%&' (') (* +," -.," - !"!#!$ % &' "! "#$%&$' ( ) #"&$% $* #+ $% "#$%&$+ "#$%&$%,- #+ "#$% "#$%&$* &"#$+ "#$%&$. "#$%&$/ 0 1 2'#3 "#$%&$4 0 ( "#3

Transkript

1 %&' (') (* +," -.," -!"!"!#!$ % &' "! "#$%&$' ( ) #"&$% $* #+ $% "#$%&$+ "#$%&$%,- #+ "#$% "#$%&$* &"#$+ "#$%&$. "#$%&$/ 0 1 2'#3 "#$%&$4 0 ( "#3 "#$%&"# "#3 "#$%&"$ 1 5 2"#3 "#$%&"" "#$%&"' ;< ( #'&"#$% "# #/ "#$%, 1 :! " ###"! " $$

2 Overordna samhandlingsutval Møre og Romsdal Saksframlegg Orienteringssaker Saksnr Utvalsnamn Møtedato 2015/14 Overordna samhandlingsutval Møre og Romsdal Saksbehandlar: Randi Spjelkavik Ramnefjell Arkivreferanse: 2015/2946 Saksutgreiing: 1. Protokoll frå Administrativt samhandlingsutval Sunnmøre (vedlegg 01) 2. Protokoll frå Administrativt samhandlingsutval Nordmøre og Romsdal (vedlegg 02) 3. Virksomhetstilsyn Tilsyn med samhandling om utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesten til kommune Rapport (vedlegg 03) 4. Brev frå Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Virksomhetstilsyn 2015 (vedlegg 04) 5. Kommunalt akutt døgntilbod internkommunal samarbeidsavtale (vedlegg 05) 6. Utskrivingsklare pasienter 2015 (vedlegg 06) 7. Program for erfaringskonferanse 09. september (vedlegg 07) Forslag til vedtak: Overordna samhandlingsutval for Møre og Romsdal HF tek sakane til orientering. Petter Bjørdal

3 2 leiar

4 Administrativt samhandlingsutval Sunnmøre! "#!! $ % &%" ' "!! (" ") *" +" #,$"! '! " ")! (!&! ' "( ' % $ " " -"'. ") /+ "## "% *+$ 0!1 2 *+$ 0 # " ( &$34"' ) 0&/ * 4"( ( ' " ) 0&/ * 5 "( "( " "! $ 0# " * * $" ' + + 4

5 "%!&!&! " ' "$ % "!". "! (" " 4"( ' - '### ( )*#!### % ( +##!!! '!!! (,#!#*!,#!, #!! - '!! - ( (,##-.(/#! 6 $ " -' + $ 7+! 6! 8- $ $ $ &66+! + 6 "$ +""!$ ! $! 2

6 !66! $!! 6 - +! $ -0 +! 6+ $ $ " +!!!+$ 66+!6 -, +! 46 $!+$ " $ " 6 -! " 6 - +! 6 +, 6 9 $ + " :- 64 +!! +!! $+! + 66! 9 6 +, + -!$ $ +66 +!4 6! + +! 9/+$ $ 6!!!- ;!! $ -)! ++ 9, $ $ ++! + 6+6! +6! + - 9!+6646!! "+ 6-9 $!! +!! -&) +!!! $ $6!!"! +! - '!! $ -)! ++ 9, $ $ ++! + 6+6! +6! + - 9!+6646!! "+ 6-9 $!! +!! -&) +!!! $ - 3

7 ( 9 + $6!!"! +! - '! 6<=>? o, $66!! <@-$ 4

8 Administrativt samhandlingsutval Nordmøre og Romsdal Protokoll nr. 01/15 Møtedato Medlemmer: Varamedlemmer: Tilstades: x Helseføretaket: Grete Teigland X Ketil Gaupset, nestleiar Gry Nordal Elisabeth Egstad X Stein Pettersen Robert Giske X Elisabeth Engvik Henrik Sollie Ingalill Råket Birgit Jordet Eva Løkvik Astrid Johanne Brandshaug Kommunane: Orkidé Olaug Haugen, Kirsten S. Skaget, Smøla kommune Tingvoll kommune Orkidé Peter Ardon, Halsa kommune Gunhild Eidsli, Surnadal kommune ROR Gro Berild, Rauma kommune Leif Arne Lagesen, Midsund kommune X ROR Arild Kjersem, Fræna kommune Jan Morten Dahle, Fræna kommune Vertskommunane: Kristiansund Helge A. Carlsen Kjetil Leirbekk X Molde Henning Fosse Tone Borge Løkhaug Fastlegane: X Bjarne Storset, Tingvoll legesenter Fagforeiningane: Fagforbundet Knut Ivar Egset, Molde sjukehus X UNIO/NSF/HF Tor Rune Aarø, Molde sjukehus X Fagforbundet K Sissel Bjørnhjell, Sunndal kommune X UNIO/NSF K Eli Åse Gravdehaug, Molde kommune X Jan-Øivind Kringstad, Kristiansund sjukehus Trine Bruseth Sevaldsen, Kristiansund sjukehus Britt Engvik-Hjelle, Kristiansund kommune Praksiskonsulent: Kenneth Swan Brukarrepresentant: Torbjørn Vorpenes KS observatør Ann Sissel Misund Nedberg Andre:

9 2 Helse Møre og Romsdal HF: Samhandlingssjef Britt Valderhaug Tyrholm Sekretariat: Helse Møre og Romsdal HF v/konsulent Randi Spjelkavik Ramnefjell Møtet i Administrativt samhandlingsutval Nordmøre og Romsdal vart halde på Kristiansund sjukehus, auditoriet. Nestleiar Ketil Gaupset leia møtet og ønska alle velkomne til møtet. Fråvær: Administrativt samhandlingsutval Nordmøre og Romsdal behandla følgjande saker i møtet: Sak 2015/01 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innstilling: Administrativt samhandlingsutval for Nordmøre og Romsdal HF godkjenner innkalling og korrigert sakliste til møte Vedtak: Administrativt samhandlingsutval for Nordmøre og Romsdal HF godkjenner innkalling og korrigert sakliste til møte Administrativt samhandlingsutval for Nordmøre og Romsdal HF skreiv under protokoll nr. 02/14 som vart godkjent i møte Sak 2015/02 ORIENTERINGSSAKAR Innstilling: Administrativ samhandlingutvalg for Nordmøre og Romsdal tek orienteringsakane til vitande Vedtak: Administrativ samhandlingutvalg for Nordmøre og Romsdal tek orienteringsakane til vitande

10 3 Sak 2015/03 Reforhandling og revisjon av samhandlingsavtala mellom helseføretaket og kommunane i Møre og Romsdal Innstilling: Administrativt samhandlingsutval Nordmøre og Romsdal tek saka til orientering. Protokoll: Vedtak: Sak 2015/04 Samhandlingsstrategi Styringskrav. Innstilling: Betre samhandling i helsesektoren er en prioritert satsing både nasjonalt, regionalt og lokalt. Visjonen for strategiarbeidet er «Samhandling for å utvikle pasientens helsevesen i Møre og Romsdal». Hensikta med strategiarbeidet er å gi arbeidet innanfor samhandlinga «samsoner» ei felles og tydeleg retning både for helseføretaket og kommunane i Møre og Romsdal. Oppfylling av samhandlingsreforma sin intensjonar er ein prosessuell omstilling, både når det gjelder utforming, innhald, og ikkje minst tenkning rundt kva slags behandlings- og oppfølgingsoppgåver som kan bli ivaretatt i kommunehelsetenesta og kva oppgåver som må bli ivaretatt av spesialisthelsetenesten. Kommunene har fått en ny rolle og eit større ansvar når det gjeld innbyggerane si helse. I tillegg til forventningar om auka satsing på førebyggande helsearbeid i kommunane, så er det store forventningar om og krav til at kommunehelsetenesta skal ta eit enda større ansvar for behandling og oppfølging av pasientar. Desse forventningar er særlig knytt til pasientar med kroniske lidelsar og behov for behandling og omsorg knytt til somatikk, rehabilitering, rus og psykisk helse. Kommunane kan ikkje ta dette ansvaret aleine. Eit godt samspel fordrar at spesialisthelsetenesta er tilgjengeleg for kommuna, og kanskje på nye måtar. Moment som kan få konsekvensar på lengre sikt for samhandlingsstrategien: Det pågåande omstillings- og moderniseringsarbeidet i helseføretaket, styresak 6. mai Stortingsmelding om primærhelsetenesten som kommer i mai forventes å gi meir konkrete føringar over korleis kommunehelsetenesten skal utvikles og utbyggas for å ivareta fleire oppgåver Ny helse- og sjukehusplan Kommunereforma Dette er store endringar med ukjente faktorar. Strategien vil bli rullert både for å ta opp i seg aktuelle endringar og for å kunne være ein pådrivar for gjennomføring

