Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 17/69 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Kjell Inge Selbekk, leder Kåre Lian Svanem, nestleder Marit Jørgensen Kristian Fremstad Merete Kalland Forfall: Andre møtende: Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Kjell Inge Selbekk (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Rådgiver, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 16/17 Tilsynsrapport - Saksbehandling i saker om personlig assistanse 17/17 Forslag til møteplan for 2. halvår /17 Fellesnemnda - orientering til kontrollutvalget 19/17 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune 20/17 Referatsaker 21/17 Eventuelt 22/17 Godkjenning av protokoll fra dagens møte 2

3 Tilsynsrapport - Saksbehandling i saker om personlig assistanse Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &58 Arkivsaknr 16/162-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar Fylkesmannens tilsynsrapport og Agdenes kommunes plan for kvalitetskontroll, samt prosedyrer til orientering. Kontrollutvalget ber sekretariatet om at saken legges frem for kontrollutvalget på nytt når Fylkesmannen gir melding om at tilsynet er avsluttet. Vedlegg Tilsynsrapport - Saksbehandling i saker om personlig assistanse i form av praktisk bistand til voksne hjemmeboende Svar fra Agdenes kommune vedr. tilsyn med saksbehandling i saker om personlig assistanse Saksutredning Tilsynet omfatter saksbehandlingen i saker om personlig assistanse i form av praktisk bistand til voksne hjemmeboende. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunens saksbehandling er i samsvar med saksbehandlingsreglene for denne type saker. Tilsynet er gjennomført som dokumenttilsyn, basert på gjennomgang av skriftlig dokumentasjon i et visst antall saker. Fylkesmannen har undersøkt og vurdert om kommunens saksbehandling er i samsvar med saksbehandlingsreglene som gjelder i denne typen saker. Tilsynet har hatt et særlig fokus på utredningsplikten, om det er foretatt individuell vurdering og innholdet i vedtakene, deriblant begrunnelse og lovpålagt informasjon. Fylkesmannen har funnet følgende avvik fra reglene om saksbehandling i enkelte eller samtlige av de tilsendte sakene: Det er ikke dokumentert at uttrykk for et hjelpebehov alltid blir skriftliggjort I enkelte saker er det ikke skriftliggjort en vurdering av brukerens ADLfunksjoner. Det er i flertallet av sakene ikke mulig å fastslå at brukerens rett til medvirkning etter pasient- og brukerrettighetsloven er ivaretatt Plikten til å behandle søknader uten ugrunnet opphold er ikke overholdt i minst én sak. Plikten til å sende foreløpig svar er ikke overholdt Det fremkommer ikke av vedtaket dersom bruker har fått delvis avslag Det gis feil informasjon om klagefrist Det gis ikke informasjon om klageinstans Det gis ikke informasjon om partens rett til innsyn i saksdokumentene Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt tilsynsrapport for utfyllende informasjon om tilsynet. 3

4 Agdenes kommune har etter tilsynet utarbeidet en plan for kvalitetskontroll av saksbehandling/forvaltning, samt prosedyrer for området (vedlegg). Plan og prosedyrer er sendt Fylkesmannen Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår fylkesmannens tilsynsrapport og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Agdenes kommune. 4

5 Dokumentet er hentet fra Rapport fra dokumenttilsyn med saksbehandling ved Agdenes kommune 2016 Virksomhetens adresse: Agdenes kommune 7316 LENSVIK Tidsrom for tilsynet: Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Innledning Gjennomføring Fylkesmannens funn Fylkesmannens konklusjon Innledning Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter helsetilsynsloven 2. Fylkesmannen varslet Agdenes kommune om dokumenttilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester i brev datert Tilsynet omfatter saksbehandlingen i saker om personlig assistanse i form av praktisk bistand til voksne hjemmeboende. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunens saksbehandling er i samsvar med saksbehandlingsreglene for denne type saker. Avgjørelser om tildeling av praktisk bistand skal hjemles i pasient- og brukerrettighetsloven 2-1 a andre ledd og helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b. Forvaltningslovens generelle saksbehandlingsregler gjelder for alle saker om helse- og omsorgstjenester. I saker der tjenestebehovet forventes å vare lenger enn to uker, gjelder også reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven, med de presiseringer som fremgår av pasient- og brukerrettighetsloven. En oversikt over reglene finnes i Helsedirektoratets veileder IS-2442 Gjennomføring Tilsynet er gjennomført som dokumenttilsyn, basert på gjennomgang av skriftlig dokumentasjon i et visst antall saker. Fylkesmannen ba om å få tilsendt kopi av inntil 20 saker, de siste ferdigbehandlede, men ikke eldre enn fra 2014, som gjelder personlig assistanse i form av praktisk bistand. Det var ønskelig med saker som omhandlet tiltak eller tjenester som var innvilget, delvis innvilget eller avslått. All dokumentasjon, som for eksempel søknad, saksutredning inkludert IPLOS, notater, eventuelle klager eller brev og vedtak, skulle følge med. Fylkesmannen legger kun de tilsendte dokumentene til grunn for vår vurdering. Agdenes kommune oversendte 10 saker om praktisk bistand. Tre av vedtakene oppfylles av Tjenesten for funksjonshemmede, mens de andre syv utøves av hjemmesykepleien. Én av sakene gjelder avslag. Kommunen opplyser at helse- og omsorgstjenesten i kommunen er under endring, og at de blant annet har jobbet med å utarbeide nye maler for vedtak på feltet. Kommunen opplyser selv at dette skal være synlig ved å sammenligne de nyeste oversendte vedtakene med de eldste oversendte vedtakene. Fylkesmannens vurderinger er derfor knyttet til de nyeste sakene dersom annet ikke er oppgitt. Fylkesmannen har undersøkt og vurdert om kommunens saksbehandling er i samsvar med 5

