Konkurransegrunnlag. Anskaffelse av materialhåndteringsmaskin på hjul, Årabrot

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelse av materialhåndteringsmaskin på hjul, Årabrot Tilbudsfrist: 22. november 2016 Vedlegg: 1. Beskrivelse og prisskjema 2. HMS Egenerklæring 3. Referanseskjema 4. Tilbudsbrev 1

2 1 Orientering om oppdraget 1.1 Innbydelse Haugaland Interkommunale Miljøverk IKS (heretter HIM) innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av materialhåndteringsmaskin på hjul med egenvekt tonn. I kjøpesum skal også verdi av full serviceavtale for de første 3000 driftstimene være medregnet. Servicekostnader og investeringskostnader skal spesifiseres separat på eget skjema (vedlegg 1). Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 1.2 Oppdragsgivers representant Arbeidsleder: Tore Skogland, mob E-post: tore.skogland@him.as Miljørådgiver: Marta Haugsgjerd mob E-post: marta.haugsgjerd@him.as Dersom leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers representant. Tilleggsopplysninger kan gis inntil 15. november Alle henvendelser skal skje ved bruk av epost til Tore Skogland, med kopi til Marta Haugsgjerd. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Spørsmålene anonymiseres og besvares alle som har registrert seg på Doffin. Svar blir lagt ut på Doffin fortløpende, men ikke senere enn 18. mai. 1.3 Leveransens omfang og krav til kvalitet Leveransens omfang og krav beskrives i vedlegg1 Beskrivelse og prisskjema. Leverandøren er ansvarlig for at leveransen er i overenstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransen ellers er i samsvar med bestillingen fra bruker. Leverandøren er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje som sine egne. 2

3 2 Konkurransegrunnlaget 2.1 Utlysing Utlysing av konkurransen skjer på Doffin og TED. Komplett konkurransegrunnlag med vedlegg blir lagt ut på Doffin. Tilbydere må selv registrere seg på Doffin og laste ned konkurransegrunnlag. 2.2 Kontraktsbestemmelser Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt leverandør med utgangspunkt i konkurransegrunnlag og antatt tilbud. Bindende avtale er først inngått når kontrakt er underskrevet av begge parter. 2.3 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 90 kalenderdager regnet fra fristens utløp. 2.4 Språk Tilbudet skal leveres på norsk og all kommunikasjon i anskaffelsesfasen skal foregå på norsk. Norsk skal være dokumentspråket på alle drifts- og serviceavtaler knyttet til kontrakten. 3 Tilbudet 3.1 Innlevering, merking og innleveringssted Generelt Tilbyder skal besvare alle spørsmål i anbudsdokumentene. Tilbudet skal være utformet på norsk. Alle priser skal være oppgitt i NOK og ekskl. mva. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplar (1 original og 1 kopi), samt elektronisk på minnepenn (evt. også en sladdet versjon, jf pkt 4.2 Offentlig innsyn). Tilbud mottatt pr. e-post eller faks vil ikke bli akseptert. For å sikre enhetlig behandling av tilbudene ber vi om at dokumentene ordnes i følgende rekkefølge: Tilbudsbrev datert og signert Pris skjema (vedlegg 1) Attest for betalte skatter og trygdeavgift Attest for betalt merverdiavgift Attest fra foretaksregisteeret eller tilsvarende Tilbyders økonomisk og finansielle stilling HMS erklæring (vedlegg 2) 3

4 Referanseskjema (vedlegg 3) Svarskjema, tilbudsbrev (vedlegg 4) Eventuelle forbehold med begrunnelse Eventuelle kataloger, brosjyrer o.l. Eventuell annen relevant info Tilbudet skal leveres i lukket innpakning og merkes: Tilbud materialhåndteringsmaskin Årabrot Innleveringssted Tilbudet skal sendes eller leveres til: Haugaland Interkommunale Miljøverk IKS Haraldseidvågen Skjold Det er den enkelte tilbyders ansvar å levere tilbudsdokumentene og å sørge for at dokumentene kommer til innleveringsadressen innen tilbudsfristen. Tilbud som ikke er kommet fram til innleveringsadresse innen tilbudsfrist, blir behandlet i henhold til lov og forskrifter om offentlige anskaffelser Innleveringsfrist Frist for innlevering av tilbud er 22. november 2016 kl 12:00. Det er ikke adgang til å oversende tilbud ved elektronisk post eller pr faks. Tilbudet skal medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Tilbud eller oppsett som avviker fra tilbudsskjema kan bli avvist. 3.2 Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Leverandører vil ikke ha tilgang til å delta på tilbudsåpning. 3.3 Forbehold Eventuelle forbehold behandles i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Leverandørens henvisninger til spesielle eller standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontrakts bestemmelser. 4

