DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF

Transkript

1 DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 44/14 Saksbeh. Paul Røland Jour.nr 14/8483 Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato 01/ SAK 44/14: EIERSTRATEGI Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF Forslag til vedtak: 1. Saken tas til orientering 2. Styret stiller seg bak oversendt tilbakemelding. Paul Røland Daglig leder

2 Saksutredning Drammen kommune gjennomgår for tiden eierstrategier for sine ulike aksjeselskap og kommunale foretak. Rådmannen har i 2014 iverksatt arbeid med eierstrategi for Drammen Eiendom KF. Vedlagt følger foreløpig utkast til eierstrategi som er utarbeidet av rådmannen med bistand fra rådgivningsselskapet Deloitte. Planen er å behandle endelig utkast i bystyret i løpet av høsten Styreleder og daglig leder fikk utkastet oversendt før sommerferien, med frist for foreløpig tilbakemelding den Vi sendte følgende tilbakemelding. Hei. Vi (Georg og Paul) har gjennomgått foreliggende utkast til eierstrategi. Vi har ikke hatt styrebehandling av saken foreløpig. Vi har noen kommentarer: Foreliggende utkast til eierstrategi er gir i hovedsak et godt styringsgrunnlag for Drammen Eiendom KF. Det er i all hovedsak i samsvar med dagens praksis. Kapittel 1: En liten korreksjon av fakta. Pkt avsnitt nest siste setning blir upresis. Fra 2012 ble kostnadsdekkende husleie innført for utleie av boliger. Vi har alltid hatt kostnadsdekkende husleie inkl. avkastning på egenkapital, som prinsipp for utleie av formålsbygg til kommunale virksomheter. Kapittel 2: 2. avsnitt. Mulig begrepet Balansert målstyring bør endres til mål og resultatstyring (MRS) Første avsnitt på side 5. Dette synes vi er noe uklart og til dels negativt formulert og gir et feil bilde av status. Fint å få en presisering og omformulering av dette. Kapittel 3: Vi imøteser en nærmere vurdering og drøfting av pkt. 3 vedrørende handlingsrom i det konkurranseutsatte markedet. Vi synes at det er unaturlig å konkludere med det første forventingspunkt i kap. 3, før forslag to er gjennomført. Disse bør sees i sammenheng da det bl.a. handler om hvilke kompetanse vi skal ha i organisasjonen. Saken fremlegges for styre til informasjon og drøfting og eventuell korrigert uttalelse. /pr

3 REVIDERT UTKAST Eierstrategi for Drammen Eiendom KF Bakgrunn Drammen Eiendom KF («Drammen Eiendom» eller «Foretaket») ble etablert i 1995 og var i full drift fra Hensikten med etableringen var ønske om å profesjonalisere forvaltningen av kommunens verdier, etablere klare ansvarsforhold og skaffe kommunen god oversikt. Foretaket hadde 39 ansatte ved utgangen av 2013 og en omsetning på litt over 477 millioner kroner. Driftsresultat var på nær 147 millioner kroner, resultat etter finansposter var på nær 50 millioner kroner og årsresultat etter salg av eiendom og andre ekstraordinære poster var 88 millioner kroner alt i tråd med regnskapslovens bestemmelser. Dette overskuddet ble delvis betalt ut som utbytte til kommunen og delvis brukt for å finansiere nye eiendomsprosjekter. Den viktigste finansieringskilden er lån via kommunens lånefond som vil stå for mellom 65 og 80 prosent av finansieringen for nye prosjekter i Drammen Eiendom KF har fått fire hovedoppgaver Foretaket forvalter eierskapet og utvikler kommunens eiendomsmasse, grunneiendom og eiendomsselskaper etter forretningsmessige prinsipper «eierrollen» Foretaket skal være i stand til å ivareta kommunens byggherrefunksjon og bidra til å realisere kommunens eiendomsengasjementer «utviklerrollen» Som eiendomsforvalter skal foretaket balansere miljøhensyn og hensyn til leietagere innenfor den rammen som husleien tillater «forvalterrollen» Foretaket skal være kommunens kompetansesenter og kontraktspart for leie av lokaler «formidlerrollen» Eiendomsporteføljen Per august 2013, håndterte Foretakets objekter med et eget leieforhold. I denne porteføljen ligger det skoler (en leietager, flere bygninger) og leiligheter (flere leietagere, en bygning). I ni av ti tilfeller leier Foretaket ut en bolig, men disse boligene utgjør bare 20 prosent av eiendomsmassens areal. Drammen Eiendom hadde et areal på ca kvm eiendom og kvm tomt det meste består av skog og bortfestede næringstomter. Drammen kommune eide selv 93 prosent av arealet under forvaltning mens 7 prosent er fremleie av andres eiendom. Noen objekter passer ikke helt inn i dette bildet, for eksempel kommunens 40 prosent eierandel i Papirbredden AS som også forvaltes av Drammen

