Møteinnkalling Kontrollutvalget Hobøl

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Hobøl Møtested: Hobøl kommune, møterom 1 Tidspunkt: kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon / , e-post anirov@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Høbøl, Harald Westby Leder (sign.) -1-

2 Kontrollutvalget Hobøls møte Sakliste U.off. PS 14/22 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/23 PS 14/24 PS 14/25 PS 14/26 Plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjonsrapport "Tjenesteutøvelse i barnevernet", Hobøl kommune Informasjon fra revisjonen Eventuelt -2-

3 Saksnr.: 2014/20556 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /22 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte , legges frem til godkjenning -3-

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Hobøl Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 15:00 til kl. 16:40 Møtested: Hobøl kommune, møterom 1 Fra til saksnr.: 14/15-14/21 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Harald Westby, Leder X Lars Ødeby X Asmer Helez X Synnøve Wangberg Ihlebekk, ikke møtt Simen Gjølsjø, X Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann og Ordfører under sak 14/16 Møtende fra revisjonen: Anita Rønningen og Bjørn Karlsen... Harald Westby Lars Ødeby Asmer Helez Leder. Synnøve Wangberg Ihlebekk. Simen Gjølsjø Merknader Kontrollutvalget Hobøls møte Sakliste U.off. PS 14/15 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/16 PS 14/17 PS 14/18 PS 14/19 Overordnet analyse Oppdragsvurdering og revisors uavhengighet IØKR IKS- planlagte ressurser og tidsforbruk i Hobøl kommune 2014 Overordnet revisjonsstrategi Hobøl kommune PS 14/20 Møteplan 2. halvår 2014 PS 14/21 Eventuelt -4-

5 PS 14/15 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 14/16 Overordnet analyse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Utvalget ønsker å få fremlagt, på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderinger for Hobøl kommune, forslag til prosjektbeskrivelser til forvaltningsrevisjonsprosjekt på følgende områder: 1. xx 2. xx Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Rådmann fikk ordet, og redegjorde for administrasjonens side av saken. Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Utvalget ønsker å få fremlagt, på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderinger for Hobøl kommune, forslag til prosjektbeskrivelser til forvaltningsrevisjonsprosjekt på følgende områder: 1. Post og arkivrutiner 2. Krise og beredskapsplaner, ROS-analyse 3. Ledelse og evaluering av omorganiseringsmodell i kommunen 4. Antikorrupsjon -5-

6 PS 14/17 Oppdragsvurdering og revisors uavhengighet Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering PS 14/18 IØKR IKS- planlagte ressurser og tidsforbruk i Hobøl kommune 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Indre Østfold Kommunerevisjon IKS - Planlagte ressurser og tidsforbruk 2014 i Hobøl kommune, tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Revisjonen redegjorde for saken Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Indre Østfold Kommunerevisjon IKS - Planlagte ressurser og tidsforbruk 2014 i Hobøl kommune, tas til orientering -6-

7 PS 14/19 Overordnet revisjonsstrategi Hobøl kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Hobøl kommune for året 2014 tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Hobøl kommune for året 2014, tas til orientering. PS 14/20 Møteplan 2. halvår 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2014: 1. møte: tirsdag 7. oktober 2014 kl. 15:00 2. møte: tirsdag 18. november 2014 kl. 15:00 Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2014: 1. møte: tirsdag 7. oktober 2014 kl. 15:00-7-

8 2. møte: tirsdag 18. november 2014 kl. 15:00 PS 14/21 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : - Rådmann informerte om status for arbeidet med ny organisasjon av kommunen. Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : - Rådmanns informasjon om status for arbeidet med ny organisasjon av kommunen, tas til orientering -8-

9 Saksnr.: 2014/20556 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /23 Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon. 2. Ut fra vedlagte prosjektbeskrivelser vedtar kontrollutvalget følgende 2 prosjekter i rekkefølge i planperioden: Prosjekt 1 Prosjekt 2 3. Plan for forvaltningsrevisjon oversendes kommunestyret for behandling innen utgangen av 2014, med følgende innstilling: - Plan for forvaltningsrevisjon, vedtas - Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne beslutningen til kontrollutvalget Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Revisjonsplan forvaltningsrevisjon Prosjektbeskrivelse Arkivsystemer og postrutiner Prosjektbeskrivelse Krise- og beredskapsplaner Prosjektbeskrivelse Antikorrupsjonsplaner og antikorrupsjonstiltak Prosjektbeskrivelse Omorganiseringsmodell Saksopplysninger Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. -9-

