Møteinnkalling. Kontrollutvalet. Møterom 425 Sunnhordland, Fylkeshuset. Dato: Tid: 10:00

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Møteinnkalling. Kontrollutvalet. Møterom 425 Sunnhordland, Fylkeshuset. Dato: Tid: 10:00"

Transkript

1 Møteinnkalling Utval: Møtestad: Kontrollutvalet Møterom 425 Sunnhordland, Fylkeshuset Dato: Tid: 10:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Roald Breistein, tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / Til varamedlemene er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. På ipad kan møteinnkallinga til dette møtet, og møteprotokollen frå møtet , lastas ned på epolitiker og lesast i GoodReader. Møteinnkallinga til dette møtet finn du også på denne lenkja: Vidare finn du møtebok frå møte i kontrollutvalet på denne lenkja: Inge Reidar Kallevåg kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift Kopi: Fylkesrådmann Fylkesordførar Revisor 1

2 Sakliste PS 124/16 PS 125/16 PS 126/16 PS 127/16 Innhald Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møtebok frå forrige møte Selskapskontroll av arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap - Revisjonsrapport Forvaltningsrevisjon innan innkjøp og forretningsdrift i vidaregåande skular - Revisjonsrapport PS 128/16 Forvaltningsrevisjon innan investeringsplanlegging - Forsalg til prosjektplan Utvalssaknr Arkivsaknr 2015/ / /11221 PS 129/16 Selskapskontroll av Bybanen AS - Forslag til prosjektplan 2016/11222 PS 130/16 PS 131/16 PS 132/16 Forvaltningsrevisjon av NDLA, del II - Status i arbeidet ved Deloitte Forvaltningsrevisjon av opplæringstilbodet til minoritetsspråklege elevar - Status i arbeidet ved Deloitte Selskapskontroll av Hordaland Teater - Status i arbeidet ved Deloitte 2015/ / /9439 PS 133/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon 2015/11179 PS 134/16 Oppfølging - Selskapskontroll av Hardangerbrua AS og Fastlandssamband Halsnøy AS 2014/14570 PS 135/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/11023 PS 136/16 RS 63/16 RS 64/16 RS 65/16 Referatsaker Status for spørsmål og oversendingsforslag i fylkesutvalet pr. oktober 2016 Større saker til politisk behandling 2. halvår 2016 pr. oktober Vidareføring og styrking av utvalde tenester frå Business Region Bergen 2015/ / /10482 RS 66/16 Fylkesskatt oktober /12603 PS 137/16 Eventuelt U.Off. 2

3 PS 124/16 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 125/16 Godkjenning av møtebok frå forrige møte 3

4 Kontrollutvalet Arkivnr: 2015/ Saksbehandlar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet 126/ Fylkestinget Selskapskontroll av arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap - Revisjonsrapport Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet bestilte selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» der det av den godkjende prosjektplanen går fram at føremålet med selskapskontrollen er: «Føremålet med prosjektet vil vere å undersøkje i kva grad selskapa fylkeskommunen har eigarskap i har arkiv- og journalføringsplikt, og om denne blir etterlevd.» Med bakgrunn i prosjektet sitt føremål har revisjonen formulert følgjande problemstillingar: 1. Kven av dei fylkeskommunale selskapa er omfatta av arkiveringsplikt? 2. I kva grad følgjer ev. selskap som har arkiveringsplikt sentrale reglar knytt til arkivering? a. Har selskapet ein arkivplan som oppfyller krav i regelverket? b. Er ev. elektronisk arkivering gjennomført med godkjende system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium? c. Er det fastsett rutinar for arkivavgrensing, kassasjon og bevaring? 3. Kven av dei fylkeskommunale selskapa er omfatta av reglane i offentleglova? 4. I kva grad følgjer ev. selskap som har journalføringsplikt sentrale reglar knytt til offentlegheit? a. Fører selskapet journal i samsvar med krav i regelverket? b. Er ev. skjerming av dokument i journal gjort i samsvar med krav i regelverket Drøfting: Deloitte har no gjort ferdig selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune», revisjonsrapport er levert og ligg ved. Rapporten har vore send til uttale hjå fylkesrådmannen og selskapa. Uttalene går fram av vedlegg 1 i rapporten og Deloitte sitt tilsvar på desse går fram av vedlegg 2. Rapporten er av ulike grunnar diverre vorte noko forseinka. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: Roald.Breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 4

5 Side 2/5 Deloitte har i denne selskapskontrollen nytta utval av selskap, dokumentanalyse, journalgjennomgang, elektronisk spørjeundersøking og verifisering og høyring som metodar. Etter sekretariatet si vurdering har Deloitte levert ein god rapport som er i samsvar med kontrollutvalet si bestilling. Sekretariatet har merka seg at Deloitte har desse tilrådingane i punkt 5 Konklusjon og tilrådingar i rapporten: «På bakgrunn av desse funna, vil revisjonen tilrå at Hordaland fylkeskommune: utformar retningslinjer for arkiv og offentlegheit i selskap dei har eigarskap i, for å sikra at selskapa følgjer regelverket, for å sikre innsyn i selskapa og for å sikre at arkivverdig dokumentasjon ikkje går tapt.17 Følgjer opp at det i selskapa er gjort dokumenterte vurderingar av kva krav selskapa er underlagt knytt til arkiv og journalføring Vidare vil revisjonen tilrå at dei selskapa som er omfatta av offentleglova18 følgjer opp dei avvika som er nemnde i rapporten sørgjer for å innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket» Saka vart lagt fram for fylkestinget der det vart gjort slikt vedtak: «Saka vert utsett til desembertinget.» Bakgrunnen for at saka vart utsett er at mange av representantane i fylkestinget sit i styra til dei 12 aktuelle selskapa konklusjonen i rapporten omhandlar og det må vurderast om dei vil verta ugild til å handame saka. Sekretariatet meiner at dette kan løysast ved at punkt 1 som gjeld det fylkesrådmannen skal følgje opp reint administrativt vert handsama for seg. Så lenge det er ei rein administrativ oppfølging vil ikkje politikarar vera ugilde til å handsame punktet etter vår oppfatning. Til støtte for dette synspunktet vert det vist til forvaltningslova 6 fjerde lekk som lyd slik: «Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete.» Når det gjeld dei 12 selskapa som er omfatta av offentleglova bør dette kunna løysast ved at det vert laga eit vedtakspunkt for kvart av selskapa. Kvart av punkta kan då handsamast for seg og dei politikarane som sit i styra i dei aktuelle selskapa kan fråtre som ugild etter kvart. Til fingerspissen korrekt skulle det kanskje vore laga 12 omlag likelydande saker, der ein i første sak handterte det første av dei 12 selskapa, i neste sak det neste av dei 12 selskapa osv. Meinar ved dette høve at det vil vera føremålstenleg å handsama dei 12 selskapa innafor same saksnummer. Saka og forslag til innstilling er dessutan truleg lite kontroversiell. Konklusjon: Forslag til innstilling i saksframlegget, byggjer på forslag til tiltak i rapporten. Det vil vera naturleg at Hordaland fylkeskommune får ansvar for å sette i verk naudsynte tiltak i høve tilrådingane som gjeld fylkeskommunen. Vidare vil det vera naturleg at styret i dei aktuelle selskapa får ansvar for å sette i verk naudsynte tiltak i høve tilrådingane som gjeld selskapa. 5

6 Side 3/5 På bakgrunn av dette vert det tilrådd at kontrollutvalet innstiller på at fylkestinget ber fylkesrådmannen og styra i dei aktuelle selskapa om å syta for å laga ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Forslag til innstilling 1. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune», ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for å: a. Utforme retningsliner for arkiv og offentlegheit i selskap dei har eigarskap i. Dette for å sikra at selskapa følgjer regelverket, for å sikre innsyn i selskapa og for å sikre at arkivverdig dokumentasjon ikkje går tapt. b. Følgje opp at det i selskapa er gjort dokumenterte vurderingar av kva krav selskapa er underlagt, knytt til arkiv og journalføring. c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 2. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Askøy bompengeselskap AS syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Beredt AS syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 4. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Business Region Bergen AS syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 5. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Bybanen AS syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten 6

7 Side 4/5 b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 6. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Hardanger AKS AS syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 7. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Hardangerbrua AS syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 8. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Hordaland teater L/L syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 9. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Kveik AS syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 10. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Moster Amfi og kyrkjehistoriske senter AS syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 7

8 Side 5/5 11. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Odda Vegfinans AS syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 12. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Sunnhordland Lufthavn AS syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 13. På bakgrunn av selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» ber fylkestinget Vestnorsk Filmsenter AS syta for å: a. Følgje opp dei avvika som er nemnde i rapporten b. Innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket c. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein utvalgssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Revisjonsrapport - Selskapskontroll av arkivplikt i fylkeskommunale selskap 8

9 Hordaland fylkeskommune Arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap Forvaltningsrevisjon August

10 «Arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap» August 2016 Rapporten er utarbeidd for Hordaland fylkeskommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: forvaltningsrevisjon@deloitte.no 10 Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

11 Samandrag Deloitte har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av arkivplikta til selskap Hordaland fylkeskommune har eigarskap i. Prosjektet blei bestilt av kontrollutvalet Føremålet med prosjektet har vore å undersøkje i kva grad selskapa fylkeskommunen har eigarskap i har arkiv- og journalføringsplikt, og om denne blir etterlevd. Offentleglova og arkivlova er sentrale kjelder for revisjonskriteria i dette prosjektet. Arkivlova inneheld reglar om arkivering og trygging av arkivmateriale, medan offentleglova mellom anna omfattar reglar om innsyn og krav til å føre journal. Revisjonen finn at Hordaland fylkeskommune ikkje har sett konkrete krav knytt til arkivering og journalføring i selskapa fylkeskommunen har eigarskap i. På dette området er det såleis opp til selskapa å gjere vurderingar av kva regelverk dei er underlagt, og sørgje for at praksis er i samsvar med regelverket. Undersøkinga syner det er mange av selskapa som ikkje har utarbeidd rutinar eller krav til arkiv og journalføring. Etter revisjonen si vurdering er ikkje nokon av selskapa omfatta av arkivlova. Dette inneber at det er mange konkrete krav til oppbevaring, arkivsystem og rutinar i samband med arkiv som gjeld for fylkeskommunen, som ikkje gjeld for selskapa fylkeskommunen eig. Vidare finn revisjonen at mange av selskapa truleg er unntatt offentleglova. Desse unntaka er m.a. knytt til ein regel om administrativt tilsette, som er å finne i offentlegforskrifta. Slik vi tolkar regelen kan sjå ut til at eit selskap har mogelegheit til å «organisere seg ut» av krava i offentleglova gjennom å vere organisert utan administrativt tilsette (men heller kjøpe/leige inn administrative tenester). Det er likevel viktig å understreke at dette kan oppfattast som ei illojal tilpassing til regelverket. Av dei selskapa som vi vurderer er omfatta av regelverket, er det fem (av til saman tolv) som på tidspunktet for revisjonen førte journal. Revisjonen meiner dette inneber at dei resterande sju selskapa bryt med reglane i offentleglova. For dei selskapa som har ei form for journal, finn vi at fleire av journalane har manglar når det kjem til utforming og innhald. Vidare finn vi at fleire av journalane ikkje er fullstendige: Stikkprøvegjennomgangen syner mange døme på dokument som truleg skulle vore registrert i journalen, som ikkje er det. Dimed har heller ikkje desse selskapa klart å oppfylle krava i regelverket. På bakgrunn av desse funna, tilrår revisjonen at Hordaland fylkeskommune utformar retningslinjer for arkiv og offentlegheit i selskap dei har eigarskap i, for å sikra at selskapa følgjer regelverket, for å sikre innsyn i selskapa og for å sikre at arkivverdig dokumentasjon ikkje går tapt. Revisjonen meiner også at fylkeskommunen bør følgje opp at det i selskapa er gjort dokumenterte vurderingar av kva krav selskapa er underlagt knytt til arkiv og journalføring og kontrollere at regelverket blir følgt. Vidare tilrår revisjonen at selskapa følgjer opp dei avvika som er nemnde i rapporten, og sørgjer for å innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket. 11 3

12 Innhald Samandrag 3 1. Innleiing 6 2. Oversyn over selskapa 8 3. Arkiveringsplikt Offentlegheit og journalføring Konklusjon og tilrådingar 21 Vedlegg 1: Høyringsuttale 22 Vedlegg 2: Revisjonskriterium 31 Vedlegg 3: Sentrale dokument og litteratur

13 Detaljert innhaldsliste Samandrag 3 1. Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Metode Revisjonskriterium 7 2. Oversyn over selskapa 8 3. Arkivplikt Problemstillingar Revisjonskriterium Kven av dei fylkeskommunale selskapa er omfatta av arkiveringsplikt? I kva grad følgjer selskap som har arkiveringsplikt sentrale reglar knytt til arkivering? Offentlegheit og journalføring Problemstillingar Revisjonskriterium Kven av dei fylkeskommunale selskapa er omfatta av reglane i offentleglova? I kva grad følgjer selskap som har journalføringsplikt sentrale reglar knytt til offentlegheit? Konklusjon og tilrådingar 21 Vedlegg 1: Høyringsuttale 22 Vedlegg 2: Revisjonskriterium 31 Offentleglova 31 Arkivlova 34 Vedlegg 3: Sentrale dokument og litteratur 38 Figurar og tabellar TABELL 1 ADMINISTRATIVT TILSETTE 14 TABELL 2 SELSKAP SOM OPPLYSER AT DEI HAR SOM PRIMÆRT MÅL Å SKAPE ØKONOMISK VINST 15 TABELL 3 KVA SELSKAP SOM ER OMFATTA AV LOVA 17 TABELL 4 JOURNALGJENNOMGANG 18 TABELL 5 FULLSTENDIGHEIT I REGISTRERING I POSTJOURNAL

14 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn Deloitte har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av arkivplikta til selskap Hordaland fylkeskommune har eigarskap i. Prosjektet blei bestilt av kontrollutvalet Prosjektet er prioritert i plan for selskapskontroll. I overordna analyse som ligg til grunn for planen går det fram at det har kome fram spørsmål om i kva grad selskap fylkeskommunen har eigarskap i har arkivplikt, og om denne plikta blir etterlevd. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet har vore å undersøkje i kva grad selskapa fylkeskommunen har eigarskap i har arkiv- og journalføringsplikt, og om denne blir etterlevd. Med bakgrunn i føremålet er det formulert følgjande problemstillingar: 1. Kven av dei fylkeskommunale selskapa er omfatta av arkiveringsplikt? 2. I kva grad følgjer selskap som har arkiveringsplikt sentrale reglar knytt til arkivering? a. Har selskapet ein arkivplan som oppfyller krav i regelverket? b. Er eventuell elektronisk arkivering gjennomført med godkjende system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium? c. Er det fastsett rutinar for arkivavgrensing, kassasjon og bevaring? 3. Kven av dei fylkeskommunale selskapa er omfatta av reglane i offentleglova? 4. I kva grad følgjer selskap som har journalføringsplikt sentrale reglar knytt til offentlegheit? a. Fører selskapet journal i samsvar med krav i regelverket? b. Er eventuell skjerming av dokument i journal gjort i samsvar med krav i regelverket? 1.3 Metode Oppdraget er utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Prosjektet er gjennomført i perioden november 2015 til juni Utval av selskap For å velje ut kva selskap forvaltningsrevisjonen har omfatta, har revisjonen samla eit oversyn over alle selskapa fylkeskommunen har eigardelar i (per november 2015). Informasjonen er henta frå RAVN bedriftsinfo, fylkeskommunen sitt eige «AS-register» og noteopplysningar frå rekneskapen til fylkeskommunen. På bakgrunn av den samla lista av alle selskap har revisjonen valt ut alle selskap der fylkeskommunen har meir enn 20 % eigardelar. Nokre av desse selskapa vart ikkje inkludert i undersøkinga på grunn av at selskapet er avvikla eller at fylkeskommunen har selt seg ut av selskapet. Dei resterande 32 selskapa er omfatta av undersøkinga (sjå fullstendig liste i kapittel 2). 6 14

15 1.3.2 Dokumentanalyse/ Revisjonen har gått gjennom ulike rettskjelder og litteratur for å utarbeide detaljerte revisjonskriterium som vi har vurdert selskapa si arkiverings- og journalføringsplikt opp mot. Vidare har vi fått dokumentasjon knytt til drøftingar fylkeskommunen har hatt med selskapa knytt til spørsmål om arkiv og offentlegheit. I tillegg har vi samla inn føreliggande dokumentasjon frå selskapa som blir undersøkt. Dette omfattar arkivplanar, journalar, og i nokre tilfelle årsmeldingar, rekneskap mv Journalgjennomgang Tretten av dei utvalde selskapa har opplyst at dei har journal, og elleve av selskapa har på førespurnad frå revisjonen sendt over journalen for to utvalde månader. For kvart av dei elleve selskapa har revisjonen undersøkt tilgjengelege offentlege postlister frå andre organ. Dette omfattar i hovudsak korrespondanse som er registrert i Hordaland fylkeskommune si offentlege postliste og korrespondanse registrert i OEP (Offentleg elektronisk postjournal) for dei to utvalde månadane. Med utgangspunkt i desse listene, har vi undersøkt i kva grad selskapa har protokollert korrespondansen i sine journalar. Det er også gjort ein gjennomgang av utforminga av journalen opp mot krav i regelverket Elektronisk spørjeundersøking Vi har sendt ut ei spørjeundersøking til dei selskapa som er omfatta av undersøkinga for å kartleggje korleis selskapa arbeider med arkiv og journalføring. Spørjeundersøkinga blei sendt ut til daglege leiarar og styreleiarar i dei utvalde selskapa. 1 Revisjonen har i hovudsak fått den informasjonen som vi har bede om, sjølv om det har vore naudsynt å sende fleire purringar (både for å få svar på spørjeundersøking og for å få tilsendt dokumentasjon som er etterspurt i samband med revisjonen). Av selskapa, er det berre eitt Askøy bompengeselskap som ikkje har svart på førespurnadene i det heile Verifisering og høyring Rapporten vart sendt til fylkesrådmannen for verifisering og uttale, samt til selskapa som er omfatta av undersøkinga. Fylkesrådmannen har gjeve ein uttale, og i tillegg kom det inn skriftleg høyringssvar frå to av selskapa. Uttalane er lagt ved i vedlegg 1. Det er vidare gjort nokre justeringar i rapporten etter høyringsutkastet vart sendt ut. Dette er nærare forklart i vedlegg Revisjonskriterium Revisjonskriteria er dei krav og forventningar som forvaltningsrevisjonsobjektet er blitt vurdert opp mot. Kriteria er utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon. I dette prosjektet er offentleglova og arkivlova sentrale kjelder for revisjonskriteria. Arkivlova inneheld reglar om arkivering og trygging av arkivmateriale, medan offentleglova mellom anna omfattar reglar om innsyn og krav til å føre journal. Kriteria er nærare presentert innleiingsvis under kvart tema, og i vedlegg 3 til rapporten. 1 Spørjeundersøkinga vart sendt ut til dei selskapa som er omfatta av forvaltningsrevisjonen. Dette omfattar dei 35 selskapa der fylkeskommunen har meir enn 20 % eigarskap. Som forklart i var det tre av desse selskapa som av ulike årsaker vart utelukka for vidare gjennomgang. Det var 22 enkeltrespondentar som fekk spørjeundersøkinga. (Fordi enkelte av respondentane svarte for fleire selskap, var det færre respondentar enn talet på selskap.) 7 15

16 2 Oversyn over selskapa 2.1 Oversyn over selskapa På bakgrunn av Hordaland fylkeskommune sitt «AS-register», noteopplysningar i rekneskapen og opplysningar i RAVN bedriftsinfo og har vi utarbeidd eit oversyn over alle selskap Hordaland fylkeskommune har over og under 20 % eigarskap i (51 selskap). 2 Fylkeskommunale eigarskap over 20% Selskap Eigardel HFK Samla eigarskap AS Austevoll bruselskap 51 % 100 % AS Strandgaten % 33 % Askøy bompengeselskap AS 60 % 100 % Beredt AS 100 % 100 % off. Kommentar Beredt kompetanse AS 100 % 100 % Heileigd dotterselskap av Beredt AS Bergen Bompengeselskap AS 100 % 100 % Bergen-Os bompengeselskap AS 52 % 100 % BRB Vekst AS 35 % 100 % Heileigd dotterselskap av Business Region Business Region Bergen AS 35 % 100 % Bybanen AS 100 % 100 % Bystasjonen AS 100 % 100 % Bømlo Vegselskap AS 53 % 100 % Fastlandssamband Halsnøy AS 53 % 84 % Grieghallen IKS 50 % 100 % Hardanger AKS 36 % 81 % Hardangerbrua AS 53 % 100 % HFK Bussanlegg AS 100 % 100 % Bergen AS HFK Bussanlegg Fana AS 100 % 100 % Heileigd dotterselskap av HFK Bussanlegg AS HFK Bussanlegg Lonevåg AS 100 % 100 % Heileigd dotterselskap av HFK Bussanlegg AS HFK Bussanlegg Mannsverk AS 100 % 100 % Heileigd dotterselskap av HFK Bussanlegg AS HFK Bussanlegg Straume AS 100 % 100 % Heileigd dotterselskap av HFK Bussanlegg AS Hordaland teater L/L 60 % 60 % Jondalstunnelen AS 52 % 100 % Kveik AS 23 % 94 % Moster Amfi- og kyrkjehistorisk senter AS 50 % 100 % Nordhordlandspakken AS 40 % 100 % Odda Vegfinans AS 52 % 100 % Sunnhordland Lufthavn AS 21 % 100 % Kvam Bompengeselskap AS 53 % 100 % Bompengeselskapet opplyser om at det er planlagt å leggje ned selskapet. 2 Oversynet er per november 2015, men med endringar etter dette tidspunktet, som revisjonen er blitt gjort kjent med. 8 16

17 Selskap Eigardel Samla off. Kommentar HFK eigarskap Valen Kraftverk AS 100 % 100 % Kraftverket vert drive av Kvinnherad Energi, men er eigd av fylkeskommunen. Vestnorsk Filmsenter AS 50 % 100 % Voss og omland bompengeselskap 57 % 100 % AS Selskap som ikkje er tekne med i undersøkinga Nordheimsund Industrier AS (no Sanvenhagen Næringsbygg AS) Sunnhordland bru- og tunnelselskap AS Aksjekapitalen er tapt og selskapet omstrukturert i HFK er ikkje lenger eigar. 62 % Selskapet er avvikla Vikafjellsvegen A/L 20 % Selskapet er avvikla Bergen Vitensenter AS 19 % Nordhordaland industriservice AS 18 % AS Den Nationale scene 17 % Opero AS 17 % Carte Blanche AS 15 % Osterøy Bruselskap AS 14 % Gulen og Masfjorden Utvikling AS 10 % Fjord Norge AS 9 % Atheno AS 3 % Innovasjon Norge 3 % E134 Haukelivegen AS 2 % Sarsia Development AS 2 % Biblioteksentralen AL 1 % Kommunekraft AS 0 % 2.2 Arkivløysingar i bruk i selskapa Det går fram av spørjeundersøkinga som revisjonen har gjennomført at selskapa har ulike ordningar for arkivering av inn- og utgåande post. Dette omfattar elektroniske arkivsystem, papirbaserte system og ulike kombinasjonar av desse. Av elektroniske løysingar finn ein døme på både arkivering i mapper på datamaskin/server, ulike databaseløysingar og dokumentstyringssystem. Fire av selskapa oppgjev at dei nyttar fylkeskommunale eller kommunale arkivsystem for si arkivering. Utover dei som har saks- /arkivsystem hos eigar (t.d. kommune eller fylkeskommune), er det ingen av selskapa som har eit NOARK-godkjent saks-/arkivsystem. Dei aller fleste selskapa nyttar det same arkivsystemet for arkivering av inn- og utgåande post til arkivering av interne saksdokument. Fleire av selskapa som har svart på spørjeundersøkinga opplyser at dei har arkivplan. Revisjonen har motteke eksempel på dette frå nokre av selskapa. Blant døme på arkivplanane ser vi at nokre av selskapa har ein enkel arkivnøkkel, medan andre har korte beskrivingar av korleis selskapet arkiverer. Nokre selskap nyttar eigar/eigarkommunen sin arkivplan. 9 17

18 3 Arkivplikt 3.1 Problemstillingar Kven av dei fylkeskommunale selskapa er omfatta av arkiveringsplikt?. I kva grad følgjer selskap som har arkiveringsplikt sentrale reglar knytt til arkivering? 3.2 Revisjonskriterium I arkivlova 6 går det fram at «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.» Offentlege organ er her definert som «statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining.» Kva selskap er omfatta av reglane Arkivlova gjeld for «offentlege organ». I proposisjonen til arkivlova 3 går det fram: Etter dei definisjonane som er lagde til grunn i lovutkastet her har offentlege forvaltningsorgan, institusjonar og forvaltningsbedrifter offentlege arkiv. Arkivet i føretak organiserte etter lova om statsføretak, eller reine næringsverksemder organiserte som aksjeselskap eller lutlag vert etter lovutkastet her derimot å definera som privat, jamvel om offentlege instansar eig alle aksjane eller lutane. Kommunale og fylkeskommunale selskap er definert som «en del av kommunen eller fylkeskommunen» (jf. kommunelova 61), og er derfor å rekne som eit offentleg organ etter arkivlova Plikter etter arkivlova Dersom ein er omfatta av arkivlova, må ein følgje reglane i arkivforskrifta, som er heimla i arkivlova 12. Forskrifta gjev meir detaljerte rutinar for handteringa av arkivfunksjonen i offentleg forvaltning. Arkivforskrifta legg, under tilvising av kommuneloven 23, det overordna ansvaret for arkivområdet til administrasjonssjefen. Nokre sentrale krav som følgjer av arkivforskrifta er: Arkivplan: Etter arkivforskrifta 2-2 har organet plikt til å ha ein arkivplan som syner kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet. Rutinar for bevaring, arkivavgrensing og kassasjon: «Arkivavgrensing» omfattar det å fjerne dokument i samband postbehandling eller arkivlegging, som ikkje skal i arkiverast. Det materialet som ikkje vert avgrensa vert arkivert. Når arkivmaterialet er registrert og arkivert, kan det berre avhendast eller kasserast dersom Riksarkivaren har godkjent dette eller det er løyve til kassasjon i forskrift. 4 For enkelte typar materiale er det påbod om oppbevaring. Godkjende system for elektronisk arkivering: Dersom organet brukar elektronisk arkivering, skal arkivsystemet følgje «Noark-standarden» (arkivforskrifta 2-9). 3 Ot.prp. nr. 77 ( ), s Reglane om arkivavgrensing og kassasjon er gitt i forskrift 1. desember 1999 nr 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kap

19 3.3 Kven av dei fylkeskommunale selskapa er omfatta av arkiveringsplikt? Datagrunnlag Som oversynet i kapittel 2 syner, er alle selskapa som denne selskapskontrollen omfattar organiserte som aksjeselskap eller Interkommunale selskap (IKS) Vurdering Då det berre er offentlege organ som er omfatta av arkivlova, må ein vurdere om nokre av dei fylkeskommunale selskapa fell inn under denne definisjonen. Det går klart fram av førearbeida til arkivlova at graden av offentleg eigarskap ikkje skal spele inn på vurderinga av om ein organisasjon er omfatta av reglane eller ikkje. Derimot går det tydeleg fram at organisasjonsforma vil spele ei rolle for korleis ein skal vurdere dette spørsmålet. I proposisjonen til arkivlova heiter det at «reine næringsverksemder organiserte som aksjeselskap eller lutlag vert [ ] å definera som privat». Det varierer i kva grad dei utvalde selskapa driv med «næringsverksemd» (sjå nærare drøfting av dette under ), men revisjonen meiner det er grunnlag for å tolke reglane slik at ingen verksemder registrerte som aksjeselskap er å rekne som «offentlege organ» etter arkivlova. Interkommunale selskap, som er regulerte etter lov om interkommunale selskap, vert i følgje «Arkivhåndboken for offentlig forvaltning» ikkje omfatta av arkivlova, då den organisatoriske modellen gjer at dei ikkje passar inn i definisjonen av offentlege organ. På bakgrunn av dette, vurderer revisjonen at ingen av dei fylkeskommunale selskapa er å rekne som offentlege organ i arkivlova sin tyding, og at dei derfor ikkje er omfatta av reglane i arkivlova, utover det som eventuelt følgjer av plikter etter offentleglova sjå kapittel 4 under. Sjå ei nærare drøfting av verkeområdet for lova i vedlegg 2 under. 3.4 I kva grad følgjer selskap som har arkiveringsplikt sentrale reglar knytt til arkivering? Datagrunnlag Sjå kap. 2 for ei nærare forklaring av ulike arkivordningar som er i bruk i selskapa i dag Vurdering Då vi ikkje vurderer nokon av selskapa til å ha arkivplikt, finst det ingen konkrete krav knytt til arkivering som er relevant for selskapa

20 4 Offentlegheit og journalføring 4.1 Problemstillingar Kven av dei fylkeskommunale selskapa er omfatta av reglane i offentleglova? I kva grad følgjer selskap som har journalføringsplikt sentrale reglar knytt til offentlegheit? 4.2 Revisjonskriterium Hovudprinsippet i offentleglova er at alle saksdokument i offentleg verksemd er opne for innsyn så lenge dei ikkje er omfatta av lovforankra unntak Kva selskap er omfatta av reglane Offentlege organ Kva organ som fell inn under offentleglova, følgjer av 2 i lova. Her går det m.a. fram at lova gjeld for: 5 sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet Konkurransesituasjonen Det går vidare fram at offentleglova ikkje gjeld «rettssubjekt som hovudsakleg driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private.» 6 I rettleiaren for offentleglova går det fram at det vurderinga om i kva grad eit selskap oppfyller dette kriteriet mellom anna bør ta omsyn til «kor stor del av den samla omsetnaden, fortenesta, talet på tilsette, verdien av driftsmidla og marknadsverdien som knyter seg til dei delane av verksemda som er utsette for konkurranse» 7. Administrativt tilsette Etter offentlegforskrifta 8 går det fram at offentleglova ikkje gjeld for offentlege organ som er sjølvstendige rettssubjekt utan fast tilsette i administrativ stilling. Det er ikkje fastsett noko spesifikk grense for kor stor stillingsdel ein deltidstilsett må ha for at selskapet skal vere omfatta av lova. I ei sak frå vurderer Fylkesmannen i Oppland at ein tilsett i 30% deltidsstilling er tilstrekkeleg administrative ressursar til at selskapet ikkje er omfatta av unntaket. Det går vidare fram av forskrifta 1 andre ledd bokstav b at sjølvstendige rettssubjekt som berre har som føremål å ivareta medlemmane sine interesser (interesseorganisasjonar) ikkje er omfatta av lova. 5 Offl. 2, første ledd, bokstavane c og d. 6 Offl. 2, andre ledd, første punktum 7 «Rettleiar til offentleglova» (2009) s andre ledd bokstav a 9 Jf. brev frå Fylkesmannen i Oppland til Østre Toten eiendomsselskap

21 4.2.2 Plikter etter offentleglova Offentleglova set krav om journalføring av inngåande og utgåande dokument som skal reknast som saksdokument. Arkivforskrifta 2-7 inneheld nærare reglar for kva dokument som skal journalførast, og korleis journalen skal førast. I arkivforskrifta 2-9 går det fram at ved elektronisk journalføring skal organet nytte arkivsystem som følgjer krava i «Noarkstandarden». Etter offentleglova 3 er organet sine journalar i utgangspunktet opne for innsyn. Av arkivforskrifta 2-7 tredje ledd går det fram det at dersom det ikkje er mogleg å registrere eit dokument utan å røpe opplysningar som er underlagt lovheimla teieplikt, eller som ålmenta elles ikkje kan krevje, kan det nyttast nøytrale kjenneteikn, skjerming eller overstryking på den kopien eller utskrifta av journalen som ålmenta kan krevje innsyn i. 4.3 Kven av dei fylkeskommunale selskapa er omfatta av reglane i offentleglova? Datagrunnlag Avklaringar mellom fylkeskommunen og selskapa i 2009 I januar 2009 sende Hordaland fylkeskommune eit brev til fleire av selskapa som fylkeskommunen har eigarskap i. I brevet blei det informert om at det frå 1.januar 2009 tredde i kraft ei ny offentleglov med endringar som inneber at ein del sjølvstendige rettssubjekt også er omfatta av lova. I brevet frå HFK blei det vidare informert om at vurderinga om selskapet kjem under offentleglova eller ikkje må vurderast konkret ut frå eigarstruktur, type verksemd og rammevilkår. Dei selskapa som er omfatta av lova, skal ha eit journalsystem som gjer det mogleg å få kjennskap til dokument som det kan krevjast innsyn i. Avslutningsvis ba HFK om tilbakemelding frå selskapet om kva rutinar verksemda har teke i bruk for å oppfylle krav i offentleglova. Nordhordlandspakken AS skreiv i sitt svarbrev til HFK at dei legg til grunn at den nye offentleglova gjeld for selskapet, og at selskapet har innført rutinar for journalføring, arkivering og innsyn. Dei opplyste at inngåande og utgåande post blir ført i eigen journal, dokument blir kopiert og arkivert i eigen perm, og at alle som ønskjer innsyn vil få det med mindre dokumenta er unntatt offentlegheit. Sunnhordland Bru- og tunnelselskap skreiv i sitt svarbrev til HFK at dei via interesseorganisasjonen Norvegfinans har vore i kontakt med Vegdirektoratet om den nye offentleglova og dei har konkludert med at selskapet er omfatta av lova. Selskapet oppretta postjournal som resultat av denne konklusjonen. I Kvam bompengeselskap og Voss og omland bompengeselskap sitt svar til HFK vurderte dei at dei ikkje er omfatta av offentleglova sidan selskapa ikkje har fast tilsette i administrativ stilling og at dei dermed er unntatt lova sitt virkeområde etter offentlegheitsforskrifta 1, andre ledd bokstav b. Fastlandssambandet Halsnøy/Halsnøysambandet sende svarbrev til HFK der det blei opplyst at selskapet hadde vore i kontakt med Statens vegvesen for å få avklart om selskapet var omfatta av lova. Vedlagt svarbrevet var eit skriv frå Statens vegvesten som seier at alle bompengeselskap er omfatta av den nye offentleglova, sidan dette er offentleg eigde selskap det stat, kommune eller fylkeskommune har avgjerande innflytelse på styret. Styret i Fastlandssambandet Halsnøy/Halsnøysambandet gav uttrykk for at dei var usikre på om selskap utan tilsett administrasjon var omfatta av lova, og om bomselskapet var pliktig til å føre postjournal. I påvente av ei avklaring på dette har selskapet oppretta postjournal Offentleg eigarskap Av dei 32 selskapa som er valt ut for kontroll, er det 13 selskap der fylkeskommunen er einaste eigar og 29 selskap der fylkeskommunen eig heile selskapet saman med andre offentlege eigarar. Fem selskap har private eigarar (jf. tabell i kapittel 2 over): 13 21

22 Kveik AS (94 % offentleg eigarskap) Fastlandssamband Halsnøy AS (84 % offentleg eigarskap) Hardanger AKS (81 % offentleg eigarskap) Hordaland teater L/L (60 % offentleg eigarskap) AS Strandgaten 196 (33 % offentleg eigarskap) Administrative ressursar Av dei 32 selskapa som er valt ut, er det 20 selskap som i spørjeundersøkinga svarer at dei ikkje har fast tilsette administrative ressursar. Tabell 1 Administrativt tilsette Har faste administrativt tilsette Hardanger AKS Business Region Bergen AS Beredt kompetanse AS Beredt AS Bybanen AS Hordaland teater L/L Odda Vegfinans AS Moster Amfi- og kyrkjehistorisk senter AS Vestnorsk Filmsenter AS Kveik AS Sunnhordland Lufthavn AS Hardangerbrua AS* Askøy bompengeselskap AS** *Hardangerbrua AS har arbeidande styreleiar **Askøy bompengeselskap AS har ikkje svart på undersøkinga Har ikkje faste administrativt tilsette BRB Vekst AS Bergen Bompengeselskap AS Bystasjonen AS HFK Bussanlegg AS HFK Bussanlegg Fana AS HFK Bussanlegg Lonevåg AS HFK Bussanlegg Mannsverk AS HFK Bussanlegg Straume AS Valen Kraftverk AS Voss og omland bompengeselskap AS Bømlo Vegselskap AS Kvam Bompengeselskap AS Fastlandssamband Halsnøy AS Bergen-Os bompengeselskap AS Jondalstunnelen AS AS Austevoll bruselskap Grieghallen IKS Nordhordlandspakken AS AS Strandgaten 196 Av dei selskapa som ikkje har administrativt tilsette, svarer alle bortsett frå BRB Vekst at dei leiger inn administrative ressursar. Når det gjeld kva typar av tenester som vert leigd inn, svarer selskapa følgjande: Alle 19 selskap leiger inn ressursar til rekneskap/bokføring 17 selskap leiger inn sekretærtenester i samband med styret sitt arbeid 16 selskap leiger inn ressursar for handtering av post og arkiv 15 selskap leiger inn ressursar til sakshandsaming 14 selskap leiger inn ressursar som kontaktperson for selskapet 9 selskap leiger inn sentralbordstenester 2 selskap leiger inn tenester knytt til økonomisk rådgjeving Eitt av desse selskapa, Hardangerbrua AS, opplyser at dei har ein arbeidande styreleiar som både har styregodtgjersle og løn som dagleg leiar. I samband med den nemnde dialogen Hordaland fylkeskommune hadde med selskapa ved innføringa av offentleglova, opplyste Hardangerbrua AS skriv i sitt svarbrev til Hordaland fylkeskommune at dei hadde ein arbeidande styreleiar som også fungerer som dagleg leiar, og at dei var usikre på om styreleiar då blir rekna som tilsett eller tillitsvald

