[År] [Dokumenttittel] [DOKUMENTUNDERTITTEL] HELLE SOOS

Transkript

1 [År] [Dokumenttittel] [DOKUMENTUNDERTITTEL] HELLE SOOS

2 Innledning Distriktsråds arbeide foregår som alt annet LIONS arbeid i den enkeltes fritid. Det gjelder derfor om å kunne utfører dette arbeid så effektivt som mulig. Man bør unngå å skulle bruke for mye tid på kontorarbeid og på å lete etter de opplysninger, man har bruk for her og nå. Denne håndbok skal derfor ses på som et stykke hjelpeverktøy til å lette arbeidet for de LIONS der har påtatt seg et lederverv til felles beste og til gavn for vårt distrikt og vår organisasjon. Vår periode i rådet er veldig kort så derfor er det viktig at det hele fungerer fra starten av Lions året. Våre lover og regler dekker vårt distrikt og forhåpentligvis vil vi få felles lover for hele Norge til neste år, men de beskriver ikke hvordan vi ønsker tingene gjort hos oss. Vår håndbok skal derfor være et supplement til de lover og regler som allerede finnes, men må gjerne være en gjenspeiling av våre visjoner og holdninger vi ønsker i dette året. Denne håndboken er ment til å gi en oversikt over hvilke oppgaver rådsmedlemmene skal arbeide med. For at vårt arbeid i rådet skal lykkes er det nødvendig at hver især utfører vår oppgave og er villig til å hjelpe hverandre. Håndboken skal også inneholde litt praktiske opplysninger som kan være til nytte i det daglige arbeid som rådsmedlem. Da dette er et første forsøk på å lage en håndbok for rådet vil jeg takke hver og en av dere på forhånd for de flotte innspill til forbedring som jeg vet dere vil komme med i løpet av dette året. Helle Fauerskov Soos Distrikts guvernør MD 104J side 1

3 Innholdsfortegnelse Side 3 Møtekalender 4 Rådsmedlemmer 5 Soneledere 6 DG målsetting 2015/16 7 MD målsetting og handlingsplan 14 Lions Norge Rundt / Lions Rådsarbeid / Klubbesøk 16 Refusjon 18 Budsjett 19 Soneledere 21 DG 22 VDG1/VDG2/IPDG 23 Fagsjefer og distrikts kasserer 24 Distriktssekretær 25 GMT 26 GLT 27 PRC/ITC/WEB 28 YCEC 29 IRC 30 NAC og Distriktsmøte utvalg 31 LCIF 32 Gaver 33 Utmerkelser / Sosiale media 34 Fremtidige samarbeidspartnere 35 Avholdelse av distriktsmøte side 2

4 Møtekalender Høsten Forberedende rådsmøte Trollklubben Barnehage Styremøte Distriktsrådsmøte Presidenttreff pluss YEK, PRK og IRK Europaforum 2015 i Augsburg SL og VSL kurs Styremøte Rådsmøte i Töckfors SL og VSL kurs Våren Nordisk samarbeidsråds i Finland Styremøte Distriktsrådsmøte Styremøte Distriktsmøte Scandic Hotell Fredrikstad Guvernørrådsmøter Fagsjefmøte, Danske båten Gardermoen Gardermoen Sarpsborg 9-12 side 3

5 Rådsmedlemmer Distriktsrådets håndbok 104J Tlf LC Fr. Sorgenfri Almveien 14, 1659 Torp mail Bursdag Knut Olav Gaaseby tlf LC Hobøl 1 VDG Fiolveien 2, 1825 Tomter mail knut.gaaseby@skibv.no Bursdag Svein J. Lie Tlf LC Moss 2 VDG Svalevn. 20,1518 Moss mail sjlie@hotmail.com Bursdag Lill Anita Alver Tlf LC Nedre Romerike IPDG Brånåsveien 25, 2019 Skedsmokorset Tlf lill@ikonstudio.no Bursdag Asbjørn Haugdal Tlf LC Fredrikstad DS Ørneveien 23, 1640 Råde mail ashaugd@online.no Bursdag Christer Hedenskog Tlf LC Skiptvet DK Søndre Åmotsvei Skiptvet Mail chedensk@online.no Bursdag Hilde Fredriksen Tlf LC Fr. Sorgenfri GMT Nygaardsgata 7 B, 1606 Fredrikstad Mail hifredriksen@gmail.com Bursdag Maria Stave Tlf LC FR. Sorgenfri GLT Laguneveien 5, 1659 Torp Mail Maria.iss58@gmail.com Bursdag Stefan Trygve Soos Tlf LC Fr. Sorgenfri YCEC Almveien 14, 1659 Torp Mail Stefan.trygve@soos.no Bursdag Fredrik Knutsen Tlf LC Ås/Nordby PRC Olav Bullsvei 74,, 0765 Oslo Mail fredrik@huff.no Bursdag Roy Barstad Tlf LC Rygge ITC Utgjerdsveien 36, 1580 Rygge Mail roy_1580@me.com Bursdag Bjørg M T Simonsen Tlf LC Lørenskog/Fjellhamar IRC Margarethasvei 23, 1473 Lørenskog mail bjorg.m.simonsen@getmail.no Bursdag Solveig S Johansen Tlf LC Romerike Skanse NAC Langryggen 24, 1920 Sørumsand Mail Solveig.s.johansen@gmail.com Bursdag Distriktets tilknyttede kontaktpersoner (ikke medlem av rådet) WEB Tom Schrøder-Nielsen Tlf LC Vestby Randembrekka 12,1540 Vestby Mail tomsn@online.no Bursdag Vidar Waaden Tlf LC Lørenskog Vest PPC Sørlieveien 41, 1473Lørenskog V mail viwaa@online.no Bursdag Karsten Jacobsen Tlf LC Tune FLL Skogholtet 7, 1715 Yven mail karsten.jacobsen@hiof.no Bursdag side 4

6 Soneledere i MD104J Sone 1 Kai Magnussen Tlf LC Greåker Lekeveien 26,1715 Yven Mail Kai.markus0610@gmail.com Bursdag Per Erik Sørensen Tlf LC Fredrikstad Sone 2 Postboks 315, 1601 Fredrikstad Mail karru@online.no Bursdag Jan Erik Lien Tlf LC Moss Øst Sone 3 Smedhusåsen 10, 1570 Dilling Mail janlie@ostfoldfk.no Bursdag Dag Fossheim Tlf LC Mysen Sone 4 Vandugbakken 29,1850 Mysen Mail dagfossheim@gmail.com Bursdag Bjørn Tørmo Tlf LC Vestby Sone 5 Krusebyveien 66, 1540 Vestby Mail btormo@online.no Bursdag Åse Åmot Tlf LC Rælingen/Petrine Sone 6 Prost Refsumsv 26, 2005Rælingen Mail asem.aamodt@getmail.com Bursdag Anne Karin Haukaas Tlf LC Nedre Romerike Sone 7 Bergveien 6B, 2010 Strømmen Mail anne.karin.haukaas@gmail.com Bursdag Ass. soneledere I MD 104J ikke medlemmer av rådet Sone 1 Rino Andreassen Tlf LC Borge Sone 2 Klyverveien 3, 1654 Sellebakk Mail rino.andreassen@kghcustoms.com Bursdag Helge Aronsen Tlf LC Våler Sone 3 Texneslia 19, 1591 Sperrebotn Mail helgen22@online.no Bursdag Sone 4 Ole Jørgen Klaussen Tlf LC Oppegård Sone 5 Bjørn Bondesvei 155, 1253 Oslo Mail post@olejk.com Bursdag Sone 6 Sone 7 side 5