5 4 Tilbudsbestemmelser 4.1 Alminnelige prinsipper Oppdragsgiver refunderer ikke eventuelle utlegg som leverandør måtte ha i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet. 4.2 Offentlig innsyn Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfatta av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl.a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder opplyse om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, i så fall identifisere disse og begrunne hvorfor det anses som forretningshemmelighet. Dette oppgis i tilbudet. I slike tilfeller bes tilbyder om å levere 3 sett tilbud, der et av tilbudene skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger. Oppdragsgiver kan overprøve leverandørens sladding av tilbud dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov om offentlige anskaffelser 3-6 taushetsbelagte opplysninger. I henhold til offentlighetsloven vil anbudsprotokoll og innkommende tilbud være skjermet for innsyn fram til leverandør er valgt. 4.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 4.4 Supplering av konkurransegrunnlaget. Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å supplere og foreta endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil på lagt ut på Doffin fortløpende. Leverandører som har registrert sin interesse på Doffin vil motta varsel. 4.5 Avvik fra konkurransegrunnlaget Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, evt. med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. Det skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. For øvrig behandles også avvik i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 5

6 4.6 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, f. eks. ved bortfall av planlagt finansiering. Avlysing kan skje inntil skriftlig kontrakt er undertegnet. 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Generelt Det stilles krav til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner, samt juridisk, finansiell og økonomisk stilling. Leverandørenes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Etter kvalifikasjon vil tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene bli evaluert. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. 5.2 Attester Det skal leveres to attester utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogd i Norge, og tilsvarende i det landet hvor anbyder er etabler. Attestene skal bekrefte at anbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Utstedes av Type attest Kemner/skattekontor Egen skatt Forskuddstrekk Påleggstrekk Arbeidsgiveravgift Renter Skatteetaten Merverdiavgift Renter 5.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Leverandør og dennes underleverandører skal være lovlig etablerte foretak Enkeltmannsforetak får følgende attest fra Brønnøysundregisteret: Nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest fra Foretaksregisteret Utenlandske selskap: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivning i den stat hvor leverandør er etablert. 6

7 5.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Kopi av revisorbekreftet regnskap for siste år. Leverandør og dennes underleverandører skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjon: Tilbyder vedlegger siste års godkjente regnskap inkludert revisors beretning. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. 5.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Leverandør skal ha god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov. Det kreves derfor tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Leverandør skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves at tilbyder har systemer for kvalitetsstyring og effektiv vareflyt. Dokumentasjon: Oversikt over firmaets totale årsverk med kompetanse for spesielle/viktige fagområder. Oversikt over «kundeteam» som skal betjene oppdragsgiver, med kompetanse for spesielle/viktige fagområder for gjennomføring av denne leveransen. Leverandør må fylle ut vedlegg 3 referanseskjema, vedrørende viktigste relevante leveranser siste 3 år, inkludert omfang, verdi, tidspunkt og mottaker. Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ledelsens ansvar, tilvirkningsprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. Om leverandør innehar ISO9001 sertifikat kan dette vedlegges. 5.6 Helse, miljø og sikkerhet Det må aksepteres at HIM vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av leverandørens ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Det må vedlegges HMS- egenerklæring. Våre leverandører skal være sertifiserte, eller dokumentere at de vil være kvalifisert til sertifisering, etter en eller flere av følgende ordninger: ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende. Leverandør skal være medlem av Grønt Punkt- Norge, eller dokumentere at deres leverandører og produsenter av emballasje er det. 7

