Rapport - Delprosjekt 4, Administrative system og tjenester sikker drift (AS- SD)

Transkript

1 Ntat Rapprt - Delprsjekt 4, Administrative system g tjenester sikker drift (AS- SD) Dat Til Prsjektleder Universitets- g fusjnsprsjektet HBV + HiT, Ingvild Marheim Larsen Kpi Fra Delprsjekt leder AS SD, Kai Mjøsund Innledning. Delprsjekt 4, Administrative system g tjenester sikker drift (AS-SD), viser til brev fra Kunnskapsdepartementet av der departementet ber m rapprt på fusjnsprsjektet mellm Høgsklen i Buskerud g Vestfld (HBV) g Høgsklen i Telemark (HiT), samt til brev av der departementet tydeliggjør rammene fr prsjektet. I likhet med departementet er en i delprsjekt 4 gså av den ppfatning at en fusjn av den størrelse g mfang sm fusjnsprsessen mellm HBV g HIT er et prsjekt sm i seg selv innebærer økt risik. Risik ppstår sm følge av den usikkerhet sm med nødvendighet må ppstå når en så str mrganisering finner sted. Et viktig grep sm er gjrt fra delprsjektets side er derfr å søke å minimere usikkerheten gjennm stram rganisering, gd planlegging g fkus på risikstyring av delprsjektet g arbeidsgruppene. Organisering Delprsjekt 4, Administrative system g tjenester sikker drift er i seg selv et strt delprsjekt. Fr å sikre at delprsjektet blir gjennmført på en trygg g sikker måte er det brutt ned i ti arbeidsgrupper g flere undergrupper jf. Vedlagt ppdatert Mandat delprsjekt 4 AS-SD. Det er utfrmet egne mandat fr arbeidsgruppene sm beskriver hvedleveranser, ressursgrunnlag g ansvarslinjer. Det er i prsjektet lagt pp planer både fr tiden fram til g videre utver i 2016 frem mt Fr AS-SD delprsjekt ble presiseringen i Kunnskapsdepartementets brev av sm en ekstra utfrdring. Knsekvensen av departementets krav til administrative system ble at prsjektet måtte gires med et betydelig høyere temp. Det er nå besluttet full integrasjn av felleslønnssystem (SAP), øknmisystem (Agress) g saksbehandlingssystem (P 360). I frhld til risiken ved vergang fr systemene SAP, Agress g tilhørende støttesystemer samt P 360 er risiken nå i gul sne, mderat risik. Testing gjenstår g avgjør suksessen i integrasjnsløsningene.

2 AS-SD er gså en betydelig underleverandør til delprsjekt Universitetsakkreditering, blant annet gjennm utvikling av nytt kvalitetssystem iht Nkuts krav. Tidspresset på prsjektet er her betydelig g dersm en ikke lykkes vil dette kunne sette akkrediteringen i fare. AS-SD er gså selv avhengig av andre delprsjekt. Dersm ikke rganisasjnsprsjektene g implementeringsprsjektet leverer på sine respektive tidsplaner vil dette være en vesentlig trussel mt AS-SD prsjektets evne til å levere egne resultat. En særlig utfrdring i et så strt g kmplekst prsjekt er å sikre at g samvirke mellm arbeidsgruppene. Dette er et spesielt viktig i integrasjnsarbeidet g dataflyt mellm It systemer g dataflyt til eksterne aktører. Det er derfr etablert en egen arbeidsgruppe sm har ansvar fr å sikre integrasjn av systemeneløsningene sm blir valgt. Arbeidet med detaljplanlegging av dette prsjektet pågår fr fullt. Å styre et så strt prsjekt med så krte tidsfrister gir en ekstra lederutfrdring. Det er helt sentralt at en finner balansen mellm behv fr prsjektppfølging g behv fr arbeidsr fr de invlverte. Tilsvarende er det en medarbeiderutfrdring å finne rm til både endringer g daglig drift. Plan AS-SD prsjektet har en klart tdelt plan. Sm følge av beslutningen m en større integrasjn mellm de t høgsklene fra må kravet til sikker drift fkusere på å etablere de systemer, prsesser, styrende dkument g rapprter sm må til fr at HSN er styrbar fr høgsklestyre fra Tiden er altfr knapp fram til årsskiftet til at det er teknisk mulig å ha alle prsesser g prsedyrer på plass. Planverket har imidlertid tatt høyde fr dette gjennm faseinndelingen. Planverket fr AS-SD er revidert i flere mganger etter hvert sm ambisjnene m økning i temp i fusjnsprsjektet har nødvendiggjrt re-planlegging. Siste ppdatering er gjrt i uke 39. Viser til vedlegg; ppdatert Mandat fr delprsjektet. Budsjett behv Delprsjektet har fremsendt et detaljert g nøkternt budsjettbehv fr 2015 g et freløpig anslag fr 2016 g Budsjettbehvet fr 2015 innehlder kun søknad m midler til behv fr eksterne kjøp av varer g tjenester. Anslag fr det ttale ressursinnsatsen vil være å multiplisere dette med 2 eller 3. Det er avgjørende at delprsjektet pririteres med msøkte budsjettmidler. Risikstyring Delprsjektets risikstyring har sm frmål å skape best mulig likevekt mellm prsjektets tre dimensjner: Tid Ressurser Kvalitet

3 Risikstyringen har følgende faser: Etablering av et samlet risikbilde til første planutkast juni 2015 ansvar delprsjektleder g delprsjektstab 2. Revisjn av risikbilde september/ktber 2015 ansvar arbeidsgruppelederne 3. Samlet gjennmgang av risikbildet uke 40/41 ansvar delprsjektledelsen AS-SD 4. Presentasjn av risik g tiltak fr prsjektledelse g styre. medi ktber 5. Mnitrering av risikbildet - AS-SD prsjektsekretariat med støtte av arbeidsgruppelederne Revisjn av samlet risikbilde januar 2016 ansvar arbeidsgruppelederne 7. Presentasjn av revidert risik g tiltak fr prsjektledelse g styre. februar Mnitrering av risikbildet - AS-SD prsjektsekretariat med støtte av arbeidsgruppelederne Gjennm det revisjnsarbeidet sm er gjrt i uke 37 til 39 har det pekt seg ut fem hvedmråder sm må følgers pp. Hvedmrådene framkmmer ved at de samlede risiker sm er meldt inn fra arbeidsgruppene er samlet i kategrier, jf. vedlagte dkumentasjn. De kategrier sm har høyest risikprfil peker seg gså ut sm mråder der en regelmessig fretar kntrll på status. De mrådene sm peker seg ut er: Strt samtidig endringsvlum, spesielt krevende fram til Ressursknapphet /verbelastning nøkkelpersner særlig på spesialist g ledernivå. Dataflyt g grensesnitt mellm systemer g tjenester feiler eller blir ikke avdekket i tide til å få en tilfredsstillende løsning Knverteringsarbeider gjennmføres ikke etter plan eller planverket blir fr ufullstendig Lave søkertall grunnet mangler i rekruttering g pptaksprsess Strt samtidig endringsvlum - Knsekvensen av at en endrer mange basissystemer, prsesser g datastrukturer kan bli kritisk da det skaper en situasjnen med mange grensesnitt g sammenhenger sm en kan ha vanskelighet med å få versikt ver. Resultatet kan bli manglende kntrll ver sammenhenger g at systemer feiler. Sannsynligheten fr at man mister kntrll g versikt vurderes nå sm akseptabel, frutsatt at antallet endringer g fremdrift kan tilpasses det man møter av ytterligere kmpleksitet g utfrdringer i det videre arbeid. Ressursknapphet /verbelastning nøkkelpersner - Fusjnsarbeidet krever gd virksmhetsfrståelse g kunnskap m institusjnens prsesser g, samt kunnskap m de systemer g verktøy sm understøtter de administrative funksjner g tjenester. Denne kmpetansen kan ikke erstattes på krt sikt, fr eksempel ved innleie av knsulenter. Dg er det sentralt å sette inn ressurser der dette er mulig. Ikke minst i frhld til nettpp å avdekke kmplekse sammenhenger g sm «secnd pinin» ved virksmhetskritiske beslutninger.

