DEN NORSKE KIRKE Åsgårdstrand menighet

Transkript

1 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 18:30 Møtested: shus (Lite møterom) Til stede: Dennis Larsen, Sten Lundbo, Hege B. Gullaker, Mette J. Eckbo, Gunnar Hovland, Ann-Kristin Lysgård og Nils Magnus Hovland. Meldt forfall: Erik Gjeruldsen, Elisabeth Vigdis Balster. Innkalling og møtebok fra ble godkjent. Saker Sak 001/13 Gudstjenestereformen - svar fra biskopen Svar på søknad om godkjenning av ny lokal grunnordning for hovedgudstjenesten i Åsgårdstrand. Vedlagt. Svarbrev av ble grundig gjennomgått, og oppfølging av gudstjenesteutvalgets arbeid ble vurdert. Menighetsrådet ønsker å få utarbeidet en ordning for familiegudstjeneste/familiemesse og konfirmantgudstjeneste i løpet av første halvår Sognepresten følger opp dette. Trosopplærer bes lage et forslag til hvordan trosopplæringen kan inkluderes i gudstjenesten. Forslaget utarbeides i løpet av første halvår Innen 1. søndag i advent 2014 bør vår grunnordning for høymessen revideres etter modell for lokal grunnordning. Sognepresten følger opp dette arbeidet. Sak 002/13 Ny samarbeidsavtale om felles trosopplæring i prostiet Trosopplæringen i vårt område har siden starten i 2009 hatt to bein å stå på. Ett bein har vært det lokale arbeidet som har vært utført av ansatte trosopplærere og frivillige i hvert sokn. Det andre beinet har vært et arbeid som har vært drevet i hele Nord Jarlsberg prosti. I starten var det nok et ønske om at man skulle få til flere felles prosjekter på tvers av fellesrådsområder enn det som ble realiteten. Det som imidlertid har vært viktig siden starten har vært at de ansatte skulle bli med i et lærende og støttende kollegafellesskap, og det har fungert hele tiden! Nye tilsatte har blitt invitert til samlinger og kurs der opplæring har blitt gitt. Man har også der fått kontakter som har gitt og gir gode råd til de ulike sidene ved trosopplæringsarbeidet. Dette felles arbeidet i prostiet har vært styrt av et avtaledokument som fellesrådet i alle de 6 kommunene prostiet består av, har vedtatt. I samarbeidsavtalen står det at før fellesrådet vedtar, skal menighetsrådene i fellesrådsområdet (pkt. 7 i avtalen) uttale seg. Endringer fra gammel til ny avtale er: - pkt. 3 (økonomi): Her er avsettingen til fellestiltak økt fra 6 % til 7 %. Dette skyldes at bl.a. kursutgifter og opplæring er blitt noe dyrere. Videre er det med en oversikt i ny avtale som viser hvor stort tilskuddet har vært siden 2009.

2 - pkt. 5 (prostiutvalg for trosopplæring). Her er det kommet et nytt punkt om konstituering og valg av leder i årets første møte. Ellers er det ingen saklige endringer i forslaget til ny samarbeidsavtale. Det kan hende at innspill som kommer fra menighetsrådet ikke kommer med i denne avtalen ( gjelder for ), men det er viktig at innspill blir gitt slik at vi kan få dette vurdert og drøftet ved neste behandling av samarbeidsavtalen, som er høsten Det er prostiutvalget som har jobbet frem dette nye forslaget til samarbeidsavtale om felles trosopplæring. Endringene er beskjedne og jeg anbefaler menighetsrådet om å være positiv til denne nye samarbeidsavtalen. Menighetsrådet gir sin tilslutning til den nye samarbeidsavtalen. Sak 003/13 Kirketjener Åsgårdstrand Kirketjeneren i Åsgårdstrand har sagt opp sin stilling. Oppsigelsen kom i forkant av menighetsrådets siste møte før jul, hvor saken ble påbegynt som følge av et tilbud fra kirkevergen (se vedlegg). Fra menighetsrådets møte 18. desember 2012: Menighetsrådet ber om utsatt frist for tilbakemelding (til kirkevergen) til slik at saken kan tas opp til ny behandling. I mellomtiden gjøres sonderinger for om det er mulig å få frivillige til å gjøre denne jobben. Erik Gundersen spørres om å være koordinator for en slik ordning. Menighetsrådet har konkludert med at kirketjenerstillingen ikke baseres på frivillighet. Menighetsrådet ber kirkevergen følge opp med utlysning og ansettelse av ny kirketjener. Sak 004/13 Oppnevning av medliturger til gudstjenesten Menighetsrådet oppnevner medliturger til gudstjenesten. Det ble satt opp en liste over 6 personer som vil bli forespurt, og oppgaven med å rekruttere ble fordelt. Menighetsrådet ønsker å oppnevne minst 3 medliturger for virksomhet i Det vil i praksis medføre tjeneste ca. hver 6 uke. Kateketen bes samtidig lage et forslag til en ordning som gjør at minst en konfirmant er medliturg hver gang. Se dessuten kommentar til saken i menighetsrådsmøte 12. februar Sak 005/13 Program våren 2013 Gjennomgang av vårens program inkl. årsmøtet, 9. april Karsten Isachsen Livsglede Åsgårdstrand kirke Sang - og musikksamling Familien Søvde Mai/juni.13 Svein Tindberg eget valgt tema Carl-Ove Fæster har oppfølging av dette.

3 Årsmøteprogrammet vil bli fastsatt på neste møte. Menighetsrådet ønsker å ta opp tema «arbeid for ungdom» som hovedsak på årsmøtet. Sak 006/13 Referatsaker januar 2013 Orienteringer, planlegging av saker som ikke behøver noe formelt vedtak, innkommet post: - Ikon til Åsgårdstrand kirke, biskopens godkjenning. Svarbrev vedlagt - Planer for fellesrådet v/sten - Planer for hyggetreff v/sten - Status utbygging av kirken - Inntekt antenne i kirketårnet + klokkerlønn v/hege Det ble gjort følgende særskilte vedtak under punktet «Inntekt antenne i kirketårnet» I Åsgårdstrand kirke er det en årlig inntekt på ca. kr ,- ved utleie av tårnet til antenne anlegg. Dette mener sråd er en god og viktig inntekt for kirken. I dag tilfaller denne inntekten fellesrådet. I samarbeidet med fellesrådet har sråd et krevende økonomisk prosjekt med utvidelse av kirken. Det samles inn et betydelig beløp hver måned gjennom givertjeneste. Menighetsrådet mener at det ville være en styrke for prosjektet om inntektene fra antenneanlegget tilføres «Prosjekt utvidelse kirken». Dette vil være en mulighet til å betjene nødvendig låneopptak. Menighetsrådet ber på dette grunnlaget om at fellesrådet, for budsjettåret 2014, legger beløpet inn i «Prosjekt utvidelse kirken». Referatsakene ble tatt til orientering. Se dessuten kommentar til saken i menighetsrådsmøte 12. februar For sråd Hege Brun Gullaker sekretær

