Referat Administrativt samarbeidsutvalg i Østfold

Transkript

1 Tid Torsdag 9. oktober 2014 kl til Sted Møterom 106, Tune teknikeren Tilstede fra kommunene: Faste medlemmer: Varamedlemmer: Kjersti Gjøsund (leder) f Nina Mikkelsen f Jon Erik Olsen f Guro Steine Letting Halvard Bø Gina Brekke Heidi Eek Guttormsen f Runar Stemme Lise Storhaug Sonja Rønneberg Tilstede fra sykehuset: Irene Dahl Andersen (nestleder) Liv Marit Sundstøl Bente Kristin Husvik Linda Haukeland Odd Petter Nilsen Einar Gløersen Stein Bruland Observatører: Mona Larsen Bjørg Tandberg Brukerutvalget Benny Adelved Karoline van der Hagen Fastlegene Veronica Løken Anne Otterbekk Ansattes organisasjoner f = forfall = møtt Kopi til: Varamedlemmer ADMS Samhandlingskontakter Fylkesmannen i Østfold Østfold fylkeskommune KS Østfold Høgskolen i Østfold Helse Sør-Øst Adm. dir. SØ Innhold BESLUTNINGSSAKER... 3 Sak Godkjenning av referat fra møte 4.september Sak Utskrivning av pasienter uten trygderettigheter lovlig og ulovlig opphold Sak Oppnevne programkomité for samhandlingsforum Sak Møteplan Sak Forberedelser til partnerskapsmøte... 5 Sak Behov for endringer i samarbeidsavtalen... 6 Sak Opprette klinisk utvalg for retn.linje 10 samarbeid om forebygging... 6 DRØFTINGSSAKER... 7 Sak Opprette klinisk utvalg for retn.linje 8 samarbeid om jordmortjenester... 7 Sak Søknad om samhandlingsmidler... 9 Sak Opprettelse av faglige nettverk... 9 ORIENTERINGSSAKER Sak Statistikk avviksmeldinger Sak Statistikk utskrivningsklare pasienter Sak Referat fra kliniske utvalg / annet Sak Innovasjon og forskning Sak SØ Postadresse Sykehuset Østfold HF Postboks 16, 1603 Fredrikstad Besøksadresse Tune teknikeren Tuneveien Sarpsborg ~ 1 ~ Telefon Sekretariat E-postadresser Leder kjersti.gjoesund@sarpsborg.com Sekretariat Jon.Jaeger.Gasvatn@so-hf.no Internett

2 Sak Info om endringer som kan påvirke den annen part EVENTUELT Med vennlig hilsen Kjersti Gjøsund leder Jon J. Gåsvatn sekretariat adms Postadresse Sykehuset Østfold HF Postboks 16, 1603 Fredrikstad Besøksadresse Tune teknikeren Tuneveien Sarpsborg ~ 2 ~ Telefon Sekretariat E-postadresser Leder kjersti.gjoesund@sarpsborg.com Sekretariat Jon.Jaeger.Gasvatn@so-hf.no Internett

3 BESLUTNINGSSAKER Sak Godkjenning av referat fra møte 4.september 2014 I sak må det presiseres at det er tilbudet til pasientene som vil være som i dag ifbm. nedbemanning på radiologisk avdeling i Askim og Halden. 1. Administrativt samarbeidsutvalg godkjenner referat fra 4.september 2014 med de bemerkninger som fremkom i Sak Utskrivning av pasienter uten trygderettigheter lovlig og ulovlig opphold. Fra tid til annen behandler sykehuset pasienter uten trygderettigheter, det kan være pasienter med lovlig opphold i Norge og pasienter med ulovlig opphold. Noen av disse pasientene kan ha behov for helse-, omsorgs- og sosiale tjenester i kommunen etter sykehusoppholdet. Sekretariatet foreslår at Administrativt samarbeidsutvalg godkjenner et vedlegg til rutine 5 som kan være dekkende for disse problemstillingene i Østfold. Bra å få en slik rutine på plass Det er verdt å merke seg at UDI har avtale om direkte oppgjør i forhold til en del av disse pasientene. 2. Endelig avgjørelse i saken fattes i oktober møtet 1. Administrativt samarbeidsutvalg godkjenner vedlegg til rutine 5 om utskrivning av pasienter uten trygderettigheter lovlig og ulovlig opphold. 2. Administrativt samarbeidsutvalg har merket seg at UDI har avtale om direkte oppgjør i forhold til en del av disse pasientene. Dette legges inn i rutinen. 3. Administrativt samarbeidsutvalg henstiller til avdelingene i sykehuset å gi tidlig melding til aktuell kommune i disse tilfellene. Sak Oppnevne programkomité for samhandlingsforum 2015 Det skal arrangeres samhandlingsforum en gang i året. Administrativt samarbeidsutvalg skulle drøfte mulige temaer for samhandlingsforum og komme med forslag til deltakere til programkomiteen og finne egnede datoer for arrangementet. På grunn av SØ flytting til Kalnes må samhandlingsforum avvikles ultimo mars Evalueringen av samhandlingsforum 2014 må oversendes programkomiteen. ~ 3 ~

