Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen

Transkript

1 1 Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen 21. mai. 2008, kl Sted: MTFS, 1.etg. Aud MTA Attestanter var.lønn og reiseregn. Sentral lønnstjeneste

2 2 Agenda : Aktuelle PM-meldinger for reiseregningsområdet Reiseregninger Nye regulativsatser fra Registrering av flyreiser og klimagasskvoter Paga-web Status og erfaringer - Demo av aktuelle skjema Aktuelt Ferieberegning og utbetaling Oppdatert TT-koderegister (Variabel lønn og reiseregn) Mertid og Overtid registrering/utbetaling Eventuelt

3 3 REISEREGNINGER

4 4 Aktuelle oppdateringer reiseregnings-området: Statens personalhåndbok - PM (datert ) Særavtale for reiser innenlands for statens regning - fra Statens pesonalhåndbok - PM (datert ) Særavtale om kostgodtgjørelse ved rutinemessig tjenesteoppdrag uten overnatting fra FAD (pub ) Kartlegger statsansattes flyreiser Funksjonell kravspesifikasjon for statlige lønns- og personaldatasystem

5 5 Reiseregninger - tjenestereiser Ny Særavtale for reiser innenlands for statens regning - Gjelder fra (PM ) - Km-godtgjørelse (kr 3.50), - El-bil (kr 4.00), - Gå/sykle (kr 1.50) - Kostgodtgjørelse pr døgn (kr 530,-) - Ulegitimert sats ved overnatting på hotell (kr 700,- bortfalt ). - Legitimert sats ved overnatting på hotell (kr 1.300,-) - Besparelse ved forlenget opphold bortfalt. - Særavtalen gjelder ikke stipendreiser, se 1.pkt2 - Måltidsfradrag %-vise satser: Frokost 10% - Lunch 40% - Middag 50% - Administrativ forpleining alle måltider dekket (kr 50,-)

6 6 Reiseregninger Arbeidsreise / Jobbreise Ny Særavtale om kostgodtgjørelse ved rutinemessig tjenesteoppdrag uten overnatting (PM ) Avtalen gjelder bare for dagsreiser. Faller utenfor reiseregulativet fordi reisingen er en del av deres ordinære tjeneste. Avtalen gjelder ikke for reiser under 15km fra reisens utgangspunkt Kun legitimerte satser dekkes: 6-9 timer (90,-), 9-12 timer (150,-), over 12 t (210,-)

7 7 Reiseregninger - rutiner Rutiner knyttet til gamle satser (Paga-web) Reiseregninger knyttet til satser før må registreres ved sentral Lønnstjeneste. Dokumentasjon Billettløse flyreiser VIA Travel har lagt inn profiler på ca 2500 NTNU-ansatte, som gir Flown kvittering på mail til ansatte ved reise. Dette gjelder SAS og en del andre flyselskap som leverer informasjon i reisebyråets bestillingssystem (Amadeus) etter avreise. Gjelder ikke alle flyselskap, for eksempel Norwegian. Anbefalt dokumentasjon er sete-kvittering og faktura. For TPC reiser får den reisende automatisk kvittering med pris direkte fra SAS.

8 8 Eksempel på automatisk Flown kvittering

9 9 Eksempel på manuell Flown kvittering

10 10 PAGA-web - status og erfaringer, demo v/cathrine Grønvik

11 11 Status Lønnsprosessen 2008 Desentral registrering i PAGAweb Implementeringsplan for 2008 Sentraladministrasjonen, UBiT, AB-fakultetet, SVT-fakultetet, NT-fakultetet og HF-fakultetet er i gang. Ytterligere 2 enheter på før sommeren VM (fastlønn) Teknisk avdeling (denne uka) Øvrige fakultet kobles på etter sommeren (IME, IVT og DMF), samt AB-fakultetet og VM på variabel lønn og reise Oppstartsprosess med hvert fakultet Planleggingsmøte, fellesmøte med brukere, opplæring, statusmøter mv Bistand fra lønnstjenesten frem til første lønnskjøring Alle ansatte får tilgang til PAGAweb sent høst 2008 Elektronisk lønnsslipp Registrering av reiseregning, overtidsliste etc direkte i PAGAweb

