0 3 MAR2014 Vår dato:

Transkript

1 Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Noerhte-Trööndelagen fylhkenålma MOTTATT Kommunenei Nord-Trøndelag Arkhrnr, 0 3 MAR2014 Vår dato: III 11, Deres dato: Vår ref.: 2013/7146 Deres ref.: SMIL 2014 Kommunerammer og forvaltning Innledning De tre siste åra har det vært en klar økning av tilskudd til hydrotekniske tiltak og freda/verneverdige bygninger, mens tilskudd til gammel kulturmark er redusert. Fylkesmannen videresender SLF sin oppfordring om å prioritere tiltak som i neste omgang kan gis drifts-/skjøtselstilskudd gjennom RMP. Det er også viktig at jordbrukets miljøutfordringer og innsatssynliggjøres klart i kommuneplaner/tiltaksstrategier og øvrig samfunnsplanlegging. Fylkesmannen oppfordrer kommunene spesielt til å følge regelverkets krav om dokumentasjon ved sluttgodkjenning/-utbetaling Arbeidet i 2013 Kommunene har i 2013 innvilget kroner i filskudd fordelt på følgende tema: Hydroteknikk Høytørker Fredalvernev.bygn Landskapsplanting Gammel kulturmark Miljøretta omlegging Ferdselsårer Biologisk mangfold Områdetiltak Fangdammer Muligheten for å søke om tilleggsramme ble nyttet av mange kommuner, og i praksis fikk alle kommuner den samla ramma de søkte om. Etter som fylkesramma fra SLF var 8,9 mill.kr., er det samlede ansvaret redusert med kroner I Kommunenes innvilging av tilskudd i 2013 ble slik: Stjørdal Steinkjer Overhalla Levanger Grong Verran Snåsa Inderøy Nærøy Leka Namdalseid Frosta Høylandet Verdal Flatanger Vikna Lieme Leksvik Namsos Fosnes Namsskogan Meråker Røyrvik Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Saksbehandler: Postboks Audun Grav 7734 Steinkjer Org.nr.: fmntpost@fylkesmannen.no fmntagr@fylkesmannen.no

2 Side 2 av 5 3. Tildeling av kommunerammer for 2014 Kommunene kan gjennom året disponere midler til nye søknader på to vis: - ordinær tildeling ( 3.1. ) - få tildelt tilleggsramme ( 3.2.) fra inntrekte midler pluss 1,5 mill, av årets SLF-tildeling som Fylkesmannen nå holder tilbake. Dette er i tråd med SLF sin føring om at Fylkesmannen skal drive "aktivitetsfremmendetildeling". Se 3.2. og Ordinær tildeling SLF har tildelt Nord-Trøndelag 9,3 millioner kroner for 2014, og i fullmaktsbrevet for 2014 gitt følgende føringer mht. Fylkesmannens tildeling av kommunerammer: Fylkesmannen skal bidra til at kommunene prioriterer tiltak med best mulig miljøeffekt. Fylkesmannen skal også bidra til en aktivitetsfremmendeforvaltning av midlene, og at RMP-prioriteringene synliggjøres i embetenes gjennomgang av de kommunevise tiltaksstrategiene. Fylkesmannen skal medvirke til at kommunene trekker inn tilskudd i prosjekt der arbeidsfristene er gått ut. Inndratte midler skal omfordeles til kommuner som har oppnådd gode resultat og som har god gjennomføringsevne. Fylkesmannen fordeler på denne bakgrunn 7,8 mill.kroner som ordinære kommunerammer. Kommune Ramme2013 Innvilget2013 Ramme2014 Steinkjer Namsos:SeOverhalla Meråker Stjørdal Frosta Leksvik Levanger Verdal:SeLevanger Verran Namdalseid:Se Overhalla Snåsa Lieme Røyrvik Namsskogan Grong Høylandet Overhalla Fosnes:SeOverhalla Flatanger Vikna Nærøy Leka Inderøy Sum