4 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Åsgårdstrand kirke med påfølgende dugnad Til stede: Dennis Larsen, Sten Lundbo, Hege Brun Gullaker, Erik Gjeruldsen, Mette J. Eckbo, Gunnar Hovland, Nils Magnus Hovland og Ann-Kristin Lysgård. Meldt forfall: Elisabeth Vigdis Balster. Saker Innkalling og møtebok fra ble godkjent med følgende merknader: Til sak 001/13 Gudstjenestereformen svar fra biskopen Endring av vedtaket ble gjort slik: Menighetsrådet ønsker å få utarbeidet en ordning for familiegudstjeneste/familiemesse og konfirmantgudstjeneste i løpet av første halvår Sognepresten følger opp dette. Trosopplærer bes lage et forslag til hvordan trosopplæringen kan inkluderes i gudstjenesten. Forslaget utarbeides i løpet av første halvår Innen første søndag i advent 2014 bør vår grunnordning for høymessen revideres etter modell for lokal grunnordning. Sognepresten følger opp dette arbeidet. (Endringen i uthevet kursiv) Endringsvedtaket var enstemmig. Kommentar til sak 004/13 Oppnevning av medliturger til gudstjenesten Det er behov for et møte for å gjennomgå detaljene i denne tjenesten for frivillige medliturger før det settes opp plan for deltakelse. Det er også mulig med forespørsel til nye personer. Sognepresten følger opp dette. Kommentar til sak 006/13 Referatsaker i januar 2013 Det ble i denne saken gjort særskilt vedtak vedrørende «Inntekt antenne i kirketårnet». Det vil bli foreslått i fellesrådets møte å legge beløpet inn i prosjekt «Utvidelse av kirken» for budsjettårene 2014, 2015 og 2016, for deretter å gjøre ny vurdering av dette. Sak 007/13 Regnskap 2012 Det er ført driftsregnskap for 6 avdelinger. Totalt resultat for menighetsrådet som helhet viser et mindreforbruk på kr ,17. Tabellen nedenfor viser resultatene for hver avdeling sammenlignet med resultatene i Resultater: Avdeling 2420 Men.råd Merforbruk ,52 Mindreforbruk 13024,88 Avdeling 2421 Men.hus Mindreforbruk ,71 Merforbruk -5503,47 Avdeling 2422 Kulturkrk Mindreforbruk ,00 0 Avdeling 2423 Fond utv.krk Avsatt b.fond ( ,00) Avsatt b.fond (13.420,00) Avdeling 2424 Barnekor Mindreforbruk 3.039,98 Merforbruk -7299,20 Avdeling 2425 Trosopplæring Avsatt fond (6.820,27) Avsatt b.fond (4.652) Sum samlet resultat Mindreforbr uk ,17 Mindreforbruk 222,21

5 Kommentarer til resultatet for hver avdeling: Avd menighetsråd: Merforbruket skyldes blant annet at det har vært lavere overføringer fra kirkelig fellesråd fordi et 3-årig prosjekt til korene i Åsgårdstrand fra 2009 er tatt ut. Det er videre bl.a.gitt bidrag til skulptur i kirken. Avd menighetshus: Menighetshuset har et netto midreforbruk på kr ,70.Det skyldes gunstige strømpriser og mindre strømforbruk. Det har vært lave brøyteutgifter i Det var budsjettert med bruk av disposisjonsfond på kr (Gave til trykksak bevilget i 2011) og avsetning til fond med kr Totalt gir dette et mindreforbruk på kr ,71. Avd kulturkirken: Kulturkirken har hatt 3 arrangementer og totalt har det kommet inn kr i billettinntekter. De totalte utgifter har vært kr Samtidig var det vedtatt bruk av disposisjonsfond med kr Dette gir da et totalt mindreforbruk på kr Avd fond Arbeidskirken: Det er startet en aktiv givertjeneste til utvidelse av kirken i Dette har ført til mange gaver. Totalt kr i gaveinntekter. Offer til arbeidet med utvidelse av kirken har gitt kr i inntekter og renter av bankkonto kr Totalt gir dette et resultat på kr som er avsatt til bundet fond til dette formålet. Avd Åsgårdstrand barnekor: Koret har hatt en noe mindre aktivitet og dermed er utgifter noe lavere og gaveinntektene er litt høyere enn budsjettert. Dette forklarer et mindreforbruk på kr 3.039,98. Avd trosopplæring: Ved årets slutt var det kr 6.820,27 som ikke var brukt opp. Dette er avsatt til bundet fond for trosopplæring til bruk i Det som ble avsatt i 2011 (kr ,05) er brukt i Balanseregnskapet viser detaljert oversikt over inventar og oppsatt verdi på menighetshuset og alle bankkonti med saldo. Videre viser det en oversikt over disposisjonsfond og bundne fond, kapitalkonto og kortsiktig gjeld som gjelder offer som er tatt opp i 2012 men ikke overført til respektive organisasjoner før etter årsskifte. Menighetsrådet skal fatte vedtak om disponering av resultatene fra Dette vedtaket sammen med regnskapet skal så oversendes til Revisjon for gjennomgang. Hvis resultatene avsettes til disposisjonsfond kan de fritt disponeres av menighetsrådet til bruk etter vedtak. Regnskapsresultatene slik de foreligger ved årsavslutningen disponeres som følger: Avd menighetsråd: Merforbruk kr ,52 dekkes ved bruk av disposisjonsfond. Avd menighetshus: Mindreforbruk kr ,71 avsettes til disposisjonsfond. Avd kulturkirken: Mindreforbruk kr ,00 avsettes til disposisjonsfond. Avd fond utvidelse kirken: Dette er øremerkede midler og resultatet ( kr ) er avsatt til bundet fond. Avd barnekor: Mindreforbruk kr ,98 avsettes til korets disposisjonsfond (Åsg. Kirkes barnekor) Avd trosopplæring: Årets ubrukte midler ( kr ,27) er avsatt til bundet fond trosopplæring fordi dette er øremerkede midler. Enstemmig godkjent. Sak 008/13 Handlingsplan Visjon og verdier Følgende handlingsplan ble enstemmig vedtatt:

6 Handlingsplan Gudstjenesten Aktivitet Ansvar Tidspunkt Ny gudstjenesteliturgi Nils Magnus Hele året Søndagsskole Trosopplærer Hele året Invitere/samarbeid med grupper Mette og Hele året Nils Magnus Kirkekaffe Hege Hele året Informasjon Sten Hele året 2. Barnearbeid Aktivitet Ansvar Tidspunkt Barnas kirkebok 4 åringene + opplegg Trosopplæringsutvalg Høst Trosopplæring. Se egen plan Trosopplæringsutvalg Hele året Sikre kontinuitet i barnekoret Ann Kristin Hele året Skolegudstjeneste Nils Magnus og Høst Ann Kristin 3. Ungdom Aktivitet Ansvar Tidspunkt Ungdomsarbeid/Rust Gunnar/kateket Hele året Ledertrening Gunnar/kateket Hele året Samarbeid høgskolen Gunnar/kateket Hele året Sjømannskirke konfirmanter/leirer Kateket Hele året 4. Fellesskap Aktivitet Ansvar Tidspunkt Frivillighetsfest Hege Høst Samtalegrupper Hege Hele året Hyggetreff Nils Magnus Hele året Juletrefest Hege Høst Fasteaksjon/KN Gunnar Vår 5. Kulturarbeid Aktivitet Ansvar Tidspunkt Utvidelse kirken Erik G. / Dennis Hele året Kultur i kirken Mette/ organist Hele året Misjonsprosjekt Eli Fjose Zahl Høst Åsgårdstrand på tvers - info Dennis Hele året Grønn menighet Gunnar Hele året

