Rammeavtale for kjøp av maler, bygg tapetserer og gulvleggertjenester

Transkript

1 Rammeavtale for kjøp av maler, bygg tapetserer og gulvleggertjenester mellom kommune (orgnr.) (Heretter kalt oppdragsgiver) Og Leverandørnavn (organisasjonsnummer) (Heretter kalt Leverandør) Avtalen gjelder i perioden: til med ensidig opsjon på to års prolongering (1+1) Sted og dato For X kommune (navn) den.2013 for Leverandøren AS (Navn) den.2013 Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part. Side 1 av 13

2 Innhold Rammeavtale for kjøp av maler, bygg tapetserer og gulvleggertjenester Kontrakten Partenes representanter Rammeavtalens innehold og omfang Byggeplassadministrasjon Omfang Varighet Fordeling av volum Møter og rapportering Møter Rapportering Kommunens rett til innsyn og revisjon Tilsyn Bestilling og ordrebekreftelse Pris og betaling Regulering av prisen Betaling Utførelse av oppdraget og ansvarsrett Forsikring Forsikring av kontraktarbeidet Ansvarsforsikring Sikkerhetsstillelse Sikkerhetsstillelse Forhold på byggene Materialer Samarbeid Kontraktører / egne ansatte Gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere - Sosial dumping paragraf Branntetting Erklæring om branntetting Varme arbeider Opprydding Internkontroll/arbeidsmiljø Asbest Røyking Garanti og kvalitet Produktopplæring og produktinformasjon Taushetsplikt Varsler og krav Oppgjørsregler ved endringer der enhetspriser ikke er avtalt eller er anvendelige Protokoll Entreprenørens personell Prosjektadministrative bestemmelser Møter og befaringer Generelle kontraktsbestemmelser Oppsigelse og mislighold Side 2 av 13

3 For denne rammeavtalen gjelder Norsk standard 8406 med de endringer og suppleringer som følger av denne kontrakten. 1. Kontrakten Kontrakten består av følgende dokumenter: Kontrakt (dette dokumentet) Tilbudsmappe 2 Entreprenørens tilbud NS 8406 Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. Dersom det oppstår motstrid mellom denne rammeavtalen og den enkelte tildelte kontrakt innenfor rammeavtalen, går utfylt og underskrevet tildelingsskjema foran den enkelte tildelingsavtalen, som igjen går foran den generelle rammeavtaleteksten, med mindre noe annet er uttrykkelig spesifisert i den enkelte tildelte kontrakt. 2. Partenes representanter Henvendelser som gjelder selve rammeavtalen rettes til innkjøpsansvarlig for denne anskaffelsen Innkjøpsansvarlig for oppdragsgiver: Navn: Kristina H. Bauhr Adresse: Stasjonsgata 24 Postnummer og sted: 3300 Hokksund E-post adresse: Kristina.bauhr@ovre-eiker.kommune.no Telefon: Henvendelser som gjelder gjennomføringen av de enkelte avrop rettes til: (dupliseres i avtalen) Innkjøpsansvarlig for oppdragsgiver: For Leverandør: Navn: Navn: XXXXX Adresse: Adresse: XXXXX Postnummer og sted: Postnummer og sted XXXXX E-post adresse: E-post adresse: XXXXX Telefon: Telefon: XXXXX Side 3 av 13

4 3. Rammeavtalens innehold og omfang Rammeavtalen gjelder kjøp av maler, bygg tapetser og gulvleggertjenester for FOBE nettverket. 3.1 Byggeplassadministrasjon I tillegg er det ønskelig at leverandør kan ta rollen som administrerende entreprenør for enkelte av arbeidene, jf. NS 8406 pkt Omfang Det er inngått parallelle rammeavtaler med.. leverandører. For større arbeider forbeholder sig oppdragsgiver seg retten til å innhente egen tilbud. I eid eller leid bygningsmassen inngår: sykehjem, skoler, barnehager, kultur-og idrettsbygg, samt leiligheter for utleie. Dette inkluderer også alle de enheter oppdragsgiver måtte ha eierinteresse i, og som vil benytte seg av inngåtte avtaler. 4. Varighet Rammeavtalen er bindende for begge parter fra til Det er ensidig automatisk løpende opsjon på 1+1 (ett år + ett år) med ett (1) år av gangen dersom ikke Oppdragsgiver har meddelt annet. Oppsigelse av kontrakt/ opsjon skal gis minst 3 måneder innen avtalen/ opsjonen går ut. Tildeling av kontrakt under rammeavtalen kan skje i hele rammeavtalens periode. Hver tildelte kontrakt innenfor rammeavtalen kan ha varighet utover rammeavtalens varighet, og da slik at bestemmelser i rammeavtalen som angår den enkelte tildelte kontrakt gjelder tilsvarende også etter rammeavtalens opphør. 5. Fordeling av volum Prisen er fast og baserer seg på priser oppgitt i tilbyders tilbud. Ved avrop skal høyest rangerte leverandør etterspørres først. Dersom høyest rangerte leverandør ikke har kapasitet, eller kun har delvis kapasitet forespørres neste rangerte leverandør helt til oppdragsgivers behov er dekket. Ved større arbeider (over ) kan oppdragsgiver gjennomføre minnekonkurranse dersom han finner det hensiktsmessig. Mini konkurransen baserer seg på vilkår fastsatt i konkurransegrunnlaget (timepriser og andre priser) og: antall timer estimert for prosjektet. Best totalt fast pris vil vinne minikonkurransen. Det skal utarbeides en enkel kravspesifikasjon ved minikonkurranse hvor det oppgis hva som skal anskaffes slik at leverandøren kan estimere timer for oppdraget. Oppdragsgiver kan gi en kort tilbudsfrist i mini konkurransen Side 4 av 13