3 Side 3 av 5 Fylkesmannens vurderingsgrunnlag for tildeling av kommunerammene har vært følgende: opplysninger fra tiltaksstrategiene og evt. tilleggsopplysninger kommunenes aktivitet i 2013 omfang og reduksjon/økning av ansvar ( samlet saldo for hver kommune ) kvaliteten på de tiltak som kommunene har innvilget tilskott til i Søknadom tilleggsrammer Fylkesmannen disponerer de inntrekte midlene til fordeling til aktive kommuner. Det kan søkes til Fylkesmannen om tilleggsramme for 2014 innen 1.novemberetter følgende kriterier: - årets ordinære kommuneramme må være oppbrukt - kommuneramma må være brukt til søknader som ligger klart innafor formålet med SMILordningen - søknad om tilleggsramme må begrunnes og dokumenteres med konkrete foreliggende søknader Arbeidsfrister Arbeidsfristen skal inngå som en del av kommunens vedtak, og må stå der. Fristen for gjennomføring av tiltak er inntil 3år + inntil 2 år, men kommunene kan med fordel sette kortere frister enn dette i enkelte saker. Et betydelig antall SMIL- prosjekter ferdigstilles ikke innen ordinær frist, og store beløp blir stående " låst " i fagsystemet. Ved innvilging av tilskott må kommunene derfor legge vekt på den samlede realismen, og følge opp underveis, slik at tiltak som er gitt tilsagn blir gjennomført innenfor fristen. Når endelig arbeidsfrist har gått ut uten at tiltaket er gjennomført, eller kommunen på tidligere tidspunkt blir klar over at prosjekter ikke vil bli gjennomført, skal kommunen sørge for at tilskuddet trekkes inn. Dersom arbeidsfristen har gått ut uten at tiltaket er sluttført, må dette bringes i orden ved påtrykk om rask sluttføring eller ved inntrekking, før samme foretak innvilges nytt tilskudd.. Vi minner om at minst 25% av innvilget tilskudd skal stå igjen til hele tiltaket er gjennomført og sluttregnskap er godkjent av kommunen. Der bare deler av tiltaket er gjennomført og tilsvarende del av tilskuddet er utbetalt, uten at hele tiltaket er eller vil bli gjennomført, må kommunen trekke inn rest-tilskudd, samt vurdere tilbakebetaling av utbetalt tilskudd. Regelverk Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak ijordbruket av 4februar 2004 og SLFrundskriv 7/2005 (kommentarer ) gjelder. I tillegg kommer kommunenes egne retningslinjer for prioritering. Se pkt. 8. Arbeidsrutinerog søknadsfrist Enkelte kommuner melder om god effekt av å annonsere søknadsfrist på vårparten. Dette fører til oppmerksomhet omkring ordninga, bedre anledning til god saksbehandling og prioritering mellom søknader, samt en bedre fordeling av arbeidet både i kommunen og hos Fylkesmannen. FM vil derfor oppfordre de kommunene som ikke allerede har slik søknadsfrist, om å innføre dette.