11 4 av dei omstillings-/og forbetringstiltak som gjelder samarbeidet på tvers av tenestenivåa. Protokoll: Vedtak: Administrativt samhandlingsutval Nordmøre og Romsdal tek saka til orientering. Sak 2015/05 Eventuelt Sak 2015/06 Godkjenning av protokoll nr. 01/15 frå møte Innstilling: Administrativt samhandlingsutval Nordmøre og Romsdal godkjenner protokoll nr. 01/15 frå møte Vedtak: Administrativt samhandlingsutval Nordmøre og Romsdal godkjenner protokoll nr. 01/15 frå møte Møtet slutt kl. Ketil Gaupset Stein Pettersen Ingalill Råket Arild Kjersem Helge A. Carlsen Tone Borge Løkhaug Bjarne Storset Jan-Øivind Kringstad Eli Åse Gravdehaug Sissel Bjørnhjell

12

13

14 1 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport fra tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene ved Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus Virksomhetens adresse: Herman Døhlens vei 1, 6508 Kristiansund Tidsrom for tilsynet: 9. januar mai 2015 Kontaktperson i virksomheten: Konstituert avdelingssjef Unni Berstad Sammendrag Tilsynet omfattet somatiske helsetjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunale helseog omsorgstjenester. Tema for tilsynet var avgrenset til de aktiviteter som sykehus og kommuner utfører i samhandlingsprosessen ved utskrivning av pasienter med behov for kommunale helse- og omsorgstjenester til egen bolig. I tillegg ble et utvalg pasienter, samt deres fastleger, invitert til å svare på et spørreskjema. Det ble gjennomført tilsyn ved Helse Møre og Romsdal HF (HMR), Kristiansund sjukehus og kommunene Averøy og Kristiansund. Pasientjournaler fra 46 pasienter (63 pasientforløp), som hadde vært innlagt ved Kristiansund sjukehus i perioden 15. oktober 2014 til 15. januar 2015, ble gjennomgått. Journaler for de samme pasientene, henholdsvis i Averøy kommune (21 pasienter og 24 pasientforløp) og i Kristiansund kommune (25 pasienter og 39 pasientforløp), ble gjennomgått i forkant av tilsynet i de to kommunene. Til sammen 46 pasienter ble invitert til å delta i spørreundersøkelsen, fordelt på 21 pasienter i Averøy og 25 i Kristiansund. Det kom til sammen svar fra 17 pasienter/pårørende, 8 fra Averøy og 9 fra Kristiansund. Til sammen 26 fastleger ble invitert til å delta i spørreundersøkelsen, 6 fra Averøy og 20 fra Kristiansund. 21 fastleger svarte, 6 fra Averøy og 15 fra Kristiansund. Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

15 2 Funn fra tilsynet ved de tre virksomhetene Varigheten av pasientforløpene: 22 pasienter var innlagt i 1-2 dager, 19 pasienter i 3-4 dager, 12 pasienter i 5-8 dager og 14 pasienter i mer enn 9 dager. Krav om opprettelse av samarbeidsavtale og retningslinjer (tjenesteavtaler) for utskrivningsklare pasienter er innfridd. Disse avtalene ble underskrevet i 2012 og revidert i Samarbeidsavtalen med vedlegg er nå under revisjon etter mandat fra Overordnet samhandlingsutvalg (OSU). Både kommuner og helseforetak er representert i arbeidsgruppen. Tilsynet viser at innholdet i avtalene er tilstrekkelig kjent for helsepersonell i virksomhetene i forhold til egen yrkesutøvelse. Det er, foruten administrativt samarbeidsutvalg(asu), etablert flere møtearenaer for samhandling mellom helseforetak og kommuner; dialogmøter, overordnet samhandlingsutvalg og kliniske samhandlingsutvalg. I tillegg gjennomføres årlige samhandlingskonferanser. Det blir i intervju gitt uttrykk for at det har vært lav aktivitet i disse samhandlingsfora. Både Helse Møre og Romsdal HF og kommunene har interne prosedyrer for elektronisk meldingsutveksling (elink) knyttet til samhandlingen. Journalgjennomgangen viser at helseforetaket og kommunene har et forbedringspotensiale i å benytte elink systematisk i kommunikasjon om pasienter. Det blir opplyst i intervju at det er høyere meldingsfrekvens i 2015 enn i oppstarten i Verifikasjon ved tilsynsbesøkene viser at det er fremdeles rom for økt bruk av elink i samhandlingen mellom Kristiansund sjukehus og kommunene. Kommunikasjonen foregår i hovedsak på utøvende sykepleiernivå. Avtalte rutiner for meldingsutveksling krever døgnkontinuerlig «svarberedskap» i de involverte virksomhetene. Den avtalte prosedyren for avviksmelding benyttes. Forøvrig framkommer i tilsynet at involverte virksomheter i større grad bør benytte avviksmeldingssystemet. Tilsynet viste i varierende grad dokumentasjon av informasjon til/medvirkning fra pasient/pårørende. Svarprosenten for spørreundersøkelsen blant pasientene var så lav at den ikke gir grunnlag for å trekke konklusjoner. Den legges derfor ikke til grunn for vurderinger i tilsynet. Fastlegene gir tilbakemelding på at de opplevde å få epikrisene tidsnok. Epikrisene var dekkende for fastlegens behov for oppfølging av pasienten. Flere fastleger angir feil i legemiddellister som et risikoområde. Fastlegene oppgir at det for de aktuelle pasientforløpene var samsvar mellom legemiddellisten fra sykehuset og den fastlegen selv hadde fra tidligere i 80 % av tilfellene. Kommunene har også etablert elink mellom fastlegene og helse- og omsorgstjenesten. Tilsynet i kommunene viste at dette systemet er implementert og benyttes. Særlige funn for Helse Møre og Romsdal HF: Samhandlingen mellom Kristiansund sjukehus og kommunene Averøy og Kristiansund følger i hovedsak de retningslinjer for meldinger i forbindelse med inn- og utskrivning av pasienter som er avtalt. Det er avdekket at alle tre virksomhetene har et forbedringspotensial i kvaliteten av meldingene. I intervju framkommer ulik praksis for kommunikasjon om pasienter under innleggelser og ved utskrivning. Dette avhenger av hvilken kommune pasienten er hjemmehørende i. Kontakten med Kristiansund kommune foregår muntlig, og elink benyttes unntaksvis. For øvrige kommuner skjer kommunikasjon både elektronisk og via telefon. Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

16 3 Det er gjennom intervjuene i både kommunene og helseforetaket beskrevet at praksis for formidling av legemiddelinformasjon er basert på bruk av pasientens eget informasjonsskriv. Fra intervjuene i kommunene beskrives at gjeldende praksis medfører klar risiko for at hjemmetjenesten ikke mottar nødvendig legemiddelinformasjon. Ingen av kommunene har tatt dette opp på en slik måte at det har ført til endring/forbedring av praksis for oversendelse av dokumenter fra sykehuset til hjemmetjenesten. Denne rapporten beskriver de funn som ble avdekket innen de reviderte områdene. Det ble under tilsynet avdekket ett avvik og gitt to merknader. Avvik - samhandling: Helse Møre og Romsdal HF sikrer ikke at hjemmetjenestene i Averøy kommune og Kristiansund kommune mottar nødvendig informasjon om pasientens legemiddelbruk ved utskrivning fra Kristiansund sjukehus. Merknad - samhandling: Helse Møre og Romsdal HF og kommunene Averøy og Kristiansund har et forbedringspotensial når det gjelder kvaliteten på innholdet i informasjon som utveksles. Merknad - helseforetaket: Helse Møre og Romsdal HF har et forbedringspotensial når det gjelder å dokumentere kommunikasjon som foregår pr. telefon. Dato:12.juni 2015 Ingrid Karin Hegvold revisjonsleder Mariann Markussen, Cato Innerdal og Greta Irene Hanset revisorer Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

