Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer

Transkript

1 Møteprotokoll Utvalg: Innherred Renovasjon - Rep.skapet Møtested: Stiklestad Dato: Tid: 12:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Robert Svara Kaja Skårdal Hegstad Andreas J. Hjelmstad Ingrid Aune Knut Harald Svisdahl Per Walseth Hjørdis Thyholt Rune Larsen Per Moen Ida Stuberg Bjarne Kvistad Trine Haug Ole Morten Balstad Per Røsseth Kari Anita Furunes Bjørn Iversen Marit Voll Leder Levanger Levanger Levanger Malvik Malvik Malvik Stjørdal Stjørdal Stjørdal Inderøy Inderøy Frosta Selbu Selbu Meråker Verdal Verdal Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Ingolv Bengtsen Steinar Saghaug Verdal Leksvik Fra styret møtte: Navn Per Kosberg Unni Moslet Eva M. Lien Mette Rostad Berit Johansen Funksjon Leder

2 Fra administrasjonen møtte: Navn Geir Tore Leira Stig Arild Myhre Øyfrid S. Knudsen Stilling Adm.dir. Økonomisjef Informasjonsmedarbeider

3 Saksnr Innhold Referatsaker PS Godkjenning av protokoll PS Økonomireglement PS Søknad fra Tydal kommune om å bli deltagerkommune PS Økonomiplan PS Investeringsbudsjett 2017 PS Driftsbudsjett 2017

4 RS 3/16 Referatsaker Styreleder Per Kosberg orienterte om selskapet og strategiplan. Adm. dir Geir Tore Leira orienterte om selskapets aktiviteter, prosjekter i 2016 og videre planer. Orienteringene tok tid men ble satt pris på av representantskapet. Imidlertid gikk dette ut over den tiden som var avsatt til videre saker. En bør sette av nok tid til begge deler ved senere møter. Informasjon om selskapet settes pris på og er nødvendig for å gi representantskapet mer grunnlag for beslutninger. Representantskapet ønsker neste møte en orientering om eierskapsstrategien til selskapet. Det er behov for mer informasjon og kjennskap for å kunne redegjøre dette for andre. Spørsmålet om hytterenovasjon kom opp og det ble bedt om en kommentar fra Verdal kommune. Formannskapet i Verdal har gjort et utsettelsesvedtak for å redegjøre for kommunens handlingsrom. Verdal kommune er klar over anbefalingen fra selskapet og at innføring av hytterenovasjon er en forutsetning for felles gebyr/selskapsavtale. Representantskapet understreker at en i tidligere vedtak i representantskapet har gått for en felles tjeneste og anmoder om at Verdal kommune følger resten av deltakerkommunenes vedtak. Godkjenning av protokoll Det ble kommentert at sakspapirer ikke kommer tidsnok til at en kan ta opp sakene i andre fora på forhånd og rådføre seg med andre. Det er krevende å sette seg inn i slike store saker på kort tid. Selskapet har imidlertid fulgt regelverket som sier at innkalling med saksliste skal sendes 4 uker før møtet. Sakspapirer kan sendes ut en uke før møte. Sakspapirer ble denne gang sendt 9 dager før møte. En vil tilstrebe seg å sende ut papirene så tidlig som mulig. Det er enkelte feil og mangler i adresselisten, e-postadresser sjekkes opp. Innspill fra Ida Stuberg, Inderøy tas opp til slutt som et eventuelt-punkt. VEDTAK: Innkalling og sakliste, samt protokoll fra møte godkjennes.

5 Økonomireglement Økonomisjef Stig Arild Myhre orienterte om økonomireglementet og endringene i dette. Spørsmål fra representantskapet: Hvorfor praktiseres ikke purregebyr ved utsendelse av purring? Dette er en praksis med bakgrunn i forsiktighetsprinsippet. Ved 1. purring sendes faktura på nytt uten gebyr. 2. purring/inkassovarsel sendes via Lindorff som da legger på gebyrer. Ingrid Aune, Malvik tok opp vektleggelsen av etisk standard i økonomireglementet. Dette er lite beskrevet i dokumentet, annen enn under Mål pkt 0. Etiske retningslinjer eksisterer som eget dokument. Etiske retningslinjer med forslag til endringer legges fram på neste representantskapsmøte. VEDTAK: Representantskapet vedtar foreslåtte økonomireglement for Innherred Renovasjon IKS med virkning fra vedtaksdato. Søknad fra Tydal kommune om å bli deltagerkommune Adm.dir. Geir Tore Leira orienterte om bakgrunnen og den eksisterende driftsavtalen som Innherred Renovasjon har hatt med Tydal kommune i 2015 og Spørsmål fra representantskapet: Saken førte til noe diskusjon rundt temaet innmelding på generelt grunnlag. Det ble stilt spørsmål om inngangsprisen for å bli medlem er noe lav. Bør en se nærmere på dette ved eventuelle framtidige innmeldelser? Økonomisjef informerte om at en har brukt samme mal som ved tidligere innmeldelser, kun indeksregulert. Om selskaper melder seg ut kan de ikke ta med seg verdier ut. Representantskapet ønsker en sak der det utredes hva fremtidige medlemskap skal innebære for nye medlemmer, og en strategi for hvordan en forholder seg til nye fremtidige eier med tanke på verdiene i selskapet. Hvilke konsekvenser medfører nye deltakerkommuner for selskapet og innbyggerne i de eksisterende deltakerkommunene? VEDTAK/:

