Møteprotokoll. Utval: Fellesnemnda Møtestad: Bystyresalen, Ålesund rådhus Dato: Tid: Kl Vebjørn Krogsæter

Transkript

1 Møteprotokoll Utval: Fellesnemnda Møtestad: Bystyresalen, Ålesund rådhus Dato: Tid: Kl Medlemmer: Eva Vinje Aurdal Tore Johan Øvstebø Øystein Tvedt Geir Stenseth Anne Kristin Bryne Vebjørn Krogsæter Randi W. Frisvoll Emil Korsnes Svein Harsjøen Ewa Hildre Dag Olav Tennfjord Geir Ove Leite Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Knut Helge Harstad Geir Peter Aure Olav Kjetil Sjøholt Janet Roelofs Torill Leganger Oddvar Myklebust Åse Kristin Ask Bakke Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gaertner Kommune/Parti: Ålesund,AP Ålesund,KRF Ålesund,H Ålesund,FRP Ålesund,AP Haram,SP Haram,KRF Haram,AP Haram,FRP Haram,H Skodje,H Skodje,AP Skodje,V Skodje,FRP Skodje,SP Ørskog,H Ørskog,V/KRF Ørskog,H Ørskog,SP Ørskog,AP Sandøy,AP Sandøy,AP Sandøy,AP Sandøy,V Sandøy,H

2 Forfall: Anne Kristin Bryne Olav Kjetil Sjøholt Dag Olav Tennfjord frå kl Randi W. Frisvoll frå kl Møtte varamedlemmer: Sindre Nakken Arne Abelseth Per Egil Håhjem frå kl (sak 009/17 og 010/17) Trine Otterlei frå kl (sak 009/17 og 010/17) Møtte rådmenn: Astrid Eidsvik Turid Hanken Synnøve Vasstrand Synnes Bente Glomset Vikhagen Kim Andre Breivik Kommune/Parti: Ålesund,AP Ørskog,H Skodje,H Haram,KRF Kommune/Parti: Ålesund,AP Ørskog,AP Skodje,H Haram,AP Kommune: Ålesund Haram Ørskog Skodje Sandøy Møteleiar: Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP. Ho leia møtet som tidlegare leiar av styringsgruppa fram till ny leiar vart vald. Ho fortsette då møteleiinga som nyvald leiar av Fellesnemnda. Administrasjon/andre: Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem, politisk sekretær Elin A. Moen, kommunikasjonsansvarleg Anne Bente Skjellum og prosjektrådgivar demokrati Mads Solberg. I tillegg møtte nytilsett rådmann i Sandøy kommune, Anny Sønderland. Utdelt i møtet: Kvar kommune fekk i slutten av møtet utdelt bilete felles kommunestyremøte Orientering: Geir Graff frå nye Asker og KS orienterte under sak 005/17 om val av skybasert prosjektstyringsverktøy. Diverse: Det kom ikkje fram merknader til innkallinga, men det vart samrøystes vedteke å føre opp sak på saklista om korleis plasseringa av medlemenne i fellesnemnda skal vere i møta etter eit framlegg frå Geir Peter Aure, Ørskog V/KRF. Saka vert sak nummer 011/17 på saklista. Det vart samrøystes vedteke denne saka ( 011/17) skulle handsamast som andre sak i møtet, etter sak om val av leiar og nestleiar. Møtet vart sett med 24 representantar til stades. Jessica Gaertner, Sandøy kom til møtet etter at handsaming av sak 005/17 var avslutta, og deltok i sakene 006/17 010/17. Nestleiar Dag Olav Tennfjord, Skodje H og Randi Frisvoll, Haram KRF vart innvilga permisjon og forlet møtet etter handsaming av sak 008/17. Vebjørn Krogsæter Haram,SP vart samrøystes vald som settenestleiar og tok plass ved møtebordet saman med leiaren.

3 Sakliste: Saksnr Sakstittel 001/17 Val av leiar og nestelar 002/17 Referatsaker 003/17 Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partssamansett utval i nye Ålesund hausten /17 Oppretting av partsamansett utval nye Ålesund kommune. 005/17 Val av skybasert prosjektstyringsverktøy for prosjektperioden fram til nye Ålesund. 006/17 Overordna risikoanalyse med tiltaksplan for nye Ålesund juni /17 Godtgjersle for politisk arbeid i fellesnemnda m.v. 008/17 Overordna styringsdokument. 009/17 Godkjenning av mandat for delprosjekta. 010/17 Fri og frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med Nye Ålesund kommune 011/17 Spørsmål om plassering av medlemmene i fellesnemnda under møta. 001/17 Val av leiar og nestleiar for Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Fellesnemnda gjer slikt val av leiar og nestleiar: Leiar: Nestleiar: Behandling i Fellesnemnda røysteføre medlemmer i saka Knut Harstad, Ørskog H kom med framlegg om val av Eva Vinje Aurdal som leiar og Dag Olav Tennfjord som nestleiar. Ved røysting vart framlegget frå Knut Harstad samrøystes vedteke. FN -001/17 Vedtak : Fellesnemnda gjer slikt val av leiar og nestleiar: Leiar: Eva Vinje Aurdal Nestleiar: Dag Olav Tennfjord

4 002/17 Referatsaker Framlegg til vedtak: Refererte saker vert teke til vitande. Behandling i Fellesnemnda røysteføre medlemmer i saka Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. FN -002/17 Vedtak : Refererte saker vert teke til vitande. 003/17 Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partssamansett utval i nye Ålesund hausten 2017 Framlegg til vedtak: Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017 PSU-møter kl (partssamansett utval) AU-møter kl (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)* Skodje - kommunestyresalen Skodje - kommunestyresalen Onsdag 8. november Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Ørskog - kommunestyresalen Onsdag 29. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen). Behandling i Arbeidsutvalet Det kom merknader til følgjande møtedatoar: 8. november (møtekollisjon med KS konferanse) og 29. november (møtekollisjon med Arena Sunnmøre). Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd, med dei innkomne merknadane. AU ber administrasjonen sjå om møta kan flyttast fram. Revidert møteplan vert lagt fram i Fellesnemnda sitt møte. AU -002/17 Tilråding : Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017

5 PSU-møter kl (partssamansett utval) AU-møter kl (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)* Skodje - kommunestyresalen Skodje - kommunestyresalen Onsdag 8. november Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Ørskog - kommunestyresalen Onsdag 29. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen). Administrasjonen ser om møta 8. november og 29. november kan flyttast fram pga møtekollisjon med KS konferanse og Arena Sunnmøre arrangement. Revidert møteplan vert lagt fram i Fellesnemnda sitt møte. Behandling i Fellesnemnda røysteføre medlemmer i saka Administrasjonen kom med framlegg om å flytte møte i AU 8. november fram til 7. november og møtet 29.november fram til 27. november. I fellesnemnda vart det påpeika at det er KS konferanse også 7. november. Leiar Eva Vinje Aurdal kom med framlegg om å godkjenne møteplanen med endring av møtedato frå 29. november til 27. november, og når det gjeld 7. november må administrasjonen sjå på dette på nytt. Revidert møteplan vert lagt fram til orientering i AU sitt neste møte. Ved røysting vart framlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes vedteke. FN -003/17 Vedtak : Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017 PSU-møter kl (partssamansett utval) AU-møter kl (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)*

6 Skodje - kommunestyresalen Tysdag 7. november Ørskog - kommunestyresalen Måndag 27. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Skodje - kommunestyresalen Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen). Administrasjonen ser om møtet 7. november kan flyttast fram om det skulle vere møtekollisjon med KS konferanse. Revidert møteplan vert lagt fram til orientering i AU sitt neste møte. 004/17 Oppretting av partsamansett utval nye Ålesund kommune Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med tale- og forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Medlem fellesnemnda xxx - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Medlem fellesnemnda xxx - Ørskog Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Medlem fellesnemnda xxx - Haram Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund

7 Ålesund Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. Tilråding om varaordførar Åse Kristin Ask Bakke som varamedlem for ordføraren i Sandøy, og varaordførar Geir Peter Aure som varamedlem for ordføraren i Ørskog. Øvrige framlegg på varamedlemmer vil kome i Fellesnemnda sitt møte. AU -003/17 Tilråding : Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med tale- og forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Varaordførar Åse Kristin Ask Bakke - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Skodje Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Varaordførar Geir Peter Aure - Ørskog Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Medlem fellesnemnda xxx - Haram Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Ålesund

8 Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Øvrige framlegg på varamedlemmer vil kome i Fellesnemnda sitt møte. Behandling i Fellesnemnda røysteføre medlemmer i saka Det kom framlegg på val av følgjande varamedlemmer i møtet: Varamedlem for ordførar Vebjørn Krogsæter, Haram: Emil Korsnes, Haram AP Varamedlem for ordførar Dag Olav Tennfjord, Skodje: Geir Ove Leite, Skodje AP Varamedlem for ordførar Eva Vinje Aurdal, Ålesund: Øystein Tvedt, Ålesund H Varamedlem for varaordførar Randi W. Frisvoll, Haram: Ewa Hildre H Varamedlem for varaordførar Tore Johan Øvstebø, Ålesund: Geir Stenseth, Ålesund FRP Ved røysting vart tilrådinga frå AU med dei framsette tilleggsframlegga samrøystes vedteke. FN -004/17 Vedtak : Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med tale- og forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda Emil Korsnes - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Varaordførar Åse Kristin Ask Bakke - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Skodje Medlem fellesnemnda Geir Ove Leite -

9 Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Varaordførar Geir Peter Aure - Ørskog Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda Øystein Tvedt - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Medlem fellesnemnda Ewa Hildre - Haram Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Medlem fellesnemnda Geir Stenseth - Ålesund Ålesund Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 005/17 Val av skybasert prosjektstyringsverktøy for prosjektperioden fram til nye Ålesund Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgreiinga. Kostnadane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -005/17 Tilråding : Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgreiinga. Kostnadane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund. Behandling i Fellesnemnda røysteføre medlemmer i saka Tilrådinga frå AU vart samrøystes vedteke. FN -005/17 Vedtak :

10 Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgreiinga. Kostnadane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund. 006/17 Overordna risikoanalyse med tiltaksplan for nye Ålesund juni 2017 Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -006/17 Tilråding : Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen. Behandling i Fellesnemnda Tilrådinga frå AU vart samrøystes vedteke. FN -006/17 Vedtak : Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen. 007/17 Godtgjersle for politisk arbeid i fellesnemnda m.v. Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda godkjenner reglement for arbeid i fellesnemnda m.v. slik det ligg føre i saka.

11 Behandling i Arbeidsutvalet Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP sette fram slikt utsettingsframlegg: Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikke er heiltidspolitikar. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. Ved røysting vart utsettingsframlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. AU -007/17 Tilråding : Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikkje er heiltidspolitikar. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. Behandling i Fellesnemnda Det kom framlegg om oppnemning av følgjande medlemmer til referansegruppa: Randi Frisvoll,Haram KRF Sindre Nakken, Ålesund AP Jessica Gaertner,Sandøy H Terje Vadset, Skodje FRP Torill Leganger,Ørskog AP Tilrådinga frå AU med dei framsette framlegga i møtet vart samrøystes vedteke. FN -007/17 Vedtak : Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikkje er heiltidspolitikar. Følgjande vert oppnemnde: Randi Frisvoll,Haram KRF, Sindre Nakken, Ålesund AP, Jessica Gaertner,Sandøy H, Terje Vadset, Skodje FRP, Torill Leganger,Ørskog AP. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. 008/17 Overordna styringsdokument Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet rår til at fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon : «Slik bygger vi nye Ålesund kommune Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.»

12 Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Behandling i Arbeidsutvalet Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP sette fram slikt endringsframlegg: Avsnittet «Generelle prinsipp for delprosjekta» under pkt går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober Ved røysting vart framlegget med endringsframlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. AU -008/17 Tilråding : Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon : «Slik bygger vi nye Ålesund kommune Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.» med følgjande endring: Avsnittet «Generelle prinsipp for delprosjekta» under pkt går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober Behandling i Fellesnemnda Tilrådinga frå AU vart samrøystes vedteke. FN -008/17 Vedtak : Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon : «Slik bygger vi nye Ålesund kommune Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.» med følgjande endring: Avsnittet «Generelle prinsipp for delprosjekta» under pkt går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober 2017.

13 009/17 Godkjenning av mandat for delprosjekta Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet rår til at fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -009/17 Tilråding : Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata.

14 Behandling i Fellesnemnda Kari Grindvik,Skodje V kom med merknad om at teksten om at kap i overordna styringsdokument skal gjelde for alle delprosjekta må gå ut inntil dette kap. er på plass jf. sak 008/17. Leiar Eva Vinje Aurdal ba administrasjonen ta denne merknaden til følgje. Etter dette vart tilrådinga frå AU samrøystes vedteke. FN -009/17 Vedtak : Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata. 010/17 Fri og frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med Nye Ålesund kommune Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: For komande år (september 2017 til juli 2018) gjelder følgande ordning for fri/frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med nye Ålesund kommune. Representantar i partssamansatt utval (PSU) vert gjeve 30% frikjøp. Representantane representerar alle tilsette i dei fem kommunane og ikkje berre eigne medlemmar. Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter, informasjon og forankring av saker med andre organisasjonar. Vararepresentantar til PSU vert gjeve 10 % frikjøp.

15 For tillitsvalde som deltek i delprosjekta bør det gjevast tid til å vere med i møter, til førebuing og tid til reise til og frå. Malen bør vere at det gjevast tilsvarande tid til førebuing som det som er planlagt møtetid. Reisetid kjem i tillegg. Som eksempel vert det da for dagsmøter gjeve ein dag med førebuing. For hovudverneombod som deltek i utval eller prosjektgrupper gjeld same frikjøpsreglar som for tillitsvalde. Kommunane sine utgifter til løn for frikjøp i partssammensatt utval vert refundert frå og med september Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -010/17 Tilråding : For komande år (september 2017 til juli 2018) gjelder følgande ordning for fri/frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med nye Ålesund kommune. Representantar i partssamansatt utval (PSU) vert gjeve 30% frikjøp. Representantane representerar alle tilsette i dei fem kommunane og ikkje berre eigne medlemmar. Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter, informasjon og forankring av saker med andre organisasjonar. Vararepresentantar til PSU vert gjeve 10 % frikjøp. For tillitsvalde som deltek i delprosjekta bør det gjevast tid til å vere med i møter, til førebuing og tid til reise til og frå. Malen bør vere at det gjevast tilsvarande tid til førebuing som det som er planlagt møtetid. Reisetid kjem i tillegg. Som eksempel vert det da for dagsmøter gjeve ein dag med førebuing. For hovudverneombod som deltek i utval eller prosjektgrupper gjeld same frikjøpsreglar som for tillitsvalde. Kommunane sine utgifter til løn for frikjøp i partssammensatt utval vert refundert frå og med september Behandling i Fellesnemnda Tilrådinga frå AU vart samrøystes vedteke. FN -010/17 Vedtak : For komande år (september 2017 til juli 2018) gjelder følgande ordning for fri/frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med nye Ålesund kommune. Representantar i partssamansatt utval (PSU) vert gjeve 30% frikjøp. Representantane representerar alle tilsette i dei fem kommunane og ikkje berre eigne medlemmar.

16 Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter, informasjon og forankring av saker med andre organisasjonar. Vararepresentantar til PSU vert gjeve 10 % frikjøp. For tillitsvalde som deltek i delprosjekta bør det gjevast tid til å vere med i møter, til førebuing og tid til reise til og frå. Malen bør vere at det gjevast tilsvarande tid til førebuing som det som er planlagt møtetid. Reisetid kjem i tillegg. Som eksempel vert det da for dagsmøter gjeve ein dag med førebuing. For hovudverneombod som deltek i utval eller prosjektgrupper gjeld same frikjøpsreglar som for tillitsvalde. Kommunane sine utgifter til løn for frikjøp i partssammensatt utval vert refundert frå og med september /17 Plassering av medlemmene i fellesnemnda under møta Framlegg til vedtak: Ikkje framlegg Behandling i Fellesnemnda røysteføre medlemmer i saka Geir Peter Aure,Ørskog V/KRF kom med framlegg om at medlemmene skal sitte kommunevis og ikkje partivis. Vebjørn Krogsæter,Haram SP kom med framlegg om å utsette saka til neste møte. Ved røysting vart utsettingsframlegget frå Vebjørn Krogsæter vedteke med 21 mot 3 røyster. FN -011/17 Vedtak : Saka vert utsett til neste møte.

17 Møteinnkalling Utval: Fellesnemnda Møtestad: Bystyresalen i Ålesund Dato: Tid: Kl. 12:00 Forfall meldast til politisk sekretær Elin A. Moen, epost elin.moen@haram.kommune.no, eller tlf Varamedlemmer møter etter nærare avtale. Sakliste: Saksnr Sakstittel 001/17 Konstituering. Val av leiar og nestleiar 002/17 Referatsaker 003/17 Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partssamansett utval i nye Ålesund hausten /17 Oppretting av partsamansett utval nye Ålesund kommune. 005/17 Val av skybasert prosjektstyringsverktøy for prosjektperioden fram til nye Ålesund. 006/17 Overordna risikoanalyse med tiltaksplan for nye Ålesund juni /17 Godtgjersle for politisk arbeid i fellesnemnda m.v. 008/17 Overordna styringsdokument. 009/17 Godkjenning av mandat for delprosjekta. 010/17 Fri og frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med Nye Ålesund kommune Eva Vinje Aurdal

18 Saksframlegg Val av leiar og nestleiar for Fellesnemnda Saksnr. Utval Møtedato 001/17 Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Fellesnemnda gjer slikt val av leiar og nestleiar: Leiar: Nestleiar: Saksutgreiing: Etter inndelingslova 26 skal Fellesnemnda sjølv velje leiar og nestleiar blant sine medlemmer. Leiar og nestleiar skal fungere fram til det nye kommunestyret, som blir vald ved kommunestyrevalet 2019, er konstituert etter reglane i inndelingslova 27. Ved val skal kommunelova sine reglar følgjast. Val av leiar og nestleiar for folkevalde organ vert halde som fleirtalsval. Ved fleirtalsval er den som har fått meir enn halvparten av dei avgitte røystene vald. Dersom ingen får slikt fleirtal haldast ny røysting, og her vert den som får flest røyster vald. Ved likt røystetal vert val avgjort ved loddtrekning. Ved val kan kvart medlem krevje skriftleg røysting. Det er høve til å halde uforpliktande prøverøystingar, og det er høve til å tekke kandidatar før ein går til val Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordinator

19 Saksframlegg Referatsaker Saksnr. Utval Møtedato 002/17 Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Refererte saker vert teke til vitande. Vedlegg: Brev av frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal Brev av frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet Brev av frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet Brev av frå ordførarene i nye Ålesund Saksutgreiing: Til kvart møte vert det lagt fram aktuelle dokument og/eller saker til orientering for utvalet Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordintor

