GO CONTROL! Det er lettere å redusere kostnader når du SER dem! Fullstendig oversikt over avtaler og eiendeler med Complete Control 4.

Transkript

1 Det er lettere å redusere kostnader når du SER dem! Fullstendig oversikt over avtaler og eiendeler med Complete Control 4.0 GO CONTROL! Complete Control 4.0 gir virksomheten full oversikt over alle avtaler og forpliktelser. Det er lettere å redusere kostnader når du kan se dem i forkant. Det er aldri for tidlig å skaffe seg control, men det er nesten aldri for sent heller. Go for it! Go Control! Ring i dag!

2 Med Complete Control 4.0 har virksomheten full oversikt over alle avtaler og kan se kostnadene i god tid! Complete Control 4.0 IT-system som gir stålkontroll over alle avtaler og eiendeler Detaljerte verdirapporter viser reelle og bokførte eiendelsverdier Du kan til enhver se tid se hvem som disponerer utstyr og eiendeler Automatiske avtalevarslinger for oppsigelser, fornyelser, betalingsfrister, mm Budsjetteringsprosessen forenkles med full oversikt over alle avtalerelaterte kontantstrømmer Fullstendig webbasert løsning uten krav til investering i infrastruktur Kraftig løsning med enkel administrasjon: Hver medarbeider registrerer sentrale data om avtaler de har inngått og utstyr de disponerer Import- og eksport-funksjonalitet via regneark Kryptert sikker kommunikasjon Systemet minner automatisk alle ansatte på å oppdatere og bekrefte informasjonen Sikkerhetsmerking av eiendelene med sporing kun til House of Controls 24-timers vakttelefon: Preventivt både i forhold til tyveri og internt svinn. Sjansen til å få tilbake mistet, gjenglemt eller stjålet utstyr økes radikalt. telefon

3 GO CONTROL! Complete Control 4.0 gir virksomheten full oversikt over alle avtaler og forpliktelser. Det er lettere å redusere kostnader når du kan se dem i forkant. Det er aldri for tidlig å skaffe seg control, men det er nesten aldri for sent heller. Go for it! Go Control! Complete Control 4.0 gir stålkontroll over alle avtaler og eiendeler Detaljerte verdirapporter viser reelle og bokførte eiendelsverdier Du kan til enhver se tid se hvem som disponerer utstyr og eiendeler Budsjetteringsprosessen forenkles med full oversikt over alle avtalerelaterte kontantstrømmer Automatiske avtalevarslinger for oppsigelser, fornyelser, betalingsfrister, mm Kraftig løsning med enkel administrasjon: Hver medarbeider registrerer sentrale data om avtaler de har inngått og utstyr de disponerer Systemet minner automatisk ansatte på å oppdatere og bekrefte informasjonen Import/eksport-funksjonalitet via regneark Løsningen er fullstendig webbasert og stiller ingen krav til investering i infrastruktur Kryptert sikker kommunikasjon Sikkerhetsmerking av eiendelene med sporing kun til House of Controls 24-timers vakttelefon: Preventivt både i forhold til tyveri og internt svinn. Sjansen til å få tilbake mistet, gjenglemt eller stjålet utstyr økes radikalt. Ta kontroll NÅ! Ring i dag! post@houseofcontrol.no

4 Kontroll på 80 mill Daglig leder i House of Control Lasse Sten, har brukt egen erfaring med manglende oversikt til å utvikle et program som gir full kontroll

