INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2006

Transkript

1 INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2006 Ordinært sameiermøte i Johannes Brunsgate 12 C Eierseksjonssameie, avholdes [...] dag [dato] 2006, kl. [tid] i [hvor]. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Valg av sekretær og en eller to sameiere til å underskrive protokollen. C) Opptak av navnefortegnelse. D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn. 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2005 Styret foreslår overføring av årets resultat til balansen. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET OG REVISOR 5. INNKOMNE FORSLAG 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for [antall] år. B) Valg av [antall] styremedlemmer for [antall] år. C) Valg av [antall] varamedlemmer for [antall] år. D) Valg av valgkomité. E) Valg av andre utvalg/komiteer. Oslo, [dato] 2006 Styret i Johannes Brunsgt. 12 C Sameie I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie ÅRSBERETNING FOR TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET: VALGT: Leder : Sigrid Redse Johansen Styremedlem : Erik Kindlien Styremedlem : Tore Trondvold Varamedlem : Ulrik Sverderup Thygeson 2. GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Iht. regnskapsloven 3-3 omfattes boligselskapet av likestillingsloven og det oppfordres derfor ved valg til en fordeling av kjønn i styre, komiteer og utvalg. Sameiets styre består av [antall] kvinner og [antall] menn. Styrets leder er mann kvinne. Boligselskapet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Selskapet har ingen ansatte. Boligselskapet følger likestillingslovens bestemmelser og vil tilstrebe likestilling ved evt. nyansettelser. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Sameiets revisor er Fagrevisjon AS. EIENDOMMEN Sameiet består av 1 bygning med til sammen 29 seksjoner. Sameiets eiendom har gårdsnr. 217 bruksnr Sameiet ligger i Oslo. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et boligselskap. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge-anleggsarbeid, lekeplasser og med elektrisk anlegg og

3 3 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: boligselskapet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. RETNINGSLINJER FOR STYREARBEIDET Styret har vedtatt retningslinjer for det daglige styrearbeidet. Formålet med retningslinjene er å klargjøre de ønsker og krav som stilles til sameiets tillitsvalgte, og er ment å være en veileder og støtte i dette arbeidet. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. EL- KRAFT-AVTALE OBOS har fremforhandlet en 3-års avtale med LOS for leveranse av el-kraft. Sameiet har tiltrådt denne avtalen. Dette gjelder kun strøm til fellesområde og ikke privatabonnement for den enkelte leilighet. TELENOR Sameiet er tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning om rabattordning for beboere med telefonabonnement i Telenor. Det gis rabatt på : - Tellerskritt/trafikk fra fasttelefon - Fri bruk av fasttelefon hver lørdag (kun startpris på 59 øre pr samtale uansett varighet). Den enkelte beboer får også rabatt ved bestilling av: - ADSL, oppringt internett og mobiltelefoni - Bredbåndstelefoni - Med 3 typer Telenor-abonnement gis en totalkunderabatt i tillegg til de øvrige rabattene. ANTENNEANLEGG OG TELEFONI UPC's servicetelefon er åpen kl , lørdag/søndag kl , kan også meldes på OBOS og UPC har inngått avtale om internett- og telefontjenester for den enkelte beboer. FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i Gjensidige Stor-Oslo og polisenummeret er Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvar for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering og påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse.

4 4 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til styret.