6 1. Avtalen mellom Tydal kommune og Innherred Renovasjon IKS om deltakerkommune vedtas. 2. Foreslåtte endringer i Selskapsavtalen vedtas. Økonomiplan Økonomisjef Stig Arild Myhre la fram økonomiplan VEDTAK: 1. Økonomiplan for datert med en investeringsramme på kr ,- godkjennes. 2. Økonomiplanen forutsetter at selskapsavtalen 17 angående låneramme endres til ,- i løpet av planperioden. Investeringsbudsjett 2017 Forslag fra representantskapet om at en nærmere presentasjon av investeringsbudsjett og driftsbudsjett ble droppet på grunn av tidspress, og en henviste til at saken var godt redegjort for i utsendte sakspapirer. VEDTAK: 1. Det framlagte investeringsbudsjett datert med en investeringsramme på kr ,- vedtas. 2. Av budsjettrammen fra 2016 overføres kr ,- til Styret gis fullmakt til å foreta låneopptak til finansiering av vedtatte investeringer i Innherred Renovasjon IKS. Driftsbudsjett 2017

7 VEDTAK/: 1. Det framlagte forslag til budsjett med et overskudd på kr ,- for Innherred Renovasjon for året 2017, datert vedtas. 2. Kommunene må i henhold til forurensingslovens 34 vedta renovasjonsgebyret til inndekning av følgende kostnader: Kostnader Andel av kostnadene Behandling ,43 % Transport ,08 % Eiendomsforvaltning ,98 % Felleskostnader (administrasjon-kundesenter-informasjon) ,64 % Gjenbrukstorg ,96 % Serviceavdeling ,91 % ,00 % HYTTERENOVASJON Totale kostnader SUM KOSTNADER Kostnadene dekkes inn med følgende gebyr, tillegg og rabatter. Gebyrene gjelder for alle deltagerkommuner inkludert Tydal Kommune. Eventuelle kommunespesifikke kostnader som skal dekkes inn må foreslås og vedtas av den enkelte kommune. Kostnaden dekkes inn som et tillegg til gebyrene som er foreslått av Innherred Renovasjon IKS. Alle typer abonnement gis adgang til rabatt for samarbeid, med unntak for hytte/fritidsrenovasjon.

8 Prisberegning TOTAL 2017 NETTO GEBYRINNTEKTER 2017 BRUTTO GEBYR FØR RABATT 25,00 % Antall ab. Gebyr Inkl.mva HYTTERENOVASJON Hytte / fritids renovasjon , ,70 Spikertelt renovasjon , ,50 Hytte / fritids eget AB ,25 Sum hytte fritid ABONNEMENT pr.boenhet 70 liter restavfall / Mini rest , , liter restavfall / Liten rest , , liter restavfall / Medium rest , , liter restavfall / Stor rest , ,19 Sum AB husholdning ,84 TILLEGG Ukentlig tømming restavfall / papir ,00 14 dager tømming restavfall / papir ,00 Henting dunk / meter ,00 Kjøring privat veg ,00 Ikke utført kildesortering ,00 Bytte / innhenting av dunker / end. AB ,00 Sum RABATTER Framsetting av dunken på tømmedag ,00 Samarbeid > 31 boenheter ,00 Samarbeid boenheter ,00 Samarbeid 2-9 boenheter ,00 Alternativ behandling org ,00 Varmkompostering ,00 Sum NEDGRAVDE OG BUNNTØMTE Bunntømte Liten , ,41 Bunntømte Medium , ,53 Bunntømte Stor , ,37 Sum Bunntømte Nedgravde løsninger , ,00 3. Differensieringsregelverk, tjenestebeskrivelse for 2016 videreføres i Forslag til gebyr for transport og behandling av slam i eierkommunene, Selbu, Malvik, Meråker, Levanger, Verdal, Inderøy og Frosta samt Tydal kommune:

9 Avgifter tømming slam 2016 Eks mva. Inkl. mva 25% Årlig avgift pr. boenhet tilknyttet septiktank ,25 Avgiften dekker årlig tømming av små tanker (under 3,0 m3) og tømming annethvert år for store tanker opp til 7 m3 Årlig avgift pr. boenhet tilknyttet minirenseanlegg Avgiften dekker årlig tømming av små renseanlegg (under 3,0 m3) og tømming annethvert år for renseanlegg opp til 7 m3 Årlig avgift pr. hytte / fritidsbolig tilknyttet septiktank 598 Avgiften dekker tømming 3. hvert år 1581,25 747,50 Tømming store slamavskiller (over 7m3) ,25 Avgift etter antall m3 tømt Tømming tette tanker pr. m3 tømt (bolig og hytte) 326 Avgift etter antall m3 tømt 407,50 Eventuelt: Sak fra Ida Stuberg, Inderøy Representanten har ved flere anledninger blitt involvert i saker som omhandler abonnenter og Innherred Renovasjons tjenestetilbud. Det er noe usikkerhet omkring hvordan kommunen skal følge opp misfornøyde abonnenter. Det er behov for mer informasjon om abonnentenes rettigheter f.eks. på IRs hjemmesider. I all saksbehandling og brev til abonnenter skal også opplysningene ligge, dette praktiseres i dag. Det arbeides også for tiden med en utbedring av Renovasjonsforskriften der slike elementer vil belyses bedre. Styret og administrasjonen tar innspillene til etterretning, et møte er også planlagt med administrasjonen i Inderøy kommune for avklaringer rundt slike saker.

10 Signering av protokoll Det ble ikke valgt 2 personer til å underskrive protokollen i møte. Representantskapets leder Robert Svarva har bestemt at Ida Stuberg og Marit Voll undertegner protokoll.