23 Konkurransesituasjonen Av dei 32 selskapa som er valt ut, er det fire selskap som i spørjeundersøkinga svarar at dei har som primært mål å skape økonomisk vinst for eigarar. Av dei fire selskapa er det to selskap (Valen Kraftverk og Moster Amfi og kyrkjehistorisk senter) som trekk fram at dei er i konkurranse på like vilkår med private konkurrentar. I tillegg til desse to selskapa, opplyser også tre andre selskap Beredt AS, Beredt kompetanse AS og Sunnhordland lufthavn AS at dei er i konkurranse med private (på same vilkår som konkurrentane). 10 Tabell 2 Selskap som opplyser at dei har som primært mål å skape økonomisk vinst og/eller at dei er i direkte konkurranse med private. Svar frå spørjeundersøkinga. Selskap (1) Mål om økonomisk vinst: (2) Direkte (3) Prosent (4) Stønad frå eigar (5) Prosent stønad vilkår Beredt kompetanse Nei Ja 100 % Nei Nei AS Beredt AS Nei Ja 50 % Nei Nei Valen AS Kraftverk (6) Lån frå eigar Ja Ja 100 % Nei Ja Ja Bømlo Vegselskap Ja Nei Nei AS Kvam Bompengeselskap AS Moster Amfi- og kyrkjehistorisk senter AS Ja Nei Nei Ja Ja 50 % Ja 50 % Nei Kveik AS Nei Veit ikkje Ja 50 % Sunnhordland Lufthavn AS Nei Ja 30 % Nei Ja Ja (7) Lån på konkurranse konkurranse marknads- (1) Mål om økonomisk vinst: Selskapet sitt primære mål er å skape øko-nomisk vinst for eigar(ar) (2) Direkte konkurranse: Selskapet er i direkte konkur ranse med private og på like vilkår. (3) Prosent konkurranseutsett: Del av selskapet sine inn tekter kjem frå konkur ranse med private på like vilkår (4) Stønad frå eigarar: Selskapet får stø nad/tilskot frå eigar(ar) (5) Prosent stønad: Del av inn-tektene som kjem frå stø-nad/tilskot frå eigar(ar) (ca.) (6) Lån frå eigar: Har sel skapet fått lån frå eigar(ar)? (7) Lån på marknadsvilkår: Er lån frå eigar(ar) gjeve på vanlege marknads vilkår? I samband med analysen av spørjeundersøkinga har revisjonen hatt ei særleg oppfølging av arbeidsmarknadsselskapa, for å avklare på kva måte deira drift er konkurranseutsett. Inntektene til desse selskapa er dels knytt til varer og/eller tenester dei sel i marknaden, og dels til dei kontraktane dei har med NAV om å tilby tiltaksplassar. Det går fram at den klårt største delen av kontraktane som arbeidsmarknadsselskapa per no har med NAV ikkje er konkurranseutsette. Det vert likevel peika på at NAV er i ferd med å leggje om til større bruk av konkurransar ved inngåing av avtalar om arbeidsmarknadstiltak. 10 Spørsmålet om unntak frå regelverket på grunn av konkurransesituasjonen til selskapet kom også opp i samband med innføringa av offentleglova. Både Åstvedtgruppen/Åstvedt AS og Bru- og tunnelselskapet AS svarte Hordaland fylkeskommune at dei hovudsakleg driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private, og dei er derfor ikkje omfatta av offentleglova. Hordaland fylkeskommune har ikkje lenger eigardelar i desse selskapa. Hordaland fylkeskommune har ikkje lenger eigardel i desse selskapa. Åstvedtgruppen har skifta navn og heiter no A2G Gruppen AS, medan Bru- og Tunnelselskapet er BT Signal

24 4.3.2 Vurdering Offentleg eigarskap Som det går fram av 4.3.2, har alle så nær som eitt av selskapa over 50 % offentleg eigarskap. Det følgjer av dette at eigarskapskriteriet er innfridd for alle selskapa bortsett frå AS Strandgaten 196. Alle selskapa, bortsett frå AS Strandgaten 196 er derfor i utgangspunktet omfatta av lova. Unntak som følgje av administrativt tilsette Unntaket i offentlegforskrifta 1, andre ledd bokstav a) spesifiserer som nemnt i at lova ikkje gjeld for «sjølvstendige rettssubjekt utan fast tilsette i administrativ stilling». 20 selskap har oppgjeve at dei ikkje har tilsette administrative ressursar. Dette omfattar mellom andre AS Strandgaten 196, som ikkje er omfatta av lova pga. eigarskapen, og Valen kraftverk, som er unnateke lova på grunn av konkurransesituasjonen (sjå under). I Hardangerbrua AS, som også oppgav at dei ikkje har tilsette administrative ressursar, får styreleiar også løn som dagleg leiar for selskapet. Revisjonen vurderer at styreleiar då kan reknast som tilsett administrativ ressurs. 11 Dette gjer at 17 av selskapa fell innanfor ordlyden i unntaket i forskrifta. Revisjonen vil likevel presisere at det kan reisast spørsmål om kor vidt ordlyden i forskrifta er i strid med føremålet i lova, noko som ikkje er avklart per i dag. Å organisere selskapet med innleigde ressursar for å unngå å verte omfatta av reglane kan oppfattast som ei illojal tilpassing til regelverket. (sjå nærare skildring i vedlegg 2). Vi vil i denne samanhengen peike på at av selskapa svarer i spørjeundersøkinga at dei leiger inn ressursar som handterer post- og arkivtenester for selskapa. Revisjonen har ikkje noko grunnlag for å vurdere kva som er grunngjevinga for organiseringa av desse selskapa. Det at dei leiger inn ressursar for å handtere post- og arkivtenester talar likevel for at selskapa har tilgjengelege administrative ressursar som set dei i stand til å etterleve krava i lova. Unntak som følgje av konkurransesituasjonen Det må gjerast ei konkret og heilskapleg vurdering av drifta for kvart av selskapa for å kunne ta stilling til om vilkåra for unnatak frå regelverket er oppfylt. Revisjonen kan derfor ikkje svare kategorisk på om bedrifter som opplyser at dei er i ein konkurransesituasjon fell inn under unntaket frå regelverket. Slik revisjonen vurderer det, er Valen Kraftverk ein tilbydar i ein marknad der dei konkurrerer på like vilkår med andre private leverandørar av kraft, og derfor er dei unnateke reglane i offentleglova. Når det gjeld kulturinstitusjonar som har inntekter av sal til publikum, vurderer revisjonen at institusjonar som får vesentleg støtte frå sine offentlege eigarar gjennom faste driftstilskot, som hovudregel ikkje kan reknast å vere i konkurranse på like vilkår med private konkurrentar. Revisjonen vurderer derfor at Moster Amfi ikkje oppfyller vilkåra for å vere unnateke krava i lovverket. Vegselskap/bompengeselskap, har som mål å tene pengar for sine eigarar, men slike selskap driv heller ikkje på like vilkår som private konkurrentar. Den same vurderinga gjeld for Stord lufthamn, som har opplyst at 30 %, dvs. under halvparten av inntektene kjem frå 11 Sjå vedlegg 1 for ei nærare forklaring frå Hardangerbrua AS om vurderinga av tilsettingsforhold i selskapet. 12 Valen kraftverk er eitt av dei 16 selskapa som svarer at dei leiger inn administrative ressursar til m.a. post- og arkivtenester

25 konkurranseutsett næring. Dette oppfyller etter revisjonen si vurdering ikkje kravet som går fram av rettleiaren til offentleglova til at «meir enn halvparten av verksemda skal vere utsett for konkurranse». Vidare vil revisjonen peike på at føresetnaden for at unntaket på grunn av konkurransesituasjonen skal gjelde, er at konkurransen kjem frå selskap som opererer på same vilkår innanfor same type tenester, 13 og at desse selskapa sjølve ikkje er omfatta av offentleglova. Arbeidsmarknadsbedriftene er ei anna gruppe selskap der det kan reisast spørsmål om dei er i ein konkurransesituasjon som oppfyller krava til å vere unnateke regelverket. Desse bedriftene har inntekter/finansiering også frå ulike offentlege kjelder, og det er derfor naudsynt å vurdere fleire problemstillingar knytt til konkurransesituasjonen deira. Når arbeidsmarknadsbedriftene nyttar arbeidskraft som bedrifta får refusjonar frå NAV for, til å produsere og selje varer eller tenester i ein konkurranseutsett marknad, meiner revisjonen at dette ikkje kan reknast som konkurranse på like vilkår som private, så lenge avtalen med NAV ikkje er sett ut på anbod. Grunnen er at arbeidsmarknadsbedriftene gjennom refusjonane har ei form for subsidie/stønad som private konkurrentar ikkje har. Sjølv om salet eller kontraktsinngåinga skjer i konkurranse med private, har arbeidsmarknadsbedrifta ei støtte frå NAV som dei privat eigde selskapa presumptivt ikkje har. NAV inngår ulike typar kontraktar med arbeidsmarknadsbedriftene, der nokre er lagt ut på anbod, medan nokre vert tildelt bedrifter som oppfyller bestemte krav til å bli førehandsgodkjente som attførings- eller vekstbedrifter. Dersom arbeidsmarknadsbedriftene berre hadde kontraktar som var sett ut på anbod av NAV, ville dei truleg vore omfatta av unntaket i lova. Gjennomgangen syner at arbeidsmarknadsbedriftene som fylkeskommunen er eigar av i dag hovudsakleg har kontraktar som ikkje er utlyst i marknaden. Slik revisjonen vurderer det, har bedriftene derfor i stor grad anten ikkje vore i konkurranse, eller dei har vore i konkurranse med andre bedrifter med tilsvarande organisering og eigarskap som seg sjølv. Dette talar derfor for at dei fylkeskommunalt eigde arbeidsmarknadsbedriftene er omfatta av reglane i offentleglova. Det er uttalt fleire stadar i forarbeid, rettleiarar og juridisk teori at unntaka i offentleglova skal tolkast strengt, også når det gjeld kva subjekt som må følgje lova. Dette, saman med lova sitt føremål om at det skal vere størst mogleg offentlegheit og transparens, samt prinsippet om meiroffentlegheit jf. 11, tilseier at dersom ein er i tvil om det aktuelle føretaket er omfatta av offentleglova, så bør ein leggje til grunn at føretaket er pliktsubjekt etter lova. Berre i dei tilfella der det er openbart at føretaket ikkje er omfatta, bør dette kunne leggjast til grunn. Etter revisjonen si vurdering er det derfor ingen av arbeidsmarknadsbedriftene som fylkeskommunen eig, som per i dag oppfyller kriteria for å bli unntatt frå reglane i offentleglova på grunn av konkurransesituasjonen. I den grad konkurransesituasjonen for desse bedriftene endrar seg, kan det vere grunn til å revurdere dette på eit seinare tidspunkt. Oppsummering kva selskap er omfatta av lova? I tabell 3 er dei 32 utvalde selskapa fordelte etter vurderingane ovanfor. Som det går fram av tabellen, vurderer revisjonen at det er tolv av selskapa som verken er omfatta av unntak i lov eller unntak i forskrift. Det vil seie at dei e omfatta av lova, og dei pliktene dette inneber til å m.a. føre journal (sjå 4.4). Tabell 3 Kva selskap som er omfatta av lova Unnateke etter offl. Unnateke etter ordlyden i forskrifta 1 Omfatta av lova Unnateke pga eigarskap: AS Austevoll bruselskap Askøy bompengeselskap AS AS Strandgaten 196 Bergen Bompengeselskap AS Beredt AS 13 Rettleiar til offentleglova nemner som døme at «konkurranse frå andre transportmiddel som til dømes privatbil eller fly [ikkje vil] vere relevant i vurderinga av ei verksemd som driv jernbanetransport» (s. 19)

26 Unnateke pga konkurransesituasjonen: Bergen-Os AS bompengeselskap Valen Kraftverk AS Bømlo Vegselskap AS Bybanen AS Business Region Bergen AS Beredt kompetanse AS BRB Vekst AS Hardanger AKS AS Bystasjonen AS Fastlandssamband Halsnøy AS Grieghallen IKS HFK Bussanlegg AS HFK Bussanlegg Fana AS HFK Bussanlegg Lonevåg AS Hardangerbrua AS Hordaland teater L/L Kveik AS Moster Amfi- og kyrkjehistorisk senter AS Odda Vegfinans AS Sunnhordland Lufthavn AS HFK Bussanlegg Mannsverk AS Vestnorsk Filmsenter AS HFK Bussanlegg Straume AS Jondalstunnelen AS Kvam Bompengeselskap AS Nordhordlandspakken AS Voss og omland bompengeselskap AS 4.4 I kva grad følgjer selskap som har journalføringsplikt sentrale reglar knytt til offentlegheit? Postjournalar 13 av 29 selskap som har fått spørsmål om selskapet fører journal over inn- og utgåande post har svart «ja». På oppfølgingsspørsmål om korleis journal for inn- og utgåande post blir ført viser spørjeundersøkinga at nokre selskap nyttar elektronisk saks/arkivsystem, andre nyttar ein annan elektronisk journal (til dømes Excel), medan eit fåtal nyttar papirjournal (sjå kap.3 for nærmare omtale av arkivsystema). Hardangerbrua AS publiserer ei offentleg postliste på sin nettstad. Etter det revisjonen kan sjå er det ingen andre av selskapa i undersøkinga som har offentleg journal/postliste tilgjengeleg på Internett. Revisjonen har bedt om å få tilsendt selskapa sin postjournal over inn- og utgåande post for desember 2015 og januar Revisjonen har fått tilsendt kopi av journalane til elleve av dei 13 selskapa som har opplyst at dei fører postjournal, og har undersøkt i kva grad desse oppfyller sentrale krav i regelverket. To av selskapa har ikkje svart på eller sendt over postjournal etter revisjonen sin førespurnad. Utforminga av journalen Av dei elleve selskapa som har sendt over journal, er det fem selskap som revisjonen meiner er pliktige å føre journal etter reglane i arkivlova (sjå 0 over). Tabell 4 nedanfor illustrerer i kva grad utforminga av journalane oppfyller krav i regelverket til journalføring av inn- og utgåande post. Når det gjeld krava til journalføringsdato og datering av dokument, er det fleire av selskapa som opererer med berre ein dato i journalen, og det går ikkje alltid klart fram om dette er journalføringsdatoen eller dateringa av dokumentet. Tabell 4 Journalgjennomgang Namn på selskap Journalføringsdato Sendar og/eller mottakar Saks- og dokumentnummer Opplysningar om sak, Datering av dokument Kommentar 18 26

27 innhald eller emne Beredt AS ja ja* ja nei nei *Papirbasert journal. Postane har «arkivnummer» og saksnummer. Årstal manglar. Business Region Bergen AS ja* nei** ja ja nei *Postane er datert, men det går ikkje klart fram om dette er journalføringsdato eller datering av dokument. **Postar er merkte med årstal og journalnummer, Bybanen AS ja nei* ja ja ja *Postane har eit journalnummer. Hardanger AS AKS nei nei ja ja ja Hardangerbrua AS nei* nei* ja* ja* ja* Revisjonen har gjennomgått den offentlege postlista til selskapet. Denne har ikkje informasjon om journalføringsdato og journalnummer. Hardangerbrua opplyser at denne informasjonen er tilgjengeleg gjennom mappestrukturen der desse dokumenta er elektronisk lagra (sjå høyringssvar i vedlegg 1). 14 Askøy bompengeselskap AS Hordaland L/L Kveik AS teater Moster Amfi- og kyrkjehistorisk senter AS Selskapet har ikkje svart på undersøkinga Selskapet har ikkje oversendt journal til revisjonen. I samband med verifiseringa av rapportutkastet har selskapet forklart at dei har oppretta ein journal, og at den no omfattar korrespondanse frå og med januar Selskapet fører ikkje journal Selskapet fører ikkje journal Odda Vegfinans AS Selskapet fører ikkje journal Sunnhordland Lufthavn AS Vestnorsk Filmsenter AS Selskapet fører ikkje journal På spørsmål om selskapet fører postjournal har dei svart «veit ikkje» Fullstendigheit i registrering For å undersøkje fullstendigheit i registreringa av inn- og utgåande dokument, har revisjonen tatt utgangspunkt i journalar frå andre offentlege organ, i hovudsak Hordaland fylkeskommune sin offentlege journal og OEP (offentleg elektronisk postjournal for statlege etatar). Vi har søkt opp post som er sendt til dei aktuelle selskapa frå fylkeskommunen og statlege organ, samt 14 Ingen av dei journalpliktige selskapa har ført journal i eit NOARK-godkjent system. Revisjonen legg til grunn at journalane kan vurderast som det arkivforskrifta i 2-8 omtalar som «Journalar på papir», til trass for at dei blir produserte med elektroniske hjelpemiddel. Hardangerbrua opplyser at dei har ein arkiveringsrutine med lokal lagring på PC som gjev informasjon om journalføringsdato og journalnummer, i tillegg til den informasjonen som går fram av den offentlege postlista. Då det ikkje let seg gjere å få utskrift av denne informasjonen, vurderer vi at det ikkje kan reknast som ein journal. Dette betyr at vår vurdering tar utgangspunkt i den offentlege postlista som ligg på nettstaden til selskapet

28 post som desse organa har registrert som innkomande frå selskapa. I neste omgang har vi undersøkt om desse dokumenta er registrerte i organet sin eigen journal. Funna i denne gjennomgangen er lista opp i tabell 5 under. Tabell 5 Fullstendigheit i registrering i postjournal Selskap Registrerte OEP/HFK Registrert i selskapet sin journal Beredt AS 21 0 Business Region Bergen AS 14 4 Bybanen AS Hardanger AKS 0 0 Hardangerbrua AS 1 1 Det går fram av gjennomgangen av postjournalar at fleire selskap ikkje har registrert all innkomande post. I nokre tilfelle kan grunnen til manglande journalføring vere at innkomande post ikkje blei vurdert som sakspost for organet. For Business Region Bergen AS, Hardangerbrua AS, Bybanen AS og Beredt AS har revisjonen funne døme på post som er sendt, med selskapet som einaste mottakar, og som har dokumenttitlar som knyter dokumentet til område selskapet arbeider innanfor, men som ikkje er registrert i selskapa sin postjournal Skjerming Revisjonen har i stikkprøvegjennomgangen ikkje funne postar i journalane frå selskapa som er skjerma frå innsyn Vurdering Gjennomgangen syner at sju av dei tolv selskapa som revisjonen har vurdert å vera omfatta av lova, ikkje har ført journal 15. Av dei fem selskapa som har ført journal, viser gjennomgangen at ingen av journalane fullt ut er i samsvar med formalkrava til kva opplysningar ein journal skal innehalde, slik desse er definert i arkivforskrifta 2-7. Mellom anna er det for fleire av journalane uklårt kva som er brevdato og kva som er journalføringsdato. Stikkprøvegjennomgangen syner vidare det er manglande registreringar i tre av dei fem journalane revisjonen har gått gjennom (frå dei selskapa som vi vurderer om omfatta av regelverket). Dette gjeld både manglande journalføring av post som er sendt ut frå selskapet, og manglande journalføring av inngåande post. Slik revisjonen vurderer det, er det ingen av selskapa som er omfatta av reglane i offentleglova som fullt ut oppfyller alle krava i regelverket. Nokre av selskapa fører ikkje journal i det heile, nokre selskap fører ikkje dei opplysningane som er påkravde i journalen, medan nokre ikkje har fullstendig registrering i journalen. Revisjonen meiner at manglande journalføring av dokument er eit klart brot på krava til journalføring i offentleglova 10 og reglane i arkivforskrifta. Når det gjeld problemstillinga knytt til skjerming av journal, har ikkje revisjonen funne slik skjerming. 15 Eitt av desse selskapa er Askøy bompengeselskap, som ikkje har svart på undersøkinga. Revisjonen har ikkje funne eller fått oversendt noko dokumentasjon som tyder på at selskapet fører journal. Vidare opplyser Hordaland teater at dei i etterkant av at revisjonen vart gjennomført har oppretta ein journal

29 5 Konklusjon og tilrådingar Hordaland fylkeskommune har ikkje sett konkrete krav knytt til arkivering og journalføring i selskapa fylkeskommunen har eigarskap i. På dette området er det såleis opp til selskapa å gjere vurderingar av kva regelverk dei er underlagt, og sørgje for at praksis er i samsvar med regelverket. Undersøkinga syner det er mange av selskapa som ikkje har utarbeidd rutinar eller krav til arkiv og journalføring. Etter revisjonen si vurdering er ikkje nokon av selskapa omfatta av arkivlova. Dette inneber at det er mange konkrete krav til oppbevaring, arkivsystem og rutinar i samband med arkiv som gjeld for fylkeskommunen, som ikkje gjeld for selskapa fylkeskommunen eig. Vidare finn revisjonen at mange av selskapa truleg er unntatt offentleglova. Desse unntaka er m.a. knytt til ein regel om administrativt tilsette, som er å finne i offentlegforskrifta. Slik vi tolkar regelen kan sjå ut til at eit selskap har mogelegheit til å «organisere seg ut» av krava i offentleglova gjennom å vere organisert utan administrativt tilsette (men heller kjøpe/leige inn administrative tenester). Det er likevel viktig å understreke at dette kan oppfattast som ei illojal tilpassing til regelverket. Av dei selskapa som vi vurderer er omfatta av regelverket, er det fem (av til saman tolv) som fører journal. Det vil seie at sju av selskapa bryt med eit sentralt krav i offentleglova. 16 For dei selskapa som har ei form for journal, finn vi at fleire av journalane har manglar når det gjeld utforming og innhald. Vidare finn vi at fleire av journalane er ufullstendige: Stikkprøvegjennomgangen syner mange døme på dokument som truleg skulle vore registrert i journalen, som ikkje er det. Dimed har heller ikkje desse selskapa klart å oppfylle krava i regelverket. På bakgrunn av desse funna, vil revisjonen tilrå at Hordaland fylkeskommune: utformar retningslinjer for arkiv og offentlegheit i selskap dei har eigarskap i, for å sikra at selskapa følgjer regelverket, for å sikre innsyn i selskapa og for å sikre at arkivverdig dokumentasjon ikkje går tapt. 17 følgjer opp at det i selskapa er gjort dokumenterte vurderingar av kva krav selskapa er underlagt knytt til arkiv og journalføring Vidare vil revisjonen tilrå at dei selskapa som er omfatta av offentleglova 18 følgjer opp dei avvika som er nemnde i rapporten sørgjer for å innføre naudsynte system og rutinar for å sikre at dei etterlever krav i regelverket 16 På det tidspunktet revisjonen gjekk gjennom journalar gjaldt dette sju selskap. Hordaland teater har kontakta revisjonen i samband med verifiseringa og opplyst at dei no har byrja å føre journal. 17 Eit notat frå fylkeskultursjefen til fylkesrådmannen datert omhandlar noko av dette temaet. 18 sjå tabell

30 Vedlegg 1: Høyringsuttalar 22 30

31 REGIONALAVDELINGA Seksjon for næring- og lokalsamf utvikl - REG AVD DELOITTE AS Postboks 221 Sentrum 0103 OSLO Dato: Vår ref.: 2016/ Saksbehandlar: ingdosk Dykkar ref.: Uttale til rapportutkast "Arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap. Forvaltningsrevisjon Juni 2016" Bakgrunn Høyringsutkast av rapporten vart sendt til fylkesrådmannen for verifisering og uttale 21. juni Deloitte har i samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune utarbeidd ein selskapskontrollrapport om arkiv og journalføring i selskap fylkeskommunen eig. Deloitte ber om at fylkeskommunen gjev ei skriftleg tilbakemelding, og at det blir gitt separate tilbakemeldingar på: (1) eventuelle feil i dei opplysningane som kjem fram i faktagrunnlaget (2) fylkesrådmannen sine kommentarar til vurderingar og forslag til tiltak Frist for å komme med tilbakemelding er fredag 5. august. Innleiing Rapporten svarer for ein stor del på oppgåva om det er arkivplikt i fylkeskommunale selskap og i kva lovverk og forskrifter ei eventuell arkivplikt er heimla. Det går klart fram at det er trong for å forbetre arkivrutinar i fem selskap. Rapportutkastet er sendt til verksemdene for uttale og kontroll av faktagrunnlaget. Dette vert difor ikkje kommentert her. Datagrunnlaget frå undersøkinga er heller ikkje vedlagt. Rapporten er eit utkast og kan difor ha manglar. Vidare er det rom for utviding av tilrådingane. Det kan frå administrasjonen si side vere ønskelig å vurdere desse merknadene (ikkje utfyllande); Merknader - Rapporten bør innleiingsvis tydeleg slå fast at det er to ulike heimlar for å krevje offentleg arkiv og journalføring, i henhald til «arkivlova» eller i henhald til «offentleglova». Vidare er det ønskjeleg å slå fast om det er same arkiv og journalføringsplikt for selskap som fell inn under «offentleghetslova» som for selskap som fell inn under «arkivlova». - Fordi dei kartlagde verksemdene er aksjeselskap eller interkommunale selskap går det fram at ingen av selskapa har arkivplikt etter «arkivlova». Når føremålet med undersøkinga er å undersøke arkivplikt kan det difor vere uhensiktsmessig å sende spørjeundersøkinga til alle selskapa før det er avklart om dei har arkivplikt. Det kan òg Hordaland fylkeskommune REGIONALAVDELINGA Agnes Mowinckels gate 5 PB Bergen Tlf: e-post: hfk@hfk.no Foretaksnr. NO mva. Kontonr

32 Side 2/3 tydeleggjerast om undersøkinga er sendt til dei 51 selskapa nemnt i kap. 2.1 eller dei 32 selskapa som er nemnt i kap og nemne dette i metodekapittelet. - Tabell 3 syner at det er 12 selskap som revisjonen vurderer er omfatta av «offentleglova» og difor har «pliktene det inneber til m.a. å føre journal». I kap og i vidare konklusjonar er det fem selskap revisjonen meiner har arkiv og journalplikt etter «offentleglova». Det er ynskjeleg med ei klårare framstilling. I fall det berre er 5 selskap som har journalplikt kan ein vurdere om det er hensiktsmessig å kartlegge journalføring i 12 selskap. - I tabell 4. er det oppført tre verksemder som «ikkje svart», «ikkje oversendt» eller «veit ikkje». Det hadde vore ynskjeleg at revisjonen hadde følgt opp desse verksemdene for som minimum å få ei ja/nei tilbakemelding. - Stikkprøve for å undersøkje heilskap i postregistrering avdekker vesentlege manglar hos alle dei fem selskapa. Det kan vere ynskjeleg å undersøkje meir i detalj om stikkprøvane var klassifisert av selskapa til å vere dokument som er arkivverdig sakspost. - Nest siste avsnitt i kap hevder at «nokre av selskapa fører ikkje journal i det heile», mens det går fram av tabell 4. at alle dei 5 journalpliktige fører journal (med manglar). - I kap 5. går det fram at fem selskap som er omfatta av regelverket fører journal av til saman 11 selskap. Dette er uklart både med omsyn til punktet over og med omsyn til at det ellers (m.a. tab 3) er referert til 12 selskap. - I kap 5. vert det tilrådd at fylkeskommunen utformar retningsliner for dei selskapa ein har eigarskap i. Her kan tilrådinga presiserast til at: fylkeskommunen bør/må sjå til at selskapa implementerer korrekte arkiv og journalføringsrutinar i dei selskapa som har slike plikter jfr. «offentleglova». - I tillegg kan fylkeskommunen vurdere om det uavhengig av lovheimel bør etablerast arkivog journalrutinar for fleire av selskapa i lys av eiga ynskje om meiroffentligheit og generelt innsyn. Rapporten gjev ikkje anbefalingar om dette. - Det kan òg tilrådast at fylkeskommunen utfører ei grundigare kartlegging der t.d. Riksarkivaren vert trekt inn for å eintydig avklare kva selskap som juridisk sett skal, og kva selskap som bør, føre journal og arkiv. - Teknisk sett kan rapporten justerast med omsyn til framstilling og ordfeil (t.d. kap. 5). Vidare kappittelstruktur (fire nivå) og tabelloverskrifter (t.d. tabell 3.) for å gjere dokumentet meir konsistent og tydeleg. Kap 1.3. Metode bør vere meir utfyllande med omsyn til å beskrive kva som er gjort i meir detalj og kva materiale som er samla inn (dette er framstilt i fleire kapittel). Rune Haugsdal Fylkesrådmann Bård Sandal Fylkesdirektør for regional utvikling Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. Hordaland fylkeskommune Agnes Mowinckels gate 5 PB Bergen Tlf: e-post: hfk@hfk.no Foretaksnr. NO mva. Kontonr. [xxxx xx xxxxxx] 32

33 Side 3/3 Vedlegg: Rapportutkast: "Arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap. Forvaltningsrevisjon Juni 2016" Kopi til: Gunnar Husabø Hordaland fylkeskommune Agnes Mowinckels gate 5 PB Bergen Tlf: e-post: hfk@hfk.no Foretaksnr. NO mva. Kontonr. [xxxx xx xxxxxx] 33

34 HARDANGERBRUA tr'wlr. hc rdcn!le rb f uc. no Deloitte AS Postboks Postterminaien 5892 Bersen Lofthus, den 2.august 2016 Arkivplikt o g offentlegsi erins i fvlkeskommunale selskap. Viser til epost med vedlagt utkast til rapport om arkiv og offentleggjering som de ber om tilbakemelding p6. Viser ogsi til telefonsamtaie om faktafeil. Forst oppklaring av faktafeil. I rapporten i tabell 5 >>Fullstendigheit i registrering i postjournal.> skriv de at me ikkje har joumalfsrt ein epost de har henta fri OEP-registeret. Det fflr me opplyst gjeld ein epost frfl SVV dags. I2.OLI6. Dette har me pr.telefon avld.arc ikkje er rett, den er fart i virpostjournal I rapporten er det gjort ei vurdering p& kven som er omfatta av offentleglova og ikkje. Fokus er pfl om det er administrativ tilsette eller ikkje. Dette er spesielt i virt tilfelle. Sjolv om me harhatt arbeidande styreleiar, er det ikkje snakk om tilsetjing med arbeidsavtale og arbeidstakar-rettigheiter. (At me forer opp b6de styreleiar og dagleg leiar vert meir for fl tilfredstilla oppforing i Fsretaksregisteret.) Her opplever me at juristane er usamde. Me freista fa ei avklaring gjennom vurdering av advokatfirmaet fylkeskommunen brukar, Thommesen Krefting Greve Lund AS. Dei kom fram til atme ikkje var omfatta av lova. Dette vutptklaga til Fylkesmannen av Norges Miljovernforbund. Der varl vurderinga det motsette. Uansett har me valt 6 opptre som om me er omfatta av lova, A fsrt elektonisk postjoumal sidan Me er svrert opptekne av hha orden i v6re dokument, om enn pdr ein enkel m&te. Alternativet er fl ga til innkjop av eit omfattande arkivsystem, som veft meir omfattande 6 administrera. Det meste av kon"espondansen g1+r i dagpr. epost, der brukar me epost-systemet Outlook. For e-ost som gjeld Hardangerbrua har me oppretta 2 mapper, for inn- og utg&ande og ei for rekneskapsbilag. Her vert all e-post lagra, unansett kategori. FrA desse mappene vert a1le viktige dokument kopiert over til Mine dokumenter i 2 mapper, under hovudgruppa Hardangerbrua AS som vi kallar Arkiv inn og ut. Brevpost vert scanna og lagt inn i dei same mappene, i tillegg til brevordnarar. Alle dokument vefi fsrtmed datering av dokumenta, avsendar, mottakar, kort overskrift kva saka gjeld og journalforingsdato. Det er sokj emoglegheiter pa dokumenta. HARDANGERBRUA AS www,hardangerbrua,no Org. nr, Kontor- og forretningsadresse: 578'l Lofthus Hardangefbrua as er skipa av Hordaland fylkeskommune og kommunane Bergen, Kvam, Granvin, Ulvik, Voss, Eidfjotd og Ullensvang. Selskapet sitt foremal er r finansiere bru over Hardangerfjorden. 34

35 Ir*1?ATf,E.[F*yn Desse mappene vert kopiert med print screen og lagt ut pi eit excel-ark som viser oversikt over postlista i nummerert rekkefslgje. Denne lista gir ingen tilgang til innhaldet i dokumenta, berre overskrifta. Denne lista vert lagt ut pd heimesida v6r, og det er denne de har fitt kopi av. Arkivmappavert for tung 6 senda som vedlegg til e-post. Ordninga er sjolvsagt ikkje optimal, men me reknar med at Hardangerbrua AS snart 96r inn i eit regionalt bompengeselskap. Difor firur me det ikkje fsrem6lstenleg eller skonomisk forsvarleg 5 investera i nytt arkivsystem no. Vil for ordens skuld giera merksam pi at Solfrid Borge vart valt til ny styreleiar i $ardangerbrua AS pi generalforsamlinga den22.juni d.6. Sporsmilet om dagleg leiar funksjonen vert teke opp til draftingp6 det konstituerande styremotet i august. Med venleg helsing 6atfi;(7*^* Solftid Borqe / crr---^1^i^-^ dagleg leiar HARDANGERBRUA AS org. nr s7 Hardanserbrua as er skipa av r.,q,l',ijil,o'.n l:',i',llit:l';3i,',i;fjfj i:l;ii: Kvam, Granvin, urvik, voss, Eidfjord og Ullensvang. Selskapet sitt forem rl eii finansiere bru over Hardangerfjorden, 35

36 Jondal 7. juli 2016 Til Gunnar Husabø, Deloitte Bergen. Rapport etter selskapskontroll til verifisering og høyring. Har motteke med vedlagt høyringsrapport av selskapskontroll av arkiv og offentleggjering i selskap fylkeskommunen har eigarskap i, datert 21.juni Jondalstunnelen AS hadde generalforsamling 24. juni 2016 med m.a. val av nytt styre for perioden med vedlegg er vidaresendt til tidlegare og nyvald styreleiar for Jondalstunnelen AS. Selskapa er inviterte til å gje uttale til faktaopplysningane og/eller vuderingane i rapporten. Min funksjon i selskapet Jondalstunnelen AS er rettast å definera som dagleg leiing, eit engasjement som er stipulert til 250 arbeidstimar i året. Eg har ingen direkte merknad til faktaopplysningane eller vurderingane i rapporten, men ynskjer seia litt om korleis eit lite selskap som Jondalstunnelen AS har organisert arbeidet i forhold til å krevja inn bompengar og betala ned bompengelånet i tråd med inngått bompengeavtale mellom selskapet, eigarane og Statens vegvesen v/vegdirektoratet. Etter Jondalstunnelen opna i sept er hovudoppgåva til selskapet å krevja inn bompengar og betala ned bompengelånet selskapet har teke opp i samband med bygginga av tunnelen. I samband med dette er det inngått 4 sentrale driftsavtalar: 1. Driftsavtale med B&T Signaal om drift av bomstasjon, innkreving og service/informasjon ut mot publikum/trafikantar. 2. Avtale med Demand Norge om eventuell purring/inkasso. 3. Avtale med Tecsidel Norge om drift og vedlikehald av vegkantutstyr, sjølve bomstasjonen. 4. Avtale med Økonomihuset AS om bokføring, løn og personal, fakturering og/eller purringar, oppbevaring av rekneskapsmateriale, budsjettering og bankbelastning. I tillegg er det inngått bankavtalar i høve til lån og nedbetaling. Det vert utarbeidd 4 rapportar i året (kvartalsrapportar) til Statens vegvesen om trafikk og økonomi. Selskapet får månadleg rapport frå B&T Signaal om trafikkutviklinga.det vert vidare utarbeidd 4 rapportar i året (kvartalsrapportar) om funksjonaliteten til bomstasjonen. Desse rapportane vert fylgde opp med fysiske møte mellom selskapa, Statens vegvesen og Tecsidel som har levert stasjonen og som me har vedlikehaldsavtale med. 36

37 Det alt vesentlege av post (fysisk brev eller elektronisk) er driftsrelatert og knytt til desse 4 avtalepartane, bankkontaktane våre og sakshandsaming/innkalling til styre og generalforsamling. Eit krav om innføring av godkjent post/sak-arkivsystem vil bety for oss innkjøp av godkjend programvare og opplæring, eller at me kan kjøpa tenester som kan fungera og godkjennast. Jondalstunnelen vil truleg bli lagt inn i regionalt bompengeselskap som er under planlegging. Ut frå dette, er eit alternativ å avventa innføring av nye rutinar til det nye selskapet er på plass, truleg innan For Jondalstunnelen AS vil ei slik løysing vera fornuftig sett ut frå ei kost/nytte-vurdering og ut frå at det vil vera usikkert om ein vil ha nytte av ei investering no inn i det nye selskapet. Det at dagleg leiing er stipulert til 250 timar i året er basert på skjøn etter drøfting mellom underskrivne og styret. I desse drøftingane har ikkje lege vurderingar om å unngå lovkrav. Med helsing John Skogseth -Jondalstunnelen AS- 37

38 Vedlegg 2: Endringar etter høyringsuttalar Etter høyringsuttalane har revisjonen valt å gjere nokre endringar i rapporten. Vi vil kort forklare desse endringane, samt gi nokre merknader til nokre av punkta i uttalen frå fylkeskommunen. Hardangerbrua AS har påpeikt nokre feil og unøyaktigheiter i framstillinga av journalføring og journalføringsrutinar i selskapet. Dette er no retta opp i den endelege versjonen av rapporten. Hordaland fylkeskommune stiller spørsmål om det er høve til å forklare meir utfyllande kring metodebruk og kva selskap som har fått den elektroniske spørjeundersøkinga. Dette har vi no freista å gjere i metodedelen (avsnitt 1.3), med ei nærare forklaring av kven vi sende undersøkinga til. Fylkeskommunen etterlyser også ei oppfølging av tre verksemder som ikkje har gjeve tilstrekkeleg med informasjon til revisjonen. Dette var allereie gjort då rapportutkastet vart sendt til fylkeskommunen, gjennom purringar til dei aktuelle selskapa, men revisjonen har ikkje fått noko respons. Då fleirtalet av selskap har svart, og revisjonen slik sett har tilstrekkeleg med datagrunnlag til å trekkje dei overordna konklusjonane i prosjektet, valde vi å avslutte undersøkinga for å få ferdigstilt rapporten i tide. Fylkeskommunen stiller også spørsmål om det er hensiktsmessig å sende spørjeundersøkinga til alle selskapa før det er avklart om dei har arkivplikt. Dette meiner vi var naudsynt, då spørjeundersøkinga var ein sentral del av analysen nettopp for å få avklart om dei ulike selskapa var arkivpliktige eller ikkje. Fylkeskommunen skriv vidare at det er ønskjeleg å innleiingsvis i rapporten slå fast om det er same arkiv og journalføringsplikt for selskap som fell inn under offentleglova og arkivlova. Vi har no eksplisitt nemnt dei to lovene i innleiingskapittelet. Vi går ikkje noko nærare inn på drøftinga av verkeområdet for lovene i høve til offentleg eigde selskap i innleiinga, då dette er eit komplisert spørsmål som vert behandla som eitt av hovudtema vidare i rapporten. I høyringsuttalen skriv fylkeskommunen at rapporten listar opp fem selskap som er pliktige til å føre journal. Dette skuldast nok ei misforståing: Tolv selskap er omfatta av offentleglova sine reglar, fem av dei har sendt over journal for gjennomgang, medan sju ikkje har sendt over slik journal. Vi meiner dette no kjem tilstrekkeleg tydeleg fram av rapporten. Vi ser også at vi ved eit mistak har skrive i konklusjonen i rapportutkastet at det er elleve (ikkje tolv selskap) som er omfatta av offentleglova. Dette er no retta opp i den endelege versjonen. Vidare har revisjonen følgt oppmodinga til fylkeskommunen om å justere overskriftsformateringa (vi har gjort endringar under avsnitt 4.4). Nokre av strekpunkta i uttalen frå fylkeskommunen gjeld innspel om å utvide tilrådingane i rapporten. Vi har valt å late tilrådingane stå slik dei var i rapportutkastet, då revisjonen i samsvar med gjeldande revisjonsstandard (RSK001 pkt. 34) ynskjer å vere varsam med å føreslå detaljerte løysingar. Vi oppfattar det likevel som positivt at fylkeskommunen på eit tidleg tidspunkt arbeider aktivt for å finne konkrete tiltak som kan løfte arbeidet med arkiv og offentlegheit i sine selskap

