ÅRSMØTE BMW CCN kl. 11:00 17:00. Thon Hotel Oslo Airport Gardermoen

Transkript

1 ÅRSMØTE BMW CCN kl. 11:00 17:00 Thon Hotel Oslo Airport Gardermoen

2 SAKSLISTE 1. ÅPNING 2. HOVEDSTYRETS ÅRSBERETNING 3. REGNSKAP REVISJONSBERETNING 5. GJENNOMGANG AV BUDSJETTFORSLAG MED FORUTSETNINGER 6. BEHANDLING AV INNKOMMENDE FORSLAG AV ØKONOMISK KARAKTER 7. FASTSETTELSE AV MEDLEMSKONTINGENT 8. VEDTAK AV BUDSJETT (justert for konsekvenser i punktene 5, 6 og 7) 9. INNKOMMENDE FORSLAG (ikke økonomiske) 10. ANSVARSFRITAK FOR STYRET 11. VALG 12. EVENTUELT 2

3 1. Åpning 1.1 Godkjenne de fremmøtte og eventuelle fullmakter 1.2 Godkjenne sakslisten og forretningsorden 1.3 Valg av: A: dirigent B: referent C: to fremmøtte til å underskrive protokollen 2. Hovedstyrets årsberetning 2.1 Virksomhetens art BMW Car Club Norway er en frivillig og ideell organisasjon som er medlem av Federation of European BMW Clubs (FEBC) og anerkjent av BMW AG. Klubbens formål er å organisere eiere og sympatisører av BMW-biler (fra 3 hjul og mer). Utvikle og aktivisere BMWs eget begrep: "Freude am Fahren" i nyttemessige, sportslige og sosiale forhold Klubbens adresse er: Strømsveien 223, 0668 OSLO Klubben har i 2010 benyttet innleid hjelp til regnskap og medlemsregister. 2.2 Hovedstyret, banekomitéen og andre komitéer Hovedstyrets sammensetning: President : Henrik Bergmann Visepresident : Karl M. Kjendlie Kasserer : Kine Engebakken Sekretær : Even Slørdahl Styremedlem : Jon Ekerhovd Styremedlem : Julian Stensen Styremedlem : Joachim Lie Styremedlem : Harald Helgheim Årsmøtevalgte komitéer A. Revisorer : Ragnar Hansen Espen Alm B. Valgkomité : Ian Tange Ole J. Svendsen Banekomitéen : Ove Kvam, Frederick Mowinckel og Morten Middelton 2.3 Hovedstyrets møter Hovedstyret har i 2010 avholdt 12 ordinære styremøter, samt ett budsjettmøte. Det store antallet møter baserer seg på den sedvanlige driften rundt klubben av organisatorisk og driftsmessig karakter, men det er også brukt mye tid på å få refusjon av urettmessig betalt mva på tidligere årganger av Fahrfreude samt forhandlinger med Metronet ang. ny nettløsning. I tillegg er det avholdt et ledermøte bestående av representanter fra de fleste distriktsavdelingene og 02/Classic. Agenda på ledermøtet var terminlisten for 2010, gjennomgang av status for distriktsavdelingene og undergruppen inkludert budsjett og økonomi. I tillegg ble det også presentert klubbens nye nettsider i betaversjon. 3

4 2.4 Banekomitéens møter. Det har vært kommunisert over lukket banekomiteforum, samt via telefon og e-post. I tillegg har det blitt arbeid i forbindelse med oppretting av en ny underavdeling - BMWCCN Racing. 2.5 Klubbens aktiviteter BMWCCNs hovedstyre har i 2010 stått for flg. aktiviteter februar 2010 Isbanetreff Hebbes Racing, Sigdal 27. mars 2010 Årsmøte, Mortens kro 10. april 2010 Vålerbanen 10. mai 2010 Vårmønstring med NSK, Øvrevoll mai 2010 BMW-dagene, Rudskogen 10. september 2010 Førerkurs, Norsk Trafikksenter, Våler september 2010 BMW-dagene, Norsk Trafikksenter, Våler oktober 2010 Representert på Oslo Motor Show, Lillestrøm Utover dette har det vært arrangert en rekke treff i regi av distriktsklubber og 02/Classic rundt omkring i landet. Medlemmer fra BMWCCN har ellers vært representert på førerkurs på Nürburgring i Tyskland. Isbanetreff Sigdal 6-7. februar var vi nok en gang på plass hos Hebbes racing i Sigdal. Her var det veldig fin bane og mye kjøring for de som hadde tatt turen. Vi finner det bemerkelsesverdig at så få medlemmer tilsynelatende har behov for trening på vinterføre, da vi faktisk har vinter store deler av året her på berget. Vårtreff Våler. Karlskoga var nok en gang fullbooket, og vårtreffet ble flyttet til Vålerbanen. En fin dag med gode forhold der flere klubber var invitert. BMW-dagene, Rudskogen Til tross for tilsynelatende dårlig oppmøte var det et meget bra treff med mange deltagere. Vi ble nok en gang kryssbooket med Gatebil som nok påvirker antall deltakere i negativ retning. I tillegg til den vanlige banekjøringen ble det arrangert utstilling med premiering. Klubben hadde igjen fått plass ved Quality Hotell i Sarpsborg - tradisjonen tro. Lørdagen ble avsluttet med felles middag og lotteri. BMW-dagene Norsk Trafikksenter, Våler. Som vanlig samler Vålertreffet medlemmer fra hele landet takket være sin sentrale beliggenhet litt sør for Elverum. Også i 2010 ble det arrangert førerkurs i samarbeid med instruktører fra Vålerbanen og flere av de mest erfarne sjåførene i klubben. Dette ble avholdt dagen før selve treffet. Også i år var kurset fullbooket. 4

