OPPMANN LAGLEDER KASSERER DUGNADSANSVARLIG FORELDREKONTAKT RESSURSPERSON. -alt for at alle skal lykkes i Klæbu håndball

Transkript

1 OPPMANN LAGLEDER KASSERER DUGNADSANSVARLIG FORELDREKONTAKT RESSURSPERSON -alt for at alle skal lykkes i Klæbu håndball

2 Instruks for oppmann og foreldrekontakt Her er rolle- og oppgavebeskrivelse for oppmannsvervet og foreldrekontakt. Styret i Klæbu håndball ønsker trygge og engasjerte oppmenn for hvert lag, og oppmannen er kontaktleddet mellom styret og laget, og ansvarlig for at lagets totale virksomhet og informasjon er i samsvar med virksomhetsideen. Dette betyr å ha den fulle oversikt, men involvere, engasjere og delegere oppgaver videre! Det er laget som har det fulle ansvaret for å utnevne oppmann, og oppmannen skal sørge for at dette er gjort før han/hun eventuelt fratrer. Oppmann som fratrer har ansvaret frem til ny oppmann er på plass. Oppmannens rolle 1. Oppmann er lagets leder og styrets kontaktperson. 2. Oppmann skal ta beslutninger i samarbeid med hovedtrener og evt. kasserer i laget. 3. Oppmann skal sørge for en motiverende og god organisering av laget slik at arbeidsbyrden blir overkommelig for involverte og slik at roller er klare og oppgaver er ivaretatt. Under denne kan det være en arrangmentsansvarlig/ dugnadsansvarlig, økonomiansvarlig, materialansvarlig og en sosialansvarlig, samt en transportansvarlig dersom foreldrene ønsker å dele på kjøring. Trener bør ha minst én, gjerne to, assistenttrenere som er voksne fra foreldregruppa og som bidrar på benken i kamper bak treneren, med coaching av barna og til hjelp for treneren ved behov. 4. Oppmann skal positivt engasjere seg i hvordan trenerne leder laget både i kamp og på trening, ikke på det sportslige, men på det menneskelig plan. 5. Oppmann skal være opptatt av kulturbygging: Foreldregruppen, trenere, spillerne, ledergruppen skal alle opptre og representere Klæbus håndballgruppe på en måte som alle er stolte av, både i kommunikasjon innad i laget, mellom personer i laget, under kommunikasjon med andre lag, styret og andre eksterne, og under kamp. 6. Styret representert ved oppmannskontakt er oppmannens hovedkontakt og spesielt knyttet til administrative gjøremål, mens styret representert ved sportslig leder er oppmannens kontakt vedrørende sportslige forhold.

3 Oppmannens oppgaver Oppmannens oppgave er å samordne forholdet mellom spillere, foreldre, trenere og styret, slik at forholdet praktisk legges best mulig til rette før og under håndballsesongen. Oppmannen er ansvarlig for å holde seg à jour med klubbens, RMNs, Norges Håndballforbunds og Norges Idrettsforbunds lover og regler, samt klubbens referater og vedtak, og at laget forholder seg til disse. Oppmannen rapporterer til styret. For å oppnå dette, skal oppmennene særlig ha et hovedansvar for at lagets lagledelse som helhet utfører blant annet følgende aktiviteter; Legge til rette for at sesongen planlegges best mulig gjennom å gjennomføre spillerundersøkelser og foreldremøter. Avklare antall lag for seriespill og cup-deltakelser så tidlig som mulig og i god tid før frister. Kontrollere og levere til styret fullstendige navnelister på alle sine spillere på sitt lag i begynnelsen av hver sesong. Listene skal inneholde navn, adresse fødselsdato og tlf.nr. til hver spiller, samt navn, tlf og mail til foreldre. Listene skal holdes à jour under sesongen og eventuelle forandringer meldes til sekretær. Registeret på på Klæbu IL sin web-side skal oppdateres med spillere og mailadresse til foreldre/foresatt. Legge forhold til rette rundt kamper og trening sammen med trener. Hjelpe trener/ lagleder under kamper med utfylling av kamprapport. Påse at spillere har riktig drakt (grønn evt rød ved draktlikhet) /shorts (blå) Budsjettere lagets aktiviteter og ansvarlig for å følge opp økonomien deretter. Levere ut treningsavgifter og lisens til lagets spillere, sjekke at lisens (fra det året spiller fyller 13 år) betales og dokumenteres i egen perm til kampdokumentasjon. Kopi fra betalt treningsavgift skal sjekkes. Det er oppmanns ansvar at ingen får trene eller spille kamp, uten at nødvendige avgifter og lisenser er betalt. Ang. lisens og forsikring; NB! For mer informasjon les Lisens og forsikring på Kontroller at lisens er betalt før en spiller får stille til kamp. Eventuelle bøter for manglende lisens, må betales av spiller/laget!! Dersom laget får bot pga. ureglementære drakter, må laget selv betale boten. Være ansvarlig for utstyr og materiell som laget får tildelt ved sesongstart, og påse at dette er komplett til enhver tid. (drakter, førstehjelputstyr ol.)