10 Kontrollutvalget behandlet i møte sak 14/16 Overordnet analyse. Ut fra risiko- og vesentlighetsvurderingen i den overordnede analysen, ble det fattet vedtak om å gå videre med områdene: - Post og arkivrutiner - Krise og beredskapsplaner, ROS-analyse - Ledelse og evaluering av omorganiseringsmodell i kommunen - Antikorrupsjon. Jamfør forskrift om kontrollutvalg 10 skal planen behandles i kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å endre planen. Vurdering Indre Østfold Kommunerevisjon IKS fikk i oppdrag av kontrollutvalget å utarbeide overordnet analyse. Med bakgrunn i den overordnede analysen har revisjonen utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon. -10-

11 Revisjonsplan forvaltningsrevisjon for Revisjonsplan Marker kommune Forvaltningsrevisjon Hobøl kommune

12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING Hjemmel for forvaltningsrevisjon Hva er forvaltningsrevisjon? Gjennomføring av forvaltningsrevisjon 4 2. ORGANISERING AV FORVALTNINGSREVISJON I IØKR IKS 6 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON 6 4. PLAN Identifisering og prioritering av prosjekter Endringer i plan Endelig plan for alle kommuner 8 Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

13 1. INNLEDNING 1.1. Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) Regelverket etterleves, d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav, f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering på forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. Ved gjennomføring av prosjekter benyttes standard RSK 001 utarbeidet av NKRF 1, Standard for forvaltningsrevisjon Hva er forvaltningsrevisjon? Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har etablert en egen standard (RSK001) og veileder for forvaltningsrevisjon. Denne definerer begrepet forvaltningsrevisjon i kommunal sammenheng. Hensikten med en forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Når det utføres forvaltningsrevisjon, kan det blant annet settet fokus på økonomi, måloppnåelse og oppfølging av lovverk. Behovet for forvaltningsrevisjon er stort. Kommunen står overfor betydelige utfordringer. Innbyggerne stiller større kvalitet til tjenestene, sentrale myndigheter stiller krav til økonomisk effektivitet, men også innhold i tjenester, markeder skaper økt konkurranse, og det er ofte manglende samsvar mellom mål og tilgjengelige ressurser. Det er også viktig at folkevalgte får nøytral styringsinformasjon. Dette medfører at kommunene som oftest må rette større fokus på ressursbruk, styring og ledelse. Det må styres etter flere variabler enn økonomiske data, med evaluering av måloppnåelsen, og det blir stilt større krav til ledelse. Ved utøvelse av forvaltningsrevisjon bidrar kontrollutvalget blant annet til: 1 NKRF - Norges Kommunerevisor Forening Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

14 Å påvise forbedringsområder som bidrar til økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger Å bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere som er til nytte for - å styrke kommunestyrets grunnlag for styring - kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen - ledelsens vurdering av muligheter for mer sparsom/ økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og bedre måloppnåelse - rasjonell, målrettet og kostnadseffektiv drift 1.3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon har sitt utspring i en overordnet analyse. Den overordnede analysen er basert på innsamlet skriftlig informasjon og statistikk, spørreundersøkelser og samtaler med rådmann/ ordfører, eventuelle andre folkevalgte og administrasjon. På bakgrunn av denne analysen legges det opp til en utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter basert på risikoog vesentlighetsvurderinger. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det skal være mulig for kontrollutvalget å legge plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger menes at det skal gjøres en vurdering av hvilke områder i kommunens virksomheter det er risiko for vesentlige avvik. Dette i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Ved utformingen av et prosjekt vil kontrollutvalget avgrense temaet slik at prosjektet blir konkret og gir kontrollutvalget de nødvendige opplysninger for deres kontroll med kommunen. Forvaltningsrevisjon skal organiseres som et prosjekt og består av fasene som figuren på neste side illustrerer: Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