7 Distriktsguvernørens målsetting eller handlingsplan for distriktet 2015/16 Jeg har valgt ordene «Learning by sharing sharing is caring» som mitt motto dette året. Jeg vet at klubbene i J distriktet gjør hva de er gode til. Det blir jobbet på det sosiale og det humanitære området. Dere er alle klar over at Lions bør utvikles og at vi alle skal være med i denne prosessen. Det er dere klubbene som bestemmer og driver klubben og det er langt de fleste riktig gode til. Dere vet vi trenger flere medlemmer, bedre aktiviteter, yngre medlemmer osv., men noen klubber klarer ikke å få dette til. Derfor bør vi dele med hverandre. Dele gode aktiviteter, gode ideer og jobb sammen om medlemsrekruttering. For når vi deler viser vi også at vi bryr oss om, ikke med. Vi skal lære nye begreper som Facebook og Linkedin, men også pressetjenester. Vi, dere, klubbene, medlemmene skal i gang med å nettverke klubbene imellom og vi skal synliggjøre den gode historie. Det skal blir mer moro å være Lionsmedlem, vi skal tenne gnisten i hverandre så vi igjen får gleden ved å yte en innsats for andre. Ved å holde bevisstheten oppe om hvorfor, hvordan og hvem vi er Lions for, bygger vi også opp stoltheten. Jeg tror at hvis vi er stolte over vårt Lions engasjement blir det også en enkel oppgave å verve flere medlemmer til egen klubb. Du må tro på noe før du kan selge det. Sonelederne får en større rolle og det vil bli jobbet med visjoner for distriktet. Hvilke organisasjoner bør vi samarbeide med og hvordan skal vi gjøre det. Hvordan skal vi jobbe med ungdomsutveksling og hvordan får vi flere klubber til å være med i et av Lions fokusområder. Med hvem og hvordan skal vi støtte internasjonale hjelpearbeid og mange flere emner. Konkret vil vi øke fokus på GLT og GMT området og klubbene vil bli tilbudt opplæring sone vis. Det finnes mange verktøy på hvordan klubben kan fastholde og øke medlemstallet. Vi har dyktige GMT er og GLT er på plass som gjerne vil øse av deres viten og erfaring når det handler om gode klubbmøter og at man har en god følelse etter overstått møte. Jeg ønsker et tett samarbeid mellom GMT og GLT. Jeg har et ønske om at soneleder sender meg en liten melding den 20. i hver måned om hva som skjer i deres sone hvis de har noe som de ønsker å markedsfører til alle klubber. På den måte kan jeg ta dette med i mitt månedsbrev så det blir delt med andre soner og klubber. Så kan man møte opp på arrangementet og få ideer til ny aktivitet i egen klubb eller sone. Det ville vært flott med et årshjul for distriktet hvor man kan finne opplysninger side 6

8 om hvor og når dere skal forholde dere til spesifikke oppgaver eller deadlines men også en oversikt over når i kan forvente informasjon fra fagsjefene. Distriktet har en aktiv hjemmeside på lions.no der løpende nyheter og dokumenter legges ut av Web red. Medlemmer får distriktets nyhetsbrev på mail den 1. hver måned med lenke til mitt månedsbrev og andre distriktsnyheter. På hjemmesiden kan interesserte samtidig lese info fra klubb, sone, Lions Norge og Lions internasjonalt. Noe som er i tiden er sosiale media og det er klart at Lions også bør være representert der. Dette er også merkevarebygging og det må vi i Lions bli bedre på. Distriktet har en egen side på Facebook og den kan vi styre selv. Legg info ut om ting som skjer i vårt distrikt så vi kan dele de gode historier med hverandre. Utfordringen består i at det der er tilgjengelig om Lions i vårt distrikt mange ganger drukner i bilder på Facebook der viser noe annet enn det Lions er og står for. Derfor følger Roy Barstad (ITC) med på siden og fjerner det som ikke bør står der. Merk også at aktuelle nyheter på distriktets hjemmeside enkelt kan deles via Facebook ved å oppgi lenken til siden eller en spesifikk artikkel. Jeg gleder meg til å være distrikts guvernør for verdens beste distrikt og håper på et godt samarbeid i året som kommer. MD s Målsetting Handlingsplan for Lions Clubs International MD 104 Medlemsutvikling Medlemsnedgangen må begrenses og stoppes før vi igjen kan snakke om økninger. Mål for antall medlemmer pr. 31. desember 2015 er Basert på tall ut ifra distriktenes måltall , gjenstår det å rekruttere medlemmer, men samtidig skal vi ha fokus på å beholde medlemmene. Klarer vi dette måltallet har vi snudd den negative trenden. Det er positivt! Virkemidler Hovedaktiviteten i blir «Lions Norge Rundt» og i 2017 er Lions 100 år. Lions-klubbene i Norge står for 1000 talls av flotte aktiviteter i sitt nærområde. Dette er alt fra delarrangør i store idrettsarrangementer, kunstutstillinger, ande- løp, kalender-salg, skiskole, løveleker, ungdomsleir, ulike innsamlingsaksjoner, tegnekonkurranser, ulike sponsorering, Mitt Valg kurs osv. osv. Dette ønsker vi side 7

9 å kartlegge, besøke og bistå slik at Lions i Norge blir synliggjort og dermed forhåpentligvis får nye medlemmer. I dette arbeidet vil soneleder, distriktsleder og våre fagområder spille en viktig rolle. Klubbene i Lions Norge er og blir vår viktigste arena og det er her engasjementet og kreativiteten fortsatt skal blomstre. Trygge medlemsmassen og nyrekruttering Vi skal fortsette arbeidet med å se «Medlems- og klubbutvikling» (GLT og GMT) som en enhet. Begge fagområder jobber tett med hverandre, og de blir viktige fagområder fremover for å bistå distriktene gjennom soneledere i rekrutteringsarbeidet. Det utarbeides konkrete planer for nyrekruttering til klubbene. Det må vurderes om samme metodikk skal anvendes ved rekruttering i de store byene og i landet for øvrig. «Venn av Lions» og «Cyber Club» er konsepter hvis hensikt er å rekruttere nye medlemmer. «Venn av Lions» når en målgruppe som ønsker å støtte Lions av forskjellige årsaker. Eksempler på dette er alle lærerne som bruker undervisningsopplegget «Mitt valg», foreldrene til barn som deltar i undervisningen, personer som får førerhund fra førerhundskolen og deres familie, venner og bekjente, og medlemmer som av ulike årsaker må slutte, men som vil opprettholde kontakt med Lions. Målgruppene er mange, det er bare å bruke fantasien. Konseptet «Venn av Lions» administreres, markedsføres og videreutvikles av fagområdet «Medlems- og klubbutvikling». Vi skal doble antall kvinner i løpet av planperioden! Det vil bli utarbeidet konkrete tiltak/aktiviteter som kan vekke interesse hos kvinner. Vår årlige tegnekonkurranse som engasjerer «alle» skoler i hele Norge, må brukes mer aktivt inn i vårt rekrutteringsarbeid. Ungdom Videreføre ungdomskonseptet, hvor hensikten er å rekruttere ungdom år til prosjektarbeid i inn- og utland. De unge vil få opplæring innen fire områder: kunnskap om Lions ( kjenn Lions ) lederopplæring orientert mot prosjektstyring økonomistyring og regnskapsførsel for prosjekter dataassistert prosjektstyring Opplæringen vil foregå i plenum, plenumsdiskusjoner, gruppearbeider og hjemmearbeider. Den vil vare i ca. fire måneder og være viktig for kandidatenes side 8

