Møteinnkalling. Halden kommune. Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Halden rådhus Dato: Tidspunkt: 17:30

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Halden rådhus Dato: Tidspunkt: 17:30 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 2016/120 PS 2016/121 PS 2016/122 PS 2016/123 PS 2016/124 RS 2016/15 Innhold U.off. Arkiv- Saksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Representanter til foreløpig godkjenning av protokoll Referatsaker Årsmelding 2015 for Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne i Halden og Råd for eldre i Halden 2015/5426 RS 2016/16 Høring. Politireformen 2016/5372 PS 2016/125 Økonomirapport pr. oktober /812 PS 2016/126 PS 2016/127 PS 2016/128 PS 2016/129 PS 2016/130 PS 2016/131 PS 2016/132 PS 2016/133 Rådmannens rapportering til kommunestyret 2017 Stortings- og samtingsvalg todagers valg Sak fra kontrollutvalget til kommunestyret Valg av ny revisor Østfold kommunerevisjon IKS - ny selskapsavtale fra ny behandling. Drift og organisering av de kommunale bryggeplassene Handlingsplan for utbygging av spillemiddelfinansierte idrettsanlegg. Investeringsmidler - Etabelring av ny ITplattform Anmodning om bosetting av flyktninger i Halden / /2472 X 2016/ / / / / /1914 PS 2016/134 Høringsuttalelse - ny klimalov 2015/5335 Side nr. Thor Edquist ordfører 2

3 3

4 PS 2016/120 Godkjenning av innkalling PS 2016/121 Godkjenning av saksliste PS 2016/122 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2016/123 Representanter til foreløpig godkjenning av protokoll PS 2016/124 Referatsaker 4

5 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Rannveig Kjørvik Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 2016/ Utsendte vedlegg 1 Årsmelding 2015 for Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne i Halden 2 Årsmelding 2015 for Råd for eldre i Halden Medsaksbehandlere Årsmelding 2015 for Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne i Halden og Råd for eldre i Halden Sammendrag av saken: Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og Eldrerådet skal etter særlov levere årsmeldinger hvert år. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne behandlet årsmelding 2015 den med følgende vedtak: «Saksprotokoll i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Behandling: Inger Olsen (V) fremmet følgende forslag til vedtak: Årsmelding 2015 for Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne vedtas. Ved votering ble forslaget enstemmig vedtatt. Vedtak: Årsmelding 2015 for Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne vedtas.» Eldrerådet behandlet årsmelding 2015 den med følgende vedtak: «Saksprotokoll i Halden eldreråd Behandling: Rådsleder Per Egil Evensen, FrP, fremmet forslag om å vedta Årsmelding 2015 for Råd for eldre i Halden. Etter votering ble forslaget enstemmig vedtatt. Vedtak: Årsmelding 2015 for Råd for eldre i Halden ble enstemmig vedtatt.» 5

6 Årsmeldingene legges frem samlet som en referatsak. De respektive årsmeldingene er vedlagt. Dokumentet er elektronisk godkjent av: 6

7 ÅRSMELDING 2015 RÅD FOR MENNESKER MED NEDSATT FUNKSJONEVNE HALDEN KOMMUNE 7

8 INNLEDNING: Kommunestyret i Halden vedtok i sitt møte i sak 15/10, mandat for Kommunal råd for funksjonshemmede i Halden kommune. Vedtatt mandat beskriver blant annet rådets ansvar for å avlevere årsmelding om sin virksomhet. BAKGRUNN/HJEMMEL Rådet er opprettet med bakgrunn i «Lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsatt funksjonsevne m.a.». Lovens 1; «Kommunane og fylkeskommunane skal sørgje for at menneske med nedsett funksjonsevne blir sikra open, brei og tilgjengeleg medverknad i arbeidet med saker som er særleg viktige for menneske med nedsett funksjonsevne. Dette gjeld mellom anna tilkomst, arbeid mot diskriminering på grunnlag av nedsett funksjonsevne og tenester for menneske med nedsett funksjonsevne.» Rådet skal være et samhandlings- og rådgivende organ for kommunen/fylkeskommunen i saker som angår personer med nedsatt funksjonsevne. Rådet kan ta opp saker på eget initiativ. Hovedintensjonen er å sikre medvirkning og bidra til økt deltakelse for personer med nedsatt funksjonsevne. Medvirkning skal i hovedsak skje gjennom rådgivning og uttalelser, og skal etter loven være åpen, bred og tilgjengelig. Rådet skal ikke behandle saker som gjelder enkeltpersoner. SAMMENSETNING Kommunalt råd for funksjonshemmede i Halden besto fram til valg 2015 av 8 medlemmer med varamedlemmer, samt et medlem med møterett fra ergoterapitjenesten. Leder, nestleder og 3 andre medlemmer var valgt av kommunestyrets medlemmer, mens de 3 øvrige medlemmene med varamedlemmer var valgt etter forslag fra de funksjonshemmedes organisasjoner i kommunen Rådets medlemmer fram til valg 2015 var: Dagfinn Stærk (leder) KRF Arne Hornæs (nestleder) H Anne-Karin Johansen AP Turid Torgerstuen V Kristin Johansen AP Willy K. Aagaard NHF (Norges Handikapforbund) Arild R. Andersen MS Wenche Ludvigsen. HLF (Hørselshemmedes landsforbund) Bente Bjørk Ergoterapitjenesten Etter valg 2015 ble rådets navn endret til Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne i Halden. Rådet består nå av 9 medlemmer med varamedlemmer, samt et medlem med møterett fra ergoterapitjenesten. Leder, nestleder og 3 andre medlemmer er valgt av kommunestyrets medlemmer, mens de 4 øvrige medlemmene med varamedlemmer er valgt etter forslag fra henholdsvis FFO 8

9 (Funksjonshemmedes fellesforbund) og SAFO (samarbeidsforumet av funksjonshemmedes organisasjoner) i Østfold. Rådets medlemmer etter valg 2015 er: Svein Harald Halvorsen (leder) KRF Inger Olsen (nestleder) V Gerd Myren SP Anne Karin Johansen AP Rino Eriksen AP Willy K. Aagaard SAFO Anita Ørbeck SAFO Sven Erik Karlsen FFO Wenche Ludvigsen FFO Bente Bjørk møtte fast fra ergoterapitjenesten. MØTER/SAKSBEHANDLING Rådet avholdt 6 møter i 2015 og behandlet totalt 37 politiske saker og 15 referatsaker. Av rådets fokusområder er det universell utforming som er det viktigste. Vi opplever et stadig bedre samarbeid med kommunens etater. Av saker som blir sendt oss for uttalelse eller høring, er dette først og fremst saker innenfor områdene helse og omsorg, og byggesaker. Rådet har også vært opptatt av uteservering og bruk av fortau da vi har sett flere eksempler på at kommunens regler for dette ikke ser ut til å ha blitt overholdt. I forbindelse med bruksendring av eksisterende bygg har Rådet ved flere anledninger vært opptatt av hvordan regelverket om krav til universell utforming skal forstås og praktiseres. Rådet har avgitt høringsuttalelse i forbindelse med følgende prosjekt: ReHabiliteringsplan Kommunedelplan Sentrumsplan Detaljregulering for Tosterødberget videregående skole Remmen studentboliger søknad om dispensasjon HCWC i hver etasje. Halden oktober

10 ÅRSMELDING 2015 RÅD FOR ELDRE HALDEN KOMMUNE 10

11 INNLEDNING: Kommunestyret i Halden har vedtatt reglement for politiske faste utvalg og komiteer nedsatt av kommunestyret. Reglementet ble vedtatt i PS 2015/107. Etter lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd 4, 4.ledd skal «Eldrerådet skal kvart år utarbeide ei melding om verksemda si. Meldinga skal leggjast fram for kommunestyret.» BAKGRUNN/HJEMMEL Rådet er opprettet med bakgrunn i «Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd.». Eldrerådets oppgaver fremkommer av lovens 3: 3. (Oppgåvene for kommunale eldreråd) Eldrerådet er eit rådgjevande organ for kommunen. Alle saksdokumenta skal leggjast fram for rådet i god tid før kommunestyret handsamar sakene. Eldrerådet skal ha til handsaming alle saker som gjeld levekåra for eldre. Eldrerådet kan sjølv ta opp saker som vedkjem eldre i kommunen. Protokollen frå rådsmøtet skal fylgje saksdokumenta til dei kommunale organ som tek endeleg avgjerd i saka. Formålet med lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd er å sikre eldre medvirkning i saker som gjeld levekårene for eldre. Eldrerådet er et rådgivende organ. Hovedformålet med loven er videre at eldrerådet skal behandle forskjellige overordnede planar og vedtak. Eldrerådet er ikke tiltenkt å skulle behandle saker som angår enkeltpersoner. Dette vil rådet ofte heller ikke ha anledning til etter annen lovgivning. Eksempel på sakstyper son skal legges frem er årsbudsjett, langtidsbudsjett og kommune- og fylkesplaner, tiltak og planer i helse- og sosialsektoren, bostedsprogram, reguleringsplaner, samferdselsplaner, kommunikasjonsplaner og kulturelle tiltak. SAMMENSETNING Eldrerådet i Halden besto frem til valg 2015 av 10 medlemmer med varamedlemmer. 5 medlemmer var valgt av kommunestyrets medlemmer, mens de 5 øvrige medlemmene med varamedlemmer var valgt etter forslag Eldres fellesutvalg. Freddy Lindquist var leder i rådet frem til han fikk innvilget fritak i kommunestyret sak PS 2015/29. Grete Nyquist ble valgt som ny leder sak PS 2015/18. Rådets medlemmer fram til valg 2015 var: Jan Aage Moen Else-Kathrine Hveding Gerd Myren Arne R. Andersen Hillgunn Klavestad Edna Henriksen (fast vara) Freddy Lindquist (leder til ) Grete Nyquist (leder) Berit Hovelsrød Ellen Karlsen H H SP AP AP AP Eldres fellesutvalg Eldres fellesutvalg Eldres fellesutvalg Eldres fellesutvalg 11

12 Einar Andersen Eldres fellesutvalg Ved valg 2015 ble antall medlemmer redusert til 9. Av disse blir 5 pensjonister valgt av kommunestyrets medlemmer, mens 4 blir foreslått av pensjonistorganisasjoner i Halden. Rådets medlemmer etter valg 2015 er: Per Egil Evensen (leder) Gerd-Berit Odberg (nestleder) Jan Aage Moen Nils Sagstuen Grete Nyquist Berit S. Hovelsrød Jonny Iversen Svein Håkon Pedersen Edna Margareth Henriksen FrP KrF H AP AP Pensjonistorganisasjonene Pensjonistorganisasjonene Pensjonistorganisasjonene Pensjonistorganisasjonene MØTER/SAKSBEHANDLING Rådet avholdt 4 møter i 2015 og behandlet totalt 25 politiske saker og 5 referatsaker. Av rådets fokusområder er det eldres rettigheter som er det viktigste. Det gjenstår fortsatt arbeid på området, blant annet ønsker man et økt samarbeid med kommunens etater for å øke fokuset slik at flere saker blir generert til rådet. Rådet har behandlet saker generert fra kommunalavdeling Helse og omsorg, blant annet saker vedrørende Busterudgata eldresenter og Demenssenter Bergheim. Rådet har avgitt høringsuttalelse i forbindelse med følgende prosjekt: ReHabiliteringsplanen Kommunedelplan Sentrumsplan Rådet arrangerte også Eldres dag i oktober Man ser bedring på saker som kommer fra kommunalavdeling Helse og omsorg, men for øvrige kommunalavdelinger genereres det lite saker. Halden august

13 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: C / Åsmund Bråtekas Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2016/ Kommunestyret 2016/ Utsendte vedlegg Høringsrapport - Politimesterens forslag til effektivisering av tjenesteenheter og tjenestesteder Følgebrev Høring - Politireformen Politimesteren presenterte sitt forslag til struktur av det fremtidige Øst politidistrikt i høringskonferanse 4. november Det er lagt opp til en stram tidsramme, med høringsfrist 28. november. Halden kommune har fått utsatt høringsfristen til 3. desember. For å kunne avgi svar innen fristen må formannskapet behandle saken i henhold til hastebestemmelsen i kommuneloven 13. Kommunestyret har gjennom sitt vedtak i delegeringsreglementet punkt gitt formannskapet fullmakt. Vedtaket legges fram for kommunestyret som referatsak. Selve høringsuttalelsen ligger avslutningsvis i dette saksframlegget under overskriften «Høringsuttalelse». Sammendrag av saken: Stortinget har besluttet at nærpolitireformen skal gjennomføres og har allerede vedtatt en reduksjon av antallet politidistrikt. Politimesterens forslag innebærer at Halden politistasjon vil bestå som en fullverdig politistasjon men utvidet til også å gjelde Aremark. Politistasjonsdistriktet blir stort i areal og er særegent med hensyn til grensekriminalitet. Rådmannen mener det foreligger et godt gjennomarbeidet reformforslag for å håndtere fremtidig oppgaveløsning. I det perspektivet er det rådmannens syn at reformen er moden og at politimesterens forslag bør gjennomføres. Rådmannens innstilling: Høringsuttalelsen vedtas. Formannskapet sluttbehandler saken i henhold til kommuneloven 13. Saksframlegg med protokoll oversendes kommunestyret som referatsak. Saksutredning: Bakgrunn Stortinget har besluttet at nærpolitireformen skal gjennomføres og har allerede vedtatt en reduksjon av antallet politidistrikt. Nærpolitireformen er en struktur- og kvalitetsreform og de politiske målene for reformen fremgår av St.prp. nr. 61 ( ) «Endringer i politiloven mv (trygghet i hverdagen nærpolitireformen)»: 13

14 Et nærpoliti som er operativt, synlig og tilgjengelig. Som har kapasitet til forebygge, etterforske og påtale kriminelle handlinger, og sikre innbyggernes trygghet. Det skal utvikles et kompetent og effektivt lokalt nærpoliti der befolkningen bor. Samtidig skal det utvikles robuste fagmiljøer som er rustet til å møte dagens og morgendagens kriminalitetsutfordringer. Mål for den lokale struktur er: Politidistriktenes lokale struktur skal legge til rette for et nærpoliti som er operativt og synlig, med kapasitet til forebygge, etterforske og påtale kriminelle handlinger. Effektivisering av politidistriktenes lokale struktur skal bidra til å frigjøre tid og ressurser, slik at politiet kan være mer tilgjengelige og tilstede i nærmiljøene. Hensikten med etablere geografiske driftsenheter vil i tillegg til mer enhetlig organisering, være bidrag til å skape en god polititjeneste lokalt, selv på steder med større variasjoner i kapasiteten ved de enkelte tjenestestedene. Dette skal bidra til bedre kapasitetsutnyttelse og økt fleksibilitet lokalt til løse politiets oppgaver. Effektivisering av politidistriktenes lokale struktur skal sikre at publikum opplever et tilgjengelig og nært politi. Forslag om effektivisering av politidistriktets lokale struktur skal gjøres ut fra følgende vurderingskriterier, basert på målene for nærpolitireformen i tillegg til kravene og føringene som er gitt for tjenesteenheter og tjenestesteder og de geografiske driftsenhetene: Tilgjengelighet og service overfor publikum Kvalitet i forebygging, etterforskning og beredskap Effektiv ressursbruk i politidistriktet Helhetlig styring og ledelse i politidistriktet Fleksibilitet i politidistriktet I høringsrapporten beskriver politimesteren sitt syn på effektivisering i lys av både nærhet til publikum og nødvendige stordriftsfordeler. Videre kommenterer han tilgjengelighet, synlighet, vakt og beredskap hvor han fremhever behovet for å opprettholde en god vakt og beredskap over hele distriktet samt å styrke det forebyggende arbeidet i alle kommunene. Han trekker også frem momenter knyttet til etterforskning, etterretning og ledelse. Til slutt gjør han rede for at de geografiske driftsenhetene skal: Gi fullverdig polititjeneste i driftsenhetens geografiske område. Ha tilstrekkelig ressurser med riktig kompetanse for å kunne yte fullverdig polititjeneste. Kunne bære tildelte oppgaver med tilfredsstillende effektivitet og kvalitet innenfor gitte rammer. Ha evne til å lede og koordinere forebygging og etterforskning i driftsenhetens geografiske område. Ha hensiktsmessig vakt- og beredskapsordning med evne til å levere kontinuerlig operativ beredskap og fleksibilitet til å håndtere variasjoner i beredskapsbehovet. Kunne bygge nødvendige fagmiljøer og spisskompetanse etter behov. Ha evne til fleksibel bruk av ressurser. Kunne håndtere større oppgaver/prosjekter som går over tid. Ha tilstrekkelig slagvolum med tanke på å utvikle og vedlikeholde kompetanse. 14

15 Øst politidistrikt inndeles i to geografiske driftsenheter (GDE), GDE Nord og GDE sør. Organisatoriske enheter under GDE heter tjenesteenheter (TE) og tjenestested. Skedsmo er hovedsete for GDE Nord, mens Sarpsborg er hovedsete i GDE Sør. I forslaget består GDE Sør av 6 tjenesteenheter, eller politistasjonsdistrikt: Sarpsborg, Fredrikstad, Ski, Askim, Moss og Halden. Halden politistasjonsdistrikt (TE) består av kommunene Halden og Aremark med innbyggere. For nærmere informasjon om organiseringen henvises det til vedlagt dokument «Høringsrapport Politimesterens forslag til effektivisering av tjenesteenheter og tjenestesteder». *** Høringsuttalelse 15

16 Halden kommune mener generelt om reformen at den er moden for gjennomføring og har tiltro til at politiet selv er best på å kartlegge kriminalitetsbildet, hvordan det endrer seg, og selv definerer hvordan politiet skal møte fremtidens kriminalitet. Halden kommune mener at politimesterens forslag er visjonært og godt gjennomtenkt. Halden kommune har svart på de konkrete spørsmål som politimesteren har bedt om (syv kulepunkter) og avgir i tillegg en generell uttalelse med forslag. Konkrete innspill Polititilbudet i det enkelte politistasjons- og lensmannsdistrikt Det er av stor betydning for Halden kommune at det er et synlig og tilgjengelig politi. Dette gjelder særlig i sentrumsområdene, men også utenfor sentrum. I forslaget blir Aremark en utvidelse av Halden politidistrikt, det er viktig at politiet fortsatt er synlig og tilgjengelig også i Aremark, Idd og Berg. Inndelingen i nye politistasjons- og lensmannsdistrikt I en større geografisk enhet vil det til enhver tid være ønskelig å prioritere ressursene der de får størst effekt. Det er viktig for Halden kommune at politistasjonsdistriktet ivaretar de oppgavene som står beskrevet i politimesterens høringsnotat. Geografisk plassering av nye politistasjons- og lensmannsdistrikt Halden kommune mener lokaliseringen av Halden politistasjonsdistrikt er naturlig og riktig. Navn på de nye politistasjons- og lensmannsdistrikt Halden politistasjonsdistrikt er en naturlig og riktig benevning. Inndelingen i nye geografiske driftsenheter (GDE) På bakgrunn av politimesterens høringsnotat fremstår forslaget til geografiske driftsenheter som naturlig og riktig. Geografisk plassering av hovedsetene i nye geografiske driftsenheter (GDE) På bakgrunn av politimesterens høringsnotat fremstår den geografiske plassering av hovedsetene som naturlig og riktig. Navn på de nye geografiske driftsenhetene (GDE) Halden kommune anbefaler å benevne områder med navn som publikum har et forhold til, som Østfold og Akershus. I lys av den pågående regionreformen kan det være hensiktsmessig å koordinere navnsetting. Hvis regionreformen skulle beslutte en historisk navnsetting, som f.eks «Viken», kan det virke lite oversiktlig om et annet forvaltningsområde bruker himmelretninger i stor grad. Halden kommune oppfordrer til samhandling med regionreformen når varige navn skal velges for framtiden. Benevninger bør gjenspeile folks oppfatning av geografiske navn. Generelle betraktninger og forslag Halden kommune mener at handlingsrommet for ressursutnyttelse og fordeling av ressurser ligger bedre til rette med den ledelsesstrukturen som er foreslått. Halden kommune støtter utvidet åpningstid på politistasjonen og mener at det styrker tjenestetilbudet overfor publikum. Det er viktig å legge vekt på lokalkunnskap og Halden kommune vil fremheve at nettopp dette er en risikofaktor ved reformen, også med hensyn til at det geografisk store området Aremark blir 16

17 en del av Halden politistasjonsdistrikt. Politimesteren har lagt fram en strategi i høringsrapporten for å sikre dette. Halden kommune mener at virkemidlene i form av politikontakt, SLT, «nærpolitipatruljer» med videre, er kritiske suksessfaktorer som raskt bør komme i funksjon. Tilstedeværelse av politiet, slik det er beskrevet, er særdeles viktig. Et synlig politi oppleves som ett viktig element ved en by. Halden kommune anser ressursøkningen i det forebyggende arbeidet som meget positivt og ser fram i mot tverretatlig samarbeid på dette viktige området. Halden kommune ser det som interessant at politiet bygger strategier basert på elektroniske hjelpemidler. Innovasjon er viktig og arbeidsmetodikken «Politiarbeid på stedet» gir nye muligheter for effektivisering. Det er særdeles viktig for Halden at Halden politistasjonsdistrikt består som egen tjenesteenhet (TE), underlagt lokal ledelse. Det innebærer at Halden har en fullverdig politistasjon, med en styrket forebyggende avdeling. Det vil medføre at samarbeidet mellom det lokale politiet og kommunens ledelse, SLT, skoler, lag og foreninger kan videreføres og styrkes. Kriminalitetsbildet i Halden preges av byens beliggenhet ved grensen, med E6 og jernbanen som hovedporter inn i Norge. Videre er Halden en kommune der flere riksveier fra utlandet kommer inn i landet, i tillegg har Halden felles kystlinje med Sverige og er en havneby. Det er viktig for kommunen at Halden politistasjon forblir en attraktiv arbeidsplass som kan by på spennende arbeidsoppgaver i et sterkt faglig miljø. Reformen legger til rette for at Halden politistasjon fortsatt vil være et kompetansemiljø og en prioritert politistasjon. Halden politistasjon har et stort antall straffesaker, herunder også grensekriminaliteten. Samhandlingen med både toll- og fengselsvesenet er viktig. I relasjon til tollvesenet ser kommunen det som viktig at beredskap og ledelse styrkes ytterligere ved at grensekrim reetableres i Halden som en egen avdeling. Det vil bidra til at Halden politistasjonsdistrikt blir mer interessant og attraktiv som arbeidssted: Dette forslaget er i tråd med politimesterens fremtidsrettede visjoner om kompetanse og sterke fagmiljøer. Halden kommune har forventninger om at gjennomføringsevnen er like sterk som visjonene, og mener at en profesjonalisering av Halden politistasjonsdistrikt som et faglig senter innenfor grensekriminalitet bør prioriteres. Den ytre grense mot Sverige med to hovedinnfartsårer inn i landet byr også på problemstillinger og behov med tanke på beredskap, som bør vektlegges med hensyn til hvilke funksjoner og miljøer som bør lokaliseres ved Halden politistasjonsdistrikt. Halden kommune mener videre at organiseringen av passutskriving bør vurderes. Dagens organisering oppleves som tungvint for deler av publikum. Halden kommune deler noe av den samme problematikken som Hvaler kommune når det gjelder fritidsbåter i sommermånedene. Hvaler skriver i sin høringsuttalelse at: «..«Spesialistoppgaver som skal ivaretas i den geografiske driftsenheten, kan vurderes å samles ett eller flere steder i den geografiske driftsenheten». Hvaler kommune ønsker på bakgrunn av dette å spille inn at politiets båttjeneste/sjøtjeneste for Øst politidistrikt bør samles i Fredrikstad politistasjonsdistrikt med lokasjon på Skjærhalden i Hvaler kommune. Dette vil kunne føre til en ytterligere prioritering og profesjonalisering av tjenesten».halden kommune støtter innspillet fra Hvaler kommune på dette punktet. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Jens-Petter Berget Roar Vevelstad 17

18 Øst politidistrikt av tjenesteenheter og tjenestesteder Politimesterens forslag til effektivisering Høringsrapport øst politidistrikt POLITIET 18

19 Prosjektnummer/dokumentreferanse; / Sammendrag 3 2 Innledning 5 3 Begrunnelse for ny organisering 7 5 Oppsummering 12 6 Høringssvar Kart over GDE, Iensmanns- og politistasjonsdistrikt i øst Forslag til ny geografisk driftsenhetsstruktur Vurderingskriterier for effektivisering av lokal struktur Tilnærming og forankring Krav til geografiske driftsenheter (GDE) 11 4 Geografiske driftsenheter Etterforskning og etterretning Tilgjengelighet, synlighet og vakt og beredskap Forebygging Ledelse og styring Bakgrunn og formål Politistasjons- og lensmannsdistriktenes oppgaver og krav Effektivisering 7 Innhold Politimesteren i øst politidistrikt I Dato: Side 2 av 14 :]sering av tjenesteenheter o: tedar, øst 1itidistri I 19