17 4 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Virksomhetens styringssystem Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

18 5 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus i perioden 9. januar april Tilsynet gjennomføres i samarbeid mellom Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og Fylkesmannen i Møre og Romsdal, Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten 2. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfatter. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring. 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Helse Møre og Romsdal HF er et selvstendig foretak med en administrerende direktør som rapporterer til foretakets styre. Helse Møre og Romsdal er en del av det regionale foretaket, Helse Midt-Norge RHF. Helse Møre og Romsdal HF er fordelt mellom sykehusene i Ålesund, Volda, Molde, Kristiansund og flere mindre institusjoner er organisert i 12 klinikker som dekker tjenestetilbudet i foretaket. I tillegg finnes flere stabsenheter som understøtter klinikkenes arbeid. Klinikklederne og stabslederne er direkte underlagt administrerende direktør. Helse Møre og Romsdal HF dekker primært etterspørselen etter spesialisthelsetjenester for om lag innbyggere i de 36 kommunene i fylket. Det er omlag tilsette delt på årsverk. Tilsynet ved Helse Møre og Romsdal HF ble gjennomført ved Kristiansund sjukehus, medisinsk avdeling. Samhandling med kommunene om utskrivning av pasienter ivaretas hovedsakelig av utøvende sykepleiernivå. Valgte representanter fra kommunegruppene har framforhandlet den overordnede samarbeidsavtalen som er inngått med Helse Møre og Romsdal HF, inkludert praktiske retningslinjer for samhandling vedrørende innleggelse og utskrivning av pasienter mellom kommunene og helseforetaket. Samarbeidsavtalen med kommunene Averøy og Kristiansund og retningslinjer for samarbeid om utskrivningsklare pasienter, ble undertegnet i 2012 og revidert i Som følge av avtalene er det etablert et administrativt samarbeidsutvalg (ASU), som er et samarbeidsmøte Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

19 6 mellom kommunene og foretaket hvor også uenigheter kan tas opp. Revisjon kan kreves av avtalepartene dersom vesentlige forutsetninger for avtalen endres. Det kom frem under tilsynet at overordnet samarbeidsavtale og retningslinjer for utskrivningsklare pasienter evalueres og revideres i Kommunene og Helse Møre og Romsdal HF har i liten grad benyttet avtalte avvikssystem for melding av samhandlingsavvik, jf. retningslinjer om innleggelse/utskrivning. 3. Gjennomføring Tilsynet omfattet systemrevisjon ved Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus, og spørreundersøkelse til et antall pasienter og deres fastleger. Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 9. januar Formøte ble avholdt 11. februar Åpningsmøte ble avholdt 6.mai Intervjuer: Ni personer ble intervjuet. Verifikasjon: Både sykehusjournal og kommunal journal for de aktuelle pasientene ble gjennomgått. Oppsummeringsmøte ble avholdt 7.mai Sluttmøte ble avholdt 8.mai Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Spørreundersøkelsene Invitasjon til å delta i spørreundersøkelse ble sendt i brev av 5. februar 2015 til 46 pasienter som ble utskrevet fra Kristiansund sjukehus, medisinsk avdeling, til henholdsvis Averøy og Kristiansund kommune i tidsrommet 15. oktober januar Invitasjon til å delta i spørreundersøkelse ble sendt til 26 fastleger i brev av 5. februar Hva tilsynet omfattet Bakgrunn Tilsynserfaringer viser at det er betydelige utfordringer knyttet til å gi pasienter og brukere helhetlige, koordinerte, sømløse og forsvarlige tjenester. Svikt oppstår ofte i «vekslingen» mellom ulike tjenesteytere, enten på samme nivå eller mellom nivåene. Dette utfordringsbildet kompliseres ytterligere av at de ulike tjenesteyterne kan være regulert av ulike lovverk, men samtidig ha overlappende oppgaver. Endringer som iverksettes for å redusere risiko for svikt i samhandlingen, kan i seg selv gi opphav til nye «vekslingspunkter» med risiko.» Dette er grunnlaget for at det i 2015 skal gjennomføres landsomfattende tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra sykehus til kommunen. Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

20 7 Tilsynstema Tilsynet var avgrenset til de aktiviteter som sykehus og kommuner utfører i samhandlingsprosessen ved utskrivning/mottak. Tilsynet omfattet somatiske helsetjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunale helse- og omsorgstjenester. Fokus for tilsynet var; om helseforetak ved systematisk styring sikrer forsvarlig utskrivning av pasient med behov for kommunale tjenester og som blir skrevet ut til eget hjem, inkludert omsorgsboliger, om kommunen ved systematisk styring sikrer forsvarlig mottak og helsehjelp til pasient som er skrevet ut til egen bolig, om virksomhetene sikrer ivaretakelse av pasientens/pårørendes krav til informasjon og brukermedvirkning ved utskrivning, om spesialisthelsetjenesten og helse- og omsorgstjenesten samhandler med fastlegene ved utskrivning. Som en del av tilsynet er det gjennomført en spørreundersøkelse blant et utvalg pasienter og deres fastleger. Spørsmålene omhandlet informasjon/medvirkning både under sykehusinnleggelsen, ved utskrivning og rett etter hjemkomst. Det ble benyttet et enkelt spørreskjema med svaralternativene Ja/Nei/Uaktuelt, samt et felt for kommentarer. Spørsmålene i pasientundersøkelsen omhandlet: om pasienten hadde fått informasjon om behandlingen på sykehuset, om pasienten hadde fått informasjon fra kommunen om helsehjelp etter utskrivning, om pasienten hadde forstått informasjon som ble gitt på sykehuset og i kommunen, om pasienten fikk de tjenestene i kommunen som var avtalt, om behovet for helsehjelp ble vurdert på nytt kort tid etter hjemkomst, om kommunen tok hensyn til hva pasienten selv mente å ha behov for. Tilsynet omfattet ikke helsehjelpen til hver enkelt pasient. Det ble gitt anledning til at pårørende kunne svare på vegne av pasienten. Spørsmålene til fastlegene omhandlet: om fastlegene fikk epikrise fra sykehuset tidsnok og om denne inneholdt nødvendige opplysninger til å kunne følge opp pasienten, om det var noe fastlegene vurderte som særlig sårbart i samhandlingen med sykehuset, om kommunens tilrettelegging for å trekke fastlegene inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tjenesteavtalene mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten, om kommunens tilrettelegging for informasjonsutveksling mellom fastlegene og pleieog omsorgstjenesten og om det var noe i denne samhandlingen fastlegene vurderte som særlig sårbart. Spørsmålene til fastlegene omhandlet ikke fastlegenes pasientrettede virksomhet. 5. Funn Under tilsynet ble det avdekket ett avvik. Det ble gitt to merknader. Avvik - samhandling: Helse Møre og Romsdal HF sikrer ikke at hjemmetjenestene i Averøy kommune og Kristiansund kommune mottar nødvendig informasjon om pasientens legemiddelbruk ved utskrivning fra Kristiansund sjukehus. Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