4 Det bør være fokus på hvilke grupper av personell en ønsker å treffe, slik at programmet innrettes i forhold til det. 2. Kandidater til programkomité meldes inn til sekretariatet. 3. Endelig avgjørelse i saken fattes i oktober møtet Rus og psykisk helse bør ha en vesentlig plass på samhandlingsforum 1. Administrativt samarbeidsutvalg nedsetter følgende programkomite for samhandlingsforum 2015: Fredrikstad region Lise Krogstad SØ- samhandling Odd Petter Nilsen Sarpsborg region Vegard Edgren SØ-samhandling Jon J. Gåsvatn Moss region Hilde Molund SØ- rus Finn Arild Andersen Halden region Heidi Hansen SØ- somatikk Stine Olsen IØ region Dag Fosser 2. Sekretariatet innkaller programkomiteen til konstituerende møte. 3. Administrativt samarbeidsutvalg går inn for at neste samhandlingsforum avvikles ultimo mars Administrativt samarbeidsutvalg går inn for at samhandlingsforum 2015 avholdes på Rakkestad kulturhus som i fjor. 5. Programkomiteen legger frem forslag til program for Administrativt samarbeidsutvalg. 6. Evalueringen av samhandlingsforum 2014 oversendes programkomiteen sammen med bemerkningene som har fremkommet under behandlingen av saken. Sak Møteplan 2015 Sekretariatet foreslår at møtene i 2015 fortsatt holdes på torsdager til samme tid og vil foreslå følgende datoer: 29. januar 26.februar 26.mars 21.mai 18.juni 17.september 15.oktober 26.november 17.desember 2. Endelig avgjørelse i saken fattes i oktober møtet 1. Administrativt samarbeidsutvalg godkjenner forslaget til møteplan for ~ 4 ~

5 Sak Forberedelser til partnerskapsmøte. I henhold til retningslinje 12 skal det avholdes partnerskapsmøte 2 ganger pr. år (fortrinnsvis oktober og mars). Partnerskapsmøtet er det strategisk overordnede organet for samhandlingsarbeidet mellom kommunene og Sykehuset Østfold (SØ). Partnerskapsmøtet forberedes av leder, nestleder og sekretariat for administrativt samarbeidsutvalg. Dagsorden inkl. møteledelse avtales i forkant med leder av rådmannsutvalget og adm. dir. SØ Det bør vurderes om partnerskapsmøtet kun skal avholdes en gang i året (1 kvartal) - Administrativt samarbeidsutvalg anbefaler det. Sykehusets strategiplan og kommuneplaner bør på en måte henge sammen på et overordnet nivå. Kanskje partnerskapsmøtet kan bli enige om noen prinsipper? pasientens helsetjeneste. Flytting til Kalnes bør være tema på partnerskapsmøtet ett år før offisiell åpning. Rus/psykiatri bør inn på handlingsplan 2015 i forhold til etterlevelse av ROP retningslinjene. 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar følgende dokumenter til orientering med de bemerkninger som fremkom i møtet: a. Årsberetning for 2013 b. Handlingsplan 2014 med kommentarer c. Forslag til strategisk årsplan med satsingsområder (handlingsplan 2015) 2. Endelig avgjørelse i saken fattes i oktober møtet Representasjon i årsberetningen for 2013 må rettes opp Handlingsplan 2014 rettes opp i forhold til forebygging Partnerskapsmøtet bør fastsette dato for neste partnerskapsmøte (mars 2015) 1. Administrativt samarbeidsutvalg godkjenner følgende dokumenter med de bemerkninger som fremkom i møtet: a) Årsberetning for 2013 b) Handlingsplan 2014 med kommentarer c) Forslag til strategisk årsplan med satsingsområder (handlingsplan 2015) 2. Administrativt samarbeidsutvalg anbefaler for partnerskapsmøtet at partnerskapsmøtet kun skal avholdes en gang i året (1 kvartal). 3. Administrativt samarbeidsutvalg anbefaler at det gis en orientering om arbeidet med Sykehusets strategiplan på partnerskapsmøtet, og at noen fra kommunesiden også presenterer sine tanker for samme periode. 4. Administrativt samarbeidsutvalg anbefaler at flytting til Kalnes bør være tema på partnerskapsmøtet ett år før offisiell åpning. ~ 5 ~