7 Sak 009/13 Fellesuttalelse fra fellesrådets fire menighetsråd ang. budsjett 2013 Horten kirkelige fellesråd møttes 17. januar og drøftet budsjett for Fellesrådets balanserte budsjett, vedtatt i august 2012, ble redusert med ca. kr ved behandling i kommunen. Fellesrådet samlet seg om tiltak i denne forbindelse og følgende enstemmige vedtak ble fattet: «På basis av de foreløpige drøftelsene på møtet , og representantenes tilbakemeldinger etter konsultasjon med menighetsrådene, skal fellesrådet på møtet vedta driftsbudsjett for Det skal tilstrebes at vedtaket gjøres på basis av konsensus.» 5 februar, samlet inntil to representanter fra hvert av fellesområdets fire sokn seg for å diskutere hva man skal melde tilbake til fellesrådet ang. mål, strategi og prioriteringer. Følgende felles uttalselse ble resultat av møtet. Forslag til fellesuttalelse behandles i hvert enkelt menighetsråd i februar: Fellesuttalelse fra menighetsrådene i Horten, Borre, Åsgårdstrand og Nykirke ang. budsjett 2013 og videre: Vi gir honnør til Fellesrådet for prosessen, hvor menighetsrådene inviteres til innspill og refleksjon over satsingsområder. Det er en felles oppfatning i alle 4 MR-ene at vi ønsker å prioritere aktiviteter for barn og unge. Vi ønsker å legge arbeid med barnekor inn i arbeidsinstruksene til kantorene/organistene. Dette sikrer kontinuitet og kvalitet i barnekor-arbeidet, og sparer FR/MR-ene for spesifikke utgifter til dirigent. Da kan MR-ene bruke ressurser på å skaffe frivillige til de andre oppgavene i korene, og til annet arbeid for barn og unge. Kostnader til salmebøker foreslås dekket av Borre menighetsråds disposisjonsfond. Det generelle kuttet på 10 % i overføringer til MR-ene for 2013 tas til etterretning. Vi forventer at 2014-budsjettets overføringer justeres tilbake til normalt nivå. Alternativ til 10 % kutt i overføringer til de 3 MR-ene i Borre kan være at vi øker konfirmantkontingenten med kr Fellesrådet kan dermed spare ca i overføring til konfirmantarbeid i Borre prestegjeld. På denne måten kan de generelle overføringene beholdes. Vi støtter Fellesrådets forslag om å øke kremasjonsavgiften. sråd støtter hovedtankene i den felles uttalelsen fra rådene. Menighetsrådet støtter videre forslaget fra kateketen om å øke konfirmantkontingenten med kr 150,-. Sak 010/13 Budsjett 2013 Det er utarbeidet et forslag til budsjett. Dette inneholder 6 avdelinger og er utarbeidet etter signaler gitt etter fellesmøte om budsjettsituasjonen på grunn av signaler om lavere overføringer fra kirkelig fellesråd til menighetsråd og ut i fra erfaringer fra regnskapstall Avd menighetsråd: Det er innarbeidet at tilskuddet til korleder antakelig blir redusert med i forhold til overføringer i 2012 fra kirkelig fellesråd. Menighetsrådet vil blant annet prioritere arbeidet blant barn og unge og ønsker å opprettholde aktiviteten. Lønn til korleder med 13 % stilling blir dermed en stor

8 utgiftsbelastning. Forslaget legger allerede til grunn bruk av disposisjonsfond med kr Øvrige arter legger nivået fra 2012 til grunn. Det synes nødvendig med flere offer til egen virksomhet for å kunne opprettholde aktivitetsnivået som er ønskelig. Avd menighetshus: Budsjettforslaget er utarbeidet av Erik Gundersen og legger nivået fra 2012 til grunn. Det er budsjettert med kr i utgifter som igjen er finansiert med leieinntekter og en liten refusjon for konfirmant og ungdomsarbeidet. Avd kulturkirken: Denne avdelingen vil vise utgifter og inntekter til spesielle konserter og kulturinnslag utover ordinær aktivitet. Aktiviteten her vil sannsynligvis bli lav i 2013 siden det er foreslått arrangementer i kirken til inntekt for utvidelse av kirkebygget. Totalt er det foreslått kr i budsjetterte utgifter som tenkes finansiert via billettinntekter. Avd utvidelse kirken: Tilskudd og finansiering av utvidelse av kirkebygget er en prioritert oppgave i Det jobbes med mange alternative måter å få inn penger på. Det ønskes satt opp flere offer øremerket til dette formålet, som anses som en støtte fra menighetsrådet. Givertjenesten med faste givere ble etablert i 2012 og gir faste inntekter pr måned. Her er rom for flere avtaler. Det er budsjettert med offer og gaveinntekter på kr og renteinntekter på kr Alle gaver og inntekter på denne avdelingen avsettes til øremerket bundet fond. Eventuelle utgifter som måtte komme i løpet av 2013 kan tas som budsjettjusteringer når nærmere oversikt foreligger. Avd barnekoret: Korleder er tilbake i jobb og koret har mange planer i Dette fører til økte utgifter. Korets styre har foreslått kr i anslåtte utgifter og kr i inntekter. For å få budsjettet i balanse må det brukes kr av korets disposisjonsfond. (Totalt er fondet kr før mindreforbruket i 2012 er avsatt). Avd trosopplæring: Tilskuddet fra fellesrådet er beregnet til kr og mindreforbruket fra 2012 på kr 6820,- kan benyttes. Totalt er det satt opp utgifter for kr Alt som inkluderes i trosopplæringsplanen kan belastes regnskapet for trosopplæring. Det er et noe romslig budsjett som er viktig å benytte der en kan. Budsjettet totalt har en udekket post på avd. menighetsråd på kr ellers går budsjettforslaget i balanse. Menighetsrådet vedtar et budsjett med kun gruppesummer slik oversiksskjemaet viser. Det er da mulig å justere budsjettet internt uten vedtak innenfor gruppesummen. Budsjettet for 2013 godkjennes. Underskuddet dekkes inn ved overføring av kr 6000,- fra barnekorets fondsmidler. Hvis fellesrådet velger å opprettholde overføringene til Åsgårdstrand menighetsråd, vil overføringen fra barnekoret falle bort. Sak 011/13 Fasteaksjonen Kateketen i Borre har gitt følgende oppsett for hva hun trenger av ressurser til å gjennomføre årets fasteaksjon: FASTEAKSJONEN Til menighetsrådene. Årets aksjonsdag er tirsdag 19. mars kl Kontaktpersoner fra menighetsrådene: Borre: 2 stykker