21 8 Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. 3-4, 4-1, 5-10 og 6-2. Lov om spesialisthelsetjenesten m.m. 2-2 og 6-3. Lov om helsepersonell 16, 40 og 45. Forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter 11 og 12. Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten 4, jf. 5. Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp 5. Forskrift om pasientjournal 9. Overordnet samarbeidsavtale og retningslinjer for inn- og utskrivning av pasienter. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervju kom det frem at det hadde forekommet svikt i overføring av nødvendig og relevant informasjon om pasienters legemiddelbruk fra sykehuset til hjemmetjenesten. Unntaksvis blir sykepleiesammenfatning sendt med pasienten i konvolutt merket «Til hjemmetjenesten». Det kommer òg frem i intervju at det er kvalitet på innholdet i sykepleiesammenfatningen oppleves som dårligere etter omlegging til elink. Kristiansund sjukehus oppgir å ha en rutine hvor det tas kopi av pasientinformasjon som legges i konvolutt til hjemmetjenesten. Denne rutinen var ikke oversendt som dokument i forkant av tilsynet. Gjennomgang av journaler gjenspeilet ikke informasjonen i denne rutinen, og det fremkom ikke ved intervju at dette var etablert praksis. Ved tilsyn i kommunene fremkommer det at hjemmetjenestene i Averøy og Kristiansund kommune jevnlig ikke mottar pasientinformasjon, herunder om legemiddelbruk, direkte. Slik informasjon må innhentes ved å ta kopi av pasientens informasjonsskriv eller ved å ringe sykehuset. Legemiddelbruk er et område hvor konsekvensen av feil kan bli stor. Når sykehuset ikke sikrer forsvarlig oppfølging av pasientens legemiddelbruk etter utskrivning med oppdatert legemiddelliste til hjemmetjenesten, utgjør det en stor risiko for svikt. At informasjonen medsendes pasienten innebærer også en risiko for at informasjonen ikke kommer frem til hjemmetjenesten. Hjemmetjenesten opplyser at slik informasjonsinnhenting i tillegg til å innebære ekstra arbeid/tidsbruk, samt øker risikoen for. Bl.a. ved at muntlig kommunikasjon kan misforstås. I intervju fremkommer at det har forekommet svikt. Selv om kommunene har funnet systemet uhensiktsmessig, har de ikke meldt dette tilbake til helseforetaket slik at praksis kunne endres. Kommentar: I forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter 12, jf. forskrift om pasientjournal 9 fremkommer: «Ved utskrivning fra sykehuset skal epikrise eller tilsvarende informasjon sendes det helsepersonell som trenger opplysningene for å kunne gi pasienten forsvarlig oppfølging». Når pasienten mottar tjenester fra kommunen, vil det være hjemmetjenesten som først møter pasienten etter utskrivning fra sykehus. For at hjemmetjenesten skal kunne yte forsvarlig helsehjelp, er det av avgjørende betydning at informasjonen fra sykehuset sendes på en forsvarlig måte, kommer i rett tid og inneholder alle nødvendige og relevante opplysninger, herunder informasjon om pasientens legemiddelbruk. Helsepersonelloven 45 gir helsepersonell adgang til å formidle nødvendige og relevante helseopplysninger nedtegnet i journal i den grad det er nødvendig for å kunne yte forsvarlig Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

22 9 helsehjelp - for eksempel der forsvarlig diagnostikk eller behandling av en lidelse er avhengig av at helsepersonellet kjenner til pasientens tidligere sykehistorie og/eller legemiddelbehandling for andre tilstander. Bestemmelsen gjelder både i virksomheten og mellom virksomheter. Utveksling av slik informasjon forutsetter at pasienten ikke motsetter seg dette, jf. helsepersonelloven 45. Dersom det er grunn til å tro at pasienten ikke ville samtykket til slik utveksling, må dette tas opp med pasienten. Om pasienten selv ikke er samtykkekompetent, må slikt samtykke innhentes fra pasientens nærmeste pårørende. Merknad - samhandling: Helse Møre og Romsdal HF og kommunene Averøy og Kristiansund har et forbedringspotensial når det gjelder kvaliteten på innholdet i informasjon som utveksles. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Kommunenes innleggelsesrapport (svar på varsel om innlagt pasient) skal blant annet inkludere en funksjonsbeskrivelse. Kommunene benytter IPLOS-score for funksjonsbeskrivelse, men denne er ikke så godt kjent i spesialisthelsetjenesten og oppleves også å være for lite beskrivende for pasientens faktiske funksjon. Dette fører til at sykehuset opplever en mangelfull beskrivelse av pasientens funksjon. Sykehuset får på denne måten et utilstrekkelig utgangspunkt for sine vurderinger av pasientens funksjon, behov for medisinsk behandling og oppfølging, under og etter sykehusoppholdet. Både sykehuset og kommunene angir at det i liten grad er ressurser for felles møter på sykehuset for avklaring av hjelpebehov. Ikke sjelden foreligger tvil om hvorvidt legemiddellisten ved innleggelse er korrekt. Legemiddellisten blir da sammenholdt med informasjon fra pasienten selv/pårørende, hjemmetjenesten eller fastlegen. Opplysningene fra hjemmetjenesten tillegges størst vekt dersom denne administrerer legemidler for pasienten. Det fremkommer i en del tilfeller manglende samsvar mellom listene registrert henholdsvis hos fastlegen og hjemmetjenesten. Merknad helseforetaket: Helse Møre og Romsdal HF har et forbedringspotensial når det gjelder å dokumentere kommunikasjon som foregår pr. telefon. Merknaden bygger på følgende observasjoner: I intervju framkommer et at det i utskrivningsfasen skjer en del kommunikasjon per telefon. Ved gjennomgang av journaler gjenfinnes dette ofte i kommunenes journaler. Dette er forøvrig i varierende grad dokumentert i pasientjournaler fra Kristiansund sjukehus. I intervju kom det fram at det var ulikt når og hva som ble dokumentert og hvor i journal telefonisk kommunikasjon ble dokumentert. Fylkesmannen har for øvrig merket seg De praktiske rutiner som bygger på avtalegrunnlaget er kjent i helseforetaket. Innholdet i fremlagt rutinebeskrivelse fremstår som tilstrekkelig kjent for egen tjenesteutøvelse, og oppfattes til å være et godt hjelpemiddel i kommunikasjonen med kommunene. Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

23 10 Det oppgis at det elektroniske meldingssystemet er et stort fremskritt i kommunikasjonen med kommunene. Sykehuset har fokus på risikoen omkring deling av informasjon og innhenter blant annet pasientens samtykke for kommunikasjon med kommunen om tjenestebehov. Det gjennomføres utskrivningssamtale med lege og pasienten får med en skriftlig pasientinformasjon ved utreise. Av journalgjennomgang fremgår det at sykehuset, i samråd med kommunene, vurderer behovet for at hjemmetjenesten møter pasienten ved hjemkomst. Varsel om innlagt pasient sendes straks pasienten er innlagt sykehuset. Kriteriene for hva som defineres som utskrivningsklar pasient reguleres i betalingsforskriften, og er også beskrevet i sykehusets egen prosedyre. Det finnes et elektronisk kvalitetssystem «EQS» - hvor sykehusets avvikssystem inngår. Det oppgis at det varierer i hvilken grad avvikssystemet benyttes for å melde uønskede hendelser. Avvik deles på interne avvik og avvik på samhandling. Interne avvik behandles på det nivå de tilhører, samhandlingsavvikene sendes til sykehuset og behandles der. Sykehuset har utarbeidet kompetanseplaner. Resultat fra spørreundersøkelsene Spørreundersøkelsen til pasientene 16 av 46 pasienter svarte på spørreundersøkelsen. Alle var utskrevet til eget hjem. Antall svar er for lavt til at undersøkelsen kan legges til grunn for vurdering av praksis for å informere pasientene og sikre medvirkning i utforming av tjenestetilbud. Spørreundersøkelsen til fastlegene Det ble sendt ut brev til 26 ulike fastleger vedrørende 46 pasienter. Vi fikk svar fra 20 fastleger. Resultatet fra spørreundersøkelsen viser at epikrise i noen grad var mottatt senere enn en uke etter utskrivning. Alle fastlegene opplevde imidlertid å få epikrisene tidsnok og et stort flertall mente at de var dekkende for fastlegenes behov for oppfølging av pasienten. Spørreundersøkelsen viser at det i epikrisene i hovedsak var samsvar mellom legemiddellisten fra sykehuset og det fastlegen selv hadde fra tidligere, med unntak av det som var gjort av endringer under sykehusoppholdet. Samtidig oppgir flere fastleger feil i legemiddellister som et risikoområde. Det er oppgitt at det i noen grad hadde vært kontakt mellom pasient og fastlege de første to ukene etter utskrivning, samt at det i de fleste tilfellene hadde vært kontakt mellom fastlege og pleie- og omsorgstjeneste etter utskrivning (ikke angitt når i forløpet). De fleste fastlegene opplyste at de ikke hadde vært involvert i etableringen/ utviklingen/- gjennomgangen av retningslinjene for samarbeid ved innleggelse og utskrivning av pasienter. Nesten alle fastlegene opplyste at kommunen hadde etablert elektroniske meldinger/plomeldinger for å kommunisere mellom fastlegene og pleie- og omsorgstjenesten. 6. Virksomhetens styringssystem Alle virksomheter som yter helsehjelp skal sørge for at helselovgivingen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Fylkesmannen skal i sin Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