12 12 Evaluering av pilot SVT som pilotfakultet er totalt sett fornøyd med pilotperioden Systemet er enkelt å registrere i Sentral lønnstjeneste har vært veldig imøtekommende og tilgjengelig i hele perioden Lederopplæringen har blitt opplevd som god, både teoretisk og praktisk Tross en del mangler ved selve systemet har attestantene holdt motet oppe, og erfart bedringer allerede

13 13 Endringer Vi har gjort endringer i implementeringen ved enhetene: Slått sammen Felles brukerpresentasjon og lederopplæring Teori og praksisopplæring hver for seg Utvidet teoridel Sentral lønnstjeneste vil ha praktisert registrering i PAGAweb før opplæring desentralt Oversikt over oppgaver som skal løses desentralt

14 14 Skjema Fastlønn Permisjoner /faste tillegg Timelister/overtidslister/ honorar Tjenestereiser Tidspunkt Fra oppstart Så snart skjemaet virker Fra oppstart Fra oppstart Timelister/overtidslister ansatt andre enheter Sensorgodtgjøring Tilskuddsreiser/faglige reiser Utenlandske medarbeidere med utenlandsk bankkonto og/eller, utenlandsk adresse og/eller arbeid i hjemlandet Fra oppstart, forutsatt at det virker teknisk Når det benyttes antall og sats Når skjema utvikles av Bluegarden Vurderes våren 2009 Fravær inkl. ferie Fra Refusjon/NAV Plan lages i løpet av mai 2008, fremdrift fastsettes når ressurssituasjonen for høsten er avklart

15 15 Videre plan for utrulling Plan for våren 2008 Går som tidligere planlagt med 2 unntak AB og VM venter med variabel lønn og reise til høsten Plan for høsten 2008 Ansatte på SVT kobles på til oktober lønn IVT og BIBSYS desentral registrering til oktober lønn AB variabel lønn og reise desentral registrering til oktober lønn DMF og IME desentral registrering til november lønn VM variabel lønn og reise desentral registrering til november lønn Øvrige ansatte kobles på utover høsten avhengig av ressursbehov

16 16 PAGA-web - Aktuelt Følg med i meldinger som blir lagt inn på Forsiden i Paga-web.

17 17 FERIELØNNSOPPGJØRET JUNI 2008 v/ Karl Kristian Eggan og Inger H Talberg

18 18 Ferielønnsoppgjøret - generelle bestemmelser Se Statens personalhåndbok Pkt 11.2 Ferieloven med kommentarer Pkt Departementets kommentarer til ferieloven Feriepengegrunnlaget Se kommentarer til 10 Utbetaling av feriepenger Se kommentarer til 11 Feriepengeoppgjøret I staten skal det foretas en engangsberegning av feriepenger i juni måned Vanlig lønn skal utbetales når ferien avvikles NB! Skill mellom rett til avvikling av ferie og rett til utbetaling av lønn under ferien.

19 19 Ferielønnsoppgjøret - opptjeningsperiode, feriedageberegning Opptjeningsåret, - året før ferien avvikles. Ferieåret, - året feriedagene avvikles. Opptjening av feriedager Avvikling av feriedager Opptjent lønn under ferieavviklingen full lønn under hele ferieavviklingen, dvs. 5 uker (6 uker o/60 år) delvis lønn gir arbeidstaker rett til å avkorte feriedageavviklingen tilsvarende feriepengeopptjeningen. ingen opptjening av feriedager ingen feriepengeberegning Opptjeningsgrunnlaget Feriepengegrunnlaget Feriepengesatsen er 12 % Forhøyet feriepengesats % for arbeidstakere over 60 år

