KVALIFIKASJONSGRUNNLAG:

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG: Konkurranse med forhandling etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III for kjøp av Sak- og arkivløsning for levering til Askøy kommune SAKSNR 11/3246 Viktige frister Frist for anmodning om deltakelse i konkurransen , kl. 12:00 Side 1 av 12

2 Innholdsfortegnelse: (For å oppdatere innholdsfortegnelsen etter endringer i dokumentet: Høyreklikk på innholdsfortegnelsen - velg oppdater). 0 FORKORTELSER OG UTTRYKK OPPDRAGET OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING /ANNONSERING ANSKAFFELSEN GJELDER KONTRAKTENS OMFANG KONTRAKTENS VARIGHET FORBEHOLD FRA OPPDRAGSGIVER GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGELVERK KONKURRANSEFORM PLANLAGT FRAMDRIFT ENDRING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET ENDRING ELLER TILBAKEKALL AV ANMODNING OM DELTAKELSE AVVISNING AV LEVERANDØR AVLYSNING AV KONKURRANSEN SPRÅK INFORMASJONSFORMIDLING OG KOMMUNIKASJON KONTAKTPERSON FOR DENNE ANSKAFFELSEN KOSTNADER VED DELTAKELSE I KONKURRANSEN MEDDELELSE VEDRØRENDE KVALIFISERING OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KVALIFIKASJONSVURDERING KRAV TIL ANMODNING OM DELTAKELSE FORESPØRSELENS UTFORMING OG LEVERING FRIST FOR ANMODNING OM DELTAKELSE Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Forespørselforside HMS-egenerklæringsskjema Side 2 av 12

3 0 Forkortelser og uttrykk I konkurransedokumentene benyttes følgende forkortelser, navn og uttrykk: Forkortelse Forklaring Merknader LOA Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 FOA Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006, nr. 402 Offl. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr.16 FVL Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967, nr. 9 DOFFIN Database for offentlige innkjøp Nasjonal database for offentlige anskaffelser TED Tenders Electronic Daily Europeisk database for offentlige anskaffelser 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Askøy kommune v/rådmannens stab 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN ( Kvalifikasjonsdokumentene er tilgjengelig på sammen med kunngjøringen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Oppdragsgiver ønsker å inngå kontrakt med én leverandør om levering av en standardløsning for elektronisk registrering, saksbehandling, utvalgsbehandling, arkivering og samhandling mellom sak og arkivløsningen og fagsystemer. Valgt sak- og arkivløsning skal være godkjent etter NOARK5-standarden. Formålet med anskaffelsen er å muliggjøre fullelektronisk saksbehandling og arkivering i kommunen. Side 3 av 12

4 1.4 Kontraktens omfang Prosjektets hovedmål er: Å anskaffe og implementere en fullelektronisk sak og arkivløsning som er godkjent etter NOARK5-standarden. Å effektivisere saksbehandlingen ved å anskaffe og implementere en løsning som har lav brukerterskel, logisk oppbygging og selvbetjeningsløsning. Å tilrettelegge for elektronisk politisk møtebehandling digitale møter som sørger for en effektiv og rask overføring av saker fra sak og arkivsystemet til portalen (internett). Å effektivisere og forenkle prosesser knyttet til innsending og mottak av skjema fra internett ved å sørge for at elektroniske skjemaer utfylt over internett automatisk journalføres i sak og arkivløsningen. Å tilrettelegge for integrasjon mot fagsystemer for å oppnå fullelektronisk dokumentflyt og dokumenthåndtering. Å sørge for at opplysninger fra sak- og arkivsystemet skal kunne overføres til internett på en effektiv og sikker måte. At sak- og arkivsystemet skal være en viktig brikke i kommunens fremtidige IKT-arkitektur. Kommunen ønsker å bygge sine arbeidsprosesser på en tjenestebasert arkitektur der mest mulig av dokumentflyt og prosesser automatiseres (SOA-arkitektur). Å legge til rette for større åpenhet og innsyn i forvaltningen Sentrale behov som også skal møtes gjennom anskaffelse av ny sak- og arkivløsning er; Mulighet for fullelektronisk saksbehandling, utvalgsbehandling og arkivering Integrasjon mot kommunens fagsystemer Sikker og effektiv overføring av offentlig informasjon til publikum via internett Løsning for innskanning og etterbehandling av dokumenter Anskaffelsen omfatter også; Utvikling / tilrettelegging og testing av løsningen Datauttrekk fra eksisterende database og historiske database for avlevering til Arkivdepot Konvertering av data fra eksisterende sak- og arkivløsninger til valgt løsning Implementering og produksjonssetting Opplæring og dokumentasjon Avtale om support og vedlikehold Det vil ikke gis anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Kontraktens varighet Kontrakten gjelder fra kontraktsinngåelse og inntil partene har innfridd sine forpliktelser etter kontrakten. Side 4 av 12