4 Dataflyt g grensesnitt mellm systemer g tjenester feiler - Knsekvensen av at dataflyt feiler er en kritisk faktr fr å lykkes med fusjnsarbeidet. Administrative prsesser g tjenester er avhengig av dataflyt mellm ulike systemer g tjenester. I alt fra å lgge seg på en PC til gjennmføring av pptak av nye studenter er dataflyt mellm systemer en avgjørende faktr. Knverterings- g grensesnittutfrdringer en står verfr må planlegge sm knkrete tiltak fr å redusere risik. Felles systemer basert på dagens systemer ved HBV vil redusere risiken ne, men usikkerheten er høy da kartleggingsarbeidet fr grensesnitt ikke er avsluttet. Lave søkertall grunnet mangler i rekruttering g pptaksprsess - Knsekvensen av mangler i rekrutterings- g pptaksprsess anses sm kritisk. At HSV mister nye studenter frdi de ikke har fått tilstrekkelig infrmasjn m studietilbud g søkemuligheter vil være kritisk fr mdømmet g gi den nye institusjnen en dårlig start. Sannsynligheten fr at nye HSV mister ptensielle søkere er så langt ikke vurdert sm høy. Knsekvensen derimt er betydelig.

5 Vedlegg 1: Mandat AS-SD, Ajur UNIVERSITETS- g FUSJONSPROSJEKTET Delprsjekt 4 Administrative systemer g sikker drift (AS-SD) Versjn: 1 (dat ) Delprsjekt 4 Administrative systemer g tjenester Sikker drift

6 1. Delprsjektets mål Styrene i henhldsvis HiT g HBV har i frbindelse med fusjnen av de t institusjnene vedtatt at det skal pprettes et tverrinstitusjnelt prsjekt sm ivaretar sikker administrativ drift i fusjnsprsessen. Følgende gjengis fra styrevedtaket: «Det er driftskritisk at ingen administrative systemer, frvaltningsmessige prsesser eller rapprteringer hindres gjennm fusjnsprsessens ulike faser. Tilsvarende må nye systemer, retningslinjer g prsedyrer fr den nye virksmheten vurderes, integreres g implementeres. Prsjektet må bl.a. vurdere knsekvenser av de aktuelle fusjnstidspunktene. Prsjektet må dessuten avklare hva sm må være på plass før fusjnstidspunktet g hva sm kan kmme på plass i implementeringsfasen. Dette er et strt g tidkrevende arbeid. Det anbefales at det allerede nå etableres et prsjekt på tvers av de t virksmhetene sm skal ivareta sikker administrativ drift frem til ny rganisasjn vertar.» AS-SD skal sm del av fusjnsprsjektet mellm HBV g HiT planlegge g gjennmføre den administrative etableringen av ny institusjn. Alminnelig administrativ drift frem til fusjnstidspunkt skal ivaretas av virksmhetenes respektive driftsrganisasjner. Det er likevel vesentlig at interimsperiden utnyttes effektivt fr å samkjøre/harmnere administrative prsesser, prsedyrer, plicy sv. der det er mulig g ønskelig. Det frventes derfr at pågående g planlagte prsesser i de t virksmhetene løftes inn i AS-SD slik at disse kan avstemmes der AS-SD mener det er tilrådelig. Følgende prblemstillinger inngår ikke i prsjektets mandat: Unntak: Vurdering av styrings- g ledelsesmdell i ny virksmhet. Faglig rganisering Administrativ rganisering Prfil, visjn fr fusjnert høgskle. Vurdering av verrdnet fremdrift i fusjnsprsjektet. Det vil si at AS-SD må frhlde seg til milepælene i det verrdnede prsjektet g melde inn til styringsgruppen der de vurderer det sm prblematisk. Bemanning g innplassering av ledere. Faglige g administrativt ansatte sm ikke er i lederstillinger skal innplasseres i ny rganisasjn Dette inngår i prsjektets mandat. Selv m bemanning g innplassering av ledere i ny virksmhet fra legges i eksternt ledet prsjekt vil det knkrete arbeidet knyttet til etablering av nye arbeidsavtaler, dataregistrering i SAP mv. tillegges AS-SD. Plan fr bruk av nåværende applikasjnsklienter fr alle støttesystemer, samt vergang til nye klienter fr bruk i fusjnert institusjn inngår i AS-SD. Prsjektet må i sin milepælsplan tilrettelegge fr innrapprtering av årsregnskap i februar 2017 g fusjnering av -databasen i mars Rammer g grunnlag fr delprsjektets arbeid I Kunnskapsdepartementets ppdrag til høgsklesektren ligger det at vi skal avbyråkratisere, frenkle g effektivisere sektren. Departementet har i denne sammenheng særlig fkus på at sektren skal identifisere g fjerne tidstyver. Universitets- g fusjnsprsjektet legger disse føringene til grunn g skal følges pp av delprsjektet, Administrative systemer g tjenester Sikker drift.

7 Hvedfkus i delprsjektet er å sikre driften av funksjner, systemer g tjenester i Delprsjektet skal utvikle nye systemer, funksjner g tjenester tilpasset driften av den nye rganisasjnen fra AS-SD skal bygge løsninger på beste praksis med fkus på brukernes behv. Det må gjennmføres risikvurderinger i delprsjektet sm ppretthlder ønsket framdrift g sikrer stabil drift i eksisterende rganisasjner. Spesielt gjelder dette dersm det planlegges med vesentlige endringer i dagens løsninger eller systemer. Delprsjektet skal sørge fr at virksmhetskritiske administrative funksjner g støttetjenester er perative g fungerer fra g I dette arbeidet er det viktig å ha særlig ppmerksmhet på interne g eksterne brukere av systemene, deriblant eksisterende g ptensielle studenter. 3. Myndighet g ansvar Prsjektgruppen beslutter selv hvilke arbeidsgrupper g undergrupper sm skal rganiseres under delprsjektet. Det skal utarbeides tydelig mandater fr arbeidsgruppene. Mandatene gdkjennes av prsjektgruppen. Ledelse g bemanning av arbeidsgruppene fastsettes av prsjektgruppen. 4. Mandat Prsjektets verrdnede mål er å sikre frsvarlig administrativ drift i den nye institusjnen i første mgang fra fusjnstidspunktet g i neste mgang fram til integrert institusjn Dette innebærer at delprsjektet skal planlegge g gjennmføre den administrative etableringen av systemer, retningslinjer, prsedyrer g tjenester fr den nye institusjnen innen Dette innebærer blant annet å: Identifisere virksmhetskritiske funksjner, systemer, retningslinjer,, tjenester sv. sm må være på plass g fungere fra hhv 1. januar 2016 g 1. januar Freslå løsninger vedr. hvilke systemer, prsesser, mv. sm skal gjelde fra fusjnstidspunkt (1.1.16) g integrert ny virksmhet (1.1.17) g beskrive hvilke tiltak sm er nødvendige fr å ivareta sikker drift. Gjennmføre samlede risikvurderinger sm grunnlag fr priritering av ppgaver Utarbeide en tids- g milepælsplan fr arbeidet. Vurdere systemkritiske avtaler, kntrakter e.l. sm er inngått fr de ulike virksmhetsmrådene. Freslå hvrdan slike avtaler bør håndteres i fusjnsprsessen (refrhandles/videreføres/ kanselleres). Kartlegge hvilke kstnader sm vil påløpe fr å implementere løsningene g gjennmføre tiltakene (g freslå finansiering).) I tillegg skal delprsjektet levere nødvendig bakgrunnsmateriell til Delprsjekt 6 Universitetsakkreditering i tråd med framdrift i arbeidet med akkrediteringssøknaden.