39 Vedlegg 3: Revisjonskriterium Offentleglova Føremålet med Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) er å leggje til rette for at offentlege verksemder er opne og gjennomsiktige. Det er i hovudsak to prinsipp som følgjer av lova: Rett til innsyn Plikt til å føre journal I offentleglova 2 går lova sitt verkeområde fram: Lova gjeld for: a. staten, fylkeskommunane og kommunane, b. andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, c. sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet, og d. sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet. Verkeområdet til offentleglova Offentleg eigarskap Offentleglova gjeld for sjølvstendige rettssubjekt der fylkeskommunen har ein kontrollerande eigardel. I følgje offentleglova 2 fyste ledd bokstav d 19 er selskap og andre rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller komme på anna grunnlag enn eigarskap har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmane med røysterett i det øvste organet, omfatta av lova. Lova gjeld også sjølv om det offentlege ikkje brukar retten sin. Det går fram av rettleiar til offentleglova 20 at i dei tilfella fleire kommunar eller fylkeskommunar, eller både staten og ein eller fleire kommunar, har eigardel i eit selskap, er det den totale eigardelen som er avgjerande. Det er altså den totale offentlege eigardelen som skal leggast til grunn for om den offentlege eigardelen gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet, og om selskapet er omfatta av offentleglova. Vidare skal det takast omsyn til både direkte og indirekte eigarskap ved vurderinga av om selskapet er omfatta av offentleglova basert på kommunalt, fylkeskommunalt eller statleg eigarskap. Dette inneber at det ikkje berre skal takast omsyn til eigardelar som er direkte offentleg eigd, men også eigardelar som er indirekte kontrollert av stat, fylkeskommune eller kommune. Konkurransesituasjonen Sjølv om fylkeskommunen har ein kontrollerande eigardel, gjeld ikkje offentleglova så lenge rettssubjektet ikkje i hovudsak driv næring «i direkte konkurranse med og på same vilkår som private» ( 2). I «rettleiar til offentleglova» går det fram at ein ikkje kan gi eit eksakt svar på kor stor del av verksemda som må vere konkurranseutsett for at vilkåret for å falle utanfor lova skal vere oppfylt, men at «det er klart at det krevst at meir enn halvparten av verksemda skal vere utsett for konkurranse». Det blir peikt på at det bør «skje ei heilskapsvurdering der det 19 Rettleiar til offentleglova. Justis- og politidepartementet. 20 Rettleiar til offentleglova. Justis- og politidepartementet

40 mellom anna blir teke omsyn til kor stor del av den samla omsetnaden, fortenesta, talet på tilsette, verdien av driftsmidla og marknadsverdien som knyter seg til dei delane av verksemda som er utsette for konkurranse» for å vurdere kor stor del av verksemda som er konkurranseutsett. Dette gjer det mogleg å dokumentere at vilkåret for å falla utanfor lova er oppfylt. Det er poengtert i rettleiaren at det bør skje ei heilskapsvurdering der «det mellom anna blir teke omsyn til kor stor del av den samla omsetnaden, fortenesta, talet på tilsette, verdien av driftsmidla og marknadsverdien som knyter seg til dei delane av verksemda som er utsette for konkurranse». Det går ikkje klart fram av lova korleis ein skal vurdere om ein del av verksemda hovudsakleg er utsett for konkurranse. I rettleiaren er det mellom anna peikt på at ein viser til konkurranse innanfor «hovudmarknaden» til verksemda, og at produkt eller tenester må bli tilbydde på nokolunde same måte. Vidare er det presisert i rettleiaren: Sjølv om ei verksemd er utsett for direkte konkurranse, vil ikkje dette føre til at lova ikkje gjeld for verksemda dersom ho ikkje driv på same vilkår som konkurrentane. Dette inneber at lova vil gjelde for rettssubjekt som er utsette for konkurranse, dersom rettssubjekta har føremoner framfor sine private konkurrentar, til dømes i form av subsidiar eller liknande tilhøve. Det er vidare understreka at ein med private konkurrentar meiner konkurrentar som er unnatekne frå offentleglova, då grunngjevinga for regelen er omsynet til at verksemda skal drive på same vilkår som konkurrentane. Ei slik vurdering av om verksemda hovudsakleg driv næring i konkurranse med private må i følgje rettleiaren skje for verksemda under eitt. Anten vil heile verksemda falle utanom lova, eller så vil heile verksemda vere omfatta av lova, også konkurranseutsette delar av ho. Administrative ressursar Unntaket i offentlegforskrifta 1, andre ledd bokstav a) spesifiserer at lova ikkje gjeld for «sjølvstendige rettssubjekt utan fast tilsette i administrativ stilling». I forarbeida til forskrifta, Kongelig resolusjon av 17. oktober 2008, er følgjande uttalt knytt til dette pliktsubjektunntaket (side 63-64): Etter andre ledd bokstav a gjeld ikkje lova for sjølvstendige rettssubjekt utan fast tilsette i administrativ stilling. Bakgrunnen for denne regelen er at det ikkje vil vere praktisk mogleg for rettssubjekt utan fast tilsette å praktisere lova frå dag til dag. Føresegna må praktiserast med dette for auge. Rettssubjekt som berre har eit styre eller liknande organ, men ingen fast tilsette, ville falle utanom lova etter denne føresegna. For selskap som heller ikkje har eit styre, t.d. eit ansvarleg selskap med berre deltakarar, gjeld tilsvarande. Dette vil også gjelde der meir daglege gjeremål blir utført av sjølvstendige oppdragstakarar, t.d. ein advokat, som ikkje er tilsett hos rettssubjektet. Også sjølvstendige rettssubjekt som berre har fast tilsette i periodar av året vil falle utanom. Har rettssubjektet berre ein deltidstilsett vil det måtte vurderast konkret, ut frå storleika på stillingsdelen og kor ofte vedkommande arbeider, om selskapet er omfatta av lova. I kravet om at det må dreie seg om fast tilsette i administrativ stilling ligg det at eit selskap med ein eller fleire fast tilsette, men der ingen av disse har administrative stillingar, til dømes eit selskap som berre har ein fast tilsett gartnar eller vaktmeister, ikkje vil vere omfatta av lova. Bakgrunnen for dette er at ei praktisk etterleving av offentleglova krev administrativt personale som kan følgje ho opp i det daglege.. Andre forarbeid til offentleglova har til dels same formulering, eller meir kortfatta formuleringar om at selskap utan tilsette ikkje er omfatta av lova. I Rettleiar til offentleglova går følgjande fram: 32 40

41 Etter offentlegforskrifta 1 andre ledd bokstav a gjeld offentleglova heller ikkje for sjølvstendige rettssubjekt utan fast tilsette i administrativ stilling. Årsaka til dette er at slike rettssubjekt ikkje vil kunne handtere innsynskrav og journalføring. (s. 21) Ut frå ovannemnte kan ein utleie at sjølvstendige rettssubjekt som elles oppfyller vilkåra for å vere pliktsubjekt etter offentleglova, er unntatt når subjektet ikkje har eigen tilsett administrasjon slik at det er praktisk umogeleg for subjektet å etterleve reglane i lova. Ordlyden i forskrifta - «utan fast tilsette» - og formuleringane i dei andre rettskjeldene tyder også på at subjektet fell utanfor pliktsubjektgruppa sjølv om det har administrative ressursar tilgjengelig, når desse ressursane er i form av innkjøpte tenester. Oppsummert vil derfor eit sjølvstendig rettsubjekt som elles oppfyller vilkåra for å vere pliktsubjekt kunne «organisere seg ut» av pliktsubjektgruppa ved å «outsource» den administrative delen av føretaket verksemda. Det må likevel kunne karakteriserast som uavklart kor langt unntaket for verksemder utan fast tilsette administrative ressursar eigentleg rekk, og om det er faktisk avgjerande om administrasjonen er fast tilsett. Vi viser i denne samanhengen til brev av 4. september 2015 frå Fylkesmannen i Oppland, der det konkret blir vurdert om Østre Toten Eiendomsselskap AS er pliktsubjekt. I brevet uttalar Fylkesmannen Av sakens dokument fremkommer at selskapet har en daglig leder i 30% stilling med fleksibel arbeidsordning. Det er ikke avgjørende om vedkommende er ansatt i selskapet i arbeidsrettslig forstand eller om tjenesten utføres på oppdrag. [..]. Etter vårt syn er det gode rettslege argument for å legge til grunn den rettsforståinga Fylkesmannen i Oppland gjer, sjølv om dette kan framstå som i strid med ordlyden i forskrifta, forarbeid og rettskjelder. Føremålet med offentleglova ( 1) og Grunnlova 100 femte ledd, der prinsippet om offentlegheit er nedfelt, legg vekt på å sikre ei open og gjennomsiktig forvaltning. I Ot.prp.nr. 102 ( ) som er del av forarbeida til offentleglova, fastslår fagdepartementet at organiseringa av (den offentlege) verksemda ikkje skal kunne verke inn på offentlegheit/innsynsrett: Departementet tek utgangspunkt i at interessa til ålmenta i innsyn i offentleg verksemd gjer seg like sterkt gjeldande uavhengig av i kva organisasjonsform verksemda blir driven. Det bør dermed ikkje i seg sjølv ha noko å seie for innsynsretten om verksemda blir driven av eit organ som er ein organisatorisk del av forvaltninga eller av eit sjølvstendig rettssubjekt. (pkt 4.4.2) Det kan derfor sjå ut til at det er ei form for motstrid mellom ordlyd/formål i lova og ordlyd i forskrift. Det er et generelt lovtolkningsprinsipp at ved motstrid mellom lov og forskrift skal lova har forrang. Dette talar for at regelen i forskrifta kan ha ein meir avgrensa verknad enn enn det ordlyden og forarbeida tilseier. Oppsummert kan det framstå som om det er mogleg å organisere verksemda slik at ein unngår å bli pliktsubjekt under offentleglova ved å ikkje tilsette ressursar i administrative stillingar, men i staden får slike oppgåver utført av oppdragsgivarar. I den grad dette skjer, vil det etter forholda kunne framstå som ei illojal tilpassing til regelverket, og etter vårt syn i strid med formålet med regelverket. Vi ser likevel ikkje at regelverket gir rettsleg grunnlag for å «slå ned på» slike tilpassingar

42 Plikter etter offentleglova Offentleglova set krav om journalføring av inngåande og utgåande dokument som skal reknast som saksdokument. Arkivforskrifta 2-7 inneheld nærare reglar for kva dokument som skal journalførast, og korleis journalen skal førast. I arkivforskrifta 2-9 går det fram at ved elektronisk journalføring skal organet nytte arkivsystem som følgjer krava i «Noarkstandarden». Av 3 i offentleglova går det fram at «Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.» Offentlege verksemder som er omfatta av lova har plikt til å føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter jf. 10. Plikta til å føre journal kjem av behovet for å legge til rette for ålmenta sitt innsyn i dokument og for å kunne forsikre seg om at all arkivverdig korrespondanse blir registrert. Av forskrift om offentlege arkiv 2-6 går det fram at alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet skal bli registrert i journalen. Av 2-7 i same forskrift går det fram kva opplysningar som skal vere registrert i journalen: a) journalføringsdato, b) saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journalar), c) sendar og/eller mottakar, d) opplysningar om sak, innhald eller emne, e) dateringa på dokumentet. Av arkivforskrifta 2-7 tredje ledd går det fram det at dersom det ikkje er mogleg å registrere eit dokument utan å røpe opplysningar som er underlagt lovheimla teieplikt, eller som ålmenta elles ikkje kan krevje, kan det nyttast nøytrale kjenneteikn, skjerming eller overstryking på den kopien eller utskrifta av journalen som ålmenta kan krevje innsyn i. Arkivlova I arkivlova 6 går det fram at «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.» Offentlege organ er her definert som «statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining.» Verkeområdet for lova Arkivlova gjeld for «offentlege arkiv», som i lova sin 2 bokstav e er definert som «statleg eller kommunalt arkiv». I 5 går det fram at føresegnene knytt til dei offentlege arkiva gjeld «for alle offentlege organ med unntak for Stortinget, Riksrevisjonen, Stortingets ombodsmann for forvaltninga og andre organ for Stortinget.» I 2 bokstav g går det fram at eit offentleg organ er «statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining.» I proposisjonen til arkivlova 21 går det fram: Etter dei definisjonane som er lagde til grunn i lovutkastet her har offentlege forvaltningsorgan, institusjonar og forvaltningsbedrifter offentlege arkiv. Arkivet i føretak organiserte etter lova om statsføretak, eller reine næringsverksemder organiserte som aksjeselskap eller lutlag vert etter lovutkastet her derimot å definera som privat, jamvel om offentlege instansar eig alle aksjane eller lutane. Omgrepet offentleg organ lyt i all hovudsak forståast på tilsvarande måte som omgrepet forvaltningsorgan er definert i forvaltningslova 1 og om lova om offentleg 21 Ot.prp. nr. 77 ( ), s

43 innsyn 1, dvs. «et hvert organ for stat eller kommune». I arkivlova er det likevel gjort andre avgrensingar av verkeområdet enn i dei nemnde lovene. Kommunale og fylkeskommunale selskap er definert som «en del av kommunen eller fylkeskommunen» (jf. kommunelova 61), og er derfor å rekne som eit offentleg organ etter arkivlova. Interkommunale selskap, som er regulerte etter lov om interkommunale selskap, vert ikkje rekna som offentlege organ etter arkivlova. I «arkivhåndboken» går følgjande fram: Den organisatoriske modellen for [interkommunale] selskaper gjør at de ikke passer inn i arkivlovens definisjon av offentlige organer. De har langt meir til felles med selskaper av den typen som etter arkivloven er private arkivskapere. Ut frå analogi er det derfor grunn til å betrakte interkommunale selskaper som private arkivskapere. 22 Denne forståinga kjem også fram i brev frå Kulturdepartementet til Riksarkivaren 23, der det vert påpeikt at hensikta med lova om interkommunale selskap er at ein skal ha ei organisasjonsform som «passer for virksomheter med større eller mindre preg av næringsvirksomhet» 24, og at organiseringa av IKS liknar organiseringa av statsføretak. Dette talar for at det er nærliggande å behandle IKS på same måte som statsføretak. Spørsmålet om arkivplikt for kommunalt eigde aksjeselskap er så langt revisjonen kjenner ikkje drøfta i like stor utstrekning som arkivplikt for interkommunale selskap. Ein må ta atterhald om at regelverket og retningslinjene er langt frå tydelege på dette området. Etter proposisjonen er det «reine næringsverksemder organiserte som aksjeselskap», som ikkje er omfatta av lova. I «Arkivhåndboken for offentlig forvaltning» blir det skildra som døme at kommunale energiverk som tidlegare var forvaltningsbedrifter, før var å rekne som offentlege arkivskaparar, medan dei same verksemdene etter omdanninga er private arkivskaparar jamvel om kommunen eig alle aksjane. På arkivverket sin nettstad går det fram: Kommunale aksjeselskap som ikkje blir omfatta av offentleglova, vil heller ikkje vere omfatta av arkivlova sine føresegner om offentleg arkiv. Etter arkivlova er dette private organ og ein kan handtere arkiva sine i tråd med dei føringane som er gitt i stiftelsesdokumentet eller på annan måte. Reglane for offentlege arkiv er likevel ei oppskrift på god arkivskikk, og dei kommunale aksjeselskapa blir oppfordra til å følgje desse reglane når det er praktisk mogeleg. Det går ikkje eintydig fram av nokon kjelder om det finst aksjeselskap som ikkje er næringsverksemder og som er omfatta av lova. Til dømes er det ikkje drøfta kva for om nokon selskap som er omfatta av offentleglova og samstundes er omfatta av arkivlova. Sett i lys av at interkommunale selskap (av fagdepartementet og Arkivverket) vert rekna som unnateke reglane i arkivlova som følgje av organiseringa, verkar det naturleg at organiseringa i aksjeselskap i seg sjølv kan vere tilstrekkeleg til at selskapa er unnateke arkivplikt. 25 I dette lyset kan ein vidare tolke formuleringa i Ot.prp nr. 77 til at eit aksjeselskap implisitt er å rekne som ei «næringsverksemd». Det er likevel også forhold som talar i motsett retning, altså for at det finst aksjeselskap som er omfatta av lova. Mellom anna at Ot. prp. nr. 77, i tillegg til formuleringa om næringsverksemder, også knyter omgrepet «offentleg organ» til forvaltningslova sine omgrep «forvaltningsorgan» og «organ for stat og kommune». Grensene for kva som skal reknast som forvaltningsorgan er ikkje nødvendigvis knytt til organisasjonsforma åleine. Det kan argumenterast for at aksjeselskap som skal ivareta sentrale forvaltningsoppgåver, og som 22 «Arkivhåndboken for offentlig forvaltning» s Datert Ot.prp. nr. 53 ( ) 25 I omtale av regelverket skriv t.d. Oddby «[d]et er en stor prinsipiell utfordring at kommunale aksjeselskap og interkommunale selskap ikke har arkivplikt», sjå «Revisjon av arkivforskriften,» i Arkehion. Publisert på Internett

44 ikkje er i konkurranse med private bedrifter, kan reknast som offentlege organ, særleg i dei tilfella selskapet har fått ansvar for kjerneoppgåver som ligg til fylkeskommunen. 26 Det kan også argumenterast for at skillet mellom interkommunale selskap og forvaltning er så utydeleg at også fleire interkommunale selskap er forvaltningsorgan. Sjå t.d. Ot.prp nr. 53: Interkommunale selskaper som driver regulær næringsvirksomhet må antas å falle utenfor offentlighetsloven. Dersom kommunen overlater tradisjonell forvaltningsvirksomhet til et interkommunalt selskap, vil det derimot være omfattet av offentlighetslovens regler. Mellom disse to ytterpunktene vil det være tilfeller der virksomheten dels består i forvaltningsvirksomhet og dels i næringsvirksomhet. Det kan også være tale om virksomhet som ikke kan rubriseres under noen av disse kategoriene i sin «rene» form. Desse vurderingane er knytt til forvaltningslova og den tidlegare offentlighetsloven. Revisjonen vil likevel ikkje sjå vekk ifrå at dei er relevante også for vurderinga av verkeområdet til arkivlova. Då det offentlege ordskiftet kring arkivplikt, samt dei tilrådingar departement og Arkivverk kjem med, ikkje har synt til verken faktiske eller «teoretiske» døme av aksjeselskap som er omfatta av lova, reknar revisjonen med at aksjeselskap som hovudregel kan reknast å vere unntatt arkivplikt. Forholdet mellom offentleglov og arkivlova Det er fleire tema som vert omtala i både offentleglova og arkivlova, der offentleglova viser til føresegner i arkivlova. 27 I offentleglova 10 er det fastsett at alle verksemder som er omfatta av lova skal føre journal etter føresegnene i arkivlova med forskrifter. I Ot.prp. nr. 102 ( ) går det fram følgjande: Første ledd slår fast at organ som er omfatta av offentleglova, skal føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter, jf. lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv og forskrift 11. desember 1998 nr om offentlege arkiv. Rett nok følgjer plikta til å føre journal direkte av arkivforskrifta, og i utgangspunktet har dermed regelen i offentleglova berre ein pedagogisk funksjon. Etter gjeldande rett er det likevel usikkert om arkivforskrifta har eit verkeområde som er like vidt som offentleglova. Dessutan får offentleglova etter forslaget i denne proposisjonen eit enda vidare verkeområde enn i dag. Ein eigen regel i offentleglova sikrar dermed at journalføringsreglane også vil gjelde for verksemder som ikkje kjem inn under arkivforskrifta. Andre reglar i arkivlova med forskrifter vil sjølvsagt ikkje gjelde i slike tilfelle. Plikter etter arkivlova Om ein er arkivpliktig etter arkivlova, inneber det at ein må følgje reglane i arkivforskrifta, som er heimla i arkivlova 12. Forskrifta gjev meir detaljerte rutinar for handteringa av arkivfunksjonen i offentleg forvaltning. Arkivforskrifta legg, under tilvising av kommuneloven 23, det overordna ansvaret for arkivområdet til administrasjonssjefen. Sentrale reglar i arkivforskrifta omfattar krav til arkivplan, elektronisk arkivering, og reglane for bevaring, kassasjon og arkivavgrensing. Etter arkivforskrifta 2-2 har organet plikt til å føre ein arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar med vidare som gjeld for arkivarbeidet. Saksdokument kan lagrast elektronisk, under føresetnad av «at det blir nytta fullgode system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjende av 26 Sjå t.d. Bernt sine kommentarar til forvaltningslova sin 1 (spes. notane 10 og 11). 27 Då offentleglova er den nyare av desse lovene, og har eit utvida verkeområde samanlikna med den tidlegare offentlighetsloven av 1970, er det offentleglova som er «tilpassa» reglane i arkivlova. Samstundes vart mellom anna arkivforskrifta sin 2-6 endra ved innføringa av offentleglov/-forskrift for å tilpassast desse

45 Riksarkivaren gjennom generelle føresegner eller enkeltvedtak.» (arkivforskrifta 2-13). «Arkivavgrensing» omfattar det å fjerne dokument som ikkje skal i arkivet i samband posthandsaming eller arkivlegging. Det materialet som ikkje vert avgrensa vert arkivert. Når arkivmaterialet er registrert og arkivert, kan det berre avhendast eller kasserast dersom Riksarkivaren har godkjent dette eller det er løyve til kassasjon i forskrift. 1 For enkelte typar materiale er det påbod om oppbevaring

46 Vedlegg 4: Sentrale dokument og litteratur Lover og forskrifter Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Forskrift 17. oktober 2008 til offentleglova (offentlegforskrifta) Lov 17. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker Lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv Lov 25.september 1992 nr. 19 om kommuner og fylkeskommuner (kommunelova) Forskrift 11. desember 1998 nr om offentlege arkiv Forskrift 1. desember 1999 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver Dokumenter frå Hordaland fylkeskommune Prosedyre for eigarskapsforvaltninga Eigarskapsmelding 2013 (vedtake mars 2013) AS-register, oversikt over alle selskap HFK har eigarskap i 14 brev sendt til selskapa som omfattast av offentleglova i 2009 i samband med ny offentleglov Forslag til ny prosedyre for eigarskapsforvaltninga som skal bli ein del av eigarskapsmelding 2016 Vedtak frå fylkestinget i mars 2015 med retningsliner for delar av eigarskapsforvaltninga (saksframlegg og protokoll) Andre dokument og litteratur Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Fonnes, I utgave. Oslo: Kommuneforlaget. Offentleglova med kommentarer. Bernt og Hove, Bergen 2009 RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon, 2011 Rettleiar til offentleglova. Lovavdelinga. Justis- og politidepartementet, Nettstader

47 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS 47

48 Kontrollutvalet Arkivnr: 2016/ Saksbehandlar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet 127/ Fylkestinget Forvaltningsrevisjon innan innkjøp og forretningsdrift i vidaregåande skular - Revisjonsrapport Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet bestilte selskapskontroll av «Arkiv- og journalføringsplikt i selskap i Hordaland fylkeskommune» der det av den godkjende prosjektplanen går fram at føremålet med selskapskontrollen er: «Føremålet med forvaltningsrevisjon innan innkjøp er å vurdere om organiseringa av innkjøpsarbeidet ved dei vidaregåande skulane er føremålstenleg, og om rutinar er i samsvar med lover, reglar og politiske føringar Hordaland fylkeskommune.» Med bakgrunn i prosjektet sitt føremål har revisjonen formulert følgjande problemstillingar: 1. Er organiseringa av innkjøp ved skulane føremålstenleg? a. Er det tydelege fullmakter for kven som har ansvar for innkjøp? b. Er det tilstrekkelege ressursar knytt til innkjøp i høve til omfanget og kompleksiteten av innkjøpa? 2. Har tilsette som er involvert i innkjøp naudsynt kompetanse, og i kva grad er det etablert interne rutinar for opplæring som sikrar dette? 3. Vert regelverk samt interne rutinar og retningsliner på innkjøpsområdet følgde? a. Er innkjøp eller underliggande kontraktar lyst ut eller konkurranseeksponert i samsvar med krav i regelverk for offentlege innkjøp? i. Er korrekt konkurranseform etter regelverket nytta? ii. Er korrekt kunngjering/utlysing nytta? iii. Er HFK sine retningslinjer for konkurranseeksponering følgde? b. Er ev. kjøp innanfor rammeavtalar gjennomført i tråd med avtalane og retningslinjene i HFK? c. Er ev. avvising av leverandørar gjort på rett grunnlag? d. Er tilbodsevaluering dokumentert? e. Er tilbodsevaluering gjennomført på ein føreseieleg måte, med likebehandling av leverandørar? Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: Roald.Breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 48

49 Side 2/4 f. Er det utarbeidd protokoll for innkjøpa, og er denne i samsvar med regelverket? 4. Er det føremålstenlege rutinar på innkjøpsområdet? a. Er det utarbeidd tilstrekkeleg med rutinar og retningsliner for gjennomføring av innkjøp ved skulane? b. I kva grad er det etablert internkontroll for å avdekke og følgje opp brot på rutinar og regelverk? 5. Er forretningsdrift ved skulane i tråd med gjeldande lover og reglar? a. Er det klåre retningslinjer knytt til innkjøp og produksjon av varer for sal/vidaresal, og for prising av varer? b. Er det klåre retningslinjer knytt til utleige (av utstyr, stallplassar og i samband med arrangement)? c. Er det klåre retningslinjer knytt til sal og avhending av utstyr og verktøy? d. Er det tilstrekkelege retningslinjer for dokumentasjon og kontroll av kontantsal? e. Er det retningslinjer som sikrar korrekt og fullstendig rekneskapsregistrering av inntekter og utgifter i samband med varesal og utleige? I punkt 1.2 i den godkjende prosjektplanen er det definert slike avgrensingar: «Denne revisjonen vil omfatte dei vidaregåande skulane Voss Nye vidaregåande skule, Stend vidaregåande skule og Hjeltnes vidaregåande skule, med fokus på innkjøp og forretningsdrift knytt til utdanningsprogram for naturbruk.» Drøfting: Deloitte har no gjort ferdig forvaltningsrevisjon innan innkjøp i vidaregåande skular, revisjonsrapport er levert og ligg ved. Rapporten har vore send til uttale hjå fylkesrådmannen og denne går fram av vedlegg 1 i rapporten. Papporten er av ulike grunnar diverre vorte noko forseinka. Deloitte har i denne forvaltningsrevisjonen nytta dokumentanalyse, intervju, stikkprøvekontrollar og verifiseringsprosessar som metodar. Etter sekretariatet si vurdering har Deloitte levert ein god rapport som er i samsvar med kontrollutvalet si bestilling. Sekretariatet har merka seg at Deloitte kjem med slike tilrådingar i punkt 7 Konklusjon og tilrådingar i rapporten: «Revisjonen vil tilrå at skulane: 1. vurderer å innføre retningslinjer knytt til kven som kan kjøpe inn varer ved skulane som omfattar: a) kven som har høve til å kjøpe inn varer og tenester til skulen, kva typar varer/tenester og beløpsgrenser b) krav til kva opplæring dei som har ansvar for innkjøp skal ha 2. syt for at pågåande ulovlege innkjøp som er påpeikt i rapporten vert avslutta og gjennomført med konkurranse i samsvar med krava i regelverket 3. snarast etablerer kontrollrutinar for å avdekke og følgje opp eventuelle brot på rutinar og regelverk i innkjøpsarbeidet 4. utarbeider oversikter over varelager og rutinar for vareteljing 5. utarbeider oversikter over maskiner og utstyr 6. utarbeider retningslinjer for dokumentasjon og kontroll av kontantsal, og sørgjer for at kontantsal blir handtert i samsvar med krav i bokføringsforskrifta 7. formaliserer alle utlån og utleige av maskiner og utstyr Revisjonen vil tilrå at fylkeskommunen sentralt (innkjøpsseksjonen og opplæringsavdelinga): 1. utarbeider prosedyre for innhenting av tilbod frå fleire leverandørar, slik det er lagt opp til i retningslinjene, som einingane kan støtte seg på i gjennomføring av mindre innkjøp 2. gjennomgår retningslinjer knytt til utlån, utleige og avhending, og sikrar at skulane vert gjort kjende med retningslinjene 49

50 Side 3/4 3. vurderer å setja minimumskrav til opplæring for alle som har fullmakt til å gjennomføra anskaffingar, og vurderer om innkjøpsseksjonen i så fall bør få ansvar for å følgja opp minimumskrava til opplæring i fylkeskommunen 4. vurderer om det er mogleg å finna betre metodar for å innhenta meir pålitelege data for måltalet «andel kjøp innanfor avtale»» Denne saka vart handsama i møte i kontrollutvalet i sak PS 103/16 der dette vart protokollert: «Handsaming i møtet Forvaltningsrevisor Merete Larsen frå Deloitte presenterte resultatet av den gjennomførte forvaltningsrevisjonen innan innkjøp i vidaregåande skular og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet bad sekretariatet vurdere korleis ein kan finna ut om forretningsdrifta ved alle tre reviderte skular er innanfor dei retningslinene som gjeld eller om dei driv ein butikk i konkurranse med privat næringsliv. I dette ligg det m.a. dette: Kva bør dei selge? Korleis vert prisinga gjort? Er det fare for kryss subsidiering? Her ligg det også ei vurdering av om kontrollutvalet i neste møte bør bestille ein tilleggsrevisjon Vidare ønskjer kontrollutvalet at sekretariatet i samarbeid med Deloitte kjem med forslag til prioritering av dei 11 tiltaka i forslag til innstilling. Gjerne at nokre av punkta vert slått saman. På bakgrunn av det som kjem fram over vart det samrøystes vedteke at saka vert utsett til neste møte. Vedtak 1. Kontrollutvalet ber sekretariatet vurdere korleis ein kan finna ut om forretningsdrifta ved alle dei tre reviderte skulane er innanfor dei retningslinene som gjeld eller om dei driv ein butikk i konkurranse med privat næringsliv. 2. Vidare ønskjer kontrollutvalet at sekretariatet i samarbeid med Deloitte kjem med forslag til prioritering av dei 11 tiltaka i forslag til innstilling. 3. Saka vert utsett til neste møte.» Sekretariatet har, i samråd med Deloitte, vurdert korleis ein kan finne ut om forretningsdrifta ved dei tre skulane er innanfor retningslinene, jf. punkt 1 i vedtaket over, og komme fram til at kontrollutvalet bør vurdere å bestille ein ny forvaltningsrevisjon for å få svar på dette. Det er lagt opp til at det i annan sak til dette møtet skal bestillast ein ny forvaltningsrevisjon. Punkt 1 vert teke med som eit alternativ i den saka. Når det gjeld punkt 2 i vedtaket har sekretariatet, i samarbeid med Deloitte, laga eit forslag til prioritering og samanslåing av dei 11 tilrådingane. Konklusjon: Kontrollutvalet har eit særskilt ansvar for å følgje opp at fylkestinget sine vedtak i samband med handsaming av rapportar om forvaltingsrevisjon vert følgd opp. Det vert vist til «Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» 12 «Oppfølging av forvaltningsrevisjoner» der det står dette: «Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte.» Forslag til innstilling i saksframlegget, byggjer på forslag til tiltak i rapporten, og punkta er sett opp i prioritert rekkefølge. På bakgrunn av dette vert det tilrådd at kontrollutvalet innstiller på at fylkestinget ber 50

51 Side 4/4 fylkesrådmannen syta for å laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Forslag til innstilling På bakgrunn av forvaltningsrevisjon innan «innkjøp og forretningsdrift i vidaregåande skular i Hordaland» ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for: 1. At pågåande ulovlege innkjøp ved skulane som er påpeikt i rapporten vert avslutta og gjennomført med konkurranse i samsvar med krava i regelverket. I dette ligg det også: a) At det snarast vert etablert kontrollrutinar ved skulane for å avdekke og følgje opp eventuelle brot på rutinar og regelverk i innkjøpsarbeidet b) Å utarbeide prosedyre for innhenting av tilbod frå fleire leverandørar, slik det er lagt opp til i retningslinjene, som einingane kan støtte seg på i gjennomføring av mindre innkjøp 2. Å utarbeide retningsliner for dokumentasjon og kontroll av kontantsal, og sørgje for at kontantsal blir handtert i samsvar med krav i bokføringsforskrifta 3. Å utarbeide: a) Oversikter over varelager og rutinar for vareteljing b) Oversikter over maskiner og utstyr c) Eit formalisert system for utlån og utleige av maskiner og utstyr d) Oppdaterte retningsliner knytt til utlån, utleige og avhending, og sikre at skulane vert gjort kjende med retningslinene 4. Å vurdere å innføre retningsliner knytt til kven som kan kjøpe inn varer ved skulane som omfattar: a) Kven som har høve til å kjøpe inn varer og tenester til skulen, kva typar varer/tenester og beløpsgrenser b) Krav til kva opplæring dei som har ansvar for innkjøp skal ha 5. Å vurdere å setja minimumskrav til opplæring for alle som har fullmakt til å gjennomføre anskaffingar, og vurderer om innkjøpsseksjonen i så fall bør få ansvar for å følgja opp minimumskrava til opplæring i fylkeskommunen 6. Å vurdere om det er mogleg å finna betre metodar for å innhenta meir pålitelege data for måltalet «andel kjøp innanfor avtale»» 7. Å laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Hogne Haktorson kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Roald Breistein utvalgssekretær Vedlegg 1 Forvaltningsrevisjon-innkjøp i VGS

52 Hordaland fylkeskommune Innkjøp og forretningsdrift i vidaregåande skular Forvaltningsrevisjon August

53 «Innkjøp og forretningsdrift i vidaregåande skular» August 2016 Rapporten er utarbeidd for Hordaland fylkeskommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: forvaltningsrevisjon@deloitte.no 53

54 1. Samandrag Deloitte har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av innkjøp og forretningsdrift i vidaregåande skular i Hordaland fylkeskommune. Prosjektet blei bestilt av kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å vurdere om organiseringa av innkjøpsarbeidet ved dei vidaregåande skulane er føremålstenleg, og om rutinar er i samsvar med lover, reglar og politiske føringar frå Hordaland fylkeskommune. I tillegg til innkjøp har revisjonen også sett nærare på forretningsdrifta ved skulane. Dette omfattar sal av varer (eigenproduserte varer og vidaresal av innkjøpte varer), samt utleige av lokale og utstyr, og avhending av utstyr/verktøy ved skulane. Revisjonen omfattar dei vidaregåande skulane Voss jordbruksskule, Stend vidaregåande skule og Hjeltnes vidaregåande skule. Det er nytta dokumentanalyse, intervju og stikkprøvekontrollar av innkjøp og kontantsal i revisjonen. Revisjonen finn at innkjøpsseksjonen i Hordaland fylkeskommune har utarbeidd eit rammeverk som i hovudsak er godt tilpassa innkjøpsarbeidet i einingane. Det er også sett i verk fleire kontrollaktivitetar for å følgje opp og halde oversikt over dei større innkjøpa som einingane gjer sjølve. Revisjonen vil likevel påpeike at registreringa av om kjøp gjort i einingane er «innanfor» eller «utanfor» avtale ikkje gjev tilstrekkeleg grunnlag for å avgjere om skulane lojalt nyttar gjeldande avtalar. Skulane har i liten grad utarbeidd eigne rutinar knytt til innkjøp. Revisjonen vurderer at skulane ville vore tent med at ansvar og roller, spesielt knytt til bestilling og godkjenning av kjøp av varer, vart meir tydeleggjort. Funn i stikkprøvegjennomgangen tyder etter revisjonen si vurdering på at ikkje alle som er involvert i anskaffingar ved skulane har tilstrekkeleg kompetanse til å sikre etterleving av regelverk og retningslinjer. Etter revisjonen si vurdering har ikkje skulane følgt opp sitt lokale ansvar for å sørgje for naudsynt opplæring og informasjon til medarbeidarar ved at det ikkje er etablert interne rutinar for opplæring av alle tilsette som gjennomfører innkjøp. Dette utgjer ein risiko for at lovverk og fylkeskommunale innkjøpsretningslinjer ikkje blir etterlevd. Stikkprøvegjennomgangen syner fleire brot på regelverk og retningslinjer. Det går fram at skulane ved eit fleirtal av anskaffingane anten ikkje har innhenta tilbod frå fleire leverandørar, eller at slik tilbodsinnhenting ikkje har vorte dokumentert. Dette er eit brot på retningslinjene til Hordaland fylkeskommune. Vidare finn revisjonen til saman fire innkjøp som er å rekne som ulovlege direkte anskaffingar etter definisjonen i forskrift om offentlege anskaffingar 4-1 q). Desse innkjøpa skulle vorte lyst ut på Doffin, men det har ikkje vorte gjort. Vidare syner gjennomgangen at det generelt sett manglar dokumentasjon knytt til anskaffingane. Det kjem mellom anna fram at det manglar anskaffingsprotokollar i 21 av dei 26 innkjøpa som etter regelverket skulle hatt det. Dette er eit brot på forskrift om offentlege anskaffingar 3-2, og slik revisjonen vurderer det heller ikkje i samsvar med kravet om tilstrekkeleg etterprøvingstilgong i lov om offentlege anskaffingar 5. Revisjonen meiner skulane burde tydeleggjort korleis innkjøpsansvarlege skal oppfylle kravet til kontroll på innkjøpsområdet. Ingen av skulane har etablert kontrollrutinar for å avdekke og følgje opp eventuelle brot på rutinar og regelverk i innkjøpsarbeidet. Slike rutinar bør klargjerast og dokumenterast. Dette kan bidra til å sikre at regelverket vert etterlevd, og at skulane får gjennomført anskaffingar med betre kvalitet på ein kostnadseffektiv måte. 3 54

