Til medlemmer av Trepartsorganet MØTEINNKALLING. Med dette innkalles til møte på. Lunner rådhus, Kommunestyresalen Torsdag kl.

Transkript

1 Til medlemmer av Trepartsorganet MØTEINNKALLING Med dette innkalles til møte på Lunner rådhus, Kommunestyresalen Torsdag kl. 08:00-09:30 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Kl Møtet settes Saksbehandling og orienteringer Roa, Jenny Eide Hemstad fagleder Kopi legges ut på Side 1 av 15

2 SAKER TIL BEHANDLING: Sak 13/16 16/ Sak 14/16 16/ Sak 15/16 16/ Referater og orienteringer - Trepartsorganet 2016 REVIDERING AV RUTINEN FOR VARSLING OG SAKSBEHANDLING AV VARSLINGSSAKER Dele årsmelding og årsberetning i to dokumenter Side 2 av 15

3 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 16/ Ark.: Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 13/16 Trepartsorganet Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder REFERATER OG ORIENTERINGER - TREPARTSORGANET 2016 Referatnummer: Referat: 3/16 Åpen post 4/16 Orientering om yrkesskadeerstatning og sykemeldte 5/16 Orientering om forprosjekt heltidskultur Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 3 av 15

4 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 16/ Ark.: Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 14/16 Trepartsorganet Saksbehandler: Ole Øystein Larsen, rådgiver REVIDERING AV RUTINEN FOR VARSLING OG SAKSBEHANDLING AV VARSLINGSSAKER Rådmannens innstilling: Trepartsorganet gir sin støtte til revidert rutine for varsling av kritikkverdige forhold. Side 4 av 15

5 Sammendrag: Rutinen for varsling og saksbehandling av varslingssaker med reetablering av varslingsgruppe har vært til behandling i AMU og SLG. Trepartsorganet inviteres til å gi sin støtte til revidert rutine for varsling. Revidert rutine er eget vedlegg til denne saken. SAKSUTREDNING: RUTINE FOR VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD SETT I LYS AV KRAVENE TIL ÅPENHET, YTRINGSFRIHET OG LOJALITETSPLIKT HERUNDER ANSATTES BRUK AV TJENESTEVEI KONTRA OFFENTLIGE YTRINGER 1. ETIKK, ÅPENHET OG OMDØMME Befolkningens tillit til folkevalgte og offentlig ansatte er en forutsetning for lokaldemokratiet. I en kommune med godt omdømme øker de folkevalgtes rom for handling, og det gjør det mulig for kommunen å fylle rollen som en god tjenesteyter, samfunnsutvikler, forvaltnings- myndighet og arbeidsgiver. Uansett om en handler på vegne av en kommunal virksomhet eller i kraft av et kommunalt verv, vil en bli oppfattet som representant for hele kommunen. Alle har derfor et selvstendig ansvar for å bidra til at kommunens tillit og omdømme blir ivaretatt. Dette gjelder enten en er folkevalgt, arbeider i et kommunalt eid eller drevet selskap eller er ansatt i kommuneadministrasjonen eller i tjenesteytende virksomhet. Både offentlig og privat virksomhet møter i økende grad krav om samfunnsansvarlig drift. Samfunnsansvar handler blant annet om å forvalte fellesskapets eller virksomhetens ressurser på en måte som samsvarer med befolkningens oppfatninger av rett og galt. Kommunenes omdømme vil i økende grad også avhenge av hvordan man forvalter sitt samfunnsansvar. Offentlighet, innsyn, gjennomsiktighet og åpenhet er forutsetninger for et velfungerende demokrati. Skal allmennheten ha tillit til kommunen, må folkevalgte og kommunal forvaltning vise åpenhet så vel utad mot innbyggere som innad i egen virksomhet. Prinsippene om åpenhet og innbyggernes kontroll med forvaltningen forutsetter også at allmennheten får innsyn i kritikkverdige forhold i forvaltningen. Jf. Etiske retningslinjer. Side 5 av 15