5 Det ble arrangert utstilling med premiering i flere klasser. Det ble avholdt felles middag på Hotell Central i Elverum og stemningen var svært god. Under middagen ble det avholdt lotteri med mange flotte premier fra våre sponsorer. Oslo Motor Show. BMWCCN ble invitert til Oslo Motor Show på Norges varemesse i Lillestrøm i Vi stilte med 8 biler fra medlemmene våre, det ble en stor suksess med mye besøk på standen og ikke minst eksponering på sin hjemmeside. Vi fikk inn 100 nye medlemmer den helgen. Klubblad Fahrfreude kom ut med fire nummer i 2010 og hadde gjennomsnittelig ca 80 sider. Tilgangen på artikler har vært tilfredsstillende, men redaksjonen lider fortsatt under sent innkommet stoff. Bladet holder en kvalitetsmessig meget høy standard og blir satt stor pris på av medlemmene. Nye redaktører i 2010 var Arve Brekkhus og Vegard Møller Johnsen. Det bør nevnes at Fahrfreude kunne ha godt av flere annonsører. Vi er en klart definert målgruppe med god kjøpekraft. 2.6 Distriktsavdelinger og undergrupper I 2010 har BMW Car Club Norway hatt elleve distriktsavdelinger og én undergruppe (02/Classic). Alle avdelingene har avholdt attraktive arrangementer med alt fra kjøretreff til klubbkvelder og sosiale treff. 2.7 Klubbens administrasjon Medlemstallet var i 2010 på nivå med året før. Klubben hadde pr. 31/ ca medlemmer. Klubben er stadig avhengig av kontorhjelp til medlemsregister og regnskap. 2.8 Klubbens forhold til Federation of European BMW Clubs ble BMW CCN medlem i Federation of European BMW Clubs (FEBC). 2.9 Helhetsvurdering av driftsåret 2010 Hovedstyret er fornøyd med driftsåret Vi har fått utarbeidet nye logoer etter retningslinjer fra BMW AG. Klubben har videre fått refundert et betydelig beløp for moms for årgangene for trykkingen av medlemsbladet vårt FahrFreude. Momsrefusjon på tjenester for frivillige organisasjoner (via LMK) har gitt en tilbakebetaling på ca 35 % av omsøkt beløp. Dette skyldes den store søknadsmassen etter at ordningen ble opptrappet i Fahrfreude fikk nye redaktører i begynnelse av året. Disse har imidlertid allerede trukket seg. Styret vurderer ny redaktør og har kommet frem til en god kandidat. Treffene har gått med underskudd. Vi har derfor i budsjettet for 2011 foreslått at de direkte treffutgiftene skal i størst mulig grad dekkes av treffavgiftene. Klubbens driftsresultat må sies å være tilfredsstillende sett på bakgrunn av de store budsjetterte investeringene. Styret er også godt fornøyd med kostnadsstyringen som har gitt til dels store besparelser i forhold til budsjett selv om det fortsatt er potensiale for kostnadsreduksjoner på noen utgiftsposter. Styret vil i kommende år også se på kostnadsstrukturen for å identifisere ytterligere effektiviseringer. 5

6 Henrik Bergmann Karl M. Kjendlie Kine Engebakken Even Slørdahl President Visepresident Kasserer Sekretær (sign.) (sign.) (sign.) (sign.) Jon Ekerhovd Julian Stensen Joachim Lie Harald Helgheim Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem (sign.) (sign.) (sign.) (sign.) 6

7 3. REGNSKAP 2010 BMW CCN Regnskap 2010 RESULTAT Regnskap '10 Budsjett '10 Regnskap '09 INNTEKTER Medlemskontingent 1) Effektsalg 2) Annonseinntekter Reklameinntekter internett Inntekter arrangement 3) Loddsalg 4) Andre inntekter Renteinntekter, skattefrie UTGIFTER Varekjøp effekter Provisjon varesalg Leie lokaler Utgifter arrangement 5) Inventar og utstyr u/ Kjøp av datautstyr Reparasjoner og vedlikehold Foreningsgodtgjørelse Kontorrekvisita Fahrfreude 6) Aviser, tidsskrifter, bøker mv Telefon styre Internett/IT-drift 7) Porto Refusjon moms 8) Andre kostnader 9) Reklameartikler medlemmer Møter FEBC (Tidl. BCE) Forsikringspremier 10) Kontingent FEBC (tidl BCE) Kontingent LMK Oppstart avd. 11) Andel kontingent DK/UA 12) Ekstraordinær støtte DK/UA 12) Styre- og ledermøter 13) Årsmøte OCR Bankgebyrer Purregebyr. leverandør TOTAL RESULTAT