9 Skoppum: 1 Åsgårdstrand: 2 stykker Nykirke: 1-2 stykker Disse fra menighetsrådet møter kl på de respektive steder: Borre menighetshus, Skoppum kirken, shus og Kirkestua på Nykirke. Oppgaver: Dele ut bøsser, kart, registrere konfirmantene. Kjøre plomberte bøsser til banken for opptelling. (En ansvarlig) Kateketens ansvar: Få tak i sjåfører, kakebakere, medhjelpere til servering. På Nykirke ordner Nils Magnus Hovland aksjonen i samarbeid med menighetsrådet der. Gunnar Hovland som kontaktperson for Kirkens Nødhjelp, arbeider videre med opplegget sammen med kateketen. Gunnar vil supplere med en tredje person på aksjonsdagen. Sak 012/13 Årsmøte 2013 sråds årsmøte avholdes på menighetshuset tirsdag 9. april kl Menighetsrådet ønsker å ta opp tema «arbeid for ungdom» som hovedsak på årsmøtet. Rådet planlegger møtet. Årsmøteprogrammet ble foreslått slik: Åpning kl 1930 med enkel bevertning (Mette, Ann-Kristin og Hege) Møteledelse (Erik Gj.) Årsrapport (Dennis) Ungdomsarbeidet (Hilde og Gunnar) Prisutdeling (Dennis) Avslutning (Nils Magnus) Husorkesteret underholder med allsang. Sak 013/13 Representant til seminar på Menighetsfakultetet 11. mars Vedlagt følger invitasjon til dagsseminar på Menighetsfakultetet mandag 11. mars «Menighet og sokn samme hva?», om kirkeordning og lokal menighetsutvikling. Kirkeordningen i Den norske kirke er i endring. Alle sier at menigheten eller den lokale kirke er det viktigste, og at andre ordninger må bygge opp om denne. På seminaret spør vi: Hvordan kan vi organisere den lokale kirke slik at man legger best mulig til rette for menigheten og for menighetsutvikling? Hege Brun Gullaker deltar på vegne av sråd. Sak 014/13 Referatsaker februar 2013 Stikkord: Nytt fra sokneprest/stab, fellesråd og trosopplæringsutvalg. Utvidelse av kirken. Innkommet post: - Søknadsskjema årets tildeling av midler fra Anders Jahres humanitære stiftelse, vedlagt - Nytt kurs for frivillige medarbeidere til Kirkens SOS starter 4. mars. Kursoversikt vedlagt

10 DIVERSE: - T.O. Menighetsrådsleders brev til Horten kirkelige fellesråd ang. årlig inntekt for utleie av kirketårnet til antenneanlegg Det har kommet forespørsel fra Borre Vocale om konsert i Åsgårdstrand kirke 20/3. Menighetsrådet er positive til dette, men ser seg ikke i stand til å stå som arrangør da programmet for semesteret allerede er lagt. De inviteres til selv å stå som arrangør. Menighetsrådsleder følger opp overfor Borre Vocale. Opptelling av salmebøker (det kommer nye i oktober 2013): Det foreligger 58 røde, 10 grå og 43 (1997-utgave) av salmebøker i kirken. Opptelling gjort under dagens dugnad. Referatsakene ble tatt til orientering. For sråd Hege Brun Gullaker referent

11 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 18:30 Møtested: shus (Lille møterom) Til stede: Dennis Larsen, Mette J. Eckbo, Nils Magnus Hovland, Sten Lundbo, Gunnar Hovland, Ann-Kristin Lysgård og Hege Brun Gullaker. Meldt forfall: Elisabeth Vigdis Balster og Erik Gjeruldsen. Erik Gundersen var spesielt invitert og redegjorde for prosessen rundt kirkeutvidelsen, sak 017/13. Denne saken ble behandlet først. Saker Sak 017/13 Utvidelse av kirken Erik Gundersen orienterer om status og veien videre Erik Gundersen redegjorde for prosessen med særlig vekt på økonomi. Kirkevergen og fellesrådets leder har hatt møte med ordføreren. Konklusjon etter dette er at kommunen først vil se på mulighet for bevilling i Utfordringer for er å stabilisere en givertjeneste som kan betjene renter på et lån i 5 år. Økonomiutvalget vil starte en aksjon for å få givere fra næringslivet etter at tilbygget er godkjent. Kirkevergen og fellesrådets leder vil ha møte med kommuneadministrasjonen i aug./sept for å drøfte lånegaranti ev. bevilling for innfrielse av lån. Menighetsrådet fikk utdelt ny situasjonsplan for tilbygg og tomt rev : Arkitekten utarbeider nabovarsel som sendes ut uken etter påske med frist på tilbakemelding på 2 uker. 2: Arkitekten utarbeider underlag for søknad om rammegodkjenning. 3: Søknaden skal oversendes kirkevergen som vil bearbeide denne for oversendelse til Horten kommune. 4: sråd vil legge frem sin finansieringsplan som innbefatter at det er nok faste givere til å betjene renter på et lån på kr 2 mill. frem til det gis kommunal garanti ev. bevilling til formålet. Menighetsrådet vil be om tilbakemelding på finansieringsplanen når den foreligger. Innkalling og møtebok fra ble godkjent.

12 Sak 015/13 Årsrapport 2012 Menighetsrådsleder har utarbeidet årsrapporten som her gjennomgås og godkjennes. Rapporten legges frem på årsmøtet 9. april. Årsrapporten ble gjennomgått og det ble gjort følgende endringer. Punkt 3.1 Utvidelse av kirken Setningen i 2. avsnitt «Budsjettposten vil bli tatt opp igjen..» og punkt 6.2 Konfirmanter setningen i Fellessamlinger «Illusjonist.», strykes. Under punkt 8. Oppsummering ble den innledende setningen i 1. avsnitt endret slik: Vi har noen utfordringer og ytre rammer som vanskeliggjør arbeidet: I 2. avsnitt nest siste setning ble 2. påskedag endret til 2. juledag. Med ovennevnte endringer ble saken enstemmig vedtatt. Sak 016/13 Inntekter fra antenne i kirketårnet Se tidligere saker 006/13 og 014/13. Saken ble utsatt i Fellesrådets møte 28/2 (til 11/4) etter at det var forslag om at bare halve inntekten går til. Menighetsrådet tar en ny runde på saken. Saken utsettes til Sak 018/13 Referatsaker mars 2013 Orienteringssaker: - Sangkveld i kirken 7. april - Referat fra Hege om seminar på MF - Siste gjennomgang årsmøte - Nytt fra soknepresten - Nytt fra fellesrådet Borre Vocale har sin samling i Åsgårdstrand kirke Fam. Søvde vil gjennomføre sangkveld i kirken kl Hege refererte fra seminar på MF. Dennis gjennomgikk Årsmøtet. Nytt fra Soknepresten: Nils Magnus fortalte fra studietur til Assisi. Påskens program går på tradisjonelt vis med høytidsgudstjeneste i Åsgårdstrand kirke Det er prostevisitas i menigheten med møte med menighetsrådene på forhånd. Det er gjennomført påskeverksted i menigheten, men det er ikke resurser til å ha påskevandringer dette året. Det er ansatt ny kirketjener i Åsgårdstrand kirke. Nytt fra fellesrådet: Årsrapport og årsmelding er godkjent med økning av kremasjonsavgiften.