20

21

22 Ifølge liste Deres ref Vår ref 17/ Dato 30. juni 2017 Videre prosess i kommunereformen informasjon til Alesund, Haram, Sandøy, Skodje og Ørskog Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser til Stortingets behandling av kommunereformen 8. juni, jf. Prop. 96 S ( ) og Innst. 386 S ( ), hvor 111 kommuner ble vedtatt slått sammen til 43 nye kommuner. Totalt i kommunereformen er 121 kommuner vedtatt slått sammen til 47 nye kommuner. Dette vil gi 354 kommuner 1. januar Ålesund, Haram, Sandøy, Skodje og Ørskog kommuner er vedtatt slått sammen av Stortinget og ny kommune trer i kraft fra 1. januar Felles kommunestyremøte Når kommunene er vedtatt slått sammen, skal fylkesmannen snarest mulig kalle sammen til et felles kommunestyremøte ( 25 i inndelingsloven). Etter det departementet er kjent med, avholdt kommunene felles kommunestyremøte 21. juni Forskrift om nærmere regler om sammenslåingen Etter at det er fattet vedtak i kommunene om sakene nevnt i inndelingsloven 25, vil departementet fastsette nærmere regler om hver sammenslåing i forskrift. I den enkelte forskriften vil blant annet navn på den nye kommunen fastsettes. Departementet tar sikte på å vedta disse nærmere reglene for alle sammenslåingene i løpet av høsten I brev til fylkesmennene 9. juni om felles kommunestyremøte skrev departementet at kommunene i tillegg bør vurdere om det er nødvendig å ha unntak fra lover og regler for å kunne gjennomføre sammenslåingen ( 17 i inndelingsloven). Eksempel på slikt unntak kan være unntak fra fristene for å kreve inn eiendomsskatt. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Janne Marie Larsen

23 Kommunene sender vedtak til fylkesmannen, som samlet oversender disse til departementet. Departementet må ha dette senest innen 1. november slik at forskriften om sammenslåingen kan være på plass i løpet av høsten Kommunevåpen Kommunal- og moderniseringsdepartementet har nylig lagt fram et lovforslag om oppheving av den statlige godkjenningsordningen for kommunale og fylkeskommunale flagg og våpen, jf. Prop. 157 L ( ). Forslaget innebærer at kommunestyret og fylkestinget får eksklusiv kompetanse til å vedta flagg og våpen. Våpen og flagg skal derfor ikke lenger godkjennes av Kongen i statsråd. Nærmere informasjon om lovforslaget og forskjellige fremgangsmåter for kommuner som skal slå seg sammen, er tilgjengelig på Økonomiske virkemidler Alle kommuner som ved nasjonale vedtak blir slått sammen i kommunereformperioden, vil omfattes av de samme økonomiske virkemidlene, uavhengig av lokale vedtak. Engangskostnader Staten gir delvis kompensasjon for engangskostnader som er knyttet til en sammenslåing, jf. inndelingsloven 15. Kommuner som slås sammen i kommunereformen får støtte etter en standardisert modell. Ålesund, Haram, Sandøy, Skodje og Ørskog kommuner vil få 61,5 mill. kroner i støtte til å dekke nødvendige engangskostnader til sammenslåingen. Reformstøtte Alle kommuner som slås sammen i kommunereformen vil få reformstøtte, også dette etter en standardisert modell som differensierer etter innbyggertall. Reformstøtten vil bli utbetalt til den nye kommunen etter at sammenslåingen har trådt i kraft. Ålesund, Haram, Sandøy, Skodje og Ørskog kommuner vil få 30,8 mill. kroner i reformstøtte. Regionsentertilskudd Kommuner som etter sammenslåing får mer enn om lag innbyggere, og som ikke mottar storbytilskudd, får regionsentertilskudd fra Tilskuddet fordeles til de nye kommunene, og tildeles med én sats per sammenslåing og én sats per innbygger. I 2017 utbetales tilskuddet til den enkelte kommune i sammenslåingen, etter den enkelte kommunes andel av innbyggerne i den sammenslåtte kommunen. Regionsentertilskuddet er tenkt som et tilskudd til å styrke den nye kommunen, og departementet oppfordrer kommunene til å sammen finne gode fellestiltak for den nye kommunen. Ålesund, Haram, Sandøy, Skodje og Ørskog kommuner vil få 3,7 mill. kroner i regionsentertilskudd. Side 2

24 Inndelingstilskudd I en overgangsperiode gir staten kompensasjon for bortfall av rammetilskudd, jf. Inndelingsloven 15, ved at kommuner som slås sammen får inndelingstilskudd i inntektssystemet. Inndelingstilskuddet i inntektssystemet kompenserer sammenslåtte kommuner for en reduksjon i rammetilskuddet som følge av sammenslåingen. Kommunene får full kompensasjon for tap av basistilskuddet, som er et fast beløp per kommune, og netto nedgang i regionalpolitiske tilskudd. Den nye kommunen mottar fullt inndelingstilskudd i femten år, før tilskuddet deretter trappes ned over fem år. Inndelingstilskuddet til kommuner som slår seg sammen i kommunereformen, beregnes ut fra inntektssystemet slik det var i Overgangsordning Kommuner som slår seg sammen i kommunereformen, men som får redusert basistilskudd og småkommunetillegg i inntektssystemet i perioden fram til sammenslåingen trår i kraft, blir kompensert for dette gjennom en egen overgangsordning i Gjennom denne overgangsordningen får kommunene full kompensasjon for en eventuell reduksjon i basistilskudd og småkommunetillegg fra 2016 til 2017 som følge av innføringen av nytt inntektssystem i I beregningene tas det hensyn til at deler av denne reduksjonen kompenseres gjennom inntektsgarantiordningen i inntektssystemet. På departementets nettsider er det publisert en oversikt over hvor mye de ulike sammenslåingene får i tilskudd. Departementet vil sende et eget brev til kommuner som får støtte til infrastruktur. Støtte, råd og informasjon om sammenslåingsprosessen Departementet har utarbeidet flere veiledere, blant annet om råd og tips til sammenslåingsprosessen og om hvordan lokaldemokratiet kan videreutvikle. Veiledere og annen nyttig informasjon, også fra andre statlige etater, finnes på Det er også etablert oppfølgingstilbud til kommuner som skal slå seg sammen gjennom et partssamarbeid mellom KMD, KS og forhandlingssammenslutningene i kommunesektoren. Det er gjennomført samlinger i 2016/2017. Tilbudet vil videreføres ut 2019, og alle kommuner som skal slå seg sammen vil få mer informasjon om dette. Departementet har i tillegg invitert sammenslåingskommunene til å delta i prosjektet Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet. Se mer informasjon på Departementet tilbyr samlinger, tilskudd til lokalt arbeid med å utvikle lokaldemokratiet, felles underveisevaluering som hjelp til å vurdere planlagte løsninger for lokaldemokratiet i egen kommune og, i samarbeid med KS, et verktøy for å vurdere tilstanden til lokaldemokratiet i egen kommunene. Det er gjennomført en konferanse i 2017 og planlagt en prosjektledersamling høsten 2017, i tillegg til en konferanse i Det er fortsatt mulig å melde seg på prosjektet, og departementet vil også sende ut ny invitasjon om dette. Side 3

25 Spørsmål om sammenslåingsarbeidet skal også i det videre rettes til fylkesmannen. Lykke til i arbeidet med å etablere en ny kommune til beste for innbyggerne. Med hilsen Hans Petter Friestad Gravdahl (e.f.) avdelingsdirektør Janne Marie Larsen seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi Fylkesmannen i Møre og Romsdal Side 4

26 Adresseliste Haram kommune Storgata BRATTVÅG Sandøy kommune Harneshaug 6487 HARØY Skodje kommune Rådhuset 6260 SKODJE Ørskog kommune Rådhuset 6240 ØRSKOG Ålesund kommune Postboks ÅLESUND Side 5

27 Ifølge liste Deres ref Vår ref 15/ Dato 2. august 2017 Tilskot til infrastrukturtiltak i kommunar som slår seg saman Vi viser til brev med søknad om tilskot til infrastrukturtiltak i samband med kommunereforma. Departementet har handsama søknaden og vedteke å tildele kommunane Ålesund, Ørskog, Sandøy, Skodje og Haram 5 mill. kroner i Departementet kunngjorde i april 2017 ei tilskotsordning til etablering eller forbetring av vegar og digitaliseringstiltak i kommunar som skal slå seg saman. Ordninga skal leggje til rette for og forsterke effekten av ein ny og meir føremålstenleg kommunestruktur. Det er sett av 150 mill. kroner til tilskotet i Maksimal sum for tilskot til den enkelte samanslåing i 2017 er 5 mill. kroner. Det er også eit mål at så mange samanslåingar som mogleg skal få tilskot. Kommunane Ålesund, Ørskog, Sandøy, Skodje og Haram skal slå seg saman frå Kommunane har søkt om midlar til veg og digitaliseringstiltak. Departementet tildeler totalt 5 mill. kroner. Tilskotet må brukast til tiltak omtalt i søknaden. Kommunane kan sjølv prioritere midlane innanfor tiltaka som er omtalt i søknaden. Kommunane må sørgje for at støtte til breiband følgjer vilkåra i den alminnelege gruppeunntaksordninga, samt anna relevant offentleg regelverk, som innkjøpsregelverk. Tiltaket må vere ferdig innan , og kommunane må rapportere til departementet om bruken av midlane innan Kommunerevisjonen må då stadfeste at midlane er brukt til føremålet. All finansiell rapportering skal vere ekskl. meirverdiavgift. Ubrukte midlar, eller midlar som ikkje er brukt i samsvar med føremålet, kan krevjast tilbakebetalt. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Jørgen Teslo

28 Departementet vil betale ut tilskotet til Ålesund kommune i september 2017 saman med rammetilskotet. Med helsing Hans Petter Friestad Gravdahl (e.f.) avdelingsdirektør Jørgen Teslo seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 2

29 Adresseliste Haram kommune Storgata BRATTVÅG Sandøy kommune Harneshaug 6487 HARØY Skodje kommune Rådhuset 6260 SKODJE Ørskog kommune Rådhuset 6240 ØRSKOG Ålesund kommune Postboks ÅLESUND Side 3

30 Det Kongelige Kommunal- og Moderniseringsdepartement Postboks 8112 Dep NO-0032 Oslo Prosjekt nye Ålesund v/ålesund kommune Postboks Ålesund Søknad frå nye Ålesund om tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som skal slå seg sammen Etter omfattende forhandlinger om en større regionkommune på Sunnmøre fra 2015, endte prosessen med at kommunestyrene i Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund i vår/høst 2016 fattet likelydende vedtak om å etablere nye Ålesund kommune fra Haram kommune var også med i innledende forhandlinger, men vedtok å ikke slutte seg til den endelige avtalen om ny kommune ( ). I Proposisjon : Endringer i kommunestrukturen foreslår likevel KMD at sammenslåingen av Ålesund, Skodje, Ørskog og Sandøy også bør omfatte Haram kommune. Dette er i henhold til anbefaling om ny kommunestruktur fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal av Det er dermed ventet at Stortinget vil fatte vedtak om sammenslåing som inkluderer Haram den Kommunestyret i Haram har derfor vedtatt at kommunen skal være aktive i forhandlingene, og delta som part i styringsgruppen og det videre arbeidet med å utvikle nye Ålesund 1. Dette blir dermed den største kommunesammenslåingen i landet. På bakgrunn av dette søkes det om støtte til følgende to prosjekter i den nye kommunen: Prosjekt 1: Utredning av gang- og sykkelvei mellom Skodje, Ørskog og Ålesund Ålesundsregionen er den sterkeste vekstregionen i Møre og Romsdal, og en motor for utvikling i området. Pendlingsaktiviteten er stor, og målt i absolutte tall har Ålesund størst innpendling i Møre og Romsdal fylke. Det er stor grad av interaksjon mellom omlandet og byen, med regionale utdanningstilbud, arbeidsplasser og kulturtilbud i Ålesund og de omkringliggende kommunene. Den nye kommunen vil ha administrative grenser som i større grad enn i dag samsvarer med bo- og arbeidsmarkedsregionen. Planlegging og realisering av ulike former for infrastrukturtiltak for samferdsel er viktig for byggingen av nye Ålesund kommune. Dette innebærer tiltak knyttet til veg- 1 Merk at Harams kommunevåpen ikke er innlemmet i logoen for prosjektorganisasjonen ennå. Haram er allikevel med på søknaden. Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund avventer bruk av Harams kommunevåpen i logo til etter forventet vedtak om sammenslåing er fattet , etter ønske fra Haram. 1

31 og kollektivsatsing, samt bedring av gang- og sykkelvei, i og mellom de ulike delene av den nye kommunen. Det er en uttrykt målsetning, blant annet gjennom intensjonsavtalen for nye Ålesund, samt i de enkelte kommunene sine strategiske styringsdokument, at man skal arbeide for å skape trivelige og attraktive bo- og arbeidssteder, og bidra til økt bruk av sykkel og gange. Tilrettelegging for bruk av sykkel og gange samsvarer både med lokale behov og nasjonale forventninger, både fra et klimaperspektiv og med tanke på folkehelsen. Behovet for etablering av trafikksikker gang- og sykkelvei mellom Ørskog, Skodje og Ålesund er særlig stort. Strekningen, som i dag blir benyttet av mange syklister enten på vei til arbeid eller i fritid, er svært trafikkfarlig da den foregår direkte på Europavei 39. Bare deler av strekningen er i dag tilrettelagt for myke trafikanter. Noen av strekningene krever omfattende tiltak, men andre deler av strekningen krever bare enkel tilrettelegging. I framtiden ser man for seg en sammenhengende trasé på hele strekningen mellom disse tettstedene, dersom man i tillegg til utbygging av nye delstrekninger kan ta i bruk sekundærveier, samt ruste opp gamle og gjengrodde stier. Dersom kommunene, eventuelt i samarbeid med lag- organisasjoner og frivillige og/eller Møre og Romsdal fylkeskommune og Statens vegvesen, skal gjennomføre tiltak og delutbygging av gang og sykkelvei på denne transportstrekningen i fremtiden er et solid kunnskapsgrunnlag med høy kvalitet en klar forutsetning for tilrettelegging, detaljplanlegging og gjennomførsel. På dette grunnlaget søkes det om prosjektmidler for utgreiing og innhenting av kunnskapsgrunnlag. Kommunene ønsker at utgreiingsarbeidet blir gjennomført med nye Ålesund som prosjekteier, og at fylkeskommunen inntar en rådgivende funksjon. Prosjektet det søkes om vil utgjøre det faglige grunnlaget, og gi nødvendig kunnskapsgrunnlag for videre arbeid med å realisere gang- og sykkelveiforbindelse mellom de ulike delene av nye Ålesund. Ekstern finansiering er avgjørende for å realisere et slikt prosjekt. Dersom finansieringa av forprosjektet kommer på plass vil nye Ålesund kunne gå fra intensjoner til konkret handling snarlig. KOSTNADSOVERSLAG FOR UTREDNING Utgifter Beløp Prosjektledelse/administrasjon ,- Faglig utredning/kunnskapsgrunnlag ,- SUM ,- TIDSPLAN Innhenting av kunnskapsgrunnlag 1. halvår 2018 Arbeid med forankring/dialog 2. halvår 2018 Utarbeide prosjektskisse 1. halvår

32 Prosjekt 2 - Etablering av fiberkabel til kommunal drift Kommunene som danner nye Ålesund er vertskap for teknologiintensivt næringsliv, særlig innenfor marin og maritim sektor. Det forventes at nye Ålesund kommune også er i front på teknologisk infrastruktur. Nye Ålesund har gjennom intensjonsavtalen forpliktet seg til å satse på digitalt innhold og digitale løsninger for å imøtekomme kommende krav til kommunene som samfunnsutvikler, tjenesteprodusent og myndighetsutøver. Intensjonsavtalen fastslår at nye Ålesund skal være en framtidsrettet organisasjon, og en foregangskommune innen digitalisering og teknologibasert tjenesteutvikling. Dette innebærer systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til bedre og mer effektive arbeidsformer, og støtter intern, så vel som ekstern, kommunikasjon. Effektiv bruk av digitale løsninger skal gi innbyggerne raskere og bedre tilgang på tjenester som ikke krever nærhet, og stimulere samskaping på områder, som for eksempel velferdsteknologi. Dette krever oppgradert, stabilt og sikkert nettverk. I intensjonsavtalen mellom de fem kommunene er det avsatt midler fra engangsoverføringen for kommunesammenslåingen til utbygging av fibernett i deler av den nye kommunen der dette ikke er kommersielt lønnsomt. Men i tillegg til utviklingen av digital infrastruktur for innbyggerne, er det også behov for å styrke deler av den digitale kommunale infrastrukturen i nye Ålesund. Dagens Ålesund kommune disponerer og driver et omfattende fysisk fibernett som er basis for den geografisk desentraliserte tjenesteproduksjonen. En har lang erfaring både med fiberanlegg og drift, og har autorisasjon fra Nasjonal kommunikasjonsmyndighet som tele- og radioinstallatør. I omfang dekker det ca. 200 kommunale leveringspunkt (gateadresser) i dagens Ålesund, men i tillegg brukes kommunens fiberanlegg også av andre teleoperatører i hovedsak en lokal fiberoperatør, Tafjord Marked. Det eksisterende fibernettet dekker vesentlige deler av Ålesund kommune, og gjennom fiberbytte med andre teleoperatører, samt leide samband, er det også utvidet til å gå gjennom deler av Skodje, Haram og Ørskog kommune. Ålesund kommune leverer en omfattende tjenestepakke via datanettet også til de andre kommunene, organisert via et felles IT-samarbeid. Visse tjenester som vi ønsker å distribuere til hele den nye kommunen, krever i praksis mørk fiber, i alle fall i stamnettet. Det er i mange tilfeller ikke mulig å leie mørk fiber, både på grunn av manglende fiberdekning, eller fordi teleoperatører ikke ønsker å levere dette produktet. Noen tjenester som krever spesielt høy kapasitet eller kvalitet (mørk fiber) i nye Ålesund er: fritt WIFI-nett til formålsboliger, institusjoner, velferdsteknologi, skoler, flerbrukshaller m. fl. videoovervåking (pålagt) av spesielle objekt, bl.a. P-hus, avfallsdeponi, havneavsnitt m.fl. distribusjon av ukryptert TDC/Get TV-kanalpakke med 29 offentlige TV-kanaler til kommunale bygg. Skype for business-løsning, og videokonferanse-løsninger. Kommunene som danner nye Ålesund har i dag følgende tilknytning til datasentralen: Ålesund, Skodje og Haram har 10 Gbit/s over mørk fiber. Sandøy har 1 Gbit/s leid samband og Ørskog har 0,3 Gbit/s leid samband. Vår henvendelse til aktuell teleoperatør om å få tilgang til mørk fiber i Ørskog har ikke vært vellykket (på grunn av fibermangel hos operatøren). 3