5 5 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie EIENDELER OG GJELD - OMSETNING OG TAKSTER Sameierne får tilsendt skjema med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets inntekter, utgifter, gjeld og eiendeler. Ligningsverdien får den enkelte oppgitt på ligningskontoret. Omsetning av seksjonene skjer til markedspris. Det finnes ikke takster for seksjonene verken hos styret eller forretningsfører. Så langt forretningsføreren får oppgitt omsetningspriser, blir disse registrert. Forretningsfører kan, på bakgrunn av disse opplysningene, gi antydning om prisnivået for seksjonene. 3. STYRETS ARBEID Møtevirksomhet Styret har avholdt til sammen syv styremøter, hvorav fem styremøter i 2005 og to (pr ) styremøter i Alle styrets medlemmer, inklusive varamedlemmet, har deltatt på styremøtene. Det har vært avholdt et ekstraordinært årsmøte den Årsmøtet ble holdt hjemme hos sameierne Anja Knutsen og Jan Kjetil Hvamstad. Innkalling og forberedelse til årsmøtet ble forestått av styret. Under møtet var styret bistått av representant fra forretningsfører, som fungerte som møteleder og protokollfører. Til behandling på årsmøtet forelå søknader om bygging av terrasser i tiknytning til leiligheter i 7.etasje. Forslag til vedtak vedrørende bygging i leilighet 701 ble vedtatt og forslag til vedtak vedrørende bygging i leilighet 72 ble nedstemt. Tegningene for bygging i 701 og 72 var forskjellige. Det vises for øvrig til protokoll fra ekstraordinært sameiermøte. Informasjon fra styret Styret har den gitt ut et oppsummerende notat over styrets arbeid pr. årsskiftet. Innholdet er gjengitt nedenfor. Sameiets avtaler Forretningsfører er fra og med HBRI AS. I punktet nedenfor er det gjort nærmere rede for bakgrunnen for byttet av forretningsfører. Vaktmester kompaniet er leverandør av vaktmester- og renholdstjenester. Styret har inngått avtale om snømåking og strøing sammen med naboene Johannes Bruns gate 12 d og e, og Johannes Bruns gate 14b. Denne avtalen er også med Vaktmester kompaniet AS. Sameiet har vedlikeholdsavtale med Schindler Stahl Heiser AS. Avtalen innebærer smøring og ettersyn av heisanlegget. Sameiet har serviceavtale med Siemens AS i tilknytning til Brannvarslingsanlegget.

6 6 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie Vrio Lås og nøkkelservice AS leverer systemnøkler. Sigrid Redse Johansen og Tore Trondvold har rekvisisjonsrett. UPC er leverandør av kabel-tv. ØS elektro har levert ringeklokke og kontaktes ved bytte av navn. Sameiets nye avtaler Det forrige styret hadde vedtatt å si opp kontrakten med forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning og å inngå ny avtale om forretningsførsel med OBOS sitt datterselskap HBRI AS. Byttet av forretningsfører medførte reduserte utgifter for sameiet. Sameiet JB 12 C er et forholdsvis lite sameie og i samråd med tidligere forretningsfører ble det antatt at oppgavene til drift og forretningsførsel ville bli like godt ivaretatt ved overgang til HBRI AS. Styret er foreløpig med fornøyd med den oppfølgning som har vært vist fra HBRI AS. Vedlikehold og oppfølgning av eksisterende avtaler Varmekabler I tråd med forslag fremlagt på forrige årsmøte har styret arbeidet for å inngå et samarbeid med naboene i Johannes Bruns gate 12A, 12D/E og 14, for å legge varmekabler i nedkjørselen. Sameiet fikk innvilget kommunalt tilskudd til varmekabler og fikk tillatelse fra de respektive grunneiere til å legge kabler. Styret har ikke lyktes i å få samtlige naboer med på en utgiftsdeling til installasjon og drift av varmekabler og har på denne bakgrunn besluttet å foreløpig innstille arbeidet med varmekabler. Styret har ikke sett det som riktig eller økonomisk forsvarlig å bekoste varmekabler for de øvrige naboer. Heisen Heisen har i løpet av 2005 vært reparert for mindre slitasjeskader i tillegg til vanlig service. Ved heiskontroll høsten 2005 ble det påpekt at heisen bl.a. mangler tørneskralle. Det er utformet pålegg om slik utbedring. Styret har tatt opp forholdet med heisleverandør som en mulig reklamasjonssak. Dørklokke Det har vært et problem at navn og bolignummer på ringeklokken ikke har vært riktig. Dette skyldes til dels utskiftning av beboere og til dels endring i kommunal husnummerering. Styret har bekostet en felles oppdatering av navn og nummer høsten Forlik med utbygger, INKA Eiendom Tvisten med INKA Eiendom er avsluttet. Forlik ble signert den , og innebar en plikt for INKA til å betale kr ,- til sameiet innen Beløpet er en omforent sum som kompensasjon for forsinkelser og mangler som ikke lar seg utbedre. Forliket innebar også en plikt for INKA til å utbedre isolasjonen mellom 1.etasje og kjeller innen Dersom ikke utbedringene var utført innen fristen, ble INKA pålagt å betale ytterligere kr innen