5 Oppdragsgiver skal ved forespørsel oppgi en saklig begrunnelse for valg av vinner i mini konkurransen iht. de oppgitte kriteriene. For anskaffelser over , - forbeholder oppdragsgiver seg retten til å utlyse særskilt konkurranse. 6. Møter og rapportering 6.1 Møter Det skal avholdes jevnlige møter mellom partene for å sikre korrekt oppfyllelse av kontraktsforpliktelsen. Oppdragstaker plikter å stille til samarbeidsmøter etter behov. Møter mellom Partene skal i minst finne sted 1 gang årlig for å sikre gjennomføring av Kontraktens intensjoner. Agenda kan være: Gjennomgang av referat Statistikk Utestående aksjoner Endringer/ avvik Kommersielt Evt. Dersom ikke annet er avtalt er Leverandør ansvarlig for utarbeidelse av møtereferatene, som skal sendes Oppdragsgiver for godkjenning innen 5 arbeidsdager etter møtet. Referatene skal være kortfattet og skal som et minimum inneholde: Vedtatte beslutninger Tidsfrister for utførelse av beslutninger Ansvarlig for gjennomføring av beslutninger Status for tidligere beslutninger Partene er ansvarlig for egne kostnader i forbindelse med møter. 6.2 Rapportering Leverandør skal rapportere i henhold til de krav og retningslinjer som fremgår av dette punktet. Rapporter som gjelder gjennomføringen av det enkelte avropet rettes til den person som oppdragsgiver utpeker som kontaktperson for avrop. Leverandør skal oversende rapport/ statistikk 2 ganger i året til innkjøpsansvarlig. Statistikken skal inneholde: Opplysninger om leveransens art, mengde og verdi i perioden per tjenestested. Side 5 av 13

6 Innkjøpsansvarlig i kommunen har rett til å kreve endringer i rapportens innehold, uten ekstra kostnader for oppdragsgiveren. 7. Kommunens rett til innsyn og revisjon Oppdragstaker skal til enhver tid ha rett til innsyn i og kunne føre kontroll og revisjon med tjenestekvaliteten og økonomien i ordningen. Arbeidsgiver skal etter kommunens anmodning overlegge de dokumentene som er relevante for slike kontroller/ revisjon. Slike dokumenter kan være: Navn på ansatte, dokumentasjon på deres kompetanse, timelister, arbeidsplaner og regnskapsdokumenter, samt kopi av faktura til grossist, samt kopi av faktura til grossist. 8. Tilsyn Arbeidsgiver skal medvirke til at også andre offentlige instanser med tilsynsmyndighetene skal kunne få gjennomført sitt lovhjemlete tilsyn og varsle kommunen dersom det blir gitt pålegg eller påvist avvik eller mangler. 9. Bestilling og ordrebekreftelse Bestilling av oppdrag vil kunne bli bestilt pr. e-post av koordinator. Kontraktsvilkår Alle muntlige bestillinger skal bekreftes skriftlig samme dag av leverandør til kontaktperson for avropet. Bekreftelsen skal inneholde spesifikasjon av: Enhet/avdeling og navn på bestiller, produkter/tjenester, kvantum, pris, leveringsdato og leveringssted. Leverandøren plikter å tilby elektronisk fakturering i en slik form som Oppdragsgiver måtte bestemme. 10. Pris og betaling Ytelser på grunnlag av denne rammeavtalen gjennomføres etter de priser som fremgår av leverandørens tilbud. De avtalte prisvilkårene er bindende. Prisene kan ikke økes første avtaleår. Overtid godtgjøres ikke. Reisetid for fremmøte i og avreise fra arbeidsstedet dekkes ikke. For lokale reiser godtgjøres ikke reisekostnader. For andre reiser pålagt av eller på forhånd avtalt med oppdragsgiver, godtgjøres dokumentert reiser- og oppholdsutgifter etter statens satser. Oppdragsgiver kan gi pålegg om å benytte bestemte reisemåter og innkvarteringer Regulering av prisen Kontraktssummen kan indeksreguleres årlig etter totalindeksmetoden fra år 2 (i forhold til kontraktsdato) i henhold til NS 8406, Ved indeksregulering benyttes SSBs indeks: Boligblokk. Side 6 av 13

