Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Kommunestyret Dato: Tidspunkt: 17:30 Kommunestyresalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til NB! Det er svært viktig at forfall ikke meldes til den enkelte ansattes personlige mailadresse, da det for tiden er langtidsfravær ved sekretariatet som gjør at slik mail kan bli liggende ulest. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Møtet innledes kl. 17:30 med informasjon v/ brannsjef Ole Christian Torgalsbøen. Møtet settes umiddelbart etterpå. Side1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 2014/82 PS 2014/83 PS 2014/84 PS 2014/85 RS 2014/17 RS 2014/18 RS 2014/19 PS 2014/86 PS 2014/87 PS 2014/88 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Årsrapport - Swotanalyse på folkehelseområdet i Halden kommune. Årsmelding 2013 for Råd for funksjonshemmede i Halden Kontrollutvalget - protokoller fra møtene og Sak fra kontrollutvalget - revisjonsrapport nr. 7 Sak fra KU - revisjonsrapport pensjonskostnader Uttreden fra verv - Supplering av varamedlemsskap Unntatt offentlighet Arkivsaksnr 2008/ / / / / /3433 PS 2014/89 Kommunalt bidrag til TV-aksjonen /3221 PS 2014/90 Ny Vekst AS - Kjøp av aksjer 2013/7123 PS 2014/91 PS 2014/92 Beregning av tilskuddssatser til private barnehager 2014 Det Norske Blåseensemble PS 2014/93 Familieleiligheter - Damhauggt /8153 PS 2014/94 Økonomirapport pr. 2. tertial 2014/1269 RS 2014/20 Oppdatering av brutto lønn og årsverk til Økonomirapport pr. 2. tertial 2014/1269 Side nr. Thor Edquist ordfører Side2

3 PS2014/82Godkjenningavinnkalling PS2014/83Godkjenningavsaksliste PS2014/84Godkjenningavprotokollfraforrigemøte Side3

4 PS2014/85Referatsaker Side4

5 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: G / Gun Kleve Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Utsendte vedlegg Årsrapport - Swotanalyse på folkehelseområdet i Halden kommune. Sammendrag av saken: I den nye partnerskapsavtalen om Østfoldhelsa, har partnerne forpliktet seg til å samarbeide om en årsrapport. På koordinatormøtet 6. desember 2013, ble det besluttet at denne skal gjennomføres som en SWOT-analyse. Den skal si noe om hvor kommunene og fylkeskommunen står i arbeidet med å etterleve folkehelseloven. En arbeidsgruppe bestående av kommunale/fylkeskommunale representanter har laget en mal for rapporten. Formål med SWOT-analysen: 1. Årsrapporten skal bidra til at partnerne reflekterer over egen praksis, som er viktig i arbeidet med å realisere folkehelseloven. 2. Bidra til å forberede kommunene foran Fylkesmannens tilsyn høsten På bakgrunn av kommunenes rapporteringer, vil det bli laget en samlerapport. Den skal behandles i fylkestinget, men det oppfordres også til at den behandles i kommunestyrene Spørsmål til swot-analyse over hvor kommunen står i forhold til kapittel 2 (kommunens ansvar) i folkehelseloven. 1. Hva er våre styrker i arbeidet med å etterleve kapittel 2 i folkehelseloven? 2. Hva er våre svakheter i arbeidet med å etterleve kapittel 2 i folkehelseloven? 3. Hvilke eksterne og interne trusler ser vi som kan vanskeliggjøre vår arbeid med å etterleve kapittel 2 i folkehelseloven? 4. Hvilke eksterne og interne muligheter ser vi som kan forenkle vårt arbeid med å etterleve kapittel 2 i folkehelseloven? I tillegg har kommunen levert en rapport for bruk av tilskuddsmidlene på kr Side5

6 Halden kommune Økonomi og plan Østfold fylkeskommune, Østfoldhelsa Postboks SARPSBORG Deres ref: Vår ref: Arkivkode: Saksbehandler: Dato: 2008/ G10 Gun Kleve, Årsrapport for Tilskudd til folkehelsearbeid. Vedlagt følger årsrapport fra Halden kommune. Rapporten er utarbeidet etter en swot-analyse utført av en tverrfaglig sammensatt gruppe. I tillegg følger en beskrivelse av bruk av tilskuddsmidlene på kr ,- som kommunen fikk tildelt i Revisjonsberetning for 2013 ligger også som et vedlegg. Med hilsen Gun Kleve folkehelsekoordinator Kopi til: Roar Vevelstad Halvard Bø Økonomi og plan Enhet basistjenester Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Postboks 150, 1751 Halden Storgata E-post: Internett: Telefaks: Org.nr: postmottak@halden.kommune.no Side6

7 Årsrapport for 2013 fra Halden kommune. Utarbeidet av Folkehelsekoordinator Gun Kleve i samarbeid med Kommuneoverlege Halvard Bø, Rådgiver i undervisning og oppvekst, Kirsten Mellingseter, og enhetsleder for plan, bygg og landbruk, Harald Nøding Østvik. MÅL: Etterleve kapittel 2 i folkehelseloven. Styrker: Arbeidet med helseoversikten var tidlig i gang i kommunen, og et førsteutkast var ferdig sommeren Det ble gjort kjent både politisk og administrativt, og omtalt i lokalavisen. Halden har et sterkt frivillig apparat, og det er lang tradisjon på å delta i foreningslivet, fra kirkesamfunn til sportsklubber. Det finnes mange gode tiltak for å fremme folkehelsen. Folkehelsekoordinator er organisert i overordnet plan og jobber tverrsektorielt. Gode rutiner i forhold til involvering av folkehelsekoordinator er etablert i plansammenheng. Det er gode muligheter for et aktivt friluftsliv med et stort turområde med merkede løyper. Turkart er utarbeidet, og gapahuker er satt opp til fellesskapet. Ansatte i kommunen er opptatt av folkehelsespørsmål når de involveres og prioriterer å delta i diskusjonene. Det er laget en rutine for at folkehelsekoordinator skal gi muntlig informasjon til rådmannens ledergruppe. Rutinen er implementert i internkontrollsystemet og etterleves selv om det blir litt på etterskudd. Halden har en aktiv frivilligsentral. Det er opprettet gode folkehelseaktiviteter i regi av frivilligsentralen i samarbeid med folkehelsekoordinator. Svakheter: Kommunen har ikke frisklivssentral, og dette utfordrer kommunen i forhold til 7 i folkehelseloven når det gjelder tiltak i forhold til tobakksbruk og ernæring. Folkehelsearbeidet er ikke godt nok forankret i politisk og administrativ toppledelse, og det mangler fortsatt en helhetlig tanke om «helse i alt». Eksterne og interne trusler: Den økonomiske situasjonen til kommunen gjør at ressursene til folkehelsearbeid er redusert. Dette vil medføre en sterkere prioritering på hvilke saker/oppgaver folkehelsekoordinator skal engasjere seg i. En annen ting er at ledere i enhetene ikke prioriterer folkehelsearbeid nok fordi det fokuseres på omstilling og driftsreduksjoner, og de sier de har nok med dette nå. Dette er realitetene for vår kommune nå, og da gjelder det å drifte det vi har godt i stedet for å sette i gang mange nye tiltak det ikke er ressurser til å drifte. Det oppleves at føringene i folkehelseloven og stortingsmeldingene nr. 20 (Nasjonal strategi for å utjevne sosiale helseforskjeller) og nr. 34 (Folkehelsemeldingen God helse felles ansvar) er veldig krevende å etterleve uten at det prioriteres økonomiske midler. Noen målsetninger er lette å få til, mens andre er sammensatte kompliserte problemstillinger som trenger både lang tid og felles innsats fra mange for å gjennomført. Arbeidsledighet og dropout er områder som truer folkehelsen i kommunen. Trenden med at ungdom ikke fullfører utdanningen sin er et område det må jobbes med fra både kommunen og andre. Særlig gjelder dette bevisstgjøring i forhold til mangel på lærlingeplasser. Side7

8 Østfold som fylke er utsatt mht. levekår, og Halden er ikke noe unntak. Det er foretatt en levekårskartlegging på sonenivå, og den viser også store ulikheter internt i kommunen. Det viktigste er sånn vi ser det at det satses på ungene. I motsatt fall er vi redd det synes på levekårssiden om noen år. Eksterne og interne muligheter: Levekårskartleggingen nevnt ovenfor gir kommunen mulighet til å satse på områder med utfordringer. I plansammenheng er kartleggingen viktig å ha med seg. Det finnes prosjektmidler som kan omsøkes til folkehelse tiltak. Imidlertid kreves det ressurser til oppfølging av disse, og oftest er det en forventning om egenandeler som kan være krevede å oppfylle. Kommunen har ny hjemmeside som gir gode muligheter for informasjon til innbyggerne. Lokalavisen er også velvillig når det gjelder omtaler av folkehelsetiltak. Halden kommune har opprettet en folkehelsegruppe som skal jobbe tverrsektorielt med folkehelsespørsmål. Det er gode erfaringer med tverrsektorielt arbeid for å sikre at tenkning om helse i alt kommer ut i alle avdelinger. Familiens hus med blant annet helsesøstertjenesten og barnevernstjenesten er fra 2014 organisert i kommunalavdeling for undervisning og oppvekst, dette gir nye muligheter for samarbeid i det forebyggende arbeidet med barn og unge. Det er mange frivillige lag og organisasjoner i Halden, og det er gode muligheter for et enda tettere samarbeid med disse. Det er allerede etablert samarbeid med flere, f. eks å holde turstier ryddig mot et tilskudd fra kommunen. Positive og negative erfaringer i arbeidet med folkehelseloven. Halden kommune har jobbet for en forebyggende profil i mange år, Kapittel 2 i folkehelseloven er ikke ny tenkning, men det nye er at det har vært fokus på fagområdet i større grad de siste par årene i forhold til tidligere. Når folkehelsekoordinator ble organisert i avdeling for overordnet plan ble arbeidet mer oversiktlig. Dette gjør at folkehelse ikke bare blir assosiert med helse og omsorgssektoren, men også andre kommunalavdelinger ser at det har nytte å tenke folkehelse og av å bruke ressursen. Det oppleves at folkehelsetiltak mottas positivt stort sett i alle fora, men problemet oppstår dersom det trengs penger til å realisere tiltak. Ofte tar det lang tid før tiltakene virker, og bevilgningsmyndighetene vil ha resultater fort. Det ble f.eks vedtatt å etablere frisklivssentral i Halden, men det ble ikke satt av penger i budsjettet til drift. Da strandet det naturlig nok. Side8

9 I arbeidet med helseoversikten opplevde vi stor interesse fra innbyggere og andre. Det viser at temaet ulikhet i helse opptar og engasjerer når det blir satt på dagsorden. Det er positivt. I neste omgang når det skal utarbeides planer kommer tiltakene. De blir ikke alltid like entydig positivt mottatt. Samarbeidet med frivillige oppleves positivt, og det er utvilsomt et være eller ikke være for mange av aktivitetene at frivillige er så sterkt involvert. Det negative er at å være folkehelsekoordinator kan være en ensom jobb. Det kreves mye ressurser for å få innpass i ulike fora for å forankre arbeidet. Det må jobbes for å få folk interessert i prosjekter, og for å få de til å delta. De som ikke kjenner folkehelsearbeidet og folkehelseloven har gjerne dannet seg en forestilling om hva dette dreier seg om, som ikke er i overenstemmelse med virkeligheten. Side9

10 Rapport for 2013 Tilskudd til lokalt folkehelsearbeid i kommunene. Halden kommune har videreført flesteparten av tiltakene som ble innrapportert for I tillegg har Frivilligsentralen og Halden kommune samarbeidet om tilbud om fysisk aktivitet for innvandrerkvinner. Halden kommune har betalt for leie av lokale, mens frivilligsentralen har stått for instruktør. Livskafeen med annonsering, brosjyrer, kurshefter og bevertning på informasjonsmøtene har blitt belastet folkehelse, mens tilskuddet fra prosjekt flere freske folk i sin helhet gikk til frivilligsentralen til driften av selve livskafeen. Halden kommune har i et spleiselag med en av byens banker kjøpt inn Bowlsutstyr til omsorgsboliger. Det er også opprettet tilbud om bowls en dag i uka, og på kveldstid en kveld i uka. Målgruppen er 60+ på dagtid, og «alle» på kveldstid. Kommunen holder lokale begge dager, og personell er frivillige fra frivilligsentralen på dagtid og en fra kommunen på kvelden. Frivilligsentralen eier utstyret som brukes. I arbeidet med den lovpålagte helseoversikten har kommunen valgt å kjøpe noe statistikk fra SSB. Dette har også gått av tilskuddsmidlene. I tillegg har noe av pengene gått til faglig oppdatering i form av litteratur og folkehelsekonferanse for folkehelsekoordinator. Når det gjelder å oppfylle de seks punktene i den gamle samarbeidsavtalen, har Halden kommune, oppfylt disse på følgende måte: 1) Fremme en helhetstenkning der forebyggende og helsefremmende strategier og aktivitet er med i all planlegging: - Kommunen endret 2012t organisatorisk plasseringen av folkehelsekoordinator, og flyttet denne til overordnet planavdeling. Dette med tanke på at folkehelseperspektivet skal være med inn i all strategisk planlegging. 2) Skape grunnlag for samarbeid på tvers av sektorer og nivåer. - Folkehelsearbeidet er satt på dagsorden både i rådmannens ledergruppe og i plansammenheng. Det er utarbeidet en prosedyre for jevnlig informasjon på av alle lederne. Prosedyren er en del av internkontrollsystemet. Det er opprettet en tverrfaglig folkehelsegruppe. 3) Lage mål- og samhandlingsplaner - Halden kommune jobber med å få folkehelseperspektivet inn i alle planer. 4) Utvikle praktiske metoder i folkehelsearbeidet. - Kommunen har hatt flere prosjekter i gang i 2013 hvor praktiske løsninger er fokus for å bedre folkehelsen i kommunen. Bl.a «flere freske folk», og «friskiv 2-12» 5) Mobilisere nærmiljøet til innsats. - Halden har en stor andel frivillige lag og foreninger som lokalt gjør en stor innsats for folkehelsen. Det utvikles hele tiden nye tiltak i samarbeid med frivillige og kommunen. 6) Bygge opp kunnskap. - Folkehelsekoordinator gikk studie i folkehelse ved høyskolen i Østfold i våren 2013, og startet høsten 2013 på studiet «helse og omsorg i plan» ved høyskolen i Lillehammer. I tillegg satses det på å bygge opp generell kunnskap til ansatte og ledelse via folkehelsegruppen og jevnlige rapporter og saker til politisk nivå. Side10

11 Side11

12 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Rannveig Kjørvik Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret Utsendte vedlegg 1 Årsmelding 2013 for Råd for funksjonshemmede i Halden Årsmelding 2013 for Råd for funksjonshemmede i Halden Sammendrag av saken: Saksprotokoll i Råd for funksjonshemmede Behandling: Årsmeldingen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Årsmeldingen ble godkjent. Side12

13 ÅRSMELDING 2013 RÅD FOR FUNKSJONSHEMMEDE HALDEN KOMMUNE Side13

14 INNLEDNING: Kommunestyret i Halden vedtok i sitt møte i sak 15/10, mandat for Kommunal råd for funksjonshemmede i Halden kommune. Vedtatt mandat beskriver blant annet rådets ansvar for å avlevere årsmelding om sin virksomhet. BAKGRUNN/HJEMMEL Rådet er opprettet med bakgrunn i «Lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsatt funksjonsevne m.a.». Lovens 1; «Kommunane og fylkeskommunane skal sørgje for at menneske med nedsett funksjonsevne blir sikra open, brei og tilgjengeleg medverknad i arbeidet med saker som er særleg viktige for menneske med nedsett funksjonsevne. Dette gjeld mellom anna tilkomst, arbeid mot diskriminering på grunnlag av nedsett funksjonsevne og tenester for menneske med nedsett funksjonsevne.» Rådet skal være et samhandlings- og rådgivende organ for kommunen/fylkeskommunen i saker som angår personer med nedsatt funksjonsevne. Rådet kan ta opp saker på eget initiativ. Hovedintensjonen er å sikre medvirkning og bidra til økt deltakelse for personer med nedsatt funksjonsevne. Medvirkning skal i hovedsak skje gjennom rådgivning og uttalelser, og skal etter loven være åpen, bred og tilgjengelig. Rådet skal ikke behandle saker som gjelder enkeltpersoner. SAMMENSETNING Kommunalt råd for funksjonshemmede i Halden består av 8 medlemmer med varamedlemmer, samt et medlem med møterett fra ergoterapitjenesten. Leder, nestleder og 3 andre medlemmer er valgt av kommunestyrets medlemmer, mens de 3 øvrige medlemmene med varamedlemmer er valgt etter forslag fra de funksjonshemmedes organisasjoner i kommunen Rådets medlemmer har i 2013 vært: Dagfinn Stærk (leder) KRF Arne Hornæs (nestleder) H Anne-Karin Johansen AP Turid Torgerstuen V Kristin Johansen AP Willy K. Aagaard NHF (Norges Handikapforbund) Arild R. Andersen MS Wenche Ludvigsen. HLF (Hørselshemmedes landsforbund) Bente Bjørk Ergoterapitjenesten Rådets medlemmer har blant annet vært representert følgende steder: Boligsosialt handlingsplan: Anne Karin Johansen og Jørn Nilsen (varamedlem i rådet) Brukerundersøkelser bolig behov for psykisk utviklingshemmede: Jørn Nilsen Arbeidsgruppe plan for ReHabilitering: Dagfinn Stærk Side14

15 MØTER/SAKSBEHANDLING Rådet avholdt 8 møter i 2013 og behandlet totalt 62 politiske saker og referatsaker. Av rådets fokusområder er det universell utforming som er det viktigste. I større grad enn tidligere opplever vi et godt samarbeid med kommunens etater. Av saker som blir sendt oss for uttalelse eller høring, er dette først og fremst saker innenfor områdene helse og omsorg, og byggesaker. Rådet har også kommet med synspunkter til Rådmannens forslag til budsjett. På Rådets initiativ har deler av Rådet vært på befaring og i samtale med kommunale og private utbyggere for å komme med råd. I 2013 har dette gjeldt Familiens Hus. Studentsamskipnaden og gårdeiere ved Torget. Rådet har også vært opptatt av uteservering og bruk av fortau da vi har sett flere eksempler på at kommunens regler for dette ikke ser ut til å ha blitt overholdt. Rådet har avgitt høringsuttalelse i forbindelse med følgende prosjekt: Leiren utvidelse av barnehage, Sanderød båthavn, Os Alle 4, 9, 11 og 23, Båstadlund arbeids- og aktivitetssenter, studentboliger Remmen og Korterødkilen. Etter å ha kommet med innspill til kommunens Plan for universell utforming, venter Rådet på at revideringen av denne nå skal bli ferdig Halden september 2014 Side15

16 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Randi Sommerseth Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret Utsendte vedlegg 1 Protokoll Protokoll Kontrollutvalget - protokoller fra møtene og Sammendrag av saken: Protokollene fra Kontrollutvalgets møter og legges fram for kommunestyret til orientering. Side16

17 Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 19:00 Møtested: Gamle rådhus, møterom 1 (ble flyttet til møterom 3 i nye delen av rådhuset pga. ombygging) Fra til saksnr.: 14/25-14/33 Frammøte: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ulf Lettenstrøm (Ap), leder x Jan Moen (H), nestleder x Inger Haugene (Sp) x Odd Riise (Ap) x Turid Eriksen (Ap) x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 til sakene 14/25, 26, 27 og av 5 til sakene 14/29, 30, 31, 32 og 33 (Jan Moen ble permittert kl. 18:00) Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon: Kjartan Kvamme fra Deloitte (hel møtet) Møtende fra administrasjonen: Rådmann Gudrun Haabeth Grindaker, økonomisjef Roar Vevelstad, (begge hele møtet) Ordfører Thor Edquist (til sakene 14/25, 26,27 og 28) Andre: Daglig leder HKP Eivind B Hansen til sak 14/27 Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 14/25.. Ulf Lettenstrøm, leder. Jan Moen, nestleder Side17

18 Kontrollutvalget Haldens møte Sakliste PS 14/25 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 14/26 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 14/27 PS 14/28 PS 14/29 Revisjonsrapport - Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden Revisjonsrapport: Kommunens likviditet og bruk av ubrukte lånemidler for 2013 Uavhengighetserklæring fra Deloitte AS PS 14/30 Deloitte AS - overordnet revisjonsstrategi 2014 PS 14/31 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 PS 14/32 PS 14/33 Referater og meldinger Eventuelt PS 14/25 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Haldens behandling : Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte, holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpen under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. I åpent møte ble vedtatt at dørene skulle være åpne under hele møtet. Sak 14/28 «Revisjonsrapport: Kommunens likviditet og bruk av ubrukte lånemidler», ble behandlet før sak 14/27 «Revisjonsrapport: Gjennomgang av pensjonskostnader i Halden kommune » Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : Innkalling og saksliste godkjennes Side18

19 PS 14/26 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 14/27 Revisjonsrapport - Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonsrapport «Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden », tas til etterretning 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Revisjonsrapport «Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden », tas til etterretning Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtaket ble som innstillingen, med et lite tillegg der det presiseres at høringsuttalelsen fra HKP sendes med saken til kommunestyret Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Revisjonsrapport «Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden », tas til etterretning 2. Revisjonsrapporten, med høringsuttalelsen fra HKP, oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 2. Kommunestyre tar revisjonsrapport «Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden », til etterretning PS 14/28 Revisjonsrapport: Kommunens likviditet og bruk av ubrukte lånemidler for 2013 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sende sakens dokumenter (revisjonsrapport og rådmannens kommentarer) til fylkesmann for vurdering i lys av kommunelovens Saken fremmes på nytt i kontrollutvalget når Fylkesmannens svar foreligger. Kontrollutvalget Haldens behandling : Deloitte gjennomgikk rapporten og rådmannen ble gitt anledning til å presisere sitt tilsvar. Selv om kontrollutvalget er kjent med brevet fra Kommunaldepartementet til Bergen kommune (2010), var det enighet om at det kan være hensiktsmessig før saken sendes til kommunestyret, å få avklart om kommunens praksis på dette området er i tråd med intensjonen i KL 50, gitt Halden kommunens økonomiske situasjon. Side19

20 Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sende sakens dokumenter (revisjonsrapport og rådmannens kommentarer) til fylkesmann for vurdering i lys av kommunelovens 50 og den økonomiske situasjonen til Halden kommune. 2. Saken fremmes på nytt i kontrollutvalget når Fylkesmannens svar foreligger PS 14/29 Uavhengighetserklæring fra Deloitte AS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra Deloitte AS, tas til etterretning Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Uavhengighetserklæring fra Deloitte AS, tas til etterretning PS 14/30 Deloitte AS - overordnet revisjonsstrategi 2014 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisors muntlige redegjørelse om overordnet revisjonsstrategi for 2014, tas til orientering. Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtaket ble som innstillingen. Folier fra Deloitte ettersendes til kontrollutvalget Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Revisors muntlige redegjørelse om overordnet revisjonsstrategi for 2014, tas til orientering. PS 14/31 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015 på kr , godkjennes 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtaket ble som innstillingen. Med en presisering til posten «kjøp av revisjonstjenester»: Side20

21 Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015 på kr , godkjennes. Budsjettposten til regnskapsrevisjon tar høyde for at det kan gjennomføres «andre avtalte revisjonsoppdrag» ved behov, i tillegg til det faste avtalte beløpet til årsoppgjør. Kontrollutvalget ber rådmann og revisor om å komme til klarhet i hvilke handlinger som ligger i «avtalt pris på årsoppgjør». Kontrollutvalget forutsetter at revisor løpende gi melding om evt. behov for tilleggsarbeid/tilleggsfakturering ut over avtalte handlinger til årsoppgjøret. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» PS 14/32 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 14/33 Eventuelt Kontrollutvalget Haldens behandling : Kontrollutvalget var enige om at sekretariatet forbereder en sak om rullering av forvaltningsrevisjonsplan og plan for selskapskontroll til møtet i november. Side21

22 Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: , (utsatt fra 21.5) Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 19:15 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 14/17-14/23 Frammøte: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ulf Lettenstrøm (Ap), leder x Jan Moen (H), nestleder x Inger Haugene (Sp) x Odd Riise (Ap) x Turid Eriksen (Ap) x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon: Kjartan Kvamme fra Deloitte til sakene 14/19 og 14/24 Anders Svarholt fra Østfold kommunerevisjon IKS, til sak 14/20 Møtende fra administrasjonen: Rådmann Gudrun Haabeth Grindaker, økonomisjef Roar Vevelstad, regnskapssjef Svein-Erik Holter-Tollefsen og kommunalsjef Ulf Ellingsen Varaordfører Lena Karlsen Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 14/17.. Ulf Lettenstrøm, leder. Jan Moen, nestleder Side22

23 Kontrollutvalget Haldens møte Sakliste PS 14/17 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 14/18 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 14/19 PS 14/20 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 for Halden kommune Forvaltningsrevisjonsrapport: Rokke avfallsanlegg PS 14/21 Møteplan for 2. halvår 2014 PS 14/22 PS 14/23 Referater og meldinger Eventuelt PS 14/24 Revisjonsrapport Revisjonsrapport nr. 7 PS 14/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Haldens behandling : Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte, holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpen under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. I åpent møte ble vedtatt at dørene skulle være åpne under hele møtet. Sak 14/24 «Revisjonsrapport 2013 revisjonsrapport nr. 7» ble behandlet etter sak 14/19 «Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap for Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : Innkalling og saksliste godkjennes PS 14/18 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes 2. Kontrollutvalget velger.. til å undertegne protokollen sammen med leder Side23

24 Kontrollutvalget Haldens behandling : Punkt 2 ble strøket. Begrunnelse: Til møtet 21.5 hadde nestleder Jan Moen meldt forfall. Det er nestleder som undertegner protokollen sammen med leder. Siden møtet ble utsatt i to uker, og Jan Moen nå var til stede, var det ikke lenger behov for å velge en som var til stede i forrige møte til å undertegne protokollen. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 14/19 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 for Halden kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2013 for Halden kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget Haldens behandling : Økonomisjef Roar Vevelstad redegjorde i korte trekk for regnskapsavslutningen. Kjartan Kvamme fra Deloitte gjorde rede for innholdet i revisjonsberetningen. På s. 2 i kontrollutvalgets uttalelse ble setningen: «for lite innbetalt avdrag har bidratt positivt til driftsresultatet med kr. 1,12 mill.», strøket fordi økonomisjefen opplyste om at dette var innbetalt før endelig regnskap ble avlagt. Forsalg til vedtak ble ellers enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2013 for Halden kommune som vist i vedlegg 1 til saken, men med en strykning: Setningen: «for lite innbetalt avdrag, har bidratt positivt til driftsresultatet med kr. 1,12 mill.», strykes. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. PS 14/20 Forvaltningsrevisjonsrapport: Rokke avfallsanlegg Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Forvaltningsrevisjonsrapport «Rokke avfallsanlegg» til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at revisjonen ikke har funnet klare holdepunkter for å kunne konstatere at enhetsleder og driftskoordinator ved Rokke avfallsanlegg har brutt gjeldende delegeringer og fullmakter. Bortsett fra når det gjelder avtalen med Miljøressurs Norge AS. Her mener revisjonen at det er opplagt at enhetsleder har gått utover de fullmaktene han måtte forstå at han hadde. Kontrollutvalget merker seg videre at praksis når det gjelder innkjøp på Rokke, generelt Side24

