Oppgaver Oppgavetype Vurdering Status 1 ORG100, forside Flervalg Automatisk poengsum Levert

Transkript

1 ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Kandidat 6669 Oppgaver Oppgavetype Vurdering Status 1 ORG100, forside Flervalg Automatisk poengsum Levert 2 ORG100, oppgave 1 a) Skriveoppgave Manuell poengsum Levert 3 ORG100, oppgave 1 b) Skriveoppgave Manuell poengsum Levert 4 ORG100, oppgave 1 c) Skriveoppgave Manuell poengsum Levert 5 ORG100, oppgave 1 d) Skriveoppgave Manuell poengsum Levert 6 ORG109, oppgave 1 e) Skriveoppgave Manuell poengsum Levert 7 ORG100, oppgave 2 Skriveoppgave Manuell poengsum Levert ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Emnekode ORG100 Vurderingsform ORG100 Starttidspunkt: :00 Sluttidspunkt: :00 Sensurfrist PDF opprettet :13 Opprettet av Emma Hansen Antall sider 14 Oppgaver inkludert Ja Skriv ut automatisk rettede Ja 1

2 1 OPPGAVE ORG100, forside Emnekode: ORG100 Emnenavn: Organisasjonsteori og analyse Dato: 8. desember Varighet: 5 timer Tillatte hjelpemidler: Ingen Merknader: Oppgaven består av to deler. Oppgave 1 - En caseoppgave der alle delspørsmål skal besvares. Teller 70 % av totalkarakteren. Oppgave 2 - Fire spørsmål der tre av disse skal besvares. Denne oppgaven teller 30 % av totalkarakteren Det forekommer av og til spørsmål om bruk av eksamensbesvarelser til undervisnings- og læringsformål. Universitetet trenger kandidatens tillatelse til at besvarelsen kan benyttes til dette. Besvarelsen vil være anonym. Tillater du at din eksamensbesvarelse blir brukt til slikt formål? Ja Nei ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 2 av 14

3 2 OPPGAVE ORG100, oppgave 1 a) Hva slags prinsipp er avdelingen organisert eller gruppert etter? Skisser en alternativ organisering av avdelingen og redegjør for hva slags prinsipp du her benytter. Hvilke fordeler og ulemper vil være knyttet til den organiseringen du foreslår? Skriv ditt svar her... BESVARELSE Oppgave 1 a - "Hva slags prinsipp er avdelingen organisert eller gruppert etter? Skisser en alternativ organisering av avdelingen og redegjør for hva slags prinsipp du her benytter. Hvilke fordeler og ulemper vil være knyttet til den organiseringen du foreslår?" Avdelingen er organisert/gruppert etter et funksjonsbasert prinsipp, som vil si at likeartede oppgaver, altså oppgaver med like funksjoner samles under en og samme enhet. Den ene underavdelingen er "karlegging og analyse" hvor alle oppgaver som innebærer å gjennomføre undersøkelser i statlige etater og virksomhet knyttet til ledelse, styring og organisering er samlet under ett. Annes avdeling "lederkurs" har oppgaver som innebærer å planlegge og gjennomføre lederutviklingskurs. Den siste avdelingen til Nils "strategisk plangruppe" har oppgaver som innebærer å komme med forslag til satsingsområder. Vi har altså ulike oppgavetyper; kartlegging og analyse, kurs, og strategisk planlegging. En alternativ organsering av avdeling ville vært å utforme den etter en matrisestruktur. Det vil si en sammenkobling av en funksjonsbasert og markedsbasert gruppering. En markedsbasert gruppering vil si at en fordeler oppgavene etter hvilke personer en de henvender seg til, for eksempel innenfor et geografisk område. Da kunne for eksempel avdelingen "Lederkurs" av Anne med bestående 8 ansatte, fordelt seg ved at 4 av dem knytter oppgaven, kurs for befolkningen mens de resterende andre 4 gjennomfører lederutviklingskurs for personer i nærmeste hjemby. Fordeler som vil være knyttet til å ta i bruk en matrisestruktur i organiseringen av avdelingen vil blant annet være muligheten for spesialisering både innenfor funksjoner og markedet. Det vil også være en fordel at det vil gi mulighet for en bedre bruk av ressursene og ikke minst koordineringen. For å skulle møte en brukers kryssende behov vil en koordinering være nødvendig. Måter de ansatte kan koordinere arbeidet på er blant annet gjennom gjensidig tilpasning med vekt på oversikt over hverandres oppgaver og standardisering av oppgaver, kunnskap og resultater. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 3 av 14