20 20 Ferielønnsoppgjøret - visning av beregningsgrunnlaget Feriepengegrunnlaget Eget felt på lønns- og trekkoppgaven (kode 000). Fremgår på hver lønnsslipp: Opptjent feriep.gr.lag i år, og i fjor Det beregnes IKKE feriepenger av ferielønna! Følgelig blir visningen på lønnsslippen i juni: Opptjent feriep.gr.lag i år : Sum-beløpet blir her redusert med beløp tilsvarende beregning av lønn under ferie, dvs. Trekk lønn ferie.

21 21 Feriepengeberegningen - sammenligning lønn ferie og feriepenge% (Fastlønn) Lønn for ferie og prosentvis beregning av feriegrunnlaget sammenlignes for personer med uendret stillingsandel hele opptjeningsåret. Hvis lønn for ferie er størst, blir det ikke utbetalt ferielønnstillegg. Det er kun det nye opptjeningsgrunnlaget som blir redusert med lønn for ferie. Det er feriekoden som er registrert i junikjøringen som avgjør hvilken type feriepengeberegning som blir foretatt. (Fastlønn) Det er start- og stoppdato i juni som avgjør om trekk lønn for ferie blir beregnet eller ikke, og hvilket beløp som blir beregnet.

22 22 Feriepengeberegningen - sammenligning lønn ferie og feriepenge% forhøyet sats for ansatte over 60 år (Fastlønn) Forhøyet sats, dvs. 14,3% beregnes av feriepengegrunnlag inntil 6 x G. Feriepengegrunnlaget over 6 x G beregnes feriepenger med 12%. Arbeidstakere over 60 år skal bare ha godtgjøring med 2,3% av feriegrunnlaget i den ekstra ferieuken, og følgelig foretas: Sammenligning mellom 2,3% av feriepengegrunnlaget og en ukelønn det foretas trekk av en ukelønn dersom denne er høyere enn feriegodtgjøringen dersom feriegodtgjøringen blir høyere enn en ukelønn utbetales differansen sammen med feriepengeoppgjøret i juni. Ferieoppgjøret foretas på juni-lønn, dvs. at vanlig lønn utbetales under hele ferieavviklingen.

23 23 Ferielønnsoppgjøret - feriebrev (Fastlønn) Gjelder kun tilsatte med: - endret stillingsandel fra lav - til høyere andel. - ikke full opptjening, dvs. begynt i løpet av opptjeningsåret. Rutine for oppfølging?

24 24 Feriepengeberegningen - behandling for ulike typer ansatte Ansatte under 60 år, feriepengesats 12% Ansatte over 60 år forhøyet feriepengesats (+2,3%) Nyansatt startdato i juni (Fastlønn) Hvis det er lagt inn feriegrunnlag for forrige år og det blir beregnet lønn for en eller flere dager i juni, blir det foretatt ferieberegning. Endring av lønn med startdato i juni (Fastlønn) Grunnlaget for beregning av lønn ferie er lønnstrinn, lønnsandel og utbetalingsprosent som gjelder ved utgangen av juni måned. Hvis for eksempel endrer lønnsandelen fra 100 til 50 % med startdato 30.6., vil lønn ferie bli regnet ut fra månedslønn i 50 %. Personer med flere arbeidsforhold (Fastlønn) Felles beregning for disse.

25 25 Feriepengeberegningen - behandling for ulike typer ansatte Personer som slutter stoppdato i juni (Fastlønn) Hvis stoppdato i juni, vil det bli foretatt sammenligning på vanlig måte med eventuell utbetaling av ferielønnstillegg. Hvis sluttoppgjørskode 2, feriegodtgjørelse av inneværende og foregående feriegrunnlag, foretas det sammenligning for foregående år, mens det blir beregnet prosentvis beregning av inneværende opptjeningsgrunnlag. Eventuell restferie må registreres.