15 Syklusen i forvaltningsrevisjon: 1.Overordnet analyse 2. Kontrollutvalget velger område(r) 3. Kontrollutvalget og kommunestyret vedtar prosjektbeskrivelser og forvaltningsrevisjonsplan 4. Prosjekt startes opp (Møte i kommunen) 5. Prosjekt gjennomføres 6. Rapport ferdigstilles, med verifisering av kontaktperson 7. Rådmann svarer skriftlig på anbefalinger 8. Kontrollutvalg behandler rapport med anbefalinger, inkl administrasjonens tilbakemelding 9. Rapport oversendes kommunestyret til behandling 10. Oppfølgingsrapport utarbeides av revisjon ca 1 år etter kommunestyrebehandling 11. Oppfølgingsrapport behandles i kontrollutvalg og kommunestyret Figur 1 Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

16 2. ORGANISERING AV FORVALTNINGSREVISJON I IØKR IKS Forvaltningsrevisjon er organisert som egen faggruppe i Indre Østfold Kommunerevisjon IKS. Gruppen består av: Forvaltningsrevisor Marianne Wesche Forvaltningsrevisor Anne Widnes Fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen I tillegg deltar distriktsrevisor Finn Skofsrud i gruppens møter. I figuren nedenfor fremkommer det hvor i organisasjonen gruppen er plassert. Distriktsrevisor Finn Skofsrud Regnskapsrevisjonsgruppen Forvaltningsrevisjonsgruppen Figur 2 For år 2014 er 2,5 årsverk satt av til forvaltningsrevisjon. 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (FOR nr 905) 9 skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I 10 heter det at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. I Indre Østfold kommunerevisjon gjennomføres den overordnede analysen og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon hvert 2. år. Dette dokumentet er således et plandokument som viser hvordan forvaltningsrevisjon vil prioriteres og velges for kommende toårsperiode, Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å endre denne. Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

17 4. PLAN 4.1. Identifisering og prioritering av prosjekter I tabellen under vises en oversikt over hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som tidligere er blitt gjennomført i Hobøl kommune: Prosjekt: Årstall for gjennomført prosjekt: Forsikringsordningen i kommunen 1996 Budsjettkontroll og budsjettrutiner 1998 Byggeprosjekt 1998 Tildeling av helsetjenester 2001 Ressursbruk i skolen og foreldrebetaling i SFO 2000 Forskuddsfordeling av skattemuligheter og 2002 renteinntekter Anbudsrutiner og anbudspraksis 2005 Felles KOSTRA 2005 Økonomisk sosialhjelp 2006 Byggesaksbehandling 2006 Vedlikehold av kommunale bygninger 2006 Tildeling av barnevernstjenester 2008 Ressursstyring i grunnskolen 2009 Bruk av konsulenttjenester 2011 Pleie og omsorg 2012 Ble avlyst underveis av kontrollutvalget Spesialundervisning 2013 Tildeling av barneverntjenester 2014 Kontrollutvalget behandlet i møte 2. september 2014 sak om overordnet analyse. Ut fra risikoog vesentlighetsvurderingen i den overordnede analysen, ble det fattet vedtak om å gå videre med følgende områder: post- og arkiveringssystemer, ROS-analyser/ krise- og beredskapsplaner, ledelse/ evaluering av omorganiseringsmodellen som blir gjennomført i 2014, samt antikorrupsjonsplaner med tiltak. Det skal avholdes to prosjekter i kommende toårsperiode i Hobøl kommune. For kommende periode ble således følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter valgt i Hobøl kommune: Blir satt inn etter vedtak i kontrollutvalget Blir satt inn etter vedtak i kontrollutvalget I tillegg vil det bli avsatt ressurser til oppfølging av prosjekter gjennomført i siste planperiode. Det er avsatt 616 timer til forvaltningsrevisjon i toårsperioden. Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

18 4.2. Endringer i plan Dersom det skulle være behov for å endre planen må dette tas opp i egen sak i kommunestyret. Kommunestyret kan imidlertid delegere denne beslutningen til kontrollutvalget Endelig plan for alle kommuner Endelig fremdriftsplan for alle kommuner i Indre Østfold Kommunerevisjon IKS sitt distrikt vil bli utarbeidet og lagt frem for kontrollutvalget til orientering etter at alle kommunestyrene/bystyrene har behandlet plan og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Indre Østfold kommunerevisjon IKS September 2014 Anita Rønningen Fagansvarlig forvaltningsrevisor Finn Skofsrud Distriktsrevisor Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

19 Arkivsystemer og postrutiner PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Har kommunen tilfredsstillende systemer for post og arkiv, sett opp mot lovverk og statlige føringer? Herunder overholdes kommunens rutiner og systemer? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke ca 215 timer på gjennomføringen av prosjektet. Arkivsystemer og postrutiner -19-