8 BALANSE EIENDELER Regnskap '10 Regnskap '09 Varebeholdning effekter Andre kortsiktige fordringer Forskuddsbetalte fakturaer Aktivert advokatutgift 9) Kasse Bank Bank Postgiro SUM EIENDELER GJELD OG EGENKAPITAL Egenkapital Forskuddsbet. Kontingent Annen kortsiktig gjeld SUM GJELD OG EGENKAPITAL BEVEGELSE EGENKAPITAL EK pr Årets resultat EK pr Noter, regnskap og budsjett: 1) Antall medlemmer noe under budsjettert 2) Restsalg pga nye logoer 3) Treffavgifter under budsjett pga kryssbooking Gatebil 4) Rudskogen og Våler 5) Noe over budsjett grunnet økte baneavgifter 6) 4 utgaver ekskl. mva 7) Avsetning 2. betaling Metronet inkl mva, Budsj10: innholder Metro-support/vedlikehold 8) Refusjon FF-moms ca. kr ) Utgiftsføring av aktivert adv.utgift 2009 uten budsjettdekning,b10: inneholder ny logo 25' + adv.kostn 22' 10) Ført under div. 11) Utsatt 12) Antatt andel medlemskontingent inkl. ekstraord. Støtte 13) Styre-/ledermøteutgifter 8

9 3.1 REGNSKAP/BUDSJETT DISTRIKTSAVDELINGER OG UNDERGRUPPER BMW CCN 02/Classic Øst 2010 Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Treff innt Loddsalg Effektsalg Diverse inntekter Andel medl.kont Ekstra bevilget Renteinnt Sum inntekter: Utgifter: Treff kostnader Premier Effektkjøp Servering treff Porto / SMS Møteutg. / Lokalleie Rekvisita / utstyr Reise / tlf godtgjørelse Div. utg Bankomkostninger Sum utgifter: ÅRSRESULTAT

10 BALANSE Balanse Balanse Eiendeler: Varelager 0 Fordringer 600 Kasse Bankkonto DIFFERANSE Sum eiendeler Gjeld / EK EK pr Gjeld RESULTAT Sum eiendeler Bevegelse EK EK pr Årsresultat EK pr

11 BMW CCN Nordland Trondheim 2010 Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Treff innt Loddsalg Effektsalg Diverse inntekter Andel medl.kont Ekstra bevilget Renteinnt Sum inntekter: Utgifter: Treff kostnader Premier Effektkjøp Servering treff Porto / SMS Møteutg. / Lokalleie Rekvisita / utstyr Reise / tlf godtgjørelse Div. utg Bankomkostninger Sum utgifter: ÅRSRESULTAT

12 BALANSE Balanse Balanse Eiendeler: Varelager Fordringer Kasse 2000 Bankkonto DIFFERANSE 0 Sum eiendeler Gjeld / EK EK pr Gjeld RESULTAT Sum eiendeler Bevegelse EK EK pr Årsresultat EK pr

13 BMW CCN 2010 Møre & Romsdal Hordaland Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Treff innt Loddsalg 500 Effektsalg Diverse inntekter Andel medl.kont Ekstra bevilget Renteinnt Sum inntekter: Utgifter: Treff kostnader Premier Effektkjøp Servering treff Porto / SMS Møteutg. / Lokalleie Rekvisita / utstyr Reise / tlf godtgjørelse Div. utg Bankomkostninger Sum utgifter: ÅRSRESULTAT

14 BALANSE Balanse Balanse Eiendeler: Varelager Fordringer Kasse Bankkonto DIFFERANSE Sum eiendeler Gjeld / EK EK pr Gjeld RESULTAT Sum eiendeler Bevegelse EK EK pr Årsresultat EK pr

15 BMW CCN Rogaland Agder 2010 Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Treff innt Loddsalg Effektsalg Diverse inntekter Andel medl.kont Ekstra bevilget Renteinnt Sum inntekter: Utgifter: Treff kostnader Premier Effektkjøp Servering treff Porto / SMS Møteutg. / Lokalleie Rekvisita / utstyr Reise / tlf godtgjørelse Div. utg Bankomkostninger Sum utgifter: ÅRSRESULTAT

16 BALANSE Balanse Balanse Eiendeler: Varelager Fordringer Kasse 798 Bankkonto DIFFERANSE Sum eiendeler Gjeld / EK EK pr Gjeld RESULTAT Sum eiendeler Bevegelse EK EK pr Årsresultat EK pr

17 BMW CCN Telemark Vestfold 2010 Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Treff innt Loddsalg Effektsalg Diverse inntekter - Andel medl.kont Ekstra bevilget Renteinnt Sum inntekter: Utgifter: Treff kostnader Premier Effektkjøp Servering treff Porto / SMS Møteutg. / Lokalleie Rekvisita / utstyr Reise / tlf godtgjørelse Div. utg. - - Bankomkostninger Sum utgifter: ÅRSRESULTAT

18 BALANSE Balanse Balanse Eiendeler: Varelager 2300 Fordringer Kasse Bankkonto DIFFERANSE Sum eiendeler Gjeld / EK EK pr Gjeld RESULTAT Sum eiendeler Bevegelse EK EK pr Årsresultat EK pr

19 BMW CCN Hed & Oppland TOTALT Alle Avd Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Treff innt Loddsalg Effektsalg Diverse inntekter Andel medl.kont Ekstra bevilget Renteinnt Sum inntekter: Utgifter: Treff kostnader Premier Effektkjøp Servering treff Porto / SMS Møteutg. / Lokalleie Rekvisita / utstyr Reise / tlf godtgjørelse Div. utg Bankomkostninger Sum utgifter: ÅRSRESULTAT