4 Fordele terminlister eller utdrag av disse til trener, spillere og event. foreldre (må sjekke kampdagbok for endringer minst ukentlig). Utarbeide kjørelister til kamper og cuper Planlegge og gjennomføre sosiale tiltak for laget og event. foreldregruppen. Være ansvarlig for fordeling av oppgaver iforb. med arrangementer og dugnader som laget har blitt tildelt av styret (Det er viktig at oppmann stimulerer laget og foreldre til innsats for klubbens økonomi) Oppmann skal selv være tilstede eller skaffe stedfortreder på kamper dersom dette er nødvendig. Alle oppmenn må stille på oppmannsmøter som arrangeres etter behov av styret. Oppmann skal for øvrig etter beste evne utføre saker som styret pålegger oppmennene. Det er spesielt viktig å være orientert om styrevedtak og annen korrespondanse som blir gitt til laget/oppmann fra styret/ klubben. Skrive en sesong-/årsrapport for laget som leveres styret i god tid før årsmøtet. Bør inneholde både sportslige og sosiale punkter. Egen mal finnes. Roller/arbeidsoppgaver for foreldrekontakt (DERSOM LAGET ØNSKER ANNEN FORELDREKONTAKT ENN OPPMANNEN) Foreldrekontakten utgjør ledergruppen sammen med oppmannen og hovedtreneren. Foreldrekontakten skal avklare ansvarsområde sammen med oppmannen. Oppgaver som skal fordeles i foreldregruppen inkluderer: Hovedkoordinator og hovedkontakt/talerør mellom foreldre og lagledelse/ trenere. Innkalle til foreldremøte. Økonomi og markedsansvarlig, herunder budsjett, regnskap, lagkasse, stipend, sponsorer og andre inntekter. Ansvarlig for utdeling av ande-lodd. Hovedansvarlig for dugnader og arrangementer i klubbens regi; vakt i haller etc. Ansvarlig for å skaffe og varsle foreldre til lagets arrangementsvakter (sitte i sekretariatet, kioskvakt og ha kasseansvar).

5 Sette opp vaktliste og melde tilbake til arrangementansvarlig hvem som har vakt. Helhetlig oversikt og fordeling av innsats blant foreldre for alle typer arr; også egeninitierte dugnader i laget - Ha oversikt over (føre lister) over hvem som deltar, har deltatt og hvem det er sin tur til dugnadsinnsats neste gang. Hovedansvarlig materialforvalter. Bestilling av drakter og utstyr. Kontakt med trykkeri og leverandører. Sosiale tiltak ifbm. og utenom trening/kamper. Foreslå og koordinere felles opplegg som bespisning, sosialt samvær etc. under cuper/arrangementer. Ansvarlig for organisering i forbindelse med cuper (for eksempel kjøring, overnatting, samle inn cupavgift, sosialt samvær osv). Annet foreldregruppen og laget finner nødvendig å koordinere. Antall personer som gis et direkte ansvar vil avhenge av lagets størrelse. En god organisering vil legge til rette for trivsel, samhold og utvikling. Det er derfor viktig at lagets organisering er best mulig Profesjonalitet, også i lagledelsen, er et stikkord! OPPMANN, KASSERER, FORELDREKONTAKT, DUGNADSANSVARLIG ELLER HVORDAN HVERT LAG ØNSKER Å DELE INN OG FORDELE SINE OPPGAVER ER HELT OPP TIL DERE, HOVEDMÅLET ER Å FORDELE OPPGAVENE SLIK AT DE IKKE BLIR EN BYRDE OG BRENNER OPP ENKELTPERSONER... HAR DU SPØRSMÅL ELLER INNSPILL TIL STYRET? TA KONTAKT MED LILLIAN: lillianwaaden@hotmail.com / mob ELLER JØRUND: j_ulstad77@hotmail.com / mob