25 er i tråd med anskaffelsesregelverket og kommunens interne retningslinjer. Det er også positivt at det nå skjer en kvalitetssikring av avtaler før de signeres. Men kontrollutvalget ser alvorlig på at det har forekommet direkteanskaffelser uten konkurranse knyttet til maskinkjøp, kjøp av webtjenester og avtalen med Miljøressurs Norge AS. Dette er alvorlige brudd på anskaffelsesregelverket. I fjor ga rådmannen kontrollutvalget en redegjørelse for hvordan hun er i ferd med å styrke internkontrollen på innkjøpsområdet, og hvordan dette arbeidet inngår som en del av den totale styrkingen av rådmannens internkontroll (jf. KUs årsmelding for 2013). Kontrollutvalget vil anmode om at Rokke avfallsanlegg i denne sammenhengen gis særlig oppmerksomhet ved stikkprøvekontroller og at leverandørreskontro blir sjekket med jevne mellomrom for å identifisere hyppige og gjentatte kjøp hos leverandører som kommunen ikke har avtale med. Kontrollutvalget kan i sin årsmelding for 2014, gi kommunestyret tilbakemelding på om dette blir fulgt opp. Tydelige roller, bruk av lederavtaler og stillingsinstrukser samt innføring av skriftlige referater fra ledermøter, slik revisjonen foreslår, bør også inngå i rådmannens internkontrollsystem. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen vil ta dette med seg i det videre organisasjonsutviklingsarbeidet. Dette er forhold som blir fulgt opp i forvaltningsrevisjonsprosjektet om rådmannens internkontroll som pågår. Revisjonen har ikke fått seg forelagt kalkyler for overføringene fra selvkostområdet til Rokke avfallsanlegg. Kommunen har plikt til å utarbeide slike kalkyler i henhold til regelverket. Kontrollutvalget støtter revisjonens anbefaling om å kontrollere at kalkylene stemmer overens med de faktiske kostnadene som kan henføres til renovasjonsordningen. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at dette arbeidet er startet opp. Kontrollutvalget vil foreslå for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging av selvkostkalkyler til Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø (HPTLM). Kommunestyret kan selv sette en rimelig tidsfrist. 2. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Rokke avfallsanlegg» til etterretning Kommunestyret merker seg at revisjonen ikke har funnet klare holdepunkter for å kunne konstatere at enhetsleder og driftskoordinator ved Rokke avfallsanlegg har brutt gjeldende delegeringer og fullmakter. Bortsett fra når det gjelder avtalen med Miljøressurs Norge AS. Her mener revisjonen at det er opplagt at enhetsleder har gått utover de fullmaktene han måtte forstå at han hadde. 2 Kommunestyret merker seg videre at praksis, når det gjelder innkjøp på Rokke, generelt er i tråd med anskaffelsesregelverket og kommunens interne retningslinjer. Det er også positivt at det nå skjer en kvalitetssikring av avtaler før de signeres. Men kommunestyret ser alvorlig på at det har forekommet direkteanskaffelser uten konkurranse knyttet til maskinkjøp, kjøp av webtjenester og avtalen med Miljøressurs Norge AS. Dette er alvorlige brudd på anskaffelsesregelverket. Kommunestyret viser til kontrollutvalgets årsmelding for 2013, og rådmannens høringsuttalelse, der det framgår at rådmannen er i ferd med å styrke internkontrollen på innkjøpsområdet, og hvordan dette arbeidet inngår som en del av den totale styrkingen av rådmannens internkontroll. Kommunestyret ber rådmannen om at Rokke avfallsanlegg i denne sammenhengen gis særlig oppmerksomhet ved stikkprøvekontroller og at leverandørreskontro blir sjekket med jevne mellomrom for å identifisere hyppige og gjentatte kjøp hos leverandører som kommunen ikke har avtale med. Kommunestyret ber kontrollutvalget om en tilbakemelding på om dette blir fult opp. 3 Rapporten om Rokke avfallsanlegg peker på noen viktige forhold knyttet til Side25

26 rådmannens internkontroll. Kommunestyret merker seg at rådmannen vil ta dette med seg videre i organisasjonsutviklingsarbeidet. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp slike forhold i forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapporten om rådmannens internkontroll som kommer til behandling til høsten. 4 Det er positivt at rådmannen har startet opp arbeidet med utarbeidelse av kalkyler for overføringer fra renovasjonsordningen slik at både regelverk og forutsigbarheten i driften både i renovasjonskapittelet og avfallsanlegget blir ivaretatt. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging av selvkostregnskapet til Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø (HPTLM), innen <her setter kommunestyret inn en dato>. Kontrollutvalget Haldens behandling : Revisjonen hadde før møtet varslet sekretariatet om behovet for endring i en saksopplysning på s. 14 i rapporten. I siste avsnitt står det: Konstituert rådmann Eivind Hansen foretok omrokkeringer på ledernivå, som førte til at Bråtekas ble løst fra sine oppgaver som kommunalsjef Dette var i realiteten snakk om en frivillig endring av arbeidsforhold. Saksopplysningen korrigeres før rapporten sendes til kommunestyret. Før møtet hadde kontrollutvalgets medlemmer fått tilsendt tidligere kommunalsjef Aasmunds Bråtekas kommentarer til rapporten. Forvaltningsrevisor Anders Svarholt gjennomgikk rapportens funn og konklusjoner. Rådmannen ga også i korte trekk informasjon om endringer i interkontrollen som pågår. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar Forvaltningsrevisjonsrapport «Rokke avfallsanlegg» til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at revisjonen ikke har funnet klare holdepunkter for å kunne konstatere at enhetsleder og driftskoordinator ved Rokke avfallsanlegg har brutt gjeldende delegeringer og fullmakter. Bortsett fra når det gjelder avtalen med Miljøressurs Norge AS. Her mener revisjonen at det er opplagt at enhetsleder har gått utover de fullmaktene han måtte forstå at han hadde. Kontrollutvalget merker seg videre at praksis når det gjelder innkjøp på Rokke, generelt er i tråd med anskaffelsesregelverket og kommunens interne retningslinjer. Det er også positivt at det nå skjer en kvalitetssikring av avtaler før de signeres. Men kontrollutvalget ser alvorlig på at det har forekommet direkteanskaffelser uten konkurranse knyttet til maskinkjøp, kjøp av webtjenester og avtalen med Miljøressurs Norge AS. Dette er alvorlige brudd på anskaffelsesregelverket. I fjor ga rådmannen kontrollutvalget en redegjørelse for hvordan hun er i ferd med å styrke internkontrollen på innkjøpsområdet, og hvordan dette arbeidet inngår som en del av den totale styrkingen av rådmannens internkontroll (jf. KUs årsmelding for 2013). Kontrollutvalget vil anmode om at Rokke avfallsanlegg i denne sammenhengen gis særlig oppmerksomhet ved stikkprøvekontroller og at leverandørreskontro blir sjekket med jevne mellomrom for å identifisere hyppige og gjentatte kjøp hos leverandører som kommunen ikke har avtale med. Kontrollutvalget kan i sin årsmelding for 2014, gi kommunestyret tilbakemelding på om dette blir fulgt opp. Tydelige roller, bruk av lederavtaler og stillingsinstrukser samt innføring av skriftlige referater fra ledermøter, slik revisjonen foreslår, bør også inngå i rådmannens Side26

27 internkontrollsystem. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen vil ta dette med seg i det videre organisasjonsutviklingsarbeidet. Dette er forhold som blir fulgt opp i forvaltningsrevisjonsprosjektet om rådmannens internkontroll som pågår. Revisjonen har ikke fått seg forelagt kalkyler for overføringene fra selvkostområdet til Rokke avfallsanlegg. Kommunen har plikt til å utarbeide slike kalkyler i henhold til regelverket. Kontrollutvalget støtter revisjonens anbefaling om å kontrollere at kalkylene stemmer overens med de faktiske kostnadene som kan henføres til renovasjonsordningen. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at dette arbeidet er startet opp. Kontrollutvalget vil foreslå for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging av selvkostkalkyler til Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø (HPTLM). Kommunestyret kan selv sette en rimelig tidsfrist. 2. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Rokke avfallsanlegg» til etterretning Kommunestyret merker seg at revisjonen ikke har funnet klare holdepunkter for å kunne konstatere at enhetsleder og driftskoordinator ved Rokke avfallsanlegg har brutt gjeldende delegeringer og fullmakter. Bortsett fra når det gjelder avtalen med Miljøressurs Norge AS. Her mener revisjonen at det er opplagt at enhetsleder har gått utover de fullmaktene han måtte forstå at han hadde. 2 Kommunestyret merker seg videre at praksis, når det gjelder innkjøp på Rokke, generelt er i tråd med anskaffelsesregelverket og kommunens interne retningslinjer. Det er også positivt at det nå skjer en kvalitetssikring av avtaler før de signeres. Men kommunestyret ser alvorlig på at det har forekommet direkteanskaffelser uten konkurranse knyttet til maskinkjøp, kjøp av webtjenester og avtalen med Miljøressurs Norge AS. Dette er alvorlige brudd på anskaffelsesregelverket. Kommunestyret viser til kontrollutvalgets årsmelding for 2013, og rådmannens høringsuttalelse, der det framgår at rådmannen er i ferd med å styrke internkontrollen på innkjøpsområdet, og hvordan dette arbeidet inngår som en del av den totale styrkingen av rådmannens internkontroll. Kommunestyret ber rådmannen om at Rokke avfallsanlegg i denne sammenhengen gis særlig oppmerksomhet ved stikkprøvekontroller og at leverandørreskontro blir sjekket med jevne mellomrom for å identifisere hyppige og gjentatte kjøp hos leverandører som kommunen ikke har avtale med. Kommunestyret ber kontrollutvalget om en tilbakemelding på om dette blir fult opp. 3 Rapporten om Rokke avfallsanlegg peker på noen viktige forhold knyttet til rådmannens internkontroll. Kommunestyret merker seg at rådmannen vil ta dette med seg videre i organisasjonsutviklingsarbeidet. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp slike forhold i forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapporten om rådmannens internkontroll som kommer til behandling til høsten. 4 Det er positivt at rådmannen har startet opp arbeidet med utarbeidelse av kalkyler for overføringer fra renovasjonsordningen slik at både regelverk og forutsigbarheten i driften både i renovasjonskapittelet og avfallsanlegget blir ivaretatt. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging av selvkostregnskapet til Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø (HPTLM), innen <her setter kommunestyret inn en dato>. Side27

28 PS 14/21 Møteplan for 2. halvår 2014 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2014: 3. september 22. oktober 10. desember Møtene starter kl Kontrollutvalget Haldens behandling : 3. september ble endret til 10. september Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2014: 10. september 22. oktober 10. desember Møtene starter kl PS 14/22 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling : Forslag til vedtak ble enstemmig vedatt. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 14/23 Eventuelt Kontrollutvalget Haldens behandling : Under «Eventuelt» informerte Jan Moen kort om innholdet i kontrollutvalgskonferansen i Haugesund 3-4 juni. Kontrollutvalget var enige om at utvalget tar sikte på innmelding i Forum for kontroll og tilsyn fra Realitetsbehandling foretas i forbindelse med budsjettsaken som kontrollutvalget skal behandle i september. PS 14/24 Revisjonsrapport Revisjonsrapport nr. 7 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport nr. 7 til etterretning med følgende kommentar: Side28

29 Kontrollutvalget merker seg at revisjonen påpeker flere forhold i revisjonsrapport nr. 7 som i all hovedsak angår mangelfull internkontroll, rutiner, kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kontrollutvalget vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. De tre alvorligste forholdene blir påpekt i revisor beretning for Kontrollutvalget vil fortsette med å følge opp påpekning nr. 2 om «Kommunens økonomiske situasjon», ved at rådmannen holder kontrollutvalget løpende orientert om status. 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapport nr. 7 til etterretning og merker seg at revisjonen påpeker flere forhold som i all hovedsak angår mangelfull internkontroll, rutiner, kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kommunestyret merker seg videre at flere av forholdene har vært påpekt i tidligere nummererte rapporter. Kommunestyret noterer seg kontrollutvalgets særskilte oppfølging av påpekning nr Kommunestyret vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. Korrekt styringsinformasjon er særlig viktig tatt i betrakting kommunens vanskelige økonomisk situasjon. Kommunestyret understreker rådmannens ansvar for betryggende internkontroll, jfr. Kommunelovens 23.2 ledd. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å holde kontrollutvalget orientert om sin oppfølging av revisjonsrapporten. Kontrollutvalget Haldens behandling : Saken ble behandlet etter sak 14/19 Kjartan Kvamme fra Deloitte gjennomgikk rapporten. Rådmannen ble gitt anledning til å kommentere rapporten. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport nr. 7 til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at revisjonen påpeker flere forhold i revisjonsrapport nr. 7 som i all hovedsak angår mangelfull internkontroll, rutiner, kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kontrollutvalget vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. De tre alvorligste forholdene blir påpekt i revisor beretning for Kontrollutvalget vil fortsette med å følge opp påpekning nr. 2 om «Kommunens økonomiske situasjon», ved at rådmannen holder kontrollutvalget løpende orientert om status. 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapport nr. 7 til etterretning og merker seg at revisjonen påpeker flere forhold som i all hovedsak angår mangelfull internkontroll, rutiner, kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kommunestyret merker seg videre at Side29

30 flere av forholdene har vært påpekt i tidligere nummererte rapporter. Kommunestyret noterer seg kontrollutvalgets særskilte oppfølging av påpekning nr Kommunestyret vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. Korrekt styringsinformasjon er særlig viktig tatt i betrakting kommunens vanskelige økonomisk situasjon. Kommunestyret understreker rådmannens ansvar for betryggende internkontroll, jfr. Kommunelovens 23.2 ledd. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å holde kontrollutvalget orientert om sin oppfølging av revisjonsrapporten. Side30

31 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Elin Cathrine Hagen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 2014/ Utsendte vedlegg 1 Saksfremstilling fra KU og revisjonsrapport nr. 7 Ikke utsendte vedlegg Sak fra kontrollutvalget - revisjonsrapport nr. 7 Sammendrag av saken: Kontrollutvalget behandlet revisjonsrapport nr. 7 i møtet Vedlagt følger kontrollutvalgets saksfremstilling samt revisjonsrapport nr.7. Kontrollutvalgets innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapport nr. 7 til etterretning og merker seg at revisjonen påpeker flere forhold som i all hovedsak angår mangelfull internkontroll, rutiner, kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kommunestyret merker seg videre at flere av forholdene har vært påpekt i tidligere nummererte rapporter. Kommunestyret noterer seg kontrollutvalgets særskilte oppfølging av påpekning nr Kommunestyret vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. Korrekt styringsinformasjon er særlig viktig tatt i betraktning kommunens vanskelige økonomiske situasjon. Kommunestyret understreker rådmannens ansvar for betryggende internkontroll, jfr. Kommunelovens 23.2 ledd. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å holde kontrollutvalget orientert om sin oppfølging av revisjonsrapporten. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Roar Vevelstad Side31

32 Side32

33 Side33

34 Side34

35 Side35

36 Side36

37 Side37

38 Side38

39 Side39

40 Side40

41 Side41

42 Side42

43 Side43

44 Side44

45 Side45

46 Side46

47 Side47

48 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Elin Cathrine Hagen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 2014/ Utsendte vedlegg 1 Saksfremstilling fra KU inkl. revisjonsrapport og notat fra HKP Ikke utsendte vedlegg Sak fra kontrollutvalget - revisjonsrapport pensjonskostnader Sammendrag av saken: Kommunestyret vedtok å gi kontrollutvalget i oppdrag å iverksette tiltak for kontroll/ revidering av kommunens pensjonskostnader. Vedlagt følger saksfremstilling fra kontrollutvalget, revisjonsrapporten som er utarbeidet av Deloitte samt en høringsuttalelse fra Halden kommunale pensjonskasse. Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret tar revisjonsrapport «Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden », til etterretning. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Roar Vevelstad Side48

49 Side49

50 Side50

51 Side51

52 Side52

53 Side53

54 Side54

55 Side55

56 Side56

57 Side57

58 Side58

59 Side59

60 Side60

61 Side61

62 Side62

63 Side63

64 Side64

65 Side65

66 Side66

67 Side67

68 Side68

69 Side69

70 Side70

71 Side71

72 Side72

73 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Martin Vik Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 2014/ Utsendte vedlegg 1 Fritaking fra politisk verv. Ikke utsendte vedlegg Uttreden fra verv - Supplering av varamedlemsskap Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Willie Gottås, Krf, har meldt flytting fra Halden, og oppfyller dermed ikke kravene til valgbarhet etter Kommunelovens Uttreden. Suspensjon. 1. Den som taper valgbarheten til et folkevalgt organ i valgperioden, trer endelig ut av dette. Hvis tap av valgbarhet skyldes registrert utflytting fra kommunen eller fylkeskommunen for to år eller mindre, trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer. Gottås innehar kun verv som varamedlem, og det er således opp til kommunestyret selv hvorvidt de ønsker å supplere. Rådmannens innstilling: Ved suppleringsvalg velges følgende: Varamedlem HNE:. Varamedlem Råd for funksjonshemmede:. Varamedlem Kommunal klagenemnd:.. Varamedlem eiendomsskatt sakkyndig:. Side73

74 Saksutredning: Bakgrunn Det har innkommet en fritakssøknad fra Willie Gottås, Krf, i forbindelse med flytting ut fra kommunen. Kommunestyret inviteres ikke til å ta stilling til selve fritakssøknaden da kommuneloven har bestemmelser vedrørende valgbarhet ved utflytting. Representanten Gottås har verv som varamedlem i ulike organ, og det er opp til kommunestyret hvorvidt det er ønskelig å supplere disse. Willie Gottås, Krf, er registrert med følgende verv som folkevalgt i Halden kommune: Vararepresentant til kommunestyret (Ikke ordinær supplering) Varamedlem HNE Varamedlem Råd for funksjonshemmede Varamedlem Klagenemnda Varamedlem Eiendomsskatt sakkyndige Dokumentet er elektronisk godkjent av: Gudrun Haabeth Grindaker Martin Vik Side74

75 Side75 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/394068_fix.html Page 1 of Fra: Willie Gottås[gottaas@gmail.com] Dato: :37:32 Til: Randi Sommerseth Tittel: Fritaking fra politisk verv. Randi Sommerseth formannskapssekretær Halden kommune Politisk sekretariat Da jeg flytter ut av kommunen i august d. å. ber jeg meg fritatt fra de politiske vervene jeg har. Ny adresse blir: Anders Tvereggens veg 8, 7037 Trondheim. Hilsen Willie Gottås

76 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: X / Martin Vik Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 2014/ Utsendte vedlegg 1 Invitasjon Kommunalt bidrag til TV-aksjonen 2014 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: TV-aksjonen er NRKs årlige innsamlingsaksjon og er blitt et felles møtepunkt for dugnad og frivillighet i Norge. Årets TV-aksjon er tildelt Kirkens nødhjelp. Tradisjonelt har Halden kommune bidratt med 1 krone pr innbygger. Rådmannens innstilling: Halden kommune bevilger kr ,- til TV-aksjonen Bidraget finansieres over Formannskapets konto. Saksutredning: Bakgrunn Årets TV-aksjon går til Kirkens nødhjelp og deres arbeid med å skaffe varig tilgang til rent vann for over 1 million mennesker i 8 land. I år er det Frivilligsentralen i Halden som organiserer aksjonen lokalt, og vi håper at det vil være med på å bidra til et enda bredere engasjement i lokalmiljøet. Dersom det er folkevalgte som ønsker å bidra aktivt som bøssebærere er det bare å ta kontakt med Frivilligsentralen. For mer informasjon om TV-aksjonen: Dokumentet er elektronisk godkjent av: Side76

77 Gudrun Haabeth Grindaker Martin Vik Side77

78 Til leder av årets kommunekomite i deres kommune INVITASJON TIL ÅRETS FØRSTE REGIONSMØTE FOR KOMMUNEKOMITEENE I ØSTFOLD. Søndag 19. oktober går årets TV-aksjon av stabelen.dere er en viktig del av den nasjonale dugnaden som engasjerer hele Norge for en god sak. I år fyller TV-aksjonen 40 år og vi ønsker å ha med alle kommuner i Østfold til en ekstra innsats. Medlemmene i komitéen oppfordres til å mobilisere sine kontakter og nettverk slik at alle deler av samfunnslivet i Østfold får brukt sine ressurser i den store dugnaden. Vi ønsker at alle skoler, bedrifter, organisasjoner, foreninger og privatpersoner skal få lov til å engasjere seg i TV-aksjonen. Til dette trenger vi deres hjelp. TV-aksjonen NRK 2014 går til Kirkens Nødhjelp og deres arbeid med å skaffe varig tilgang på rent vann til over en million mennesker verden rundt. Aksjonen går av stabelen søndag 19. oktober. I dag mangler rundt en milliard mennesker tilgang til rent vann. Vann til å drikke og vann til å vaske seg er grunnleggende forutsetninger for liv og helse. Tilgang til rent vann, tilfredsstillende sanitære forhold og kunnskap om hygiene er en forutsetning for at enkeltmennesker skal ha et godt, verdig liv og for å lindre verdens fattigdom. 17 juni samler vi representanter fra alle komiteene til et regionsmøte i bystyresalen i Sarpsborg kl Møte vil vi vare i ca 2 timer med enkel servering. Det vil komme representanter fra sekreteriatet og Kirkens Nødhjelp med informasjon og motivasjon. Det vil være en gjennomgang av den praktiske delen av aksjonen og mulighet for å diskutere utfordringer fra tidligere år. Vil også minne om at fristen for å melde inn kommunekomiteer og bøssematriell Side78

79 gikk ut 3 juni og vi setter stor pris på en tilbakemelding om hvilke mennesker som skal delta fra nettopp din kommune så raskt som mulig. Vi ber om en tilbakemelding på hendvendelsen innen 14 juni med informasjon om hvor mange representanter som kommer fra deres kommune. Dette kan gjøres på mail ostfold@tvaksjonen.no eller telefon Ser frem til å hilse på dere alle sammen! Med vennlig hilsen Fylkesaksjonsleder Østfold Renate Holm Side79

80 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: U / Roar Vevelstad Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for næring og eiendom 2014/ Kommunestyret 2014/ Utsendte vedlegg 1 NyVekst AS 2 Ny Vekst AS - Regnskap 2013 Ikke utsendte vedlegg NyVekst AS - Kjøp av aksjer Sammendrag av saken: Halden kommune har mottatt forespørsel om å kjøp aksjer i selskapet NyVekst AS, som i dag eies av Fredrikstad kommune og Høyskolen i Østfold (HiØ) med 50 % hver. NyVekst AS har som formål å stimulere til vekst og nyskapning gjennom kobling av kompetansemiljøer på høyskolen og kunnskapsbasert næringsliv. Rådmannen er positiv til å bli deleier i selskapet. Rådmannens innstilling: Halden kommune kjøper 10 aksjer til en verdi av kr ,- i NyVekst AS. Kjøpet finansieres over næringsavdelingens driftsbudsjett. Saksprotokoll i Hovedutvalg for næring og eiendom Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Side80

81 Vedtak: Halden kommune kjøper 10 aksjer til en verdi av kr ,- i NyVekst AS. Kjøpet finansieres over næringsavdelingens driftsbudsjett. Saksutredning: Bakgrunn Rådmannen har mottatt henvendelse fra eierne i NyVekst AS med forespørsel om Halden kommune ønsker å kjøpe aksjer i selskapet, slik at Fredrikstad kommune, Halden kommune og HiØ eier like store andeler. NyVekst AS ble etablert tidlig Selskapet ble først etablert på høyskolens campus i Fredrikstad, og åpnet kontor i Halden fra i Remmen Kunnskapspark. Selskapet eies i dag av Fredrikstad kommune (50%)og HiØ (50%). Selskapet har som formål å stimulere til vekst og nyskapning gjennom kobling av kompetansemiljøer på høyskolen og kunnskapsbasert næringsliv. Det vises for øvrig til vedlagte informasjon om selskapet. Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Egen og andre administrative enheters anliggende Halden kommune skal etter loven ha en viktig rolle i å drive samfunnsutvikling. I dette begrepet må det også forstås å drive med tilrettelegging av forhold for å sikre næringslivsutvikling. Alene vil Halden kommune ikke komme langt i dette arbeidet. Det er helt nødvendig å være på arenaer hvor andre er. Dette kan gjøres på flere måter; være aksjonær i selskaper som har fokus på utvikling og være med i nettverk er en måte. Gjennom sine stabsfunksjoner er rådmannen med i flere nettverk som har fokus på utvikling av næringsliv, Oslofjordregionen, Svinesundforbindelsen og Fyrbodal-Østfold regionen. I tillegg til dette er Halden deleier i Halden Utvikling AS med 20%. NyVekst AS er et selskap som legger forhold til rette for å drive erfaringsutveksling og nettverksbygging i gode miljøer. Rådmannen mener dette er et viktig arbeid og vil prioritere dette til tross for stramme rammer. Økonomi For Halden kommune er det viktig at risikoen ifht økonomiske bidrag er lav, når man går inn i samarbeid eller som aksjeeier. Spesielt er dette viktig de nærmeste årene. Imidlertid, selv om kommunen er i en vanskelig økonomisk situasjon, og vil være det i en del år fremover, er det viktig å «være med». Som aksjeeier i NyVekst AS, vil Halden kommune hefte for selskapets forpliktelser på lik linje som andre eiere. Aksjekapitalen i selskapet er liten, kun kr ,- (30 aksjer a kr 1 000,-) Slikt sett er det ikke store svingninger som kan dekkes med denne. Imidlertid, selskapets kostnadsstruktur virker relativt forutsigbar, og risikoen ansees derfor fot liten, på nåværende tidspunkt. Side81

82 NyVekst AS er avhengig av driftstilskudd. Fra dagens eiere er det uttrykt at dette vil være beskjedent for Halden kommune sin del i I løpet av 2015 skal selskapet s drift evalueres, og det vil måtte påregnes noe større driftstilskudd fra Halden kommune fra 2016, dersom selskapet videreføres. Juridiske forhold Dersom Halden kommune velger å kjøpe seg inn i NyVekst AS, er det etter rådmannens syn viktig at Halden kommune får sin plass i styret. Personal- og organisasjonsspørsmål Selskapet er et eget selvstendig selskap, og vil ikke ha innvirkning på personal- og organisasjonsspørsmål i Halden kommune. Betydning for kommunens næringsutvikling Halden kommune trenger næringsutvikling, på lik linje med mange andre steder i regionene. Det er viktig at kommunen er sitt ansvar bevist og er deltaker på arenaer som kan fremme dette arbeidet. Det er et viktig signal til byens næringsliv, at Halden kommune er aktiv bidragsyter i arbeidet. Rådmannen ser også påtenkt samarbeid med Drivhuset Sverige kan være spennende for regionens grunder å ta del i og høste erfaring fra. Rådmannen ser det som viktig at Halden kommune kan ha en rolle/støtte oppunder nyskapning og innovasjon også utenfor kommunens tradisjonelle rolle. I neste omgang vil dette også kunne ha nytte også for kommunens rolle som tjenesteyter. Alternative løsninger Alternativet til å være deleier vil være ikke være deleier i det hele tatt. Vurdering av løsningsmulighetene Rådmannen mener det kan være hensiktsmessig å være deleier, bl.a for å være med i det arbeid som skjer på Remmenområdet, som må antas å være innenfor vekstnæringer de kommende årene. Rådmannen mener det er viktig å styrke miljøet ved Remmen, der selskapets Haldenavdeling har sin tilhørighet. Halden kommune kan bidra positivt til dette gjennom å være medeier i selskapet. Konklusjon Rådmannen mener Halden kommune bør takke ja til forespørsel fra NyVekst As sine eiere om å bli deleier i selskapet. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Roar Vevelstad Side82