5 1.6 Forbehold fra oppdragsgiver Det oppgitte omfang er estimater basert på prosjektets hovedmål. Det tas forbehold om endringer i omfang, bl.a. ut fra budsjettvedtak og kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av LOA og FOA. For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og III. Lov og forskrift er tilgjengelig under lenken "regelverk" på Konkurranseform Konkurranseform er konkurranse med forhandling i henhold til FOA 14-1 (3), jf. 4-2, bokstav d. Konkurransen gjennomføres i dette tilfellet som en to-trinns prosess, hvor leverandører må kvalifisere seg for å delta. Alle leverandører kan søke om å bli kvalifisert. Oppdragsgiver vil foreta en prekvalifisering og en utvelgelse. De leverandørene som er blitt kvalifisert og invitert av oppdragsgiver vil få tilsendt konkurransedokumentene og får anledning til å gi tilbud. Oppdragsgiver kan fastsette en nedre, eventuelt også en øvre grense for antall leverandører som skal inviteres til å gi tilbud, jf. FOA I denne begrensede anbudskonkurransen vil konkurransegrunnlaget bli sendt til minimum 3, maksimum 6, av de leverandørene som blir kvalifisert. 2.3 Planlagt framdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor er foreløpige med unntak av dato for innsending av spørsmål og frist for anmoding om deltakelse. Planlagte milepæler Dato Siste frist innsending av spørsmål til kvalifiseringen Frist for anmodning av deltagelse , kl. 12:00 Kvalifisering/meddelelse om kvalifisering Uke 7 og 8, Tentativt Utsending av konkurransegrunnlag Uke 9, Tentativt Tilbudsfrist , kl. 12:00 Forhandlinger Uke 16 og 17, Tentativt Evaluering av tilbud Uke Orientering om tildeling Uke 20 Kontraktsinngåelse /signering Uke 22 Side 5 av 12

6 2.4 Endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelse, supplering og endring av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 17-2 (1). 2.5 Endring eller tilbakekall av anmodning om deltakelse Anmodning om deltakelse kan tilbakekalles eller endres inntil fristen for anmodning om deltakelse utløper. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av anmodningen er å anse som en ny forespørsel om deltakelse, jf. FOA Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (2). 2.7 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Språk Forespørsel om deltakelse i konkurransen kan fremsettes på norsk. Tilbudene i den etterfølgende konkurransefasen vil bli akseptert på det samme språket. 2.9 Informasjonsformidling og kommunikasjon Dersom oppdragsgiver foretar rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil orientering bli sendt til alle som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. Oppdragsgiver vil benytte for å administrere konkurransen frem til frist for anmodning om deltakelse i konkurransen. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller kvalifikasjonsgrunnlaget, herunder endring av frist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Alle henvendelser skal foregå skriftlig til kontaktpersonen for denne anskaffelsen. Leverandører som henter kvalifikasjonsgrunnlaget fra andre kilder enn Doffin, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. Eventuelle spørsmål i tilknytning til kvalifikasjonsdokumentene fremsettes så tidlig som mulig. Siste frist for innsending av spørsmål er Fristen er fastsatt på bakgrunn av at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid å utarbeide svar og sende dette svaret ut til alle tilbydere som tidligere har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. Tilleggsinformasjon skal leveres tilbyder senest 6 dager før frist for anmodning om deltagelse utløper Kontaktperson for denne anskaffelsen Kontaktperson vedr. kvalifikasjonsgrunnlaget: Marianne Holm E-post: maho@askoy.kommune.no Kontaktperson vedr. produktet/tjenesten: Karin Holmelid E-post: karin.holmelid@askoy.kommune.no Side 6 av 12