26 26 Feriepengeberegningen - behandling for ulike typer ansatte Personer med permisjon uten lønn (Fastlønn) Det blir ikke foretatt ferieberegning for personer som har permisjon uten lønn selv om det er feriegrunnlag på personen. Siden feriegodtgjørelse skal sammenlignes med lønn for ferie er det ikke mulig å gjøre dette maskinelt. Manuell oppfølgingsrutine og registrering ved Lønnstjenesten styrer feriepengeutbetaling til hovedlønn juni, evt. utbetaling senere. Sentral lønnstjeneste legger inn TT-kode 205 på variabel trans til juni hovedlønn

27 27 Feriepengeberegningen - behandling for ulike typer ansatte Utenlandske tilsatte med 12 mnd. fastlønn Ingen feriepengeberegning, kun ordinær lønn i henhold til arbeidsavtale om at arbeidet utføres i hjemlandet. Denne avlønningsmåten sikrer riktig beregning og postering av lønn og avgifter mv. Utenlandske medarbeidere, variabel lønn Feriepengegodtgjøring beregnes og utbetales samtidig med variabel lønn til utenlandsk person - eller til utenlandsk bank.

28 28 Feriepengeberegningen Negativ ferielønnstillegg (Fastlønn) Personer som har gått opp i lønnsandel, har ikke krav på full lønn i ferien i den nye lønnsandelen og vil komme ut med et negativt ferielønnstillegg som må trekkes inn.

29 29 Feriepengeberegningen visning på lønnsslippen Alle lønnstakere vil se av lønnsslippen i juni at det er foretatt ferieberegning. (Fastlønn) Det skrives ut egne linjer for beregningen av feriegodtgjørelse og trekk lønn ferie. Hvis lønn ferie er størst, vil det i tillegg bli skrevet ut en transaksjon på egen TT-kode 208 som angir differansen mellom lønn og feriegodtgjørelsen.

30 30 Feriepengeberegningen visning på lønnsslippen Beregningen av feriepengegodtgjørelse, se Eksempler: ( Fastlønn) Lønn ferie mindre enn feriepengegodtgjørelsen (under 60 år) Lønn ferie større enn feriepengegodtgjørelsen (under 60 år) Lønn ferie mindre enn feriepengegodtgjørelsen (over 60 år) Lønn ferie større enn feriepengegodtgjørelsen (over 60 år) To arbeidsforhold Ikke full opptjening Eksempel: (Variabellønte personer) Feriegodtgjørelsen for variabel lønn

31 31 Feriepengeberegningen visning på lønnsslippen (under 60 år) Lønn ferie mindre enn feriepengegodtgjørelsen (Fastlønn) Ordinær feriepengeberegning ansatte under 60 år med full opptjening Trekk lønn mindre enn feriepenger:

32 32 Feriepengeberegningen visning på lønnsslippen (under 60 år ) Lønn ferie større enn feriepengegodtgjørelsen Fastlønn) Feriepengeberegning - Ansatte under 60 år - Trekk lønn er større enn feriepenger:

33 33 Feriepengeberegningen visning på lønnsslippen (over 60 år ) Lønn ferie mindre enn feriepengegodtgjørelsen (Fastlønn) Ordinær feriepengeberegning ansatte over 60 år med full opptjening. Trekk lønn (5 uker) og feriepenger ordinær sats (12%) Trekk lønn (1 uke) og feriepenger etter forhøyet sats (2,3%) over 60 år:

34 34 Feriepengeberegningen visning på lønnsslippen (over 60 år ) Lønn ferie større enn feriepengegodtgjørelsen (Fastlønn) Ordinær feriepengeberegning ansatte over 60 år med full opptjening. Trekk lønn (5 uker) og feriepenger ordinær sats (12%) Trekk lønn (1 uke) og feriepenger etter forhøyet sats (2,3%) over 60 år, - dvs. når trekk lønn 6. ferieuke er større enn feriepenger (2,3%) skal differansen trekkes. (Ingen eksempel)

