Oppgaver Oppgavetype Vurdering Status 1 ORG100, forside Flervalg Automatisk poengsum Levert

Transkript

1 ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Kandidat 6536 Oppgaver Oppgavetype Vurdering Status 1 ORG100, forside Flervalg Automatisk poengsum Levert 2 ORG100, oppgave 1 a) Skriveoppgave Manuell poengsum Levert 3 ORG100, oppgave 1 b) Skriveoppgave Manuell poengsum Levert 4 ORG100, oppgave 1 c) Skriveoppgave Manuell poengsum Levert 5 ORG100, oppgave 1 d) Skriveoppgave Manuell poengsum Levert 6 ORG109, oppgave 1 e) Skriveoppgave Manuell poengsum Levert 7 ORG100, oppgave 2 Skriveoppgave Manuell poengsum Levert ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Emnekode ORG100 Vurderingsform ORG100 Starttidspunkt: :00 Sluttidspunkt: :00 Sensurfrist PDF opprettet :12 Opprettet av Emma Hansen Antall sider 12 Oppgaver inkludert Ja Skriv ut automatisk rettede Ja 1

2 1 OPPGAVE ORG100, forside Emnekode: ORG100 Emnenavn: Organisasjonsteori og analyse Dato: 8. desember Varighet: 5 timer Tillatte hjelpemidler: Ingen Merknader: Oppgaven består av to deler. Oppgave 1 - En caseoppgave der alle delspørsmål skal besvares. Teller 70 % av totalkarakteren. Oppgave 2 - Fire spørsmål der tre av disse skal besvares. Denne oppgaven teller 30 % av totalkarakteren Det forekommer av og til spørsmål om bruk av eksamensbesvarelser til undervisnings- og læringsformål. Universitetet trenger kandidatens tillatelse til at besvarelsen kan benyttes til dette. Besvarelsen vil være anonym. Tillater du at din eksamensbesvarelse blir brukt til slikt formål? Ja Nei ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 2 av 12

3 2 OPPGAVE ORG100, oppgave 1 a) Hva slags prinsipp er avdelingen organisert eller gruppert etter? Skisser en alternativ organisering av avdelingen og redegjør for hva slags prinsipp du her benytter. Hvilke fordeler og ulemper vil være knyttet til den organiseringen du foreslår? Skriv ditt svar her... BESVARELSE DEL 1 Oppgave 1 a) Organisasjonskartet viser strukturen som "Direktoratet for innovasjon og effektivisering i staten" (DIES) er bygd opp ettter. Det handler her om arbeidsdeling på gruppenivå. Strukturen følger en funksjonsbasert prinsipp/gruppering, som kan utføres på to måter: a) man kan samle alle de ansatte med lik funksjon i en produksjonsprosess i samme organisatoriske enhet. b) Eller man kan samle alle de som bruker lit teknologi eller kunnskap i samme enhet. Og samle alle de med lik funksjon, eller kunnskap i samme enhet. Her er den overordnede funksjonen eller oppgaven til organisasjonen å studere ledelse og komme med strategiske bemerkninger til bedring, altså blir tjenesten av organisasjonen å forbedre ledelse i staten. Altså er det en produksjonsprosess som utføres ved å kartlegge og analysere, drive med lederkurs, og en gruppe som driver med strategisk planlegging. Slik er de er organisert slik i hver sin enhet. Det er en enhet som står for hver sin del av produksjonsprosessen, for å nå målet og fylle funksjonen til avdelingens eksistens. F.eks. er enheten for lederkurs fylt med ansatte som arbeider med denne funksjonen, som skal bedre ledelse i staten. Fordelene med dette er at det legger opp til spesialisering og fordypning på sitt område. I tillegg er det lite fare for dobbeltarbeid. Og man kan utnytte stordriftsfordeler (økonomiske), og spare penger. Ulempene ved en slik arbeidsdeling er at det kan føre til utvikling av spesialkultur, at noen spesialiseringer mener de er bedre enn andre. Det kan og føre til mer uenighet og dårligere kommunikasjon på tvers av enheter. En alternativ organisering av avdelingen kan være ved å bruke en markedsbasert prinsipp/gruppering av de ansatte. Det er ett prinsipp hvor man kan utføre arbeidsdelingen på tre måter: a) ved å samle alle oppgaver som henvender seg til en bruker/klientell-gruppe i en enhet. b) samle alle oppgaver innenfor samme geografisk område, eller, c: samle all produksjon knyttet til et produkt i samme enhet. Handler altså å samle alle de med like oppgaver, eller virksomhetsområder i samme organisatoriske enhet. Fordeler: her kan man tilby et mer helhetlig tilbud til brukerne eller klientene, som dekker flere sider av en tjeneste enn bare en funksjon. Ulemper: fare for dobbeltarbeid, man kan ikke utnytte stordriftsfordeler på lik måte som i funksjonsbasert gruppering. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 3 av 12