20 Politimesteren i øst politidistrikt I Dato: I Side 3 av 14 Stortinget har besluttet at nærpolitireformen skal gjennomføres og har allerede vedtatt en reduksjon av antall politidistrikt. øst politidistrikt er etablert og jeg skal n presentere mitt forslag til lokal tjenesteenhets- og tjenestestedsstruktur. Stortinget har lagt føringer for de kvalitetskrav som stilles til tjenesten og prosessen frem til endelig beslutning av politidistriktenes lokale struktur. Det er viktig understreke at nærpolitireformen er bde en struktur- og kvalitetsreform. Mange av gevinstene i reformen er kvalitative. Dette dokumentet inneholder mitt foreløpige forslag til endringer i øst politidistrikts tjenesteenhets- og tjenestestedsstruktur. Mitt forslag til høring bygger p: og erfaringer fra dagens struktur målsettinger og føringer til nærpolitireformen oppgavene og det ansvaret som er lagt til tjenesteenheter og fra kommuner, ansatte og ledere i øst politidistrikt s langt i fra arbeidsgtuppe for lokal struktur Kunnskap Politiske De tjenestesteder Innspill prosessen Rapport Utgangspunktet for mitt forslag bygger i hovedsak p de beskrivelser, vurderinger og drøftinger som arbeidsgruppen for lokal struktur har utredet og m leses i sammenheng for f det fulle bildet. Arbeidsgruppens rapport er lagt ved. I forhold til arbeidsgruppens anbefaling, avviker mitt forslag p seg p fire områder: 1. Politidekningen nord og øst p Romerike fremsto noe begrenset i forhold til befolkningsgrunnlaget og avstandene. Derfor foreslås det to lensmannsdistrikt i dette området. 2. Alle politilokasjonene skal heves fra tjenestesteder opp til egne politistasjons- og lensmannsdistrikter. 3. Alle politilokasjonene skal ha stedlig leder, politistasjonssjef eller lensmann. 4. Antall geografiske driftsenheter (GDE) reduseres fra tre til to. I det videre vil politistasjonsdistrikt og lensmannsdistrikt i hovedsak brukes til benevne begrepet tjenesteen het. Etter en grundig prosess og vurdering som beskrevet over, er mitt forslag følgende: Prosjektnummer/dokumentreferanse: / i Sammendrag Horiri Effektiviseri:; av tienesteenheter og tjeneste Jr, Øst Doitidistfïkt I 20

21 Prosjektnummet/dokumentreferanse: / Askim polïtistasjonsdistrikt (TE), bestående av kommunene Marker, Skiptvet, Spydeberg, Askim, Hobøl, Eidsberg og Trøgstad Ski politistasjonsdistrikt (TE), bestående av kommunene Ski, Enebakk, Oppegrd, Nesodden, Frogn, Vestby og Ås og Hvaler Rakkestad Aurskog-Høland og Rømskog Nannestad og Gjerdrum Befolkningstallene er hentet fra SSB per 2. kvartal 2016 TE: Tjenesteenhet. I rapporten menes det politistasjons- eller lensmannsdistrfkt innbyggere Halden politistasjonsdistrikt (le), bestående av kommunene Halden og Aremark innbyggere. Moss politistasjonsdistrikt (TE), bestående av kommunene Moss, Rygge og Vler 969 innbyggere. 698 innbyggere. 357 innbyggere. Fredrikstad politistasjonsdistrikt (TE), bestående av kommunene Råde, Fredrikstad 149 innbyggere. Sarpsborg politistasjonsdistrikt (le), bestående av kommunene Sarpsborg og politistasjonsdistrikt: Hovedsetet for denne driftsenheten plasseres i Sarpsborg og består av følgende GDE Sør 801 innbyggere. Aurskog-Holand Iensmannsdistrikt (TE), bestående av kommunene Fet, Sørum, innbyggere. Eidsvoll lensmannsdistrikt (TE), bestående av kommunene Eidsvoll, Hurdal og Nes arbeidsgruppe for dette, men lokasjonen vil uansett bestå. ved enheten Gardermoen politistasjon er fortsatt under utredning. Det er nedsatt en Gardermoen politistasjon (TE), (Oslo lufthavn) Hvilket tjenestetilbud som skal tilbys 425 innbyggere. Ullensaker politistasjonsdistrikt (TE), bestående av kommunene Ullensaker, Lørenskog og Rælingen 130 4Q72 innbyggere. Skedsmo politistasjonsdistrikt (le ), bestående av kommunene Skedsmo, Nittedal, Hovedsetet for denne driftsenheten plasseres i Skedsmo og består av følgende politistasjons- og lensmannsdistrikt: GDE Nord Nord og GDE Sør øst politidïstrïkt inndeles i to geografiske driftsenheter (GDE), betegnet GDE Politimesteren i øst politidistrikt I Dato: I Side 4 av 14 Høring Effektiviserr stenheter ca Uenestesteder, C rikt 21

22 2.1 Bakgrunn og formål 2 Innledning Horing Eff jiy avt rstea eter og tjeneststeder, øst oolitidistrikt I Politimesteren i øst politidistrikt Dato: I Side 5 av 14 Dette gir 11 geografiske lokasjoner hvor det vil utføres direkte publikumsrettede polititjenester. Benevnelsen av de ulike politistasjons- og lensmannsdistrikt er gjort med utgangspunkt i kommunenavnet hvor enheten er lokalisert, men jeg ber om innspill p navn. Jeg mener forslaget oppfyller kriteriene som er lagt ti! grunn i nærpolitireformen og at samtlige fem vurderingskriterier under punkt 2.2 i denne rapporten, vil bli forbedret med dette forslaget. Det er viktig understreke at dette er mitt foreløpige forslag som n skal ut p høring. Alle innspill vil bli nøye vurdert i prosessen som kommer etter høringen, forut for min endelige tilrdning som skal sendes til Politidirektoratet for beslutning. De politiske ml for nærpolitireformen er, jf. St.prp.nr. 61 ( ) Et nærpoliti som er operativt, synlig og tilgjengelig. Som har kapasitet til forebygge, etterforske og ptale kriminelle handlinger, og sikre innbyggernes trygghet. Det skal utvikles et kompetent og effektivt lokalt nærpoliti der befolkningen bor. Samtidig skal det utvikles robuste fagmiljøer som er rustet til møte dagens og morgendagens kriminalitetsutfordringer. Ml for den lokale struktur er, jf. Stortingets behandling: Politidistriktenes lokale struktur skal legge til tette for et nærpoliti som er operativt og synlig, med kapasitet til forebygge, etterforske og ptale kriminelle handlinger. Effektivisering av politidistriktenes lokale struktur skal bidra til frigjøre tid og ressurser, slik at politiet kan være mer tilgjengelige og tilstede i nærmiljøene. Hensikten med etablere geografiske driftsenheter vil i tillegg til mer enhetlig organisering, være bidra til skape en god polititjeneste lokalt selv p steder med større variasjoner i kapasiteten ved de enkelte tjenestestedene. Dette bidrar til bedre kapasitetsutnyttelse og økt fleksibilitet lokalt til løse politiets oppgaver. Effektivisering av politidistriktenes lokale struktur skal sikre at publikum opplever et tilgjengelig og nært politi. Styringsgruppen for Prosjekt Nytt Politidistrikt øst (PNP øst) vedtok følgende mandat for arbeidet med den lokale strukturen i øst politidistrikt: Lokal tjenestestedsstruktur skal legge til tette for et nærpoliti som et operativt og synlig, med kapasitet til å forebygge, etterforske og på tale kriminelle handlinger. En viktig forutsetning for å lykkes med nærpolitire formen vil være å utnytte politiets ressurser bedre enn i dag. Effektivisering av politidistriktenes lokale struktur skal bidra til å frigjøre tid og ressurser, slik at politiet kan være mer tilgjengelige og ti/stede i nærmiljøene. Prosjektnummer/dokumentreferanse: /

23 Hørïng Effektïvserirc av tjenesteenheter og tjenestesteder, Os 9tistrikt Politimesteren i øst politidistrikt Dato: I Side 6 av 14 Politiets lokale struktur (politistasjons- og lensmannsdistrikt) skal være i samsvar med krav som skal sikre høy kvalitet i polititjenesten, og fastsettes etter involvering av berørte kommuner. Effektivisering av politidistriktenes lokale struktur skal sikre at publikum opplevet et tilgjengelig og nært politi. Ved utarbeidelse av forslag til endringer i den lokale strukturen skal det tas utgangspunkt i hva innbyggerne skal f av tjenester etter endringene og hvordan. 2.2 Vurderingskriterier for effektivisering av lokal struktur Forslag om effektivisering av politidistriktets lokale struktur skal gjøres ut fra følgende vurderingskriterier, basert p målene for nærpolitireformen i tillegg til kravene og føringene som er gitt for tjenesteenheter og tjenestesteder og de geografiske driftsenhetene: Tilgjengelighet og service overfor publikum Kvalitet i forebygging, etterforskning og beredskap Effektiv ressursbruk i politidistriktet Helhetlig styring og ledelse i politidistriktet Fleksibilitet i politidistriktet 2.3 Politistasjons- og lensmannsdistriktenes oppgaver og krav Det følger av Politiloven 16 annet ledd at politidistriktene skal inndeles i politistasjons og lensmannsdistrikter. Myndigheten til inndeling i politistasjons-, lensmanns- og namsfogddistrikter er delegert til Politidirektoratet ved Justis- og beredskapsdepartementets brev av 18. februar Politistasjons- og lensmannsdistriktene skal ivareta følgende oppgaver: Levere ressurser til vakt- og patruljetjenesten. Ha publikumsekspedisjon. Kriminalitetsforebyggende arbeid. Etterforske det store flertall av straffesaker. Ha kontakt med samarbeidspartnere. Utføre sivil rettspleie3- og forvaltningsoppgaver4. Politistasjons- og lensmannsdistriktene skal ha tilstrekkelig bemanning til løse sine oppgaver og skal yte polititjenester og ivareta sine oppgaver innenfor rammene av de geografiske driftsenhetene (GDE). Departementet ser at det vil være hensiktsmessig kunne samle oppgavene med den sivile rettspleie i større enheter, og vil derfor sende forslag til lovendringer som åpner for dette. Det skal etableres egen felles enhet for utlending og forvaltning, som skal lokaliseres med en god tilgjengelighet for publikum. Hjelp og støtte til forvaltningsoppgaver vil uansett tilbys p alle politilokasjoner. Prosjektnummer/dokumentreferanse: /

24 Politimesteren i øst politidistrikt I Dato: I Side 7 av 14 Politistasjons- og lensmannsdistriktene skal ivareta følgende kvalltetskrav: Motta anmeldelser, søknader og andre henvendelser, samt gi publikum veiledning om politiets tjenestetilbud. Bidra til et kvalitativt løft for etterforskningsarbeidet. Ha fleksible pningstider som gjør det mulig f utført tjenester hos politiet utenfor kontortid minst én dag i uken. Lokaliseres slik at minst 90 % av innbyggerne i politidistriktet har maksimalt 45 minutters kjøretid til nærmeste tjenestested. Den lokale strukturen skal utformes slik at den fremmer politiets oppgaveløsning og den skal ta hensyn til et fremtidig risikobilde. Hovedfokus ved gjennomføringen av strukturdelen av nærpolitireformen er utvikle en struktur som setter øst politidistrikt i bedre stand til løse samfunnsoppdraget. Gjennom endring av den lokale strukturen skal vi f bedre utnyttelse av politidistriktets ressurser og gjennom bedre samarbeid med kommunene skal vi oppfylle kravene og n målene satt av den politiske ledelsen gjennom nærpolitireformen. Helt siden øst politidistrikt ble etablert , har jeg gjennomført en omfattende prosess for involvere kommuner, ansatte, organisasjoner og vernetjenesten i arbeidet med f et godt beslutningsgrunnlag knyttet til endring av den lokale strukturen, herunder med representasjon fra de syv kommuneregionene i prosjektets styringsgruppe. Lokalisering og inndeling i nye politistasjons- og lensmannsdistrikt er gjort med bakgrunn i blant andre demografien, kriminalitetsbildet og nærheten til publikum, men innenfor en ramme som ivaretar robusthet, effektivitet og fleksibilitet. Mitt forslag til ny inndeling i politistasjons- og lensmannsdistrikt i øst forsøker balansere oppgaver, kvalitet og lokal tilstedeværelse gjennom en mer effektiv ressursutnyttelse. En bedre ressursutnyttelse p tvers, vil gi en merkbar gevinst. Forslaget vil frigjøre 19 lederstillinger og anslagsvis fem til seks sivilt tilsatte ved at øst fortrinnsvis forebyggende arbeid. De potensielle innsparingene knyttet til eiendom, bygg og anlegg ligger p inntil 9,7 millioner. Det vil variere noe i tid nr gevinstene kan hentes ut, men for de fleste stedene vil det være mulig i løpet av relativt kort tid. Flytting av ansatte kan i noen tilfeller medføre økte husleiekostnader andre steder. Politidistriktet m også pregne noe økte personalkostnader i en periode i forbindelse med endring av oppmøtested for vare ansatte. Det er imidlertid usikkert hvor store kostnadene vil bli. Det enkelte politistasjons- og lensmannsdistrikt vil dimensjoneres og ressursettes ut fra ansvar og oppgaver som tilligger enheten. Det kan bli noen endringer i forhold til dagens situasjon, men primært vil dette dreie seg om at noen etterforskningsmessige og administrative oppgaver i større grad blir sentralisert. Prosjektnummer/dokumentreferanse: / fr færre publikumsmottak. Disse ressursene omdisponeres til førstelinjetjeneste, 3.1 Effektivisering 3 Begrunnelse for ny organisering 2.4 Tilnærming og forankring ring av tjenesteenher o t netesteder, øst politidistrikt I 24

25 Horing Ef ishn av tjenesteen jcr tnestesteder, øst politïdistrikt I Politimesteren i øst politidistrikt I Dato: I Side 8 av 14 3=2 Tilgjengelighet, synhighet og vakt og beredskap Samtlige politistasjoner og lensmannskontorer i den foreslåtte strukturen skal ha spent alle hverdager og minst én dag med utvidet pningstid. Publikum vil f mulighet til levere anmeldelser i alle politistasjons- og lensmannsdistrikt i øst politidistrikt. De vil også f støtte og bistand knyttet til søknader, sivil rettspleie og forvaltningsoppgaver, samt f veiledning om politiets tjenestetilbud. Nærpolitireformen skal utvikle et nærpoliti som er lokalt tilstedeværende med lokalkunnskap og bred kontaktflate. økt patruljering og beredskap i hverdagen er først og fremst avhengig av antall patruljer og i mindre grad av antall politistasjons- og lensmanns distrikt og deres lokasjoner. Det er spesielt viktig for meg opprettholde en god vakt- og beredskap over hele distriktet, samt styrke innsatsen p det forebyggende arbeidet i alle kommuner. Det er viktig for publikum at politiet kommer nr de trenger oss ved nødssituasjoner. øst politidistrikt vil derfor tilrettelegge for nødvendig vaktsamarbeid innenfor den enkelte geografiske driftsenhet (GDE Nord og GDE Sør) som sikrer at vi kan levere tilstrekkelig beredskap med god kvalitet og at responstidskravene blir overholdt. Jeg vil understreke at Øst politidistrikt allerede i dag har en god vakt- og beredskap og tilfredsstiller de responstidskravene som er satt. Ved sl sammen tjenestesteder ser man en mulig fare for at verdifull lokalkunnskap reduseres grunnet større geografiske omrder. Det er viktig være bevisst p at lokalkunnskap gjelder både bygd og by, s vel som uteliv, trender og miljøer. For lykkes i dette arbeidet er det helt avgjørende kunne jobbe kunnskapsstyrt og mlrettet. Lokasjon har betydning for opprettholde lokalkunnskap, men er ikke avgjørende. Systematisk etterretning og analyse, samt styring av ressurser er vel s viktig. Mitt ml er at politidekning og -tilbud blir mer enhetlig i hele distriktet. For oppnå det skal vi jobbe systematisk i tilnærmingen gjennom fokusere p lokalkunnskap i opplæringen av nytilsatte og bruke politikontaktene og politirdene aktivt. Den forebyggende strategien for Øst politidistrikt skal utvikles i samarbeid mellom Felles enhet for forebygging og de geografiske driftsenhetene. Tilstedeværelse, lokalkunnskap og en bred kontaktflate utfordres nr det blir færre tjenestesteder. Et forpliktende samarbeid gjennom politird, SLT-samarbeid og politikontakt skal være med p utvikle tilstedeværelse, lokalkunnskap og en bred kontaktflate med kommunen, aktuelle samarbeidspartnere og publikum. Politikontakt er en nyetablert funksjon og hver kommune skal ha sin faste kontakt. Denne skal være fysisk tilgjengelig i den enkelte kommune minst én dag i uken. Vedkommende skal ha myndighet til ta beslutninger innenfor sitt ansvarsomrde p vegne av politiet. Det er en mlsetning om at samtlige politistasjons- og lensmannsdistrikt skal etablere det vi betegner som nærpolitipatruljer som primært skal ivareta forebyggende og oppsøkende oppgaver i sine underliggende kommuner. Disse patruljene skal være dedikerte til dette og ikke en del av den regulære vakt- og beredskapen, med unntak i spesielle situasjoner og ved akutte hendelser, hvor også disse m benyttes. Forslaget medfører noe størrelsesmessig variasjon mellom de ulike politistasjons- og lensmannsdistriktene. Med unntak av politistasjonsdistriktet i Ski, blir alle de nye tjenesteenhetene styrket gjennom at flere enheter slås sammen. Enhetene er dimensjonert og lokalisert slik at tjenestetilbudet til publikum vil kunne bli minst like godt som i dagens organisering. Prosjektnummer/dokumentreferanse: /

26 Effektivisering av terestenheter oq tenestestede, c]idistrïkt Politimesteren i Øst politidistrikt I Dato: Side 9 av 14 Lokaliseringen er foreslått ut i fra innbyggertall og andre demografiske forhold, antall straffesaker, responstid, politioperative oppdrag, reisevei for publikum, strategiske planer for Østfold og Akershus fylker i tillegg til dagens lokasjoner. Det er krav om tilgjengelighet for publikum og maksimalt 45 minutters reisevei for 90 % av befolkningen. Lokaliseringen som er foreslått tilfredsstiller i praksis kravet for hele befolkningen i Øst politidistrikt og for de aller fleste, betydelig under 45 minutter. Kommuneregionene har gitt tilbakemeldinger i styringsgruppen om at for sterk sentralisering også medfører fare for at politiansatte ikke lenger vil bosette seg i områder som ikke har politistasjon eller lensmannskontor. Det er viktig bemerke at en stor del av de som i dag jobber ved flere lensmannskontorer ikke bor i kommunen hvor kontoret ligger, og at virkningen av dette ikke m overvurderes. Forslaget innebærer etter min vurdering at vi noe p vei minimerer denne risikoen ved at det blir etablert politistasjons og lensmannsdistrikt med tilstrekkelig størrelse og oppgaver, som sikrer mulighet for en bred rekruttering fra næromrdet. 3.3 Forebygging Forebygging er definert som en av politiets viktigste oppgaver og er tiltenkt skulle være førende for politiet i alle våre gjøremål. Et økt fokus p det forebyggende politiarbeidet er derfor en viktig forutsetning for nærpolitireformen. Forslaget innebærer styrking og profesjonalisering av det forebyggende arbeid gjennom større fagmiljø. I dag er det for store ulikheter i distriktet. Noen steder holder det forebyggende arbeidet høy kvalitet og har en god systematikk, mens andre steder er det mer tilfeldig. N skaper vi større fagmiljøer som muliggjør profesjonalisering og økt kompetanse. Disse ressursene kan settes inn der hvor vi til enhver tid ser at behovet er størst, både proaktivt og reaktivt. Det forebyggende arbeidet er fremhevet i en rekke dokumenter knyttet til reformen og fr også en organisatorisk forankring i politimesterens ledergruppe. Kommunene har presentert forebygging, lokalkunnskap og lokal forankring som sine hovedfokus i dialogen vi har hatt underveis i prosessen. Gjennom den foreslåtte strukturen ønsker Øst politidistrikt foreta et taktskifte innen forebygging. Politianalysen foretok mars 2013 en kartlegging av antall dedikerte forebyggere i de tre daværende distriktene og kom da frem til at dette utgjorde 20 rsverk. I ettertid har dette økt noe, og arbeidsgruppen anslr at Øst politidistrikt har rundt 30 rsverk i dag. Vi ønsker forplikte oss p minst én dedikert forebygger per innbyggere. Det vil konkret medføre at tallet økes til 70, mer enn en dobling. Dette vil være en betydelig styrking i forhold til i dag og en klar forpliktelse i forhold til kommunene. Gjennom større forebyggende miljøer p de enkelte enhetene vil vi f en profesjonalisering og kompetanseheving som gjør at politiet i støtte grad blir mer stru ktu rett og treffsikker i det forebyggende arbeidet. Det er viktig huske p at alle i politiet skal drive forebyggende arbeid, men det vi omtaler som forebyggere i denne sammenheng, er de som har det som sin primæroppgave. Dette oppnår vi gjennom bruke blant annet de frigitte lederstillingene som følge av strukturforslaget. Forslaget vil også styrke vakt- og beredskap ved at vi etablerer såkalte Tnærpolitipatruljer som har som sin primæroppgave drive forebygging, men som har operativ status og kjører uniformert patruljebil, slik at de kan brukes til andre oppdrag om nødvendig. Det er likevel viktig understreke at de primært skal skjermes fra ta oppdrag innen vakt og beredskap. Prosjektnummer/dokumentreferanse: /

27 Prosjektnummer/dokumentreferanse: / publikumsrettede tjenester. Dette m balanseres i forhold til utfordringer knyttet til medarbeiderne. Dette er positivt i forhold til lederens mulighet til påvirke kultur, lensmannsdistrikt skal ledes av en politistasjonssjef eller en ensmann. en lokal leder som de kan forholde seg til direkte. Det enkelte politistasjons- og en betydelig bedre ressursutnyttelse gjennom mer fleksibel bruk. Det har vært et uttalt holdning og arbeidsrutiner. Kommunene har gitt klart uttrykk for at de ser stor nytte av leder. Først og fremst slipper vi fjernledelse og det blir en tettere oppfø!gning av fjernledelse. Jeg har foreslått at alle tjenesteenheter skal ha egen stedlig leder. Dette medfører at vi frigjør noen færre ledere, men vi beholder fordelen ved ha en stedlig ønske om redusere antall ledere, for kunne frigjøre ressurser til mer Ved redusere antall enheter og ledere øker vi handlingsrommet til lederen og muliggjør 3.5 Ledelse og styring vil bidra til et kvalitativt løft for dette viktige arbeidet. etterforskning, men særlig mot det forebyggende arbeidet. Forslaget om ny organisering Etterretning er i liten grad prioritert i dagens organisering og vi ser at arbeidet er alt for informasjonsinnhenting og bearbeiding. Etterretningsarbeidet vil støtte opp under ansvarsomrder, vil det bli enklere styre dette arbeidet mot mer mlrettet fragmentert. Ved etablere etterretningsseksjoner under hver av de to geografiske driftsenhetene (GDE), med ansvar for etterretningsproduksjon innen enhetenes senere for nytt avhør. I de tilfeller hvor en sak ikke kan ferdigstilles p stedet, vil nærpolitireformen. Det betyr at politiet i større grad skal ferdigstille arbeidet p stedet og Arbeidsmetodikken Politiarbeid p stedet11 er en av de viktigste kvalitative satsningene i unngå at publikum m møte p politistasjonen eller lensmannskontoret noen dager metodikken også medføre en økt kvalitet i initialfasen i større og mer komplekse saker. distriktets helhetlige prioritering. Det vil skape et ikere polititilbud i hele distriktet. som er under etterforskning, samtidig som vi enklere kan prioritere saker i tråd med beholder vi noe av den lokale forankringen og kunnskapen om de miljøene og personene Ved at politiet beholder størstedelen av etterforskningen p samtlige tjenesteenheter, støtte det lokale arbeidet. Gjennom større fagmiljøer vil politiet kunne heve kompetansen og hevet kvalitetskrav vil kreve spesialkompetanse som brukes p tvers i distriktet for og kvaliteten p arbeidet vårt. Etterforskning er et viktig element i nærpolitireformen. Det store antallet saker skal også 3.4 Etterforskning og etterretning Effektivi :1ene5te2nheter og tjenestaseder, Øst nolitidistrikt I Politimesteren I i øst politidistrikt Dato: I Side 10 av 14 i fremtiden etterforskes i politistasjons- og lensmannsdistriktene, men økt kompleksitet LHøHg 27

28 Prosjektnummer/dokumentreferanse / politidistrikt, slik at det fremstår som fornuftig å sette grensen deretter. Vurdering rundt inndeling. dette er også noe høringsinstansene bes uttale seg om, både med hensyn til antall og sør for Oslo. Hovedferdselsveiene mellom nord og sør i distriktet går gjennom Oslo Grensen mellom de to geografiske driftsenhetene er basert på en tilnærming om nord og arbeidsgruppens anbefaling, medfører en effektivisering knyttet til ledere og administrasjon. Dette gir også en økt fleksibilitet og mindre koordineringsbehov. Argumentasjon om fjernledelse vurderer jeg som mindre problematisk i denne motsetning til mer direkte fag- og personalledelse i et politistasjons- eller lensmannsdistrikt. sammenhengen. En geografisk driftsenhet er mer et strategisk og administrativt nivå, i Mitt forslag om å redusere antall geografiske driftsenheter fra tre til to i forhold til en viss størrelse for mest mulig effektiv, robust og fleksibel tjenesteyting. geografisk driftsenhet gi fullverdige polititjenester, jf. 4.1, slik at det er nødvendig med og sør. Denne todelingen av distriktet bryter opp gammel struktur. Videre skal en jeg å ta hele distriktet i bruk og plassere hovedansvar for geografiske driftsenheter i nord Med politidistriktets sentrale funksjoner og ledelse plassert på hovedsetet i Ski, ønsker beskrevet og de krav som stilles til de geografiske driftsenhetene. Mitt forslag til ny geografisk driftsenhetsstruktur tar utgangspunkt i de oppgaver som er 4.2 Forslag til ny geografisk driftsenhetsstruktur i den geografiske driftsenheten. skal ivaretas i den geografiske driftsenheten, kan vurderes å samles ett eller flere steder samles i den geografiske driftsenheten (minst mulig behov for lokale administrative funksjoner i det enkelte politistasjons- eller lensmannsdistrikt). Spesialistoppgaver som Administrative tjenester, som ikke er samlet på politidistriktsnivå, skal i størst mulig grad Ha evne til å lede og koordinere forebygging og etterforskning i driftsenhetens Ha hensiktsmessig vakt- og beredskapsordning med evne til å levere kontinuerlig Kunne bygge nødvendige fagmiljøer og spisskompetanse etter behov. Kunne håndtere større oppgaver/prosjekter som går over tid. gitte rammer. geografiske område. polititjeneste. operativ beredskap og fleksibilitet til å håndtere variasjoner i beredskapsbehovet. Gi fullverdig polititjeneste i driftsenhetens geografiske område. Ha tilstrekkelig ressurser med riktig kompetanse for å kunne yte fullverdig Kunne bære tildelte oppgaver med tilfredsstillende effektivitet og kvalitet innenfor Ha evne til fleksibel bruk av ressurser. Ha tilstrekkelig slagvolum med tanke på å utvikle og vedlikeholde kompetanse. De geografiske driftsenhetene skal: 4.1 Krav til geografiske driftsenheter (G DE) 4 Geografiske driftsenheter Politimesteren i øst politidistrikt I Dato: I Side 11 av 14 r:h1hng av tjenestenheter og tjenestesteder, ptfthstrikt I 28

