Tilbudsinnbydelse - "Tilbudskonkurranse hydrogenbuss 2009", drift av hydrogenbusser

Transkript

1 Tilbudsinnbydelse - "Tilbudskonkurranse hydrogenbuss 2009", drift av hydrogenbusser Innholdsfortegnelse 1 Innledning og tidsfrister Omfang av kjøreoppdraget og konkurranseprosedyre Oppdragsomfang Oppdragsomfang Felles bestemmelser Konkurransegrunnlaget Tilbudets utforming Kravspesifikasjon Avvik fra materiellkrav Bussanlegg og hydrogenfyllestasjon Trafikkmessige forhold Miljø Tilbyders dokumentasjon Inngivelse av tilbudet Tilbudsåpning og behandling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbyder vil bli avvist når: Tilbud vil bli avvist når: Tilbud kan bli avvist når: Tildelingskriterier Kriterier for oppdragsomfang Kriterier for oppdragsomfang Offentliggjørelse av tildeling av kontrakt Vedlegg: Tilbudsskjema Hydrogenbuss Innledning og tidsfrister Ruter As inviterer med dette prekvalifiserte selskaper til å legge inn tilbud på Tilbudskonkurranse hydrogenbusser Ruters referanse eph 2009/1761. Tilbudskonkurransen er kunngjort i Doffin, nettadresse (id JUL129313) og TED (Tenders Electronic Daily), nettadresse ted.europa.eu (id 2009/S ). Konkurransegrunnlaget vil bli offentliggjort før søknadene om prekvalifisering er ferdigbehandlet. Søkerne vil bli meddelt resultatet av behandlingen så snart dette foreligger. Alle spørsmål til konkurransen skal gjøres skriftlig via eget spørreskjema på nettsidene (se Hydrogenbuss 2009 ). Alle spørsmålene besvares skriftlig

2 Tilbudsinnbydelse Side 2 av 13 på nettsidene innen 6 dager etter at de er fremsatt. Alle spørsmål og svar er tilgjengelig for alle. Konkurransen ble offentliggjort 2. juli 2009 Frist for å innlevere søknad om prekvalifikasjon: 7.september 2009, kl Konkurransegrunnlaget (endelig versjon) offentliggjøres 7. september 2009 Frist for innlevering av tilbud: 18. september 2009 kl Frist for å stille spørsmål til konkurransen: 13. september 2009 Vedståelsesfrist for pristilbud: 1. januar 2010 Oppstart av kjøring: 1. januar 2011 Det vises for øvrig til invitasjonen til prekvalifikasjon. 2 Omfang av kjøreoppdraget og konkurranseprosedyre Ruter gjennomfører anskaffelsen i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med Forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr. 0403, med kjøpsprosedyren "konkurranse med forhandling". Kjøpsformen har krevd en forutgående runde med prekvalifisering. Oppdraget skal foregå med hydrogenbusser. Bussene vil gi en utvidet rutebetjening av Fornebuområdet til/fra Oslo. Det vises til Invitasjon til prekvalifisering og Konkurranseinformasjon nr 1 om konkurranseprosedyren. Anskaffelsen er prosjektfinansiert og det er usikkerhet om prosjektet får finansiell støtte fra EU som igjen skaper usikkerhet rundt kjøpets omfang. Det er derfor definert to mulige oppdragsomfang. 2.1 Oppdragsomfang 1 Dette er basert på at oppdraget får midler fra EU. Kravet er at oppdraget består av minimum 5 busser i et oppdrag på minimum 5 år. Oppdraget kan bli større, men det er avhengig av hvor store tilskudd man vil få fra EU. Da dette ikke vil være kjent under tilbudskonkurransen må derfor Ruter basere dette på en konkurranse bestående av 5 busser med en kontraktstid på 5 år. Dette oppdragsomfanget vil ha en opsjon på utvidelse av oppdraget med inntil 2 år hvis EU-midlene tillater dette. Dette oppdragsomfanget prises på ordinær måte etter normale tildelingskriterier. Ruter har satt en dato for oppstart kjøring. Datoen kan forskyves, men det er ikke ønskelig. Ruter er inneforstått med at det kan bli en gradvis oppstart, dvs. at alle bussene ikke er ferdig bygget til oppstartsdato hvis det gis EU-finansiering. Kontrakten omfatter drift av samtlige busser i minst 5 år.