6 2. DEN ÅPNE ORGANISASJONEN KS sin arbeidsgiverstrategi fremhever betydningen av at kommunen er en åpen organisasjon. Kommunens omdømme er avhengig av innbyggernes tillit. Denne svekkes ved mistanke om for eksempel korrupsjon, lovbrudd, maktmisbruk eller andre uetiske handlinger. Det er viktig at opplysninger om mulige kritikkverdige forhold undersøkes og at nødvendige tiltak iverksettes. Fra arbeidsgiverstrategien gjengis følgende: Medarbeiderne må oppfordres til offentlighet ved å bidra med sin kunnskap innenfor sine arbeidsfelt. De må også oppfordres til å varsle internt om alle kritikkverdige forhold. Kommunen må kjennetegnes av at all intern varsling blir fulgt opp. Dersom den som varsler internt, ikke når fram med slik informasjon, er det viktig at de kjenner trygghet og et ansvar for å vurdere ekstern varsling ved alle kritikkverdige forhold som har allmennhetens interesse. ( ) 3. GRENSEDRAGNING MELLOM YTRINGSFRIHET OG LOJALITETSPLIKT 3.1 Ytringsfriheten Grunnlovens 100 fastslår ytringsfrihet som menneskerett i Norge. Dette betinger at en innsnevring av ytringsfriheten med hjemmel i lojalitetsplikten ikke går lenger enn det som er nødvendig av hensyn til arbeidsforholdet, og at det kreves en god grunn for å gripe inn i ytringsfriheten. Ansattes ytringsfrihet er del av den alminnelige ytringsfrihet, som også er nedfelt i menneskerettighetskonvensjonene. Varsling er en del av det mer generelle spørsmålet om ansattes ytringsfrihet. Ansattes ytringsfrihet gjelder alle ytringer som arbeidstaker fremmer på egne vegne, og som berører virksomheten der arbeidstakeren arbeider. Ytringsfrihet er i stor grad et spørsmål om kultur og holdninger. Ytringsfrihet og offentlighet er viktig for å gi innsyn i, og kontroll med kommunen som forvalter av viktige samfunnsoppgaver og fellesskapets midler. Ytringsfrihet er en grunnleggende rettighet for ansatte i kommunen. Muligheten til å fremme saklig og konstruktiv kritikk er en viktig forutsetning for et godt arbeidsmiljø. De ansattes rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten må derfor sees både som et arbeidsmiljøfremmende tiltak og, i et videre perspektiv, som et tiltak for økt innsyn og åpenhet i forvaltningen. Side 6 av 15

7 3.2 Lojalitetsplikten Arbeidsplikten vil danne utgangspunktet for hvor langt lojalitetsplikten i et arbeidsforhold rekker. Lojalitetsplikten innebærer en underordning eller etterlevelse av virksomhetens forventninger på et etisk plan. Ref. Lunner kommunes arbeidsgiverdokument. 3.3 Problemstillinger/interessemotsetninger Dette er i praksis knyttet til i hvilken grad ansatte har adgang til offentlig å argumentere mot et standpunkt som ledelsen/overordnet har inntatt. Her vil det ofte herske interessemotsetning, hvor ledelsen mener at det å gå ut i pressen med kritikk vil være brudd på lojalitetsplikten, mens ansatte kan mene det er riktig å formidle en situasjon utad. I rettspraksis defineres ofte lojalitetsplikten mindre omfattende enn den administrative ledere i kommunene ofte praktiserer og gir uttrykk for. 4. DRØFTING AV GRUNNLAGET FOR LOJALITETSPLIKTEN Stikkord som samarbeid, tillit og fortrolighet anføres som grunnlag for lojalitetsplikten. Bruk av tjenestevei hører sammen med dette. Skal et arbeidsforhold fungere må det forutsette en rimelig grad av tilpasning fra den ansattes side til dette grunnlaget. Hvis ikke den ansatte oppfattes som lojal, vil det lett oppstå friksjoner og konflikter. Kommunen er også avhengig av tillit og autoritet (legitimitet) i forhold til sine innbyggere. Det vil kunne oppstå en autoritetssvikt dersom indre uenighet avdekkes som kan svekke tillitsforholdet mellom kommunen og innbyggerne. Mange hevder at kommunalt ansatte også må ta hensyn til at de er en del av en politisk styrt organisasjon. Motsatt taler for at det skal mye til før noen fratas den demokratiske rettigheten det er å kritisere styre og stell. Også kommunalt ansatte må i utgangspunktet kunne ytre seg. Ytringsfriheten er et vern til å kunne uttale seg fritt. I den grad det er særlig behov for tilbakeholdenhet er dette regulert i lovverket ved taushetspliktbestemmelser. Informasjon og fri debatt er videre en forutsetning for at innbyggerne i kommunen skal få innsikt og kunnskap om hva som foregår. All informasjon går ikke fram av møter og saksdokumenter. Det å kunne bli kritisert er en del av den demokratiske kontroll med det offentlige. Det å høre kritikk fra de som arbeider med fagfeltet, vil ofte være spesielt verdifull kritikk. Det hevdes fra mange hold at offentlighet vil styrke bindeleddet mellom administrasjon og innbyggere. Spørsmålet om hvor langt ytringsfriheten går kontra lojalitetsplikten vil imidlertid ikke kunne besvares generelt. Det må skjønnsmessig avgjøres konkret i hvert tilfelle. Men noen utgangspunkter synes klare ut fra rettskildefaktorer. Side 7 av 15