4 ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 4 av 12

5 3 OPPGAVE ORG100, oppgave 1 b) Analyser beskrivelsen over ut teori om makt og konflikt. Skriv ditt svar her... BESVARELSE Oppgave 1 b) Makt og konflikt er noe som utspiller seg i alle organisasjoner, også i avdeling for "Ledelse og organisering i staten". Vi ser 4 aktører som møtes, som har ansvar for ulike enheter med ulike interesser og meninger. I en koalisjon av flere aktører, slik som i en organisajon, så utspiller det seg som oftest maktbruk og konflikt. Og maktbruk er noe som forekommer i relasjoner, der aktørene er avhengig av hverandre og det forekommer en uenighet. Dette er altså en situasjon som kan relateres til beskrivelsen mellom Jens, Tor, Anne og Nils. De er alle i relasjoner gjennom sosial samhandling, de er avhengige av hverandre gjennom sine ulike arbeidsoppgaver for å realisere målene til organisasjonen. Og det er en opplevd uenighet mellom dem, som kommer av ulike årsaker, som vi skal se på videre. Makt-temaet kommer opp på to måter. Først så opplever Tor makt i og med at han har kontroll over økonomiske ressurser som Anne og Jens ønsker. Dette merker vi utsagnene sine, han mener og at sin enhet er viktigere enn de andre, og at han på denne måten har mer makt og rett på ressursene enn de to andre. enhetene. I tillegg viser Jens maktbruk og at han er sjef (hierarkisk) på slutten, når han truer Tor med nedkutting av budsjettet, noe som får Tor til å reagere kraftig. Men vi kan og se en type motstand for å unngå utførelse av maktbruken i Tor sin reaksjon, når han igjen svarer med å true med å si opp som leder for enheten sin. Når vi skal se på konflikt i denne beskrivelsen så er det slik at Jens som leder tar tak i det han opplever som anspent forhold og gnistninger mellom de tre enhetslederne. Det er altså i starten først et grunnlag for konflikt, en latent situasjon som ikke har utspilt seg. Men som senere i beskrivelsen, etter Tor sitt utspill, utvikler seg til en faktisk opplevd manifest konflikt mellom Tor og de tre andre partene. Konflikt oppstår når det er avhengighet og uenighet mellom partene, og intensiteten stiger når ressursknappheten øker (som vi ser når Jens truer med å kutte budsjettet til Tor). Og konfliktnivået i en organisasjon kan øke ved formalisering eller spesialisering, altså desto mer en organisasjon er preget av en struktur som fremmer spesialisering og inneholder formaliserte regler og retningslinjer, jo mer konflikt antas man å finne. Spesialisering er som sagt tidliger ei oppgaven ofte en ulempe med funksjonsbasert gruppering av arbeidsinndelingen, alle mener at sin enhet er ikke minst like viktig som resten. En type spesialiseringfokus ser hos Tor når han fremhever sin enhet som den viktigste, og de andre enhetene ser han bare på som støtte for "Kartlegging og analyse". ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 5 av 12