4 Ulemper knyttet til en kombinasjon av markeds- og funksjonsbasert gruppering er aat det kan oppstå konflikter og misforståelser. Målforskyvning kan også være en konsekvens ved at organisasjonens egentlige mål skyves bort fra hver enkelt aktørs behov. Sub-optimalisering er sentralt her ved at de utvikler egosentriske trekk ved å utføre arbeidet kun etter deres område. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 4 av 14

5 3 OPPGAVE ORG100, oppgave 1 b) Analyser beskrivelsen over ut teori om makt og konflikt. Skriv ditt svar her... BESVARELSE Oppgave 1 b - "Analyser beskrivelsen over ut teori om makt og konflikt" Jens merket det var gnisninger mellom dem og valgte å opprette en ledergruppe som skulle møtes en gang i uken for å diskutere interne forhold. I beskrivelsen fremkommer det at problemet som er oppstått handler om en uklar ressursfordeling mellom ledergruppene. Anne (Leder for "lederkurs") og Nils (leder for "strategisk plangruppe") mener Tor som er (leder for "kartlegging og analyse") dominerer sterkt. Makt vil si når aktøren har evne til å møte motstand ved å få realisert sitt behov. I denne situasjonen ser vi at både Anne og Nils mener at Tor sitter med den sterkeste makten og at dette fremkommer som urettferdig. I henhold til dette kan vi snakke om maktbaser som vil si det aktøren kontrollerer eller eier som gjør at h*n blir mektigere enn den andre parten. I dette tilfellet ser vi at Tor har den hierarktiske formelle maktbasen som vil si at han er i en formell posisjon med makt over de belønnings- og straffetiltakene som finnes. Han har en større andel av avdelingens budsjett og har derfor mye mer å rutte med av midler. Innenfor dette kan vi også se at han er innenfor maktbasen, "kontroll over info og oppgaver" i og med at han har flere midler som vil gjøre dette mulig å utføre. Jens som er den øverste lederen og er altså leder for selve ledergruppen fremtrer i en posisjon med autoritetsmakt. Han har den øverste makten og blant Anne og Nils sett på som en profesjonell autoritet med den riktige kunnskapen til å ta beslutninger. De ser på han som en autoritær leder fordi de ser på hans maktbruk som riktig og nyttebasert. De gir han signaler om urettferdighetene og han tilfredsstiller deres ønske ved å gi beskjed til Tor om at hans gruppe vil møte noen nedskjæringer i prosjektet i tiden fremover. Bruk av makt fremkommer oftest når det er uenighet, når en er avhengig av den andres bidrag og generelt når det oppstår et forhold hvor en er utøver og en utsatt. Når Jens konfronterer Tor med at han tar parti med Nils og Anne og mener at hans avdeling har fått for mye av budsjettet, bruker Tor trusselse som en form for Makt over Jens. Han sier han har fått tilbud om en proffesorstilling på UIO og kan når som helst dra tilbake dit, så han får finne seg en ny leder til analysegruppen. I beskrivelsen fremkommer det ikke hvor attraktiv denne lederstillingen så vi vet ikke hvor enkelt det vil være for Jens og finne en erstatter men som stillingen utlyser er den særdeles vitkig for direktoratet og Jens vil være avhengig av å finne en som kan innfri rollen ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 5 av 14