13 Borre menighetsråd vil kjøpe inn salmebøker til menighetene i kommunen. Samarbeidsavtalen om trosopplæringen er forlenget. Det er avholdt strategikonferanse for fellesrådsledere og kirkeverger. Kirkerådet vil treffe en overordnet beslutning om kirkeordningen tidligst i Sak 019/13 Eventuelt mars 2013 Ingen vedtak For sråd Hege Brun Gullaker referent

14 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 19:30 Møtested: shus (Lille møterom) Til stede: Dennis Larsen, Mette J. Eckbo, Sten Lundbo, Hege B. Gullaker, Erik Gjeruldsen, Gunnar Hovland, Nils Magnus Hovland og Ann-Kristin Lysgård. Prost Harald Bryne besøkte menighetsrådet. Meldt forfall: Elisabeth Vigdis Balster. Saker Innkalling og møtebok fra ble godkjent. Sakslisten ble utvidet med to etteranmeldte saker etter godkjenning av menighetsrådet. Disse sakene, 024/13 og 025/13, ble behandlet før sak 023/13, Referatsaker april 2013, og kommer med i neste møtes referat. Sakene, inkl. vedtak, legges imidletid ved i e-posten som sendes ut med denne møteboka. Sak 020/13 Prostebesøk Prosten i Nord-Jarlsberg, Harald Bryne, besøker menighetsrådet under menighetsrådets møte 23. april. Gudstjenesten i Borre kirke søndag 21. april inngår i besøket. Prosten vil i løpet av besøket rette oppmerksomheten mot de forhold i soknene som biskopen tok opp i sitt foredrag ved bispevisitasen i november Foredraget ligger vedlagt innkallingen. Prosten ønsker dessuten å drøfte menighetens arbeid med utgangspunkt i menighetens årsmelding for Menighetsrådets medlemmer fikk 4. april tilsendt prostens brev om besøk. Biskopen har ønsket at prosten følger opp de elementene i visitasbrevet som ble oversendt i nov Harald Bryne understreket sognets betydning som lokalt kirkemøte, og en selvfølgelig del av kirken på nasjonalt og globalt nivå. Fellesskapet for kirkemedlemmene er viktig, men det er også viktig å understreke lederskapet i kirken. Dette er satt på dagsorden og løst i stabssammenheng. Menighetsrådet ga også tilbakemelding på at den administrative støttefunksjonen fra kirkekontoret var nyttig og fungerer godt. Menighetens nye deltakelse i gudstjenesten ble drøftet. I den sammenhengen ga menighetsrådet uttrykk for at det felles gudstjenesteutvalget burde fortsette sitt arbeid. Nils Magnus Hovland ga en skisse av hvilke temaer som var under arbeid der. Trosopplæringen ble drøftet. Det ble påpekt at kontakt med faddere og foreldre til dem som døpes, er kritisk for å sikre opplæring for barna. Vi må klare å kommunisere med de voksene, og også understreke og tydeliggjøre fadderoppdraget. Samarbeid med skolen settes på dagsordenen igjen. Prinsippet må være at kirken inviterer til sin arena for å spre kunnskap om denne. Menigheten har ikke diakoniplan, og utgangspunktet for dette planarbeidet er at man bør fokusere på de tiltak som allerede er i gang, og ikke nødvendigvis etterstrebe så mange nye tiltak. Det er spennende utfordringer i skjæringspunktet mellom kirke og kultur i. Det ble diskutert muligheter for innslag i forbindelse med Munch-jubileet dette året. Prosten fokuserte også på at de ansatte medarbeiderne og de frivillige menighetsmedlemmene må bygge kirkefellesskapet sammen. Han understreket viktigheten av å ivareta og verdsette den frivillige innsatsen. Sak 021/13 Inntekt antenne Menighetsrådet gjenopptar sak 016/13 fra forrige møte (se møtebok vedlagt innkallingen)

15 Saken er tatt opp ved flere anledninger i sråd (06/13, 014/13 og 016/13) og besluttet utsatt. Det er enstemmig tilslutning til dagens vedtak. sråd søker fellesrådet om å få benytte halvparten av utleieinntektene på antenne i Åsgårdstrand kirke til å betjene lån i forbindelse med utbyggingen av kirken. Menighetsrådet slutter seg med dette enstemmig til kirkevergens innstilling i sak 014/13 (under referatsakene). Vi ber om at dette blir gjort gjeldene for de neste tre årene i det rullerende budsjettet. Sak 022/13 Innspill til fellesrådets økonomiplan I vedlagte brev fra Horten kirkelige fellesråd v/ kirkevergen inviteres menighetsrådet til å komme med innspill til den rullerende økonomiplanen. Dette er en plan som gjelder for årene Menighetsrådet ønsker avsetting av midler for å betjene lån til utbyggingen (i tillegg til det som samles inn lokalt). Dette er menighetens prioriterte område i neste 4 års periode. Vedtak : Kr som utgjør 3 % av post på budsjettet til rehabilitering kirkebygg avsettes pr år i budsjettperioden. Dette vil skape forutsigbarhet og et viktig tilskudd ved siden av lokal givertjeneste inntil lånet blir nedbetalt. Hoveddørene til kirken bør få noe utvendig vedlikehold flere besøkende bemerker at disse ikke er pene og trenger et tiltak. Denne Munch-sommeren får Åsgårdstrand mye turistbesøk. Strakstiltak Oppslagstavlen utenfor kirken bør oppgraderes. Sak 023/13 Referatsaker april 2013 Nytt fra sokneprest/stab, fellesrådet, gudstjenesteutvalget og kulturkomiteen. - Fra representantskapsmøtet i Kirkens SOS ved Hege - Kirka er utleid til Vestfoldfestspillene 22. juni i anledning Munch-jubileet (se vedlegg) Nytt fra sokneprest/stab: Der arbeides med en kirkens fagdag. Det er avviklet fellessamling for konfirmanter. Det er ung messe på søndag i Skoppumkirken. Det er mulighet for et arrangement i Åsgårdstrand kirke med Cathrine Aspaas til høsten. Nils Magnus følger opp dette. Nytt fra fellesrådet: Fellesrådet har hatt befaring på Vestfold krematorium. Det er nedsatt et ad hoc-utvalg for utredning av markering av livssynsnøytrale høytider og livssynsnøytrale sermonirom. Arbeidet med øk.plan er i gang. Fellesrådets leder vil delta på allmøte for kirkevergene Nytt fra gudstjenesteutvalget: Det arbeides her med liturgien for familiegudstjenestene og konfirmasjonsgudstjenestene. Utvalget vil foreslå at liturgi for hovedgudstjenesten beholdes. Representantskapsmøtet i Kirkens SOS/Vestfold: Sentralstyret i Kirkens SOS ønsker en sammenslåing av kontorene i Vestfold og Buskerud. Representantskapet har vedtatt utsettelse for å få til en sammenslutning av to likeverdige parter. For tiden er det behov for å konsolidere økonomien i Kirkens SOS/Vestfold. For sråd Hege Brun Gullaker referent