8 Følgende bør derfor legges til grunn for den holdning arbeidsgiver bør innta. Ref. bla Gerd Engelsrud. Arbeidsrett i kommuner og fylkeskommuner, A. Det er viktig å skille mellom retten til å uttale seg på egne vegne og hvem som skal uttale seg på vegne av kommunen. I den sistnevnte situasjon er den ansatte fullstendig underlagt arbeidsgivers styringsrett. En ytring på vegne av kommunen er ikke et spørsmål om ytringsfrihet, men et spørsmål om hvem som skal gjøre hva i et arbeidsforhold. Tidligere var dette regulert i «Pressereglement for Lunner kommune». Et pressereglement regulerer imidlertid ikke de ansattes adgang til å opptre som aktør i den offentlige debatt på egne vegne. For en ansatt som ønsker å ytre seg på egne vegne, kan det imidlertid være viktig at vedkommende sørger for å påpeke at han/hun ikke opptrer på vegne av kommunen. B. Ansatte må alltid overholde reglene om taushetsplikt. C. Som hovedregel kan ansatte uttale seg fritt om generelle samfunnsspørsmål og om kommunalpolitiske spørsmål som ikke konkret vedrører deres arbeidssituasjon. D. Ansattes ønske om å uttale seg om forhold som vedrører eget arbeidsfelt og som offentliggjøres. I slike spørsmål dukker avgrensningen av ytringsfriheten opp kontra lojalitetsplikten. Det stilles visse krav til utsagnene i slike tilfeller for at de ikke skal rammes av en avgrenset ytringsfrihet. Kravene er knyttet til: - forum for ytringen - sannhetsgehalt - uttrykksform - nærhetsgrad mellom kritiker og kritisert Reglene om ærekrenkelse må overholdes. Jo mindre polemisk, sarkastisk, skjellsordpreget og personlig kritikken er, desto vanskeligere vil det være å påstå at kritikken medfører brudd på lojalitetsplikten. Lojalitetsplikten fortynnes dessuten desto fjernere kontakt det er mellom kritiker og kritisert. Jo fjernere tilknytning det er, desto mindre behov er det for taushet ut fra perspektivet arbeidsforhold. Jo høyere opp i hierarkiet en ansatt befinner seg, desto større vil kravene til lojalitet fortone seg. Saksfeltet vil også kunne vil kunne spille en rolle. E. I arbeidsmiljøloven (aml) 2-4, slås det fast at arbeidstaker har rett til å varsle om Side 8 av 15