6 ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 6 av 12

7 4 OPPGAVE ORG100, oppgave 1 c) Analyser beskrivelsen over ut fra teorier om motivasjon og ledelse. Skriv ditt svar her... BESVARELSE Oppgave 1 c) I denne beskrivelsen av en situasjon, ser vi på Anne sin enhet som har ansvar for lederkurs. Problemet er at enheten hennes har høyere sykefravær enn de to andre. Dette er et problem som undersøkes, og det ser ut til å ha grunnlag i mangel på motivasjon og mangel på synlig ledelse og anerkjennelse. Å fremme motivasjon er en av de viktigste funksjonene til HRM (Human Resource Management), for å få de ansatte til yte, og for å beholde dem i arbeid og i organisasjonen. Her blir de ansatte i organisasjonen sett på som en av de viktigste verdiene og kapitalen, og som trengs for å oppnå resultater og mål. Annes forklaring på problemet er ganske konkret. Som leder sier hun selv at hun forsøker å motivere dem, men at det er vanskelig når det er så mye annet som trekker dem ned. Vi har ulike teorier om motivasjon og HRM tiltak som vi kan binde til kommentaren hennes til Jens: - Først kan vi se på det hun nevner om verdsetting, noe som er viktig for et individ å føle for at arbeidet skal virke meningsfullt. Vi kan se på Maslows behovs pyramide som ligger under teorien om Valens og behov. Pyramiden bygger på ulike grunnleggende, fysiologiske behov, som opparter seg til selvrealisering på det øverste nivået. Maslow mener at valens av en belønning, kan være ulikt for alle, noen verdsetter ting som andre ikke gjør. Derfor vil effektiv belønningsmetode (for motivasjon) være å identifisere hva hver enkelt ønsker, og tilby dem dette. Penger kan for eksempel være noe ikke alle setter like høyt, sammenlignet med f.eks. verdsettelse. Dette er en form for indre belønning som ikke oppleves her, og det er da vanskelig å holde motivasjonen oppe. - Videre vil jeg se på kommentaren om arbeidsoppgaver. Et av de viktigste innen HRM er at for å tiltrekke og beholde ansatte så må arbeidsplassen, organisasjonen, og lønns-og karrieresystemene virke attraktive. Spesielt relevant her er at arbeidsplassen er blitt en standardisert plass, hvor det er kan virke som lite rom for variasjon og fleksibilitet. Å gjennomføre de samme kursene om og om igjen, i tillegg til ikke å bli verdsatt, kan gjøre at arbeidet kan bli mindre attraktivt, og man ønsker noe nytt. - Tilbakemelding er og en viktig funksjon for å lære og å motivere. Å jobbe i en organisasjon som et produksjonssystem av varer eller tjenester, gjør at tilbakemelding for både organisasjonen, og for de ansatte er viktig. Det å vite om beslutningene du tar, og arbeidet du gjør er viktig nok, eller godt nok til en tilbakemelding gjør at man kan bli motivert. Enten kan man bli motivert til å forbedre seg, eller så kan man bli ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 7 av 12

8 motivert av å jobbe videre med det man får god tilbakemelding på. Det kan og være en lærende funksjon, hvor man eventuellt lærer hva man kan gjøre bedre, som kan føre til bedre tilbakemeldinger. - Til sist vil jeg se på ledelsens rolle i denne beskrivelsen. En av de viktigste oppgavene til en leder er å motivere de ansatte til å ville arbeide, og yte ekstra. Altså å utspille sin rolle som sjef, for å påvirke atferden til de ansatte til dette. En av tingene de ansatte savner er å se mer til ledelsen, i tillegg så føler de seg arrogant behandlet av Tor. Dette er ikke særlig motiverende ledelse, og det bryter med noen av forventningsrollene de har til sine ledere. Her virker det altså som om Anne ønsker en mer delaktig leder, som har fokus på relasjoner, og å være mer på bakkenivå. En av oppgavene som leder burde her være å åpne mer for at arbeidsoppgavene kan være mer variert, innovative og friere. Dette kan være spesielt viktig for motivasjonen akkurat i denne enheten, når Anne envner at det er demotiverende å se de andre enhetene til Tor og Jens få lov til å fordype seg, reise og andre "fordeler". ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 8 av 12