10 CV. Målet for opplæringen er å kvalifisere kandidatene for deltagelse/ledelse av prosjekter i regi av klubb, sone, distrikt og AIM. Konseptene «løvelekene» og «Vanskeligstilte barn og unge» er allerede utarbeidet og introdusert i noen klubber og soner. Det å løfte disse konseptene opp til gjelde hele landet vil kunne gi oss god PR og mulige inntekter fra sponsorer. Begge disse aktivitetene er utmerkede aktiviteter for å rekruttere ungdom, særlig hvis de deltar i og gjennomfører opplæringen i det nye ungdomskonseptet. Resultatet av dette arbeidet vil være å starte flere studentklubber tilknyttet våre utdanningssteder utover dagens klubber i Bergen og Trondheim. Orkester Norden må også nevnes i forbindelse med vårt ungdomsarbeid. Viser til deres nettside for mer informasjon. Dette er et Nordisk og Baltisk samarbeidsprosjekt for ungdommer. Ungdomsarbeid er en «rød tråd» i de fleste fagområder Lions arbeider med i løpet av et lionsår. Nevner ungdomsutveksling, forebyggende arbeid og vårt bistandsarbeid. Struktur Strukturendringer og/eller tilpasninger er en kontinuerlig prosess. Det er gjort en stor internasjonal undersøkelse som vi har oversatt til norsk: «Prosjekt ny start». Noen av konklusjonene i rapporten sier noe om størrelse på klubbene og ikke minst hva slags aktiviteter vi har. Dette er et innspill til fagområdet «Medlemsog klubbutvikling» og som videreføres fra handlingsplan Økonomi Medlemskontingenten er hovedinntekten til MD. Nedgang i antall medlemmer betyr lavere inntekter til drift og administrasjon av Lions Norge. Vår økonomi tvinger oss til å utføre våre tillitsverv annerledes mer effektivt og med lavere kostnader. Budsjettet neste år vil bære preg av det. Vi har hatt minus og null resultater de siste årene. Som nevnt i langtidsplanen må vi bygge opp vår egenkapital for å møte eventuelle problemer. Nytt regnskapssystem er innført slik at den totale kontrollen blir bedre. Budsjettet viser at vi kan styrke egenkapitalen med ca. kr ,-. Det vil fortsatt være behov for en god kostnadsstyring samtidig som det ikke skal gå ut over viktige områder som utdannelse av fremtidige ledere spesielt soneledere og VDG1 og 2. side 9

11 Handlingsplanen må sees i sammenheng med langtidsplanen. Langtidsplan for Lions Clubs International MD 104 Tradisjonelt bygger oppdaterte langtidsplaner (LTP) på forrige års LTP. Denne planen tar vare på de gode tradisjonene og innfører viktige endringer. Forslag til tillegg og endringer er kommet fra fagsjefene, VDG1ene og administrasjonen. Målsetningen er å bygge stein på stein i den kommende planperiode for å bli en enda bedre service/hjelpeorganisasjon. Generelle forutsetninger Lions etiske norm Lions mål Multippeldistriktets policydokument. Langtidsplan for MD104, Planene rulleres hvert år Planene samordnes for alle fagområder og distrikter Vårt utgangspunkt Vår gjennomsnittsalder er fortsatt høy, og vi er forberedt på at en eventuell nedgang vil fortsette, men stabilisere seg og øke med den merkevarebygging som er gjort i forbindelse med LRF De økonomiske konsekvensene hittil av medlemsnedgangen er ca. 2,1 millioner kroner. Siden 1990 og frem til i dag har vi mistet ca medlemmer. Netto endring siden forrige riksmøte er -217 medlemmer (pr 29.jan). Lions Røde Fjær 2015, Lions Norge Rundt og Lions 100 år i 2017 er 3 flotte merkebyggingsaktiviteter som vil gi Lions Norge mye oppmerksomhet og samtidig nye medlemmer. Endringer Vårt regel- og lovverk har det siste året gått igjennom en naturlig tilpasning til den tidsepoken vi er i. Lovkomiteen, internasjonal direktør sammen med Guvernørrådet, har fått igjennom nødvendige endringer slik at vi kan gjøre vår organisasjon mer dynamisk og fleksibel. Noen tilpasninger er fortsatt under arbeid. Aktiviteter synlighet ledelse På kursene Regional Lions Leadership Institute (RLLI) og møter i regi av GLTkunnskap og innsikt og GMT- klubbdrift og rekruttering, uttaler deltagerne seg om hva de mener er viktig for å snu utviklingen aktiviteter, synlighet og ledelse. Disse uttalelsene er det tatt hensyn til og er innarbeidet i både side 10

12 langtidsplanen og i handlingsplanen. Kursene er så nyttige og vil fortsette som vårt viktigste lederutviklingsprogram. Medlemsutvikling Målet for medlemsrekruttering er å stabilisere medlemsmassen slik at dagens og fremtidige aktiviteter kan opprettholdes. Det er en målsetning å øke kvinneandelen i Lions fra dagens ca til ca innen Økonomi De siste årene har vi hatt en anstrengt økonomi, men underskudd er nå snudd til overskudd. De siste års guvernørråd har arbeidet målbevisst med å bedre økonomien og få bedre kontroll. Nytt regnskapssystem og den nye kontoplanen fungerer. På denne måten har vi nå bedre kontroll på alle kostnader og bevegelser. Balanseregnskapet gir oss oversikt over ulike fonds og reserver. Likviditets-oversikt og kontrollrutinene er gode. For å møte eventuelle fremtidige overraskelser vil vi bygge opp egenkapitalen til kr i MD. Organisering Organisasjonen gjøres mer effektiv og mer fleksibel. Den må til enhver tid speile de utfordringene vi står overfor. Organisasjonen må ha klare linjer og ansvarsforhold. Det er derfor viktig å skille mellom linje og stab. Det er linjen som skaper resultatene, alle vi andre tilhører staben og skal hjelpe linjen å skape ønskede resultater. Linjen er distriktsleder (DG) soneleder (SL) president. Virkemidler Prioritet nr. 1: Fagområde Ungdom, inklusiv konsept og aktivitetsutvikling Ungdomsarbeidet i Lions er og skal være omfattende og kan deles i tre hovedområder: Holdningsskapende barne- og ungdomsarbeid: Dette området omfatter undervisningsopplegget «Mitt valg» Forebyggende barne- og ungdomsarbeid som vil omfatte bl.a. «Vanskeligstilte barn og unge» og «løvelekene» Internasjonale aktiviteter: Ungdomsutveksling og Aid in Meeting (AIM) I tillegg har vi en rekke ungdomsaktiviteter i klubbregi. Klubbene oppfordres til å vedlikeholde og utvikle disse aktivitetene. For å kunne oppnå en redusert gjennomsnittsalder i organisasjonen som helhet, innebærer det at ungdom i langt større grad må rekrutteres. Ungdomsrekrutteringen bør være orientert mot konkrete prosjekter. Vi må derfor være forberedt på at stor utskifting av medlemmer, at ungdommene blir i Lions til prosjektet er ferdig eller at deres livssituasjon endres. «Venn av Lions» er et godt virkemiddel for å holde kontakten slik at medlemskap kan være aktuelt senere. side 11