35 35 Feriepengeberegningen visning på lønnsslippen To eller flere arbeidsforhold (Fastlønn) Ordinær feriepengeberegning for hvert arbeidsforhold ansatte under 60 år Trekk lønn mindre enn feriepenger total beregning :

36 36 Feriepengeberegningen visning på lønnsslippen Ikke full opptjening (Fastlønn) Delberegning av feriepenger og trekk i lønn i henhold til opptjeningsperiode. (se Feriebrev )

37 37 Feriepengeberegningen visning på lønnsslippen Variabel lønn Feriepengeberegning - Variabellønte personer

38 38 Skatteberegning - juni forskuddstrekk Obs! Feriepenger er ikke skattefrie, - men skattekortet gir grunnlag for fritak for forskuddstrekk i juni-lønn (+ ½ des,lønn) Ingen beregning av forskuddstrekk Full- og delvis opptjening (under 60 år) Beregning av forskuddstrekk Lønn for en ekstra ferieuke (ansatte over 60 år), dvs. differansen Trekk ferie og Feriepenger. Tilsatte etter forutsettes opptjent feriepenger hos annen arbeidsgiver, og dermed får disse utbetalt uten forskuddstrekk. Evt. fritak for forskuddstrekk i juni, må bekreftes med melding til Lønnstjenesten. Ferielønnstillegget kan gi skattesmell ved skatteoppgjøret, - dette ut fra at skattekortgrunnlaget er beregnet ut fra fritak 1,5 mnd.lønn (juni/des).

39 39 Feriepengeberegningen posteringen i regnskapet Avsetningen skjer ved hver lønnskjøring Feriepenger belastes resultatregnskapet Beregnet feriepenger avsettes i balansen til feriepengeoppgjøret tas. Arbeidsgiveravgift belastes resultatregnskapet Beregnet arb.giv.avg. avsettes i balansen til forfall. Utbetaling Feriepengeoppgjøret foretas normalt på hovedlønn juni (ferieåret) Arbeidsgiveravgiften forfaller i den termin ferieoppgjøret foretas. Korreksjon postering (juni-lønn) (Fastlønn) Differansen Bruttolønn juni (TT-kode 182) og Trekk ferie (TT-kode 182) blir korrigert (TT-kode 9990) med postering i resultatregnskapet og motpost balansen Feriepengeavsetning. TT-kode 9990 vises kun ved lønnssimulering, og ikke på lønnsslipp.

40 40 Lønnsinformasjon faglig utveksling: Problemstillinger fra nettverket ----? - -

41 41 Tillegg-/Trekkoder Variabel lønn, honorar og reise Fullstendig TT-Kodeoversikt, se:

42 42 Tillegg-/Trekkoder (Paga) og Kontoplan for lønnsposteringer - Variabel lønn og reiseregninger - mai 2008

43 43 Koder i økonomi- (regnskap-)- og lønnssystemet Regnskapssystemet: Lønnssystemet: Artskonto eller KONTO + Belastningssted (k.stedprosjekt-analyse) =KONTOSTRENG Tillegg-/Trekk-koder = LØNNSBEHANDLINGS- KODE(R) som styrer hvor kostnader/inntekter skal bokføres i regnskapet, og knyttet til budsjettert kostnader. (f.eks: 5081 Overtid, 7122 Tjenestereiser) som styrer lønnsberegningen for hvert element i en lønnstransaksjonen (f.eks: bruttolønn, feriepenger, pensjon, arbeidsgiveravgift, skattetrekk, kontingenttrekk mv.)