33 Vår søknad går derfor på å utvide stamnettet til å dekke området Giskemo - Sjøholt i Ørskog kommune, og benytte den unike muligheten til å samarbeide med Statens Vegvesen om å få gjennomgående kommunal fiber i den nye Nordøyvegen som skal bygges i perioden Dette veianlegget er en «engangsmulighet» for å sikre etablering av rørframføring for fiber mellom Lepsøya, Haramsøya, Flemsøya, Fjørtofta, Harøya og fastlandet. Kjøp av rør i vårt distrikt ligger erfaringsmessig fra ca. 150 kr/m (Mørenett) til ca. 250 kr/m. I anslaget her har vi brukt 200 kr/m (det foreligger ikke et konkret tilbud p.t.). For sjøkabelprosjektet er kostnaden estimert for 1/3 andel av en felles kabel som Statens vegvesen har behov for å legge i samband med Nordøyvegen. For tilknytningsrør er det brukt 500 kr/m for andel grøft. Det er en tilleggskostnad å trekke fiber i rørene, men med unntak av parsell fra Giskemo er det ikke søkt om midler til dette. Kommunen ønsker å vurdere samarbeid med andre aktører for å øke utnyttelsen av fiberanlegget før en tar stilling til detaljert trekkeplan. Utover kommunens fundamentale behov for et stamnett med mulighet til å levere høykapasitetstjenester til aktuelle kommunale bygg, installasjoner og brukere, kan en del av prosjektene også forenkle eventuell etablering av et fiberbasert bredbåndstilbud til lokalbefolkningen. KOSTNADSOVERSLAG FOR AKTUELLE PARSELLER Aktuelle parseller Lengde (meter) Beløp (NOK) Giskemo - Omsorgssenter (Ørskog) ,- Myklebust - Fjørtoft (Sandøy Haram, tunnel) ,- Fjørtoft - Longva (Haram, tunnel) ,- Austnes Lepsøy - Gamlem (Haram, bro/tunnel) ,- Longva - Austnes (Haram, sjøkabel) ,- Deltakelse i øvrig rørtilknytning til anleggene ,- SUM ,- Det vil være nødvendig å kunne omprioritere og eventuelt avlyse et eller flere delprosjekt dersom kostnadsrammen eller andre forhold hindrer gjennomføring. Det antas at det kan inngås avtaler med røreiere eller Vegvesen om overdragelse av framføringsvei innen , og at økonomisk oppgjør skjer innen , som blir prosjektets sluttdato. Røranlegget i Nordøyveien vil bli stilt til kommunens disposisjon fortløpende etter hvert som anleggene fullføres. 4

34 FINANSIERING FOR BEGGE PROSJEKT Prosjekt 1 - Utredning av gang- og sykkelvei ,- Prosjekt 2- Etablering av fiberkabel til kommunal drift ,- Estimert totalkostnad ,- Beløp som må finansieres gjennom andre midler ,- Annen finansiering 0,- Søknadssum ,- Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund søker med dette om NOK på vegne av de fem kommunene i sammenslåingen (Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund). Alle tiltakene planlegges å være ferdigstilt innen Innen skal kommunerevisjonen bekrefte at midlene er brukt i henhold til formål. Nye Ålesund er inneforstått med at ubrukte eller feilbrukte midler kan bli krevd tilbakebetalt. Med landets største kommunesammenslåing (5 kommuner) står nye Ålesund foran utfordrende og omfattende infrastrukturprosjekter for å knytte sammen alle delene i den nye kommunen. Som del av sammenslåingen etablerer vi nå en rekke prosjekter der digital infrastruktur er avgjørende for å lykkes, prosjektplanene vil være klare høsten Vi håper derfor på å bli tilgodesett med midler både i nåværende søknadsrunde, og gjennom senere prosjektplaner i 2018 og fremover, for å sikre en robust, fremtidsrettet infrastruktur i nye Ålesund. Ser fram til å høre fra Dere. Med beste hilsen de fem ordførerne i nye Ålesund Kontaktperson: Mads Solberg Rådgiver v/prosjektkontoret for nye Ålesund kommune. På vegne av kommunene Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund. 5

35 Saksframlegg Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partssamansett utval i nye Ålesund hausten 2017 Saksnr. Utval Møtedato 002/17 Arbeidsutvalet /17 Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017 PSU-møter kl (partssamansett utval) AU-møter kl (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)* Skodje - kommunestyresalen Skodje - kommunestyresalen Onsdag 8. november Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Ørskog - kommunestyresalen Onsdag 29. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen).

36 Arbeidsutvalet (AU): Det kom merknader til følgjande møtedatoar: 8. november (KS konferanse) og 29. november (Arena Sunnmøre). Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd, med dei innkomne merknadane. Administrasjonen ser om møta kan flyttast fram ein dag. Revidert møteplan vert lagt fram i Fellesnmnda sitt møte. AU-002/17 Tilråding: Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017 PSU-møter kl (partssamansett utval) AU-møter kl (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)* Skodje - kommunestyresalen Skodje - kommunestyresalen Onsdag 8. november Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Ørskog - kommunestyresalen Onsdag 29. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen). Administrasjonen ser om møta 8. november og 29. november kan flyttast fram ein dag pga KS konferanse og Arena Sunnmøre arrangement. Revidert møteplan vert lagt fram i Fellesnmnda sitt møte. Saksutgreiing: Styringsgruppa for nye Ålesund godkjende møteplan for hausten 2017 i styringsgruppemøte 19.6 sak 56/17. Møtedatoar kolliderer ikkje med møter i kommunestyra, formannskapa eller fylkestinget. Møtestad er satt inn i ettertid og rullerer mellom kommunane slik: Ålesund, Sandøy, Skodje Ørskog, Haram. Politisk sekretær for møta vert Elin A. Moen, ho innkallar til møta og handterer forfallsmeldingar. Vurdering: Fellesnemnda må vedta møteplan for 2017 etter at nemnda er konstituert.

37 Vi oppmodar om at møteplanen som styringsgruppa godkjende i juni, også vert vedteken av fellesnemnda. Politikarane i nemnda m.fl. er allereie gjort kjend med møteplanen (med forbehold om at fellesnemnda eventuelt vil gjere om på denne) Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordinator

38 Saksframlegg Oppretting av partsamansett utval nye Ålesund kommune Saksnr. Utval Møtedato 003/17 Arbeidsutvalet /17 Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med taleog forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Medlem fellesnemnda xxx - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Skodje Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Ørskog Medlem fellesnemnda xxx - Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund

39 Varaordførar Randi W. Frisvoll - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga Arbeidsutvalet (AU): Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. Tilråding om varaordførar Åse Kristin Ask Bakke som varamedlem for ordføraren i Sandøy, og varaordførar Geir Peter Aure som varamedlem for ordføraren i Ørskog. Øvrige framlegg på varamedlemmer vil kome i Fellesnemnda sitt møte. AU 003/17 Tilråding: Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med taleog forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Varaordførar Åse Kristin Ask Bakke - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Skodje Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Ørskog Varaordførar Geir Peter Aure - Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund

40 Varaordførar Randi W. Frisvoll - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Øvrige framlegg på varamedlemmer vil kome i Fellesnemnda sitt møte. Saksutgreiing: Bakgrunn: I felles kommunestyremøte for kommunane Ørskog, Skodje, Sandøy, Haram og Ålesund den 21. juni 2017 er det i sak, Nye Ålesund kommune - Oppretting av andre fellesorgan utanom fellesnemnd, vedtatt at det skal opprettast eit partssamansett utval, jfr. Inndelingslova 26, 2. ledd. Dette er også nedfelt i Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6.: «Partsamansett utval Det skal etablerast eit partsamansett utval for samanslåingsprosessen etter Inndelingslova 26, 2.ledd, med representantar frå tilsette og arbeidsgjevar frå kvar av kommunane. Arbeidsgjevar sine representantar i partsamansett utval for samanslåingsprosessen skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmar, og skal utgjere eit fleirtal av medlemmane i utvalet. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Ein representant for vernetenesta i kommunane møter med tale- og forslagsrett. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga.» Vudering: Vurdering samansetjing av PSU: Ein foreslår at fellesnemnda opprette partsamansett utval med 5 representantar frå tilsette 7 og sju representantar frå arbeidsgjevar. Prinsippet er at arbeidsgjevar må ha stemmeovervekt. Kor mange tilsettrepresentantar som skal sitte i partsamansett utval er drøfta Referat frå drøftinga er lagt ved saka. Fagforeiningane har sendt inn følgjande namn på fem representantar og vararepresentantar for tilsette i partssamansett utval: Medlemmer PSU tilsattrepresentantar Vararepresentantar PSU Endre Hellandsvik - Haram/UDF Randi Alvestad - Haram/Fagforbundet Laila Alvestad - Sandøy/Fagforbundet Linn Jenny Morsund - Sandøy/NSF Ramona Arnesen Pilskog - Skodje/Delta Geir Lorentzen - Skodje/UDF

41 Geir Skodje - Ørskog/UDF Michael Werner - Ørskog/Fagforbundet Under avklaring kven som skal representere: Under avklaring kven som skal vere vararepr.: Frode Nordstrand - Ålesund/Fagforbundet Frode Nordstrand - Ålesund/Fagforbundet eller Hanne Tonning - Ålesund/UDF eller Hanne Tonning - Ålesund/UDF I tillegg skal ein representant for vernetenestene i kommunane som inngår i nye Ålesund møte med tale- og forslagsrett. HVO i kommunane har meldt inn følgjande namn på representant og vara: Representant frå vernetenestene i PSU Lars Rindal Vararepresentant frå vernetenestene i PSU Stig Meisal Representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevar skal utgå frå fellesnemnda. Gjennomgåande representasjon frå arbeidsgjevarsida er ein fordel. Ein foreslår at desse vert ordførarar i dei 5 kommunane, samt 2 varaordførarar. Det kan vere naturleg at varaordførarane frå dei to kommunane med flest tilsette, inngår i PSU, dvs. Ålesund kommune og Haram kommune. Dette var også innstilling frå arbeidsutvalet Varamedlemmane frå arbeidsgjevarsida må også utgå frå fellesnemnda sine medlemmar, vi forelår at vara kjem frå same kommune som den han/ho er vara for. Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Medlem fellesnemnda xxx - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Skodje Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Ørskog Medlem fellesnemnda xxx - Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Inndelingslova ledd «Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette.» Hovedavtalen del B 4 «Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatteutvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på en annen måte. Det vises til kommuneloven 25. Det partssammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget drøfter dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer. De tilsatte skal være representert i dette/disse utvalg med minst to representanter utpekt av arbeidstakerorganisasjonene/forhandlingssammenslutningene etter forholdstallsprinsippet. Som delingstall benyttes kvotienten 1,4 og deretter oddetall 3, oddetall 5 osv. Forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget har anledning til å delta med en fast observatør med møte- og talerett. Reglement for utvalget(ene) fastsettes av kommunen/fylkeskommunen.»

42 Rådmannen/prosjektleiar eller administrativ representant for nye Ålesund møter også i PSU med tale- og forslagsrett. Fram til rådmann/prosjektleiar er tilsett, bør koordinator møte som administrativ representant. Leiar av partssamansett utval er arbeidsgjevarrepresentant og normalt den same som er leiar av arbeidsutvalet. PSU konstituerer seg sjølv i første møte Normalt vert tilsettrepresentantar i eit administrasjonsutval etter kommunelova 25 valt for 2 år av gangen. Ein føresett her at virketid for tilsettrepresentantar i partsamansett utval er for heile perioden fram til ny kommune er på plass. Det vert tilrådd å arrangere møter i partssamansett utval rett i forkant av møter i arbeidsutvalet, slik det er lagt opp i forslag til møteplan for hausten Møteplan for PSU er vedteke i sak xxx i fellesnemnda Konstituerande møte vert 7.9., øvrige møter hausten 2017 vert , og Vurdering - innhald i PSU: Innhald i PSU er drøfta med fagforeiningane i møte Innhald i PSU skal inngå som eit eige kapittel i eit samla delegeringsreglement for nye Ålesund kommune. Saka for eit samla delegeringsreglement vert etter planen handsama i AU-møte , og endeleg vedteke i fellesnemnda Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Partsamansett utval skal gje tilråding til fellesnemnda i saker som gjeld: bemanning og organisasjon årsbudsjett bevilgningar til kompetanseutvikling, rekrutteringstiltak, mv. reglement og prosedyre knytt til nye Ålesund som arbeidsgjevar samansetning og reglement for administrasjonsutval i ny kommune i god tid før I tillegg til handsaming av saker i PSU, skal rådmannen for nye Ålesund informere og drøfte med tillitsvalde i samsvar med Hovedavtalen 1-4 Omorganisering: «Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd når det gjelder: omorganisering/omlegging av driften rasjonalisering/driftsinnskrenkning som kan få sysselsettingsmessige konsekvenser informasjonsprosedyrer, sammensetningen av ad hoc-grupper, bestemmelser om tidsplan, prosedyrer ved nedbemanning/oppsigelse, prosedyrer ved utlysing/kunngjøring av nye stillinger og mulige alternative løsningsmodeller ved avgang (som f.eks. bruk av AFP, utdanningspermisjon/ stipend, etterlønnsordning).» Inntil rådmann for nye Ålesund er tiltrådt, vert denne informasjons- og drøftingsplikta ivaretatt i kvar enkelt kommune. Dette har til no blitt løyst med å gjennomføre felles drøftingsmøte mellom personalsjefar/personalansvarlege og hovudtillitsvalde i dei fem kommunane (møtedatoar og ). Koordinator har innkalla og tiltrådt møta.

43 Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordinator

44 Saksframlegg Val av skybasert prosjektstyringsverktøy for prosjektperioden fram til nye Ålesund Saksnr. Utval Møtedato 005/17 Arbeidsutvalet /17 Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgeiinga. Kostandane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund Arbeidsutvalet (AU): Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU-005/17 Tilråding: Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgeiinga. Kostandane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund.

45 Saksutgreiing: Høg framdrift i samanslåingsprosjektet fram mot er avhengig av ei heilskapleg prosjektleiing, og god styring av aktiviteten i dei ulike delprosjekta gjennom planlegging, gjennomføring og overlevering; både i dei fagleg-administrative og politisk leia delprosjekta. Prosjektleiinga skal koordinere og integrere eit utal naudsynte aktivitetar, på ein måte som unyttar dei tilgjengelege ressursane best mogleg, samtidig som dei er i stand til å identifisere og rette problem og konfliktar som oppstår undervegs. Måloppnåing og gevinstrealisering i prosjektet krev difor at styringsnivået har godt oppsyn med kva som skjer ute i dei ulike delprosjekta. Dette forutset robust informasjonsflyt mellom dei ulike gruppene til ein kvar tid, og god informasjonsstruktur. Det er per i dag 15 delprosjekt på gang, med over 100 prosjektdeltakarar, og det er ikkje urimeleg å vente at dette talet doblar seg fram mot All denne aktiviteten er ein betydeleg flaskehals på prosjektstyringsnivå, og må koordinerast på ein optimal måte, som ikkje gir unødig kompleksitet, og aukar kostnadane på urimeleg vis. Ein måte å møte denne utfordringa på er ved å ta i bruk eit brukarvenleg prosjektstyrings- /samhandlingsverktøy. Dei fleste offentlege føretak er no i full gang med digitalisering av arbeidsformer, og difor har det no kome mange alternative verktøy og infrastrukturar å velje mellom. Prosjektgruppa for nye Ålesund har undersøkt kva andre kommunar har tatt i bruk, og den mest velluka løysinga vi har identifisert er ei løysing kalla Prosjektportalen. Dette er ei gratis programvare for prosjektstyring som er utvikla av Asker kommune, KS, og selskapet Puzzlepart. Prosjektportalen er ei komplett løysing for prosjekt- og porteføljestyring, som er basert på DIFI sin prosjektvegvisar, og tilpassa norske forhold. Den er per i dag brukt i både privat og offentleg sektor. Verktøyet gjer oss høve til å samle prosjektdokumentasjonen frå alle delprosjekta på ein stad, og gjer det mogleg å hente ut informasjon om framdrifta i alle prosjekta som krev merksemd, og å følgje utviklinga i sanntid. Gjennom denne lenka kan ein sjå korleis det fungerer i praksis: Kostnadar Prosjektportalen er som nemnd gratis, og vart utvikla i open kjeldekode basert på ei investering frå Asker kommune i samråd med ein rekkje andre offentlege aktørar. Den er utgitt under ein programvarelisens kalla GNU General Public License, og gjort fritt tilgjengeleg på nettstaden Github Prosjektportalen er basert på programvara Microsoft Sharepoint. Denne er lisens-basert og er ikkje standard på datamaskinene ute i kommunane enno. Sidan dette i framtida vil være ei primært skybasert programvare er kostnadene ved å ta prosjektstyringsverktøyet i bruk primært knytt til oppgradering frå eksisterande Microsoft Office-lisensar til ei skybasert løysing, Office 365. I løpet av dei neste åra vil alle kommunar ta i bruk dette (ettersom Microsoft satsar all utviklinga si på O365), men inntil då vil det være ein ekstrakostnad i å ta i bruk Sharepoint-plattforma (som er ein del av 365) på maskinene til brukarane i alle delprosjekta.

46 Office 365 er ei abonnementsbasert ordning der ein betaler eit fast beløp, berekna per brukar per månad. Løysinga er fleksibel, i den forstand at ein kan auke/minske mengda brukarar på månadleg basis, og betalar deretter. Prisen per brukar per månad for Office 365 Enterprise Suite E3 er per i dag 187,50 NOK. Med eit anslag på rundt 100 brukarar i prosjektorganisasjonen gjev dette ein kostnad på NOK per månad. Installeringa til brukarane sine datamaskiner av både O365 og Prosjektportalen gjerast over skya, og det vil være noko arbeid knyta til å ta dette i bruk i form av utrulling og tilpassing av grensesnittet i høve til nye Ålesund sin profil og organisasjon. Samtalar med IT tilseier at dette ikkje er ei stor oppgåve når O365-lisensane er på plass. På sikt må også ACOS WebSak integrerast med O365 (i ein overgangsperiode må ein i delprosjekta belage seg på å bruke gamlesystemet for arkiveringsfunksjon). Grensesnittet på sjølve Office 365 vil væra kjend frå eksisterande Office-produkt, men det må påreknast ei kort opplæring i bruk av sjølve Prosjektportalen, slik dette vert nytta mest mogleg effektivt, og slik at bruken vert samkøyrd på tvers av delprosjekta. Vurdering: Manglande prosjektstyring og dårleg framdrift fram mot 2020 har potensielt enormt høge kostnadar. Det er difor naudsynt at vi får på plass eit slikt verktøy snarleg. Sidan sjølve Prosjektportalen er gratis programvare, er ikkje dette ei kostbar løysing. Til samanlikning kostar til dømes Projectplace, ei tilsvarande skybasert løysing, rundt 240 NOK per månad per brukar. Microsoft Project, som er eit mykje tyngre, meir omfattande og komplekst system som krevjar spesialkompetanse for å administrere, kostar til dømes 56,80 til 446,30 NOK per månad for lisensar, men her må ein i tillegg medrekna ein stor og tidkrevjande opplæringsog utviklingsfase. Det har vi ikkje tid til. I Prosjektportalen er allereie utviklingskostnadene tatt, og vi kan dra nytte av dei erfaringane som er gjort allereie frå andre som har tatt ho i bruk. I tillegg vert programvare kontinuerleg oppdatert, utvikla og delt med brukarane gjennom Github, ein open utviklingsplattform for programvare. Ei rekkje offentlege og private føretak brukar til dømes no Prosjektportalen i større prosjekt (frå helse til plan- og byggeprosjekter). På sikt kan denne infrastrukturen også bli eit verdifullt hjelpemiddel i alt større prosjektarbeid i nye Ålesund, også etter samanslåinga er fullført Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordintaor

47 Saksframlegg Overordna risikoanalyse Saksnr. Utval Møtedato 006/17 Arbeidsutvalet /17 Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen Vedlegg: Overordna risikoanalyse med tiltak Arbeidsutvalet (AU): Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU-006/17 Tilråding: Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen Saksutgreiing:

48 Overordna risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS-analyse) er ei kvalitativ risikovurdering som bygger på fagleg skjønn og erfaring. Målsettinga med å gjennomføre ei ROS-analyse er å «være føre var» og kunne sette i verk tiltak for å forhindre at den tenkte hendingar ikkje inntreff. ROS-analysen synleggjer: 1. Uønska hendingar som vil kunne inntreffe 2. Ei vurdering av kor sannsynleg det er at hendinga vil inntreffe 3. Ei vurdering av kor store konsekvensane vil kunne bli Skjema for risikovurdering er henta frå Kommuneforlaget sitt kvalitetsstyringssystem. Ved vurdering av sannsynlegheit og konsekvens er følgjande kriterier brukt: Sannsynlegheit Mindre enn 5 % sjanse at det skjer. Konsekvens Samanslåinga vert fullført i tide med planlagt kvalitet. Veldig lav Lav 5-25 % sjanse at det skjer. Deler av omstillingsprosessen tek noko lenger tid enn planlagt og/eller har mindre kvalitet enn planlagt. Middels % sjanse at det skjer. Heile omstillinga vert forlenga med inntil 6 månader og/eller har mindre kvalitet enn planlagt. Høg % sjanse at det skjer. Heile omstillinga vert forlenga med 6-12 månader og/eller har i stor grad mindre kvalitet enn planlagt. Veldig høg Meir enn 75 % sjanse at det skjer. Heile omstillinga sliter med å komme i mål til 2020 og/eller kvaliteten er ikkje akseptabel. Identifiserte risikoar juni 2017 Overordna ROS-analyse blei gjennomført i styringsgruppemøte , og handsama av ei administrativ gruppe i etterkant. Analysa tok utgangspunkt i visjon og mål for bygging av nye Ålesund og omstillingsabeidet. Samandrag av resultatet: Følgjande ni hendingar er vurdert å kunne inntreffe (sannsynlegheit), og samtidig kunne innebere ei høg/middels høg risiko for at prosjektet ikkje når måla (konsekvens): 1. Manglande styring og leiing 2. Manglande politisk styring 3. Mangel på tid 4. Nøkkelpersonar slutter 5. Manglande økonomiske ressursar 6. IKT-systema fungerer ikkje 7. Oppleving av urettferdig fordeling i bygging av nye Ålesund 8. Konflikter og usemjer 9. Manglande medverknad og kommunikasjon både til innbyggjarar og tilsette

49 Samandrag av identifiserte tiltak som vert jobba vidare med for å redusere risikoane: 1. Manglande styring og leiing tiltak for å redusere risikoen: Prosjektleiarforum for å sikre god samhandling Tilsetje rådmann som også skal vere prosjektleiar Vedta og ta i bruk felles prosjektstyringsverkty Jamleg oppdatering av styringsdokumentet for å sikre strategisk styring Vedta overordna delegeringsreglement for prosjektperioden Koordinert og fagleg forankra sakshandsaming Koordinert leiarutvikling og kompetansetiltak i samsvar med satsingane i nye Ålesund 2. Manglande politisk styring tiltak for å redusere risikoen: Felles sak om frikjøp som sikrar nok ressursar og god framdrift i delprosjekta Benytte effektive arbeidsmetoder som sikrer god forankring i og mellom møter Framdriftsplan som tydeleggjer prioriteringar og milepælar i styringsdokumentet Kommunane prioritere prosjekt nye Ålesund framfor andre satsingar Faste møter mellom prosjektkoordinator/prosjektleiar og rådmennene, og vurdere å etablere dette som fast administrativ gruppe 3. Mangel på tid tiltak for å redusere risikoen: Arbeide med felles kultur og identitet Prioritere prosjekt i nye Ålesund framfor satsingar i gamal kommune Kompetanseheving knytt til ny politikarrolle Vedta reglement for møtegodtgjersle og møtereglement som ivaretar gode vilkår for utøving av politisk arbeid Feire suksessar og marker milepælar Iverksetje konkrete positive endringar så snart som mogeleg Fellesnemnda må stå fram som brennande for nye Ålesund Jamleg oppdatering av styringsdokumentet for å sikre strategisk styring

50 4. Nøkkelpersonar slutter - tiltak for å redusere risikoen: Frikjøp til leiing av delprosjekta vert tatt høgde for i prosjektbudsjettet Avklare overordna administrativ struktur i nye Ålesund Tidleg avklaring for tilsette i nøkkelstillingar Kompetanseheving i endringsleiing Prioritere bygging av nye Ålesund kommune framfor prosjekt i gamal kommune 5. Manglande økonomiske ressursar tiltak for å redusere risikoen: God prosess kring prosjektbudsjettet som synleggjer handlingsrommet og sikrar rett prioritering av midlane Plan for gevinstrealisering God økonomistyring, styring etter måltal i kvar enkelt kommune fram til samanslåing 6. IKT-systema fungerer ikkje tiltak for å redusere risikoen: Avvikle strategisamarbeidet i E-kommune for å få betre styringslinjer i prosjektorganisasjonen Få på plass kapasitet og kompetanse i strategisk IKT leiing- tilsetje i prosjektorganisasjonen 7. Oppleving av urettferdig fordeling i bygging av nye Ålesund - tiltak for å redusere risikoen: Folkemøte og andre former for involvering av innbyggjarane Bakgrunn for avgjerder vert godt opplyst og gode prosessar fram mot vedtak Sikre at kommunikasjonsstrategien vert etterlevd 8. Konflikter og usemjer - tiltak for å redusere risikoen: Ta i bruk arbeidsformer som fremmer likeverd, respekt og rausheit Kulturbygging Tydeleg leiing både i linjeorganisasjonar og prosjektorganisasjon Tydeleggjere roller og ansvar t.d. gjennom å vedta delegasjonsreglement 9. Manglande medverknad og kommunikasjon både til innbyggjarar og tilsette - tiltak for å redusere risikoen: Vedta, forankre og følgje opp kommunikasjonsstrategi- sikre at leiarar tek sitt kommunikasjonsansvar Gode rammetilhøve for hovudtillitsvalde og hovudverneombod- sak om frikjøp til handsaming i fellesnemnda Kommunisere relevant og forståeleg informasjon om nære saker til innbyggjarane Tydeleg rolleavklaring mellom arbeidsgjevar og tillitsvalde Vurdering: Etablering av nye Ålesund kommune er eit stort og komplekst prosjekt, det er avgjerande å gjennomføre ROS-analyse for å identifisere dei største risikoane som kan hindre at vi lukkast med prosjektet. Like fullt er det viktig å bli einige om tiltak, og iverksetje desse, for å redusere risikoane. Nye Ålesund gjennomførte overordna ROS-analyse i styringsgruppemøte 19. juni 2017, og vart i ettertid systematisert i skjema for risikovurdering (Kommuneforlaget). Det vart også satt ned tiltak for kvar av risikoane i dette kalitetsstyringsverktøyet, jamfør vedlegg.

51 Fleire av tiltaka for å redusere risikoane er allereie i prosess, andre må prioriterast i prosjektarbeidet framover. ROS-analysa må gjennomførast på ny med jamne mellomrom for å sikre at vi har ei felles forståing for risikobilete og hindre uønska hendingar. Alle delprosjekt gjennomfører eiga ROS-analyse for sitt delprosjekt med utgangspunkt i same kriterium for sannsynlegheit og konsekvens som omtalt over Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordinator

52 Nye Ålesund- Overordna risikoanalyse Veldig lav Lav Middels Høy Veldig høy Veldig høy - Mangel på tid - Manglande politisk styring - Manglande styring og leiing Høy - Manglande økonomiske ressursar - Nøkkelpersonar slutter Middels - Konflikter og usemjer - Manglande medverknad og kommunikasjon både til innbyggjarar og tilsette - Opplevelse av urettferdig fordeling i bygging av nye Ålesund - IKT-systema fungerer ikkje Lav Veldig lav

53 25 Hendelse: - Manglande styring og leiing Sannsynlighet: Veldig høy Konsekvens: Veldig høy Beskrivelse: Utydelege roller og uklar organisering fører til manglande motivasjon.delprosjekta samarbeider ikkje godt nok. Uklar ansvarsfordeling innad i prosjektorganisasjonen. Manglande kompetanse. Vi misser nøkkelpersonar i organisasjonen, diskontinuitet i leiinga, dårleg oppslutning frå tilsette. Avstand til beslutning, ein trur at den nye rådmannen skal bli alfa og omega, motsetnad mål/ visjon, manglande struktur, avvik frå strategi, samarbeid mellom administrasjonane, dårleg leiing, uklart mandat til fellesnemnda Tiltak: Tiltak: Prosjektleiarforum for å sikre god samhandling Kontaktperson: Prosjektkoordinator Dato: Tiltak: Tilsetje rådmann som også skal vere prosjektleiar Kontaktperson: Tilsetjingsutval og fellesnemnd Dato: Tiltak: Vedta og ta i bruk felles prosjektstyringsverkty Kontaktperson: Prosjektkoordinator Dato: Tiltak: Jamleg oppdatering av styringsdokumentet for å sikre strategisk styring Kontaktperson: Prosjektkoordinator Dato: Tiltak: Vedta overordna delegeringsreglement for prosjektperioden Kontaktperson: Fellesnemnd Dato: Tiltak: Koordinert og fagleg forankra sakshandsaming Kontaktperson: Prosjektkoordinator Dato: Tiltak: Koordinert leiarutvikling og kompetansetiltak i samsvar med satsingane i nye Ålesund Kontaktperson: Delprosjekt personal og omstilling Dato:

54 20 Hendelse: - Mangel på tid Sannsynlighet: Veldig høy Konsekvens: Høy Beskrivelse: For lite tid til dagleg drift og til prosjektet, ein venter med konkret framdrift til nye rådmann er på plass, ein kjem ikkje frå planar til konkretisering, vanskar med tidsramme, mangel på framdrift, forhasta avgjerder,ressursfordeling Tiltak: Tiltak: Kontaktperson: Felles sak om frikjøp som sikrar nok ressursar og god framdrift i delprosjekta Prosjektkoordinator og rådmannsgruppa. Vedtak i fellesnemnd. Dato: Tiltak: Benytte effektive arbeidsmetoder som sikrer god forankring i og mellom møter Kontaktperson: Leiarar på alle nivå Dato: Tiltak: Framdriftsplan som tydeleggjer prioriteringar og milepælar i styringsdokumentet Kontaktperson: Fellesnemnd Dato: Tiltak: Kommunane prioritere prosjekt nye Ålesund framfor andre satsingar Kontaktperson: Rådmennene / ordførarane Dato: Tiltak: Faste møter mellom prosjektkoordinator/prosjektleiar og rådmennene, og vurdere å etablere dette som fast administrativ gruppe Kontaktperson: Prosjektkoordinator Dato:

55 20 Hendelse: - Manglande politisk styring Sannsynlighet: Veldig høy Konsekvens: Høy Beskrivelse: Vi slit ut deltidspolitikarar, politiske omkampar, fragmentert framdrift, distriktsusemje mellom gamle kommunar, semja slår sprekker, partipolitikk og bygdelister, Uvisse knytt til Haram, humørlaust, manglande energi, politikarane misser målsettinga av syne, Bygdelister som ikkje aksepterer intensjonsavtalen dannar lister og stiller til val, motarbeiding i partia, usemje i fellesnemnda kring elementære ting, innbyggjarane misser trua på prosjektet, torpedering/ motarbeiding, for stor avstand mellom befolkning og politisk styre Tiltak: Tiltak: Arbeide med felles kultur og identitet Kontaktperson: Delprosjekt kultubygging og verdiar Dato: Tiltak: Prioritere prosjekt i nye Ålesund framfor satsingar i gamal kommune Kontaktperson: Rådmennene / Ordførarane Dato: Tiltak: Kontaktperson: Kompetanseheving knytt til ny politikarrolle Delprosjekt personal og omstilling (saman med delprosjekt demokrati) Dato: Tiltak: Vedta reglement for møtegodtgjersle og møtereglement som ivaretar gode vilkår for utøving av politisk arbeid Kontaktperson: Synnøve Vasstrand Synnes / Fellesnemnd Dato: Tiltak: Feire suksessar og marker milepælar Kontaktperson: Kommunikasjonsansvarleg Dato: Tiltak: Iverksetje konkrete positive endringar så snart som mogeleg Kontaktperson: Rådmennene Dato: Tiltak: Fellesnemnda må stå fram som brennande for nye Ålesund. Kontaktperson: Fellesnemnd Dato: Tiltak: Jamleg oppdatering av styringsdokumentet for å sikre strategisk styring

56 Kontaktperson: Prosjektkoordinator Dato: 16 Hendelse: - Nøkkelpersonar slutter Sannsynlighet: Høy Konsekvens: Høy Beskrivelse: Nøkkelpersonar slutter, vanskar med å byggje saman organisasjonane, ivareta dei tilsette, arbeidsrettssaker, for lite kontroll med prosessane, knappe personalressursar, belastning på enkeltpersonar, tilsette slit med dobbeltarbeid. For mykje arbeid, vi slit ut deltidspolitikarar, manglande administrativ kapasitet i små kommunane, mangel på proffesjonalitet, mangel på prosessleiing slik at vi ikkje verkar samlande, Tiltak: Tiltak: Frikjøp til leiing av delprosjekta vert tatt høgde for i prosjektbudsjettet Kontaktperson: Fellesnemnd Dato: Tiltak: Avklare overordna administrativ struktur i nye Ålesund Kontaktperson: Prosjektleiar Dato: Tiltak: Kontaktperson: Tidleg avklaring for tilsette i nøkkelstillingar Delprosjekt personal og omstilling / Nærmaste leiar Dato: Tiltak: Kompetanseheving i eindringsleiing Kontaktperson: Delprosjekt personal og omstilling Dato: Tiltak: Prioritere bygging av nye Ålesund kommune framfor prosjekt i gamal kommune Kontaktperson: Rådmennene / ordførarane Dato:

57 12 Hendelse: - Manglande økonomiske ressursar Sannsynlighet: Høy Konsekvens: Middels Beskrivelse: kommuneøkonomien vert svekka, forandring med tanke på rammebetingelsar, andre inntekter enn førespegla Tiltak: Tiltak: Kontaktperson: God prosess kring prosjektbudsjettet som synleggjer handlingsrommet og sikrar rett prioritering av midlane Prosjektkoordinator / prosjektleiar / delprosjekt økonomi Dato: Tiltak: Plan for gevinstrealisering Kontaktperson: Delprosjekt økonomi Dato: Tiltak: God økonomistyring, styring etter måltal i kvar enkelt kommune fram til samanslåing Kontaktperson: Rådmennene / ordførarane Dato: 12 Hendelse: - IKT-systema fungerer ikkje Sannsynlighet: Middels Konsekvens: Høy Beskrivelse: Tiltak: Tiltak: Avvikle strategisamarbeidet i E-kommune for å få betre styringslinjer i prosjektorganisasjonen Kontaktperson: Kvart enkelt kommunestyre Dato: Tiltak: Få på plass kapasitet og kompetanse i strategisk IKT leiing- tilsetje i prosjektorganisasjonen Kontaktperson: Prosjektkoordinator Dato:

58 9 Hendelse: - Opplevelse av urettferdig fordeling i bygging av nye Ålesund Sannsynlighet: Middels Konsekvens: Middels Beskrivelse: Ikkje alle er innforstått med at det skal byggjast ei "ny" kommune, uklare ansvar og mandat, polarisering mellom dei gamle kommunane, tilsetjing av nye frå berre ei av kommunane Tiltak: Tiltak: Kontaktperson: Folkemøte og andre former for involvering av innbyggjarane Demokratirådgjevar / delprosjekt demokrati og medverknad Dato: Tiltak: Bakgrunn for avgjerder vert godt opplyst og gode prosessar fram mot vedtak Kontaktperson: Prosjektorganisasjon Dato: Tiltak: Kontaktperson: Sikre at kommunikasjonsstrategien vert etterlevd Leiarar på alle nivå og kommunikasjonsansvarleg. Dato:

59 9 Hendelse: - Konflikter og usemjer Sannsynlighet: Middels Konsekvens: Middels Beskrivelse: for diffuse mål, uklart ansvar, for lite meistringsopplevingar, politiske konklikter, konflikt mellom fellesnemnd og kommunestyra, manglande lojalitet til vedtak, dårleg forankring i dei ulike kommunane, konflikt til andre kommunar( interkommunale samarbeid), ikkje semje om felles økonomiplan, særinteresser fagmiljø, by- og land komflikt, mellom ny rådmann og dei eksisterende rådmennene, kulturkonflikter, usemje i organisasjonen kring fordeling av oppgåver, synkende engasjement, beslutningsvegring, kulturforskjelar, tør ikkje å tenkje utanfor boksa, motstand mot endring på alle nivå i organisasjonen Tiltak: Tiltak: Ta ibruk arbeidsformer som fremjer likeverd, respekt og rausheit Kontaktperson: Leiarar på alle nivå i prosjektorganisasjon Dato: Tiltak: Kulturbygging Kontaktperson: Delprosjekt kulturbygging og verdiar Dato: Tiltak: Kontaktperson: Tydeleg leiing både i linjeorganisasjonar og prosjektorganisasjon Prosjektleiar / Delprosjektleiarar / Fellesnemnd /Rådmenn Dato: Tiltak: Tydeleggjere roller og ansvar t.d gjennom å vedta delegasjonsreglement Kontaktperson: Fellesnemnd Dato:

60 9 Hendelse: - Manglande medverknad og kommunikasjon både til innbyggjarar og tilsette Sannsynlighet: Middels Konsekvens: Middels Beskrivelse: Manglande medverknad av tilsette og tillitsvalde, dårleg kommunikasjon, manglande tillit og openhet, lite innsikt og eigarskap hjå innbyggjarane grunna for dårleg kommunikasjon, motstand mot endring frå innbyggjarane Tiltak: Tiltak: Vedta, forankre og følgje opp kommunikasjonsstrategi- sikre at leiarar tek sitt kommunikasjonsansvar Kontaktperson: Leiarar på alle nivå / Delprosjekt kommunikasjon Dato: Tiltak: Gode rammetilhøve for hovudtillitsvalde og hovudverneombod - sak om frikjøp til handsaming i fellesnemnda Kontaktperson: Delprosjekt personal / Fellesnemnd Dato: Tiltak: Kommunisere relevant og forståeleg informasjon om nære saker til innbyggjarane Kontaktperson: Kommunikasjonsansvarleg Dato: Tiltak: Tydeleg rolleavklaring mellom arbeidsgjevar og tillitsvalde Kontaktperson: Delprosjekt personal og omstilling / PSU Dato:

61 Saksframlegg Godtgjersle for politisk arbeid i fellesnemnda m.v Saksnr. Utval Møtedato 007/17 Arbeidsutvalet /17 Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda godkjenner reglement for arbeid i fellesnemnda m.v. slik det ligg føre i saka. Vedlegg: Reglement for godtgjersle for arbeid i fellesnemnda i Nye Ålesund Arbeidsutvalet (AU): Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP sette fram slikt utsettingsframlegg: Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikke er heiltidspolitikar. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. Ved røysting vart utsettingsframlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. AU-007/17 Tilråding: Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikkje er heiltidspolitikar. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. Saksutgreiing: Denne saka handlar om arbeidsvilkåra for dei politiske representantane som skal delta i arbeidet med etableringa av nye Ålesund kommune.