29 5 Oppsummering øst politidistrikt skal utvikle et nærpoliti som er operativt, synlig og tilgjengelig, og som v tjer steenheter o tinestesteder, øst olitidistri;: Politimesteren i øst politidistrikt I Dato: Side 12 av 14 Parallelt med organisering av politistasjons- og lensmannsdistrikt, foregår et organiseringsarbeid knyttet de funksjonelle driftsenhetene, eksempelvis ptale, felles etterretning og etterforskning, og felles utlending og forvaltning. Dette er interne og distriktovergripende fagmiljøer. De funksjonelle driftsenhetene skal støtte opp under den publikumsrettede polititjenesten som i all hovedsak skal utføres ved de geografiske driftsenhetene. Et stort og grundig utredningsarbeid er utført og i hovedsak er forslagene til organisering fra disse arbeidsgruppene, basert p en todeling av distriktet. Således støttes tilnærmingen om to geografiske driftsenheter av andre og dels uavhengige utredninger. Innspill om navnsetting av de geografiske driftsenhetene (GDE) er også ønskelig. Mitt forslag i denne rapporten er nøytralt satt til GDE Nord og GDE Sør. har kapasitet og kompetanse til forebygge, etterforske og ptale kriminelle handlinger og sikre innbyggernes trygghet. Etter min vurdering vil en inndeling av øst politidistrikt i to geografiske driftsenheter (GDE) være en riktig tilnærming for tilfredsstille dette. Jeg er overbevist om at vi kan levere en bedre polititjeneste i øst politidistrikt enn hva vi gjør i dag. Endring av struktur er ett av flere tiltak for endringene som er nødvendige for en effektivisering av ressursbruken og ikke minst en høyning av kvaliteten p tjenestetilbudet til innbyggerne i øst politidistrikt. Mitt forslag medfører en mer rasjonell lokalisering av politistasjons- og lensmannsdistrikt med færre ledere, mer robuste enheter, men beholder i stor grad lokal tilhørighet. Vaktog beredskap vil bli ivaretatt gjennom økt kapasitet og fleksibilitet. Det forebyggende arbeidet profesjonaliseres og styrkes betydelig. Arbeidet vil ha stort fokus gjennom dedikerte forebyggende avsnitt p alle enheter, herunder med politikontakter og næ rpol iti patruljer. Jeg foreslår at øst politidistrikt foreslås inndelt i to geografiske driftsenheter (GDE), med totalt 11 geografiske lokasjoner hvor det vil utføres direkte publikumsrettede polititjenester ut i fra. Jeg mener at forslaget oppfyller kriteriene lagt til grunn i nærpolitireformen. Prosjektnummer/dokumentreferanse: /

30 Prosjektnummer/dokumentreferanse: / *Merk: Politidistriktets hovedsete og politistasjons- og lensmannsdistrikt. geografiske driftsenheters hovedsete er også Sarpsborg Grense Nord/Sør Aurskog-Høland o GDE hovedsete I I [ Fredrikstad [7 Ullensaker Di Loii lensmannsdistrikt Politidistriktets Politistasjons- og 5.1 Kart over GDE, Iensmanns- og politistasjonsdistrikt i Øst Politimesteren iøstpolitidistrikt I Dato: I Side 13 av 14 Høring Effektiviserin av benesteenheter og tjenestesteder, øst pow str 30

31 øst politidistrikt, 14. oktober 6 Horingssvar Horing Eff ;h131nq av tjenesteenheter oq t nest :i,.:;t strkt I Politimesteren i øst politidistrikt I Dato: Side 14 av 14 Jeg skal utarbeide en tilrdning til effektivisering av politidistriktets politistasjons- og lensmannsdistrikt. Denne tilrdningen skal sendes Politidirektoratet innen Tilrdningen vil bygge p resultatet av tilbakemeldingene som er kommet gjennom møtene i styringsgruppen, møtene i politidistrïktets interimledergruppe, informasjonsmøtene med kommunestyrer, regionrd og formannskap, rapport fra arbeidsgruppen for lokal struktur, høringskonferansen 4. november og sist men ikke minst høringssvarene fra kommunene og arbeidstakerorganisasjonene. Jeg ønsker innspill og tilbakemeldinger p forslaget til ny organisering av politistasjons og lensmannsdistrikt som beskrevet i dokumentet, spesielt om følgende forhold: Polititilbudet i det enkelte politistasjons- og lensmannsdistrikt Inndelingen i nye politistasjons- og lensmannsdistrikt Geografisk plassering av nye politistasjons- og lensmannsdistrikt Navn p de nye politistasjons- og lensmannsdistrikt Inndelingen i nye geografiske driftsenheter (GDE) Geografisk plassering av hovedsetene i nye geografiske driftsenheter (GDE) Navn p de nye geografiske driftsenhetene (GDE) Ut over dette, står dere selvsagt fritt til anføre andre forhold dere mener er av betydning. Politimester Prosjektnummer/dokumentreferanse: /

32 Besøk: vestveien 16, 1400 Ski E-post: Post: Pb. 3390, 1402 Ski Servicenr: Politihuset i Ski Telefon: (+47) Org.nr POLITIMESTEREN forslag til effektivisering av tjenesteenheter og tjenestesteder Sluttrapport fra arbeidsgruppe lokal struktur med ved/egg Høringsrapport - politimesterens Ved/egg: Politimester )on Steven Hasselda li Frist for innspill og tilbakemeldinger: Mandag 2$. november 2016 Eller per e-post: post.follopolitiet.no 1402 Ski Pb Politimesteren i øst politidistrikt Høringssvar sendes: Ut over dette, står dere selvsagt fritt til anføre andre forhold dere mener er av betydning. Inndelingen i nye politistasjons- og lensmannsdistrikt Geografisk plassering av nye politistasjons- og lensmannsdistrikt Geografisk plassering av hovedsetene i nye geografiske driftsenheter (GDE) Polititilbudet i det enkelte politistasjons- og lensmannsdistrikt Navn p de nye politistasjons- og lensmannsdistrikt tnndelingen i nye geografiske driftsenheter (GDE) Navn p de nye geografiske driftsenhetene (GDE) politidistrikt slik det er beskrevet i rapporten, spesielt om følgende forhold: Jeg ber om tilbakemeldinger p forslaget til ny organisering av den lokale strukturen i øst Vedlagt følger mitt foreløpige forslag til lokal struktur med inkludert: STRUKTUR I ØST POLTIDISTRIKT HØRING AV POLTIMESTERENS FORELØPIGE FORSLAG TIL LOKAL / Ski, Deres referanse: Vr referanse: Sted, dato øst politidistrikt 0 POLITIET 32

33 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Iren Vestskogen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2016/ Kommunestyret 2016/ Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Hovedutvalg for administrasjon Utsendte vedlegg 1 Fellesinntekter 2 NAV 3 Sentraladministrasjon/fellesfunksjoner 4 Undervisning og oppvekst 5 Kultur 6 Helse og Omsorg 7 Teknisk 8 Oversikt pr. enhet Medsaksbehandlere <Kommunalsjefer> <Alle kommunalavdelinger> <Økonomikonsulenter> <Økonomiavdelingen> <Tall og tekst til de respektive områder> <Bistand i økonomiarbeidet> Økonomirapport pr. oktober 2016 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Pr. oktober rapporteres det fremdeles om en skjør balanse med en forbedring siden forrige rapportering. Vi nærmer oss slutten av et krevende år for kommunen hvor vi i henhold til forpliktende plan, skal øke underskuddsinndekning til 20 mill. kr mot 10 mill. kr i Rådmannen understreker at det er svært viktig for kommunalavdelingene å ha fortsatt holde trykket oppe og ha fokus på balanse. Dette for å sikre god økonomistyring og en sunn økonomi for årene fremover. Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: 33

34 Bjørg Lund (H) fremmet rådmannens innstilling. Ved votering ble rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Økonomirapporten tas til etterretning. Rådmannen arbeider videre med gjennomføring av tiltak for å sikre balansen i Rådmannens innstilling: 1. Økonomirapporten tas til etterretning. Rådmannen arbeider videre med gjennomføring av tiltak for å sikre balansen i Saksutredning: Bakgrunn Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: X Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Kommunestyret vedtok i sak 2015/ 154 budsjett for 2016: «..4. Rådmannen skal påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer månedlig sektorenes økonomi samt fremdrift på innsparinger og andre tiltak til formannskapet og kommunestyret» Rådmannen fremlegger med dette økonomirapporten pr. oktober Rapporten viser et tallmessig mindreforbruk på ca. 2,9 mill. kr. Halden kommune har vært igjennom krevende omstillings- og endringsprosesser de siste årene. Et stort fokus på inntektsoptimalisering og på å holde kostnadsnivået nede har ført til driftsbalanse de siste to årene. Vi er inne i nok et krevende år hvor det er svært viktig å bygge videre på det gode grunnlaget vi har opparbeidet oss. Rådmannen har balanse som overordnet mål og forventet resultat for Balanse ved utgangen av året og i årene fremover forutsetter et fortsatt stort fokus på systematisk arbeid for å sikre god økonomistyring, sunn økonomi og et handlingsrom for fremtiden. Årsprognose pr. oktober 34

35 Årsbudsjett, Årsbudsjett, Årsrognose pr. Prognoseavvik Tall i mkr opprinnelig inkl. endringer oktober pr. oktober Fellesinntekter , , ,192 1,659 Sentral/ Felles 100,354 99,495 99,892-0,397 NAV 57,296 57,296 55,808 1,488 Undervisning og oppvekst 610, , ,440-0,137 Helse og omsorg 586, , ,339 0,472 Teknisk 66,956 67,255 67,410-0,155 Kultur 41,374 41,374 41,353 0,021 VAR og Havn Totalt 0,000 0,000-2,951 2,951 Kommentarer Fellesinntekter I kommunene har skatteveksten så langt i år vært på 8,2 prosent. Veksten har vært omtrent stabil de siste fire månedene og er 0,5 prosentpoeng lavere enn regjeringens nyeste anslag. Ettersom skatteinntektene i november alltid er spesielt uforutsigbare, er det fullt mulig å komme opp på regjeringens vekstanslag. Årsaken til at skatteinntektene blir langt høyere enn opprinnelig antatt er i følge regjeringen ekstraordinært store uttak av utbytter til personlig skattytere for inntektsåret 2015, som trolig skyldes tilpasninger i forkant av skattereformen fra Det gir økt skatt på alminnelig inntekt, som deles mellom kommuner, fylkeskommuner og staten. Ikke siden 2006 har kommunesektoren hatt en så voldsom ekstra skattevekst i løpet av året. Den gang ble inntektene 7 milliarder høyere enn ventet. Når skatteinntektene øker nasjonalt, har det positiv effekt for alle kommuner. 100 kroner i økt skatteinntekt per innbygger gir i realiteten størst effekt for kommuner med skatteinntekter som ligger over 90 prosent av landsgjennomsnittet. For Halden kommune sin del kan dette bety en merinntekt på opp i mot 18 mkr i Usikkerheten er først og fremst knyttet til oppgjøret i november måned med fordeling mellom skattekreditorene. Rådmannen ønsker foreløpig å være tilbakeholden med prognosen og vil derfor ikke innarbeide en økning i skatteinntektene i denne rapporten. Rammetilskuddsprognosen for 2016 er i tråd med nivået som regjeringen anslo i vedtatt statsbudsjett for Budsjettet ble justert for reversering av skatteoppkreverreformen i forbindelse med 2. tertialrapport. Østfold Energi har fattet vedtak om å ikke utbetale utbytte i 2016 og dette er også budsjettjustert i forbindelse med 2. tertialrapport. En lav rente resulterer i reduserte renteinntekter fra startlån, dette kompenseres samtidig av lavere renteutgifter på driftskonto samt renteutgifter på løpende lån. Deler av denne differansen må sees opp i mot det prognostiserte merforbruket hos kommunalavdelingene. Resterende positive nettoeffekt av disse rentene ble budsjettjustert i forbindelse med 2. tertialrapport. Rådmannen ønsker å understreke viktigheten av å tilpasse seg et lavt kostnadsnivå, noe som er høyst nødvendig for videre drift og sunn økonomistyring i alle kommunalavdelinger. Rådmannen fortsetter derfor arbeidet med å bringe kommunalavdelingenes drift ned til de vedtatte rammene. NAV Prognosen for oktober viser et mindreforbruk. Iverksatte tiltak har god virkning og det er foreløpig ingen grunn til å redusere tiltakene. I tillegg til gode og effektive tiltak, er det gode systemer og rutiner som bidrar til kontroll. Noen usikkerhetsmomenter vil det allikevel være bl.a rundt utgifter og inntekter forbundet med bosettingen av flyktninger. Det samme med utgifter til økonomisk sosialhjelp. Det blir gjort fortløpende vurderinger i prognosearbeidet for å få en god oversikt. Sentraladministasjonen/Fellesfunksjoner 35

36 Sentraladministrasjon og fellesfunksjoner rapporterer, pr. oktober om et merforbruk på ca. 0,4 mill. kr. Fellesfunksjoner viser et merforbruk på 3,6 mill.kr, som i hovedsak dreier seg om feilbudsjettering av avskrivninger innenfor VAR-området som resulterer i lavere kostnadskompensasjon enn budsjettert for kommunen. Sentraladministrasjon med Rådmannen/politikk og Personal, økonomi og IT viser et positivt avvik og mindreforbruk på 3,2 mill.kr. Helse og omsorg Kommunalavdelingen rapporter om en prognose i balanse. Det vil fortsatt være nødvendig med stram kontroll med kostnadsnivå i alle enheter mot slutten av året. Tiltak i henhold til budsjett 2016 er innarbeidet, men det knytter seg usikkerhet til enkelte poster. I den siste tiden har vi sett betydelig økning av tjenester innenfor de fleste områder og dette vil kreve særskilt fokus. Blant annet betyr dette at man har fokus på antall årsverk og behovet for vikarbruk ved fravær hos fast ansatte. Målet er å holde kostnadene nede, men samtidig ha klare strategier for å rekruttere og samt å beholde riktig kompetanse for å møte behovene hos brukerne. Undervisning og oppvekst Viser til et lite merforbruk. Kommunalavdelingen har som mål å gå i balanse ved utgangen av året, men det er utfordringer knyttet opp mot barnevernstjenesten. Kultur Enheten rapporterer om et lite mindre forbruk. Men det hefter noe usikkerhet rundt Bryggakultursal. Teknisk Kommunalavdeling teknisk sin prognose pr. oktober tilsier et merforbruk på ca. 0,15 mill. kr. og det er ingen vesentlige endringer siden siste rapportering. Det rapporteres fortsatt om tilnærmet lik balanse på de fleste områder, med i hovedsak to unntak som sist; Eiendom og Rokke. Eiendom, isolert sett, presenterer pr. oktober et negativt avvik på ca. kr. 4,6 mill. kr. Av disse er ca. 3,9 mill. kr. knyttet til «andre utgifter», i hovedsak vedlikehold. Avviket dekkes til dels inn av en positiv inntektsprognose på Rokke avfallsanlegg. Vedlikehold av kommunens bygninger, veier og gater er på et minimum og kommunalavdelingen opplever det som svært utfordrende å møte de krav og forventninger som stilles både fra kommunens egne enheter og befolkningen ellers. VAR Innenfor VAR-området rapporteres det totalt et positivt avvik på ca. 6,1 mill. kr. Dette er sammensatt av mindreforbruk på ca. 7,4 mill. kr. på avløp som en følge av reduserte utgifter til bortkjøring av slam knyttet til omgjøring og oppdatering av renseanlegget, mindreforbruk på ca. 1,7 mill. kr. på renovasjon og et negativt avvik på vannområdet tilsvarende 3 mill. kr. I rådmannens budsjettforslag for 2017 er det ikke lagt opp til en økning av renovasjonsgebyret, mens vann- og avløpsgebyr er foreslått økt med 3,5 %. Brutto lønnsutvikling Tabellen under viser forbruk på fast og variabel lønn under respektive kommunalavdelinger/- områder, og hvordan disse er forbrukt i forhold til periodisert budsjett, samt prognose. Artsgruppe 10 Lønn til fast ansatte, også tillegg som kveld, helg, natt og helligdag. Artsgruppe Variabel lønn som vikarutgifter, ekstrahjelp og overtid. Artsgruppe 70 Fast lønn vedlikehold. (hovedsakelig knyttet til fordelingskapitler) 36

37 Omr. Artsgr. Artsgrp.navn Akk.regn Budsjett Prognose Sentral/felles inkl.nav Avvik årsprognose 10 Fastlønn Variabel lønn Undervisning og oppvekst 10 Fastlønn Variabel lønn Helse og omsorg 10 Fastlønn Variabel lønn Kultur 10 Fastlønn Variabel lønn Teknisk 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Halden Kommune 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold MND MND MND Regnskap Budsjett Regnskap i fjor Tabellen over viser bruttolønnsutviklingen i antall tusen kroner. Regnskapstall for oktober er ca. 0,5 mill. kr høyere enn budsjett og 1,5 mill.kr høyere fjorårets regnskapstall. Motsatt vei viser regnskapstall pr. november ca. 4,1 mill. kr. mindre enn budsjettert og ca 4,0 mill.kr mindre fjorårets regnskap. Hovedårsak til dette er lønnsoppgjør, inkludert etterbetaling, som delvis er utbetalt i oktober. De økte utgiftene i forhold til fjoråret skyldes i hovedsak lønnsveksten. I tillegg må det presiseres at periodiseringen ikke er 100 % nøyaktig ettersom den i hovedsak gjøres på et overordnet nivå samt at lønnsbelastningen vil variere fra år til år når helligdager havner i ulike perioder. Oppsummering av prognose og avvik 37

38 Periode 10/16 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Fellesinntekter , , , ,19 1,66 Brutto lønn 1 081, , , ,55-13,60 Refusjoner -48,89-59,53-58,26-58,52 0,26 Netto lønn 1 032, , , ,03-13,34 Andre utgifter 610,04 727,99 748,71 803,88-55,16 Andre inntekter -355,52-486,98-522,87-592,67 69,80 Totalt 1, ,95 2,95 Likviditet Grafen viser saldo på konsernkonto og brukt av trekkrettigheten fra og hittil i år. Trekkrettigheten ble, i begynnelsen av 2015, økt fra 350 mill. kr til 450 mill. kr og denne er videreført i Økningen på 100 mill. kr. tilsvarer ca. en måned med lønnsutbetalinger. Hittil i år har gjennomsnittlig bruk av trekkrettighet vært 122,9 mill. kr, mens gjennomsnitt fra og frem til i dag er 183,6 mill. kr. Likviditetsoversikten viser en forbedring i august. Årsaken til den isolerte forbedringen i juli skyldes i hovedsak låneopptak foretatt i forbindelse med løpende investeringer. Dette gjorde at likviditeten i en kort periode forbedret seg, men det er verdt å presisere at forventingene til de siste periodene i 2016 fortsatt er negative. Selv om man kan se en forbedring i likviditeten er det ikke er vesentlige endringer i driftssituasjonen som tilsier en så vidt sterk forbedring av likviditeten. Finans Halden kommune har per oktober 2016 et lånevolum på 1,99 mrd. kr. til eksterne långivere eksklusiv startlån. Andelen av gjeldsportefølje med bundet rente mer enn et år frem i tid utgjør 42,6%. Gjennomsnittlig rentebindingstid for porteføljen er 4,1 år. Porteføljen har en relativt høy sikringsgrad, noe som innebærer at risikoen for en økt rentekostnad i nærmeste fremtid er mindre sammenlignet med portefølje med lavere sikringsgrad. 38

39 Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Sett inn navn på den eller de som har dokumentert godkjenning av saken i ephorte eller slett denne linja> 39

40 40

41 NAV Periode 10/16 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt Prognosen for oktober viser et mindreforbruk. Iverksatte tiltak har god virkning og det er foreløpig ingen grunn til å redusere tiltakene. I tillegg til gode og effektive tiltak, er det gode systemer og rutiner som bidrar til kontroll. Noen usikkerhetsmomenter vil det allikevel være bl.a rundt utgifter og inntekter forbundet med bosettingen av flyktninger. Det samme med utgifter til økonomisk sosialhjelp. Det blir gjort fortløpende vurderinger i prognosearbeidet for å få en god oversikt. NAV- Halden vil rapportere på denne situasjonen hver måned. Bruttolønn Bruttolønn viser et merforbruk og årsak til dette er at både lønn til personer i introduksjonsordningen og kvalifiseringsprogrammet er justert også for resten av året. Dette har sammenheng med hvor mange som blir bosatt. Det blir søkt om tilskudd fra IMDI så snart alt det formelle er i orden. I prognosen er det denne gang justert for flere på introduksjonslønn. I desember 2015 ble «Prosjekt raskere bosetting» opprettet. Bemanningen ble styrket med to programveiledere, 1 prosjektleder og en boligoppfølger. Prognosen for bruttolønn viser et merforbruk, men prosjekt «raskere bosetting» har lønnsutgifter som ikke er avsatt i budsjettet. Mindreforbruk i 2015 skal benyttes bl.a til dette formålet. I tillegg er det innvilget prosjektmidler gjennom fylkesmannen i Østfold. Andre utgifter Sammenlignet med forrige rapportering, viser resultatet en nedgang i antall brukere på økonomisk sosialhjelp. Dette til tross for at det bosettes både familier på gjenforening og bosetting ihht vedtak i kommunestyret De to første månedene etter ankomst innvilges det økonomisk sosialhjelp. For rapporteringsperioden ser vi at vårt mål om at flyktninger som bosettes og som har rett og plikt til introprogram, kun skal ha sosialhjelp i de to første månedene etter bosetting. De skal da ha språkopplæring i tre dager og arbeidspraksis i to dager i sitt introduksjonsprogram. Nav-Halden utbetaler også over sosialhjelpsbudsjettet midler til Kirkens Bymisjon og tiltak for brukere.det samme også med Halden Arbeid og Vekst som har tiltaket «Arbeid Først». 41

42 Dette er et ledd i aktivitetsplikten for sosialhjelp. Kommunale indikatorer i målekortet: Kommunale indikatorer i målekortet:januar- September 2016 Antall som har mottatt økonomisk sosialhjelp. Antall langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp, og med sosialhjelp som hovedinntektskilde. Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp under 25 år. Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp som hovedinntektskilde med forsørgelsesplikt for barn under 18 år i husholdningen Antall deltakere i kvalifiseringsprogram Tabellen viser fremdeles nedgang i antall sosialhjelpsmottagere sammenlignet med forrige rapporteringsperiode. Status bosetting NAV-Halden har bosatt 40 personer ved utgangen av rapporteringsperioden og disse har vi fremskaffet boliger til på det private leiemarkedet. I tillegg har ytterligere 15 personer fått positivt svar og skal bosettes i løpet av oktober, november og desember. Av disse er det en familie som kommer som overføringsflyktninger i uke 42, bestående av 5 personer. Familiegjenforeninger Det har kommet 31 personer på familiegjenforening til Halden pr NAV- Halden har bistått flere av disse personene med å finne mer egnet bolig, enn den de ble bosatt i som enslig. Pr er vi ikke kjent med at ytterligere personer har fått innvilget familiegjenforening. Prosjekt «Raskere bosetting» 42

43 Leder for prosjekt «Raskere Bosetting» har i rapporteringsperioden hatt fokus på å fylle programmet til de som er i introduksjonsprogrammet. Det innebærer norskundervisning og språkpraksisplass. Denne satsningen er svært viktig dersom vi skal nå målet med Arbeid Først. En grundig kartlegging og en individuell plan danner grunnlaget for arbeidet videre. Programrådgiverne samarbeider med markedskonsulentene ved Nav om flere språkpraksisplasser. Det trengs ennå flere språkpraksisplasser. Boligoppfølger bistår med tilrettelegging i bolig og praktiskoppfølging. Boligskolen er svært vellykket og bidrar godt ved etableringen i en ny by. Det frivillige arbeidet er av storbetydning for inkluderingen, både Frivilligsentralen og prosjektets arbeid på området bidrar godt. Prosjektleder er også med i et samarbeidsprosjekt som omhandler radikalisering. 43

