Innkalling. Møte i Rapporteringsgruppen Tid: Tirsdag 8. juni 2010, kl 10:00 15:00. Møterom 7. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i Rapporteringsgruppen Til: Helge Bjørnhaug, UiO Gunnar Bendheim, HiST Ketil Rudjord, NTNU Sara Mauland, UiS Ole-Jørgen Torp, UMB Frøydis Strøm, UiB Espen Kristensen, UiT Øyvind Valde, HiB Berit Kletthagen, HiL Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Arvid Hansen, USIT Knut Løvold, USIT Tid: Tirsdag 8. juni 2010, kl 10:00 15:00 Møtested: Møterom 7. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart med veibeskrivelse 1

2 Saksdokumenter Sak 1 FS Referat fra møte i Rapporteringsgruppen Sak 2 FS Oppsummering fra møte med lånekassa Sak 3 FS Rapportering av antall studenter FS Rapportering av studieplasser, mail fra UiA FS Rapportering av studenter innenfor cotutelle-avtaler, mail fra NTNU Sak 3, 4 Rapporteringshåndboka (for PPU-rapportering) Dagsorden 1. Referat fra møte i Rapporteringsgruppen 26. november Orienteringssaker a. Møte med Lånekassa 27. mars DBH-rapportering a. Rapportering av antall studenter b. Rapportering av studieplasser, mail fra UiA c. Rapportering av studenter innenfor cotutelle-avtaler d. Rapportering av PPU-studenter, gjennomgang av datagrunnlag og rapport, som skal benyttes første gang i februar Rapportering til Lånekassa a. Ny rapportering av PPU-studenter, gjennomgang av denne. 5. Høstens brukerforum Tema vil være bl.a. offentlighetsloven/fs-personvern, ECTS-label/DS-label, rapportering av studieinformasjon 6. Neste møte 7. Eventuelt FS Innkalling til møte i Rapporteringsgruppen Side 2

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i gruppe for rapportering Til stede: Helge Bjørnhaug, UiO Gunnar Bendheim, HiST Sven-Erik Sivertsen, NTNU Sara Mauland, UiS Øystein Ørnegård, UiB Frøydis Strøm, UIB Espen Kristensen, UiT Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Arvid Hansen, USIT Knut Løvold, USIT Forfall: Ketil Rudjord, NTNU Dato: 26. november 2009 Sist endret:

4 Dagsorden 1. Referat fra møte i Rapporteringsgruppen 18. juni DBH-rapportering PPU/lærerutdanning-rapportering 4 rapporter som skal leveres til DBH, som ikke kan leveres fra FS pr. i dag. Forslag fra Sara Mauland, UiS gjennomgås. 3. Ny rapportering til Lånekassa (PPU) 4. Orientering om arbeidsgruppe for rapporter om nasjonal studentflyt i UH-sektoren v/espen Kristensen 5. Rapportering av antall studieplasser 6. Sammenslåing av rapportering til SSB og DBH 7. Neste møte 8. Eventuelt FS Referat fra møte i Rapporteringsgruppen Side 2