7 Prisendringer skal begrunnes og dokumenteres skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Kunden har godkjent prisendringen. Det tas forbehold om retten til å be om forhandlinger om eventuelle varslede prisreguleringer. Etter at avtaleadministrator har godkjent prisendringen, plikter leverandøren å distribuere oppdaterte prislister til alle som omfattes av avtalen. Kunden skal ha innsynsrett i Leverandørens kalkyler og regnskaper for å kontrollere at avtalte priser og betingelser overholdes. Leverandøren forplikter seg til, som et ledd i kontrollen, å oversende sin innkjøpsfaktura på den leveransen som Oppdragsgiver til enhver tid ønsker å kontrollere. En eventuell kontroll vil bli gjennomført av intern eller ekstern revisor Betaling Betalingsbetingelsene er: Fri leveringsmåned + 30 dager. Det skal faktureres en gang per måned. Detaljert timeliste for den måneden fakturaen omfatter, skal sendes sammen med fakturaen. Eventuelle fakturagebyrer vil ikke bli dekket. Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura. Minste fakturerte tidsenhet (målt i timer) er 0,5 timer. A-kontor faktura kan avtales ved større materialleveranser under forutsetning av at materialene er tilført byggeplass og det ikke hefter salgspant. Fakturaen skal inneholde referanse til bestillingers profil-id, gjerne også navn på enhet/avdeling og/eller navnet på den som gjort avrop, samt hvor det ble levert. Det skal være en komplett faktura til hver bestilling. Fakturaadresse er: Kommune Adresse Postnummer og postort Fakturaen skal merkes med bestilleridentifikasjon som oppgis ved bestilling. Faktura som ikke inneholder bestilleridentifikasjon vil bli returnert. 11 Utførelse av oppdraget og ansvarsrett Arbeidet skal utføres i overensstemmelse med gjeldende lover og forskrifter. Arbiedet må også oppfylle de krav som stilles til fagmessig arbeide, dvs. at de utføres på en sådan måte og under forhold som anerkjente fagfolk anser forsvarlig. Leverandøren skal kunne oppnå ansvarsrett for sine kontraktsforpliktelser. Side 7 av 13

8 12 Forsikring 12.1 Forsikring av kontraktarbeidet Leverandøren forsikrer Ansvarsforsikring Leverandøren skal forelegge oppdragsgiver forsikringsattesten for kontroll seneste ved kontraktsinngåelse. Leverandøren skal årlig forelegge oppdragsgiver forsikringsattesten for kontroll. 13 Sikkerhetsstillelse Leverandøren stiller sikkerhet ved behov. 14 Sikkerhetsstillelse Byggherren (oppdragsgiver) stiller ikke sikkerhet. 15 Forhold på byggene Tilstøtende arbeider skal beskyttes og om nødvendig tildekkes slik at de ikke skades. Det skal tas hensyn til barn og andre brukere av bygget. Transport og arbeid skal foregå med minst mulig sjenanse for disse. Det vil i de fleste tilfeller bli stilt vaskemuligheter og toalett til disposisjon. Leverandør er ansvarlig for at brannalarm og innbruddsalarm avstilles ved behov i det området og i den perioden arbeider som krever dette pågår. Deretter må den tilbakestilles til normal drift, se også vare arbeider. Hjelp til avstilling kan bestilles av byggets driftsoperatører. 16 Materialer Hvis ikke er annet beskrevet i bestillingen må materialene med hensyn til kvalitet utseende o.l. tilfredsstille material krav, foreliggende forskrifter eller Norsk Standard. Forandringer i materialvalg må ikke foretas uten oppdragsgiver godkjennelse. 17 Samarbeid Oppdragsgivers driftsoperatører har ansvar for flere bygg, men kan kontaktes ved behov. Det setter høye krav til at leverandørene gjør seg godt kjent i oppdragsgivers bygg. Det aksepteres ikke at håndverkere er til bry for oppdragsgiver sine leietakere. Det forutsettes at leverandøren tilpasser sine arbeider med de øvrige aktivitetene på arbeidsstedet. Det er ikke anledning til bruk av radio/annet som kan virke forstyrrende på oppdragsstedets drift. Styrere, rektorer og øvrige personer skal ikke vise stadig nye håndverkere rundt i bygget. Leverandøren plikter til å bidra til god faglig kontinuitet og selvstendighet ved å benyttet faste håndverkere til drifts- og vedlikeholdsoppgavene. Side 8 av 13