7 7 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie Forliket omfattet dernest kompenasjon for tapte strømutgifter med totalt kr ,- til de beboere som hadde meldt fra og dokumentert et slikt tap. INKA har ikke utbedret isolasjonen i kjeller, men har tilslutt betalt hele beløpet inn til advokatfirmaet Haavind Vislies klientkonto. Forut for avtaleinngåelse med INKA Eiendom hadde styret utarbeidet forliksklage som ble sendt Oslo forliksråd den Det var nødvendig å ta ut forliksklage for å avbryte foreldelsesfristen som etter styrets beregninger ville løpe ut i løpet av sommeren Etter at omforent sum til slutt ble innbetalt i sin helhet, ble klagen trukket tilbake. Tvisten med INKA Eiendom er etter dette avsluttet for sameiets vedkommende. Dugnad mv. Det ble avholdt dugnad 10. og 11.mai Det var satt av to dager til dugnadsarbeid slik at flest mulig skulle ha anledning til å møte i hvert fall en av dagene. Det var bestilt container til dugnadsdagene, som var tilgjengelige for alle sameiere og beboere. På dugnaden ble det plantet i bakgården etter at hagekomiteen på forhånd hadde kjøpt inn blomster/planter. Dernest ble gjerdet i bakgården og utemøblene oljet og heis, vinduer, trappeoppgang, sykkelbodvinduer og inngangsparti ble pusset og vasket. Styret stod for pølser og brus til dugnadsarbeiderne. Diverse Trær tilhørende Therese borettslag De store løvtrærne på forsiden av bygget tilhører Therese borettslag. Trærne har vokst mye siden Johannes Brunsgate 12 C var ferdigstilt. Dette har medført vesentlig mindre sol for mange av våre sameiere. Styret innledet vinteren og våren 2005 en dialog med Therese borettslag. Styret gikk sammen med styret i Johannes Bruns gate 12 D/E og ba om at trærne ble skåret ned til lovlig høyde og varslet mulig krav om fjerning av et eller flere trær. Trærne er ikke vedlikeholdt og beskåret de siste årene fra eiers side. Representant fra styret i JB 12C og JB 12D/E deltok på befaring sammen med treskjærer. Treskjærer anbefalte tynning av trærne fremfor kutting i høyden. Therese borettslag ønsket i utgangspunktet ikke å foreta seg noe inneværende år, av hensyn til borettslagets økonomiske situasjon. Styret i JB 12C og styret i JB 12 D/E inngikk på bakgrunn av ovennevnte, en avtale om deling av utgifter til tynning av trær som berørte de respektive parter. For JB 12 C sitt vedkommende ble det fattet vedtak om å bekoste utgifter inntil kr ,-. Da arbeidet var utført mottok styret en regning på nesten kr ,-. Dette var i strid med den avtale som opprinnelig var inngått om utgiftsdeling, og som styret hadde basert sitt vedtak på. Styret har videre ikke funnet det riktig å betale regningen etter pålydende beløp både fordi dette er langt utover hva vi mener at sameiet som naboer bør bekoste, og fordi resultatet av tynningen ikke etter vårt syn har gitt de forventede resultater når det gjelder innslipp av sol, slik som skissert fra representanten av treskjærerfirmaet. Pr. i dag har styret overfor Therese borettslag stått fast ved den opprinnelige avtalen om å bekoste inntil kr ,-, men ikke mer.