83 Org.nr.: Halden kommune Hovedutvalg for næring og eiendom Postboks Halden NYVEKST AS Daglig leder: Solveig K. Ø. Vitanza Besøksadr: Gamle Beddingvei 2 B 1671 Kråkerøy/ Håkon Melbergs vei 16, 1783 Halden Telefon: E-post: solveig.k.vitanza@hiof.no Deres ref.: Vår ref.: skv Dato: NyVekst AS NyVekst er et tilbud for å skape entreprenørskap gjennom gratis veiledning, inspirasjon og kontorplass. Selskapet ble utformet og etablert tidlig i 2012 og eies av Fredrikstad kommune og Høgskolen i Østfold. NyVekst ble først lokalisert på høgskolens campus i Fredrikstad og åpnet kontor i Halden 1. januar 2014 i Remmen kunnskapspark. Formål Selskapet skal danne infrastruktur og utgjøre en kjerne for koordinering av innovasjon og vekst i Halden og Fredrikstad. Vi skal gi studenter et sted å videreutvikle prosjekter, gi forskere en mulighet til å kommersialisere sine ideer, samt gi gründere et forum/miljø for videreutvikling av sine ideer og prosjekter. NyVekst skal stimulere til vekst og nyskaping gjennom kobling av kompetansemiljøer på høgskolen og kunnskapsbasert næringsliv. Selskapets lokaler og tjenester står til disposisjon til studenter og forskere, og skal fungere som et felles arbeidssted hvor man kan utveksle erfaringer og nettverk. Gründere i tidlig fase kan også få tjenester av NyVekst. NyVekst er strategisk lokalisert både i Halden og i Fredrikstad med høgskolen, næringsliv og bedriftspartnere som nærmeste naboer. Virksomheten har en helhetlig tilnærming til innovasjon med fokus på både produktinnovasjon og tjenesteinnovasjon. Utviklingsplaner NyVekst er i ferd med å inngå en samarbeidskontrakt med Drivhuset Sverige som er en studentinkubator- organisasjon med kontorer på 14 forskjellige universitet og høgskoler rundt om i Sverige. Drivhuset hjelper nye entreprenører med å starte og drive foretak, eller på andre 1 Side83

84 måter å utvikle sine ideer. Gjennom å tilby veiledning, opplæring og et kreativt kontormiljø bidrar de hvert år til å etablere flere hundre nye bedrifter. Samarbeidskontrakten med Drivhuset vil gi NyVekst muligheten til å bruke deres metoder, merkevare og nettverk i sitt daglige virke. For mer informasjon se: Etter signering av samarbeidskontrakt med Drivhuset Sverige ønsker NyVekst AS å endre navn til Drivhuset Østfold. Vårt mål er å bidra til økt entreprenørskap og flere bedriftsetableringer i samarbeid med Halden kommune. Organisasjon Eiere: Høgskolen i Østfold, 50% Fredrikstad kommune, 50% Aksjekapital: Samlet aksjekapital på kr Styret i NyVekst består av: Carl- Morten Gjeldnes, styreleder- Høgskolen i Østfold (Direktør) Vigdis Abrahamsen Grøndahl- Høgskolen i Østfold (Førsteamanuensis) Nina Tangnæs Grønvold- Fredrikstad kommune (Kommunalsjef) Helge Bollæren Hasvold- Fredrikstad kommune (Virksomhetsleder) Vara: Wenche Marianne Halvorsen og Beathe Due Kontaktpersoner: Solveig Østby Vitanza Carl- Morten Gjeldnes Daglig leder Styreleder skv@hiof.no carl.m.gjeldnes@hiof.no 2 Side84

85 Side85

86 Side86

87 Side87

88 Side88

89 Side89

90 Side90

91 Side91

92 Side92

93 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Cathrine Gjessing Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for undervisning og oppvekst 2014/ Formannskapet 2014/ Kommunestyret 2014/ Utsendte vedlegg 1 Budsjett F201 2 Budsjett F221 3 Budsjett selvkost Ikke utsendte vedlegg Beregning av nye tilskuddssatser til private barnehager 2014 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Kirsten Mellingseter, Thomas Bjørnstad Sammendrag av saken: Som følge av fylkesmannens opphevelse av kommunestyrets vedtak knyttet til budsjett 2014 fremmer rådmannen sak med nye tilskuddssatser til private barnehager. Satsene er beregnet ut fra nytt budsjett vedtatt , og erstatter vedtak i HUO PS 2014/5 I henhold til forskrift om likeverdig behandling 5 fremmes denne saken for politisk behandling. Kommunen skal kunngjøre forslag til tilskuddssatser i forbindelse med at årsbudsjettet legges ut til alminnelig ettersyn, og skal før 1. februar budsjettåret underrette de ikke-kommunale barnehagene om fastsatte tilskuddssatser for kapitalkostnader. Kommuner som ikke har kommunale ordinære barnehager, familiebarnehager eller åpne barnehager, skal som (minimum) benytte nasjonale gjennomsnittssatser for drift fastsatt av departementet, jfr. femte ledd. Dersom kommunen har kommunale ordinære barnehager, men ingen kommunale familiebarnehager, skal kommunen bruke kommunale satser for tilskudd til ordinære barnehager og nasjonale satser for tilskudd til familiebarnehager. Det er ikke anledning til å benytte nasjonale satser for tilskudd til driftskostnader hvis kommunen har egne tilsvarende barnehager. Side93

94 Kommunen skal gi tilskudd til kapitalkostnader i godkjente ikke-kommunale barnehager per heltidsplass. Kommunen velger om den vil gi tilskuddet ut i fra gjennomsnittlige kapitalkostnader per heltidsplass i egne tilsvarende kommunale barnehager, eller om den vil benytte nasjonale gjennomsnittssatser for kapitaltilskudd fastsatt av departementet. På bakgrunn av disse satsene vil det fattes enkeltvedtak om hva de enkelte ikke-kommunale barnehagene vil motta i tilskudd til ordinær drift i Det samlede offentlige tilskuddet til ikke-kommunale barnehager skal utgjøre samme andel av den gjennomsnittlige offentlige finansieringen av tilsvarende kommunale barnehager som året før. Tilskuddet skal utgjøre minimum 96,83 prosent av det som tilsvarende kommunale barnehager i gjennomsnitt mottar i offentlig finansiering. Rådmannens innstilling: Følgende kommunale satser vedtas for 2014: Ordinære barnehager: Satser for driftstilskudd per plass (100%) Barn 0-2 år 177,008 Barn 3-6 år 85,847 Kapitalkostnader, statens satser Sats per heltidsbarn 9,100 Saksutredning: Bakgrunn Som følge av fylkesmannens opphevelse av kommunestyrets vedtak knyttet til budsjett 2014 fremmer rådmannen sak med nye tilskuddssatser til private barnehager. Satsene er beregnet ut fra nytt budsjett vedtatt Etter Barnehageloven 14 skal kommunen yte tilskudd til ordinær drift av alle godkjente, ikkekommunale barnehager i kommunen, under forutsetning av at barnehagen har søkt om godkjenning før 1.januar Barnehager som har søkt om godkjenning etter denne dato har ikke rett til tilskudd på samme måte. Godkjente barnehager skal behandles likeverdig med kommunale barnehager i forhold til offentlig tilskudd. Frem til Kommunestyret har fattet endelig vedtak om tilskuddssatser, er kommunen pliktig til å utbetale tilskudd forskuddsvis hvert kvartal. Halden kommunes budsjetterte driftskostnader av egne barnehager skal danne grunnlag for beregning av tilskuddet til driftskostnader til ikke-kommunale barnehager i henhold til forskrift for likeverdig behandling. Ettersom tilskuddet ikke skal dekke kostnader ved særskilt tilrettelegging for barn med spesielle behov, gjøres det fratrekk for kostnader ved slike tiltak i kommunale barnehager. Merknadene til forskriftens 3 angir hvilke kostnader som skal holdes utenfor grunnlaget for beregning av tilskuddet til driftskostnader. Side94

95 Eventuelle kapitalkostnader i kommunens barnehagebudsjett skal trekkes fra i beregningen av tilskuddet til driftskostnader ettersom det gis et eget tilskudd til kapitalkostnader. Videre skal eventuelle kostnader til fellesadministrasjon i barnehagebudsjettet trekkes fra ettersom det beregnes et påslag på fire prosent for å ta høyde for disse kostnadene. I barnehagenes budsjetter i Halden kommune gjøres det kun fratrekk for kostnader ved særskilt tilrettelegging. Beløp i 1000 kr B-2014 Funksjon 201 barnehage Lønn og sosiale utgifter Varer og tjenester Mva 510 Fordelte utgifter 0 Sykelønnsrefusjoner MVA-kompensasjon -510 Internt salg 0 Sum funksjon 201 relevante barnehager Funksjon 221 barnehagelokaler Lønn og sosiale utgifter Varer og tjenester Mva 186 Fordelte utgifter Sykelønnsrefusjoner MVA-kompensasjon -186 Internt salg 0 Sum funksjon 221 relevante barnehager Evt barnehageutgifter ført på andre funksjoner +andel lønnsreserve 201 inkl sos.k 937 +landel lønnsreserve 221 inkl sos.k. 0 +premie AFP, pensjonsforsikring 0 +yrkesskade forsikring 140 +andel av IKT fagsystem barnehage 0 + felles opplæring 0 +felles porto, telefon, 91 + andre barnehageutgifter ført felles 0 - andel bruk av premiefond funksjon Evt fradrag i barnehagenes regnskaper: -refusjoner NAV attføring mv art lærlinger 0 -andre fradrag lønn 0 -andre fradrag drift 0 -kapitaldel innleide lokaler 0 Sum korreksjoner Sum direkte driftsutgifter Administrasjonspåslag SUM driftsutgifter barnehage Side95

96 Fordeling av kostnadene på hhv. små og store barn. I de kommunale barnehagene går det 127 barn som er 0-2 åringer og åringer. Under er disse omregnet til hele plasser. Antall barn (heltidsbarn) Barn 0-2 år, gjennomsnitt per måned 124 Barn 3-6 år, gjennomsnitt per måned 258 SUM barn 382 Korrigerte/standardiserte barn. Barn 0-2 år 223 Barn 3-6 år 258 SUM barn 481 Andel av plassene etter alder (vektet) Andel Barn 0-2 år 46 % Barn 3-6 år 54 % Sum 100 % Kostnadsfordeling etter barnas alder (vektet) Barn 0-2 år Barn 3-6 år SUM Ettersom kommunen har en separat ordning for refusjon for tapte inntekter som følge av moderasjonsordninger, er det gjeldende maksimalpris som skal benyttes i beregningen av den offentlige finansieringen av de kommunale barnehagene. Basert på maksimalprisen utgjør foreldrebetalingen i de kommunale barnehagene totalt 10,7 mill. kroner inkludert kostpenger. Foreldrebetaling og kostpenger, 1000 kr Satser per år, hel plass i 11 måneder: Foreldrebetaling uten rabatter 26,46 Kostpenger barn 1,65 Inntekt til kommunen årlig: Barn 0-2 år Barn 3-6 år SUM foreldrebetaling Offentlig finansiering: Kostnad minus betaling: Barn 0-2 år Barn 3-6 år SUM barn Side96

97 Tilskuddssatsene for tilskudd til driftskostnader etter 4 beregnes ved å dividere den offentlige finansieringen for hhv. barn 0-2 år og 3-6 år på antall heltidsplasser (eventuelt antall oppholdstimer per år). Satser for driftstilskudd per plass (100%) Barn 0-2 år 177,008 Barn 3-6 år 85,847 Kapitalkostnader, statens satser Sats per heltidsbarn 9,100 På bakgrunn av disse satsene vil det fattes enkeltvedtak om hva de enkelte ikke-kommunale barnehagene vil motta i tilskudd til ordinær drift i Det samlede offentlige tilskuddet til ikke-kommunale barnehager skal utgjøre samme andel av den gjennomsnittlige offentlige finansieringen av tilsvarende kommunale barnehager som året før. Tilskuddet skal utgjøre minimum 96,83 prosent (96 % fra januar til juli, 98 % fra august til desember) av det som tilsvarende kommunale barnehager i gjennomsnitt mottar i offentlig finansiering. Under vises satsene vedtatt i HUO Satser for driftstilskudd per plass (100%) Barn 0-2 år 169,751 Barn 3-6 år 82,181 Kapitalkostnader, statens satser Sats per heltidsbarn 9,100 Økning i satsene for driftstilskudd utgjør kr for barn 0-2 år og kr for barn 3-6 år. Totalt vil dette utgjøre en økt kostnad på ca 7,8 mill.kr for Halden kommune. Kommunen har ikke plikt til å gi tilskudd slik at det samlede offentlige tilskuddet til den ikkekommunale barnehagen overstiger det som tilsvarende kommunale barnehager i gjennomsnitt mottar i offentlig finansiering. Der den ikke-kommunale barnehagen har lavere foreldrebetaling enn i tilsvarende kommunale barnehager, har kommunen ikke plikt til å dekke differansen. Modellen som er brukt for beregning av tilskudd er et Excel-regneark med tilhørende veileder utarbeidet av Agenda Kaupang i samarbeid med KS og PBL, og er således en modell som er godkjent av KS og PBL. Saksprotokoll i Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Behandling: Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. Side97

98 Vedtak: Ordinære barnehager: Satser for driftstilskudd per plass (100%) Barn 0-2 år 177,008 Barn 3-6 år 85,847 Kapitalkostnader, statens satser Sats per heltidsbarn 9,100 Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Geir-Helge Sandsmark (V) fremmet innstillingen fra Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Innstillingen fra hovedutvalget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Ordinære barnehager: Satser for driftstilskudd per plass (100%) Barn 0 2 år 177,008 Barn 3 6 år 85,847 Kapitalkostnader, statens satser Sats per heltidsbarn 9,100 Dokumentet er elektronisk godkjent av: Jane Short Aurlien Side98

99 Ansvar Ansvar (T) Funksjon Funksjon (T) Art Art (T) A Budsjett 2014 Gruppering Felles barnehagetjenester 201 Førskole Innsparingstiltak lønn Lønn Felles barnehagetjenester 201 Førskole Kontormateriell Varer og tjenester Felles barnehagetjenester 201 Førskole Bevertning Varer og tjenester Felles barnehagetjenester 201 Førskole Andre driftsutgifter/forbruksmateriell Varer og tjenester Felles barnehagetjenester 201 Førskole Stillingsannonser Varer og tjenester Felles barnehagetjenester 201 Førskole Annonse, reklame, info Varer og tjenester Felles barnehagetjenester 201 Førskole Kursutgifter Varer og tjenester Felles barnehagetjenester 201 Førskole Programmvare brukerstøtte/vedlikehold Varer og tjenester Felles barnehagetjenester 201 Førskole Konsulenttjenester Varer og tjenester Felles barnehagetjenester 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA Felles barnehagetjenester 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA kompensasjon Bergknatten bhg 201 Førskole Fast lønn Lønn Bergknatten bhg 201 Førskole Fast lønn tillitsvalgte Lønn Bergknatten bhg 201 Førskole Vikar sykdom Lønn Bergknatten bhg 201 Førskole Pensjonsinnskudd HKP Lønn Bergknatten bhg 201 Førskole Arbeidsgiveravgift Lønn Bergknatten bhg 201 Førskole Kontormateriell Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Lek og sysselsettingsmatereill Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Ekskursjoner Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Medisinsk forbruksmateriell Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Matvarer/drikkevarer Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Rengjøringsartikler Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Andre driftsutgifter/forbruksmateriell 430 Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Planter, frø og gjødsel Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Telefon/mobiltelefon Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Kjøregodtgjørelse Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Uniform/klesgodtgjørelse Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Lisenser IT Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Andre avgifter, lisenser, avtaleforpliktelser Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Inventar og utstyr Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Service, drift og rep. øvrig Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Programmvare brukerstøtte/vedlikehold Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Materialer til inventar og utstyr Varer og tjenester Bergknatten bhg 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA Bergknatten bhg 201 Førskole Brukerbetaling Brukerbetaling Bergknatten bhg 201 Førskole Ref. sykepenger Sykelønnsrefusjon Bergknatten bhg 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA kompensasjon Bergknatten bhg 201 Førskole Ref. Østfold fylkeskommune Andre inntekter Bjørklund bhg 201 Førskole Fast lønn Lønn Bjørklund bhg 201 Førskole Fast lønn tillitsvalgte Lønn Bjørklund bhg 201 Førskole Fast lønn fødselspermisjon Lønn Bjørklund bhg 201 Førskole Tillegg T-trinn kveld/natt Lønn Side99

100 Ansvar Ansvar (T) Funksjon Funksjon (T) Art Art (T) A Budsjett 2014 Gruppering Bjørklund bhg 201 Førskole Vikar fødselspermisjon Lønn Bjørklund bhg 201 Førskole Vikar sykdom Lønn Bjørklund bhg 201 Førskole Andre avtalefestede tillegg Lønn Bjørklund bhg 201 Førskole Pensjonsinnskudd HKP Lønn Bjørklund bhg 201 Førskole Pensjonsinnskudd lærere SPK Lønn Bjørklund bhg 201 Førskole Arbeidsgiveravgift Lønn Bjørklund bhg 201 Førskole Kontormateriell Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Lek og sysselsettingsmatereill Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Ekskursjoner Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Medisinsk forbruksmateriell Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Matvarer/drikkevarer Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Rengjøringsartikler Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Andre driftsutgifter/forbruksmateriell Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Planter, frø og gjødsel 745 Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Telefon/mobiltelefon Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Datakommunikasjon/linjeleie Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Stillingsannonser 676 Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Kjøregodtgjørelse 836 Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Uniform/klesgodtgjørelse Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Alarm Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Lisenser IT Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Andre avgifter, lisenser, avtaleforpliktelser Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Inventar og utstyr Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Service, drift og rep. øvrig Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Programmvare brukerstøtte/vedlikehold Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Materialer til inventar og utstyr Varer og tjenester Bjørklund bhg 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA Bjørklund bhg 201 Førskole Brukerbetaling Brukerbetaling Bjørklund bhg 201 Førskole Ref. sykepenger Sykelønnsrefusjon Bjørklund bhg 201 Førskole Ref. fødselspenger Sykelønnsrefusjon Bjørklund bhg 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA kompensasjon Karrestad bhg 201 Førskole Fast lønn Lønn Karrestad bhg 201 Førskole Fast lønn tillitsvalgte Lønn Karrestad bhg 201 Førskole Tillegg T-trinn kveld/natt Lønn Karrestad bhg 201 Førskole Vikar sykdom Lønn Karrestad bhg 201 Førskole Pensjonsinnskudd HKP Lønn Karrestad bhg 201 Førskole Pensjonsinnskudd lærere SPK Lønn Karrestad bhg 201 Førskole Arbeidsgiveravgift Lønn Karrestad bhg 201 Førskole Kontormateriell Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Lek og sysselsettingsmatereill Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Medisinsk forbruksmateriell Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Matvarer/drikkevarer Varer og tjenester Side100

101 Ansvar Ansvar (T) Funksjon Funksjon (T) Art Art (T) A Budsjett 2014 Gruppering Karrestad bhg 201 Førskole Rengjøringsartikler Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Andre driftsutgifter/forbruksmateriell Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Telefon/mobiltelefon Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Datakommunikasjon/linjeleie Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Stillingsannonser Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Kjøregodtgjørelse Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Uniform/klesgodtgjørelse Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Alarm Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Lisenser IT Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Inventar og utstyr Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Service, drift og rep. øvrig Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Programmvare brukerstøtte/vedlikehold Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Materialer til inventar og utstyr Varer og tjenester Karrestad bhg 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA Karrestad bhg 201 Førskole Brukerbetaling Brukerbetaling Karrestad bhg 201 Førskole Ref. sykepenger Sykelønnsrefusjon Karrestad bhg 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA kompensasjon Stangeløkka bhg 201 Førskole Fast lønn Lønn Stangeløkka bhg 201 Førskole Fast lønn tillitsvalgte Lønn Stangeløkka bhg 201 Førskole Tillegg T-trinn kveld/natt Lønn Stangeløkka bhg 201 Førskole Vikar fødselspermisjon Lønn Stangeløkka bhg 201 Førskole Vikar sykdom Lønn Stangeløkka bhg 201 Førskole Pensjonsinnskudd HKP Lønn Stangeløkka bhg 201 Førskole Arbeidsgiveravgift Lønn Stangeløkka bhg 201 Førskole Kontormateriell Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Lek og sysselsettingsmatereill Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Matvarer/drikkevarer Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Rengjøringsartikler Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Andre driftsutgifter/forbruksmateriell Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Telefon/mobiltelefon Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Datakommunikasjon/linjeleie Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Kjøregodtgjørelse Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Uniform/klesgodtgjørelse Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Lisenser IT Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Inventar og utstyr Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Service, drift og rep. øvrig Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Programmvare brukerstøtte/vedlikehold Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Materialer til inventar og utstyr Varer og tjenester Stangeløkka bhg 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA Stangeløkka bhg 201 Førskole Brukerbetaling Brukerbetaling Stangeløkka bhg 201 Førskole Ref. sykepenger Sykelønnsrefusjon Stangeløkka bhg 201 Førskole Ref. fødselspenger Sykelønnsrefusjon Side101

102 Ansvar Ansvar (T) Funksjon Funksjon (T) Art Art (T) A Budsjett 2014 Gruppering Stangeløkka bhg 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA kompensasjon Tistedal bhg 201 Førskole Fast lønn Lønn Tistedal bhg 201 Førskole Fast lønn tillitsvalgte Lønn Tistedal bhg 201 Førskole Vikar sykdom Lønn Tistedal bhg 201 Førskole Andre avtalefestede tillegg Lønn Tistedal bhg 201 Førskole Pensjonsinnskudd HKP Lønn Tistedal bhg 201 Førskole Arbeidsgiveravgift Lønn Tistedal bhg 201 Førskole Kontormateriell Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Lek og sysselsettingsmatereill Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Ekskursjoner 250 Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Medisinsk forbruksmateriell Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Matvarer/drikkevarer Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Rengjøringsartikler Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Andre driftsutgifter/forbruksmateriell Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Planter, frø og gjødsel Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Datakommunikasjon/linjeleie Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Kjøregodtgjørelse 500 Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Uniform/klesgodtgjørelse Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Lisenser IT Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Andre avgifter, lisenser, avtaleforpliktelser Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Inventar og utstyr Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Service, drift og rep. øvrig Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Programmvare brukerstøtte/vedlikehold Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Materialer til inventar og utstyr Varer og tjenester Tistedal bhg 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA Tistedal bhg 201 Førskole Brukerbetaling Brukerbetaling Tistedal bhg 201 Førskole Ref. sykepenger Sykelønnsrefusjon Tistedal bhg 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA kompensasjon Brekkerød Barnehage 201 Førskole Fast lønn Lønn Brekkerød Barnehage 201 Førskole Fast lønn tillitsvalgte Lønn Brekkerød Barnehage 201 Førskole Fast lønn fødselspermisjon Lønn Brekkerød Barnehage 201 Førskole Vikar fødselspermisjon Lønn Brekkerød Barnehage 201 Førskole Vikar sykdom Lønn Brekkerød Barnehage 201 Førskole Andre avtalefestede tillegg Lønn Brekkerød Barnehage 201 Førskole Pensjonsinnskudd HKP Lønn Brekkerød Barnehage 201 Førskole Arbeidsgiveravgift Lønn Brekkerød Barnehage 201 Førskole Kontormateriell Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Lek og sysselsettingsmatereill Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Sosial trening Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Medisinsk forbruksmateriell 900 Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Matvarer/drikkevarer Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Rengjøringsartikler Varer og tjenester Side102

103 Ansvar Ansvar (T) Funksjon Funksjon (T) Art Art (T) A Budsjett 2014 Gruppering Brekkerød Barnehage 201 Førskole Andre driftsutgifter/forbruksmateriell Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Planter, frø og gjødsel 500 Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Datakommunikasjon/linjeleie Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Uniform/klesgodtgjørelse Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Lisenser IT Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Inventar og utstyr Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Service, drift og rep. øvrig Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Programmvare brukerstøtte/vedlikehold Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Materialer til inventar og utstyr Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA Brekkerød Barnehage 201 Førskole Brukerbetaling Brukerbetaling Brekkerød Barnehage 201 Førskole Ref. sykepenger Sykelønnsrefusjon Brekkerød Barnehage 201 Førskole Ref. fødselspenger Sykelønnsrefusjon Brekkerød Barnehage 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA kompensasjon Brekkerød Barnehage 201 Førskole Andre refusjoner Andre inntekter Isebakke barnehage 201 Førskole Fast lønn Lønn Isebakke barnehage 201 Førskole Vikar fødselspermisjon Lønn Isebakke barnehage 201 Førskole Vikar sykdom Lønn Isebakke barnehage 201 Førskole Pensjonsinnskudd HKP Lønn Isebakke barnehage 201 Førskole Arbeidsgiveravgift Lønn Isebakke barnehage 201 Førskole Kontormateriell Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Lek og sysselsettingsmatereill Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Medisinsk forbruksmateriell Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Matvarer/drikkevarer Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Rengjøringsartikler Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Andre driftsutgifter/forbruksmateriell Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Telefon/mobiltelefon Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Datakommunikasjon/linjeleie Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Stillingsannonser 600 Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Uniform/klesgodtgjørelse Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Lisenser IT Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Inventar og utstyr Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Service, drift og rep. øvrig Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Programmvare brukerstøtte/vedlikehold Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Materialer til inventar og utstyr Varer og tjenester Isebakke barnehage 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA Isebakke barnehage 201 Førskole Brukerbetaling Brukerbetaling Isebakke barnehage 201 Førskole Refusjon fra staten (inkl. NAV) Andre inntekter Isebakke barnehage 201 Førskole Ref. sykepenger Sykelønnsrefusjon Isebakke barnehage 201 Førskole Ref. fødselspenger Sykelønnsrefusjon Isebakke barnehage 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet MVA kompensasjon Private barnehager 201 Førskole Kommunale avgifter Private Barnehager Side103