9 5 OPPGAVE ORG100, oppgave 1 d) Drøft denne beskrivelsen ut fra beslutningsteori. Skriv ditt svar her... BESVARELSE Oppgave 1 d) Dette er en beskrivelse for beslutningene som skal tas er i forhold til en budsjettfordeling av ressurser som direktoratets ledergruppe pluss administrasjonssjefen skulle bli enige om. Beslutninger handler om å ta et valg, og om å følge opp de forpliktelsene til handling som følger av det valget. Og beslutningsteori ser gjerne på mennesket som rasjonell aktør, en perfekt rasjonell aktør eller en begrenset rasjonalitet. Men jeg skal gå inn på en beslutningsmodell som kan brukes her. Og det er forhandlingsmodellen. Her samles alle partene, slik som de gjør i møtet mellom lederne og administrasjonssjefen, og forhandler seg fram til beslutninger. Det rasjonelle å gjøre under forhandlinger, er å velge den som argumenterer best og kjemper til seg sin mening, slik som lederen for "Digital forvaltning" gjør. Det kan ligne litt på kommunikativ modell, men her ville aktørene forsøkt å kommunisere seg til en enighet, eller forsoning av beslutninger. Det er altså ikke tilfellet her, ettersom at de andre lederne virker særlig misfornøyde med budsjettfordelingen. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 9 av 12

10 6 OPPGAVE ORG109, oppgave 1 e) Drøft avsnittet over i lys av teori om organisasjoners omgivelser. Skriv ditt svar her... BESVARELSE Oppgave 1e) En organisasjon må alltid forholde seg til omgivelsene sine, om det er domene (nære omgivelser, nasjonale omgivelser, eller globale og internasjonale. Vi ser her en beskrivelse av hvor viktig det er for en organisasjon og oppfattes som viktig og nødvendig av omgivelsene. Vi ser at det er en fare for at avdelingen for "ledelse og organisering" kan legges ned, etter at kronikken påpeker at den ikke egentlig er verken nødvendig, eller riktig. Det er to type omgivelser som organisasjoner må forholde seg til, tekniske og institusjonelle. Budskapet kommer fra en type institusjonell omgivelse, siden den kommer fra Aftenposten som er en avis, og kronikk inneholder ulike meninger om ulike saker. Innholdet i kronikken handler om brudd på det som er etisk riktig, og regelbrudd. I tillegg bryter det med forventninger til staten i forhold til at staten skal forholde seg rettferdig ovenfor det private markedet. Regler kan komme fra den regulative søylen, slik som EU sitt regelverk når det kommer til marked og konkurranse. Det er dette som er argumentene i kronikken. Institusjonelle omgivelser handler om normer, verdier og forventninger som den har til organisasjonen. Det er særlig viktig å virke legitim overfor de institusjonelle omgivelsene, for å overleve. Men i dette tilfellet virker ikke Jens og avdelingen for Ledelse og organisering særlig legitime. De blir kritisert for å drive med virksomhet som ikke hører hjemme hos staten, og offentlig finansiering. Og avdelingen blir direkte anklagd for brudd på konkurranseregler, og brudd på regler kan ses på som uetisk. Dette er altså stor skade fra omgivelsene på avdelingen. På samme måte som mediene tok til tak for å rive ned avdelingen, så kan man bruke mediene eller andre typer institusjonelle omgivelser for å bygge opp igjen legitimiteten. Men da må man vise seg slik at organisasjonen virker troverdig, og man må kanskje endre seg på en måte som gjør at den passer bedre inn i de institusjonelle omgivelsene i forhold til målsettinger og symbolske tilpasninger. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 10 av 12