62 Dei einskilde kommunestyra har oppnemnt politiske representantar til fellesnemnda samt godkjent «Mandat og reglement for fellesnemnda». Fellesnemnda har fullmakt å gjere vedtak i alle saker som er naudsynte for å etablere den nye kommunen, jfr pkt i nemnde reglement. Reglement for godtgjersle for arbeid i fellesnemnda m.v. vert difor lagt fram for fellesnemnda for endeleg vedtak. Lovreglar om godtgjering til folkevalde finn ein i kommunelova 41 og 42: 41. Dekning av utgifter og økonomisk tap. 1. Den som har et kommunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv, har krav på skyss-, kost- og overnattingsgodtgjøring for reiser i forbindelse med vervet, etter nærmere regler fastsatt av kommunestyret eller fylkestinget selv. 2. Tap av inntekt og påførte utgifter som følge av kommunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv erstattes opp til et visst beløp pr. dag, fastsatt av kommunestyret eller fylkestinget selv. Det skal fastsettes ulike satser for legitimerte og ulegitimerte tap. 42. Arbeidsgodtgjøring. Den som har et kommunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv, har krav på godtgjøring for sitt arbeid etter nærmere regler fastsatt av kommunestyret eller fylkestinget selv. Gjeldande satsar for godtgjersle for politisk arbeid i kommunane som utgjer nye Ålesund kommune spriker ein del: Medlemmer i formannskap Medlemmer i kommunestyre Ordførar årleg godtgjersle Ørskog Skodje Ålesund Sandøy Haram 800 kr. pr. møte 650 kr. pr. møte 90 % av godtgj. for stortingsrepr.*) = kr. 4,52 % av ordførar si månadsgodtgj. pr. møte. (pr = kr. pr. møte. 0,93 % av ordførar si månadsgodtgj. (pr = 653 kr. pr. møte.) 9 x G = kr. Fast årleg godtgjersle 5 % av ordførar si godtgjersle (pr = kr) + 1,5 promille av ordførar si godtgjersle (pr = kr pr. møte) 1 promille av ordførar si godtgjersle (pr = kr) + fast årleg godtgjersle 12,5 x G= kr. Fast årleg godtgjersle kr kr. pr. møte 750 kr. pr. møte 9 x G = kr. Fast årleg godtgjersle 4 % av ordføraren si godtgjersle (pr = kr.) + møtegodtgjersle lik 0,1 % av ordføraren si godtgjersle (pr = 983 kr. pr. møte) 0,15 % av ordføraren si godtgjersle (pr = kr. pr. møte) 10,5 x G = kr.

63 *) årleg godtgjersle for stortingsrepresentantar er pr kr. (jfr. ) Alle kommunar har i tillegg ordningar knytt til kompensasjon for dokumentert tapt arbeidsforteneste samt utgiftsdekning (td. til barnepass). Nokre kommunar har sett eit øvre tak i forhold til tapt arbeidsforteneste. Til dømes har Skodje og Haram eit øvre tak på kr. pr. dag. Ålesund kommune har eit øvre tak på 4 % av G. Pr utgjer dette kr. pr. dag. Fylkestinget sine satsar kan også gi ei viss rettleiing: Medlemmer av Fylkestinget har ei årleg godtgjersle på 5 % av godtgjersla til fylkesordføraren (pr = kr.), og medlemmer av fylkesutvalet har ei ei årleg godtgjersle på 15 % av godtgjersla til fylkesordføraren (pr = kr.). Dette kjem i staden for møtegodtgjersle, og skal dekke alle oppdrag som fylkestingsrepresentant. Når det gjeld dekking av tapt arbeidsforteneste er det sett eit øvre tak tilsvarande ei dagløn for fylkesordføraren pr. tapt arbeidsdag. Nye Asker kommune har valt ein modell med fast årleg godtgjersle og møtegodtgjersle i tillegg formedlemmer av fellesnemnda: 5 % av godtgjersla til statsrådar som fast godtgjersle pr år (pr = kr.) + 0,2 % (pr = kr.) pr. møte. Varamedlemmer får 0,3 % av godtgjersla til statsrådar (pr = kr.) pr. møte. Ein statsråd har pr ei årleg godtgjersle på kr. (jfr. ) Nye Asker dekker dokumentert tapt arbeidsteneste, men for sjølvstendig næringsdrivande er det sett eit øvre tak på kr. pr. dag. Vurdering: Ein kommunesamanslåingsprosess er svært omfattande, og vil krevje stor innsats frå mange partar for at ein skal kome i mål til Det vil vere viktig å sikre at arbeidsvilkåra også for dei folkevalde aktørane er rimelege i denne prosessen. Dette gjeld ikkje berre økonomisk kompensasjon for møtedeltaking, men og at det vert lagt til rette for deltaking i kombinasjon med til dømes yrkesaktivitet og familieliv. Dette inneber at ein må vurdere tidsbruk i forhold til møte, både i forhold til møtefrekvens og varigheita av møta, samt at møta i størst mogleg grad vert lagde på tidspunkt som passar møtedeltakarane i forhold til arbeid og omsorgsoppgåver. I arbeidet med fastsetjing av reglementet må ein ta stilling til fleire punkt: - Kven er omfatta av reglementet

64 o Politisk oppnemnde reprsentantar i Fellesnemnda og i andre råd og utval knytt til arbeidet med å eablere den nye kommunen o Ordførarane er allereie frikjøpt 100 %. - Kva møte skal vere omfatta av godtgjersle o møte i dei formelt oppretta organa (FN, AU og PSU) er udiskutabelt. I AU er det i utgangspunktet ordførarane som deltek, men godtgjersle kan vere aktuelt om ordførar har forfall og andre møter i staden. o møte i delprosjekt/arbeidsgrupper er aktuelt dersom andre politikarar enn dei som sit i FN deltek o deltaking på konferansar, seminar, kurs, informasjonsmøte og synfaringar - Fastsetjing av satsar for godtgjersle o Val av referansepunkt for fastsetjng av godtgjersle: I ulike reglement ser ein at fleire grunnlag er brukte som referansepunkt: Grunnbeløpet i Folketrygda (G), godtgjersla til statsrådar og godtgjersla til stortingsrepresentantar. o Valget mellom fast årleg godtgjersle eller godtgjersle pr. møte, evt ein kombinasjon av dette. Ei ordning med fast årleg godtgjersle vil vere enkalre å administrere. - Tapt arbeidsforteneste o Tapt arbeidsforteneste attestert av arbeidsgjevar må dekkast fullt ut o Spørsmålet er om det skal setjast eit øvre tak for dekking av tapt arbeidsforteneste for sjølvstendig næringsdrivande. - Dekking av andre utgifter o Reise/opphald o Utgifter til barnepass og evt andre omsorgsoppgåver Framlegg til reglement følgjer saka. I arbeidet med framlegget er følgjande lagt til grunn: Gjeldande satsar i kommunane i dag spriker ein heil del. Dette tilseier at ein står relativt fritt med tanke på fastsetjing av satsar. Det vert her lagt opp til ei fast årleg godtgjersle for medlemmer av Fellesnemnda. Godtgjersla utgjer 7 % av årleg godtgjersle for ein stortingsrepresentant, dvs kr. pr. år. Dette kjem i staden for møtegodtgjersle, og inkluderer alle oppdrag som medlem av Fellesnemnda. Dette vil vere ei ordning som er enkel å administrere. Mellom anna Fylkestinget har ei liknande ordning. For vararepresentantar vert det gitt ei møtegodtgjersle tilsvarande 0,3 % av årleg godtgjersle for ein stortingsrepresentant, kr pr. møte. For representantar som møter i andre utval og arbeidsgrupper vil møtegodtgjersla vere 0,2 % av årleg godtgjersle for ein stortingsrepresentant, kr. pr. møte. Godtgjersla til stortingsrepresentantar er vald som referansepunkt, i og med at dette er/har vore praksis i kommunane. Forslag til satsar er noko over dagens møtegodtgjersle i kommunane, men til dels under det nivået ein har lagt seg på i fylkestinget og i nye Asker kommune. Tapt arbeidsforteneste vert dekt fullt ut, men det vert foreslått eit øvre tak på kroner pr. dag for dekking av tapt arbeidsforteneste for sjølvstendig næringsdrivande. Dette er noko over nivået i Ålesund kommune i dag, men under nivået i nye Asker. Reise- og opphaldsutgifter vert dekt i samsvar med Statens regulativ.

65 Dokumenterte og naudsynte utgifter til barnepass og andre omsorgsoppgåver vert dekte fullt ut Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordinator

66 Reglement for godtgjersle for arbeid i fellesnemnda m.v. 1. Medlemmer av fellesnemnda får godtgjersle etter følgjande satsar: a. Faste medlemmer i. Fast godtgjersle pr. år: 7% av godtgjersla til stortingsrepresentantar. ii. Godtgjersla skal dekke alle møte og oppdrag som medlem av fellesnemnda. iii. Politikarar som har frikjøp tilsvarande 100% stilling er ikkje omfatta av dette regelverket. iv. Fråver frå meir enn 25% av møta i løpet av eit år fører til ein reduksjon på 25% i den faste godtgjersla. Fråver frå meir enn 50% av møta i løpet av eit år fører til ein reduksjon på 50% i den faste godtgjersla. Fråver frå meir enn 75% av møta i løpet av eit år fører til ein reduksjon på 75% i den faste godtgjersla. v. Eitt år skal reknast frå b. Varamedlemmer i. Godtgjersle pr. møte: 0,3% av godtgjersla til stortingsrepresentantar. c. Medlemmer av andre underutval og arbeidsgrupper, og som ikkje er medlem av fellesnemnda i. Godtgjersle pr. møte: 0,2% av godtgjersla til stortingsrepresentantar. d. Arbeidstakarrepresentantar i utval og arbeidsgrupper får godtgjersle etter eige regelverk. e. Administrative representantar i utval og arbeidsgrupper er ikkje omfatta av dette reglementet. 2. Tap av inntekter for medlemmer av fellesnemnda vert dekt etter følgjande satsar: a. Dokumentert tapt arbeidsforteneste vert dekt fullt ut. b. Dokumentert/sannsynleggjort tapt arbeidsforteneste for sjølvstendig næringsdrivande vert dekt inntil kroner pr. møte. c. Tapt arbeidsforteneste som ikkje kan dokumenterast vert dekt etter søknad. Beløpet må ikkje overstige kroner pr. møte. Reglement for godtgjersle for arbeid i fellesnemnda m.v. i nye Ålesund kommune

67 3. Utgiftsdekning: a. Naudsynte utgifter til skyss, kost og overnatting i samband med vervet vert dekt etter statens reiseregulativ. b. Dokumenterte og naudsynte utgifter til barnepass og anna tilsyn vert dekt. 4. Satsane vert justert årleg pr i samsvar med endringar i godtgjersla til stortingsrepresentantar. 5. Godtgjersla vert utbetalt to gonger i året; i juni og i desember. Godtgjersle til stortingsrepr. er pr kroner Jfr. 7% av godtgjersla til stortingsrepresentantar pr kroner 0,3% utgjer pr (gjeld for varamedlemmar) kroner 0,2% utgjer pr (gjeld for andre utval) kroner Reglement for godtgjersle for arbeid i fellesnemnda m.v. i nye Ålesund kommune

68 Saksframlegg Overordna styringsdokument for kommunesamanslåinga i nye Ålesund Saksnr. Utval Møtedato 008/17 Arbeidsutvalet /17 Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet rår til at fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon : «Slik bygger vi nye Ålesund kommune Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.» Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Vedlegg: Overordna styringsdokument Slik bygger vi Nye Ålesund kommune 2020 Notat stikkord frå styringsgruppemøte Arbeidsutvalet (AU): Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP sette fram slikt endringsframlegg: Avsnittet «Generelle prinsipp for delprosjekta» under pkt går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober 2017.

69 Ved røysting vart framlegget med endringsframlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. AU 008/17 Tilråding: Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon : «Slik bygger vi nye Ålesund kommune Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.» med følgjande endring: Avsnittet «Generelle prinsipp for delprosjekta» under pkt går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober Saksutgreiing: Det er utarbeida eit styringsdokument som dannar grunnlaget for styring av prosjektet fram til 2020 kalla «Slik bygger vi nye Ålesund kommune Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.» Styringsdokumentet skal fungere som eit basisdokument for korleis vi bygger nye Ålesund, og dannar kontrakta mellom fellesnemnda og prosjektleiinga. Dokumentet skal: peike ut retning gjennom visjon, mål og verdiar for prosjektperioden gi oversikt over prosjektet i omfang og oppbygging tydeleggjere roller og ansvar i prosjektet gi oversikt over fasar i prosjektet og tiltak i dei ulike fasane Hensikta med å samle informasjonen i dette dokumentet er også at nye personer raskt og lett kan finne ut kva prosjektet gjeld og korleis det styrast. Dokumentet vert publisert på Dette styringsdokumentet bygger på intensjonsavtalen og arbeid utført i styringsgruppa i perioden Styringsdokumentet må sjåast i samanheng med Intensjonsavtalen og andre dokument som vil utarbeidast i og for omstillingsprosessen. Begrepsbruken tek utgangspunkt i Det vert også teke i bruk eit eige prosjektstyringsverktøy for å styre og samordne prosessen.

70 Vurdering: Det er viktig at relevant informasjon vert samla i eitt styringsdokument, som samtidig gir ei oversiktleg framstilling av prosjektet. Dokumentet må vere offentleg tilgjengeleg. For at dokumentet til ein kvar tid skal kunne fungere som styringsverkty må det jamleg oppdaterast etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Oppdaterte versjonar skal vedtakast i fellesnemnda Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordinator

71 SLIK BYGGER VI NYE ÅLESUND KOMMUNE 2020 OVERORDNA STYRINGSDOKUMENT FOR KOMMUNESAMANSLÅING MELLOM HARAM, SANDØY, SKODJE, ØRSKOG OG ÅLESUND Versjon NASJONAL GJENNOMSLAGKRAFT, REGIONAL ATTRAKTIVITET OG LOKAL IDENTITET

72 Innhald 1 OM STYRINGSDOKUMENTET BAKGRUNN OG FAKTA Bakgrunn Fakta om nye Ålesund VISJON, MÅL OG SUKSESSKRITERIER Målhierarki - modell Visjon Effektmål for prosjektet Resultatmål for prosjektet Suksessfaktorar ved omstillinga VERDIGRUNNLAG FOR OMSTILLINGA OVERORDNA RISIKOANALYSE Identifiserte risikoar juni tiltak for å redusere risikoane HOVUDFASAR I PROSJEKTET Nasjonal faseinndeling Prosjektfasar Generelt om inndeling i prosjektfasar Planleggingsfase våren Gjennomføringsfase del 1: haust 2017 vår Gjennomføringsfase del 2: haust 2018 vår Avslutningsfase haust ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR Overordna prinsipp for prosjektorganiseringa Prinsipp for politisk styringsnivå prosjekteigar/fellesnemnda Prinsipp for administrativ styringsnivå prosjektleiar, rådmenn, prosjektgruppe Prinsipp for delprosjekta Organisasjonskart for prosjektet Politisk styringsnivå i prosjektet Tidlegare styringsgruppe (okt juni 2017) Fellesnemnd frå aug Arbeidsutval Partssamansett utval (PSU) Politisk referansegruppe Administativt styringsnivå i prosjektet Rådmann nye Ålesund som også vert Prosjektleiar Rådmannsgruppe/prosjektråd Prosjektkoordinator Kommunikasjonsansvarleg i prosjektet Demokratirådgjevar ansvarleg IKT og digitalisering

73 7.4.7 Politisk sekretær for au og fellesnemnd Andre kjøp av tilsettressursar i prosjektperioden Prosjektkontor for nye Ålesund Delprosjektnivået Administrative delprosjekt - oversikt Politiske delprosjekt - oversikt ARBEIDSMETODAR, KOMMUNIKASJON OG ARKIV Arbeidsmetodar Informasjon og kommunikasjon Arkiv og dokumentasjonshandtering i prosjektperioden MEDVERKNAD OG RAMMEVILKÅR TIL TILLITSVALDE OG HVO PROSJEKTØKONOMI OVERSIKT PROSJEKTDOKUMENT OG REFERANSAR prosjektdokument - oversikt Referansar og linkar

74 1 OM STYRINGSDOKUMENTET Styringsdokumentet dannar grunnlaget for styring av prosjektet fram til Styringsdokumentet skal fungere som eit basisdokument for korleis vi bygger nye Ålesund, og dannar kontrakta mellom fellesnemnda og prosjektleiinga. Dokumentet skal: - peike ut retning gjennom visjon, mål og verdiar for prosjektperioden - gi oversikt over prosjektet i omfang og oppbygging - tydeleggjere roller og ansvar i prosjektet - gi oversikt over fasar i prosjektet og tiltak i dei ulike fasane Hensikta med å samle informasjonen i dette dokumentet er også at nye personer raskt og lett kan finne ut kva prosjektet gjeld og korleis det styrast. Dokumentet vert publisert på For at dokumentet til ein kvar tid skal kunne fungere som styringsverkty må det jamleg oppdaterast etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Oppdaterte versjonar skal vedtakast i fellesnemnda. Dette styringsdokumentet bygger på intensjonsavtalen og arbeid utført i styringsgruppa i perioden Styringsdokumentet må sjåast i samanheng med Intensjonsavtalen og andre dokument som vil utarbeidast i og for omstillingsprosessen. Begrepsbruken tek utgangspunkt i Det vert også teke i bruk eit eige prosjektstyringsverktøy for å styre og samordne prosessen. 2 BAKGRUNN OG FAKTA 2.1 BAKGRUNN I juni 2016 vedtok kommunestyra i Sandøy, Skodje og Ålesund å søke om kommunesamanslåing. I november 2016 vedtok også Ørskog kommunestyre å inngå i denne kommunesamanslåinga. Vedtaka var resultat av ein lang utredningsprosess med brei deltaking og involvering (regionkommuneprosjektet). I juni vart det klart at Stortinget går inn for at også Haram kommune skal inngå i den nye kommunen. 8. juni 2017 Stortinget fatta endeleg vedtak om at Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund skal danne nye Ålesund kommune innan juni gjorde kommunane dei nødvendige vedtak etter innkalling frå Fylkesmannen. Desse vedtaka dannar grunnlaget for Kongeleg resolusjon om oppretting av nye Ålesund kommune. 4

75 2.2 FAKTA OM NYE ÅLESUND Faktatal om den nye kommunen: Kommunar Innbyggjartal 3. kvartal 2016 Areal land Areal land + vatn Årsverk des Tilsette Haram kommune Sandøy kommune Skodje kommune Ørskog kommune Ålesund kommune Nye Ålesund * Med innbyggarar blir nye Ålesund den tredje største kommunen på Vestlandet etter Bergen og Stavanger og ein regional motor på Nord-Vestlandet. Kommunen er tufta på fiskeri, innovasjon og gründermentalitet og har framoverlente forskningsinstitusjonar, høgkompetente næringsklynger i ei av dei fremste maritime industrikommunene i landet - og landets største universitet, NTNU. Nye Ålesund er danna av kommunar som også før samanslåinga utgjorde ein tett integrert bo- og arbeidsmarknadsregion. Nye Ålesund kommune skal sikre utvikling av både by og omland. Målet er å posisjonere Ålesund som by, og regionen som attraktiv kvardagsregion for dagens og framtidas innbyggarar. Alle dei geografiske områda i den nye kommunen skal utviklast. Nye Ålesund har over tilsette og vil vere ein stor arbeidsplass. Kompetansen til dei tilsette legg grunnlaget for faglig utvikling. Ny teknologi krev endring av arbeidsprosessar. Innovasjon og nytenking i offentleg sektor vil prege oss i stor grad og dei tilsette er nøkkelen for å lykkast. Nye Ålesund strekker seg frå vakre Sandøy med sine øyer i nord, Haram som tilbyr fantastiske naturområde på sjø, hav og fjell, via det vakre fjordlandskapet i Skodje og Ørskog som er som skapt for friluftsliv, til urbane Ålesund i sørvest. Med sine høge fjell, djupe fjordar, sin vakre natur og jugendstilen i sentrum av byen Ålesund, er nye Ålesund ein reiselivsvinnar. 5