6 KIOSKVAKT - KAMPDAG Oppmann gjør avtale om overlevering av plastkasse med skrin, nøkkelkort og det dere trenger. Før første kampdag i helga hentes plastkasse og varer på bunnpris, andre kampdag i helga avtales overlevering av plastkasse med oppmann for det andre laget. Et blått for kiosksalg og til dommerutbetalinger. Det ligger nok penger i kassen til dommerutbetalingene. Dommerne har med kvittering. Denne legges i pengeskrinet. I tillegg får du et nøkkelknippe med nøkler til skrin, kiosktralla, toalett- og papirholdere m.m. 3 personer møter senest 60 min før første kamp, en hallvakt og to til kiosk/kjøkken. De som står fra morgenen av kan ta med en stor skuffkake og 20 bagetter med ost og skinke pakket i plastfolie i stedet for den ene kaka. De som stiller på ettermiddagen tar med to skuffkaker. Dersom det skulle være nødvendig å kjøpe inn noe, så gjør det på Bunnpris. Belastes konto 132. Kvittering legges i kioskskrinet. Lagets hallansvarlige må låse opp og låse igjen hallen. Hallvakt skriver ut 5 eksemplarer av dagens kampprogram og henger opp flere steder i hallen. HVOR FINNER DU HVA. Lagerrom I hallen. Gå inn I selve hallen, første dør til venstre. Lager med brus og andre varer for kiosksalg. Tomme bruskasser og tomflasker. Klisterboks. Musikkanlegg. Manuelt tidtakingsutstyr. Såpe til toalettene. Kontor. Glassrommet i gangen. Sekretariat. Svart veske med sekretariatmanual. Hjertestarteren. Lagerrom 1 i andre etasje. Første rom til høyre etter toalettene. Kaffetrakter. Termokanner. Tørkepapir og toalettpapir. Søppelposer. Lagerrom 2 i andre etasje. Andre rom til høyre etter toalettene. Kiosktralla Bord og stoler. Kjøkkenskap i Sal A Bakebolle, rist, vaffeljern, visp, øse, prisliste, pappbeger, papptallerkener, bestikk, kakespade med mer.

7 HVA SKAL GJØRES HVEM DETALJER FØR FØRSTE KAMP (møt opp minst 60 min før første kamp) Slå av alarm, lås opp hallen og kontoret. Hallvakt Nøkkel med trepinne og kjetting gis til hallvakt. Denne nøkkelen låser opp alle dører i hallen. Lås opp nødv. rom. Hallvakt Alle garderober. Dør til hallen. Tribune. Lagerrom oppe og nede. Sekretariat Hallvakt På scenen settes opp musikkanlegg og sekretariat. Sett gjerne opp et bord og to stoler til dommerne.. Sett to benker nedenfor scenene på hver side av scenen. Legg kampkortene i sekretariatet. Kjøkken Kioskvakt Viktig å få i gang kaffekoking og vaffelsteking rimelig fort. Husk at det besøkende lagets foreldre kommer ca 30 min før kampstart. Kaffen: 2 pappbeger kaffe og opp til tape på litermål med vann (1,5 l) Kiosk Kioskvakt Sett ut et bord, to stoler og kiosktralla. Sett utover varer som hentes fra rommet nede. Sett eventuelt brusen til kjøling i brusskapet på kjøkkenet. Heng opp prisliste. Minimål Hallvakt Sette ut minimål før minikamper, og sette tilbake minimålene når minikampene er ferdige. Be trenere/foreldre på minilagene om hjelp. Garderober Hallvakt Fordele garderobene på tavle i gangen, mellom de lag som skal spille Kampkort Hallvakt Kampkort fligger i plastkassen og legges i sekretariatet I LØPET AV DAGEN Toaletter Hallvakt Skift søppelpose og etterfyll tørkepapir, toalettpapir, såpe. Overalt Hallvakt Skift søppelposer Tilgjengelig Hallvakt For dommere, lagledere, sekretariat om nødvendig.