20 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Da forvaltningsrevisjonen gjennomførte overordnet analyse av Hobøl kommune i 2014, kom det frem i møte med ordfører og rådmann at det var noen utfordringer vedrørende arkiveringssystemer og rutiner i forbindelse med dette. De syntes det hadde vært fint med en gjennomgang av hva som er arkivverdig og hva som ikke er. ACOS blir nå det generelle arkivsystemet for kommunen. Rådmann ønsket derfor en vurdering på om dette er godt nok for å ivareta eksempelvis elevmapper, barnevern og lignende. ACOS har en midlertidig godkjenning som elektronisk arkiv. Rådmann påpekte at en statlig strategi er at det skal innføres mer og mer elektronisk arkivering, og kommunen ønsker derfor å fase ut papirarkiv. Beviste holdninger hos de ansatte på hva som er offentlige journaler er viktig. Ordfører ønsket også en gjennomgang av postrutiner/ arkiveringsrutiner spesielt sett opp mot e-post. Dette fordi det kommer mange e-post daglig, og det «syndes» ofte med arkivering av disse. Kontrollutvalget sa i behandlingen av den overordnede analysen at de spesielt ønsket en gjennomgang av hvordan post blir behandlet innen virksomhet som omhandler plan-/dele- /byggesak. For å besvare prosjektets problemstilling kan følgende metodikk benyttes: intervjuer, kontrollhandlinger/ dokumentanalyser av kommunens dokumenthåndteringsrutiner, kontrollhandlinger i sentralarkiv/ kopibok/ inngående og utgående dokument, samt stikkprøver for å kontrollere e-post som blir mottatt/ sendt i kommunen. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: LOV nr 126: Lov om arkiv LOV nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker FOR nr 988: Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eforvaltningsforskriften) FOR nr 1193: Forskrift om offentlege arkiv Hobøl kommunes dokumenthåndteringsrutiner Mulig utledede revisjonskriterier kan være: Kommunen bør ha utarbeidet dokumenthåndteringsrutiner. Disse bør inneholde: mottak og åpning av vanlig post hvem har ansvaret arkivbegrensning Har kommunen papirarkiv og ikke elektronisk arkiv, og mottar saksdokumenter på annet medium enn papir, må man sørge for at slike dokumenter skrives ut på papir, og arkivert. Saksdokumenter skal journalføres i journalen før de går til saksbehandling. Dette gjelder også hastesaker. (Dette for å dokumentere og ha oversikt over hvilke dokumenter organet har mottatt til saksbehandling.) Organet skal normalt lage kopibok. Den skal inneholde kopi av alle undertegnede dokumenter som er sendt ut fra organet. Det bør være rutiner for hvem som har ansvar for at de ulike dokumenter kommer i kopiboka. Kommunen skal ha stadfestet hvordan man skal forholde seg til elektronisk kommunikasjon, forebygge risiko og informere brukere om eventuell risiko ved bruk av elektronisk kommunikasjon. Kommunens dokumenthåndteringsrutiner skal følges. Arkivsystemer og postrutiner -20-

21 Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Hobøl kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Hobøl kommune Organisasjonsledd som omfattes av Generelt prosjektarbeidet Arkivsystemer og postrutiner -21-

22 Krise- og beredskapsplaner PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLINGER: Er kommunale ROS-analyser, og krise- og beredskapsplaner, utformet i overensstemmelse med statlige føringer? Herunder om kommunen har tilfredsstillende rutiner og prosedyrer for varsling og ansvarsfordeling ved kriser og ulykker? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke ca 215 timer på gjennomføringen av prosjektet. Krise- og beredskapsplaner -22-