24 11 tilsynsvirksomhet påse at virksomheten har etablert et internkontrollsystem og at den fører kontroll med sin virksomhet på en slik måte at det kan forebygge svikt i tjenestene. Kravene til internkontroll skal sikre at daglige arbeidsoppgaver blir planlagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helselovgivningen. Samarbeidsavtalen og retningslinjer for samarbeid om utskrivningsklare pasienter, ble undertegnet av helseforetaket og kommunene Averøy og Kristiansund i Det kom frem under tilsynet at det er besluttet at overordnet samarbeidsavtale og retningslinjer for utskrivningsklare pasienter skal evalueres og revideres i Internundervisning ble gjennomført ved innføringen av samarbeidsavtalene. Kompetanseplan er under utarbeiding. Det finnes et elektronisk kvalitetssystem «EQS». Avvikssystemet er kjent, men benyttes i ulik grad. Avvikene tas opp med de involverte og på personalmøter. For samhandlingsavvik (med kommunen) benyttes et papirbasert avviksmeldingssystem. Sykehuset/kommunen gir i varierende grad tilbakemelding på hvilken måte avviket er håndtert til avviksmelder. Slik det fremstår for tilsynet er det ikke etablert noen arena hvor helseforetaket og kommunene kan diskutere aggregerte tall for meldte avvik. 7. Regelverk Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. Lov om spesialisthelsetjenesten m.m. Lov om pasient- og brukerrettigheter. Lov om helsepersonell. Forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter. Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten. Forskrift om pasientjournal. Forskrift om fastlegeordning i kommunene. Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp. Overordnet samarbeidsavtale. Retningslinjer for inn- og utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen. 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Dokumentasjon Organisasjonskart/styrende dokumenter: Organisasjonsplan- klinikk for medisin Organisasjonsplan- medisinsk avdeling Kristiansund Verksemdplan for klinikk for medisin Rutiner for samhandling mellom Helse Møre og Romsdal HF og kommunene: Utreise: planlegging og gjennomføring Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

25 12 Varsel om innlagt pasient innen 24 timer og melding om utskrivningsklar pasient Skrive ut pasient Utlevering av legemidler til pasienter på permisjon og ved utreise E-meldinger til pleie- og omsorgstjenesten i kommunen- brukerveiledning Epikrisemal klinikk for medisin Ambulante tjenester, medisinsk avdeling Åpen innleggelse- Kristiansund sjukehus Rutiner for samhandling mellom klinikker og avdelinger i helseforetaket: Klinikk for medisin; Råd/utval: brukarråd Overbelegg i døgnavdelinger ved Kristiansund sjukehus Ø-hjelp- instruks for pasientforløp for medisinske pasienter Avviksmeldinger knyttet til samhandling: Oversikt over avviksmeldinger til kommuner 2014 Oversikt over avviksmeldinger fra kommuner 2014 Annen dokumentasjon: Opplæringsprogram turnusleger august 2014 Opplæringsplan medisinsk sengepost Opplæring nyansatt sykepleier sjekkliste- medisinsk sengepost Døgnrytmeplan medisinsk sengepost Møteoversikt 2014 og 2015 for klinikkråd Klinikk for medisin Møtereferat fra klinikkråd i Klinikk for medisin Møtereferat fra klinikkråd i Klinikk for medisin Møtereferat fra samarbeidsråd i Klinikk for medisin Møtereferat fra utvida samarbeidsråd i Klinikk for medisin Internt notat: Oppnevning av fagnettverk i klinikk for medisin Internrevisjonsprogram klinikk for medisin 2014 Pasientjournaler: Pasientjournaler fra 46 pasienter (63 pasientforløp), som hadde vært innlagt ved Kristiansund sjukehus i perioden 15. oktober 2014 til 15. januar Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Brev fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal med varsel om tilsyn, datert 9. januar Dokumenter levert fra Kristiansund sjukehus i uke E-post fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal med program for tilsynsdagene, datert 24. april Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere i formøte, åpningsmøte, oppsummeringsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling For- Åpn. Inter- Opps. Sluttmøte møte vju møte møte Konstituert seksjonsleder, medisinsk Linda Sæterøy x x x x x sengepost Marianne Lie Sykepleier, medisinsk sengepost x x x Heidi F. Myrseth Sykepleier, medisinsk sengepost x x x Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

26 13 Anne Grete Midtsæther Overlege, medisinsk sengepost x x x x Unni Berstad Avdelingssjef, medisinsk avdeling x x x x x Andreas N. Hals Ass.lege, medisinsk avdeling x x Betzy Elgsaas Britt Valderhaug Tyrholm Sykepleier, medisinsk sengepost og IKT konsulent, fagavdelingen x x x x Fra tilsynsmyndighetene deltok Revisor: seniorrådgiver Greta Irene Hanset, Fylkesmannen i Møre og Romsdal Revisor: assisterende fylkeslege Cato Innerdal, Fylkesmannen i Møre og Romsdal Revisor: Seniorrådgiver Mariann Markussen, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. Revisjonsleder: seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvold, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag x Tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene Helse Møre og Romsdal HF, Kristiansund sjukehus

27

28

29 Erfaringskonferanse Kommunalt øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD) Sted og tid: Bystyresalen i Kristiansund 9. september 2015, kl.11:00 16:00 Etablering av kommunale tilbud om øyeblikkelig hjelp døgnopphold bygger på samhandlingsreformens mål om bedre pasientforløp og å gi tjenester nærmere der pasienten bor. Tilbudet skal være etablert innen 2016 og bidra til å redusere antall øyeblikkelig hjelp innleggelser i spesialisthelsetjenesten. Pasienter som gis tilbudet skal være pasienter som ellers ville ha mottatt behandling i spesialisthelsetjenesten. Tilbudet er hittil etablert i 24 av fylkets 36 kommuner. De øvrige er under planlegging/etablering. Når tilbudet er fullt utbygd her i fylket vil det være etablert 44 senger fordelt på 20 ulike tilbud. Målgruppe: Ledere og ansatte i helse- og omsorgstjenestene i kommunene i Møre og Romsdal fastleger, rådmenn og politikere. Andre interesserte. Foreløpig program Tid Tema Innleder 10:30 Registrering, kaffe og litt mat 11:00 Introduksjon og velkommen Britt Valderhaug Tyrholm, samhandlingssjef Helse Møre og Romsdal 11:10 Rett pasient på rett sted til rett tid bedre Berit Wiklund, daglig leder Fosen helse tjenester gjennom samarbeid 11:40 ØHD som et element i de helhetlige helsetjenester 12:10 Lunsj 13:00 13:00 Samhandlende praksis om øyeblikkelig hjelp døgntilbud 13:30 ØHD i Møre og Romsdal som alternativ til sykehusinnleggelse - erfaringer fra: Fræna kommune Kristiansund kommune 14:00 Benstrekk og kaffepause 14:15 ØHD i Møre og Romsdal - erfaringer fra Molde kommune 14:30 Erfaringer fra, potensialet og utviklingsområder i ØHD-tilbudet er formidlet og belyst. Plenumsdiskusjon om tilbudet sin plass i helsetjenesten. Svanhild Jenssen, seniorrådgiver Helse Midt-Norge RHF Marit Kvangarsnes, professor Høgskolen i Ålesund/FoU-seksjonen Helse Møre og Romsdal (HMR) Torstein Hole, klinikksjef, medisinsk klinikk HMR Innleder ikke avklart Reidun Sveaas, sykehjemsoverlege i Kristiansund kommune Henning Fosse, helsesjef i Molde kommune Torstein Hole/Reidun Sveaas/Svanhild Jenssen 15:45 Oppsummering og avslutning Britt Valderhaug Tyrholm Påmelding innen 26. august til: Randi.spjelkavik.ramnefjell@helse-mr.no