6 som analyseleder snarest dersom det ikke skal gå på bekostning av organisasjonen. Tor blir i en mektig posisjon fordi han vet at Jens er avhengig av Tors bidrag for å opprettholde direktoratet. Som vi ser har det oppstått en latent konflikt som vil si at det er en kilde eller potensial for at den vil videreutvikles. Spesielt Jens og underordnede Tor er i en posisjon hvor en mer synlig konflikt, en såkalt manifest konflikt snarest vil kunne utvikles. Når vi ser på konflikter har vi lett for å tenke negative tanker. I henhold til denne situasjonen kan konflikten også føre med seg en del positive funksjoner. For det første vil lederne utrette mer av seg selv. En hver aktør vil alltid arbeide mot mål som passer ut ifra deres syn på verden. Når en møter motstand vil en derfor utvikle en evne til å arbeide mot denne motstanden for å få gjennomslag for sine synspunkter. Det som er viktig er at konflikten holder et profesjonelt nivå ved at alle parter får utrykke sin del av saken og at alle parter lytter til hverandre. Konflikten kan også føre fram andre underliggende ambivalenser som har lugget og gnisset i en lengre periode men som ikke har ville kommet fram fordi det har vært en liten sak som ikke har krevd oppmerksomhet. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 6 av 14

7 4 OPPGAVE ORG100, oppgave 1 c) Analyser beskrivelsen over ut fra teorier om motivasjon og ledelse. Skriv ditt svar her... BESVARELSE Oppgave 1 c - "Analyser beskrivelsen over ut fra teorier om motivasjon og ledelse" I beskrivelsen fremkommer situasjonen at Annes gruppe som har ansvar for lederkurs har fått et høyere sykefravær enn tidligere. Hun forklarer at økningen i fravær skyldes at arbeidet de gjør ikke blir verdsatt av andre, også av Jens. De synes jobben kan bli litt for rutinemessig og at de ikke får ta del i interessante emner, reise på konferanser og lignende som de andre ansatte på avdelingen får. Som en leder ser det ut til at Anne sliter med å motivere sine ansatte til å yte, trives og ikke minst få realisert de målene som stilles dem. Human resource management - som er en strategisk, integrert og helhetlig tilnærming for å ansette, utvikle, utnytte, motivere, følge og og beholde intelektuell kapital synes å svikte. Hvis vi tar utgangspunkt i tiltak for å motivere ansatte ser det ut som hun som leder kunne blitt flinkere med bruk av belønningssystemer. Ytre motivasjon, som fastlønn (status og stilling) ser ikke ut til å tilfredstille de ansattes behov. De oppgir til henne at de føler at arbeidet deres ikke blir verdsatt og at arbeidet blir for arrogant. De får verken tilbakemelding eller ros noe som tilsynelatende virker demotiverende. Anne bør som leder bli flinkere til å se hver enkelt ansatt og gi dem tilbakemelding i form av belønning, som ros og empati. Ytelsesbasert belønning vil gi dem en mestringsfølelse og et større pågangsmot. Et slikt gjensidig nytteforhold vil gi resultater for begge parter. For å føle seg motivert som ansatt er det også viktig at oppgavene de utfører føles menings- og betydningsfulle. De oppgir at de føler seg lite inkludert i flere oppgaver som de andre ansatte på de to andre avdelingene utfører og at de ikke får respons fra dem som har deltatt på kurset. Dette gir dem følelsen av å utføre et arbeid som ikke er av betydning for samfunnet eller selve organisasjonen og at de gjør en form for "unyttig" arbeid. For å utvikle, motivere og beholde sine ansatte vil det være viktig at Anne gir dem en god sosialiseringsprosess og inkluderer dem i arbeidet. Hun bør gi dem ulike oppgaver med nye utfordringer for å opprettholde den engasjerte gnisten. I beskrivelsen fremkommer det lite konkret informasjon om hennes bruk av lederstil. På en måte kan det se ut som hun har et snev av en autoritær/oppgaveorientert form for ledelse.hun henviser lite til sin egen rolle som leder, ved å påpeke feil ved blant annet Jens og de andre ansatte ved de andre avdelingene. Hun ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 7 av 14