23 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Lov og forskrift om kommunal beredskapsplikt skal sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal arbeide systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv, eller skade på helse, miljø og materielle verdier. For å besvare prosjektets problemstilling, og avkrefte eller bekrefte revisjonskriteriene vil revisjonen gjøre diverse kontrollhandlinger. Herunder intervjuer med de som har ansvar for å utarbeide beredskapsplaner i kommunen. Kontrollhandlinger/ dokumentanalyser i ROSanalyser og beredskapsplaner. Dokumentanalyser i eventuelle kommunestyrebehandlinger. Kommunens varslingsrutiner vil også bli kontrollert. Spørreundersøkelse til kommunens kriseledelse kan også være aktuell kontrollhandling. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: LOV nr 71: Plan og bygningsloven. 3-1, 4-3, 11-4 første ledd og LOV nr 45 Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven): 14, 15 FOR nr 894: Forskrift om kommunal beredskapsplikt: 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8. Mulig utledede revisjonskriterier kan være: Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS analyse) Kommunen skal ha utarbeidet en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, hvor det skal kartlegges uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurderes sannsyneligheten for at disse hendelsene inntreffer, og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Risiko og sårbarhetsanalysen skal legges til grunn for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder ved utarbeiding av plan for planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal forankres i kommunestyret. Analysen skal som et minimum omfatte: a) eksisterende og fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer i kommunen. b) risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. c) hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre. d) særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur. e) kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. f) behovet for befolkningsvarsling og evakuering. Kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalysen. Krise- og beredskapsplaner -23-

24 Der det avdekkes behov for videre detaljanalyser skal kommunen foreta ytterligere analyser eller oppfordre andre relevante aktører til å gjennomføre disse. Kommunen skal stimulere relevante aktører til å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak. Beredskapsplan Med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal kommunen: a) utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. b) vurdere forhold som bør integreres i planer og prosesser om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Kommunen skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en overordnet beredskapsplan. Beredskapsplanen skal inneholde en oversikt over hvilke tiltak kommunen har forberedt for å håndtere uønskede hendelser. Som et minimum skal beredskapsplanen inneholde en plan for kommunens kriseledelse, og deres ansvar roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles. Varslingslister over aktører som har en rolle i kommunens krisehåndtering, ressursoversikt som inneholder opplysninger om hvilke ressurser kommunen selv har til rådighet, og hvilke ressurser som er tilgjengelig hos andre aktører ved uønskede hendelser., evakueringsplan og plan for informasjon til befolkningen (befolkningsvarsling), media, og egne ansatte. Der det er hensiktsmessig bør det etableres samarbeid mellom kommuner om lokale og regionale løsninger av forebyggende og beredskapsmessige oppgaver, med sikte på best mulig utnyttelse av de samlede ressurser. Hver kommune skal ha en egen beredskapsplan og helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i henhold til forskriften. Kommunens beredskapsplan skal til enhver tid være oppdatert, og som et minimum revideres en gang pr. år. Av planen skal det fremgå hvem som har ansvaret for oppdatering av planen og når planen sist er oppdatert. Kommunens beredskapsplan skal øves hvert annet år. Scenarioene for øvelsene bør hentes fra kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen skal øve sammen med andre kommuner og relevante aktører der valgt scenario og øvingsform gjør dette hensiktsmessig. Kommunen skal ha et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner. Kommunen skal etter øvelser og uønskede hendelser evaluere krisehåndteringen. Der evalueringen gir grunnlag for det skal det foretas nødvendige endringer i risiko- og sårbarhetsanalysen og beredskapsplaner. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet vil være basert på systemrevisjon, og er begrenset til å omhandle rutiner og planverk for kommunens ROS-analyse, og krise- og beredskapsarbeid. Det vil ikke bli gjort undersøkelser som sier noe om kvaliteten på beredskapsarbeidet i praksis. Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som Krise- og beredskapsplaner -24-

25 ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Hobøl kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Hobøl kommune Organisasjonsledd som omfattes av Generelt prosjektarbeidet Krise- og beredskapsplaner -25-

26 Antikorrupsjonsplaner og antikorrupsjonstiltak PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Har kommunen utarbeidet et system for antikorrupsjon? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke ca 215 timer på gjennomføringen av prosjektet. Antikorrupsjon -26-