30 Overordna samhandlingsutval Møre og Romsdal Saksframlegg Programutkast - Dialogmøte 4. november 2015 Saksnr Utvalsnamn Møtedato 2015/15 Overordna samhandlingsutvalg Saksbehandlar: Britt Valderhaug Tyrholm Arkivreferanse: 2015/2946 Saksutgreiing: Administrerende direktør har invitert til dialogmøte 4.november med utgangspunkt i Samhandlingsavtalen som er inngått mellom Helse Møre og Romsdal HF og de 36 kommunene i fylket. I delavtale 12 om samhandlingsstruktur er dialogmøtet omtalt slik: Dialogmøte er et forum der representanter for politisk og administrativ ledelse i helseforetaket og kommunene møtes for informasjonsutveksling og drøfting av prinsipielle saker. Styreleder, administrerende direktør og fagdirektør fra helseforetaket deltar sammen med relevant fagpersonell i helseforetaket. Ordførere og rådmenn deltar sammen med relevant fagpersonell i kommunene. Representant fra KS i Møre og Romsdal og Fylkesmannen i Møre og Romsdal blir invitert. Brukarutvalget blir invitert. Det skal være minst et møte i året. Administrerende direktør i Helse Møre og Romsdal HF innkaller til møte, og setter opp sakliste i samarbeid med Overordnet samhandlingsutvalg. Møteledelse og møtested går på omgang. Tilbakeblikk på fjorårets dialogmøte. Dialogmøtet ble gjennomført med meget god representasjon fra kommunesiden. Møtet hadde disse tre hovedfokus: Utvikle samarbeidet mellom partene til beste for pasientene. Synliggjøring av utvikling, utviklingspotensialet, utfordringer og hovedfokus innafor kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten Å betre samhandlinga mellom partane innafor identifiserte områder til beste for pasientane Møtet var en veksling mellom faglige innlegg og dialog ved bordene basert på konkrete oppgaver/spørsmålsstillinger.

31 2 Oppsummeringen kan sammenfattes slik: Det ble formidlet at det var svært nyttig og møtes å en slik arena. Mangel på rolleforståing og ansvarsfordeling tida går - blir ikke konkret Desentralisert oppfølging mangel på gode pasientforløp Definisjonsmakta mange kommuner ett foretak Kommunanes kapasitet og kompetanse til å ta over oppgåver varierer Respektere hverandre sin posisjon må ned på konkrete kliniske problemstillinger Fastlegane som gruppa må få ei tydelegare stemme Spissa problemstillingar i HF breidda i kommunane Krevjande for kommunane å nå opp mot ulike profesjonelle aktørar som ein samarbeider med. Det er de rette fagområdene som er identifisert for å utvikle samhandlingen mellom tjenestenivåene, men det er ingen prioritering Spørsmål om spleisetiltak for å få ein funksjonell samhandlingsstruktur og oppfølging av samarbeidsavtala «Felles pott» - helseforetak/kommunane til bruk i samhandling likeverdige, ingen konklusjon Det ble peikt på strukturproblem, prioriteringsproblematikk og utfordringar knytt til representasjon og fullmakter Innspill fra partene til program Partene er invitert til å komme med innspill til program for dialogmøtet Fristen er satt til 20 august. Hittil har dette forslag til tematikk kommet fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal: o Oppsummering fra samhandlingstilsynet ved Fylkesmannen og innlegg fra kommune/sykehus om oppfølging etter tilsynet. o Status og drøfting av øyeblikkelig hjelp døgntilbud i kommunene o Samarbeid mellom sykehus, kommuner og høgskoler om nettverk for kvalitetsforbedring o Nye stortingsmeldinger og at samhandlingsreformen fortsetter i nye satsinger. Forslag til hovedfokus i dialogmøtet 2015: Utvikle samarbeidet mellom partene til beste for pasientene. Synliggjøring av nasjonale føringer når det gjelder utvikling, utviklingspotensialet, utfordringer og hovedfokus innenfor kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjeneste Formidle status og framdrift i utviklingen av samhandlingen mellom partene innafor identifiserte og prioriterte områder Disposisjon for dialogmøtet 2015: 1) Kort tilbakeblikk på fokus i dialogmøtet ) Status innenfor arbeidet med de prioriterte fagområda. Representanter fra de tre respektive fagområda har en kort omtale/innlegg. 3) Presentasjon av primærhelsemeldinga og ny Nasjonal helse- og sykehusplan v/ Tor Åm 4) Kort om helseforetaket sine strategier/snr v/?

32 3 5) Kva skjer i kommunane v/rådmann eller fagsjef i en kommune 6) Diskusjon ved borda som peikar både på et omforendt bilde av nå-situasjon og en retning for vidare samarbeid. Aktuelle tema til diskusjon og refleksjon ved bordene: 1) Kjenner gruppa seg igjen i dagens presentasjonar? a. Har det kommet fram tema og perspektiv som har overrasket gruppen? 2) De sentrale og regionale føringane legger vekt på disse mål: Helhetlige pasientforløp Flere helsetenester nærmare der pasienten bor Utvikle samarbeidet mellom tjenestenivåene. Er helseforetak og kommunene på rett veg mot disse målene? 3) Det er en skjevfordeling i arbeidet med oppfølging av Samhandlingsavtalen og avtalte utviklingstiltak for å styrke det faglige samarbeidet. Hva kan gjøres for å få en mer lik fordeling av arbeidsbelastningen og tilstøtende kostnader mellom partene? Vedlagt følger et utkast til program. Forslag til vedtak: Program for dialogmøtet 4. november legges fram til Overordnet samhandlingsutvalg til vurdering, diskusjon og konklusjon. Saken legges fram uten innstilling til vedtak Petter Bjørdal leiar

33 Dialogmøte 4. november 2015 Mellom kommunar og Helseføretak i Møre og Romsdal Stad: Rica Parken Hotel i Ålesund, kl Visjon: «Samhandling for å skape pasientens helsevesen i Møre og Romsdal» Innretninga og føremålet med møtet er forankra i samarbeidsavtala mellom partane. Partane har meldt inn saker til det planlagde møtet. Møtet har tre hovudfokus: Utvikle samarbeidet mellom partane til beste for pasientane. Synleggjering av nasjonale føringar når det gjeld utvikling, utviklingspotensialet, utfordringar og hovudfokus innafor kommunehelsetenesta og spesialisthelsetenesta Formidle status og framdrift i utviklinga av samhandlinga mellom partane innafor identifiserte og prioriterte områder Tid Tema Innleiarar 10:00 Velkomen! Petter Bjørdal, Leiar OSU Espen Remme, Adm. dir. 10:15 Oppsummeringa i 2014 Hva var fokusområdene? Status innenfor de prioriterte områder i 2015 Fylkesmannens tilsyn 11:05 11:15 Beinstrekk 11:15 Samhandlingsreform, nye stortingsmeldingar Kor er vi og kor går vi? Tor Åm Helse- og omsorgsdepartementet 12:10 Strategi og utvikling i helseføretaket, herunder SNR v/ 12:25 Korleis møter kommunane aktuelle utfordringar v/rådmann eller KS 12:45 13:30 Lunsj 13:30 Rundt bordet diskusjon Problemstillingar til drøfting Etter det du har hørt hva må være fokus samhandlinga kommende år Har helseføretaket og kommunane rett kurs i utviklinga av fagleg samarbeid Finansiering av felles tiltak/administrasjon 14:30 Tilbakemeldingar frå diskusjonen rundt borda - dialog, innspel og kommentarar 15:15 15:30 Samandrag av dagen med skisse til satsingstema framover mot dialogmøtet i 2016 Espen Remme Adm. dir. HMR HF Vel møtt! Petter Bjørdal Leiar OSU