104 Ansvar Ansvar (T) Funksjon Funksjon (T) Art Art (T) A Budsjett 2014 Gruppering Private barnehager 201 Førskole Kjøp andre kommuner Private Barnehager Private barnehager 201 Førskole Kommunalt dr.tilsk. private barnehager Private Barnehager Private barnehager 201 Førskole Bidrag Private Barnehager Private barnehager 201 Førskole Andre overføringsutgifter Private Barnehager Private barnehager 201 Førskole Ref. fra andre kommuner Private Barnehager Åpen barnehage 201 Førskole Fast lønn Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Innsparingstiltak lønn Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Pensjonsinnskudd HKP Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Arbeidsgiveravgift Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Kontormateriell Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Lek og sysselsettingsmatereill Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Matvarer/drikkevarer Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Telefon/mobiltelefon Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Uniform/klesgodtgjørelse Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Andre transportutgifter Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Lisenser IT Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet Åpen barnehage Åpen barnehage 201 Førskole Momskompensasjon driftsregnskapet Åpen barnehage Radetiketter Summer av Budsjett 2014 Andre inntekter Brukerbetaling Side104

105 Ansvar Ansvar (T) Funksjon Funksjon (T) Art Art (T) A Budsjett 2014 Gruppering Lønn MVA MVA kompensasjon Private Barnehager Sykelønnsrefusjon Varer og tjenester Åpen barnehage Totalsum Brutto lønn undervisnin Pott lønnsoppgjør Brutto lønn førskole % ,1 Side105

106 Ansvar Ansvar (T) Funksjon Funksjon (T) Art Art (T) A Budsjett 2014 Gruppering Bergknatten bhg 221 Førskolelokale Strøm Varer og tjenester Bergknatten bhg 221 Førskolelokale Beholdere, containere Varer og tjenester Bergknatten bhg 221 Førskolelokale Vintervedlikehold Varer og tjenester Bergknatten bhg 221 Førskolelokale Vedlikehold Varer og tjenester Bergknatten bhg 221 Førskolelokale Renhold Varer og tjenester Bergknatten bhg 221 Førskolelokale Kjøp/driftsavtaler private Varer og tjenester Bjørklund bhg 221 Førskolelokale Strøm Varer og tjenester Bjørklund bhg 221 Førskolelokale Vintervedlikehold Varer og tjenester Bjørklund bhg 221 Førskolelokale Vedlikehold Varer og tjenester Bjørklund bhg 221 Førskolelokale Renhold Varer og tjenester Bjørklund bhg 221 Førskolelokale Kjøp/driftsavtaler private Varer og tjenester Karrestad bhg 221 Førskolelokale Strøm Varer og tjenester Karrestad bhg 221 Førskolelokale Vedlikehold Varer og tjenester Karrestad bhg 221 Førskolelokale Renhold Varer og tjenester Stangeløkka bhg 221 Førskolelokale Strøm Varer og tjenester Stangeløkka bhg 221 Førskolelokale Inventar og utstyr Varer og tjenester Stangeløkka bhg 221 Førskolelokale Vintervedlikehold Varer og tjenester Stangeløkka bhg 221 Førskolelokale Vedlikehold Varer og tjenester Stangeløkka bhg 221 Førskolelokale Renhold Varer og tjenester Stangeløkka bhg 221 Førskolelokale Momskompensasjon driftsre MVA Stangeløkka bhg 221 Førskolelokale Momskompensasjon driftsre MVA kompensasjon Tistedal bhg 221 Førskolelokale Strøm Varer og tjenester Tistedal bhg 221 Førskolelokale Vintervedlikehold Varer og tjenester Tistedal bhg 221 Førskolelokale Vedlikehold Varer og tjenester Tistedal bhg 221 Førskolelokale Renhold Varer og tjenester Tistedal bhg 221 Førskolelokale Momskompensasjon driftsre MVA Tistedal bhg 221 Førskolelokale Momskompensasjon driftsre MVA kompensasjon Brekkerød Barnehage 221 Førskolelokale Strøm Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 221 Førskolelokale Vintervedlikehold Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 221 Førskolelokale Renhold/feiing Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 221 Førskolelokale Vedlikehold Varer og tjenester Brekkerød Barnehage 221 Førskolelokale Renhold Varer og tjenester Isebakke barnehage 221 Førskolelokale Strøm Varer og tjenester Isebakke barnehage 221 Førskolelokale Vedlikehold Varer og tjenester Isebakke barnehage 221 Førskolelokale Renhold Varer og tjenester Isebakke barnehage 221 Førskolelokale Kjøp/driftsavtaler private Varer og tjenester Isebakke barnehage 221 Førskolelokale Momskompensasjon driftsre MVA Side106

107 Isebakke barnehage 221 Førskolelokale Momskompensasjon driftsre MVA kompensasjon Eiendom 221 Førskolelokale Andre driftsutgifter/forbruksm Varer og tjenester Eiendom 221 Førskolelokale Kommunale avgifter Varer og tjenester Eiendom 221 Førskolelokale Service, drift og rep. øvrig Varer og tjenester Eiendom 221 Førskolelokale Serviceavtaler brannvarsling Varer og tjenester Eiendom 221 Førskolelokale Serviceavtale ventilasjonsan Varer og tjenester Eiendom 221 Førskolelokale Serviceavtaler el-anlegg Varer og tjenester Eiendom 221 Førskolelokale Serviceavtaler div. pålegg Varer og tjenester Eiendom 221 Førskolelokale Kjøp/driftsavtaler private Varer og tjenester Eiendom 221 Førskolelokale Momskompensasjon driftsre MVA Eiendom 221 Førskolelokale Momskompensasjon driftsre MVA kompensasjon Radetiketter Summer av Budsjett 2014 MVA MVA kompensasjon Varer og tjenester Totalsum Side107

108 Beløp i 1000 kr B-2014 Funksjon 201 barnehage Lønn og sosiale utgifter Varer og tjenester Mva 510 Fordelte utgifter 0 Sykelønnsrefusjoner MVA-kompensasjon -510 Internt salg 0 Sum funksjon 201 relevante barnehager Funksjon 221 barnehagelokaler Lønn og sosiale utgifter Varer og tjenester Mva 186 Fordelte utgifter Sykelønnsrefusjoner MVA-kompensasjon -186 Internt salg 0 Sum funksjon 221 relevante barnehager Evt barnehageutgifter ført på andre funksjoner +andel lønnsreserve 201 inkl sos.k 937 +landel lønnsreserve 221 inkl sos.k. 0 +premie AFP, pensjonsforsikring 0 +yrkesskade forsikring 140 +andel av IKT fagsystem barnehage 0 + felles opplæring 0 +felles porto, telefon, 91 + andre barnehageutgifter ført felles 0 - andel bruk av premiefond funksjon Evt fradrag i barnehagenes regnskaper: -refusjoner NAV attføring mv art lærlinger 0 -andre fradrag lønn 0 -andre fradrag drift 0 -kapitaldel innleide lokaler 0 Sum korreksjoner Sum direkte driftsutgifter Administrasjonspåslag SUM driftsutgifter barnehage Antall barn (heltidsbarn) Barn 0-2 år, gjennomsnitt per måned 124 Barn 3-6 år, gjennomsnitt per måned 258 SUM barn 382 Korrigerte/standardiserte barn. Barn 0-2 år 223 Barn 3-6 år 258 Side108

109 SUM barn 481 Andel av plassene etter alder (vektet) Andel Barn 0-2 år 46 % Barn 3-6 år 54 % Sum 100 % Kostnadsfordeling etter barnas alder (vektet) Barn 0-2 år Barn 3-6 år SUM Foreldrebetaling og kostpenger, 1000 kr Satser per år, hel plass i 11 måneder: Foreldrebetaling uten rabatter 26,46 Kostpenger barn 1,65 Inntekt til kommunen årlig: Barn 0-2 år Barn 3-6 år SUM foreldrebetaling Offentlig finansiering: Kostnad minus betaling: Barn 0-2 år Barn 3-6 år SUM barn Satser for driftstilskudd per plass (100%) Barn 0-2 år 177,008 Barn 3-6 år 85,847 Kapitalkostnader, statens satser Sats per heltidsbarn 9,100 Maksimalt tilskudd private barnehager per heltidsbarn: Driftstilskudd 177,008 85,847 Kapitaltilskudd 9,100 Nøkkeltall: B-2014 Bemanning årsverk 92 Barn vektet 2/1 506 Barn per årsverk 5,5 Lønn funksjon Lønn per årsverk 527 Driftsmidler funksjon Side109

110 Driftsmidler funksjon 201 per barn heltid 4,7 Driftsutgifter lokaler barnehage Utgifter lokaler per barn heltid 5,9 Funksjon 201 samlet, netto Funksjon 211 samlet, netto Forholdstall funksjon 211/201 5,66 % Side110

111 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: C / Stein Wilhelmsen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 2014/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Det Norske Blåseensemble Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Kommunestyret i Halden vedtok at tilskudd for 2014 «fryses» og ingen økning av tilskuddet fra 2013 til Vedtaket har også gitt administrasjonen en forhandlingsramme som tar sikte på at Halden Kommune sin andel av tilskudd suksessivt skal reduseres i perioden frem til Administrasjonen har avholdt møter med Østfold Fylkeskommune og 15. september d.s. Det har også blitt avholdt møte med Eidsberg Kommune om mulig funksjonsdelingsavtale der representanter fra Østfold Fylkeskommune, DNBE og administrasjonen i Halden kommune deltok. Kommunestyret i Eidsberg behandlet en mulig funksjonsdelingsavtale mellom Halden kommune og Eidsberg i sitt møte 25 september 14. Utfallet av dette ble negativt. Administrasjonen har avklart med departementet og Østfold Fylkeskommune om muligheter for at private bidragsytere kan bidra. Private bidragsytere kan ikke ansees som en erstatning for offentlige bidrag, men kun som et tillegg. I Økonomiplan som ble vedtatt ligger det inne en bevilgning til DNBE på 4,8 mkr i hele planperioden. Rådmannens innstilling: 1. Situasjonen rundt Halden kommune sitt bidrag for 2014 må løses. Østfold Fylkeskommune anmodes om å øke sitt bidrag tilsvarende kroner. 2. Halden kommune opprettholder sitt bidrag for hele øknomiplanperioden på 4,8 mkr pr. år, og viser til vedtak av Administrasjonen gis fullmakt til å forhandle med mulige andre regionale tilskuddsparter om en funksjonsdelingsavtale om Halden kommune sin andel av offentlige tilskudd. Side111

112 4. Det tas initiativ til å revidere avtale mellom Halden kommune og Det Norske Blåseensemble om Brygga kultursal og de faktiske utgiftene. Saksutredning: Bakgrunn Administrasjonen har i 2014 opprettholdt støtte til DNBE slik vedtaket lyder, altså ingen økning. Økningen til DNBE fra departementet i 2014, som kom i tildelingsbrevet, ville medføre en økning for Halden kommune sin del, med ca kroner. Det har vært gjennomført samtaler med DNBE og Østfold fylkeskommune der en økning i husleien fra DNBE til Halden kommune, tilsvarende økningen på kroner ble foreslått. Dette for at departementets og Østfold fylkeskommunes tildeling skulle holdes på dagens nivå. På bakgrunn av samtalene partene i mellom, fattet styret i DNBE vedtak om å be fylkeskommunen om hjelp til å finne ny vertskommune. Samtidig vedtok styret i DNBE å gjennomføre endringer i sine budsjetter for å tilpasse seg reduksjon i tildeling fra departementet, fylkeskommunen og Halden kommune. Henvendelsen ble sendt Østfold fylkeskommune med kopi til Halden kommune. Halden kommune og Østfold fylkeskommune gjennomførte samtale sist Bakgrunn for denne samtalen var bl. a rådmannens forslag til økonomiplan og en gjensidig informasjonsutveksling. I forståelse med Østfold fylkeskommune ønsker Halden kommune å sjekke ut med departementet mulighetene for private støttespillere jfr kommunestyrets vedtak av Dette med bakgrunn i at Østfold fylkeskommune forbereder sak om DNBE s fremtid. Sak 2014/10 «Orientering om DNBE» ble behandlet i HKIM Saken ble lagt frem som en referatsak, men utvalget valgte å gjøre om saken til en politisk sak og fattet følgende vedtak: Saksprotokoll i Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Behandling: Vibeke Julsrud MDG fremmet følgende forslag til vedtak; Halden kommune er kjent med at DNBE har bedt Østfold fylkeskommune ta initiativ til å endre vertskapsby. HKIM ønsker at DNBE skal beholde tilholdsstedet i Halden. KHIM ber rådmannen snarest inngå forhandlinger med DNBE om økning av husleie og tilsvarende økning av kommunalt tilskudd, slik at kommunes nettoutgift blir som i dag. Rådmannen melder tilbake til HKIM om dette i møtet i september. Ved votering ble Vibeke Julsrud forslag enstemmig vedtatt. Vedtak: Halden kommune er kjent med at DNBE har bedt Østfold fylkeskommune ta initiativ til å endre vertsskapsby. HKIM ønsker at DNBE skal beholde tilholdsstedet i Halden. KHIM ber rådmannen snarest inngå forhandlinger med DNBE om økning av husleie og tilsvarende økning av kommunalt tilskudd, slik at kommunens nettoutgift blir som i dag. Rådmannen melder tilbake til HKIM om dette i møtet i september. Administrasjonen har ikke satt i gang nye forhandlinger med DNBE. Administrasjonen må se vedtaket i HKIM av og tidligere vedtak i kommunestyret av , i sammenheng med de pågående prosesser i fylkeskommunen. Administrasjonen har avholdt møter med Østfold Fylkeskommune og 15. september 14. Det har også blitt avholdt møte med Eidsberg kommune om mulig funksjonsdelingsavtale der representanter fra Østfold Fylkeskommune, DNBE, og administrasjonen i Halden kommune Side112

113 deltok. Kommunestyret i Eidsberg behandlet en mulig funksjonsdelingsavtale mellom Halden kommune og Eidsberg i sitt møte 25 september 14. Utfallet av dette ble negativt. Administrasjonen har avklart med departementet og Østfold Fylkeskommune om muligheter for at private bidragsytere kan bidra. Private bidragsytere kan ikke ansees som en erstatning for offentlige bidrag, men kun som et tillegg. Konklusjon Det må arbeides videre med å få inn andre offentlige/regionale tilskuddspartnere eller at Østfold Fylkeskommune øker sitt tilskudd tilsvarende. Rådmannen kan ikke anbefale å øke tilskuddet til DNBE i økonomiplanperioden sett oppimot de utfordringene Halden kommune har. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Jane Short Aurlien Side113

114 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: F / Arnstein Karlsen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 2014/ Utsendte vedlegg 1 Avtale 2 Krav og bestemmelser Ikke utsendte vedlegg Nasjonal Strategi for boligsosialt arbeid ( ) Bolig for velferd Familieleiligheter - Damhauggt. 21 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Lill Stende, Astrid Nordstrand, Roar Vevelstad, Kenneth Johannesen, RLG. Sammendrag av saken: I tråd med vedtaket i Formannskapet har det vært gjennomført prosesser i forhold til en samarbeidsavtale med firma K. Kopperud Bygg AS. Underveis har det også framkommet andre forhold, som også drøftes i saken. Saken redegjør derfor, slik den nå foreligger, for 1. Økonomiske konsekvenser for Halden kommune ved inngåelse av avtale med Kopperud Bygg AS. 2. Integreringsmessige forhold rundt plassering av tiltaket 3. Skolemessige forhold rundt plassering av tiltaket 4. Reguleringsmessige forhold 5. Alternative løsninger/ forslag Vedlagt saken følger forslag til avtaledokument med Kopperud Bygg AS. Rådmannens innstilling: Rådmannen får fullmakt til å sluttforhandle og inngå avtale med Kopperud Utleie 1 AS i tråd med vedlagte kontraktsforslag. Side114

115 Saksutredning: Innledning: Denne saken ble behandlet i Formannskapet PS 2014/72 Familieleiligheter - Damhauggt. 21 Saksprotokoll i Formannskapet Med følgende vedtak: Vedtak: 1. Rådmannen får fullmakt til å igangsette en prosess med mål om å inngå en samarbeidsavtale med firma K. Kopperud Bygg A/S. 2. Det legges til grunn at avtalen tilpasses de rammebetingelsene som Halden kommune har og at avtalen er i tråd med Husbankens krav. 3. Det forutsettes at endelig avtale legges fram for kommunestyret for godkjenning. I tråd med vedtaket har det vært gjennomført prosesser i forhold til samarbeidsavtalen. Underveis har det også framkommet andre forhold, som også drøftes i saken. På den bakgrunn omhandler saken følgende: 1. Samarbeidsavtale økonomi 2. Andre forhold skole, regulering og integrering/nærmiljø 1: Samarbeidsavtale økonomi: Det vises til vedlagte avtale. Prosjektet Damhauggata 21 har blitt tildelt investeringstilskudd fra Husbanken samt langsiktig lån som finansiering av prosjektet. Dette bidrar til en lavere husleie enn hva det ville ha blitt uten. Investeringstilskuddet fra Husbanken til boligene fordrer kommunal tildelingsrett i 20 år. Med bakgrunn i dette har Halden kommune tegnet avtale med Kopperud Utleie 1 AS. Avtalen regulerer følgende forhold; de primære brukergruppene som boligen skal tildeles, de økonomiske forpliktelser, drift og beregning av husleie, tildelingsrett, ekstraordinært vedlikehold, samt forkjøpsrett og oppsigelse av avtalen. Halden kommune v/ NAV stiller garanti tilsvarende 3 mnd husleie for dekning av eventuelt ekstraordinært vedlikehold (utover ordinær slitasje) og utbetalt leie. Utover dette har Halden kommune ingen økonomiske forpliktelser knyttet til prosjektet. Beboerne vil bli fulgt opp av miljøvaktmestertjenesten. Dette for å redusere risikoen for at garanti stilt av kommunen skal komme til anvendelse. Avtalen setter en max leiepris pr andel på kr ,- pr mnd. Leietakere vil kunne søke om bostøtte fra Husbanken, slik at deres netto leiekostnader blir lavere. 2: Andre forhold 2.1 Skole. Status: Os skole er iht. nåværende skolegrenser nærskolen til elever fra Damhaugen. Med tanke på at de planlagte boligene bl.a. vil bli bebodd av minoritetsspråklige familier, vurderer kommunen det som en fordel at de ligger innenfor Os skoles opptakskrets. Os skole har bl.a. mottak for Side115

116 minoritetsspråklige elever og innehar den spisskompetansen som kreves på dette området. I dag ser vi at de fleste minoritetsspråklige familier ønsker skoleplass på Os skole fordi de bor i sentrum, er uten bil og/eller førerkort, har yngre barn som skal leveres i barnehage osv. Disse familiene søker seg til Rødsberg ungdomsskole, selv om de er bosatt for eksempel i Elvegata, som sokner til Folkvang og Risum skoler. Dette av samme årsak som ovenfor. Mål og strategier i Sentrumsplanarbeidet vil bl.a. ha fokus på å få mer liv i sentrum, med flere boliger og en ny sentrumsskole. I skolestrukturplanen som er under utforming, ligger det også tanker om en ny skole i sentrum. Når kommunen har vurdert boliger på Damhaugen, er dette området sett på som så sentrumsnært at vi har definert det som en del av «sentrum». Oppsummering: - Os skole har kapasitet til å ta imot de ca. 20 elevene det maks. vil være snakk om ved fire boliger på Damhaugen. - Os skole har den kompetansen som kreves. - Kommunens vurdering er at Os skole ikke vil bli en skole med overvekt av minoritetsspråklige elever eller elever fra familier med sosiale problemstillinger. - Det er viktig at familiene bosettes der de har nærhet til andre tjenester som Familiens hus med helsestasjon og barneverntjenesten og til kommuneadministrasjonen. - Det er viktig at familiene har nærhet til biblioteket, kinoen og andre kulturtilbud. - Flere familieboliger i sentrum og nær sentrum fører til et mer levende sentrum Reguleringsmessige forhold: Status: Søknad om rammetillatelse for oppføring av boligbygg med 8 leiligheter ble godkjent i sak 2011/4612. Det er ikke søkt om og gitt igangsettingstillatelse for dette tiltaket. Ved en nærmere gjennomgang av søknadsdokumentene viser det seg at 4 av naboeiendommene ikke har fått nabovarsel i forhold til oppføring av 8 leiligheter. Videre er det utarbeidet et kart i den senere tid som viser at området og eiendommen er avmerket som spesialområde hvor det må foretas grunnundersøkelser for mulig forurensning i grunnen før arbeider kan igangsettes. Til sist har bygningsmyndighetene fått forståelse for at det vil bli søkt om endring fra 8 til 4 boenheter samt enkelte utvendige fasadeendringer. Alle disse forholdene tilsier at det må sendes inn en ny søknad som viser endringene og hvor alle naboer er forskriftsmessig varslet. Grunnundersøkelser må gjennomføres før grunnarbeider tillates igangsatt. (Det vil si at en søknad om rammetillatelse kan behandles uten at grunnundersøkelser er utført). Eiendommen ligger i et område som er avsatt til bolig/forretning/kontor og ligger i felt BF9. Kart og bestemmelser følger vedlagt. Krav til utnyttelsesgrad er 65 % i dette området, og dette er ivaretatt slik tiltaket er utformet og godkjent i tidligere rammetillatelse. Reguleringsplanen stiller ikke spesielle krav til friareal på egen eiendom, men naboeiendommen tvers over stikkveien mot øst, Tista plass, er avsatt til friområde (FR2) i reguleringsplanen. Ut i fra de opplysningene bygningsmyndighetene har kjennskap til er det ingen spesielle utfordringer eller forhold, ut over mulig forurenset grunn, knyttet til denne saken. Oppsummering: - Ny søknad som viser endringene og hvor alle naboer forskriftsmessig varsles. - Grunnundersøkelser må gjennomføres. Side116

117 - En ny søknad basert på samme grunnflate, med 4 istedenfor 8 leiligheter og med kun mindre utvendige fasadeendringer, vil etter det vi kan se, være i samsvar med reguleringsplanen og det ligger derfor godt til rette for en godkjenning etter plan- og bygningslovens bestemmelser. - Alle disse prosessene er gårdeiers ansvar Integrering nærmiljø: Prosjektet har fått tilsagn om finansiering fra Husbanken under forutsetning av at Halden kommune har tildelingsrett til boligene. Når det gjelder vilkår om igangsetting og ferdigstillelse, er dette primært for å vite at innvilget finansiering blir benyttet. Det kan derfor gis utsettelse når det er behov for dette. Husbanken har følgende kommentar til boligprosjektet: Husbanken har godkjent finansiering for 4 boliger som skal være godt egnet som familieboliger uten at hverken vi eller kommunen vet eksakt hvem og hvor mange som vil flytte inn når prosjektet ferdigstilles. Halden kommune har mange husstander med barn registrert som vanskeligstilte boligsøkere og som trenger hjelp til bedre og tryggere boligforhold. Vi anser de fire boligene ved Damhaugen som godt egnet for barnefamilier og sannsynligvis også et godt utgangspunkt for integrering av de framtidige beboerne i nærmiljøet. Det er i hovedsak flyktninge- og innvandrerfamilier som har behov for store leiligheter (5 roms). Det er en underdekning av denne type boliger i dag, og de som finnes har ofte lav standard og høy leie. Kommunale utleieboliger med mer enn 2 soverom er en sjeldenhet. Sosialtjenesten i NAV har i dag kontakt med 36 familier med mellom 4 og 11 barn. Disse familiene bor i forskjellige typer boliger; egne eide boliger, borettslagsleiligheter, kommunale boliger og ikke minst utleieboliger i det private markedet. Den siste gruppen boliger tilhører i hovedsak en eldre bygningsmasse i kommunens sentrumsnære områder. Den siste tiden har utleieprisene økt betraktelig, og for noen av de største leilighetene er det månedlige husleier på mellom 9000 og For de aller fleste vil egen bolig kommet bedre ut; både i forhold til økonomi, standard og beliggenhet. Imidlertid er det noen grupper som av kulturelle eller religiøse årsaker ikke ønsker å ta opp rentebærende lån. Denne delen av brukergruppen vil derfor i større grad ha behov for å kunne leie leiligheter. For å dekke denne gruppens behov gjennom kommunale boliger, er det derfor behov for å etablere flere større boliger for utleie; noe som ikke finnes i dag. Damhaugen ligger sentrumsnært, det er et godt samarbeid med Os skole som også har god kompetanse på inkludering. NAV har også i samarbeid med Låby skole, et aktivitetstilbud for minoritetsspråklige barn. Tilbudet gis også til barn som ellers ikke ville deltatt i idrettsaktiviteter. Ifht aktiviteter for de voksne, er det heller ikke stor avstand til Halden kommunale kompetanse senter hvor stor del av aktivitetene for nyankomne flyktninger befinner seg. Det er også nærhet til sentrum hvor det i hovedsak er steder hvor de blir tildelt praksisplasser. Ved å få nye og oppgraderte boliger på Damhaugen, vil det bidra til å løfte kvaliteten i området. Viser også til: Nasjonal Strategi for boligsosialt arbeid ( ) BOLIG FOR VELFERD: Regjeringen peker bl.a. på betydning av en særlig innsats for barnefamilier. Side117

118 Alternative løsninger og rådmannens vurdering 1. Kjøp av 2 4 større familieleiligheter på det åpne markedet. Rådmannen er av den oppfatning at i et total bilde, vil en realisering av prosjektet på Damhaugen, slik det skisseres i denne saken, være en god løsning. Subsidiært kan det være et alternativ for kommunen å erverve 2-4 større familieboliger på det åpne markedet og bruke disse til nevnte formål. Man vil da måtte hensynta de skolemessige forholdene som beskrives i saken. Underforstått; de boliger man da kan vurdere som aktuelle må primært sokne til Os skole jfr. ovennevnte redegjørelse. Dette vil kunne begrense betydelig hvilke boliger som er aktuelle for evt. kjøp. Kommunens likviditetsmessige situasjon er i tillegg slik at kommunen, ved valg av et slikt alternativ, må foreta låneopptak i størrelsesorden 8-10 mill for å kunne finansiere kjøpene. Som det er redegjort for i flere sammenhenger, er Halden kommune, som ROBEK kommune, avhengig av å få et slikt låneopptak godkjent av Fylkesmannen. Hovedkriteriet for en slik godkjenning vil bero på hvorvidt kommunen kan sannsynliggjøre at investeringen vil medføre permanente, lavere driftskostnader. Dette er i utgangspunktet meget vanskelig da hensynet som forsøkes ivaretatt i denne saken først og fremst relaterer seg til å dekke et behov som i dag er utilfredsstillende ivaretatt. I tillegg vil det være flere andre funksjoner som også kommunen må følge opp og ivareta ved å eie boliger selv. Jfr. vaktmestertjenester, vedlikehold og avsetninger for framtidige vedlikehold, husleieavtaler, innkreving husleier, prosesser ved mulige varsler/utkastelser. 2. Ny rask kunngjøring invitere igjen private aktører. Dette kan gjøres via en ny konkurranse, der en igjen inviterer private aktører til å beskrive mulige løsninger/modeller for denne målgruppen. Når eventuelle løsningsforslagene foreligger vil det igjen bli en administrativ prosess. Deretter legges saken i sin helhet fram til endelig politiske behandling. Dette var den prosessen, som ble gjennomført sommer/høst Løsningsforslagene anses å ikke være en kunngjøringspliktig anskaffelse pga. anskaffelsens verdi.. Halden kommune foretar imidlertid en frivilling kunngjøring av ønsket prosjekt med sikte på å få flest mulige forslag, og i tillegg å skape gjennomsiktighet og sikre åpenhet i prosessen. Finansieringen fra Husbanken gis direkte fra Husbanken til utbygger, det vises til forskrift av 23. februar 2011 om tilskudd til utleieboliger fra Husbanken. Halden kommunes rolle i forhold til valgte firmaet, vil være at kommunen har tildelingsrett i minst 20 år til boligene i henhold til Husbankens krav for å få finansiering, jf. forskriftens 2, annet ledd. Rådmannens vurdering: Valg av en av de ovennevnte alternative løsningene, vil forsinkeprosessen og skyve ytterligere lenger frem i tid en realisering av prosjektet. Når det gjelder alternativ 1, er rådmannen av den oppfatning at en slik løsning vil kunne medføre betydelige utfordringer knyttet til skolekrets og evt. godkjenning fra Fylkesmannen. Et slikt alternativ anbefales derfor ikke. En ny kunngjøring, slik det skisseres i alternativ 2, vurderes som et bedre alternativ. Begge de to alternative løsningsforslagene vil imidlertid medføre ytterligereforsinkelser knyttet til realisering av prosjektet og legge beslag på administrativ kapasitet. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Kenneth André Johannessen Side118