3 Tilbudsinnbydelse Side 3 av Oppdragsomfang 2 Hvis Ruter ikke skulle få EU-midler vil oppdraget kun bli finansiert nasjonalt. Konkurransen blir da som omtalt i Invitasjon til prekvalifisering. Konkurransen vil da bestå av å utnytte NOK 40 millioner (inklusive kostnader til drivstoff og eventuell tilpasning av anlegg) mest optimalt. Her er kravet et minimum på 2 busser og minst 2 års drift. Her vil det være en opsjon på utvidet kontraktstid på inntil 5 år hvis ytterligere nasjonal finansiering. Konkurransen er slik at det konkurreres på å tilby lengst driftstid, størst driftsomfang og/eller flest busser. Tilbyderen må tilby både enhetspriser og et antall enheter som oppsummerer seg til prosjektbeløpet. Dette må uttrykkes i Tilbudsskjemaet. 2.3 Felles bestemmelser Ruter er ikke kjent med endelig oppdragsomfang ved kontraktstildeling. Tilbud skal inngis for både oppdragsomfang 1 og oppdragsomfang 2. Kjøreoppdraget omfatter ikke erstatningskjøring for hydrogenbussene hvis disse skulle være ute av drift. Operatøren må delta i å søke midler fra EU, etter kontraktsinngåelse, sammen med Ruter samt leverandørene av busser og drivstoff. Søknaden vil inngå i en felles internasjonal søknad. Søknadsfristen til EU midlene er 15. oktober. Søkerne bes derfor å være forberedt på å måtte gjøre forberedelser til søknaden alt mens man er tilbyder. 3 Konkurransegrunnlaget På nettsidene ligger følgende dokumenter som inngår i konkurransegrunnlaget: Kontrakt Oppdragsbeskrivelse Materiellbeskrivelse Anleggsbeskrivelse Beskrivelse av EU-prosjekt Installasjonsbeskrivelser knyttet til elektronisk billettsystem, sanntidsinformasjonssystemet (SIS) og designutforming av busser vil bli utlevert til tilbudsvinneren. 4 Tilbudets utforming Tilbud skal utarbeides på norsk. Tilbudsprisene, som skal oppgis i norske kroner (NOK), skal spesifiseres for de enkelte elementene slik de fremgår på vedlagte tilbudsskjema. Regulering av prisen fremgår av utkastet til kontrakt. Prisene skal oppgis i kroner pr rutetime og kroner pr buss pr måned som oppsummeres til totale kostnader pr "normalmåned".

4 Tilbudsinnbydelse Side 4 av 13 Det skal inngis tilbud på begge oppdragsomfang. For oppdragsomfang 2 er tilbudet bindende for antallet busser, antallet rutetimer pr normal måned og antallet normal måneder med drift. Det aksepteres ikke tilbud på delleveranser av kontrakten. Det kan ikke legges inn tilbud på alternativt grunnlag. Ruter vil åpne for at tilbyderne kan inngi flere pristilbud på samme kontrakt basert på ulike løsninger for bruk av anlegg, busser og miljøforhold. Tilbyderne skal prise sine tilbud uten påslag av utgående mva, terminalavgift eller bompengeavgifter. 5 Kravspesifikasjon For å kunne delta i tilbudet må tilbyderen oppfylle de krav som er fremsatt nedenunder eller i konkurransegrunnlaget for øvrig. 5.1 Avvik fra materiellkrav Hvis tekniske krav i konkurransegrunnlaget ikke kan oppfylles, eller kun svært vanskelig kan oppfylles grunnet fravær av tilbud fra bussprodusenter, vil avvik fra konkurransegrunnlaget kunne godtas. 5.2 Bussanlegg og hydrogenfyllestasjon Tilbyderen må selv stille med løsninger for bussanlegg og tankfasiliteter for hydrogen. Se vedlegg 4 Anleggsbeskrivelsen. 5.3 Trafikkmessige forhold Tilbyderen skal stille bussrutetimer til disposisjon for Ruter. Kravet er et det tilbys minimum et gjennomsnitt på 40 rutetimer pr buss pr uke. Gjelder for begge oppdragomfang. Det skal ikke fremlegges vognplaner ved tilbudsinnleveringen. Ruteplan, vognplan og eventuell tidtabeller utarbeides før oppstart kjøring. Se Kontrakt og vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse. 5.4 Miljø Ruter krever at operatøren miljøsertifiserer seg iht. ISO innen 6 måneder etter oppstart av kjøringen. Se Kontrakt.