4 Eiendom. Det meste av Foretakets eiendomsmasse er formålsbygg knyttet til kommunens tjenesteproduksjon. 1 Over tid har Drammen kommune samlet sine eiendomsinteresser i Drammen Eiendom og standarden på eiendommene har blitt hevet. Foretaket oppgir at vedlikeholdsetterslepet har blitt mindre, særlig for formålsbygg som skoler og barnehager. Rolledeling mellom Foretaket og Drammen kommune Drammen Eiendom en integrert del av Drammen kommune. Kommunen står uavkortet ansvarlig for Foretakets disposisjoner og Drammen kommune er i grunnboken eier av de tomter og eiendommer som Drammen Eiendom håndterer. Selv om Foretaket ikke er juridisk utskilt fra Drammen kommune, har kommunen hatt som ambisjon å agere med såkalt «armlengdes avstand» som eier, långiver og leietager. Foretaket har anledning til å disponere sine samlede inntekter ut fra hva som til en hver tid er prioriterte drifts- og vedlikeholdsoppgaver husleieinntektene er ikke bundet opp til noen enkelteiendom, selv om ambisjonen er at husleien skal gjenspeile livsløpskostnadene for hver eiendom. Fra 2012, har Drammen kommune hatt som ambisjon at alle virksomheter i kommunen skal betale kostnadsdekkende husleie. Vedtaket implementeres gradvis gjennom bystyrets årlige budsjetter. Som eier og forvalter, arbeider Drammen Eiendom i praksis som om Foretaket var et selvstendig juridisk objekt. Som utvikler og formidler av eiendom, arbeider Drammen Eiendom som en utfører og Drammen kommune som bestiller. Kommunestyret fatter vedtak og disponerer ressurser gjennom budsjettprosessen deretter er det Foretaket som skaffer til veie nybygg eller innleiede lokaler. Foretakets indre selvstyre er balansert mot kommunens behov for å opptre enhetlig og samordnet. 2 Full fristilling er ikke hensiktsmessig fordi Drammen Eiendom er en del av kommunen som juridisk enhet og kommunen står uansett uavkortet ansvarlig Foretaket skal drives i samsvar med kommunens økonomiplan og bystyrets vedtak Foretaket er pålagt å benytte mange av kommunens styringssystemer og innrette seg etter kommunens arbeidsgiverpolitikk, benytte fellestjenester, følge regler for etikk, omdømme og profilering, samt ulike bestemmelser som skal sikre åpenhet og likebehandling i offentlig sektor Foretaket har i mange sammenhenger en utførerrolle på bestilling fra kommunen Drammen kommune og Drammen Eiendom har en felles interesse av å forsikre seg om at rolledelingen er tydelig og hensiktsmessig, samtidig som Drammen kommune kan tydeliggjøre sine krav og forventninger til selskapet. I februar 2014 engasjerte kommunen rådgivingsselskapet Deloitte for å bistå i i arbeidet med å lage en eierstrategi. 1 Tallene er hentet fra Eiendomsoversikt Drammen Kommune datert august Antall objekter og antall kvadratmeter under forvaltning er i kontinuerlig endring, og tallgrunnlaget per mars 2014 (Foretakets årsberetning for 2013) avviker noe fra det som er gjengitt ovenfor. 2 Balansegangen er beskrevet i Retningslinjer for samhandling mellom kommunale foretak og basisorganisasjonen i Drammen kommune, fra 8. mai 2007.