6 Dokumentet er hentet fra saksbehandlingsreglene som gjelder i denne typen saker. Tilsynet har hatt et særlig fokus på utredningsplikten, om det er foretatt individuell vurdering og innholdet i vedtakene, deriblant begrunnelse og lovpålagt informasjon. Fylkesmannen har ikke sett på eller vurdert egenbetaling, innholdet i eller den praktiske gjennomføringen av tjenestetilbudet. Denne rapporten beskriver avvikene og merknadene som Fylkesmannen har funnet. I rapporten starter hver del med kravene til saksbehandling før det gis en redegjørelse for funnene. Fylkesmannens funn Håndtering av henvendelser og søknader Saksbehandlingen starter med at kommunen blir kjent med et mulig hjelpebehov. Hjelpebehovet kan varsles av brukeren selv, pårørende eller andre, og varslingen kan skje både muntlig og skriftlig. For å sikre forsvarlig saksbehandling må henvendelser som kan forstås som en søknad om tjenester, dokumenteres. Hvis henvendelsen ikke skjer skriftlig, må kommunen derfor skrive ned henvendelsen. Agdenes kommune har utarbeidet et søknadsskjema for praktisk bistand. Skjemaet bruker uttrykk som trygdekontoret og sosialdepartementet, og fremstår som noe utdatert. Skjemaet inneholder avkrysningsbokser for at søker har et hjelpebehov enten ukentlig eller hver 14. dag, tilsynelatende uten andre alternativer. I tillegg er skjemaet kun lagt ved i et fåtall av de tilsendte sakene. Søknad er dermed ikke skriftliggjort i et flertall av sakene. Utredning av tjenestebehov For å kunne gi søkeren det tjenestetilbudet vedkommende har behov for og rett til, må hjelpebehovet til den enkelte utredes godt nok før avgjørelsen tas. Sentralt i dette arbeidet er utarbeiding og bruk av oppdaterte og riktige vurderinger av brukerens ADL-ferdigheter. Agdenes kommune har i de fleste tilsendte sakene lagt ved utskrift av brukerens ADL-historie, med en score på skalaen 1-5 for hjelpebehov i ulike daglige gjøremål. Det fremkommer når funksjonsvurderingen sist ble foretatt og når tidligere vurderinger har blitt gjennomført. I enkelte saker, også av nyere dato, mangler en oversikt over brukers fungering i daglige gjøremål. Brukermedvirkning i den innledende saksbehandlingen Brukere har videre en rett til å medvirke ved utforming og gjennomføring av helse- og omsorgstjenester, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med brukeren. Ved utforming av tjenesten praktisk bistand skal det legges stor vekt på hva brukeren mener. Dette betyr at kommunen aktivt må gå inn for å få frem brukerens synspunkter når tjenestetilbudet utformes, og kan ikke vente på at brukeren selv tar initiativ. Brukers vurderinger og ønsker for utforming og gjennomføring av tjenesten bør nedtegnes hvis disse fremkommer muntlig. Agdenes kommune skriver i enkelte av vedtakene at det har vært gjennomført hjemmebesøk. Det er ikke lagt ved notater fra disse samtalene, og heller ikke referert til innholdet fra hjemmebesøkene i kommunens vedtak. Utover sakene der søknadsskjema er vedlagt, er det derfor ikke mulig å dokumentere hva brukeren selv opplever å trenge bistand til. Øvrige forhold i den innledende saksbehandlingen Den innledende saksbehandlingen skal også ellers være i samsvar med pasient- og brukerrettighetsloven og forvaltningsloven. Det stiller blant annet krav til habilitet, taushetsplikt og bruk av fullmakt hvis det ikke er bruker selv som søker. Kommunen plikter også å gi veiledning innenfor sitt saksområde, gi parter innsyn i sakens dokumenter og sende forhåndsvarsel før endring av vedtak. I tillegg skal kommunen behandle alle saker uten ugrunnet opphold og sende et foreløpig svar hvis henvendelsen ikke kan besvares i løpet av en måned. Agdenes kommune har ikke dokumentert dato for mottak av søknad i de sakene der denne ikke er vedlagt. I de sakene der saksbehandlingstiden er mulig å fastslå, varierer denne fra under en måned til over fire måneder. Dette kan skyldes ulike forhold, for eksempel behovet for å utrede hjelpebehovet. 6