55 Gjennomgangen syner at det i liten grad har blitt gjeve konkrete føringar frå den politiske eller administrative leiinga i Hordaland fylkeskommunen om føremål og rammer for utøving av forretningsdrift ved skulane. Etter revisjonen si vurdering er det behov for tydelege retningslinjer om korleis forretningsdrift ved skulane bør innrettast innanfor rammene av den vidaregåande opplæringa. Dette gjeld mellom anna å: klargjere kva som skal leggjast til grunn ved prising av varer og tenester utarbeide utfyllande retningslinjer knytt til utleige, utlån og avhending av utstyr setje krav til dokumentasjon/oversyn over varelager, utstyr og maskiner og anna materiell gje overordna retningslinjer for registrering, dokumentasjon og kontroll av kontantsal Revisjonen vil tilrå at skulane: 1. vurderer å innføre retningslinjer knytt til kven som kan kjøpe inn varer ved skulane som omfattar: a) kven som har høve til å kjøpe inn varer og tenester til skulen, kva typar varer/tenester og beløpsgrenser b) krav til kva opplæring dei som har ansvar for innkjøp skal ha 2. syt for at pågåande ulovlege innkjøp som er påpeikt i rapporten vert avslutta og gjennomført med konkurranse i samsvar med krava i regelverket 3. snarast etablerer kontrollrutinar for å avdekke og følgje opp eventuelle brot på rutinar og regelverk i innkjøpsarbeidet 4. utarbeider oversikter over varelager og rutinar for vareteljing 5. utarbeider oversikter over maskiner og utstyr 6. utarbeider retningslinjer for dokumentasjon og kontroll av kontantsal, og sørgjer for at kontantsal blir handtert i samsvar med krav i bokføringsforskrifta 7. formaliserer alle utlån og utleige av maskiner og utstyr Revisjonen vil tilrå at fylkeskommunen sentralt (innkjøpsseksjonen og opplæringsavdelinga): 1. utarbeider prosedyre for innhenting av tilbod frå fleire leverandørar, slik det er lagt opp til i retningslinjene, som einingane kan støtte seg på i gjennomføring av mindre innkjøp 2. gjennomgår retningslinjer knytt til utlån, utleige og avhending, og sikrar at skulane vert gjort kjende med retningslinjene 3. vurderer å setja minimumskrav til opplæring for alle som har fullmakt til å gjennomføra anskaffingar, og vurderer om innkjøpsseksjonen i så fall bør få ansvar for å følgja opp minimumskrava til opplæring i fylkeskommunen 4. vurderer om det er mogleg å finna betre metodar for å innhenta meir pålitelege data for måltalet «andel kjøp innanfor avtale» Fylkesrådmannen har fått tilsendt rapporten for høyring. Uttalen er lagt ved som vedlegg 1 til denne rapporten. 4 55

56 Innhald 1. Samandrag 3 2. Innleiing 7 3. Om skulane Organisering, ressursar og system Regeletterleving i utvalte innkjøp Forretningsdrift Konklusjon og tilrådingar 30 Vedlegg 1: Høyringsuttale 32 Vedlegg 2: Revisjonskriterium 34 Vedlegg 3: Sentrale dokument og litteratur 40 Figurar TABELL 1 UTVALDE ANSKAFFINGAR - KONKURRANSEEKSPONERING TABELL 2 FORDELING INNKJØPSBELØP PER ÅR, TOTALT OG PÅ EIT ART NR TABELL 3 - RAMMEAVTALER

57 Detaljert innhaldsliste 1. Samandrag 3 2. Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Avgrensing Metode Revisjonskriterium 9 3. Om skulane Stend vidaregåande skule Hjeltnes vidaregåande skule Voss jordbruksskule Organisering, ressursar og system Problemstillingar Revisjonskriterium Datagrunnlag Vurdering Regeletterleving i utvalte innkjøp Problemstilling Revisjonskriterium Datagrunnlag Vurdering Forretningsdrift Problemstillingar Revisjonskriterium Datagrunnlag Vurdering Konklusjon og tilrådingar 30 Vedlegg 1: Høyringsuttale 32 Vedlegg 2: Revisjonskriterium 34 Regelverket om offentlege anskaffingar 34 Retningslinjer i Hordaland fylkeskommune 35 Vedlegg 3: Sentrale dokument og litteratur 40 Lov og forskrift 40 Dokument frå Hordaland fylkeskommune 40 Andre kjelder

58 2. Innleiing 2.1 Bakgrunn Deloitte har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av innkjøp og forretningsdrift i vidaregåande skular i Hordaland fylkeskommune. Prosjektet blei bestilt av kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å vurdere om organiseringa av innkjøpsarbeidet ved dei vidaregåande skulane er føremålstenleg, og om rutinar er i samsvar med lover, reglar og politiske føringar frå Hordaland fylkeskommune. I tillegg til innkjøp har revisjonen også sett nærare på forretningsdrifta ved skulane. Dette omfattar sal av varer (eigenproduserte varer og vidaresal av innkjøpte varer), samt utleige av lokale og utstyr, og avhending av utstyr/verktøy ved skulane. På bakgrunn av føremålet og problemstillingane i bestillinga frå kontrollutvalet blei det utleia følgjande hovud- og delproblemstillingar for prosjektet: 1. Er organiseringa av innkjøp ved skulane føremålstenleg? a. Er det tydelege fullmakter for dei som har ansvar for innkjøp? b. Er det tilstrekkelege ressursar knytt til innkjøp i høve til omfanget og kompleksiteten av innkjøpa? 2. Har tilsette som er involvert i innkjøp naudsynt kompetanse, og i kva grad er det etablert interne rutinar for opplæring som sikrar dette? 3. Vert regelverk samt interne rutinar og retningslinjer på innkjøpsområdet følgde? a. Er innkjøp eller underliggande kontraktar lyst ut eller konkurranseeksponert i samsvar med krav i regelverk for offentlege innkjøp? i. Er korrekt konkurranseform etter regelverket nytta? ii. Er korrekt kunngjering/utlysing nytta? iii. Er HFK sine retningslinjer for konkurranseeksponering følgde? b. Er ev. kjøp innanfor rammeavtalar gjennomført i tråd med avtalane og retningslinjene i HFK? c. Er ev. avvising av leverandørar gjort på rett grunnlag? d. Er tilbodsevaluering dokumentert? e. Er tilbodsevaluering gjennomført på ein føreseieleg måte, med likebehandling av leverandørar? f. Er det utarbeidd protokoll for innkjøpa, og er denne i samsvar med regelverket? 4. Er det føremålstenlege rutinar på innkjøpsområdet? a. Er det utarbeidd tilstrekkeleg med rutinar og retningslinjer for gjennomføring av innkjøp ved skulane? b. I kva grad er det etablert internkontroll for å avdekke og følgje opp brot på rutinar og regelverk? 5. Er forretningsdrift ved skulane i tråd med gjeldande lover og reglar? a. Er det klåre retningslinjer knytt til innkjøp og produksjon av varer for sal/vidaresal, og for prising av varer? 7 58

59 b. Er det klåre retningslinjer knytt til utleige (av utstyr, lokale, stallplassar og i samband med arrangement)? c. Er det klåre retningslinjer knytt til sal og avhending av utstyr og verktøy? d. Er det tilstrekkelege retningslinjer for dokumentasjon og kontroll av kontantsal? e. Er det retningslinjer som sikrar korrekt og fullstendig rekneskapsregistrering av inntekter og utgifter i samband med varesal og utleige? 2.3 Avgrensing Denne revisjonen omfattar dei vidaregåande skulane Voss jordbruksskule, Stend vidaregåande skule og Hjeltnes vidaregåande skule. 2.4 Metode Oppdraget er utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Oppdraget er gjennomført i tidsrommet mars til august Dokumentanalyse Revisjonen har gjennomgått sentrale og lokale retningslinjer og rutinar. Dette inneber å kartleggje rutinane knytt til innkjøp og forretningsdrift ved skulane, samt å kontrollere dokumentasjon på gjennomføring /praksis knytt til bruk av rutinane. Oversyn over sentrale dokument som er nytta i prosjektet ligg i vedlegg Intervju Revisjonen har gjennomført intervju ved dei tre vidaregåande skulane, og ved innkjøpsavdelinga og opplæringsavdelinga i fylkeskommunen. Til saman har det vorte gjennomført 13 intervju. I tillegg har revisjonen innhenta ytterlegare informasjon gjennom møte med opplæringsavdelinga og innkjøpsseksjonen Stikkprøvekontrollar Innkjøp Revisjonen har fått uttrekk frå driftsrekneskapen for åra 2011 til 2015 for dei tre skulane. Uttrekket omfattar alle utbetalingar til leverandørar med informasjon om mellom anna kontoart, leverandørnamn og beløp. Uttrekka for dei fire åra har vorte samla per skule, og revisjonen har analysert utbetalingane gjennom ulike samanstillingar: - Oversyn over større enkeltutbetalingar - Oversyn over samla utbetalingar til ein leverandør for eitt år, og gjennom ein fireårsperiode - Oversyn over samla utbetalingar til ein leverandør knytt til bestemte artskontoar På bakgrunn av desse samanstillingane har revisjonen plukka ut 34 enkeltinnkjøp og samla innkjøp for dei tre skulane (18 for Stend, 10 for Voss og 6 for Hjeltnes). For desse utbetalingane har vi bede om dokumentasjon knytt til det bakanforliggande innkjøpet. Vi har for alle kjøpa etterspurt dokumentasjon knytt til konkurranseutsetting og anskaffingsprotokoll. For seks av innkjøpa har vi bede om dokumentasjon knytt til heile anskaffingsprosessen. Dokumentasjonen har revisjonen gått gjennom ved hjelp av eigne analyseskjema for kvar anskaffing. Resultata av gjennomgangen er presentert i kapittel 5 i rapporten. Kontantsal For å undersøkje enkelte av problemstillingane som gjeld forretningsdrifta ved skulane (kap. 6) har revisjonen gått gjennom dokumentasjon knytt til kontant- og kortsal ved kantine, gardsbutikk og hagesenter. Gjennomgangen har omfatta kontroll av oppgjersskjema mot underliggande bilag. 8 59

60 2.4.4 Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju er sendt til dei som er intervjua for verifisering og det er informasjon frå dei verifiserte intervjureferata som er nytta i rapporten. Datadelen i rapporten har vorte sendt på verifisering og høyring til fylkeskommunen. Høyringssvaret ligg som vedlegg 1 til rapporten. 2.5 Revisjonskriterium Revisjonskriteria er dei krav og forventningar som forvaltningsrevisjonsobjektet skal bli vurdert opp mot. Kriteria er utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon. I dette prosjektet er revisjonskriteria i hovudsak henta frå regelverket om offentlege anskaffingar, regelverket om bokføring og fylkeskommunen sine eigne felles retningslinjer og rutinar. Kriteria er nærare presentert innleiingsvis under kvart tema, og i vedlegg 2 til rapporten. 9 60

61 3. Om skulane 3.1 Stend vidaregåande skule Stend vidaregåande skule ligg i Bergen. Det har vore skuledrift ved Stend sidan I dag har skulen utdanningsprogramma idrett og naturbruk, og skal i 2016 også få service og samferdsel. Felles for dei tre studieretningane er at skulen har eit fokus på aktivitet og ei praktisk tilnærming til faga. 1 Revisjonen har i hovudsak omfatta på den delen av skuledrifta som er knytt til naturbruk. I tilknyting til skulen er det og ein gardsbutikk, som revisjonen har undersøkt. 3.2 Hjeltnes vidaregåande skule Hjeltnes vidaregåande skule ligg i Ulvik i Hardanger. Skulen tilbyr vidaregåande utdanning innan naturbruk, anleggsgartnarfaget og blomsterdekoratørfaget. Skulen har i tillegg fagskuletilbodet arborist og vaksenopplæring innan gartnarfag. Skulen har veksthus, planteskule, frukthage, park og idrettsanlegg. I tillegg har skulen ein stor verkstad og ein anleggsgartnarhall der elevane kan ha praktiske øvingar heile året. Ei avdeling ved skulen er Hjeltnes kompetansesenter som har ansvar for kurs- og oppdragsverksemd, vaksenopplæring og fagskuletilbodet arborist Voss jordbruksskule Voss jordbruksskule vil frå hausten 2016 bli slått saman med Voss vidaregåande skule til Nye Voss vidaregåande skule. Skulen vil tilby bygg- og anleggsteknikk, elektrofag, naturbruk, restaurant- og matfag, teknikk- og industriell produksjon og opplæring i tilrettelagte grupper. Naturbruk har tre studietilbod på første året: landbruk, hest og villmark. På andre året (vg2) kan elevane velje mellom villmarksliv, hesteog hovslagarfag, og landbruk og gartnarnæring. Det siste året (vg3) kan elevane velje landbruk eller naturbruk på nye Voss vidaregåande skule

62 4. Organisering, ressursar og system 4.1 Problemstillingar Er organiseringa av innkjøp ved skulane føremålstenleg? Under dette: Er det tydelege fullmakter for kven som har ansvar for innkjøp? Er det tilstrekkelege ressursar knytt til innkjøp i høve til omfanget og kompleksiteten av innkjøpa? Er det føremålstenlege rutinar på innkjøpsområdet? Under dette: Er det utarbeidd tilstrekkeleg med rutinar og retningslinjer for gjennomføring av innkjøp ved skulane? I kva grad er det etablert internkontroll for å avdekke og følgje opp brot på rutinar og regelverk? Har tilsette som er involvert i innkjøp naudsynt kompetanse, og i kva grad er det etablert interne rutinar for opplæring som sikrar dette? 4.2 Revisjonskriterium I st. meld. 36 ( ) vert det understreka at organiseringa av innkjøpsfunksjonen er viktig. At innkjøpsfunksjonen er organisert på ein god måte er ein føresetnad for at innkjøp kan gjennomførast korrekt og effektivt. Det at ein innkjøpsfunksjon er organisert føremålstenleg, inneber at det er gode system og rutinar for å sikre at ein følgjer regelverket og dekkjer dei behova verksemda har, at det er tilstrekkeleg med ressursar til å drive innkjøpsarbeidet og at dei som er involvert i innkjøp har tilstrekkeleg kompetanse. Planlegging, behovsdefinering, kontroll og evaluering av innkjøp er avgjerande for at innkjøp skal kunne gjennomførast lovleg, dekkje behova til verksemda på ein best mogleg måte og gje eit betre grunnlag ved seinare innkjøp. Føremålstenlege rutinar for innkjøp og internkontroll I Det gode innkjøp (st.meld. 36) vert internkontroll peikt på som eit viktig verkemiddel for å skjerpe etterlevinga av regelverket om offentlege innkjøp, forvalte ressursar på ein god måte og for å førebyggje korrupsjon og mislegheiter ved offentlege innkjøp. Eit grunnleggjande krav som gjeld all internkontroll i den fylkeskommunale verksemda, inkludert innkjøpsarbeidet, er kravet som er formulert i kommunelova 20 nr. 2: «Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll». For å oppnå ein «betryggande kontroll» knytt til innkjøpsområdet er det anbefalt av KS å fastsetje innkjøpsstrategi og innkjøpsrutinar. 4 Kompetanse og opplæring For å gjennomføre offentlege innkjøp på ein riktig og føremålstenleg måte er det naudsynt med tilstrekkeleg kompetanse hos dei som har ansvar for innkjøp. 5 Dette kan omfatte tilsette frå ulike delar av organisasjonen, fordi det i dei ulike fasane av innkjøpsprosessen vil vere aktivitetar som krev at ressursar frå ulike delar av verksemda er involvert. 4 Sjå «Rådmannens internkontroll. Hvordan få orden i eget hus.» KS St. meld. 36 ( ). Det gode innkjøp

63 I Det gode innkjøp (st.meld. 36) vert det understreka at offentlege verksemder må ha tilstrekkeleg bestillarkompetanse til å kunne definere kva ein har behov for å kjøpe inn og for å vurdere kva for innkjøpsmetode som er mest føremålstenleg. Dette inneber òg kunnskap om innkjøpsfaget, leverandørmarknad og regelverket om offentlege innkjøp. 4.3 Datagrunnlag Organisering Roller og ansvar Det går fram av innkjøpshandboka til Hordaland fylkeskommune at fylkeskommunen har lagt til rette for lokal gjennomføring av innkjøpsaktivitetane i samsvar med sentral styring og tilrettelegging. Hovudprinsippa i Innkjøpshandboka er omtalt i vedlegg 2. Ansvarstilhøva knytt til innkjøp er omtalt i styringsdokumentet «Innkjøpsfunksjonen i HFK: Ansvar stab linje. Innkjøpsansvar, roller og oppgåver». innkjøpssjefen i fylkeskommunen er mellom anna ansvarleg for å utarbeide og vedlikehalde styrings-, gjennomførings- og kontrolldokument for bruk ved innkjøp, samt leggje til rette for tilstrekkeleg internkontroll. Innkjøpsseksjonen har to einingar, ei driftseining og ei kontrakteining. Driftseininga er ansvarleg for IKTsystema, oppfølging av rammeavtaler, og å utarbeide nøkkeltal og måltal. Kontrakteininga er ansvarleg for å gjennomføre anskaffingar frå behovet for anskaffing er meldt inn til kontrakten er signert. Hordaland fylkeskommune nyttar innkjøpssystemet FINS (Felles Innkjøpssystem). I FINS ligg det tilgjengeleg ei rekkje avtalar som dei vidaregåande skulane kan nytte. Skulane skal i hovudsak gjere anskaffingar via FINS. Eigedomsavdelinga i Hordaland fylkeskommune, som har ansvar for skulebygga, er i hovudsak ansvarleg for å gjennomføre anskaffingar knytt til eventuelle endringar eller oppgradering av bygga. Det går fram av intervju at både innkjøpsseksjonen og opplæringsavdelinga blir involvert i anskaffingane når det er naudsynt og i samsvar med fastsette retningslinjer. Opplæringsavdelinga i fylkeskommunen har informert skulane om at dei kan vende seg til innkjøpsrådgjevaren når dei treng hjelp vedkommande hjelper skulane med innkjøp når dei ber om det. Det går fram av styringsdokumentet om innkjøpsfunksjonen at einingsleiar (rektor) mellom anna er ansvarleg for å organisere innkjøp i eininga på ein måte som tilfredsstiller føringar og pålegg i styringsdokumenta. Innkjøpsansvarleg i eininga (innkjøpskoordinator) er mellom anna ansvarleg for å gjennomføre aktivitetar knytt til eigen innkjøpsportefølje, bruke felles prosessar og rutinar, sørgje for naudsynt opplæring og informere medarbeidarar i samråd med einingsleiar, samt å gjennomføre årleg eigenkontroll av eininga. Sjå fleire detaljer i vedlegg 2. Kvar av skulane i undersøkinga har ein tilsett som har ansvar som innkjøpskoordinatorar for skulen. Oppgåva til innkjøpskoordinatoren avheng av størrelsen på skulen, men revisjonen får opplyst i intervju at dei mellom anna skal gjennomføre innkjøp i FINS, rådgje andre tilsette som skal gjere innkjøp i FINS, gjennomføre anskaffingar utanfor FINS og hjelpe andre tilsette som skal gjere anskaffingar utanfor FINS. Fylkeskommunen arbeider for tida med funksjonen til innkjøpskoordinator i skulen. Målet er at rolla i større grad skal bli forankra i leiinga på skulen. Det varierer frå område til område om det er innkjøpsseksjonen, ei anna sentral eining i fylkeskommunen eller skulen som har ansvar for å følge opp kontraktane i etterkant av inngåing. Fullmakter Det går fram av innkjøpshandboka at ansvaret for anskaffing av varer og tenester til investering og drift, ligg hos skulane. Vidare går det fram av innkjøpshandboka at skulane har fullmakt til å gjere innkjøp opp til kr utan å involvere innkjøpsseksjonen i fylkeskommunen. Skulane skal informere innkjøpsseksjonen i god tid om planlagde innkjøp over kr og skulane og innkjøpsseksjonen vil deretter avtale korleis innkjøpet skal organiserast mellom eininga og seksjonen. Skulane har ikkje etablert fullmaktsmatriser med oversyn over kven som kan forplikte skulen gjennom innkjøp, og kva beløp tilsette (rektor, assisterande rektor, lærarar, avdelingsleiarar, innkjøpskoordinator eller merkantilt tilsette) kan gjere innkjøp innanfor

64 Det går fram at praksis knytt til kven som gjer innkjøp varierer avhengig av kva typar varer eller tenester som vert kjøpt. Til dømes har fagarbeidarar ved Stend vidaregåande skule høve til å handle inn det som er nødvendig i den daglege drifta. Fagarbeidarane handlar inn varer over disk og oppgjev ressursnummer til avdelingsleiar for gardsdrift, som får tilsendt faktura. Det går fram av intervju at fagarbeidarane kan handle inn vanleg forbruksmateriell. Dersom det er eit mindre vanleg behov som skal dekkast, skal fagarbeidarane få godkjenning av avdelingsleiar. Det er tilsvarande praksis også ved andre skular, der ein kan handle over disk og oppgje ressursnummer til ein leiar ved skulen for fakturering. Når det gjeld tilvising av betalingar, går det fram av gjennomføringsdokument for tilvising datert at delegasjon for driftsrekneskapen er delegert til rektor/leiar og medarbeidar ved skulane. Når det gjeld delegasjon av tilvisingsrett i investeringsrekneskapen vert byggeprosjekt tilvist ved eigedomsseksjonen, og utstyrskjøp er delegert til opplæringsavdelinga. Personar som har tilgang til å registrere bilag, skal ikkje ha tilvisingsrett. Vidare går det fram at det er normalt med to til tre personar ved kvar eining med tilvisingsrett. Det går fram av intervju at det er rektorane som godkjenner alle fakturaer på skulane, og at assisterande rektor godkjenner dersom rektor ikkje er tilstade og godkjenning ikkje kan vente. Praksis på skulane er også at rektorane ikkje kjøper inn noko, slik at dei har anledning til å godkjenne fakturaar Rutinar Rutinar og retningslinjer for innkjøp Hordaland fylkeskommune har etablert fleire styrande dokument for å leggje til rette for korrekt gjennomføring av innkjøp ved einingar i fylkeskommunen. Mellom anna er det utarbeidd Innkjøpshandbok, Retningslinje for innkjøp, Innkjøpsrutinar i tråd med retningslinjer og Innkjøpsfunksjonen i HFK. Desse rutinane er beskrivne nærare i vedlegg 2 til rapporten. Det går fram av intervju at innkjøpsseksjonen ikkje har fått innspel frå skulane om utfordringar med innkjøpsretningslinjene som føreligg. Innkjøpshandboka refererer til ei prosedyre for førespurnad som kan nyttast når ein skal henta inn tilbod frå minimum tre leverandørar. Innkjøpsseksjonen opplyser at det ikkje er utarbeidd ei slik prosedyre. Innkjøpshandboka gjer det klårt at dersom det er naudsynt så må lokale einingar (skulane) utarbeide eigne innkjøpsprosedyrar. Ingen av skulane har utarbeidd innkjøpsprosedyrar tilpassa eigne behov. Det går fram av intervju at skulane opplever rutinane på innkjøpsområdet som tilstrekkelege også for sin skule. Kontroll og etterprøving Fylkeskommunen, ved økonomiavdelinga, utarbeidde eit styringsdokument «Innkjøp i HFK: Mål, strategiar og nøkkeltal/måleindikatorar». Føremålet med dokumentet er «( ). Dei vedtekne måla, strategiane og nøkkeltala/måleindikatorane skal leggjast til grunn i samband med operativ organisering, gjennomføring av oppgåvene samt tilhøyrande resultatoppfølging». Det er etablert fem operative mål i samband med gjennomføring av anskaffingar: korrekt bruk og etterleving av regelverk og retningslinjer 100% bruk av IKT-basert verktøy for konkurransegjennomføring og kontraktstyring 100% bruk av IKT-basert verktøy for behovsmelding, bestilling og mottak kopla mot e-faktura 100% bruk av inngåtte avtaler (avtalelojalitet) 100% dokumentasjon, sporing og etterprøvingstilgang Basert på dei operative måla har det vidare blitt utarbeidd seks nøkkeltal/måleindikatorar: brot på regelverket bruk av IKT-basert verktøy for konkurransegjennomføring og kontraktstyring anskaffingsprotokoll f.o.m. kr bruk av IKT-basert verktøy for behovsmelding, bestilling og mottak kopla mot e-faktura bruk av inngåtte avtalar tilgjengelegheit og gjenfinning av relevant dokumentasjon 13 64

65 I oppfølgingsarbeidet ovanfor skulane har innkjøpsseksjonen i HFK etablert fleire tiltak for å følgje opp desse nøkkeltala/måleindikatorane. Til dømes kontrollerer innkjøpsseksjonen om det er ein skriftleg avtale bak alle fakturaar på over kr I intervju med innkjøpsseksjonen går det fram at dei ønskjer å senke kontrollgrensa til alle fakturaar over kr , men seksjonen har ikkje kapasitet til dette per i dag. Frå april 2016 har seksjonen bede einingane rapportere inn alle kjøp over kr ved å nytte eit skjema som innkjøpsansvarleg på opplæringsavdelinga og dei andre avdelingane sendte ut til einingar og seksjonar. I skjemaet omtalar skulane kva dei kjøper, kven dei kjøper det frå, når dei kjøper det og om det er innanfor eller utanfor rammeavtale. Slik rapportering skal gjennomførast kvart kvartal. Innkjøpsseksjonen har stilt krav om å få sendt inn anskaffingsprotokoll og kontraktar for anskaffingar mellom kr og kr , og gir tilbakemelding til einingane dersom mottatt dokumentasjon ikkje er komplett eller at det er anskaffingar einingane ikkje har sendt inn dokumentasjon på. 6 I tillegg til desse kontrollane analyserer innkjøpsseksjonen jamleg, på grunnlag av rekneskapsdata, kor stor del av skulane sine innkjøp som er gjort frå leverandørar der fylkeskommunen har inngått ein rammeavtale. Kontrollen syner kor mykje kvar skule har kjøpt for hos kvar leverandør, men ikkje kva som er kjøpt. Til dømes vil kjøp av PC frå ein leverandør der fylkeskommunen har rammeavtale om kjøp av kontorrekvisita bli registrert som kjøp innanfor avtale, og kontrollen vil ikkje fange opp avviket. Vidare nyttar innkjøpsseksjonen informasjon frå innkjøps- og økonomisystema for å finna stor del av fakturaene som er sende som e-faktura, og kor stor del av innkjøpa som er gjort gjennom FINS. Det går vidare fram av styringsdokumentet at resultat (måloppnåing/avvik) vil bli presenterte i eigne rapportar som skal leggjast til grunn for vidare oppfølging i leiinga og i linjeorganisasjonen elles. For skulane er dette løyst gjennom at resultata av nokon av analysane nemnt over blir presentert i ein samla rapport som blir sendt til skulane. Denne rapporten viser korleis kvar skule ligg an samanlikna med dei andre skulane og målsettinga til fylkeskommunen for tre måltall: andel e-faktura, andel kjøp innanfor avtale, og bruk av FINS. Ingen av skulane har etablert kontrollrutinar for å avdekke eller følgje opp brot på rutinar og regelverk i innkjøpsarbeidet Kompetanse og opplæring Kompetanse Det går fram av intervju at skulane opplever at dei tilsette som er involvert i innkjøp har naudsynt kompetanse. Revisjonen får likevel opplyst i intervju at fleire ved skulane opplever at det er krevjande å nytte innkjøpssystemet FINS, spesielt for tilsette som ikkje nyttar systemet hyppig. For jordbruksskulane er det i tillegg ein del innkjøp mellom anna knytt til gardsdrift som ikkje er dekka av avtalane i FINS (eller andre rammeavtalar). Det er etablert ein rutine der alle einingar i fylkeskommunen, inkludert skulane, i januar kvart år sender over ein innkjøpsplan for det komande året til innkjøpsansvarleg i si avdeling. Innkjøpsseksjonen samlar desse planane og det gir ein peikepinn på kor mykje bistand einingane vil trenge i løpet av året. Innkjøpsansvarleg i opplæringsavdelinga er ein kontaktperson for skulane dersom dei ønskjer bistand til gjennomføring av anskaffingar. Revisjonen får opplyst at det er stor variasjon i kor mykje skulane tek kontakt med innkjøpsansvarleg i opplæringsavdelinga, og at dei tre skulane i liten grad har tatt kontakt for bistand. Det går fram av rekneskapa til skulane at dei, noko avhengig av storleiken på skulen, i liten grad gjennomfører einskildanskaffingar over kr Alle einskildanskaffingar over kr utanfor avtale skal gjennomførast av innkjøpsseksjonen eller av skulane med støtte og bistand frå innkjøpsseksjonen (sjå under). Det går fram av intervju at det er sjeldan innkjøpsseksjonen avdekker at skular har gjennomført anskaffingar for over kr utan at innkjøpsseksjonen har vore informert. 6 I samband med verifisering av rapporten får revisjonen opplyst at Stend vidaregåande skule ikkje har motteke noko tilbakemelding frå innkjøpsseksjonen i dei tilfella skulen har gjort anskaffingar over kr og ikkje sendt inn anskaffingsprotokoll

66 Opplæring Skulane har ikkje etablert interne rutinar for opplæring i innkjøp. Opplæring for tilsette på skulane blir i hovudsak gjennomført i regi av innkjøpsseksjonen. Driftsavdelinga i innkjøpsseksjonen arrangerer kurs for innkjøpskoordinatorane/ innkjøpsansvarleg ved skulane kvart halvår. Formålet med kursa er å gje dei tilsette opplæring i retningslinjene for innkjøp under kr , samt innføring i dei ulike IKT-systema for innkjøpsarbeidet. Det føreligg ikkje ein oversikt over kven av innkjøpskoordinatorane som har delteke på kursa. Det går fram av intervju at dei innkjøpsansvarlege ved dei tre skulane i varierande grad har delteke på kurs eller samlingar dei siste åra knytt til rolla som innkjøpsansvarleg. 4.4 Vurdering Roller, ansvar, fullmakter og ressursar Revisjonen meiner at dei overordna styringsdokumenta som er utarbeidd av innkjøpsavdelinga tydeleggjer ansvar og rollar i samband med innkjøp i fylkeskommunen. Det går tydeleg fram av innkjøpshandboka at det er rektor sitt ansvar å etablere eigne retningslinjer eller prosedyrar dersom dette er naudsynt. Revisjonen opplever at det er uklart kven av dei tilsette ved skulane som har fullmakt til å gjennomføre innkjøp og for kva beløp (under kr ). Dette er i hovudsak fordi fullmaktene i liten grad er formaliserte. Revisjonen meiner difor at rektorane ved dei tre skulane som er undersøkt bør vurdere å dokumentere og tydeleggjere kva roller og ansvar dei tilsette har knytt til anskaffingsprosessen. Etter revisjonen si vurdering er det tilstrekkelege ressursar ved skulane til å gjennomføre anskaffingar i tråd med regelverket og interne fylkeskommunale retningslinjer. Rutinar og retningslinjer for innkjøp og internkontroll Det er etablert tydelege rutinar i fylkeskommunen som revisjonen vurderer bør gje tilstrekkeleg støtte til skulane i arbeidet med å gjennomføre einskildanskaffingar under kr innanfor lovverket. Revisjonen meiner likevel det er viktig at det blir utarbeidd prosedyre knytt til å hente inn tilbod frå tre leverandørar. Revisjonen meiner at dei kontrollane innkjøpsseksjonen gjennomfører av dokumentasjon på anskaffingar mellom kr og er eit viktig internkontrolltiltak. Kontrollane gjev seksjonen eit grunnlag for å vurdera kvaliteten på innkjøpsarbeidet ved skulane, og kontrollane kan dessutan avdekke eventuelle brot på reglement og regelverk. Det er positivt at resultatet av kontrollane blir formidla til skulane. Dette kan gje skulane betre kunnskap om, og auka bevisstheit om viktigheita av å etterleva krava til anskaffingar. Det er derfor viktig at skulane aktivt nyttar resultatet av nemnde kontrollar i sitt forbetringsarbeid. Etter revisjonens si vurdering kan rutinane med å registrere og rapportere måltala; andel e-faktura, andel kjøp innanfor avtale, og bruk av FINS, til skulane, vere med på å gje auka merksemd om regelverk og rutinar på innkjøpsområdet. Revisjonen vil i denne samanhengen peike på at metoden for å registrere kjøp «innanfor» eller «utanfor» avtale, ikkje gjev tilstrekkeleg grunnlag for å avgjera om skulane lojalt nyttar gjeldande avtalar. Det er difor viktig at det blir vurdert om det er mogleg å finna betre metodar for å rapportera måltalet «andel kjøp innanfor avtale». Det går fram av styringsdokumentet Innkjøpsfunksjonen i HFK at det er innkjøpsansvarleg ved skulen sitt ansvar å gjennomføre årleg eigenkontroll av eininga (skulen), samt resultatoppfølging, avvikshandtering, måling og rapportering. Det er kritikkverdig at ingen av skulane har etablert kontrollrutinar for å avdekke og følgje opp eventuelle brot på rutinar og regelverk i innkjøpsarbeidet. Revisjonen meiner at slike rutinar snarast bør klargjerast og dokumenterast. Dette kan bidra til å i større grad sikre at regelverket vert etterlevd, og at skulane får gjennomført anskaffingar med betre kvalitet og på ein kostnadseffektiv måte. Kompetanse og opplæring Det går fram av styringsdokumentet Innkjøpsfunksjonen i HFK at det er rektor sitt ansvar å organisere innkjøp i eininga på ein måte som tilfredsstillar føringar og pålegg i styringsdokumenta. Vidare går det fram at det er innkjøpsansvarleg ved skulen sitt ansvar i samråd med rektor. Etter revisjonen si vurdering har ikkje skulane følgt opp sitt lokale ansvar for å sørgje for naudsynt opplæring og informasjon til 15 66

67 medarbeidarar ved at det ikkje er etablert interne rutinar for opplæring av alle tilsette som gjennomfører innkjøp. Dette utgjer ein risiko for at lovverk og fylkeskommunale innkjøpsretningslinjer ikkje blir etterlevd. Basert på stikkprøvegjennomgangen av anskaffingar som revisjonen har gjennomført (sjå kap. 5) er det etter revisjonen si meining avdekka feil som indikerer at dei som har vore involvert i kjøpa ved skulane ikkje alltid har tilstrekkeleg kompetanse til å sikre etterleving av regelverk og retningslinjer for innkjøp. For å styrkja innkjøpskompetansen i alle einingane i fylkeskommunen kan det vurderast å setja minimumskrav til opplæring for alle som har fullmakt til å gjennomføra anskaffingar. Etter revisjonen si vurdering bør det vurderast om innkjøpsseksjonen i så fall bør få ansvar for å følgja opp minimumskrava til opplæring i fylkeskommunen

68 5. Regeletterleving i utvalte innkjøp 5.1 Problemstilling Vert regelverk samt interne rutinar og retningslinjer på innkjøpsområdet følgde? Under dette: Er innkjøp eller underliggande kontraktar lyst ut eller konkurranseeksponert i samsvar med krav i regelverk for offentlege innkjøp? o Er korrekt konkurranseform etter regelverket nytta? o Er korrekt kunngjering/utlysing nytta? o Er HFK sine retningslinjer for konkurranseeksponering følgde? Er ev. kjøp innanfor rammeavtalar gjennomført i tråd med avtalane og retningslinjene i HFK? Er ev. avvising av leverandørar gjort på rett grunnlag? Er tilbodsevaluering dokumentert? Er tilbodsevaluering gjennomført på ein føreseieleg måte, med likebehandling av leverandørar? Er det utarbeidd protokoll for innkjøpa, og er denne i samsvar med regelverket? 5.2 Revisjonskriterium Lov og forskrift om offentlege anskaffingar I lov om offentlige anskaffelser (LOA) 1 går det fram at: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. I omgrepet forretningsmessighet ligg det at oppdragsgjevar til ei kvar tid skal vurdere korleis han kan oppnå eit mest mogleg fordelaktig kjøp. Vidare inneheld omgrepet eit prinsipp om at ein ikkje skal ta utanforliggjande omsyn i prosessen. Kravet til forretningsmessig praksis gjeld gjennom heile prosessen, frå avgjerda om å starte ei innkjøpsprosedyre til tildeling av kontrakt. Krav til god forretningsskikk og høg forretningsetisk standard inneber at oppdragsgjevar skal opptre som ein aktsam og profesjonell innkjøpar på alle stadium av innkjøpsprosessen, innanfor ramma av regelverket om offentlege innkjøp. Sakshandsaminga skal vere sakleg, forsvarleg og ikkje vilkårleg. Dei konkrete formkrava til gjennomføring av anskaffingar varierer etter verdien på anskaffinga og kva type anskaffing det er snakk om. Dei konkrete krava går fram av forskrift om offentlege anskaffingar. Del I av forskrifta omfattar alle type anskaffingar, del II omfattar anskaffingar til ein verdi mellom ,- ekskl. mva. og EØS-terskelverdiane (per juni ,75 millionar for vare og tenestekjøp, og 44 millionar for bygge- og anleggskontraktar), mens del III omfattar kjøp over terskelverdiane. 7 Oppdragsgjever er pliktig å gjøre ei forsvarleg vurdering av verdien på innkjøpet for å bestemme om innkjøpet kommer over eller under dei aktuelle terskelverdiane (jf. forskrifta 2-3). Rammeavtalar Rettleiar om reglane til offentlege anskaffingar forklarer rammeavtalar slik: Ein rammeavtale er ein avtale som er inngått mellom éin eller fleire oppdragsgivarar og éin eller fleire leverandørar. Avtalen har til formål å fastsetje vilkåra for dei kontraktane som skal tildelast i ein gitt periode, særleg med omsyn til pris og eventuelt planlagde mengder. 8 7 Disse reglane går fram av forskrifta kapittel 2. Når det gjeld bruken av del II og III i forskrifta er det fleire unnatak og særreglar som vi ikkje vil gå nærare inn på her. 8 «Rettleiar til reglane om offentlege anskaffingar». FAD 2006, s