76 3 VISJON, MÅL OG SUKSESSKRITERIER Arbeidet med visjon, mål og suksesskriterier har skjedd i ulike fasar og på ulike måtar. Formuleringane i styringsdokumentet bygger på intensjonsavtalen, og innspel frå styringsgruppa. Styringsgruppa har i ulike møte arbeidd med idedugnad kring framtidsbilete og tiltak for å nå måla våre. Desse innspela er samla i vedlegg til styringsdokumentet, og kan nyttast i arbeidet i kvart enkelt delprosjekt. 3.1 MÅLHIERARKI - MODELL Målhierarki: Visjon er gjerne den overordna politiske hensikta kvifor ein set i gang med prosjektet, den ønske tilstanden etter prosjektet er ferdig og trådt i kraft. Effektmål beskriv forventa effekt, kva gevinstar som skal oppnåast med prosjektet. Effektmåla beskriv ofte ein ønska framtidig situasjon. Gevinstrealisering er å sørge for at dei effektane/gevinstane som var forventa av prosjektet faktisk blir realisert. Resultatmåla beskriv kva konkrete resultat prosjektet skal levere i løpet av prosjektet. Desse konkretiserer korleis effektmåla skal nåast. Resultatmåla skal vere målbare i tid, kostnad og kvalitet, ofte omtalt som SMARTE mål (Hersey og Blanchard (1993)): S = spesifikke M = målbare A = ambisjonsrike R = resultatorienterte/relevante T = tidsbestemte E = enkle Suksesskriteria beskriv kva betingelsar som må vere på plass i samanslåingsprosessen for å oppnå resultat. 6

77 3.2 VISJON Visjonen vår er Nasjonal gjennomslagskraft, regional attraktivitet og lokal identitet! Lokal identitet er eit fundament for mangfald og skaparkraft. Mangfald og skaparkraft gir attraktivitet. Attraktivitet gir tiltrekkingskraft. Tiltrekkingskraft gir nasjonal slagkraft. Mottoet vårt er: Det vi skal, skal vi vere gode til. Det vi vil, skal vi tore å gjere noko med! Dette skal vi oppnå med å gå saman i nye Ålesund kommune: Vere sterkare motvekt mot sentralisering til dei store landsdelssentera. Drive meir heilskapleg og overordna planlegging. Få på plass framtidsretta løysingar for samferdsel som bind regionen saman. Ha større tyngde som pådrivar for å styrkje forskings- og utdanningsinstitusjonane. Arbeide strategisk som medspelar for å styrkje og utvikle næringsliv og nyskaping i regionen. Få større kapasitet til å vere innovativ og tenkje strategisk for nyskaping. Arbeide aktivt med å førebygge og handtere kriser og katastrofar. Ta ansvar for nye oppgåver som krev spisskompetanse. Utvikle kvaliteten på tenestene og servicen til innbyggarane. Styrkje og utvikle mangfaldet i kulturlivet. Vere det urbane midtpunktet mellom Bergen og Trondheim. 3.3 EFFEKTMÅL FOR PROSJEKTET Nye Ålesund skal vere i drift frå og med med alle avgjerande element på plass, og med synlege effektar innan innovasjon og utvikling. 3.4 RESULTATMÅL FOR PROSJEKTET Resultatmåla her er overordna og går på tvers av heile prosjektet. Kvart delprosjekt har i tillegg sine resultatmål for sitt ansvarsområde. For å nå effektmålet må følgjande konkrete resultat på plass: 1. Dei fem kommunane har både samordna, men og fornya og forbetra rutinar og system innanfor alle område som må vere på plass innan Vi har etablert ein heilskapleg administrativ organisasjonsstruktur, og lagt grunnlag for ein organisasjonskultur, som innbyr til samhandling og samskaping mellom sektorar, mellom kommune, innbyggjarar, frivillegheit, næringsliv og akademia. 3. Vi har etablert ein styringsdyktig politisk organisasjon som fremmer eit levande lokaldemokrati. 4. Vi har tatt i bruk digitale løysingar som skapar ein enklare kvardag for tilsette, innbyggjarar og næringsliv. 5. Vi har etablert eit senter for innovasjon. 7

78 3.5 SUKSESSFAKTORAR VED OMSTILLINGA Felles forståing for at vi skal skape ei ny kommune. Tydeleg visjon og strategi for korleis målet kan nås. Tydeleg leiing og rolleavklaring i prosjektet. Involvering av tilsette og innbyggjarar. Ein prosjektorganisasjon med kapasitet og kompetanse til å gjennomføre prosjektet. Tydeleg kommunikasjonsstrategi som kommuniserer visjonen med ulike virkemiddel. Skap møteplassar og ta i bruk arbeidsformer som gjer folk i stand til å arbeide på nye måtar. Synleggjer framgang, skap tidleg suksess. Ta på alvor at kultur et strategi til frukost. 4 VERDIGRUNNLAG FOR OMSTILLINGA Verdiane som ligg til grunn for omstillinga bygger på intensjonsavtalen og arbeid i styringsgruppa : Likeverd: Kommunane som vil byggje nye Ålesund kommune er likeverdige. Rausheit: Bygginga nye Ålesund kommune skal vere prega av rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad. Identitet: Lokal identitet og nærdemokrati skal vere høgt prioritert i omstillinga. Nyskaping: Nyskaping skal ligge til grunn for utviklinga av den nye kommunen. Vi ønskjer å være framoverlente og ha fokus på ei berekraftig framtid. Innbyggjarfokus: Vi ønskjer å sette innbyggjarane sine behov i sentrum og legge til rette for samskaping, openheit og tilgjengelegheit i bygginga av ny kommune. Ein heilt ny kommune skal etablerast, bli drifta og vidareutvikla med utgangspunkt i dei tidlegare kommunane sin styrkje og særtrekk. I det vidare omstillingstida bør det arbeidast med kva verdiar som skal ligge til grunn for nye Ålesund kommune. 8

79 5 OVERORDNA RISIKOANALYSE Overordna risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS-analyse) er ei kvalitativ risikovurdering som bygger på fagleg skjønn og erfaring. Målsettinga med å gjennomføre ei ROS-analyse er å «være føre var» og kunne sette i verk tiltak for å forhindre at den tenkte hendingar ikkje inntreff. ROS-analysa synleggjer: 1. Uønska hendingar som vil kunne inntreffe 2. Ei vurdering av kor sannsynleg det er at hendinga vil inntreffe 3. Ei vurdering av kor store konsekvensane vil kunne bli Ved vurdering av sannsynlegheit og konsekvens er følgjande kriterier brukt: Sannsylegheit Konsekvens Veldig Mindre enn 5 % sjanse at det skjer. Samanslåinga vert fullført i tide med planlagt kvalitet. lav Lav 5-25 % sjanse at det skjer. Deler av omstillingsprosessen tek noko lenger tid enn planlagt og/eller har mindre kvalitet enn planlagt. Middels % sjanse at det skjer. Heile omstillinga vert forlenga med inntil 6 månader og/eller har mindre kvalitet enn planlagt. Høg % sjanse at det skjer. Heile omstillinga vert forlenga med 6-12 månader og/eller har i stor grad mindre kvalitet enn planlagt. Veldig høg Meir enn 75 % sjanse at det skjer. Heile omstillinga sliter med å komme i mål til 2020 og/eller kvaliteten er ikkje akseptabel. Dette er eit samandrag av ROS-analysen for nye Ålesund. Fullstendig analyse er presentert i eige dokument. 5.1 IDENTIFISERTE RISIKOAR JUNI 2017 Overordna ROS-analyse blei gjennomført i styringsgruppemøte , og handsama av ei administrativ gruppe i etterkant. Analysa tok utgangspunkt i visjon og mål for bygging av nye Ålesund og omstillingsabeidet. Følgjande ni hendingar er vurdert å kunne inntreffe (sannsynlegheit), og samtidig kunne innebere ei høg/middels høg risiko for at prosjektet ikkje når måla (konsekvens): 1. Manglande styring og leiing (raud) 2. Manglande politisk styring (raud) 3. Mangel på tid (raud) 4. Nøkkelpersonar slutter 5. Manglande økonomiske ressursar 6. IKT-systema fungerer ikkje 7. Oppleving av urettferdig fordeling i bygging av nye Ålesund 8. Konflikter og usemjer 9. Manglande medverknad og kommunikasjon både til innbyggjarar og tilsette 9

80 ROS-analysa må gjennomførast på ny med jamne mellomrom for å sikre at vi har ei felles forståing for risikobilete og hindre uønska hendingar. Alle delprosjekt gjennomfører eiga ROS-analyse for sitt delprosjekt med utgangspunkt i same kriterium for sannsynlegheit og konsekvens som omtalt over. 5.2 TILTAK FOR Å REDUSERE RISIKOANE Samandrag av identifiserte tiltak som vert jobba vidare med for å redusere risikoane: 1. Manglande styring og leiing tiltak for å redusere risikoen: Prosjektleiarforum for å sikre god samhandling Tilsetje rådmann som også skal vere prosjektleiar Vedta og ta i bruk felles prosjektstyringsverkty Jamleg oppdatering av styringsdokumentet for å sikre strategisk styring Vedta overordna delegeringsreglement for prosjektperioden Koordinert og fagleg forankra sakshandsaming Koordinert leiarutvikling og kompetansetiltak i samsvar med satsingane i nye Ålesund 2. Manglande politisk styring tiltak for å redusere risikoen: Felles sak om frikjøp som sikrar nok ressursar og god framdrift i delprosjekta Benytte effektive arbeidsmetoder som sikrer god forankring i og mellom møter Framdriftsplan som tydeleggjer prioriteringar og milepælar i styringsdokumentet Kommunane prioritere prosjekt nye Ålesund framfor andre satsingar Faste møter mellom prosjektkoordinator/prosjektleiar og rådmennene, og vurdere å etablere dette som fast administrativ gruppe 10

81 3. Mangel på tid tiltak for å redusere risikoen: Arbeide med felles kultur og identitet Prioritere prosjekt i nye Ålesund framfor satsingar i gamal kommune Kompetanseheving knytt til ny politikarrolle Vedta reglement for møtegodtgjersle og møtereglement som ivaretar gode vilkår for utøving av politisk arbeid Feire suksessar og marker milepælar Iverksetje konkrete positive endringar så snart som mogeleg Fellesnemnda må stå fram som brennande for nye Ålesund. Jamleg oppdatering av styringsdokumentet for å sikre strategisk styring 4. Nøkkelpersonar slutter - tiltak for å redusere risikoen: Frikjøp til leiing av delprosjekta vert tatt høgde for i prosjektbudsjettet Avklare overordna administrativ struktur i nye Ålesund Tidleg avklaring for tilsette i nøkkelstillingar Kompetanseheving i eindringsleiing Prioritere bygging 5. Manglande økonomiske ressursar tiltak for å redusere risikoen: God prosess kring prosjektbudsjettet som synleggjer handlingsrommet og sikrar rett prioritering av midlane Plan for gevinstrealisering God økonomistyring, styring etter måltal i kvar enkelt kommune fram til samanslåing 6. IKT-systema fungerer ikkje tiltak for å redusere risikoen: Avvikle strategisamarbeidet i E-kommune for å få betre styringslinjer i prosjektorganisasjonen Få på plass kapasitet og kompetanse i strategisk IKT leiing- tilsetje i prosjektorganisasjonen 7. Oppleving av urettferdig fordeling i bygging av nye Ålesund - tiltak for å redusere risikoen: Folkemøte og andre former for involvering av innbyggjarane Bakgrunn for avgjerder vert godt opplyst og gode prosessar fram mot vedtak Sikre at kommunikasjonsstrategien vert etterlevd 8. Konflikter og usemjer - tiltak for å redusere risikoen: Ta i bruk arbeidsformer som fremmer likeverd, respekt og rausheit Kulturbygging Tydeleg leiing både i linjeorganisasjonar og prosjektorganisasjon Tydeleggjere roller og ansvar t.d. gjennom å vedta delegasjonsreglement 9. Manglande medverknad og kommunikasjon både til innbyggjarar og tilsette - tiltak for å redusere risikoen: Vedta, forankre og følgje opp kommunikasjonsstrategi- sikre at leiarar tek sitt kommunikasjonsansvar Gode rammetilhøve for hovudtillitsvalde og hovudverneombod- sak om frikjøp til handsaming i fellesnemnda Kommunisere relevant og forståeleg informasjon om nære saker til innbyggjarane Tydeleg rolleavklaring mellom arbeidsgjevar og tillitsvalde 11

82 6 HOVUDFASAR I PROSJEKTET 6.1 NASJONAL FASEINNDELING 6.2 PROSJEKTFASAR GENERELT OM INNDELING I PROSJEKTFASAR Prosjektveiviseren.no: 12

83 6.2.2 PLANLEGGINGSFASE VÅREN 2017 Styringsgruppemøter og AU-møter for å førebu arbeidet Prosjektorganisasjon etablerast Prosjektplanlegging for hele sammenslåingsprosessen Delprosjekt igangsetjast kartleggingsarbeid og skisser Stortingsbehandling 8. juni 2017 Felles kommunestyremøte 21. juni 2017 Reglement for fellesnemnda fastsetjast (følgjer Inndelingslova og Kommunelovens bestemmelser) Rådmannstilling tilsetjingsprosess sommar 2017 utlysning 22. juni GJENNOMFØRINGSFASE DEL 1: HAUST 2017 VÅR 2018 Fellesnemnda trer i kraft i 24. august 2017 Partssamansett utval trer i kraft 7. september Kgl.res. aug./sept Oppretting av fleire delprosjekt som ikkje vart starta opp våren 2017 Prosjektarbeidet tar til for fullt i alle nedsette prosjektgrupper. Rådmann tilsetjast 5. oktober 2017 dato for tiltredelse eit par mnd. seinare? Politisk struktur for nye Ålesund vedtakast innan Demokratiprosjektet viktig i denne fasten. Administrativ struktur for nye Ålesund vedtakast våren Toppleiargruppa i nye Ålesund tilsetjast. Omstillingsplan. Oppstart bemanningsplan og personalprosessar for innplassering GJENNOMFØRINGSFASE DEL 2: HAUST 2018 VÅR 2019 Fellesnemnda får ei sentral rolle som beslutningsorgan i denne fasen Ny administrativ organisering for nye Ålesund - oppstart av innføring Rådmann i nye Ålesund har ansvar for drifta av aktivitet som leggast over til nye Ålesund. Prosjektleiar har ansvar for at alle vesentlege element ved samanslåingsprosessen er innført innan juli 2019 Prosjektarbeidet sluttførast og gjerast klart for overlevering til linja Kommunevalget hausten førebuing AVSLUTNINGSFASE HAUST Kommuneval Fellesnemnda oppløysast Konstituering av kommunestyret for nye Ålesund og val av representanter til utval/komitear Fatte vedtak som formelt sett ikke kan fattast før nye Ålesund sitt kommunestyre er konstituert Forberede implementering av område/element som ikkje kan innførast før

84 7 ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR 7.1 OVERORDNA PRINSIPP FOR PROSJEKTORGANISERINGA Tydeleg ansvars- og rolleavklaring mellom politiske og administrative organ i gjennomføringa av prosjektet er avgjerande for korleis prosessen vert opplevd, og kva for resultat det vert mogeleg å oppnå. Vi har etablert nokre prinsipp som skal gjelde for organiseringa av prosjektet for å skape ein tydeleg og føreseibar prosess, samt etablere felles kjørereglar som alle organ i prosjektet skal følgje. Det vert utarbeidd eit delegasjonsreglement for nye Ålesund hausten Det må vere samsvar mellom delegasjonsreglementet og prinsippa gitt i dette styringsdokumentet PRINSIPP FOR POLITISK STYRINGSNIVÅ PROSJEKTEIGAR/FELLESNEMNDA Fellesnemnda fungerer som eit politisk organ i samsvar med inndelingslova sine bestemmelser frå kongeleg resolusjon hausten 2017 og fram til konstituerande kommunestyre hausten Fellesnemnda fungerer som overbygning for politisk og administrativ del av prosjektorganisasjonen (prosjekteigar) i alle fasar av samanslåingsprosessen. Fellesnemnda er prosjekteigar. Fellesnemnda har det overordna ansvaret for bygginga av nye Ålesund. Dette inneberer at dei skal leie og styre heile prosessen, fatte naudsynte vedtak i samsvar med inndelingslova og intensjonsavtalen. Fellesnemnda ansvar for å involvere dei øvrige folkevalde i Haram, Skodje, Ørskog, Ålesund og Sandøy kommunar og å ha dialog med sivilsamfunnet i dei tre kommunane. Fellesnemnda sitt hovudføremål er å styre gjennomføringa av prosjektet slik at måla for kommunesamanslåinga vert realisert. Fellesnemnda skal førebu samanslåinga, og sikre naudsynt samordning mellom dei fem kommunane fram til konstituerande møte er haldt av nyvald kommunestyre hausten Under fellesnemnda er det oppretta: - Partssamansett utval ( PSU) for å ivareta medverknad etter lov og avtaleverk - Arbeidsutval (AU) - Administrativ prosjektorganisasjon - Politiske delprosjekt - (Administrative delprosjekt er under administrativ prosjektorganisasjon) Det er fellesnemnda som utnemner politiske representantar til dei ulike politiske delprosjekta og arbeidsutval. Mandat til de politiske delprosjekta skal godkjennast og vedtakast av fellesnemnda. Fram til ny rådmann/prosjektleiar er tilsett skal fellesnemnda godkjenne og vedta mandat administrative delprosjekt. 14