7 Dokumentet er hentet fra Uten andre opplysninger fremstår saksbehandlingstiden som uforholdsmessig lang i minst én sak. Til tross for saksbehandlingstid som gjennomgående overstiger en måned, har kommunen ikke dokumentert å ha sendt foreløpig svar. Fylkesmannen finner ikke grunnlag for å bemerke andre forhold ved den innledende saksbehandlingen i de tilsendte sakene. Tildeling av tjenester Avgjørelser om tildeling av praktisk bistand, som er ment å vare lenger enn to uker, skal som innledningsvis nevnt følge reglene for enkeltvedtak. Det betyr at avgjørelsen skal være skriftlig og at parten skal underrettes om vedtaket så snart som mulig. Agdenes kommune har fattet et skriftlig vedtak i alle tilsendte saker. Det fremgår også med navn hvem som innvilges tjenesten, og som dermed er part i saken. I alle saker er parten samme person som får tilsendt vedtaket. Begrunnelse og individuell vurdering I tillegg til formkrav, stilles det krav til innhold i vedtaket. Enkeltvedtak skal begrunnes, og begrunnelsen skal gis samtidig med vedtaket. Begrunnelsen skal gi bruker tilstrekkelig informasjon til å forstå kommunens avgjørelse og til å kunne vurdere om avgjørelsen skal påklages. Vedtaket må derfor inneholde en redegjørelse for hvilke regler som er brukt, en beskrivelse av de faktiske forholdene som er lagt til grunn og en redegjørelse for hovedhensynene som har vært avgjørende i skjønnsutøvelsen (den individuelle vurderingen). Bruker skal alltid sikres forsvarlige og nødvendige helse- og omsorgstjenester basert på en individuell helse- og omsorgsfaglig behovsvurdering. Agdenes kommune begrunner avgjørelsen i selve vedtaket, slik at det sikres at begrunnelsen gis samtidig som avgjørelsen. Vedtakene er i hovedsak riktig hjemlet i pasient- og brukerrettighetsloven 2-1 a andre ledd, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b. De eldste vedtakene viser kun til helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b. I vedtaket fremkommer det en oversikt over de faktiske forhold som vedtaket bygger på, blant annet søkers helsesituasjon og hvordan denne påvirker søkers fungering i daglige gjøremål. Det vises også til at målet for hjelpen er å bidra til at bruker kan bo hjemme så lenge som mulig, noe som er en viktig del av helse- og omsorgstjenestelovens formålsbestemmelse. Agdenes kommune begrunner vedtakene gjennomgående med at en konkret vurdering av de faktiske forhold viser at praktisk bistand er det som skal til for å dekke søkers behov på en faglig forsvarlig måte. Sammenholdt med beskrivelsen av de faktiske forhold, er dette etter Fylkesmannens syn likevel en tilstrekkelig begrunnelse til at bruker kan vurdere om vedtaket bør påklages eller til at kommunen senere kan omgjøre vedtaket. Enkelte vedtak begrunnes kun med diagnose, noe som kan gi et feilaktig inntrykk av hva som er grunnlaget for tjenesten. Konklusjon Et vedtak må til slutt inneholde en så konkret konklusjon at bruker vet hvilke tjenester som skal gis, i hvilket omfang og til hvilken tid. Dette sikrer forutsigbarhet for brukeren. Samtidig bør konklusjonen ikke være så spesifikk at vedtaket stadig må endres ved normale svingninger i brukerens hjelpebehov. Det er ikke et krav om nøyaktig tidfesting, og det nærmere innholdet og omfanget av tjenesten kan for eksempel fremgå av en tiltaksplan. Vedtaket må i så fall inneholde en tydelig angitt ramme, for eksempel estimert tidsbruk, og eventuelle mål for tjenesten. Konklusjonen må sees i sammenheng med søknaden, slik at bruker kan se om hele eller deler av søknaden er avslått. Agdenes kommune har i minst én sak innvilget tjenester til å dekke færre gjøremål enn det bruker har søkt om, uten at det er fattet vedtak om avslag på den delen som kommunen ikke innvilger. Dette er uheldig, og kan gi bruker en oppfatning av at det ikke er mulig å klage på det som i realiteten er et delvis avslag. Ett eksempel er der bruker skal ha uttrykt ønske om bistand til å tørke støv, men der kommunen mener bruker kan gjøre dette selv. 7

8 Dokumentet er hentet fra Agdenes kommune angir i alle vedtakene at det gis hjelp i «inntil» et visst antall timer per måned eller 14. dag. Fylkesmannen gjør oppmerksom på at formuleringen kan føre til uforsvarlighet i enkelte tilfeller, og forutsetter at kommunen sørger for å ivareta brukers behov også utover tidsrammen hvis det er nødvendig for å dekke brukers faktiske hjelpebehov. Generell informasjon I underretningen om avgjørelsen skal det fremkomme en del informasjon om hvilke rettigheter bruker har. Det skal alltid gis informasjon om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, samt om partens rett til innsyn i sakens dokumenter. Hvis vedtaket kan tenkes gjennomført til skade for parten før en eventuell klagesak er avgjort, skal det også gjøres oppmerksom på adgangen til å be om utsatt iverksettelse. Når forholdene gir grunn til det, skal det også gis informasjon om adgangen til å søke fritt rettsråd, kommunens veiledningsplikt og adgangen til å få dekket vesentlige sakskostnader for å få endret et vedtak til brukers gunst. Av hensyn til kommunens veiledningsplikt, bør det også informeres om i hvilken utstrekning det vil kreves egenandel for praktisk bistand som ikke gjelder personlig stell og egenomsorg. Fylkesmannen gjør oppmerksom på at det må fattes et eget vedtak for fastsetting og innkreving av egenandelen. Agdenes kommune har tatt inn den generelle informasjonen i selve vedtaket. Det opplyses om riktig klagemulighet og fremgangsmåte ved klage i sakene. Det opplyses også om adgangen til å kreve egenandel, og hva denne vil bli. Fylkesmannen forutsetter at kommunen også fatter eget vedtak om betaling. Agdenes kommune opplyser at klagefristen er tre uker. Dette er ikke riktig. Klagefrist etter pasient- og brukerrettighetsloven 7-2, blant annet om rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester, er fire uker fra bruker fikk eller burde ha fått tilstrekkelig kunnskap til å klage. Videre opplyser kommunen ikke om at Fylkesmannen er klageinstans eller om partens rett til innsyn i saksdokumentene. Fylkesmannen har heller ikke funnet eksempler på den situasjonsbetingede informasjonen om utsatt iverksettelse, dekning av sakskostnader eller lignende, men kan ut fra de oversendte sakene heller ikke se at slik informasjon skulle blitt gitt. Fylkesmannens konklusjon Fylkesmannen har funnet følgende avvik fra reglene om saksbehandling i enkelte eller samtlige av de tilsendte sakene: Det er ikke dokumentert at uttrykk for et hjelpebehov alltid blir skriftliggjort (helse- og omsorgstjenesteloven 4-1 og god forvaltningsskikk) I enkelte saker er det ikke skriftliggjort en vurdering av brukerens ADL-funksjoner (helse- og omsorgstjenesteloven 4-1) Det er i flertallet av sakene ikke mulig å fastslå at brukerens rett til medvirkning etter pasient- og brukerrettighetsloven 3-1 er ivaretatt (helse- og omsorgstjenesteloven 4-1) Plikten til å behandle søknader uten ugrunnet opphold er ikke overholdt i minst én sak (forvaltningsloven 11 a første ledd) Plikten til å sende foreløpig svar er ikke overholdt (forvaltningsloven 11 a tredje ledd) Det fremkommer ikke av vedtaket dersom bruker har fått delvis avslag (forvaltningsloven 23) Det gis feil informasjon om klagefrist (forvaltningsloven 27 tredje ledd) Det gis ikke informasjon om klageinstans (forvaltningsloven 27 tredje ledd) Det gis ikke informasjon om partens rett til innsyn i saksdokumentene (forvaltningsloven 27 tredje ledd) Kommunen må gjennomgå Fylkesmannens funn og sin praksis og sine rutiner på området. Kommunen må deretter vurdere om det er nødvendig å endre rutiner og/eller praksis for å rette opp i forholdene som Fylkesmannen har funnet, og i så fall hvordan. Dette samsvarer med kommunens plikt til å gjennomføre en systematisk styring av sine aktiviteter (tidligere kalt internkontroll), se forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten. 8