20 BALANSE Balanse Balanse Eiendeler: Varelager Fordringer 600 Kasse Bankkonto DIFFERANSE Sum eiendeler Gjeld / EK EK pr Gjeld RESULTAT Sum eiendeler Bevegelse EK EK pr Årsresultat EK pr

21 4. REVISJONSBERETNING REVISJONSBERETNING FOR BMWCCN FOR REGNSKAPSÅRET 2010 Vi har gjennomført revisjonen og tilhørende aktiviteter for klubben for Etter at revisorrollen fra og med 2009 ble endret i forhold til tidligere år, er oppgaven nå todelt: a) Revidere Hovedklubbens, distriktsklubbenes og undergruppenes årsoppgjør, regnskaper, budsjetter samt behandling av klubbens øvrige anliggender i henhold til Klubbens vedtekter 9 Regnskaper b) Konsultativ bistand for klubben og dets styre(r) i form av kapasitet og kompetanse i økonomisk/administrative spørsmål Hovedklubbens årsregnskap viser per 31/ et nettoresultat/underskudd på kr mot budsjettert underskudd på kr og en totalbalanse på kr hvorav kr utgjør egenkapital. Vi viser i denne sammenheng til styrets beretning. Når det gjelder distriktsklubber/undergrupper vil vi også i år gi en stor honnør til alle lokalavdelingene som har sendt inn alt nødvendig materiale for revisjon selv om noe ble mottatt etter purringer. Det er funnet enkelte småfeil og mangler i mottatt dokumentasjon/materiale for noen av distriktsklubbene. Vi har allikevel godkjent alle innsendte regnskaper selv om vi ikke har fått utført bilagskontroll på alle. Det vises til innkallingen til årsmøtet for nærmere detaljer om alle disse regnskapene. Vi vil arbeide videre for bedre støtte til lokalavdelingene og har registrert konkret behov for rettledning, støtte og oppfølgning fra èn lokalavdeling. Det er også utarbeidet et konsolidert regnskap for lokalavdelingene/underavdeling. Revisjonen av mottatte regnskaper er avsluttet For hovedklubbens vedkommende har det også i 2010 vært lagt ned mye ressurser for å bedre de økonomiske rutinene, noe som har resultert i at styret har forbedret kvaliteten på den økonomiske styringen på en rekke områder. Også 2010 har vært preget av store ekstraordinære oppgaver i tillegg til å holde klubben i drift og mye ressurser har blitt brukt på ny nettløsning for medlemskap, nettbutikk og forum. Det vises i denne sammenheng til styrets beretning. Det har også blitt lagt ned mye ressurser fra revisors side i forbindelse med arbeidet med momsrefusjon, både i forhold til refusjon av tidligere års feilaktig innbetalte moms på tidsskriftet Fahrfreude og refusjon av moms på tjenester. Dette arbeidet har imidlertid gitt klubben refusjoner på ca for 2010 til tross for at refusjonsandelen på tjenester bare ble på ca. 35 %. Dette skyldes en voldsom vekst i kravene for refusjon under ordningen. Det er fortsatt potensial for kvalitetsforbedring av økonomistyringen og enkelte rutiner. Vi vil fortsette dette arbeidet i samarbeid med styret også i

22 Treffregnskapene har også blitt utarbeidet og revidert separat. Det vises i denne forbindelse til styrets beretning om treffene samt budsjettet for Det er videre utført en rekke aktiviteter fra styrets og revisors side for å gjennomgå hovedklubbens kostnadsbilde med henblikk på å forbedre klubbens økonomiske utvikling idet dagens kostnadsnivå ikke lar seg forene med inntektsnivået. Som en kommentar kan også nevnes at klubben for regnskapsåret 2010 vil søke om refusjon av merverdiavgift også på varekjøp i tillegg til refusjonsberettigede tjenester. Krav vil bli innsendt innen Regnskapene er for 2010 tilfredsstillende ført og med henvisning til styrets beretning og ovennevnte redegjørelse med kommentarer kan regnskapene fastsettes som klubbens offisielle for Oslo, Espen Alm (medl. nr. 552) Ragnar Hansen (medl. nr. 7596) (Sign.) (Sign.) Valgt revisor Valgt revisor 22

23 5. GJENNOMGANG BUDSJETTFORSLAG 2011 MED FORUTSETNINGER BMW CCN Regnskap Budsjettforslag 2011 RESULTAT INNTEKTER Budsjett '11 Regnskap '10 Budsjett ' Medlemskontingent 1) Effektsalg 2) Annonseinntekter Reklameinntekter internett Inntekter arrangement 3) Loddsalg 4) Andre inntekter Renteinntekter, skattefrie UTGIFTER 4110 Varekjøp effekter Provisjon varesalg Leie lokaler Utgifter arrangement 5) Inventar og utstyr u/ Kjøp av datautstyr Reparasjoner og vedlikehold Foreningsgodtgjørelse Kontorrekvisita Fahrfreude 6) Aviser, tidsskrifter, bøker mv Telefon styre Internett/IT-drift 7) Porto Refusjon moms 8) Andre kostnader 9) Reklameartikler medlemmer Møter FEBC (Tidl. BCE) Forsikringspremier 10) Kontingent FEBC (tidl BCE) Kontingent LMK Oppstart avd. 11) Andel kontingent DK/UA 12) Ekstraordinær støtte DK/UA ) Styre- og ledermøter 13) Årsmøte OCR Bankgebyrer Purregebyr. leverandør TOTAL RESULTAT