27 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: «Den norske befolkningen skal være trygg på at kommuner/ fylkeskommuner ivaretar fellesskapets beste, basert på demokratiske prosesser og rettferdig utøvelse av lokal myndighet. Kommunesektoren leverer de fleste grunnleggende tjenestene til befolkningen. Politikere, ledere og medarbeidere kan komme i situasjoner som gir mulighet til å misbruke posisjon, tillit og makt. Personer utenfor kommunen kan også fremme særinteresser og utøve press som kan være vanskelig å håndtere og sette den enkeltes integritet på prøve. Ved å erkjenne risikoen for korrupsjon kan kommuner/ fylkeskommuner og kommunale bedrifter arbeide med å forebygge og forhindre at korrumperende atferd utvikler seg, og styrke muligheten til å avdekke saker. Gode rutiner for kontroll og oppfølging er også viktig for å forebygge og avdekke misligheter, eller korrupsjon. Ved å vise omverdenen at risikoen for korrupsjon tas alvorlig, signaliserer kommuner/ fylkeskommuner og kommunale bedrifter at de vil sikre en høy etisk standard og markere at det ikke vil lønne seg å misbruke posisjon og tillit for å tilgodese seg selv eller andre, eller å fremsette tilbud om det,» (Beskytt kommunen: Transparency International Norge 2013). Med system for antikorrupsjon menes her kommunens systematiske arbeid mot korrupsjon. I norsk straffelov er korrupsjon definert slik ( 276 a): - Å kreve, motta, eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv, eller oppdrag. Samt: -Å gi, eller tilby noen en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv, eller oppdrag. Aktuell metodikk i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet kan være: intervjuer, spørreundersøkelser og dokumentanalyser. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: «Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon» Utgitt av Transparency International Norge Etikkportalen.no KS «Rådmannens internkontroll Hvordan få orden i eget hus?» KS 2013 Eksempler på utledede revisjonskriterier kan være: Kommunen bør ha et system for å forebygge at korrupsjon oppstår. Kommunen bør ha et system som øker muligheten for å avdekke eventuell korrupsjon. Kommunen bør ha en beredskap for å håndtere en eventuell korrupsjon. Kommunen bør sørge for at antikorrupsjonsplaner inngår i de kommunale kjerneprosessene, herunder politiske beslutningsprosesser, myndighetsutøvelse og saksbehandling, samt tjenesteproduksjon. Kommunen bør sørge for at antikorrupsjonsplaner bør omfatte de sentrale støtteprosessene. Herunder økonomiforvaltning, anskaffelser, personalforvaltning og IKT-drift. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. Antikorrupsjon -27-

28 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Hobøl kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Hobøl kommune Organisasjonsledd som omfattes av Generelt prosjektarbeidet Antikorrupsjon -28-

29 Omorganiseringsmodell PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Er omorganiseringsmodellen som ble igangsatt i 2014, i Hobøl kommune, formålstjenlig? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke ca 215 timer på gjennomføringen av prosjektet. Omorganiseringsmodell -29-

30 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Prosjektet vil omhandle den omorganiseringen som ble gjennomført i Hobøl kommune i Slik sett vil det i prosjektet blant annet gjøres en evaluering av omorganiseringsmodellen. Aktuelle kontrollhandlinger kan være dokumentanalyser av politiske vedtak og andre relevante dokumenter/ rutiner og systemer. Analyser av ulike delegasjoner/ fullmakter, samt kontrollhandlinger av kommunens delegasjonsreglement. Det kan også gjennomføres intervjuer, og eventuelt spørreundersøkelse blant ansatte. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: LOV nr 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) KS Rådmannens internkontroll Orden i eget hus PricewaterhouseCoopers Rapport til Kommunal- og regionaldepartemantet: Internkontroll i kommuner. OT.prp. nr. 70 ( ) Politiske vedtak om omorganisering i Hobøl kommune «Beste praksis» Kommunelovens formålsparagraf ( 1) beskriver at formålet med denne lov er å legge forholdene til rette for et funksjonsdyktig kommunalt og fylkeskommunalt folkestyre, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale og fylkeskommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap og med sikte på en bærekraftig utvikling. Loven skal også legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Kommunelovens 23 viser til at det er administrasjonssjefen som har ansvar for at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Revisjonen er av den formening at paragrafene bør gjenspeiles i den organisering kommunen har. Med «foretrukket praksis» mener revisor den arbeidsmetode/ fremgangsmåte for en aktivitet/ tjeneste som har vist seg som mest kostnadsnyttig og gitt best resultater, over tid, for et stort antall mennesker. Således en allmenn akseptert norm. Det er noen forutsetninger som bør ligge til grunn for at virksomheter skal kunne driftes etter foretrukket praksis; internkontrollsystemer, informasjonsflyt innen organisasjonen, nok og riktige ressurser, rett kvalifikasjon etc. Således kan følgende utledede revisjonskriterier være aktuelle: Det bør være utarbeidet internkontrollsystemer med føringer for informasjonsflyt, rapporteringer til politisk hold, rapporteringer internt, tydelige roller og ansvarsfordelinger, samt tydelige delegasjonsreglement, og klare målsettinger. Arbeidsmengden i enheten bør være forenlig med tilgjengelige ressurser/ tid til ledelse. Arbeidstakere bør ha inneha nødvendige kvalifikasjoner for å løse pålagte arbeidsoppgaver. Den enkelte arbeidstakers oppgaver bør ikke være mer utfordrende enn at de kan utføres med tilfredsstillende resultat. Politiske vedtak angående organisering bør overholdes. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. Omorganiseringsmodell -30-