8 forteller også til Jens at hun er flink på motivasjon men at problemet ligger ved andre forhold på arbeidsplassen. Som en leder skal en gjennom sin atferd påvirke de ansattes holdninger, tanker og atferd. En lederrolle vil si at du innfrir de forventninger som stilles til deg som leder. I henhold til Henry Mintzbergs, fremlegger han tre typer lederroller med underordenede roller som kan være viktig å følge: Han snakker om, interpersonelle roller (Galionsfigur, anfører, forbindelsesledd); som vil si roller som skaper kontakt mellom medlemene i organisasjonen. Her ser jeg anfører som en av de mest sentrale i og med at den handler om å utføre ulike aktivivteter som motiverer de ansatte. Den andre typen rolle han snakker om er, Informasjonsroller (Overvåker, formidler talsmann). Dette er rollen som behandler informasjon. Rollen som overvåker vil si at leder skal fange opp eventuelle problemer eller muligheter. Formidler og talsmann vil si at hun formidler videre informasjonen hun får til omgivelsene som i denne sammenhengen kan være Jens. Denne typen rolle virker det som Anne har hatt problemer med å tilfredsstille i og med at hun uttrykker at hun tidligere har fått beskjed fra ansatte om deres mistrivsel i forhold til de interne forholdene på jobb. Det er også Jens som tar intiativ til å snakke med Anne noe som viser at hun som leder ikke hadde tenkt å formidle dette videre til øverste leder. Den tredje typen rolle er beslutningsroller (entreprenør, kriseløser, ressursfordeler, forhandling). I henhold til ledelse vil også femfaktormodellen, personlighetstrekk og ferdigheter inngå som et sentralt element. Femfaktormodellen består av fem typer trekk, som gjerne er medfødt eller utviklet tidligere i livet til vedkommende. Vi finner nevrotisme, ekstraversjon, omgjengelighet, åpenhet og samvittighetsfull. Nevrotisme vil si at vedkommende er veldig stresset, impulsiv og ofte utvikler angst. En person med liten grad av dette vil i motsetning være følelsesmessig moden og tenke klart gjennom ting før en tar en beslutning. Åpenhet ser jeg som mest sentralt i og med at det kan handle om at Anne bør være åpen for nye oppgaver. Hun må se seg selv som et eventuelt trekk ved problemet, fravær, og ta dette også med i betraktning. Når lederen fremstår som åpen er en villig til utvikling, altså forandre på den nåværende situasjon. Ferdigheter vil si noe vi utvikler ved å lære. Vi ser de personlige, mellommenneskelige og de organiserte ferdighetene. De organisatoriske vil være i form av å delegere myndighet og bygge team. Anne bør arbeide for å skape et mer relasjonelt forhold til de ansatte slik at de kan heve hverandre ved å gi komplimenter og lære av hverandre. Et godt sosialt samarbeid både mellom de ansatte i avdelingen og mellom de ulike avdelingene vil være viktig for å opparbeide et gjensidig nyttebasert forhold. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 8 av 14