5 Det var ingen merknader til dagsorden 4 saker til Eventuelt: a) Dr.grad-samarbeid, nye rapporteringskrav, USIT b) Spørreundersøkelse SSB skal utføre i februar, USIT c) Opptakstype, UiT d) Intervall for utvekslingsstudenter, HiST 1. Referat fra møte i Rapporteringsgruppen 18. juni 2009 Til pkt. 2. Nye muligheter for kontroll av data før rapportering. Det lages foreløpig ikke noe nytt, siden DBH kommer med nye muligheter for at institusjonene kan sjekke data før disse publiseres. Pkt. 3. Endringer som gjelder beregning av studieprogram kommer før vårens rapportering skal gjennomføres. Det kommer sannsynligvis nye programkolonner i forhold til behov i LIST, dette gjelder programtilknytning til utdanningsplan og programtilknytning til kvalifikasjon. Disse vil da bli innført på melding, protokoll og emne dette semester. 2. DBH-rapportering PPU/lærerutdanning-rapportering Punktet gjelder fire rapporter til DBH, som det er ønskelig skal kunne rapporteres direkte fra FS. Rapporteringen utføres manuelt i dag, og er til dels vanskelig og tidkrevende å gjennomføre. Dette gjelder følgende rapporter: Uteksaminerte allmennlærere valgfag Videreutdanning for lærere i barnehage og skole Uteksaminerte PPU-kandidater fagkrets fra høyere utdanning Uteksaminerte PPU-kandidater fagbakgrunn fra yrkesfag i videregående opplæring Sara Mauland hadde laget innspill til gruppen angående saken mht PPU-rapportering. De to første rapporteringene, som gjelder lærerutdanningen, ønsker gruppen å utsette behandling av inntil det er kommet en avklaring i forhold til nye lærerutdanninger som starter opp høsten Dersom studenter som startet før 2010 fases over på den nye utdanningen, vil dagens ordning utgå nokså snart. Det må derfor avklares i hvilken form denne rapporteringen skal videreføres. Når det gjelder de to rapportene som omhandler PPU, kom gruppen frem til at det bør innføres noen nye tabeller, slik at grunnlaget for denne rapporteringen kan registreres først i søknadsprosessen og senere også på student. En del av informasjonen vil ikke være tilgjengelig eller vurderinger vil ikke være gjort innenfor søknadsprosessen. Informasjonen må derfor kunne overføres fra søknad til student, og videre vedlikeholdes på student. FS Referat fra møte i Rapporteringsgruppen Side 3

6 Ny tabell på søknad og student for å registrere bakgrunn. Må være mulig å registrere nivå 1. yrkesfag 2. enkeltfag 3. bachelor 4. master Fagbakgrunn 1. type fag kode 2. type fag navn Vi tror det er nivået for studenten som skal rapporteres, og ikke nivået studenten har innenfor gitt fag. Dette må avklares i forhold til NSD/KD. I så fall skal det i grunnlaget kun angis et nivå, men det skal kunne angis flere fagtilknytninger. I utgangspunktet skal dagens fagtabell benyttes for denne rapporteringen. Men det må innføres en ny nsd-fag-tabell i FS med de fagkodene som det skal rapporteres på. Disse skal videre knyttes til dagens fagtabell, etter samme modell som gjelder eksempelvis utvekslingsprogram og NSD-utvekslingsprogram. Det må også innføres en ny kodetabell for de aktuelle nivåene. 3. Ny rapportering til Lånekassa (PPU) Lånekassa ønsker å innhente informasjon om studenter som har fullført visse typer lærerutdanninger. Dette da det for en del av disse utdanningene skal ettergis studielån. Gruppen konkluderte med at den enkelte institusjon ikke har tilstrekkelig informasjon til å kunne foreta en komplett rapportering. Noe av grunnlaget vil måtte komme fra andre institusjoner. Gruppen foreslår at FS leverer studieprogram for allmennlærerstudenter, studieretning og grad til Lånekassen. Institusjonene ønsker ikke å måtte fortolke Lånekassens reglement i forhold til hvem som skal komme inn under ordningen. Dersom alt rapporteres, kan Lånekassen selv kople sammen data. 4. Orientering om arbeidsgruppe for rapporter om nasjonal studentflyt i UHsektoren v/espen Kristensen Espen Kristensen orienterte om den nyopprettede arbeidsgruppen for DBH som gjelder nasjonal studentflyt i UH-sektoren. Arbeidsgruppen har hatt et møte i november, med blant annet gjennomgang av data i DBH. Mandatet for gruppen gjelder Studentflyt mellom institusjoner. Gruppen skal i utgangspunktet ikke se på gjennomføring og progresjon, men skal arbeide med frafallsanalyse. Mye av arbeidet ved institusjonene dreier seg om arbeidet rundt FS Referat fra møte i Rapporteringsgruppen Side 4