69 Dersom rammeavtalen er inngått i samsvar med krava i FOA, kan oppdragsgjevar gjere avrop utan å kunngjere anskaffinga. Dette vil kunne gi oppdragsgjevar større fleksibilitet og redusere arbeidsmengda i samband med anskaffinga. Rammeavtalar er regulert i Del II 6-1 og Del III Sentrale krav til avrop frå rammeavtalar er mellom anna knytt til maksimal lengd på avtaleperiodar (i hovudsak ikkje lenger enn fire år) og krav til at avrop må skje i samsvar med føresetnadene som ligg til grunn i rammeavtalen. Det går fram av Hordaland fylkeskommune sin innkjøpsrutinen: Varekjøp som vert gjentatt med jamne mellomrom skal i utgangspunktet reknast saman når ein vurderer verdien av dei. Verdien av einsarta varekjøp i ein periode på 12 månader, vil gi eit bilete av kor stor verdien av anskaffinga av slike varer er. Dette skal bli lagt til grunn ved utrekning av verdien på anskaffinga når ein skal avgjere konkurranseeksponering. Hordaland fylkeskommune sine retningslinjer for konkurranseeksponering Det går fram av både innkjøpshandboka og innkjøpsrutinen til fylkeskommunen at prinsippet om konkurranse gjeld for alle innkjøp. Om mogleg skal det hentast inn tilbod frå minimum tre leverandørar ved kjøp mellom kr og kr For kjøp mellom kr og kr skal førespurnad og tilbod skje skriftleg, medan det skal bli ført protokoll og signert kontrakt/tilbod for alle kjøp over kr Ved einskildkjøp mellom kr og kr kan tilbod hentast munnleg og på telefon, men det skal vere mogleg å dokumentere framgangsmåten og grunngjevinga for kjøpet. Alle planar om kjøp for beløp over kr utanom rammeavtale skal bli meldt til innkjøpsseksjonen før dei blir gjennomførte. Skulen og seksjonen skal avtale om skulen sjølv skal gjennomføre kjøpet, eller i kva grad seksjonen skal bli involvert. Sjå vedlegg 2 for ei nærare skildring av retningslinjene. 5.3 Datagrunnlag Konkurranseeksponering Konkurranseform I tabell 1 under, første kolonne, står H1 for første utvalte anskaffing ved Hjeltnes vidaregåande skule, V1 for første utvalte anskaffing ved Voss jordbruksskule, og S1 for første utvalte anskaffing ved Stend VGS. Tabell 1 Utvalde anskaffingar - konkurranseeksponering Inn- Innkjøpet Konkurranseform/ kjøps- nr Kontraktsverdi gjelder konkurranseeksponering H1 Planter kr Ikkje konkurranseeksponert Nei H2 Planter kr Ikkje konkurranseeksponert Nei H3 H4 Planter Diverse forbruksvarer Kr (totalt i perioden ) kr (totalt i 2013) H5 Bygg kr Ikkje konkurranseeksponert Ikkje konkurranseeksponert Skulen informerer at dei har vore orientert om prisar i marknaden gjennom kontakt med andre produsentar og grossist. Eigedomsseksjonen gjennomførte innkjøpet Protokoll Kommentar Ikkje aktuell Nei Ikkje aktuelt Førespurt tre leverandører, men det kan ikkje dokumenterast. Det er ikkje etablert ein rammeavtale med leverandøren. Avrop på rammeavtale 18 69

70 Innkjøpsnr Innkjøpet gjelder Kontraktsverdi Konkurranseform/ konkurranseeksponering Protokoll Kommentar Ikkje konkurranseeksponert H6 Tre kr Skulen informerer at det blei gjort undersøkingar i marknaden på førehand, men dei blei ikkje dokumentert. Nei V1 Kjøp av minibuss kr Ikkje konkurranseeksponert Nei V2 Gravearbeid kr Ikkje konkurranseeksponert Nei V3 Elevopphald i utlandet V4 Bygg kr V5 V6 V7 Fór og diverse forbruksvarer Undervisningsmateriell Høy og diverse forbruksvarer V8 Kjøp av drivstoff V9 V10 Elevopphald i utlandet Hogst av eit skogsfelt kr Ikkje konkurranseeksponert Nei kr (totalt i perioden ) kr (totalt i 2012) kr (totalt i 2013) Kr (totalt i 2011) Eigedomsseksjonen gjennomførte innkjøpet. Ikkje konkurranseeksponert Avrop på rammeavtale Ikkje konkurranseeksponert Fins ingen dokumentasjon Ikkje konkurranseeksponert Fins ingen dokumentasjon Ikkje aktuelt Nei Ikkje aktuelt Nei Nei kr Ikkje konkurranseeksponert Nei kr Ikkje konkurranseeksponert Nei Avrop på rammeavtale Det er ikkje etablert ein rammeavtale med leverandøren. Det er ikkje etablert ein rammeavtale med leverandøren. Det er ikkje etablert ein rammeavtale med leverandøren. S1 S2 Minibuss Asfaltering kr kr for ombygging for rullestoler kr Ikkje konkurranseeksponert Skulen informerer at anskaffinga er gjort basert på ein anskaffingsprosess eit år tidlegare. Konkurranseeksponert Ja Ja S3 Maskin kr Ikkje konkurranseeksponert Skulen informerer at kjøpet ikkje blei konkurranseutsett. Nei S4 Stallinnreiing kr Konkurranseeksponert Nei S5 S6 Utstyr til treningsrom Tak over skrittemaskin kr Konkurranseeksponert Ja kr Ikkje konkurranseeksponert Skulen informerer at taket er eit byggesett tilpassa skrittemaskina skulen hadde frå før. S7 Elektro kr Avrop på rammeavtale S8 Maling av verkstad og fjøs kr Eigedomsavdelinga gjennomførte innkjøpet S9 Bygg kr Avrop på rammeavtale S10 S11 Skifte tak på eit hus Kjøp av finsnittar kr kr Avrop på rammeavtale Konkurranseeksponert Ja Ikkje aktuelt Ikkje aktuelt Ikkje aktuelt Ikkje aktuelt Ja men den er ikkje signert S12 Sykkelskur kr Ikkje konkurranseeksponert Nei S13 Kraftfôr, diverse forbruksmateriell og service kr (totalt i perioden ) Ikkje konkurranseeksponert Nei Det er ikkje etablert ein rammeavtale med leverandøren

71 Innkjøpsnr S14 S15 S16 S17 S18 Innkjøpet gjelder Strø, veksttorv og anna Kjøp for vidaresal i gardsbutikk Kjøp for vidaresal i gardsbutikk Service, m.m. Kjøp for vidaresal i gardsbutikk Kontraktsverdi Konkurranseform/ konkurranseeksponering Kr (totalt i 2015) Ikkje konkurranseeksponert Nei Kr (totalt i 2014) Ikkje konkurranseeksponert Protokoll Kommentar Nei Kr (totalt i 2013) Ikkje konkurranseeksponert Nei Kr (totalt i 2015) Ikkje konkurranseeksponert Nei Kr (totalt i 2014) Ikkje konkurranseeksponert Nei Det er ikkje etablert ein rammeavtale med leverandøren. Det er ikkje etablert ein rammeavtale med leverandøren. Det er ikkje etablert ein rammeavtale med leverandøren. Det er ikkje etablert ein rammeavtale med leverandøren. Det er ikkje etablert ein rammeavtale med leverandøren. Kunngjering/utlysing Av dei innkjøpa som skulane sjølv har stått for, er det ingen som har blitt utlyst/kunngjort. I hovudsak er innkjøpa av ein verdi på mellom kr og kr Det er ei enkeltanskaffing som er over : S1. Det går fram av anskaffingsprotokollen at anskaffing S1 i tabell 1 består av ein minibuss til kr og ein tilleggskostnad for å tilpasse minibussen til rullestolbruk på kr Det er tre av dei utvalde anskaffingane (H4, V5 og S13) som omhandlar innkjøp frå leverandør per år, eller samla i ein periode over fleire år. I tabell 2 under går det fram kor mykje som er registrert frå leverandør H4 på art.nr plantemateriell per år, og kor mykje som er registrert betalt til leverandør H4 totalt per år. For leverandør V5 og S13 (det er same leverandør for innkjøp til begge skulane) gjeld det kjøp av kraftfôr. Tabellen syner innkjøp per år frå éin leverandør registrert på art.nr i rekneskapet, og totalt kjøp frå leverandøren per år. Tabell 2 Fordeling innkjøpsbeløp per år, totalt og på eit art nr Sum H4 Plantemateriale (art nr ) X H4 Totalt X V5 Kraftfôr (art nr ) X V5 Totalt X S13 Kraftfôr (art nr ) X S13 Totalt X Stend VGS inngjekk hausten 2014 avtalar om bygging av to nye kraftfôrsiloar med leverandør S13. Føresetnaden i avtalane var at leverandøren skulle dekkje delar av kostnadene til bygging av siloane mot at skulen forplikta seg til å kjøpe kraftfôr frå leverandøren i ti år. Stend skulle også få rabatt ved innkjøp av kraftfôr. Rekninga for siloane (kr ,-) vart fakturert i desember 2014, pluss monteringskostnader. Like etter vart skulen kredittert mva frå leverandøren. Avtalane vart underskrivne etter at betalinga var gjennomført (januar 2015). Det går fram av intervju at dette er ein avtale som er på linje med den leverandøren gjev til andre gardbrukarar som nyttar leverandøren. Etter avtalen var inngått har innkjøpsseksjonen påpeikt at dette truleg ikkje var i samsvar med regelverket. Skulen opplyser at dei kan tre ut av avtalen mot å betale eit restbeløp til leverandøren, men at dei på tidspunktet for intervjuet ikkje hadde gått ut av avtalen. Avdelingsleiar ved Stend har vore i fleire arbeidsmøte med innkjøpsseksjonen for å utarbeide konkurransegrunnlag for ny kraftfôravtale som skal lysast ut på Doffin. Etterleving av fylkeskommunale retningslinjer for konkurranseeksponering Det går fram av gjennomgangen at dei tre skulane i liten grad har dokumentert vurdering av anskaffingar over kr Det går fram av intervju at skulane er kjend med dette kravet, og at dei skal grunngjeva alle kjøp mellom kr og kr , men at det ikkje alltid vert gjort i praksis. Det går vidare fram at dei også er medvitne om at det skal hentast inn tilbod frå tre ulike leverandørar, og at dei prøver å etterleve 20 71

72 det. Det har likevel ikkje blitt henta inn tilbod frå fleire leverandørar ved alle kjøp revisjonen har gått gjennom, og i dei tilfella det har vore tilbodsførespurnader, kan ikkje alle tilbodsførespurnader og mottatte tilbod dokumenterast skriftleg. Det er ikkje faste rutinar på skulane for å kontrollere at krav til skriftleg dokumentasjon ved alle kjøp over kr blir følgt Rammeavtaler Det går fram av intervju at skulane ikkje har inngått eigne rammeavtaler, med unnatak av Stend VGS sin avtale med ein leverandør om kjøp av kraftfôrsilo og kraftfôr (leverandør S13, sjå over). Skulane nyttar fylkeskommunen sine rammeavtaler. I den kontrollerte stikkprøven var anskaffingane H5, V4, V6, S7, S9 og S10 avrop på rammeavtale. Eigedomsavdelinga gjennomførte avrop H5, V4 og S9. Difor har ikkje revisjonen undersøkt desse nærare. Tabell 3 - Rammeavtaler Inn- V6 Innkjøpet gjeld Fakturabeløp Bestilling Kommentar kjøps- nr Undervisningsmateriell kr (totalt i 2012) S7 Elektro kr S10 Skifte tak på eit hus kr Anskaffingane er gjennomført i FINS E-post utveksling med leverandør E-post utveksling med leverandør Det går ikkje fram timeprisar eller delprisar i tilbodet frå leverandør Anskaffinga V6 er gjort gjennom FINS. Anskaffingane S7 og S10 er gjort frå rammeavtalar som eigedomsavdelinga har inngått. Etter det revisjonen kjenner til, finst det ikkje konkrete retningslinjer for bestilling frå avtalane, og heller ikkje for kva dokumentasjon som er kravd. I gjennomgangen kjem det fram at anskaffinga frå leverandør S7 er dokumentert gjennom eit tilbod frå leverandøren som spesifiserer timeprisar og delprisar som er i samsvar med rammeavtalen med leverandøren. For anskaffinga frå S10 er det ikkje gjeve tilsvarande dokumentasjon. Denne er berre dokumentert gjennom samla pris for arbeidet, og det går ikkje fram kva timeprisar som er nytta. Revisjonen har difor ikkje hatt moglegheit for å kontrollere i kva grad tilbodet og anskaffinga er i samsvar med vilkår i avtalen Tilbodsevaluering Avvising av leverandørar Av dei anskaffingane i utvalet som var konkurranseeksponerte, blei ingen leverandørar avvist. Dokumentering og gjennomføring av tilbodsevaluering I stikkprøvegjennomgangen var det planlagt å kontrollere tilbodsevalueringa for seks av dei 34 innkjøpa. 9 Som det går fram av tabell 1, er det berre innkjøp frå ein av desse seks leverandørene (S5 i oversikta) som ikkje er avrop på rammeavtale, samt har blitt konkurranseeksponert. Verdien på dette kjøpet var under ,-, og har vorte gjennomført utan utlysing (i samsvar med reglane i FOA, del 1. Det går fram av dokumentasjonen at tre leverandørar vart spurde, og at skulen gjorde ei vurdering basert på pris og kvalitet Protokoll Revisjonen har undersøkt i kva grad det er ført anskaffingsprotokoll for dei 34 utvalte anskaffingane. Ein av dei 34 anskaffingane har ein verdi under og er difor ikkje omfatta av kravet om anskaffingsprotokoll. Sju av anskaffingane blei anten gjennomført av Hordaland fylkeskommune sentralt, ikkje skulen, eller er avrop på rammeavtale inngått av fylkeskommunen sentralt. Dermed er det 26 av anskaffingane i utvalet som er aktuelle å undersøke for protokoll. Som det går fram av tabell 1 ligg det berre føre protokoll for fem av anskaffingane. 9 Innkjøp H5, H6, V9, V10, S5 og S

73 5.4 Vurdering Stikkprøvegjennomgangen syner fleire brot på regelverk og retningslinjer i dei utvalde anskaffingane. Konkurranseeksponering 22 av 34 anskaffingar er ikkje konkurranseeksponert i samsvar med krav i regelverk eller retningslinjer. Det er eit klårt krav i lov og forskrift at innkjøp skal baserast på konkurranse (jf. 1 og 5 i LOA og 3-1 i FOA). Retningslinjene til fylkeskommunen inneheld eit tydeleg krav til å dokumentere at det vert innhenta tilbod, noko som ikkje er gjort for dei 22 anskaffingane. Det er eit av enkeltkjøpa (S1), i tillegg til dei tre samla innkjøpa (H4, V5 og S13), som er av ein verdi over ,-. Revisjonen vurderer at desse fire kjøpa er å rekne som ulovlege direkte anskaffingar etter definisjonen i FOA 4-1 q). Dette er anskaffingar der skulen i strid med reglane i kapittel 9 i forskrifta ikkje har kunngjort anskaffinga i Doffin. Rammeavtalar Av dei tre rammeavtalane revisjonen har undersøkt avrop frå, går det fram at det eine (S10) ikkje har tilstrekkeleg dokumentasjon til at revisjonen kan vurdere om anskaffinga er i samsvar med vilkår i avtalen. Det er etter revisjonen si vurdering uheldig at det ikkje er utarbeidd retningslinjer eller skjema som kan nyttast ved avrop frå rammeavtalar som gjer det mogleg for dei som gjennomfører innkjøpet, å ha sikkerheit for at kjøpet er i samsvar med avtalen. Det burde etter revisjonen si vurdering vore inngått rammeavtalar knytt til dei varegruppene som er kjøpt inn frå leverandørar i stikkprøvane H4, V5 og S13. I stikkprøven S13 er det inngått ein avtale om kjøp av kraftfôr som ikkje er lyst ut, noko som ikkje er i samsvar med krav i regelverket. Men revisjonen vil påpeike at innkjøpet er av eit slikt omfang at det er ulovleg, uavhengig av om avtalen var inngått eller ikkje. Tilbodsevaluering og avvising av leverandørar Då det ikkje er blitt gjennomført konkurransar etter reglane i FOA del II eller III, og det ikkje har blitt avvist leverandørar i utvalet, har ikkje revisjonen grunnlag for å vurdere desse underproblemstillingane, utover å stadfeste at det i den eine anskaffinga som vart plukka ut for gjennomgang ikkje vart avdekka vesentlege avvik frå dei generelle krava i del I i FOA. Protokollering Gjennomgangen syner at det manglar anskaffingsprotokoll for svært mange av innkjøpa. Anskaffingsprotokoll er eit krav både i fylkeskommunen sine retningslinjer og 3-2 i FOA. Revisjonen meiner det er svært lite tilfredsstillande at skulane ikkje etterlever kravet til protokoll. Gjennom protokollar har ein moglegheit til å dokumentere innkomne tilbod, evalueringar og skjønnsmessige vurderingar i anskaffingane. 21 av dei 25 innkjøpa som etter regelverket skulle hatt protokoll manglar dette. Mangelen på protokollar, og manglande dokumentasjon av eventuell konkurranseeksponering og tilbodsinnhenting, er slik revisjonen vurderer det også eit brot på kravet om tilstrekkeleg etterprøvingstilgong for anskaffingar i LOA

74 6. Forretningsdrift 6.1 Problemstillingar Er forretningsdrift ved skulane i tråd med gjeldande lover og reglar? Under dette: Er det klåre retningslinjer knytt til innkjøp og produksjon av varer for sal/vidaresal, og for prising av varer? Er det klåre retningslinjer knytt til utleige (av utstyr, stallplassar og i samband med arrangement)? Er det klåre retningslinjer knytt til sal og avhending av utstyr og verktøy? Er det tilstrekkelege retningslinjer for dokumentasjon og kontroll av kontantsal? Er det retningslinjer som sikrar korrekt og fullstendig rekneskapsregistrering av inntekter og utgifter i samband med varesal og utleige? 6.2 Revisjonskriterium Bokføringslov- og forskrift Bokføringslova stiller krav til spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av rekneskapsopplysningar. Dette omfattar mellom anna krav om at rekneskapssystemet skal vere oversiktleg, og at bokføringa skal sikre fullstendigheit, realitet, nøyaktighet, ajourhald, dokumentasjon, sporbarheit, oppbevaring og sikring av rekneskapsdokumentasjonen ( 4). I 6, første ledd, i lova går det fram: Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjonen via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. I bokføringsforskrifta går det fram at det er eit krav til å bruke kassaapparat eller tilsvarande system for registrering av kontantsal 10 : Bokføringspliktige skal registrere kontantsalg fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system og dokumentere kontantsalget ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport, med mindre annet er bestemt i denne forskrift. Beløp som registreres på kassaapparatet skal være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart. Det er unntak for kravet til eit slikt system dersom salet gjeld ambulerande eler sporadisk kontantsal som ikkje overstig tre gongar grunnbeløpet i folketrygda i løpet av eit rekneskapsår. Ein skal då dokumentere kontantsal «fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag eller ved oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter» ( 5-4-1). Når ein brukar kassaapparat, terminalar og tilsvarande system, skal ein i følgje ta daglege oppgjer med summeringsstrimlar eller rapportar over opplysningar som er registrerte på systemet. Internkontroll Det generelle internkontrollkravet som går fram av 23 nr. 2 i kommunelova, om at kommunen skal drivast i samsvar med lover, forskrifter og overordna instruksar, gjeld også i tilknyting til den generelle forretningsdrifta ved skulane. I COSO, som er eit anerkjent rammeverk for internkontroll, går det fram at målretta og kostnadseffektiv drift er eit sentralt mål for arbeidet med internkontroll. For å oppnå dette må organisasjonen innføre kontrollaktivitetar (etablert gjennom retningslinjer og prosedyrar), som bidrar til at 10 «kontantsal» viser i denne samanhengen til «salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering» (forskrifta 5-3-1), slik som ved bruk av kontantar, bankkort eller kredittkort

75 risiko for manglande måloppnåing blir redusert. Slike kontrollaktivitetar omfattar tiltak på ulike trinn av forretningsprosessane, og gjeld m.a. godkjenningar, verifikasjonar, avstemmingar og analysar. 6.3 Datagrunnlag Forretningsdrift Forretningsdrifta ved dei tre vidaregåande skulane omfattar: Produksjon og sal av matvarer (alle skular) Produksjon, foredling og sal av planter, blomar og tre (Stend og Hjeltnes) Innkjøp og vidaresal av varer i gardsbutikk (Stend) Tenester levert på times-/oppdragsbasis (alle skular) Utleige av lokalar og eigedeler (alle skular) Produksjon av varer for sal Skulane har tilsette produksjonsarbeidarar som har som hovudoppgåve å arbeide med produksjon og tilsyn på garden, og som i tillegg støttar lærarane når dei har med elevar for praktisk opplæring på garden. Elevane deltar i produksjonen i samband med praktisk opplæring på studielinjene ved skulane. Det kjem fram i intervjua at opplæringsavdelinga i liten grad har gjeve føringar for kor omfattande produksjonen av matvarer og planter bør vere, og korleis produksjonen bør seljast. Skulane informerer revisjonen at deira mål med produksjon er at den skal vere tilstrekkeleg for å ivareta læringsmåla for dei enkelte faga. Infrastrukturen på skulane og kor store produksjonsressursar ein har tilgjengeleg, set naturlege grenser for størrelsen på produksjonen av varer for sal. Skulane arbeider med å skalere produksjonen basert på denne kapasiteten og for å nå læringsmåla for elevane. Dette fører til at produksjonen i nokre tilfelle kan vere større enn strengt naudsynt for læringsmåla, men skulane meiner likevel dette er ein lønsam bruk av ressursar ved skulen. Ved Voss og Stend går mesteparten av produksjonen gjennom samvirkeordningane (Nortura og TINE). Dette salet skjer på same vilkår som til andre gardbrukarar som er tilknytt samvirka. Ein mindre del av produksjonen vert nytta i kantina ved skulane, medan noko vert selt direkte til forbrukar gjennom kantine eller gardsbutikk. Ved Hjeltnes går mesteparten av salet av planter anten direkte frå hagesenteret, eller på bestilling frå skogeigarar i samband med utplanting av tre. Innkjøp av varer for vidaresal Ved Stend vert det kjøpt inn varer for vidaresal i gardsbutikken. Det er ikkje utarbeidd skriftlige retningslinjer for innkjøp av slike varer. Fylkesadministrasjonen har heller ikkje utarbeidd nokre retningslinjer for dette, og har ikkje stilt krav til skulane om å ha slike retningslinjer. Det er leiarane ved gardsbutikken som over tid har etablert og vidareutvikla praksisen for innkjøp og produksjon av varer for sali gardsbutikken. I samband med at skulen skal starte med service- og samferdselslinje, diskuterer opplæringsavdelinga og skulen mellom anna omfanget og utvalet i gardsbutikken, for å sikre at dette tilfredsstiller behovet i samband med praktiske øvingar for elevane ved linjene. Prising av varer og tenester Ingen av skulane har utarbeidd skriftlege retningslinjer for prising av varer eller tenester. Hordaland fylkeskommune har heller ikkje utarbeidd retningslinjer for dette, og opplæringsavdelinga har ikkje stilt krav til skulane om å ha slike retningslinjer. Ved gardsbutikken på Stend er det ein etablert praksis for prising av varer. Denne baserer seg på kalkyler som blei utarbeidd av førre sjef for gardsbutikken. Kalkylane blir ikkje jamleg revidert eller kvalitetssikra av avdelingsleiar eller rektor. Det går fram av intervju at butikksjef i gardsbutikken styrer alt knytt til innkjøp og prising av varene i gardsbutikken. Ved hagesenteret på Hjeltnes er det vanleg å basere prisane på prisen i andre hagesenter, og ofte leggje prisen noko lågare fordi ein ikkje kan vente same kvalitet på arbeidet når elevar har utført det (i motsetnad til profesjonelle)

76 Skulane sel også tenester, til dømes hogst og utdrift av skog, transport av tømmer, kurs og verkstadarbeid. I nokre tilfelle blir tenestene utført av tilsette med ledig kapasitet. Andre gonger tar skulen oppdrag for å gje elevar praktisk opplæring. Pris for tenester utført av tilsette blir i hovudsak basert på konkurrerande prisar i den lokale marknaden. Når eit oppdrag er eit ledd i praksisopplæring av elevar er det ikkje uvanleg at prisen er lågare enn marknadsprisen, men høg nok til at skulen ikkje har kostnader med å gjennomføre oppdraget. Til dømes betalar oppdragsgjevar materialkost og ev. transport, og får arbeidstimane gratis. Utleige Alle skulane driv i nokon grad med utleige, til dømes av internatplassar, stallplassar, verktøy, maskiner og jordområde. Opplæringsavdelinga har utarbeidd eit reglement med satsar for utleige av gymnastikksal og rom på skulane. Reglementet inneheld ikkje retningslinjer for utleige av utstyr, verken når det gjeld prisar eller i kva grad skulen kan leige ut utstyr. Dei tre jordbruksskulane har ikkje utarbeidd retningslinjer for utleige og det er ulik praksis for utleige på skulane. Det blir opplyst at leigepris i hovudsak blir fastsett basert på marknadspris, eller etter ei konkret vurdering der rektor ved skulane er involvert Skulane nyttar i liten grad skriftlege avtaler ved utleige av maskiner og verktøy, men ved utleige av internatplassar og stallplass blir det skrive leigeavtale. Skulane nyttar faktura som grunnlag for betaling ved utleige. Utlån og avhending av utstyr og verktøy Ingen av skulane har interne retningslinjer for registrering av eigedelar og det er heller ikkje utarbeidd oversikter over eigedeler som til dømes handverktøy, større utstyr og maskinar ved skulane. Skulane har ikkje utarbeidd skriftlege retningslinjer for utlån av utstyr og i intervju kjem det fram at det er noko ulik oppfatning av kva retningslinjer og praksis som gjeld knytt til utlån. Skulane informerer revisjonen at dei for nokre år sidan fekk instruks frå opplæringsavdelinga om at det ikkje er tillate for tilsette å låne skulen sine verktøy eller maskiner, eller å nytte skulen sitt verktøy eller maskiner til privat bruk på skulen sitt område. Opplæringsavdelinga gjev i intervju uttrykk for at det ikkje er utabreidd skriftlege retningslinje for dette. Dei presiserer at det nokon gonger kan vere naudsynt for ein lærar å ta utstyr med heim i samband med førebuing til undervisning. Det går fram av intervju at det ved alle skulane er etablert ein praksis med å låna ut eller stilla til disposisjon utstyr til tilsette og utanforståande i ulike samanhengar. Døme på ordningar som blir praktisert er at: Verkstad vert nytta på fritida til å skifte dekk eller utføre reparasjon på eiga bil. Ungdomsbedrifter låne utstyr kostnadsfritt eller leige til svært låge prisar Ein nabo låne ein driftsbygning vederlagsfritt (og utan kontrakt). Fastmonterte maskiner (som eplepresse) kan bli nytta privat. Opplæringsavdelinga har utarbeidd ein rutine for sal av utstyr. Hovudregelen er at alt utstyr som framleis kan bli nytta skal bli tatt vare på. Det går fram av rutinen at det skal vere opne prosessar slik at det ikkje er tvil om at salsprisen er i samsvar med det marknaden er villig til å betale. Som hovudregel skal salet gjennomførast i form av bodrundar. Dette kan vere etter annonse på Internett (FINN.no), eller etter ei lokal annonsering av salet der interesserte kjøparar har vore på synfaring. Betaling skal skje via bankterminal eller faktura. Rektorane er ansvarleg for at rutinen vert følgd, og at det skal vera eins praksis på korleis skulane handterer sal av fylkeskommunale eigedelar til eksterne aktørar. Det går fram av intervju at rutinen for sal av utstyr er meint som ein rettleiar til skulane og at rutinen vert distribuert på førespurnad frå skulane. Vidare kjem det fram i intervju at skulane ikkje kjenner til opplæringsavdelinga si rutine for sal av utstyr og inventar. Skulane har ikkje etablert eigne retningslinjer for sal av utstyr og verktøy og praksis har variert ved alle skulane avhengig av kva og kor mykje som skal seljast. Skulane sel utstyr til tilsette på intranettet, til 25 76

77 eksterne via FINN.no, gjennom marknadsdagar eller «loppemarknad» og direkte basert på førespurnad frå interesserte kjøparar. Det går fram av intervju at det i hovudsak er avdelingsleiarane eller rektor, som avgjer om utstyr skal seljast og som står for salet. Denne avgjerda er mellom anna basert på verdien på utstyret, forventa etterspurnad i marknaden og eventuelle krav frå leverandøren av utstyret. Fylkesadministrasjonen har ikkje utarbeidd retningslinjer for kassering av utstyr og verktøy og skulane har heller ikkje utarbeidd slike retningslinjer. Det er likevel ein etablert praksis ved skulane der ikkjekostbart verktøy som er øydelagt i hovudsak blir kassert av den tilsette som oppdagar feilen, medan handsaming av meir kostbart verktøy og utstyr som blir øydelagt blir tatt opp med, og vurdert av avdelingsleiar og/eller rektor Økonomisk internkontroll og rutinar Kontantsal 11 Ingen av skulane har utarbeidd skriftlege retningslinjer for dokumentasjon, handtering og kontroll av kontantsal. Fylkeskassen har utarbeidd ei rutine for bankkonto og kontanthandtering 12. Der går det fram at eventuelle kontantkasser skal vere godkjent av fylkeskasserar og registrert i den fylkeskommunale rekneskapen. Kontante innbetalingar skal overførast til fylkeskommunen sin bankkonto og oppgjersskjema skal tilvisast og sendast til fylkeskassen. Kantineinntekter skal også overførast til fylkeskommunen sin bankkonto og kontrollerast mot dokumentasjon av salsinntekter. Oppgjersskjema skal tilvisast og sendast til fylkeskassen. Fylkeskassen har utarbeidd oppgjersskjema for kantinesal og kontantkasse som skal nyttast. Revisjonen har gått gjennom alle oppgjer frå Voss og Hjeltnes for mai For Stend gjekk revisjonen gjennom oppgjera frå gardsbutikken for april 2016 og frå kantinen for mai Dette inkluderte både kantine, kontor og eventuelle vareutsal som gardsbutikk eller hagesenter. Kontrollen synte ingen vesentlege feil i oppgjera og beløpet som blir sett inn på konto til fylkeskommunen. Dette gjeld både for bankterminal og kontantar. Alle skulane samlar kontantane i oppgjersposar og pengane blir sett direkte inn på fylkeskommunen sin bankkonto for skulen. Stend vidaregåande skule Stend har fleire utsalspunkt der det blir gjennomført kontantsal. Skulen har bankterminal i gardsbutikken, kantina og på administrasjonskontoret. Skulen tar imot kontantar i kantina, gardsbutikken og på Open dag som skulen arrangerer to gonger i året. I gardsbutikken og kantina blir kontantsal registrert på kasseapparat og kunden får kvittering. Kasseapparatet på gardsbutikken nyttar strekkodar for registrering av varer. Talet på koder har auka dei siste åra, noko som har mogleggjort meir nøyaktig registrering. Også i kantina blir salet registrert fleire koder/varegrupper. På Open dag blir det berre teke i mot kontantar, men skulen nyttar billettblokkar i kontantkassene for å registrere kor mange billetter som blir selt til høvesvis vaksne og born. Skulen informerer at dette gje dei ei viss kontroll med kor mykje peng det skal vere i kvar kontantkasse. I kantina og gardsbutikken blir det tatt oppgjer kvar dag og merkantilt tilsette ved kontoret kontrollerer dagleg at oppgjeret stemmer. Det samla rekneskapsførte salet på kontoartar for sal av livdyr og slakt, sal av mjølk, sal frå hagebruk/gartneri, sal frå skog, sal frå jordbruk, vidaresal av varer og tenester var i 2015 på over kr 7 mill. I tillegg er rekneskapsført sal på kontoarten matservering i elevkantine på over kr 1 mill. Desse inntektene kjem både gjennom fakturaer, betalingsterminal og kontantar. Skulen nyttar faktura for større ordrar. Voss jordbruksskule Voss jordbruksskule har to utsalspunkt for kontantsal. Skulen har bankterminal i kantina og på administrasjonen på skulen. Skulen tek berre i mot kontantar i kantina. Skulen har eit kassaapparat i kantina. Varepris og varekodane «varm mat» og «kald mat» blir nytta ved registrering av sal på kassen. Det blir tatt oppgjer i kantina kvar dag og leiar for administrasjonen kontrollerer dagleg at oppgjeret stemmer. 11 Kontantsal er sal der kjøper betaler seljar ved levering ved å nytte kontantar, bankkort eller kredittkort

78 Det samla rekneskapsførte salet på ansvarsstad gardsdrift i 2015 er over kr 2,7 mill. I tillegg er det over kr rekneskapsført sal på matservering i elevkantine, og over kr på sal av matvarer på ansvarsstaden oppdragsverksemd. Desse inntektene kjem både gjennom fakturaer, betalingsterminal og kontantar. Skulen nyttar faktura for større ordrar. Hjeltnes vidaregåande skule Hjeltnes vidaregåande skule har fleire utsalspunkt der det blir gjennomført kontantsal. Skulen har ikkje kassaapparat, men har bankterminal på hagesenteret, i kantina og på ekspedisjonskontoret. Skulen tar berre i mot kontantar som betalingsmiddel på hagesenteret. Det blir nytta kvittering frå kvitteringsblokk ved kontant betaling i hagesenteret, og ved betaling med bankkort får kunden kvittering på beløpet frå bankterminalen. Det er fleire kvitteringsblokker i bruk samstundes. Det blir ikkje gjennomført kontroll med at summen av kvitteringarstemmer med kontantane i kassa. Skulen tek oppgjer på bankterminalane ein gong i månaden. Oppgjer av kontantar blir tatt med ujamne mellomrom. Det var ikkje tatt oppgjer i perioden mellom nyttår 15/16 og medio april. Det er leiar administrasjon som tar månadsoppgjera for skulen. Det samla rekneskapsførte salet på kontoartar for sal frå hagebruk/gartneri, sal av prydbusker/tre, frukt mv. er på over i Desse inntektene kjem både gjennom fakturaer, betalingsterminal og kontantar. Skulen nyttar faktura for større ordrar. Rekneskapsregistrering Fylkeskassen har utarbeidd rutinar for rekneskapsføring av inntekter og utgifter i samband med varesal mellom anna rutinen Sal av matvarer 13. Denne gjeld berre for ulike kantine- og cateringinntekter, og dekker til dømes ikkje sal av matvarer i gardsbutikk eller over faktura frå kontoret. Verken skulane eller fylkeskassen har utarbeidd retningslinjer for rekneskapsføring av inntekter og utgifter i samband med utleige. Det er etablert retningslinjer for tilvising/godkjenning av inntekter og utgifter som skal registrerast i rekneskapen. Det går fram av fylkesadministrasjonen sin oversikt over brukarar med tilvisingsrett at det er tre til fire personar ved alle jordbruksskulane som har tilvisingsrett i driftsrekneskapen. Rektor og assisterande rektor har tilvisingsrett ved alle skulane. Det er berre tilsette i fylkesadministrasjonen som har fullmakt til å tilvise utgifter og inntekter i investeringsrekneskapet, i følgje oversikt datert 24.mai Gardsdrift er ein eigen ansvarsstad i rekneskapet og det er difor er mogleg å måle resultatet av gardsdrifta. Det går fram av driftsrekneskapet til skulane at det på ansvarsstaden Gardsdrift er ført kostnader til Lønn og sosiale utgifter, Kjøp varer/tjen.egenprod, og inntekter på Salgsinntekt og Refusjoner utlegg for andre. Ingen av skulane har fører, oversikter over varer som er kjøpt inn for vidaresal og over eigenproduserte varer. Det blir heller ikkje gjennomført vareteljing ved skulane. Ein gjennomgang av budsjett og rekneskap ved dei tre skulane syner at det er manglande samsvar mellom kva kontoar det vert budsjettert på, og kva kontoar det vert ført kostnadar på. Til dømes er det ved Voss jordbruksskule på kontoane for utgifter til livdyr, kraftfor og grovfor i 2015 ikkje budsjettert med utgifter, medan rekneskapet syner utgifter på høvesvis kr , kr og kr Stend har til dømes ikkje budsjettert med kostnader til kjøp av varer for vidaresal, men det er kostnadsført kr i rekneskapen. Artskonto vidaresal av varer er for den same skulen det same året berre kr i rekneskapet og budsjettert beløp er kr 0. Dei andre inntektene for sal av varer ved dei tre skulane er budsjettert på artskonto sal av matvarer, medan inntekta i rekneskapen har blitt delt mellom sal av mjølk, sal frå hagebruk/gartneri, og sal av livdyr og slakt. 6.4 Vurdering Undersøkinga viser at omfanget av forretningsdrifta ved skulane dels er bestemt av opplærings- /undervisningsbehovet og dels av det produksjonspotensiale som ligg i infrastrukturen og dei ressursane som er tilgjengelege ved skulane. Det er i liten grad gjeve konkrete politiske eller administrative føringar