8 5. Rapprtering g samhandling Delprsjektet rapprterer til styringsgruppen fr universitets- g fusjnsprsjektet via sekretariatet ift frister angitt under pkt. 6. Ved behv fr løpende avklaringer vedr. delprsjektets ppgaver g framdrift, rettes dette til prsjektleder/sekretariat. Begge institusjnene har Lync. Disse er kblet sammen slik at en har tilgang til både HBV g HiT. Det samme gjelder tilgang til e-pst g kalenderfunksjn på tvers av rganisasjnene. Møtermsbking i kalenderen vil ikke være tilgjengelig på tvers av institusjnene. Felles lagringsmråde fr fusjn Det blir pprettet et felles filmråde sm blir tilgjengelig fr ansatte fra begge institusjnene. Dette blir et åpent mråde fr ansatte ved HiT g HBV g kan ikke benyttes til sensitiv infrmasjn. Ved et slikt behv, ta kntakt med IT. P360 Det er pprettet en ny arkivdel i HBV sin P360-base, fr dkumentasjn av nytt styres g ny rektrs aktiviteter, samt dkumentasjn av prsjektet. Denne arkivdelen flyttes ver i den nye felles P360- basen Arkivdelen videreføres i felles P360-base sm etableres Felles fusjnsnettside Det er pprettet en felles fusjnsnettsiden med infrmasjn m Universitets- g fusjnsprsjektet. Nyhetsbrev Et nyhetsbrev med fusjnsinfrmasjn blir sendt ut på mail til alle ansatte hver fjrtende dag. 6. Milepæler g frister Planleggingen gjennmføres sm kntinuelitetsplanlegging. Det vil si at det kvartalsvis gjennmføres replanlegging av de kmmende kvartalene. Prsjektets startet pp Prsjektet leverer g avslutter arbeidet innen Prsjektet planlegger fr aktiviteter fram til Faseinndeling Fr å krdinere g skape en grad av sammenheng i det helhetlige arbeidet med å tilrettelegge fr målsettingene g å sikre frsvarlig administrativ drift i den nye institusjnen i første mgang fra fusjnstidspunktet g i neste mgang fram til integrert institusjn , deles periden pp i nen sentrale faser sm gir delprsjektet g arbeidsgruppene er retning fr utvikling av sine underliggende planer: Fase 1 3. kvartal 2015 Etablere arbeidsgrupper g undergrupper Utarbeide freløpig milepælsplan g budsjett frem til Tilrettelegge fr sikker drift innenfr egne ansvarsmråder fra fusjnstidspunkt

9 Fase 2 4. kvartal 2015 Planlegge g rganisere arbeidet sm skal gjennmføres innen første halvår 2016 Frberede g implementere løsninger g tjenester sm skal leveres til institusjnen ved fusjnstidspunkt Utarbeide freløpig milepælsplan g budsjett frem til Eventuelle bestillinger fra prsjektleder Kritiske milepæler i periden Ny Public 360 prduksjnsmiljø må være på plass ila nvember (Dkumentasjn) Integrasjn med må testes fr verføring av studentdata (Dkumentasjn) Imprt av ansattinfrmasjn fra t Feidekatalger må testes (Dkumentasjn) Nytt rganisasjnskart må være på plass før jul (Dkumentasjn) Nye maler må utvikles i desember (Dkumentasjn) Nytt felles e-pstmttak må pprettes innen (Dkumentasjn) Etablere en struktur fr intern tilgangsstyring i ny P360 før (Dkumentasjn) Lvpålagte råd g utvalg etablert (Klagenemnd må være etablert, skikkethetsnemnd g LMU kan ev. vente til januar 2016) () Vitnemålspapir g eksamenspapir m lg g stempler () klargjrt slik at ny frskrift kan gjelde fra pptak 2016 () Infrmasjn til nåværende g nye studenter m praktiske knsekvenser av fusjn (herunder avklaring av papirpenger g semesteravgift mm. fr HSN) () Studentweb tilrettelagt g klar til buk () Tilrettelagt fr inn-/utvekslingsstudenter. () En ny høyskle kmmer snart. Høgsklen i Sørøst-Nrge lanseres (Kmmunikasjn) Visuell identitet klar fr implementering (Kmmunikasjn) Versjn 1 eksterne nettsider på lufta (en del av Prtalprsjektet) (Kmmunikasjn) Versjn 1 Høgsklen i Sørøst-Nrge i ssiale medier (Kmmunikasjn) Studentrekrutteringskampanje igangsettes (Kmmunikasjn) Avklare løsning fr felles telefnnummer g sentralbrd (Avhengig av IT) (Bygninger g studiesteddrift) Teknisk løsning g mfang av midlertidige skilt avklart (Bygninger g studiesteddrift) Lage underlag fr prduksjn av midlertidige skilt, stempler, knvlutter (Bygninger g studiesteddrift) Avklare Blk-løsning fr den nye høgsklen. (Bygninger g studiesteddrift) Kpi/print-løsninger. Avklare ansvarsfrdeling fra (Bygninger g studiesteddrift) Tilrettelegge fr felles Feidepålgging i BasWare g Public360 (IT) design, testfase g implementering av USN IT tjenester (IT) Videresending av e-pst til nen utvalgte USN e-pstadresser, sm f.eks pstmttak@usn.n. Det må avgjøres hvilke funksjner i rganisasjnen sm har et klart behv fr dette, g hvilke persner sm skal mtta e-pst sm videresendes. (IT) Felles hvednummer fr rganisasjnen: det må avklares hvilken rganisasjn (HBV/HiT) sm skal mtta samtaler fr felles hvednummer. (IT) Overgang fra BIBSYS til Alma bibliteksystem (Biblitek)

10 Nytt, felles delegasjnsreglement (Persnal) Omstillingsavtale g mstillingshåndbk (Persnal) Felles kjøring av lønn (integrert base i SAP) (Persnal) Retningslinjer knytte til lønn, arbeidstid, tidsregistrering Felles rekrutteringsverktøy g prtal fr utlysning av stillinger, minimum av felles maler (Persnal) Felles IDF-struktur, hvedtillitsvalgte (Persnal) Et minimum av felleselementer i beredskapsplan (Persnal) Dkumentasjn sm er kritisk fr akkrediteringssøknad (Persnal) Nen felles retningslinjer på mråder det er uheldig med ulik praksis f.eks.: (Persnal) Frskjøvet arbeidstid Gaver Senirdager Krever rask avklaring: Felles eller t parallelle tilsettingsrgan i 2016? (Hvis felles stre implikasjner mht hva sm må være på plass, samt rganisatrisk) (Persnal) Avklare g beslutte interne arbeidsprsesser gjeldende fra (Øknmi) Identifisere g utarbeide plicydkumenter g rutinebeskrivelser gjeldende fra (Øknmi) Løsninger g tjenester sm skal leveres institusjnen pr skal være klargjrt (Øknmi) Utarbeide arbeidsprsesser, arbeidsplaner, stillingsbeskrivelser etc. gjeldende fra (Øknmi) Utarbeide ny Phd-håndbk Fase 3 1. kvartal 2016 Identifisere g utarbeide plicydkument g rutinebeskrivelser sm skal gjelde fr institusjnen fra Eventuelle bestillinger fra prsjektleder Kritiske milepæler i periden Kvalitetssystem (systembeskrivelse) inkl. rller g ansvar samt prsedyrer fr utarbeidelse av g vedtak m studieplaner/fagplaner g mandat fr de fra sm har fått delegert myndighet til å fastsette fag g studieplaner () Frskrift m inkl. Phd-frskrift () Merkevaren bygges (Kmmunikasjn) Intranett g videre bygging av eksterne nettsider Prtalprsjektet (Kmmunikasjn) Oppstart felles klientplattfrm (IT) Felles skriftserie(r) (Biblitek) Felles phd-serie (Biblitek) Avleggelse av Årsregnskap 2015 fr HiT g HBV (Øknmi) Fase 4 2. kvartal 2016 Utvikle g etablere interne arbeidsprsesser, arbeidsplaner, stillingsbeskrivelser, budsjetter etc fr egen enhet sm gjelder fra Eventuelle bestillinger fra prsjektleder