7 håndtering av frafalte studenter, men lite om analyse. Det vurderes om utdanningsplan kan benyttes som grunnlag for frafallsanalyse. Mål om å finne ut hva som er reelt frafall, ved å se på hvor mange som ikke faller fra, men flyter til andre institusjoner. I første fase fokuseres det på å avklare grunnbegrep og kartlegge metoder rundt registrering ved de ulike institusjonene. Videre ble muligheten for å kjøre frafallsanalyse mot SSB data tatt opp, fordi de har persondata. Det ble reist spørsmål ved om FS burde være representert i gruppen. FS har sendt en henvendelse til NSD og bedt om å få delta, i alle fall som observatør, men har foreløpig ikke fått svar. Arbeidet skal ferdigstilles innen oktober Gruppen er nedsatt etter ønske fra Kunnskapsdepartementet. 5. Rapportering av antall studieplasser UiB tok opp problenstilling om hvordan rapportering av antall studieplasser skal foregå dersom flere opptakstudieprogram går til samme studieprogram. Dette er særlig et problem i forhold til lokale opptak. Rapporteringen til DBH skjer for det enkelte opptakstudieprogram, og det kan være flere opptakstudieprogram tilknyttet samme studieprogram. Budsjetterte plasser settes oftest på studieprogram, og fordeles ikke utover det enkelte opptakstudieprogram. Det blir derfor problematisk å gjennomføre denne rapporteringen for en del programmer. Gruppen konkluderte med at antall studieplasser settes til -1 for alle lokale opptak, dvs. at de ikke rapporteres. Studieplasser rapporteres kun for NOM. Dette er det også åpnet for i beskrivelsen fra NSD. 6. Sammenslåing av rapportering til SSB og DBH NSD og SSB har i høst gjennomgått deler av rapporteringen av informasjon som institusjonene leverer til begge parter. I denne omgang har de sett på tabeller som gjelder emner, studieprogram og registrerte studenter. Dette har resultert i et felles notat som beskriver en felles rapportering av denne typen informasjon. Det foreslås at rapporteringen skal gjøres til NSD, og at NSD deretter vidererapporterer til SSB. Institusjonene slipper da å rapportere til SSB direkte. Nye tabeller Emner Innhold i ny tabell ser greit ut. Må avklare utplukk av emner med hensyn til termin, da dette vil omfatte emner både for inneværende og forrige termin. SSB må ha informasjon om aktive emner for inneværende termin (for emneoppmeldinger), samtidig som det rapporteres resultater for forrige semester. FS Referat fra møte i Rapporteringsgruppen Side 5

8 Studieretning Her må det tas hensyn til mange koplinger mellom studieretning og studieprogram. Kun aktive studieretninger bør rapporteres, på grunnlag av termin. Studieprogram Nye felt Kandidatkode. Lengste grad skal oppgis. Gruppen stilte spørsmål til om ikke denne skulle/burde utgå? Koplingen skjer i alle fall på studenten/kandidaten. Eventuelt må alle kvalifikasjoner knyttet til studieprogrammet tas med. Det er dette siste som tidligere er blitt rapportert til SSB. Studiepoeng krav: Må være konsistent i forhold til kandidatkode. Registrerte studenter. Programtilknytning: Notatet foreslår ulike algoritmer for rapportering til SSB og DBH. Gruppen mener at programtilknytningen til studenten bør gjøres på samme måte, og da slik det gjøres til NSD i dag. En mulig løsning på dette er å sende med den beregnede plassering pluss en verdi som angir om studenten har studierett til det beregnede programmet. Når det gjelder utplukk av registrerte studenter så mener gruppen at praksis tilsier at formuleringen rundt godkjenning av utdanningsplan bør fjernes. Dette skyldes at det ikke er mulig å få bekreftet utdanningsplan innen rapporteringsfrist for store grupper av studenter, for eksempel førsteårs studenter. Feltet Benytt studierett ved plassering benyttes ulikt i dag. Det anbefales at det her settes hakes av ekte program som bachelor og masterprogram, mens enkeltemneprogram ikke skal ha hake her. Det er behov for en gjennomgang av problemstillinger rundt emnestudierett, muligens i planleggingsgruppa. Feltet Krev studierett ved plassering benyttes på program hvor det ikke er ønskelig å plassere studenter som tar enkeltemner. Gjelder for eksempel farmasi og medisin. Det er behov for avklaring rundt studenter som er knyttet til flere studieretninger/fordypninger. Gjelder her, men også på for eksempel vitnemål. I rapporteringen er det kun lagt opp til mulighet for én studieretning, også i FS er det på studieprogramstudent kun mulig å angi én studieretning. Det er bedt om at progresjon fjernes, men dette er det foreløpig ikke tatt hensyn til. Fra gruppen ble det påpekt at for eksempel gjentak av eksamen er en betydelig feilkilde for beregning av progresjon. Det er behov for noen institusjoner som kan bidra til testingen. Fire testinstitusjoner var i utgangspunktet villige til dette: UiT, UiB, UiS, HiST. 7. Neste møte Neste møte: 7.april 2010 på USIT 8. Eventuelt a. Dr.grad-samarbeid, nye rapporteringskrav, USIT FS Referat fra møte i Rapporteringsgruppen Side 6