79 i fylkeskommunen om korleis forretningsdrifta ved skulane bør vera tilpassa opplærings- /undervisningsbehov og moglegheiter for økonomisk avkastning som kan koma skulen til gode. Etter revisjonen si vurdering er det behov for tydelege retningslinjer om korleis forretningsdrift ved skulane bør innrettast innanfor rammene av den vidaregåande opplæringa. Dette er viktig blant anna for å sikre at skulane utøver verksemda i samsvar med god forretningsskikk, og at offentlege midlar ikkje vert nytta til å subsidiera varer og tenester som skulane produserer. Vidare er det viktig å sikre at det er tilstrekkeleg innsyn i forretningsdrifta og at drifta skjer i samsvar med vedtak, lover og reglar. Slik revisjonen vurderer det, er ikkje retningslinjene og rekneskapsregistreringa ved skulane tydeleg og nøyaktig nok til å møte desse krava. Dette er knytt både til manglande overordna retningslinjer, manglande kontroll med registrering av kontantsal og manglande rekneskapsinformasjon til å få tilstrekkeleg oversyn over økonomien i forretningsdrifta ved skulane. Prising av varer og tenester Skulane nyttar ulike metodar/prinsipp for å fastsetja salspris for varer og tenester, og grunnlaget for prisane er, med unntak av kalkylane som blir nytta ved gardsbutikken på Stend, ikkje dokumenterte. Ulike metodar har samanheng med at det ikkje føreligg overordna retningslinjer for prising av varer og tenester i fylkeskommunen. Revisjonen meiner det vil vere ein føremon om det blir utarbeidd retningslinjer for prising av varer og tenester som sikrar ein felles praksis, at kalkylane blir dokumentert slik at det mellom anna vil vera mogleg å etterprøva i kva grad salsprisen dekkjer kostnadane. Utleige, utlån og avhending av utstyr Det er varierande praksis knytt til utleige og utlån av lokale, maskiner og utstyr ved skulane. Etter revisjonen si vurdering har dette samanheng med at det ikkje er utarbeidd tilstrekkelege retningslinjer på dette området i fylkeskommunen. Det er difor viktig at det blir gitt føringar for kva som kan leigast ut, i kva omfang og korleis utleige skal praktiserast og dokumenterast. Skulane nyttar i liten grad skriftlege avtaler ved utleige av maskiner og verktøy. Revisjonen vurderer at dette ikkje sikrar tilfredsstillande kontroll med denne type utleige, og meiner at skulane snarast må syta for at alle utleigeforhold blir formalisert. Ved alle skulane er etablert ein praksis med å låna ut eller stilla utstyr til disposisjon for tilsette i ulike samanhengar. Dette er etter revisjonen si vurdering ikkje i samsvar med munnleg instruks frå opplæringsavdelinga om at det ikkje er tillate for tilsette å låne skulen sine verktøy eller maskiner, eller å nytte skulen sitt verktøy eller maskiner til privat bruk på skulen sitt område. Den munnlege instruksen har gjeve grunnlag for ulike oppfatningar om korleis utlån av utstyr skal praktiserast. Det er difor viktig at instruksen blir formalisert, og at utleige/utlånspraksisen ved skulane blir tilpassa instruksen. Revisjonen vil i denne samanheng peika på at ingen av skulane har interne retningslinjer for registrering av eigedelar og at dei heller ikkje har utarbeidd oversikter over eigedeler som til dømes handverktøy, større utstyr og maskinar ved skulane. Etter revisjonen si vurdering er det viktig at den enkelte skule har tilstrekkeleg oversikt over utstyr og materiell, mellom anna for bidra til god forvaltning og å hindre svinn og misbruk av eigedelar. Fylkeskommunen har ikkje utarbeidd rutinar knytt til kassering av utstyr og verktøy. Etter revisjonens vurdering er det viktig at slike rutinar blir utarbeidd. Samstundes er revisjonen av den oppfatning at skulane har etablert ein praksis som synes forsvarleg, men at det er nødvendig at skulane dokumenterer praksisen/rutinane og korleis rutinane blir etterlevd. Kontantsal Revisjonens kontroll av kontantoppgjer ved skulane avdekte ikkje avvik, noko revisjonen meiner er positivt og ein indikasjon på at det er etablert tilstrekkelege rutinar for handtering av kontantar. Revisjonen meiner likevel at det bør utarbeidast skriftlege retningslinjer for dokumentasjon og kontroll av kontantsal som bør gjelda for alle skulane. Dette vil sikra at kontantsal blir gjennomført i samsvar med gjeldande regelverk, og at kontantar blir kontrollert og dokumentert einheitleg og målretta i fylkeskommunen. Hjeltnes vidaregåande skule har ikkje tatt i bruk kassaapparat for registrering av kontantsal og skulen utarbeider heller ikkje daglege dagsoppgjer for kontantsalet. Dette er ikkje i samsvar med krav i 28 79

80 bokføringsforskrifta om at ein må nytte kassaapparat eller tilsvarande system i samband med kontantsal og om dagsoppgjer for kasse, terminalar og liknande. Budsjett og rekneskapsregistrering Ved dei tre skulane er budsjettet for gardsdrifta fordelt på dei kontoane der kostnadane erfaringsmessig blir belasta. Revisjonen meiner at skulane i større grad bør budsjettere inntekter og utgifter på dei kontoane der inntektene og utgiftene blir rekneskapsført. Dette vil gjere det enklare for skulane å utøva ein effektiv budsjettkontroll og å gjennomføre økonomiske analyser av drifta. Revisjonen vil i denne samanheng også peike på at skulane i periodar har varelager som kan representere større verdiar, og at det difor bør gjennomførast vareteljingar minimum ein gong i året. Dette er mellom anna viktig for å ha kontroll med vareforbruket og dermed lønnsemda ved gardsdrifta. Vareteljing er også eit viktig tiltak for å identifisera eventuelt svinn og analysera årsaker til svinnet

81 7. Konklusjon og tilrådingar Innkjøpsseksjonen i Hordaland fylkeskommune har utarbeidd eit rammeverk som revisjonen i hovudsak vurderer er godt tilpassa å understøtte innkjøpsarbeidet i einingane. Det er også sett i verk fleire kontrollaktivitetar for å følgje opp og halde oversikt over dei større innkjøpa som einingane gjer sjølve. Revisjonen vil likevel påpeike at registreringa av om kjøp gjort i einingane er «innanfor» eller «utanfor» avtale ikkje gjev tilstrekkeleg grunnlag for å avgjere om skulane lojalt nyttar gjeldande avtalar. Skulane har i liten grad utarbeidd eigne rutinar knytt til innkjøp. Revisjonen vurderer at skulane ville vore tent med at ansvar og roller, spesielt knytt til bestilling og godkjenning kjøp av varer, vart meir tydeleggjort. Funn i stikkprøvegjennomgangen tyder etter revisjonen si vurdering på at ikkje alle som er involvert i anskaffingar ved skulane har tilstrekkeleg kompetanse til å sikre etterleving av regelverk og retningslinjer. Etter revisjonen si vurdering har ikkje skulane følgt opp sitt lokale ansvar for å sørgje for naudsynt opplæring og informasjon til medarbeidarar ved at det ikkje er etablert interne rutinar for opplæring av alle tilsette som gjennomfører innkjøp. Dette utgjer ein risiko for at lovverk og fylkeskommunale innkjøpsretningslinjer ikkje blir etterlevd. Stikkprøvegjennomgangen syner fleire brot på regelverk og retningslinjer. Det går fram at skulane ved eit fleirtal av anskaffingane anten ikkje har innhenta tilbod frå fleire leverandørar, eller at slik tilbodsinnhenting ikkje har vorte dokumentert. Dette er eit brot på retningslinjene til Hordaland fylkeskommune. Vidare finn revisjonen til saman fem innkjøp som er å rekne som ulovlege direkte anskaffingar etter definisjonen i forskrift om offentlege anskaffingar 4-1 q). Desse innkjøpa skulle vorte lyst ut på Doffin, men det har ikkje vorte gjort. Vidare syner gjennomgangen at det generelt sett manglar dokumentasjon knytt til anskaffingane. Det kjem mellom anna fram at det manglar anskaffingsprotokollar i 21 av dei 26 innkjøpa som etter regelverket skulle hatt det. Dette er eit brot på forskrift om offentlege anskaffingar 3-2, og slik revisjonen vurderer det heller ikkje i samsvar med kravet om tilstrekkeleg etterprøvingstilgong i lov om offentlege anskaffingar 5. Revisjonen meiner skulane burde tydeleggjort korleis innkjøpsansvarlege skal oppfylle kravet til kontroll på innkjøpsområdet. Ingen av skulane har etablert kontrollrutinar for å avdekke og følgje opp eventuelle brot på rutinar og regelverk i innkjøpsarbeidet. Slike rutinar bør klargjerast og dokumenterast. Dette kan bidra til å sikre at regelverket vert etterlevd, og at skulane får gjennomført anskaffingar med betre kvalitet og på ein kostnadseffektiv måte. Gjennomgangen syner at det i liten grad har blitt gjeve konkrete føringar frå den politiske eller administrative leiinga i Hordaland fylkeskommunen om føremål og rammer for utøving av forretningsdrift ved skulane. Etter revisjonen si vurdering er det behov for tydelege retningslinjer om korleis forretningsdrift ved skulane bør innrettast innanfor rammene av den vidaregåande opplæringa. Dette gjeld mellom anna å: - klargjere kva som skal leggjast til grunn ved prising av varer og tenester - utarbeide utfyllande retningslinjer knytt til utleige, utlån og avhending av utstyr - setje krav til dokumentasjon/oversyn over varelager, utstyr og maskiner og anna materiell - gje overordna retningslinjer for registrering, dokumentasjon og kontroll av kontantsal 30 81

82 Revisjonen vil tilrå at skulane: 1. vurderer å innføre retningslinjer knytt til kven som kan kjøpe inn varer ved skulane som omfattar: a) kven som har høve til å kjøpe inn varer og tenester til skulen, kva typar varer/tenester og beløpsgrenser b) krav til kva opplæring dei som har ansvar for innkjøp skal ha 2. syt for at pågåande ulovlege innkjøp som er påpeikt i rapporten vert avslutta og gjennomført med konkurranse i samsvar med krava i regelverket 3. snarast etablerer kontrollrutinar for å avdekke og følgje opp eventuelle brot på rutinar og regelverk i innkjøpsarbeidet 4. utarbeider oversikter over varelager og rutinar for vareteljing 5. utarbeider oversikter over maskiner og utstyr 6. utarbeider retningslinjer for dokumentasjon og kontroll av kontantsal, og sørgjer for at kontantsal blir handtert i samsvar med krav i bokføringsforskrifta 7. formaliserer alle utlån og utleige av maskiner og utstyr Revisjonen vil tilrå at fylkeskommunen sentralt (innkjøpsseksjonen og opplæringsavdelinga): 1. utarbeider prosedyre for innhenting av tilbod frå fleire leverandørar, slik det er lagt opp til i retningslinjene, som einingane kan støtte seg på i gjennomføring av mindre innkjøp 2. gjennomgår retningslinjer knytt til utlån, utleige og avhending, og sikrar at skulane vert gjort kjende med retningslinjene 3. vurderer å setja minimumskrav til opplæring for alle som har fullmakt til å gjennomføra anskaffingar, og vurderer om innkjøpsseksjonen i så fall bør få ansvar for å følgja opp minimumskrava til opplæring i fylkeskommunen 4. vurderer om det er mogleg å finna betre metodar for å innhenta meir pålitelege data for måltalet «andel kjøp innanfor avtale» Fylkesrådmannen har fått tilsendt rapporten for høyring. Uttalen er lagt ved som vedlegg 1 til denne rapporten

83 Vedlegg 1: Høyringsuttale 32 83

84 OPPLÆRINGSAVDELINGA Deloitte AS v/gunnar Husabø Postboks 6013 Postterminalen 5892 BERGEN Dato: Vår ref.: 2016/ Saksbehandlar: birhau Dykkar ref.: Høyringsuttale Innkjøp og forretningsdrift i vidaregåande skular Fylkesrådmannen har vurdert rapporten og tek tilrådingane til etterretning. Fylkesrådmannen vil syte for at det blir vurdert kva tiltak som skal setjast i verk for å følgje opp tilrådingane. Fleire av punkta som det er peika på, vil verte særskilt vurdert i samband med innføringa av nytt økonomisystem frå Det er alt sett i verk tiltak for å avslutte pågåande ulovlege innkjøp. Rune Haugsdal fylkesrådmann Svein Leidulf Heggheim fylkesdirektør opplæring Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. Hordaland fylkeskommune OPPLÆRINGSAVDELINGA Agnes Mowinckels gate 5 PB Bergen Tlf: e-post: hfk@hfk.no Org.nr. NO mva. Kontonr

85 Vedlegg 2: Revisjonskriterium Regelverket om offentlege anskaffingar Dette regelverket byggjer på ulike rettskjeldefaktorar som ein må tolke og vekte for å etablere rettsregelen som gjeld for dei respektive problemstillingane som vil bli nemnt i rapporten. Dette gjeld lov, forarbeid, forskrift, teori, domspraksis, EØS-regelverk og KOFA-avgjerder. Den aktuelle regel går ikkje alltid direkte fram av lov eller forskrift og må difor tolkast. Under presenterer vi grunnprinsippa i lov og forskrift. Det er såleis ikkje ei fullstendig liste over revisjonskriteria. Grunnprinsippa i lov om offentlige anskaffelser Lov om offentlige anskaffelser 14 og forskrift om offentlige anskaffelser 15 er relevante for varekontraktar, tenestekontraktar og bygge- og anleggskontraktar. I lov om offentlige anskaffelser 1 går det fram at: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. 16 I omgrepet «forretningsmessighet» ligg det at oppdragsgjevar til kvar tid skal vurdere korleis han kan oppnå ei mest mulig fordelaktig anskaffing. Vidare inneheld omgrepet ein standard om at ein ikkje skal kunne ta utanforliggande omsyn i prosessen. Kravet til «forretningsmessighet» gjeld gjennom heile anskaffingsprosessen, frå avgjerda om å starte ein anskaffingsprosedyre til tildeling av kontrakt 17. Sentralt er krava til konkurranse og likebehandling. Føremålsbestemminga set overordna prinsipp som ligg til grunn for utforminga av detaljreglane i forskriftene. Prinsippa som går fram av føresegna er viktige for å sikre at alle potensielle leverandørar har dei same muligheiter til å oppnå kontraktar med det offentlege, samtidig som dei skal bidra til at det offentlige føretar effektive anskaffingar og nyttar offentlege midlar på en økonomisk fornuftig måte. Føresegna må ses i samanheng med dei grunnleggjande prinsippa i lova sin 5: Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikkediskriminerende kriterier. Oppdragsgiver skal ikke a. diskriminere mellom leverandører på grunnlag av nasjonalitet, b. bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse, eller c. dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov kommer til anvendelse nr nr Siste punktum er endra ved lov 30 juni 2006 nr. 41 (i kraft 1 jan 2007 if. res. 30 juni 2006 nr. 762). Endringa inneber at føremålsbestemminga framhever at lova skal sikre at det offentlige opptrer med høg integritet i anskaffingsprosedyrar 17 NOU 1997: 21 kap. 21 Til

86 Prinsippa som går fram av paragrafen er viktige å etterleve for å sikre at alle potensielle leverandørar har same sjanse til å oppnå kontraktar med det offentlege, samtidig som dei skal bidra til at det offentlege gjennomfører effektive kjøp og nyttar offentlege midlar på ein økonomisk fornuftig måte. Bokføringslov og -forskrift I bokføringslova 4 går det fram fleire grunnleggjande krav til spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av rekneskapsopplysningar. Krava knyter seg til: Oversiktleg rekneskapssystem Fullstendigheit Realtitet Nøyaktigheit Ajourhald Dokumentasjon Sporbarheit Oppbevaring Sikring God bokføringsskikk Den bokføringspliktige skal etter 5 i lova kunne utarbeide: bokføringsspesifikasjon kontospesifikasjon kundespesifikasjon leverandørspesifikasjon spesifikasjon av uttak til eigarar, deltakarar og eiga verksemd spesifikasjon av sal til eigarar og deltakarar spesifikasjon av sal og andre ytingar til leiande tilsette spesifikasjon av meirverdiavgift spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytingar spesifikasjon av elimineringar og andre posteringar ved utarbeiding av konsernrekneskap Kva som inngår i dei ulike spesifikasjonane går nærare fram av forskrift om bokføring. I forskrifta går det også fram krav knytt til dokumentasjon av sal av varer og tenester, ( 5-1), fakturering ( 5-2) og kontantsal ( 5-3). Retningslinjer i Hordaland fylkeskommune Innkjøpshandboka Innkjøpsseksjonen har utarbeidd ei innkjøpshandbok (versjon 4.1, oktober 2015). Denne skal «gi informasjon om HFK sine overordna prinsipp for gjennomføring av innkjøp, og oversyn over dei reglane og retningslinjene som er gitt for dette». Ansvaret for anskaffing av varer og tenester til investering og drift i samsvar med godkjente budsjett og fullmakter ligg hos alle avdelingar i HFK med underliggjande einingar. Dette utgjer innkjøpsfunksjonen i fylkeskommunen. Dei som handlar inn er underlagt både offentleg lov- og regelverk, og interne fylkeskommunale retningslinjer. Det må bli laget lokale innkjøpsprosedyrar eller dokumentasjon ved behov. I kvar organisatorisk eining skal det vere ein person som er hovudansvarleg for innkjøpsaktivitetane så langt dette er føremålstenleg. På avdelingsnivå vert ein medarbeidar utpeikt av avdelingsdirektøren til å ha hovudansvar for alle innkjøpsaktivitetar innanfor avdelinga og underliggjande einingar. HFK har lagt til rette for lokal gjennomføring av innkjøpsaktivitetane i samsvar med sentral styring og tilrettelegging. Det går fram av innkjøpshandboka at fylkeskommunen har etablert overordna styrings og gjennomføringsdokument for innkjøp, og at einingane sjølv må supplere med eigne interne dokument. Innkjøpshandboka synar til fylkeskommunen sine etiske retningslinjer der det går fram at den einskilde tilsette i HFK er pålagt å forvalte HFK sine ressursar på ein best mogleg måte. I all saksbehandling og verksemd skal det leggjast vekt på å få fram fullstendig, korrekt og sakleg informasjon som grunnlag for dei avgjerder som skal takast

87 Ved kjøp innanfor rammeavtale eller annan kjøpsavtale skal all bestilling skje skriftleg ved bruk av innkjøpssystemet FINS, mottak av vara eller tenesta skal bli registrert i FINS, faktura og ordre og varemottaksinformasjon skal bli stilt saman ved fakturahandsaminga, og det skal skje avvikshandtering om ordre- og fakturainformasjon ikkje er samanfallande. Rammeavtaler skal bli nytta i dei tilfella fylkeskommunen har slike avtaler for varer og tenester. Ved gjennomføring av innkjøp der det ikkje er inngått rammeavtale skal krav i forskrift om offentlige anskaffingar bli etterlevd. Til dømes skal mellom anna alle kjøp så langt som mogleg vere basert på konkurranse og omsyna til «god forretningsskikk, forholdsmessighet, likebehandling, forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet» bli ivareteke. Kjøp over kr eks. mva skal ikkje bli gjennomført av ein person åleine og det skal alltid førast protokoll for innkjøp over kr eks. mva. Andre krav som knytt seg til verdien på kjøpet er: Einingane skal sjølv gjennomføre einskildkjøp under kr Einingane kan sjølv gjennomføre kjøp med verdi mellom kr og kr Kontrakt og protokoll skal registrerast i Kontraktsstyringsverktøyet (KSV). Einingane skal alltid melde kjøp over kr til innkjøpsseksjonen. I fellesskap vil eininga og innkjøpsseksjonen finne ut kva støtte det er naudsynt at seksjonen gir. Innkjøpsseksjonen har utarbeidd standarddokument som einingane kan nytte i konkurranse. Om mogleg skal det blir henta inn tilbod frå minimum tre leverandørar. Både førespurnad og tilbod skal vere skriftlege. Innkomne tilbod skal bli vurdert mot spesifiserte krav, leveringstid, pris, leveringstrygglei og soliditet. Kjøp under kr eks. mva skal gjennomførast i tråd med fylkeskommunen sine prinsipp for gode innkjøp, samt etterleve proporsjonalitetsprinsippet som tilseier at arbeidet med kjøpet internt og hos leverandør må tilpassast type innkjøp og verdien av det. Hastekjøp skal berre bli nytta i heil spesielle tilfelle og innkjøpsprosessen skjer elektronisk så langt det lar seg gjera. Ved kjøp under kr eks. mva kan tilbod bli henta inn munnleg. Likevel er det eit krav at det skal vere mogleg for eininga å dokumentere framgangsmåten og grunngjevinga for kjøpet ved alle kjøp over kr Ved kjøp mellom kr og kr eks. mva skal det bli nytta skriftleg førespurnad med tilstrekkelege spesifikasjonar med omsyn til kvalitet, kvantum, leveringstid, vedlikehald, garantiar, vurderingskriterium og andre vilkår i leveransen. Om mogleg skal det bli førespurt minimum 3 leverandøra og førespurnad og tilbod skal skje skriftleg. Innkjøp mellom kr og kr eks. mva skal følgje prinsippa for innkjøp som er satt ut av fylkeskommunen, inkludert proporsjonalitetsprinsippet. Det skal bli henta inn tilbod frå minimum tre leverandørar, førespurnad og tilbod skal vere skriftlege, og det skal bli ført protokoll for kjøpet. Kjøp over kr eks. mva skal bli meldt til innkjøpsseksjonen før det blir gjennomført. I samarbeid skal eininga og seksjonen avtale i kva grad innkjøpsseksjonen skal bli involvert. Innkjøpshandboka har også retningslinjer knytt til bestilling, rekvisisjon og ordre, samt til registrering av varemottak, kontroll av vare/teneste og avviks- og reklamasjonshandtering. Innkjøpshandboka gjev ei meir detaljert skildring av organisering og ansvar knytt til innkjøp: Innkjøpsfunksjonen omfattar alle avdelingar, som i samsvar med godkjente budsjett og fullmakte har ansvar for anskaffingar av varer og tenester til investering og drift. Leiarane har ansvar i samsvar med organisatorisk tilhøyre, rapporteringsveg og stillingsskildring. Innkjøpsansvarlege på ulike nivå i lina har ansvar i samsvar med organisatorisk tilhøyre, rapporteringsveg og stillingsskildring. Det skal vere ein person i kvar eining som er hovudansvarleg for innkjøpsaktivitetane, så langt dette er føremålstenleg. På avdelingsnivå vert ein medarbeidar utpeikt av avdelingsdirektøren til å ha hovudansvar for alle innkjøpsaktivitetar innanfor avdelinga og underliggjande einingar. Innkjøpshandboka inneheld vidare mål og prinsipp knytt til innkjøpsarbeidet, med referansar til retningslinjer og regelverk (inkludert innkjøpsretningslinjer, etiske retningslinjer for Hordaland fylkeskommune, regelverket om offentlege anskaffingar og reglar for habilitet og teieplikt. Det går fram av handboka at ved det einskilde kjøp, bør det vere ein person som har ansvaret for kommunikasjon mellom HFK og leverandørane, og det vert gjeve råd til korleis slik kommunikasjon bør føregå. Vidare er det gjeve ei skildring av dei ulike stega i innkjøpsprosessen, både i dei tilfella der det 36 87

88 ligg føre ein rammeavtale og i dei tilfella der slik avtale ikkje ligg føre. Innkjøpshandboka har også referansar til støttedokument for innkjøpsprosessen som er tilgjengelege i Kvalitetsportalen. Det går vidare fram nokre meir detaljerte retningslinjer knytt til innkjøp, mellom anna: Ved innkjøp under skal det om mogleg (skriftleg) hentast tilbod frå minimum tre leverandørar Kjøp over ,- skal ikkje gjennomførast av ein person åleine Bestillingar innanfor rammeavtale skal gjennomførast ved bruk av innkjøpssystemet FINS Tilbod ved kjøp under kan hentast munnleg og på telefon, men ved småkjøp over 3000,- skal det vere mogleg å dokumentere framgangsmåten og grunngjevinga for kjøpet. Retningslinjer for innkjøp i Hordaland fylkeskommune Det er fastsett retningslinjer for innkjøp i Hordaland fylkeskommune (datert ). Retningslinjene omfattar innkjøp av varer, tenester og bygg- og anleggsarbeid, og gjev som overordna mål for innkjøpsområdet: «Profesjonelle innkjøp betre tenester». Det er vidare gjeve fleire målsettingar, og eit rammeverk som understrekar at innkjøp skal gjennomførast i tråd med regelverket for offentlege anskaffingar, med omsyn til: likebehandling konkurranse gjennomsiktig og etterprøvbar prosess føreseielegheit Innkjøpsorganiseringa, slik denne går fram av retningslinjene, understrekar at innkjøpsfunksjonen har eit ansvar for å leggje til rette for ein god innkjøpsprosess. Det går vidare fram at: Alle kjøp over nasjonal terskelverdi skal meldast til Innkjøpsseksjonen før innkjøpsprosess vert sett i gang Alle protokollpliktige innkjøp skal ha anskaffingsprotokoll og signert kontrakt/tilbod Måling og registrering av oppnådde resultat skal følgjast opp Kompetansehevingstiltak skal setjast i verk Retningslinjene gjev vidare føringar knytt til leverandør- og innkjøpsstrategi, elektroniske verktøy, og samfunnsansvar. I samband med punktet om samfunnsansvar går det mellom anna fram at: Livssykluskostnader skal ein freiste å rekne ut for kvar anskaffing Universell utforming skal takast omsyn til Miljøomsyn skal takast med i konkurransegrunnlaget Krav til gjengs løns- og arbeidsvilkår skal takast med i tenestekontraktar Den einskilde skal opptre med stor integritet når det gjeld etikk og omdømme. Innkjøpsrutinar i tråd med Retningslinjer for innkjøp Innkjøpsrutinane (sist revidert ) gjev instruksar for korleis innkjøpa skal gjennomførast for å møte retningslinjene for innkjøp. Det går fram av rutinen at det er ein føresetnad at alle tilsette i fylkeskommunen kjenner til retningslinjene for innkjøp. Tilsette med fullmakt til å gjennomføre innkjøp skal følgje rutinane. Av rutinen går det mellom anna fram: Innkjøp på rammeavtalar skal handterast via innkjøpskoordinator ved den einskilde eining. Kvar einskild eining kan sjølv gjennomføre kjøp av varer eller tenester med verdi under kr Prinsippet om konkurranse gjeld for alle innkjøp, og dette vil vere oppfylt når minst tre aktuelle leverandørar er førespurt om tilbod. Eininga skal velje det tilbod som er økonomisk mest fordelaktig for fylkeskommunen. Innkjøp mellom kr og kan gjennomførast av den einskilde eining, men skal i tillegg dokumenterast med anskaffingsprotokoll, signert kontrakt og skatteattest. Innkjøp over kr skal meldast i god tid til innkjøpsseksjonen

89 Innkjøpsrutinane gjev også retningslinjer knytt til utrekning av verdien på anskaffinga. Dette omfattar mellom anna at ein ved varekjøp skal rekne saman verdien på gjentatte einsarta varekjøp som skjer i ein periode på 12 månader, og at ekstrakostnader som vil påløpe dei næraste åra skal leggjast til. Ved tenestekjøp må ein sondre mellom tidsavgrensa og tidsuavgrensa kontraktar, og for tidsuavgrensa kontraktar skal ein ta utgangspunkt på ein tidsperiode på 48 månader når ein reknar verdien på anskaffingar. Det er tenleg å inngå rammeavtale dersom eininga har behov for gjentekne innkjøp av same vare eller teneste. Utrekning av slike avtaler skal ta utgangspunkt i den høgaste estimerte verdien i perioden. Før ein startar arbeidet med utrekninga av verdien skal det vere gjennomført behovsdefinering, behosverifisering, planlegging av kjøp og avklaring av regelverket. Det går fram av retningslinjene at ein skal leggje til grunn forskrift om offentlege anskaffingar og rettleiar til reglane om offentlege anskaffingar. Det går også fram kva kjelder som bør nyttast for å rekne ut anskaffingsverdien, og det er understreka at ein skal ikkje dele opp kjøp med det føremålet å unngå at føresegner i forskrifta får verknad på kontrakten. Innkjøp i HFK: Mål, strategiar og nøkkeltal/måleindikatorar Ansvaret til leiarar og tilsette knytt til innkjøp er presisert i det styrande dokumentet «Innkjøp i HFK: Mål, strategiar og nøkkeltal/måleindikatorar» (gjeld frå ). Av dette dokumentet går det fram at alle leiarar og personar med innkjøpsansvar er omfatta og ansvarleg for å følgje retningslinjene. Det overordna målet for innkjøp i følgje desse retningslinjene er: «Effektiv gjennomføring av anskaffingane i samsvar med lov, regelverk og retningslinjer, med fokus på resultat, økonomi, kvalitet, risiko og miljø». Hovudmåla som er presenterte under dette overordna målet er: Leiinga: Ei målretta leiing som gjennomfører planar og følgjer opp resultat og avvik. Organisasjonen: Ei profesjonell og brukarorientert organisasjon der roller, ansvar og myndigheit er klargjort. IKT-verkty/E-handel: Funksjonelle og brukarvenlege IKT-verkty for gjennomføring, avgjersler og oppfølging. Arbeidsprosessar: Effektive, dokumenterte arbeidsprosessar med fokus på automatisering og standardisering. Leverandørar og avtalar: Ei velfungerande og hensiktsmessig leverandør- og avtaleportefølje. Innkjøpsfunksjonen i HFK: Ansvar stab linje (innkjøpsansvar, roller og oppgåver) Ansvaret til leiarar og tilsette knytt til innkjøp er ytterlegare presisert i det styrande dokumentet «Innkjøpsfunksjonen i HFK: Ansvar stab linje. Innkjøpsansvar, roller og oppgåver» (gjeld frå ). Av dette dokumentet går det fram at einingsleiarar (rektor) har ansvar for at fylkeskommunen sine retningslinjer, mål og strategiar vert følgt opp i eigen eining, og at det vert drive systematisk og kontinuerleg arbeid med innkjøp. For leiarar av større einingar med betydelege innkjøp vil mykje av oppgåvene og leveransane for avdelingsdirektørane kunne vere relevant. Einingsleiar sine oppgåver og leveransar er: Forankre eininga sitt arbeid med innkjøp i eigen leiargruppe Organisere innkjøp i eininga på ein måte som tilfredsstillar føringar og pålegg i styringsdokumenta Godkjenne dokumentasjon som er felles for eininga Peike ut ein ansvarleg for oppgåva i eininga Innkjøpsansvarleg i einingar skal koordinere arbeidet på si eining, på tvers av avdelingane i eininga. For innkjøpsansvarlege i einingar med betydelege innkjøp vil mykje av oppgåvene og leveransane for innkjøpsansvarleg avdelingar kunne vere relevant. Innkjøpsansvarleg eining sine oppgåver og leveransar er mellom anna: Ansvarleg for gjennomføringa av aktivitetar knytt til eigen innkjøpsportefølje Bruke felles avtaler Bruke felles prosessar og rutinar Setje mål og legge planar Resultatoppfølging, avvikshandtering, måling og rapportering Sørgje for naudsynt opplæring og informasjon til medarbeidarar i samråd med einingsleiar og avdelingsleiarar 38 89

90 Koordinere brukarbehov i linja Gjennomføre årleg eigenkontroll av eininga Tilvisingsreglement Fylkeskassen i Hordaland fylkeskommune har utarbeidd eit gjennomføringsdokument for tilvising, gjeldande frå Tilvisingsfullmakt er delegert til rektor/leiar og medarbeidar, og normalt er det to til tre personar ved kvar eining som har tilvisingsrett. Det er ikkje lov å tilvise eigne utgifter eller utgifter for eins overordna. Det er avdelingsdirektør i fylkesadministrasjonen, det vil seie opplæringsdirektøren, som skal tilvise utgifter som vedkjem rektorar. Tilvising blir regulert gjennom rettar i datasystemet, og det er rektor som avgjer kven av dei tilsette som skal ha tilgang til å tilvise i sin brukarkonto

91 Vedlegg 3: Sentrale dokument og litteratur Lov og forskrift Lov om kommuner og fylkeskommuner, LOV , Lov om offentlige anskaffelser, LOV , Forskrift om offentlige anskaffelser, FOR , Lov om bokføring, LOV , Forskrift om bokføring, FOR , Dokument frå Hordaland fylkeskommune Innkjøpshandboka, versjon 4.1, oktober 2015 Fullmaktsreglement for Hordaland fylkeskommune, Delegasjonsreglement for Hordaland fylkeskommune, Tilvising, gjennomføringsdokument, Retningslinjer for innkjøp i Hordaland fylkeskommune, Innkjøpsrutinar i tråd med Retningslinjer for innkjøp i Hordaland fylkeskommune, Innkjøp i HFK: Mål, strategiar og nøkkeltal/måleindikatorar, styringsdokumnet, Innkjøpsfunksjonen i HFK Ansvar stab-linje: Innkjøpsansvar, roller og oppgåver, styringsdokument, Oversikt over rammeavtaler for HFK Brukarrettleiing: Økonomi- og innkjøpsrapportering Sal av utstyr og inventar ved vidaregåande skular, rutinebeskriving Rapport på e-faktura, bruk av FINS og kjøp innan avtale Organisasjons- og ansvarssteder Artskontoplan Hordaland fylkeskommune Årsregnskap driftskonto for , for Hjeltnes, Stend og Voss Årsregnskap inntektskonto for , for Hjeltnes, Stend og Voss Andre kjelder St. meld. 36 ( ), Det gode innkjøp COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) integrert rammeverk for internkontroll, mai

92 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS 41 92

93 Kontrollutvalet Arkivnr: 2016/ Saksbehandlar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet 128/ Forvaltningsrevisjon innan planlegging av investeringsprosjekt - Forslag til prosjektplan Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet handsama sak PS 107/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon i møte og dette vart protokollert: «Handsaming i møtet Kontrollutvalet ønskjer at Deloitte gjennomfører forvaltningsrevisjon innan investeringsplanlegging. Føremål med forvaltningsrevisjon innan investeringsplanlegging er å sjå om rutinane for prosjektplanlegging er hensiktsmessige innan samferdselavdelinga og eigedomsavdelinga med tanke på kostnadsstyring. Problemstillingar/moment: Rutinar for planlegging av prosjekt o Kalkyler o Risikovurderingar Samsvarer planlegging med det det kostar og i høve tid Auke i kostnader i høve opphavleg løyving Rutinar for evaluering og varsling om auke i kostnader undervegs Plukke døme frå begge sektorane Momsrefusjon På bakgrunn av det som kom fram i møtet vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Vedtak 1. Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan investeringsplanlegging. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan og skal godkjennast i neste møte i kontrollutvalet.» Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: Roald.Breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 93

94 Side 2/3 Drøfting: Med utgangspunkt i det som går fram over har Deloitte levert forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon innan investeringsplanlegging. Prosjektplanen følgjer som vedlegg. Av den føreslåtte prosjektplanen går det fram at føremålet med forvaltningsrevisjonen er: «Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si planlegging og styring av investeringsprosjekt med særlig fokus på rutinar for god kostnadsstyring.» Med bakgrunn i prosjektet sitt føremål har revisjonen formulert følgjande problemstillingar: 1) I kva grad har Hordaland fylkeskommune føremålstenlege rutinar for prioritering og planlegging av investeringar? a. Er det etablert føremålstenleg organisering og samhandling knytt til planlegging av investeringar i fylkeskommunen? b. Er det etablert føremålstenleg investeringsplanar med tydelege prioriteringar? i. I kva grad er det etablert føremålstenlege rutinar for utarbeiding og rullering av langtidsplan og for innlemming av planlagde investeringar i årsbudsjett? ii. I kva grad er det etablert rutinar for å gjennomføre behovsvurderingar knytt til planlagde investeringar? iii. I kva grad er det utarbeidd rutinar for utarbeiding av kalkylar for investeringane? iv. I kva grad er det utarbeidd rutinar som sikrar at det blir tatt omsyn til dei økonomiske driftsmessige konsekvensane ved investeringane? v. I kva grad er det utarbeidd rutinar for å gjennomføre risikovurdering av investeringsplan og av vedtekne investeringar? I kva grad omfattar slike risikovurderingar ei vurdering av om det er realistisk å gjennomføre prosjektet innanfor dei rammene som er sett med omsyn til gjennomføringsperiode og estimert kostnad. c. I kva grad er det samsvar mellom kostnadsestimat i investeringsplan og faktiske kostnader i prosjektrekneskapen i dei avslutta investeringsprosjekta? 2) I kva grad har Hordaland fylkeskommune føremålstenlege rutinar for økonomisk rapportering av vedtekne investeringsprosjekt? a. Er det etablert rutinar for tidsriktig rapportering om kostnadsutvikling i investeringsprosjekt både administrativt og til politisk nivå? b. I kva grad er det rutinar for å følgje opp rapportert kostnadsutvikling i pågåande prosjekt ved rullering av investeringsplan og planlegging av neste års budsjett? c. I kva grad er det etablert rutinar for vurdering, og ev. implementering, av kostnadsreduserande tiltak ved kostnadsauke i investeringsprosjekt slik som til dømes justering eller terminering av prosjekta? d. I kva grad er det etablert tilfredsstillande rutinar for å sikre momsrefusjon? 3) I kva grad har det vore tilfredsstillande kontroll med kostnadsutviklinga i utvalte prosjekt som er gjennomført i fylkeskommunen? (jf. problemstillingane over). Det er formulert slik avgrensing av dette prosjektet: «Forvaltningsrevisjonen er avgrensa til å kartlegge og vurdere organisering, system og rutinar for investeringsarbeid, samt faktisk utføring av investering i to-tre investeringsprosjekt. Særleg eigedomsavdelinga og samferdsleavdelinga er relevante avdelingar å velje døme frå. 94

95 Side 3/3 Hovudfokus i forvaltningsrevisjonen vil, i tråd med bestilling frå kontrollutvalet, vere på økonomistyringa i prosjekta. Dette vil omfatte vurderingar både av realismen i avgjerdsgrunnlag/kalkyler, korleis endringar er handsama, samt korleis politisk nivå har vore informert.» I dette revisjonsprosjektet vil Deloitte m.a. nytta dokumentanalyse, gjennomgang av utvalde prosjekt, intervju og verifisering og høyring som metode. Revisjonen ønskjer å gjennomføre 8-10 intervju med utvalde personar i Hordaland fylkeskommune som er involvert i investeringsplanlegging og oppfølging. Med utgangspunkt i det omfang som ligg i den føreslåtte prosjektplanen meiner sekretariatet at det kan forsvarast å bruke inntil det timetal som er føreslått. Konklusjon: Sekretariatet meiner at prosjektplanen er godt gjennomarbeidd og i tråd med dei føringar som ligg i bestillinga frå kontrollutvalet. Føremål og problemstillingar synest også å vera i tråd med dette. Når det gjeld timetalet vil sekretariatet tilrå at det vert godkjend inntil det timetal som går fram av prosjektplanen. Vidare bør det aksepterast opsjon på ev. presentasjon av revisjonsrapporten for Hordaland fylkesting fakturert etter timeforbruk, inntil 8 timar. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon innan planlegging av investeringsprosjekt frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan. 4. Det vert også akseptert opsjon på ev. presentasjon av rapporten i Hordaland fylkesting fakturert etter timeforbruk, inntil 8 timar. 5. Det er ønskjeleg at Deloitte, i samband med at revisjonsrapporten vert send på høyring til fylkesrådmannen, ber om at han også tar stilling til korleis forslag til tiltak som ligg i rapporten bør prioriterast. 6. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan , ferdig verifisert og med fylkesrådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein utvalgssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Prosjektplan - forvaltningsrevisjon av investeringsplanlegging 95

96 Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Planlegging av investeringsprosjekt Prosjektplan/engagement letter November

97 «Forvaltningsrevisjon av planlegging av investeringsprosjekt prosjektplan» November 2016 Prosjektplan utarbeidd for Hordaland fylkeskommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

98 Innhald 1. Føremål og problemstillingar Innleiing Føremål og problemstillingar Avgrensingar Innleiing Krav i lov og forskrift Standardar Fylkeskommunale styringsdokument og vedtak 8 2. Metode Dokumentanalyse Casegjennomgang Intervju Verifisering og høyring 9 3. Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Ressursbruk Gjennomføringsplan Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