9 kritikkverdige forhold i virksomheten. Bestemmelsen omfatter både ekstern og intern varsling. Formålet er å signalisere at varsling er både lovlig og ønsket. Arbeidsgiver skal tilrettelegge for et trygt og åpent arbeidsmiljø, og kritikkverdige forhold skal kunne tas opp og drøftes åpent. Å målbære kritikk internt på arbeidsplassen vil ofte innebære en påkjenning, og det er derfor viktig å tilrettelegge for en hensiktsmessig framgangsmåte og god ytringskultur. Rutiner for varsling må forstås i denne nevnte sammenheng. F. Arbeidsgivere anfører ofte at en ansatt først må gå tjenestevei. Det er helt klart at ansatte i kommunen har en plikt til å gjøre sine overordnede oppmerksom på vesentlige problemer på arbeidsplassen, og gi til kjenne uheldige konsekvenser av politiske valg og prioriteringer. At denne veien må være utprøvd før en arbeidstaker bruker sin ytringsfrihet kan imidlertid ikke utledes som et absolutt krav. Professor Berndt er gjengitt slik: Hvis kommuneansatte går til mediene uten å gå tjenestevei gjør de en stor feil, men ikke fordi de går til mediene. Det har de full rett til, men som kommunalt ansatte har de også plikt til å ta opp problemene tjenestevei. Vi har eksempler på at lojalitetskonflikter oppstår. Faktum er at offentlig ansatte sjelden nytter sin ytringsfrihet. Ledere har ofte en restriktiv holdning til offentlige ytringer fra ansattes side. Gerd Engelsrud beskriver dette slik: Underordnede blir redde for å kritisere, de frykter konsekvensene og den personlige belastningen. En vil da bli utsatt for et sosialt press, stemplet som kranglete og vanskelig, som igjen kan få betydning for den videre karriere. Det uformelle press begrenser friheten mer enn de rettslige normene på området. Professor Berndt er gjengitt slik: Problemet i Norge er ikke at kommunalt ansatte lager for mye bråk, men at for mye foregår bak lukkede dører. Det er ikke noe poeng at det skal være ro rundt offentlig forvaltning, tvert imot bør flest mulig oppfatninger komme fram. Bare på den måten kan den demokratiske kontroll med kommuneforvaltningen fungere. Et ansettelsesforhold reiser særlige ytringsfrihetsspørsmål fordi arbeidsgiver har krav på en viss lojalitet fra sine ansatte. For å overholde lojalitetsplikten kan den ansatte bli nødt til å avstå fra enkelte ytringer. Ansattes rett til å ytre seg i det offentlige rom strekker seg likevel langt. Lovgivernes intensjon er at varslingsreglene skal bidra til å styrke ytringsfriheten i ansettelsesforhold. Varslingsreglene skal fremme åpenhet og bidra til bedre ytringsklima i den enkelte virksomhet. I en åpen kultur går ledelsen foran og etterspør kritikk og nye ideer uten å gjengjelde overfor den som bringer fram kritikkverdige forhold. I en slik kultur blir behovet for å varsle mindre. Side 9 av 15

10 5. BRUDD PÅ LOJALITETSPLIKTEN Brudd på lojalitetsplikten kan føre til disiplinær reaksjon avhengig av graden av brudd. Irettesettelser/tilrettevisninger, advarsler, oppsigelse og avskjed kan være lovlige sanksjoner fra arbeidsgivers side. Også i forbindelse med opprykk og tilsetting kan brudd på lojalitetsplikten kunne tillegges vekt. Lojalitetsbrudd kan også i graverende tilfeller være brudd på straffebestemmelser om ærekrenkelse eller taushetsplikt. Jfr. Arbeidsreglement for Lunner kommune. 6. HVORDAN OPPNÅ ET GODT YTRINGSKLIMA Virksomhetens ledelse har det overordnede ansvaret for et godt ytringsklima. Ledelsen må derfor sørge for gode rutiner for varsling i virksomheten. Fokus for rutinene må være hvordan varsle om de kritikkverdige forholdene ikke på den som varsler. Dette selv om varsling på kort sikt kan skade omdømmet til virksomheten og tilliten til enkeltpersoner. Lederne. Lederne må vise at de ønsker kritiske tilbakemeldinger. Dette gjelder tilbakemeldinger generelt og rapportering av kritikkverdige forhold spesielt. Lederkurs og ledertrening bør også legge vekt på åpen og konstruktiv kritikk og alles ansvar for å si fra om kritikkverdige forhold i virksomheten. Lederne bør være rollemodeller her. Ansatte. I virksomheter hvor de ansatte har ulik utdanning, alder, kjønn og etnisk bakgrunn, kan mangfoldet bidra til større åpenhet og fremme nytenkning og god dynamikk. Verdsettelse av faglig integritet og ansvarlighet vil kunne bidra til å fokusere på kvalitet både i prosesser og resultater. Senk terskelen for å si i fra. Rapportering og oppfølging av avvik på viktige områder for virksomheten, kan bidra til å senke terskelen for å si i fra om kritikkverdige forhold. Åpenhet bygger på trygghet. En forutsetning for en åpen kultur i virksomheten, er at de ansatte har tillit til sine ledere. De må være sikre på at deres ytringer blir hørt og vurdert. Videre må de føle seg trygge på at varsling om kritikkverdige forhold ikke vil bli møtt med sanksjoner. Varsling er viktig. Retten til å varsle vil både kunne bidra til å avdekke kritikkverdige forhold og hindre at nye oppstår. Varsling i tråd med virksomhetens rutine vil være til fordel for både virksomheten og arbeidsmiljøet. For at varsling skal kunne skje i tråd med rutinen, må den være så enkel og tydelig som mulig. 7. KONKLUSJON Vedlagte reviderte rutiner for varsling av kritikkverdige forhold er utarbeidet i tråd med de prinsipper, perspektiver og rammer slik det går fram av saksutredningen. Rådgiver anbefaler at Lunner kommune som arbeidsgiver legger den reviderte rutinen til grunn. Trepartsorganet anbefales å gi sin støtte til den reviderte rutinen. Jf. vedlagt revidert rutine for varsling av kritikkverdige forhold. Side 10 av 15