11 Kritiske milepæler i periden E-ressurser, lisenser g abnnement, felles databasetilganger, anbud g inngåelse av nye avtaler fr HSN. (Biblitek) Felles HSN-prtal, felles bibliteknettsider g smidig tilgang til e-ressurser (Biblitek) Sammenslåing av institusjnelle arkiver (Biblitek) Fase 5 3. kvartal 2016 Fremme saker fr vedtak i de respektive beslutningsrganer vedrørende nye systemer, retningslinjer, avtaler etc sm skal gjelde fr institusjnen fra OU prsess, mrganisering av delprsjektet, arbeidsgrupper g undergrupper tilpasset ny rganisasjnsstruktur fra Gdkjenne g implementere interne arbeidsprsesser, arbeidsplaner, stillingsbeskrivelser, budsjetter etc fr egen enhet sm gjelder fra Klargjøre administrative it-systemer fr å «slå på» Eventuelle bestillinger fra prsjektleder Kritiske milepæler i periden Sammenslåing av HBV g HiT base (Biblitek) HSN rganisasjnskart på plass gir føringer fr DBH-rapprtering av publiseringsdata g når Cristin-databasene kan slås sammen (Biblitek) Fase 6 4. kvartal 2016 Teste g klargjøre administrative systemer/it-systemer fr å «slå på» Utvikle g etablere interne arbeidsprsesser, arbeidsplaner, stillingsbeskrivelser, budsjetter etc fr egen enhet sm gjelder fra Delta i arbeidet med avvikling av nåværende driftsenheter (BV g T) Eventuelle bestillinger fra prsjektleder Kritiske milepæler i periden USN IT tjenester fr ansatte klare til bruk (IT) Ferdigstilt felles klientplattfrm (IT) USN e-pst g USN Skype fr Business (telefnløsning m.m.) er klart til bruk fr ansatte (IT) Fase 7 1. kvartal 2017 Avvikling av institusjner HiT g HBV Implementering av ny rganisasjn, ny -database g regnskapsavslutning fr 2016 Kritiske milepæler i periden I tillegg vil vi løpet av 2016/17 være flere viktige milepæler knyttet til arbeidet med før endelig fusjn av databasene 1/ () USN IT studenttjenester (IT) Start fr tilrettelegging av USN IT studenttjenester USN IT studenttjenester klar fr bruk (IT)

12 7. Organisering Prsjektstab Prsjektstaben har sm ppgave å krdinere arbeidet i delprsjektet samt frberede g tilrettelegge fr prsjektmøter. I tillegg til å være ansvarlige fr egne arbeidsppgaver sm beredskap g krisehåndtering, risikvurdering, IKT systemintegrasjn, styringssystem/rapprtering/internkntrll. Arbeidsgrupper Arbeidsgruppene er ansvarlige fr å identifisere utfrdringer, freslå løsninger g gjennmføre sikker drift innenfr sitt frvaltningsmråder fr å sikre en best mulig gjennmføring av Universitets- g fusjnsprsjektet. Arbeidsgruppelederne må gså bidra til deltakelse ut ver egne fagmråder, fr å ivareta det faktum at arbeidsgruppene har skjæringspunkt med andre fagmråder. Mandatet fr arbeidsgruppene Mandatene til arbeidsgruppene vil være tdelt. En del vil være felles fr alle gruppene g basere seg på delprsjektets mandat. I tillegg er det utarbeidet spesifikke mandater til den enkelte arbeidsgruppe.

13 Delprsjektgruppen Det blir gjennmført delprsjektmøter med prsjektledelse, prsjektstab g arbeidsgruppeledere ca en gang i måneden, blant annet fr å krdinere arbeidsgruppene g ppfølging av prsjektets helhetlige framdrift. 8. Risikvurderinger Det er gjennmført en samlet risikvurdering i delprsjektet. Se vedlegg Administrative utfrdringer. 9. Budsjett Undergr. Kst type År 2015 Frmål Sum f Beløp Values Sum f Priritert Sum f Ikke priritert Arkiv Biblitek Bygning FOU Kmmunikasjn Persnal Øknmi Prsjektstab IT Prtal Grand Ttal