5 Formål med eierskapet fremover Drammen kommunes formål med eierskapet ligger i det vesentlige fast, og det samme gjør forventningene og ambisjonene som er uttrykt i Foretakets formål. Foretaket skal først og fremst være et redskap for å skaffe til veie nødvendig formålseiendom, og i andre rekke et redskap for forretningsutvikling og miljøvennlig byutvikling. Drammen Eiendom KF forholder seg til Årshjul for Drammen kommune og de kravene til økonomistyring og balansert målstyring som gjelder i hele kommunen. Ved behov, får Foretaket spesifikke oppgaver som blir kommunisert gjennom kommunens årlige tildelingsbrev eller gjennom eiermøtet. Ut over dette, har kommunen fem hovedmål for Foretakets videre utvikling. Foretaket skal systematisk arbeide for at de store verdiene som ligger i byeiendommene synliggjøres og kommer til god anvendelse Foretakets balanseførte verdier utgjorde ved utgangen av 2013 mer enn 3,7 milliarder kroner hvorav tomter og eiendom står oppført med en verdi på 2,9 milliarder kroner. Denne verdien er i hovedsak basert på bokført verdi på overføringstidspunktet. I og med at Drammen kommune har blitt et stadig mer attraktivt område for bosetting og næringsvirksomhet siden 1997, er den reelle verdien av eiendommene som Foretaket forvalter vesentlig høyere. Eier forventer av Drammen Eiendom at Foretaket utfordrer seg selv om hvordan utnyttelsesgraden kan bli høy slik at kommunen ikke binder opp kapital unødig og ikke forringer eiendomsporteføljens verdi. Kommunen ønsker også mulighet til å innføre en markedsbasert husleie for de kategorier av eiendom der dette er hensiktsmessig og naturlig. Drammen kommune har ingen plan om å innføre markedsleie for formålsbygg eller innføre utbyttekrav basert alene på bundet egenkapital. Samtidig er det nødvendig for kommunen å kjenne sitt handlingsrom i forhold til låneopptak på den ene siden og i forhold til salg/tilbakeleie på den andre siden. For planleggingsformål vil det også kunne være aktuelt å hente styringsinformasjon fra Foretaket for å forstå alternativkostnader knyttet til kommunal tjenesteyting. Med bakgrunn i dette, skal Drammen Eiendom regelmessig, og som minimum ved inngangen til hver strategiperiode, beskriver sin eiendomsportefølje, hvilke eiendommer som er bundet opp til ulike formål, verdien av disse og hvilke prinsipper som er lagt til grunn for å verdsette de respektive eiendommene og tomtene. Foretaket skal drive kostnadseffektivt Drammen kommune er i de fleste tilfeller ikke bare eier, men også leietager, hos Drammen Eiendom. Fra eiers perspektiv er det vesentlig at forvaltning, drift og vedlikehold skjer på en kostnadseffektiv måte. Det er av underordnet betydning om Foretakets egne kostnader er lav, dersom lave eierkostnader fører til tilsvarende økning i felleskostnader (utført av eier på leietagers bekostning) eller leierkostnader (utført av leietager på egen bekostning). Foretaket skal derfor gjøre rede for hvilken ansvarsdeling som er benyttet i leieforhold og hvorfor denne ansvarsdelingen er hensiktsmessig. Videre er det en forventning at Foretaket systematisk sammenligner kostnadsbildet i forvaltning, drift og vedlikehold med tilsvarende kostnader, ikke bare i kommunal eiendomsforvaltning, men også i privat regi.