31 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Hobøl kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Hobøl kommune Organisasjonsledd som omfattes av Generelt prosjektarbeidet Omorganiseringsmodell -31-

32 Saksnr.: 2014/20556 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /24 Forvaltningsrevisjonsrapport "Tjenesteutøvelse i barnevernet", Hobøl kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret i Hobøl: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Tjenesteutøvelse i barnevernet», Hobøl kommune tas til etterretning. 2. De 7 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrapporten vedtas Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport "Tjenesteutøvelse i barnevernet", Hobøl kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I forvaltningsrevisjonsrapporten konkluderes det med at: «Barneverntjenesten i Hobøl er en liten tjeneste med en liten stab. Revisor vurderer ut fra intervju og besøk hos tjenesten at tjenesten arbeider faglig godt og har brukerne i fokus. Revisor vurderer at det på grunn av stabens ressurser blir prioritert å gjøre det praktiske arbeidet, og således blir det en del mangler i dokumentasjonsarbeidet og arkiveringen. Revisor vurder at den manglende dokumentasjon kan føre til brudd på lovverk. Revisor er av den oppfatning at ACOS oppleves av tjenesten som en utfordring og et hinder i dokumentasjonsarbeidet og arkiveringen.» I forvaltningsrevisjonsrapporten blir det gitt følgende anbefalinger: -32-

33 Anbefaling 1: Revisjonen anbefaler at det blir utarbeidet et internkontrollsystem som tilfredsstiller kravene i internkontrollforskriften. Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler barneverntjenesten å utarbeide et system for brukerundersøkelser, og at det gjennomføres brukerundersøkelser i barneverntjenesten. Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å konkludere på meldinger, og at slike konklusjoner foreligger i papirform senest syv dager etter innkommet melding. Revisjonen anbefaler også at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å gi tilbakemelding til melder og dokumentere tilbakemeldingen i papirform. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler at det bør være tydelig dokumentert og datofestet at man starter en undersøkelse. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler at det alltid blir laget tiltaksplaner som foreligger samtidig med vedtak om hjelpetiltak. Anbefaling 6: Revisjonen anbefaler kommunen å gjøre vurdering på hvorvidt arkivloven blir overholdt ved kun å benytte elektronisk arkivering via ACOS. Anbefaling 7: Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. Vurdering Sekretariatet viser for øvrig til rapportens pkt. 2 Sammendrag og pkt. 4.3 Revisors vurderinger og konklusjoner. Revisjonen vil være til stede i møtet og kan om ønskelig svare på eventuelle spørsmål fra utvalget. -33-

34 RAPPORT Forvaltningsrevisjonsrapport OM xxxxxxxxxxxxxxxxx Tjenesteutøvelse i barnevernet X xxxxxxxx KOMMUNE Hobøl kommune (Rapportens innhold og fakta er ikke verifisert) Dette skal stå på forsiden ved oversendelse av foreløpig rapport 0-34-

35 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT SAMMENDRAG INNLEDNING Problemstilling Avgrensning av prosjektet Revisjonskriterier Revisjonsmetoder Introduksjon PROBLEMSTILLING: Revisjonskriterier Revisors undersøkelse og innhentede data Revisors vurderinger og konklusjoner Anbefalinger RÅDMANNENS BEMERKNINGER KILDEHENVISNINGER VEDLEGG