34 Overordna samhandlingsutval Møre og Romsdal Saksframlegg Rapport over uønskte hendingar/samhandlingsavvik i 2014 Saksnr Utvalsnamn Møtedato 2015/16 Overordna samhandlingsutval Saksbehandlar: Britt Valderhaug Tyrholm Arkivreferanse: 2015/2946 Saksutgreiing: Vedlagt følger rapport over uønskte hendingar/samhandlingsavvik mellom partane i Formålet med slik registrering og rapportering framgår av Samhandlingsavtala pkt. 7. Avvikshandtering og forbedringsarbeid : Dersom partene ikke følger de rutiner og prosedyrer som er avtalt i denne avtale med delavtale eller i medhold av denne avtalen, foreligger et avvik. Formålet med avvikshåndteringen skal være forbedringsarbeid og erfaringsutveksling. Partene har etablert system for melding av avvik innenfor alle samarbeidsområder som omfattes av avtalen, jamfør «Prosedyre for melding og håndtering av avvik mellom kommunene og helseforetaket». Vedlagte rapport er utarbeidd med utgangspunkt i 46 registrerte uønskte hendingar/avviksmeldingar i Registrering av hendingane for å kunne utarbeide rapport som grunnlag for læring og forbedringsarbeid starta i april i fjor. Som vedlagde rapport syner, gjeld desse hendingar hovudsakeleg manglande informasjon knytt til inn og utskriving av pasientar. Med andre ord, så er det i «vekslingsfeltet» mellom samhandlande parter at der oppstår uønskte hendingar. Hovudsakleg fordi avtalt prosedyre knytt til inn- og utskriving av pasientar som skal ha/eller har oppfølging i dei kommunale pleie- og omsorgstenestene ikkje blir følgt. I rapporten er det peika på desse fem områda som har forbetringspotensialet: Ledelsesmessig økt kunnskap rettigheter/ plikter ved innlegging/ utskriving Følge opp kvaliteten på emeldinger ved innlegging/ utskriving Behandlingsansvarlig må oppdatere kommunene underveis i behandlingsforløpet i sykehusene Formelle rapporteringsfrister må overholdes på emeldinger Dokumentasjon ved utskriving av pasienter ved sjukehusa må påminnes alle som har behandlingsansvar i sjukehusa Hovudinntrykka frå dei meldingane ein har motteke er at uønskte hendingar i samhandlinga mellom partane blir meldt i liten grad. Det er grunn til å tru at talet på uønskte hendingar er langt høgre. Ei av årsakene til få slike meldingar kan vere at sjølve meldingsprosedyra ikkje er optimal til formålet. I og med at formålet med registreringa er læringseffekt og forbetring, så er det viktig også å forbetre dei aktuelle verktøy for slik melding og registrering. I tillegg må ein stimulere til auka kunnskap om kva for arbeidsprosesser som gjeld i «vekslingsfeltet» for dei pasientane som mottek tenester frå begge tenestenivå. Dette for å ivareta sikker tilgang til pasientinformasjon i pasientforløpet.

35 2 Forslag til vedtak: Overordna samhandlingsutval (OSU) tar rapport 2014 over samhandlingsavvik/uønskte hendingar 2014 i samhandlinga mellom partane til etterretning. Overordna samhandlingsutval oversender rapporten til partane til orientering. Med utgangspunkt i erfaringar med noverande prosedyre for handtering av uønskte hendingar, imøteser OSU ei sak om justert prosedyre for avvikshandtering og forbetringsarbeid. Dette for å understøtte arbeidet med kontinuerleg forbetring i samhandlinga mellom partane. Petter Bjørdal leiar

36 Samhandling mellom kommuner og helseforetaket Avvik og læring Spesialrådgiver Robert J. Giske 14

37 Innholdsfortegnelse SAMHANDLING HVORDAN BLI BEDRE? Innledning - prosess Avgrensing av arbeidet Sentralt mål og problemstilling VIKTIG I FORBEDRINGSARBEIDET? SAMHANDLING 2014 registrerte avvik HVILKE TYPE AVVIK er registrert i 2014? Avvik i forhold til ledelsesansvaret SAMHANDLINGS INDIKATORER nøkkeltall for samarbeid? FUNN DRØFTING OPPSUMMERING OG AVSLUTNING VEDLEGG SAMHANDLINGSAVVIK Feil! Bokmerke er ikke definert. 1

38 spesialrådgiver Robert J. Giske Samhandling mellom kommuner og helseforetaket i 2014 avvik og læring SAMHANDLING HVORDAN BLI BEDRE? 1. Innledning - prosess Fra 1.januar 2012 fikk samarbeidet mellom kommunehelsetjenestene og sjukehusene en ny plattform for samhandling, gjennom innføring av den såkalte samhandlingsreformen. Reformens hensikt var både og forbedre samhandlingen mellom partene som gir helsehjelp, men også å øke kvaliteten på de tjenestene som ytes. Ei sentral utfordring i dette arbeidet er å minske feil ved såkalla «veksling av oppgaver» - som i hovedsak går ut på at pasientene forflyttes i hirarkiet av behandlingstilbud enten fra kommune til sjukehus eller omvendt fra sjukehus til kommunene. Det er mye forsking som viser at mange feil oppstår i denne vekslinga og dette er erkjent også blant de klinisk ansvarlige. Kvalitetsledelse eksisterer blant alle parter som utfører pasient tjenester, og et sentralt element i forbedringsarbeidet er å lære av de situasjoner som ikke er utført optimalt eller med feil. Læringen er sentralt i å kunne bli betre i daglig utføring av arbeidet, og for å få et redskap for systematisk forbedring har vi i samhandlingsreformen fått et virkemiddel knyttet til avviksmeldinger som kan sendes mellom partene. I dette arbeidet har ei egen arbeidsgruppe utarbeidet noen retningslinjer og laget en systematikk rundt arbeidet med avviksregistrering. 2. Avgrensing av arbeidet I forberedelser til utforming av nye avtaler mellom kommuner og Helse Møre og Romsdal for samhandling høsten 2011/ våren 2012 ble det avtalt mellom partene at det skal etableres en avvikshåndtering mellom partene jfr. Avtalens art. 7. Likeledes ble det anbefalt fra Helse og Omsorgsdepartementet at forbedringsarbeidet og erfaringsutveksling innenfor samhandlingsområdet blir etablert som del av de juridisk bindende avtalene mellom partene Veileder for Samarbeidsavtaler mellom kommuner og helseforetak av 15.sept art. 9. Som del av dette arbeidet med arbeidet med erfaringer/ forbedringer er et avvikssystem for oppfølging av avtalens innhold nødvendig. Det presiseres samtidig at dette arbeidet må holdes adskilt fra det allerede etablerte kvalitetsarbeid som er fungerende for klinisk arbeid. 2

39 Partene forpliktet seg i forbindelse med godkjenning av avtalene at et slikt avvikssystem skulle vært utarbeidet 15.juli Våren 2013 har kommunene i Møre og Romsdal og Helseforetaket lagt fram for slikt arbeide og innføringen av rutinene startet så vidt opp. Etter at systemet nå har vært i drift i cirka to år, har det blitt registrert et økende antall meldinger mellom partene som kan danne grunnlag for læring, og forbedring av egne tjenester. 3. Sentralt mål og problemstilling I samhandlingsarbeidet har vi noen retningslinjer for hvordan arbeidet skal utføres, og dette kan hierarkisk refereres fra ; Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) Forskrift om kommunal betaling for utskrivingsklare pasienter Samhandlingsavtale mellom kommunene og HF Møre og Romsdal, nytt forslag til revisjon pr Prosedyre og avviksskjema for avviksarbeidet, mai 2013 Vår lokale samhandlingsavtale bestemmelser om forbedringsarbeidet i artikkel 7 i hovedavtalen sier ; «Formålet med avvikshåndteringen skal være forbedringsarbeid og erfaringsutveksling» Det er også gitt pålegg om at Overordnet samhandlingsutvalg skal få en årlig rapport som kan distribueres til alle parter, både til innsyn og læring. Nå kommer den første rapporten til utvalget i 2015, som omhandler registrerte avvik for Ei sentral utfordring i dette arbeidet er at holdningene til å utstede avviksmeldinger varierer sterkt. Noen kommuner har ikke selvstendige kvalitetsplattformer og verktøy for å registrere/ sende og motta slike meldinger. Dessuten er det så vidt få meldinger som sendes mellom partene at den læring som kan tas ut av de registrerte avvik på ingen måte kan angis som representative eller pålitelige for hele organisasjoner. 4. VIKTIG I FORBEDRINGSARBEIDET? Først og fremst er de forpliktelser som partene har inngått som styrer vår samhandling for hele virksomhetene. I bunnen av denne avtale ligger det et felles ønske at pasienten som mottar tjenester fra enten sjukehuset eller kommunen får ei så god behandling som mulig. Dette innebærer også at overgangen i tjenesteyting mellom kommuner/ sjukehus for pasienten bør være med største profesjonalitet og uten feil elle mangler. I samarbeidsavtalen har vi noen hovedområder, for samarbeid som er sentrale i forbedringsarbeidet ( tabell 1 hovedområder for forbedring ); 3