6 Sak Behov for endringer i samarbeidsavtalen I overordnet samarbeidsavtale punkt 14 tredje avsnitt står følgende: «Partene er enige om å gjennomgå avtalen hvert år og sørge for jevnlig rapportering og evaluering. Partnerskapsmøtet har ansvar for å evaluere avtalen ved innhenting av erfaringer gjennom administrativt samarbeidsutvalg.» Administrativt samarbeidsutvalg må drøfte om det er behov for å endre den overordnede samarbeidsavtalen eller om utvalget skal anbefale at avtalen videreføres med samme ordlyd. Administrativt samarbeidsutvalg har delegert fullmakt til å revidere de tilhørende retningslinjer. Ingen grunn til å endre eksisterende samarbeidsavtale 2. Endelig avgjørelse i saken fattes i oktober møtet Den overordnede samarbeidsavtalen er oppdatert i punkt 6 med hensyn til språklige endringer som har vært behandlet i Administrativt samarbeidsutvalg. (jfr. bl.a. sak 98-14) 1. Administrativt samarbeidsutvalg anbefaler partnerskapsmøtet at den overordnede samarbeidsavtale videreføres med de språklige endringene som er foretatt. Sak Opprette klinisk utvalg for retn.linje 10 samarbeid om forebygging Administrativt samarbeidsutvalg besluttet i sak at sekretariatet skulle utarbeide en sak om oppretting av et klinisk utvalg som ser nærmere på revidering av retningslinje 10 samarbeid om forebygging og det videre arbeidet med kommunale lærings- og mestringstilbud. Bør ha med en praksiskonsulent/fastlege i utvalget 2. Kandidater til det kliniske utvalget meldes inn til sekretariatet. 3. Endelig avgjørelse i saken fattes i oktober møtet Må ha med en brukerrepresentant i dette arbeidet Kommunene tenker helsefremmende ikke bare sykdomsforebygging ~ 6 ~