16 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Hytta til Dennis på Knattholmen - Sommeravslutning Til stede: Nils Magnus Hovland, Dennis Larsen, Sten Lundbo, Hege B. Gullaker, Erik Gjeruldsen, Mette J. Eckbo, Gunnar Hovland og Ann-Kristin Lysgård. Spesielt invitert: Guri Skøre Solberg i forbindelse med at hun slutter som leder av barnekoret i menigheten. Meldt forfall: Elisabeth Vigdis Balster. Saker Innkalling og møtebok fra ble godkjent. Sak 024/13 Barnekoret - dirigent Guri Skøre Solberg slutter Guri Skøre Solberg har sagt opp stillingen sin som leder for barnekoret i Åsgårdstrand. Hun har ledet koret i 11 år. Menighetsrådet diskuterer veien videre hva angår arbeid for barna i menigheten. Guri deltar og deler sine erfaringer med barnekorarbeidet med rådet. Guri delte siner erfaringer gjennom den elleveårsperioden hun har ledet koret. Dette koret er en av de viktigste tiltakene menigheten har, og det er viktig å vite hva man ønsker å oppnå. Samhandling med et styre, der også menighetsrådet har en representant, er ønskelig. Hun mener at informasjon og oppgavefordeling på forelder er lettere hvis det kan formidles gjennom et styre. Hun ga en mulig skisse på et felles ungdomskor med aspirantkor i den enkelte menighet. Forholdet til skole og skolekoraktiviteten er vanskelig. Vil det være mulig å fortsatt ha øvelse på SFO? Menighetsrådet ønsker et korarbeid som er et kontinuerlig menighetsarbeid for barn i Åsgårdstrand. Menigheten ønsker at det lyses ut en 20% stilling som korleder/trosopplærer i så snart som mulig. Menighetsrådet gir fullmakt til Ann-Kristin og Hege for å bistå kirkevergen i utforming av stillingsannonsen i lys av gjennomgangen av saken i menighetsrådet. Menighetsrådet uttrykker stor takk og anerkjennelse for det gode arbeidet Guri Skøre Solberg har gjort som korleder i en 11-årsperiode. Sak 025/13 Ønske om å starte misjonsprosjekt Fra trosopplæringsutvalget kommer det ønske om å starte opp misjonsprosjekt i menigheten. Brev fra utvalget ved trosopplærer Tonje Folkestad Gonzalez og menighetens representant til felles trosopplæringsutvalg i Borre, Nykirke og Åsgårdstrand, Eli Irene Fjose Zahl, ligger vedlagt innkallingen. sråd støtter ideen om et misjonsprosjekt. Menighetsrådet har en intensjon om å støtte et etablert barneprosjekt i Thailand i regi av Det Norske Misjonsselskap. Menighetsrådet vil ha nær kontakt med søndagsskolen i det videre arbeidet i denne saken. Det er menighetsrådet som vil inngå avtale med Det Norske Misjonsselskap om støtte til prosjektarbeidet, og Hege påtar seg å være menighetsrådets kontaktperson i dette arbeidet. Det tas sikte på å inngå en avtale

17 med virkning fra Sak 026/13 Gudstjenesteliste sommer og høst 2013 med forslag til takkoffer Vedlagt følger gudstjenesteliste for perioden 21. juli januar 2014 med forslag til takkoffer. Det ble diskutert en gudstjeneste også Det er gjort avtale om et kveldsarrangement til inntekt for utvidelse av kirken denne samme kvelden. Sognepresten var ikke kjent med dette. Leder for menighetsrådet tar ansvar for god informasjonsflyt mellom økonomiutvalget for kirkeprosjektet og menighetsrådet. Gudstjenesteliste med forslag til offermål for perioden vedtas i tråd med saksfremlegget. Sognepresten vurderer videre om det skal avholdes gudstjeneste Sak 027/13 Møtedatoer høsten 2013 Det er forslag om følgende datoer for møter i menighetsrådet høsten 2013: 28. august, 1. oktober, 13. november og 5. desember Fellesrådet har sine møter 29. august, 10. oktober, 21. november, 12. desember Soknepresten har møter med Nykirke menighetsråd 20. august, 11. september, 16. oktober, 6. november og 4. desember NB! 9. oktober arrangeres kurs del to for alle menighetsråd i prostiet. Kurset er i regi av kirkeverge og prost. Del 1 var samlingen på Skoppum i fjor ang. Kirkeordning etter Menighetsrådet møtes og Julemøtet er hjemme hos Nils Magnus. Sak 028/13 Revisjonsberetning 2012 Det vises til sak 007/13, regnskap Vedlagt følger revisjonsberetning for sråd sråd tar revisjonsberetningen til etterretning og gir samtidig honnør til vår dyktige kasserer og til økonomikonsulenten på kirkekontoret for god økonomistyring. Sak 029/13 Referatsaker juni Nytt fra sokneprest/stab - Nytt fra Fellesrådet - Nytt fra Trosopplæringsutvalget - Utbygging kirken Diverse: - Rapport om ungdomsarbeidet fra kateketen - Kopi av referat fra møte fra kommunens Plan og utbyggingstjenester vedr. PILEGRIMSLEDEN GJENOM HORTEN - Program for arrangementer i Løvøy kapell sommeren 2013

18 Innkommet post: - Infoskriv fra Kirkerådet april 2013: Info om: Konfirmant 2014, Skaperverkets dag og Klimavalg 2013 og Årsrapporten fra de sentrale kirkelige råd Trykksakene fra Kirkerådet ettersendes hvis ønskelig. - Invitasjon til inspirasjonsdag (diakoni, undervisning/trosopplæring og alt annet menighetsarbeid!) i regi av bispedømmet Lørdag 31. august i Hokksund (vedlagt innkallingen) - Invitasjon til internasjonal konferanse i regi av Evangelisk luthersk nettverk: «Vær frimodig og sterk!», oktober i Oslo Nytt fra sokneprest/stab: Nils Magnus understreket det gode samarbeidet og det hyggelige arbeidsmiljøet som utvikler seg i staben. Det ble opplyst om en utvidelse av permisjonstid. Konfirmasjonssøndagene er gjennomført og ny påmelding til neste år har allerede gått ut. Nytt fra fellesrådet: Gunnar redegjorde for enkelte vedtak og møteliste. sråd merker seg med glede vedtaket om tilskudd til utbygging av kirken i tre år fremover fra Det blir kurs for menighetsrådene i prostiet i Sande menighetssenter kl Biskopen kommer på avskjedsmøte Grunnlovsjubileet markeres i Borre kirke Kommunestyret har vedtatt økning av satser for kremasjon. Nye satser gjelder fra For sråd Hege B. Gullaker sekretær

19 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 18:30 Møtested: shus (Lite møterom) Til stede: Nils Magnus Hovland, Dennis Larsen, Sten Lundbo, Hege B. Gullaker, Erik Gjeruldsen, Mette J. Eckbo og Gunnar Hovland. Meldt forfall: Ann-Kristin Lysgård og Elisabeth Vigdis Balster. Saker Innkalling og møtebok fra ble godkjent. Sak 030/13 Handlingsplan oppfølging Menighetsrådet ser på oppfølging av vedtak. Planen ble vedtatt Den ble gjennomgått og evaluert i møtet. Handlingsplanen av ble vedtatt med de endringer som fremkom under møtet: Aktivitet Ansvar Tidspunkt 1. GUDSTJENESTEN Ny gudstjenesteliturgi Nils Magnus/kantor Hele året Søndagsskole Trosopplærer Hele året Invitere/samarbeid med grupper Mette/NM Hele året Kirkekaffe Hege Hele året Informasjon Sten Hele året 2. BARNEARBEID Barnas kirkebok 4 åringene + opplegg Trosopplæringsutvalg Vår Utdeling av 6 års bok Trosopplæringsutvalget Høst Kirkekino Trosopplæringsutvalget Hele året Påskeverksted Åse Kristine Våren Sikre kontinuitet i barnekoret Ann-Kristin Hele året Skolegudstjeneste NM/Ann-Kristin Høst 3. UNGDOM Ungdomsarbeid/Rust Gunnar/kateket Hele året Ledertrening Gunnar/kateket Hele året Samarbeid studentprest høgskolen Kateket/Gunnar Hele året Sjømannskirke konfirmanter/leirer Kateket Hele året 4. FELLESSKAP Frivillighetsfest Hege Høst Samtalegrupper v/behov Hege Hele året Hyggetreff Nils Magnus Hele året Juletrefest Hege Høst Fasteaksjon/KN Gunnar Vår