9 Dokumentet er hentet fra Fylkesmannen ber kommunen om å få tilsendt en oversikt over hva som er vurdert, og en plan over tiltak som settes i verk for å rette opp. Planen må være detaljert nok til at kommunen kan bruke den i sitt videre arbeid, og blant annet inneholde frister for når eventuelle tiltak skal være gjennomført. Frist for å sende oversikten og tiltaksplanen er Dato Grethe Lindseth revisjonsleder Daniel Bergamelli revisor Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi: Statens Helsetilsyn Revisjon Midt-Norge 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 Forslag til møteplan for 2. halvår 2017 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2017: August September Oktober November Desember Kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2017 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 5 møter i 2017, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 2 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2. halvår 2017: August September Oktober November Desember Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget september 2017 Viktige saker i september er utarbeidelse av budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten for 2018 som legges frem for endelig vedtak i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for Prosjektplan vedr. forvaltningsrevisjon med fokus på avlastningsboliger vil foreligge til møtet i september. Videre vil oppfølging av saker stå på agendaen. 21. november 2017 I november vil revisor orientere om den finansielle revisjonen for regnskapsåret Sekretariatet foreslår å legge kontrollutvalgets siste møte til 21. november. Tidspunktet er valgt ut fra at de fleste oppgaver for 2018 da må være ferdigstilt, 21

22 samtidig kan behandling av saker være tidsnok til å kunne få saker fremmet for kommunestyrets siste møte før jul, som er satt opp til 13. desember. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 2 møter 2. halvår Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. 22

23 Fellesnemnda - orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 030, TI - &20 Arkivsaknr 17/40-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksutredning Sakspapirer: På Fellesnemnda sitt møte 3. mai 2017 ble Ingvill Kvernmo innstilt som prosjektleder/rådmann i nye Orkland kommune (sak 5/17). Kommunestyret i Agdenes kommune vedtok innstillingen fra Fellesnemnda i sak 17/17 (møte ). Are Hilstad ble valgt som leder, og Oddvar Indergård ble valgt som nestleder for Fellesnemda for Orkland i Fellesnemdas sak 6/17 (møte 3. mai). Fellesnemdas neste møte er berammet til 22. juni 2017 kl. 18:00, møtested er ikke bestemt enda. Budsjett og regnskap for sammenslåingsprosessen føres adskilt fra den ordinære kommunale driften i de fire kommunene. Kostnadene skal dekkes innenfor omstillingsmidler/ reformstøtte mottatt av sentrale myndigheter, ca 60 millioner kroner. Endelig beløp avklares våren Det skal utarbeides et budsjett for bruk av omstillingsmidlene/reformstøtten for Budsjett for 2017 behandles i fellesnemnda. Dersom ikke hele reformstøtten benyttes i omstillingsprosessen er det et mål at resterende midler settes på fond til å finansiere utvikling av den nye kommunen, for eksempel tiltak som bygger opp under lokal identitet, felles opplevelser, og/ eller bidrar til utvikling av lokalsentre i den nye kommunen. Etter at Stortinget har behandlet proposisjonen våren 2017 og vedtatt hvilke kommuner som skal slå seg sammen, vil kommunene få utbetalt støtte til dekning av engangskostnader etter den standardiserte modellen for dekning av engangskostnader i kommunereformen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saken legges frem som en orienteringssak til kontrollutvalget. 23

24 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 16/43-16 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å oppdatere oversikten "Saker for videre oppfølging" etter innspill fremkommet i møtet. Vedlegg Saker for videre oppfølging Kommunestyret Kommunestyret Formannskapet tilleggsakliste Formannskapet Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune, legger kontrollutvalgets sekretariat frem kopi av sakslistene fra møtene i kommunestyret og formannskapet som er avholdt etter kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Det er ikke lagt inn som nye saker i oppfølgingslisten etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som er satt til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget "Saker for videre oppfølging". 24

25 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalget at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Agdenes kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS 22/14 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. 3. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Følges opp av nytt kontrollutvalg Kontrollutvalgets møte Utvalget ba sekretariatet om å sende en påminnelse til rådmannen vedr. kommunestyrets vedtak i sak 22/14. Kontrollutvalgets møte Rådmannens svar er lagt med som vedlegg til kontrollutvalgets sak 11/16. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ber Ordfører om å gi en orientering vedr. status på revideringen av Agdenes kommune sin eierskapsmelding Brev sendt rådmannen Følges opp videre. Orientering KS 54/16 Selskapskontroll- Forvaltningsrevisjon av Hamos Forvaltning IKS Kontrollutvalgets møte Eierskapsmeldingen vil ikke bli revidert før Agdenes går inn i den nye kommunen Orkland. 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll HAMOS Forvaltning IKS til orientering. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i HAMOS Forvaltning IKS om å sørge for at: 1. Eierne gjør en vurdering av styresammensetning og praksis for valg av styre i selskapet. Eierne må også gjøre en vurdering om dagens praksis med å velge ordførere inn i styret er hensiktsmessig pga. habilitetsutfordringer. Vurderingene må gjøres i tråd med revisors anbefalinger i rapporten. 2. Selskapet sikrer at selvkostfondet brukes i samsvar med krav til selvkost. 3. Forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse 25

