Samarbeide uten konflikt

Transkript

1 Prosjektrapport Søkerorganisasjon: FFO Virksomhetsområde: Forebygging År: 2008 S.nr: 0093 Samarbeide uten konflikt Hjelp til å løse problemer og håndtere konflikter i funksjonshemmedes organisasjoner. Utførelse: Funksjonshemmedes Fellesorganisasjon (FFO)

2 Innholdsfortegnelse Innledning Sammendrag... 2 Bakgrunn... 3 Prosjektets hovedmål/resultater... 3 Prosjektgjennomføring... 4 Fase Fase Fase Praktisk gjennomføring... 4 Konkrete resultat av hver fase... 5 Fase Fase Fase Resultat... 6 Publikasjoner... 6 Oppsummering og konklusjon

3 Innledning. Prosjekt Samarbeide uten konflikt er blitt gjennomført i løpet av 2009 og har rettet seg i mot FFOs ulike organisatoriske ledd. Initiativet til prosjektet ble tatt etter at man i gjennom flere år, hadde erfart at samarbeidsproblemer og konflikt tok oppmerksomheten vekk i fra de faglige og fagpolitiske utfordringene man sto overfor i FFO. Spesielt gjaldt dette arbeidet i FFOs fylkeslag. Samarbeidet med ansatte og tillitsvalgte i FFOs fylkeslag har vært nødvendig for at prosjektet har kunnet latt seg gjennomføre. En honnør til de som har vært aktive i denne prosessen. Prosjektet er blitt finansiert med midler i fra Helse og Rehabilitering og hadde ikke kunnet gjennomføres uten disse midlene. Prosjektet er gjennomført av FFOs sekretariat ved Øivind Skotland, som har stått for prosjektledelse og utvikling av konfliktmestringsheftet, og Bjørg Synnøve Kampestuen-Berntzen, som har vært en aktiv medarbeider og hatt ansvaret for utvikling av rutinehåndboka. Sammendrag Det frivillig arbeidet blant funksjonshemmede og kronisk syke er en viktig og sentral ressurs for funksjonshemmedes organisasjoner, deres fylkes- og lokallag og for det øvrige samfunnet. Arbeidet har imidlertid i noen grad vært hemmet av at organisasjonene har opplevd store konflikter innad. FFO har i løpet av 2009 gjennomført prosjekt Samarbeide uten konflikt for å øke medlemmenes kunnskap om gode organisasjonsrutiner, gode rutiner for problemløsning og konflikthåndtering. Prosjektet har hatt som overordnet mål at gjennom økt kunnskap om gode organisasjonsrutiner, problemløsning og konflikthåndtering skal frivillige tillitsvalgte bli i stand til å mestre rollen på en bedre måte. Gjennom samarbeid med ansatte og tillitsvalgte har prosjektet vært gjennomført uten særlige avvik i fra den opprinnelige prosjektplanen. Gjennom dialog med organisasjonene og prosjektets erfaring med hva som er de viktigste konfliktkildene, kom man frem til at konflikt, langt på vei er mulig å forebygge. Det fikk konsekvenser for hvor mye vekt en la på å utarbeide hensiktsmessige rutiner og formalisering i organisasjonsarbeidet. Dernest kunne man konsentrere seg mot hvordan man håndterer konflikter på en mest mulig hensiktsmessig måte. Prosjektet ble gjennomført som en kombinasjon av oppgaver som styrene skulle løse og møter/seminarer. I alt 12 fylkeslag deltok på alle møtene i prosjektet. Prosjektet ble avsluttet med et tilbud til alle deltagende organisasjoner om direkte bistand saker av konfliktmessig karakter som de selv ikke så seg i stand til å løse. At ingen har benyttet seg av tilbudet i den avsluttende fasen, kan oppfattes som at man selv har klart å gjennomføre nødvendige tiltak i organisasjonene. Hvis det stemmer vil resultatet kunne betegnes som vellykket. Det er blitt utarbeidet to publikasjoner i prosjektet: Rutinehåndbok for FFO og et hefte med tittelen: Hvordan forholde seg til uenighet og konflikt? 2