85 Fellesnemnda har ansvar for følgjande (samandrag «Mandat og reglement for fellesnemnda»): Fellesnemnda sitt ansvar er omtalt i intensjonsavtalen og i mandat gitt av dei respektive kommunestyra , dette er eit samandrag: Førebu arbeidet med kommunesamanslåinga, og sikre naudsynt samordning mellom dei fem kommunane fram til konstituerande møte er halde for nyvald kommunestyre hausten Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold ved samanslåingsprosessen. Utarbeide økonomiplan og budsjett for det første driftsåret for ny kommune og legge fram forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak for det nye kommunestyret som blir vald hausten 2019, her under framlegg til satsar for gebyr, avgifter og eigenbetaling. Formannskapet har ansvaret for å fremje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret (2019). Gi fråsegn til departementet (fylkesmannen) om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane som er nemnt i kapittel 1 i dette reglementet. Koordinere mellom kommunane for å samordne ei heilskapleg planlegging på økonomiområdet. Ha ansvar for informasjon og involvering av innbyggarane under etableringa av ny kommune. Arbeide med utvikling av felles planstrategi og samordning av planarbeidet i kommunane. Utarbeide modell for folkevalde styringsstruktur med namn på dei ulike organa, organa sin funksjon, talet på medlemer, val og samansetting. Modellen skal vere nedfelt i eit samla reglement eller eitt reglement for kvart organ, og vere grunnlaget for det nye kommunestyret sine val til dei aktuelle organa hausten Utarbeide modell for administrativ styringsstruktur med inndeling i strategisk leiing, einingar og verksemder. Utarbeide delegeringsreglement med delegert mynde frå kommunestyret til andre folkevalde organ, og til rådmannen. Vurdere kva for interkommunalt samarbeid som bør bli sagt opp, oppløyst, ført vidare som no eller eventuelt i endra form, og om nye tenester/oppgåver bør utførast i interkom. samarbeid. Utarbeide reglar for målbruk i kommunen. Utarbeide framlegg til beredskapsplan for ny kommune. Utarbeide andre dokument som måtte vere naudsynt eller ønskjeleg for at ny kommune skal vere operativ frå startstidspunktet Fellesnemnda har fullmakt til å: gjere vedtak i alle saker som er naudsynte for å etablere den nye kommunen. tilsetje rådmann i den nye kommunen. Rådmannen vert prosjektleiar for kommunesamanslåingsprosessen. opprette prosjekt/arbeidsgrupper for å utgreie tema, og å gi slike utval mynde til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. gjere vedtak om politisk og administrativ organisering i den nye kommunen. gjere vedtak om godtgjersle og øvrige reglement for politisk arbeid. tilsetje personell i den nye kommunen. gjere vedtak om val av revisor og sekretariat for kontrollutvalet, på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda gjer vurdering av om det er hensiktsmessig å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon og kontrollutvalssekretariat. inngå avtalar om leige av kontorlokale, innkjøp av utstyr, og andre avtalar som er naudsynte for å etablere den nye kommunen. fastsetje arbeidsgjevarpolitikk og andre personalpolitiske reglement og planar for den nye kommunen i tråd med hovudavtalen og arbeidsmiljølova. 15

86 7.1.2 PRINSIPP FOR ADMINISTRATIV STYRINGSNIVÅ PROSJEKTLEIAR, RÅDMENN, PROSJEKTGRUPPE Ny rådmann for Ålesund kommune frå 2020, som også skal vere prosjektleiar, skal leie prosjektorganisasjonen. Fram til rådmann er tilsett, vil prosjektkoordinator ivareta koordinering og framdrift av prosjektet. Hovudansvaret er å sikre god prosjektstyring i samsvar med fastsette milepælar. Koordinator rapporterer til arbeidsutvalet (ordførarane). Rådmennene utgjer ei rådmannsgruppe. Rådmannsgruppa innstiller til AU. Gruppa har faste møter med prosjektkoordinator. Rådmennene skal bistå i arbeidet med å utarbeide naudsynte styringsdokument og reglement for prosjektet. Rådmannsgruppa har, saman med prosjektkoordinator, eit medansvar for at prosjektet er føremålsteneleg og effektivt organisert og bemanna. Når ny rådmann er på plass vil det være vesentlig å finne ein hensiktsmessig måte å organisere samarbeidet mellom rådmennene i Haram, Skodje, Sandøy, Ålesund og Ørskog på. For å sikre ein god gjennomføring er det viktig at rådmennene bidrar til gevinstrealiseringa. Når rådmannen for nye Ålesund er tilsett, vil dei sitjande rådmennene i kommunane (rådmannsgruppa) utgjere eit administrativt prosjektråd (administrativ styringsgruppe). Prosjektrådet har eit særlig ansvar for forankring og kommunikasjon mot kommunane si leiing og organisasjon undervegs i prosessen. Fellesnemnda gjev ny rådmann/prosjektleiar fullmakt til å gje mandat til dei administrative delprosjekta. Rådmann/prosjektleiar har ansvar for å halde fellesnemnda løpande orientert om status og framdrift. Nye Ålesund skal ha ein prosjektorganisasjon med kapasitet og kompetanse til å arbeide mot dei overordna målsetjingane i intensjonsavtalen. Prinsipp for prosjektgruppa/prosjektteamet (eigne stillingar i prosjektet): Prosjektorganisasjonen skal ha eigne stillingar knytt til dei viktigaste strategiske satsingsområda for nye Ålesund kommune. Tilsette i prosjektorganisasjonen skal vere støttespelarar for prosjektleiar, utvalsleiarar og delprosjektleiarar. Sentrale oppgåver vil vere knytt til kommunikasjon, politisk sekretariat, kartleggings- og utgreiingsarbeid, saksførebuande arbeid, planlegging og gjennomføring av møter og arrangement, bistå delprosjekta og arbeidsutvala i den koordineringa og rapporteringa som programorganiseringa krev, bidra i alt det praktiske kring prosjektorganisasjonen, herunder metodebistand, programteknisk støtte, samt tilby møteplassar, kurs og opplæring i prosessleiing og prosessleiing. 16

87 7.1.3 PRINSIPP FOR DELPROSJEKTA Samanslåingsprosjektet består av to typar prosjekt, rådmannen har ulikt ansvar for desse: Politiske delprosjekt Det skal etablerast eigne delprosjekt for område med særskild politisk betydning. Politiske delprosjekt og arbeidsgr. setjast saman med vekt på balanse/representativitet ift. kommunetilhørsle. Dei politiske delprosjekta innstiller til fellesnemnda. Aktiviteten må koordinerast med dei administrative delprosjekta og ny rådmann/ prosjektleiar må haldast løpande orientert. Det kan bli oppretta underordna arbeidsgrupper som utarbeider forslag til løysing på dei oppgåvene som er lagt til delprosjektet. Den administrative delprosjektkoordinatoren skal støtte opp under dei politiske arbeidsgruppene og bidra med kartlegging, utgreiing og saksførebuande arbeid. Når arbeidet frå dei politiske delprosjekta føreligg, er det leiar av delprosjektet som formelt sett innstiller til fellesnemnd. Rådmannen har og innstillingsrett i dei politiske delprosjekta. Sjølv om dei politiske delprosjekta rapporterer til fellesnemnda, så må aktiviteten koordinerast med dei administrative delprosjekta og ny rådmann/ prosjektleiar må haldast løpande orientert. Administrative prosjekt Her går det ei direkte styringslinje frå rådmann/ prosjektleiar til delprosjektleiar og eventuelt vidare til underliggjande arbeidsgrupper. Når delprosjektet sitt arbeid føreligg, er det rådmann/ prosjektleiar som formelt sett innstiller til fellesnemnda. Generelle prinsipp for delprosjekta Leiarar av administrative delprosjekt rapporter til prosjektkoordinator (rådmann/ prosjektleiar når denne er tilsett). Delprosjektleiarar skal frikjøpast frå delar av si stilling for å kunne prioritere prosjektarbeidet (inntil 50% stilling). Graden av frikjøp avhenger av omfanget av prosjektet som skal leiast. Det skal rekrutterast delprosjektleiarar til å leie dei ulike delprosjekta i perioden. Delprosjektleiarar (eller evt. andre i delprosjektgruppa) frikjøpast med inntil 50% stilling. Administrative koordinatorar i politisk leia delprosjekt frikjøpast med inntil 50 % stilling. Politiske delprosjektleiarar skal godtgjerast i samsvar med reglement for møtegodtgjersle. Ein skal etterstrebe å rekruttere delprosjektleiarar frå alle kommunane. Bruk av ekstern delprosjektleiar eller utgreiingskompetanse skal vurderast i prosjekt som er særlig omfattande og/eller krev eit eksternt blikk. Delprosjektgruppene og arbeidsgruppene skal setjast saman med vekt på: fagkompetanse, erfaring frå prosjektarbeid og balanse/representativitet når det gjelde kommune. Samansetjinga av delprosjektgruppene kan justerast avhengig av kva for kompetanse som er naudsynt i ulike fasar av prosjektet. Delprosjekta kan setje ned eigne arbeidsgrupper for å utgreie spesifikke problemstillingar, vurdere ulike alternativ eller foreta andre saks- og tidsavgrensa oppgåver. Arbeidsgruppene rapproterer til delprosjektleiar, og vert soleis eit verkemedel for å ivareta brei involvering i prosjektet. Arbeidsgruppene sin innsats skal vere konsentrert over ei kort tidsperiode og gruppa vert oppløyst når leveransen er godkjent av delprosjektleiar. Involvering av dei tilsette sine representantar skal ivaretakast i alle fasar av prosjektet. Tillitsvalde skal ha ein sentral plass i organiseringa av delprosjekta, og alle administrative delprosjekt skal ha ein tillitsvald oppnemnt frå ein av dei fem kommunane. HVO skal også vere representert i delprosjekt og arbeidsgrupper der dette er relevant. Tillitsvalde sin representasjon i arbeidsgruppene skal vurderast etter behov. 17

88 7.2 ORGANISASJONSKART FOR PROSJEKTET Organisasjonskart for prosjektorganisasjonen versjon : 18

89 7.3 POLITISK STYRINGSNIVÅ I PROSJEKTET TIDLEGARE STYRINGSGRUPPE (OKT JUNI 2017) Det er gjennomført 8 møter i styringsgruppa for nye Ålesund frå oktober Styringsgruppa hadde sitt siste møte 19. juni, og vart avløyst av fellesnemnda frå 24. august Formålet med styringsgruppa var vedtatt av kommunestyra: «organisere og leie ein god prosjektprosess, innhente naudsynt kunnskap og legge til rette for utgreiingsarbeid som skal danne vedtaksgrunnlag for Fellesnemnda. ( ) Rådmann får fullmakt til å inngå i prosjektorganisasjonen, og bistå styringsgruppa i arbeidet fram til ny kommune vert realisert eller Fellesnemnda har org. sitt arbeid på anna vis» Styringsgruppa hadde også ansvar for å legge til rette for ein prosjektleiar som kan ha naudsynte fullmakter i prosjektorganisasjonen så tidlig som mulig etter at fellesnemda er oppretta, samt avklare om stillinga som prosjektleiar også skal være ny rådmann. Styringsgruppa skulle også iverksette administrativt «ryddearbeid» som uansett var naudsynt i forbindelse med avslutninga av kommunane, oppretting av nye Ålesund, og verksemdoverdraginga FELLESNEMND FRÅ AUG Fellesnemnda startar sin funksjon 24. august Funksjonstida går ut når det nye kommunestyret som blir vald ved kommunestyrevalet 2019, er konstituert etter reglane i inndelingslova 27. Kvar kommune har vald fem representantar og fem vara i rekkjefølgje til fellesnemnda, nemnda er til saman 25 faste representantar. Haram Sandøy Faste medlemmer i fellesnemnda Ordførar Vebjørn Krogsæter Varaordførar Randi W. Frisvoll Emil Korsnes Svein Harsjøen Ewa Hildre Ordførar Oddvar Myklebust Varaordførar Åse Kristin Ask Bakke Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner Varamedlemmer i rekkefølgje Varaliste for Krogsæter, Frisvoll, Korsnes: 1. Arnt Ove Tenfjord 2. Guttorm Kjerstad 3. Gunnbjørg K. Seth 4. Trine Otterlei Varaliste for Harsjøen, Hildre: 1. Cine F. Austnes 2. Rolf Longva 3. Kristian Stråmyr Skodje Ørskog Ålesund Ordfører Knut Harstad Varaordførar Geir Peter Aure Olav Kjetil Sjøholt Janet Roelofs Torill Leganger Ordførar Eva Vinje Aurdal Varaordførar Tore Johan Øvstebø Øystein Tvedt Geir Stenseth Anne Kristin Bryne 1. Arne Abelseth 2. Frode Andresen 3. Helene Fjørtoft 4. Odd Bertil Yksnøy 5. Therese Iren Sæter 1. Sindre Nakken 2. Hans Kjetil Knutsen 3. Kirsti Dale 4. Monica Molvær 5. Jarle Hauge Steffensen Fellesnemnda har konstituert leiar og nestleiar i første møtet 24. aug. 2017: Leiar i fellesnemnda:... Nestleiar i fellesnemnda: 19

90 7.3.3 ARBEIDSUTVAL Ordførarane utgjer fellesnemnda sitt arbeidsutval, jfr. inndelingslova 26, 6. ledd. Rådmennene deltek i møta i arbeidsutvalet. Arbeidsutvalet skal fastsetje agenda, førebu sakene og innstille til fellesnemnda (jfr. mandat fellesnemnda) PARTSSAMANSETT UTVAL (PSU) Fellesnemnda opprettar eit partssamansett utval, jfr. inndelingslova 26, 2. ledd, med representantar frå tilsette og arbeidsgjevar frå kvar av kommunane. Arbeidsgjevar sine representantar i partsamansett utval for samanslåingsprosessen skal veljast blant fellesnemnda sine medlemar, og skal utgjere eit fleirtal av medlemane i utvalet. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Ein representant for vernetenesta i kommunane møter med tale- og forslagsrett. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Sjå også eige kapittel om medverknad i prosessen (jfr. mandat fellesnemnda) POLITISK REFERANSEGRUPPE Det vert vurdert å opprette ei politisk referansegruppe beståande av gruppeleiarane i alle kommunane. Gruppa vil ha ein rådgjevande funksjon til fellesnemnda. 7.4 ADMINISTATIVT STYRINGSNIVÅ I PROSJEKTET RÅDMANN NYE ÅLESUND SOM OGSÅ VERT PROSJEKTLEIAR Det vert tilsett rådmann for nye Ålesund som også skal vere prosjektleiar for bygging av ny kommune. Etter planen skal fellesnemnda tilsette rådmann 5. oktober, tiltredelsesdato vert truleg ved årsskiftet. Rådmann skal få delegert mynde frå fellesnemnda i eit delegasjonsreglement, jf. mandat for fellesnemnda RÅDMANNSGRUPPE/PROSJEKTRÅD Rådmennene utgjer ei rådmannsgruppe med faste møter med prosjektkoordinator. Rådmennene bistå i arbeidet med å utarbeide naudsynte styringsdokument og reglement for prosjektet, og har medansvar for at prosjektet er føremålstenleg og effektivt organisert og bemanna. Når rådmannen for nye Ålesund er tilsett, vil vi vurdere å etablere rådmanngruppa som eit administrativt prosjektråd/ei styringsgruppe for dei administrative delprosjekta med særlig ansvar for forankring og kommunikasjon i eigne kommunar PROSJEKTKOORDINATOR 20

91 Inntil rådmann er på plass, er det tilsett ein prosjektkoordinator i 2017 (100 % prosjektstilling) for å starte opp, koordinere og styre framdrift i arbeidet med etablering og bygging av ny kommune. Koordinatoren rapporterer til arbeidsutvalet KOMMUNIKASJONSANSVARLEG I PROSJEKTET Det er frikjøpt 100 % ressurs frå team kommunikasjon i Ålesund kommune for å jobbe i prosjektet. Kommunikasjonsansvarleg inngår i prosjektteamet DEMOKRATIRÅDGJEVAR Det er tilsett ein demokratirådgjevar i prosjektstilling i 2017 til mars 2018 (100%). Denne stillinga har særleg ansvar for delprosjekt P2: Politisk organisering, demokrati og medverknad. Stillinga er oppretta ut frå skjønnsmidlar frå Fylkesmannen. Prosjektstillinga inngår i prosjektteamet ANSVARLEG IKT OG DIGITALISERING Treårig prosjektstilling (100 %) med ansvar for digitalisering og IKT tilsetjast i september Stillinga inngår i prosjektteamet POLITISK SEKRETÆR FOR AU OG FELLESNEMND Det vert delvis frikjøp av formannskapssekretær frå Haram kommune for å administrere møta i arbeidsutval og fellesnemnd frå hausten 2017 til Møta skal gjennomførast etter same prinsipp som eit formannskap og eit kommunestyre. Stillinga inngår i prosjektteamet ANDRE KJØP AV TILSETTRESSURSAR I PROSJEKTPERIODEN Det vert behov for å kjøpe tilsettressursar i større eller mindre grad i samband med dei administrative delprosjekta. Dette gjeld dei delprosjekta som får ekstra belastning PROSJEKTKONTOR FOR NYE ÅLESUND Hovudkontor i Ålesund sentrum. Gjestekontor i kvar av kommunane. 21

92 7.5 DELPROSJEKTNIVÅET Vi skil mellom administrative (A1 osv.) og politiske delprosjekt (P1 osv.). Alle mandat vert endeleg satt av fellesnemnda. Overordna styringsdokument er overbygning for alle delprosjekt og delprosjekta kan ikkje gå på tvers av innhaldet her. Mandatet definerer og avgrensar målet med gjennomføring av delprosjektet. Med bakgrunn i mandatet utarbeidar delprosjekta ei prosjektskiss. Felles føringar: Alle delprosjekt har ansvar for å identifisere kva som må vere på plass før Alle delprosjekt skal vere prega av innovasjon og nytenking, prosjekta skal oppnå noko meir enn berre å fusjonere. Alle delprosjekt skal vektlegge gevinstrealisering, dette kan vere gevinstart både i kvalitet og effektivisering. Prosjekta skal følgje lovverket i forhold til journalføring og arkivering, det vert utarbeidd felles retningslinjer for dette. Prosjektbegrep m.v. i er gjeldande for delprosjekta. Kommunikasjonsstrategien er gjeldande for delprosjekta. Delprosjektleiar skal rapportere til prosjektleiar/koordinator Alle delprosjektgruppene får sitt mandat frå styringsgruppa. Delprosjektleiar rapporterer om framdrift og endringar til prosjektleiar/prosjektkoordinator etter avtale. Styringsgruppa blir orienterte om framdrift, og tek avgjersler på styringsgruppenivå ADMINISTRATIVE DELPROSJEKT - OVERSIKT Delprosjekt A1: Personal og omstilling Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no. Delprosjekt A2: Kommunikasjon Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A3: Planstrategi og samordning Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A4: Digitalisering og ikt Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A5: Arkiv og dokumenthandtering Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A7: Innkjøp Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no 22

93 Delprosjekt A8: Matrikkel, kart og oppmåling Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A9: Vatn, avløp og renovasjon Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A10: administrativ organisering kartlegging (2017) Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Arbeidsgruppe: Etablering av Newton-rom Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Komande delprosjekt tenesteområder/fagområder Det vil kome fleire administrative delprosjekt etter kvart for tenesteområder/fagområder, eksempelvis - skule - barnehage - helse og omsorg - brann - eigedom og eigedomsforvaltning - eigedomsskatt - NAV - frivillegheit, lag og organisasjonar - miljø - osv POLITISKE DELPROSJEKT - OVERSIKT Delprosjekt P1: Kulturbygging og verdiar Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt P2: Politisk organisering, demokrati og medverknad Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no DelprosjektP3: Interkommunale samarbeid Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt P4: Etablering av nasjonalt senter for offentleg innovasjon forprosjekt Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no 23