14 Vedlegg 2: Oversikt ver samlet risikbilde AS-SD per Strt samtidig endringsvlum, spesielt krevende fram til Org g ledlse Middels - høy Ressursknapphet /verbelastning nøkkelpersner særlig på spesialist g ledernivå. Kapasitet g kmp. Middels - høy Dataflyt g grensesnitt mellm systemer g tjenester feiler eller blir ikke avdekket i tide til å få en tilfredsstillende løsning Cmplianse Middels - høy Knverteringsarbeider gjennmføres ikke etter plan eller planverket blir fr ufullstendig Integrasjn - systm g Middels Studentrekruttering Studentrekruttering Høy Finansiell styring Finansiell styring Lav Mål: AS-SD skal sm del av fusjnsprsjektet mellm HBV g HiT planlegge g gjennmføre den administrative etableringen av ny institusjn. Enhet Risik ID Risikelement Årsaker Sannsynlighet Virkninger Knsekvens Identifiser uønskede hendelser sm kan inntreffe g hindre målppnåelse Hva er årsakene til at denne hendelsen kan inntreffe? Fyll inn g bruk sm utgangspunkt fr å vurdere sansynlighet Fr hver hendelse, angi sannsynilghet på en skala fra usannsynlig til svært sannsynlig ved å velge tallstørrelse mellm 1 g 5 Beskriv virkningen(e) av identifisert hendelse. Fyll inn g bruk sm utgangspunkt fr å vurdere knsekvens. Fr hver hendelse, angi sannsynlighet på en skala fra usannsynlig til svært sannsynlig ved å velge tallstørrelse mellm 1 g 5 Risikelemet Risikprdukt Risik beregnes sm prduktet av sannsynlighet g knsekvens Risikreduserende tiltak Fr hendelser med middels høy til høy (<15) skal risikreduserende tiltak defineres, g vurderes med hensyn på kst/nytte Tiltak m hendelsen inntreffer Kapasitet g Saksbeh. 1 kmpetanse arkiv Kapasitet g Saksbeh. 2 kmpetanse arkiv Saksbeh. 3 g ledelse arkiv Saksbeh. 4 arkiv Saksbeh. 5 g ledelse arkiv Saksbeh. 6 arkiv Saksbeh. 7 arkiv Saksbeh. Integrasjn 8 arkiv Saksbeh. 9 arkiv Kapasitet g Saksbeh. 10 kmpetanse arkiv 11 Generell ressursknapphet i arkivseksjnene, sykemeldinger Overbelastning av arkivledelse/nøkkelpersner, sykemeldinger Manglende / dårlig samarbeid mellm arkivseksjnene Leverandør får ikke på plass ny felles P360 prduksjnsbase innen Strt arbeidspress g belastning på ansatte i arkivseksjnene ved HiT/HBV 5 Strt arbeidspress g belastning på ledelsen av arkivseksjnene ved HiT/HBV 5 Kulturfrskjeller, uklarheter, misnøye med fusjn Krte tidsfrister Nytt midlertidig rganisasjnskart ikke klart før fusjnstidspunkt 1 Nye brevmaler ikke utviklet/implementert i ny P360 prduksjnsbase innen Imprt av ansatte fra t Feide-katalger fungerer ikke 1 Integrasjn med t -baser ikke på plass innen fusjnstidspunkt 1 Felles fr elektrnisk saksbehandling g dkumenthåndtering ikke ferdigstilt g kmmunisert ved fusjnstidspunkt Manglende pplæring av ansatte før/etter nyttår Kvalitetssystemet (KS) blir ikke ferdig i tide Krte tidsfrister Ressursknapphet, strt arbeidspress Kvalitetssystemet skal utvikles i løpet av drøyt tre måneder. Dette er meget krt tid. 3(4) Vi kmmer ikke i mål med arbeidsgruppas ppgaver iht mandat g milepælsplan Fremdriften stpper pp. Manglende krdinering mt eksterne leverandører Vi kmmer ikke i mål med arbeidsgruppas ppgaver iht mandat g milepælsplan HSN har ikke et felles saksbehandling- g dkumenthåndteringssystem fra fusjnstidspunkt Alle i rganisasjnen vil få tilgang til dkumenter de ikke skulle hatt tilgang til gjennm systemet Får ikke prdusert utgående brev 5 5 Ansatte får ikke bruker i P360 ikke. Imprt av studentdata fungerer 5 5 Ulike behandling av studenter på frskjellige campusmråder 3 3 Ansatte er ikke kjent med nye prinsipper fr saksinndeling samt nye saksbehandlings Utsatt akkrediteringssøknad Frdele arbeidsppgaver på alle. Følge pp ansatte med jevnlige møter Frdele arbeidsppgaver mellm ledere. Gd dialg mellm ledere Jevnlige møter, gd infrmasjnsflyt, invlvering av alle ansatte Sørge fr at gruppens medlemmer får nk tid til arbeidet. Fritak fra andre Gi gruppen senere tidsfrist ppgaver 12 KS tilfredsstiller ikke kravene i tilsynsfrskriften Kvalitetssystemet skal utvikles i løpet av drøyt tre måneder. 1(2) 5 5 Sørge fr at gruppens medlemmer får nk tid til arbeidet. Fritak fra andre ppgaver Gi mer tid til arbeidet g ledelse 15 g ledelse 16 g ledelse Omdømme 17 Manglende/utsetting av nødvendige vedtak m faglig g administrativ rganisering, ledelses- g utvalgsstruktur, g delegering av beslutningsmyndigheter Manglende faglig frankring Ikke studentrepresentant i gruppa Manglende/sviktende implementering Manglende publiseringsløsning Kvalitetssystem-beskrivelsen skal beskrive rller g etablering g nedleggelse av studieprgram. ansvar. Nødvendige blir ikke ferdige, eks Arbeidsgruppen har ingen faglig ansatte Kvalitetssystemet skal gså brukes av faglige Arbeidsgruppen har ingen faglig ansatte Kvalitetssystemet skal gså brukes av studentene et skal tas i bruk av g være kjent blant ansatte g studenter. Det skal være spr av aktivitet når kmitéen fra NOKUT kmmer på institusjnsbesøk 3(4) 5 15(20) Ikke under arbeidsgruppens kntrll Invlvere faglige miljøer Invlvere studenter/tillitsvalgtapparatet underveis. Utvikle en implementeringsplan sm invlverer alle ledelsesnivåene. Starte arbeidet tidlig. Kun beskrive ansvar på de øverste nivåene i KS Tiltak må inngå i implementeringsplan Tiltak må inngå i implementeringsplan g ledelse g ledelse av lver g av lver g av lver g av lver g Kapasitet g kmpetanse Integrasjn Integrasjn Integrasjn Omdømme Omdømme Frankringen blir mindre ved de fakultetene sm ikke er representert i arbeidsgruppen Kryssende hensyn mellm Utdanningskvalitetssystemet g eventuelle andre KS (eks. persnal) blir ikke ivaretatt Arbeidsgruppen mistlker ppdraget Får ikke rapprtert til DBH Får ikke rapprtert til Lånekassen Får ikke verført data til Frnter Får ikke verført data til/fra Samrdnet pptak Får ikke gjennmført lkalt pptak Får ikke verført data til Timeedit Brukere får ikke tilgang til applikasjnene Får ikke verført data fra BAS Manglende infrmasjn til studenter Får ikke implementert nye vitnemål ikke er repr. i gruppa Manglende kmmunikasjn mt fagmrådene sm arbeidsgruppens frståelse av ppdraget (dialgen) Misfrhld mellm ledelsens frventninger g Avklaringer g dialg underveis