44 Sentraladministrasjon/fellesfunksjoner Periode 10/16 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Sentraladministrasjonen og fellesfunksjonene rapporterer et merforbruk på 0,4 mill.kr. Brutto lønn Brutto lønn viser et mindreforbruk på 2,2 mill.kr. Hovedårsak til dette er at lønnsoppgjør for 2016 ser ut til å bli noe lavere enn budsjettert. Denne reserven, foreløpig på omkring 1 mill. kr., ligger sentralt hos rådmannen. Refusjoner Refusjoner viser en prognose et lite negativt avvik på 0,03 mill.kr i forhold til budsjett. Refusjoner blir på sentral/felles lagt på et ansvar i budsjettet. Sykefraværet har gått noe opp siden fra samme perioden i fjor, fra 4,7 % til 6,8 % (fraværstall pr.oktober). Netto lønn Netto lønn viser et positivt avvik på ca. 2,3 mill. kr. Andre utgifter Prognosen på andre utgifter viser et merforbruk på ca. 20,6 mill. kr. Jamfør vedtak i kommunestyret har bruk av tidligere års regnskapsmessige overskudd blitt regnskapsført mot avsetning til disposisjonsfond. Andre inntekter Andre inntekter viser en prognose som er 17,9 mill. kr høyere enn budsjettert, sees i sammenheng med andre utgifter. 44

45 Periode 10/16 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endringer Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Periode 10/16 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endringer Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Periode 10/16 Regnskap Rådmannen/Politisk Personal, Økonomi og IT Fellesfunksjoner Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endringer Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet

46 Undervisning og Oppvekst Periode 10/16 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt Kommunalavdelingen for undervisning og oppvekst rapporterer om et lite merforbruk. Kommunalavdelingen har fortsatt som mål å gå i balanse ved utgangen av året, men det er store utfordringer knyttet opp mot barnevernstjenesten. Den enkelte enhetsleder har hatt og har stort fokus på å tilpasse tjenestetilbud i tråd med justert fordeling. Brutto lønn Samlet viser kommunalavdeling et merforbruk på lønn. Dette er relatert til merforbruk på følgende områder: Barnevern 2,2 millioner Barnehage 3 millioner, i hovedsak relatert til barn med særskilt behov og ansatte under omstilling. HKK 5,5 millioner, mye av dette er relatert til økte lønnsutgifter ved HKK. Økt andel flyktninger med rett til undervisning og gjennomføringen av tiltak vedtatt i budsjett Noe er relatert til enkelt elevers behov for spesielt tilrettelagt skolehverdag. Grunnskole 2,2 millioner, i hovedsak på barnetrinn som har fått ekstra undervisningstime i naturfag fra august Refusjoner Beregnet refusjon for sykelønn er høyere enn dagens sykefravær. Enhetene jobber for et større nærvær, noe som vil gi mindre sykelønnsrefusjon. Dette er en ønsket utvikling med hensyn til arbeidsmiljø og den enkelte arbeidstaker. Netto lønn Enheten har et merforbruk på netto lønn på 13,8 mill, en forbedring fra september. Dette må sees i sammenheng med økte inntekter opp mot budsjett. Andre utgifter 46

47 Barneverntjenesten viser i sin rapport til flere plasseringer utenfor hjemmet enn det er tatt høyde for i budsjettet. Andre inntekter De økte inntektene opp mot budsjett er økte inntekter til gjesteelever, tilskudd fra IMDI og refusjoner fra BUFDIR. Disse inntektene må sees opp mot andre utgifter kommunen har. Ved gjennomgang av kostnader og inntekter for HKK er kostnadene redusert i forhold til tidligere rapportering. Barnehagene melder om mindre inntekt grunnet nedgang i brukerbetaling, dette skyldes at flere foreldre har fått innvilget redusert oppholdsbetaling jfr. forskrift om oppholdsbetaling i barnehager. De private barnehagene mottar refusjon på redusert oppholdsbetaling og søskenmoderasjon noe de kommunale barnehagene ikke får. Sum område Alle skolene i Halden har fått justert sin budsjettramme, forventet grunnskole- og SFO-kutt er dermed fordelt. I forhold til varige SFO kutt kan endringer i vedtekter medføre noe mindre kostnader. Endringer i vedtekter ble i HUO vedtatt utsatt og tas opp igjen våren 2017, etter en ny utredning. Tiltak for å dekke inn avvik Det er gjennom året lagt opp til en svært restriktiv ressursbruk innen alle enhetene. 47

48 Kultur Periode 10/16 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Enheten rapporterer med et lite mindre forbruk. Etter 2. tertialrapporten har kommunalavdelingen budsjettjustert innenfor enheten for at økonomirapporten skal være samsvarende med driften i Brutto lønn: Positivt avvik på lønn kr 0,27 mkr. Kulturadministrasjonen og ungdom har positivt avvik på lønn mens kulturskolen og hovedbiblioteket har mindre negative avvik på lønn. Positivt avvik på lønn dekker opp for negativt avvik i andre utgifter. Refusjoner: Lavere fravær enn budsjettert Netto lønn: Samme som bruttolønn. Andre utgifter: Den lokale kulturelle skolesekken og den kulturelle spaserstokken er de som bidrar til at det er merforbruk på andre utgifter, de har også en inntekt som øker andre inntekter tilsvarende. Andre inntekter: Prognosen for billettinntekter er justert til 6 mill. kr med bakgrunn i utviklingen av billettsalg. Remmen svømmehall ligger noe under prognosen. Inntekter til den kulturelleskolesekken og spillemidler er med på å øke andre inntekter.. Sum område: Enheten leverer i balanse pr. september, men det hefter usikkerhet rundt Bryggakultursal og bokprosjektet. Tiltak for å dekke inn avvik: 48

49 Kommunalavdeling Helse og omsorg Periode 10/16 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Kommunalavdelingen rapporterer en prognose i balanse. Rådmannen understreker at prognosen fortsatt er forbundet med usikkerhet. Dette vil det redegjøres spesifikt og nærmere for under hvert hovedpunkt. Brutto lønn: Bruttolønn viser pr. oktober en årsprognose med et avvik på kr -276` for Kommunalavdelingen er en personelltung sektor hvor 90 % av netto ramme utgjør lønnskostnader. Usikre forhold knyttet til brutto lønn: Prognosen er forbundet med usikkerhet da sektoren har en svært kompleks drift 24 timer i døgnet, 365 dager i året. Hvordan 2016 vil utvikle seg med antall brukere, pleietyngde hos eksisterende og nye brukere, samt øvrige rettighetsfestede tjenester som skal ytes, vil være forbundet med usikkerhet helt inn til året er omme. Alle nevnte faktorer har innvirkning på behovet for antall hender i drift. Det er i 2016, som i 2015, sterkt fokus på antall årsverk, behovet for å besette stillinger, samt behovet for vikarbruk ved fravær hos fast ansatte. Samtidig må kommunalavdelingen ha klare strategier for å rekruttere og beholde riktig kompetanse for å møte behovene hos brukerne. Refusjoner: Kommunalavdelingen prognoserer foreløpig med et avvik på -41`. Det foretas løpende vurderinger i forhold til utviklingen av sykefraværet i kommunen og endringer i refusjoner vil forekomme. Gjenstående usikkerhet er refusjoner for november og desember. Netto lønn: Netto lønn prognoseres på bakgrunn av ovennevnte med et negativt avvik på totalt kr -318`. Andre utgifter: Det prognoseres et merforbruk på kr ` Årsaken til økningen skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 4,5` vedrører utvidet bemanning rundt enkeltbruker som vil omfattes av statlig refusjonsordning. 2) 4,0` kjøp fra byrå pga. manglende sykepleierdekning og økt press fra sykehuset vedrørende utskrivningsklare pasienter med omfattende bistandsbehov i en periode hvor det er særlig krevende å få tak i helsepersonell med rett kompetanse. 3) 6,5` økt bemanning driftsavtale pga. økte vedtak hos enkeltbrukere. 49

50 4) 7,3` kjøp av tjenester/ avlastning til brukere/ barn med psykisk eller fysisk utviklingshemming. Usikre forhold knyttet til «andre utgifter»: Det vil alltid foreligge en usikkerhet knyttet til ressursinnsats ved endringer i brukere og pasienters helsetilstand, nye tjenester som må iverksettes raskt, samt andre uforutsette hendelser. Kommunen skal være beredt på å ta imot de brukere som til enhver tid har behov for våre tjenester. Dette representerer en vesentlig utfordring i prognosearbeidet helt inn til året er omme. For tiden er det utfordringer ved besetting av sykepleiere og øvrig helsepersonell med riktig kompetanse, og dette gir økte bemanningsutgifter fra byrå. I tillegg har det kommet brukere med nytt eller økt bistandsbehov som det har vært nødvendig å kjøpe avlastningstjenester/ andre tjenester fra eksterne leverandører som kommunen har rammeavtale med. Dette gjelder særlig barn med psykisk eller fysisk utviklingshemming, hvor pårørende har krav på avlastning. Dette er blant annet saker hvor fylkesmannen har behandlet saker og vedtatt utvidet avlastning. Andre inntekter: Inntektene viser en merinntekt utover budsjett med kr `. Dette skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 8,2` økning ved inntektsoptimalisering rundt statlig refusjonsordning 2) 2,8` høyere pensjonærenes egenbetaling, basert på ) 4,4 ` i økt inntekt fra staten relatert til refusjonsordninger. 4) 6,0` Krav annen kommune igangsatt inndrivelse av 2015 inntekt 5) 1,0`Økte leieinntekter Usikre forhold knyttet til «andre inntekter»: Antall brukere med statsfinansiert spesialtiltak vil kunne endre seg gjennom 2016 og vil påvirke inntektsgrunnlaget tilsvarende. Utbetalingen fra Helsedirektoratet for ressurskrevende brukere er bokført i juli og er i tråd med det grunnlaget kommunalavdelingen har utarbeidet. For øvrig arbeider rådmannen kontinuerlig med inntektsoptimaliserende tiltak, samt har fokus på å søke relevante statlige tilskudd. Dette er et arbeid som pågår kontinuerlig og som vil påvirke inntektssiden ytterligere. Endringer vil fortløpende bli tatt med i prognosearbeidet og den månedlige rapporteringen. Nærmere om tiltak for å redusere kostnadsnivået: Det vil fortsatt være nødvendig med stram kontroll med kostnadsnivå i alle enheter mot slutten av året. Tiltak i henhold til budsjett 2016 er innarbeidet, men det knytter seg usikkerhet til enkelte poster som vil kreve særskilt fokus, jf. det som er skrevet over i forhold til bruttolønn. Pga. økte utgifter til avlastning, utover avsatte midler, er det videre behov for gjennomgang av bruken av avlastning og vurdering av tiltak for å få ned kostnaden. Utfordringen ligger i at avlastning er en rettighetsfestet tjeneste som kommunen plikter å tilby og kostanden styres av inngåtte rammeavtaler. Økonomiske usikkerhetsmomenter: Flere brukere som har vært under barneverntjenestens omsorg, og med omfattende bistandsbehov, fyller 18 år i Bufetat har orientert om at de ikke vil tilby ettervern frem til fylte 20. Disse har søkt bolig/ tjenester fra helse og omsorg eller slike søknader er varslet. Flere av brukerne er plassert og bor i dag i andre kommuner, men har varslet at de ønsker å flytte tilbake Halden. En bruker er nylig overført til Halden og er nå bosatt og mottar tjenester. Lønnskostnaden til bistand pr. bruker må overstige ,- før innslagspunktet for statlig refusjon inntrer. Over innslagspunktet refunderes 80 % av direkte lønnsutgifter. Andre utgifter dekkes ikke. Dette 50

51 medfører stor usikkerhet i forhold økte utgifter til etablering og drift rundt nye ressurskrevende brukere. Det er videre varslet i forslag til statsbudsjett for 2017 at innslagspunktet skal øke til kr ,-. Utgiftene påført i 2016 refunderes i 2017 etter de rammene som gjelder i Eventuelle endringer vil derfor også påvirke regnskapet for Videre er det stor pågang på langtidsplass sykehjem, og flere enn ønskelig får sitt behov ivaretatt på en korttidsplass. Ev. opprettelse av flere plasser er kostnadskrevende, og det foreligger pr. i dag ikke budsjetterte midler til dette. Det jobbes fortsatt med å finne løsninger innenfor økonomiske rammer, men det medfører en stor økonomisk usikkerhet. 51

52 Teknisk Periode 10/16 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt Økonomirapportering pr oktober tilsier et merforbruk på ca ,- kr. Det er små endringer siden forrige rapportering, noe som oppleves som positivt nå såpass sent i rapportåret. Det rapporteres fortsatt om tilsvarende balanse på de fleste områder, med i hovedsak to unntak som sist; Eiendom og Rokke. Eiendom, isolert sett, presenterer pr. oktober et negativt avvik på ca. kr. 4,6 mill. kr. Av disse er ca. 3,9 mill. kr. knyttet til «andre utgifter», i hovedsak vedlikehold. Avviket dekkes til dels inn av en positiv inntektsprognose på Rokke avfallsanlegg tilsvarende 2,9 mill. kr. samt mindreforbruk på lønn tilsvarende 1,4 mill. kr. som følge av at ett årsverk er overflyttet til renovasjon. Sum tilsvarende nevnte årsverk vil da ikke bli overført Rokke fra renovasjon i selvkostberegningen for utførte renovasjonsoppgaver på Rokke. Brutto lønn Bruttolønn pr. oktober 2016 tilnærmet lik balanse. Sektoren totalt viderefører en meget nøktern bemanning i flere avdelinger. To nye enhetsledere har hatt sin oppstart i august Dette er ivaretatt i prognosen. I september tiltrådte også ny prosjektleder i Eiendomsavdelingen. Denne stillingen belastes pågående og fremtidige investeringsprosjekter for å møte arbeidsmengden på området. Refusjoner Foreløpig et prognoseavvik på ca ,-. Refusjon sykepenger føres som inntekt. Sektoren har som mål å redusere sykefraværet ytterligere. Sykefraværet i teknisk sektor for 3. kvartal tilsier et fravær på 4,8 %. Dette er en reduksjon i forhold til 2.kvartal og 1,0 % høyere enn for samme periode i Endelige tall for siste rapporteringsmåned tilsier en sykefraværsprosent på 5,1 %. Netto lønn Positiv nettolønnsprognose pr. august på 0,7 mill. kr. Viser til kommentarer over. Andre utgifter Prognose pr. oktober tilsvarer et merforbruk i andre utgifter på tilsvarende 6,1 mill. kr. Dette er en forverring på gruppen isolert sett på ca. 1,5 mill. kr. siden forrige rapportering. Dette 52

53 skyldes enkelte prognosejusteringer på Park, Eiendom og interne overføringer. Avviket generelt er i stor grad knyttet til negativt avvik i eiendomsavdelingen tilsvarende 3,9 mill. kr., forvaltning vei 1,3 mill. kr. og brann 0,4 mill. kr. Rokke avfallsplass rapporterer om positiv prognose tilsvarende 1,2 mill. kr. under arten andre utgifter. Andre utgifter utvalgte områder: «Andre utgifter» Budsjett 2016 Prognose 2016 Avvik Eiendom Rokke avfallsplass Parkering Brann Drift og v. vei og g Andre inntekter Prognosen «andre inntekter» pr. oktober tilsier et positivt avvik på ca. 5,3 mill. kr. Størst er det positive avviket på Rokke avfallsplass som en følge av stor aktivitet på området. Andre inntekter utvalgte områder; «Andre inntekter» Budsjett 2016 Prognose 2016 Avvik Eiendom Rokke Brann Småbåthavn Parkering Sum område Økonomirapport pr oktober tilsier et negativt avvik tilsvarende ,- Kostnader for utførelse av nødvendige arbeider etter lekeplasskontroll ved skoler og barnehager er lagt på eiendom sitt område og påvirker prognosen med ,-. Dette er midler det i utgangspunktet ikke er budsjettert med i teknisk sektor. Tiltak For sektorens bevilgningsområder ellers opereres det med svært stramme rammer og ingen reserver. Vedlikehold av kommunens bygninger, veier og gater er på et minimum og det er utfordrende å møte de krav og forventninger som stilles både fra kommunens egne enheter og befolkningen ellers. Avvik forsøkes håndtert innenfor sektorens områder. 53

54 VAR Periode 10/16 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt Innenfor VAR-området rapporteres det totalt et positivt avvik på ca. 6,1 mill. kr. Dette er sammensatt av mindreforbruk på ca. 7,4 mill. kr. på avløp som en følge av reduserte utgifter til bortkjøring av slam knyttet til omgjøring og oppdatering av renseanlegget. Mindreforbruk på ca. 1,7 mill. kr. på renovasjon og et negativt avvik på vannområdet tilsvarende 3 mill. kr.. Utviklingen i 2016 og fondsutviklingen på området vil legge grunnlag for eventuelle justeringer av gebyrsatser for Oversikt under viser en prognose på fondsutvikling innenfor VAR-området med nåværende prognoser. I rådmannens budsjettforslag er det ikke lagt opp til en økning av renovasjonsgebyret. Vann- og avløpsgebyr er lagt inn med en økning på 3,5 %. Fondsutvikling VAR Vann Avløp Renovasjon Saldo Prognose Prognose fond Samlet er det stor aktivitet på både vann og avløp når det gjelder drift. Aktiviteten og fremdriften innenfor investeringsområdene i 2016 vil ha stor påvirkning på kapitalkostnadene, avhengig av hvor store verdier som aktiveres. Renteutviklingen påvirker også området. 54

55 Opprinnelig Med endr. Avvik Regnskap pr. Budsjett Budsjett Prognose pr. oktober Enhet oktober Fellesinntekter NAV Rådmannen IT Fellesfunksjoner Økonomi & plan Personal & Organisasjon Sum Sentral/ Felles Kulturadministrasjon Ungdomstilbud Remmen/Kultursal Tilskudd Bibliotek/Kulturskole/Frivilligsentral Sum Kultur & idrett Teknisk Forvaltning Miljø og Landbruk Plan Brann Rokke avfallsanlegg Teknisk Drift Kommunale bryggeplasser Kommunalsjef Teknisk Sum Teknisk Felles grunnskoletjenester Tistedal Skole Berg skole Folkvang skole Gimle skole Hjortsberg skole Låby skole Os skole Prestebakke skole Idd skole Risum skole Rødsberg skole Strupe skole Halden kompetansesenter PPT Barnehagene felles/private Bergknatten barnehage Bjørklund barnehage Karrestad barnehage Stangeløkka barnehage Tistedal barnehage Brekkerød barnehage Isebakke barnehage Familiens hus administrasjon Barneverntjenesten Helsesøstertjenesten Sum Undervisning og oppvekst Helse og omsorg Sykehjem Hjemmebaserte tjenester Basistjenester Koordinerende fellestjenester Sum Helse og omsorg T O T A L T Vann Avløp Renovasjon Feiervesen Havn VAR og Havn

56 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Cathrine Gjessing Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2016/ Kommunestyret 2016/ Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere <Økonomikonsulenter> <Økonomi> <Bistand> Rådmannens rapportering til kommunestyret 2017 Sammendrag av saken: Denne saken inneholder informasjon om de elementer som vil inngå i den månedlige, og den tertialvise, rapporteringen til formannskap og kommunestyre i Rådmannen legger opp til at den tertialvise rapporteringen vil være mer omfattende enn de månedlige rapporteringene. Fra rådmannens side legges det ikke opp til store endringer fra den rapporteringsstrukturen som har vært gjeldende i Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Elin Lexander (H) fremmet forslag til vedtak: Saken tas til orientering med følgende endring: Rådmannen bes rapportere om premieavvik for Halden kommune i sine tertialrapporter. Forslaget fra Lexander ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering med følgende endring: Rådmannen bes rapportere om premieavvik for Halden kommune i sine tertialrapporter. 56

57 Rådmannens innstilling: Saken tas til etterretning. Saksutredning: Bakgrunn Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: X Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Rådmannen vil med denne saken informere kommunestyret om innholdet i rapporteringen for Rådmannen vil også i 2017 utarbeide månedlige økonomirapporter i henhold til formannskapets innstilling til budsjett for 2016 vedtatt sak 2015/154, punkt 4 og 5. Tertialrapportene vil være mer utfyllende enn månedsrapportene og det fremkommer i saken hvilke elementer som vil være inkludert i de ulike rapportene. Rådmannens målsetting er at tertialrapporten skal være en effektiv og komplett rapportering som inneholder alle elementene kommunestyret skal ha tilbakemelding på. Rapporteringen i 2017 vil stort sett bygge på tilsvarende format som i Økonomirapportene tas opp som en politisk sak (PS) i Formannskapet og Kommunestyret. Hovedutvalgene tar opp økonomirapporten som referat sak (RS) og står fritt til å ta opp hele økonomirapporten eller velge kommunalavdelingens rapport i sin behandling. Månedsrapportering Det vil utarbeides månedlige økonomirapporter som vil inneholde informasjon om faste punkter. De ulike avsnittene i månedsrapporteringen er beskrevet kort under. Innledning/ generelt Innledning med henvisning til budsjettvedtaket som ligger til grunn for rapporteringen. Årsprognose pr. aktuell måned Tabellen viser budsjettområdenes årsbudsjett og regnskapsprognose ved utgangen av året samt en kolonne med avvik i forhold til budsjett. Kommentarer til prognosen - Under dette avsnittet kommenteres de største enkeltårsakene til avvikene innenfor kommunalavdelingene. Fellesinntekter Utgiftsområdene o NAV o Sentraladministrasjon o Fellesfunksjoner o Kultur o Undervisning og oppvekst o Helse og omsorg o Teknisk 57

58 Lønnsutvikling - Av kommunens driftsbudsjett utgjør lønn og sosiale avgifter en vesentlig del. Kontroll over kommunens utgifter kan derfor bare oppnås gjennom en kontroll over bruk av lønnsmidler og rådmannen vil derfor videreføre et avsnitt om dette i den månedlige rapporteringen. Oppsummering av prognose og avvik Oppsummering gjennom en tabell som viser avvikene pr. artsgruppe totalt for Halden kommune. Usikre elementer i prognosen Ved behov vil rapporten inneholde en beskrivelse av kjente, usikre elementer i prognosen. Det kan også være en beskrivelse av usikre elementer som eventuelt ikke kan tallfestes og derfor ikke er en del av prognosen. Rådmannens fokus for balanse i 2017 Ved avvik vil rådmannen beskrive tiltak for å komme i balanse i Kommunestyret gjøres likevel oppmerksom på at rådmannen ikke vil kunne foreslå tiltak som berører ansatte uten å overholde drøftingsplikten i henhold til hovedavtalen del B og 3-1. Det vil derfor ikke komme tiltak som krever drøfting i samme måned som et eventuelt avvik oppstår. Til det er tiden for kort mellom stenging av aktuell regnskapsperiode og fremleggelse av rapporten. Budsjettendringer Ved tiltak som krever budsjettendring vil rådmannen komme med forslag til budsjettendringer i økonomirapporten. Likviditet Halden kommune har en anstrengt likviditetssituasjon og rådmannen vil derfor månedlig informere kommunestyret om likviditetssituasjonen ved grafisk fremstilling av kommunens konsernkonto samt gjennomsnittlig av trekkrettighet. Vedlegg Detaljert oversikt over fellesinntekter, kommunalavdelingenes økonomirapporter samt en total oversikt pr. enhet vil følge som vedlegg til det månedlige saksfremlegget. Tertialrapportering Tertialrapporteringen vil være mer utfyllende enn månedsrapporteringen. Tertialrapporteringen vil i tillegg til punktene over inneholde informasjon og vurdering av utviklingen/ måloppnåelsen innen følgende områder: Styringsindikatorer måloppnåelse og videreutvikling av styringsindikatorene i vedtatt budsjett Årsverk Vedtak Nærvær Tilsyn opplysning om hvilke tilsyn som har blitt utført i perioden Avviksrapportering - i forhold til internkontrollsystemet. I henhold til gjeldende finansreglement skal det rapporteres to ganger pr. år i forhold til status på gjeldsporteføljen. Denne rapporteringen vil bli lagt inn som en del av den ordinære rapporteringen. Rådmannen anser det mest hensiktsmessig at følger rapporteringen ved 1. og 2.tertial. Årshjul Helhetlig styring for Halden kommune handler om å integrere rapportering med andre viktige elementer. Et element i denne sammenheng har vært å utarbeide et overordnet årshjul for Halden 58

59 kommune. Årshjulet har til hensikt å vise hvordan de ulike plandokumentene og prosessene skal fases inn i hverandre i forhold til ulike rapporteringer og politisk behandling gjennom året. Ved å øke bevisstheten om når ulike planer og rapporteringer skal ferdigstilles gjennom kalenderåret er målsettingen å få effektive og gode prosesser og unngå ekstraarbeid. Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Roar Vevelstad> 59

60 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Martin Vik Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 2016/ Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere Stortings- og sametingsvalg todagers valg Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Rådmannens innstilling: Stortings- og sametingsvalget 2017 avholdes som todagers valg i Halden kommune for kretsene Halden, Hjortsberg, Idd og Låby, med valgdager søndag 10. september med åpningstid kl 16:00 20:00 og mandag 11. september med åpningstid kl 09:00 20:00. Øvrige kretser (Prestebakke, Berg og Tistedal) holder åpent valgdagen mandag 11. september kl 09:00 20:00 Saksutredning: Bakgrunn I statsråd ble det besluttet at valgdagen for Stortings- og sametingsvalget 2017 blir mandag 11. september 2017 I henhold til Valgloven 9-2, pkt 2 så kan kommunestyret selv vedta at det på ett eller flere steder i kommunen skal holdes valg også søndagen før den offisielle valgdagen. Vedtaket må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Tradisjonen i Halden har vært at det avholdes todagers valg ved alle stemmesteder, selv om det innebærer merutgifter. For Stortingsvalget 2017 åpnes det for elektronisk avkrysning i manntallet. Dette innebærer at tidligere utfordringer med fremmedstemmer elimineres. Dette vil etter rådmannens syn åpne for muligheten for en mer fleksibel åpningstid mellom valgkretsene. Halden kommune har 2 kretser med forholdsvis lavt manntall (Prestebakke og Berg) Kretsen Tistedal er i mellomsjikt rent størrelsesmessig. I Halden har valgdeltakelsen ligget under landsgjennomsnittet, og rådmannen mener det kan være fornuftig å øke innsatsen på forhåndsstemming. Gitt den økonomiske situasjonen kommunen er i, anbefales det at man ser på effektiviseringsmuligheter innenfor valgbudsjettet for 60