9 Samarbeid med andre institusjoner tas sannsynligvis med i finansieringsmodellen, og vil da måtte rapporteres fra og med Dette innebærer at informasjon om arbeidsgiver og gradsgivende institusjon må med. Det er ikke uvanlig at en dr.gradsstudent har flere arbeidsgivere, for eksempel sykehus, institusjon, kreftforening eller lignende. Dette vil også ofte variere i løpet av studiet. Det må avklares om bare gradsgivende institusjon eller også samarbeidende institusjon skal rapportere. b. Spørreundersøkelse som SSB skal utføre i februar 2010, USIT SSB skal i februar og mars 2010 gjennomføre spørreundersøkelsen Eurostudent blant aktive studenter. De ønsker da e-postadresse og reell studieadresse fra institusjonene. Gruppen mener det er ønskelig å samordne dette ved å gjøre henvendelsen via USIT. Jobben vil enten kjøres fra USIT, eller ved institusjonene som da får en beskrivelse av hvordan dette gjøres. c. Opptakstype, UiT For opptakstudieprogram må opptakstype angis både i øvre del av bildet, og for hver termin, og disse må være identiske. Opptakstype i øvre del av opptak studieprogram samlebildet skal fjernes, men det må gjøres noen endringer før det kan gjennomføres. d. Intervall for utvekslingsstudenter, HiST For utvekslingsstudenter er det i forslag til revidert statsbudsjett for 2010 formulert at grensen for lengde på opphold er 12 uker. I dokumentasjonen fra NSD er grensen satt til tre måneder. Dette gir en forskjell på om lag en uke. Enkelte institusjoner opererer med mange 12 ukers utvekslingsopphold, noe som gjør at de faller utenfor 3 månedersgrensen for rapportering. Problemstillingen er sendt videre til NSD. FS Referat fra møte i Rapporteringsgruppen Side 7

10 <sideskift>

11 Her følger en oppsummering fra møtet vårt på brukerforum den 27 mars 2010 i Bergen Rapportering av studentstatus Universitetet i Bergen stilte spørsmål om rapportering av gyldig studentstatus for studenter som tar norsk ved Universitetet i Bergen. Lånekassen gjør oppmerksom på 4-6 e i Lånekassens forskrifter om tildeling, som sier: Det gis ikke støtte til norskopplæring når opplæringen ikke skjer i kombinasjon med annen godkjent utdanning. Forskriftene finner dere på våre nettsider: Det betyr at støtte ikke kan gis til studenter som kun tar norskopplæring. Det er en forutsetning at kurset studenten følger også omhandler andre fag som gir rett til støtte i Lånekassen. For å ha rett til støtte er det også et krav at studenten har såkalt ordinært opptak ved lærestedet. Dette betyr at studenten, i tillegg til studiet i norsk, også har muligheten til å studere eventuelt andre fag parallelt med dette kurset. (For eksempel at kundens opptak gir ham lov til å studere engelsk eller økonomi samtidig som han tar studiet Norsk språk og kultur for internasjonale studenter.) I praksis betyr dette at vi ønsker at dere registrerer nei på Lånekassegodkjent på emnenivå på faget Norsk for internasjonale studenter (Nor101 og Nor102). Når studenten tar disse fagene som en del av annen utdanning som er registrert som ja på lånekassegodkjent, vil studenten bli rapportert med gyldig studentstatus. Noe som er korrekt i forhold til Lånekassens forskrifter 4-6. Permisjon Lånekassen har hatt utfordringer knyttet til studenter som har permisjon ved lærestedet. Utfordringen ligger i at vi mottar studentstatus på studenter som er i permisjon og studentene får utbetalt støtte selv om de ikke har rett på støtte etter Lånekassens forskrifter. På møtet ble vi enige om at FS lærestedene rapporterer gyldig studentstatus kun på studenter som er i fødselspermisjon. Vi har diskutert dette internt i Lånekassen i ettertid og ønsker å se nærmere på om det er nødvendig å rapportere gyldig studentstatus på studenter som har fødselspermisjon. Vi kommer tilbake med mer informasjon om hva vi ønsker. Rapportering av eksamensdata Doktorgradsemner Her diskuterte vi praksisen rundt rapportering av doktorgradsemner. Vi kom frem til at løsningen beskrevet under er aktuell.