5 House of Control er ledende på aktiv forvaltning av avtaler og forpliktelser for både små og store virksomheter innen privat, offentlig og statlig sektor. iarder i over 50 land Det lønner seg å hjelpe private og offentlige virksomheter med å få bedre kontroll på forpliktelser, eiendeler og kostnader. På tre år har House of Control økt omsetningen med åttegangeren og er øverst på listen over Gasellebedrifter 2012 i Asker og Bærum. Seks år gamle House of Control leverer nettbaserte it-løsninger som gir bedrifter oversikt og kontroll på eiendeler, løpende avtaler og andre forpliktelser. Verdier for over 80 milliarder kroner i over 50 land er registrert i bedriftens løsninger. Gründer og deleier Lasse Sten er veldig fornøyd med utviklingen: Omsetningsveksten har vært over all forventning. Vi trodde selv at aktørene i næringsliv og offentlig sektor hadde bedre kontroll over sine eiendeler og forpliktelser. Men noen kritiske spørsmål avslører svært ofte at oversikten er mangelfull. Jeg identifiserer meg i stor grad med våre kunder, nettopp fordi jeg selv en gang manglet tilstrekkelig kontroll over verdier, kostnader, oppsigelsestider, funksjonalitet, levetid og andre viktige data, sier Sten. Løsningen ble en programvare som systematiserer alt bedriften eier og leier med pris, egenskaper, kjøpstidspunkt, hvem som har ingått avtalen, hvem som disponerer utstyret, osv. Fra denne plattformen er det utviklet løsninger som enkelt gir kunden oversikt over sine samlede forpliktelser. Full kontroll gir gode utsikter Husleieavtaler, leasingavtaler, serviceavtaler, forsikringsavtaler, lisensavtaler, telefoniavtaler, renholdsavtaler, markedsføringsavtaler. Bedriftene har talløse avtaler med minst like mange forpliktelser. Bedrifter med mange lokasjoner mangler ofte sentral oversikt. Jo flere avtaler, desto vanskeligere er det å ha oversikten. House of Control lever godt på å hjelpe kundene til å få stålkontroll. Eget problem ble forretningsidé Det hele begynte nemlig med et innbrudd i gründerens forrige bedrift. Det påfølgende forsikringsoppgjøret ble et mareritt, fordi bedriften hadde liten kontroll over sine eiendeler og dermed over hva som var blitt borte. De fleste virksomheter har sterkt fokus på inntektene, mens kostnadene får kun stemoderlig oppmerksomhet. Dét er det kun dine «ukjente» leverandører som tjener på, forklarer Sten. Leasingavtaler som løper for produkter som er kassert, telefonregninger for medarbeidere som har sluttet er bare et par eksempler på slike forhold, som altså forekommer langt hyppigere enn man skulle tro. Gasellebedriftene i Norge kåres av DN i samarbeid med DNB telefon

6 6 kontrollspørsmål om internkontroll 1 Hvor mange avtaler er din virksomhet part i? 2 Hva er restforpliktelsene? 3 Hvor lenge løper avtalene? 4 Når må de eventuelt sies opp for å unngå uønsket fornyelse? 5 Hvilke avtaler var Hanne som sluttet sist måned part i? 6 Kan du lett oppgi verdi og serienummer på IT-utstyr som er mistet, stjålet eller tapt? 9 av 10 norske bedrifter kan ikke svare på spørsmålene over. Avtaler på vegne av bedriften inngås av forskjellige medarbeidere uten at virksomheten har sentral oversikt over avtalene som ligger til grunn for det totale kostnadsbildet. House of Control gir deg muligheten til å besvare slike spørsmål i løpet av sekunder. Du er velkommen til å ringe oss på telefon NÅ!

7 «Løsningene fra House of Control ga oss den kontrollen vi trengte, med betydelige gevinster knyttet til tidsbruk i budsjettering og sentral kostnadskontroll» RUNAR STEEN, FINANSDIREKTØR I TOLLPOST GLOBE Med nesten tusen medarbeidere på 30 kontorer sier det seg selv at Tollpost Globe har et svært stort antall ulike avtaler og forpliktelser. Vår størrelse og lokale tilstedeværelse over hele landet er viktige suksesskriterier for Tollpost Globe. Vårt mål er å være næringslivets fremste og mest lønnsomme logistikkpartner, med fremtidsorienterte løsninger som skaper konkurransefordeler for våre kunder, sier finansdirektør Runar Steen i Tollpost Globe. Når man mangler en samlet oversikt over avtaler og fremtidige forpliktelser, blir budsjettering og likviditetsplanlegging en utfordring og noe som krever mye tid. Videre er det vanskelig å oppnå full utnyttelse av alle avtalene med ulike underleverandører, fordi man simpelthen ikke vet hva som er tilgjengelig i nettverket. - Løsningene fra House of Control ga oss den kontrollen vi trengte, med betydelige gevinster knyttet til tidsbruk i budsjettering og sentral kostnadskontroll, sier Steen.

8 Slik tilpasser du bedriften til det økonomiske risikobildet Usikre tider internasjonalt gjør det sannsynlig at mange bedrifter i konkurranseutsatt sektor må gjennomføre betydelige bemanningskutt. Ofte vil kostnadsbesparelsene bli langt mindre enn potensialet, fordi bedriften mangler sentral oversikt over sine forpliktelser. Lasse Sten, daglig leder i House of Control, frykter at usikkerheten som preger internasjonal økonomi kan få større konsekvenser for norsk næringsliv enn den knapt merkbare finanskrisen et par år tilbake. Jeg er ingen samfunnsøkonom, og vet ikke hvordan det går i EU og andre steder. Men jeg registrerer at altfor få bedrifter tilpasser seg det økonomiske risikobildet som vi daglig blir minnet om i media. Slår skremmebildene til, vil mange slite med å kutte kostnader raskt nok, fordi de har unnlatt å gjøre noen enkle forebyggende grep. Det hjelper mindre å si opp folk hvis kostnadene blir igjen 1 Altfor få bedrifter har en sentral oversikt over avtalene som ligger til grunn for det totale kostnadsbildet. 2 Løpetider, spesifikasjoner, priser, kontaktpersoner, rettigheter og forpliktelser er spredt i ansattes hyller, skuffer og PC er. 3 Når bølgen av oppsigelser kommer, for - svinner dermed siste rest av kontroll og kostnadsbesparelsene blir langt mindre enn potensialet. Det kan dreie seg om alt fra jevnlige vareleveranser til abonnementer med flerårig løpetid. Fellesnevneren er at bedriftenes avtaler og andre forpliktelser befinner seg spredt i permer og lokalt på PC ene til mange forskjellige ansatte. Den dagen disse menneskene forlater bedriften er det