26 Kontrollutvalget i Agdenes kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging endres slik at den blir i tråd med krav fra Miljødirektoratet. 4. Selskapet og eierne sikrer at delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret blir lik i eierkommunene. 3. Kommunestyret ber om at det rapporteres tilbake til kommunestyret og kontrollutvalget om oppfølging av punktene innen utgangen av mars Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sekretariat har etterspurt tilbakemelding i e-post av Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sekretariat har sendt en ny påminnelse vedr. tilbakemelding i e-post av KS 55/16 Forvaltningsrevisjon om eiendomsforvaltning 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning til orientering. 2. Agdenes kommunestyre vil ved neste rullering av handlingsprogrammet vurdere å innføre et system for eiendomsforvaltningen, inkl. å styrke vedlikeholdsfondet som gir en langsiktig planlegging av vedlikeholdet på den kommunale bygningsmassen. 26

27 Agdenes kommune Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 18/17 17/428 Referatsaker 19/17 17/61 KULTURMIDLER 2017 SAKSLISTE 20/17 17/427 FASTSETTELSE AV HUSLEIE I OMSORGSBASE BLEKKAN 21/17 16/1094 SAMMENSLÅING AV KONROLLUTVALGSSEKRETARIAT 22/17 16/254 ETABLERING AV NYTT REVISJONSSELSKAP 23/17 16/295 SIO STYRINGSMODELL - ORGANISERING AV LEGEVAKT OG KAD-SENGER 24/17 17/402 AGDENES FRIVILLIGSENTRAL - EIEROVERTAKELSE 25/17 16/67 KOMMUNEREGNSKAPET /17 17/41 ÅRSMELDING 2016 FOR AGDENES KOMMUNE 27/17 17/404 REGNSKAPSMESSIG OVERSKUDD FOR DISPONERING 27

28 EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 28

29 Agdenes kommune Utvalg: Møtested: KOMMUNESTYRET Orkdal rådhus Møtedato: Tid: 18:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 17/17 17/414 PROSJEKTLEDER/RÅDMANN I ORKLAND - ANSETTELSE EVENTUELT Lensvik, Oddvar Indergård ordfører 29

30 Agdenes kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 23/17 17/430 Søknad om reguleringsendring - gnr 89/12 Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 30

31 Agdenes kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 15/17 17/413 Referatsaker 16/17 17/199 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANENS AREALDEL FOR OPPFØRING AV HYTTE OG ADKMOSTVEG GNR 92/1 17/17 17/246 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA REGULERINGSPLAN FOR OPPFØRING AV ANNEKS GNR 26/5 18/17 17/59 PLANSTRATEGI /17 17/41 ÅRSMELDING 2016 FOR AGDENES KOMMUNE 20/17 16/67 KOMMUNEREGNSKAPET /17 16/644 STORVATNET FRIOMRÅDE - TILRETTELEGGING Tilleggssak 22/17 17/156 FORESPØRSEL OM UTVIDELSE AV CAMPINGPLASS GNR 19/1 - ARNE L. VÆRNES 31

32 EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 32

33 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/69-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Tilbakemelding etter årsrevisjon 2016 Rådmann kan nekte å svare revisor i møte Åpne opplysninger i personalsak tillatt Alle dokumenter skal journalføres fortløpende Alvorlig å røpe varsler Norske kommuner er ikke bærekraftige Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Revisors tilbakemelding etter gjennomført årsrevisjon Revisor kan stille spørsmål til rådmannen i kontrollutvalgets møter. Men rådmannen kan nekte å svare, hvis rådmannen mener spørsmålene ligger utenfor det man ble innkalt for å besvare. 3. Når kommunestyret behandler personalsaker som angår «en arbeidstakers tjenstlige forhold», er det ikke riktig å sladde navn og begrunnelse i sakspapirene. 4. Når det skjer grove brudd på plikten til journalføring, bør det reageres tjenestemessig. 5. Det er alvorlig å røpe identiteten til en varsler, sier advokat Birthe Eriksen, som har varsling som spesialområde. 6. Økonomiprofessor Victor Norman (NHH) mener Kommune-Norge ikke er i stand til å takle eldrebølgen. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 33