9 5 OPPGAVE ORG100, oppgave 1 d) Drøft denne beskrivelsen ut fra beslutningsteori. Skriv ditt svar her... BESVARELSE Oppgave 1 d - "Drøft denne beskrivelsen ut fra beslutningsteori" En beslutningsprosess vil si en rekke vurderinger hvor en vil komme frem til et valg som innebærer en intensjon om et vedtak og et handlingsalternativ. Beslutningsteorien ser på menneske som en rasjonell aktør. Rasjonalitet vil si at menneske er fornuftig. Vedkommende vil velge det handlingsalternativet som gir best mulig resultater i forhold til målet. Vi skiller mellom menneske som handler ut ifra perfekt rasjonalitet og menneske som handler ut ifra begrenset rasjonalitet. Handler menneske ut fra perfekt rasjonalitet har det 1. Oversikt og problemet/muligheter 2. Oversikt over alternative løsninger 3. Klarer å rangere alternativene fra det laveste nivået bestående av det dårligste til det høyeste nivået bestående av det beste alternativet. 4. Beslutningstaker velger det beste handlingsalternativet. Handler et menneske ut fra begrenset rasjonalitet vil det si at h*n 1. Prøver å skaffe seg en oversikt over situasjonen, målet og problemet 2. Prøver å finne informasjon om alternative løsninger, 3. Velger det første og beste alternativet som ser ut til å tilfredsstille kravene til målet. I situasjonen som Jens befinner seg i ser vi at ingen av de fire avdelingene har en særlig rasjonell tankegang. Det ser ikke ut til at de er åpne for hveradres argumenter og står fast ved sitt eget standpunkt. Dette ser vi spesielt i avdelingen, "Digital forvaltning". De har opplevd gjentatte ganger å få gjennomslag ved fordeling av ressursene og fra den politiske ledelsen i departementet. Innenfor beslutningsteori finner vi ulike typer beslutningsmodeller. Felles for dem er at de enten er er en deskriptiv eller normativ beslutningsmodell. En deskriptiv beslutningsmodell vil se på selve situasjonen, altså måten aktørene tenker og handler på i den aktuelle situasjonen. I henhold til beskrivelsen ser vi at en tankegang som lar seg dominere i situasjonen er at hver enkelt avdeling ser deres egen avdeling som den viktigste i hele dirrektoratet. Lederen for avdelingen digital forvaltning hevder at digitalisering var det aller viktigste i all offentlig forvaltning og at de andre ikke var særlig viktige. De avviser stadig deres andre forslag. En normativ beslutningsmodell derimot, vil være opptatt av å komme frem til hva de bør gjøre for å komme frem til hvilket handlingsalternativ som vil være det beste. Denne modellen ser bort ifra at ofte vil individer være i situasjoner hvor den er så kompleks at et rasjonelt valg vil være vanskelig å gjennomføre. Aktørens evne og vilje vil ofte motstride og følelser kan være med å påvirke beslutningstakerens atferd. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 9 av 14

10 I henhold til beskrivelsen vil jeg konkludere med at forhandlingsmodellen står mest sentralt. I forhold til forhandlingsmodellen ser vi at de fire avdelingene er i en prosess hvor alle ønsker å få gjennomslag for sitt eget syn. De står i en konflikt hvor de utpeker hva de selv som avdeling driver med og hvorfor det er viktigere enn den andre partens ansvar. I henhold til dette må de vurdere argumentenes gyldighet og sannhet. I utgangspunktet står alle avdelingene likt om makten blir differensiert men det viser seg at avdelingen "Digital forvaltning" har et større gjennomslag i form av støtte. De andre partenes argumenter blir stadig avist og ses ikke som viktig. Handlingslogikken i modellen fremstår som en konsekvenslogikk, hvor en ser på hva er best beslutningstakeren i forhandlingen. Kulturen fremstår som mangfoldig og de har alle ulike argumenter. Målet vil være å komme frem til en felles forståelse som til slutt vil føre til et handingsalternativ som virker rasjonelt. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 10 av 14