119 AVTALE Det er i dag inngått avtale om rett til tildeling av bolig til vanskeligstilte mellom Kopperud Utleie 1 AS, org.nr , heretter kalt gårdeier og Halden kommune i følgende eiendom: Eiendommens adresse : Damhaug gata 21 Antall boliger : 4 Bakgrunn, behov og brukergruppe: Leilighetene/boligene skal prioriteres flyktninger, vanskeligstilte husstander med barn, unge i etableringsfasen, personer med svak økonomi og personer som ellers kvalifiserer for å søke boligtilskudd. (Opplistingen er ikke uttømmende.) Finansiering: Forutsetning for inngåelse av avtalen er at det innvilges lån og tilskudd fra Den Norske Stats Husbank slik at husleien til den enkelte leietaker blir lavest mulig. Økonomiske forpliktelser: Kommunen har ingen økonomiske forpliktelser for husleie eller andre kostnader hva gjelder utleide eller ikke utleide leiligheter i prosjektet. Dette er gårdeiers fulle ansvar. Eventuell inndrivelse av utestående, samt eventuelt andre økonomiske krav som kan oppstå som følge av leietakers mislighold er gårdeiers fulle ansvar. Drift av eiendommen og beregning av husleien: Bygget og leilighetene skal til en hver tid være forsvarlig vedlikeholdt og i samsvar med krav fra offentlige myndigheter. Gårdeier skal drifte eiendommen på en økonomisk forsvarlig måte. Driften skal skje på ikkekommersiell basis. Boligtilskuddet skal uavkortet benyttes til å redusere låneopptaket for derigjennom å kunne tilby tilsvarende reduksjon i husleien. Det skal fremkomme av husleieberegningen at leien ikke skal dekke mer enn nøkterne driftskostnader, avsetninger til fremtidig vedlikehold av bygningsmassen, samt renter og avdrag på lånet i Husbanken (nedbetaling over 40 år). Kommunen skal ha kopi av budsjettet og regnskaper for å kunne kontrollere at avtalen overholdes. Leieprisen for hver enkelt boenhet skal ikke overstige kr ,- pr mnd på ferdigstillelsestidspunkt. Leien reguleres årlig iht. konsumprisindeksen, første gang Tildeling av boligene: Kommunen har rett til å tildele alle boligene for en periode på 20 år regnet fra utbetalingsdato for tilskuddet. Ved denne periodens utløp skal det ha vært forhandlet om ny avtale. Frist for inngåelse av en slik forlengelse er et år før første 20-årsperiode utløper. Dersom kommunen ikke har tildelt leiligheten/boligen til ny leietaker innen 4 uker etter at gårdeier har gitt beskjed om at boligen er ledig, gis gårdeier selv rett til å fremskaffe leietaker. Leilighetene kan i disse tilfellene leies ut for en kort periode til personer som ikke er i den primære målgruppen. Leieperioden kan settes til 2 x 3 mnd. Det skal først inngås leiekontrakt for en periode på 3 mnd, hvor det deretter sjekkes om det er aktuelle søkere innenfor de prioriterte gruppene. Er det ikke det, kan det gis en ny kontrakt på 3 måneder. Dette må avtales med Husbanken hvis ikke tilskuddet skal falle bort. Kommunen vil medvirke til at alle tildelinger fremmer et godt bomiljø. Side119

120 Etter at kommunen har tildelt boligen, har gårdeier ansvaret for inngåelse av leiekontrakt og forvaltning. Det forutsettes at kommunen på vanlig måte stiller garanti for 3 måneder ubetalt husleie. Kommunen skal varsles om vesentlig mislighold og eventuelle utkastelser. Både gårdeier og kommunen skal underrette Husbanken om boliger som ikke blir leid ut som forutsatt. Ekstraordinært vedlikeholdsbehov Ekstraordinært innvendig vedlikehold, som følge av i uønsket adferd fra leietakere, dekkes ikke av løpende husleie. (Skade og slitasje utover normal elde og slitasje.) Slike skader meldes fra utleier til Halden kommune v/ (boligkontakt), eventuelt fra Halden kommune v/ (Boligkontakt) til utleier. Utbedring av slike skader er primært leietakers ansvar. Halden kommune stiller garanti på inntil 3* mnd husleie, for finansering av utbedringer i forhold til dette. (Gjelder i forhold til de beboere Halden kommune tildeler boliger til.) Tiltak skal igangsettes innen i mnd etter registrering av skade. Skaden vurderes av ekstern takstmann, dersom det er uenighet om skadens omfang (pris og tiltak). Forkjøpsrett Ved salg har kommune forkjøpsrett til boligene på ellers like betingelser. Forkjøpsretten må gjøres gjeldene innen 3 uker fra skriftlig varsel er sendt rekommandert til Halden kommunen v/eiendomsavdelingen. Oppsigelse: Partene kan si opp herværende avtale dersom avtalen misligholdes. Oppsigelsestiden er da 1 mnd. Partene kan si opp avtalen dersom behovet for denne type boliger skulle bli endret. Oppsigelsestiden er da 6 mnd. Tinglysning Denne avtale skal tinglyses som en heftelse på gnr 66/bnr 391 i Halden kommune, og kan kun slettes med kommunen og Husbanken sitt samtykke. Forbehold Avtalen signeres med forbehold om politisk godkjennelse. Sted/ dato: Sted/ dato:, / , / Sign. Halden kommune Sign Kopperud Utleie 1 AS Side120

121 Side121

122 Side122

123 Side123

124 Side124

125 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Elin Cathrine Hagen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2014/ Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester 2014/ Formannskapet 2014/ Kommunestyret 2014/ Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Utsendte vedlegg 1 Fellesinntekter 2 NAV 3 Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner 4 Undervisning og oppvekst 5 Helse og omsorg 6 Teknisk 7 Kultur og idrett 8 Økonomirapport pr. enhet 9 Investeringsprosjekter 10 Gjeldsportefølgerapport 11 Sykefravær 12 Vedtaksrapport 13 Vedtaksrapport - iverksatte vedtak Ikke utsendte vedlegg Økonomirapport pr. 2. tertial Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Kommunalsjefer, enhetsledere og økonomikonsulenter. Side125

126 Sammendrag av saken: Fortsatt skjør balanse Økonomirapporten pr. 2. tertial er utarbeidet etter 8 måneders drift i Driften innenfor kommunalavdelingene prognostiseres til netto -10,16 mkr. Det er fortsatt en skjør balanse når alle områdene ses under ett dersom formannskapets konto disponeres til å dekke merforbruk i kommunalavdeling undervisning og oppvekst som følge av avklaringen i forhold til beregningen av pensjon i tilskuddet til private barnehager. Driften i kommunalavdelingen forøvrig er i pluss. Vedtak og alle tiltak er tilnærmet 100 % effektuert. Nedgang i årsverk Siden desember 2013 har totalt antall årsverk blitt redusert med 67,6. Dette vises også ved at det har vært en nedgang i brutto lønn eksklusiv pensjon og arbeidsgiveravgift, og uten korrigering for lønnsoppgjør. I perioden desember 2013 til august 2014 var denne reduksjonen på 9 mkr, sammenliknet med samme periode året før. Usikre momenter I tillegg til nedgang i skatteinntekter, er det er fortsatt usikkerhet knyttet til prognosene på NAV. Grunnen til usikkerheten på NAV er nye statlige føringer for økonomiske sosialhjelp og økt antall brukere i løpet av sommeren. Nivået på tilskuddet til private barnehager og utfallet av klagebehandlingen av eiendomsskatten til Norske Skog, har i tidligere prognoser blitt omtalt som usikre elementer. Disse forholdene er nå avklart og det blir totalt en økning i utbetalingen av tilskuddet til private barnehager på 14,7 mkr og en økning på tilbakebetalingen til Norske Skog på 1,2 mkr i forhold til hva som har vært inkludert i tidligere prognoser. Til tross for dette er det fortsatt en skjør balanse i økonomirapporten pr. 2. tertial. Kommunalavdeling helse signaliserer en reduksjon i sykepengerefusjoner målt mot nivået pr august Reduksjon i antall ansatte i sektoren kan være en mulig årsak. Dette forholdet hensyntas ikke tallmessig i denne rapporten. Rådmannen vil imidlertid i økonomirapporten for september være i stand til å angi mer presist hvorvidt sykepengerefusjonen for kommunalavdelingen må nedjusteres. Budsjettdisiplin Rådmannen har stort fokus på gjennomføring av vedtatte kostnadsreduserende tiltak og budsjettdisiplin. I økonomiarbeidet styrer alle ledernivåer stramt, og det forventes at dette arbeidet skal gi ytterligere positive økonomiske effekter. Brukere av tjenester skal skjermes i dette arbeidet så langt det er mulig. Styringsindikatorer Halden kommune har kommet et godt stykke på vei mot en helthetlig styring gjennom måling av styringsindikatorer. Kommunalavdeling teknisk leverer gode resultater i forhold til effektiv saksbehandling. Målet er en god og effektiv tjeneste til kommunens innbyggere, noe resultatene for 1. og 2.tertial understreker. Rådmannens innstilling: 1. Økonomirapporten tas til etterretning. 2. Det foretas en budsjettendring på 10 mkr fra Formannskapets konto til kommunalavdeling undervisning og oppvekst for å dekke merutgifter knyttet til tilskudd til private barnehager. Side126

127 Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Ellen Simensen (AP) og Roy Eilertsen (SV) fremmet forslag til vedtak: Tidligere vedtak som kommunestyrets flertall har vedtatt og som ikke lar seg gjennomføre, utredes av rådmann til neste økonomirapport. Merinntektene kommunen har fått etter kommunestyrets møte 8. mai i sak 2014/44 anvendes ikke for saldering av budsjettet, men andre tiltak fremmes i den sammenheng. Dette skal være tiltak som ikke øker driftsvolumet. Else-Kathrine Hveding (H) fremmet rådmannens innstilling. Ved votering ble forslagene fra Hveding og Simensen/Eilertsen satt opp mot hverandre. Forslaget fra Simensen/Eilertsen fikk 2 stemmer (AP, SV) og falt. Rådmannens innstilling vedtatt. Vedtak: 3. Økonomirapporten tas til etterretning. 4. Det foretas en budsjettendring på 10 mkr fra Formannskapets konto til kommunalavdeling undervisning og oppvekst for å dekke merutgifter knyttet til tilskudd til private barnehager. Saksprotokoll i Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Behandling: Per Kristian Dahl (AP) fremmet forslag til vedtak: Tidligere vedtak som kommunestyrets flertall har vedtatt og som ikke lar seg gjennomføre, utredes av rådmann til neste møte. Merinntektene kommunen har fått etter kommunestyremøte 8. mai i sak 2014/44 anvendes ikke for saldering av budsjettet, men andre tiltak fremmes i den sammenheng. Dette skal være forslag som ikke øker driftsvolumet. Sverre Stang (V) fremmet forslag til vedtak: Økonomirapporten tas til orientering. Ved votering over forslag fra Stang ble dette enstemmig vedtatt. Ved votering over forslaget fra Dahl fikk dette 4 stemmer (AP, PP, FrP) og falt. Vedtak: Økonomirapporten tas til orientering. Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Side127

128 Anne-Kari Holm (SP) fremmet rådmannens innstilling. Per Kristian Dahl (AP) fremmet forslag til vedtak: Tidligere vedtak som kommunestyrets flertall har vedtatt og som ikke lar seg gjennomføre utredes av rådmann til neste møte. Merinntektene kommunen har fått etter kommunestyremøte 8. mai i sak 2014/44 anvendes ikke for saldering av budsjettet men andre tiltak fremmes i den sammenheng. Dette skal være forslag som ikke øker driftsvolumet. Ved votering fikk forslaget fra Dahl 7 stemmer (AP, SV, FrP) og falt. Forslaget fra Holm vedtatt. Vedtak: 5. Økonomirapporten tas til etterretning. 6. Det foretas en budsjettendring på 10 mkr fra Formannskapets konto til kommunalavdeling undervisning og oppvekst for å dekke merutgifter knyttet til tilskudd til private barnehager. Saksutredning: Bakgrunn 1. Generelt Kommunestyret vedtok i budsjettet for 2014 «( ) 5. Rådmannen skal påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer månedlig sektorenes økonomi, samt framdrift på innsparing og andre tiltak til formannskapet og kommunestyret. ( )» Rådmannen fremlegger med dette økonomirapporten pr. 2. tertial Driften innenfor kommunalavdelingene samlet sett prognostiseres til balanse ved utgangen av året. En forsinket effekt av nedbemanningsprosjekt kompenseres samlet sett med andre reduksjoner og inntektsøkninger. 2. Årsprognose pr. 2. tertial Tabellen under viser de enkelte budsjettområdenes status i forhold til budsjett pr. utgangen av august. Prognose pr. august Prognoseavvik pr. august Tall i mkr Budsjett Fellesinntekter , ,64 0,29 Sentral/ Felles 106,58 102,34 4,24 NAV 51,79 58,39-6,60 Undervisning og oppvekst 568,16 578,21-10,05 Helse og omsorg 579,97 576,22 3,75 Teknisk 56,22 59,63-3,41 Side128

129 Kultur 41,52 39,91 1,61 Totalt -0,10 10,06-10,16 3. Kommentarer til prognosen og prognoseendringer For utdypende kommentarer til kommunalavdelingenes prognoser vises det til vedlagte rapporter fra kommunalavdelingene/-områdene. Under kommenteres de største enkeltårsakene til endringene i prognosen innenfor respektive kommunalavdelinger/-områder. Fellesinntekter Fellesinntekter består av skatt, rammetilskudd og statlige kompensasjonsordninger knyttet til tidligere investeringsprogram innenfor helse og skole. Videre består området av finansutgifter og -inntekter, eiendomsskatt, avskrivninger og inndekning av tidligere års merforbruk. Fellesinntektene er i økonomirapporten pr. 2. tertial nedjustert med 0,8 mkr fra forrige rapportering som følge av klagenemdas behandling av eiendomsskattesaken vedrørende Norske Skog. Avsetningen i prognosen for 2014 har tidligere vært 4,6 mkr, tilsvarende avsetningen i regnskapet for Behandlingen i klagenemda medfører en reduksjon i eiendomsskatten fra selskapet med 5,0 mkr årlig. Den reduserte eiendomsskatten gjelder fra og med Differansen mellom utfallet av behandlingen og avsetningen er derfor 0,4 mkr pr. år, totalt 0,8 mkr for 2013 og I tillegg er prognosen for eiendomsskatt oppjustert med ca 1 mkr ut i fra fakturering for 3. termin, det er derfor en netto forbedring på fellesinntekter med ca 0,3 mkr. NAV Årsprognosen utgjør 58,4 mkr og gir et negativt prognoseavvik på 6,59 mkr. Dette er en forverring fra forrige rapportering med 0,95 mkr, og skyldes i hovedsak: - Oppjustering av prognosen for sosialhjelp på grunn av økning i antall mottakere med 2,72 mkr - Oppjustering av inntektene knyttet til bosetting av flytninger med 1,4 mkr - Mottatte prosjektmidler til prosjekt vedrørende barnefattigdom lagt inn i prognosen med 0,7 mkr Sentral/felles Årsprognosen utgjør 102,27 mkr og gir et positivt prognoseavvik på 4,3 mkr. Endringen fra forrige måned er i hovedsak knyttet til en innstramming av prognosene på alle områder. Det som er mulig å utsette, utsettes inntil videre etter en streng prioritering. Dette vil i enkelte tilfeller kunne påvirke overholdelse av frister i forhold til saksbehandling. Rådmannens avsatte midler til omstilling er trukket tilbake og kun et minimum avsatt til pågående nedbemanningsprosesser gjenstår. I tillegg er det lagt inn en forventning om utbetalingen av skjønnstilskuddet på 0,7 mkr som utløses fra Fylkesmannen når økonomiplanen er godkjent. Kultur Årsprognosen utgjør 39,9 mkr en prognoseendring siden julirapporten på kr 0,46 mkr. Prognostisert positivt avvik pr utgjør 1,6 mkr. Det vesentligste av avviket skyldes besparelser på lønn, mens forbedringen fra juli først og fremst skyldes at området holder igjen forbruk av andre driftsutgifter. Undervisning og oppvekst Årsprognosen utgjør 578,2 mkr og gir et negativt prognoseavvik ved utgangen av året på 10 mkr. Sett i forhold til julirapporten, er nå tilskuddet til private barnehager økt med 14,7 mkr, som relaterer seg til både 2013 (7,1 mkr) og 2014 (7,6 mkr ). Dette som følge av Side129

130 Kunnskapsdepartementets beslutning i brev av 15.08, der de stadfestet Utdanningsdirektoratets vedtak om at «Sarpsborg-modellen» ikke var en akseptabel måte å beregne tilskudd til ikkekommunale barnehager på. Dette er en sak av prinsipiell karakter som er løftet opp på nasjonalt nivå og som følges opp av rådmannen. Utover ovennevnte viser området en positiv utvikling, først og fremst som følge av sammenslåingen av Iddevang og Øberg til Idd skole, men også som følge av bemanningsreduksjoner i tråd med tiltakene for Helse og omsorg Årsprognosen utgjør 576,2 mkr og gir et positivt prognoseavvik på 3,7 mkr. Prognosen for netto lønn og andre driftsutgifter øker med brutto lønnskostnader øker med om lag 2,3 mkr, mens inntekter øker med 6 mkr. Prognostisert inntektsøkning kommer i vesentlig grad som følge av at forbruket knyttet til ressurskrevende brukere er stabilt høyere enn det inntektsestimatet så langt har vært vurdert til det vil si at vi får dekket en større andel av kommunalavdelingens utgifter. Gjennomgang av sykepengeinntekter i kommunalavdeling helse og omsorg pr. august 2013 vs august 2014, viser at kommunalavdelingen i år har fått 2,1 mkr mindre i sykepengeinntekter sammenlignet mot fjoråret. Det vurderes at dette henger sammen med den omtalte reduksjonen i årsverk i sektoren; med andre ord, det er færre ansatte på jobb. Dette forholdet hensyntas ikke i denne rapporten. Rådmannen vil imidlertid i økonomirapporten for september være istand til å angi mer presist hvorvidt sykepengerefusjonen for kommunalavdelingen må nedjusteres. Teknisk Årsprognosen utgjør 59,6 mkr og gir et negativt prognoseavvik på 3,4 mkr. Dette er en forverring fra forrige prognose på 0,9 mkr, og skyldes flere forhold innenfor alle artsgrupperinger. Største delen av samlet prognoseavvik skyldes i hovedsak utgifter utover det budsjetterte innenfor eiendom relatert til husleier. I oppfølgingen av indikatorene rapporterer teknisk om en effektiv saksbehandling gjennom at det i all hovedsak er full måloppnåelse på behandling av saker innenfor gjeldende tidsfrister. 4. Lønnsutvikling Av kommunens driftsbudsjett på tjenesteområdene utgjør andel lønn inkl. sosiale utgifter 89,17 %. Kontroll over kommunens utgifter kan derfor bare oppnås gjennom en kontroll over bruk av lønnsmidler. Tabellen under viser forbruk på fast og variabel lønn under respektive kommunalavdelinger/-områder, og hvordan disse er forbrukt i forhold til periodisert budsjett, samt prognose. Artsgruppe 10 Lønn til fast ansatte, også tillegg som kveld, helg, natt, helligdag Artsgruppe Variabel lønn som vikarutgifter, ekstrahjelp og overtid Artsgruppe 70 Fast lønn vedlikehold (hovedsakelig knyttet til fordelingskapitler) Side130

131 Omr. Artsgr. Artsgrp.navn Akk.regn Periodebudsjett Budsjett Prognose Sentral/felles Periodisert avvik Avvik årsprognose 10 Fastlønn Variabel lønn Undervisning og oppveskt 10 Fastlønn Variabel lønn Helse og omsorg 10 Fastlønn Variabel lønn Kultur 10 Fastlønn Variabel lønn Teknisk 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Halden Kommune 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Halden kommune har fra desember 2013 hatt en samlet reduksjon på 67,6 årsverk, jfr. pkt. 8 Årsverk. På grunn av økninger i pensjon og lønnsoppgjør er det ofte vanskelig å se nedgangen i det totale lønnsbildet. I tabellen under er det tatt hensyn til lønnsutbetalinger i perioden desember 2013 til og med august 2014, og tilsvarende for året før. Pensjon og arbeidsgiveravgift er ikke med, men lønnsoppgjøret i 2013 er med som en økning i 2014 tallene. Selv om lønnsoppgjøret er med viser tabellen under at det har vært en nedgang i lønnsnivået sammenliknet med samme periode året før. Tabellen viser en nedgang på 9 mkr uten korrigering for lønnsoppgjøret. Reell nedgang er derfor større dersom det tas hensyn til lønnsoppgjøret. Regnskap Desember 12- August 13 Desember 13 - August 14 Endring Fast lønn Vikarer, ekstrahjelp og overtid Annen lønn Totalt Oppsummering av prognose og avvik ifht budsjett Økonomirapport eks. VAR og havn Periode 08/14 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Fellesinntekter Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Side131

132 Andre inntekter Sum Usikre elementer i prognosen Eiendomsskatt Uenigheten vedrørende utmåling av eiendomsskatt for Norske Skog Saugbrugs er avklart. Utskrivingen av eiendomsskatt til Norske Skog er redusert med 5 mkr årlig. Det ble avsatt 4,6 mkr i regnskapet for 2013 og det samme beløpet har vært hensyntatt i prognosen for Reduksjonen ble på 5 mkr årlig. I tillegg kommer renter på for mye betalt for 2013 samt de to første terminene i Skatteinntekter Skatteinntekter nasjonalt sett faller ytterligere. I prognosen er det tatt hensyn til en svikt på 3 mkr i tillegg til det som fremkommer i revidert nasjonalbudsjett, dette tilsvarer en vekst på 2,3%. Inntektene er dermed justert ned 8 mkr fra opprinnelig budsjett. Skatteinngangen fortsetter imidlertid å synke på nasjonalt nivå, pr. august var veksten på nasjonalt nivå på 2,2 % i forhold til samme periode i fjor. Veksten i skatteinntekter er dermed betydelig lavere enn anslaget i revidert nasjonalbudsjett som var på 3,0%. Rokke avfallsanlegg Priser for tjenester renovasjonsordningen får av Rokke Avfallsanlegg er under rekalkulering. Dette vil kunne influere på overskuddet ved Rokke Avfallsanlegg. Videre er den delen av driften ved Rokke Avfallsanlegg som knytter seg til næringsavfall (alt annet enn husholdningsavfall) skattepliktig virksomhet fra Dette betyr at det skal svares skatt at alt overskudd. 7. Likviditet Grafen under viser bruk av trekkrettigheten i perioden juni august: Likviditetsutvikling Saldo Trekkrettighet Som følge av økte inntekter knyttet til refusjonsordningen for ressurskrevende brukere på 26,7 mkr ifht budsjett, samt innbetaling av 15,2 mkr fra Nordby Köpcenter har ikke presset på likviditeten vært så stor som tidligere antatt, men vi ser allikevel at det var brukt nærmere 300 mkr etter lønnsutbetalingen i august. En normal måned med lønnsutbetalinger ligger på ca. 75 mkr. Side132

133 8. Årsverk. Sentral/felles inkl. Nav kommunal del Undervisning, oppvekst og kultur Helse og omsorg Teknisk Totalt Årsverk faste Årsverk Engasjement Årsverk Vikar Totalt pr. september Totalt årsverk pr. desember Endring 110,4 2,0 1,0 113,4 109,2 4,2 632,5 11,9 27,0 671,3 617,0 54,3 798,2 5,3 11,7 815,2 917,6-102,4 148,3 1,0 0,0 149,3 173,0-23,7 1689,3 20,2 39,7 1749,2 1816,8-67,6 Samlet vurdering Reduksjonen årsverk fra desember 2013 til september 2014 utgjør 67,6 årsverk. Det vil komme en nærmere forklaring til tabellen til kommunestyrets behandling. 9. Sykefravær Fraværet for Halden kommune er redusert fra kvartal fra 10,3 % til 9,1 %. I 1. kvartal var fraværet på samme nivå som i 2013, mens det i 2. kvartal ligger 0,3 % lavere enn i Med unntak av sentral felles har alle kommunalavdelinger og Nav kommunal del redusert fraværet fra 1. til 2. kvartal. Langtidsfraværet er hovedutfordringen og økte fra 5,8 % i 1. kvartal til 6,0 % i 2. kvartal. Fra 1. juli 2014 ble sykefraværsrutinene forenklet. Vi håper det bidrar til mer fokus på oppfølgingsarbeidet i avdelingene. Vi har spesielt fokus på arbeidssteder som har høyt fravær over tid, og de som er berørt av nedbemanning. Oversikt over sykefraværet pr. juli er vedlagt økonomirapporten. 10. Styringsindikatorer Halden kommune har som beskrevet i budsjettet for 2014 og økonomirapporten pr. 1. tertial startet arbeidet med å følge opp aktiviteten med styringsindikatorer i tillegg til bruk av bevilgninger. Hensikten er som tidligere beskrevet å sikre gode tjenester og samtidig identifisere fremtidige utviklingsområder. Arbeidet med styringsindikatorer vil være et kontinuerlig arbeid og vi er fortsatt bare i oppstartsåret. Rådmannen vil i budsjettarbeidet for 2015 videreføre arbeidet med styringsindikatorene som en del av «helhetlig styring» og arbeidet med rådmannens internkontroll. Rapporteringen pr. 2. tertial viser at de fleste tjenestene er i samsvar med målsettingen. Som eksempel nevnes at tjenesten for hjemmehjelp har nådd målsettingen om 75% ATA (ansikt- tilansikt tid) og innenfor barnehagene har hele det pedagogiske personellet godkjent utdanning. Alle byggesakene er så langt i 2014 behandlet innenfor 12- ukersfristen. Det må imidlertid målrettet jobbing til for å nå resultatene på flere av indikatorene. Dette arbeidet følges opp i kommunalavdelingene. Oversikt over måloppnåelse på styringsindikatorene finnes i de respektive kommunalavdelingenes rapporter. 11. Vedtaksoppfølging Side133