5 Tilbudsinnbydelse Side 5 av 13 6 Tilbyders dokumentasjon Tilbyderen må oversende nedenstående dokumenter organisert etter punktene under, se utdyping i kontrakten med vedlegg. a) Tilbyderen skal ha rutiner for rekruttering og opplæring av personale, både grunnopplæring, vedlikehold av kunnskaper og etteropplæring, se Oppdragsbeskrivelsen. Rutinene skal vedlegges tilbudet. b) Tilbyderen skal ha rutiner for å sikre en effektiv trafikkledelse, se Oppdragsbeskrivelsen. Rutinen skal vedlegges tilbudet. c) Tilbyderen skal ha rutiner for beredskap og krisehåndtering, herunder opplæringsplaner av førerne i tilfelle ulykker, brann, terror, mv. Rutinen skal vedlegges tilbudet. d) Tilbyderen skal ha rutiner for å ivareta vask og vedlikehold av bussene. Vedlikeholdsog rengjøringsprogram som sikrer at kravene i Oppdragsbeskrivelsen og Materiellbeskrivelsen følges. Rutinen skal vedlegges tilbudet. e) Tilbyderen skal benytte busser for kjøreoppdraget iht Materiellbeskrivelsen. Tilbyderen skal vedlegge tilbudet en teknisk beskrivelse av bussene planlagt for oppdraget samt anskaffelsesprosedyren. f) En redegjørelse for hvorvidt underoperatør er tenkt anvendt og eventuelt hvilken del av kjøringen dette vil gjelde. Underoperatørens navn og adresse anføres. g) En utfyllende redegjørelse for anlegg som vil bli brukt i forbindelse med oppdraget skal innleveres, herunder bl.a. omtale av kapasitet, fasiliteter, eierskap. Dette gjelder også underoperatørers anlegg. h) Tilbyderen skal oppfylle kontraktens krav til avlønning. Tilbyderen skal vedlegge en bekreftelse på dette. Det påhviler tilbyderen å dokumentere sitt bud tilstrekkelig. Mangel på dokumentasjon, oppfyllelse av punktene over eller andre vesentlige mangler kan føre til avvisning av tilbudet. 7 Inngivelse av tilbudet Tilbudet skal postforsendes, leveres Ruter As, ved resepsjonen eller sendes pr e-post, i henhold til fristen i punkt 1. Det aksepteres ikke at søknaden mottas på annen måte. Kontoradresse: Dronningens gate 40, 4. etg., Oslo, Norge.