7 1. Administrativt samarbeidsutvalg nedsetter et klinisk utvalg bestående av følgende personer: Fredrikstad region Hilde Freim SØ Anita Sandtangen Sarpsborg region Morten Andersen SØ Inger-Tove van de Vooren Moss region Bente Rostad Hansen SØ Iren Ekvold Halden region Gun Kleve SØ Randi Olofsson IØ region Silje Bruland Lavoll SØ Knut Morten Huneide Praksiskonsulent Bjørn Tore Martinussen Brukerrepresentant Vigdis Yttervik 2. Som leder for utvalget velges: Hilde Freim 3. Som sekretær for utvalget velges: Inger-Tove van de Vooren 4. Det kliniske utvalget får i utgangspunktet følgende mandat: a) Revidere retningslinje 10 i samarbeidsavtalen slik at den tydelig skisserer de delene av folkehelsearbeidet og det forebyggende og helsefremmende som kommunene og SØ kan samarbeide om, oppgavedeling og ansvar. b) Se på hvordan en gjennom lærings- og mestringstilbud kan sikre tidlig intervensjon mot sykdomsutvikling, samt få en bredere tilnærming til mestring av sykdom eller funksjonssvikt. c) Utvalget skal skissere hvordan revidert retningslinje skal kunne implementeres på en god måte. d) Utvalget leverer sin sluttrapport til Administrativt samarbeidsutvalg innen 15.februar Utvalgets bes selv å konkretisere mandatet og endelig mandat legges frem for Administrativt samarbeidsutvalg til orientering. DRØFTINGSSAKER Sak Opprette klinisk utvalg for retn.linje 8 samarbeid om jordmortjenester Sykehuset Østfold ved kvinneklinikken har som målsetning å utarbeide en ny og forpliktende samarbeidsavtale med kommunehelsetjenesten for å styrke barselomsorgen. De nye nasjonale retningslinjene fra Helsedirektoratet 2014: «nytt liv og trygg barseltid for familien» blir førende for arbeidet. Det er essensielt at en kommer til enighet om en forpliktende oppgave- og ansvarsfordeling mellom spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten. På denne bakgrunn foreslås det at det nedsettes et klinisk utvalg som får i oppgave å oppdatere dagens retn.linje 8 samarbeid om jordmortjenester som følge av nye nasjonale retningslinjer, samt utarbeide forslag til tilhørende avtale/rutine som skisserer oppgave- og ansvarsfordeling knyttet til barselomsorgen. Forslag til mandat for det kliniske utvalget: Få utarbeidet en risikokartlegging/vurdering av praksis rundt utskrivning fra barselavdelingen med bistand fra kvalitetsavdelingen og nødvendige fagpersoner til en tverrfaglig vurdering. Revidere retningslinje 8 i samarbeidsavtalen slik at den tydelig skisserer oppgave- og ansvarsfordelingen knyttet til jordmortjenester og barselomsorg basert på Nasjonal faglig retningslinje for barselomsorgen Nytt liv og trygg barseltid for familien Utarbeide nødvendige rutiner som kan knyttes til retningslinje 8 som vedlegg. ~ 7 ~

8 Utvalget skal skissere hvordan revidert retningslinje og tilhørende rutiner skal kunne implementeres på en god måte. Utvalget leverer sin sluttrapport til Administrativt samarbeidsutvalg innen 20. desember Det kliniske utvalget får følgende sammensetting: Fredrikstad region Ragnhild Folde SØ-Barneavdelingen Eirin Paulsen Sarpsborg region Else-Britt Næss SØ Moss region Hilde Erlandsen SØ Halden region Liv Steilbu SØ IØ region Anne Karin Daae Broholm SØ Brukerrepresentant Line Eikenes Langsholt Praksiskonsulent Caroline van der Hagen Fra kommunenes side reageres det på sykehusets arealforminskning og redusert liggetid. SØ dimensjoneringen av Kalnes er satt ut fra erfaringstall Den nye retningslinjen gir SØ oppgaver Bør diskutere nærmere noen av premissene som ligger i saken som f.eks. åpne kommunikasjonskanaler 7 dager i uken Må ikke glemme fastlegene i dette arbeidet. Viktig med godt samarbeid mellom fastleger og kommunejordmødre og SØ. Bør ha med en praksiskonsulent i utvalget Kanskje ha med en fastlege i utvalget fra en av kommunene. Behov for mer utfyllende informasjon i saken. Premissene. For kort frist med 20.desember som frist for avlevering av sluttrapport. Fortsette drøfting av saken i oktober 2. Kandidater til det kliniske utvalget meldes inn til sekretariatet. 3. Kvinneklinikken inviteres til oktobermøtet for å redegjøre for endringer, premisser og arealdisponering på Kalnes 4. Saken settes opp til ny drøfting i oktobermøtet Ny drøfting : Avdelingssjef Hilde Marie Hoel og Jordmor Emma Jeanette Raagaard fra kvinneklinikken redegjorde for saken. Resultat av ny drøfting Kandidater til det kliniske utvalget meldes inn til sekretariatet. 3. Saken settes opp til beslutning i november. ~ 8 ~