15 Risikelemet Mål: AS-SD skal sm del av fusjnsprsjektet mellm HBV g HiT planlegge g gjennmføre den administrative etableringen av ny institusjn. Risikprdukt Enhet Risik ID Risikelement Årsaker Sannsynlighet Virkninger Knsekvens Risikreduserende tiltak Identifiser uønskede hendelser sm kan Hva er årsakene til at denne hendelsen kan inntreffe? Fr hver hendelse, Beskriv virkningen(e) av identifisert Fr hver hendelse, Risik beregnes Fr hendelser med middels høy til høy (<15) skal risikreduserende tiltak inntreffe g hindre målppnåelse Fyll inn g bruk sm utgangspunkt fr å vurdere angi sannsynilghet hendelse. Fyll inn g bruk sm angi sannsynlighet sm prduktet defineres, g vurderes med hensyn på kst/nytte sansynlighet på en skala fra utgangspunkt fr å vurdere på en skala fra av sannsynlighet usannsynlig til knsekvens. usannsynlig til g knsekvens svært sannsynlig svært sannsynlig ved å velge ved å velge tallstørrelse tallstørrelse mellm 1 g 5 mellm 1 g 5 Tiltak m hendelsen inntreffer Integrasjn g ledelse av lver g av lver g Kapasitet g kmpetanse Opptak Opptak Opptak Feil g mangler i identitetsfrvaltningen Beslutninger sm må tas før mangler Felles pptaksregelverk frm kmmer Fr å imøtekmme krav m fullt ut regelverk (frskrift ikke på plass, ikke vedtatt eller utarbeidet etter g bestemmelser) fra blir det gjennmført en frist pragmatisk prsess fr å klare tidsfristene. Ett av regelverkene legges til grunn allerede fra ktber 2015, slik at endringene blir håndterbare g kun fr -basen til den andre institusjnen Krav m nytt pptakssystem i felles -base høsten 2015 (slå sammen basene allerede i mars 2016) Manglende grunnbemanning (avvik mellm Det er i dag avstand mellm definerte ressurser til ressurskart g eksisterende stillinger) pptak ved HiT g eksisterende ressurser pr. i dag. Dette medfører at HiTs reelle medvirkning i fusjn g tilrettelegging i sikker drift reduseres, g høyere risik knyttet til driftsåret 2016 g videre fremver fr HSN Felles pptaksregelverk frm kmmer ikke på plass, ikke vedtatt eller utarbeidet etter frist Tiltak er å behlde planlagt fusjn mars 2017, ne sm reduserer risiken til lav. Opptak har utstrakt grad av førstelinje, håndterer søkere g andre interessenter, g skal frvalte et regelverk på lkalt g nasjnalt basis. En svikt vil få synlige g umiddelbare knsekvenser fr søkere g institusjn. Tiltak fr å møte disse utfrdringene på krt sikt er å sikre bemanning i henhld til fastlagt ressurskart fr pptakstjenestene ved institusjnene. Omdømme eksamen g ledelse eksamen av lver g eksamen eksamen Omdømme Kmmunika sjn Kapasitet g Kmmunika kmpetanse sjn Kmmunika g ledelse sjn Kapasitet g Kmmunika kmpetanse sjn Kapasitet g Kmmunika kmpetanse sjn Kapasitet g Kmmunika kmpetanse sjn Kapasitet g Kmmunika kmpetanse sjn Mangler nytt eksamenspapir Frskrift fr HSN ikke gdkjent Retningslinjer/instrukser/ utfyllende bestemmelser ikke klare -databaser blir ustabile/ikke ppdaterte etc. ifm knvertering Den visuelle identiteten vil være den ledende identitetsbæreren fr den nye institusjnen g vil være en str leveranse inn i øvrige prsjekter g delprsjekter. Sykdm / Fravær Manglende leveranser / infrmasjn fra tilstøtende delprsjekter Rekrutteringskampanje Utdanningsmesser Frvirrende kmmunikasjn fr studieinteresserte Nettsider Ikke ferdig trykt g levert fra trykkeri Ikke ferdig g vedtatt i styret Instrukser/retningslinjer er hjemlet i gdkjent frskrift Det ppstår feil ved sammenslåingen av databasene, slik at de ikke er perative 5 Manglende / frsinket gdkjenning i styringsrganer Sykdm eller fravær blant medlemmer av arbeidsgruppen eller hs byrå vil kunne føre til at kntaktflater frsvinner eller at delprsjektet midlertidig stpper pp Frutsetter at arbeidsgruppa 4 12 hlder seg friske, g har mulighet til å priritere SD-arbeid Frskrift gdkjennes i styret pr januar-16 derav kan ikke 4 20 retningslinjer etc. være klart pr 1/1-6 klart g tilrettelagt pr 1/3-16 Str sannsynlighet fr at ikke alt er 5 25 En slik frsinkelse vil igjen føre til frsinkelser i øvrige prsjekter, slike sm prtalprsjektet, dkumenthåndteringssystemer, studentrekruttering g skiltgruppe, da alle disse er avhengige av malverk levert av Visuell identitetprsjektet Anbudsdkumentet fr delprsjektet har tatt høyde fr et større antall malverk sm skal utvikles av byrået. Arbeidsgruppen er derimt avhengig av innspill fra tilstøtende grupper g delprsjekter fr å frsikre seg m at deres behv blir dekket g at det sm utvikles er i henhld de de krav sm stilles. Krt peride fr byrå g HSN til å utvikle nytt felles kampanjeknsept fr rekruttering til pptaket i Valg av byrå skjer i uke 39, deretter skal idé g kampanje, samt alle tiltak, utvikles høsten/vinteren med kampanje på luften Krt frist fr å lage/trykke materiell, g klargjøre alt dette til messene, når lg ikke er klar før ultim nvember. Det samme gjelder fr klær til studentambassadørene g give-aways. Annnser sm annnserer fr et studium på Høgsklen i Sørøst-Nrge, men sm peker til en studietilbudsside på eller er frvirrende. Denne prblematikken vil være gjeldende på all annnsering vi gjør hvr vi lenker til et spesifikt studium Gd (nk) løsning må på plass fr de ptensielle nettsider før de søker hvis det blir fr vanskelig/rtete. søkerne våre. Risik er at de navigerer brt fra våre Har ikke eksamenspapir med HSN-lg tilgjengelig til skriftlig eksamen Må benytte gammelt eksamenspapir fra hhv HBV/HIT pr1/1-16 Mangler regelverk fr håndtering av en rekke eksamens-relaterte Frhåndsgdkjenne vergangs i tilfelle frskrift ppgaver. Kan ikke likebehandle studentene ikke blir klar til 1/1-16 (viktig fr knt-eksamener første uke i januar) Må benytte eksisterende regelverk ved HBV/HIT. Medfører Overgangs m at eksisterende retningslinjer er frskjellsbehandling av studentene gjeldende inntil nye freligger. Nytt regelverk implementeres fra 1/8-16 Kan ikke avvikle nen eksamener Utsette knvertering av - databaser til 1/3-17 Både HBV/HiT g byrå har tatt høyde fr denne risiken g har ressurser å spille på dersm enkelte persner skulle frsvinne permanent eller midlertidig ut av prsjektet. En slik hendelse vil dermed ikke føre til stre frsinkelser i leveransene, men kun en mindre frsinkelse der ansvar må verføres til andre. Dette kan løses ved et vellykket gjennmført nettprsjekt sm har mulighet til å levere i tide. Omdømme Kmmunika 48 sjn Kmmunika 49 sjn Omdømme Kmmunika 50 sjn Kmmunika 51 sjn Kmmunika 52 g ledelse sjn IT 53 g ledelse IT 54 g ledelse IT 55 g ledelse IT 56 IT 57 IT 58 IT 59 Kapasitet g IT 60 kmpetanse Dmenenavn Valg av leverandør implementering ny infrmasjnsarkitektur g nytt design eksterne nettsider Frsinkelse visuell identitet Oppetid nye nettsider fra Nrge, men lenker til dmenet Kan bli frvirrende at vi heter Høgsklen i Sørøst Å feile ved valg av leverandør vil være kritisk. Markedet kan verselge sin kapasitet g kmpetanse, eller verser vårt behv m å ha en løsning klar til 1/1. Tidsaspektet tatt i betraktning er det ikke rm fr å feile i valg av leverandør. På bakgrunn av dette bør det velges en leverandør med kjennskap til rganisasjnen, vårt behv g behv fr bistand fram til 1/1-16. Malverk g utvikling av nye nettsider er helt avhengig av leveranser i tide fra Visuell-identitet-prsjektet, dvs 15. nvember. Uten den visuelle identiteten på plass, er det ikke mulig å få utviklet de nye nettsidene. Det er av avgjørende betydning at HSN framstår med attraktive studietilbud i den viktigste rekrutteringsperiden. Nedetid på nettsider vil gi HSN dårlig mdømme Innhldsleveranser Fr å få innhld til de nye nettsidene på plass, er vi avhengige av leveranser fra resten av rganisasjnen. Det gjelder alt fra mtaler av studietilbud, kategrisering av studietilbud, mtale av frskning g beskrivelse av den nye rganisasjnen. Høyt arbeidspress g manglende beslutninger ang. studieprtefølje g kategrisering kan frsinke arbeidet. Delegert myndighet g/eller eskalerings Frsinkeler i leveranser sm gså kan være kritiske fr mekanismer fr håndtering av uenighet synes andre grupper, støy, økende sykefravær, mangel på svak. HBV fusjnen hadde få eller ingen mtivasjn hendelser av denne type g vi mangler erfaring med å håndtere dette. Prinsipielle uenigheter kan stppe det praktiske Frsinkeler i leveranser sm gså kan være kritiske fr arbeidet g fremdrift i prsjektet andre grupper, støy, økende sykefravær, mangel på mtivasjn Ressursbruk fr håndtering av prinsipielle uenigheter eller løsningsvalg i frm av utredninger g vurderinger, belaster nøkkelpersner (ref. punkt 2) sm gså er avgjørende i frhld til fremdriften i prsjektet Valg av løsning fr e-pst Valg av Lync/Skype løsning (intern/ekstern) Valg av ID-bank løsning drift? - Ukjent Overrdnede prinsipper fr intern/ekstern * * * Etter behv må IT-tjenesten bidra til prtalløsninger, både på krt sikt 01/ (rød sne) g frem mt full løsning 01/ (gul sne, viktig med rett ressursnivå g strategi fr dette) Interimsløsningen fr HSN vil bygge på plattfrmen HBV har i dag. Løsningen leverer tilfredsstillende ved hbv pr i dag g kan skaleres/utvides til gså å rmme en interimløsning. Ut ver dette vil en annen frdel være at dette kan driftes/kjøre innenfr allerede eksisterende avtaler fr drift eksternt, med 24x7-løsning.