9 «Løsningen er svært brukervennlig. Det gjorde terskelen lav for å ta det i bruk» HARALD LØBAK SÆTHER, ADMINIS- TRERENDE DIREKTØR I FILMWEB AS ingen mekanismer for å huke tak i avtalene. De ansattes pris? I tillegg til forpliktelser som knytter seg til daglig drift, kommer kostnader knyttet til hver enkelt medarbeider: Forsikringer, avisabonnementer, mobiltelefoner og treningsavgifter, er bare noen eksempler. Bedrifter som mangler kontroll vil oppleve at det som egentlig er variable kostnader forvandles til faste kostnader. Du ser dem i årsregnskapet, men du har ikke kontrollen på de bakenforliggende avtalene, sier Sten. Billig forsikring Det er smart for alle bedrifter også dem som ikke direkte er utsatt for internasjonale konjunkturer å se nærmere på hvor god kontroll de har på fremtidige forpliktelser. Det kan fort lønne seg. For å si det på en annen måte: Den forsikringspremien det er å etablere en sentral oversikt over bedriftens samlede forpliktelser vil betale seg, selv om forsikringen ikke blir løst ut ved en økonomisk krise eller masseoppsigelser. Filmweb har vært kunde hos House of Control i seks år, og teller i dag 16 ansatte. Som IT-selskapet til filmbransjen i Norge har vi over 120 ulike partneravtaler som vi ønsket en bedre oversikt over, i tillegg til behovet for oversikt over hele maskinparken. Det være seg alt fra hva de ansatte har på hjemmekontoret sitt, til hva vi har med oss når vi er ute og reiser, sier Harald Løbak Sæther, administrerende direktør i Filmweb. Løsningen er svært brukervennlig, og gjorde terskelen lav for å ta det i bruk. Nå har vi fått en totaloversikt over økonomi, kontroll på alle maskinene vi disponerer og hva vi til en hver tid skal følge opp, sier Sæther. telefon

10 ELISABETH RØRAAS, IT-MEDARBEIDER I HANDELSBANKEN «Etter et års tid har løsningen vært i daglig bruk og jeg føler meg trygg på at vi har oversikt. Regnskapet går utrolig raskt og effektivt.» Handelsbanken med sine 49 avdelinger og ca 750 ansatte, ønsket å erstatte de selvlagde excelarkene med et sentralt system for registrering av IT-utstyr. Vi er i dag 2 3 personer som bruker løsningen hvor jeg er administrator, sier Elisabeth Røraas, it-medarbeider med ansvar for brukeradministrasjon, PC-registeret og internregnskap. Bankens IT-avdeling registrerer alle brukere og hva slags IT-utstyr de har, hvor i banken og på hvilken av de 49 avdelingene utstyret er plassert, samt utstyrets forventede levetid. Valget falt på House of Control fordi de tilpasset et løsning som passet vårt noe sære behov. Da fikk vi endelig et system som erstattet de enorme og utallige excel-arkene våre, sier Røraas. Etter et års tid har løsningen vært i daglig bruk og jeg føler meg trygg på at vi har oversikt. Regnskapet går utrolig raskt og effektivt. Det kan ikke sammenlignes med hvordan vi jobbet tidligere, avslutter hun.