99 1. Føremål og problemstillingar 1.1 Innleiing Deloitte har i samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i sak PS107/2016 utarbeidd ein prosjektplan for forvaltningsrevisjon av planlegging av investeringsprosjekt i Hordaland fylkeskommune. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si planlegging og styring av investeringsprosjekt med særlig fokus på rutinar for god kostnadsstyring. Med bakgrunn i føremålet er det utarbeidd følgjande problemstillingar som vil bli undersøkt: 1) I kva grad har Hordaland fylkeskommune føremålstenlege rutinar for prioritering og planlegging av investeringar? a. Er det etablert føremålstenleg organisering og samhandling knytt til planlegging av investeringar i fylkeskommunen? b. Er det etablert føremålstenleg investeringsplanar med tydelege prioriteringar? i. I kva grad er det etablert føremålstenlege rutinar for utarbeiding og rullering av langtidsplan og for innlemming av planlagde investeringar i årsbudsjett? ii. I kva grad er det etablert rutinar for å gjennomføre behovsvurderingar knytt til planlagde investeringar? iii. I kva grad er det utarbeidd rutinar for utarbeiding av kalkylar for investeringane? iv. I kva grad er det utarbeidd rutinar som sikrar at det blir tatt omsyn til dei økonomiske driftsmessige konsekvensane ved investeringane? v. I kva grad er det utarbeidd rutinar for å gjennomføre risikovurdering av investeringsplan og av vedtekne investeringar? I kva grad omfattar slike risikovurderingar ei vurdering av om det er realistisk å gjennomføre prosjektet innanfor dei rammene som er sett med omsyn til gjennomføringsperiode og estimert kostnad. c. I kva grad er det samsvar mellom kostnadsestimat i investeringsplan og faktiske kostnader i prosjektrekneskapen i dei avslutta investeringsprosjekta? 2) I kva grad har Hordaland fylkeskommune føremålstenlege rutinar for økonomisk rapportering av vedtekne investeringsprosjekt? a. Er det etablert rutinar for tidsriktig rapportering om kostnadsutvikling i investeringsprosjekt både administrativt og til politisk nivå? b. I kva grad er det rutinar for å følgje opp rapportert kostnadsutvikling i pågåande prosjekt ved rullering av investeringsplan og planlegging av neste års budsjett? c. I kva grad er det etablert rutinar for vurdering, og ev. implementering, av kostnadsreduserande tiltak ved kostnadsauke i investeringsprosjekt slik som til dømes justering eller terminering av prosjekta? d. I kva grad er det etablert tilfredsstillande rutinar for å sikre momsrefusjon? 3) I kva grad har det vore tilfredsstillande kontroll med kostnadsutviklinga i utvalte prosjekt som er gjennomført i fylkeskommunen? (jf. problemstillingane over). 99 4

100 1.3 Avgrensingar Forvaltningsrevisjonen er avgrensa til å kartlegge og vurdere organisering, system og rutinar for investeringsarbeid, samt faktisk utføring av investering i to-tre investeringsprosjekt. Særleg eigedomsavdelinga og samferdsleavdelinga er relevante avdelingar å velje døme frå. Hovudfokus i forvaltningsrevisjonen vil, i tråd med bestilling frå kontrollutvalet, vere på økonomistyringa i prosjekta. Dette vil omfatte vurderingar både av realismen i avgjerdsgrunnlag/kalkyler, korleis endringar er handsama, samt korleis politisk nivå har vore informert

101 2. Revisjonskriterium 2.1 Innleiing Revisjonskriteria vil bli henta frå og utleia av autoritative kjelder, rettsreglar, politiske vedtak og fastsette retningslinjer. Revisjonskriteria under er ikkje utømmande for kva som kan vere relevant i forvaltningsrevisjonen. Andre kriterium vil kunne komme til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. 2.2 Krav i lov og forskrift Internkontroll og budsjettering I kommuneloven, 20, pkt. 2 går det frem at kommunerådet har ansvar for at saker er forsvarlig utredet før de legges frem for behandling i folkevalgte organ: «Kommunerådet. skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet og at de vedtak som er truffet blir iverksatt. Kommunerådet. skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll» Bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer, jfr. Kommuneloven 47: «Kommunestyrets ( ) bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen ( ) er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder ( ) gi melding til kommunestyret ( ). Får kommunestyret ( ) melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet.» I forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) er det i 10 stilt følgende krav til budsjettstyring: «Administrasjonssjefen, eventuelt kommunerådet, skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen eller kommunerådet finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret eller fylkestinget foreslås nødvendige tiltak.» 2.3 Standardar Prinsipp for prosjektstyring Grunnleggjande prinsipp for prosjektgjennomføring kan utleiast frå teori og standardar. I denne forvaltningsrevisjonen vil ISO-standardane «Retningslinjer for kvalitetsstyring i prosjekt» 1 og «Systemer for kvalitetsstyring» 2 nyttast som revisjonskriterium. Eit tilfredsstillande prosjektstyringssystem føresettast mellom anna å innehalde følgjande element: 1 NS-ISO 10006:2003 Retningslinjer for kvalitetsstyring i prosjekt. Dette er en norsk utgave av en internasjonal standard som er en del av den overordnede rammen Systemer for kvalitetsstyring. 2 NS-ISO 9001:2008 Systemer for kvalitetsstyring krav

102 - «Planleggingen og koordineringen må omfatte hele prosjektet. - Veldefinerte og omforente styringsprinsipper må benyttes gjennom hele prosjektet. - Problemer i prosjektgjennomføringen må kunne identifiseres så tidlig som mulig. - Prosjektstyringssystemet må være slik utformet at det gir grunnlag for god kommunikasjon på alle nivåer i prosjektorganisasjonen. - Informasjonsmengden prosjektet produserer må være i tråd med det behov som eksisterer på ulike nivåer på informasjonsmottakersiden. - Rapportering av forbruk av ressurser må skje med den frekvens som er nødvendig etter hvert som prosjektet går fremover. - Avviksrapporteringen må være slik at den lett kan bidra til konkrete handlinger.» 3 Nedanfor er det konkretisert korleis nokre av krava i teori og standardar for prosjektstyring inngår i hovudfasane i prosjektgjennomføring. Initiering/planlegging I forprosjektfasen er det viktig å klargjøre målet med prosjektet. I byggeprosjekt vil den overordnede målsetningen vere å realisere byggeprosjektet. Mer spesifikke mål for et prosjekt kan være knyttet til kvalitet, teknikker for utføring, tidsfrist, økonomisk ramme m. v. Økonomiske rammer må bygge på kostnadsoverslag som er realistiske, der det er tatt hensyn til alle kostnader og gjort påslag for usikkerhet knyttet til prosjektforutsetninger o.l. Det bør være en periodisk gjennomgang av framdriftsplanen for prosjekt, og eventuelle avvik fra fremdriftsplanen bør identifiseres og vurderes. 4 Planleggingen skal inneholde en risikovurdering, og det bør være etablert system eller rutiner for å overvåke risikoen i hele prosjektperioden. Av ISO-standarden går det fram at: «Identifisering av risiko bør ikke bare ta i betraktning risiko ved kostnader, tid og produkt, men også risiko på områder som produktkvalitet, trygghet, pålitelighet, profesjonelt ansvar, informasjonsteknologi, sikkerhet, helse og miljø. [...] All identifisert risiko bør vurderes. Ved denne vurderingen bør det tas hensyn til erfaringer og historiske data fra tidligere prosjekter. [...] Resultatene fra alle analyser og vurderinger bør registreres og kommuniseres til relevant personell.» 5 Gjennomføring Senest ved start/gjennomføring av et prosjekt må det være vedtatt en prosjektorganisering med klare ansvarsforhold og rapporteringslinjer. Det bør også være gjort nødvendige avklaringer om framdriftsplan og vesentlige kontrakts- og avtaleforhold. I samsvar med byggherreforskriften har prosjektledelsen ansvar for regelmessig oppfølging av prosjektet, blant annet ved å gjennomføre møter med leverandører. Det bør også være etablert rutiner for å behandle og godkjenne eventuelle tilleggsarbeid. Prosjektledelsen må ha oversikt over regnskapet for prosjektet og overvåke framdrift og kvalitet. Som et ledd i oppfølgingen bør prosjektledelsen ha fokus på avvik og årsaker til avvik. Hensikten med et avviksrapporteringssystem er å kunne iverksette tiltak på et tidligst mulig tidspunkt for å kunne gjøre nødvendige justeringer i prosjektet og ta høyde for konsekvensene av avvik. Det bør også være etablert rutiner for rapportering fra prosjektledelsen til ledelsen i kommunen og til politiske organ. 3 Westhagen (2003), gjengitt i Jessen (2005):301 4 NS-ISO 10006:2003, avsnitt NS-ISO 10006:2003, avsnitt og

103 2.4 Fylkeskommunale styringsdokument og vedtak Relevante fylkeskommunale styringsdokument og vedtak kan bli nytta som kontrollkriterium. Dette kan til dømes dreie seg om økonomireglement, fullmaktsreglement og rapporteringsretningsliner

104 3. Metode 3.1 Innleiing Deloitte utfører forvaltningsrevisjon i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001) og kvalitetssikring er underlagt krava til kvalitetssikring i Deloitte Policy Manual (DPM). 3.2 Dokumentanalyse Rettsreglar og kommunale vedtak vil bli gjennomgått og nytta som revisjonskriterium. Vidare vil informasjon om fylkeskommunen og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar, regelverk m.m. bli samla inn og analysert. Innsamla dokumentasjon vil bli vurdert i forhold til revisjonskriteria. 3.3 Gjennomgang av utvalte prosjekt Revisjonen vil, basert på dei kriteria som er gitt, gjere eit utval på to-tre investeringsprosjekt. Eigedomsavdelinga og samferdselsavdelinga er særleg aktuelle avdelingar å velje investeringsprosjekt frå. 3.4 Intervju For å få supplerande informasjon til skriftlege kjelder vil Deloitte intervjue utvalte personar frå Hordaland fylkeskommune som er involvert i investeringsplanlegging og oppfølging. Særleg avdelingsleiarar og økonomiansvarlege vere aktuelle å intervjue. Vi tek sikte på å totalt gjennomføre om lag 8-10 intervju. Endeleg utval av personar som skal intervjuast eller svare på spørsmål vil bli gjort etter innleiande analyse. 3.5 Verifisering og høyring Oppsummering av intervju vil bli sendt til dei intervjua for verifisering. Det er informasjon frå det verifiserte intervjureferatet som vil bli nytta i rapporten. Faktadelen i rapporten vil bli sendt til fylkeskommunen for verifisering. Deretter vil heile rapporten, inkludert vurderingsdel og forslag til tiltak, bli sendt til fylkesrådmannen for uttale. Fylkesrådmannen sin høyringsuttale vil bli vedlagt den endelege rapporten som blir sendt til kontrollutvalet

105 4. Tid og ressursbruk 4.1 Nøkkelpersonell Stein Ove Songstad er ansvarleg partner på oppdraget. I tillegg vil teamet bestå av prosjektleiar Line M. Johansen (Senior Manager), prosjektmedarbeidar Merete Solheim Larsen (senior konsulent) og Sissel Riise (manager). I tillegg vil Gunnar Hoff (Director) og Lene Lunde (senior manager) bidra som ekspertressursar. Deloitte har sett saman eit team som sikrar at prosjektet blir gjennomført i samsvar med gjeldande retningslinjer, samt med naudsynt kompetanse og erfaring innanfor kommunal revisjon. 4.2 Ressursbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin karakter og planen som er lagt for korleis prosjektet skal bli gjennomført vil det ta totalt 396 timar å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer førebuing av prosjektet, utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, stikkprøvar og spørjeundersøking, analyse av data og utarbeiding og kvalitetssikring av rapport. Timetalet omfattar også presentasjon av ferdig rapport for kontrollutvalet. Timeestimatet inkluderer ikkje førebuing og gjennomføring av presentasjon i fylkestinget. Ved eventuell presentasjon i fylkestinget vil det bli rekna med inntil 8 ekstra timar for førebuing og utarbeiding av presentasjon. Sjå vedlegg for oversikt over timefordeling. Fakturering av kostnadene ved prosjektet vil skje i samsvar med avtale mellom Hordaland fylkeskommune og Deloitte. 4.3 Gjennomføringsplan Oppstart av prosjektet vil vere desember 2016 og rapporten vil vere klar for oversending til kontrollutvalet ved sekretariatet innan utgangen av Juni For å kunne gjennomføre prosjektet innan denne fristen og med stipulert timebruk er det nødvendig at fylkeskommunen sender over etterspurt dokumentasjon innan dei fristar som blir sett, at utvalde personar stiller til og verifiserer intervju, samt at fylkeskommunen innan avtalte fristar gir tilbakemelding på rapportutkast i samband med verifisering og høyring. Bergen, 4. november 2016 Stein Ove Songstad Oppdragsansvarleg partner

106 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS

107 Kontrollutvalet Arkivnr: 2016/ Saksbehandlar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet 129/ Selskapskontroll av Bybanen AS - Forslag til prosjektplan Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet handsama sak PS 108/16 Bestilling av selskapskontroll i møte og dette vart protokollert: «Handsaming i møtet Kontrollutvalet ønskjer at Deloitte gjennomfører selskapskontroll av Bybanen AS Føremål med selskapskontroll av Bybanen AS er å vurdere om brukarane får dei tenestene dei har krav på. Problemstillingar/moment: Har Bybanen AS ein «plan B» for passasjertransport ved driftsproblem beredskapsplan o Tilfredstillande plan? o Fungerer den? o Samarbeid med aktuelle aktørar Rollefordeling, samhandling og klare grenser mellom aktuelle aktørar som t.d.: o Samferdselsavdelinga Skyss o Kreolis o Bybanen utbygging o Bybanen AS På bakgrunn av det som kom fram i møte vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Vedtak 1. Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført selskapskontroll av Bybanen AS. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan og skal godkjennast i neste møte i kontrollutvalet.» Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: Roald.Breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 107

108 Side 2/3 Drøfting: Med utgangspunkt i det som går fram over har Deloitte levert forslag til prosjektplan for selskapskontroll av Bybanen AS. Prosjektplanen følgjer som vedlegg. Av den føreslåtte prosjektplanen går det fram at føremålet med selskapskontrollen er: «Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Bybanen AS. Vidare er føremålet med selskapskontrollen å undersøke om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre god beredskap ved driftsproblem og for kommunikasjon med og informasjon til kundar og samarbeidspartar.» Med bakgrunn i prosjektet sitt føremål har revisjonen formulert følgjande problemstillingar: 1. I kva grad har Hordaland fylkeskommune etablert ei eigaroppfølging av selskapet i samsvar med etablerte normer for eigaroppfølging, eigne vedtak og rutinar? a. I kva grad er det etablert ein eigarstrategi med mål og krav til selskapet? b. I kva grad har fylkeskommunen følgt opp selskapet i samsvar med eigne rutinar for eigarstyring og føringar som er gitt til selskapet? 2. I kva grad har Bybanen AS etablert system og rutinar for å handtere driftsutfordringar? a. I kva grad er det etablert ein beredskapsplan og tilhøyrande rutinar som skal sikre alternativ transport ved eventuelle driftsutfordringar? i. I kva grad dekker beredskapsplanen dei driftsutfordringane som Bybanen har opplevd? ii. I kva grad blir beredskapsplanen nytta ved eventuelle hendingar? b. I kva grad er det gjennomført dokumenterte risikovurderingar som ligg til grunn for beredskapsplan og system og rutinar knytt til å sikre driftstryggleik? c. I kva grad har Bybanen tilstrekkeleg med system og rutinar for å sikre at ein tar lærdom av hendingar som har fått konsekvensar for drifta? d. I kva grad er det etablert rutinar for leiinga sin gjennomgang av tryggleikssystemet, samt gjennomgang og evalueringar av hendingar og avvik? e. I kva grad er det etablert system og rutinar som sikrar at det blir gitt naudsynt informasjon både internt, til samarbeidspartar og kundar ved eventuelle drifts- utfordringar? 3. I kva grad er det etablert tydeleg ansvar og rolledeling mellom Bybanen AS og andre aktuelle aktørar slik som samferdsleavdelinga, Skyss, Bybanen utbygging og operatørselskap når det gjeld etablering av ei trygg og føreseieleg drift av Bybanen? I dette selskapskontrollprosjektet vil Deloitte m.a. nytta dokumentanalyse, intervju, spørjeundersøking (opsjon) og verifisering og høyring som metode. Revisjonen ønskjer å gjennomføre 7-8 intervju med utvalde personar, i leiinga i selskapet (styret og administrasjon) og representantar frå Hordaland fylkeskommune. Med utgangspunkt i det omfang som ligg i den føreslåtte prosjektplanen meiner sekretariatet at det kan forsvarast å bruke inntil det timetal som er føreslått. Det vert også tilrådd at kontrollutvalet aksepterer den føreslåtte opsjonen på eventuell bruk av spørjeundersøking. Konklusjon: Sekretariatet meiner at prosjektplanen er godt gjennomarbeidd og i tråd med dei føringar som ligg i bestillinga frå kontrollutvalet. Føremål og problemstillingar synest også å vera i tråd med dette. Når det gjeld timetalet vil sekretariatet tilrå at det vert godkjend inntil det timetal som går fram av prosjektplanen, inkludert eventuell opsjon til bruk av spørjeundersøking. Vidare bør det aksepterast opsjon på eventuell presentasjon av revisjonsrapporten for Hordaland fylkesting fakturert etter timeforbruk, inntil 8 timar. 108

109 Side 3/3 Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet bestiller selskapskontroll av Bybanen AS frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal, inkludert opsjon på eventuell bruk av spørjeundersøking, som ligg i forslag til prosjektplan. 4. Det vert også akseptert opsjon på ev. presentasjon av rapporten i Hordaland fylkesting fakturert etter timeforbruk, inntil 8 timar. 5. Det er ønskjeleg at Deloitte, i samband med at revisjonsrapporten vert send på høyring til fylkesrådmannen og selskapet, ber om at dei også tar stilling til korleis forslag til tiltak som ligg i rapporten bør prioriterast. 6. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan , ferdig verifisert og med fylkesrådmannen og selskapet sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein utvalgssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Prosjektplan - selskapskontroll av Bybanen AS 109

110 Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune Bybanen AS Prosjektplan/engagement letter November

111 «Selskapskontroll av Bybanen AS prosjektplan» November 2016 Prosjektplan utarbeidd for Hordaland fylkeskommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

112 Innhald 1. Føremål og problemstillingar Innleiing Om selskapet Føremål og problemstillingar 5 2. Kontrollkriterium Innleiing Krav i lov og forskrift Fylkeskommunale styringsdokument og vedtak Bybanen AS sine eigne retningsliner og dokument 8 3. Metode Dokumentanalyse Intervju Spørjeundersøking ein opsjon Verifisering og høyring 9 4. Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Ressursbruk Gjennomføringsplan Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

113 1. Føremål og problemstillingar 1.1 Innleiing Deloitte har i samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i sak PS108/2016 utarbeidd ein prosjektplan for selskapskontroll av Bybanen AS i Hordaland fylkeskommune. Selskapskontroll av Bybanen AS står på plan for selskapskontroll for perioden I følgje kommunelova 77 nr. 5 skal kontrollutvalet sjå til at det blir ført kontroll med forvaltninga av fylkeskommunen sine interesser i selskap m.m. Gjennom selskapskontroller vil ein mellom anna undersøke om krava fylkeskommunen set til eigarskapsutøvinga og til selskapet blir etterlevd. Selskapskontroll er eit viktig verktøy for kontrollutvalet for å sikre demokratisk innsyn og kontroll i eigarskapsforvaltninga og selskapa fylkeskommunen har eigarskap i. Selskapskontroll kan i hovudsak delast mellom to ulike typar kontrollar. 1. Eigarskapskontroll 2. Forvaltningsrevisjon i selskap Eigarskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontrollen og handlar i stor grad om korleis fylkeskommunen forvaltar eigarskapa sine. Fokuset er retta mot fylkeskommunen som eigar, og korleis fylkeskommunen gir føringar og følgjer opp eigarskapa. Når det gjelder forvaltningsrevisjon i selskap så er dette ein frivillig del av selskapskontrollen som blir basert på konkrete risiko- og vesentlegsvurderingar av eigarskapa og selskapet det gjeld. Ein slik forvaltningsrevisjon handlar i hovudsak om å undersøke forhold knytt til selskapet sine plikter og oppgåver. Ved forvaltningsrevisjon av selskap kan mellom anna måloppnåing, ressursbruk og regeletterleving i selskapet kontrollerast. Det kan også gjennomførast kontrollar som kombinerer element frå dei to nemnte formene. Selskapskontrollen som er foreslått her er ein slik kombinasjon av eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskapet. 1.2 Om selskapet Bybanen AS er eigd av Hordaland fylkeskommune. Selskapet blei stifta i 1997, og hadde 19 tilsette i august Styret består av styreleiar og tre styremedlemmar. Det er også to varastyremedlemmar. Bybanen AS har ingen eigedeler i andre selskap. Det går fram på nettsida Ravn Info at vedtatt føremål for Bybanen AS er: «Forvalte og drifte infrastrukturen for Bybanen og for trolleybuss, herunder også Bybanens skinnegående materiell. Selskapet har fagansvar for sikkerhet, bane, elektro, signal/tele samt for skinnegående materiell for Bybanen i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter.» På nettsida til Bybanen AS går det fram at selskapet prioriterer sin aktivitet som følgjer: 1. Tryggleik 2. Driftsstabilitet og tilgjengelegheit 3. Gode passasjeropplevingar 4. Alle andre prosessar og aktivitetar 113 4

114 Bybanen AS samhandlar med fleire andre aktørar knytt til drift av Bybanen. Det er operatørselskap som køyrer og kontrollerer vogner, og Skyss (organisasjonsledd i Hordaland fylkeskommune) har ansvar for rutetilbodet. Bybanen Utbygging er ei avdeling i Hordaland fylkeskommune som har ansvar for planlegging, design og utbygging. Sjå figuren under for illustrasjon av samarbeidet. 1.3 Føremål og problemstillingar Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Bybanen AS. Vidare er føremålet med selskapskontrollen å undersøke om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre god beredskap ved driftsproblem og for kommunikasjon med og informasjon til kundar og samarbeidspartar. Med bakgrunn i føremålet er det utarbeidd følgjande problemstillingar som vil bli undersøkt: 1. I kva grad har Hordaland fylkeskommune etablert ei eigaroppfølging av selskapet i samsvar med etablerte normer for eigaroppfølging, eigne vedtak og rutinar? a. I kva grad er det etablert ein eigarstrategi med mål og krav til selskapet? b. I kva grad har fylkeskommunen følgt opp selskapet i samsvar med eigne rutinar for eigarstyring og føringar som er gitt til selskapet? 2. I kva grad har Bybanen AS etablert system og rutinar for å handtere driftsutfordringar? a. I kva grad er det etablert ein beredskapsplan og tilhøyrande rutinar som skal sikre alternativ transport ved eventuelle driftsutfordringar? i) I kva grad dekker beredskapsplanen dei driftsutfordringane som Bybanen har opplevd? ii) I kva grad blir beredskapsplanen nytta ved eventuelle hendingar? b. I kva grad er det gjennomført dokumenterte risikovurderingar som ligg til grunn for beredskapsplan og system og rutinar knytt til å sikre driftstryggleik? 114 5

115 c. I kva grad har Bybanen tilstrekkeleg med system og rutinar for å sikre at ein tar lærdom av hendingar som har fått konsekvensar for drifta? d. I kva grad er det etablert rutinar for leiinga sin gjennomgang av tryggleikssystemet, samt gjennomgang og evalueringar av hendingar og avvik? e. I kva grad er det etablert system og rutinar som sikrar at det blir gitt naudsynt informasjon både internt, til samarbeidspartar og kundar ved eventuelle driftsutfordringar? 3. I kva grad er det etablert tydeleg ansvar og rolledeling mellom Bybanen AS og andre aktuelle aktørar slik som samferdsleavdelinga, Skyss, Bybanen utbygging og operatørselskap når det gjeld etablering av ei trygg og føreseieleg drift av Bybanen? 115 6

116 2. Kontrollkriterium 2.1 Innleiing Kontrollkriteria vil bli henta frå og utleia av autoritative kjelder, rettsreglar, politiske vedtak og fastsette retningslinjer. Kontroll kriteria under er ikkje utømmande for kva som kan vere relevant i selskapskontrollen. Andre kriterium vil kunne komme til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. 2.2 Krav i lov og forskrift Jernbanelov Det går fram av 6 i Jernbanelova at «Departementet kan ved forskrift eller enkeltvedtak fastsette vilkår for tillatelsen for å ivareta hensynet til en sikker og hensiktsmessig trafikkavvikling samt miljø, herunder krav til ( ) (f) sikkerhetsreglementer og internkontrollsystemer.» Forskrift om krav til sporvei, tunnelbane, forstadsbane m.m. (kravforskriften) Kravforskrifta vil vere relevant kontrollkriterium for denne selskapskontrollen. Til dømes går det fram av 4-7 om beredskap at beredskapen skal omfatte: Beredskapen mellom anna skal omfatte «organisering, utstyr og materiell for effektiv beredskapsinnsats», «et dokumentert beredskapsplanverk, med tydelig rollefordeling, varslingslister og innsatsplaner» og «informasjonsberedskap i krisesituasjoner som sikrer at reisende og publikum får informasjon om hvordan de skal forholde seg». Vidare går det fram av forskriftens 4-8 om leiinga si gjennomgang: «Jernbanevirksomhetens øverste ledelse skal ved behov og minst en gang per år, gjennomgå sikkerhetsstyringssystemet og resultater fra virksomhetens sikkerhetsarbeid for å sikre at sikkerhetsstyringssystemet fortsatt er hensiktsmessig og oppdatert. Ved gjennomgåelsen skal det tas hensyn til blant annet: a) resultater og gjennomføring av tiltak etter interne revisjoner og revisjoner av leverandører, samt vurdering av samsvar med lovgivningens krav og interne krav, b) i hvilken grad sikkerhetsmål er oppnådd, c) nye og oppdaterte risikovurderinger, d) endrede forutsetninger, herunder endringer i lover og/eller forskrifter, e) analyser av jernbaneulykker, alvorlige jernbanehendelser og jernbanehendelser, f) avvik og oppfølging av disse og g) oppfølgingstiltak etter ledelsens tidligere gjennomgåelser. Ledelsens gjennomgåelse skal avdekke eventuelle behov for endring i sikkerhetspolitikk, sikkerhetsmål og handlingsplaner og andre deler av sikkerhetsstyringssystemet.» Når det gjeld oppfølging av avvik går det fram krav til dette i 7-4: «Jernbanevirksomheten skal registrere og følge opp avvik fra jernbanelovgivningen og interne bestemmelser. Det skal tas stilling til avvikenes betydning for sikkerheten, både enkeltvis og i forhold til andre avvik. Jernbanevirksomheten skal rette avvik, avdekke årsakene til avvikene og iverksette tiltak for å hindre gjentakelse. Tiltakene skal følges opp og effekten av tiltakene 116 7

117 evalueres. Inntil avvik er rettet skal det ved behov gjennomføres kompenserende tiltak.» 2.3 Fylkeskommunale styringsdokument og vedtak Relevante fylkeskommunale styringsdokument og vedtak kan bli nytta som kontrollkriterium. Dette kan til dømes dreie seg om eigarskapsmelding og eigarstrategi. 2.4 Bybanen AS sine eigne retningsliner og dokument Bybanen AS har etablert ein rekke dokument som vil vere relevant som kontrollkriterium. Til dømes kan dette gjelde «Bestemmelser for sikker trafikkavvikling BST» og «Regelverk for drift og infrastruktur RDI»

118 3. Metode Deloitte utfører selskapskontroll i samsvar med kapittel 6 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon og rettleiar for gjennomføring av selskapskontroll utarbeidd av NKRF Dokumentanalyse Vi vil samle inn relevant dokumentasjon som til dømes retningslinjer og rutinar for området som skal undersøkast. Innsamla dokumentasjon og kjeldemateriale vil bli analysert og vurdert opp mot kontrollkriteria. 3.2 Intervju For å få supplerande informasjon til skriftlege kjelder vil Deloitte intervjue utvalte personar frå selskapet (leiing) og representantar frå Hordaland fylkeskommune. Vi tek sikte på å gjennomføre om lag 7-8 intervju. Endelig utval av personar som skal intervjuast eller svare på spørsmål vil bli gjort etter innleiande analyse. 3.3 Spørjeundersøking ein opsjon Dersom det er ønskeleg og mogleg, vil revisjonen sende ei spørjeundersøking til førarane av bybanen for å undersøke korleis dei opplever handsaming av driftsproblem og tilhøyrande beredskap. Dette gjeld i kva grad førarane blir tilstrekkelig informert slik at dei kan informere vidare til passasjerane. Revisjonen er avhengig av å få tilgang til e-post-adressene til alle førarane for at ei slik spørjeundersøking kan bli gjennomført. Dette krev at arbeidsgjevar for førarane samtykker til ei slik undersøking. 3.4 Verifisering og høyring Oppsummering av intervju vil bli sendt til dei intervjua for verifisering. Det er informasjon frå det verifiserte intervjureferatet som vil bli nytta i rapporten. Faktadelen i rapporten vil bli sendt til fylkeskommunen og selskapet for verifisering. Deretter vil heile rapporten, inkludert vurderingsdel og forslag til tiltak, bli sendt til fylkesrådmannen og selskapet for uttale. Høyringsuttalane vil bli vedlagt den endelege rapporten som blir sendt til kontrollutvalet. 1 Selskapskontroll - fra a å. (Praktisk veileder), Utarbeidd av NKRF

119 4. Tid og ressursbruk 4.1 Nøkkelpersonell Stein Ove Songstad er ansvarleg partner på oppdraget. I tillegg vil teamet bestå av prosjektleiar Birte Bjørkelo (Director) prosjektmedarbeidarar Sissel Riise (manager) og Anders Blomhoff Pedersen (senior konsulent). Deloitte har sett saman eit team som sikrar at prosjektet blir gjennomført i samsvar med gjeldande retningslinjer, samt med naudsynt kompetanse og erfaring innanfor kommunal revisjon. 4.2 Ressursbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin karakter og planen som er lagt for korleis prosjektet skal bli gjennomført vil det ta totalt 282 timar å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer førebuing av prosjektet, utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, analyse av data og utarbeiding og kvalitetssikring av rapport. Timetalet omfattar også presentasjon av ferdig rapport for kontrollutvalet. Timetalet inkluderer ikkje gjennomføring av opsjon på spørjeundersøkinga (sjå vedlegg). Timeestimatet inkluderer ikkje førebuing og gjennomføring av presentasjon i fylkestinget. Ved eventuell presentasjon i fylkestinget vil det bli rekna med inntil 8 ekstra timar for førebuing og utarbeiding av presentasjon. Sjå vedlegg for oversikt over timefordeling. Fakturering av kostnadene ved prosjektet vil skje i samsvar med avtale mellom Hordaland fylkeskommune og Deloitte. 4.3 Gjennomføringsplan Oppstart av prosjektet vil vere desember 2016 og rapporten vil vere klar for oversending til kontrollutvalet ved sekretariatet innan utgangen av juni For å kunne gjennomføre prosjektet innan denne fristen og med stipulert timebruk er det nødvendig at fylkeskommunen og selskapet sender over etterspurt dokumentasjon innan dei fristar som blir sett, at utvalde personar stiller til og verifiserer intervju, samt at selskapet innan avtalte fristar gir tilbakemelding på rapportutkast i samband med verifisering og høyring. Ettersom dette er ein selskapskontroll som krev at både fylkeskommune og selskapet gir tilbakemelding på rapporten har vi rekna inn litt ekstra tid. Bergen, 4. november 2016 Stein Ove Songstad

120 Oppdragsansvarleg partnerdeloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS

121 Kontrollutvalet Arkivnr: 2015/ Saksbehandlar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet 130/ Forvaltningsrevisjon av NDLA, del II - Status i arbeidet ved Deloitte Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 5/16 i møte : 1. Kontrollutvalet ønskjer å gå vidare inn i saka og ber Deloitte gjennomføre ein utvida forvaltningsrevisjon av NDLA. 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve i dette møte, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk innan Leiar i kontrollutvalet, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne prosjektplanen. Prosjektplanen vart levert innan tidsfristen og godkjend i tråd med punkt 3 i vedtaket over med slik tekst i e-post til Deloitte : 1. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av NDLA II er godkjent slik den ligg føre. 2. Det vert likevel presisert at kontrollutvalet skal varslast snarast råd, og før forbruket er gjort, dersom ein under vegs i arbeidet ser at det stipulerte timetalet ikkje vil vera tilstrekkeleg. 3. Det vert lagt opp til at Deloitte kjem med ein kort statusrapport på arbeidet i møte i kontrollutvalet Av den godkjende prosjektplanen går det fram at føremålet med forvaltningsrevisjonen er: «Føremålet med prosjektet er å avdekke om NDLA sine innkjøp, samhandling med leverandører og arbeidsmiljø samsvarer med regelverk, interne rutiner og etiske retningslinjer.» Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: Roald.Breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 121

122 Side 2/2 Med bakgrunn i prosjektet sitt føremål har revisjonen formulert følgjande problemstillingar: 1. Er det etablert system, rutinar og kontrollar (økonomisk internkontroll) som førebyggjer og hindrar at korrupsjon og mislegheiter kan førekomme? 2. I kva grad er NDLA sine innkjøp frå leverandør av tekniske tenester i tilstrekkeleg grad dokumenterte og etterprøvbare, med behovsvurdering, spesifisert faktura med tilhøyrande bilag, fakturadokumentasjon frå underleverandør mm.? 3. I kva grad er innkjøp frå andre leverandører NDLA har hatt avtalar med tilstrekkeleg dokumenterte og etterprøvbare gjennom behovsvurdering, spesifisert faktura med tilhøyrande bilag, fakturadokumentasjon frå underleverandør mm.? 4. I kva grad har samhandling/interaksjon med leverandør av tekniske tenester og andre utvalde aktørar blitt handtert på ein profesjonell og forretningsetisk måte, og i samsvar med regelverk og ev. interne rutinar og retningsliner? 5. Korleis og i kva grad har ekstern leverandør av tekniske tenester vore involvert i dagleg teknisk drift av NDLA? a. I kva grad har NDLA inngått databehandlaravtale med ekstern leverandør av tekniske tenester i dei tilfella der dette har vore aktuelt? b. I kva grad har NDLA sikra tilstrekkeleg vern av sensitiv informasjon knytt til innkjøp, leverandørinformasjon mv.? 6. I kva grad har NDLA sikra eit forsvarleg arbeidsmiljø? a. I kva grad er det etablert system og rutinar for å legge forhold til rette for varsling? b. I kva grad har NDLA sikra tilstrekkeleg tilrettelegging og handtering av melding/varsel om kritikkverdige forhold i organisasjonen? c. I kva grad har det vore varsla om kritikkverdige forhold i organisasjonen? d. I kva grad er ev. varsling i NDLA gjennomført på ein forsvarleg måte? e. I kva grad har NDLA følgt opp og behandla tilsette som har meldt frå om kritikkverdige forhold i organisasjonen i samsvar med gjeldande regelverk? Drøfting: Det har vist seg at det har vore mykje meir krevjande for revisor å få tak i naudsynt informasjon frå NDLA enn det ein hadde sett føre seg på førehand. Dette har resultert i at revisjonsrapporten no er vorte noko forseinka i høve avtalt leveringstidspunkt som var sett til Kontrollutvalet bør no utfordre Deloitte på å komme med ein dato for når ein kan rekne med at endeleg revisjonsrapport vert levert. I dette møtet vil Deloitte også orientere om status og framdrift i prosjektet. Konklusjon: Dersom det ikkje kjem fram særskilte opplysningar, som t.d. krev justering ift. godkjend prosjektplan, vert det tilrådd at kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Forslag til vedtak 1. Endeleg revisjonsrapport for forvaltningsrevisjon av NDLA, del II vert å levere sekretariatet innan. 2. Informasjonen vert elles teken til orientering Hogne Haktorson kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Roald Breistein utvalgssekretær 122

123 Kontrollutvalet Arkivnr: 2016/ Saksbehandlar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet 131/ Forvaltningsrevisjon av opplæringstilbodet til minoritetsspråklege elevar - Status i arbeidet ved Deloitte Bakgrunn for saka: I samband med sak 105/16 i møte i kontrollutvalet vart dette protokollert: «Handsaming i møtet Forvaltningsrevisor Line Margrete Johansen frå Deloitte presenterte forslag til prosjektplan når det gjeld forvaltningsrevisjon innan oppfølging av minoritetsspråklege elevar og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Det vart gjort ei mindre tilføying i problemstilling 4. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon innan oppfølging av minoritetsspråklege elevar frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan. 4. Det vert også akseptert opsjon på ev. presentasjon av rapporten i Hordaland fylkesting fakturert etter timeforbruk, inntil 8 timar. 5. Det er ønskjeleg at Deloitte, i samband med at revisjonsrapporten vert send på høyring til fylkesrådmannen, ber om at han også tar stilling til korleis forslag til tiltak som ligg i rapporten bør prioriterast. 6. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan , ferdig verifisert og med fylkesrådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd.» På bakgrunn av dette er ny prosjektplan motteke og den ligg ved saka. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: Roald.Breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 123

124 Side 2/3 Av den godkjende prosjektplanen går det fram at føremålet med forvaltningsrevisjonen er: «Føremålet med prosjektet vil vere å undersøkje om minoritetsspråklege elevar i vidaregåande skular i Hordaland får den oppfølginga og opplæringa dei har rett på. Vidare er det eit føremål å undersøkje om unge asylsøkjarar sin rett til vidaregåande opplæring blir ivareteke på ein tilfredsstillande måte.» Med bakgrunn i prosjektet sitt føremål har revisjonen formulert følgjande problemstillingar: 1. I kva grad har Hordaland fylkeskommune system og rutinar som sikrar at unge asylsøkjarar sin rett til vidaregåande opplæring blir ivaretake? a. I kva grad får asylsøkjarar med rett til vidaregåande opplæring eit tilbod om slik opplæring i Hordaland? b. Er det etablert tilfredsstilande system for å halde oversikt over kor mange asylsøkjarar i aldersgruppa år som bur i ulike delar av Hordaland? c. Er det etablert tilstrekkeleg med samarbeid mellom Hordaland fylkeskommune og kommunane i Hordaland for å avklare oppfølgingsansvar for asylsøkjarungdom i aldersgruppa år som ikkje sjølv søkjar vidaregåande opplæring? 2. I kva grad får minoritetsspråklege elevar i vidaregåande skular i Hordaland tilbod om særskilt språkopplæring i samsvar med føresegn i regelverket? a. Er det etablert tilfredsstillande system for kartlegging av norskkunnskapane til minoritetsspråklege elevar? b. I kva grad blir det gjort ei konkret vurdering av om elevar som har behov for særskilt norskopplæring også har behov for tospråkleg fagopplæring og/eller morsmålsopplæring? c. Blir vedtak om særskilt språkopplæring utforma i samsvar med sentrale krav i opplæringslova og forvaltningslova? d. I kva grad har skulane tilstrekkeleg kompetanse og ressursar til å gi eit tilbod om særskilt språkopplæring i samsvar med det som blir vurdert å vere eleven sitt behov? 3. I kva grad blir innføringsklasse for minoritetsspråklege elevar nytta i samsvar med dei krav og avgrensingar som går fram av regelverket? a. I kva grad blir innføringsklasse nytta i opplæringstilbodet til minoritetsspråklege elevar? b. I kva grad ligg ei heilskapleg vurdering av kva opplæringstilbod som vil vere til eleven sitt beste til grunn for bruk av innføringsklasse, og i kva grad blir det innhenta samtykke til bruk av innføringsklasse? c. I kva grad sikrar fylkeskommunen at innføringsklasse berre blir nytta i den utstrekning regelverket opnar for? 4. I kva grad er det etablert system og rutinar for å sikre at minoritetsspråklege elevar får relevant informasjon om målform? a. I kva grad er det etablert rutinar for å informere minoritetsspråklege elevar om rett til å velje skriftleg hovudmålform? b. I kva grad er det etablert rutinar for å informere minoritetsspråklege elevar om moglegheit til fritak frå vurdering med karakter i skriftleg sidemål, samt kva følgjer eit slikt fritak eventuelt kan få for vidare utdanning og jobb? Det er formulert slik avgrensing av dette prosjektet: «Forvaltningsrevisjonen er avgrensa til å omhandle fylkeskommunale vidaregåande skular i Hordaland. Private vidaregåande skular er ikkje omfatta av undersøkinga.» Drøfting: I dette møtet vil Deloitte orientere om status og framdrift i prosjektet. 124