16 Kapasitet g kmpetanse Kapasitet g kmpetanse g ledelse Mål: AS-SD skal sm del av fusjnsprsjektet mellm HBV g HiT planlegge g gjennmføre den administrative etableringen av ny institusjn. Enhet Risik ID Risikelement Årsaker Sannsynlighet Virkninger Knsekvens IT 61 IT 62 Integrasjn 63 Integrasjn Integrasjn 64 g ledelse g ledelse Kapasitet g kmpetanse g ledelse Campus 65 Campus 66 Campus 67 Campus 68 Campus 69 Økn. 70 Økn. 71 Studentrekruttering - Å hele tiden ha gde g sikre IT-løsninger påvirker institusjnens prduksjn g mdømme: minst gul sne. Studentrekruttering - Sist men ikke minst må g relaterte løsninger fungere i søknadsperidene (g ellers), jamfør ntatet m risik i -prsjektet fra HJB, g ITtjenestens ansvar fr identitets- g applikasjnsfrvaltning her. IT-tjenestens valg av IDBank-løsning er viktig. Gitt såbarhetene i stre endringer på krt tid, kan ønsker m enda høyere temp bli en trussel. Delprsjektleder må finne ut hva sm bør dkumenteres, g sammen med de mange invlverte avdekke systemsammenhenger, slik at endringene skjer i en akseptabel rekkefølge. Manglende midlertidig mskilting på ffentlig vei Manglende midlertidig mskilting på campus IT klarer ikke å finne en løsning fr sentralbrd innen Manglende bemanning Fysisk plassering Regnskapskvalitet - Øknmimdell g kntplan Regnskapskvalitet - Agress klargjrt fr bkføring Knsekvens kan bli å miste både helhetlig kntrll g kntrll ver enkeltendringer i infrmasjnssystemene. Selv med den milepælsplan vi har i prsjektet nå må det jbbes målrettet. Sårbarheten er at ppgaven blir fr str fr de invlvertes ressurser, med felles tap av versikt sm resultat. Treg saksgang i Vegvesenet. Liten tid mellm ferdig grafisk prfil g fusjn. 4 Liten tid mellm ferdig grafisk prfil g fusjn. Øknmisk vurdering. 3 Ikke tid, ikke priritert fra IT, teknisk utfrdringer sm ikke kan løses i tide Tidkrevende ansettelsesprsess, ikke rm fr ekstra stillinger 3 Finner ikke gde lkaler til sentralbrdet Risikelemet Risikprdukt /prfilering Redusert merkebygging 2 8 /prfilering Redusert merkebygging 2 6 Ikke felles sentralbrd, kan bidra til lavere rekruttering, dårlig 5 10 mdømme, fusjnen fremstår sm frhastet fr mverdenen. dårlig mdømme lav servicegrad, lang telefnkø, 4 12 Dårlig arbeidsmiljø, ikke attraktiv arbeidsplass, ansatte føler seg lite verdsatt Risikreduserende tiltak Tiltakene bør mfatte å hlde ting enklest mulig, pluss sette av nødvendig tid. Så infrmasjnssikkerhet: Virksmheter skal ha styringssystem fr infrmasjnssikkerhet (ISMS). Disse kjennetegnes bla ved at de er lederstyrte g risikbaserte (bruk av ROS-analyser), g at de er nært knyttet til rllene til persnene i rganisasjnen. Dette skaper utfrdringer fr en rganisasjn sm i sitt første år har t leder- g rganisasjnsstrukturer g et strt endringsvlum (uten å ha et eksisterende ISMS). Priritere dette i IT Sette i gang prsessen med rekruttering snarest. Teknisk løsning der ansatte ved ekspedisjnene i dagens HBV kan avlaste. 1) Øknmimdell g kntplan er fastsatt innen fristen ) Midlertidig budsjettenhetsstruktur gjeldende fra er fasatt innen fristen ) Gjøre knteringsdimensjnene kjent i rganisasjnen 1) Det er i verksatt prsess i samarbeid med Uninett 2) HBVs Agress-klient videreføres, HiTs knteringsdata verføres 3) Invlvere flere persner fr å redusere sårbarhet Tiltak m hendelsen inntreffer Økn. 72 Økn. 73 Regnskapskvalitet - Klargjøre Basware fr mttak av fakturaer fra rganisasjnsmråde HiT Regnskapskvalitet - SAP klargjrt fr lønnsprduksjn g integrert med Agress ) Det er iverksatt prsess i ssamrbeid med Uninett/ Basware 2) HBVs Basware-klient videreføres 3) Både HiT g HBV tømmer sine Basware-klienter g betaler utestående innen ) HiTs brukere g arbeidsflyt legges inn manuelt i Basware-klienten 5) HBVs nåværende fakturaadresse videreføres, men bytter navn 6) Invlvere flere persner fr å redusere sårbarhet 1) Det er iversatt prsess i samarbeid med DFØ 2) HBVs SAP-klient videreføres, data fra HiTs SAP-klient verføres til denne 3) Frretningsadresse i Prsgrunn, vidererførekntakt med kemneri Prsgrunn g arbeidsgiverkntrllen i Grenland Økn. 74 Regnskapskvalitet - Integrasjn med frsystem ) HSN skal behlde t -klienter fram til mars 2017 g Agres må klargjøres fr mttak av filer fra t -klienter i denne periden 2) Påse at begge -klientene blir ppdatert med ny knteringsinfrmasjn 3) Påse g bidra til at det blir ryddet i persnreskntren i faktureringsmdulen i innen Finansiell styring Finansiell styring Finansiell styring Finansiell styring Finansiell styring Finansiell styring av lver g av lver g av lver g Finansiell styring Økn. 75 Økn. 76 Økn. 77 Økn. 78 Økn. 79 Økn. 80 Økn. 81 Økn. 82 Økn. 83 Økn. 84 Økn. 85 Regnskapskvalitet - Bankknti Regnskapskvalitet - Åpningsbalanse HSN Budsjettppfølging - Budsjettprsess fr Vedtatt budsjettfrdeling Budsjettppfølging - Agress budsjett klargjrt fr budsjettering - Fullstendig budsjett fr alle enheter i Agress Budsjettppfølging - Intern øknmirapprtering - Rutiner fr intern øknmirapprtering i 2016 Budsjettppfølging - Løpende BOA-prsjekter - prsjektperiden Rutiner fr regnskapsrapprtering fr hele Budsjettppfølging - Finansiering av merkstnader i frbindelse med fusjnsprsessen Rammeavtaler tilpasset innkjøpsvlum Uriktig håndtering av terminering/ videreføring av avtaler Klager/ avlysning i knkurranser frsinker anskaffelser til fusjnen Enheter ved tidligere HiT g HBV knkurrerer m ppdrag (BOA) ) Det er iversatt prsess i samarbeid med DnB - både HiT g HBV benytter DnB 2) HBVs utgiftsknti videreføres, inntil videre viderføres inntektsknti fra både HiT g HBV 1) Gjennmgå anleggsregisteret ved HiT g HBV 2) Rydde i åpne pster g balanseknti 3) Iverksette prsess i henhld til veiledningsntat fr Utarbeidelse av åpningsbalanse fr virksmheter sm avlegger sitt virksmhetsregnskap etter reglene i de anbefalte statlige regnskapsstandardene (SRS) 1) Det er utarbeidet g frslag til prinsipper fr budsjettfrdeling 2) Freløpig frdeling legges fram fr fellesstyret ) Endelig budsjettfrdeling legges fram fr fellesstyret i desemer 1) Prsess er i gangsatt i samarbeid med Uninett fr å klargjøre Agress busjett 2) Rutiner fr budsjettinnleggelse er under utarbeidelse 1) Utarbeide g maler fr intern øknmirapprtering 2) Tilrettelegge fr bruk av Agress Web i rapprteringen 3) Følge pp i frhld til evt. pplæringsbehv 1) Utarbeide fr histrikk i BOA-prsjekter 