40 Sentrale forhold som kan ha konsekvensar for forbedra samhandling Leiing/styring/ utvikling Fag, kvalitet God ressursutnytting (økonomi/ personell, logistikk) Kultur, miljø, medarbeidar, HMS Pasientservice - gode pasientforløp Samhandlingsområder Samarbeidet bygger på tillit og åpenhet mellom likeverdige parter som er gjensidig avhengig av hverandre for å kunne gi et godt helhetlig tilbud. Samarbeidet skjer ut i fra en felles forståelse av oppgaver og ansvar. Et godt samarbeid forutsetter forankring i ledelsen, som legger til rette for god og effektiv samhandling mellom Helse Møre og Romsdal HF og kommunene. Faglig samarbeid, koordinering, fagutvikling, kunnskapsbygging og felles prosedyrar på tvers av sykehusene og kommunene. Samhandlingen skal bygge på likeverdighet mellom partene og respekt for hverandres roller og kompetanse og bidra blant annet til at: Pasient/bruker får koordinerte, helhetlige og individuelt tilpassede helsetjenester på rett nivå til rett tid Pasient/bruker og pårørende opplever trygghet, forutsigbarhet, kontinuitet og brukermedvirkning Gode rutiner og klare oppgave- og ansvarsforhold preger samarbeidet mellom kommunen og helseforetaket Effektiv ressursutnyttelse på tvers av kommunegrenser og forvaltningsnivå Partene samarbeider om å styrke det forebyggende og helsefremmende arbeidet Koordinering på tvers av sykhusene og kommuner, for eksempel innlagte- / pasienter under behandling/ pasienters behov etter utskriving/ planlagt utskriving etc. Behovet for eller ønske om bruk av ressursar (økonomi/personell) på tvers av teneste nivåene. Lokal koordinering mellom sjukehus og kommune. Fagmiljø og kollegar. Felles møte og arena. Dialog/kommunikasjon og medvirkning. Tilrettelegging for at tilsette skal få gjort ein god og effektiv jobb (unngå flaskehalsar etc) og nå sentrale mål for organisasjonen. Tilgang til leiar. Hele mennesket. God kvalitet og likeverdige tilbod. Gode pasientforløp på tvers av profesjon, fag og nivå. "Ei dør inn." Brukarperspektivet. Helse og omsorgstjenesteloven 6-2 oppstiller et minimumskrav til hva en avtale mellom partene skal inneholde. Det følger av lovens 1.ledd at avtalen som et minimum skal inneholde, sitat: 1. Enighet om hvilke helse- og omsorgsoppgaver forvaltningsnivåene er pålagt ansvaret for og en felles oppfatning av hvilke tiltak partene til enhver tid skal utføre 2. Retningslinjer for samarbeid i tilknytning til innleggelse, utskrivning, habilitering, rehabilitering og lærings- og mestringstilbud for å sikre helhetlige og sammenhengende helse- og omsorgstjenester til pasienter/ brukere med behov for koordinerte tjenester 3. Retningslinjer for innleggelse i sykehus 4. Beskrivelse av kommunens tilbud om døgnopphold for øyeblikk hjelp 5. Retningslinjer for samarbeid om utskrivningsklare pasienter som antas å ha behov for kommunale tjenester etter utskrivning fra institusjon 6. Retningslinjer for gjensidig kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling og for faglige nettverk og hospitering 7. Samarbeid om forskning, utdanning, praksis og læretid 8. Samarbeid om jordmortjenester 9. Samarbeid om IKT-løsninger lokalt 10. Samarbeid om forebygging 11. Omforente beredskapsplaner og planer for den akuttmedisinske kjeden 4

41 5. SAMHANDLING 2014 registrerte avvik Det er totalt registrerte 46 avvik knyttet til avvik i Dette er et relativt lavt antall sammenlignet med andre regioner som har mange ganger høyere antall avvik. Våre registrerte avvik synes ikke å være hensiktsmessig å se på disse avvik distribuert pr. månad/ eller kvartal, og heller ikke fordelt pr. kommune, da dette på sitt lave antall er svært skjevfordelt og vil ikke gi noen meningsfylt læring. Vi velger å vise avvikene knyttet til regioner/ fogderier i fylket; Volda sjukehus Søndre Sunnmøre Ålesund sjukehus Nordre Sunnmøre Molde sjukehus Romsdal Kristiansund sjukehus Nordmøre Samhandlings avvik 2014 totalt 46 registererte Kommuner til Ålesund sjukehus 33 % Kommuner til Volda sjukehus 6 % Internt sjukehusa 11% Kommuner til Molde sjukehus 24 % Sjukehusa til kommunene 4 % Kommuner til Krsund sjukehus 22 % Av disse registrerte avvikene er det også ei skjevfordeling mellom kommuner og sykehusene Her fremkommer det at kun 15 % av avvikene sendes fra sykehusene til andre i sykehuset eller til kommunene. Dette til tross for at helseforetaket både har et operativt kvalitetssystem, ordning for avviksregistrering og likeledes en oppgående kvalitetsorganisasjon som støtter opp ledelsen i kvalitetsspørsmål. Flere kommuner har under etablering kvalitetssystem, og flere har allerede tatt i bruk avviks-/ forbedringsmodulene i dette. Et dilemma som allerede har meldt seg, er mulighetene til å melde avvik direkte på oppståtte pasientfeil direkte på pasientens journal/ behandlingsplan? Denne utfordringen er stor da den angår både håndtering av avvviket og forholdet til pasienttryggheten; dokumentasjon/ anonymisering/ allminnegjøring av læringsinnholdet/ håndtering av kun helsepersonell med autorisering ift. pasientinformasjon/ åpen 5

42 meldingsutveksling vs. lukket/ utveksling av avvik (forbedringsforslag utover behandlingsansvarlige) på elektroniske kanaler. Denne utfordringen er ennå ikke løst, og må følges opp av alle parter i tiden fremover. De foreløpige tall for 2015 tyder på en økning i bruk av avviksmeldinger på mellom %, men med alle forbehold om at verktøyet blir brukt like mye i siste halvår 2015 som i begynnelsen. Men det synes som interne avvik på samhandling i sjukehuset har en nedad gående tendens, og at vi mangler oversikt over avvik mellom kommuner på samhandling. Figuren viser at hittil i 2015 er det meldt like mange avvik som for hele 2014, noe som antyder en forsterket praksis for bruk av forbedringsverktøyet i Men den foreløpige konklusjonen er at den sendes bortimot ingen avviksmeldinger på kommunal samhandling. Dette anbefales som et område hvor det rettes oppmerksomhet og forbedring internt i helseforetaket i kommende periode. 6

43 6. HVILKE TYPE AVVIK er registrert i 2014? Det er viktig å motivere positivt for å forbedre de områder som indentifiseres for forbedring, og helseforetaket har i lang tid etablert måling av områder som økonomi, klinisk virksomhet og HMS ved hjelp av prestasjonsindikatorer (KPI). I årets rapport er det gjort et forsøk på og se områdene/ feltene for forbedring og unngå stigmatisering av områder eller enheter som har forbedringsfelter som denne rapporten viser. Vi har identifisert fem områder for samhandling på overordnet nivå; Overordnet brudd på samhandlingsavtalen Samhandling ved innlegging Oppfølging/ samarbeid/ behandling ved sjukehusbehandling Samhandling ved utskriving Utveksling av dokumentasjon mellom kommuner og sjukehus Innenfor hvert område har vi så registrert de viktigste funksjoner/ samhandlingsfelter som etter samhandlingsavtalene er avtalt mellom partene. Disse funksjonene er registrert fra kjente avvik/ og noen er hentet ut fra den eksisterende samhandlingsavtalen som er avtalt mellom sjukehus og kommuner, se vedlegg 1 (Områder for samhandlingsavvik) De samhandlingsavvik som er registrert for 2014 er tydelig underrapportert av alle parter og selv om dette er gjennomgående trekk er det interessant å vite på hvilke områder disse rapporteres. Vi tar utgangspunkt i tabell 1 Hovedområder for forbedring hvor det først presenteres knytning mellom avvikene og funksjoner som er avtalt og deretter avvikene og ledelsesdimensjonene i kommuner/ helseforetaket; Samhandlingsavvik iht. avtalens hovedområder Kunnskaps overføring 11 % Utskriving fra sjukehus 69 % Innleggelse i sjukehus 5 % Andre 71 % Samarbeid ved innleggelse/ utskriving 13 % Samarbeid om IKT tjenester 2 % 7