9 18 Kontraktører / egne ansatte Hvis leverandør skal benytte andre enn egne arbeidere, skal dette avtales spesielt med oppdragsgiver. Det forutsettes at den innleide arbeidskraft er lovlig. Leverandøren og underleverandør skal på forespørsel fra oppdragsgiver fremlegge dokumentasjon på at arbeiderne er egne, fast ansatte. Ved inngåelse av kontrakter om underliggende tjenesteforhold eller innleie av personell (heretter omtalt som underleverandører) skal leverandøren innhente: attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) attest for merverdiavgift fra underleverandører, jf. anskaffelsesforskriften 3-3 (4), 8-7 (4) og (4). Fra underleverandører med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge, skal det innhentes tilsvarende attester iht. anskaffelsesforskriften (3). Leverandøren skal også kreve HMS-egenerklæring i underliggende leverandørforhold ved inngåelse av kontrakter i tilknytning til oppdrag, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 8-8 (3) og (3). Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere at den anvendte arbeidskraft oppfyller kontraktens bestemmelser, herunder at underleverandører / kontraktsmedhjelpere har oppfylt sine forpliktelser overfor skattemyndighetene. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandøren og dennes personell. Dersom entreprenøren bryter disse bestemmelser, kan byggherren heve kontrakten hvis entreprenøren ikke endrer på forholdet etter en av byggherrene satt frist, og utelukkes fra arbeider for byggherren i minimum ett år fra forholdet er oppdaget. Det samme gjelder for underentreprenørene. Eventuelle tilleggskostnader pga. at et oppdrag må overføres til annen underentreprenør på grunn av brudd på foranstående regler, belastes entreprenøren (byggherrens kontraktspart). 19 Gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere - Sosial dumping paragraf Entreprenøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underentreprenører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtale (se bl.a. og allmenngjørings-forskriftene av nr 1121 og 1122), regulativ eller det som er normalt på det stedet der arbeidet blir utført og for vedkommende yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. Side 9 av 13

10 Alle avtaler entreprenøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom entreprenøren ikke etterlever klausulen, har byggherren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Byggherren kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Entreprenøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Entreprenøren skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos underentreprenørene. Kontraktsvilkår Hovedleverandøren må stille tilsvarende krav til sine underleverandører. Både hovedunderleverandører skal håndtere lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte i tråd med forskriftens intensjoner. og 20 Branntetting Leverandør plikter å branntette med godkjent og merket kvalitet ved svekkelse av brannskiller, dette skal merkes på plantegning og dokumenteres på egne lister. 21 Erklæring om branntetting Bygningens brannansvarlig kontaktes for at utførende skal undertegne erklæring om at branntetting er forskriftsmessig utført, erklæringen skal deretter settes inn i bygningens brannperm. 22 Varme arbeider Det stilles krav til sikkerhetssertifikat utstedt av Norsk Brannvern Forening for de skal utføre varme arbeid. som Bygningens brannansvarlig, som er leietakers representant, kontaktes dersom det skal utføres varme arbeider på eiendommen. Det kreves at utførende skal lese instruks for varme arbeider og fylle ut «Arbeidstillatelse for varme arbeider - Tilfeldig arbeidsplass». Arbeidstillatelsen settes deretter inn i bygningens brannperm. 23 Opprydding Leverandøren må rydde etter seg, ta med seg avfall og sørge for nødvendig deponering og kildesortering. 24 Internkontroll/arbeidsmiljø Leverandøren er ansvarlig for alle arbeider og tiltak som er nødvendig for å tilfredsstille kravene i «Forskrift om internkontroll av 2. mars 1991», og for å oppfylle forskrifter vedrørende arbeidsmiljø og vernetiltak. Dokumentasjon skal foreligge før arbeidet starter og kostnader forbundet med dette skal være inkludert i prisen. Side 10 av 13