24 Noter budsjett: Budsjett 2011: Snitt 2800 medlemmer a kr (snittall medlemmer hensyntatt 1) inn- og utmeldinger og snittall kontingent). Årskontingent kr ) Antatt effektsalg med nettbutikk 3) ACR + 2 dager Rudskogen 4) Loddsalg Rudskogen 2 dager og ACR 5) Karlskoga, ACR, Rudskogen - treffkontingent må justeres iht kostnadsøkning 6) 3 utgaver ekskl.mva 7) Avsetning 2. betaling Metronet inkl mva, 8) Antatt momsrefusjon LMK varer og tjenester 9) Flytteutgifter 20' + logo 10', 10) Inkl. styreansvarsforsikring 11) Avsetning førerkurs 12) Antatt andel medlemskontingent inkl. ekstraord. Støtte 13) Styrenes godtgjørelse ifm treff og inkl. km-godtgjørelse 6. BEHANDLING AV INNKOMNE FORSLAG AV ØKONOMISK KARAKTER a) Forslag om vedtektsendring i forbindelse med hovedstyresammensetning Robert Nilsskog Sykehusgata Mo i Rana Til: BMW Car Club Norway Forslag til Årsmøte 15. mai 2011 Sak: Vedtektsendringer på styresammensetning for BMW CCN. Det ønskes at vedtektene endres til: Hovedklubbens styre bør være representert av medlemmer fra flere underklubber. For eksempel: Leder i avd. Rogaland, kan sitte som President for BMW Car Club Norway, og kasserer i Telemark kan sitte som kasserer i Hovedklubben. Flere av medlemmene i Hovedklubbens styresammensetning kan være fra for eksempel Telemarksklubben, Trøndelagsklubben, eller andre underklubber. Rent praktisk vil dette medføre en del reising i forbindelse med styremøter og årsmøter. Noe mer reiseutgifter vil tilkomme klubben. Dersom man forener vår interesse for BMW over hele landet til underklubbens styremedlemmer, så får vi en unik fordeling av arbeidsoppgaver, og underklubbene vil da bli mer synlige overfor Hovedklubben. Hovedklubben vil bli mer dynamisk og levende, og klubben vil få muligheten til å møte flere aktive medlemmer som er villige til å delta på arbeidsoppgaver etc. Dette medfører til at mange nye impulser fra andre deler av landet tilføres Hovedklubben. Hovedklubbens arrangementer kan fordeles på flere underklubber og medlemmer, når deres tilstedeværelse er i nærmiljøet over hele landet. 24

25 Med vennlig hilsen Robert Nilsskog Mo i Rana Medlem #681 b) Forslag om vedtektsendringer i forbindelse med hovedstyrets sammensetning FORSLAG TIL NYE VEDTEKTER Endringer står i kursiv 1 Klubbens formål Klubbens navn er BMW Car Club, Norway. Klubbens formål er å organisere eiere og sympatisører av BMW-biler (fra tre hjul og mer), utvikle og aktivisere BMWs eget begrep freude am fahren i nyttemessige, sportslige og sosiale formål. 1 b Klubbens forhold til Federation of European BMW Clubs BMW Car Club, Norway skal være tilsluttet BMW Club Europa e.v. med hele sin medlemsmasse. 2 Klubbens inndeling BMW Car Club, Norway inndeles i klubber avpasset etter de enkelte distrikters behov. Vedtektene gjelder for alle lokalklubber. Opprettelsen av de nye lokalklubber må godkjennes av BMWCCN hovedstyre, og arbeide innenfor de retningslinjer som Hovedstyret og/eller Årsmøtet til enhver tid gir. Lokalklubbene organiseres i distrikter. Nordenfjeldske, Vestlandet og Østlandet. Nordenfjeldske består av klubber fra følgende fylker: Trøndelag, Nordland, Troms og Finnmark Vestlandet består av klubber fra følgende fylker: Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane, Hordaland, Rogaland, Agder Østlandet består av klubber fra følgende fylker: Telemark, Vestfold, Buskerud, Oppland, Hedmark, Oslo, Akershus, Østfold 3 Ledelse BMW Car Club, Norway ledes av: I. Årsmøtet II. Hovedstyret III. Arbeidsutvalg/daglig ledelse 4 Generalforsamling Generalforsamlingen er klubbens høyeste myndighet. Klubbene oppnevner lokalt delegater til Generalforsamlingen Hver lokalklubb har stemmerett med 2 stemmer + 1 stemme pr. påbegynt 100 medlemmer. Maksimalt antall stemmer for en lokalklubb er 8 Årsmøtet holdes hvert år innen 31. Mars. Antall fullmakter pr. årsmøtedeltaker er begrenset til 2 (to). 25