8 5.7 Underleverandører Dersom tilbyder har underleverandører skal disse også kvalifiseres. Underleverandører skal oppfylle følgende kvalifikasjonskrav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt. Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av merverdiavgift. Leverandør skal være lovlig etablert foretak. Leverandør skal oppfylle HMS-regelverket. Dokumentasjon skal framlegges for kontraktsignering. 6 Spesifikasjon av leveransen Anskaffelsen består i leveranse av materialhåndteringsmaskin på hjul med egenvekt tonn. Krav og beskrivelse av utstyr er beskrevet under vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget, Beskrivelse og prisskjema. 7 Tildelingskriterier Valg av tilbud vil bli foretatt ut fra en helhetsvurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbud etter følgende kriterier i vektet rekkefølge: Tildelingskriterier: Pris: Pris på komplett leveranse inkl. servicekostnader første 3000 timer. Kontrollregnet anbudssum inkl. prissatte forbehold. Priser mellom laveste og høyeste pris får poeng basert på forholdsmessighetsberegning. Kvalitet: Kvalitet vil bli vurdert ut fra tilbudets opplysninger, erfaringer fra prøve kjøring, tekniske spesifikasjoner og øvrige opplysninger om maskinleveransen. Service- og teknisk bistand: Service- og teknisk bistand vurderes ut fra distribusjon- og servicenett, servicekostnader, responstid, leveringstid deler, garantibetingelser og tilbakemelding fra mottakere av de viktigste maskinleveranser i denne maskingruppe siste 3 år. Vekting: 50 % 40% 10 % SUM 100 % 8

9 7.1 Pris Priser skal oppgis i NOK per prisenhet ekskl. merverdiavgift. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være medtatt, dvs. alle avgifter, ekspedisjons- og faktureringsgebyr, transport, forsikring, nødvendig oppfølging og lignende. Prisskjema, vedlegg 1 skal fylles ut. Leveransen er spesifisert i leveranse av hovedenhet og leveranse av tilleggsutstyr. Alt utstyr som betegnes som standardutstyr må merkes «standard» i kolonne for Merknader. Om forespurte tilleggsutstyr ikke kan leveres, vil dette bli vurdert i forbindelse med valg av leverandør i henhold til tildelingskriterier. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å velge hva som skal inngå i leveransen av tilleggsutstyr. Det gis ikke kompensasjon for bortfall av bestilling av tilleggsutstyr. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å trekke ut prissatte poster med tilleggsutstyr fra en eventuell kontrakt. Dersom utstyr ikke kan skaffes eller krav ikke kan imøtekommes, må dette være beskrevet i rubrikken Merknader. 8 Leveringsbetingelser Leveringsdato er definert som gjennomført når maskinen er godtatt og klar for drift på avtalt leveringssted Årabrot Miljøstasjon, Jovegen 105, Haugesund Maskinen skal ved levering være ledsaget av nødvendig instruksjon/deklarasjoner for bruk og vedlikehold og annen informasjon som måtte være avtalt og spesifisert i bestillingen eller konkurransegrunnlaget. All dokumentasjon skal være på norsk. Ved forsinket levering som ikke skyldes kjøper eller som kan henføres under force majeure, vil kjøper kreve inn dagmulkt på 2 promille pr. hverdag, uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkt skal være minimum kr ,- pr. hverdag. Dagmulkt begrenses til maksimum 15% av kontraktsum. 9 Faktureringsbetingelser Faktura skal ha forfall 30 dager etter godkjent leveranse. Betaling skal skje i NOK. Eventuell prisstigning og kursjustering av valuta skal innkalkuleres i tilbudet. Prisen skal fortrinnsvis være fast og ikke reguleres i tidsrommet fra tilbudsfrist til betaling finner sted. Om tilbyder ikke kan oppfylle dette krav, må det oppgis hvilken valuta og prisindeks leveransen blir justert etter. Oppdragsgiver vil da stipulere et tillegg for å sammenligne tilbudene i forhold til leveringstidspunkt. Om slik stipulering ikke er mulig, og det derfor ikke er mulig å 9

10 sammenligne tilbudet mot andre tilbud, kan tilbudet forkastes. Dersom tilbyder ikke beskriver noe om prisregulering i tilbudsbrev, vil pris blir oppfattet som fast uten regulering. Oppdragsgiver foretar ikke delbetaling eller forskuddsbetaling på hele eller deler av kontraktssummen før godkjent levering har funnet sted. 10 Bortfall av kontrakt Dersom leverandør p.g.a. konkurs eller andre varige årsaker ikke kan overholde leveransen, bortfaller kontrakter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve sine utlegg og tap dekket av leverandøren eller et eventuelt konkursbo. 11 Tvister Norsk lov gjelder for avtalen, og for forhold som er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen skal avtalens ordlyd, alminnelige tolkningsregler og kutyme legges til grunn for å løse tvisten ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem, skal tvisten løses ved voldgift. Verneting er Karmsund tingrett. At en tvist er brakt til avgjørelse ved voldgift, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser ifølge avtalen. 10