13 Nytt ungdomskonsept er etablert og inneholder fire elementer: kunnskap om Lions prosjektorientert lederopplæring prosjektregnskap dataassistert prosjektstyring Hele opplegget vil vare 4 6 mnd. Undervisningsform vil være plenum, plenumsdiskusjoner, gruppearbeider og hjemmearbeider/selvstudium. Cyber Clubs I Oslo er det etablert en Cyber-klubb med ca. 30 medlemmer. En prøveordning ble gjort for Lions-året , og medlemskontingenten ble satt til kr. 500,-- pr. år. Fordeling er som følger: USA kr. 250,-, distriktet kr. 150,- og til MD kr. 100,--. Eventuell møtevirksomhet dekkes av den enkelte. Dette er å betrakte som en prøveordning de første 2 årene. Prioritet nr. 2: Øvrige fagområder, inklusiv konsept og aktivitetsutvikling Kunnskap og innsikt GLT, og klubbdrift og rekruttering GMT, driver sin virksomhet gjennom et tett og nært samarbeide. Dette er viktig for å oppnå bedre samordning og øke effekten innen medlems- og klubbutvikling. Dette er også viktig å få til på distriktsnivå. Opplæring Kursene for tillitsvalgte er bygget over samme mal over hele landet. Vi får samme informasjon og presenterer Lions korrekt. Det er viktig at opplæringen av presidenter, styre og øvrige tillitsvalgte får samme opplæring, og blir gjennomført over hele landet. Sjekk hjemmesidene våre om vårt opplæringstilbud. Rekruttering «Venn av Lions» og «Cyber Clubs» er viktige rekrutteringsverktøy: Medlemmer som slutter, men som fortsatt vil ha kontakt med Lions Personer som sympatiserer med Lions Personer som har fått førerhund fra Lions førerhundskole og deres familie og bekjente Lærere som benytter undervisningsopplegget «Mitt valg» og elevenes foresatte Vår årlige tegnekonkurranse som engasjerer «alle» skoler i hele Norge Medlemmenes venner og bekjente side 12

14 Det forventes at klubbene, DMV pilotene, førerhundskolen og medlemmer i Orkester Norden målsetter sine fremtidige «Venn av Lions» aktiviteter. Hvert år får vi ca. 800 nye medlemmer, men mer enn halvparten slutter etter 2-3 år. Tar vi godt nok vare på våre nye medlemmer? Blir de med på våre aktiviteter? Kan vi lage et felles opplegg for våre nye medlemmer? Sonelederne sammen med fagområdet medlems -og klubbutvikling viderefører dette i sine planer. Spørsmålene er mange og vil belyses i vårt arbeid. Hvordan rekrutterer vi nye medlemmer? Hvordan rekrutterer vi i byene? Hvordan rekrutterer vi i tettsteder og bygder? Hvordan rekrutterer vi på universiteter og høyskoler? Kan vi bruke samme metodikk eller er det forskjeller? Prioritet nr. 3: Merkevarebygging Merkevarebygging vil si å tydeliggjøre hva vi er, våre verdier og våre aktiviteter. Lions etiske norm, Lions mål og Lions oppgaver er basisen i våre verdier, og må tydeliggjøres. Alle våre avdelinger og aktiviteter må vise tilhørighet til Lions. Tilhørigheten skal vises på klart definerte måter. Vet publikum at Lions Aid Norway (LAN), AIM, Lions Førerhundskole og mobilitetssenter, Stiftelsen «Det er mitt valg», «Røde Fjær», tegnekonkurransen og Orkester Norden er en del av Lions sine aktiviteter? I tillegg må Lionsmedlemmene bære sitt merke med stolthet, og kunne fortelle fremmede i løpet av noen minutter hva Lions er. Her er vi flinke, men samtidig kan vi bli enda bedre. Synligheten og stoltheten vi bærer viser vi særs frem når vi har nasjonale arrangementer slik som Lions Røde Fjær. I tiden fremover skal vi promotere Lions Norge Rundt og Lions Prioritet nr. 4: Struktur Vi må hele tiden ha fokus på vår struktur; klubber, soner, og distrikter. Det som virker riktig i dag er ikke nødvendigvis riktig i morgen. Organisasjonen må være villig til å gjøre de endringene som er nødvendig for at vi skal kunne gjennomføre våre aktiviteter på en god måte og til et riktig kostnadsnivå. Prioritet nr. 5: Andre inntekter Andre inntekter kan være tilførsel av kapital fra stiftelser, legater, gaver og testamenter. Prosjektsponsing vil si å finne frem til bedrifter som kan identifisere seg med et eller flere av våre aktiviteter og som er villig til å betale for å være synlig sammen med Lions. Netthandel vil også gi inntekter som vil komme klubbene til gode. Nyopprettet stilling på dette ansvarsområde skal være lønnsom etter 1 år. side 13

15 Prioritet nr. 6: Katastrofefond og katastrofeberedskap Lions katastrofefond skal være på minimum kr ,00. Fondet forvaltes av Guvernørrådets Arbeidsutvalg (GRAU), som er katastrofefondets styre. Forslag til støtte/gaver/bidrag fra fondet kan foreslås av klubber og tillitsvalgte. Beslutning tas i løpet av 1 til 2 dager. Lions nødhjelp er et nytt konsept innenfor katastrofeberedskapen og katastrofefondet. Dette er etter mønster fra Lions Alert Program, USA. Jeg ønsker å tilføye at den verden vi lever i er under konstant forandring. Det gjelder ikke minst i de områder av verden hvor både menneskelige og økonomisk overskudd kan være begrenset. Vi er derfor også i Lions konstant under press til å gjøre tingene annerledes og på nye måter. Dette gjelder ikke kun i relasjon til de Lions aktiviteter der gjennomføres og de donasjoner det ytes, men spesielt til alt det øvrige Lions arbeid det utføres. I disse årene står vi i Lions overfor mange utfordringer som krever endringsvilje og det å være beredt. Disse forandringer vil vi gjerne være med til å gjennomfører. Det skjer bl.a. ved art vi beholder alt det gode vi har men at det vil skje forandring og fornyelse der hvor det trengs. Hvis dette ikke skjer beveger MD 104 seg i gal retning. Med hensyn til forandring er det sådan at den organisasjon der ikke er under forandring og i utvikling faktisk er under avvikling. Lions Norge Rundt Et prosjekt som vi skal kjøre i Norge er prosjektet Lions Norge rundt. Dette er en kampange på jakt etter Lions sjel. Lions er en velkjent merkevare, men folk flest vet ikke så mye om hva vi gjør. Det som skjer i Lions skjer i klubbene, og det er lokalt vi finner sjela til Lions. Med kampanjen Lions Norge Rundt skal både fellestrekk og lokale spesialiteter kartlegges og frem i lyset. Vi vet jo at klubbene hjelper eldre, barn, funksjonshemmede etc. Men hvordan og hva er omfanget av denne hjelpen? Stafetten skal gå gjennom hele Norges land og der skal finnes gode aktiviteter som skal koordineres med aksjonen. Hver sone/distrikt skal finne en person som skal koordinerer aktiviteter og sørge for økt synlighet i perioden. Det hele skal avsluttes med riksmøtet i Sarpsborg. Vibeke Aasland er kommunikasjonsrådgiver og primus motor i dette prosjektet. Mail til Vibeke er; vibeke.aasland@lions.com Følg også med på Lions er Lions 100 år og dette skal feires. Det er mange måter å feire på men Lions har satset på at vi skal yte en ekstra innsats innenfor ungdommer, syn, side 14