26 Årsmøtet innkalles av Hovedstyret med minst 8 ukers varsel. Forslag som ønskes behandlet skal skriftlig være Hovedstyret i hende senest 4 uker før Årsmøtet. Fullstendig saksliste skal sendes ut av Hovedstyret senest 2 uker før Årsmøtet skal holdes. Saksliste skal være bilagt: 1. Dagsorden 2. Årsberetning 3. Regnskap med revisjonsberetning 4. Innkomne forslag 5. Budsjett 6. Valgkommiteens innstilling Sakslisten og årsmøtepapirene kan sendes ut elektronisk og offentliggjøres på klubbens internett-tilknytninger. Det ordinære Årsmøtet skal behandle sakene i følgende orden: 1. Godkjenne det fremmøtte Årsmøtet 2. Valg av ordstyrer, referent og 2 representanter til å undertegne protokollen 3. Godkjenne saksliste og forretningsorden 4. Behandle årsberetning 5. Behandle revidert regnskap 6. Gjennomgang av budsjettforslag med forutsetninger 7. Behandle innkomne forslag av økonomisk karakter 8. Fastsette medlemskontingenten for påfølgende år 9. Vedtak av budsjett (justert for konsekvenser i punktene 6,7 og 8) 10. Behandling av innkomne forslag (av ikke-økonomisk karakter) 11. Valg av: Hovedstyre, revisor og valgkomité (Eventuelt bortfaller) Ekstraordinært Årsmøte må sammenkalles når Hovedstyret eller minst 1/3 av medlemsklubbene forlanger det. Ekstraordinært Årsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallelsen. Ethvert lovlig innkalt Årsmøte eller Ekstraordinært Årsmøte er beslutningsdyktig uansett fremmøte. Det er kun seniormedlemmer med gyldig medlemskort som har stemmerett. Hovedstyrets medlemmer har stemmerett på lik linje med andre seniormedlemmer. Det arrangeres hvert år et formannsmøte hvor hovedklubbens drift diskuteres og som skal være i god tid før årsmøtet slik at det blir anledning til å sende inn innkommende forslag i riktig tid til generalforsamlingen. 5 Hovedstyrets sammensetning Hovedstyret består av i alt 9 medlemmer: 1. President 2. Visepresident 3. Kasserer 4. Sekretær 5. Hovedstyremedlem fra Racing 6. Hovedstyremedlem fra Nordenfjeldske 26

27 7. Hovedstyremedlem fra Vestlandet 8. Hovedstyremedlem fra Østlandet 9. Hovedstyremedlem fra 02 Classic Hovedstyrets medlemmer velges for to år av gangen, 4 og 5 medlemmer velges vekselvis hvert år. Alle valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Blanke stemmesedler teller ikke og regnes som ikke avgitt. Et Hovedstyremedlem er valgt når han/hun har fått flertall (mer enn 50 % av de avgitte stemmene). Valg av Hovedstyremedlemmer gjøres i følgende rekkefølge: 1. Hovedstyremedlem 2. Hovedstyremedlem 3. Hovedstyremedlem 4. Hovedstyremedlem 5. Hovedstyremedlem 6. Sekretær 7. Kasserer 8. Visepresident 9. President Valg av hovedstyremedlemmer kan foretas etter (forslag som er blitt fremsatt på Årsmøtet, eller skriftlig; dette utgår) forslag fra valgkommitèen. De forskjellige distriktene foreslår sine representanter til valgkommiteen. Disse må være Hovedstyret i hende senest 4 uker før Årsmøtet avholdes. Videre velges det revisor som velges for to år av gangen. Valgkommitèen består av to personer som begge velges for to år av gangen. Dog ordnes det slik at en trer ut hvert år. Det medlem som har sittet ett år rykker automatisk opp som formann det siste året. Det søkes å sikre en bredest mulig representasjon i hovedstyret basert på kjønn, alder, geografisk tilhørighet, kompetanse og erfaring. Minst ett av Hovedstyremedlemmene skal komme fra distriktsklubbene. Alle Hovedstyremedlemmer plikter å sette seg inn i de til enhver tid gjeldende vedtekter. 6 Hovedstyrets gjøremål Hovedstyret sammenkalles når presidenten eller to av Hovedstyremedlemmene forlanger det. Dog må det minst avholdes to hovedstyremøter hvert år. Et hovedstyremøte er beslutningsdyktig når minst fem av dets medlemmer er møtt frem. Alle beslutninger tas med alminnelig flertall. Styret skal iverksette Årsmøtets vedtak og for øvrig forvalte klubben og dens aktiviteter på best mulig måte og i tråd med 1. Ved stemmelikhet har presidenten dobbeltstemme. 7 Valgbarhet Ethvert seniormedlem som ikke står til rest med kontingenter er valgbare til BMW Car Club, Norways tillitsverv. Som seniormedlem regnes alle betalende medlemmer over 18 år som ikke er familiemedlemmer. Gjenvalg kan finne sted. 27