6 Foretaket skal drive kostnadseffektivt og etter prinsipper som ikke forringer eiendommenes verdi Forvaltning, drift og vedlikehold innebærer en prioritering av knappe økonomiske ressurser. Som eier er Drammen kommune opptatt av at eiendommenes verdi bevares. Som leietager er Drammen kommune opptatt av at Foretaket legger til rette for hensiktsmessig kommunal tjenesteyting. Eier forventer at Foretaket i sine vedlikeholdsplaner og budsjetter gjør rede for hvilke prioriteringsmekanismer som ligger til grunn for vedlikeholdsplanene. Dagens praksis med konkrete planer og kostnadsoverslag for vedlikehold videreføres og suppleres med en beskrivelse av hvordan det samlede nivået på investeringene påvirker verdien av kommunens eiendom. Foretaket skal ta utstrakt hensyn til brukere og leietagere Drammen Eiendom har mange kunder uten valgmulighet som samtidig er avhengig av eiendom for kommunal tjenesteproduksjon. Gjennom dette avhengighetsforholdet, påligger det Drammen Eiendom et ekstra ansvar. Foretaket anskaffer bygg, driftstjenester og vedlikehold for andres midler og på andres vegne. Uten utstrakt dialog med leietagere og brukere, ligger det en implisitt fare for at kvaliteten er en annen enn det brukeren selv ville ønske seg, kanskje også når man holder kvaliteten opp mot kostnaden. Det er eiers forventning at Drammen Eiendom, ikke bare passivt følger kommunens retningslinjer for hvordan miljø og brukere skal tas hensyn til, men også aktivt etterstreber å lytte til leietagere og brukere gjennom utstrakt bruk av sammenlignbare undersøkelser som gir informasjon om leietageres og brukeres prioriteringer. Foretaket skal bidra til en politisk prioritering av riktig kvalitet Foretaket er pålagt å ta miljøhensyn og har også fått anerkjennelse for sin miljøprofil, blant annet for bruk av passivhusstandard i skolebygg. I noen tilfeller vil miljøbygg bidra til å redusere leietagers totale kostnader og bedre muligheten for kommunal tjenesteproduksjon i andre tilfeller vil miljøhensyn skje på bekostning av hensyn til leietager. Foretaket skal kunne gjøre rede for den standarden man ønsker å legge til grunn, hvilke kostnader som samlet påløper, og hvordan ulike hensyn forsøkes balansert. Ut over miljøstandarder, må det forventes at Drammen kommune løpende må veie kvalitetsstandarder opp mot kostnad og kanskje funksjonalitet. Slike diskusjoner kan oppstå i spørsmål om uteområder, utsmykning, bevaring av opprinnelig uttrykk (kulturminne), energieffektivitet, etc. Eier forventer at Drammen Eiendom bidrar til å legge en standard for de vanligste situasjonene der kvalitet har en kostnad slik at det blir økt bevissthet om kostnad og nytte og større bevissthet om hvilke situasjoner som rettferdiggjør et avvik fra det normale. Arbeidsdeling i spørsmål om byutvikling Drammen kommune står ovenfor spennende utviklingsoppgaver, blant annet mot fjorden. Innenfor eiendom, skjer en betydelig del av verdiøkningen gjennom to trinn: først når en tomt reguleres til et kommersielt formål og dernest når man kan sikre en leietager. Drammen kommune og Drammen Eiendom har noen ganger de nødvendige forutsetningene for å få til en slik verdiøkning.

