Flytting og endring av skannete journaldokumenter (1004)

Transkript

1 Kategori: Informasjonsteknologi Gyldig fra: Organisatorisk plassering: HVRHF - Helse Bergen HF Prosedyre Dok. eier: Øygunn Kallevik Dok. ansvarlig: Øygunn Kallevik Bakgrunn Dokumenter kan bli skannet inn i feil journal eller med feil journalgruppe/dokumentbetegnelse mm. Korrigeringsmulighet er nødvendig. Prosedyren omfatter alle dokumenter som er skannet feil i DIPS. Sletting kan kun utføres på pregodkjente dokumenter. Formål Sikre at dokumentene i pasientjournal er korrekte, relevante og nødvendige i henhold til gjeldende prosedyrer. Ansvar Alt personell som skanner dokumenter i DIPS har ansvar for å følge opp at registreringer gjøres riktig og rette opp i feil de selv har gjort. Feil som oppdages av andre rettes enten av den som skannet dokumentet (gi beskjed), eller dokumentet sendes i arbeidsflyten til aktuell arbeidsgruppe for retting. Gjennomføring Hurtigtaster er beskrevet i parentes. Prosedyren er delt inn i: Overføre dokument fra en pasient til en annen Endre dokumenttype/dokumentbetegnelse på enkeltdokumenter Sletting Overføre dokument fra en pasient til en annen Dersom en har skannet inn dokumenter på feil pasient, kan en selv overføre disse til riktig pasient. Må sendes til vurdering til en arbeidsgruppe en har tilgang til. Fremgangsmåte for overføring er som følger: Åpne dokumentet Trykk Ctrl + I eller velg Dokument opplysninger Trykk på F3/kikkertsøk utenfor pasientens navn for å endre pasient, og følgende spørsmål kommer opp: Du er i ferd med å overføre dokument til en annen pasient Ref. nr.: Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 1 av 5 Bedriftsnavn: Helse Bergen

2 Velg Ja og du får nå opp bildet Pasientsøk (F11 bildet) Søk opp den pasienten dokumentet skal overføres til og velg denne. Nå kommer følgende skjermbilde opp og en ser at alle aktive navnefelt har endret seg. Trykk Lagre og en kommer nå tilbake til første bilde, men nå med riktig pasient. Gå ut av dokumentet og overføringen av dokument til annen pasient er ferdig utført. Side 2 av 5 Ref. nr.:

3 Endre dokumenttype/dokumentbetegnelse på enkeltdokumenter Dersom en har skannet inn et dokument med feil dokumenttype/ feil i tilføyet dokumentbetegnelse, kan en rette opp dette selv. Dersom en skal rette feil i et godkjent dokument som andre har skannet, må dokumentet sendes til vurdering til en arbeidsgruppe en har tilgang til. Framgangsmåte for å endre dokumenttype er som følger: Åpne dokumentet Trykk Ctrl+I eller velg Dokument opplysninger og følgende skjermbilde kommer opp Marker valgte gruppe og trykk på venstre pil og gruppen legger seg i tilgjengelige grupper. Bla i tilgjengelig gruppe og marker riktig gruppe, trykk på høyre pil og gruppen overføres til valgt gruppe. Pass på at det kun er en journalgruppe under Valgt gruppe (ellers blir dokumentet vist i flere journalgrupper) Trykk på nedtrekkspilen i dokumenttype og velg riktig dokumenttype. Skjermbildet ser da ut som følgende: Ref. nr.: Side 3 av 5

4 Pass på å skrive inn korrekt dokumentbetegnelse. Framgangsmåte for å endre dokumentbetegnelse er som følger: Åpne dokumentet Trykk Ctrl+I eller velg Dokument opplysninger og følgende skjermbilde kommer opp: Rett opp dokumentbetegnelsen og skriv inn dokumentbetegnelse lik dokumenttype og eventuelle tilføyelser. Tilsvarende for endring av avdeling Tilsvarende for endring av hendelsesdato Lagre Dokumentbetegnelsen er nå endret Gå ut av dokumentet og endringen er ferdig utført. Side 4 av 5 Ref. nr.:

5 Sletting Man kan ikke slette et godkjent skannet dokument. Man kan eventuelt lage ny versjon. Sletting av skannet dokument kan kun skje i pregodkjenningsperioden. Fremgangsmåten for å slette et pregodkjent dokument er som følger: Åpne dokumentet Velg Dokument Slett Bekreft at du vil slette bildet ved å velge Ok. Selv om dokumentet er slettet vil det allikevel være mulig å kunne se dokumentet i oversikten Alle journaldokumenter (Ctrl+O) eller i Utforskeren (F12). Da haker du av i ruten Vis slettede dok. Dokumentet vil da komme fra på listen med en strek over teksten i kolonnene. For å opprette ny versjon følg rutine 0217 Opprette ny versjon av godkjent dokument (Link nr 1) Godkjent dokument - opprette ny versjon (0217) Ref. nr.: Side 5 av 5