7 2.11 Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle utgifter til deltakelse i konkurransen Meddelelse vedrørende kvalifisering Meddelelsen vil være skriftlig og gis samtidig til deltakerne i kvalifiseringen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offl. 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jf. FOA 3-6, Offl. 13 og FVL 13. Oppdragsgiver vil foreta en selvstendig vurdering av foreliggende dokumenter i behandling av innsynskravet. Offl. krever ikke at det skal innhentes samtykke for innsyn. Når oppdragsgiver har skjermet opplysninger, kan den som har krevd innsyn anmode oppdragsgiver til å innhente samtykke for innsyn i disse opplysningene, jf. Offl. 13, tredje ledd. 3 Krav til leverandørens kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med forespørselen. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA (1). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt. Skatteattest, utstedt av Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret (skjema RF-1244). Skatteattesten skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før fristen for anmodning om deltakelse utløper. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Side 7 av 12

8 Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på skatt og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert. Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av merverdiavgift. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av Skattkontoret eller Skatteoppkreverkontoret (skjema RF-1244)) som ikke er utstedt mer enn 6 måneder før fristen for anmodning om deltakelse utløper. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på merverdiavgift og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert. Krav: Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. Firmaattest, som ikke er utstedt mer enn 6 måneder før fristen for anmodning om deltakelse utløper. Utenlandske leverandører skal godtgjøre at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Krav: Oppfyllelse av HMS-regelverk. Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter til enhver tid fastsetter. Vedlegg III HMS-Egenerklæring fylles ut. Erklæringen skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før fristen for anmodning om deltakelse utløper. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav: Selskapets soliditet Leverandøren må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Askøy kommune vil innhente informasjon angående leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet via Proff Forvalt kredittinformasjonsselskap. Det er på den bakgrunn ikke nødvendig å innlevere disse opplysningene. (Alle selskaper som har levert regnskap til Brønnøysundregistrene, vil være registrert gjennom Proff Forvalt). Tilbyder må sjekke om det ligger slik informasjon i Proff Forvalt ( Det aksepteres minimum karakteren "tilfredsstillende" innenfor to av følgende kriterier: likviditet, lønnsomhet og soliditet, beskrevet i Proff Forvalt sin rating. Leverandører som ikke har levert Side 8 av 12

9 regnskap til Brønnøysundregistrene og dermed heller ikke er registrert i Proff Forvalt, eller som ikke oppfyller karakterkravene ovenfor, kan godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet med egnede bank-/morselskapsgarantier, relevant ansvarsforsikring og/eller utdrag fra årsregnskap. Oppdragsgiver anser bank-/morselskapsgarantier eller relevant ansvarsforsikring egnet, dersom disse dokumentene dekker oppdragsgivers økonomiske risiko der leverandøren ikke har økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Med oppdragsgivers økonomiske risiko menes økonomisk tap som forårsakes av manglende kontraktoppfyllelse. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Standard sak- arkivsystem skal være(midlertidig) godkjent av Riksarkivaren for å tilfredsstille Noark5 standarden innenfor alle relevante områder. Dokumentasjon på godkjennelse skal vedlegges ved egenerklæring Krav: Gjennomføringsevne - personell Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet, kompetanse og gjennomføringsevne til å kunne påta seg oppdraget. Dokumentasjon som underbygger at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet, kompetanse og gjennomføringsevne: Størrelse på eksisterende utviklingsmiljø Antall tilsatte, fordelt på kompetanse, funksjon mv. Spesifikt oppgis antall tilsatte med kompetanse på henholdsvis - saksbehandling - test - arkiv - utvalgsbehandling - opplæring - integrasjon mot andre systemer. I den utstrekning det er relevant, oppgis antall og relativ andel som har sertifisering på de fagområdene som nevnes. Dersom leverandøren har til hensikt å benytte seg av underleverandører i oppdraget skal det angis i hvilken grad disse vil bli benyttet, og det skal dokumenteres at leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos underleverandør(er), f. eks ved en forpliktelseserklæring fra denne / disse. Krav: Erfaring fra implementering av Noark 4 eller 5-godkjente sak- arkivsystem Leverandøren skal kunne oppgi referanse(r) som har leverandørens Noark 4 eller 5-godkjente sakarkivsystem i operativ daglig drift. Installasjonene som det oppgis referanser til skal ikke være eldre enn 3 år. Gi en overordnet beskrivelse av aktuelle leveranser. Oppgi referanser med navn på organisasjon og kontaktpersoner med telefon og e-post adresse. Side 9 av 12