9 Sak Søknad om samhandlingsmidler SØ har fått tildelt samhandlingsmidler fra HSØ. Samhandlingsmidlene er tenkt brukt som sykehusets bidrag til samarbeidsprosjekter med kommunene for å finne gode tiltak som understøtter samhandlingsreformen. Midlene har vært utlyst. Innen fristen 1.oktober har det kommet søknader fra følgende: a) Blodbanken Sykehuset Østfold b) Mosseregionen c) Miljøterapeutisk team BUP Askim d) Barneavdelingen Sykehuset Østfold e) Utviklingssenter for sykehjem i Østfold f) LMS og Fagråd for migrasjonshelse og tolketjenester SØ g) Sarpsborg kommune Søknader med vedlegg er publisert på sykehusets hjemmesider: Drøfting : : 1. Administrativt samarbeidsutvalg bevilger til søknad fra Blodbanken SØ da tiltaket ansees å være i tråd med kriteriene for tildeling. 2. Administrativt samarbeidsutvalg utsetter behandling av søknad fra Mosseregionen og søker informeres om at beslutning i saken vil bli fattet på november 3. Administrativt samarbeidsutvalg avslår søknad fra Miljøterapeutisk team BUP Askim, da dette er et tiltak som bør dekkes over ordinær drift. 4. Administrativt samarbeidsutvalg utsetter behandling av søknad fra Barneavdelingen SØ og søker informeres om at beslutning i saken vil bli fattet på november 5. Administrativt samarbeidsutvalg utsetter behandling av søknad fra Utviklingssenter for sykehjem i Østfold og søker informeres om at beslutning i saken vil bli fattet på november 6. Administrativt samarbeidsutvalg bevilger til søknad fra LMS og fagråd for migrasjonshelse og tolketjenester SØ. Tiltaket bør kunne gi erfaringer som kan nyttes i det videre arbeidet med oppfølging av retningslinje Administrativt samarbeidsutvalg bevilger til søknad fra Sarpsborg kommune. Prosjektet kan ha stor overføringsverdi og være et viktig tiltak for å gi pasientene et tilbud der de bor. Sak Opprettelse av faglige nettverk Retningslinje 6 beskriver tiltak for å sikre gjensidig kunnskapsoverføring, informasjonsutveksling og faglige nettverk. Her heter det at: «Faste faglige nettverk skal godkjennes i administrativt samarbeidsutvalg og ha godkjent mandat som beskriver oppgaver, rapportering, kunnskapsspredning og representasjon.» I sak behandlet Administrativt samarbeidsutvalg: «Forslag til mandat for nettverk palliasjon i Østfold.» med følgende resultat: Behandling : ADMS prinsipielle rolle i etablering av faglige nettverk kommer som sak i september. ~ 9 ~

10 Det bør da utarbeides en mal for slike nettverk med beskrivelse av mandat, myndighet, funksjonstid, rapportering, ansvar, formål, oppnevning, oppgaver og arbeidsform. Flere ønsker om faglige nettverk er luftet og det vil være hensiktsmessig å vente med å etablere disse til en overordnet mal foreligger Vedtak : 1. Saken utsettes til etter at administrativt samarbeidsutvalg har vedtatt mal for faglige nettverk høsten I sak behandlet Administrativt samarbeidsutvalg: «ADMS rolle i etablering av faglige nettverk» med følgende resultat: Behandling : Det var enighet om at en bør unngå at ulike nettverk arbeider med likelydende oppgaver. Det ble også lagt vekt på overføringsverdi i forhold til kompetansebygging i nettverk. Vedtak : 1. Administrativt samarbeidsutvalg kan ved særlige behov ta initiativ til opprettelse av faglige nettverk, og i den forbindelse fatte vedtak om mandat og prosess. 2. Øvrige faglige nettverk kan etableres uavhengig av Administrativt samarbeidsutvalg. Det er ikke er etablert nettverk i kreftomsorgen fordi en har ventet på avklaring for hvordan dette arbeidet skal organiseres. Det skal drøftes hvordan det er hensiktsmessig å legge opp denne type kompetanseoverføring, og hvordan mandat og form skal kunne sikres på en god måte. Drøfting : Lederne må forankre dette i de respektive fagmiljøene og selv avgjøre mandat, myndighet, funksjonstid, rapportering, ansvar, formål, oppnevning, oppgaver og arbeidsform for et nettverk innenfor de rammer de disponerer. I særlige tilfeller kan saken løftes til Administrativt samarbeidsutvalg for å forankres der. Kompetanseavdelingen SØ bør synliggjøre dette på sine hjemmesider Administrativt samarbeidsutvalg må vurdere å opprettholde sine tidligere vedtak. Eventuelt vurdere å opprette nettverk i forhold til kreftomsorgen Resultat av drøfting : 2. Endelig beslutning i saken fattes i november. Sak Statistikk avviksmeldinger ORIENTERINGSSAKER Administrativt samarbeidsutvalg fikk presentert en oversikt over samhandlingsavvik som fortsatt ikke er lukket for januar til og med juli samt en oversikt over samhandlingsavvik august 2014 med saksbehandlingstid pr. 26.september ~ 10 ~

