faktura skal bli godtatt av mottaker Målsetningen Ehandel.no-format er å legge til rette for en effektiv innføring av og utbredelse av elektronisk faktura og kreditnota 5

6 Samfakturering av nettleie og elektrisk energi Råder usikkerhet i kraftbransjen hvorvidt dette er tillatt etter Skattedirektoratet sin uttalelse i januar 2010, hvor det ble uttalt at praktisering av samfakturering i kraftbransjen er i strid med bokføringsregelverket og evt. krever at det søkes dispensasjon Skattedirektoratet tolker bokføringsreglene slik at det stilles krav til at hver selger skal utstede sitt salgsdokument Bokføringsstandardstyret har foreslått en endring i bokføringsforskriften slik at samfakturering kan finne sted Forslaget innebærer at den enkeltes leverandørs omsetning spesifiseres særskilt, men det kan benyttes felles nummerserie for denne omsetningen Unntak for kundenes plikt til å føre transaksjonene over konto til hver enkelt leverandør Foreløpig foreligger ingen endelig konklusjon og kraftbransjen avventer Finansdepartementets vurdering av lovforslaget 6

7 Cost Management i Bergen Energi Avanserte regnskapstjenester knyttet til energi Fakturaadministrasjonstjenester: Registrering, kontroll og betaling Viderefakturering Budsjettering Rapportering Automatiserte kontroller Fleksibel og kundetilpasset rapportering fakturaer pr år Kostnader for ca. 7 milliarder 7

8 Cost Management Follow up with client and supplier Price hedging PM Utility / grid invoices Supplier Grid operator etc Consumption from grid operator Site info from client Site and consumption Database SM Control/ Validation Axapta Accounting System Remittance Client Account WEB reports IT- file * Detail report Internal invoice Internal invoice Internal invoice Monthly payments from client 8 8

9 Mottak, kontroll og rapportering Scanning of paper invoices BE Extranet Clients AI M Advanced Invoice Module DB Archive DB Datawarehouse E- Invoice Accounting File Clients Clients 9

10 Kostnadsrapportering Feksible rapporter: Både grafisk og tabellarisk med ulik detaljeringsgrad på kostnadene Ulike nivåer (land, selskap, avdeling, anlegg eller kundedefinert ) Brukertilpassede rapporter Valuta Drilldown til underliggende fakturaer 10

11 Overordnet kostnadsrapport 11

12 Avviksrapport - Last year eller Budsjett Click to see graph pr cost item (next slide) Department A Department B 12

13 Avviksrapport detaljert pr kostnadsart 13

14 Detaljrapport 14

15 Kunde case Department A fakturaer Department B 15

16 Fordeler for våre kunder «Totalpakke» Ressurs- og kostnadsbesparende Fokusere på kjerneområdene Bedre kontroll og kvalitet Bedre oversikt over energikostnadene som grunnlag for: Regnskapsoppfølgning Budsjettgrunnlag Effektivisering Elektronisk fakturaarkiv Egen kundeansvarlig som har inngående kjennskap om kunden Uavhengig kontroll av både kraft og nettkostnaden 16 16