134 Systemet for vedtaksoppfølging videreutvikles. Dette benyttes aktivt i organisasjonen for å sikre oppfølging av politiske vedtak og for å synliggjøre behovet for nødvendige prioriteringer. Vedlagt saken ligger to rapporter i forhold til oppfølging av vedtak. En med vedtak som er «i arbeid» og en med vedtak som er ferdigbehandlede. 12. Investeringsprosjekter Investeringsbudsjettet for 2014 er lavt i forhold til tidligere år. Det er i hovedsak investeringer i vann- og avløpsprosjekter som gjennomføres. Hovedplanen for vann- og avløp danner grunnlaget for prioriteringene som er gjort i budsjettet. Vedlagt følger en oversikt over fremdriften på investeringsprosjektene. 13. Finans Halden kommune har ved utgangen av august et lånevolum på 1,73 mrd til eksterne långivere eks. startlån og pensjonsforpliktelser. Andelen fast rente er på 63%, det vil si rentebindingstid lenger enn ett år. Gjennomsnittlig rentebindingstid for porteføljen er på 3,4 år. Den høye sikringsgraden innebærer mindre renterisiko og en lav usikkerhet knyttet til rentekostnadene den nærmeste tiden. Det er en god spredning av sikringene ut i tid, noe som også reduserer renterisikoen og det er ingen enkeltlån som utgjør en stor del av porteføljen. Finansreglementet legger opp til at andel fast rente maksimalt skal utgjøre 75% av porteføljen og at rentebindingstiden til enhver tid skal være mellom to og fire år. Dagens portefølje er innenfor begge disse kravene. 14. Rådmannens fokus Rådmannen har sterkt fokus på gjennomføring av kostnadsreduserende tiltak og budsjettdisiplin. Samtidig er det fokus på rett kvalitet og forutsigbarhet i forhold til innbyggerne. KOSTRA- og tjenestegjennomgang med Agenda Kaupang. Nedbemanning. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Roar Vevelstad Side134

135 Periode 14/08 Økonomirapport Fellesinntekter Periode Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Rammetilskudd Skatt inntekt/formue Skjønnstilskudd 0 0 Kompensasjonstilskudd Sum Statstilskudd Eiendomsskatt "Verk og bruk" Eiendomsskatt "Annen fast eiendom" Sum Eiendomsskatt Momskompensasjon investeringsregnskapet Overføring investeringsregnskapet Sum netto mva-kompensasjon Renter løpende lån Renter formidlingslån Renter driftskonto Andre finanskostnader Avdrag lån Sum finansutgifter Renter bankinnskudd fond Renter utlån Utbytte fra selskaper Sum finansinntekter Motpost avskrivninger Andre inntekter Sum Ekstraordinære poster Underskuddsdekning Avsetning til/ bruk av bundne fond Avsetning til/ bruk av disposisjonsfond Sum disposisjoner Sum Fellesinntekter Side135

136 Kommentarer til avvikene: Sum Statstilskudd Rammetilskuddog skatteinngangberegnesut i fra prognosemodellentil KS. Skatteanslagetfor 2014ble nedjustert fra en anslått vekstpå 3,7%til 3,0%i revidert nasjonalbudsjettsomble lagt frem i mai. Skatteinngangenpr. juni viseren ytterligere nedgangmed en vekstpå landsbasispå 2,3%for periodenfra januartil juni. I prognosener det beregnet at vekstenvil være 2,3 %på landsbasisfor heleåret. Sum Eiendomsskatt Prognosenfor eiendomsskatttotalt er justert ned med 800 kkr somfølge av klagenemndasbehandlingav eiendomsskattesakenknyttet til Norske Skog. Prognosener samtidigjustert for nye eiendommerog tomter har derfor totalt sett et positivt avvikpå 294kkr. Sum finansutgifter Det forventespr. utgangenav augustat finansutgiftene blir omtrent som budsjettert. Sum finansinntekter Finansinntektenebestårav utbytte fra ØstfoldEnergi og renteinntekter på utlån. Et utbytte fra Gjensidigestiftelsenpå 581 kkr gjør at prognosenfor finansinntekteneer høyereenn budsjettert. Disposisjoner Det er i prognosenforutsatt en inndekningpå 9,4 mkr av det akkumulerte merforbruket. Dette er tilsvarendebudsjettert inndekningfor 2014.Det er forutsatt at 4,4 mkr av inndekningengjøresved bruk av disposisjonsfondi henholdtil budsjett. Sum Fellesinntekter Fellesinntektenevisertotalt sett en merinntekt på 290 kkr. Side136

137 NAV NAV 08/14 Regnskap Budsjett Avvik Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Kommunale indikatorer i målekortet Januar Februar Mars April Mai juni juli August Samlet antall mottagere av økonomisk sosialhjelp Antall mottagere med økonomisk sosialhjelp som hovedinntekt. Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp under 25 år Saksbehandlingstid ant dager Antall personer i (KVP) kvalifiseringsprogram Sykefravær totalt for stat og kommune ,5% 5,9% 6,8% 6,8% 6,1 5,5 9,5% 6,2% Nr. Tjeneste Tiltak Økonomisk effekt vedtatt budsjett Status 2. tertial 1. Alle stønadsmottagere under 25 år skal avklares ifht «arbeid først». Aktivitet fremfor passive stønader. Hindre rekruttering av nye stønadsmottagere på sosialhjelp. Tilgang på flere praksisplasser både i Halden kommune og andre bedrifter i Halden. Benytte statlige tiltaksmidler Stønadsmottagere som har mottatt stønad mer enn 3 år, vurderes på Rett ytelse. Avklaringstiltak, arbeidsavklaringspenger. Varig statlig ytelse, eller aktivitet for å vurdere arbeidsevnen Flere brukere i aktivitet ved Pedalen og utvidelse med Jobbsentral. Utvide Pedalen med jobbsentral (Lavterskeltilbud) ved Pedalen i regi av Kirkens Bymisjon Fortsatt personer inn i KVP(kvalifiseringsprogrammet) 40 personer i løpet av 2014 vil delta i -200 KVP programmet. 50 Kommunen tildeles statlige overføringer (rammetilskudd). Sum reduksjonstiltak i kroner Side137

138 Netto lønn: Lønnsutgifter viser balanse for lønn ansatte, men et noe merforbruk på KVP(kvalifiseringsprogrammet). Dette er et viktig program for langtidsmottagere av sosialhjelp. Flere av de som er i KVP program, utfører arbeidsoppgaver både for kommunene og i det private. tertial. I svangerspaspermisjoner og prosjekter, er det ansatt 5 personer fra kommunen som er i omstilling inn i disse vikariatene ved NAV Halden. Andre utgifter: Når det gjelder økonomisk sosialhjelp er dette bruttotall. Inntekter fra refusjon trygd og tilskudd fra IMDI vedrørende bosetting må sees i sammenheng for å få nettoutgifter. Antall brukere på økonomisk sosialhjelp viser et snitt på 417 brukere 2 tertial mot et snitt på tertial. Det har for rapporteringsperioden vist seg at prognosen for bidrag til sosialhjelp ikke holder. Dette til tross for flere tiltak som er iverksatt. Inntektene ved bosetting av flykninger er justert opp, da det er flere som er klare for bosetting i 2014 som vi vil motta tilskudd for i 3. tertial. Denne inntekten er avhengig av at vi får bosatt de 11 som gjenstår for inneværende år. Det har vært en reduksjon i midler til statlige kurstiltak, noe som også har medført merforbruket totalt sett på økonomisk sosialhjelp. Brukere med spesielt tilpasset innsats, skal ha mer bistand for å komme i aktivitet. Andre inntekter: Prognosen for inntekter baserer seg på tilskudd ved bosetting av flyktninger, refusjon trygdeytelser, refusjon lønn NAV leder og sosialrådgiver videregående skole. I tillegg er NAV Halden innvilget prosjekt midler fra Arbeids og Velferdsetaten med til sammen 1,1mill. Av langtidsmottagerne er det flere som har utfordringer med å komme inn på arbeidsmarkedet. Det er også denne gruppen det er viktig å jobbe videre med for å sikre at de får «rett ytelse» For å få avklart flere brukere av økonomisk sosialhjelp til arbeid, brukes statlige midler til tiltak. Det er også viktig å merke seg at flere brukere er i praksisplass både i Halden kommune og andre arbeidsplasser. Det er ikke slik at de skal erstatte ansatte, men gå ved siden av og lære. Utgifter til økonomisk sosialhjelp innebærer også boutgifter. For å sikre at våre brukere ikke blir hjemløse, påløper det også utgifter til husleierestanser. De som ikke mestrer sin private økonomi kan få hjelp til å forvalte sine inntekter og utgifter. Flere har også det vi kaller for tvungen forvaltning. Vi erfarer at det er mange brukere som ikke mestrer sin bosituasjon. Boligoppfølger i Nav er ansatt gjennom BOSO, sammen med miljøvaktmesterne vil det være et godt bidrag til å skaffe til veie boliger og følge opp de som har utfordringer med å bo. Kommentarer: I NAV jobber vi etter målet «Arbeid først» og har fremdeles vår visjon «vi gir mennesker muligheter». For å møte dette skal vi ha med oss verdiene tilstede-tydelig og løsningsdyktige. Som det fremkommer av tiltakslisten, er det et sterkt fokus på arbeid først for alle brukergrupper, men mange står langt fra arbeid og det er svært viktig at arbeidsgivere stiller opp og tar imot mennesker både til fast arbeid og utprøving. Viktige tiltak og suksessfaktorer: Igangsatt samarbeid med IPAS vedrørende prosjekt Arbeid Først, et prosjekt hvor vi skal øke aktivitet for brukere med økonomisk sosialhjelp. Arbeidsoppgaver i prosjektet vil være oppgaver som kommunen ellers ikke får utført. Oppstart mai og viser at 25 personer har vært gjennom prosjektet som til enhver id har 13 plasser. Kirkens Bymisjon har utvidet driften i Halden, her er det både sykkelverksted, jobbsentral og kafe. Det er etablert 34 arbeid med bistand plasser på statlige midler. Rett ytelse et prosjektarbeid med langtidsmottagere av økonomisk sosialhjelp som har mottatt ytelsen fra 5-20 år. Utredes/avklares mot varig statlig ytelse eller aktivitet. 30 av 60 er avklart. Markedsteamet ved NAV Halden styrkes med en markedskonsulent. Oppgavene vil være en viktig aktør i markedet, arrangere jobbmesser, styrke samarbeid med bedrifter som skal gi oss flere muligheter til å åpne dører til en yrkesaktiv karriere. Side138

139 Prosjektmidler fra FM og arbeids- og velferdsdirektoratet til et forebyggende arbeid. Idrettsaktivitetsprosjekt i samarbeid med barneskoler. 3 barnegrupper med tilsammen 120 barn deltar i fysisk aktivitet 1 g pr uke. Innvilget til en jobbcoach som skal ha tett oppfølging på unge som har utfordringer med å komme seg inn på arbeidsmarkedet. Prosjekt «Mestring gjennom jobben» er i gang og vil samarbeide med ulike enheter i kommunen for å få praksisplasser. Dette skal bidra til at de unge får seg erfaring og kan vise til arbeid på sin CV. Dette er ofte inngangsbilletten til varig arbeid. Ungdomsteamet og sosialrådgiver i vg skole (ansatt i NAV) jobber med å forhindre at elever dropper ut. Styrket samarbeid med oppfølgingstjenesten. Det avholdes «Jobbklubb for unge» under 25 år, og har plass til 20 personer. Halden kommune med voksenopplæringen og NAV er innvilget til et kvinneprosjekt for innvandrerkvinner hvor fokuset bl.a er å styrke norskkunnskaper. Ellers er det økt fokus på tverrfaglig samarbeid som hele tiden står på agendaen. NAV Halden er også med i et prosjekt i samarbeid med IPAS ifht jobb pluss. Dette er et tiltak for personer med psykiske lidelser hvor målet er ut i arbeid. NAV Halden har et spesielt fokus på barnefamilier ihht fattigdomssatsningen. Oppfølging av sykmeldte: Sykefravær totalt for stat og kommune 5,5% 5,9% 8,8% Nav Halden har fokus på oppfølging av sykmeldte. Vi stiller vår enhet til disposisjon for utprøvelse av arbeidsevnen og har i rapporteringsperioden 2 IA plasser. Det er fokus på tilrettelegging på arbeidsplassen, og en tro på at de fleste som er sykmeldte har en rest arbeidsevne. Enheten benytter muligheten til å søke NAV arbeidslivssenter for å få tilretteleggingstilskudd. Side139

140 Sentral/felles Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner 2. tertial 2014 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Avvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Brutto lønn: Pr. 2. tertial er det et negativt avvik på brutto lønn på 1,5 mkr i sentraladministrasjonen. Årsaken til dette er bruk av ressurser til oppgaver i andre kommunalavdelinger som genererer økt inntekt til området. Avviket må derfor ses i sammenheng med det positive avviket på andre inntekter. Refusjoner: Sykepenge- og svangerskapsrefusjoner viser en merinntekt på 0,7 mkr, og må sees i sammenheng med merforbruk på brutto lønn. Netto lønn: Sum av ovennevnte to poster. Andre utgifter: Andre utgifter viser pr. 2. tertial en prognose med et mindreforbruk på 0,5 mkr. Det er gjennomført reduksjoner i alle stabenes prognoser der det er mulig. Det nevnes spesielt at området til rådmannen er redusert og at det gjenstår kun nødvendige midler til omstilling/ nedbemanning. Andre inntekter: Sum av andre inntekter i området prognostiseres med et positivt avvik på 4,6 mkr. Årsaken til avviket er i hovedsak bruk av ressurser til oppgaver i andre kommunalavdelinger som genererer økt overføring til området, refusjoner for utgifter til advokater samt at skjønnsmidler fra Fylkesmannen på 0,7 mkr er tatt med i prognosen. Skjønnsmidlene fra Fylkesmannen mottas når kommunen har fått godkjent en forpliktende plan. Sum område: Området har en positiv prognose på 4,3 mkr, som i sum kommer av nøktern bruk av ressurser, både til personell og andre utgifter. Bl.a kan nevnes at rådmannens prognoser sett i forhold til juli nå er redusert med 1,5 mkr knyttet til omstillingsmidler, opplæringsmidler og juridisk bistand. I siste tertial vil de generelle besparelser som iverksettes kunne gå utover kvalitet, overholdelse av frister og punktlighet i arbeidsoppgaver. Side140

141 Indikatorer: Område Indikator Status 2014 Mål 2014 Politisk sekretariat Andel saker sendt til politiske utvalg senest 8 dager før møtedato 60% 95 % Sentralbord Andel besvarte anrop av totalt innkomne 95% 80 % Kommentar: Sykdom kombinert med ekstra stor arbeidsmengde hos sentrale saksbehandlere er årsaken til avvik på utsendelse til politiske utvalg. Det tilstrebes en forbedring neste periode. Nr. Tjeneste Tiltak Økonomisk effekt Status pr. 2. tertial 1. Overordnet plan Ressurser knyttet til overordnet planoppgaver inkludert folkehelse reduseres. Ressurser benyttes til å få utført andre påkrevde oppgaver. Reduksjon av ressursbruk innenfor området kan foretas gjennom inntektsøkning eller flytting av ressurser Regnskap Reduksjon i årsverk eventuelt i kombinasjon med inntektsoptimalisering, tilsvarende 1,5 årsverk Lærlinger Redusert mottak av nye lærlinger i Næringsliv Redusert støtte til Inkubator og NCE Næringsliv Redusert støtte til Allsang på grensen Motivasjonsmidler Bortfall av bevilgning Sum reduksjonstiltak i kroner Tilskudd prosjektleder folkehelse, fakturering av ressursbruk til andre kommunale enheter, samt omdisponering av ressurser. 2. Inntektsoptimalisering på eiendomsskatt og VARF- områder gjør at tiltaket får enn ytterlige effekt enn budsjettert. 3. 0,5 årsverk er flyttet til andre områder og gir halvårseffekt. Side141

142 Side142

143 Undervisning og oppvekst Økonomirapport Undervisning og oppvekst Periode 08/14 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Avdelingen viser pr 2.tertial et stort negativt avvik i størrelsesorden mkr. Sett opp imot rapporteringen pr juli er dette en klar forverring. Som rådmannen varslet ved forrige rapportering har vi i beregningen av tilskuddssatser til ikke-kommunale barnehager lagt den såkalte «Sarpsborgmodellen» til grunn. Rådmannen mottok Kunnskapsdepartementets beslutning 15.august om at de stadfestet Utdanningsdirektoratets vedtak om at dette ikke var en akseptabel måte å beregne tilskudd til ikke-kommunale barnehager på. Merkostnaden etter Kunnskapsdepartementets beslutning utgjør for Halden kommune en merkostnad/etterbetaling for 2013 på 7,1 mkr og et ekstra tilskudd i 2014 på 7,6 mkr. Totalt 14,7 mkr som gjør stort utslag på artsgruppen «andre utgifter». Når det gjelder all annen drift i kommunalavdelingen styres det stramt og alle vedtak følges lojalt opp og effektueres etter oppsatt plan. Budsjett og regnskap følges tett opp i et nært samarbeid mellom enhetslederne, økonomiavdelingen og kommunalsjef. Kommentarer til avvikene: Brutto lønn: Denne artsgruppen viser et negativt prognoseavvik i størrelsesorden mkr pr 2.tertial. Endringen fra forrige rapportering skyldes lønnsoppgjøret som ble budsjettendret men ikke lagt inn i prognosene pr juli 14. Rammene er trange, og det kreves en stram styring av lønnsmidlene. Vikarkostnadene holdes nede gjennom en stram og kritisk bruk av vikarer ved fravær. Bruk av variabel lønn og ulike lønnsarter er gjenstand for vurdering gjennom høsten. Refusjoner: Denne artsposten viser nesten samsvar mellom årsbudsjett og årsprognose etter reduksjonen tidligere denne sommeren. Netto lønn: Netto lønn viser et negativt prognoseavvik på omlag 2,1 mkr. Endringen fra forrige rapportering skyldes forklaringen om lønnsoppgjøret gitt over. Vi ser at flere av tiltakene som er vedtatt gir effekt på avdelingens samlede lønnskostnader. Reduksjon i antall assistentårsverk, sammenslåing av Iddevang og Øberg skoler samt reduksjon i antall personalmøter i barnehagene mm. Uten dette hadde avviket på netto lønn vært langt større. Side143

144 Artsposten må også sees i sammenheng med langt flere inntektsførte «andre inntekter» enn budsjett. Andre utgifter: Denne artsgruppen viser et negativt prognoseavvik på mkr. Endringen fra forrige rapportering skyldes i all hovedsak utbetaling av tilskudd til ikke-kommunale barnehager i størrelsesorden 14,7 mkr slik som angitt i rapportens innledning. Enhetenes driftsbudsjetter er stramme, og det er lite handlingsrom til læremidler, leker, utstyr og inventar. Avviket mellom for øvrig på snaue 4 mkr skyldes utgifter til skoleskyss samt økte egenandeler på plasserte barn i institusjon er årsaken til de store avvikene. Vi ser også at utgifter til renhold er underbudsjettert. Andre inntekter: Artsgruppen viser et positivt prognoseavvik på omlag 10,7 mkr pr 2.tertial 14. Kommunen får inn større refusjoner knyttet til gjesteelever og andre statlige refusjoner enn først antatt/lagt inn i budsjettet. Kommunen har også hatt langt flere gjesteelever enn hva som var kjent på budsjetteringstidspunktet. Artsgruppen må sees opp imot artsgruppen brutto lønn og andre utgifter. Rapportering på iverksatte tiltak Område Tiltak Årsverk Budsjettert Effekt Barnehage Barnehage Barnehage Skole Skole Stab Skole SFO Optimalisere driften. -10% pr avdeling og omorg i to av barnehagene Spesialpedagogisk hjelp private og kommunale barnehager Reduksjon av antall personalmøter. Kutt i variabel lønn Reduksjon i spesialundervisning Reduksjon i vikarbruk skolene Reduksjon av et årsverk i kommunalsjefens stab Reduksjon i antall assistentårsverk Reduksjon i antall årsverk i styrket SFO tilbud Status pr. 2. tertial 4, Reduksjon i overføringer Våren 14 3, , , , Ikke oppnådd -833 Virkningstidspunkt Side144

145 Skole Sammenslåing av Iddevang og Øberg skoler 4, Indikatorer Område Indikator Status 2014 Mål 2014 Barnehage Andel barn i private og kommunale barnehager som får spesialpedagogisk hjelp 2,50% 2,50 % Barnehage Andel pedagogisk personell med godkjent utdanning % 100,00 % Ikke målt i Barnehage Foreldrenes tilfredshet med barnehagetilbudet 14 5,0 Skole Andel elever med spesialundervisning 8,6% 7,50 % Skole Mobbing i 7. trinn Resultatet foreløpig ikke kjent 1,30 % Skole Mobbing i 10. trinn Resultatet foreløpig ikke kjent 1,20 % Skole Lesing 5. trinn - elever på nivå 2 og 3 69,79% 75,30 % Skole Lesing 8. trinn - elever på nivå 3, 4 og 5 67,46% 70,10 % Skole Overgang fra grunnskole til videregående skole 98,20% 98,20 % Barnevern Andel undersøkelsessaker innenfor tidsfristen 70% 85 % Barnevern Andel barn med tiltaksplan 78,70% 80 % Barnevern Andel barn med omsorgsplan 94% 100 % Barnevern Andel barn i fosterhjem med 4 tilsynsbesøk 85% > 90% Barnevern Andel barn i fosterhjem med 4 besøk av barneverntj. 97,50% 100 % Barnevern Andel barn i fosterhjem med tilsynsfører 85% > 90% Helsestasjon Andel familier med nyfødte som har fått informasjon etter fødsel 100% 100 % Helsestasjon Dekningsgrad vaksinasjon 100% 100 % Haldenskolen har fortsatt lesing som et av sine fokusområder. LeseLos er et verktøy/hjelpemiddel for å støtte elevenes leseutvikling på alle trinn og i alle fag. Det å kunne lese er viktig for å kunne delta i samfunnslivet på en kritisk og reflektert måte, samtidig som det er viktig for egen utvikling. Nasjonale prøver starter opp 17.september og resultatene fra årets prøver i regning, lesing og engelsk vil foreligge samlet i løpet av desember Tilsvarende er det med elevundersøkelsen i regi av Utdanningsdirektoratet. Denne er flyttet fra våren til høsten, og dermed foreligger ingen nye resultater ved rapporteringen pr 2.tertial på indikatoren «mobbing». Målsettingen om andel barn i fosterhjem med 4 tilsynsbesøk og andel barn i fosterhjem med tilsynsfører er utfordrende. Det er eksterne oppdragsgivere som blir rekruttert til disse oppgavene, og vi opplever til tider noe «turnover» ved at folk sier opp og at nye oppdragsgivere må rekrutteres inn. Dette gjør at det er usikkert om vi når målsettingen i år. Det er også viktig for avdelingen å arbeide videre med målsettingen om å øke Side145

146 andelen undersøkelsessaker innen tidsfristen. Dette er forhold som vil ha vår oppmerksomhet videre fremover. Det er flere av målsettingene vi kan glede oss over. Det er viktig for kommunen og våre tjenester at vi har 100% andel pedagogisk personell med godkjent utdanning i de aktuelle stillingene. Og at helsestasjonen leverer tjenester i tråd med sine styringsindikatorer. Side146

147 Økonomirapport pr. August kommunalavdeling helse og omsorg Økonomirapport Helse og sosial Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet GENERELT OM PROGNOSEN FOR AUGUST Vedtatt netto lønnsramme for sektoren er i nytt vedtatt budsjett for 2014 på kr 578,2 mill. Rådmannen har i arbeidet knyttet opp mot økonomirapporten for juli igjen vektlagt en grundig gjennomgang av den enkelte enhets innleverte prognose. Dette gjennomføres i egne møter hvor også økonomiavdelingen er deltagende. For å kunne foreta et pålitelig prognosearbeid, er det sentralt å periodisere årsbudsjettet på en mest mulig presis måte. Særlig innenfor helse og omsorg er en slik prognosering forbundet med betydelig grad av usikkerhet. Sektoren har en svært kompleks drift 24 timer i døgnet, 365 dager i året. Aktivitetsnivået i sektoren er i betydelig grad styrt av forhold som ligger utenfor kommunens kontrollområde. Eksempelvis er helseforetakets utskrivningspraksis, hvor man i stadig større grad ser at kommunen får ansvar for flere oppgaver som tidligere sorterte inn under spesialisthelsetjenesten, samt det faktum at pasienter skrives ut tidligere, forhold som legger et kostnadspress på de kommunale helsetjenester og som gjør prognosearbeidet krevende. Helse og omsorgstjenestene er en personell tung sektor. Ca 90 % av sektorens netto ramme er lønnskostnader. Rådmannen har, for 2014, etter sentrale føringer, lagt inn en lønnsvekst på 3,5 % med 8/12 års virkning. Oppgjøret for kommunesektoren er ikke ferdig men gjennomførte forhandlinger gir signaler om et oppgjør i samsvar med budsjettet. Det er likevel knyttet usikkerhet knyttet til effekten mot den totale lønnsmassen. I prognosen forutsettes det at rammen overholdes. BRUTTO LØNNSUTVIKLING I den situasjonen kommunen befinner seg i, er det viktig å kunne følge utviklingen på bruttolønn løpende. Utviklingen i bruttolønnsbildet over tid gir en indikasjon på om sektoren øker eller reduserer innsatsen på området. Det gjøres oppmerksom på at utviklingen fra måned til måned kan, og skal, være ulik. I en sektor hvor en så stor andel av kostnadene er lønn, er forholdet og utviklingen i pensjon av svært stor betydning. Erfaringsmessig har pensjonstrekket representert en betydelig usikkerhetsfaktor for det endelige regnskapsresultatet. Side147

148 Aksetittel Aksetittel For å gi et mest mulig presist bilde på utviklingen i den direkte brukerrettede aktiviteten, m.ao hvor mye direkte personellinnsats som hver måned brukes i sektoren, kan man se på brutto lønnsutvikling eks. pensjon/arbeidsgiveravgift. På denne måten korrigerer man for ulike pensjonstrekksatser fra år til år og måned til måned, og man får et presist bilde på hvor mye den direkte aktiviteten endrer seg - og hvor stor andel av kostnadsøkningen som skyldes pensjon/arbeidsgiveravgift. Brutto lønn uten pensjon og AGA Brutto lønn uten pensjon og AGA 2013/ / Som det fremkommer av grafen er bruttolønnsutviklingen eks pensjon og AGA i sektoren redusert med 10,5 %. Reduksjon fra kr.48,3 mill. i august 2013 til kr 43,2 mill. i august I samme periode er pensjon og arbeidsgiveravgift økt med kr 93,7 % fra kr 12,7 mill. i august 2013 til kr 24,6 mill. i august Pensjon og AGA / /08 Pensjon og AGA Budsjettet for 2014 inneholder en forutsetning knyttet til at rammen for innleie av vikarer skal reduseres betydelig sammenlignet med tidligere år. Det jobbes konkret og målrettet for å gjennomføre de vedtatte tiltak og forutsetninger som ligger i budsjettet. Ut fra foreliggende regnskapstall finner Rådmannen det riktig å påpeke Side148