8 PÅ SLUTTEN AV DAGEN (beregn minutter etter siste kamp.) Toaletter Hallvakt Tøm søppel. Tribuner og trapp Alle Tørrmoppes, flekker tas med fuktig klut. Kost og støvbrett brukes i trappa. Kjøkken Alle Kjøkken skal forlates rent og ryddig. Lås inn trakter, kanner, vaffeljern. Kiosk Kioskvakt Kiosk skal forlates ren og ryddig. Settes på lagerrom Varebeholdning Kioskvakt Tell over hva som er igjen, sett det på lagerrommet og fyll ut liste for varebeholdning i permen. Pengeskrin Kioskvakt Oppgjøret skal foretas av to personer, jmf. Idrettsforbundets regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Oppgjørsskjema signeres av 2 personer. Tell opp pengene i pengeskrin. Låsing Hallvakt Lås alle dører, se over at det ikke er folk i garderober, toalett eller andre rom Låsing hall Hallvakt Lås kontor og hall og sett på alarmen. Plastkasse Hallvakt Leveres videre til oppmann på laget som har kioskvakt dagen etter, er det helgens siste kampdag, leveres kassen til Bunnpris. Kampkort Hallvakt Resultat fra kampene ringes inn ( se innstruks på kamprapportene) kampkort legges i plastkassen

9 DUGNADER alle lag får tildelt oppgaver ifm felles dugnader. Dugnader som laget tar på seg kommer utenom dette, INGEN lag kan la vær å stille opp på fellesdugnader pga at de har egne dugnader. FORVENTEDE DUGNADER: 1. Klargjøring av hall og utstyr til sesongstart 2. Sekretariat under egne hjemmekamper 3. Kioskvakt i hallen. Fordeles mellom lagene 4. Minihåndballturnering i desember 5. Minihåndballturnering i februar mai arrangement; baking og kiosk eller ballongsalg 7. Grendacup; baking, rigging, vakter og kiosk 8. Andeløp i august/september, salg av Andelodd mai-aug 9. Gjenvollhytta, kafe I tillegg kan det komme andre dugnader ifm arrangement i bygda, salg og verving.

10 Sekretariat-bruksanvisning. To personer sitter sammen i sekretariatet. En fyller ut "kamprapporten" og den andre styrer "sekretariat-boksen". Få klokka i gang: 1. Sett i kontakten, borterst til høyre på senen. 2. Trykk på klokka: for å starte utstyret. 3. Trykk på: ± flere ganger, for å angi at den skal telle til 20/25/30 minutter. 4. Hold inn: for å lagre. 5. Trykk på: for å få den til å telle opp til 20, og ikke ned fra Viss resultatet etter forrige kamp står på tavla, trykk "correction" for så trykke " + " der det står "score", enten under "home" eller "visitor". Da trekkes mål i fra. Når korrigeringen er ferdig, husk å trykk "correction" igjen. 7. Trykk på: start/stopp ved tegn fra dommeren, for å starte "tiden". Registrere mål: 1. Trykk på " + " der det står "score", enten under "home" eller "visitor". 2. Samtidig skal alle mål registreres på papir i "kamprapporten". 3. Ved feil i målregistreringen trykk "correction" for så trykke " + " der det står "score", enten under "home" eller "visitor". Da trekkes mål i fra. Når korrigeringen er ferdig, husk å trykk "correction" igjen.