12 Eksamensresultater for doktorgradsstudenter rapporteres kun så lenge emnene er en del av utdanningsplanen til studenten. Dette vil medføre at dere bare rapporterer eksamensdata (emner) for mastergradsstudenter og kvotestudenter. Doktorgradsemner skal stå med Ja under Lånekassegodkjent Rapportering av merknader på studieprogram Det har vært forvirring blant lærestedene når de skal rapportere merknader til lånekassen på studieprogram. Forvirringen har ligget i at det i rapporteres studieperiode, skolepenger og merknader ved å legge inn termin høst eller vår. På den andre siden har vi bedt lærestedene om at de bare rapporterer for et helt undervisningsår. Vi ble enige om å løse dette ved at det i terminfeltet legges inn hele undervisningsår (for eksempel 2010/2011) i stede for høst 10 og vår 11. Dersom lærestedene har studieprogram hvor det er ulikt skolepengebeløp for høst og vårsemesteret legger de inn begge beløpene i skolepengefeltet.

13 RT Rannveig Haug Geir CC: Magne Vangen Re: [hjelp.uio.no #559107] fs NSD-rapportering Registrerte studenter - Subject: individuell - samordnet med SSB Date: Fri, 09 Apr :30: To: fs-brukerstotte@hjelp.uio.no From: Yngve Bersvendsen <yngve.bersvendsen@nsd.uib.no> Goddagen! Viser til mailen nedenfor og et kort svar som jeg skrev tidligere i dag. Det er et styremøte for dbh den 23.april, og vi må få sendt sakspapirer onsdag neste uke. Tenkte å få disse tingene med meg der.. Jeg tar med Rannveig Haug også på mail-lista,da vi har hatt kontakt om dette med utdanningsplaner, som er et litt kronglete felt i seg selv.. Har i sånn all hast snekret sammen noen punkter på de tingene som har vært tatt opp den siste tida. Limer det inn i denne mailen. Det kan godt være at jeg kan ha misforstått noe eller skrevet uklart og upresist.har ikke særlig god kontroll på de tingene med trukket studieretter/inaktive studenter. Så derfor sender jeg teksten slik den er nå til dere for en gjennomgang. Kom gjerne med kommetarer - og legg gjerne inn tekst hvis noe er feil eller mangler, f.eks i rødt. Og helst i løpet av tirsdagen neste uke... God helg!! Foreløpig tekst: *Noen punkter tatt opp av institusjonene ang. studentdata.* *1. Rapportering av studenter ift. utdanningsplaner.* For opptatte, registrerte studenter etc har vi hatt en setning i DBH-dokumentasjonen som sier: /Dersom studenten har en utdanningsplan skal denne være bekreftet/. Setningen ble i sin tid spesifisert av KD. Dette er blitt tatt opp av FS og enkelte institusjoner som en problemstilling, og de ønsker at dette kravet ikke skal gjelde. En grunn er at i FS-uttakene er ikke kravet implementert. Begrunnelsen er at spesielt mange førsteårsstudenter ikke har bekreftet noen utdanningsplan ved tellingstidspunktet Konsekvensen av å ta hensyn til kravet om godkjente utdanningsplaner er at en del registrerte studenter ikke vil bli rapportert. Styringsgruppen bes ta stilling til om setningen om at kravet til bekreftet utdanningsplan skal fjernes. FS