11 7 OPPGAVE ORG100, oppgave 2 Besvar tre av de fire følgende spørsmålene (maks en halv side per spørsmål) a) Redegjør for fenomenet målforskyvning. b) Redegjør kort for begrepet sub-kultur, og beskriv hvordan slike sub-kulturer kan utvikles. c) Redegjør for strategier for å håndtere institusjonelle omgivelser. d) Redegjør for hva en kommunikasjonskanal er og hvilken rolle slike kanaler spiller i kommunikasjonsprosessen. Skriv ditt svar her... BESVARELSE Oppgave 2: a) Målforskyvning er et fenomen som gjerne kan oppstå som et problem i gjennomføring av mål og strategier. Ting kommer i vei for gjennomføringen. Det er når organisasjonens mål på en eller annen måte forsvinner, og det er andre ting som kommer i fokus. Det er tre former for målforskyvning: - Sub-optimalisering forekommer ofte i organisasjoner med sterke subkulturer eller profesjonalisering/ spesialisering. Her kan man tenke i en enhet at den sine oppgaver er viktigere enn de andre enhetene sine oppgaver. Man glemmer rett og slett det overordnede målet til organisasjonen, og dette skjer altså lettere når folk med samme utdannning, arbeidsoppgaver og de som er fordelt i like enheter, arbeider sammen. - Overdreven regelfokusering er ganske enkelt at regler i en organisasjon, slik som f.eks. i en organisasjon som maskinbyråkratiet, får mer fokus enn selve arbeidet som utføres. Her ser man til reglene for å ta beslutninger, og det kan være at i disse beslutningene så ligger ikke alltid målene til organisasjonen fremhevet. - Overmåling, er at vi måler ofte det som er enklest, noe som kan gi feil fokus. F.eks. hvis vi skal måle effektivitet på et sykehus, så kan man se på hvor lenge det tar en pasient å ligge på sykehuset før enn skrives ut. Det kan vise til at sykehuset er raske, men det trenger ikke å si noe om kvaliteten på behandlingen, eller om pasienten faktisk ble frisk eller bedre etter oppholdet sitt. c) Institusjonelle omgivelser er omgivelser som har med normer, verdier og forventninger rundt organisasjonen, som påvirker organsiasjonen. Det handler oftest om at organisasjonen må oppleves som legitim for å kunne overleve i disse omgivelsene. Tiltak som organisasjoner kan bruke for å øke sin legitimitet ovenfor omgivelsene er: 1: Reell konformitet, og faktisk følge det presset, de forventningene og bruke de i målsettingene til organisasjonen. Tilsynelatende konformitet, å utvise en form for atferd, verdier og normer i ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 11 av 12

12 organisasjonen, samtidig som man egentlig handler på en annen måte. Det er forskjell på hvordan en organisasjon viser seg, og faktisk atferd som den utøver. Og bruk av symboler. d) Kommunikasjonskanaler er en del av kommunikasjonsprosessen. Først må sender kode en beskjed. Deretter velge en kommunikasjonskanal. Mottaker må dekode budskapet som blir sendt, og deretter komme med en tilbakemelding. Dette er en dynamisk prosess hvor relasjonen hele tiden endrer seg etter hva budskapene inneholdes, hvordan de tolkes, og tilbakemeldingen. Man skal og helst for at kommunikasjonen skal være effektiv tenke nøye over, og sette seg inn i mottakerens arbeidssituasjon for å best mulig tilpasse budskapet til hans/hennes sitt beste: å formulere et språk som mottaker kan forstå og bruker, velge en kommunikasjonskanal som mottaker benytter og skjønner. I tillegg er det noen hensyn når det kommer til valg av kommunikasjonskanaler som man må tenke over før man velger. Det er behov for rask tilbakemelding, f.eks. en kan ta lang tid før man får tilbakemelding, behov for personlig kontakt, behov for etterprøving (å finne tak i samtalen), og.behov for sensitivitet (følelser). Man skiller ofte mellom skriftlige og mungtlige kanaler. Ansikt-til-ansikt som kommunikasjonskanalen blir sett på som den beste og rikeste formen å kommunisere på. Kommunikasjon er en basisprosess i organisasjonen, og det er veldig viktig at den fungerer effektivt for at prosessene skal gå slik at organisasjonen opprettholdes slik den skal. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 12 av 12