4 Bakgrunn Funksjonshemmedes Fellesorganisasjon er en paraplyorganisasjon for 69 ulike frivillige organisasjoner av funksjonshemmede og kronisk syke, med til sammen ca medlemmer. FFOs fylkeslag er aktive i alle landets fylker og det er opprettet 54 lokallag i kommunene. Medlemsorganisasjonene spenner over alt fra store organisasjoner med mer enn medlemmer til små organisasjoner med mindre enn 100 medlemmer. Funksjonshemmede og kronisk syke er aktive som tillitsvalgte i organisatorisk arbeid, både i egne medlemsorganisasjoner og i FFOs fylkes- og lokallag. De aller fleste tillitsvalgte har selv en funksjonshemming eller en kronisk lidelse. I seg selv kan dette være et hinder for å kunne fungere sosialt og samarbeide med andre. Mange har heller ikke har fått anledning til å tilegne seg organisasjonskompetanse i et ordinært arbeidsliv. Når en større gruppe har liten eller ingen jobberfaring, kan dette øke mulighetene for at konflikter oppstår fordi det er sprik i erfaringer med å samarbeide og i å løse utfordringer. Når mestringsevnen på området ikke er tilstrekkelig vil det lett oppstå en ond sirkel som i verste fall fører til at sykdom eller kroniske lidelse forverres, og at det frivillige arbeidet de utfører opphører. Både vanskelige arbeidsforhold internt i organisasjonene og konflikter som oppstår som følge av dårlig mestring av utfordringene, førte til uheldige konsekvenser for organisasjonene hvor dette ble et problem, og for deres utøvelse av det fagpolitiske arbeidet. Fordi vi i FFO hadde sett disse problemene over tid, ble problem- og konfliktløsning tatt opp som tema på fylkeskonferansen i Det ble også brukt mye tid på konfliktløsning i fylkene der dette var nødvendig. Men for at dette skulle ha en varig virkning, måtte det gjøres et mye grundigere arbeid og investeres lang flere ressurser på området. Grovt sett kan man si at årsakene til problemene som er beskrevet er tredelte: - Dårlig formalisering av arbeidsprosesser og manglende organisatoriske rutiner - Manglende rutiner og metoder for problemløsning - Manglende forståelse for hva en konflikt er, og fravær av metoder for konfliktløsning der konflikt allerede har oppstått. Samtidig som FFO sentralt var oppmerksomme på problemene som her er beskrevet, er imidlertid dette fylkes- og lokallagenes ansvar fordi de er selvstendige driftsenheter med eget budsjett. Det samme forholdet gjelder for våre medlemsorganisasjoner. Prosjektets hovedmål/resultater I prosjektbeskrivelsen ble følgende målsetting definert 1. Utvikle gode modeller og metoder for å løse problemer og forhindre at konflikt oppstår i forbindelse med arbeidet som tillitsvalgt i organisasjoner, fylkes- og lokallag. 3