6 Tilbudsinnbydelse Side 6 av 13 Postadresse: Epost Ruter As Postboks 1030 Sentrum N-0104 OSLO Norge post@ruter.no (gjelder kun tilbudsskjema og tilbudsbrev) Tilbudet skal merkes (utenpå konvolutt og eventuelt i emnefeltet på e-post): Tilbudskonkurranse hydrogenbuss 2009", eph 2009/1761. Tilbudenes ytre forpakning skal være lukket og budene med vedlegg kan inngis i samme forsendelse. Priser eller annen informasjon om tilbudet skal ikke fremkomme av den ytre forpakningen. Tilbudsskjema og tilbudsbrev oversendes pr post eller innleveres til Ruter resepsjon i ett eksemplar i en konvolutt, lett tilgjengelig for skanning. Disse dokumentene kan alternativt oversendes pr e-post eller innleveres Ruters resepsjon i elektronisk format. Hvis søknaden sendes pr e-post skal e-posten ikke inneholde noe informasjon om søkeren eller søknaden. Tilbudsskjemaet og tilbudsbrev skal underskrives og lagres som pdf-dokumenter (eller i tilsvarende lesbart format for Ruter) som vedlegges e-posten. Øvrig dokumentasjon sendes Ruter pr post eller leveres Ruters resepsjon i både papirformat i en eller flere permer samt elektronisk på minnepinne eller CD-rom. Disse dokumentene kan ikke innleveres pr e-post. Søkerne vil bli meddelt resultatet av behandlingen så snart dette foreligger. Det er kun kvalifiserte søkere som kan legge inn tilbud i konkurransen. 8 Tilbudsåpning og behandling av tilbud Tilbudsåpningen er lukket for andre enn Ruters administrasjon. Tilbudene vil bli behandlet administrativt hos Ruter. Ruter forbeholder seg retten til selv å fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Dersom tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, kan det avvises etter at Ruter skriftlig og med rimelig frist har anmodet tilbyderen om de opplysninger om tilbudets sammensetning som Ruter anser som relevante. Kjøpsformen åpner for forhandlinger med minimum tre tilbydere etter tilbudsinnlevering. Ruter vil etter en kort forhandlingsrunde gi tilbyderne anledning til å inngi et justert tilbud. I en slik forhandlingsrunde vil Ruter kunne benytte seg av muligheten til å kunne be tilbyderne om å inngi alternative tilbud på for eksempel andre busser, forbedrede miljøforhold, nye bussanlegg eller andre kvalitetsforbedringer (sett med Ruters øyne) enn det som inngår i det opprinnelige tilbudet. I slike tilfeller har tilbyder mulighet til å prise slike alternative tilbud separat.

7 Tilbudsinnbydelse Side 7 av 13 Ruter har følgende antatte tidsplan for behandling av tilbudene: Innleveringsfrist: 18. september kl Avklarings- og forhandlingsmøter med tilbyderne: 21. september Innlevering av eventuelt justert tilbud: 22. september? (avklares ifm forhandlingsmøter) Bakgrunnen for den korte behandlingstiden er ønsket om å delta i søknaden om EUmidler (se punkt 2.1 om Tilbudsomfang 1). Hvis Ruter anser det for nødvendig vil forhandlingstiden kunne forlenges. Dersom det viser seg Ruter ikke kvalifiseres til deltakelse i søknad om EU-midler vil forhandlingstiden om nødvendig bli utvidet. Alle tilbydere kan bli invitert til forhandling helt frem til utløpet av vedståelsesfristen. 9 Avvisning av tilbud 9.1 Tilbyder vil bli avvist når: 1. denne, eller dennes representant, har vært brukt av Ruter som rådgiver ved utarbeidelse av konkurransegrunnlaget 2. denne har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves etter krav til konkurransen 9.2 Tilbud vil bli avvist når: a) det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen b) det ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming c) det er et alternativt tilbud avgitt i strid med reglene om alternative tilbud d) det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene e) det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i konkurransegrunnlaget f) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene 9.3 Tilbud kan bli avvist når: a) tilbudet, etter forsøk på avklaring etter 21-1 (forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser), inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige b) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene c) tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen d) tilbudet ikke er signert, eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende 10 Tildelingskriterier Valg av operatør skjer på grunnlag av prinsippet om det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Siden den tilbudskonkurransen har to mulige oppdragsomfang, se punkt 2, vil man måtte operere med to sett med tildelingskriterier. Ruter vil vurdere de to settene med tildelingskriterier separat for siden å gjøre en samlet vurdering.