16 hungersnød og miljø. Her skal klubbene, sonene og distriktet sende inn rapporter på serviseaktiviteter til LCIF. Målet er at vi skal hjelpe 100 millioner mennesker frem til juni Når vi rapporterer inn får vi den annerkjennelse vi fortjener ved at vi får tøymerker. Dette skal meldes inn gjennom MyLci Rådsarbeid Både de valgte medlemmer, soneledere og fagsjefer har et ansvar for at rådet jobber målrettet til gavn for distriktets medlemmer og klubber. Rådet tar seg av store og små oppgaver fra og for medlemmene, klubbene og guvernørrådet. Samtidig skal rådet jobbe med de langsiktede mål til gavn for medlemmene og klubbene. Rådsmøtene Rådsmøtene ledes av DG med VDG1 som ordstyrer. Ikke alle rådsmedlemmer trenger å delta. DG, VDG1 og VDG2, DS, DK, GMT, GLT og soneledere skal delta. YCEC, NAC, PRC, IRC og ITC møter ved behov. Møtene er åpne for alle Lions i Distrikt 104 J og i særlige tilfeller kan det delta gjester etter invitasjon fra DG. Det er også DG som fastsetter dagsorden. Transportutgiftene refunderes etter gjeldende regler for rådet og eventuelle inviterte. Det vil bli et møte med mulighet for overnatting. Dette vil foregå på Lyckås, Töckfors, de resterende møter vil være dagsmøter. Rådsmedlemmene vil bli invitert sammen med ledsager til middag etter distriktsmøtet (16. april 2016). DG betaler for rådets medlemmer. Ledsager må betale egenandelen. Dagsorden for rådsmøtene vil bli utsendt senest 14 dager før møtene. Soneledere, GMT og GLT skal forut for rådsmøtene lage en kortfattet situasjonsbeskrivelse som skal sendes til DG 1 uke før møtet. Fagsjefene sander samme type rapport til DG og avklarer med DG om det er saker som krever særlig fokus og eventuelt avtaler med DG om fagsjef skal delta eller ei. Rapportene blir lagt ut på nettet. Ved eventuelle forsinkelser vil DS minne de pågjeldende på oppgaven. Situasjonsbeskrivelsene skal være utferdiget som et Word dokument. Referatet fra rådsmøtet vil bli utarbeidet av DS og skal være tilgjengelig på nettet senest 14 dager etter møtet Klubbesøk Alle klubbene vil få besøk av distriktsguvernøren eller dennes stedfortreder hvis side 15

17 de ønsker. VDG1 utdeler i forbindelse med presidenttreffet spørreskjema vedrørende hvor, når og av hvem klubben ønsker besøk fra. Ut fra dette spørreskjema utarbeider DG, VDG er og fagpersoner besøkslisten. Jeg her tenkt som noe nytt i år, at klubbene som hovedregel får besøk fra sonelederen. Hvis klubben ønsker besøk av en fagsjef så må de velge hvilke fagområde de ønsker besøk av på det utsendte skjema. Fagsjefene besøker utover dette klubbene etter behov og på ønske fra klubbene. Den kan redigeres men de ønskede endringer skal meddeles DS med en gang. DS er ansvarlig for å ajourføre klubbesøkslistene med alle klubbebesøk for DG, VDG1 og VDG2, fagsjefer og soneledere. Alle besøkslister skal ligge på nettet tilgjengelig for alle klubbene. Etter hvert klubbesøk skal det utferdiges en besøksrapport som sendes til DG pluss til sonelederen i den sone klubben ligger i. Rapporten skal sendes senest innen utgangen av den måned hvor besøket har funnet sted. Ved eventuelle forsinkelser purres det av DS. Etter hvert klubbesøk som står i besøksoversikten skal det utferdiges en USA rapport som sammen med pågjeldende måneds refusjonsskjemaer sendes til DK. Al avregning og saker av økonomisk art skal gå til DK. Refusjon av utlegg Hovedprinsippet er at ingen skal ha urimelige utgifter ved å være medlem av rådet. Omvendt skal man heller ikke regne med at alt blir betalt av distriktet. Hva kan refunderes? Transport. Lions refunderer etter statens regulativer den lave takst som er 4,10 pr. km. Det er veldig viktig at vi alle gjør bruk av samkjøring der det er mulig. Hvis man har fri bil (firma bil) hos sin arbeidsgiver er godtgjørelsen skattepliktig for mottakeren det er din plikt å innberette til skattemyndighetene. Portoutlegg. Dette refunderes fult ut men vi bør bruke mail mest mulig. Porto i forbindelse med soneaktiviteter refunderes ikke av distriktet. Telefon Godtgjøres kun i ganske spesielle tilfeller etter forutgående avtale med DG Rådsmøter. Transport refunderes og maten betales av distriktet. side 16

18 Guvernørrådsmøter. Transport refunderes og maten betales av MD Distriktsmøte. Rådets medlemmer pluss fagsjefer betaler distriktet for og det gis reisegodtgjørelse. Riksmøtet. Distriktet dekker reise, festmiddag, deltakelse og evt overnatting for DG. MD dekker kostnadene for VDG1. Jubileer. DG eller DG s stedfortreder får refundert ved deltakelse i charterfest, 25, 40,50 og 60 års klubbjubileum, hvis ikke den jubilerende klubb betaler. Ellers gis ingen refusjon. Europa forum/nsr Europaforum finner sted i Augsburg, Tyskland oktober NSR finner sted i Finland januar Deltakerne i disse arrangementer utpekes av DG og vil skje ut fra budsjett vedtatt på Distriktsmøte og ut fra følgende prinsipper: Utfra emnene i dagsorden vurderes det hvilke fagsjefer der får mest ut av deltagelsen. Distriktets økonomi setter en naturlig begrensing for hvor mange fagsjefer der kan delta. Det vil på disse reisene bli oppkrevet en egenbetaling på kr for europaforum og for NSR for ledsagerne til DG og VDG1. Fagsjefer der utpekes av DG kan få refundert nødvendige omkostninger etter bilag. Ønsker andre deltakere ut over dem DG har utpekt å ha deres ledsager med er dette helt for egen regning. Deltagelsen skal dog avklares med DG før deltakelse. Eventuell ferie i forkant eller etterkant på disse arrangementer er for alle deltakers egen regning. Hvordan refunderes? DK sender reiserefusjonsskjema ut til alle i rådet med gjeldende beløp. Alt skal sendes til DK Christer Hedenskog senest den 10 i måneden etter utgiftene har påløpt. Hvis dette ikke skjer kan man miste retten til refusjon. Det skal vedlegges originale faktura og alle originale faktura skal påføres navn og Lions funksjon med blokkbokstaver. Er det ikke mulig å få en kvittering fra en restaurant godkjennes en dagsdato/kvittering underskrevet av presidenten eller en fra styret. Husk at alle faktura skal være påført navn og Lions tittel på den besøkende. side 17