61 å se om det kan frigjøres midler for gjøre en slik satsing. Eksempler på en slik satsing kan være økt tilstedeværelse der hvor folk befinner seg. Ved forrige valg hadde f. eks Halden kommune forhåndsstemming på Tistasenter noe som slo svært positivt ut. Ordningen med elektronisk avkrysning i manntallet vil i seg selv redusere behovet for personell i valglokalene. I praksis betyr det at velger blir registrert i «sanntid» (endelig avkrysset i manntallet) når stemmen avgis, uavhengig om velgeren avgir stemmen i egen krets. Samtidig innebærer en slik ordning at det må kjøpes inn like mange pc er som det er roder i kretsene. Innkjøpt IT-utstyr vil overføres til skolene etter valget, og vil således være et positivt bidrag til Haldenskolen. Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: X Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold X IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Generelt om de valgte kriteriene: Løsningsalternativer: 1. Halden kommune opprettholder 2 dagers-valg i hele kommunen. I Halden har dette lenge vært praksis selv om løsningen er kostnadskrevende. I henhold til valgbudsjettet gir ikke denne løsningen et økonomisk handlingsrom for å øke en satsing på forhåndsstemmegiving som igjen vil kunne øke valgdeltakelsen. 2. Det innføres 2 dagers-valg ved kretsene Halden, Hjortsberg, Idd og Låby. Øvrige kretser holder kun åpent på valgdagen mandagen 11. september. Grunnen til at rådmannen ønsker 1-dagsvalg i Tistedal krets er for å skaffe seg erfaringer med logistikk og ressursbehov i valglokalet. Tidligere har fremmedstemmer vært en utfordring ift å ha ulike åpningstider. Ved en innføring av elektronisk avkrysning i manntallet elimineres fremmedstemmer, og vil således ikke være utfordrende ved neste valg. Fremmedstemmer har vært ressurskrevende å håndtere og har tidligere forsinket det endelige valgresultatet. En ordning med å differensiere åpningstidene vil redusere utgiftene ved 3 kretser, og disse ressursene kan benyttes til en økt satsing på forhåndsstemming. Hvordan dette kan skje vil bli framlagt for Valgstyret. 3. Et tredje alternativ vil være å innføre 1 dags-valg i hele kommunen. Dette stiller store krav til logistikk og valglokalets evne til å motta mange velgere samtidig. En slik ordning vil derfor kreve full gjennomgang av valglokalene, og det vil også være nødvendig med en ressursøkning på personellsiden i flere av de store kretsene. Erfaringer fra andre kommuner om kødannelser ved valglokalene innebærer at rådmannen ikke vil anbefale en slik løsning. 61

62 Konklusjon Ved innføring av elektronisk avkrysning i manntallet åpnes en mulighet for å prøve ut differensierte åpningstider mellom valglokalene. En slik ordning vil kunne frigjøre ressurser til å øke satsingen på forhåndsstemming som igjen vil kunne bidra til å øke valgdeltakelsen. Rådmannen ønsker derfor at man i 2017 forsøker med en-dagsvalg i kretsene Berg, Prestebakke og Tistedal. Dokumentet er elektronisk godkjent av: 62

63 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Sven Stranger Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2016/ Kommunestyret 2016/ Utsendte vedlegg 1 Østfold kommunerevisjon IKS - ny selskapsavtale fra Særutskrift Østfold kommunerevisjon IKS - ny selskapsavtale fra Østfold kommunerevisjon IKS - ny selskapsavtale fra Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Østfold kommunerevisjon IKS - ny selskapsavtale fra ny behandling. Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: ØKR henstiller til Halden kommune om å endre/omformulere sitt vedtak i kommunestyret for ikke å stoppe hele sammenslutningsprosessen med Follo-kommunene til et nytt og større Østfold Follo kommunerevisjon IKS. Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Bjørg Lund (H) fremmet rådmannens innstilling. Ved votering ble rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Halden kommunestyre slutter seg til forslaget om selskapsavtale for Østfold Follo Kommunerevisjon IKS med organisasjonsnummer Gjennom representasjon i selskapet, Østfold Follo Kommunerevisjon IKS, vil Halden kommune gjennom sin eierstyring arbeide for at kommunens ønsker om forbedring i selskapsavtalen blir tatt til følge i en revidert avtale. Om kommunens ønsker ikke etterkommes senest i året 2017 forbeholder Halden kommune seg retten til å vurdere å melde seg ut etter selskapsavtalen og IKS lovens bestemmelser - dog med virkning pr. krav om uttreden som da anses sendt før

64 Rådmannens innstilling: 3. Halden kommunestyre slutter seg til forslaget om selskapsavtale for Østfold Follo Kommunerevisjon IKS med organisasjonsnummer Gjennom representasjon i selskapet, Østfold Follo Kommunerevisjon IKS, vil Halden kommune gjennom sin eierstyring arbeide for at kommunens ønsker om forbedring i selskapsavtalen blir tatt til følge i en revidert avtale. Om kommunens ønsker ikke etterkommes senest i året 2017 forbeholder Halden kommune seg retten til å vurdere å melde seg ut etter selskapsavtalen og IKS lovens bestemmelser - dog med virkning pr. krav om uttreden som da anses sendt før Saksutredning: Det vises til sak i formannskap og kommunestyre vedlagt i utskrift. Saksprotokoll i Kommunestyret Vedtak: Halden kommune gir rådmannen fullmakt til å inngå avtale med Østfold Kommunerevisjon IKS forutsatt at følgende punkter er oppfylt: Pkt. 6, om finansiering, vurderes endret slik at salg av alle revisjonstjenester også må ha inndekning for netto driftskostnader. Alle selskapets forpliktelser skal heretter fordeles etter andel årlig bruk av selskapets tjenester, slik at et ikke-brukende medlem/eier ikke pådrar seg det øvrige fellesskaps ansvar eks. for etterregulering av pensjonskostnader. Om kommunens ønsker her ikke etterkommes, forbeholder Halden kommune seg retten til å melde seg ut etter selskapsavtalen og lovens bestemmelser om IKS. Melding om vedtaket ble oversendt Østfold kommunerevisjon IKS i brev , hvor man fra vår side tilbød et snarlig møte for å drøfte saken. Det har siden vært løpende kontakt senest på ordførernivå med leder av representantskapet for ØKR ordfører i Sarpsborg, Sindre Martinsen-Evje. På vegne av styringsgruppen for sammenslåingsprosjektet sier han i e-post til samtlige deltakerkommuner: I sammenslåing, eller her som en utvidelse av Østfold Kommunerevisjon, vil jeg minne om at det er kritisk for videre fremdrift i prosessen at vedtakene vi nå skal fatte i kommunestyrene må være identisk i samtlige deltaker kommuner, og behandlet / vedtatt før Lager vi andre vedtak vil det stoppe eller forsinke prosessen mot en større og mer robust enhet. Follo kommunene har vedtatt det anbefalte vedtaket: «Kommunestyret slutter seg til forslaget om selskapsavtale for Østfold Follo Kommunerevisjon IKS med organisasjonsnummer ». Det opplyses i kontakten at man antar, basert på erfaring i andre slike selskaper, at alle deltakerkommuner må fatte samme vedtak for at ikke framdriftsplanen, om at selskapet skal være en realitet , ikke skal stoppe opp. Dette med bakgrunn bla. i kravene til omregistrering av selskapet i Brønnøysundregistrene. Spørsmålet er ikke direkte omtalt i kommunelovens 27, men lov om interkommunale selskaper 4 krever tilslutning fra samtlige i representantskapet ved bla. opptak av nye deltakere jf. også forslaget til ny selskapsavtale 17. Et fremlagt forslag til løsning fra ØKR er videre at Halden kommunestyres vedtak da følgelig ikke direkte inneholder vilkår knyttet til selve vedtaket om tilslutning til selskapsavtalen. Heller et to-delt vedtak hvor Halden kommune i pkt. 2 tar opp sin sak gjennom sin alminnelige eierstyring men ikke som et vilkår nå for å støtte ny selskapsavtale. 64

65 Det henstilles derfor fra ØKR om at Halden kommune endrer sitt vedtak i den retning slik at ikke selve opptaksprosessen av nye deltakere blir stoppet av Halden kommunestyres vedtak nå. Et utkast til vedtakstekst drøftet mellom partene i denne kontakten, som kan oppfylle ØKR sine behov for fremdrift, samt med tillegg som kan oppfylle Halden kommunestyres uttrykte behov i kommunestyrets vedtak , kan da eksempelvis være lydende slik: 1. Halden kommunestyre slutter seg til forslaget om selskapsavtale for Østfold Follo Kommunerevisjon IKS med organisasjonsnummer Gjennom representasjon i selskapet, Østfold Follo Kommunerevisjon IKS, vil Halden kommune gjennom sin eierstyring arbeide for at våre ønsker om forbedring i selskapsavtalen blir tatt til følge i en revidert avtale. Om kommunens ønsker ikke etterkommes senest i året 2017 forbeholder Halden kommune seg retten til å vurdere å melde seg ut etter selskapsavtalen og IKS lovens bestemmelser - dog med virkning pr. krav om uttreden som da anses sendt før Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Sett inn navn på den eller de som har dokumentert godkjenning av saken i ephorte eller slett denne linja> 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75

76 76

77 77

78 78

79 79

80 80

81 81

82 82

83 83

84 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Sven Stranger Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2016/ Kommunestyret 2016/ Utsendte vedlegg 1 Østfold kommunerevisjon IKS - ny selskapsavtale fra Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Østfold kommunerevisjon IKS - ny selskapsavtale fra Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Halden kommune støtter og godkjenner den nye selskapsavtalen, men med forutsetninger om endringer deretter i selskapsavtalen/vedtekter for IKS,et. Rådmannens innstilling: Halden kommune støtter og godkjenner den nye selskapsavtalen. Det er dog under forutsetning av at: Det nye styret umiddelbart tar opp til vurdering å endre pkt. 6 om finansiering slik at salg av alle revisjonstjenester også må ha inndekning for netto driftskostnader, Samt også at alle selskapets forpliktelser heretter bør fordeles etter andel årlig bruk av selskapets tjenester, slik at et ikke-brukende medlem/eier ikke pådrar seg det øvrige felleskaps ansvar eks. for etterregulering av pensjonskostnader. Om kommunens ønsker her ikke etterkommes forbeholder Halden kommune seg retten til å vurdere å melde seg ut etter selskapsavtalen og IKS-loven sine bestemmelser. Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Fredrik Holm (H) fremmet forslag til vedtak: Halden kommune gir rådmannen fullmakt til å inngå avtale med Østfold Kommunerevisjon IKS forutsatt at følgende punkter er oppfylt: Pkt. 6, om finansiering, vurderes endret slik at salg av alle revisjonstjenester også må ha inndekning for netto driftskostnader. 84

85 Alle selskapets forpliktelser skal heretter fordeles etter andel årlig bruk av selskapets tjenester, slik at et ikke-brukende medlem/eier ikke pådrar seg det øvrige fellesskaps ansvar eks. for etterregulering av pensjonskostnader. Om kommunens ønsker her ikke etterkommes, forbeholder Halden kommune seg retten til å melde seg ut etter selskapsavtalen og lovens bestemmelser om IKS. Ved votering ble forslaget fra F. Holm enstemmig vedtatt. Vedtak: Halden kommune gir rådmannen fullmakt til å inngå avtale med Østfold Kommunerevisjon IKS forutsatt at følgende punkter er oppfylt: Pkt. 6, om finansiering, vurderes endret slik at salg av alle revisjonstjenester også må ha inndekning for netto driftskostnader. Alle selskapets forpliktelser skal heretter fordeles etter andel årlig bruk av selskapets tjenester, slik at et ikke-brukende medlem/eier ikke pådrar seg det øvrige fellesskaps ansvar eks. for etterregulering av pensjonskostnader. Om kommunens ønsker her ikke etterkommes, forbeholder Halden kommune seg retten til å melde seg ut etter selskapsavtalen og lovens bestemmelser om IKS. Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Geir Helge Sandsmark (V) tiltrådte før behandling av saken Truls Breda (V) fratrådte. Jan Erik Herft (H) ble permittert og fratrådte møtet. Deretter 38 representanter til stede. Bjørg Lund (H) fremmet formannskapets innstilling. Ved votering ble formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Halden kommune gir rådmannen fullmakt til å inngå avtale med Østfold Kommunerevisjon IKS forutsatt at følgende punkter er oppfylt: Pkt. 6, om finansiering, vurderes endret slik at salg av alle revisjonstjenester også må ha inndekning for netto driftskostnader. Alle selskapets forpliktelser skal heretter fordeles etter andel årlig bruk av selskapets tjenester, slik at et ikke-brukende medlem/eier ikke pådrar seg det øvrige fellesskaps ansvar eks. for etterregulering av pensjonskostnader. Om kommunens ønsker her ikke etterkommes, forbeholder Halden kommune seg retten til å melde seg ut etter selskapsavtalen og lovens bestemmelser om IKS. Saksutredning: Bakgrunn: Halden kommune er deltaker i det interkommunale selskapet Østfold kommunerevisjon IKS (ØKR) pr. underskrevet og i Halden kommunestyre godkjent selskapsavtale pr (vedlagt). 85

86 Dette selskapet var en direkte videreføring av Østfold kommunerevisjon opprettet av Fylkesmannen i Østfold. Halden kommunes eierandel i selskapet er på 14%, og er basert på deltakerkommunenes folketall. De enkelte kommuner hefter med hele sin formue for sin aktuelle andel av selskapets samlede forpliktelser, og er lik eierandelen. Kommunelovens bestemmelse: 78.Revisjon 1. Revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk. 2. Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 3. Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. 4. Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. 5. Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. 6. Revisor kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som revisor finner nødvendige for å gjennomføre oppgavene. 7. Revisor har taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 til 13 e. 8. Departementet kan gi forskrifter om revisjon. Primærhensynet bak valget om å delta i et interkommunalt revisjonsselskap var at deltakelse i selskapet sikret kommunen leveranse av de lovpålagte revisjonstjenestene fra selskapet. Halden kommune har i de senere år (siden 2010) i stedet valgt å konkurranseutsette både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Meningen med kommunens deltaking i selskapet har således bortfalt, og man har tidligere vært i underhåndskontakt om en mulig utmelding for Halden sin del av selskapet, noe som da ikke var ønsket. I henhold til dagens konkurranseutsatte inngåtte avtaler om revisjonstjenester kjøper kommunen nå: Regnskapsrevisjon av Deloitte AS årlig pris kr Forvaltningsrevisjon av Østfold kommunerevisjon IKS (fordi de vant den frie anbudskonkurransen, og ikke basert på vår eierandel/rettighet) årlig pris kr I tillegg betaler Halden kommune et årlig driftstilskudd til Østfold kommunerevisjon IKS basert på sin andel av selskapets netto driftskostnader årlig kr Se for øvrig ØKR sitt brev til kommunen pr (vedlagt). De interkommunale kommunerevisjonsselskapene og de private både norske og de store internasjonale revisjonsselskapene konkurrerer om de kommunale revisjonsoppdragene, og det har blant annet blitt pekt på ulike konkurransevilkår til fordel for, og lavere kvalitet hos IKS,ene. I forslaget til ny kommunelov nå NOU 2016:4 foreslås at det etableres en nasjonal ordning for kvalitetskontroll med revisorer i kommunesektoren, og at dette forankres i kommuneloven, etter mønster av den kvalitetskontrollen som revisorer i privat sektor er underlagt etter revisorloven. Prosess med opptak av nye deltakerkommuner. Representantskapet jf. selskapsavtalens 7 og 8 behandlet i møte et forslag til ny og revidert selskapsavtale hvor det i tillegg til de 7 deltakende Østfoldkommuner (Indre har sitt eget selskap), og tiltrer som eiere/medlemmer i selskapet 4 Follo-kommuner. I sak 18/16 vedtar representantskapet å godkjenne utkast til ny selskapsavtale for Østfold Follo kommunerevisjon IKS, og anbefaler den lagt frem for deltakerkommunenes kommunestyrer for endelig godkjenning. 86

87 Utfra hensynet til kvalitet, kompetanse og konkurransedyktighet støtter Halden kommune forslaget om opptak av Follo-kommuner som ytterligere deltakere vi tror det er bra for IKS,et å bli et større bla. med mulighet for større og bredere fagmiljø og kompetanse etc. Avtaleforslagets 5 og 6 omhandler selskapets økonomiske forhold. I den gamle avtalen fra 2004 var det intet krav til kapitalinnskudd fra eierne. Den nye avtaleforslaget inneholder et krav om innskuddsplikt med et beløp som tilsvarer påløpte pensjonsforpliktelser iht. deltakerandel i selskapsavtale ØKR fra For Halden sin del er dette beregnet til å være kr basert på vår eierandel (mens prosentvis bruk da må antas å ha vært lavere) vi har hatt privat revisjonsleverandør på regnskapsrevisjon siden Ved inn-og uttreden av deltakerkommuner beregnes nye andeler. Utkastets 6, Finansiering, stadfester selskapets praksis med at eierne må dekke fordelte netto driftskostnader, og deltakerkommunene skal da få utført revisjonstjenester i forhold til kommunens andel av netto driftskostnader. Når Halden har valgt full konkurranseutsetting av tjenesten blir dette årlige bidraget en slags dobbeltbetaling (selv om de ikke er en stor sum), og en mulig konkurransefordel i form av denne offentlige støtten vi gir til kun èn av konkurrentene om våre revisjonsoppdrag. Vi forstår utkastet til selskapsavtale slik at kommunen, uansett om man blir med videre eller ikke må innbetale summen kr Når dette pensjonsspørsmålet da nå er tallfestet bør det være riktig igjen å stille spørsmålet om kommunen fortsatt bør delta eller nå ved utvidelsen, bruke anledningen til å melde seg ut jf. utkastets 18. Om det er en motpost i verdier i selskapet er vi foreløpig ikke kjent med. Denne tematikken burde mer naturlig vært tatt opp under kommunestyrestyrets behandling av ny eierskapsmelding, men svarfristen denne høsten i denne foreliggende saken om ny selskapsavtale for revisjons-iks,et gjør at vi nå må ta denne problemstillingen med. Konklusjon: Det finnes flere alternativer alt fra fortsatt å være medlem, evt. å vurdere om selskapets tjenester mer skal brukes (egenregi) til nå å bestemme seg for å melde seg ut eks. før (ett års oppsigelsesfrist). Rådmannen anbefaler følgende mellomløsning: Halden kommune støtter og godkjenner den nye selskapsavtalen. Det er dog under forutsetning av at: Det nye styret tar opp til vurdering å endre pkt. 6 om finansiering slik at salg av alle revisjonstjenester også må ha inndekning for netto driftskostnader, Samt også at alle selskapets forpliktelser heretter bør fordeles etter andel årlig bruk av selskapets tjenester, slik at et ikke-brukende medlem/eier ikke pådrar seg det øvrige felleskaps ansvar eks. for etterregulering av pensjonskostnader. Om kommunens ønsker her ikke etterkommes forbeholder Halden kommune seg retten til å vurdere å melde seg ut etter selskapsavtalen og IKS-loven sine bestemmelser. Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Sett inn navn på den eller de som har dokumentert godkjenning av saken i ephorte eller slett denne linja> 87

88 Halden kommune Juridisk Østfold kommunerevisjon IKS Råkollvn ROLVSØY Deres ref: Vår ref: Arkivkode: Saksbehandler: Dato: 2016/ Sven Stranger, Østfold kommunerevisjon IKS - ny selskapsavtale fra Halden kommunestyre gjorde i møte slikt enstemmig vedtak: Saksprotokoll i Kommunestyret Vedtak: Halden kommune gir rådmannen fullmakt til å inngå avtale med Østfold Kommunerevisjon IKS forutsatt at følgende punkter er oppfylt: Pkt. 6, om finansiering, vurderes endret slik at salg av alle revisjonstjenester også må ha inndekning for netto driftskostnader. Alle selskapets forpliktelser skal heretter fordeles etter andel årlig bruk av selskapets tjenester, slik at et ikke-brukende medlem/eier ikke pådrar seg det øvrige fellesskaps ansvar eks. for etterregulering av pensjonskostnader. Om kommunens ønsker her ikke etterkommes, forbeholder Halden kommune seg retten til å melde seg ut etter selskapsavtalen og lovens bestemmelser om IKS. Utskrift av sakens behandling følger vedlagt, og vi viser til den. Som det fremgår slutter ikke kommunestyret seg til den nye selskapsavtalen uten forbehold. Bakgrunnen er Halden kommunes gjeldende prinsipp om at vårt kjøp av revisjonstjenester fortsatt skal konkurranseutsettes. Siden kommunestyret gir rådmannen fullmakt videre i saken mht. denne forutsetningen foreslås fra vår side et snarlig møte mellom Halden kommune på administrativt nivå, og Østfold kommunerevisjon IKS - for en gjennomgang av saken. Med hilsen Roar Vevelstad rådmann Sven Stranger fagleder/seniorrådgiver Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Postboks 150, 1751 Halden Storgata E-post: Internett: Telefaks: Org.nr: postmottak@halden.kommune.no

89 Vedlegg: 1 Særutskrift Østfold kommunerevisjon IKS - ny selskapsavtale fra Kopi til: Thor Edquist Ordføreren 89 Side 2 av 2

90 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: P / Torkel Varfjell Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 2016/ Kommunestyret 2016/ Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere Anne Marthe Bye Teknisk forvaltning Avtaleutkast og juridiske vurderinger Drift og organisering av de kommunale bryggeplassene Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: I havnestyremøtet ble det vedtatt en ytterligere gjennomgang av eventuell annen organisering og drift av de kommunale bryggeplassene. Halden Båtforening (HBF) har ytret et ønske om en overtagelse og utvikling av bryggeplassene, men er av den oppfatning at kommunen må stå for vedlikehold og mulige investeringer i teknisk infrastruktur fram til bryggekantene. Det har vært gjennomført flere møter med HBF og administrasjonen hvor man har kommet fram til en enighet om innholdet i en mulig avtale. Det er kun de økonomiske forhold rundt saken det ikke er oppnådd enighet om. Årsaken til dette er at kommunen blir sittende igjen med vesentlige kostnader som ikke er finansiert gjennom en potensiell overdragelse. I tillegg må kostnaden i avtaleforpliktelser ha et økonomisk grunnlag som ikke finnes når inntektene fra utleie av bryggeplasser forsvinner. I denne saken skal rådmannen redegjøre for hvordan en avtale med HBF kan presenteres, men også argumentere for at oppgavene med drift av de kommunale bryggeplassene bør beholdes som kommunal virksomhet. Dette underbygges av regnskapstall og en opplisting av oppgaver som uansett må ivaretas ved et eventuelt salg av de kommunale bryggeanleggene. Plasstillitvalgte er orientert om framdriften og forholdene rundt saken på møte Kommunen har nå mottatt et tilbud fra HBF som medfører at det ikke er dekning for en årlig sum på kr ,- i forhold til de oppgavene som kommunen uansett skal utføre ved en driftsoverdragelse. Saksprotokoll i Havnestyret Behandling: Henrik Rød (FrP) fremmet forslag til vedtak: Saken oversendes til Kommunestyret uten realitetsbehandling i Havnestyret. Ved votering ble forslaget fra Rød vedtatt mot 4 stemmer (MDG, AP). 90

91 Vedtak: Saken oversendes til Kommunestyret uten realitetsbehandling i Havnestyret. Rådmannens innstilling: De kommunale bryggeplassene beholdes som en kommunal virksomhet. Saksutredning: Bakgrunn Halden havn har de siste årene redusert sin driftsavdeling fra 5 til 3 heltidsansatte. Det er i dag stor fleksibilitet blant mannskapene, og alle benyttes i arbeidsoppgaver både innenfor havnevirksomheten og mot gjøremål for de kommunale bryggeplassene. Dette er nødvendig for den måloppnåelsen virksomheten jobber etter. Flere av de faste operasjonene krever minimum 2 mann til utføring, både av sikkerhetsmessige grunner og etter gjeldende HMS reglement. På den måten er det ikke forsvarlig å redusere arbeidsstokken i driftsavdelingen ytterligere. Det er ikke mangel på nødvendige og fornuftige oppgaver som bør og skal ivaretas. I 2014 ble det startet et arbeid med å organisere økonomien i hele havnevirksomheten etter de krav myndighetene stiller i Havne- og farvannsloven, som omfatter et tydelig skille på selve havnedriften og den delen av virksomheten som knyttes til de kommunale bryggeplassene. Det er først i regnskapsåret 2016 at dette arbeidet presenterer et korrekt bilde og kan synliggjøre et «overskudd» i de to hovedansvarsområdene. ØKONOMIOVERSIKT KOMMUNALE BRYGGEPLASSER OG GJESTEHAVN FRA År Inntekt Utgift Over/Underskudd Kommentarer , , ,- Vedlikehold ,- Brukt bundne driftsfond i årsoppgjør , , ,- Inndekket andre områder fra teknisk sektor i årsoppgjør , , ,- Brukt av bundne driftsfond ,- Det første året hvor det ble betalt for bryggeplasser til Tista eiendom Vedlikehold ,- Lønn ført med 2 stillinger til drift av gjestehavn Vedlikehold , (hittil) , , ,- Lønn ført med 2 stilling til Halden Turist. Vedlikehold 91