36 1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT Revisjonen skal i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon 1 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriften innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. God kommunal revisjonsskikk er å følge RSK 001; Standard for forvaltningsrevisjon, utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund NKRF. Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet «Tjenesteutøvelse i barnevernet», er gjennomført i forhold til RSK 001. Prosjektet er gjennomført etter plan for forvaltningsrevisjon vedtatt i kontrollutvalget og kommunestyret i Hobøl kommune i Prosjektbeskrivelsen er vedtatt av kontrollutvalget i sak 12/17 av Etter kommuneloven skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Prosjektet er gjennomført i tidsrommet februar juni Rapporten er oversendt kommunen for verifisering. Prosjektansvarlige revisors habilitet og uavhengighet sett opp mot kommunen og den undersøkte virksomheten er vurdert, og revisjonen finner ansvarlig revisor habil til å utføre prosjektet. Prosjektet er gjennomført av forvaltningsrevisor Marianne Wesche. I tillegg har fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen og stedlig revisor Bjørn Karlsen deltatt i informasjonsinnsamlingen. Rapporten oversendes kommunen etter behandling i kontrollutvalget og kommunestyret. Revisor vil takke kontaktperson og andre som har deltatt i prosjektet, for hyggelig samarbeid i forbindelse med prosjektarbeidet. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Rakkestad 22. september 2014 Finn Skofsrud Distriktsrevisor Marianne Wesche Forvaltningsrevisor 1 Kommunelovens kapittel og forskrift om revisjon av 1.juli 2004 kapittel

37 2. SAMMENDRAG Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har arbeidet etter følgende problemstilling: Etterlever tjenesteutøvelsen i barnevernet krav i lov og forskrift? Revisjonen har kontrollert om Hobøl kommune har en administrasjon som har ansvar for å utføre oppgaver etter barnevernsloven, og om det er utarbeidet et internkontrollsystem i innad i barneverntjenesten for å sikre at tjenesten utfører sine oppgaver i medhold av barnevernslovgivningen. Det er også kontrollert om tjenesten har utarbeidet et system for brukerundersøkelser og om tjenesten benytter brukerundersøkelser. Revisor har kontrollert barnevernsmapper for om det går maksimum syv dager fra en melding registreres til det foreligger en konklusjon som viser til enten undersøkelse eller henleggelse av saken. Revisor har også kontrollert om tjenesten har rutiner for å gi tilbakemelding til melder, samt om undersøkelser ferdigstilles snarest mulig og senest innen tre måneder, så sant det ikke er behov for særlig tidkrevende vurderinger. Revisor har kontrollert hvorvidt tjenesten utarbeider tiltaksplaner som foreligger samtidig med vedtak om hjelpetiltak og ved omsorgsovertakelse. Det er også kontrollert om tjenesten har utarbeidet rutiner for å opprette tilsynsførere for de barna som er plassert i fosterhjem i Hobøl, samt om det blir laget tilsynsrapporter minimum fire ganger i året. Alle dokumenter som er dokumentasjonskilder, skal være trygget for samtid og ettertid. Revisor har derfor kontrollert hvordan barneverntjenesten tar vare på nødvendig informasjon i mapper og arkivering. Konklusjon på problemstilling opp mot revisjonskriterier: Barneverntjenesten i Hobøl er en liten tjeneste med en liten stab. Revisor vurderer ut fra intervju og besøk hos tjenesten, at tjenesten arbeider faglig godt og har brukerne i fokus. Revisor vurderer at det på grunn av stabens ressurser blir prioritert å gjøre det praktiske arbeidet, og således blir det en del mangler i dokumentasjonsarbeidet og arkiveringen. Slike mangler kan føre til brudd på lovverk, spesielt sett opp mot manglende dokumentasjon. Revisor har også funnet en del mangler i internkontrollsystemet. Revisjonen viser til kontrollhandlinger, vurderinger og konklusjoner for hvert revisjonskriterie (fremgår av rapportens kapittel 4.2 og 4.3), og fremmer følgende 7 anbefalinger: Anbefaling 1: Revisjonen anbefaler at det blir utarbeidet et internkontrollsystem som tilfredsstiller kravene i internkontrollforskriften. Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler barneverntjenesten å utarbeide et system for brukerundersøkelser, og at det gjennomføres brukerundersøkelser i barneverntjenesten. Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å konkludere på meldinger, og at slike konklusjoner foreligger i papirform senest syv dager etter innkommet melding. Revisjonen anbefaler også at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å gi tilbakemelding til melder og dokumentere tilbakemeldingen i papirform. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler at det bør være tydelig dokumentert og datofestet at man starter en undersøkelse. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler at det alltid blir laget tiltaksplaner som foreligger samtidig med vedtak om hjelpetiltak