19 Budsjettet for Inntekter Refusjon fra HK Refusjon distriktsrådet fra MD Kontingent / kr 42.- pr medlem Avgift DM/ kr 37.- pr medlem Kursavgift/Lederopp. kr. 10.-/42.- pr medlem Soneavgift kr 10.- pr medlem Sum inntekter Utgifter Convention DG elect pluss led Riksmøte/guvernørrådsmøte DGE Riksmøte/guvernørrådsmøte DG Distriktsmøte/rådsmøte DG Nordisk råd DG og VDG Klubb besøk Møter styrer og DSR Sonemøter/presidenttreff Distriktsmøte Reiseutgifter Øvrige kurs og opplæring Andre møter Lederopplæring Lions material og rekvisita Gaver og blomster Jubileum, banner og utmerkelse Andre driftsutgifter Sum utgifter Resultat 600 side 18

20 Soneledere (SL) og assisterende soneledere (ASL). SL velges av klubbene i egen sone for et lionår. SL skal delta i rådsmøter og er bindeleddet mellom rådet og klubbene. SL er klubbens talsmann eller kvinne overfor rådet samtidig med at hun/han bringer ideer og budskaper fra rådet til klubbene. SL skal bidra til å koordinerer og skape samarbeid mellom sonens klubber. SL bør avholde 1 til 2 presidenttreff med sonens presidenter og også med visepresidenter. SL er ansvarlig for å holde minimum 2 sonemøter, et på høsten 2015 og et på våren Sonemøtet avholdes med sonerådet (SL, ASL, PSL) klubbens presidenter og de K er som er berørt av agendaen. Sonemøtene skal være åpne for alle sonens medlemmer. I løpet av februar 2016 bør det velges en ny ASL. Opplæring av SL og ASL Alle SL og ASL skal få RLLI opplæring. Det er satt opp til kurs uke 42 ( ) og uke 46 ( ). Påmeldingen åpner i august. Begge kursene vil foregå på Quality Airport på Gardermoen. Kurset og reisevei blir betalt av MD. Hvis andre ønsker dette må de betale Referater fra sonemøter SL er ansvarlig for at det blir skrevet et referat fra møter i sonen, både presidenttreff, sonemøter og andre møter. Det anbefales å ta inn et fast punkt i sonemøtereferatet som kan hete «Sonenytt» for kortfattet opplisting av løpende klubb- og soneaktiviteter. Kopi av referater på mail til alle klubber bes sendt DG og Web red. Sistnevnte sørger for at informasjonen blir lagt på nett på våre hjemmesider tilgjengelig for alle medlemmer. Ved å klikke på søkesymbolet (til venstre for Logg inn) på lions.no og legge inn aktuell sone1, sone2 osv. i søk kan du finne alle nyhetsartikler og dokumenter fra din sone. SL skal yte bistand til klubber som ønsker det og ved behov kan SL trekke inn fagsjefer. Klubbesøk Hvis klubbene ønsker besøk fra SL vil dette stå på besøkslisten utarbeides av DG som ligger på nettet. Etter et klubbesøk skal SL utarbeide en besøksrapport som hver måned skal sendes til DS/DG. Eventuelle forsinkelser purres av DS side 19

21 Past soneleder (PSL) PSL den nylig avgått SL skal støtte og overlevere oppgaver til SL. Henviser til SL håndboka som ligger på nettet. Assisterende soneledere (ASL) Det har blitt bestemt at hver sone bør ha en ASL så man hele tiden har den røde tråd i sonearbeidet. Det er ikke avsatt midler til at ASL kan delta på rådsmøter men jeg tror vi sammen skal få til en god opplæring og deltagelse på noen av våre rådsmøter. Rådsmøter SL skal til hvert rådsmøte utarbeide en kortfattet skriftlig status- /situasjons beskrivelse om hans/hennes virke siden siste rådsmøte. Denne beskrivelse skal sendes til DG en uke før rådsmøtet. Det kan spare mye tid på våre rådsmøter når disse tidsfrister overholdes og egentlig kun hvis alle rapporter er grundig gjennomlest innen møtet. Penger til sonen Det er avsatt et lite beløp fra distriktet til hver sone som kan brukes etter behov. Det kan evt brukes til foredragsholder. Vedrørende dette beløpet er det regler og prosedyrer som blir beskrevet senere i dette heftet og jeg henviser igjen til Soneleder håndboken. Refusjon Det vil i forbindelse med de oppgaver som SL skal ivareta være noen utgifter som SL kan få refundert. Se regler. Påmelding funksjonen SL er et viktig bindeledd mellom klubbene og distriktet. SL er tett på klubbene og på medlemmene og derfor blir SL brukt til å kontakte klubbene med henblikk på å få størst mulig deltakelse på distriktets opplæringstilbud. Diverse skjemaer Det er flere skjemaer som SL skal bruke i løpet av året som besøksrapport og refusjonsskjemaer mm. Disse skjemaer vil bli lagt ut på nettet. Kontaktperson VDG1 er sonelederens kontaktperson. SL skal rapporterer om deres oppgaver og problemer til VDG1 som løpende vil følge opp deres arbeid og besvarer diverse spørsmål. SL vil ved noen anledninger bli pålagt oppgaver, forespørsler, undersøkelser o.l. som skal utføres i sonen eller sammen med klubbene. Det er i den forbindelse side 20