14 *2. Gjennomføring iht avtalt utdanningsplan.* Vi får innrapportert data iht en tabell som heter Gjennomføring iht avtalt utdanningsplan. Her er det to størrelser som rapporteres. 1. Antall *planlagte* studiepoeng, forklaring: /Med utgangspunkt i studentenes inngåtte utdanningsplaner rapporteres antall planlagte* *studiepoeng, dvs. antall studiepoeng som studentene har planlagt å gå opp til eksamen i løpet av et kalenderår. Rapporteringen omfatter kun studenter som har inngått studieplaner./ 2. Antall *gjennomførte* studiepoeng, forklaring: /Med utgangspunkt i studentenes inngåtte utdanningsplaner rapporteres antall gjennomførte studiepoeng, dvs. antall studiepoeng studentene har bestått i løpet av et kalenderår. Data omfatter kun studenter som har inngått utdanningsplan./ I tabellen er det i tillegg spesifisert: /En student som slutter etter at han er registrert, har godtatt studieplan og betalt semesteravgift, men uten å ha tatt studiepoeng, tas med i data for antall planlagte studiepoeng./ Denne siste setningen har vi fått tilbakemelding på kan gi misvisende tall på gjennomføringsgraden. Det er en del studenter som slutter etter tellingstidspunktet, og etter at de har registrert seg, betalt semesteravgift og godtatt planen. Det er derfor fremkommet ønske om å fjerne planlagte emner der studenten er sluttet. Dette mener institusjonene blir mest korrekt all den tid de ikke tar eksamener. Det er videre blitt tatt opp at institusjonenes rutiner for vedlikehold av studentenes utdanningsplaner varierer mye, og det virker som om det er svært arbeidskrevende å være à jour med vedlikehold av studentenes utdanningsplaner. Noen rydder mer i de individuelle utdanningsplanene enn andre, for eksempel fjerner alle emnene i inneværende og kommende semestre for studenter som slutter/trekker seg. I tillegg er det ulikt hvordan det prioriteres med å få på plass alle individuelle tilpasninger i utdanningsplanene og i hvilken grad det er mulig ressursmessig å være à jour med alle endringer i planene til en hver tid og spesielt på rapporteringstidspunktet. Dette gir naturligvis også utslag på rapporteringen/statistikken, og at dataene ikke gir et riktig sammenligningsbilde institusjonene imellom. Problemstilling for styringsgruppen: Bør tallet for /antall planlagte studiepoeng/ for studenter som slutter etter å ha registrert seg ikke tas med i rapporteringen siden de ikke vil ta eksamen i noen emner, og dermed ikke produsere noen studiepoeng? Dette har betydning for gjennomføringsgraden ved institusjonen. Det savnes generelt retningslinjer fra sentralt hold for hvordan FS