5 2. Utvikle metoder for å håndtere konflikter som oppstår i lokal og fylkeslag. 3. Gjennomføre kurs for medlemsorganisasjoner og FFOs fylkes og lokallag i problemløsning og konflikthåndtering. 4. Implementere organisatoriske rutiner for å sikre et godt samarbeid mellom tillitsvalgte i organisasjonene 5. Bistå lagene i konfliktløsning der det er behov. 6. Hindre økte helserelaterte problem som følge av konflikt i organisasjonen. Prosjektgjennomføring Prosjektplanen skisserte en gjennomføring av prosjektet i tre faser, som alt overveiende ble fulgt: Fase Utsending av oppgaver til alle fylkeslag og lokallag, som skulle løses og besvares. Dette skulle skje med hele styret samlet. Overskriften på oppgaven var: Hva er med på å skape konfliktsituasjoner i organisasjonen? 2. Samling på fylkeslederkonferansen i mai. (gjelder kun fylkes-ffo) Tema: Hvilken type saker er det som skaper motsetninger. Oppsummering av oppgavebesvarelser som er behandlet i styrene. o Når er uenighet vanskelig å takle? o Strategier for å takle uenighet. o Formalisering og rutiner som metode. 3. Presentasjon av utkast til ny rutinehåndbok Fase Ny runde med oppgaveløsning i styrene. 5. Ny samling i løpet av oktober. Tema: Dersom konflikt ikke kan unngås. Hvordan analysere konflikten? Strategier for konflikthåndtering med utgangspunkt i konfliktens art. 6. Gjennomføring av kurs/selvstudium i styrene. Fase Individuell oppfølging av styrene i de ulike lagene etter prinsippet, hjelp til selvhjelp. Praktisk gjennomføring Prosjektet opprettet dialog med de aktuelle fylkes og lokallag gjennom å orientere om prosjektet og invitere til deltagelse. Vi satte fokus på samarbeidsproblemer og konflikt som et hinder i det frivillige organisasjonsarbeidet og som kilde til forverring av symptomer og utbrenthet hos den enkelte tillitsvalgte. For å oppnå dialog og engasjement om problemstillingen, inviterte vi til å komme med innspill på hva som kan være konfliktskapende og fortelle om egne erfaringer knyttet til problematisk samarbeid. 4

6 Konkrete resultat av hver fase Fase 1 På bakgrunn av de innspillene vi fikk gjennom oppgavebesvarelsen, samt de erfaringer som FFOs sekretariat har gjort de siste årene, kunne vi identifisere de vanligste konfliktkildene. Gjennom dette materialet ble vår oppfatning om at konflikt i stor grad skyldes manglende organisasjonskunnskap, og/eller ufullstendige rutiner og retningslinjer i organisasjonene, styrket. Dette styrket også vår forståelse av hvor mye konflikt som kan forhindres dersom man iverksetter forebyggende tiltak. På den første konferansen ble en systematisk gjennomgang av et utkast til rutinehåndboka i samarbeide med de som skal bruke den gjennomført. Det ga et godt grunnlag for oppstarten av en pedagogisk prosess i organisasjonene. Gjennom å diskutere hvordan en slik håndbok burde utformes med bakgrunn i de erfaringene man hadde om årsak til konflikt, viste seg å føre til en god prosess slik at organisasjoner og lag bedre vil kunne forhindre utvikling av konflikter. Både en rutinehåndbok og FFOs personalhåndbok vil kunne fungere positivt i det konfliktforebyggende arbeidet. Det ble også fokusert på god møtekultur med formalisering av rutiner, møteledelse, møtedeltagelse, roller og ansvar i forbindelse med møter. Likeledes ble etiske retningslinjer brakt opp som et tema og man så på i hvilken grad slike retningslinjer kunne fungere forebyggende. Fase 2 I den neste fasen var planen å fokusere utelukkende på håndtering av konflikt. Imidlertid viste erfaringene så langt i prosjektet at en svært stor del av konfliktstoffet i organisasjonene relaterte seg til manglende organisasjonskunnskap og uklar formalisering. Derfor valgte vi også i denne fasen å vektlegge viktigheten av forebygging gjennom økt fokus på disse områdene. Men også de temaene som var planlagt, utvikling av forståelse for konfliktens karakter og strategier for løsning, ble gjennomført. Det er ikke til å unngå at det fra tid til annen oppstår konflikter, til tross for at man vektlegger forebygging av konflikt. I de tilfellene, at et problem eller uenighet har fått anledning til å utvikle seg til en konflikt, er det nødvendig at de tillitsvalgte som skal håndtere konflikten har tilegnet seg kunnskap om konfliktløsning. Konferanse nr 2 hadde som mål å gi deltagerne oversikt over ulike konflikttyper, kunne analysere ulike typer konflikt og gjenkjenne konfliktens karakter. Dernest så man på ulike strategier i forhold til konflikttypene, for å kunne håndtere konflikten på en mest mulig konstruktiv måte. Deltagere fikk også anledning til å bli nærmere kjent med sine egne strategier for konfliktløsning, noe som de fleste har tilegnet seg gjennom et langt liv. Disse strategiene viste seg ofte å være lite hensiktsmessige sett i forhold til konfliktens karakter. 5