11 25 Asbest En gjør oppmerksom på at enkelte av oppdragsgivers bygg kan inneholde asbest. Dersom asbest eller asbest holdige materialer blir avdekket under ombyggings arbeider, rivningsarbeider o.l. skal arbeidene omgående stanses. Forskrift om asbest fastsatt av Direktoratet for Arbeidstilsynet skal deretter følges. 26 Røyking Leverandøren må respektere at det er røykeforbud på alle skoler og barnehager i bygningene og på eiendommene, i andre bygg skal røykeloven følges. Kontraktsvilkår 27 Garanti og kvalitet Leverandøren skal overlevere nødvendig FDV-dokumentasjon for alle produkter/arbeider. 28 Produktopplæring og produktinformasjon Leverandøren skal gi nødvendig produktinformasjon og brukeropplæring som skal sikre en faglig og økonomisk riktig bruk av produktene. Leverandøren forplikter seg til å holde oppdragsgiver orientert om den aktuelle produktutvikling innen det angjeldende fagområde. Systemer og informasjon som er laget for oppdragsgivers bygningsmasse, er oppdragsgivers eiendom og skal overlates oppdragsgiver ved oppdragets avslutning 29 Taushetsplikt Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for oppdragsgiver plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse tjenesten/arbeid får vite om. Taushetsplikten gjelder også etter at tjenesten/arbeidet er utført. Brudd på denne taushetsplikten kan medføre straffeansvar. 30 Varsler og krav Varsler og krav kan gis ved elektronisk kommunikasjon. 31 Oppgjørsregler ved endringer der enhetspriser ikke er avtalt eller er anvendelige Tilleggs- og fradragsarbeider skal ha samme prisnivå som kontrakten justert for pris- og lønnsstigning iht. indeks, og fradragspriser skal kalkuleres på samme måte som tilleggspriser. Pris på fradrag skal ikke ligge under markedspris for slike arbeider. 32 Protokoll De mangellister som føres fra ferdigbefaringene i forbindelse med overtakelsen, lages som referater og skrives og distribueres av byggherren etter befaringene. Frist for å komme med bemerkninger til det refererte er 7 dager. Eventuelle bemerkninger skal kun dreie seg om hvorvidt det som refereres gjengir korrekt det partene faktisk ble enige om ved befaringen. Side 11 av 13

12 33 Entreprenørens personell Entreprenøren skal stille fullt kvalifisert personell til disposisjon for gjennomføring av byggeprosjektet. Leverandøren må ha personell som må kunne levere tjenester i håndverksfagene. Personell som byggherren ikke finner tilstrekkelig kvalifisert, kan kreves skiftet ut på hvilket som helst tidspunkt. Kontraktsvilkår 34 Prosjektadministrative bestemmelser 34.1 Møter og befaringer Generelt Det skrives referater fra alle møter og befaringer. Referatet skal angi konklusjon vedrørende hvert punkt som behandles. Såfremt en sak ikke kan avklares i møtet/på befaringen, skal saken følges opp i etterfølgende møter/befaringer av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger. Referater/protokoller skal sendes ut normalt senest 3 arbeidsdager etter at møtet/befaringen er avholdt. Referater anses som godkjent hvis kommentarer ikke foreligger senest 7 dager etter mottak eller senest i det følgende møtet av samme art, hvis neste møte er avtalt. Arbeider må ikke startes uanmeldt, men oppstart avtales med rekvirent i god tid for å varsle brukerne og driftspersonell på byggene senest dagen før på mindre arbeider og uken før på større. Byggemøter Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: Skrives av BL UE etter spesiell innkallelse PG etter innkallelse PL/BL BL Byggeplassen Min. hver 14. dag BL/ i referat fra foregående møte Befaringer Type: Kontrollbefaringer - under arbeidets utførelse. For arbeider over en ukes varighet kreves ukentlig kvittering på timelister av rekvirent. HMS-befaringer - under arbeidets utførelse. Ferdigbefaring ved varslet ferdigstillelse. Utførte arbeider skal alltid godkjennes av rekvirent. Side 12 av 13

13 Reklamasjonsbefaring - før reklamasjonstidens utløp, ifølge NS BH kan også innkalle til besiktigelse innen ett år etter overtakelse. Kontraktsvilkår Referat: Deltakere: Skrives av PL/BL (den som innkaller) Avgjøres av hver part 35 Generelle kontraktsbestemmelser For denne kontrakten gjelder som nevnt NS 8406, med de endringer som fremgår av denne rammeavtalen. 36 Oppsigelse og mislighold Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 2 måneder. Oppdragsgiver kan når som helst si opp avtalen. Side 13 av 13