22 viktig for det pågående arbeid i rådet og for de personer som skal jobbe videre med oppgavene at det ikke er tvil om oppgavens innhold og tidsfrister. Rådighetsbeløp til SL til bruk i sonen Beløpet er på Det skal forut for aktivitet sendes en forespørsel til VDG1 som på forhånd skal godkjenne søknaden. Etter godkjennelse sendes en kopi til DK som sørger for at utbetalingen skjer. Rådighetsbeløpet kan bidra til å dekke omkostninger til en foredragsholder eller lignende til fordel for Lions medlemmer. I enkelte tilfelle lokale leie. Det utbetales IKKE ved f.eks. - Kjøring internt i sonen - Porto internt i sonen - Sosiale arrangementer som f.eks. bowling turnering - Omkostninger ved pengegivende soneaktiviteter Ved spørsmål kan VDG1 kontaktes. Det skal uansett fremsendes originale bilag til DK. Distriktguvernør (DG) DG er valgt for et år på distriktsmøtet. DG er Lions Clubs internasjonale representant i distriktet og handler under direkte tilsyn av den internasjonale styrelse. DG er således distriktets høyeste administrative tjenestemann/kvinne. DG er ansvarlig for budsjett og regnskap. Det er DG som utpeker embedsmenn/kvinner og andre medlemmer av rådet som ikke ar valgt på distriktsmøtet. DG skal holde rådet orientert om alle vesentlige ting, der har innflytelse på distriktets virke. DG treffer avgjørelser der det er vesentlig i forhold til Lions organisasjonen og den internasjonale styrelse. DG skal innkalle til minst 3 rådsmøter og sørge for en rimelig orientering til andre folkevalgte embetsmenn/ kvinner. DG nærmeste medarbeider er VDG1 og VDG2 som DG har plikt til å opplære i viktige forhold innenfor Lions. DG skal virke som en inspirator for de øvrige rådsmedlemmer og klubbene i distriktet. DG skal sørge for god kontakt til de andre distrikter og bidra til at landets distrikter for et ensartet preg av Lions og at organisasjonen utvikles. Gjennom egeninnsats og gjennom fagsjefer side 21

23 skal DG sørge for at Lions medlemmene og klubbene får den beste hjelp fra rådet og LCIF. VDG1 VDG1 velges på distriktsmøtet med henblikk på at når året som VDG1 er omme velges denne som DG. Hensikten med VDG ordningen er å sikre kontinuitet i distriktets ledelse. VDG erne og DG har derfor et nært samarbeid. Beslutninger av mere prinsipiell karakter drøftes mellom DG og VDG er, især beslutninger der får innflytelse på det kommende års arbeid. VDG1 gjennomfører i samarbeid med DG, SL og fagsjefene klubbbesøkene i distriktet. VDG1 skal være SL kontakt og rådgiver og vil følge deres arbeid. VDG1 bør søke kontakt til de øvrige distrikters VDG1 for å drøfte felles forhold. VDG1 bør samarbeide med de øvrige distriktene om langtidsplanleggingen med det formål å oppnå så bred kontakt som mulig mellom distriktene. Dette bør skje automatisk under VDG1 opplæringen. VDG1 orienterer og drøfter vesentlige oppgaver med DG. VDG1 skal fungerer som stedfortreder for DG. Hvis VDG1 ikke har tatt RLLI skal dette tas sammen med SL høsten VDG2 VDG2 velges på distriktsmøtet med henblikk på at året etter velges som VDG1. Hensikten med VDG ordningen er å sikre kontinuitet i distriktets ledelse. VDG ene og DG har derfor et nært samarbeid. Beslutninger av mere prinsipiell karakter drøftes mellom DG og VDG ene, spesielt beslutninger som får innflytelse på kommende års arbeid. VDG2 orienterer og drøfter vesentlige oppgaver med DG. VDG2 skal fungerer som DG stedfortreder hvis VDG1 får frafall. Hvis VDG2 ikke har tatt RLLI skal dette tas sammen med SL høsten 2015 IPDG I henhold til organisasjonens regler har IPDG en fast plass i styret, uten annen funksjon end å være rådgiver og stedfortreder for sin etterfølger. IPDG er dog leder for hedersrådet og innkaller til møte med påtroppende DG som skal presenteres for hedersrådet. IPDG skal sørge for at hedersrådet får den informasjon de trenger. side 22

24 Fagsjef Generelt Fagsjefene er valgt av distriktsmøtet til å ivaretatt spesielle oppgaver på forskjellige fagområder. Fagsjefer skal ha en god kontakt med SL og gjerne delta på sonemøter. Fagsjefer inngår på like fot med de andre i rådet men de har ikke stemmerett. De skal jobbe med deres fagområder og sørge for å få informasjonen ut til klubbene og medlemmene. Fagsjefene kan dekke en del av klubbesøkene for DG men det er viktig at de kommer på de klubber som ønsker eller har behov for øket viten nettopp innenfor deres fagfelt. Fagsjefene skal hjelpe med løsning av oppgaver og utvikling av nye tiltak innenfor fagområdet. Fagsjefen jobber tett sammen med guvernørrådets embetsmenn i samme fagområde og deres fagsjef kollegaer i de andre distriktene. Fagsjefene er distriktets representant ved faggruppemøter i MD. Rådsmøter Den enkelte fagsjef utarbeider kortfattet status/situasjonsbeskrivelse av hvordan det går i pågjeldende fagområde og hvilke planer det arbeides på. Disse beskrivelser skal sendes DG en uke før rådsmøtene. På første rådsmøte skal alle fagsjefene leverer en handlingsplan for året. Denne legges på nett. Der kan spares mye tid på våre rådsmøter når tidsfristene overholdes og alle rapporter et grundig gjennomlest innen møtet. Besøksrapporter Den enkelte fagsjef deltager som avtalt i kalenderen på et antall klubb besøk i distriktet. Etter et klubb besøk skal det utarbeides en besøksrapport som skal sendes til DG samt SL i den sone klubben hører til. Refusjon Fagsjefer vil få kjøregodtgjørelse for klubb og sonebesøk. Skjemaet fås ved henvendelse til DK. Distriktskassere (DK) utpekes av DG DK administrerer distriktets økonomiske midler etter DG s beslutninger. Rammen for økonomistyringen er Distriktets busjetter som vedtas på distrikts møtet. Med ansvar overfor DG har KS følgende oppgaver: Utarbeide distriktets regnskap og budsjett for det følgende år og forelegge dette på distriktsmøtet Foreta den løpende bokføring av distriktets aktivitet midler Oppkreve kontingent fra distrikters klubben side 23

25 Betale distriktets utgifter, herunder utlegg til rådets medlemmer Faktura forfallsdato skal overholdes Utarbeide ajourført regnskapsoversikt med budsjett til hvert rådsmøte Utarbeide budsjett oppfølging hver måned der sendes DG med eventuelle kommentarer. Kontrollerer at alle klubb besøk er foretatt ut fra møtekalenderen Sende anmodning om refusjon inklusiv besøksrapport for DG besøk til Oak Brook og sørge for at refusjonen kommer tilbake fra Oak Brook De klubber eller embetsfolk der ikke sørger for å betale Distriktets tilgodehavende vil de første to ganger bli purret av DK og hvis de fortsatt ikke betaler vil DG sende tredje purring. DK anbringer midlene på konto i banken til høyeste rente. DK utarbeider regelsett for kjørsel og andre utlegg til rådets medlemmer. Bilagsmaterialet kan etter ønske gjennomgås av DG. Jobb beskrivelsen for DK skal alltid ligge hos DK og sittende DG. Avvikelser på det økonomiske eller andre avvikelser i forhold til det regnskapsmessige skal orienteres og drøftes med DG så fort som mulig. Distriktssekretær (DS) Generelt DG utpeker Distriktssekretæren DS som i et godt samarbeid med DG kan klarer de administrative funksjoner i forhold til klubber, Lions kontoret og hovedkontoret i Oak Brook. DS skal være med til å sikre at kommunikasjonslinjene internt i organisasjonen mellom klubbene og rådet samt internt i rådet er enkle og direkte. DS skal bl. a. sikre god kontakt til klubbenes sekretær. DS skal ha god kontakt med SL og fagsjefer. Innkallinger og referater DS er ansvarlig for møteinnkallelser og referater til rådsmøtene samt til eventuelt andre møter, etter pålegg fra DG. Referatene skal etter DG godkjennelse være deltakerne i hende senest 14 dager etter møtet. Disse sendes Web red. som legger dokumentene på nett. Rådsmøter Den av DG fastsatte agenda for rådsmøtet vil senest 14 dager før møtet avholdes bli lagt ut på nettet og sendt på mail til rådets medlemmer. DS skal sørge for at alle situasjonsbeskrivelser fra SL og fagsjefer har kommet inn senest en uke før side 24