28 8a Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet med kvalifisert flertall for ett år av gangen. Som familiemedlem kan opptas ordinære medlemmers (seniormedlemmer) ektefelle/samboer og hjemmeværende barn under 18 år. Familiemedlemmer mottar ikke klubbinformasjon, rundskriv, klubblad eller lignende, og har ikke stemmerett i årsmøtesaker. Familiemedlemmer betaler en medlemskontingent tilsvarende 50 % av ordinær kontingent for seniormedlemmer, og mottar eget medlemskort. Hvis familiemedlemmet flytter fra seniormedlemmets postadresse, går det automatisk over til seniormedlem. Distriktsklubbenes andel av medlemskontingenten er 15 %. Medlemstallet pr gjelder som grunnlag for utregning og utbetaling av distriktsklubbenes andel. Denne skal utbetales innen 3 uker etter avholdt årsmøte påfølgende år. Dette betinger innsendte regnskaps- og budsjettall. 8b Medlemskap Hovedstyret tildeles den myndighet å utnevne æresmedlemskap med følgende minimumskriterier: a) Aktuell kandidat skal ha gjort en ekstraordinær innsats for klubben over lengre tid, b) vedkommende må være medlem. Medlemskapet gjelder fra den dato betalingsanmodning sendes ut, og påfølgende 12 måneder såfremt denne betales. Ekskludering av medlemmer kan foretas av hovedstyret med ¾ flertall. Hovedstyret kan med ¾ flertall nekte enkeltpersoner innmelding i klubben. 9 Regnskaper Hovedstyrets regnskapsår er hvert år. Regnskapet skal være revidert av de valgte revisorene før det sendes ut til medlemmene. Regnskapet skal inneholde resultatregnskap og balanse for inneværende år og foregående år, noter til inneværende års regnskap samt revisjonsberetning. Regnskapet skal følge regnskapsprinsippet. Lokalklubber/underavdelinger er regnskaps- og revisjonspliktige og skal sende inn regnskap med tilhørende bilag og budsjett innen Regnskapene skal føres av klubbens regnskapsfører og revideres av klubbens valgte revisor(er) eller, hvis dette av naturlige årsaker ikke kan gjennomføres som forutsatt, av erstatter(e) som setterevisor og regnskapsfører som kan ivareta funksjonene på betryggende måte. Ansvar for og eventuelt valg av slike personer tilligger Hovedstyret. 10 Dannelse av lokalklubber En lokalklubb av BMW Car Club, Norway kan dannes når det kommer anmodning om dette fra minst 10 medlemmer, og klubbens opprettelse ansees formålstjenlig av Hovedstyret (jmf. 2). Klubbens navn skal være BMW Car Club, Norway 11 Lokalklubbenes utmeldelse Ingen klubber som er medlem i BMW Car Club, Norway kan melde seg ut og allikevel fortsette å eksistere i samme form. Hvis en klubb ønskes utmeldt, kan dette kun skje ved oppløsning godkjent av Hovedstyret. Ved en oppløsning må alle klubbeffekter så som klubbmerker, medlemskort og annet matriell innleveres til Hovedstyret. Klubbens midler tilfaller BMWCCN 28

29 12 Klubbmerker/medlemskort BMW Car Club, Norway har eget klubbmerke som kan rekvireres fra Hovedstyret til den til enhver tid gjeldende pris. Klubbmerket må kun påføres registrerte medlemmers eiendeler (biler, jakker etc.) og må ikke overdras til ikke-medlemmer. Klubben har også et eget medlemskort som utstedes til alle medlemmer ved innmeldelse i klubben. Kortet er gyldig frem til nytt medlemskort blir utstedt. Kortet kan ikke overdras til ikke-medlemmer. 13 BMW Car Club, Norway s oppløsning Forslag om oppløsning av BMW Car Club, Norway må først behandles på ordinært Årsmøte, og forslaget skal være oppført på sakslisten for møtet. Blir oppløsning vedtatt med minst 3/4 flertall, innkalles til ekstraordinært Årsmøte 6 måneder senere. Blir forslaget også vedtatt i det ekstraordinære Årsmøtet med minst ¾ flertall, bestemmer ekstraordinært Årsmøte hvordan klubbens midler skal disponeres. 14 Vedtektsendringer Vedtektsendringer kan bare foretas av Årsmøtet med 2/3 flertall. Forslaget om endringer skal sendes skriftlig til Hovedstyret senest 4 uker før Årsmøtet. 15 Regnskapsførers og revisors rolle i styremøter I spørsmål om forvaltning av klubbens økonomisk-administrative rutiner/spørsmål gis regnskapsfører og revisor(er) møte- og talerett. 16 Styremedlemmers og tillitspersoners ansvar gjennom året Det enkelte styremedlem i både Hovedstyret og lokalklubber/underavdelinger samt klubbens øvrige tillitspersoner plikter å gjennomføre funksjonene i vervet på tilfredsstillende måte for å ivareta klubbens interesser. Hovedstyret avgjør om vervet ivaretas på tilfredsstillende måte og har beslutningsmyndighet til å treffe nødvendige tiltak for å ivareta disse interessene. Dersom inntrufne omstendigheter påvirker en tillitsvalgts utøvelse av vervet, skal styret informeres umiddelbart slik at tiltak kan iverksettes for å ivareta vedkommendes funksjon. 17 Habilitet Klubbens tillitsvalgte skal opptre etisk forsvarlig i relevante sammenhenger og representere klubben utad på en mest mulig profesjonell måte. Det forventes at tillitsvalgte utøver et særskilt ansvar i sin opptreden ved spørsmål av etisk karakter, herunder habilitetsspørsmål, mulige interessekonflikter og andre situasjoner hvor det kan stilles spørsmål ved den enkeltes integritet. I tviltilfeller eller hvorvidt spørsmål om slike situasjoner foreligger fremlegges saken for Hovedstyret for vurdering/beslutning. Ingen medlemmer/tillitsvalgte skal påvirke saksgang eller innhold i saker hvor det kan stilles spørsmål ved ens integritet eller egne interesser i saken. Ingen tillitsvalgte kan heller handle i forståelse med andre i eller utenfor klubben og således forplikte klubben eller binde opp/legge føringer eller på annen måte skape situasjoner hvor klubbens frie stilling påvirkes uten at dette er besluttet av Hovedstyret eller Årsmøte. Tillitsvalgte forventes å være innforstått med intensjonen bak denne bestemmelsen og således i relevante sammenhenger ivareta klubbens interesser på best mulig måte. Karl-Magnus Kjendlie Visepresident (sign.) 29