7 Det er eiers forventning at Drammen Eiendom aktivt fremmer forslag til hvordan byplanen kan oppfylles og er en bidragsyter i byplanprosessen sammen med styre og eier. Kommunal eiendomsutvikling har ofte en risiko, særlig i konkurransesituasjon med private utbyggere. I slike situasjoner er det ikke alltid opplagt at kommunens insentivsystemer, risikovilje og markedsforståelse er tilstrekkelig til å forsvare deltagelse gjennom et kommunalt foretak. Administrasjonen har til hensikt å legge frem spørsmålet om Foretakets handlingsrom i det konkurranseutsatte markedet som en egen sak for bystyret. Uavhengig av byplanprosessen, er det eiers forventing at Drammen Eiendom vurder egen portefølje og identifiserer tomter og eiendom med et uforløst potensial som kan utvikles til beste for byen. Hvilket organisatorisk og finansielt grep som er riktig, vil avhenge av hvilken kompetanse, risikoprofil og tidshorisont som er knyttet til hvert enkelt prosjekt. Finansielle føringer Drammen Eiendom KF inngår i kommunens økonomiplan og Foretakets investeringsbehov håndteres etter kommunelovens bestemmelser. I hovedsak er det bystyret som fatter investeringsbeslutninger. Eier forventer at Foretaket vurderer hensiktsmessig alternativ finansiering før man eventuelt ber om kommunale investeringsmidler. For investeringer der det er et vesentlig innslag av eksterne leietagere, forutsettes det at gode forretningsmessige prinsipper ligger til grunn. Dette innebærer at krav til avkastning/lønnsomhet tilfredsstiller alternativ avkastning i investeringsobjekter med tilsvarende risiko, og at innsatsen prioriteres til de forventningsmessig mest lønnsomme prosjektene. Styret skal involveres dersom avhending av eiendom skjer under takst (se også punkt 2.1) og vurdere om eier skal konsulteres. Forventninger til utbytte og avkastning For et kommersielt eiendomsselskap, er avkastning på egenkapitalen et fundamentalt mål i større utstrekning enn for eksempel driftsresultat. For Drammen Eiendom, derimot, er virksomheten bare delvis preget av forretningsmessige mål. Krav om utbytte fastsettes gjennom årlig budsjettprosess. Eiers forventning om utbytte er knyttet til det løpende innslaget av kommersiell aktivitet og risikoprofil. Når virksomheten utøves på et marked og formålet er å tilføre eieren en økonomisk gevinst, er har eier som utgangspunkt at gevinsten i sin helhet videreformidles som utbytte. Styringsmekanismer og styringsdialog Eier ønsker en løpende og god dialog med selskapet om den langsiktige utviklingen av Drammen Eiendom. Eier legger til grunn samme grunnleggende prinsipper for Drammen Eiendom som for øvrige selskaper eiet av Drammen kommune. Kommunens forventninger er kommunisert på Eierskapsportalen. Dette innebærer at styret må tilpasse ambisjoner og

8 prioritere satsningsområder innenfor rammen av eiers overordnede føringer i eierstrategien. Hyppighet av eiermøter vil være situasjonsbetinget. Som utgangspunkt skal det avholdes eiermøte med formannskapet hvert år, og som et minimum annethvert år. Drammen kommunes eiermelding gir rammene for hvordan kommunen utøver sitt eierskap i ulike selskap og foretak. Overordnede forventinger omtalt i eiermeldingen gjelder for alle selskaper kommunen har eierinteresser i. Eiermelding setter blant annet forventning til at styret gjennomfører en årlig selvevaluering. Interesse- og rollekonflikter Drammen kommune er i sin relasjon til Drammen Eiendom både eier, bestiller, långiver og leietager. Drammen kommune er oppmerksom på mulige interesse- og rollekonflikter i forbindelse med Foretakets virksomhet. Kommunelovens 67 presiserer at «styret har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder foretakets og dets virksomhet» men styret må også påse at «virksomheten drives i samsvar med foretakets formål vedtekter [ ] økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer». Paragraf 72 understreker at rådmannen ikke har instruksjons eller omgjøringsmyndighet, men at rådmannen som administrasjonssjef likevel kan «instruere foretakets ledelse om at iverksetting av en sak skal utsettes» inntil bystyret ar behandlet saken. «[F]ør styret treffer vedtak i sak som skal behandles» av bystyret, skal rådmannen «være gitt anledning til å uttale seg om saken» og uttalelsen skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. Faktiske og mulige interesse- og rollekonflikter håndteres i tråd med kommunelovens bestemmelser slik at konfliktspørsmål i praksis vil avgjøres av Drammen bystyre.