11 «Brukervennligheten er enestående. Vi har sett tilbud på mange systemer, men dette er i en klasse for seg. Opplæring er ikke nødvendig i det hele tatt fordi løsningen er så intuitiv» KJARTAN NILSEN, KONTRAKTSKOORDINATOR I UDI Utlendingsdirektoratet (UDI) hadde behov for å få oversikt over utstyr som pc-er, mobiltelefoner og annet kapitalutstyr som de 1100 ansatte i direktoratet disponerte. I tillegg etterspurte Riksrevisjonen et inventarregister som de da ikke hadde. Et slikt inventarregister vil om kort tid være et krav som må etterfølges. Ny hverdag i UDI Vi har fått en helt ny hverdag! Løsningen fra House of Control har gitt oss mye mer enn hva behovet vårt var opprinnelig, og gir en praktisk anvendelse også i andre avdelinger. Ledere kan se hva slags utstyr hver enkelt ansatt besitter, vi kan kjøre en halvårlig revisjon til alle ansatte på det utstyret de disponerer, eller finne ut om de har utstyr som snart trenger utskifting, sier Kjartan Nilsen, kontraktskoordinator i UDI. Forenkler budsjettarbeidet For budsjettarbeidet har vi fått et verktøy som effektiviserer arbeidet betraktelig med full oversikt over garantitid, hva som må avskrives eller investeres i kommende periode. En annen positiv effekt er at vi har tyverimerket UDIs eiendeler. Siden merkingen startet har vi ikke mistet noen av våre 1100 mobiltelefoner. Jeg tror det gir en psykologisk effekt når merkingen forteller at produktet kan spores opp igjen med referanser til House of Control, sier Nilsen. Enestående brukervennlighet UDI gjorde grundige markedsundersøkelser av ulike løsninger før utarbeidelse av konkurransen som House of Control vant blant flere tilbydere. Systemet har vært i drift siden april Brukervennligheten er enestående. Vi har sett tilbud på mange systemer, men dette er i en klasse for seg. Opplæring er ikke nødvendig i det hele tatt fordi løsningen er så intuitiv, og det til tross for at det er mye data som skal registreres og holdes ved like. I dag har vi brukere av systemet, og det fungerer optimalt for UDI, sier Nilsen. Nå har vi kontroll! Også import- og eksportmulighetene av data er enkelt og effektivt. Leverandørene sender leveranseinformasjonen i et excelark til UDI, og UDI laster dette direkte inn i løsningen til House of Control. Dette gjør at systemet er lett å holde a jour til enhver tid. - Vi får en meget god oversikt over alt utstyr som benyttes av de ansatte, i tillegg til økonomisk oversikt og en internkontroll som vi er trygge på, avslutter Nilsen. telefon

12 Mobilhandel er i ferd med å bli et stort problem: Betaler du for de ansattes private kjøp? Mobiltelefonen er blitt en moderne lommebok. Det er lenge siden vi begynte å stemme på Idol og Melodi Grand Prix via SMS, og nå kan vi også bruke telefonen til å betale kinobilletter, parkering og sjokolade. Dette er bare begynnelsen. I utgangspunktet skulle det ikke ha noe å si om betalingen skjer med kontanter, bankkort eller via telefonregningen. Med mindre betaleren er en av de som får mobilregningen dekket av arbeidsgiver! Når dine ansatte bruker mobiltelefon til private kjøp oppstår det noen utfordringer: Bedriftens telefonikostnader øker, og kan bli langt høyere enn det som var budsjettert og knyttet til fastprisavtaler med teleselskapet. Når en medarbeider får sitt private forbruk dekket over bedriftens mobilabonnement, oppstår det en skatteplikt for hver enkelt. Medarbeideres private forbruk er ikke en fradragsberettiget telefonikostnad for bedriften. Hvordan skiller du telefoni og betalingstjenester fra medarbeiderens mobilregning? Dette kan høres ut som en veldig komplisert forenkling av hverdagen. La oss slå fast at mobiltelefonen som betalingsmiddel er et teknologisk fremskritt, sier CFO Inger Engelsen i House of Control. Complete Control 4.0 skiller privat forbruk og ordinær telefoni House of Control har lansert en løsning for å splitte privat forbruk og ordinær telefoni, hvor fordelingen presenteres på en enkel måte for lønnsavdelingen. Løsningen er leverandøruavhengig; det betyr ingenting om hvilken teleoperatør bedriften bruker. Kundedrevet innovasjon løser saken Løsningen er et eksempel på kundedrevet innovasjon hos House of Control. Kan ikke dere hjelpe oss med dette, var det en kunde som spurte. Kunden hadde på dette tidspunkt fått kraftig økte mobilkostnader og kunne ikke skjønne at det skyldes økt ringetid. Sjokket var stort da det viste seg at flere av de ansatte faktisk hadde større forbruk på betalingstjenester enn telefoni. Skatteetaten følger med - Det er viktig å løse de skattemessige problemstillingene knyttet til at medarbeidere betaler sitt private forbruk over mobilregningen. Enda viktigere er det at bedriftene ikke pådrar seg større kostnader enn det som kan knyttes til inntekts vinning. Det viktig å være oppmerksom på skattemessige konsekvenser nå når mobiltelefonen blir et stadig mer utbredt betalingsmiddel. Skatteetaten liker ikke at du fører ansattes brusflasker som telefonikostnad eller at åpenbare og målbare goder ikke beskattes. Skatteetaten er veldig klar over utfordringen, og en telefon til en konsulent i etaten gir svar på at regelen er klar. Prinsippet er at all privat bruk skal beskattes, sier Engelsen. Øker bruken av mobil betaling Engelsen ønsker ikke å bremse bruken av mobiltelefonen som betalingsmiddel: Muligheten til å skille telefoni fra privat forbruk tilrettelegger for å øke bruken av mobil betaling. Det minner litt om historiene fra hoteller som sluttet å tilby porno på betal-tv. Resultatet av redusert tilbud ble økt salg, fordi gjestene ikke lenger følte seg mistenkeliggjort som pornoforbrukere da de gjorde opp regningen. Prinsippet er at all privat bruk skal beskattes, sier CFO i House of Control Inger Engelsen telefon