15 utdanningsplaner og vedlikehold av disse skal gjennomføres. *3. Studenter som har trukket sin studierett.* Det har oppstått en problemstilling for de studenter som på ordinært vis er blitt tatt opp og har registrert seg og betalt semesteravgift på tellingstidspunkene (1.3 og 1.10), men som har trukket seg (trukket sin studierett) eller som av ulike årsaker aldri møter opp til studiestart. I slike tilfelle vil vi anta at studenter mister sin studierett etter en viss tid. I datauttaket fra FS telles alltid studentene på grunnlag av semesterregistrering/betaling, dvs at studenter som trekker sin studierett og ikke møter opp også tas med i datauttaket. Problemstilling for styringsgruppen: Bør personer som har semesterregistrert seg innen de angitte frister, men som har trukket sin studierett/ikke møter rapporteres/oppfattes som studenter? *4. Samarbeidsstudenter.* Vi mangler klare retningslinjer for rapportering av studenter i de tilfellene der et program er et samarbeid mellom to eller flere institusjoner. Eksempelvis et masterprogram der institusjonene går første året ved en institusjon (som ikke er akkreditert for egne mastergrader), og deretter andre året ved en annen institusjon (som er akkreditert), og der masteravhandling og grad avlegges. Ofte ligger studentene inne i systemet ved begge institusjonene samme semester. Kommer fra RT-sak men det er egentlig en sak som gjelder definisjon av hvem som skal rapporteres til NSD som studenter. Geir God morgen! Ja jeg tror at denne problemstillinga burde drøftes litt skikkelig, også her. Vi kan muligens ta den opp på kommende styremøte for dbh den 23 april, hvis vi rekker det.. En annen sak som Geir nevnte i en mail før påske var om rapporteringen burde begrenses til de som hadde studierett. Litt usikker på hvilke studenter som da ville falle ut. Er det "emnestudenter" som ikke er tatt opp på noe studieprogram? Eller andre "løse fugler? Kanskje har dette FS

16 også å gjøre med det samme som nevnt nedenfor - at personer har betalt semesteravgift etc, men som trekker seg innen tellingstidspunktet, de blir nå rapportert som student, men uten tilknytning til studuieprogram. Men man kan iallefall si at de ikke er en AKTIV student - egentlig setter jo vedkommende ikke sine bein på studiestedet - skal de da telle med som student ved institusjonen? Mulig vi må lage til et lite notat på dette, hvis vi rekker... Hilsen Yngve Hei! Denne problemstillingen med rapportering av studenter som er semesterregistrert, men har trukket sin studierett, vil bli tatt opp i neste møte i rapporteringsgruppa. Hittil har vi alltid tellet med studenter på grunnlag av semesterregistrering/betaling, og dersom dette skal endres, må det tas opp i denne gruppa først. Geir FS

17 Ronny Løkås Subject: SV: [hjelp.uio.no #552703] utlyste plasser Date: Thu, 8 Apr :19: To: "'fs-support@usit.uio.no'" <fs-support@usit.uio.no> From: Embret Nesset <embret.nesset@uia.no> Tallet Budsjetterte plasser i fs, som kommer i importen fra soda, er utlyste + interne plasser. (Utlyste plasser står i Søkerhåndboka). Budsjetterte plasser i fs eksporteres til dbh og publiseres med teksten Studieplasser, som i følge dokumentasjonen til dbh er Utlyste plasser. Derfor blir tallet på dbh for høyt fordi det er Budsjetterte = utlyste + interne som vi rapporterer inn. Vi må derfor la være å rapportere interne plasser til soda neste gang for å få dette riktig på dbh hvis det ikke rettes opp i rutinene Opprinnelig melding----- Fra: Embret Nesset Sendt: 26. mars :20 Til: Ronny Løkås; Bjørg Reidun Roland Emne: VS: [hjelp.uio.no #552703] utlyste plasser Dette blir feil -----Opprinnelig melding----- Fra: Request Tracker [mailto:rt-user@ulrik.uio.no] På vegne av Anne Kathrine F Haugen via RT Sendt: 25. mars :35 Til: Embret Nesset Kopi: e.s.lovdal@usit.uio.no Emne: [hjelp.uio.no #552703] utlyste plasser Hei! Det rapporteres kun i forhold til budsjetterte plasser, så det blir ikke tatt hensyn til interne. Beskrivelse av Antall studieplasser totalt. Hentes fra innholdet i feltet Budsjetterte plasser. Dersom ikke angitt, benyttes -1. Vennlig hilsen Kathy FS

18 On :17:50, wrote: > Hei, > på dbh har vi fått et veldig stort tall på utlyste plasser. > > Til soda rapporterer vi budsjetterte plasser minus resrverte interne = > utlyste plasser. > Vi har en del reserverte plasser på årsstudier til internt > breddeopptak. > > Tallet budsjetterte plasser fra soda importeres til fs og blir > eksportert til feltet (utlyste) studieplasser på dbh. > Hvis et studie har 60 budsjetterte -15 interne=45 utlyste, blir 60 > rapportert til dbh. > Det tallet kommer fra soda og kan ikke endres i fs. > > Vi antar at dette kan gjelde andre institusjoner men i varierende > grad. > > > Hilsen > Embret Nesset > FS