4 Side 4 av 5 Forvaltning og saksbehandling Formelle krav og tydelighet må vektlegges ved behandling av søknader om tilskudd. Det gjelder blant annetunderskrift i søknad, og at kommunens innvilgingsbrev gir klare faglige og formelle opplysninger. Kommunene bør generelt legge mer arbeid i å kvalitetssikre både egen og søkers utfylling av søknadsskjemaet. Fylkesmannen ber også om at det tidlig i innvilgingsbrevet, gjerne i overskriften, beskrives hva vedtaket går ut på, og med opplysning om hva slags tiltak som gis tilskott, samt evt. vilkår som kommunen setter. Kommunen må for hver enkelt søknad avklare/beskrive om den skal vurderes ihht. Naturmangfoldlova. Dette kan gjelde temaene gammel kulturmark, hydrotekniske tiltak, leplanting, tilretteleggings- og ferdselstiltak og muligens kulturminner. Prioritering Fylkesmannen oppfordrer kommunene til å prioritere tiltak som kan utløse RMP-tilskudd. Tiltak som vil virke positivt i vassdrag med dårlig vannkvalitet bør også prioriteres. Det er viktig at kommunene prioriterer SMIL-midlene til de største miljefutfordringene,og at denne prioriteringa blir tydelig kommunisert til landbruksnæringa i kommunen. De kommunale retningslinjene skal dekke reelle prioriteringssituasjoner. Dette kan være: geografisk prioritering tematisk prioritering, enten «sist i køen» eller graderte tilskuddssatser prioritering av mottakere av produksjonstilskudd bestemmelse om ferdigstillelse av igangværende prosjekt før innvilging av tilskudd til nye prosjekt for samme søker hvordan søknader skal håndteres når disponibel ramme er brukt opp. Der søknaden ligger klart innafor formålet med SMIL-ordningen, og innafor kommunens retningslinjer for prioriteringer, anbefaler Fylkesmannen at søknaden legges unna for behandling neste år, framfor avslag. Det bør tas kontakt med søker for slik avklaring. Tilskuddsprosenten som benyttes for de ulike tiltak bør ikke være høyere enn det som er nødvendig for å stimulere til tiltak. Kommunene bør også i større grad nytte muligheten til å gradere tilskuddsprosenten etter tiltakets prioritet, etter forholdet mellom samfunnsnytte og brukernytte, og etter søkerens mulighet for egen arbeidsinnsats. De kommunale retningslinjene skal legges til grunn ved behandling av søknader om tilskudd, og ikke minst er de vesentlige ved klagebehandling. Ved oversendelse av evt. klagesaker til Fylkesmannen, må gjeldende retningslinjer for prioritering legges ved. 9. Kontroll Kommunen skal kontrollere at tiltakene er gjennomført i tråd med forutsetningene. Det er derfor viktig at søknadene opplyses godt (se SLF rundskriv7/2005 Til 6 Søknad), at kommunens innvilgingsbrev inkl, vilkår er tydelig, og gir et godt grunnlag for kontroll av tiltaket, samt at dokumentasjonen i forbindelse med sluttgodkjenning er god ( sluttregnskap, kopier av fakturer, timelister for eget arbeid, bilder...). I SLF rundskriv 7/2005 står det i «Til 7 Utbetaling: Minst 25% av tilskuddet skal imidlertid holdes tilbake inntil arbeidet erfullført og sluttregnskapet er godkjent av kommunen».

5 Side 5 av 5 En konsekvens av dette er at kommunene ved utfylling av saldokort for sluttutbetaling må skrive om sluttregnskapet er godkjent av kommunen, og ikke bare at det er mottatt. Fylkesmannen vil også i 2014 gjennomføre kontroll av SMIL-forvaltningen i noen kommuner, i tillegg til den løpende observasjonen av søknads-dokumentene som sendes Fylkesmannen til innlegging i fagsystemet. Informasjon Informasjon om SMIL-ordningen for 2014 vil bli lagt ut på Fylkesmannens hjemmeside, men det vil ikke bli annonsert i pressen. Fylkesmannen forventer at kommunene aktivt informerer om ordningene. Stoff fra Fylkesmannens hjemmeside kan fritt benyttes i informasjonsarbeidet. Frister o rapnorterin Dato frist Tema/rapport 1.november Siste frist for søknad om tilleggsramme (det kan søkes når ordinær ramme er brukt opp, se 3.2.) Forbruksrapport for budsjettåret 2014, som skal inneholde - Prognose ( forventet samlet innvilget ) for Antatt udisponerte midler pr. 31.desember 15. november Kommunale tiltaksstrategier for 2015 sendes Fylkesmannen 1. desember Innsending av innvilgede søknader for innlegging i fagsystemet hos Fylkesmannen Med hilsen Anstein Lyngstad (e.f.) AssisterendelandbruksdirektørSenioringeniør Audun Grav Landbruksavdelingen Dokumentet er elektronisk godkjent og har delfor ingen underskrifi Kopi til: Nord-Trøndelag Bonde- og V/Arnt Inge Engum, Brenna 7760 SNÅSA småbrukarlag Norsk Landbruksrådgiving Namdal Boks OVERHALLA Nord-Trøndelag Bondelag Hamnegata STEINKJER Nord-Trøndelag Fylkeskommune Postboks STEINKJER Norsk Landbruksrådgiving Nord- Strandveien 22B 7713 STEINKJER Trøndelag Norsk Landbruksrådgiving Sør- c/o Skjetlein grønt 7083 LEINSTRA_ND Trøndelag kompetansesenter