92 ,- Det ble i august 2014 ansatt en administrativ ressurs i havna, blant annet for bedre samlet total oversikt og skille økonomien til de kommunale bryggeplassene fra den øvrige havnedriften. Derfor vedtok havnestyret høsten 2014 en markedstilpassing av bryggeleien, slik at prisene fikk en total økning på ca 30 % fra sesongen Noen bryggeplasser ble mye dyrere og andre fikk en mindre økning. Nå presenteres enhetlig pris for alle bryggeanlegg i Halden, men på grunn av prisøkningen, har flere sagt opp sine plasser i 2015 og Bryggeplassene har totalt et belegg på ca 65 %, men det er relativt fullt på indre havn. (Verven og Langbrygga) Servicehuset til Gjestehavna har en fast leieavtale med Kynningsrud Eiendom og koster kr ,- i året. I tillegg kommer utgifter til strøm vann. Plassene som leies av Tista eiendom koster ansvaret kr ,- årlig, og det er kun minimale inntekter på disse. Plassene har ikke tilgang på strøm og vann, slik det er ellers i elva. Tista har stor ledig kapasitet. Det er i hovedsak den lave seilingshøyden under broene som skaper problemer med belegget for disse bryggene, men det skal ikke legges skjul på at det her er fler innbrudd og hærverk en ved de andre anleggene. Alle bryggene er gamle, opptil 40 år, og ikke tilpasset dagens båtbruker når det gjelder størrelse og standard på plassene. Det har ikke vært foretatt utskifting og nyinvestering av flytende anlegg på mange år - kun vedlikehold. Havnas oppgaver Ved en eventuell avtale om overdragelse av de kommunale bryggeplassene blir det uansett nødvendige oppgaver som må utføres av personalet i havna. Dagens mannskaper har, som nevnt, kunnskapen og fleksibiliteten rundt det å utføre arbeidet som kreves, både på kaianleggene og til bryggeplassene. Nedenfor presenteres et kostnadsbilde hvis driften av bryggeplassene skal selges. Altså utgifter som uansett påløper. Halden Båtforening gir klart uttrykk for at de ikke ønsker å overta disse oppgavene, fordi de mener at dette er arbeid som kommunen må videreføre ansvaret for. Vedlikehold av bryggepromenadene og issikring av pæler til disse er helt nødvendig for å holde kostnadene nede. Meter m2 Vedlikehold pr m2 Kostnad pr år ,- kr ( ,-)* Mannskap Timer Kostnad Totalt 0, ,- kr ,- Bobleanlegg Mannskap Timer Totalt m 0, ,- Avfallshåndtering Mannskap Timer Totalt 45 sekkestativer 0, ,- Årlig Kostnad ,- ========= *Vedlikehold på ca 1000 meter bryggepromenade (fra Porsnes til Broa) har mindre belastning en øvrige brygger og kostnadene i dette området (ca 3500 kvm) kan reduseres. Total kostnad pr. år blir således kr ,- Faste avtaler inngått av kommunestyret som belaster ansvarsområdet i 13 år til. 92

93 Leie av 30 bryggeplasser ved Rema 1000/Europris kr ,- Total årlig kostnad for drift ved avtaleinngåelse med HBF. kr ,- =========== Administrasjonen av de kommunale bryggeplassene krever ca 1/2 stilling (inklusiv formidling, programmering og fakturering). Gjestehavna har i 2016 vært driftet av Halden Turist mot et tilskudd på kr ,-. Det er et ønske fra turistkontoret å beholde denne oppgaven for og kunne ha et åpent Turistkontor i helgene sommertid. Men med dagens ordning med gjestehavndrift av turistkontoret, kan ikke gjestehavna isolert sett synliggjøre overskudd på driften. Gjestehavna disponeres hvert år av HBF i forbindelse med Mat og havnefestivalen den siste helgen i juni. Inntektene fra havna denne helgen går til båtforeningen. Det har i tidligere saksframlegg vært påpekt fordeler med at bryggeplassene driftes av en ideell forening slik det gjøres i flere andre kommuner i nærområdet. Det er viktig at kommunen har et godt og ryddig samarbeid med organisasjonene for å kunne gi et best mulig tilbud med de ressursene som finnes. Verdivurdering av anleggene. Alle bryggeplassene til fritidsfartøyer i Halden Havn har i år fått en verdivurdering, utført av Prosjektforum AS. Denne konkluderer med at verdien på anleggene er kr ,-. I dette er mulighetene for årlig omsetning lagt til grunn. Samtidig gir vurderingen en antatt beleggsprosent for bryggeplassene gjennom året. I all hovedsak stemmer verdivurderingen med den årlige omsetningen ansvaret presenterer. Hvis det skal etablere nye brygger beregnes ca kr ,- pr. løpemeter, (noe dyrere på flytende anlegg av god kvalitet). Våre brygger har en samlet lengde på meter (bryggepromenade på pæler) samt ca 600 meter med flytebrygger (inklusiv drivstoffanlegget). Således ville en nyinvestering i anleggene kommet på over ca kr ,-. Senest i 2014 ble det rehabilitert og bygget nytt nederst i Tista. Den is sikring som hvert år utføres har ca 1000 meter bobleanlegg som dekker hele indre havn (og Verven) Dette er altså ikke bobleanlegg for å kunne holde havna isfri, men utstyr som sikrer at de pælene bryggene hviler på ikke for skader av isen og medfører enda større vedlikeholdskostnader. Halden Båtforenings tilbud. Halden Båtforening (HBF) er villige til å betale kr ,- for kjøp av våre bryggeanlegg. (Verdivurderingen til Prosjektforum AS tilsier at verdien er kr ,-). I tillegg bekreftes årlige leiesummer for kr ,- (pluss indeksregulering) Dette gjelder for alle bryggeplassene, gjestehavna og opplagsområde. HBF vil ivareta all avfallshåndtering rundt Langbrygga og Gjestebrygga. Dette har interne kostnader på kr ,-. 93

94 HBF ønsker en leieavtale, eller festekontrakt for anleggene, på 99 år. Administrasjonen har ikke lagt inn tall i forsalget til avtale fordi det er uenighet med HBF om nivåer til både kjøp og årlige leiekostnader. Et salg for kr ,- anses som lavt i forhold til taksten. Denne summen kan påvirke «formuebevaringsprinsippet» til kommunene, hvor et tap ved salg må dekkes gjennom driftsbudsjettene. Den investeringen som er foretatt i bryggeanleggene har i tillegg blitt utført med midler fra økonomien etter områder som reguleres av Havne- og Farvannslovgivningen. Derfor må et eventuelt salg kunne synliggjøres med en tilbakeføring og styrking av «Havnekassa». Et utdrag vedrørende formueforvaltning til saken: I notatet «tidspunkt for regnskapsføring av utgifter, utbetalinger og tap i kommuneregnskapet»... har foreningen i forbindelse med et svar til Bergen kommune vurdert at det er virkelig verdi på overdragelsestidspunktet (det kommunen kunne fått ved salg) som skal legges til grunn for beregning av tilskuddet. Tilskudd skal som kjent føres i driftsregnskapet. Det betyr at dersom kommunen velger å gi bort et anleggsmiddel vederlagsfritt, så skal virkelig verdi legges til grunn for å beregne tilskuddets størrelse, som igjen skal bokføres i driftsregnskapet. Det er videre rådmannens tolkning at å selge et anleggsmiddel til 1 kroner er å anse som vederlagsfritt i denne sammenheng. Dette betyr altså at Halden Havn kan bli nødt til å føre et tap på kr ,- i driftsbudsjettet. Årlig drift ved HBF sitt tilbud: Totale kostnader for kommunens aktivitet og økonomi (eksklusiv avfall) kr ,- HBF overfører årlig (pluss indeksregulering) kr ,- Kostnader for Halden havn uten inndekning kr ,- =========== Konklusjon Rådmannen finner ikke midler innenfor andre ansvar i teknisk sektor, som kan ivareta behov til de oppgavene som uansett blir påkrevet, ved en eventuell overdragelse av driften for de kommunale bryggeplassene til HBF, og mener derfor det er nødvendig å beholde bryggeanleggene organisert i enheten: «Eiendom, havn, Rokke og renovasjon». I dagens virksomhet er det totale inntekter på ca kr ,-, inklusiv gjestehavn og utleie av vinterplasser i sjø. Balansen i årets regnskap ligger an til ca kr ,- i overskudd. I tilbudet fra HBF mangler kr ,- for dekning av havnas årlige kostnader til oppgaver ved bryggeplassene, altså de gjøremål etter forhandlingene med HBF kommunen skal beholde ansvaret for. 94

95 Et salg av bryggeanleggene for kr ,- kan synes lavt i forhold til den taksten som er gjennomført. Dette kan synliggjøres ved at bryggene i dag representerer en inntekt årlig på nesten det samme beløpet som tilbudet lyder på. Kr ,- i årlig leieinntekter er for lavt for å dekke de kostnadene Halden havn uansett må gjennomføre for drift og vedlikehold av teknisk infrastruktur fram til de bryggeplassene HBF ønsker å drifte. Det vil heller ikke være mulig å investere i nødvendig infrastruktur fram til bryggene. Rådmannen mener det er riktig å beholde oppgaver og ansatte til en fleksibel drift innenfor havnevirksomheten. De kommunale bryggeplassene bør derfor fortsette som et kommunalt ansvar. Samhandling og planer om behov for utvikling av bryggetilbudet i Halden bør gjøres i samarbeid med båtforeningene, og det bør være av felles interesse å se på alternativ finansiering for nødvendige nyinvesteringer. Dette gjelder i første omgang bedre og mer solide flytende anlegg, samt oppgradering av strøm og ferskvann ved flere av bryggene. Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Ulf Ellingsen> 95

96 VERDI Postboks 166, 1701 Sarpsborg Prosjektnr: VERDIVURDERING av diverse bryggeanlegg i Halden Rapport dato: Sarpsborg , Rev Rapport utført for: Halden kommune v/ Torkel Varfjell Rapport utført av: Ing. Grete Lier Jamissen (MNTF/REV) 96

97 Verdivurdering Diverse bryggeanlegg, Halden kommune - side 2 av 8 VERDIVURDERING A Rapportdata Rapport nr Rekvirent Halden kommune v/ Torkel Varfjell Rapport dato: , rev B Prosjektdata Adresse Eier/hjemmelshaver Bakgrunn for oppdraget Beskrivelse av oppdraget og forutsetninger for oppdraget Diverse bryggeanlegg i sentrum av Halden kommune Halden kommune Undertegnede takstmann, Ing. Grete Lier Jamissen, har av Halden kommune v/ Torkel Varfjell fått i oppdrag å foreta en verdivurdering av diverse bryggeanlegg i Halden kommune for utleie til bruk som gjestehavn og faste plasser. Det er mulighet for alle å leie båtplass i kommunale anlegg i Halden kommune i perioden 1. mai til 31. oktober og i tillegg er det vinterplasser i Tista bryggeanlegg i perioden 1. november til 31. april. Plassene er tilpasset store og små fritidsbåter. Havneavgiften for fritidsbåter pr. døgn i lavsesong (1/3-19/6) ligger på mellom kr. 150,- og kr. 450,-, mens det i høysesong (20/6-15/8) ligger på mellom kr. 250,- og kr. 550,- avhengig av båtens størrelse. Oversikt over bryggeanleggene: Bro-overgang 29 båtplasser Sundsbrygga 17 Felleskjøpet 5 Grønland 70 Langbrygga, Flytebrygga 107 Tista senter 50 Tista syd 22 Ytterst i Tista 20 Gjestebrygga ca. 70 Verven 170 Totalt i alle bryggeanleggene er det ca. 550 båtplasser og båtplassene har tilgang til strøm for ladning og vann. Noen av bryggene har en hoveddel med betongdekke og det er utriggere som er festet til land og noen med peler til ankerfeste. Ytterst i Tista er det langsfortøyning. Brygge med dieselpumpe er ikke inkludert i prisen og det gjøres oppmerksom på revidering av verdi i denne takst på grunn av endrede opplysninger. Det skal også fastsettes en pris på bygning med adresse Strandstredet 2, som er regulert som offentlig bygning. Kommunen leier ut bygget for kr ,- pr. år. Vurderingen skal benyttes i forbindelse med fastsettelse av total verdi på alle bryggeanleggene. Oppdraget omfatter følgende: Oppdraget går ut på følgende: 1. Det skal beregnes en verdi for bryggeanleggene som er listet opp i Bakgrunn for oppdraget. 2. Vurderingen er basert på at bryggeanleggene drives videre med samme formål som i dag, til utleie av bryggeplass for småbåter. Vurderingen inkluderer ikke en gjennomgang av bryggenes tilstand, og heller ingen vurdering av heftelser/servitutter på eiendommen. Det er videre ikke foretatt undersøkelser om eventuelle offentlige påbud eller krav som kan ha verdimessige konsekvenser utover det som er nevnt i rapporten. Undertegnede legger til grunn en antatt gjennomsnittlig leieinntekt for alle anleggene som legges til grunn for verdien på bryggeanleggene. Undertegnede takstmann har utført oppdraget i henhold til de instrukser som gjelder for taksering av eiendommer og de regler for etikk og uavhengighet som gjelder for slike oppdrag i henhold til autorisasjonskrav i Norges TakseringsForbunds regelverk. ProsjektForum AS er autorisert takstforetak og medlem av Norges TakseringsForbund. Undertegnede takstmann innehar sertifikat i taksering av næringseiendommer, og er godkjent av den paneuropeiske takseringsorganisasjonen TEGoVA for taksering av fast eiendom i hele Europa. ProsjektForum AS sivilingeniører bygg, taksering, prosjektledelse tlf e-post: takst@prosjektforum.com 97

98 Verdivurdering Diverse bryggeanlegg, Halden kommune - side 3 av 8 C Konklusjon Markedsverdi er her å forstå som den verdi som bryggeanleggene kunne blitt solgt for, inklusive bygning i Strandstredet 2, under normale forhold. Vi har forutsatt at bryggeanleggene drives videre i følge dagens formål. Vi har på grunnlag av beregninger i pkt. 5 foretatt en økonomisk beregning av verdien på brygge og peleplassene for utleie til småbåter. Samlet markedsverdi/økonomisk verdi for brygge/peleanleggene er ca.: kr ,- Markedsverdi Strandstredet 2 er ca. kr ,- Sarpsborg Ing. Grete Lier Jamissen, MNTF/REV ProsjektForum AS sivilingeniører bygg, taksering, prosjektledelse tlf e-post: takst@prosjektforum.com 98

99 Verdivurdering Diverse bryggeanlegg, Halden kommune - side 4 av Befaring/møte Dato for befaring Tilstede ved befaring Møte med Torkel Varfjell og befaring ble gjennomført Ing. Grete Lier Jamissen, ProsjektForum AS 2.0 Saksdokumenter Det er fremlagt følgende saksdokumenter som har hatt relevans for vårt arbeid med saken: Nr Dokument Kommentar Situasjonskart Oversikt over havneavgifter Diverse kartgrunnlag fra Halden kommunes nett 03 Reguleringskart og kommunekart Reguleringskart fra Halden kommunes nett 05 Bilder Bilder tatt på befaring Dato Beskrivelse og oversikt over bryggeanleggene 3.1 Generell beskrivelse, beliggenhet, beskaffenhet Fotografi, kart / dokumentasjon Beskrivelse Bildet til venstre viser hvor de respektive bryggeanleggene ligger i Halden sentrum. Bryggeanleggene ligger ved Tista, anlegget Verven ligger ved Eskevika og de resterende i det indre havneområdet i Halden kommune. I dag er det Halden kommune som eier og drifter anleggene gjennom Halden havn som ligger under Teknisk forvaltning i Halden kommune. Halden havn har ansvar for å utarbeide kontrakter med leietakerne og at anleggene vedlikeholdes. De forskjellige bryggeanleggene er regulert i forhold til reguleringsbestemmelser og vi ser at formål med blå farge er småbåthavn og lys blå er regulert som havn i sjø som vist på kartet til venstre. I kommuneplanen er de blå feltene regulert som nåværende og med formål Småbåthavn. ProsjektForum AS sivilingeniører bygg, taksering, prosjektledelse tlf e-post: takst@prosjektforum.com 99

100 4.0 Detaljbeskrivelse av bryggeanlegg i sjøen. Verdivurdering Diverse bryggeanlegg, Halden kommune - side 5 av 8 Bildet er tatt fra havnen og inn mot Jernbanebrygga. Her ligger bryggene Sundsbrygga, Bro-overgang og Felleskjøpet. I dette området er det ca. 51 båtplasser. Båtplassene på Sundsbrygga har ikke gangutligger, men har tilgang til strøm og vann. Bildet er tatt helt fra starten på Langbrygga som strekker seg opp mot Gjestebrygga. I dette området ligger Langbrygga og Langbrygga 2. Langbrygga langs land har ikke gangutligger, men tilgang til strøm og vann. Flytebrygge (Langbrygga 2) har båtplasser med gangutligger og tilgang til strøm og vann. Tankbrygga skal det ses bort i fra. Her vises gjestebrygga som ligger innerst i havna, hvor det er mulig med longsfortøyning og i flytebrygger med gangutligger. Gjestehavna har tilgang til strøm og vann og det er mulighet for å bruke serviceanlegget med dusj, toaletter, vaskemaskin og tørketrommel. Bildet er tatt østover og viser båtplassene ved Tista senter, som har en bredde på ca. 3,5 m med peler til ankerfeste. Tista Syd har båtplasser med gangutligger. Plassene har tilgang til strøm og vann. Her er det også mulighet for vinterleie. Totalt ca. 72 plasser. ProsjektForum AS sivilingeniører bygg, taksering, prosjektledelse tlf e-post: takst@prosjektforum.com 100

101 Verdivurdering Diverse bryggeanlegg, Halden kommune - side 6 av 8 Båtplassene ytterst i Tista er kun longside og har tilgang til vann og strøm. Her er det plass til ca. 20 båter. Bildet viser båtplassene på Grønland, totalt ca. 70 stk. Her er det peler til ankerfeste og tilgang på strøm og vann. Bildet viser bryggene som ligger ut mot Eskevika med til sammen ca. 170 plasser. Båtplassene har gangutligger og tilgang til strøm og vann. ProsjektForum AS sivilingeniører bygg, taksering, prosjektledelse tlf e-post: takst@prosjektforum.com 101

102 Verdivurdering Diverse bryggeanlegg, Halden kommune - side 7 av Verdiberegninger 5.1 Grunnlag for verdiberegning Vi legger til grunn av det er begrensede muligheter for utleie av båtplasser i vinterhalvåret. Perioden for utleie er fra 1. mai til 31. oktober, men det er i sommermånedene fra 15. juni til 15. august, hvor det er størst pågang for å leie båtplasser. For å beregne inntektene på anlegget, har vi lagt til grunn en antatt beleggsprosent i sommermånedene og i tillegg er det noen av båtplassene som leies fast for hele sesongen. Grunnlag for beregning av økonomisk verdi: Faste plasser: Netto årlige inntekter: 5.2 Markedsverdi av bryggeanleggene Markedsverdi er her å forstå som den verdien bryggeanleggene normalt kan omsettes for med den virksomhet som drives i dag, i et frivillig salg mellom kjøper og selger. Dette prisgrunnlaget tar utgangspunkt i eiendommens netto inntektsoverskudd ved tenkt utleie, diskontert til nåverdi med en normal kapitaliseringsrente for tilsvarende anlegg. Forutsetning for beregning av realavkastningskravet: Langsiktige statsobligasjoner ligger for tiden på 1,04 % og Swap-renten ligger på 1,36%. Vi har derfor valgt at effektiv risikofri rente ligger på 1,2%. Inflasjonsmålet til Staten ligger på ca. 2,5%. Vi vurderer renterisikoen ganske høyt, da det for tiden er et meget lavt rentenivå som øker usikkerheten for at den vil stige igjen de nærmeste årene. Vi legger renterisikoen på 3,5%. Markedsrisikoen vil vi vurdere ganske høy, da utleie av båtplasser er svært sårbart.. Vi vurderer derfor renten til å ligge på 2%. Ligger vanligvis et sted mellom 0-2%. Objektrisiko henspeiler den risiko som ligger i å investere i fast eiendom generelt. Objektrisiko ligger vanligvis i området (1-2%) Kuransrisikoen gjelder med hensyn til tilstand, beliggenhet osv. For å drive bryggeutleie ligger bryggene meget sentralt. Risikoen ligger vanligvis på mellom 0-4%. Vi velger å legge den på 3%. ProsjektForum AS sivilingeniører bygg, taksering, prosjektledelse tlf e-post: takst@prosjektforum.com 102

103 Verdivurdering Diverse bryggeanlegg, Halden kommune - side 8 av 8 Samlet markedsverdi/økonomisk verdi for brygge/peleanleggene: kr ,5.2 Markedsverdi av Strandstredet 2, Søndre Sjøbod. Søndre sjøbod ligger i Strandstredet 2, ved gjestebrygga og har gnr. 160, bnr. 532, Tomten er på 218,5m2. Bygget leies i dag ut for ca. kr ,- pr. år. Bygget er vernet og har høye vedlikeholdskostnader, ca ,- pr. år. Det bør være mulig å ha kunne oppnå høyere leieinntekter på bygget, som har et utleieareal på ca. 400m2. Hvis vi legger til grunn kr ,- pr. år (kr. 300,- pr.m2) i leieinntekter på bygget. Vil vi få følgende markedsverdi på bygget: Årlig leieinntekt kr ,- - fradrag eiers kostnader kr ,- Netto årlig inntekt kr ,- Vi legger til grunn en kapitaliseringsfaktor på 9%. Markedsverdi Strandstredet 2 er på ca. kr ,- ProsjektForum AS sivilingeniører bygg, taksering, prosjektledelse tlf e-post: takst@prosjektforum.com 103

104 104

105 105

106 106

107 107

108 108

109 109

110 AVTALE OM LEIE OG DRIFT AV PUMPEANLEGG FOR DRIVSTOFF I INDRE HAVN 1 Parter Halden havn Fyr og Flamme AS 1771 Halden PB 187, 1751 Halden Org.nr.: Org.nr.: Formål Hovedformålet med leiekontrakten er å sikre drift av pumpeanlegget i de deler av året fritidsbåter benyttes i skjærgården. Leietaker kan i tillegg drive salgs- og utleievirksomhet av båter. 3 Leieobjekt Pumpeanlegget er lokalisert på eiendommen gnr 160, bnr. 253 I Halden kommune. Anlegget omfatter 2 stk. drivstofftanker á liter, en for bensin og en for diesel, 4 stk. drivstoffpumper med fyllepistol, 1 stk. kortautomat og 1 stk. septiktømmer. Utleier er ansvarlig for at anlegget er funksjonsdyktig og i forskriftsmessig stand. Leien omfatter også butikklokale inkludert strøm, adresse Langbrygga 7. Fire båtplasser på vestsiden av utstikker stilles til fri disposisjon for leietaker. Leietaker kan ikke fremleie disse plassene til tredjeperson. Leietaker har ikke eksklusiv bruksrett til grunnen. 4 Bruk av leieobjektet Drivstoffanlegget skal benyttes til omsetning av diesel og bensin i henhold til denne avtalen. Anlegget må ikke benyttes på en måte som forårsaker nedsettelse av anleggets og gjestehavnens omdømme, eller ved rystelser, støv, støy, lukt eller annen forurensning som sjenerer naboer eller brukere i området. Betongbryggens nordside skal benyttes som venteområde for båter som skal fylle drivstoff, og kan ikke leies ut av leietaker. Leietaker kan heller ikke gjøre endringer av sistnevnte bruksområde. 5 Leie og tilleggstjenester Leietaker betaler til Halden Havn en pris basert på omsetning av drivstoff slik: Pris per liter per kalenderår for de første liter: Pris per liter per kalenderår for salg ut over liter: kr 55 øre (ekskl. mva.) kr 15 øre (ekskl. mva.) Pris for leie av båtplasser betales i henhold til den til enhver tid gjeldene prisliste for Halden Havn. Ved forsinkelse av tiltredelse som skyldes utleier eller forhold utleier svarer for, skal utleier erstatte leietakers dokumenterte direkte henførbare merkostnader som følge av forsinkelsen. 110

111 Ved forsinkelse ut over 90 kalenderdager etter avtale for tiltredelse, anses avtalen vesentlig misligholdt og leietaker kan heve avtalen. Leietaker kan i en slik situasjon kreve erstattet dokumenterte utgifter. Dersom leietaker ikke holder pumpeanlegget åpent med bemanning for publikum iht. denne avtalen betaler leietaker kr per dag til kommunen for manglende omsetning. Det aksepteres dog at leietaker unntaksvis holder lukket på dager med liten trafikk for eksempel pga. værforhold. Det forutsettes da at det er etablert telefonvakt og at personale er tilgjengelig innen 15 minutter. Ordningen må merkes tydelig ved pumpeanlegget. 6Betaling Betaling for omsatt drivstoff, bryggeleie og butikklokale avregnes og betales etterskuddsvis etter avsluttet regnskap, dvs Leietaker sender på nevnte tidsrom omsetningsoppgave over solgt drivstoff uoppfordret til havnesjef. I tillegg betaler leietaker kr per mnd. for leie av kontorer. Leien erlegges forskuddsvis. 7 Leieregulering Den avtalte refusjonspris per liter omsatt drivstoff til utleier og husleie per kvm kan reguleres årlig per 30.5, under forutsetning av vesentlige endringer i salgsvolum for drivstoff eller markedsforhold for leie. Slik regulering skal i så fall være gjenstand for forhandlinger mellom partene og må skriftlig meddeles med 3 måneders varsel. 8 Leietid og fremleie Avtalen løper i et år av gangen med som utgangspunkt og kan forlenges med inntil ytterligere 3 år. Ønsker leietaker å forlenge avtalen for ytterligere sesonger, bes dette meddelt utleier skriftlig innen 6 mnd. før leieforholdets utløp. Det kan om ønskelig forhandles om ytterligere leietid. Leietaker har ikke rett til å fremleie avtalen -eller transportere denne til tredjeperson. 9 Drift og vedlikehold Halden Havn er ansvarlig for å holde pumper, tanker og kabling til butikklokale i forskriftsmessig stand samt sørge for serviceavtaler for pumper og dataanlegg. Halden Havn vedlikeholder septiktømmeanlegg og er ansvarlig for at dette er tilkoblet og operativt mot offentlig avløpsnett. Halden Havn er ansvarlig for vedlikehold av flytebrygger. Leietaker er ansvarlig for drift av pumpe- og septiktømmeanlegg innenfor rammen av gjeldende regelverk og rutiner for drift av drivstoffanlegg herunder HMS. Leietaker sørger for at områdene som naturlig hører til pumpeanlegget og flytebrygger holdes i orden og fritt for søppel, frittstående skilt og lignende. 111