34 34

35 35

36 Rådmann kan nekte å svare revisor i møte Kommunal Rapport Revisor kan stille spørsmål til rådmannen i kontrollutvalgets møter. Men rådmannen kan nekte å svare, hvis hun mener spørsmålene ligger utenfor det hun ble innkalt for å besvare, skriver jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. ut SPØRSMÅL: I en kommune ba rådmannen om at kontrollutvalget vurderte kommunerevisors rolle i kontrollutvalgsmøtene. Han syntes det var krevende at revisor stiller oppfølgingsspørsmål til rådmann direkte i møtene. Han stilte spørsmål ved om revisjonssjefen kunne stille spørsmål på vegne av kontrollutvalget, og om revisor i det hele tatt skal ha noen slik rolle i kontrollutvalgets saksbehandling. Hvilke regler gjelder for dette? SVAR: Kontrollutvalg og revisor er to atskilte deler av kommunens interne tilsyn. Det kan være nyttig først å se på de generelle reglene om disse to organenes organisering og oppgaver: Revisor har ansvaret for kontroll med kommunens økonomiforvaltning og virksomhet ellers «regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon» (kommunelovens 70 nr. 2). Regnskapsrevisjonen er i første rekke kontroll med årsregnskapet fra rådmannen og kommunale foretak. Den omfatter også kontroll med at økonomiforvaltningen er organisert på en betryggende måte. Saksgangen er formalisert i linjen revisor, kontrollutvalg, formannskap og kommunestyre og er basert på klare skiller mellom de ulike trinn i prosessen. Kontrollutvalget trer først i funksjon når det foreligger en årsberetning fra revisor om årsregnskapet som er lagt fram av rådmannen. Rollefordelingen mellom de ulike instansene vil normalt ikke være noe problem. For forvaltningsrevisjonen er bildet mer komplisert: Forvaltningsrevisjonen er en bredere anlagt kontroll med lovlighet, måloppnåelse, effektivitet og forsvarlighet av forvaltningens virksomhet. I kommunelovens 77 nr. 4 fastslås det at kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Videre skal utvalget påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen og at det blir gjennomført «systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger» (forvaltningsrevisjon). Dette er en svært viktig presisering av kontrollutvalgets ansvar og arbeidsmåte. Skal påse at I kommunelovens 77 står det at kontrollutvalget velges for å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning. I dette ligger det ikke at kontrollutvalget er tildelt en selvstendig løpende kontroll- og tilsynsfunksjon med saksbehandling og avgjørelser i enkeltsaker. Utvalget skal påse at det føres kontroll også på andre områder enn regnskapene. Utvalget har ingen selvstendig vedtaksmyndighet, men skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Som grunnlag for sine rapporter kan utvalget foreta de undersøkelser som det mener er nødvendig for å vurdere om administrasjonen påser at kravene til 36

37 økonomiforvaltning blir oppfylt, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse osv. Det er altså ikke kontrollutvalget selv som skal forestå disse undersøkelsene. Det skal bare påse at det blir gjort, og om nødvendig rapportere til kommunestyret. Det er kommunestyret som så skal vurdere hva som bør gjøres for å rette opp feil og mangler. Men for å vurdere om systemet fungerer, kan det være nødvendig å gå inn i enkeltsaker. En helt generalisert og abstrakt systemkontroll vil sjelden tilføre noe særlig. Treet må kjennes på sine frukter. Dette er bakgrunnen for bestemmelsen i kommunelovens 77 nr. 7. Den gir kontrollutvalget en prinsipielt ubegrenset rett til å «kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». Det gjelder uavhengig av om det er tale om rent interne forhold i forvaltningen eller opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Det betyr at utvalget både kan kreve skriftlige redegjørelser og innkalle tilsatte i administrasjonen, herunder rådmannen, til å forklare seg for utvalget. Og utvalget avgjør selv hva «det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». Revisors rolle Hvor kommer så revisor inn i bildet ved slik forvaltningsrevisjon? Også forvaltningsrevisjon er en del av revisors ansvar. Nærmere bestemmelser om dette er gitt i revisjonsforskriftens 7. Dette er en løpende kontroll «systematiske vurderinger» som revisor setter i gang etter et fastsatt program eller av eget tiltak i situasjoner der det kommer opp opplysninger som tilsier at slike undersøkelser bør foretas. Også revisor kan, uten hinder av taushetsplikt, kreve alle de opplysninger/redegjørelser/dokumenter fra kommunen, og foreta de undersøkelser han/hun finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Revisor skal fortløpende rapportere til kontrollutvalget om resultatene av forvaltningsrevisjoner. Kontrollutvalg og revisor er altså to ulike instanser som begge har ansvar for forvaltningsrevisjon. Men mens revisor selv har ansvaret for å foreta også slik revisjon av kommunens virksomhet, er kontrollutvalgets oppgave i siste instans å påse at slik revisjon foretas i tilstrekkelig grad og omfang. Her er ikke rolleforståelsen alltid like klar i utvalgene eller hos allmennheten. Mange oppfatter kontrollutvalget som en slags kommunal domstol, som skal ta stilling til konkrete påstander om feil i kommunal saksbehandling og avgjørelser, for eksmpel om noen er inhabil eller om saken er forsvarlig utredet. Kontrollutvalget har imidlertid ingen slik myndighet, og har normalt heller ikke spesiell kompetanse til å ta stilling til juridiske, forvaltningsmessige eller politiske tvilsspørsmål. Når utvalget går inn i en enkelt sak eller et bestemt saksområde, vil det primært være med sikte på å få en best mulig avklaring av de faktiske forhold, herunder om man har foretatt den nødvendige kvalitetssikring av de juridiske eller andre faglige vurderingene som de avgjørelsene som er truffet, bygger på. 37