8 Tilbudsinnbydelse Side 8 av 13 Ruter vil vektlegge tildelingskriteriene for de to oppdragsomfangene i forhold til sannsynligheten for de respektives gjennomføring. Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette ansees nødvendig. Ruter er ikke forpliktet til å anta noen tilbud Kriterier for oppdragsomfang 1 Følgende tildelingskriterier vil bli brukt ved vurdering av tilbudet: a) Pris. Med pris menes den totalpris som fremkommer av tilbudsskjemaet. b) Miljøforhold. Dette omfatter blant annet energieffektivitet ved produksjon av hydrogen, energieffektivitet i bruk av hydrogen (drivstofforbruk), teknisk løsning for produksjon og transport av hydrogen (bruk av fornybar energi/produksjon på/nær tankingsstedet), miljøvennlig drift av bussanlegg og grad av støynivå innvendig og utvendig på anlegg og busser. c) Standard på busser. Dette omfatter blant annet kontraktsbussenes egnethet for kjøringen, innredning, garantert levetid på bussene, garantert tilgjengelig driftstid pr døgn, vedlikeholdsprogram for motor og drivverk, driftsstabilitet, komfort for de reisende, og teknisk stand. d) Kvalitet på utførelse av kjøringen. Dette omfatter blant annet planer og dokumentert erfaring med betjeningens kompetanse, betjeningens servicegrad, rekrutterings- og opplæringsprogrammer av ansatte, kundebehandling herunder informasjon, kvalitetssystemer, renholdsprogram, vedlikeholdsprogram for øvrige deler, krise og ulykkesbehandling herunder førstehjelpskunnskap, trafikkledelse og trafikkstyring. e) Standard på anlegg. Dette omfatter blant annet tilbyders totale planlagte bruk av anlegg, i hele kontraktsperioden, inklusive bussoppstilling, garasje, verksted, anlegg for drivstoffylling, mannskapslokaler, administrasjonslokale, samt mobile toaletter og hvilebrakker. Anleggene vurderes ut fra blant annet egnethet, innredning, beliggenhet, teknisk stand, sikkerhet og om anlegget har et permanent eller midlertidig preg. f) Fremdrift mot oppstart. Dette omfatter blant annet evne til å iverksette kontraktskjøring på Oppdragsgivers angitte oppstartsdato (mindre avvik) herunder ferdigstillelse av nybygde busser og ferdigstillelse av nybygde anlegg. Det omfatter også planer for rekruttering og nyansettelser.

9 Tilbudsinnbydelse Side 9 av 13 Oppdragsgiver vil vekte de ulike kriteria slik: Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris % Miljøforhold % Standard på busser % Kvalitet på utførelse av kjøringen % Standard på anlegg 3-5 % Fremdrift ved oppstart 2-4 % 10.2 Kriterier for oppdragsomfang 2 Følgende tildelingskriterier vil bli brukt ved vurdering av tilbudet: a) Kjøreomfang. Med kjøreomfang menes det antall tilbudte busser, det gjennomsnittlige antall tilbudte rutetimer pr normal måned, og antallet tilbudte driftsmåneder som fremkommer av tilbudsskjemaet. b) Miljøforhold. Dette omfatter blant annet energieffektivitet av produksjon av hydrogen, energieffektivitet i bruk av hydrogen (drivstofforbruk), teknisk løsning for produksjon av hydrogen, miljøvennlig drift av bussanlegg og grad av støynivå innvendig og utvendig på anlegg og busser. c) Standard på busser. Dette omfatter blant annet kontraktsbussenes egnethet for kjøringen, innredning, garantert levetid på bussene, garantert tilgjengelig driftstid pr døgn, vedlikeholdsprogram for motor og drivverk, driftsstabilitet, komfort for de reisende, og teknisk stand. d) Kvalitet på utførelse av kjøringen. Dette omfatter blant annet planer og dokumentert erfaring med betjeningens kompetanse, betjeningens servicegrad, rekrutterings- og opplæringsprogrammer av ansatte, kundebehandling herunder informasjon, kvalitetssystemer, renholdsprogram, vedlikeholdsprogram for øvrige deler, krise og ulykkesbehandling herunder førstehjelpskunnskap, trafikkledelse og trafikkstyring. e) Standard på anlegg. Dette omfatter blant annet tilbyders totale planlagte bruk av anlegg, i hele kontraktsperioden, inklusive bussoppstilling, garasje, verksted, for drivstoffylling, mannskapslokaler, administrasjonslokale, samt mobile toaletter og hvilebrakker. Anleggene vurderes ut fra blant annet egnethet, innredning, beliggenhet, teknisk stand, sikkerhet og om anlegget har et permanent eller midlertidig preg. f) Fremdrift mot oppstart. Dette omfatter blant annet evne til å iverksette kontraktskjøring på Oppdragsgivers angitte oppstartsdato (mindre avvik) herunder ferdigstillelse av nybygde busser og ferdigstillelse av nybygde anlegg. Det omfatter også planer for rekruttering og nyansettelser.