13 «Nå kan vi planlegge investeringer og aktiviteter på et sikkert fundament» Maske Gruppen AS er et privateid landsdekkende grossistskonsern med totalt 12 lokasjoner i Norge. Selskapet har de siste årene vært gjennom en betydelig endringsprosess, hvor de blant annet gjennomførte en fusjon med et annet stort grossistselskap (S-Gruppen) i Behovet for en bedre struktur på alle dokumenter knyttet til drift og vedlikehold forsterket seg underveis i fusjonen, og vi begynte å se etter hvilke muligheter som fantes. Vi var tydelige på at vi ønsket en løsning som krevde et minimum av installasjon og vedlikehold, et web-basert program med en portal unik for oss. House of Control utmerket seg ved å presentere en løsning som tilfredsstilte våre krav, sier administrasjonssjef Ann-Elise Os. Nå opplever Maske Gruppen god oversikt med et dokumentarkiv, oppslagsverk, kontrollelement i forhold til inngående faktura og en varslingsfunksjon. Vi har fått alt dette, og i tillegg har det en unik verdi i budsjetteringsprosessen. Nå kan vi planlegge investeringer og aktiviteter på et sikkert fundament, sier Os. ANN-ELISE OS, ADMINISTRASJONSSJEF I MASKE GRUPPEN AS

14 «Allerede det første året hadde vi betydelige besparelser» MATS ENGER, ADMINISTRATIV LEDER I EIENDOMSFINANS DRIFT AS Eiendomsfinans Drift AS er en frittstående låneagent som samarbeider med et utvalg av de største bankene i Norge. Selskapet har 54 ansatte fordelt på ni kontorer rundt om i landet. Alt av avtaleverk knyttet til selskapets ulike kontorer driftes og vedlikeholdes av hovedkontoret i Drammen. Vi gjorde en avtale med House of Control for å skjerpe inn og få full kontroll på alle leverandøravtaler, leasingavtaler, utstyr og inventar. De siste årene har vi endret organisasjonen og hatt noe turnover på arbeidsstokken, så det var helt nødvendig å få tatt en gjennomgang avalt avtaleverk knyttet til bedriften. I tillegg fikk vi kontrollert og sikret oppfølging av avtaler gjort av medarbeidere som hadde sluttet, sier administrativ leder Mats Enger. Lønnsom oversikt I prosessen med å gå gjennom alle avtaler fikk Eiendomsfinans reforhandlet en del av dem, fordelt ansvarsområdene og underlagt hver avtale til rett kontor og person, samt varsling og oppfølgingsrutiner til hovedansvarlig. I tillegg går det nå kopi til ledelsen på hovedkontoret. Allerede det første året hadde vi betydelige besparelser både i form av at vi fikk sikret oppsigelse av diverse leasingavtaler, samt reforhandlet en del av avtaleverket som hadde løpt i flere år og som på grunn av økt konkurranse i markedet var modne for reforhandling, sier Enger. Utover dette er Complete Control et glitrende verktøy for å følge opp ansatte. Systemet gjør det mulig å laste opp informasjon, kontrakter og oversikt over utstyr knyttet til den ansatte. Så lenge vi har flere kontorer spredt over hele Norge og kontrollansvaret ligger i Drammen, får vi nå kontrollert at det gjennomføres medarbeidersamtaler og oppfølgingsplaner knyttet til den enkelte basert på enkle og brukervennlige moduler i systemet, sier Enger. Det er ingen tvil om at dette har en stor verdi for selskapet vårt, og vi har bare så vidt begynt å utnytte potensialet i løsningen!