11 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar saken til orientering Sak Statistikk utskrivningsklare pasienter Administrativt samarbeidsutvalg fikk presentert en oversikt over utskrivningsklare pasienter innen somatikk til og med juli samt en oversikt over utskrevne pasienter innen psykiatri for januar-august 2014 som har ligget for lenge. Antallet utskrivningsklare som blir liggende lenger Østfold har tidligere hatt meget lave tall - er dette en normalisering? Vi må være obs på en uønsket utvikling mad økt antall usk-døgn. Saksbehandlingstiden for å avklare fakturering og avklare innsigelser er for lang Må bli enige i utskrivningssamtalen om utskrivningsdato. Sak Referat fra kliniske utvalg / annet Det foreligger følgende rapporter: a) Referat fra UFAB 26.mars 2014 b) Referat fra UFAB 4. juni 2014 c) Referat fra det faste utvalg ØHD/KAD 27. august 2014 d) Referat fra Nettverk for læring og mestring 16.september 2014 (inkl. referat ) 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar referatene til orientering. Sak Innovasjon og forskning Administrativt samarbeidsutvalg vedtok i sak at innovasjon og forskning skal være fast punkt på dagsorden, slik at partene kan orientere hverandre om aktuelle saker som skjer på dette området. Forslag til statsbudsjett om forskning sier at 15 mill av basisbevilgningen skal benyttes til forskning rettet mot samhandling med de kommunale helse- og omsorgstjenestene (som i 2014) Mosseregionen kjører i 2015 i gang med kompetansebygging i hjemmesykepleien med fokus på observasjonskompetanse, kommunikasjon mellom behandlingsnivåene og tidlig intervensjon. Samtidig settes i gang et forskningsprosjekt i samarbeid med HiØ i forhold til hva slags effekt tiltaket har på medarbeidernes selvopplevde kompetanse. Det gjennomføres også intervjuer med et utvalg fastleger for å evaluere eventuelle endringer i samarbeid og kommunikasjon mellom faggruppene. ~ 11 ~

12 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar saken til orientering med de synspunkter som fremkom i Sak SØ 2015 Sak Info om endringer som kan påvirke den annen part Hvordan overføres oppgaver til kommunen? Uønsket oppgaveglidning bør meldes inn til Administrativt samarbeidsutvalg som gråsonesak. EVENTUELT Administrerende direktør Just Ebbesen vil oppnevne en hurtigarbeidende arbeidsgruppe under ledelse av avdelingssjef Grete Jespersen, som skal utrede rehabiliteringsenhet i SØ. Han ønsker at kommunene skal være representert i gruppen. Arbeidet starter veldig snart, og planen er å være ferdig 1. desember i år. Forespørsel om kommunal deltakelse har vært lagt frem for leder av ADMS og følgende tilbakemelding er gitt til SØ: Kommunene foreslår at Runar Stemme (Spydeberg) er medlem i arbeidsgruppen, og at Anne Kristine Nitter (Fredrikstad) stiller som hans vara ved behov. Bakgrunn, stilling og kommunestørrelse er imidlertid ulik, så SØ kan selvfølgelig vurdere om begge to bør være medlemmer av arbeidsgruppen. Må avholde en rehabiliteringskonferanse våren Mulige temaer er orientering om rehab. enhet SØ og rehab. prosjekt ved Jeløy kurbad hvor SØ og Moss kommune er med. Neste møte på Kalnes Formøte fra Møte Omvisning ~ 12 ~