149 eksplisitt den usikkerhet som ligger i prognosen for sektoren på denne artsgruppen. Regnskapstallene viser imidlertid at kostnadene innen denne artsgruppen er lavere i 2014 enn tilsvarende periode i 2013 og at forbruket suksessivt går ned. Rådmannen rapporterer for august en bruttolønnsprognose med overforbruk på 4.370` Avgitt rapport pr. juli hadde et bruttolønns avvik på kr `. Det økte avviket siden juli rapporten skyldes merforbruk vikar ferieavvikling som belastes september. Største delen av overforbruket har hovedårsak i manglende effekt av nye innsparingstiltak vedtatt i mai budsjettet. Dette forklares med at innleid juridisk ekspertise vurderer det som nødvendig å bruke noe mer tid enn først antatt på prosessuelle forhold for å kunne gjennomføre juridisk lovlige prosesser knyttet til nedbemanning og oppsigelser. Rådmannen finner grunn til å understreke at prognosen på bruttolønn fremdeles inneholder betydelige usikkerhetsmomenter. REFUSJONER Kommunalavdelingen prognoserer p.t en sykepenge refusjonsinntekt i 2014 tilsvarende budsjett, totalt kr `. Dette er tilsvarende nivå som i 2013 og har sin bakgrunn i at sykefraværsstatistikken for sektoren viser et fravær som er tilsvarende, og delvis noe høyere, enn nivået i Det er samme «struktur» i fraværet; dvs at det er det refusjonsberettigede langtidsfraværet som dominerer. Imidlertid, gjennomgang av sykepengeinntekter pr aug 2013 vs august 2014, viser at kommunalavdelingen i år har fått 2,1 mkr mindre i sykepengeinntekter sammenlignet mot fjoråret. Dette vurderes å henge sammen med den omtalte reduksjonen i årsverk i sektoren; mao det er færre ansatte på jobb. Dette forholdet henyntas ikke i denne rapporten. Rådmannen vil imidlertid i økonomirapporten for september være istand til å angi mer presist hvorvidt sykepengerefusjonen for kommunalavdelingen må nedjusteres. NETTO LØNN: Netto lønn prognoseres for juli med et avvik på kr 4.382`. ANDRE UTGIFTER: Artsgruppen inneholder følgende hovedposter: Medfinansiering samhandlingsreformen, kjøpsavtaler private/asvo, fastlegetilskudd, driftstilskudd fysioterapeuter, kjøp fra byrå, leie/leasing, husleie og strøm. Det prognoseres et merforbruk på kr ` pr. august mot kr.6.404` for juli. Årsaken til det økte avviket skyldes overføring fra staten med midler til rustiltak. De underliggende driftsforhold er uendret fra tidligere og refereres til kjøp fra eksterne. Avviket preges av en etterregning fra Rishaugen Avlastningssenter - gjeldende for 2013, men belastet 2014 regnskapet. ANDRE INNTEKTER Side149

150 Inntektene viseren merinntekt på kr `. Dette har sin årsak i inntektsføring av tidligere års fondsavsetninger samt fondsavsetning til rusprosjektet. Det er også oppjustert inntekt til ressurskrevende brukere med 4.000` til totalt `. I det nye budsjettet, vedtatt i mai, er inntektene knyttet til ressurskrevende brukere justert opp i samsvar med innlevert grunnlag for TILTAK I VEDTATT BUDSJETT FOR 2014 Innarbeidet i prognosen er følgende vedtatte tiltak pr. desember 2013 med følgende effekter Nr. Tjeneste Tiltak Økonomisk effekt vedtatt budsjett Økonomisk effekt Status 1. tertial 1. Sykehjem Reduksjon av 6 korttidsplasser Omsorgsboliger Reduksjon 2 årsverk Søsterveien Saml. Boliger Reduksjon 4 årsverk ledere i samlokaliserte boliger Hjemmesykepl. Effektivisering i hjemmesykepleien Basistjenester Reduksjon 1 årsverk Solheim Dagsenter Koordinerende Sentralisering Sum reduksjonstiltak i kroner NYE TILTAK Nr. Tjeneste Tiltak Økonomisk effekt vedtatt budsjett Økonomisk effekt Status 1. tertial 1. Sykehjem Redusert pleiefaktor Omsorgsboliger Reduksjon av 10 årsverk Saml. Boliger Reduksjon av 17 årsverk Sum reduksjonstiltak i kroner Side150

151 INDIKATORER Område Indikator Status 2014 Mål 2014 Koordinerende fellestjenester Andel med foreløpig svar innen tre uker 99% 100 % Hjemmebaserte tjenester ATA- tid («Ansikt til ansikt tid») 53% 55 % Hjemmehjelp ATA- tid («Ansikt til ansikt tid») 75% 75 % Sykehjem Andel pårørende med planlagt årlig samtale med leder 70% 70 % Sykehjem Andel årsverk m/ fagutdanning 94% 98 % Sykehjem Antall overliggerdøgn Sykehjem Kostnad medfinansiering (mkr) 0,3 1,5 Sykehjem Beleggsprosent 100% 100 % Legevakt Antall klagesaker til pasientombud eller helsetilsynet 1 2 Gjennomgang av måleindikatorene viser at ansatte og ledere i sektoren jobber godt og målbevisst i forhold til å yte effektive og virkningsfulle tjenester. Den direkte brukerrelaterte tiden i kommunens hjemmesykepleie er høy sammenlignet med veldig mange andre kommuner. Det er ytterligere rom for forbedringer, og disse må systematisk tas for å kunne møte en ventet aktivitetsvekst for området. Det er viktig at henvendelser til kommunen og søknader om tjenester blir besvart og håndtert i tråd med forvaltningslovens bestemmelser knyttet til saksbehandlingstid. Mange av sakene er meget kompliserte og tar tid å utrede. Søkere skal allikevel holdes orientert om status og forventet saksbehandlingstid. Det er derfor en målsetting for sektoren at alle henvendelser og søknader besvares innenfor de frister som forvaltningsloven setter. Alle norske kommuner betaler et månedlig akonto beløp til helseforetaket knyttet til medfinansiering. Ordningen er innrettet slik at dersom kommunene, i egen organisasjon, klarer å redusere antall innleggelser på sykehus - gjennom b.la effektiv bruk av ø-hjelpssenger mm, vil innbetalingen knyttet til medfinansiering synke. Kommunen ligger pr idag under det stipulerte beløpet. Det er en målsetting at man ved årsslutt skal ligge totalt 1,5 mill under fastsatt àkonto beløp. Disse pengene vil da kommunen få refundert fra foretaket. Indikatoren som viser overliggerdøgn på sykehus er økende. Det er noe etterslep på denne variabelen og den må forventes økt til neste rapportering. Det er imidlertid slik at i mange tilfeller er det den beste løsningen for både bruker og kommune at man får noe bedre tid til å forberede hjemkomst for pasienter enn den fastsatte utskrivningsdato skulle tilsi. Side151

152 Når det gjelder dekningsgrad på sykehjemmet er den pr tiden ca 95 %. Hovedårsaken til dette er å finne i et noe lavere press på plasser - spesielt korttidsplasser - i sommermånedene. Det er også gledelig å registrere at antall klagesaker fra legevakten er lav sett i forhold til den betydelige aktiviteten som utføres. Side152

153 Teknisk Økonomirapport Teknisk Periode 08/14 Regnskap Årsbudsjett Årsprognse Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Kommentarer til avvikene: Netto lønn: Positivt avvik i brutto lønn pr. 2.tertial skyldes at belastninger knyttet til VA er på etterskudd. Noe høyere prognose på refusjon sykepenger grunnet langtidssykdom ved to av enhetene. Personalsituasjonen vurderes kontinuerlig og det tilstrebes hele tiden å være så kostnadseffektive som situasjonen krever innenfor de rammene sektoren har til rådighet. Handlingsrommet er lite og det er utfordrende å møte de krav og ønsker innbyggerne i Halden har til sektoren. Både forvaltning og drift forsøker å møte dette på best mulig måte innenfor de rammene sektoren har. Det vurderes kontinuerlig behov vedr erstatning for ansatte som slutter eller går av med pensjon/afp. En ansatt gikk av med AFP i august og vil ikke bli erstattet i første omgang. Ytterligere en ansatt i eiendom ble fra 16.8 innvilget ett års permisjon. Stillingen ble lyst ut internt og intern søker fra eiendomsavdelingen har tiltrådt. Dette tilsier en ytterligere kostnadsreduksjon på lønn. Oppgaver vil måtte fordeles på andre ansatte i enheten. Dette er nødvendig for å dekke inn negative avvik i andre deler av sektoren Det vurderes til enhver tid hensiktsmessig bruk av personale også inn på VA-anlegg for gjennomføring av prosjekter. Dette får konsekvenser for driftsenhetens innsats knyttet til vedlikehold på bla annet vei, park, blomster i sentrum med mer. Kravet til et pent sentrum, prydet med blomster m.m. er alltid tilstede. Andre utgifter: Sektoren har pr juli 2014 et prognostisert merforbruk i «andre utgifter» på 7 mkr. Dette er en forverring siden forrige prognose på ca. 1,4 mkr og i hovedsak knyttet til områdene eiendom, brann Side153

154 og forvaltning vei. Her ligger også i hovedsak grunnen til avvik i sektoren generelt. Sektoren har ikke midler til å dekke det behovet som ligger på sektorens ansvarsområde. Årsaker til avvik i «andre driftsutgifter» er i hovedsak knyttet til artene husleie, kommunale avgifter og vei. Dette i tillegg til en betydelig økt aktivitet på brann grunnet skogbranner og flom. Avviket ville vært enda større om ikke flere av enhetene hadde levert positive avvik på samme arter, deriblant Rokke avfallsplass som i andre driftsutgifter leverer et positivt resultat på nær 2 mkr. Andre driftsutgifter utvalgte områder; ( Budsjett, prognose, avvik) Eiendom Forvaltning vei Gatelys Parkering Forvaltning park Brann Flere steder i Halden kommune oppleves det nå at gatelys ikke fungerer. Dette er selvfølgelig en belastning for beboere og mange opplever dette som utrygt og for mange eldre også som vanskelig å komme seg frem. Prognosen for gatelys er noe forbedret siden forrige rapportering, men utfordringene er store utover høsten og det er fortsatt uklart om gjeldende prognose vil stå seg. Videre er det innenfor vedtatte rammer vanskelig å vedlikeholde veier og gater for å sikre god fremkommelighet for alle. Følgene av ekstremnedbørsmengden som kom er ikke ferdig utregnet, men dette vil medføre ytterligere kostnader for sektoren. Videre får sektoren utgifter knyttet til alle byens kulturarrangement. Dette på diverse strakstiltak for gjennomføring, bortfall av parkeringsinntekter med mer. Det ligger ikke midler til dette i budsjett. Budsjett for 2014 er meget stramt på alle områder. I 2013 ble det gjort mange grep for å holde balanse i driften. Dette er videreført og på noen områder strammet ytterligere inn. Veivedlikehold og vedlikehold eiendom er to områder sektoren opplever som krevende økonomisk. Halden kommune har en samlet lengde på 165 km. 143 km har asfaltdekke. Resten er grusveier eller veier med betong/stein. I er det ikke foretatt reasfaltering eller oppgradering av grusveier i kommunen. Pr i dag har Halden kommune et etterslep på veivedlikehold på ca. 29 mkr i henhold til RoSy-rapport for Side154

155 Budsjett 2014 viderefører også et lavt kostnadsnivå på vedlikehold av gang- og sykkelstier, parker- og grøntområder samt idrettsanlegg. Prognose på vedlikehold bygning er nå lagt og tilsier balanse. Vedlikeholdsbudsjett bygning er kr 1,5 mkr - for alle kommunens bygninger. Bygningsvedlikeholdet kommenteres ikke ytterligere her, men konstaterer og opplyser om at kommunen har budsjett tilsvarende 15,- pr m 2 til vedlikehold. Tiltak for å forhindre ytterligere forfall er vurdert til å ha en kostnadsramme på ca. 24 mkr. I 2014 vil det kun bli gjort arbeid som er knyttet til pålegg. Bl.a. i forhold til brannsikringstiltak og ventilasjon. Dette medfører en forringelse av våre bygg og fører til verditap og lavere markedspris ved evt. salg. Videre vil etterslepet føre til store vedlikeholdskostnader i årene som kommer på skolebygg, institusjoner, barnehager med mer. Vi står foran feiring av byjubileum. Det er stort press på teknisk for å kunne bidra i den sammenheng. Statuer skal rehabiliteres, kant- og belegningsstein skal rettes, blomster og trær skal plantes. Teknisk sektor har p.t. ikke midler til dette, men vil gjøre forsøk på å få beskjedne midler inn i budsjett 2015 hvor dette arbeidet og utgifter kan belastes. Deler av arbeidet løses i samarbeid med NAV som har prosjekter knyttet til vedlikehold av statuer og paviljonger pågående. Arbeid som utføres knyttet til alle byens kulturarrangement er nevnt over. Positive arrangement som Allsang, HOG, Tons of Rock, Mat- og havnefestivalen og større idrettsarrangement tilsier også ekstra utgifter for sektoren i form av overtid, utstyr med mer. Det utarbeides en oversikt over disse kostnadene. Andre inntekter: Det er tidligere rapportert negative avvik i forhold til inntektsnivået på Rokke avfallsplass. Inntekt fra renovasjon knyttet til selvkost er kalkulert og ligger nå på i overkant av 6 mkr, et avvik på 1,3 mkr i forhold til budsjett. I tillegg rapporterer nå Rokke om et avvik i inntekt på næringsområdet på ca. 2 mkr. Dette tilsier et avvik i størrelsesorden 3,3 mkr bare på Rokke. Det er mindre aktivitet i markedet og spesielt i forhold til mottak av forurensede jordmasser. Her opplever Rokke en inntektssvikt på nær 2 mkr. Generelle kommentarer til prognosen: Viser til kommentarer over Side155

156 Tiltak for å dekke inn avvik: Det vil på bakgrunn av utarbeidet rapport vedr videre utvikling og drift på Rokke avfallsplass vurderes om det er mulig å øke inntektene i sektoren. Det må vurderes om områder hvor vi dag kjøper eksterne tjenester hageavfall og bortkjøring av slam, skal utføres på Rokke. Dette vil ikke gi Rokke inntekter i samme skala som utgiftene vi har på slam og hageavfall i dag, men vil bedre resultatet i stor grad. I tillegg vil vi eventuelt spare utgifter på VAR. Videre er det ført en svært restriktiv linje på innkjøp. Denne videreføres og strammes ytterligere til, men de følger dette får for vedlikehold og driftsoppgaver på skoler og helse-institusjoner. Under en oversikt over enhetenes prognose pr 2.tertial; Bruttolønn Refusjoner Nettolønn Andre utgifter Andre inntekter Totalt Miljø- og landbruk Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik , , ,88 Eiendom Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik , , ,06 Forvaltning VA Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik , , , Side156

157 Forvaltning vei Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik , , ,36 Gatelys Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Parkering Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Forvaltning park Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Byggesak Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Side157

158 Plan Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Geodata Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brann Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Rokke Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Side158

159 Utfordringer 2014: Viser til kommentarer over og styringsindikatorer for teknisk sektor under. Indikatorer Område Vann Måleindikator Mål t 2014 Prosent produsert vann til forbruk basert på idealvannproduksjon m3/døgn Prosentavvik fra idealproduksjonen 0 2 Andel prøver som oppfyller forskriftens krav til kvalitet Andel ledningsbrudd reparert innen 8- timer Andel vannprøver med ph-verdi innenfor mål Avløp Andel tilknyttede etter utsending av henstilling/ pålegg Andel slam minimum kvalitetsklasse Prosentavvik renset avløpsvann i forhold til idealavløpvannmengde m3/døgn 0 0 Rensegrad i prosent av målt mengde fosfor i vannprøver inn og ut av renseanlegg 90 85,6 VVA-anlegg Ingen arbeidsulykker 0 0 Veistandard optimalt 255,5 mkr (100%) 82,5% 77 % Byggesak Saksbehandlingstid disp.søknader < 6 mnd 2,5 mnd Andel omgjøringer i % av antall klager < 10% 0 Andel saker behandlet innen 3 ukersfristen 100 % 95 % Andel saker behandlet innen 12 ukersfristen 100 % 100 % Geodata Andel oppmålingssaker behandlet innenfor frist - 16 uker. 100 % 100 % Andel megleroppgaver behandlet innenfor frist - 5 dager. 100 % 100 % Andel ferdigstilte saker i matrikkel innenfor frist - 5 dager. 100 % 80 % Plan Andel plansaker gjennomført innen frist - 12 uker. 100 % 100 % Miljø& Landb. Andel oppgraderte renseanlegg i kommunen. 70 % 65 % Tilsyn - andel oppgarderte renseanlegg som fungerer. 80 % 85 % Brann Utrykninstid i hht krav - Dimensjoneringsforskrift 100 % 100 % Brannkonstabler som har bestått fysisk test 100 % 100 % Side159

160 Eiendom Optimal god tilstand (100%) 78 % 75% 1,4 milliarder kr Kommentarer til indikatorene og måloppnåelse: Sektoren har utarbeidet styringsindikatorer for driften. Hensikten med dette er å i større grad kunne sikre gode tjenester for innbyggerne i Halden kommune og samtidig identifisere fremtidige utviklingsområder. Halden kommune leverer kvalitativt godt og nok vann til kommunens innbyggere. Alle prøver og analyser er innenfor de krav som stilles i henhold til drikkevannsforskriften. Sektoren er i tillegg i gang med å optimalisere driften ved Erte vannbehandlingsanlegg. Vi produserer i dag pr 2. tertial ca. 2 % mer vann til forbruk i forhold til det vi vet om innbyggernes gjennomsnittsforbruk i forhold til idealvannproduksjon. I rapport for 1. tertial var denne verdien på 20 %. I forbindelse med arbeidet knyttet til «Bedre VA» jobbes det kontinuerlig med å kvalitetssikre mengde idealproduksjon av vann til forbrukerne, mengde rensing av vann samt innlekksproblematikk. Det jobbes med å finne eksakte idealtall for produksjon. Tallene varierer derfor noe mer enn faktisk variasjon i produksjon og det er med dette som bakgrunn uavklart om m3/døgn faktisk er ideell produksjonsmengde i Halden. Grunnet et tørt sommerhalvår er mengde fremmedvann lav og mengde produsert vann og renset vann er tilnærmet lik. Det er imidlertid ikke enkelt å identifisere eksakt lekkasjeandel da dette krever vannmålere på så å si alle private påkoblingspunkter. Det er uansett grunn til å tro at det er store lekkasjer på nettet i Halden. Nåværende og fremtidig satsning på utbedring av vannføringsnettet i Halden er ytterst reell. Produksjonen av vann til forbruk har gått betydelig ned de senere år og verdiene er i dag mye bedre enn tidligere. Halden har fortsatt en stor utfordring i nedbørsperioder. Totalt sett renser vi store mengder vann etter innlekk av «fremmedvann» i avløpssystemet. Hovedplan VA er et stort skritt i riktig retning vedrørende kvalitativt godt og nok vann til innbyggerne samt mengde vann som til enhver tid behandles på Remmen RA. Utbedringsarbeidet på nettet er viktig for å kunne produsere riktig mengde vann i forhold til faktisk forbruk i Halden. Alt slam fra renseanlegget tilfredsstiller fortsatt krav innenfor klasse 1. Sektoren opplever å i høy grad kunne levere gode resultater i forhold til effektiv saksbehandling. Målet er en god og effektiv tjeneste til kommunens innbyggere, noe resultatene for 1 og 2.tertial understreker. Grunnet flytting av enheten fikk geodata et avvik i forhold til måltallet for behandling av megleroppgaver 1.tertial. Dette avviket er pt tatt inn og restansene er avskrevet utover våren. Pr 2.tertial er status 100 %. Vedrørende matrikkelføring, et område som er viktig med tanke på et riktig grunnlag for avgiftsinnkreving, er måloppnåelsen 80% pr 2.tertial. For første tertial var status 93 %. Denne endringen som en følge av ferieavvikling. Enheten har også noen eldre saker som ikke er avklart. Nye saker legges inn fortløpende uten avvik. Side160

161 På plan er målet å behandle alle planforslag innen gitte frister. Et mål de i 2013 og pr 2.tertial har klart å nå. Indikatoren som omhandler spredte avløpsanlegg viser fremgangen i arbeidet med å oppgradere private avløpsanlegg. 85 % av anleggene ligger innenfor område som skal være ferdig oppgradert i løpet av De resterende anleggene (Rokke Berg og kystbekkene fra Sponvika til Røsnæskilen) skal være ferdig oppgradert innen Indikatoren omfatter oppgradering av private anlegg, evt. tilkobling til offentlig nett (ca eiendommer). Fritidseiendommer (ca. 1000stk) omfattes ikke av krav til oppgradering så langt. Arbeidet med disse eiendommene vil starte opp i Fremdriften på oppgradering av private avløpsanlegg i kommunen er bra. Dette gjelder også nå for 2.tertial. Mange har valgt å koble seg til offentlig nett, noen oppgraderer eksisterende anlegg mens hoveddelen installerer nye renseanlegg. Så langt er 65 % oppgradert mot 63 % i forrige rapportering Kommunen opprettholder tidligere målsettingen om 70 % oppgraderte anlegg innen utgangen av Halden kommune ligger godt an til å oppfylle krav nedfelt i Eu s vanndirektiv og tiltakene vil bidra til en vesentlig rensing av vassdragene som renner til Iddefjorden. Utvalgte indikatorer på brann tilsier at utrykningstiden er innenfor de krav brannvesenet har i henhold til forskrift. En viktig faktor er fravær av arbeidsulykker i sektoren. Det er ikke registrert alvorlige arbeidsulykker pr 2.tertial. Halden kommune har en samlet lengde på 165 km. 143 km har asfaltdekke. Resten er grusveier eller veier med betong/stein. I 2013 ble det ikke foretatt reasfaltering eller oppgradering av grusveier i kommunen. Dette har ført til at andelen «lavstandardveier» har økt fra 44,6 km til 51,9 km (5,5 % økning) mens veikapitalen er redusert fra 220 mill. til 210 mill. Optimalt er veikapitalen i Halden på 255 mkr. Et budsjett på 1-1,5 mkr til veivedlikehold vil ikke være nok til å holde dagens nivå. En videreføring av dagens veivedlikehold vil redusere veikapitalen år for år. Vi har pr i dag ca. 37 % av våre veier definert som «lavstandardveier» og den økonomiske siden av dette er ikke ubetydelig. Et budsjett på 3-5 mkr vil i henhold til vårt kartleggingsmateriale opprettholde dagens standard. Pr i dag har Halden kommune et etterslep på veivedlikehold på ca. 29 mkr i henhold til RoSy-rapport for Prognose på vedlikehold bygning er nå lagt og tilsier balanse. Vedlikeholdsbudsjett bygning er kr 1,5 mkr - for alle kommunens bygninger. Bygningsvedlikeholdet kommenteres ikke ytterligere i denne rapporten, men konstaterer og opplyser om at kommunen har budsjett tilsvarende 15,- pr m 2 til vedlikehold. Norm for kommune-norge var i ,- pr m 2. Dette er et tall som fortsatt viser seg gjeldende i kommune-norge i dag. I en rapport utarbeidet for KS av Multiconsult var normtallet opprettholdelse av bygningsverdi for kommunale bygg i underkant av 200,- pr m 2 i Det ble for 2014 gjort en vurdering av nødvendige tiltak for å hindre ytterlige forfall av kommunale bygninger i Halden. Etterslepet er vurdert til å ha en kostnadsramme på ca. 24 mkr. Utvalgte styringsindikatorer er vesentlige for sektorens tjenestekvalitet til Halden kommunes innbyggere. Indikatorer for bygning er nye for denne tertialrapporteringen. I optimal god tilstand er bygningsmassen til Halden kommune verdt 1,4 mrd. Ved å bruke samme prinsipp som for utregning av veistandard kan vi anslå at verdien ved inngangen til 2014 var på 78 % av optimal verdi. Altså i Side161

162 underkant av 1,1 mrd. Med vedlikeholdsnivå som nå vil verdien ytterligere forringes i 2014 tilsvarende 3 %. Kalkyle basert på behov for utbedring for å hindre en ytterligere forverring av dagens tilstand på kommunale bygg ble utarbeidet for budsjett 2014 og tilsvarte et straksbehov på 24 mkr. Nærvær Sykefraværsprosent: Enhet 1-8 dager 1-16 dager dager over 40 dager Totalt Teknisk 0,2 0,2 1,2 2,4 4,0 forvaltning Plan, bygg og geodata 0,4 0,6 0 2,3 3,3 Miljø og landbruk Kommunalteknikk 0,3 1,0 0,7 6,9 8,8 Brann & Feiervesen Samlet pr juli ,4 0 0,4 3,2 4,0 0,3 0,4 0,7 4,3 5,7 Kommentarer nærvær: Sektoren hadde et meget lavt korttidsfravær 1.tertial. I 2.tertial er korttidsfraværet ytterligere forbedret. Imidlertid ser vi at sykefraværsprosenten i + 40 dager har økt. Fravær dager og over 40 dager skyldes i hovedsak alvorlige sykdomsbilder arbeidsgiver vanskelig kan forebygge. Side162

163 Kultur og idrett Økonomirapport Kultur og idrett Periode 08/14 Regnskap Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Enheten viser pr. 2.tertial et positivt avvik i størrelsesorden 1,6 mkr. Sett opp imot rapporteringen pr. juli er det en liten forbedring. Enheten vil gå mot et positivt avvik ved årets slutt. Dette skyldes i hovedsak vakanser i stillinger og økte inntekter gjennom bl.a. Brygga kultursal. Ungdomstilbudene ligger på et lavere driftsnivå på grunn av vakanser i stillinger. Brutto lønn: Artsgruppen viser et positivt avvik på om lag 0,8 mkr. Dette skyldes vakanser i enkelte stillinger. Vedtak om stillingsreduksjon av blant annet 50 % stilling ved kulturadministrasjonen juni 2014 er gjennomført, og det har effekt fra ca 1.september 14. Refusjoner: Artsgruppen er korrigert for utgiftsføring siden forrige rapportering og viser pr 2.tertial et negativt avvik på om lag 0,2 mkr. Netto lønn: Artsgruppen viser pr 2.tertial et positivt avvik på 0,6 mkr. Andre utgifter: Artsgruppen viser et negativt avvik på om lag 1,9 mkr. Dette kan forklares med høyere utgifter knyttet til kultursalen samt belastning av ikke budsjetterte utgifter. Artsgruppen må sees opp imot artsgruppen andre inntekter. Andre inntekter: Artsgruppen viser et positivt avvik på om lag 2,9 mkr. Arrangementer ved kultursalen genererer høyere inntekter samt økte leieinntekter ved idrettshaller er årsaken til det positive avviket. Rapportering på iverksatte tiltak: Område Tiltak Årsverk Budsjettert effekt Status pr 2.tertial Virkningstidspunkt Side163