15 HR-avdelingens strategiske verktøy Løsning for bedre personalhåndtering De fleste bedrifter er et resultat av sine ansattes samlede kompetanse. En ny IT-løsning som systematiserer medarbeidernes utdannelser og sertifiseringer,er et viktig bidrag til å synliggjøre bedriftens kompetanse og å bygge og vedlikeholde den. Det skader jo ikke at samme løsning varsler deg om jubileer og bursdager. Medarbeidernes erfaring, utdannelse, kurs og sertifikater er grunnlaget for verdiene bedriften skaper hver dag. Det er også viktige elementer når bedriften skal synliggjøre sin kompetanse i tilbud til sine kunder. House of Control har utviklet en løsning for aktiv forvaltning av kompetansen. Tidslinje for kompetansen Vi registrerer sentrale data på hver enkelt ansatt, inkludert fødselsdato, dato for tiltredelse, utdannelse, kurs og sertifikater, sier senior prosjektleder Tonje Ettesvoll i House of Control. Det som gjør vår løsning unik er at vi kan legge inn tidsfrister for når sertifikater og andre godkjennelser skal for nyes. Vi kan også legge inn varslinger for frister for medarbeidernes avtalte kursing og etterutdannelse. På denne måten er løsningen et strategisk verktøy for HR-arbeidet, sier hun. For eksempel: Når HR-sjefen får beskjed om at Ole Olsens sveisesertifikat må fornyes, må HR-sjefen aktivt bekrefte at kurset er gjennomført og bestått. Hvis ikke forsvinner sveisesertifikatet fra Ole Olsens godkjente kompetanse. Anbudsvennen Ettesvoll merker stor interesse for løsningen fra bedrifter som ofte deltar i private og offentlige anbud som setter krav til medarbeidernes kompetanse. Vi har hørt de rareste historier om hvordan bedrifter løper etter sine ansatte for å få på plass CVer til sine tilbud. Vår løsning tilbyr det som burde være en selvfølge i dag, nemlig en effektiv og hensiktsmessig over- sikt over bedriftens «gullbeholdning», sier hun. Ingen bursdagsflauser Andre kunder gleder seg over at de endelig er kvitt flausene når de glemmer ansattes bursdager og jubileer. Når man får en ukes varsling før jubileer og runde bursdager, kan man som leder gi medarbeiderne den oppmerksomheten de fortjener. Planlagte og ordentlige markeringer bygger kulturen i bedriften; forglemmelser og tvilsomme ad hoc-løsninger virker som oftest stikk motsatt, sier Ettesvoll. Om du vil, kan du også legge inn en varsling på din egen bryllupsdag, og jeg kommer ikke til å fakturere ekstra for å ha redde ekteskapet, spøker Tonje. telefon

16 Full oversikt over kommunale boliger Eide og leide kommunale boliger er krevende forvaltning, og det handler om mye penger. House of Controls web-baserte løsning samler trådene knyttet til leieavtaler, prisreguleringer, boligtilstand, innbetalinger og utbetalinger. Og den minner om alle tidsfrister, slik at kommunen får full kontroll. To ting går igjen i kommuner over hele landet. Forvaltning av boligtilbudet er for det første veldig komplekst og for det andre altfor personavhengig. I beste fall er husleieavtalene registrert i et regneark, men ofte er det kun permer hvor systematikken ligger i hodet til hardtarbeidende medarbeidere. Ifølge siste KOSTRA-tall presentert av Statistisk Sentralbyrå er det over kommunalt disponerte boliger i Norge. 85 prosent er eid av kommunene, mens resten leies i det private markedet. Selv når man fordeler boligene ut på mer enn 430 kommuner får vi et antall som skaper betydelig kompleksitetfor forvaltningen. Til eksempel har vi avtaler med brukere og huseiere, hvilke brukergrupper boligene er egnet for, tilstand på bad og kjøkken, vedlikeholdsintervaller og ikke minst prisreguleringer, sier Brustad. Alle trådene samles House of Control, som spesialiserer seg på IT-løsninger for kontroll med avtaler, forpliktelser og eiendeler, har sett på kommunenes behov og tilpasset sin løsning deretter. Vi tilbyr en løsning som samler alle trådene i den kommunale boligforvaltningen, og gjør oversikten overlegen i forhold til det kommunene kjenner fra før. Her ligger det til rette for en mer økonomisk og effektiv boligforvaltning, og jeg tror de fleste vil spare inn et betydelig beløp allerede første året, sier Brustad. Alt ett tastetrykk unna Den mest følbare effekten vil imidlertid være at kommunene blir mindre personavhengige. Den fulle oversikten er bare noen tastetrykk unna, også når nøkkelpersoner er fraværende. En viktig egenskap ved løsningen er at tidsfrister, prisjusteringer, periodisk vedlikehold og avtalelengde følges opp og varsles den ansvarlige ved avtalt tid. Mange kommuner har bedt om demonstrasjon av løsningen, og nærmere 40 kommuner har allerede tatt det i bruk, sier Brustad. Mer effektiv ressursbruk Når vi lar teknologien ta seg av overvåking, kan menneskene fokusere på mer kvalitative og strategiske sider av den kommunale boligforvaltningen. Dette er noe de aller fleste kommuner har fortalt at de savner, i en hverdag hvor den daglige forvaltningen sluker alle ressurser. Vi tilbyr en løsning som samler alle trådene i den kommunale boligforvaltningen, og gjør oversikten overlegen i forhold til det kommunene kjenner fra før, sier Jens Brustad, kundeansvarlig for kommunal sektor i House of Control. telefon