125 Side 3/3 Konklusjon: Dersom det ikkje kjem fram særskilte opplysningar, som t.d. krev justering ift. godkjend prosjektplan, vert det tilrådd at kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Forslag til vedtak Informasjonen vert teken til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein utvalgssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Revidert Prosjektplan forvaltningsrevisjon - HFK - minoritetsspråklege elevar 125

126 Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Opplæringstilbodet til minoritetsspråklege elevar Revidert prosjektplan/engagement letter Oktober

Selskapskontroll av arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap - Revisjonsrapport

Selskapskontroll av arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap - Revisjonsrapport Kontrollutvalet Arkivnr: 2015/8849-19 Saksbehandlar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet Fylkestinget Selskapskontroll av arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale

Detaljer

Hordaland fylkeskommune Arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap. Forvaltningsrevisjon August 2016

Hordaland fylkeskommune Arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap. Forvaltningsrevisjon August 2016 Hordaland fylkeskommune Arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap Forvaltningsrevisjon August 2016 «Arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap» August 2016 Rapporten er utarbeidd

Detaljer

Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune Arkiv- og journalføringsplikt i selskap. Prosjektplan/engasjementsbrev

Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune Arkiv- og journalføringsplikt i selskap. Prosjektplan/engasjementsbrev Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune Arkiv- og journalføringsplikt i selskap Prosjektplan/engasjementsbrev September 2015 Innhald 1. Føremål og problemstillingar... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Føremål

Detaljer

Partsbrev - Forvaltningsrevisjon av NDLA - Revisjonsrapport

Partsbrev - Forvaltningsrevisjon av NDLA - Revisjonsrapport Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutval i fylkeskommunar som er eigarar i NDLA Dato: 19.02.2016 Vår ref.: 2015/2073-45 Dykkar ref.: Partsbrev - Forvaltningsrevisjon av NDLA - Revisjonsrapport Vedlagt

Detaljer

Partsbrev - Selskapskontroll av Storeholmen VTA AS - Styreleiar orienterer og status i arbeidet ved Deloitte

Partsbrev - Selskapskontroll av Storeholmen VTA AS - Styreleiar orienterer og status i arbeidet ved Deloitte Sekretariat for kontrollutvalet Storeholmen VTA AS Sjusetevegen 67 5610 ØYSTESE Dato: 28.08.2015 Vår ref.: 2015/943-21 Dykkar ref.: Partsbrev - Selskapskontroll av Storeholmen VTA AS - Styreleiar orienterer

Detaljer

Retningsliner for styrehonorar i selskap der HFK er deltakar

Retningsliner for styrehonorar i selskap der HFK er deltakar REGIONALAVDELINGA Arkivnr: 2016/34484-1 Saksbehandlar: Beate Bergsholm Saksframlegg Saksgang Utval Møtedato Fylkesutval 08.12.2016 Retningsliner for styrehonorar i selskap der HFK er deltakar Samandrag

Detaljer

Forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA) Del II - Revisjonsrapport

Forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA) Del II - Revisjonsrapport Kontrollutvalet Arkivnr: 2015/2073-134 Saksbehandlar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet Fylkestinget Forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA)

Detaljer

Ekstern revisor - opsjon og ny konkurranse

Ekstern revisor - opsjon og ny konkurranse Kontrollutvalet Arkivnr: 2014/10505-6 Saksbehandlar: Hogne Haktorson Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet Fylkestinget Ekstern revisor - opsjon og ny konkurranse Samandrag Fylkestinget

Detaljer

Partsbrev - Invitasjon til å delta i selskapskontroll av Hardangerbrua AS frå Hordaland fylkeskommune

Partsbrev - Invitasjon til å delta i selskapskontroll av Hardangerbrua AS frå Hordaland fylkeskommune Ulvik herad Sekretariat for kontrollutvalet Hordaland fylkeskommune ved kontrollutvalet Vår sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Dykkar ref.: Vår ref: 2014/393 Vår dato: 05.09.2014 Partsbrev - Invitasjon til

Detaljer

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer. Følgjande varamedlemmer møtte: Namn Møtte for Representerer

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer. Følgjande varamedlemmer møtte: Namn Møtte for Representerer Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 425 Sunnhordland, Fylkeshuset Dato: 08.09.2016 Tidspunkt: 10:00 15.45 Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg

Detaljer

Forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA) - Del II - Revisjonsrapport

Forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA) - Del II - Revisjonsrapport Kontrollutvalet Arkivnr: 2015/2073-154 Saksbehandlar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet Fylkestinget Forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA)

Detaljer

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Sara Økland Medlem H. Følgjande varamedlemmer møtte: Namn Møtte for Representerer

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Sara Økland Medlem H. Følgjande varamedlemmer møtte: Namn Møtte for Representerer Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 425 Sunnhordland, Fylkeshuset Dato: 13.02.2017 Tidspunkt: 10:00 14.45 Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg

Detaljer

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Magne Ivar Fauskanger Medlem FRP

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Magne Ivar Fauskanger Medlem FRP Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 425 Sunnhordland, Fylkeshuset Dato: 18.06.2014 Tidspunkt: 10:00 13.15 Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Torill Vebenstad

Detaljer

Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg Leiar H Kristian Helland Nestleiar FL KRF/SP

Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg Leiar H Kristian Helland Nestleiar FL KRF/SP Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Stord hotel Dato: 29.08.2017 Tidspunkt: 11:00 12.15 Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg Leiar H Kristian Helland

Detaljer

VIDARE FYLKESKOMMUNALT ENGASJEMENT I ARBEIDSMARKNADSBEDRIFTENE

VIDARE FYLKESKOMMUNALT ENGASJEMENT I ARBEIDSMARKNADSBEDRIFTENE HORDALAND FYLKESKOMMUNE Regionalavdelinga Arkivsak 200801439-108 Arkivnr. 015 Saksh. Smørdal, Jon-Rune Saksgang Møtedato Fylkesutvalet 26.01.2012 VIDARE FYLKESKOMMUNALT ENGASJEMENT I ARBEIDSMARKNADSBEDRIFTENE

Detaljer

OPPRETTING AV ADMINISTRASJONSSELSKAP FOR BOMPENGESELSKAPA I HORDALAND

OPPRETTING AV ADMINISTRASJONSSELSKAP FOR BOMPENGESELSKAPA I HORDALAND HORDALAND FYLKESKOMMUNE Samferdselsavdelinga Arkivsak 200803028-19 Arkivnr. 81 Saksh. Midtgård, Bjørn Inge Saksgang Samferdselsutvalet Fylkesutvalet Valnemnda Fylkestinget Møtedato 11.11.2009 18.11.2009-19.11.2009

Detaljer

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer. Følgjande varamedlemmer møtte: Namn Møtte for Representerer

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer. Følgjande varamedlemmer møtte: Namn Møtte for Representerer Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 425 Sunnhordland, Fylkeshuset Dato: 04.05.2015 Tidspunkt: 10:00 13.00 Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Torill Vebenstad

Detaljer

Dato: 16. februar 2012 Kl.: Stad: Møterom 425 Sunnhordland i Fylkeshuset Saknr.: 8/12-13/12

Dato: 16. februar 2012 Kl.: Stad: Møterom 425 Sunnhordland i Fylkeshuset Saknr.: 8/12-13/12 HORDALAND FYLKESKOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalet Dato: 16. februar 2012 Kl.: 10.00 16.00 Stad: Møterom 425 Sunnhordland i Fylkeshuset Saknr.: 8/12-13/12 MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A) DESSE MØTTE Lauritsen,

Detaljer

Partsbrev PS 17/15 - Tekniske tenester i Bømlo kommune - Godkjenning av prosjektplan

Partsbrev PS 17/15 - Tekniske tenester i Bømlo kommune - Godkjenning av prosjektplan Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Deloitte AS Vår sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Dykkar ref.: Vår ref: 2015/17 Vår dato: 20.04.2015 Partsbrev PS 17/15 - Tekniske tenester i Bømlo kommune

Detaljer

kl i kommunestyresalen i Bømlo rådhus. NB! Merk tid og stad

kl i kommunestyresalen i Bømlo rådhus. NB! Merk tid og stad 1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 11.2.2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet 19.2.2013 kl. 09.00 i kommunestyresalen

Detaljer

Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg Leiar H Kristian Helland Nestleiar FL KRF/SP

Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg Leiar H Kristian Helland Nestleiar FL KRF/SP Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 425 Sunnhordland, Fylkeshuset Dato: 23.05.2017 Tidspunkt: 10:00 15:15 Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg

Detaljer

36/12 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK - RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL

36/12 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK - RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19. sep. 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 36/12 36/12 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK - RAPPORT

Detaljer

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg Leiar H Åse Gunn Husebø, dag 2 Medlem Ap

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg Leiar H Åse Gunn Husebø, dag 2 Medlem Ap Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 457 Nordhordland i 4. etasje, Fylkeshuset Dato: 04. 05.04.2016 Tidspunkt: 04.04.16 kl. 10:00 15.10 og 05.04.16 kl. 09.15 11.00 Følgjande faste medlemmer

Detaljer

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Terje Kollbotn Medlem R Sara Økland Medlem Uavh

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Terje Kollbotn Medlem R Sara Økland Medlem Uavh Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 425 Sunnhordland, Fylkeshuset Dato: 20.10.2016 Tidspunkt: 10:00 14.15 Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg

Detaljer

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Terje Kollbotn Medlem R

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Terje Kollbotn Medlem R Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 425 Sunnhordland, Fylkeshuset Dato: 16.02.2016 Tidspunkt: 10:00 14.30 Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Inge Reidar Kallevåg

Detaljer

Saksframlegg. Kvinnherad kommune. Rapport etter forvaltningsrevisjon av anbodskonkurransen om leige av omsorgsbustader

Saksframlegg. Kvinnherad kommune. Rapport etter forvaltningsrevisjon av anbodskonkurransen om leige av omsorgsbustader Saksframlegg Saksmappe Saksbehandlar 2012/2177-34 Ikke fordelt til saksbehandler Saksgang Saksnr Utval Møtedato Kommunestyret Rapport etter forvaltningsrevisjon av anbodskonkurransen om leige av omsorgsbustader

Detaljer

Reglement for Kvam kontrollutval

Reglement for Kvam kontrollutval Reglement for Kvam kontrollutval 1 Innleiing Heradsstyret har det øvste tilsynet med den kommunale forvaltninga, og kan krevja alle saker lagt fram for seg til orientering eller avgjerd. Heradsstyret kan

Detaljer

Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 01/11 09/11. MØTELEIAR Georg Lønning (FrP)

Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 01/11 09/11. MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 21.02.11 Kl.: 09.00 13.30 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 01/11 09/11 MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) DESSE MØTTE Kåre Habbestad (SP) Sonja Hellen Sele (

Detaljer

MØTEBOK. Kontrollutvalet. Dato: 11. februar 2013 Kl.: Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 1/13-7/13. MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A)

MØTEBOK. Kontrollutvalet. Dato: 11. februar 2013 Kl.: Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 1/13-7/13. MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A) HORDALAND FYLKESKOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalet Dato: 11. februar 2013 Kl.: 10.00 14.20 Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 1/13-7/13 MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A) DESSE MØTTE Fauskanger, Magne Ivar

Detaljer

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Til Kommunestyret Vår sakshandsamar: Kari Marie Nygard Dykkar ref.: Vår ref: 2017/38 Vår dato: 14.03.2018 Partsbrev med Rapport etter forvaltningsrevisjon

Detaljer

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Anita Garlid Johannessen Medlem FRP

Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Anita Garlid Johannessen Medlem FRP Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 425 Sunnhordland, Fylkeshuset Dato: 09.11.2015 Tidspunkt: 10:00 15:45 Følgjande faste medlemmer møtte: Namn Funksjon Representerer Åse Gunn Husebø

Detaljer

Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteinnkalling

Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteinnkalling Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: 157 Loftet, Kommunehuset i Fusa Dato: 14.08.2017 Tidspunkt: 15:00 EKSTRAMØTE OBS tid og stad! Dersom nokon

Detaljer

MØTEBOK. Kontrollutvalet. Dato: 19. november 2013 Kl.: Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 34/13-36/13. MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A)

MØTEBOK. Kontrollutvalet. Dato: 19. november 2013 Kl.: Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 34/13-36/13. MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A) HORDALAND FYLKESKOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalet Dato: 19. november 2013 Kl.: 10.00 12.10 Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 34/13-36/13 MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A) DESSE MØTTE Fauskanger, Magne

Detaljer

SAKSFRAMLEGG. Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 140/11 KOMMUNESTYRE Steinar Hole. Arkiv: FE-030

SAKSFRAMLEGG. Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 140/11 KOMMUNESTYRE Steinar Hole. Arkiv: FE-030 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 140/11 KOMMUNESTYRE 08.11.2011 Steinar Hole Arkivsaknr. 11/313 Arkiv: FE-030 Rapport etter forvaltningsrevisjon vedk. internkontroll i Austevoll kommune

Detaljer

MØTEBOK. Kontrollutvalet. Dato: 25. august 2010 Kl.: Stad: Fleischer's Hotel, Voss Saknr.: 25/10-31/10. MØTELEIAR Hermansen, Terje (A)

MØTEBOK. Kontrollutvalet. Dato: 25. august 2010 Kl.: Stad: Fleischer's Hotel, Voss Saknr.: 25/10-31/10. MØTELEIAR Hermansen, Terje (A) HORDALAND FYLKESKOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalet Dato: 25. august 2010 Kl.: 10.00 13.00 Stad: Fleischer's Hotel, Voss Saknr.: 25/10-31/10 MØTELEIAR Hermansen, Terje (A) DESSE MØTTE Vik, Dagfinn (FRP) Schei,

Detaljer

Prinsipp for godtgjersle for styreverv

Prinsipp for godtgjersle for styreverv Administrasjonsseksjonen - Org avd Arkivnr: 2014/10189-35 Saksbehandlar: Brit Mari Heggøy Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fylkesutvalet 04.12.2014 Prinsipp for godtgjersle for styreverv Samandrag

Detaljer

Plan for selskapskontroll 2012-2016

Plan for selskapskontroll 2012-2016 Forsand Kommune Plan for selskapskontroll 2012-2016 Vedteke av kommunestyret 28. november 2012 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Innhaldsliste 1 Innleiing... 3 1.1 Avgrensing organisasjonsformer som

Detaljer

Bjerkreim Kommune. Plan for selskapskontroll Noen de kommunale selskapene i regionen

Bjerkreim Kommune. Plan for selskapskontroll Noen de kommunale selskapene i regionen Bjerkreim Kommune Plan for selskapskontroll 2017 2020 Noen de kommunale selskapene i regionen Vedtatt av kommunestyret i den 20.09.2016 Innhaldsliste Innleiing... 3 Avgrensing organisasjonsformer som faller

Detaljer

Reglement for kontrollutvalet i Selje kommune (Vedteke av Selje kommunestyret den 29. april 2009, sak 030/09)

Reglement for kontrollutvalet i Selje kommune (Vedteke av Selje kommunestyret den 29. april 2009, sak 030/09) Reglement for kontrollutvalet i Selje kommune (Vedteke av Selje kommunestyret den 29. april 2009, sak 030/09) 1. Val og samansetjing (kommunelova 77 nr. 1,2 og 3) Medlemane i kontrollutvalet i Selje kommune

Detaljer

Sakliste: Saknr. Sak 10/10 Godkjenning av innkalling og sakliste

Sakliste: Saknr. Sak 10/10 Godkjenning av innkalling og sakliste Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 21.04.10 Kl.: 09.00 13.15 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 10/10 21/10 MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) DESSE MØTTE Kåre Habbestad (SP) Sonja Hellen Sele (

Detaljer

Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll

Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: 157 Loftet, Kommunehuset i Fusa Dato: 01.12.2016 Tidspunkt: 10:00 13:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn

Detaljer

Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste

Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 04.02.13 Kl.: 12.00 14.15 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 01/13 11/13 MØTELEIAR Wilhelm Engelsen (Ap) DESSE MØTTE Jens Arne Stautland (Krf) Kristin Ankervold

Detaljer

Saksframlegg. Forvaltningsrevisjon - Nasjonal digital læringsarena - NDLA SAKSFRAMSTILLING. 1. Bakgrunn for saka

Saksframlegg. Forvaltningsrevisjon - Nasjonal digital læringsarena - NDLA SAKSFRAMSTILLING. 1. Bakgrunn for saka Side 1 av 5 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 16/3140-1 Forvaltningsrevisjon - Nasjonal digital læringsarena - NDLA Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til

Detaljer

Kvinnherad kommune Møteprotokoll

Kvinnherad kommune Møteprotokoll Kvinnherad kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom første høgda, Kvinnherad Vekstbedrift AS i Uskedalen Dato: 07.12.2016 Tidspunkt: 10:00 13:00 Følgjande faste medlemmer møtte:

Detaljer

Innkalling for Kommunestyret i Radøy

Innkalling for Kommunestyret i Radøy Radøy kommune Innkalling for Kommunestyret i Radøy Møtedato: 22.06.2017 Møtestad: Lindåshallen Møtetid: 12.00 Saksliste: Saksnr Tittel 035/2017 Godkjenning av innkalling og saksliste 036/2017 Etablering

Detaljer

HORDALAND FYLKESKOMMUNE SITT VIDARE ENGASJEMENT I ARBEIDSMARKNADSBEDRIFTENE OPPFØLGING AV FYLKESTINGET SITT VEDTAK FRÅ JUNI 2010.

HORDALAND FYLKESKOMMUNE SITT VIDARE ENGASJEMENT I ARBEIDSMARKNADSBEDRIFTENE OPPFØLGING AV FYLKESTINGET SITT VEDTAK FRÅ JUNI 2010. HORDALAND FYLKESKOMMUNE SITT VIDARE ENGASJEMENT I ARBEIDSMARKNADSBEDRIFTENE OPPFØLGING AV FYLKESTINGET SITT VEDTAK FRÅ JUNI 2010 Bakgrunn Hordaland fylkeskommune er i dag medeigar i sju arbeidsmarknadsbedrifter

Detaljer

Fordeling av hovudansvar for utvala mellom tilsette i sekretariatet

Fordeling av hovudansvar for utvala mellom tilsette i sekretariatet SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Notat Informasjon frå SEKOM-sekretariat 2014 Hovudpunkt Dato: 31.07.2014 Vår referanse: 14/179 Arkiv: FE-060 Fordeling av hovudansvar for utvala mellom tilsette

Detaljer

SKODJE KOMMUNE. Reglement for kontrollutvalet jf. Kommunelova kap. 12 med tilhøyrande forskrift og rettleiar

SKODJE KOMMUNE. Reglement for kontrollutvalet jf. Kommunelova kap. 12 med tilhøyrande forskrift og rettleiar SKODJE KOMMUNE Reglement for kontrollutvalet jf. Kommunelova kap. 12 med tilhøyrande forskrift og rettleiar Vedtatt i kommunestyret 24.05.2016 Innhald 1. Føremål... 2 2. Etikk... 2 3. Val og samansetjing...

Detaljer

Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 19/12 26/12

Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 19/12 26/12 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 23.05.12 Kl.: 10.00 13.15 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 19/12 26/12 MØTELEIAR Helga Nøtland Auestad (Krf) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) Ove Gjerde (Ap) Ove

Detaljer

Oppfølgingsliste 4/2017

Oppfølgingsliste 4/2017 Oppfølgingsliste 4/2017 Saker som er avslutta vil ikkje kome med på neste statusrapport. Sak-nr Saker som er tekne opp Dato Oppfølging KU Status 5/16 FR Innkjøp og oppfølging 26.1 August 2017 Vedtak: av

Detaljer

Forvaltningsrevisjon - Arkiv og offentlegheit - Rapport

Forvaltningsrevisjon - Arkiv og offentlegheit - Rapport Side 1 av 7 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 16 / 8907-5 Forvaltningsrevisjon - Arkiv og offentlegheit - Rapport Kontrollsjef rår kontrollutvalet til å gje

Detaljer

MØTEBOK. Kontrollutvalet. Dato: 10. april 2013 Kl.: 10.00 13.40 Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 8/13-14/13 MØTELEIAR. Vebenstad, Torill (A)

MØTEBOK. Kontrollutvalet. Dato: 10. april 2013 Kl.: 10.00 13.40 Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 8/13-14/13 MØTELEIAR. Vebenstad, Torill (A) HORDALAND FYLKESKOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalet Dato: 10. april 2013 Kl.: 10.00 13.40 Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 8/13-14/13 MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A) DESSE MØTTE Fauskanger, Magne Ivar

Detaljer

Fusa kommune Møteprotokoll

Fusa kommune Møteprotokoll Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Loftet, kommunehuset i Fusa, Dato: 04.12.2014 Tidspunkt: 11:00 13:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Arild Legland

Detaljer

Møteinnkalling Møteprotokoll Saker til behandling

Møteinnkalling Møteprotokoll Saker til behandling Møteinnkalling Telemark kontrollutval Dato: 23.03.2017 kl. 12:00-13:00 Møtested: Fylkeshuset, Nisser Arkivsak: 17/00121 Arkivkode: 033 Forfall meldes til line.bosnes@temark.no. Sakskart Side Møteinnkalling

Detaljer

kl i kommunestyresalen i Øygarden rådhus, Rong

kl i kommunestyresalen i Øygarden rådhus, Rong Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øvst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 04.12.10 Innkalling til møte i kontrollutvalet

Detaljer

Vedtak i sak som gjeld klage på manglande innsyn etter offentleglova

Vedtak i sak som gjeld klage på manglande innsyn etter offentleglova Sakshandsamar: Ove Midtbø Vår dato Vår referanse Telefon: 57643176 03.07.2012 2012/1917-326.1 E-post: fmsfomi@fylkesmannen.no Dykkar dato Dykkar referanse Foreldrearbeidsutvalet Lærdalsøyri skule v/hadle

Detaljer

Stord kommune Møteprotokoll

Stord kommune Møteprotokoll 1 Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Publikumsalen, Stord rådhus Dato: 17.02.2014 Tidspunkt: 12:00 15:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

1. Samandrag Kontrollutvalet bestilte gjennomføring av forvaltningsrevisjon av Tryggleik og beredskap i fylkeskommunen i KU-sak 24/13.

1. Samandrag Kontrollutvalet bestilte gjennomføring av forvaltningsrevisjon av Tryggleik og beredskap i fylkeskommunen i KU-sak 24/13. Side 1 av 5 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 13/3614-10 Forvaltningsrevisjon - Tryggleik og beredskap - rapport Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje

Detaljer

Saksnr Utval Møtedato KO 73/18 Kontrollutvalet Fylkestinget

Saksnr Utval Møtedato KO 73/18 Kontrollutvalet Fylkestinget saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 15.11.2018 123826/2018 Tor Harald Hustad Saksnr Utval Møtedato KO 73/18 Kontrollutvalet 28.11.2018 Fylkestinget 10.12.2018 Val av forvaltningsrevisjonsprosjekt

Detaljer

Før møtestart vart det gjennomført opplæring i bruk av ipad for kontrollutvalet.

Før møtestart vart det gjennomført opplæring i bruk av ipad for kontrollutvalet. kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 18.04.12 Kl.: 10.00 14.00 Stad: Møterom 2. etasje i Rådhuset Saknr.: 09/12 18/12 MØTELEIAR Helga Nøtland Auestad (Krf) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) Johannes

Detaljer

11/12 Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune.

11/12 Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune. Kvinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 19.04.12 Kl.: 09.45 14.50 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 07/12 15/12 MØTELEIAR Sølvi Ulvenes (H) DESSE MØTTE Frøydis Fjellhaugen (Ap) Are Traavik

Detaljer

RETNINGSLINE FOR RESERVERTE KONTRAKTAR

RETNINGSLINE FOR RESERVERTE KONTRAKTAR HORDALAND FYLKESKOMMUNE Økonomiavdelinga Innkjøpsseksjonen Arkivsak 200901211-16 Arkivnr. 180.T40 Saksh. Marit, Høisæter Saksgang Møtedato Fylkesutvalet 24.05.2012 RETNINGSLINE FOR RESERVERTE KONTRAKTAR

Detaljer

Samnanger kommune Møteprotokoll

Samnanger kommune Møteprotokoll Samnanger kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Kommunehuset i Samnanger Dato: 04.12.2017 Tidspunkt: 14:00 16:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Plan for selskapskontroll 2008-2012

Plan for selskapskontroll 2008-2012 Plan for selskapskontroll 2008-2012 Stord kommune Revidert 2010 Member of Deloitte Touche Tohmatsu Innhald 1. Innleiing... 3 1.1 Plan for selskapskontroll 3 1.2 Former for selskapskontroll 4 2. Risiko-

Detaljer

Klepp kommune. Plan for selskapskontroll Vedtatt av kommunestyret i Klepp den

Klepp kommune. Plan for selskapskontroll Vedtatt av kommunestyret i Klepp den Klepp kommune Plan for selskapskontroll 2017 2020 Vedtatt av kommunestyret i Klepp den Innhaldsliste Plan for selskapskontroll 2017 2020... 1... 1 Innhaldsliste... 2 Innleiing... 3 Avgrensing organisasjonsformar

Detaljer

Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet

Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet Bømllo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 19.02.13 Kl.: 09.00 13.30 Stad: Kommunestyresalen, Bømlo rådhus Saknr.: 01/13 09/13 MØTELEIAR Sonja Hellen Sele (H) DESSE MØTTE Georg Lønning (H) Svanhild

Detaljer

Plan for selskapskontroll 2008-2012

Plan for selskapskontroll 2008-2012 Plan for selskapskontroll 2008-2012 Hordaland fylkeskommune Member of Deloitte Touche Tohmatsu Medlemmer av Den Norske Revisorforening org.nr: 980 211 282 Innhald 1. Innleiing... 3 1.1 Plan for selskapskontroll

Detaljer

06/12 Plan for forvaltingsrevisjon for perioden Forslag til prosjektplan

06/12 Plan for forvaltingsrevisjon for perioden Forslag til prosjektplan Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 14.02.12 Kl.: 10.00 13.30 Stad: Møterom på Bømlo sjukeheim Saknr.: 01/12 10/12 MØTELEIAR Sonja Hellen Sele ( H ) DESSE MØTTE Georg Lønning (FrP) Kåre

Detaljer

Tysnes kommune Møteprotokoll

Tysnes kommune Møteprotokoll Tysnes kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset i Tysnes Dato: 18.02.2016 Tidspunkt: 10:00 13:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Godkjenning av to prosjektrekneskap

Godkjenning av to prosjektrekneskap ØKONOMI- OG ORGANISASJONSAVDELINGA Arkivnr: 2015/12709-6 Saksbehandlar: Pål Andre Kleive Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fylkesutvalet 03.05.2017 Godkjenning av to prosjektrekneskap Samandrag

Detaljer

MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 10/11 21/11. MØTELEIAR Georg Lønning (FrP)

MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 10/11 21/11. MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 11.05.11 Kl.: 09.00 11.45 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 10/11 21/11 MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) DESSE MØTTE Kåre Habbestad (SP) Sonja Hellen Sele (

Detaljer

46/10 Forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune Rapport

46/10 Forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune Rapport Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 29.11.10 Kl.: 09.00 12.45 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 42/10 50/10 MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) DESSE MØTTE Kåre Habbestad (SP) Sonja Hellen Sele (

Detaljer

Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møteprotokoll

Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møteprotokoll Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Bømlo rådhus Dato: 15.04.2015 Tidspunkt: 10:00 15:00 (kurs kl. 10.00-12.00) Følgjande

Detaljer

Voss kommune Møteprotokoll

Voss kommune Møteprotokoll Voss kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Voss tinghus Dato: 13.02.2015 Tidspunkt: 09:00 12.45 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Siv Anita

Detaljer

MELAND KOMMUNE. Plan for selskapskontroll

MELAND KOMMUNE. Plan for selskapskontroll MELAND KOMMUNE Plan for selskapskontroll 2016-2019 12.03.2016 1 Plan for selskapskontroll Meland kommune 2016-2019 Bakgrunn Kommunesektoren har sidan slutten av 90-talet vore prega av ei auka fragmentering

Detaljer

Årsrekneskap 2013 for Hordaland fylkeskommune - Uttale frå kontrollutvalet

Årsrekneskap 2013 for Hordaland fylkeskommune - Uttale frå kontrollutvalet Kontrollutvalet Arkivnr: 2014/10498-9 Saksbehandlar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet Årsrekneskap 2013 for Hordaland fylkeskommune - Uttale frå kontrollutvalet

Detaljer

Voss kommune Møteprotokoll

Voss kommune Møteprotokoll Voss kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Voss tinghus Dato: 21.08.2015 Tidspunkt: 09:30 14.45 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Oddvar

Detaljer

Sakliste: Saknr. Sak 40/12 Godkjenning av innkalling og sakliste MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet

Sakliste: Saknr. Sak 40/12 Godkjenning av innkalling og sakliste MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet Bømllo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 27.11.12 Kl.: 10.00 13.20 Stad: Kommunestyresalen, Bømlo rådhus Saknr.: 40/12 47/12 MØTELEIAR Sonja Hellen Sele (H) DESSE MØTTE Georg Lønning (H) Svanhild

Detaljer

Forvaltningsrevisjon - Anskaffing av advokat- og rådgjevingstenester i "Fjord1-saka"

Forvaltningsrevisjon - Anskaffing av advokat- og rådgjevingstenester i Fjord1-saka Side 1 av 6 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 16/2566-12 Forvaltningsrevisjon - Anskaffing av advokat- og rådgjevingstenester i "Fjord1-saka" Kontrollsjefen

Detaljer

Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Formannskapssalen Saknr.: 32/10 39/10. MØTELEIAR Amram Hadida (Ap)

Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Formannskapssalen Saknr.: 32/10 39/10. MØTELEIAR Amram Hadida (Ap) Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 01.11.10 Kl.: 12.00 16.00 Stad: Formannskapssalen Saknr.: 32/10 39/10 MØTELEIAR Amram Hadida (Ap) DESSE MØTTE Odd Martin Myhre (FrP) Ola Malvin Lomheim

Detaljer

Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll

Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: Loftet, Kommunehuset i Fusa Dato: 23.04.2015 Tidspunkt: 12:00 14:45 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

Oppfølgingsliste 3/2017

Oppfølgingsliste 3/2017 Oppfølgingsliste 3/2017 Saker som er avslutta vil ikkje kome med på neste statusrapport. Sak-nr Saker som er tekne opp Dato Oppfølging KU Status 5/16 FR Innkjøp og oppfølging 26.1 August 2017 av kollektivtransport

Detaljer

Tysnes kommune Plan for forvaltningsrevisjon

Tysnes kommune Plan for forvaltningsrevisjon Tysnes kommune Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 Januar 2017 Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited Innhald 1 Innleiing 5 1.1 Krav til forvaltningsrevisjon 5 1.2 Plan for forvaltningsrevisjon

Detaljer

På ipad kan møteinnkallinga til dette møtet og møteprotokollen frå møtet 16.2.16 lastas ned på epolitiker og lesast i GoodReader.

På ipad kan møteinnkallinga til dette møtet og møteprotokollen frå møtet 16.2.16 lastas ned på epolitiker og lesast i GoodReader. Møteinnkalling Utval: Møtestad: Kontrollutvalet Møterom 457 Nordhordland i 4. etasje, Fylkeshuset Dato: 04.04. 5.4.2016 Tid: 10:00 Møteplan 4.4.16: Kl. 10.00 11.00 Kl. 10.30-12.00 Kl. 12.00 12.30 Kl. 12.30

Detaljer

HØYRING - FORSLAG TIL ENDRINGAR I KOMMUNELOVA OG OFFENTLEGLOVA

HØYRING - FORSLAG TIL ENDRINGAR I KOMMUNELOVA OG OFFENTLEGLOVA HORDALAND FYLKESKOMMUNE Organisasjonsavdelinga Administrasjonsseksjonen Arkivsak 201010344-11 Arkivnr. 000.T00 Saksh. Heggøy, Brit Mari Saksgang Møtedato Fylkesutvalet 20.02.2013-21.02.2013 HØYRING - FORSLAG

Detaljer

Innleiing. Obligatoriske planar

Innleiing. Obligatoriske planar Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2019 Innleiing Kontrollutvalet er kommunestyret sin reiskap for kontrollarbeid med heile den kommunale verksemda. Utvalet sine oppgåver kan forenkla

Detaljer

33/11 Framlegg til budsjett 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012

33/11 Framlegg til budsjett 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012 Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 20.09.11 Kl.: 10.00 12.50 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 29/11 35/11 MØTELEIAR Amram Hadida (Ap) DESSE MØTTE Odd Martin Myhre (FrP) Grethe Søyland (H)

Detaljer

Sak nr: Saksbehandler: Dato: 2010/3741-128 Martin Vik 22.03.2011

Sak nr: Saksbehandler: Dato: 2010/3741-128 Martin Vik 22.03.2011 Halden kommune Politisk sekretariat Notat Sak nr: Saksbehandler: Dato: 2010/3741-128 Martin Vik 22.03.2011 Vurdering av forholdet mellom aksjeselskap med offentlig eierskap og offentlighetsloven Innledning

Detaljer

Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vedteke av kommunestyret i sak 61/16 den 29.9.16 Innleiing Kontrollutvalet er kommunestyret sin reiskap for kontrollarbeid med heile den kommunale verksemda.

Detaljer

Sund kommune Møteprotokoll

Sund kommune Møteprotokoll Sund kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kantina, Kommunehuset i Sund Dato: 02.12.2015 Tidspunkt: 12:00 14.30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ivar Steinsland

Detaljer

Oppfølgingsliste 6/2015

Oppfølgingsliste 6/2015 Oppfølgingsliste 6/2015 Saker som er avslutta vil ikkje kome med på neste statusrapport. Sak-nr Saker som er tekne opp Dato Oppfølging KU Status 53/14 FR - Tilskotsforvaltning 25.11 01.09.15 Vedtak KU

Detaljer

Møtebok. Kontrollutvalet i Lærdal kommune. Møtedato: Møtetid: 12:30 15:30. Møtestad: Møterom 2. etasje Saksnr.

Møtebok. Kontrollutvalet i Lærdal kommune. Møtedato: Møtetid: 12:30 15:30. Møtestad: Møterom 2. etasje Saksnr. Kontrollutvalet i Lærdal kommune Møtebok Møtedato: 16.11.2017 Møtetid: 12:30 15:30 Møtestad: Møterom 2. etasje Saksnr.: 19/17-22/17 Følgjande medlemer møtte Jarle Offerdal Guri Olsen Astrid Grøndal Trulssen

Detaljer

Rolla til kontrollutvala i Sogn og Fjordane fylkeskommune og Hordaland fylkeskommune ved samanslåing - Arbeidsmøte 3

Rolla til kontrollutvala i Sogn og Fjordane fylkeskommune og Hordaland fylkeskommune ved samanslåing - Arbeidsmøte 3 Side 1 av 5 Saksframlegg Saksbehandlar: Roald Breistein Sak nr.: 17 / 7562-6 Rolla til kontrollutvala i Sogn og Fjordane fylkeskommune og Hordaland fylkeskommune ved samanslåing - Arbeidsmøte 3 Forslag

Detaljer

Årsplan - Kontrollutvalet i Klepp

Årsplan - Kontrollutvalet i Klepp 2017 Årsplan - Kontrollutvalet i Klepp wencols Side 1 av 6 Innleiing Det er kommunestyret som har det øvste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kontrollutvalet skal føra tilsyn med den kommunale

Detaljer

Utval Saknr. Møtedato Fylkesutvalet Godkjenning av prosjektrekneskap Stend vgs Ombygging for tilrettelagt opplæring

Utval Saknr. Møtedato Fylkesutvalet Godkjenning av prosjektrekneskap Stend vgs Ombygging for tilrettelagt opplæring ØKONOMI- OG ORGANISASJONSAVDELINGA Arkivnr: 2015/12709-5 Saksbehandlar: Pål Andre Kleive Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fylkesutvalet 03.05.2017 Godkjenning av prosjektrekneskap Stend vgs

Detaljer

KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE

KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Måndag 12. november 2018 kl. 13.00 Stad: Fjell Rådhus, møterom 340 Møteleiar: Medlem som møtte: Medlem som ikkje møtte:

Detaljer

Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset i Austevoll Dato: Tidspunkt: 09:30-12:30

Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset i Austevoll Dato: Tidspunkt: 09:30-12:30 Austevoll kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset i Austevoll Dato: 21.05.2014 Tidspunkt: 09:30-12:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll

Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Formannskapssalen, Stord rådhus Dato: 23.02.2017 Tidspunkt: 13:00 15:50 Følgjande faste medlemmer møtte:

Detaljer

Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2019 Innleiing Kontrollutvalet er kommunestyret sin reiskap for kontrollarbeid med heile den kommunale verksemda. Utvalet sine oppgåver kan forenkla

Detaljer

ÅRSREKNESKAPEN 2008 FOR HORDALAND FYLKESKOMMUNE, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET

ÅRSREKNESKAPEN 2008 FOR HORDALAND FYLKESKOMMUNE, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak 200804237-18 Arkivnr. 123 Saksh. Breistein, Roald Saksgang Møtedato Kontrollutvalet 06.05.2009 ÅRSREKNESKAPEN 2008 FOR HORDALAND FYLKESKOMMUNE,

Detaljer