38 Revisors rolle i kontrollutvalget Saker for kontrollutvalget kan enten ha utgangspunkt i en rapport om en undersøkelse fra revisor om foretatt forvaltningsrevisjon, eller kan være satt på dagsordenen av kontrollutvalget selv, enten av lederen eller ved vedtak i utvalget. At revisor skal rapportere til kontrollutvalget om resultatene av utførte forvaltningsrevisjoner, innebærer at slike rapporter må legges fram for utvalget. Hva kontrollutvalget så velger å gjøre med en slik rapport, er det i utgangspunktet opp til utvalget selv å avgjøre. Men utvalget skal, etter kontrollutvalgsforskriften 11, avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. Revisor kan i sin rapport til kontrollutvalget komme med anbefalinger om hvordan saksforholdet bør følges opp. Men dette er ikke den formelle innstilling til utvalget. Den er det utvalgets sekretariat som skal utarbeide. I kontrollutvalgsforskriften 20 er det bestemmelser om utvalgets sekretariat: Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen. Sekretariatets oppgave er å «påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt». I praksis vil revisors rapport normalt være det klart viktigste dokument i saken. Men sekretariatet skal foreta en selvstendig vurdering av saksforholdet på grunnlag av rapporten, uavhengig av og uten ytterligere medvirkning av revisor. Møte- og talerett Spørsmålet blir så hvilken rolle revisor har når en sak kommer til behandling i kontrollutvalget. Kan han eller hun delta aktivt i møtet, og også stille spørsmål til og kreve svar fra rådmann eller andre tilsatte som er innkalt av utvalget? Svaret på første del av dette spørsmålet finner vi i kontrollutvalgsforskriften 19: «Oppdragsansvarlig revisor ( ) har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert». Revisor har altså rett til å ytre seg og delta debatten, men har ingen formell forslagsrett med rett til å få sine forslag satt under votering, og ingen stemmerett. Revisor vil også ha rett til å delta i møte der rådmann eller andre tilsatte er innkalt, og må da også kunne kommentere det som framkommer i møtet, også i redegjørelser fra rådmannen eller andre tilsatte som møter der. Revisor må da, på linje med kontrollutvalgets medlemmer, kunne stille spørsmål i tilknytning til den sak som er under behandling. Rådmannen, eller andre som møter fra administrasjonen, kan imidlertid nekte å svare på spørsmål, hvis de mener dette går ut over rammen for det man er innkalt for å svare på. Men spørsmål som angår det tema den som møter er bedt om å forklare seg om, må besvares, herunder også oppfølgingsspørsmål om samme sak. Om saken settes på spissen, er det bare kontrollutvalget, ikke enkeltmedlemmer, som kan kreve opplysninger fra administrasjonen. Dette gjelder også revisor når han 38

39 eller hun møter i utvalget. Revisors egen rett til å kreve opplysninger etc. må utøves av revisjonen som sådan ved formell forespørsel, ikke av revisor som deltaker i et kontrollutvalgsmøte. Jeg vil anta at terskelen for å nekte å svare på slike spørsmål vil og bør være høy. Men det må i alle fall være helt legitimt at rådmann eller andre som møter, svarer at dette spørsmålet kan jeg ikke svare på her og nå, men jeg skal undersøke det og komme tilbake. 39

40 Åpne opplysninger i personalsak tillatt Kommunal Rapport Når kommunestyret behandler personalsaker som angår «en arbeidstakers tjenstlige forhold», er det ikke riktig å sladde navn og begrunnelse i sakspapirene. to Skriv ut SPØRSMÅL: I kjølvannet av en varslingssak mot rådmannen, som nå er avsluttet, blir det vurdert å opprette personalsak mot tre medarbeidere som på ulike måter har vært involvert i kritikken. Kommunestyret har vedtatt at alle saker som vedrører denne varslingssaken, skal behandles av dem. Rådmannen anses som inhabil i denne saken, og det er derfor oppnevnt en setterådmann. I sitt saksforelegg til kommunestyret innstiller setterådmannen på at to av dem skal få en irettesettelse. Kommunestyret får fyldige sakspapirer der verken navnene på de tre eller detaljer om bakgrunnen for personalsakene er sladdet. Dette vekker harme blant dem det gjelder og opposisjonen i kommunestyret. Er det riktig, slik setterådmannen sier, at det må være slik fordi det ikke er hjemmel for å unndra disse opplysningene offentlighet? Bernt svarer: Denne saken «angår en arbeidstakers tjenstlige forhold», og må etter bestemmelsen i kommuneloven 31, nr. 3, behandles i lukket møte. Dette er imidlertid ikke avgjørende for spørsmålet om offentlig innsyn i saksdokumentene eller sladding av opplysninger i disse. Her er utgangspunktet etter offentlighetsloven 16 nr. 1 at «saksframlegg med vedlegg til eit kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalt organ» er offentlige, hvis ikke det er hjemmel i lov for å gjøre unntak. Det samme gjelder spørsmålet om sladding av opplysninger i disse dokumentene om identiteten til varslerne og bakgrunnen for forslaget om en tjenestemessig reaksjon overfor dem. Dette knytter seg til en sak om tjenestemessige forhold, og går dermed ikke inn under unntaket i offentlighetsloven 13 for taushetspliktbelagte opplysninger. Det er ikke slike «personlige forhold» som er omfattet av taushetsplikten etter forvaltningsloven 13. Jeg kan heller ikke se at det kan være riktig å kreve at disse opplysningene sladdes i saksforelegget til kommunestyret. Det kan ikke være mulig å treffe vedtak i kommunestyret om irettesettelse av tilsatte uten at kommunestyret har kjennskap til identiteten til dem det gjelder, og begrunnelsen for dette, herunder selvfølgelig hele bakgrunnen for saken. Dette må være gjort rede for i saksframlegg med vedlegg til kommunestyret. Og saksforelegget må være fullstendig man kan ikke treffe slikt vedtak på grunnlag av muntlig informasjon. Dette kan selvsagt være ubehagelig både for dem saken gjelder, og for rådmannen. Men i en såpass betent sak er det klart nok det beste at alle sider av saken blir alminnelig kjent, både for kommunestyret og for velgerne, slik at det er mulig for alle å gjøre seg opp en mening om det som har skjedd. Og i alle fall er det ganske klart at det ikke er mulig å skjerme disse opplysningene når saken skal behandles i kommunestyret, så lenge det ikke er tale om opplysninger om enkeltpersoners private, personlige forhold. 40