17 «Løsningen fungerer veldig bra. Jeg tror ikke det er så mange organisasjoner som har en så god sentral oversikt over sine ulike avtaler» HAUK FOLKE NILSEN, CONTROLLER I NANNESTAD KOMMUNE Nannestad Kommune Nannestad kommune har vært kunde hos House of Control siden 2009, og benytter løsningen på alle kommunens avtaler, samt på IT-eiendeler. Det er tre ansatte som har registreringstilgang per i dag. Avtalevarslingen fungerer veldig godt. En læring internt hos oss viser at det er lurt å spre de faste varslingstidspunktene for eksempel en måned eller to før årsslutt, hvor det er typisk at mange avtaler utløper eller skal fornyes. Vi må bare endre våre rutiner slik at varslingene kommer til ulike tider, så varsler systemet etter dette. Våre erfaringer så langt viser at løsningen fungerer veldig bra. Jeg tror ikke det er så mange organisasjoner som har en så god sentral oversikt over sine ulike avtaler som oss, sier controller Hauk Folke Nilsen. Det er opp til oss hvor mye vi vil registrere, men når vi utnytter mulighetene som ligger gir det en god kontroll over for eksempel antall, fordeling og alder for våre PC-er, både administrativt og i skolene. Systemet gir også informasjon om utgifter og inntekter som trengs i budsjettarbeidet. Vi kan i tillegg søke opp avdelingen som har ansvar for avtalen, personen og navn på samarbeidspartner og da finner vi alt vi har behov for på ett sted, sier Nilsen. Vi samarbeider også med nabokommunene våre om bruk av systemet.

18 Ikke bli overkjørt av nye IFRS-krav Om et par år kommer det nye krav for store bedrifter som fører regnskap etter den internasjonale standarden IFRS: Leasingavtaler skal likestilles med investeringer i konsernets balanse. Det vil si at fremtidige betalingsforpliktelser skal balanseføres som gjeld og bruksverdien som eiendel. Heldigvis finnes en solid, men enkel løsning for selskaper som vil være i forkant av regelendringen. Leasingavtaler gir bedriften samme bruksrett til eiendeler som en investering, men uten å måtte skaffe kapitalen til investeringen. Det å kunne lease framfor å investere har vært veien inn i markedet for både små og store selskaper. For eksempel er leasing av fly mye brukt av Norwegian, sier daglig leder i House of Control, Lasse Sten. Leasing forplikter som kjøp Leasingavtalen gir samtidig samme fremtidige forpliktelser og kostnader som et banklån, uten at man eier den aktuelle eiendelen eller har tatt opp lån for å anskaffe den. Mange vil derfor si at det er på tide at IFRS krever at bedriftens balanse gjenspeiler at en leasingavtale gir definerte rettigheter og forpliktelser i mange år framover for noe som i praksis er som en eiendel. Dette er en regelendring som vil gjelde børsnoterte selskaper og andre store virksomheter som har valgt å rapportere etter IFRS. House of Control gjør halve jobben Kunnskap om IFRS er ikke kjernekompetansen i House of Control, sier daglig leder Lasse Sten med et smil. Men våre løsninger gjør mer enn halve jobben for selskaper som ønsker å rapportere i henhold til det som ser ut å bli gjeldende IFRS-standard. Total oversikt over fremtidige forpliktelser er vår kjernekompetanse og vårt viktigste produkt. I dag er det et klart regnskapsmessig skille mellom leasing og investeringer. Om for eksempel et budbilfirma velger å kjøpe eller lease en bilpark, er det samme for sjåførene, men for resultat og balanseføringen er det to helt ulike modeller. Kjøp innebærer at bilparken føres som en eiendel i balansen og finansieres av egenkapital eller banklån. Hvert år vil bedriften kostnadsføre avskrivninger og eventuelt rentekostnader i sitt resultatregnskap. Leasing og kjøp blir likestilt Hvis samme budbilfirma leaser bilparken, blir bildet et annet: Bilene er ikke eiendeler i balansen, innebærer ingen belastning på egenkapital og krever ikke banklån i hvert fall ikke av samme omfang som en investering. Derfor blir de heller ikke avskrevet i resultatregnskapet. Bilparkens verdi blir avskrevet i regnskapet til leasingselskapet, som juridisk sett eier bilene. Men bedriften har samme rett til å bruke bilene som ved et kjøp og er forpliktet til å betale avtalte leasingkostnader på samme måte som et banklån. De varslede IFRSreglene vil altså oppheve disse forskjellene og likestille leasing og normalt kjøp. telefon