30 c) Forslag om framtidig driftsstruktur Bakgrunn: Basert på erfaring med klubbens drift i den senere tid har jeg som revisor registrert at omfanget, kompleksiteten og antall oppgaver for hovedstyret har økt i forhold til tidligere. Dette har satt vesentlig større krav til styret både mhp. kapasitet, kompetanse, kvalitet og økt tilgjengelighet. Det har vært ressursmangel for å utføre alle styrets oppgaver. Det er rimelig å forvente at omfanget også vil øke ytterligere framover både som følge av økte offentlige krav og mer omfattende aktiviteter selv om den siste tiden har vært ekstraordinær. For å sikre at klubben forvaltes på best mulig måte framover og i tråd med forventninger og (pålagte) krav, er det viktig at styremedlemmene er innforstått med dette. Det forutsettes derfor at det påtroppende styrets medlemmer er orientert om dette før valg foretas. Primærforslag: Det bes om at årsmøtet godkjenner følgende forslag: Det påtroppende styrets medlemmer bes bekrefte at de ved å stille til valg og på bakgrunn av forhåndsinformasjon om funksjons-/rolle- og ansvarsbeskrivelser aksepterer styrearbeidets antatte omfang, krav og forventninger. Dessuten bes om at de også bekrefter at de er villige til å stille med rettidige og nødvendige ressurser til styrearbeidet (selv om en rekke oppgaver kan avlastes gjennom ytterligere innkjøp av tjenester, noe som for øvrig vil trekke opp kostnadsnivået i klubben). Konsekvens: Dette vil legge til rette for at klubbens drift og styrets arbeid vil bli lettere og bedre framover. Dessuten forventes at medlemmene vil få bedre og raskere informasjon og service og ikke minst at revisorenes arbeid blir mer oversiktlig, enklere og mindre omfattende ved bl.a. å unngå etterarbeid og korreksjoner. Dersom forslaget ikke godkjennes, foreslås følgende sekundærforslag: Årsmøtet vurderer klubbens driftsstruktur og aktivitetsnivå kommende år med følgende 2 alternativer for beslutning: a) Kun aktiviteter som ikke lar seg reversere/avlyses gjennomføres. b) Alle gjenstående aktiviteter utsettes eller kanselleres for Det betyr i praksis at klubben legges på is for å ta en pause med mål om å få alt på plass til Forslagene a) og b) krever budsjettrevisjon. Det samme gjelder primærforslaget dersom årsmøtet beslutter å avlaste styret gjennom ytterligere innkjøp av tjenester. Ragnar Hansen (valgt revisor) Medl.nr FASTSETTELSE AV MEDLEMSKONTINGENT Sett på bakgrunn av økte driftsutgifter for klubben og det faktum at kontingenten har vært uendret i mange år, foreslås ny årlig kontingent satt til kr pr. år. 8. VEDTAK AV BUDSJETT (justert for konsekvenser i punktene 5, 6 og 7) 9. INNKOMNE FORSLAG (ikke-økonomiske) Hei! Vil gjerne fremme forslag til årsmøte om at det opprettes egen informasjons og 30

31 profilerings arbeider. Jeg tror dette kan hjelpe forståelsen og lette trykket i mange situasjoner. Jeg anser informasjon også som skapende for uvitenhet og ikke minst nye medlemmer som kommer til klubben. Mvh Glenn O Olsen Medlems nr ANSVARSFRITAK FOR STYRET Det sittende styret fritas for ansvar i saker gjeldende økonomi og drift for siste år. 31

32 11. VALG BMW Car Club Norway ÅRSMØTE den 15. mai 2011 Valgkomitéens Innstilling Valgkomitéens innstilling til Årsmøte i BMW Car Club Norway den 15. mai Valgkomitéen vil først benytte anledningen til å takke Styrets medlemmer godt utført arbeid i perioden. Valgkomitéen har hatt kontakt pr. telefon og mail. Det er ikke rettet henvendelser eller ønsker til oss om forslag til andre kandidater enn de som fremkommer i denne Innstillingen. Valgkomitéen ber Styret selv om å utnevne Sekretær etter at denne funksjonen er definert. Følgende er ikke på valg: Styremedlemmer: Kine Engebakken, kasserer Joakim Lie, Styremedlem Julian Stensen Revisor: Espen Alm Valgkomité: Ole Jørgen Svendsen valgt 2010 for 2 år valgt 2010 for 2 år valgt 2010 for 2 år valgt 2010 for 2 år valgt 2010 for 2 år Dermed er innstillingen til årets VALG som følger: President Karl-Magnus Kjendlie fra Visepres. (HB trekker seg) velges 2011 for 2 år Visepresident Jon Ekerhovd etter K-M. Kjendlie velges 2011 for 1 år Styremedl. Harald Helgheim Gjenvalg velges 2011 for 2 år Robert Nilsskog Ny velges 2011 for 2 år Erik W. Mowinckel Knudsen Ny velges 2011 for 2 år Revisor: Ragnar Hansen Gjenvalg velges 2011 for 2 år Valgkomité NN Ny velges 2011 for 2 år For Valgkomitéen, Ole Jørgen Svendsen Ian Tange Medl.nr: 3192 Medl.nr: 3875 (Sign.) (Sign.) 12. EVENTUELT 32