11 6 OPPGAVE ORG109, oppgave 1 e) Drøft avsnittet over i lys av teori om organisasjoners omgivelser. Skriv ditt svar her... BESVARELSE Oppgave 1 e - "Drøft avsnittet over i lys av teori om organisasjoners omgivelser" Omgivelser vil si alle forhold i og utenfor organisasjonen som vil ha en potensiell effekt på organisasjonens effektivitet og legitimitet. I henhold til beskrivelsen ser vi at Direktoratet for innovasjon og effektivisering med en spesiell vekt på avdelingen for ledelse og organisering blir kritisert for å ikke kunne ha nøytrale briller for å se hva behovet for ledelse var og organisering i staten alene. "Det trengtes også et blikk utenifra". Tekniske omgivelser vil si forhold som befinner seg i organisasjonen. Vi deler dem inn etter hvilken påvirkning de har for organisasjones, 1.ressursbruk - det vil si at en er avhengig av kapital fra banker for å foreta investeringer. 2.Produksjon - Her er vi avhengig av maskiner og kompetanse for ut utføre produksjonen. 3. Resultatet - Her er vi avhengig av etterspørsel. Dette vil variere utifra den økonomiske og politiske situasjonen i samfunnet og ikke minst hvilke behov og interesser brukerne har. I henhold til beskrivelsen mener ministeren som kritiserer at disse omgivelsene ikke er nok å ta hensyn til i henhold til ledelse og organisering. En trenger også et blikk på de institusjonelle omgivelsene som vil si de kulturelle elementene som normer, verdier og tanker som befinner seg i omgivelsene utenfor organisasjonen. Vi deler de institusjonelle omgivelsene inn i tre søyler; 1. Den regulative - det vil si de regulerings-og kontrolltiltak som finnes. For eksempel loven som sier hvordan oppgaver skal utføres. 2. Den normative - Det vil si de normer og verdier i omgivelsene som vektlegger hvilke mål og oppgaver som vil være viktige. 3. Den kognitive søylen - Ser på hvordan forholdet er mellom de mellommenneskelige relasjoner. Ministeren mener at vi trenger å ta utgangspunktet i omgivelser både i og utenfor organisasjonen og se på deres syn på ledelse og organisering. En må blant annet gjennom reel konformitet og personell konformitet velge ut en ledelse som anses og ha den riktige kunnskap for å drive en god ledelse og innfri de krav og forventninger som knyttes til denne rollen. Lederen må også ta i bruk de arbeidsmetodene som ses som sentrale og meningsfulle. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 11 av 14

12 7 OPPGAVE ORG100, oppgave 2 Besvar tre av de fire følgende spørsmålene (maks en halv side per spørsmål) a) Redegjør for fenomenet målforskyvning. b) Redegjør kort for begrepet sub-kultur, og beskriv hvordan slike sub-kulturer kan utvikles. c) Redegjør for strategier for å håndtere institusjonelle omgivelser. d) Redegjør for hva en kommunikasjonskanal er og hvilken rolle slike kanaler spiller i kommunikasjonsprosessen. Skriv ditt svar her... BESVARELSE Oppgave 2 - "Besvar tre av de fire følgende spørsmålene" Oppgave 2 b - "Redegjør kort for begrepet sub-kultur, og beskriv hvordan slike sub-kulturer kan utvikles" Kultur vil de normer, verdier og tanker som er utviklet innenfor en gitt gruppes samhandling. I en organisasjon vil det ofte utvikles såkalte, "sub-kulturer" som vil si små grupper som utgjør en egen enhet og har en felles verdi og tankesett. De vil ha utviklet antakelser og verdier på grunnlag av at de over en lengre periode har opplevd å mestre problemer med ekstern tilpasning og intern integrasjon som har fungert, og som de derfor opplever som den riktige og sanne måten å forholde seg til problemer på. Et eksempel på en subkultur kan være en avdeling innenfor en bedrift. Subkulturer kan utvikles på flere måter. En sentral årsak til utviklingen er den høye spesialiseringen som finner sted. Folk tar høyere utdanning og vil defor få oppgaver som passer til deres spisskompetanse. Dette skaper skiller mellom de ansattes samarbeid og mye av arbeidet foregår altså individuelt. Utdanning er altså et element hvor en gruppe mennesker tar med seg tilegnede kunnskaper og verdier som de bruker i arbeidet. Gruppen vil også jobbe under like forhold, har like oppgaver og har derfor dette til felles. Kjønn er også et element i henhold til at det er store forskjeller i utdanningsmuligheter for kvinner og menn. Menn står oftest for det tekniske arbeidet mens kvinner har oftere helse- og omsorgsarbeid. Dermed danner ofte kvinner en egen sub-kultur hvor de har en større tendens til å danne vennskap. Generasjonsforskjeller er også et element som skaper sub-kulturer i oganisasjoner. I dag studerer vi lengre og tar også dermed høyere utdanninger og går av med tidligere pensjoner. Vi kan på en måte si at arbeidsplassen er blitt en plass hvor en danner seg vennskap og dermed vil folk gruppere seg i mindre grupper akkurat som barn og voksne gjør ellers i samfunnet. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 12 av 14