11 Ved "lag-time-out" (=time-out fra trener): 1. Trykk på et slags fløyte-symbol: da kommer det en høy lyd som markerer at det er lag-timeout. 2. Trykk så på: start/stopp for å stoppe klokka. 3. Etter ett minutt trykkes: start/stopp igjen for å starte klokka. 4. Time-out skal også registreres på papir på "kamprapporten". Ved "dommer-time-out": 1. Trykk på: start/stopp for å stoppe klokka, ved signal fra dommeren. 2. Etter signal fra dommeren trykkes: start/stopp igjen for å starte klokka. 3. Time-out skal også registreres på papir på "kamprapporten". Ved "to-minutter": 1. Klokka stoppes på tegn fra dommeren. 2. Utvisningen varer i to minutter etter at kampen er satt i gang igjen av dommeren. 3. Skriv lapp som viser når spilleren skal ut på banen igjen, og gi den til spilleren/treneren. 4. Både "gule kort" og "to-minutter" skal registreres på papir i "kamprapporten". Etter kampen oppsummeres målene i kamprapporten og den signeres av sekretariat og dommere. Lykke til!

12 Brukerveiledning Klæbu IL Registrere og plassere medlemmer på lag. Laget av Kjell Fredrik Myklegard Er dere logget inn som oppmann så finner dere lenken under Hjem som vist under. Registrere og plassere medlemmer på lag. Laget av Kjell Fredrik Myklegard Når dere er logget inn, og er opprettet som oppmann/trener på ett lag finner dere lenken ovenfor. Hvis dere ikke får opp noen lag så ta kontakt med support som står under menyen Webredaktører Oppgi da hvilket lag dere skal ha tilgang til og det blir ordnet så fort som mulig.

13 Når dere er logget inn, og er opprettet som oppmann/trener på ett lag finner dere lenken ovenfor. Hvis dere ikke får opp noen lag så ta kontakt med support som står under menyen Webredaktører Oppgi da hvilket lag dere skal ha tilgang til og det blir ordnet så fort som mulig. Listen over viser deres lag, og skal dere legge til nye medlemmer på deres lag så klikker dere på Nytt lagmedlem vist på neste side. Etter at dere har lagt inn aktiv medlem samt foreldrene. Så knytter dere medlem til familie. Familieoverhodet må opprettes da det er denne som mottar regningen. Rediger medlem så klikker dere her. Når dere har klikket på Nytt lagmedlem så får dere opp følgende boks. Når dere starter å skrive inn fornavn så finner dere alle som ligner og velgere dere den ene av de så fylles andre bokser opp med informasjon om medlemmet. Alle felter er viktige for at vi skal få riktig informasjon på hvert lag. HUSK telefon skrives med +47 først, og riktig mailadresse. Finnes ikke medlemmet fra før så opprettes denne på nytt med å fylle inn informasjonen. Aktive spillere legges som Aktiv spiller De andre med de roller de har fra rullegardin Medlemstype NB. Barna skrives inn med egne nummer for vi skal etter hvert sende SMS til alle lagsmedlemmer. Har ikke barna mobil så skriv inn foreldrene sine nummer.

14

15

16

17

18

19 Påloggings info til klubbens sider hos NHF. Her kan du gjøre en masse ting som bla melde på lag, legge inn spillere og kontaktpersoner rundt laget og få KID nr for lisensbetaling. Web side for pålogging: Brukernavn: Passord: Passord fjernet i web-versjonen

20

21

22 ILL. 1 : KJØRE UT KAMPRAPPORTER GÅ INN PÅ NETTSIDEN: KLIKK PÅ TERMINLISTER I MENYEN TIL VENSTRE

23 SKRIV SÅ UT ALLE KAMPRAPPPORTER J

24 ILL. 2 : REGISTRERE KAMPRESULTAT GÅ INN PÅ NETTSIDEN: KLIKK PÅ KLUBBSIDEN I MENYEN TIL VENSTRE LOGG PÅ MED BRUKERNAVN OG PASSORD (Passord fjernet i web-versjonen)

25 KLIKK PÅ RESULTATREGISTRERING I MENYEN TIL VENSTRE REGISTRER ALLE KAMPRESULTAT FRA HELGAS KAMPRAPPORTER. LAGRE OG LOGG UT J

26 LYKKE TIL! VI ER AVHENGIG AV DEG FOR Å FORT- SATT HA EN FLOTT RAMME RUNDT EN FLOTT AKTIVITET FOR VÅRE BARN :-)