44 44 Eksempel på Kontostreng og Tillegg/Trekk-kode KONTOSTRENG (i regnskapsposteringen) TILLEGG/TREKK-KODE (Lønnsbehandlingskode)

45 45 TilleggTrekk-koder for registrering - Variabel lønn og reiseregninger (mai-2008) TT Mest brukte for Reiseregninger Mest brukte for Variabel lønn /-godtgjøringer: (2057 og 2118 benyttes ved registrering Lønnstjenesten)

46 46 KONTOPLAN for regnskapsposteringer - Variabel lønn og reise Kontoplan med forklaringer - Var.lønn og reiseregninger, Fullstendig KONTOPLAN - Art/Kostnadssted/ + forklaringer, se

47 47 Kontogrupper som benyttes for Var.lønn og reiseregninger RESULTAT REGNSKAPET > Kontoklasse 5 - Kostnader for arbeidskraft Gruppe 50 - Lønn i tilsettingsforhold arbeidsavtaler (Fastlønn) Gruppe 51 - Honorar, styrer, råd og utvalg Gruppe 52 - Fordeler i arbeidsforhold Gruppe 54 - Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnader Gruppe 55 - Selvstendig næringsdrivende, stipend (trekkfrie) Gruppe 58 - Refusjon, omposteringer > Kontoklasse 7 - Andre driftskostnader Gruppe 71 - Kostnader og godtgjørelse vedr. reise og diett mv

48 48 Merarbeid og Overtid Brev av fra KD begrepene Overtid og Mertid påpekes brukt riktig. Brev av fra KD MERARBEID knyttet til undervisning utover oppsatt arbeidsplan kan avtales 117,5 t pr. år (arb.tak. under 60 år) for vitenskapelige ansatte. MERARBEID godtgjøres med ordinær timelønn, feriepengeberettiget, men ikke pensjonspliktig. - Utbetaling av OVERTID etter Hovedtariffavtalen kreves kontrollerbar registrering av arbeidstiden. NTNU - Særavtale om honorering ekstern finansierte prosjekter Honorar gis normalt etter timeforbruk basert på den enkeltes timelønn, eller For ledelse, ekspertise og lignende som ikke klart refererer til timebruk Årlig samlet timegodtgjørelse skal normalt ikke overskride kr Beløpet skal indesreguleres. Godgjøringen avtales og utbetales primært som rundsum Honorar inklusive feriepengeberegning, dvs. godtgjørelsen er feriepengeberettiget, men ikke pensjonspliktig. Bilagsdokumentasjon må være knyttet til avtalen.

49 49 Arbeidsavtaler: Foreleser - Timelærer I forskriften 1, 1.L til Tjenestemannsloven står det at følgende arbeidstakere er unntatt fra loven: Forelesere, hjelpelærere, øvingslærere og praksisveiledere med mindre enn 37,5% av full stilling, eksamenssensorer og eksamensinspektører. Av dette kan vi slå fast at timelærere ikke er unntatt fra loven og følgelig omfattes av Tjenestemannsloven. Definisjoner: Foreleser: Person som engasjeres for å gjennomføre en enkeltstående forelesning (for eksempel gjesteforeleser). Avtalemal, se Personal-Avtaler Timelærer: Person som underviser ved et bestemt kurs eller er engasjert for å holde en forelesningsrekke.

50 50 Forelesere (og de andre nevnt i forskriftens 1) omfattes av Arbeidsmiljøloven og arbeidsforholdet reguleres av egen arbeidsavtale. Mal for slik avtale er under utarbeidelse. Forelesere (og de ande nevnt i forskriftens 1) er ikke medlem i Statens Pensjonskasse. Timelærere omfattes av Tjenestemannsloven og arbeidsforholdet reguleres av ordinær arbeidsavtale. Timelærere er medlem i Statens Pensjonskasse dersom timetallet er på 60 timer pr mnd eller mer eller at stillingsandelen er 37,33% eller større.

51 51 Eventuelt: - Lønnsoppgjøret, - ny feriepengeberegning vil bli foretatt i forhold til etterbetalingen.