13 Oppgave 2 c - "Redegjør for strategier for å håndtere institusjonelle omgivelser" Institusjonelle omgivelser vil si de kulturelle elementer som verdier, normer og tanker som finnes i organisasjonen som vil ha betydning for hvordan den vil bli oppfattet av omgivelsene utenfor organisasjonen. Vi fordeler de institusjonelle omgivelsene langs tre typer søyler; 1. Den regulative søylen - Det vil si de regulerins- og kontrolltiltakene, som for eksempel loven, som forteller hvordan en oppgave bør utføres. 2. Den normative søylen - Det vil si de normer og verdier i omgivelsene som forteller hvilke oppgaver og verdier som er viktig å utføre. 3. Den kognitive søylen - Det vil si de forhold som finnes mellom omgivelsenes samarbeid. Vi har noen strategier som det er viktig at organisasjonen forholder seg til.1. Reel konformitet; Det vil si at organisasjonen må tilfredstille de forventninger og krav omgivelsene stiller dem. Dette kan for eksempel være at de forholder seg til loven som sier at de skal utføre nye pensjonsordninger hvert år. 2. Personell konformitet; Det vil si at organisasjonen velger ut ansatte som har de kunnskapene omgivelsene ser på som gode og gunstige. 3. Prosedyre konformitet; Det vil si at organisasjonen adopterer ulike arbeidsmåter som ses som gunstige og verdifulle i omgivelsene. 4. Omdømme; Her må organisasjonen behandle dens omdømme ved å vise hva de står for, slik at og tilliten mellom organisasjonen og omgivelsene styrkes. De kan for eksempel gi uttrykk for at de er opptatt av samfunnsansvar og ikke bare inntekt og produksjon. For at tilliten skal styrkes er det viktig at de formidler deres standpunkt, altså hva de står og arbeider for. Oppgave 2 d - "Redegjør for hva en kommunikasjonskanal er og hvilken rolle slike kanaler spiller i kommunikasjonsprosessen En kommunikasjonsprosess vil si en rekke handlinger der informasjon formidles mellom to aktører, en sender, altså den som formidler informasjonen og en mottaker, den som mottar informasjonen. For å formidle informasjon er vi avhengig av at sender tar i bruk en kanal for overføringen av data. En kommunikasjonskanal vil si dens evne til å formidle rik informasjon på en effektiv måte. Vi skiller mellom synkrone (direkte) og asynkrone (indirekte) kanaler. En synkron kanal vil si at informasjonen overføres ved direkte samhandling. Et eksempel på dette kan være ved direkte møte eller telefon. En asynkron kanal vil si at informasjonen formidles med mottas ikke i selve situasjonen. Et eksempel kan være e-post som kan leses uavhengig av sendetid. Et sentralt element som er viktig for kommunikasjonskanalens effektivitet er at sender har evne til å sette seg inn i mottakerens situasjon. H*n må velge en kanal som en vet at mottaker er kjent med og bruke et språk som er forståelig. Kanalen skal skape en felles forståelse mellom sender og mottaker som vil si at mottaker skal dekode (fortolke) informasjonen slik intensjonen sender i utgangspunktet hadde. Sender må gi informasjonen en form og et innhold som vekker oppmerksomhet og gjerne bruke bilder og metaforer ved overføringen. Hva slags type kanal en velger vil avhenge av hvor kompleks informasjonen er og hvem overføringen finner sted imellom. Kanalen spiller en svært sentral rolle og vil være avgjørende for formidlingens kvalitet. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 13 av 14

14 I dag er er den "elektroniske kanalen" tatt mer og mer i bruk. Det er fordi den teknologiske utviklingen skyter frem og vi arbeider mindre i relasjon til hverandre enn før. Denne type kanal blir sett på som et effektivt verktøy i organisasjoner og generelt i dagliglivet og har evnen til å formidle informasjon på en effektiv og konkret måte. ORG100 1 Organisasjonsteori og analyse Page 14 av 14