10 Krav til kvalitetsstyring Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings-/ styringssystem. Presisering av metodikk for områdene: Detaljspesifisering Testmetodikk Dokumenthåndtering Opplæring Spesifikk beskrivelse av leverandørens system og rutiner knyttet til kvalitetssikring av programvare. 3.5 Kvalifikasjonsvurdering Jfr. kvalifikasjonsgrunnlaget pkt. 2.2: Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere de 3-6 leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud og på bakgrunn av hvilken sammensetning av leverandører som antas å ville gi den beste konkurransen. Oppdragsgiver vil rangere tilbyderne etter best kvalifisert - prinsippet. Følgende utvelgelseskriterier vil bli lagt til grunn: Tilbakemeldinger fra relevante referanser Sammensetning av kompetanse som leverandøren kan tilby Har fungerende kvalitetssikringssystem 4 Krav til anmodning om deltakelse 4.1 Forespørselens utforming og levering Leverandøren er selv ansvarlig for at hans anmodning om deltakelse svarer på alle krav og avklaringspunkter i kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg. Etterspurte dokumenter skal legges ved anmodningen etter følgende struktur og innhold: Filnavn: Innhold/besvarelse: Dok1- Forespørselsforside_[leverandørnavn] Dok2- Kvalifikasjonskrav_[leverandørnavn] Forespørselsforsiden (vedlegg 1) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Påbudt dokumentasjon iht. kvalifikasjonskrav oppgitt i kvalifikasjonsgrunnlaget. Side 10 av 12

11 Filnavn: Innhold/besvarelse: - Skatteattest for skatt - Skatteattest for mva. - HMS-egenerklæring (vedlegg 2 til kvalifikasjonsgrunnlaget - Firmaattest for norske selskaper/ Bekreftelse for registrering i bransjeregister eller foretakssregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert (utenlandske selskaper) - Godkjenning Riksarkivaren. Egenerklæring med vedlagt dokumentasjon på godkjennelse. - Kapasitet, kompetanse, gjennomføringsevne - Erfaring fra lignende oppdrag (Referanseliste, vedlegg 3 til kvalifikasjonsgrunnlag) - Kvalitetsstyring Anmodning om deltakelse skal leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradresse) innen utløpet av fristen. Askøy kommune Rådhuset, Dokumentsenteret v/hovedinngang Klampavikvegen Kleppestø (åpningstid kl 08:00-16:00). Anmodningen skal leveres i papirformat og med originale signaturer. Det skal leveres 1 kopi av forespørselen. Dokumentene skal leveres innsatt i ringperm med tydelige skilleblad med faner, inndelt etter den struktur som er angitt ovenfor. Kvalifiserings (permen) skal merkes på forside og rygg med leverandørens navn og følgende betegnelse: SAKNR. 11/3246 Sak- arkivløsning. Innholdet i anmodningen skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i form av en cd eller usb-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Elektronisk format må være kompatibelt med Office Side 11 av 12

12 Det må ikke leveres anmodning om deltakelse via e-post eller telefaks. Ved innlevering skal anmodningen være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: : SAKNR. 11/3246 Sak- arkivløsning. 4.2 Frist for anmodning om deltakelse Frist for å levere inn anmodning er satt til: , kl. 12:00. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for forsinkelser i postgangen. Anmodning som ankommer oppdragsgiver for sent blir avvist. Kleppestø Marianne Holm Innkjøpsrådgiver Side 12 av 12