19 Om et par år blir leasingavtaler sidestilt med investeringer for konsern som fører regnskap etter IFRS-standarden. Dette kan for eksempel være firmaer som leaser bilparken for sine ansatte. «Ved hjelp av noen få tastetrykk fikk vi ut løpende forpliktelser, oversikt over eiendeler og annet som kjøper gjerne ville ha svar på.» STEINAR KJELDSEN, INNKJØPSSJEF I NORDIC CRANE BULL Nordic Crane Bull er i dag ca 200 ansatte, og innkjøpssjef Steinar Kjeldsen har endelig fått den oversikten han vil ha. Vi synes det er et fint system for å få kontroll på avtaler. Vi opplevde dessverre en avtale som automatisk ble fornyet for tre år, mens vi ventet på å avslutte den. Det kostet oss en del penger, og da skjønte vi at vi måtte ta grep. House of Control var svaret, og nå bruker flere av selskapene i Nordic Crane Group løsningen, sier Kjeldsen. Alle tall på bordet på Nordic Crane Bull har tatt det første steget, og vil nok utvide bruken etter hvert. Spesielt nyttig var det da vi ble kjøpt opp av et større firma. Ved hjelp av noen få tastetrykk fikk vi ut løpende forpliktelser, oversikt over eiendeler og annet som kjøper gjerne ville ha svar på. Det var så enkelt, sier Kjeldsen. Merking av utstyr er spesielt effektivt ved tyverier, men også ved endring av ansettelsesforhold hvor vi nå har oversikt over utstyr som skal innleveres. Sikkerhet i tilfelle brann - Fordi løsningen er nettbasert, og fordi alle avtaler og oversikter er scannet og lagt inn, vil ingenting gå tapt ved en eventuell brann. Nå har jeg den oversikten og tryggheten jeg trenger, sier Kjeldsen.

20 Oversikt skaper tillit og øker prisen ved salg Veien til en investors betalingsvilje er brolagt med tillit til at investeringen betaler seg. Når det framtidige kostnadsbildet er tåkelagt, er det vanskelig for investor å se at oppkjøpet vil bli en suksess. Prisen på mange lovende bedrifter er blitt redusert fordi manglende oversikt skaper usikkerhet. Årsaken er ofte enkel: Når det er mer rot i systemet enn system i rotet, blir det en dårlig due diligence. Kontroll gir tillit Hva en bedrift er verdt avhenger av tillit. Men hvordan skaper man tillit og med dét verdier for selger? House of Controls løsning gir total Når rot er dominerende, blir due diligence en smertefull opplevelse og en vond rabatt på bedriftens verdi, sier styreleder Thorstein Berg i House of Control. oversikt over bedriftens samlede forpliktelser. Dette hjelper stadig flere styrer som forbereder salg av hele eller deler av virksomheten. - Som investor har vi møtt bunnsolide bedrifter med innovative teknologiske løsninger og lovende fremtidsutsikter, men med grunnleggende mangelfull kontroll over fremtidige forpliktelser. Slikt bryter ned all tillit, sier Thorstein Berg, styreleder i House of Control. Lærdommen er at god kontroll bygger tillit som igjen legger grunnlaget for høyere salgsverdi av virksomheten. Orden gir god pris Mange har opplevd at tilbudt pris på selskapet har vært overraskende lavt i forhold til gründers og eiernes forventning. Med Complete Control 4.0 implementert, har man raskt og enkelt kunnet presentere oversikter over avtaler, eiendeler og samlede fremtidige forpliktelser. Vi har enda til gode å se at orden og kontroll demper verdien på et selskap, og det kommer nok heller aldri til å skje. Oftere opplever vi å se igjen lykkelige bedriftsselgere på næringslivssidene i avisen et par år etter at vi hjalp dem i gang med Complete Control, sier Berg. - Lav tillit gir lav pris. Sånn er verden. «I ryddeprosessen fant vi flere doble avtaler og så at vi dermed også hadde doble utgifter» GUNN-MARIT SOLLI, DAGLIG LEDER I FORUS INDUSTRI AS Forus Industri er en attføringsbedrift som ble etablert i 1963, og har i dag 50 fast ansatte og 50 på attføringstiltak. Hovedhensikten med virksomheten er å hjelpe folk tilbake til det vanlige arbeidslivet, og for å gjøre en god jobb er det viktig med oversikt internt. - Vi savnet en oversikt over hva slags avtaler vi hadde og oversikt over hvor de var arkivert. Vi fant flere doble avtaler i en ryddeprosess og så dermed at vi også hadde doble utgifter i en del saker, sier daglig leder Gunn-Marit Solli. Løsningen åpnet også for andre muligheter. - Nå er vi i en fusjonsprosess og løsningen fra House of Control har gjort det lettere å sammenligne selskapenes avtaler og utstyr, og det er enkelt for oss å videreføre dette i det nye det fusjonerte selskapet, sier Solli.