41 Alle dokumenter skal journalføres fortløpende Kommunal Rapport Når det skjer grove brudd på plikten til journalføring, bør det reageres tjenestemessig, sier jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kontrollutvalget i Kristiansund har tatt for seg rutiner og journalføring og utlegging av postlister på kommunens nettsted, særlig etter at det i vinter dukket opp et halvannet år gammelt brev på postlista. Senere skal også sju år gamle brev ha dukket opp. Kontrollutvalget har spurt om hvorfor journalføringen ikke skjer fortløpende. Det framkom også at postlista viste maks 100 journalføringer per dag, slik at nummer 101 og oppover ikke framkom da man søkte på lista. Kontrollutvalget ville også vite hvorfor brev til og fra kommuneadvokaten ikke er på postlista. Kommuneadvokaten svarte utvalget med at korrespondansen blir journalført, men ikke satt på postlista fordi mye av den er unntatt offentlighet. Hun viste videre til at det ikke er et lovkrav eller pålegg å legge ut postlister på nett, ifølge Tidens Krav. Spørsmål: Kan en kommunal etat med hjemmel i lov unnlate å sette journalført post på postlista? Er det lov å sette tak på antall journalføringer per dag? Hvor lang tid kan kommunen bruke på å journalføre post? Svar: Det at et dokument er unntatt fra offentlighet, er ikke relevant for plikten til journalføring. Det er i så fall et klart brudd på journalføringsplikten etter offentlighetsloven 10, første avsnitt, og arkivforskriften, der det er fastsatt i 2 6 en alminnelig plikt til å «registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet». Det er klar forutsetning at journalføring skal skje ganske umiddelbart etter utsendelse eller mottak av dokumentet, også der dette er et ledd i en løpende saksbehandling som ikke er avsluttet. I arkivforskriften 3 1 er det fastsatt at «Inngåande post skal leverast til arkivtenesta», og at «Post til organet skal opnast av arkivtenesta». Og i arkivforskriften 3 8 har vi en regel om at utgående brev skal oversendes til arkivet «Når behandlinga er avslutta og svarbrev er ekspedert». Det er etter dette ingen tvil om at all inn- og utgående post skal leveres til arkivtjenesten og journalføres umiddelbart etter at den er sendt eller mottatt. Dette gjelder uavhengig av om journalen føres manuelt eller elektronisk, og finnes det to versjoner, må de selvsagt være identiske. Plikten til journalføring gjelder også der det er adgang til å gjøre unntak helt eller delvis fra retten til innsyn i det aktuelle dokumentet. Allmennheten har rett til å få vite at dokumentet finnes, også om det ikke skal gis innsyn i det. Slik journalføring er ingen omfattende og krevende operasjon, man skal bare registrere dato, avsender eller adressat og tema for dokumentet. Hvis man er usikker på om det er rett til innsyn i et dokument, skal man dessuten ikke ta stilling til dette før det eventuelt kommer krav om innsyn. 41

42 I offentlighetsloven 29, første setning, er det fastslått at når et organ mottar et innsynskrav, skal det «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», altså der og da. Det skal ikke foretas noen form for forhåndsklassifisering av dokumenter når det gjelder innsynsrett, så usikkerhet om innsynsretten er ikke en holdbar unnskyldning for manglende journalføring. Offentlighetsloven inneholder ingen regler om straff eller andre sanksjoner overfor den som bevisst eller uaktsomt bryter lovens regler om rett til innsyn i forvaltningens dokumenter. Dette er én av årsakene til at man tar så lett på etterlevelsen av loven mange steder i forvaltningen. Men ved brudd på plikten til journalføring har arkivloven en straffebestemmelse i 22: «Den som handlar i strid med føresegner gjevne i eller i medhald av denne lova, kan straffast med bøter». Jeg vil mene at interne regler som setter tak på antall journalføringer per dag i kommunen, må ses som et klart brudd på loven. Og grove brudd på reglene om dette, bør det i alle fall reageres tjenestemessig på. 42

43 Alvorlig å røpe varsler Kommunal Rapport Det er alvorlig å røpe identiteten til en varsler, sier advokat Birthe Eriksen, som har varsling som spesialområde. - Det gjelder strenge personvernkrav i varslingssaker, sier advokat Birthe Eriksen. Hun mener det er særlig alvorlig når det er øverste, ansvarlige arbeidsgivere som røper en varslers identitet. I går ble det kjent at rådmann Gudrun Grindaker i Sandefjord hadde informert sin ledergruppe om hvem som står bak varslingen mot henne, noe som vekker kraftige reaksjoner. Det gjelder strenge personvernkrav i varslingssaker. For varsleren er vern om hans identitet av stor betydning, fordi det ligger beskyttelse i det; beskyttelse mot gjengjeldelse, sier Eriksen. Hun mener det er særlig alvorlig når det er den øverste, ansvarlige arbeidsgiveren som røper en varslers identitet. Det er strenge forventninger til en slik person om etterlevelse av dette regelverket. Kan være gjengjeldelse Arve Due Lund, varslerens advokat, ser svært alvorlig på saken. Lund opplyser at han fått bekreftet av rådmannens advokat, Einar Engh, at informasjonen ble gitt. Engh avviste i går å kommentere dette overfor Kommunal Rapport. Lund sier han har sendt et langt brev om saken til kommunen hvor det går fram hvor alvorlig han ser på dette. Å avsløre identiteten til en varsler bryter med en hel rekke lover og regler. I dette tilfellet er det brudd på flere bestemmelser i personopplysningsloven, vedtak i formannskapet, interne regler i kommunen og rettsreglene for vern av varslere, sier Lund til Kommunal Rapport. Det kan også være i strid med arbeidsmiljøloven, idet det gir en ekstra belastning for arbeidstakeren og dermed kan betraktes som gjengjeldelse. Varsleren ønsket å kunne gå på jobb som vanlig, men det kan nå bli vanskelig. Kan det finnes gode grunner til å informere om identitet i en slik sak? Jeg ser ingen plausible grunner, sier Lund. Berømmer ordføreren I Sandefjord ble varselet levert ordfører Bjørn Ole Gleditsch (H) direkte av varslerens advokat. Ordføreren anså tidlig hele administrasjonen som inhabil i oppfølgingen, ettersom det var rådmannen selv varselet gjaldt. En egen, politisk gruppe lønnsog forhandlingsutvalget ble delegert oppfølgingsansvaret. 43