112 Enhver feil/skade på anlegget herunder pumper, tanker, brygger og annet som omfattes av avtalen skal uten ugrunnet opphold meldes Halden Havn. Utleier har rett til å foreta de arbeider og reparasjoner han finner nødvendig til anleggets forsvarlige vedlikehold og modernisering, og i samme utstrekning foreta ethvert forandringsarbeid. Leietaker plikter å finne seg i slike arbeider uten erstatning eller avslag i leien, med mindre ulempene for han er vesentlige. Utleier skal påse at arbeidene blir minst mulig til sjenanse for leietaker. Leietaker skal ved slike arbeider varsle leietaker i god tid før arbeidene starter. 10 Tilbakelevering av anlegget Ved leieforholdets opphør leveres anlegget tilbake i samme stand som ved leieforholdets start. Forringelse som følge av naturlig slit og elde er ikke leietakers ansvar. Ved tilbakelevering av anlegget skal det foretas en felles befaring og føres protokoll over feil og mangler. Protokollen undertegnes av begge parter. 11 Forsikringer Utleier er ansvarlig for å forsikre faste innretninger gjennom Halden kommunes flåteforsikring. Leietakers forsikringer skal være slik utformet at utleier holdes skadesløs i forhold til leietakers drift og varebeholdninger. Utleier kan kreve at leietaker legger frem forsikringsbevis med vilkår. 12 Erstatning Leietaker er ansvarlig for skader eller tap som skyldes han selv eller folk i hans tjeneste. Utleier har ikke ansvar for avbrudd i driften som skyldes forsinkede eller uteblitte leveranser for drivstoff. 13 Force majeure Streik, lockout, blokade, brann, eksplosjon avbrudd i infrastruktur mv eller andre forhold som partene ikke rår over, fritar utleier fra oppfyllelse av sine forpliktelser. Likedan opphører under slike forhold plikt til å betale taps -eller skadeserstatning. Leietaker har rett til å tinglyse avtalen. 14 Spesielle forhold 15 Mislighold Leietaker og utleier kan heve eller si opp avtalen ved vesentlig mislighold fra den annen part. Før avtalen kan heves skal den annen part skriftlig underrettes om at heving kan finne sted dersom det vedvarende eller gjentatte misligholdet ikke opphører. Leietaker vedtar at tvangsfraskrivelse kan kreves hvis betaling i samsvar med 4 og 5 ikke finner sted, jfr. lov om tvangsfullbyrdelse av 26. juni 1992 nr ledd litra a og litra b. Gjør leietaker seg skyldig i mislighold av leieavtalen kan utleier si opp leieavtalen med 3 måneders varsel og leietaker plikter å overlevere anlegget til utleier. 112

113 Ved vesentlig mislighold kan utleier heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Leietaker plikter da å fraflytte anlegget umiddelbart. 16 Konkurs Ved konkurs kan utleier bringe leieforholdet til opphør umiddelbart, med mindre boet trer inn i leietakers rettigheter og plikter etter avtalen jfr. dekningslovens 7-10 Og Tvister Tvister i leieforholdet skal søkes løst i minnelighet. Dersom enighet ikke oppnås skal tvisten avgjøres gjennom ordinære domstoler. Partene vedtar Halden tingrett som verneting i alle tvister som gjelder leieforholdet. 18 Signaturer Senest ved underskrift av denne avtale skal leietaker fremlegge fullmakt og gyldig firmaattest som bekrefter leietakers signatur. Halden den 30. mai 2014 For utleier For leietaker Ulf Ellingsen Havnesjef styreleder Arve Evensen Daglig leder og 113

114 114

115 115

116 116

117 117

118 118

119 119

120 Saksprotokoll i Havnestyret Behandling: Henrik Rød (FrP) fremmet forslag til vedtak: 1. Iht vedtak av skal resultat av forhandling med interessenter fremlegges. Havnestyret ber om å få seg forelagt disse resultater. 2. Havnestyret ber om å få seg forelagt den verdivurdering som det henvises til i saksfremstillingen 3. Havnestyret ber om å få utarbeidet en mer detaljert oppstilling av inntekter og utgifter knyttet til driften av småbåthavn-virksomheten. 4. Havnestyret ber om en vurdering av hvor mye personalutgifter som vil bespares ved utleie/ekstern drift. Ved votering ble forslaget fra Rød enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Iht vedtak av skal resultat av forhandling med interessenter fremlegges. Havnestyret ber om å få seg forelagt disse resultater. 2. Havnestyret ber om å få seg forelagt den verdivurdering som det henvises til i saksfremstillingen 3. Havnestyret ber om å få utarbeidet en mer detaljert oppstilling av inntekter og utgifter knyttet til driften av småbåthavn-virksomheten. 4. Havnestyret ber om en vurdering av hvor mye personalutgifter som vil bespares ved utleie/ekstern drift. 120

121 Saksprotokoll i Havnestyret Behandling: Øyvind Johannessen ble erklært inhabil av utvalget og fratrådte under behandling av saken. 5 utvalgsmedlemmer til stede. Søknadsbrevet fra Veteranbåten Tistas venner (Arkivref 2013/ ) ble delt ut. Inger Elisabeth Blomsnes (H) fremmet forslag til vedtak: Veteranbåten «Tista» er en viktig del av Haldens maritime miljø. Båten brukes i opplæring av barn og ungdom i Sjøvettkampanjen. Båten drives og vedlikeholdes på frivillig basis. «Tista» innvilges gratis kaiplass, inkl. landstrøm som tidligere. Forslaget fra Blomsnes ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Veteranbåten «Tista» er en viktig del av Haldens maritime miljø. Båten brukes i opplæring av barn og ungdom i Sjøvettkampanjen. Båten drives og vedlikeholdes på frivillig basis. «Tista» innvilges gratis kaiplass, inkl. landstrøm som tidligere. 121

122 Dette er en oppsummering fra kveldens møte hos Brady på Remmen. Vedlagt denne mail ligger også v4.4 av kontrakten som inkluderer følgende endringer fra i dag: Justerte kommersielle betingelser Oppdatert takst Ansvar for søppelhåndtering er flyttet fra kommunen til HBF Vedlagt denne mail: HBF avtale kommunale baatplasser v4.4 Uten sporing.pdf Word-versjonen med sporing av endringene fra v4.3 til v4.4 er stor og vil bli ettersendt i egen mail. Deltagere: Ulf Ellingsen Ulf.Ellingsen@halden.kommune.no Torkel Varfjell Torkel.Varfjell@halden.kommune.no Lars Sverre Woldheim Lars.Sverre.Woldheim@norasonde.no Rino Nordal Rino@pipebrann.no Rune Halvorsen rune.halvorsen@bradyplc.com Fraværende: André Øraas Andre.Oraas@halden.kommune.no Agenda: HBF s tilbud til kommunen Tidsplan og prosessen videre Notert: Kommunen redegjorde for hva som må dekkes inn av kostnader gjennom kontrakten med HBF: NOK Kommunens Drift av bryggerelaterte forhold ansvar uansett HBF dekker Kr 1. Bryggepromenader, 3 500m a 30 kr/m % Bryggepromenader x ant personaltimer % Drift og vedlikehold av bobleanlegg, 1 000m, 600 personaltimer % Avfallshåndtering eks. gjestehavna, 600 personaltimer % *) Inkl i ansvaret 5. Avtale med Tista eiendom om bryggeplasser % 0 6. Leie av servicehuset i gjestehavna % Sum: Sum HBF responderte med følgende som vist under kolonnen «HBF dekker»: Punktene Drift og vedlikehold av Halden sentrum sin bryggepromenade: Dette er unaturlig at fullt ut skal dekkes inn av utleie til fritidsbåter. HBF kan være med på at 50% belastes i HBF s leie og mener det er en rettferdig fordeling av denne kostnaden. Alle bryggeområdene er tilrettelagt og åpent for publikum og inngår som en naturlig del av Halden sentrums promenader til glede for alle besøkende i sentrum. Punkt 4 Avfallshåndtering knyttet til bryggene HBF tilbyr seg å ta ansvar for denne tjenesten, ergo slipper kommunen disse utgiftene. Punkt 5 Avtale med Tista eiendom om bryggeplasser HBF kan ikke ta ansvar for og belastes for en urimelig avtale kommunen tidligere har gjort. HBF mener dette imøtegår kommunen der det er relevant og rettferdig i forhold til småbåtbrukerne og mener dette er en plattform som begge parter bør kunne leve med videre. Med årlige leiesum på kr ,- som garanterer kommunen inntekter, settes kjøpsprisen på bryggeanleggene til kr 1,- sett i lys av at anleggene er +25 år med et særdeles stort vedlikeholds og nært forestående investeringsbehov. Merk at følgende gjenstår å oppdatere i avtalen: Side 1: Definere Kommunens gnr. x, bnr. x 122

123 Side 2: Definere kommunes kontonr: XXX Side 2: Oppdatere dato for befaring av anlegget. Side 12: Vedlegg 6 Bruksretten mangler. Generelt: HBF vil vurdere om en festekontrakt kan defineres og inngå i denne avtalen. Videre prosess blir at administrasjonen tar med den oppdaterte avtalen som input til kommende havnestyremøte. Det er tidligere forklart og forutsatt at en ferdigforhandlet avtale godkjennes av HBF s ekstraordinære årsmøte. I tillegg vil HBF også revidere avtalen med en advokat tilsluttet OBU (Oslofjordens BåteierUnion). Slik tidsplanen foreligger vil et årsmøtevedtak kunne skje etter kommunestyrets vedtak i desember. HBF håper administrasjonen ser balansen i det vi sammen har definert og bidrar, på lik linje som HBF har gjort, til å finne løsninger som gjør at båtfolk kan sitte i førerstolen for tilrettelegging for båtfolket i Halden, til glede for byens innbyggere. 123

124 124

125 125

126 AVTALE OM KJØP/LEIE AV BRYGGEANLEGG OG LEIE AV GJESTEHAVN OG OPPLAGSPLASS («Avtalen») mellom Halden kommune org.nr.: («Kommunen») og Halden Båtforening org.nr.: («HBF») Formål Kommunen vil med denne avtalen overdra driften av de kommunale fritidsbåtplassene i Halden til HBF. Overdragelse av driften innebærer at HBF skal kjøpe/leie av Kommunen: Vedlegg : Kjøp av kommunens eksisterende bryggeanlegg («Båtplassene») Denne avtalen Vedlegg : Leieavtale for Servicebygg for drift av småbåthavna («Servicebygg») Vedlegg : Takst av småbåthavna («Takst») Vedlegg : Veteranbåten Tista Vedlegg : Rekekafeen v/rune Midtlien (deler av en større avtale om leie av Søndre Sjøbod) Vedlegg : Fyr & flamme s avtale om drivstoffanlegg HBF skal sikre et bredt utleietilbud til alle brukere av Båtplassene. I dette ligger det at utleieprisene ikke skal være høyere enn at de dekker HBF sine kostnader i forbindelse med drift, vedlikehold og investeringer. HBF skal også tilstrebe at båtplassene til enhver tid oppfyller behovet til båttypene som benytter Båtplassene, samt å sørge for allmennhetens tilgang. Kommunen forplikter seg til velvillig til å diskutere, veilede ifbm. fremtidige forbedringer, renoveringer eller utbygginger som HBF ønsker utført. Denne avtalen tinglyses senest innen 4 uker etter signering av denne avtalen og knyttes til aktuelle landområder. Kostnadene til dette dekkes av kommunen. Kjøp av Båtplassene HBF forplikter seg ved inngåelse av denne avtalen å kjøpe Båtplassene. 126

127 Kjøpesum og betalingsmåte kjøper Båtplassene til kr. («Kjøpesummen»), Kjøpesummen betales innen 1 måned etter signering av denne kontrakt.. Ved forsinket betaling må HBF betale den til enhver tid gjeldende forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven av 17. desember Overdragelse Båtplassene overdras til HBF den 1. januar Oppgaver og ansvar ifbm. overlevering: Kommunen vil sette anlegget i stand for sommersesongen innen 1. april 2017, slik det har vært gjort ved tidligere sesonger og tilbyr HBF sitt personell å delta for å sikre praktisk opplæring og overlevering Strøm: Kommunen har ansvar for å skille ut og der det er nødvendig sette opp egne strømmålere slik at HBF kan ha egne strømabonnement på kaianlegget. Evt. manglende utskillelse medfører at kommunen vil bli belastet for strømforbruket til dette er skilt ut. Introduksjon til drift av småbåtsanlegget Kommunen dokumenterer og presenterer de oppgaver/rutiner som er blitt fulgt for anlegget, inklusive de administrative rutinene knyttet til datasystem for leieforholdet og fakturering. Forbehold om Båtplassenes tilstand Båtplassene kjøpes i den stand de er ved befaring HBF kan ikke påberope seg mangelsbeføyelser etter kjøpsloven 19 første ledd a-c. Videresalg og tilbakekjøp Dersom HBF ønsker å gå ut av denne avtalen eller ikke kan betjene forpliktelsene overfor Kommunen i denne avtalen, skal anleggene tilbakeføres Kommunen for den Nedbetalingssummen som allerede er betalt på inn. Eventuelle nye investeringer av HBF plikter Kommunen å kjøpe til taksert markedspris. Leie av Gjestehavna og alle båtplassene (årlig leiesum) Leieobjekt Leieforholdet gjelder Gjestehavna og grunnen til båtplassene. Leiesum Den årlige leiesummen utgjør... for Gjestehavna og alle båtplassene. 127

128 Andre leieobjekter Leie av Servicehuset eks. mva *)... Leie av opplagsplass (se under)... Total årlig leiesum... *) "Leie av Servicehuset» er fremleie av leieavtalen kommunen i dag har med med Kyningsrud. Leiesummen for år nr 1 betales med definert beløp i denne kontrakt. Leiesummen for etterfølgende år indeksreguleres deretter årlig basert på Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks (KPI). Leiesummen betales årlig etterskuddsvis den 31. desember for båtsesongen. Ved forsinket betaling må HBF betale den til enhver tid gjeldende forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven av 17. desember Alle inntekter fra drift i gjestehavn, både for gjesteplassene og servicebygget tilfaller HBF. Leieforholdets varighet Leieforholdet og forpliktelsene i forbindelse med dette tiltres fra den 1. januar Leieforholdet løper med 99 års varighet. Når avtalen gjenstår med 25 år, forlenges avtalens varighet automatisk med ytterligere 25 år, så sant ikke den skriftlig sies opp av kommunen. HBF kan si opp avtalen med 1 års varsel. Partene skal velvillig diskutere og enes om justerte vilkår hvis slike behov skulle oppstå. Fremleie HBF kan ikke videreselge eller overføre sin drift av bryggeanleggene uten skriftlig avtale med Halden Kommune. Med videresalg menes også sammenslåing med andre selskaper og/eller båtforeninger. Kommunen vil ikke hindre et slikt videresalg/overføring uten særskilte grunner. Det er heller ikke tillatt med fremleie av virksomheten. Dette avsnitt gjelder ikke videresalg/fremleie til virksomhet som eies av HBF. 128

129 Leie av Opplagsområde Leieobjektet Leieobjektet er Opplagsområdet. Leiesum... HBF betaler en årlig leieavgift for å disponere Opplagsområdet til... Leiesummen betales årlig etterskuddsvis den 1. januar. Ved forsinket betaling må HBF betale den til enhver til gjeldende forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven av 17. desember Leiesummen indeksreguleres årlig. Leieforholdets varighet Leieforholdet og forpliktelsene i forbindelse med dette tiltres fra den 1. januar Leieforholdet løper med 5 års varighet, og opphører uten varsel og oppsigelse den 31. desember Leieforholdet kan forlenges på samme vilkår dersom begge parene er enige om dette, men kun med ett år varighet av gangen. Unnlater kommunen å avklare HBF s forespørsel innen 1. juli om leie av Opplagsområde for kommende kalenderår, vil avtalen automatisk forlenges med ett nytt kalenderår. Leieforholdet kan av HBF sies opp med ett års varsel. Fremleie Fremleie er ikke tillatt. Andre bestemmelser Generelt prinsipp for denne avtalen: HBF eier kaianlegg i vann slik som flytebrygger, uteliggere og pæler i elva og kommunen eier den landfaste delen av kaianlegget. Det tilkommer ingen ekstra avgifter å betale til kommunen ut over det som er definert i denne kontrakt. Kommunens vedlikeholdsplikt og ansvar Kommunen skal vedlikeholde opplegget for hovedtilførsel for strøm og vann fram til Båtplassene samt bryggepromenadene. Kommunen skal i utgangspunktet ikke bekoste en større oppgradering eller utskiftning av opplegget, eller være forpliktet til å bekoste nye anlegg som vil være nødvendige i forbindelse med utleien av båtplasser utover de eksiterende anlegg og kapasitet, men skal likevel ikke være et hinder for fremtidige utbedringer. 129

130 Kommunen viderefører drift og vedlikehold av bobleanlegg der det er nødvendig for selve kaifronten. Kommunen eier og vedlikeholder kaifronter og den landfaste delen av kaianlegget for å sikre tilrettelegging av HBF s virksomhet knyttet til småbåthavna. Pæler i Tista: Fremtidige kostander knyttet til evt. deponering av pælene i Tista, dekkes av kommunen. Kommunen forsyner HBF med vann til anlegget, dette inngår i den definerte godtgjørelsen til kommunen. Kommunen eier drivstoffanlegg inklusive flytebrygge og har selv ansvar for vedlikeholdet av dette. HBFs vedlikeholdsplikt og ansvar Fra og med overtakelsesdato skal HBF, som eier av Båtplassene, ha ansvaret for alt vedlikehold av disse, herunder ansvaret for tilkoblingsanordningene for strøm og vann ut til bryggeanleggene, alle abonnement for strøm og ansvaret for drift og vedlikehold av bobleanlegg for å sikre båter liggende på sjøen i vinteropplag. Disse pliktene gjelder også eventuelle investeringer og utvidelser. Kommunen har ansvar for avfallshåndteringen på bryggepromenaden i og rundt Gjestehavna, Langbrygga og Tista. HBF må selv bekoste alle nye investeringer og større oppgraderinger av opplegg for strøm og vann frem til Båtplassene og eventuelle andre nye nødvendige anlegg. I den grad arbeider på Båtplassene, Gjestehavna og Opplagsområdet er nødvendig for tilfredsstillelse av offentlige krav til HBFs virksomhet plikter HBF å utbedre dette for egen regning og risiko. Blir HBF eller Kommunen pålagt ekstra kostnader som følge av offentlige pålegg, avgifter, høyere forsikringspremie og lignende grunnet HBFs bruk eller HBFs disponering av Båtplassene, Gjestehavna og Opplagsområdet, skal dette utbedres for HBFs regning Oppfyller ikke HBF sin vedlikeholdsplikt er Kommunen berettiget til, etter skriftlig varsel med 14 dagers oppfyllelsesfrist, å utføre vedlikeholdsarbeidene for HBFs regning. Forutsetninger for Avtalen HBF forplikter seg til å overta leieavtalen Kommunen har med Kynningsrud vedrørende servicebygget på Langbrygga, så sant Kynningsryd godtar en slik fremleie. Gjestehuset må være tilgjengelig hele året for personer som velger å bo i båt. 130

131 HBF kan ikke kreve mer i båtleie enn at HBF får dekket sine utgifter til drift, vedlikehold og fremtidige investeringer. HBF kan ikke på noen måte hindre allmenn ferdsel på Gjestehavna, Båtplassene eller bryggepromenadene eller hindre allmenn båttrafikk i Halden havn. Drift av drivstoffanlegg Kommunen har i dag en avtale med Fyr og Flamme AS om drift av drivstoffanlegget. Denne avtalen utløper den Så snart denne avtalen er utløpt, forplikter Kommunen seg til å inngå en avtale om drivstoffanlegg med HBF på samme vilkår. *** Halden dato: Ulf Ellingsen Havnesjef Rino Nordal Halden Båtforenings leder Lars Woldheim Halden Båtforenings nestleder Rune Halvorsen Halden Båtforenings sekretær 131

132 Båtplassene Bryggeanleggene som skal kjøpes av HBF består av båtplassene på: Grønland: Primært pæleplasser og noen få langsideplasser fra gangbroa og opp til Halden Dyreklinikk. o Salgsobjektet er: Pælene, vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene og evt. uteliggere. Tistasenteret: Pæleplasser og langsideplasser utenfor den nordlige delen av Tistasenteret. o Salgsobjektet er: Pælene, vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene og evt. uteliggere. Tista Senter Syd: Plasser med flytende uteliggere utenfor lekeplass og parkeringsplass ved Tistesenteret o Salgsobjektet er: Uteliggere, vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene. Tista Syd: Langsideplasser fra Jernbanebroa og ut Tistas munning. Plassene ligger på Mølen side av elva. o Salgsobjektet er: Vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene. Utstyr knyttet til båtdokken. Broovergangen, Dalsland og Felleskjøpet: Plasser med uteliggere på broa over til Sauøya og langsideplasser ved brygge inntil opptaksplass samt langsideplasser utenfor Felleskjøpet. o Salgsobjektet er: Uteliggere, vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene. Sundsbrygga: Uteliggerplasser vis a vis Felleskjøpet og Kornsiloen samt langsidesplass mot gammel steinkai. o Salgsobjektet er: Uteliggere, vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene. Langbrygga: Uteliggerplasser utenfor bebyggelsen på Langbrygga samt 21 meter gammel stenkai i samme område. o Salgsobjektet er: Uteliggere, vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene. Langbrygga 2: Uteliggerplasser i Flytebrygge vis a vis Kornsiloen. o Salgsobjektet er: Uteliggere, flytebrygge, landgang, vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene. Lekterbrygga: 4 uteliggerplasser nedenfor Børkes Bakeri og 2 uteliggerplasser mellom Søndre Sjøbod og Ringstad Eiendoms bolig. o Salgsobjektet er: Uteliggere, vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene. Flytebrygge Søndre Sjøbod: 7 plasser på nordsiden av flytebrygge og sidelengsplasser på sydsiden. Ved denne brygga følger det med følgende spesialavtaler som HBF overtar ansvaret for (se egne vedlegg), a) Veteranbåten Tista og b) Rune Midtlien (deler av en større avtale om leie av Søndre Sjøbod). o Salgsobjektet er: Uteliggere, vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene. Verven 1,2 og 3: Uteliggerplasser i flytebryggeanlegg og disposisjonsrett til halvparten av parkeringsplassene. o Salgsobjektet er: Uteliggere, flytebrygge, landgang, vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene. Her inngår også den landfaste delen av bryggeanlegget. Gjestebrygga: Uteliggerplasser i Flytebrygge i gjestehavna. o Salgsobjektet er: Uteliggere, flytebrygge, landgang, vannopplegg fra forgreningen til båtplassene, strømopplegg for båtene fra inntakskabel inklusive sikringsskapet til båtplassene. 132

133 Se markerte felter i bildet under: Med bryggeanleggene menes alle anlegg i sjøen, herunder landfester og pæler. 133

134 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: C / Lise Antonsen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur 2016/ Formannskapet 2016/ Kommunestyret 2016/ Utsendte vedlegg 1 Innspill til rullering av planen. 2 Forslag til prioritert handlingsplan Nærmiljøanlegg. Rullering av handlingsplan for idrett og friluftsliv Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Kommunedelplan for idrett og friluftsliv ble revidert i Ved denne revisjonen ble de vedtatt en 4-årig handlingsplan for utbygging av idrettsanlegg. Vedtak i K/S : Kommunedelplan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv, langsiktig del med handlingsprogram (Arkivsak 2014/ ) vedtas med følgende endringer. 1. I prioritert handlingsplan for perioden flyttes prosjekt «Os flerbrukshall» fra 7. til 1. plass og i tid fra 2018 til Idrettshall ved Idd skole blir punkt 2. Kommunestyret ber rådmannen om å forberede følgende prosjekter med tanke på prioritering ved rullering av handlingsdelen av planen for 2017: 1. Det etableres et eller flere prosjekter der det tas sikte på å søke tippemidler for å koble sammen, tilgjengeliggjøring og merke sentrumsnære turstier og løyper. 2. Det etableres et eller flere prosjekter der det tas sikte på å søke tippemidler for å opprette utendørs styrketreningsmuligheter i sentrum (Tufteparker). Det er kommet innspill om nye anlegg, både kommunale og private, og handlingsplanen får derfor 2. gangs rullering i 2016 for søknadsperioden Høringen er annonsert med høringsfrist Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Elin Lexander (H) fremmet rådmannens innstilling. 134