20 5. KULTURARBEID Utvidelse kirken Erik Gu/Dennis Hele året Kultur i kirken Mette/ kantor Hele året Misjonsprosjekt Hege Høst Åsgårdstrand på tvers - info Dennis Hele året Grønn menighet Hele året Sak 031/13 Frivillighetsfest høsten 2013 Menighetsrådet planlegger høstens frivillighetsfest. Festen arrangeres på menighetshuset. Ansvar: Hege i samarbeid med Gunnar og kateket Hilde. Det er tanker om å koble på ungdomsgruppa som resurs. Et tema kan være ny salmebok. Sak 032/13 Salmebok 2013 NORSK SALMEBOK 2013 (N13) Medio oktober foreligger Norsk salmebok 2013 som kan tas i bruk fra første søndag i advent, se vedlegg for litt mer informasjon om den nye salmeboka. Ifølge kirkelovens 11 er det menighetsmøtet som avgjør om menigheten skal kjøpe den nye salmeboka. Det er ikke satt av midler til innkjøp i årets budsjett. Borre menighet har satt av kr til innkjøp av salmebøker som fordeles i hele fellesområdet. Kr gir 184 salmebøker. Det er enda litt uklart hvordan disse er tenkt fordelt. Hva er den enkelte menighets/kirkes behov? Menighetsråd og stab diskuterer videre arbeid med innføring av Norsk salmebok Sokneprestene i Borre har kommet med følgende forslag: Vi har funnet ut at behovet er totalt cirka 400 salmebøker: 150 salmebøker: Borre kirke 100 salmebøker: Nykirke kirke 100 salmebøker: Åsgårdstrand kirke 50 salmebøker: Skoppum arbeidskirke Vårt forslag er å vente til at vi har penger/midler til å kjøpe inn 400 salmebøker. Det kom nye opplysninger vedrørende salmebøker til Horten menighet. Det er menighetsmøtet som vedtar innføring av ny salmebok. Saken legges frem for menighetsmøtet i Åsgårdstrand kirke Menighetsmøtet avholdes etter gudstjenesten. sråd vedtar innkjøp av 100 salmebøker i løpet av høsten. Disse finansieres med støtte fra Borre menighetsråd og resten fra disposisjonsfondet til Åsgårdstrand menighetsråd. Sak 033/13 Referatsaker august 2013 Nytt fra: - Sokneprest /stab

21 - Ra sanglag har konsert i kirka søndag 8. desember - Leder/AU - Ny leder for barnekoret - Utbygging av kirken - Fellesrådet - Ungdomsarbeidet (Gunnar) - Trosopplæringsutvalget - Referat fra møte 18. juni vedlagt - Status misjonsprosjekt (Hege) INNKOMMET POST: - Kirkens SOS Vestfold har loppemarked lørdag 5. oktober. Info om dette og mer vedlagt innkallingen - Mer info om felles møte for alle menighetsråd i prostiet 9. oktober. NB! Sted: Sande menighetssenter - Mulighet for å søke midler til utvikling av vennskapsrelasjoner med kirker i Sør og Øst Sogneprest/stab: Konfirmantleir september på Knattholmen Det er planlagt en samling for medliturger. Personalsituasjonen ble fremlagt. Trosopplæring og barne- og ungdomsarbeidet bør sees under ett. Samarbeidet i stab fungerer utmerket. Leder/AU: Kirkeutvidelsen er fortsatt en hovedsak. Det vil bli fremlagt en finansieringsplan for menighetsrådet i løpet av høsten. Endring av menighetsrådets møtedato sak 027/13 Neste møte i sråd er Møtet går ut. Fellesrådet: Fellesrådet første møte i høst er Ungdomsarbeidet: Stor økning av deltakere. Dette arbeidet blir viktig for menigheten. Forventningene er store til dette arbeidet i fortsettelsen. Status Misjonsprosjekt: Hege vil komme tilbake til dette i neste møte. Sak 034/13 Eventuelt august 2013 Åpen post Ingen vedtak For sråd Hege B. Gullaker referent

22 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 18:30 Møtested: shus (Lite møterom) Tilstede: Dennis Larsen, Sten Lundbo, Hege B. Gullaker, Erik Gjeruldsen, Mette J. Eckbo, Gunnar Hovland (fra kl ), Nils Magnus Hovland, Ann-Kristin Lysgård. Meldt forfall: Elisabeth Vigdis Balster. Spesielt inviterte: Eli Fjose Zahl og Bjørn-Eddy Andersen under sak 035/13 Ingrid Norby Bæk under sak 036/13 Saker Innkalling og møtebok fra ble godkjent. Sak 035/13 Misjonsprosjekt - Forslag til avtale Menighetsrådet vedtok i sak 025/13 (12. juni) å ta sikte på å inngå en avtale om misjonsprosjekt fra 1. januar Menighetsrådets Hege Brun Gullaker har siden hatt kontakt med Eli Fjose Zahl, representant for trosopplæringen/søndagsskolen. Eli Fjose Zahl og Bjørn-Eddy Andersen fra Det Norske Misjonsselskap kommer til menighetsrådsmøtet 24. september og presenterer prosjekt «Barn og utdanning, Thailand» og forslag til avtale, se vedlegg til innkallingen. Bjørn-Eddy Andersen innledet orienteringen ved å understreke den verdensvide kirken som vi alle har tilhørighet til. Kirkemøte har i sin behandling i 2012 oppfordret menighetene til å ha et misjonsprosjekt. Dette ble satt på dagsordenen også under bispevisitas i vår menighet i Eli Fjose Zahl mente at søndagskolen var et flott utgangspunkt for engasjementet og at nettopp barnas ideskaping kunne gi bredere ringvirkninger til misjonsprosjektet. Det ble fremlagt forslag til avtale med en økonomiramme og aktivitetspunkter i avtaleperioden. sråd tar sikte på en gudstjeneste med tydelig misjonspreg. Misjonsprosjektet vil også bli presentert på frivillighetsfesten (jf. sak 31/13). sråd vedtar å inngå avtale med Det Norske Misjonsselskap om misjonsprosjektet «Barn og utdanning prosjekt nr ». forplikter seg til to kirkeoffer pr. år og vil ellers stimulere til andre