11 DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt til behandlende organ: Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Anders Vik, FA Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 11 av 15

12 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 16/ Ark.: Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 15/16 Trepartsorganet Saksbehandler: Ann-Kristin Mauseth, controller DELE ÅRSMELDING OG ÅRSBERETNING I TO DOKUMENTER Lovhjemmel: Kommuneloven 48 nr. 1 og nr. 5 Regnskapsforskriften 10 og 12 Rådmannens innstilling: Trepartsorganet støtter administrasjonens ønske om å dele dokumentene årsmelding og årsberetning i separate dokumenter fra og med rapporteringen for Side 12 av 15

13 Sammendrag: For å gi administrasjonen mulighet til å gi en bedre og mer gjennomarbeidet årsmelding til politikerne på hvordan de mål som er satt for virksomheten er gjennomført er det ønskelig å behandle dokumentene årsmelding og årsberetning som to separate dokumenter fra og med rapporteringen for Saksutredning: FAKTA: Lunner kommune har i mange år avlagt årsberetningen som en del av dokumentet årsmelding. Etter en gjennomgang av hvordan dette gjøres, har administrasjonen kommet frem til at det vil være ryddig å behandle disse dokumentene som to separate dokumenter. En årsmelding viser resultater og måloppnåelse for kommunen som helhet og detaljer om resultatene til fagenhetene på satsningsområder. Dokumentet skal gi informasjon om måloppnåelse i forhold til kommuneplanene, budsjett og andre planer. Årsmeldingen er et viktig dokument for å gi politikere og kommunens innbyggere en tilbakemelding på hva kommunen har gjennomført det siste året. En årsberetning er hjemlet i kommuneloven og er rådmannens redegjørelse for kommunens virksomhet gjennom året. Kommuner skal i henhold til kommuneloven 48 utarbeide en årsberetning for hvert kalenderår. Bestemmelser om innholdet i årsberetningen er gitt i kommuneloven og regnskapsforskriften. I tillegg utdyper kommunal regnskapsstandard nr. 6 hva en årsberetning skal inneholde. Årsberetningen har en naturlig tilknytning til årsregnskapet med noter og disse dokumentene utgjør til sammen grunnlaget for revisjonens uttalelse på årsregnskapet. Årsberetningen er et selvstendig dokument, men kan inngå som en integrert del av en samlet årsrapport slik det har vært i Lunner kommune til nå. I alle tilfeller skal det framgå tydelig hva som er årsberetningen med pliktig informasjon etter lov og forskrift og hva som er annen informasjon. Flere organer støtter administrasjonens ønske om å separere disse dokumentene. Blant annet har Norges kemner og kommuneøkonomers forbund og Fylkesmannen vært en forkjemper for dette i flere år. Flere kommuner har valgt å avlegge to separate dokumenter. Ved å behandle disse dokumentene som to separate dokumenter, vil en rendyrke formålet med dokumentene. Årsberetningen har kommunen i henhold til kommuneloven frist til å avlegge 31. mars. Årsmeldingen har derimot ingen lovhjemlet frist, og kommunen står fritt til å utarbeide dette dokumentet ut i fra når det skal opp til politisk behandling. Side 13 av 15

14 Ved å separere disse dokumentene vil administrasjonen ha mulighet til å gi en bedre og mer gjennomarbeidet årsmelding til politikerne på hvordan de mål som er satt for virksomheten er gjennomført. Blant annet ser vi at tallene fra Kommune-Stat-Rapportering (KOSTRA) publiseres tett opp til fristen for avleggelsen av årsberetningen, slik at vi får svært liten tid til å gå i gjennom disse tallene før årsberetningen skal være ferdig. Det vil i denne sammenheng være naturlig at en også går i dialog med politikerne på hvordan vi i fremtiden ønsker at årsmeldingen til Lunner kommune skal utformes. Konklusjon med begrunnelse: Trepartsorganet anbefales å støtte administrasjonens ønske om å dele dokumentene årsmelding og årsberetning i separate dokumenter fra og med rapporteringen for DOKUMENT I SAKEN: En presentasjon som nærmere belyser dokumentenes formål utleveres og gjennomgås i møtet. Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 14 av 15

15 Side 15 av 15