19 RT Hei! Vi har planlagt å registrere 'J' i feltet "Gradgivende institusjon" i underbildet SAMARBAVT i student samlebilde for å hindre at ph.d.-studenter blir rapportert i de tilfellene der de ikke disputerer på NTNU. Dette er visstnok bestemt av KD (de skal likevel tildeles graden på NTNU har NTNU bestemt). I den forbindelse har jeg testet om studentene tas med i de ulike rapportene i rapporteringen når det registreres 'J' i dette feltet. Det virker som det kan være noe feil her "Personer i dr.grads.program" (tas IKKE med) "Avlagte dr.grader" (tas IKKE med) "Gjennomføring i org. dr.gradutd - årsverk" (tas MED) "Gjennomføring i org. dr.gradutd - tidsbruk" (tas IKKE med) "Antall avlagte dr.grader" (tas MED) "Personer i dr.grads.programmer" (tas IKKE med) Nå er det kanske litt usikkert om KD er helt bevisst på alle aspekter i denne saken, men jeg synes uansett at det er merkelig at studentene tas med i og ikke i Også merkelig at de tas med i når de ikke tas med i (vil NIFU har alle uansett?). Burde de tas med i noen av rapportene i det hele tatt? Hilsen Terje Valentinsen Studieavd., NTNU -----Original Message----- From: Terje Valentinsen [mailto:terje.valentinsen@ntnu.no] Sent: Tuesday, May 11, :11 PM To: dbh@nsd.uib.no Cc: fshjelp@adm.ntnu.no; Anne Marie Snekvik; fs-support@usit.uio.no Subject: Rapportering av ph.d.-studenter med cotutelle-avtale Hei! Sender denne eposten på oppfordring etter tlf.samtale med Yngve Bersvendsen, der jeg forsto det slik at DBH ikke har gått inn i problemstillingen cotutelle, men ønsker å få den på dagsordenen. Saken gjelder altså hva som eventuelt skal rapporteres m.h.t. ph.d.- studenter som har cotutelle-avtale. Det finnes ingen entydig omfatning av hva cotutelle er på tvers av norske institusjoner og land, og dette gjør problemstillingen komplisert. En avklaring fra KD ville muligens være på sin plass her. Se retningslinjer for cotutelle-avtale ved NTNU her: FS

20 NTNUs cotutelle-avtaler innebærer at studenten vil oppnå graden ved begge institusjonene. NTNU har altså valgt en modell der NTNU tildeler graden selv om man disputerer ved den utenlandske institusjonen. UiO har derimot andre retningslinjer. I deres avtaler utstedes graden kun ved den ene institusjonen, d.v.s. hos institusjonen der disputas foregår. Kandidatene kan altså disputere her eller ved den utenlandske institusjonen. Fra KD vet vi at hvis kandidaten ikke disputerer ved den norske institusjonen (NTNU for vår del) skal graden heller ikke rapporteres slik at midler tildeles. Vi har i dag 4 ph.d.-rapporter i FS som går til DBH og det er uklart om ingen av disse skal ta med ph.d.-studenter som disputerer ved utenlandsk institusjon eller om dette kun gjelder rapporten for oppnådde grader. Når studenten disputerer på NTNU antar vi at all rapportering er som for vanlige ph.d.-studenter. Den praktiske registreringen i FS forsøker vi nå finne ut. Det ser ut til at UiO og NTNU er rimelig samstemte m.h.t. hvordan dette kan registreres, bortsett fra det med tildeling av grad ved utenlandsk disputas. Det finnes muligheter for å hindre rapportering selv om graden legges i gradprotokollen (NTNU vil i noen tilfeller tildele en grad, men skal ikke rapportere den). Vi vil ta opp disse tingene i arbeidsgruppa for doktorgrad. Hilsen Terje Valentinsen Førstekonsulent Studieavd., NTNU Tlf FS