26 møtet. DS vil kontakte dem som mangler levering. Referatet fra rådsmøtene og styremøtene vil bli utarbeidet av DS og vil være tilgjengelig senest 14 dage etter møtet. Distriktsmøtet DS er dynamoen i distriktsmøtets styring av delegater, påmelding og andre administrative funksjoner i samarbeid med dirigenten og DG. DS deltar i distriktets distriktsmøteutvalg det er ansvarlig for, på vegne av DG, at alle praktiske oppgaver løses i forbindelse med avholdelsen av distriktsmøtet. DS utarbeider referat fra distriktsmøtet som skal godkjennes av dirigenten. Medlemsområdet Global Membership Team GMT DG utpeker GMT fagsjef som er ansvarlig for medlemsområdet. Ha et medlemsutvalg, hvis formål er å støtte og bistå med løsninger av oppgavene på medlemsområdet, så årets målsetting nås. Orienterer og drøfter viktige oppgaver med DG og også inndra VDG1 og SL i dette. Deltar på fagsamlinger i MD innenfor GMT og på GLT møtene i distriktet Følger utviklingen i distriktets medlemstall og tar initiativ til forbedring og nye ideer på medlemsfronten. Support til klubbene med behov for støtte. Ha et særlig fokus på klubber med under 20 medlemmer med henblikk på å øke medlemstallet arbeidet utføres i tett kontakt med respektive klubber og SL. Fadderklubber og/eller naboklubber kontaktes om nødvendig. Løser spesielle ad hoc oppgaver som blir gitt av DG for medlemsaktiviteter og klubbforhold. Er distriktets dynamo ved dannelse av nye klubber, herunder andre mulige klubbformer f.eks. filialklubber. Ha øye for potensielle områder hvor der kan etableres klubber og finne alternative løsningsmuligheter. Samarbeide tett med fadderklubben til en ny klubb. Følge nye klubber fra unnfangelsen til puberteten herunder sikre at kjøreplanen for nye klubber følges. Sikre at flest mulig presidenter mottar «Club president excellence award». Er ansvarlig for materiale til distriktets hjemmeside innen GMT området blir sent Web red. Delta på klubb og sonemøter hvis klubb eller sone ønsker det. side 25

27 Delta på Europaforum og NSR hvis distriktet har økonomi til dette og hvis emnet er GMT. Utdannelsesområdet Global Leadership Team GLT DG utpeker GLT fagsjef som er ansvarlig for utdannelsesområdet. Ha et utdannelsesteam hvis formål er å støtte og bistå med løsning av oppgavene så årets målsetting nås. Dessuten et antall instruktører som kan assisterer ved utdannelsene. Orienterer og drøfte viktige oppgaver med DG og også inndra VDG1 og SL i dette. Delta på fagseminar i MD innenfor GLT. Utarbeide forslag til distrikters utdannelses struktur som skal ha Lions faglig innhold. Er ansvarlig for at utdannelsen i distriktet er tidssvarende og har et høyt nivå så vel faglig som teknisk. Tilrettelegger sammen med GMT tiltak som kan reduserer medlemsavgangen, fx triveselsseminar som retter seg mot klubbenes medlemsutvalg, programutvalg mv. Er ansvarlig for tilrettelegging og gjennomførelse av distriktets utdannelsestilbud, primært P seminar, SL/ASL seminar, fagseminar i samarbeid med fagsjefene og ut fra en behovsanalyse, klubbdrift for nye klubber. Samarbeide med PRC i utarbeidelsen av diverse invitasjoner med henblikk på å selge budskapet best mulig. Sikrer at distriktets utdannelses tilbud blir evaluert både av deltakere og av utdannelsesutvalget med henblikk på fortsatt at høyne standard, kvalitet og relevans. Hjelpe SL og fagsjefer i arbeidet med utdannelse. Hvis behov assisterer ved sonemøter. Sørge for oppdatering av materiell Er ansvarlig for at informasjon til distriktets hjemmeside innenfor GLT området sendes til Web red. Fagseminarene skal brukes både til nettverksbygging og vitendeling. Vi skal hjelpe de øvrige fagsjefer til å innarbeide målsettingen i arbeidet. Her skal vi igjen sammen med SL og GMT sikre oss at det vi tilbyr er det som etterspørres. side 26

28 Vi skal bruke GMT og SL til å sikre flest mulig deltakere og til å sikre at de får hva de trenger. Vi skal gi nye Lions en god start og hjelpe med å beholde dem. I samarbeid med GMT og SL skal vi gjøre informasjonsmøtene for nye Lions bedre og mere interessante. Deltakerne skal gå derfra med opplevelsen av å ha fått tilført noe de ellers ikke ville fått. Public Relation Presserelasjoner PRC PRC velges av distriktsmøtet og er ansvarlig for ekstern kommunikasjon PRC eksternt Bidrar til å sikre at Lions image blir styrket og får øket synlighet Deltar i utformingen av distriktets PR politikk i samarbeid med DG Klarer de utadvendte presse og kommunikasjons oppgaver i forhold til klubber, distriktet og Lions i samarbeid med DG Er distriktets ansvarlige i samarbeid med ITC og Web red. i bruken av hjemmesider og sosiale medier PRC internt Orienterer og drøfter viktige oppgaver med DG Bidrar til å sikre god, informativ og leservennlig skriftlig kommunikasjon i organisasjonen. Er ansvarlig for stoff til medlemsbladet Lion og distriktsvarslet. Her ligger det å være aktiv oppsøkende i klubbene så det bringes aktuelle artikler fra 104J inn på nett og i medlemsbladet. Lokale innslag i avisene som ikke er med i varslet meddeles MD, slik at det kommer på varslet. Distriktsvarslet videresendes Web red. som sørger for at alle aktuelle lionsrelaterte artikler i Distrikt J blir publisert på aktuelle klubbers og distriktets hjemmeside. Er i samarbeid med ITC ansvarlig for eventuell deling av informasjon via distriktets facebookside, f.eks. ved oppretting av lenker til hjemmesiden. Rådgiver klubbene i PR spørsmål og avholder kurs og møter for klubbenes PRK. Bistå GLT i utarbeidelse av invitasjoner til distriktets utdannelses tilbud så budskapet selges best mulig. Informasjonsteknologi ITC og WEB ITC velges av distriktsmøtet og ITC utpeker en WEB red. side 27