7 Fase 3 I denne fasen fikk de ulike organisasjonene et tilbud om bistand i konkrete konfliktsituasjoner. Tanken var at man skulle kunne delta på møter og veilede styrene der det var så vidt store konfliktutfordringer at man ikke selv hadde opplevelsen av å mestre disse. I praksis viste deg seg at etter at fase 2 var gjennomført, så var det ingen organisasjoner som tok kontakt for å få hjelp. I kun et tilfelle har prosjektledelsen vært med på et møte i et fylkeslag i forbindelse med en konflikt. Dette møtet ble imidlertid gjennomført før man hadde gjennomført konferansen i forbindelse med fase 2. Resultat Prosjektet har bidratt til økt oppmerksomhet om hvordan samhandling i organisasjonene foregår. Hvordan kultur og kanskje like mye ukultur er årsak til at konflikt oppstår og at svært mye konflikt kunne vært unngått dersom man hadde hatt rutiner og fulgt disse i ulike situasjoner. Organisasjonskunnskap er også et nøkkelord med tanke på å unngå at konflikt oppstår. Forståelsen for dette er i dag langt større blant de som har deltatt i dette prosjektet enn de som har valgt å ikke delta. Det må likevel tilføyes at temaet og fokuset på området har spredd seg til alle deler av organisasjonen. Det faktum at ingen av våre organisasjonsledd har tatt kontakt med tanke på å få hjelp i vanskelige konfliktsituasjoner kan være tilfeldig. Noe av årsaken kan også skyldes at det ikke har gått lang nok tid til at det har kunnet oppstå situasjoner. Samtidig er vår erfaring at det i større eller mindre grad er konflikter hele tiden og at FFO sentralt stadig blir oppfordret til å yte bistand i ulike situasjoner. Vi velger derfor å tolke situasjonen som et resultat av økt forståelse for problemfeltet i blant de ansatte og tillitsvalgte i organisasjonene og at de så langt har klart å håndtere problemene på egen hånd. Publikasjoner I løpet av prosjektet har man utarbeidet to publikasjoner som blir distribuert til FFOs ulike organisasjonsledd. Det er Rutinehåndbok for FFO og et hefte med tittelen: Hvordan forholde seg til uenighet og konflikt? Begge disse publikasjonene har blitt til som et resultat av prosjektet og vil inngå i et opplæringsprogram som vil bli gjennomført for de nye styrene i organisasjonene. Publikasjonen Hvordan forholde seg til uenighet og konflikt? vil også bli tilrettelagt som et studiehefte og vil bli utgitt i samarbeide med Funksjonshemmedes Studieforbund (FS). Oppsummering og konklusjon Selv om dette prosjektet er avsluttet, vil resultatet av prosjektet leve videre. Organisasjonsavdelingen i FFO har fått økt sin bevissthet og kompetanse og vil i større grad enn tidligere kunne bidra til positive prosesser i FFOs ulike organisasjonsledd. 6

8 Publikasjonene som er utarbeidet vil inngå i de tillitsvalgtes opplæringsprogram og FS vil kunne tilby kurs basert på studieheftet om uenighet og konflikt. Ansatte og tillitsvalgte i FFOs organisasjonsledd vil med stor sannsynlighet ha en høyere grad av bevissthet om viktigheten av å håndtere uenighet på en konstruktiv måte og forebygge konflikt fremfor å fremprovosere situasjoner som kan resultere i konflikter. 7