2) Utarbeide fr viderføring g ppbevaring av prsjektdkkumentasjn 3) Utarbeide prinsipp m eierskap til BOA-prsjekter 1) Budsjettering av kstnader i universitets- g fusjnsprsjektet må skje i nært samarbeid med linjerganisasjnen 1) Kartlegge innkjøpsvlum 2) Kartlegge avtalemønster 3) Lage plan fr arbeid med nye rammeavtaler 1) Har hentet inn juridisk betenkning på prblemstillingen 2) Kartlegge avtalemønster 3) Lage plan fr arbeid med nye rammeavtaler 1) Utvidet mulighet til dekningskjøp 2) Fkus på kvalitet i knkurransegjennmføringen 1) Fastsette felles fr budsjettering g prising av BOA-prsjekter 2) Oversikt ver finansieringskilder av lver g Økn. 86 Kapasitet g Økn. 87 kmpetanse Kapasitet g Økn. 88 kmpetanse Økn. 89 g ledelse Økn. 90 g ledelse Persnal 91 Persnal 92 g ledelse Utarbeide retningslinjer g Innkjøpsrganisasjnen ikke tilpasset HSN Risik fr frafall av nøkkelpersner i fusjnsprsessen Ansvars- g ppgavefrdeling innenfr øknmiadministrasjnen g styringslinjer Beslutningsvakum på grunn av uklare lederller Prblemer knyttet til fusjn av SAP klient til Frsinkelse / feil i lønnsutbetalinger. - Lav systemrisik knyttet til fusjn av SAP-klientene per Årsaken til dette er gd støtte g metdikk fra DFØ. Sannsynligheten fr å mislykkes er liten, men knsekvensene hvis det skjer er stre. - Frutsetter helhetlige, gjennmgående arbeidsprsesser g til viss grad harmnisering av g regelverk fra De t nåværende lønnsadministrasjnene videreføres under ledelse av hver sin fagdirektør i 2016 ne sm frutsetter samarbeid på tvers av enhetene. Dette kan medføre uklarhet rundt ansvarsfrhld g rganisering siden HBV g HiT har ulik rganisering g arbeidsdeling - Ressursknapphet / verbelastning av nøkkelpersner siden ansatte blir tatt ut av daglig drift til frdel fr fusjnsarbeid. Fare fr økt sykefravær i enheten ) Lage tidsplan fr harmnisering g utvikling av - legge vekt på beste praksis 2) Priritere dkumentasjn av 3) Bruket internett/ internett fr å kmmunisere rutinene ut i rganisasjnen 1) Benchmark mt tilsvarende rganisasjn 2) Kartlegge ansvar g ppgaver i innkjøpsrganisasjne 3) Styrke kapasiteten m nødvendig 1) Påse at ingen utsettes fr verbelastning 2) Påse at flere er invlvert i alle kritiske ppgaver 3) Tilrettelegge fr en tilbakemeldingskultur 1) Kartlegge arbeidsprsesser g avklare hvilke ppgaver sm inntil videre kan utføres sm før, g hvr det er behv fr endring 2) Følge spesielt pp persner g ppgaver sm blir berør av behv fr samrdning 3) Utarbeide prinsipper fr ppgavefrdeling innenfr fellesfunksjner 1) Løfte prblemstillinger 2) Kmme med frslag til løsninger - Ingen tiltak påkrevd så fremt fremdriftsplanen i fusjnsprsjektet følges sm planlagt. - Arbeid med rganisering av lønnsmrådet fra igangsettes g får høy priritet. - Ivartakelse av de sm arbeidet på mrådet. Vurdere tilførsel av nye ressurser.r9 Kapasitet g kmpetanse Persnal 93 Frsinkelser / feil i rekrutteringsprsesser. - Ressursknapphet / verbelastning av nøkkelpersner siden ansatte blir tatt ut av daglig drift til frdel fr fusjnsarbeid. Fare fr økt sykefravær i enheten. T ansatte ved HBV ut i freldrepermisjn fra des. 2015, en i HiT slutter Ansatte i seksjn fr rekruttering ved HBV har grunnet ulike mstendigheter liten mulighet til merarbeid/vertid. - Generelt øker vlum av arbeidsppgavene samtidig sm frutsigbarheten blir mindre innen daglig drift sm indirekte følge av fusjn. - De t nåværende persnaladministrasjnene videreføres under ledelse av hver sin fagdirektør i 2016 ne sm frutsetter samarbeid på tvers av enhetene. Dette kan medføre uklarhet rundt ansvarsfrhld g rganisering siden HBV g HiT har ulik rganisering g arbeidsdeling Det anbefales sterkt å tilføre nye ressurser innen generelt skrivearbeid. - Revurdere intern arbeidsdeling mt andre enheter/instanser. - Avstemme frventning m leveranser g servicegrad til interne samarbeidspartnere.c11 - Ivartakelse av de sm arbeidet på mrådet. - Avklaring av grenseflater mellm persnal g fakultet g m man skal ha felles tilsettingsrgan. Persnal 94 g ledelse Frsinkelser i bemannings- g innplasseringsprsjektet. - At nødvendige beslutninger fr å innplassere i ny rganisasjn ikke blir vedtatt sm planlagt - En rekke avhengigheter: ny rg.h11struktur må vedtas, bemanningsplaner legges, stillingsstruktur g kravspesifikasjn til stilinger vedtas, mstillingssamtaler, innplasseringssamtaler. Særlig risik knyttet til lederstillingene Fremdriftsplan gjennmføres sm planlagt - Gd pplæring av ledere sm skal gjennmføre mstillings- g innplasseringssamtaler. Kapasitet g Persnal 95 kmpetanse Nøkkelpersner slutter/uønsket turnver. Usikkerhet / uenigheter mht fremtidig rganisassjnsstruktur, stilling g utviklingsmuligheter Sikre gd infrmasjn g medvirkning i prsessene. - Fkuserer ekstra på ivaretakelse av medarbeidere g arbeidsmiljø. - Strategi fr håndtering av uenighet i prsessen slik at dette ikke utvikler seg til knflikt. - Mål g visjn fr HSN samt gevinster ved fusjn må kmmuniserer tydelig.c14 Kapasitet g kmpetanse Persnal 96 Overbelastning nøkkelpersner / Økt sykefravær. Høyt arbeidspress ver tid, uhensiktsmessig struktur, liten frutsigbarhet, mstilling, endringer i ppgaver g ansvar Sm ver. - I tillegg kan stress/belastningsmestringskurs i samarbeid med BHT tilbys ansatte. Kapasitet g Persnal 97 kmpetanse Kapasitet g Persnal 98 kmpetanse Samarbeidsprblemer g knflikter sm vanskeliggjør mfrente løsninger. Likegyldighet, mangel på mtivasjn, endringsslitasje. Mangel på tydelig ledelse, knflikt på ledernivå, uenighet m rganisering g løsninger, uenighet m innplassernig, uenighet m valgte løsninger (HBV - HIT). Mindre tid til å følge pp arbeidsmiljø / initiere frebyggende tiltak Ikke nk utviklingsppgaver fr den enkelte, ufrutsigbarhet, usikkerhet, mangel på målppnåelse, merverdi, mangel på visjn, usikkerhet rundt universitet, mangel på infrmasjn Sm ver. - I tillegg samarbeid med persnal g bredriftshelsetjenestene samt jurdisk bistand ved behv. - Sm ver. - Ekstra fkus på at mål g visjn fr HSN samt gevinster ved fusjn må kmmuniserer tydelig.h20 g ledelse Persnal 99 Mister styringsfart, beslutninger, målppnåelse Manglende ansvar, rlleavklaring g beslutningslinjer g mmentum. resten av 2015 g ut Krevende vergangsperide mellm ny g gammel rganisasjn. Utydelig ledelse Fremdriftsplan gjennmføres planlagt. - Tiltredningstidspunkt fr HSN ledere vurderes å fremskyndes til

17