164 Kultur Andre driftsutgifter Kultur Kultursalen reduseres Det vurderes nedbemanning Idrett Bare spillemidler som det er avtale på + nærmiljøanlegg settes av midler til Kultur Det settes av kr til arrangementsstøtte. Tiltak knyttet til byjubileum og grunnlovsjubileum må prioriteres. Halden historiske samlinger får et økt tilskudd på kr for å lage ny byjubileumsutstilling Idrett Driftsstøtte etter søknad til idrettslag, lag og foreninger reduseres. Det settes av kr til ordningene Biblioteket Bibliotektilbudet opprettholdes med samme åpningstider som i dag. Midler til innkjøp reduseres noe Idrett Overbudsjettert på Remmen svømmehall inndras Kultur Stillingsreduksjon fra senest (sekretær kulturkontoret), Brygga kultursal må også vurderes , Ungdom Ungdomsrådet har ikke brukt budsjetterte midler Kultur Skolemusikkorpsene Side164

165 beholder støtteordning. Voksenkorpsene mister den Kultur Diverse kutt i kulturadministrasjonen Kulturskolen Tilbudet organiseres i mer gruppeundervisning. Flere barn på venteliste får plass og inntektene øker Kultur Støtte/tilskudd til lag, foreninger mm reduseres Kultur Tirsdags- og torsdagsgruppa fortsetter sitt tilbud, men med bemanning/personell fra boligene Kultur Underdekning av bokprosjektet Haldenhistorien i 2014 på kr tas av støtte/tilskudd til lag, foreninger mm Kultur Byjubileum. Godtgjøring av komiteledere samt midler til ny logo mm kr tas av midler til arrangementstøtte i Høsten Tiltaket ikke iverksatt i tråd med vedtaket Tatt inn Tatt inn Våren 2014 Tatt inn Tatt inn Våren 2014 Side165

166 Vedlegg økonomirapport pr. 2. tertial 2014 Regnskap pr. Budsjett Prognose Avvik Enhet juli juli Fellesinntekter NAV Rådmannen IT Fellesfunksjoner Kommunalsjef personal, økonomi og IT Økonomi & plan Personal & Organisasjon Sum Sentral/ Felles Kultur & Idrett Sum Kultur & idrett Teknisk Forvaltning Miljø og Landbruk Plan Brann Rokke avfallsanlegg Teknisk Drift Kommunalsjef Teknisk Sum Teknisk Felles grunnskoletjenester Tistedal Skole Berg skole Folkvang skole Gimle skole Hjortsberg skole Låby skole Os skole Prestebakke skole Idd skole Risum skole Rødsberg skole Strupe skole Halden kompetansesenter PPT Barnehagene felles/private Bergknatten barnehage Bjørklund barnehage Karrestad barnehage Stangeløkka barnehage Tistedal barnehage Brekkerød barnehage Isebakke barnehage Familiens hus Sum Undervisning og oppvekst Helse og omsorg Sykehjem Hjemmebaserte tjenester Basistjenester Koordinerende fellestjenester Sum Helse og omsorg T O T A L T Kontroll Vann Avløp Renovasjon Havn Side166

167 Prognose- P.nr Prosjektnavn Regnskap Budsjett Prognose2014avvik Kommentar P4019 Brekkerød Annetlagasfaltogopparbeidelsefortau gjenstår P4042 Vestgård,tomter Ferdig P6231 JørgenBjelkesgate/Gimleveien Anbud kr bevilgning P6232 Driftsovervåking P6233 Ystehede- Sofienberg P6237 Ringledningvann Restoverførestil Pågår P6243 Saneringsplaner/Spyleplaner P6243B SepareringSkiveien Restmidlertil inndekkingavoverforbrukandreprosjekter overføringtil nyeprosjekter. P6244 Glenne P6248J VannSkoveienTistedal Ferdig P6248M Vannmålere Pågår P6252 Knardalseparering P6256 GrimsrødhøgdaIIIVA Ferdig P6259 Alfheim- Lorangløkka- Stenerød- Hjortsberg:Separering Ferdig P6269 ROS-plan Oppgradering P6270 Prosjektering Innleiekonsulenttil prosjektering P6271 Holvannet- Nyråvannskilde P6272 Utbedringpumpestasjoner P6273 Oskleiva,Fjellstua,Damhaugen- Del Restoverførestil 2015 P6275 Gimle/Tosterudberget/Næridsrød Restoverførestil 2015 P6342 AvløpBollerød Liljegatagjenstår P6344 WatvedtveienAvløp Merforbruk P6345J AvløpLegangersgate-Bjerkeveien P6345R AvløpRefneveien P6345S AvløpTosshullet-Øbergveien Kanbrukestil inndekningavoverforbruk P6345U Rehab.Avavløpspumpestasjon Ferdig P6347 Øbergveien+gamleØberg Kanbrukestil inndekningavoverforbruk P6266 HåkevikaVA-anlegg P7150A ENØK P5092 Placed'Armes(Festningen) Venterpå restenavtilskuddet.egenrapport vil bli skrevetda myegjenståravtotaleni beggehovedprosjektene. P6268 ForprosjektRemmenRenseanlegg Sluttfakturaikkemottatt. P6274 UtvidelseavløpsrenseanleggRemmen Førstefakturakommetmenikkeforfalt P8067 TistedalStadion- Støyskjerm Ikkepåbegynt. P2017 OmgjøringKarrestadBhg P2044 BjørklundVVS P1007 Nødstrømsaggregat - Rådhuset Bestilteprosj.arbeidi sept.2013,påbakgrunnavvedtatt budsjett( ,-). P2101 OppgraderingavØbergskole Budsjettertemidlervil bli benyttet P3054 Utbedringerdagsenter OppfølgesavFrankNordli P8039 Storgata Budsjettertemidler forutsettesbenyttet P2091 HjortsbergSkole P5091 Sportsbibliotek Viharikkekapasitettil ågjennomføreinvesteringen.beløpet skaltilbakebetalesbufdir.detteer det gitt informasjonom til 0 Bufdir Sum Side167

168 KONFIDENSIELT nordeamarketsriskadviso rynordeamarketsriskadvi sorynordeamarketsriskad visorynordeamarketsrisk dvisorynordeamarketsri ris Halden kommune Gjeldsporteføljerapport august 2014 Side168

169 Andel renteforfall (%) Oppsummering Makro og rente Anbefalinger Sterke norske nøkkeltall har trukket de korteste rentene opp, mens lange renter har falt i takt med stadig lavere renter i Eurosonen. Vi venter at Norges Bank vil opprevidere rentebanen på møtet i september og ser oppside i den korte delen av rentekurven. De lange rentene vil fortsette å følge Europa videre. På kort sikt kan tiltagende forventninger til stimulanser fra ECB ta rentene der enda lavere, men rommet for videre fall er begrenset fra dagens nivå. Denne rapporten gir en oppdatert analyse (29/08/14) av kommunens nåværende gjeldsportefølje og ser den opp mot gjeldene finansreglement og utvikling i rentemarkedet. Halden kommune har total gjeld på kr 1733 mill. NOK. Sikringsgraden er 63 % og gjennomsnittlig rentebindingstid er 3,4 år. Eksisterende rentebytteavtale # vil om kort tid ha under 12 måneder igjen til forfall og vil da regnes som flytende. For å opprettholde sikringsgraden og øke rentebindingstiden anbefaler vi å forlenge swappen fra 2015 til Ettersom nivåene på lange renter nå er svært gunstige kan denne forlengelsen gjøres til en lavere rente enn det Halden kommune per dags dato betaler for sikringen. Forfallstruktur rentebinding (vektet gjennomsnitt) år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år >10 år Gjeldsporteføljen 1733 mnok Gjennomsnittlig rente 3,37 % Gjennomsnittlig rentebindingstid 3,4 år Andel fastrente 63 % 1 Side169

170 Norske renter Korte renter opp på sterke norske nøkkeltall Lange renter har falt i takt med stadig lavere renter i Eurosonen De lange rentene vil fortsette å følge Europa videre, men rommet for videre fall er begrenset Nordea, «Navigatøren», 29. august 2014 Norske renter har blitt trukket i ulike retninger av norske og internasjonale forhold gjennom sommeren. Her hjemme har økonomien utviklet seg klart sterkere enn ventet. De største overraskelsene var inflasjonstallet for juli som kom inn på 2,6 % og BNP-tallet for 2. kvartal som kom inn på 1,2 %, dobbelt så høyt som ventet. Samtidig har rentene falt kraftig ute. Riksbanken i Sverige kuttet renten med hele 50bp i juli. Inflasjonen i Eurosonen har falt videre og vi fikk BNP-tall som viste nullvekst i 2. kvartal. Dette kombinert med Mario Draghis tale i Jackson Hole, som mange tolket i retning av å åpne døren til kvantitative lettelser fra ECB, har sendt europeiske renter kraftig ned. Figur 1: De lengste rentene har fortsatt å falle, mens korte er litt høyere 3,9 Forrige Navigatør 3,6 3,3 3 2,7 2,4 2,1 1,8 2år swap 5år swap 10år swap NIBOR3m 1,5 2jan12 2jul12 2jan13 2jul13 2jan14 2jul14 De ulike drivkreftene i korte og lange renter har gitt oss en betydelig flatere kurve i Norge: Mens toåringen er opp 10bp og fem-åringen er uforandret siden juli, har ti-åringen falt hele 20bp. Dette er egentlig en videreføring av trenden som har vært i rentemarkedet en stund. Som Figur 1 over viser er det lange renter som virkelig har falt det siste året. Samtidig ligger to-åringen på samme nivå som for et år siden. Korte renter Det har vært litt frem og tilbake for korte renter over det siste året. Markedet har til tider priset inn en relativt stor mulighet for rentekutt og til tider priset inn mulighet for renteøkning, uten at noe av dette har materialisert seg. I dag ligger flytende rente på 1,75 %, mens FRA-kontrakten for Mars15 ligger 10bp lavere, så markedet lener seg mot at Norges Bank er nærmere et kutt enn en renteøkning. Dette er likevel mye mer moderat prising enn i juli da et kutt var omtrent fullt ut priset inn, så de sterke nøkkeltallene gjennom sommeren har helt klart hatt en effekt på prisingen. Spørsmålet er likevel om denne effekten er stor nok. Vi mener det ligger an til en betydelig opprevidering av Norges Banks rentebane på møtet i midten av september. I dag ligger markedsprisingen under Norges Banks bane fra juni. 2 Side170

171 Norske renter De lange rentene vil forsette å følge Europa videre Med en kurve som er svært flat ut til fem år er dette et gunstig sted på kurven å betale fastrente Nordea, «Navigatøren», 29. august 2014 Figur 2: Markedet ligger under Norges Banks rentebane til tross for sterke nøkkeltall 3,5 3,25 3 3m NIBOR FRA-strip Norges Banks bane for NIBOR (Mars 2014) Norges Banks bane for NIBOR (Juni 2014) Norges Bank 2,75 2,5 s 2,25 2 1,75 1,5 1,25 jan11 jan12 jan13 jan14 jan15 jan16 Lange renter Det er lange renter som har vist den største bevegelsen det siste året. Siden Norges Banks septembermøte i fjor (da markedet trodde renteøkninger ikke lå langt unna) og frem til i dag har tiåringen falt hele 100bp. Tidligere har vi sagt at kurven ut til fem år hadde blitt blitt såpass flat at vi ikke lengre så mye potensiale for videre utflating. Etter dette har vi i stedet fått en betydelig utflating i kurven lengre ut. Dette gjør at vi fortsatt mener fem-års segmentet ligger lavt på rentekurven, og det er her vi har anbefalt låntagere å betale fast. I forhold til lengre løpetider har dette punktet vært skjermet fra rentefallet gjennom sommeren. Når lange renter faller mens femåringen går sidelengs er det forventet rente mellom fem og ti år som står for hele bevegelsen. Figur 3 viser hvordan 5årsrenten om 5år har stupt den siste tiden. I skrivende stund ligger denne renten på 3,15 %, hele 45bp under bunnen fra 2012 da gjeldskrisen herjet som verst. Figur 3: Lavere og flatere kurve betyr kraftig fall i lange forward-renter 6,5 6 5,5 5 5år om 5år 4,5 4 10år swap 3,5 3 2,5 5år swap 2 1,5 2jan06 2jan07 2jan08 2jan09 2jan10 2jan11 2jan12 2jan13 2jan14 3 Side171

172 Sertifikat- og obligasjonsmarkedet for kommuner Marginen på 3 måneders kommunesertifikater Kommentar Grafen viser marginpåslaget på 3 måneders kommunesertifikater det siste året i forhold til gjeldende NIBOR rente sep.13 nov.13 feb.14 mai.14 aug.14 3M 3m NIBOR (høyre akse) Antall utstedelser de siste 12 månedene Sept Okt Nov Des Jan Feb Mars Apr Mai Jun Jul Aug 3M 6M FRN Kommentar Grafen viser antall utstedelser av sertifikater og FRN er det siste året. Spread på kommuneobligasjoner med 3, 5, 7 og 10 års løpetid Kommentar Grafen viser indikative spreader mot swap på kommuneobligasjoner med ulik løpetid år 2år 3år 5år 7år 10år Oslo kommune "Andre kommuner" 4 Side172

173 Rente (%) Millioner Andel renteforfall (%) Nåværende situasjon - Renter Nøkkeltall Status Forrige Rapport Analysedato 29/08/ /05/2014 Lånevolum 1,733,700,000 1,735,000,000 Gjennomsnittlig rente (%) Gjennomsnittlig rentebindingstid (år) Forventet rentekostnad kommende år 61,100,000 63,300,000 Andel fastrente 63% 63% Kortsiktig rentefølsomhet (100bp skift) 4,300,000 4,300,000 Forventet snittrente kommende år (%) Kommentar Halden kommune har total gjeld på kr 1733 mill. NOK. Andelen fastrente er på 63 %, dvs. rentebindingstid lenger enn ett år. Snittrenten er på 3,37 % og porteføljen har en gjennomsnittlig rentebindingstid (WAL) på 3,4 år. Forfallsstruktur rentebinding (vektet gjennomsnitt) 40 Status Forrige rapport år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år >10 år Langsiktig rentekostnadsprognose år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år Prognose + 50 bp Shift bp Shift Lån og/eller rentebytteavtaler i forhold til rentekurven Swapkurven Forventet 3M Nibor Betaler Mottar Portefølje før forslag Kommentar Grafen gir en oversikt over rentebindingsforfall den kommende tiårsperioden. 37 % av porteføljen har renteforfall kommende år og regnes derfor som flytende. Søylene viser størrelse og lengden på dagens fastrente avtaler (mørk blå), samt ved forrige rapport (lyse blå). God spredning på renteforfallene innebærer lavere renterisiko enn ved å ha alt til forfall på samme tidspunkt. Kommentar Rentekostnadsprognosen bygger på antagelser om at nåværende låneportefølje opprettholdes, der lån med fast rente refinansieres til flytende rente pluss 40bp ved forfall. Potensielle nye lån er ikke tatt med i betraktningen. Grafen viser at hvis rentekurven umiddelbart øker med 100bp vil det føre til at rentekostnadene kommende år øker med kr 4,3mill. NOK (kortsiktig rentefølsomhet). Kommentar Grafen sammenligner kommunens gjeldsportefølje med dagens forventede renteutvikling de neste tiår. De blå punktene illustrerer swapper/fastrente avtaler og tilhørende rente (vertikal akse) og bindingstid (horisontal akse). Dagens portefølje har gjennomsnittsrente på 3,37 % og gjennomsnittlig rentebindingstid på 3,4 år. 5 Side173

174 Nåværen de situasjon - Gjeld Total sikring og differanse til ønsket sikringsgrad 2,000 1,800 1,600 1,400 r 1,200 e n 1,000 ilio M år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år Total sikring Differanse til 75 % sikringsgrad Usikret Utestående gjeld og utvikling fremover Kommentar Grafenviser utviklingen i lånevolumog fordelingen mellom fast og fl ytende gjeld, samt differansen til ønsket sikringsgrad. 2,000 1,800 1,600 1,400 1,200 r e 1,000 n ilio 800 M Nå 1 år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år Fast Flytende Sikringsgrad Lånegjeld fordelt på ulike utstedere 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kommentar Grafen viser utvikling i lånevolum og fordelingenfast/flytendegjeld. 6% 24% 53% Husbanken Kommunalbanken KLP Sertifikat Kommentar Kakediagrammetgir en oversikt over hvor myegjeld kommunenhar fordelt på ulike utstedere. 17% Enkeltlån som andel av total gjeld 16% 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% MNOK MNOK MNOK Kommentar Tabellen viser hvor mye de tre største enkeltlånene utgjør som andel av totalgjeld. 0% Sertifikat 262mNOK Kommunalbanken Andel av totalgjeld KLP Lån Side174

175 Avviksanalyse og anbefalinger Finansreglement I henhold til finansreglementet kan kommunen maksimalt ha opp 75 % av lånene til flytende rente, som her defineres som rentebinding på mindre enn ett år. Tilsvarende kan maksimalt 75 % av innlånsvolumet bindes til fast rente. Gjennomsnittlig rentebinding skal til enhver tid være mellom to og fire år (jfr. pkt.6. Risikomål). Rentebinding på gjeldsporteføljen måles som summen av låneopptakene og eksponering i FRA er og rentebytteavtaler. Dagens portefølje Halden kommune har total gjeld på kr 1733 mill. NOK. Andelen fastrente er på 63 %, dvs. rentebindingstid lenger enn ett år og porteføljen har en gjennomsnittlig rentebindingstid (WAL) på 3,4 år. Generelt innebærer høy sikringsgrad mindre renterisiko og lav usikkerhet knyttet til fremtidige rentekostnader. Det er god spredning av sikringene ut i tid, noe som reduserer renterisikoen, og ingen enkeltlån utgjør en stor del av porteføljen. Avviksanalyse Nå Policy Gjennomsnittlig rentebindingstid 2-4 år Andel fastrente 25% - 75% Avvik 29/08/2014 Avvik 29/12/ /04/ /08/ /08/2016 Gjennomsnittlig rentebindingstid Andel fastrente 63% - 58% 49% 49% 49% Avviksanalysen gir en oversikt over porteføljens gjennomsnittlige rentebindingstid og sikringsgrad for 4, 8, 12 og 24 måneder etter rapporteringsdato. Anbefaling Gitt de lave rentene og den flate rentekurven vi nå ser, anser vi det som et godt tidspunkt å forlenge eksisterende sikringer på lave nivåer. Derfor anbefaler vi å forlenge eksisterende swap # med forfall i 2015, ut til 2024, ettersom den om kort tid har under 1 år til forfall og således vil anses som flytende. Den eksisterende sikringen vil etter forslaget løpe med eksisterende avdragsprofil frem til forfall, og deretter vil 50 mill. NOK bli forlenget ut til 2024 til en lavere rente enn Halden kommune per dags dato betaler. Forslaget er beskrevet i mer detalj i tabellen under. Beskrivelse Nominelt beløp Indikativ Betale Startdato Forfallsdato Nr. rente fast 1. Forlengelse av eksisterende sikring 50mNOK 2,94 % * Ja 10/09/ /09/2024 *Alle priser er indikative og kan endres. Totaleffekten av denne endringen på porteføljen beskrives på kommende side. Formålet med anbefalingen er å sikre kommunen mot renterisiko og sørge for at gjeldsporteføljen er i henhold til gjeldende finansreglement. Sikringen kan være enten kontantstrøm- eller verdisikring. Sikringsobjektet er gjeldsporteføljen (side 10) og sikringsinstrumentet er en rentebytteavtale (rente swap). 7 Side175

176 Rente (%) Millioner Andel renteforfall (%) Etter anbefalinger - Renter Nøkkeltall Status Etter forslag Analysedato 29/08/ /08/2014 Lånevolum 1,733,700,000 1,733,700,000 Gjennomsnittlig rente (%) Gjennomsnittlig rentebindingstid (år) Forventet rentekostnad kommende år 61,100,000 60,800,000 NAMN EFTERNAMN, SENIOR RISK ADVISOR Andel fastrente 63% 63% Kortsiktig rentefølsomhet (100bp skift) 4,300,000 4,300,000 Forventet snittrente kommende år (%) Kommentar Etter forslaget øker gjennomsnittlig rentebindingstid på porteføljen til ca. 3,98 år. I tillegg til at det skaper forutsigbarhet for kommunen mener vi det er fornuftig å øke rentebindingstiden for å dra nytte av de lave lange rentene. Forfallsstruktur rentebinding (vektet gjennomnsitt) Før Etter Kommentar Ca. 50 mill. som tidligere hadde rentebinding i 2-årssegmentet får rentebinding i segmentet over 10 år år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år >10 år Langsiktig rentekostnadsprognose år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år Prognose +100bp skift Prognose etter forslag +100bp skift etter forslag Lån og/eller rentebytteavtaler i forhold til rentekurven Kommentar Endringene i den langsiktige rentekostnadsprognosen vil føre til marginalt lavere sensitivitet lengre ut i tid. Kommentar Den nye snittporteføljen blir flyttet ut i tid (grønn trekant) Swapkurven Forventet 3M Nibor Betaler Mottar Portefølje før forslag Etter forslag 8 Side176

177 Etter anbefal inger - Gjeld Total sikring og differanse til ønsket sikringsgrad 2,000 1,800 1,600 1,400 1,200 r e1,000 n 800 ilio M år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år Total sikring Differanse til 75 % sikringsgrad Usikret Kommentar Den fremtidige sikringsgradenvil øke noesomfølge av forslaget.her vist som differansetil maksimalsikringsgrad. Utestående gjeld og utvikling fremover 2,000 1,800 1,600 1,400 1,200 r e 1,000 n ilio 800 M Nå 1 år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år Fast Flytende Sikringsgrad før Sikringsgrad etter 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kommentar Som i grafen over, illustreres her at sikringsgraden vil øke noe fra forfallstidspunktet på den eksisterende swappen,og utoveri tid. Lånegjeld fordelt på ulike utstedere 6% 24% 53% Husbanken Kommunalbanken KLP Sertifikat Komme ntar Fordelingenav lånegjelder uendretsom følgeav forslaget. 17% Enkeltlån som andel av total gjeld 16% 14% Kommentar Enkeltlån som andel av total gjeld er uendretsomfølgeav forslaget. 12% 10% 8% 6% 4% 2% 262 MNOK 150 MNOK MNOK 9 0% Sertifikat 262mNOK Kommunalbanken Andel av totalgjeld KLP Lån 9613 Side177

178 Gjeldsporteføljen Swaps (Fast-ben) Utestående Ccy Rente Betaling Vilkår Avdrag Rentekost Forfall WAL Swap DNB # m % 50,000,000 NOK /11/ ,112,534 02/11/ Swap DNB 100m % 100,000,000 NOK /11/ ,111 20/08/ Swap DNB 50m % 50,000,000 NOK /11/ ,444 20/11/ Swap DNB 50m % 50,000,000 NOK /11/ ,611 20/05/ Swap DNB 50m % 50,000,000 NOK /11/ ,444 20/05/ Swap Nordea / m % 51,579,272 NOK /09/ ,000 1,107,235 10/09/ Swap Nordea / m % 120,000,000 NOK /11/ ,027,333 26/02/ Swap Nordea / m % 220,000,000 NOK /09/ ,518,000 08/03/ Swap Nordea / % 200,000,000 NOK /11/ ,438,778 01/11/ Sum 891,579,272 Fastrentelån Utestående Ccy Rente Betaling Vilkår Avdrag Rentekost Forfall WAL Husbanken - antatt fast til ,206,909 NOK /12/ ,220, ,506 31/12/ KLP Lån ,754,468 NOK /10/ ,647,011 03/04/ Sum 207,961,377 Flytende lån Utestående Ccy Rente Betaling Vilkår Avdrag Rentekost Forfall WAL Husbanken 51,189,071 NOK /09/ ,610 10/09/ KLP Kommunekreditt Lån ,332,122 NOK /12/ ,625 05/12/ KLP Kommunekreditt nr 11110/ ,874,102 NOK /09/ ,708,320 15/09/ Kommunalbanken ,000 NOK /12/ ,384 01/06/ Kommunalbanken ,000 NOK /11/ ,161 03/05/ Kommunalbanken ,957,820 NOK /09/ ,905 15/03/ Kommunalbanken ,053,232 NOK /11/ ,209 08/05/ Kommunalbanken ,525,000 NOK /09/ ,516 10/09/ Kommunalbanken ,878,644 NOK /12/ ,652 01/12/ Kommunalbanken ,000,000 NOK /09/ ,134,247 10/03/ Kommunalbanken ,925,000 NOK /02/ ,478 05/08/ Kommunalbanken ,000,000 NOK /12/ ,616 20/12/ Kommunalbanken ,000,000 NOK /01/ ,701,370 07/01/ Kommunalbanken ,100,000 NOK /01/ ,271 08/07/ Kommunalbanken ,000,000 NOK /09/ ,134,247 08/09/ Kommunalbanken ,608,250 NOK /01/ ,529 27/01/ Kommunalbanken ,500,000 NOK /01/ ,074 27/01/ Sertifikat 100mNOK 100,000,000 NOK /09/ ,000, ,507 08/09/ Sertifikat 262mNOK 262,000,000 NOK /11/ ,000,000 1,188,690 28/11/ Sertifikat 49mNOK 49,000,000 NOK /11/ ,000, ,607 20/11/ Sum 1,525,698,241 VAR-Swap Utestående Ccy Rente Betaling Vilkår Avdrag Rentekost Forfall WAL VAR Swap -200,000,000 NOK /10/ ,481,278 06/04/ VAR Swap 200,000,000 NOK /10/ ,329,611 06/04/ Side178

179 KONFIDENSIELT nordeamarketsriskadviso rynordeamarketsriskadvi sorynordeamarketsriskad visorynordeamarketsrisk advisorynordeamarketsri Risk Advisory Nordea Capital Markets Products Martin Jansson Nordea Markets Risk Advisory Tlf: E-post: Rådgiver fra Markets Frederik Årvik Nordea Markets Derivatives Sales Tlf: E-post: Nordea Markets er navnet på Markets-avdelingene i Nordea Bank Norge ASA, Nordea Bank AB (publ), Nordea Bank Finland Abp og Nordea Bank Danmark A/S. Dette dokumentet inneholder informasjon som bare kan anvendes av den mottakeren som informasjonen er ment for. Nordea Markets syn og den informasjonen som presenteres i dokumentet var aktuelle da dokumentet ble utarbeidet, og kan endres uten forutgående underrettelse. De synspunkter som tilkjennegis er utelukkende basert på informasjon som er gjort tilgjengelig for Nordea og i den hensikt å presentere de tjenester som Nordea tilbyr. Dokumentet inneholder ingen utførlig beskrivelse av produktene eller risikoen knyttet til disse. Denne informasjonen kan ikke erstatte mottakerens egen vurdering. Nordea Markets er ikke og søker heller ikke å opptre som rådgiver i juridiske problemstillinger eller i skatte- eller regnskapsspørsmål. Hensiktsmessig profesjonell rådgivning skal alltid innhentes før investerings- og kredittbeslutninger treffes. Dette dokumentet kan ikke under noen omstendighet kopieres, distribueres eller publiseres uten etter skriftlig samtykke fra Nordea Markets. Forsidebilde Side179