135 Arve Sigmundstad (AP) fremmet tilleggsforslag til rådmannens innstilling: Tistedalshallen flyttes fra plass nummer 4, til plass nummer 2 på den prioriterte listen over spillemiddelanlegg. Ved votering over rådmannens innstilling ble denne enstemmig vedtatt. Ved votering over forslaget fra Sigmundstad fikk dette 6 stemmer (AP, MDG, FrP) og falt. Vedtak: Revidert handlingsplan for anleggsutbygging for perioden vedtas. Saksprotokoll i Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur Behandling: Representanten Strøm, H, fremmet rådmannens innstilling. Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Revidert handlingsplan for anleggsutbygging for perioden vedtas Rådmannens innstilling: Revidert handlingsplan for anleggsutbygging for perioden vedtas Saksutredning: Bakgrunn Revisjon av Kommunedelplan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv, langsiktig del med handlingsprogram ble vedtatt Denne saken er 2.gangs rullering av prioritert handlingsplan for utvikling av idrettsanlegg. For å kunne søke spillemidler må anlegget være en del av en kommunal plan som omfatter idrett og fysisk aktivitet. (Bestemmelser om tilskudd til anlegg og fysisk aktivitet, punkt 1.3.) Utdrag fra vedtatt Kommunedelplan for idrett og friluftsliv: Søknadsfrist og søknadsprosedyre for søknader om spillemidler. Statlig, fylkeskommunalt og kommunalt nivå bindes sammen blant annet med hensyn til fordeling av spillemidlene. For å få tildelt spillemidler må kommunen har oppfylt visse vilkår; revidere kommunedelplan for fysisk aktivitet hvert fjerde år med rullering av handlingsprogram de mellomliggende år, ha et ajourført anleggsregister for spillemidler og saksbehandle spillemiddelsøknader. Prosedyre for søknad om spillemidler fra og med søknadsåret 2017: I april vil det bli avholdt et obligatorisk seminar for de idrettslag som har planer om å søkes spillemidler for mai er fristen for å melde nye anleggsprosjekter til kommunen. 135

136 I august vil handlingsplanen rulleres i hovedutvalget og søknader om kommunalt tilskudd vil bli behandlet enkeltvis. 1.september er frist for innsending av forhåndsgodkjenning av anleggsplanene til kommunen. 1.oktober er frist for innsending av spillemiddelsøknad til kommunen. Søknader som kommer etter fristen vil ikke bli behandlet. Rådgivning og oppfølging av søkere er tillagt kommunen. Kommunen har også ansvar for å ivareta grupper og organisasjoner som ikke er medlemmer av idrettsrådet. For å forenkle overgangen til den nye prosedyren for spillemiddelsøknader, som vil være lik i hele fylket, har vi i 2016 to rulleringer av handlingsplanen. Frist for innsending av spillemiddelsøknader er 15.november for søknader for Kommunal med-finansiering til frivillige lag og foreninger avsettes på kulturbudsjettet. For kommunens egne anlegg avsettes kommunens kostnad i investeringsbudsjettet til teknisk forvaltning. Når det gjelder kommunal med-finansiering, vil søknader fra frivillige lag og foreninger bli behandlet enkeltvis i forbindelse med budsjettprosessen. For søknadsåret 2017 har kommunal med-finansiering. De søker kr for oppgradering av garderobe i 2.etg i roklubbens klubbhus og kr ,- til oppgradering av garderobe i 1.etg. Dersom søknaden skal imøtekommes må søknadsbeløpet inngå i rammen til enhet kultur. Så langt er det ikke funnet rom for å prioritere dette for Mottatte innspill: Halden skiklubb HSK ber om at O-kart Rokke som lå i handlingsplanen tidligere, kommer inn i planen igjen. O-kart Rokke rulleres inn i planen i Halden skytterlag I handlingsplanen har Halden skytterlag anlegget oppgradering til elektronikk ved Fagerli skytebane prioritert i De ønsker å utsette anlegget til Oppgradering til elektronikk ved Fagerli skytebane utsettes til Berg IL Berg IL ønsker å trekke sitt anlegg fra prioriteringslisten. Utvidelse av garderober på Berg stadion flyttes fra 2017 til i 2020 i handlingsplanen. Halden tennisklubb Halden tennisklubb planlegger rehabilitering av klubbhuset og ønsker å bli flyttet fra uprioritert plass til søknadsåret Rehabilitering av klubbhuset, Halden tennisklubb, prioriteres i handlingsplanen for Halden kommune. Idrettshall ved nye Idd skole fjernes fra handlingsplanen. Halden kommune har kjøpt Risum videregående skole og gymsalen/idrettshallen der vil bli gymsal for nye Idd skole. Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: x Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål 136

137 Betydning for næringsutvikling x Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon x Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre x Forhold som gjelder universell utforming x Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Handlingsplanen for utbygging av idrettsanlegg er generelt viktig for folkehelsen og for hele befolkningen. Det er særdeles viktig for barn og unges oppvekst at det er gode muligheter for bevegelse i nærmiljøet. Handlingsplanen foreslåes prioritert som følger for 2017: Ordinære anlegg: 1. Os flerbrukshall 2. Oppgradering av garderobe 2.etg. klubbhus / Haldens roklub 3. Oppgradering av garderobe 1.etg. klubbhus / Haldens roklub 4. Rehabilitering og utvidelse av Tistedalshallen / TTIF 5. Hisåsen skytebane, rehabilitere klubbhus /Buer og Kornsjø skytterlag 6. Halden kommune, koble sammen, tilgjengeliggjøre og merke 7. Halden kommune nytt vant Ishallen 8. Gimle IF, Rehab. og forlengelse av tursti Venås Nærmiljøanlegg: 9. Østfold fylkeskommune/halden vgs.tostedrødberget ballbane 10. ØFK Tosterødberget sandvolleyballbane 11. ØFK Tosterødberget basketballbane 12. ØFK Tosterødberget tursti 13. Halden kommune - Utendørs treningspark sentrum 14. Halden kommune utvidelse av Skaterampe sentrum 15. Idd sportsklubb - Ballbinge Prestebakke skole Både Halden skiklubb og Halden tennisklubb finansierer anleggene selv, og en fremtidig innvilget spillemiddelsøknad vil tilføre kommunen spillemidler. Konklusjon Etter forslag fra idrettslag foreslår administrasjonen prioritert handlingsplan for anleggsutbygging for perioden Innspill til handlingsplanen er ivaretatt i sin helhet; 1. O-kart Rokke tas inn planen i Oppgradering til elektronikk ved Fagerli skytebane utsettes til Utvidelse av garderober på Berg stadion flyttes fra 2017 til i Rehabilitering av klubbhuset, Halden tennisklubb, prioriteres for Idrettshall ved Idd skole fjernes fra handlingsplanen. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Else Grethe Mathisen 137

138 138

139 139

140 140

141 141

142 Prioritert handlingsplan Ordinære anlegg Anlegg / søker Årlige driftsutg. i 1000-kr Kostnad i 1000-kr Herav Spillemidl. i 1000-kr Kostnad Herav Spillemidl Kostnad Herav Spillemidl Kostnad Herav Spillemidl 1. Os flerbrukshall Oppgradering av garderobe 2.etg. klubbhus / Haldens roklub Oppgradering av garderobe 1.etg. klubbhus 3. / Haldens roklub Rehabilitering og 4. utvidelse av Tistedalshallen / TTIF Hisåsen skytebane, rehab.klubbhus / Buer og Kornsjø skytterlag Halden kommune, koble sammen, tilgjengeliggjøre og merke Halden kommune nytt vant Ishallen Gimle IF, Rehab. og forlengelse av tursti Venås Oppgradering til elektronikk Fagerli skytebane / Halden skytterlag

143 10. Treningshall, tilkomst,inneklima,teknisk / Haldens roklub Flomlys Halden stadion / Halden kommune Helrenovering Prestebakke stadion, vanningsanlegg / Halden kommune Rehabilitering av trimrom / toaletter Høiåshytta / Halden SK Lysløype Asak Holmen / 14. Halden SK O-kart Rokke / HSK Halden tennisklubb - Rehabilitering av 16. klubbhus Klubbhus / Halden golfklubb Nye garderober Halden stadion / Halden 18. kommune Klubbhus Halden stadion / Halden IL (Eventuelt rehab av eksisterende klubbhus) O-kart Torpedal Nord / Halden SK Rehabilitering 11-bane kunstgress Strupe / 21. KVIK Halden Rehabilitering Hjortsberghallen / Halden kommune Utvidelse av garderobe Berg stadion / Berg IL

144 Liste over uprioriterte anlegg etter 2020: Svømmehall / Halden kommune Rehabilitering av turkart for sentrumsnære områder / Halden kommune Hinderløype Ertehytta / Tistedalens FL Rehabilitering av garderober og trimrom Ertehytte / TFL Utvidelse av banearealet med 2 baner Tistedal stadion / TTIF 144

145 Prioritert handlingsplan Nærmiljøanlegg Anlegg / søker Årlige driftsutg. i 1000-kr Kostnad i 1000-kr Herav Spillemidl. i 1000-kr Østfold fylkeskommune/halden vgs.tostedrødberget ballbane ØFK Tosterødberget sandvolleyballbane ØFK Tosterødberget basketballbane ØFK Tosterødberget tursti Halden kommune - Utendørs treningspark sentrum Halden kommune utvidelse av Skaterampe sentrum Idd sportsklubb - Ballbinge Prestebakke skole Kostnad Herav Spillemidl Kostnad Herav Spillemidl Kostnad Herav Spillemidl 145

146 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Lars Vidar Hennum Hansen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2016/ Kommunestyret 2016/ Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Investeringsmidler - Etablering av ny IT-plattform Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Administrasjonen har hatt ute et anbud på ny IT-driftsleverandør våren I den forbindelse skal det etableres en helt ny IT-plattform som vil gi vesentlige forbedringer i forhold til integrasjon og innovasjon. Selve anskaffelsen av ny IT-plattform er å anse som en investering i det den inneholder en helt annen funksjonalitet og en vesentlig standardheving. Rådmannen ønsker derfor at selve anskaffelsen med tilhørende anleggsmidler føres i investeringsregnskapet. Det er ikke tatt høyde for dette prosjektet i budsjett 2016, og saken fremmes derfor som egen bevilgningssak. Rådmannen foreslår å bruke av ubundet kapitalfond for ikke å øke kommunens gjeldsbyrde. Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Det bevilges kr ,- til investeringsformålet «Ny IT-plattform». Bevilgningen finansieres med bruk av investeringsfond fra konto: Rådmannens innstilling: 2. Det bevilges kr ,- til investeringsformålet «Ny IT-plattform» Bevilgningen finansieres med bruk av investeringsfond fra konto:

147 2. Nytt budsjettskjema 2A vedtas Budsjett 2016 Budsjett 2015 Regnskap 2014 Budsjettskjema 2A - investering Investeringer i anleggsmidler Utlån og forskutteringer Kjøp av aksjer og andeler Avdrag på lån Dekning av tidligere års udekket Avsetninger Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Kompensasjon for merverdiavgift Mottatte avdrag på utlån og refusjoner Andre inntekter Sum ekstern finansiering Overført fra driftsbudsjettet Bruk av tidligere års udisponert 0 0 Bruk av avsetninger Sum finansiering Udekket/udisponert Nytt budsjettskjema 2B vedtas Budsjettskjema 2 B - investering Budsjett 2016 Budsjett 2015 Regnskap 2014 Sentral/Felles Kultur Undervisning og oppvekst Helse og omsorg Teknisk inkl. kirken VAR Sum

148 Saksutredning: Bakgrunn Høsten 2015 ble det besluttet at kommunen skulle legge ut IT-driftstjenestene på anbud. Valget falt etter gjennomført anbudskonkurranse på IT-driftsleverandøren 99x. Prosjektet er nytt og ikke tidligere vedtatt. Dette fordrer derfor at kommunestyret bevilger nødvendig finansiering for at prosjektet skal kunne dekkes over investeringsregnskapet. Beskrivelse av prosjektet I ny avtale ligger det store funksjonsforbedringer for å sikre god oppetid og robust løsning: Etablerer Aremark og Halden kommune på samme IT-plattform i samme løsning. Ny serverpark med fleksibel og moderne plattform. Selvbetjeningsløsning for brukerne for å løse oppgaver uten å måtte henvende seg til Servicedesk. Dual Site redundant løsning på plattformen som gjør at dersom datahallen går ned vil en annen datahall overta. (Gir minimal nedetid) Et felles knutepunkt (nettverk) i Halden rådhus. Forenkler drift av nettverk. Kryptering av linjer ut til kommunens lokasjoner (økt sikkerhet) Økt internettkapasitet. Kapasiteten er delt mellom elevnett og adm. nett. (økt sikkerhet og raskere linjer) Forbedre AD slik at flere programmer kan integreres med hverandre. Dette vil medføre mindre manuelt arbeid, bedre kontroll og redusere feilkilder. Utvidet åpningstid på Servicedesk (fra 0700 til 2200 på virkedager) Brukerne får et større lagringsvolum til en lang lavere kostnad. Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: X Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold X IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Løsningsalternativer: 1. < I løpet av prosessen har det blitt klart at deler av dette prosjektet er anskaffelse av anleggsmidler med betydelig preg av oppgradering. Rådmannen mener derfor at det er riktig at denne delen av anskaffelsen føres i investeringsregnskapet. Prosjektet har ikke tidligere vært behandlet, og er ikke en del av investeringsbudsjettet for For at prosjektet skal kunne finansieres med midler i investeringsregnskapet foreslår rådmannen at kommunestyret vedtar prosjektets finansiering med bruk av ubundet kapitalfond. Det er videre i rådmannens forslag til budsjett 2017 lagt inn det antatte restbevilgningsbeløpet i investeringsbudsjettet. > 2. <Kommunestyret kan velge å ikke bevilge investeringsmidler som finansiering av dette prosjektet. Prosjektet vil i så fall fortsatt føres i investeringsregnskapet, men da med finansiering fra driftsregnskapet. Kommunestyret kan også velge å bevilge midler i investeringsregnskapet med annen type finansiering enn fondsmidler. Alternativet er da å finansiere prosjektet med lånemidler. Ved finansiering med økt låneopptak skal prosjektet godkjennes av fylkesmannen i hht kommunens ROBEK-status.> 148

149 Konklusjon <Rådmannen mener at anskaffelsen er av en slik karakter at den skal posteres i investeringsregnskapet. Dette underbygges av en vesentlig oppgradering og standardheving i forbindelse med ny løsning. Rådmannen mener videre at en finansiering med avsatte midler fra tidligere år er den mest hensiktsmessige finansieringskilden. Dette vil ikke øke kommunens gjeld i form av låneopptak, og det vil ikke legge ytterligere press på driftsbudsjettet.> Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Roar Vevelstad> 149

150 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: F / Astrid Nordstrand Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 2016/ Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere Ullriche Gade Karin Oraug Øyvind Grandahl Avdeling Fellestjenester NAV Prosjekt «Raskere Bosetting» NAV Koordinerende enhet Anskaffelser av boliger til flyktninger. Erfaringer fra helhetlig arbeid med flyktninger i Halden kommune. Anmodning om bosetting av flyktninger i Halden 2017 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Karin Oraug,Ullriche Gade og Øyvind Grandahl. Sammendrag av saken: Saksfremlegget skal belyse følgende, som grunnlag for vurdering knyttet til nye bosettinger i 2017: 1. Fylkesmannens / IMDi s anmodning om bosetting i Østfold kommunerevisjons prosjektplan for fremtidig mottak av flyktninger i Halden kommune 3. Erfaringer med prosjekt «Raskere bosetting» 4. Opprettelse av helseteam for flyktninger Fylkesmannen i Østfold og Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) anmoder Halden kommune om å bosette 45 flyktninger i Kommunen bes om å fatte presist vedtak for hvor mange flyktninger som skal bosettes, og at vedtaket ikke inkludere familiegjenforente, eller har andre forbehold. På landsbasis vil det i 2017 være behov for å bosette flyktninger, hvorav 1100 er enslige mindreårige under 18 år. Dette er lavere enn tidligere plantall fra IMDi. Færre asylsøkere til Norge og færre som innvilges opphold er hovedårsakene til at behovet har gått ned. Anmodningstallene er utarbeidet i samråd med KS. Langt færre enslige mindreårige er aktuelle for bosetting i 2017 enn man tidligere antok. Kommuner som hadde fattet vedtak og forberedt seg for mottak av mange enslige mindreårige i 2016, fikk ikke disse 150

151 bosatt. Som en følge av dette, har IMDi konsentrert bosetting av enslige mindreårige til færre kommuner. Halden kommune er ikke anmodet om å motta enslige mindreårige i Rådmannens innstilling: 1. Halden kommune vedtar å bosette 15 personer i Halden kommune anmoder IMDi om å få bosette familier. Saksutredning: I perioden 2012 til 2016 har Halden kommune tilsammen bosatt 156 flyktninger. Bosettingene har ikke inkludert familiegjenforente. I 2015 og hittil i år har vi mottatt 36 familiegjenforente, hvorav 24 barn mellom 0-17 år. Familiemedlemmer som ikke er i skolepliktig alder, har i all hovedsak rett til introduksjonsprogram. I kommunestyrevedtak 11.februar 2016, hvor forvaltningsrevisjonsplanen ble fastsatt, fremkommer det: «Kontrollutvalget ønsker et prosjekt som belyser om kommunen er rustet til å ta imot et økende antall flyktninger, både voksne og mindreårige». Østfold kommunerevisjon har utarbeidet en prosjektplan med tre problemstillinger og avgrensninger. Sentralt i planen er hvilken betydning svakheter i mottak og integrering vil ha for både de som bosettes, Halden- samfunnet og sist, men ikke minst kommunenes økonomi. Problemstillinger og avgrensninger i Østfold kommunerevisjons prosjektplan: 1. I hvilken grad arbeider kommunen systematisk og effektivt med å fremskaffe boliger, samt følger opp flyktningene i bosettingsfasen? NAV Halden bosatte i 2015, 48 flyktninger og i 2016, 55 flyktninger på det private leiemarkedet. Det har ikke vært tildelt kommunale leiligheter i denne perioden. Et godt samarbeid med både store og mindre private utleieaktører, har vært av stor betydning for å nå måltallene for bosetting i 2015/2016. NAV- Halden blir forespurt om behovet for ledig leiligheter. Vi bruker også for å bli kjent med hvilke boenheter som er ledig til en hver tid. Utleieaktørene blir også kontaktet når vi har hatt dialog med IMDi og vi vet hvem som skal søkes ut. Det er krevende å jobbe systematisk med bosetting, da vi fortløpende gjennom året får utsøkninger fra IMDi. Det er først ved ut søkning vi blir gjort kjent med om det er enslige personer eller barnefamilier. NAV- Halden har god dialog med IMDi og har kunnet være med på å finne personer som blir utsøkt ut fra hvile boliger vi har hatt tilgjengelig. Det ble merkbart færre ledige boenheter på ettersommeren, og i snitt er det et lavere antall ledige boenheter på finn.no nå. Boligsosial handlingsplan Perioden for Boligsosial handlingsplan/aktivitetsplan utløp i Ny handlingsplan i forbindelse med det nye programmet er under arbeid første utkast skal være ferdig 15.desember 2016 og endelig utkast skal foreligge15.januar I programavtalen er det skissert hovedfokus, men det blir mer spesifisert i handlingsplanen for programmet som skal vare frem til Halden kommune vil i det nye programmet ha et variert tilbud med egnede boliger til ulike grupper, og planlegge for gode bomiljøer og at utleieboliger er av god kvalitet. Det vil også være behov for flere boliger bl.a til flyktninger, og i henhold til bolig for velferd, skal det være særlig fokus på barnefamilier og unge. Flere skal få mulighet til eie sine egne boliger i gode bomiljøer. NAV-Halden ved «Raskere bosetting» vil være samarbeidsaktører videre i denne planen. Et nært samarbeid med ulike etater i kommunen er av stor betydning for hvor godt Halden kommune står rustet til å planlegge og iverksette gode bomiljøer. Oppfølging av flyktningene i bosettingsfasen Bosettingsarbeidet i Halden-kommune er organisert ved Nav-Halden. Det er boligoppfølger og flyktningkonsulent som følger de nyankomne fra første dag. De har oppgaver knyttet til de nyankomne flyktningene. Boligoppfølger er som regel den første representanten de møter ved ankomst til Halden kommune. De bistår med tilvisning i den boigen de har fått tildelt og i forhold til innkjøp/etablering. Videre blir de nybosatte vist rundt i byen og de får hjelp med å opprette bankkonto, skaffe reisebevis 2 151

152 (Utlendingsseksjonen, Sarpsborg), sikre folkeregistrering og framskaffe skattekort (Grålum).Boligoppfølger driver opplæring i bruk av internett og bestilling av bank ID. Boveileder melder opp til helseavdeling om behov for helseundersøkelse, bistår med å skaffe fastlege, søke bostøtte, bestille strøm og sikre oppmelding til Halden kommunale kompetansesenter i forhold til norskopplæring med samfunnskunnskap. Boligoppfølger registrer også behov for fritidsaktiviteter og norsk nettverk. Etterhvert etableres det kontakt med frivillig koordinator som er knyttet opp mot «Raskere bosetting», 2. Har kommunen en introduksjonsordning som er i tråd med lovens intensjoner og bestemmelser? Halden kommune har gjennom flere år bosatt et forholdsvis lite antall flyktninger. I all hovedsak har en stillings ressurs som flyktningkonsulent vært avsatt til dette arbeidet.i tillegg også tilpassede stillingsressurser på HKK. Fra 2012 til 2014 økte antallet som ble bosatt gradvis, til det fra 2015 og til dags dato har vært en merkbar økning i bosettinger knyttet til den internasjonale krisen som Norge også har forpliktet seg til å bidra i. Fylkesmannen i Østfold har gjennomført tilsyn med kommunens introduksjonsordning i Introduksjonsloven har som hensikt å sørge for at deltakerne blir aktive yrkesutøvere og samfunnsborgere og at de blir økonomisk selvstendige.for Halden kommunes vedkommende konkluderte fylkesmannen med følgende høsten 2015: «Halden kommune tilbyr ikke et introduksjonsprogram som er helårlig og på fulltid, jf. introduksjonslovens 4 annet ledd.» Det er stort fokus på å lukke lovbruddet, men i henhold til lovens krav, er vi ikke i mål. Gjennom etablering av prosjekt Raskere bosetting i regi av NAV, og i utviklingsprosesser med k-avdeling undervisning, oppvekst og kultur som administrerer HKK, er rådmannen av den oppfatning at lovbruddet vil bli lukket blant annet gjennom en endring i organiseringen av introduksjonstilbudet. Dette utviklingsarbeidet pågår kontinuerlig. Kommunen har utfordringer med en stor økning i antallet nyankomne personer som har rett og plikt til et introduksjonsprogram. Gjennom familiegjenforeninger øker antallet personer som har rett og plikt til det samme programmet. 3. Har kommunen satt i verk tiltak som er egnet til å øke sysselsettingen av innvandrere? Kommunal og statlig side i NAV er svært opptatt av at innvandrere så raskt som mulig skal ut i arbeid og aktivitet. Gjennom introduksjonsprogrammet legges det opp til språkpraksis to dager pr uke, og tre dager med undervisning. Det tilbys språkpraksisplasser både i kommunen og i det private næringsliv. I statlig regi legges det opp til tiltaksplasser for alle, men også for å ivareta de med utfordringer ifht å beherske norsk godt nok. Det er lagt til rette for helsefagarbeiderutdanning også for kommende år. Alle virkemidler for å få flyktninger i arbeid benyttes, men de må konkurrere i et arbeidsmarked som for tiden er krevende. Avdeling for samfunnsutvikling jobber i nært samarbeid med NAV ifm kunnskap i sentrum. Kunnskap i sentrum ble arrangert første gang i august Når det gjelder Kunnskap i sentrum så er dette ulike tiltak for å motivere målgruppene, herav flyktninger, med å fokusere på kunnskap (både motta kunnskap og vise sin kunnskap) og forstå hvilke muligheter de har til arbeid. Det er spesielt overgangene mellom skoler (barneskole, ungdomsskole, videregående skole, høyere utdanning) til arbeid som er i fokus. Det er (all form for) kunnskap som er sentralt og muligheten for å knytte tette bånd til næringslivet og muligheten for å kunne bidra til å skape sine egne arbeidsplasser. Dette vil skje i form av kurs, workshops, «kunnskapsmesse», besøk hos bedrifter og skoler

153 . Tabellen viser deltagere i introprogrammet 5 år etter avsluttet program. Årsak til Haldens lave resultat kan være lite oppfølgingsressurser på området. Viktig å bemerke at det også er resultater før prosjekt «Raskere bosetting ble iverksatt» Tabellen viser antall deltagere som går direkte til jobb eller utdanning umiddelbart etter introprogrammet. Halden kommune må ta en stor del av ansvaret for å tilby språkpraksisplasser for flyktninger i introduksjonsprogrammet. Det må også arbeides strategisk mot næringslivet for at bedrifter i lokalmiljøet skal ta et samfunnsansvar for god integrering av flyktninger. Ved at Halden kommunale kompetansesenter har sitt fokus på norskopplæring og «Raskere Bosettings prosjektet» sammen med øvrige tjenester NAV på arbeidslinjen, er målet økt sysselsetting blant innvandrere. Erfaringer med prosjekt «Raskere bosetting» Ut fra erfaringer med den økte bosettingen i 2015, besluttet kommunen å prosjekt-organisere flyktningarbeidet. Dette for å utvikle og koordinere arbeidet med å sikre gode prosesser i tråd med forpliktelsene vi har påtatt oss. Målgruppen er bosettingsklare flyktninger som kommunen har vedtatt å ta i mot, samt familiegjenforente. Prosjektperioden ble satt fra til