23 inntektsgivende tiltak for prosjektet. Den endelige avtaleteksten skal utarbeides på basis av avtaleforslaget i saken, og skal gjennomgås av Mette og Hege så raskt som mulig. Forslaget sendes på mail til medlemmene i rådet for endelig godkjenning. sråd takker Eli Fjose Zahl og Bjørn-Eddy Andersen for det arbeidet som er gjort for å tilrettelegge grunnlaget for avtalen. Sak 036/13 Barnekoret Ingrid Nordby Bæk er nyansatt leder for s barnekor. Koret hadde sin første samling torsdag 5. september. Ingrid kommer til menighetsrådsmøtet 24. september og orienterer om oppstarten. Til drøfting: - Profil på koret - Medhjelpere - Skal koret knytte seg til en organisasjon? Profil på koret: Ingrid Nordby Bæk ga en grundig innføring om sitt arbeid i startfasen med barnekoret. Hun hadde mange tanker om videre drift av koret, og hun imponerte sråd med et stort engasjement for dette viktige arbeidet i vår menighet. Det kommer hele tiden nye kormedlemmer og hun har registeret opptil 21 deltakere på den tredje korøvelsen. Hun ønsker å sette opp et «syngespill» på familiegudstjenesten Ingrid har også tanker om et utspill i forhold til SFO hvor hun vil markedsføre koret med sangsamling. Mette vil være representert på de korøvelser hun har anledning for å sikre kontakten mellom menighetsrådet og koret, etter ønske fra Ingrid. Korets øvingstider er torsdager - Eldste gruppe kl Yngste gruppe kl Felles perioden for begge grupper brukes til «bibelfortelling»/trosopplæring. Medhjelpere: Først og fremst foreldregruppen. Organisasjonstilknytning: Ingrid har ikke sterke føringer for dette. Menighetsrådet ønsker å komme tilbake til dette på et senere tidspunkt. Økonomi: Ann-Kristin sitter foreløpig med ansvar for korets driftskonto, men vil overføre den til Erik Gjeruldsen samtidig som disposisjonsfullmaktene endres. Koret har god økonomi. sråd vil komme tilbake med en sak om organisasjonstilknytning for barnekoret. Ann-Kristin er sråds kontaktperson for koret inntil videre. Mette Eckbo er rådets representant på korøvelsene. Ann-Kristin ivaretar overføring av kasse og bankfullmakt til menighetsrådets kasserer. sråd støtter den nye kordirigentens brede profil og store engasjement for koret. Sak 037/13 Budsjettjusteringer og regnskapskontroll per 30. august 2013 Det er utarbeidet økonomirapport pr for alle avdelinger. Rapporten viser så langt ingen store utfordringer for noen av avdelingene. Det er ikke mottatt bilag for alle avdelinger og det er fortsatt en del igjen av året. En del av utgiftene kommer først på slutten av året.

24 I vedlagte økonomirapport er innarbeidet de budsjettjusteringer som virker aktuelle på nåværende tidspunkt. Der er foreslått budsjettjusteringer på resultatene fra 2012 for alle avdelinger. Dette er kun en proforma sak siden det er formelt fattet vedtak om disponering av regnskapene tidligere i år. Under avdeling Fond for arbeidskirke (utbygging av kirken) er lagt inn forslag til bruk av fond for å refundere utgifter lagt ut av fellesrådet i forbindelse med utarbeidelse av rammesøknad. Se egen sak. Denne saken ble behandlet etter sak 38/13 Bruk av fond ved utvidelse av Åsgårdstrand kirke for året Fremlagte økonomirapport pr tas til orientering. Økonomien i forhold til budsjett følges opp utover høsten av administrasjonen. Foreslåtte budsjettjusteringer vedtas. Sak 038/13 Bruk av fond ved utvidelse av Åsgårdstrand kirke for året 2013 Rammesøknaden for godkjennelse av utvidelse av kirken er godkjent så langt, men med en del vilkår som må oppfylles før arbeidene kan settes i gang. I forbindelse med å få sendt og godkjent rammesøknaden er det påløpt en del utgifter. Utgifter arkitekten i 2013 kr Byggesaksgebyr til Horten kommune kr Fellesrådet har hatt et fond øremerket til utbygging av Åsgårdstrand kirke fra tidligere. Det er brukt til å betale utgifter som har påløpt til dette formålet. Pr gjenstod kr ,93 (+ en liten renteandel) som kommer i tillegg. Legger man i sammen utgiftene og trekker fra det som gjenstår på fellesrådets fond pr , blir resultatet kr som må dekkes av «Fond til utvidelse av Åsgårdstrand kirke» som tilhører sråd. sråd vedtar bruk av kr ,- av fond til utvidelse av Åsgårdstrand kirke. Dette beløpet overføres til fellesrådet som refusjon for de utgifter fellesrådet har utbetalt, og som er utgifter som skal dekkes av sråd. Sak 039/13 Menighetsmøte 29. september sråd arrangerer menighetsmøte søndag 29. september etter gudstjenesten. Salmebok 2013 står på agendaen. Rådet planlegger innhold i og gjennomføring av møtet Organist ved gudstjenesten er Roar Myrheim. Nils-Magnus gjør avtale om at han orienterer menighetsmøtet om enkelte sider ved den nye salmeboken. I leders fravær tar Hege ansvar for å lede menighetsmøtet etter gudstjenesten Menighetsmøtet skal gjøre vedtak om innkjøp av foreløpig 100 salmebøker (jf. sak 032/13). Sak 040/13 Klokker og medliturger Sokneprest Nils Magnus Hovland melder følgende: Da vi for en tid siden fikk to medliturger, drøftet vi ikke deres plass i gudstjenesten i forhold til de to

25 frivillige klokkerne. Selv om klokkerne utfører sin tjeneste på frivillig basis, er det slik at de formelt sett har et annet ansvarsområde enn medliturgene. Det kan hende at det vil være rett å tillegge medliturgene det samme ansvaret, men dette kan først skje etter drøftelse i rådet. Saken ble vedtatt utsatt. Sak 041/13 Nytt medlem til fellesrådet Gunnar Hovland ønsker å fratre sitt verv som sråds medlem i Horten kirkelige fellesråd. Gunnar er nå student på heltid og gjør samtidig en unik jobb som frivillig ungdomsleder i menigheten. Han skulle gjerne fortsatt i fellesrådet, men til sammen blir det for mye. Menighetsrådet drøfter veien videre ift. menighetsrådsrepresentant til fellesrådet Gunnar Hovland fratrer som representant i fellesrådet med virkning fra sråd uttrykker stor takk for det arbeidet han har utført i fellesrådet. Hege Brun Gullaker går inn som ny representant fra samme tidspunkt. Sak 042/13 Representantskap Kirkens Bymisjon Stiftelsen Kirkens Bymisjon Vestfold ber om at det oppnevnes 1 medlem og 1 varamedlem til stiftelsens representantskap. Se vedlegg. I henhold til anmodning fra Kirkens Bymisjon i brev av er ikke vår menighet adressat for anmodningen, og saken tas ikke til behandling. Sak 043/13 Innspill bispekandidater Fra Tunsberg bispedømmeråd kommer det ønske om innspill/ideer til arbeidet med å nominere kandidater til ny biskop i Tunsberg, se vedlegg. Innspill ønskes per e-post innen fredag 4. oktober Følgende kandidater foreslås i alfabetisk rekkefølge: Ellen Martha Blaasvær Per Arne Dahl Hallvard Mosdøl (MF) Paul Erik Wirgenes Sak 044/13 Referatsaker september 2013 Nytt fra soknepresten/staben Nytt fra fellesrådet Nytt fra trosopplæringsutvalget Utvidelse av kirken