10 Tilbudsinnbydelse Side 10 av 13 Oppdragsgiver vil vekte de ulike kriteria slik: Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Kjøreomfang % Miljøforhold % Standard på busser % Kvalitet på utførelse av kjøringen % Standard på anlegg 3-5 % Fremdrift ved oppstart 0-2 % 11 Offentliggjørelse av tildeling av kontrakt Ruter vil sende alle tilbyderne en redegjørelse for tildelingen av kontrakt etter at beslutning er fattet. Redegjørelsen vil omfatte en opplisting av samtlige tilbyderes totalpris, jf tilbudsskjemaet.

11 Tilbudsinnbydelse Side 11 av Vedlegg: Tilbudsskjema Hydrogenbuss 2009 Pristilbud nr fra (navn) Oppdragsomfang nr 1 (delvis EU finansiering) (Alle priser er uten tillegg av mva.) Pris pr rutetime kr Antall rutetimer pr buss pr uke 40 timer Antall busser 5 busser Antall rutetimer pr uke 40 timer x 5 = 200 timer Antall rutetimer pr måned 200 timer x 4,33 = 866 timer Sum timepris pr normalmåned (kr x timer) Pris Antall Busstype pr buss busser Normal Sum busspris pr måned kr kr. Total pris normal måned: (sum timepris pr normalmåned + sum busspris pr måned) Kr. Anmerkninger (angi særforhold som anlegg, busser, miljøforhold, forbehold, etc og henvisninger for ytterligere informasjon vedrørende dette pristilbudet)

12 Tilbudsinnbydelse Side 12 av 13 Pristilbud nr fra (navn) Oppdragsomfang nr 2 (nasjonal finansiering) (Alle priser er uten tillegg av mva.) Pris pr rutetime kr Antallet tilbudte rutetimer pr normal måned for alle busser: (Minimum 2 busser x 40 timer x 4,33 = 346,4 timer) (Hvis forbehold vedr bruken av timene så anføres det i boksen anmerkninger nedenfor) Sum timer pr normal måned timer Sum timepris pr normalmåned (kr x timer) kr Sum busspris pr måned Pris Antall Busstype pr buss busser Normal kr. Sum pris normal måned: (sum timepris pr normalmåned + sum busspris pr måned) Kr. Total pris periode måneder x sum pris pr mnd Kr. ( ) Anmerkninger (angi særforhold som anlegg, busser, miljøforhold, etc og henvisninger for ytterligere informasjon vedrørende dette pristilbudet)

13 Tilbudsinnbydelse Side 13 av 13 Tilbyders navn, postadresse, kontaktperson, telefon og epost Samarbeidspartner ved dette tilbudet Forpliktende underskrift Vedlegg Det leveres et eksemplar av side 1 av prisskjemaet pr pristilbud. Det leveres et eksemplar av side 2 av prisskjemaet (samlet for alle tilbudsvariantene) pr selskap. Tilbyderen må gjerne kopiere tilbudsskjemaet over i et eget dokument og nummerere sidene.