8 8 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie Innbrudd i garasje Sameiet har vært plaget med innbrudd i garasje. Styret har fått melding om at det i løpet av det siste halve året ved minst to anledninger har vært uvedkommende i garasjen. Låsen er ikke brutt opp, men i hvert fall ved et av tilfellene var det innbrudd i en bil. Styret har bedt beboerne være påpasselige med å sjekke at døren til garasjen lukkes uten at andre sniker seg inn. Styret har sjekket mulighetene for å få innstilt garasjedøren på en hurtigere lukking, slik at det blir enklere for de som kjører inn og ut å vente til porten er lukket. Vi er kjent med at innbrudd i garasje er noe som flere sameier i nabolaget er plaget med. Vi er nok derfor nødt til å innse at dette er risiko vi må leve med. Det er derfor nødvendig å kartlegge mulige sikkerhetsmessige foranstaltninger for å minimalisere risikoen for innbrudd, skadeverk og tyveri. Styret vil i denne forbindelse få oppsatt et skilt som minner beboerne på å være påpasselige ved inn- og utkjørsel. Bod på fellesarealer Det er behov for en bod på fellesarealene. Sameiet har ikke noe egnet sted å plassere utemøblement og redskap tilhørende sameiets fellesskap. Ved forrige årsmøte (beboermøtet) ble det fremlagt mulige forslag til ferdigbod i bakgården. Styret har undersøkt konkret hvilke boder som kunne være aktuelle. Det vanskelig å finne en bod som både harmonerer noe med byggets eksteriør og hvor det er plass til møbler og redskap. Som et alternativ har styret innhentet anbud for oppsett av bod innendørs, på området ved utgang til bakgård. En slik bod må tilfredsstille krav i brannforskriftene. For å oppnå en løsning som estetisk passet med inngangspartiet innhentet styret anbud på bod i glassbyggersten. Dette er etter styrets oppfatning uforholdsmessig kostbart. Pr. i dag er det ikke tatt en avgjørelse i forhold til valg av bod og plasseringssted.

9 9 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie 4. REGNSKAPET FOR 2005 Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet for 2005 og er overført til balansen under konto for egenkapital. Resultatet av driften året 2005 viser et årsresultat på kr [ +/- beløp]. Driftsinntektene i 2005 var totalt kr [beløp],-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte inntektsposter. Driftsinntektene i 2005 var totalt kr [beløp],-. Det er en økning reduksjon av inntektene i forhold til budsjettet for år 2005 på kr [beløp],-. De viktigste årsakene til avviket skyldes [årsaker]. Driftskostnadene i 2005 var totalt kr [beløp],-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte utgiftsposter. Driftskostnadene i 2005 var totalt kr [beløp],-. Det er en økning reduksjon av utgiftene i forhold til budsjettet for år 2005 på kr [beløp],-. De viktigste utgiftspostene med avvik fra budsjettet er: - Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr [beløp],-, mens regnskapet viser kr [beløp],-. Hovedårsaken til avviket var [årsak]. - Energi ble budsjettert med kr [beløp],-, mens regnskapet viser kr [beløp],-. Hovedårsaken til avviket var [årsak]. - [FYLL UT EVNT AKTUELL POST] ble budsjettert med kr [beløp],-, mens regnskapet viser kr [beløp],-. Hovedårsaken til avviket var [årsak]. Revisors honorar for regnskapsåret 2005 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. Forutsetning om fortsatt drift er tilstede, og årsregnskapet for 2005 er satt opp under denne forutsetning. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet.

10 10 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie 5. KOSTNADSUTVIKLING RENTER Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr. den : Sparekonto (inntil 8 uttak pr. år) Negativ kasse (overtrekk) 2,60 % p.a. 1,50 % pr. mnd. STRØMPRISENE Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften (som betales til kraftleverandør) utgjør ca. 41% av total strømpris. Nettleie for transport av den elektriske kraften (som betales til nettselskapet) utgjør ca. 29% av total strømpris. Statlige avgifter dvs. forbrukeravgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift utgjør ca. 30% av total strømpris. FORSIKRING Bygningsforsikringen har ingen økning fra 2005 til Bygningsindeksen øker imidlertid med 7,4 %. Denne skal reflektere prisoppgangen på håndverkstjenester og er felles for alle byggforsikringer i alle forsikringsselskapene. Videre blir momsøkningen på 1 % lagt til nå. Sameiets forsikringspremie blir i tillegg regulert ut fra skadefrekvens og skadeforebyggende tiltak. KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgiften øker med 7,9 % og renovasjonsavgiften øker med 7%. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning.

11 11 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie 6. INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2006 Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og utgifter i år Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2006.) Oversikten er basert på uendrede felleskostnader for året Oversikten er basert på [endring] % økning reduksjon av felleskostnadene fra [dato]. I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr [beløp] til større vedlikehold som omfatter [årsak]. Oversikten gir et forventet årsresultat på kr [beløp]. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, [dato] 2006 Styret i Johannes Brunsgt. 12 C Sameie

12 REVISORS BERETNING 12 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie

13 13 Johannes Brunsgt. 12 C Sameie Merk denne linjen for innsetting av regnskapet ved 1. gangs innsetting.