94 Komande politiske delprosjekt tema/områder Kva områder vil truleg kome eigne delprosjekt for: - Kommunevåpen, kommuneflagg og andre symbol 8 ARBEIDSMETODAR, KOMMUNIKASJON OG ARKIV 8.1 ARBEIDSMETODAR Den sida ved omstillinga som er enklast å gjere noko med, men som lett undervurderast, er korleis ein gjennomfører omstillinga. Arbeidsutvalet, delprosjektleiarar, eksterne fordragshaldarar og andre prosjektmedarbeidarar og leiarar på alle nivå har ansvar for å ta i bruk målretta arbeidsmetodar. Arbeidsmetodane i omstillinga skal fremme verdiar, mål og suksessfaktorar. Arbeidsgrupper og møter på alle nivå og størrelse bør planleggast og gjennomførast på ei måte som legger til rette for likeverd, medverknad og nytenking. Dette vil krevje grunnleggande kunnskap om prosessleiing og ei felles erkjenning om ulike arbeidsmetodar sin verknad. Arbeidsmetodane som blir brukt bør drøftast og evaluerast fortløpande, for å sikre at dei fremmer verdiane og bidreg til å nå måla. 8.2 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Alle har eit ansvar når det gjeld god kommunikasjon i ei tid med omstilling. Målet for kommunikasjonen er gje alle interessentar tidleg tilgang på informasjon og skape forståing for bakgrunn og argumentasjon for avgjerder. Prosessen og kommunikasjonen må vere open, tilgjengeleg, truverdig og redeleg og samkjørt. Det er politisk og administrativ leiing sitt hovudansvar å bidra til god informasjonsflyt og transparente prosessar. Tilsette og innbyggarar har eit ansvar å halde seg oppdatert og hjelpe med å spreie informasjon. For å lukkast med kommunikasjonen er det sett ned ei kommunikasjonsgruppe som skal legge til rette for god kommunikasjon og informasjon mellom og til tilsette, politikarar, innbyggarar og andre interessentar i prosjektet. Kommunikasjonen skal til ei kvar tid vere korrekt og oppdatert. Det er utarbeidd ein eigen kommunikasjonsstrategi for prosjektet med tilhøyrande tiltaksplan. Strategien tar utgangspunkt i intensjonsavtalen og arbeider mot måla i avtalen. Det er oppretta eiga nettside for prosjektet Nettsida samlar informasjon om alle prosessar og førebuingar på vegen mot den nye kommunen. Det er også oppretta ei facebookside for tilsette som er open for alle. Det vert også sendt ut informasjons- og nyheitsbrev til tilsette på e-post med jamne mellomrom, brevva er tilgjenglege på nettsida. 8.3 ARKIV OG DOKUMENTASJONSHANDTERING I PROSJEKTPERIODEN I heile prosjektperioden er det viktig å sikre effektiv dokumentforvaltning, forsvarleg dokumentasjonshandtering, journalføring og sikker arkivering i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. 24

95 Alle deltakarar i prosjektprosessen har eit ansvar for å sikre god dokumentasjonshandtering og synleggjering av prosessar. Ålesund kommune ved dokumentseteret har fått ansvar for å administrere dette arbeidet, jamfør Mandat for fellesnemnda pkt. 6.8.: «Ålesund kommune tek ansvar for arkivering av dokumentasjon knytt til etableringa av nye Ålesund kommune». Dette inneber at dokumentsenteret har ansvar for systemadministrasjon, oppfølging av posthandtering, registrering, kontroll, innsynshandtering og opplæring. Administrasjon av møter i arbeidsutval og fellesnemnd vert handtert av politisk sekretær på administrativt nivå i prosjektet i samarbeid med dokumentsenteret. 25

96 9 MEDVERKNAD OG RAMMEVILKÅR TIL TILLITSVALDE OG HVO Kommunesamanslåing for fem kommunar medfører ein stor omstillingsprosess der det er viktig at dei tillitsvalde vert involvert i prosessane så tidleg som mogleg. Omstillingsprosessen bør vere føreseieleg, ryddig og tydeleg. For å ivareta dette har dei sentrale partar inngått ein Hovudavtale (HA) som dannar ramma for å skape eit best mogleg samarbeidsgrunnlag mellom partane på alle nivå. Hovudavtalen skal vere eit verkemiddel for å sikre og legge til rette for gode prosesser mellom partane og for en positiv utvikling av kvalitativt gode tenester i kommunane. Samarbeidet må baserast på tillit og gjensidig forståing for partane sine ulike roller. Det er avgjerande for eit godt resultat at dei tilsette og deira fagorganisasjonar vert involvert tidleg når omstillingar og reformer skal gjennomførast. Tenester av god kvalitet som er tilpassa brukarane sitt behov, føreset gode prosesser og medverknad. Hovudavtalen skal gjennom ordninga med tillitsvalde gi arbeidstakarane reell innflytelse på korleis arbeidsplassen skal organiserast, og korleis arbeidsmetodane skal utviklast, slik at dette bidreg til ein fleksibel og brukarvennleg tenesteyting. Medverknad gjennom informasjon og drøftingar skal kunne gjennomførast uansett kor eller på kva nivå avgjerder vert tatt. Den enkelte kommune har i dag etablerte ordningar for tillitsvalde jf. HA. Denne ordninga vil halde fram så lenge kommunane er sjølvstendige juridiske verksemder. Nye Ålesund har oppretta partssamansett utval, jf. Mandat for fellesnemnda pkt Utvalet skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. 1 representant for vernetenestene møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det er tilsattrepresentantar i alle delprosjekta, og HVO vert representert i dei delprosjekta der dette er relevant. Det er utarbeida eit eige dokument om «Frikjøp av tillitsvalde i arbeidet med å etablere nye Ålesund» 26

97 10 PROSJEKTØKONOMI Fellesnemnda disponerer eingongstilskot, reformstøtte og andre prosjektmidlar tildelt i samband med kommunesamanslåinga, jamfør Mandat for fellesnemnda pkt. 7. Type støtte/kompensasjon/tilskudd Engangskostnader «Staten gir delvis kompensasjon for engangskostnader som er knyttet til en sammenslåing, jf. inndelingsloven 15. Kommuner som slås sammen i kommunereformen får støtte etter en standardisert modell.» Jf. Brev frå KMD Reformstøtte 2020 «Alle kommuner som slås sammen i kommunereformen vil få reformstøtte, også dette etter en standardisert modell som differensierer etter innbyggertall. Reformstøtten vil bli utbetalt etter at sammenslåingen har trådt i kraft i 2020.» Jf. Brev frå KMD Regionsentertilskudd «Kommuner som etter sammenslåing får mer enn om lag innbyggere, og som ikke mottar storbytilskudd, får regionsentertilskudd fra Tilskuddet fordeles til de nye kommunene, og tildeles med én sats per sammenslåing og én sats per innbygger. I 2017 utbetales tilskuddet til den enkelte kommune i sammenslåingen, etter den enkelte kommunes andel av innbyggerne i den sammenslåtte kommunen. R.sentertilskuddet er tenkt som et tilskudd til å styrke den nye kommunen, og dep. oppfordrer kommunene til å sammen finne gode fellestiltak for den nye kommunen.» Jf. Brev frå KMD Inndelingstilskudd «I en overgangsperiode gir staten kompensasjon for bortfall av rammetilskudd, jf. Inndelingsloven 15, ved at kommuner som slås sammen får inndelingstilskudd i inntektssystemet. Inndelingstilskuddet i inntektssystemet kompenserer sammenslåtte kommuner for en reduksjon i rammetilskuddet som følge av sammenslåingen. Kommunene får full kompensasjon for tap av basistilskuddet, som er et fast beløp per kommune, og netto nedgang i regionalpolitiske tilskudd. Den nye kommunen mottar fullt inndelingstilskudd i femten år, før tilskuddet deretter trappes ned over fem år. Inndelingstilskuddet til kommuner som slår seg sammen i kommunereformen, beregnes ut fra inntektssystemet slik det var i 2016.» Jf. Brev frå KMD Overgangsordning «Kommuner som slår seg sammen i kommunereformen, men som får redusert basistilskudd og småkommunetillegg i inntektssystemet i perioden fram til sammenslåingen trår i kraft, blir kompensert for dette gjennom en egen overgangsordning i Gjennom denne overgangsordningen får kommunene full kompensasjon for en eventuell reduksjon i basistilskudd og småkommunetillegg fra 2016 til 2017 som følge av innføringen av nytt inntektssystem i I beregningene tas det hensyn til at deler av denne reduksjonen kompenseres gjennom inntektsgarantiordningen i inntektssystemet.» Jf. Brev frå KMD Tilskot til infrastrukturtiltak i samband med kommunereforma KMD har handsama søknaden frå nye Ålesund og vedteke å tildele dei fem kommunane 5 mill. kroner i Jf. svarbrev frå KMD Skjønnsmidlar til innovasjons- og utviklingsarbeid frå Fylkesmannen MR «Midlane vert gjeve til nye kommunar med omsyn til at dei står framfor nye moglegheiter til å organisere ein kommune for framtida. ( ) Ut frå kompleksiteten i nye Ålesund kommune, der ein av kommunane er «tvinga med» på laget og innbyggjartalet i den nye kommunen, har Fylkesmannen difor vedteke å tildele 2 mill. kroner frå 2017 og kvart år fram til 2020 til denne samanslåinga. Nye Ålesund står fritt i korleis dei nyttar midlane i eit utviklingsperspektiv» Jf. brev frå FMMR Ålesund, Haram, Sandøy, Skodje og Ørskog vil få 61,5 mill. kroner i støtte til å dekke nødvendig eingongskostnader i samanslåinga 30,8 mill. kroner i reformstøtte utdelt ,7 mill. kroner i regionsentertilskot i mill. kroner i infrastrukturtilskot i mill. kroner til innovasjons- og utviklingsarb. kvart år

98 11 OVERSIKT PROSJEKTDOKUMENT OG REFERANSAR 11.1 PROSJEKTDOKUMENT - OVERSIKT «Intensjonsavtale nye Ålesund kommune» «Mandat og reglement for fellesnemnda» «Kommunikasjonsstrategi og tiltaksplan» Mai 2017 «Overordna risikoanalyse og tiltaksplan» utført i juni 2017 Juni 2017 «Reglement for godtgjersle for arbeid i fellesnemnda m.v. i nye Ålesund» «Frikjøp av tillitsvalde i arbeidet med å etablere nye Ålesund» Omstillingsavtale Kjem i 2018 Bemanningsplan Kjem i REFERANSAR OG LINKAR Inndelingslova: Rettleiar til inndelingslova: KS rettleiarar: Regjeringa rettleiarar:

99 «KORLEIS BLE VI BEST I LANDET 2025?» STIKKORD FRÅ STYRINGSGRUPPEMØTE Oppgåva var å drøfte og skrive eit «manuskript» til ordførar som skulle uttale seg i media om korleis den nye Ålesund kommune hadde blitt best i landet i Overskrift på gruppearbeidet kunne dermed samanfattast med svar på eit framtidig spørsmål: KVA HAR VI GJORT? KORLEIS GJORDE VI DET? KVA VAR SUKSESSKRITERIENE? Med utgangspunkt i stikkorda frå styringsgruppemøte har delprosjektet for «Kulturbygging og verdiar» sortert innspela i verdiar, effektmål, resultatmål og prosessmål. Ein tek høgde for at ein kan ha tolket desse stikkorda annleis enn det var tenkt då dei ble skrivne. Uansett gir stikkorda eit samla framtidsbilete av nye Ålesund kommune og kan med fordel omskrivast og innarbeidast i styringsdokument og dei ulike delprosjekta sine mandat og prosjektskisser. Verdiar Mangfald toleranse Grønt og mangfoldig Tillit og gode relasjonar frå dag 1. «Kunden» er i sentrum felles eierskap til kommunen og prosjektet Inkluderte regionen (nabokommunane) Basert på innbyggarane sine behov. Barn og unge i fokus. Ja kommune. Involvering av bydelsutval, eldreråd, ungdomsråd. Bevarte lokal identitet gjennom god organisering av kommunen nærleik til primærtenestene der folk bur Vi bestemte oss for å vere ein snill og raus storebror! Vi tenkte framover og var framoverlente Openheit. Tilgjengelegheit. Effektmål Felles forståing for at vi etablerte noko HEILT NYTT! Bygt ei NY kommune med felles kultur, ingen sabotører Eit løft på infrastruktur vegløysingar internt, internett/digitale løysingar, kollektiv

100 Vi samla og organiserte tenestene på nye måtar («familiens hus») Ei organisasjon som samhandlar på tvers Ei organisasjon som er identisk med bu- og arbeidsmarked Fleksibelt og dynamisk tenestetilbod tilpassa innbyggarane sine behov Henta ut potensialet i den internasjonale befolkninga og næringslivet i kommunen Heiltidspolitikarar med nasjonal gjennomslagskraft, samtid kommundelsutval med god lokal dialog Kuleste studentby studenthuset «Fengselet», Ungdom i Jugendhus Mobile tenester - ambulerande bygg Endra den demografiske utviklinga, fleire mellom 20-35, større kvinneandel. Samskaping mellom innbyggarar, næringsliv og frivillige. Demokratiutvikling: heile den nye kommunen, brei involvering, alle geografiske område Høg valdeltaking aukande politisk engasjement fekk demokratipris i 2024 Utvikla demokrati i heile kommunen og unngått bygdelister Bestemte oss for å ikkje skuffe skeptikarane skapet betre tenester og utvikla demokratiet Sikra vekst i alle bygdene og liv i heile kommunen Gode /opne politiske /administrative prosessar Skapt tillit på tvers, både innad og utad. Brukarorientert kommune, god involvering og medvirkning på alle nivå Tenestetilbodet i alle deler er tilsvarende eller betre enn før Tenestene framleis er der folk bur Kommunehus i bruk Gode tenester. Det har vore ei positiv utvikling og kommunen har vore ei medspelar i utviklingsarbeidet Resultatmål Planla samarbeidet mellom det offentlege og næringslivet (faste møteplassar) Jamlege folkemøter med informasjon om t.d årsmelding for å skapa interesse Oppretta «head of future» stilling (Møre Jarl) - omsatte innovative tankar til handling Vi satsa på demokrati og tilsette demokratikoordinator Gode samferdselsløysingar Vi la stor vekt på leiarutvikling og rekruttering i leiarstillingar Vi laga «nyeålesund-modellen» for innbyggar-dialog. Sosiale media var sentralt. Tett samarbeid med NTNU og fylkeskommunen med mål om å bli best på samarbeid. Næringslag slo seg saman. Prosjekt for lett tilgjengeleg sakshandsamarar Forpliktande 4-partsamarbeid kommune- næringsliv-akademia (forsking/utdanning) intergrert i Campus Ålesund Digitalt byggesaksbehandling først, også digitalt førsteval på dei fleste område Gode og tydelege styringsdokument Gode system for å jobbe med forventningsgapet mellom forventning og tenestetilbod Desentraliserte prosessar og tenester Vi etablerte velfungerande kommunedelsutval og unngikk med dette bygdelister

101 Vi etablerte eit nasjonalt senter for innovasjon i samarbeid med næringslivet. Dette fungerte som laboratorium for testing og prøving. Kulturprosjekt der alle kulturhus fekk nytte sine fortrinn Vi satsa stort på innovasjonskompetanse i heile kommunen Prosessmål SWOT- analyse i starten Ta ut synergiar gjennom å utnytte styrkene frå dei gamle kommunane God tid i prosessen Starta med blanke ark i bygging av ny organisasjon Beredskap for å takle / handtere misnøye Fann ein ny og god metode for informasjonsdeling felles forståelse Brukt innovasjonsmetodikk (utviklet tenestetilbodet og demokratiet) Brukarane + arbeidstakarane vart høyrt når vi skulle skape dei nye tenestene Kundetilfredshet vart målt jamleg Omdømmebygging Vi tok med ungdomane på råd Personale ble godt i vareteke, fikk tilbod om nye utfordringar, ble involvert og engasjerte Arbeidsmåtar som involverer administrasjon, politikk, fagorganisasjonar og innbyggarar Tilgjengeleg informasjon til innbyggarane med fokus på brukartilfredshet og digitalisering Var enig om måla og korleis vi skulle nå dei. Inkl. arbeidstakarane og brukararne. Vi hadde champagne. Noen rørte den ei. Vi var nøysame i prosessen Brei medverknad, det beste frå alle kommunane (ikkje nødvendigvis det dyraste. Stram økonomistyring) Vi har styrt etter tydelege prinsipp i intensjonsavtalen (også økonomi) Tillitsvalde var tett med i heile prosessen Prosessen har bygd på open dialog Omfamna tverrfagleg samarbeid Budsjettarbeid tidleg start - god styring Best i landet pga gode prosessar informasjon. Tillitsvalde med i alle prosessar. Bygge ned grenser mot nabokommunar.

102 Saksframlegg Mandat for delprosjekt Saksnr. Utval Møtedato 009/17 Arbeidsutvalet /17 Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet rår til at fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata. Vedlegg: Felles føringar alle delprosjekt Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar

103 Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Arbeidsutvalet (AU): Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU 009/17 Tilråding: Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata. Saksutgreiing: Mandat for delprosjekta i nye Ålesund skal vedtakast i fellesnemnda, og kan endrast av fellesnemnda. Mandat er ei overordna ramme og bestillinga frå fellesnemnda til delprosjektet. Mandatet har til hensikt å kort beskrive, definere og avgrense formålet med gjennomføring av delprosjektet. Delprosjektgruppa skal med bakgrunn i mandatet utarbeide ein prosjektplan for korleis delprosjektet vil løyse mandatet. Prosjektplanen skal også godkjennast av fellesnemnda. Det er utarbeida eit dokument med felles føringar for alle delprosjekt, denne presenterte prosjektkoordinator i 7. styringsgruppemøte sak 34/17. Dokumentet er oppdatert og ligg no til godkjenning saman med mandata. I tillegg har overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund 2020» eit eige kapittel «Prinsipp for delprosjekta» som gjeld alle delprosjekt. Prinsippa i overordna styringsdokument handlar i hovudsak om samansetjing, underliggande arbeidsgrupper og frikjøp i delprosjekta. Det vert skilt mellom administrative og politiske delprosjekt.

104 Administrative prosjekt: Her går det ei direkte styringslinje frå rådmann/ prosjektleiar til delprosjektleiar og eventuelt vidare til underliggjande arbeidsgrupper. Når delprosjektet sitt arbeid føreligg, er det rådmann/ prosjektleiar som formelt sett innstiller til fellesnemnda. Politiske delprosjekt: Det skal etablerast eigne delprosjekt for område med særskild politisk betydning. Politiske delprosjekt og arbeidsgr. setjast saman med vekt på balanse/representativitet ift. kommunetilhørsle. Dei politiske delprosjekta innstiller til fellesnemnda. Aktiviteten må koordinerast med dei administrative delprosjekta og ny rådmann/ prosjektleiar må haldast løpande orientert. Når arbeidet frå dei politiske delprosjekta føreligg, er det leiar av delprosjektet som formelt sett innstiller til fellesnemnd. Sjølv om dei politiske delprosjekta rapporterer til fellesnemnda, så må aktiviteten koordinerast med dei administrative delprosjekta og ny rådmann/ prosjektleiar må haldast løpande orientert. Rådmannen har og innstillingsrett i dei politiske delprosjekta. Vurdering: Fleire av delprosjekta har starta opp etter einskilde vedtak i styringsgruppa. Delprosjektgruppene har sjølve bidrege i utforming av utkast til mandat, med vekt på mål. Desse mandata er klare for politisk handsaming: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Ut over hausten vil det kome mandat for oppretting av fleire delprosjekt til politisk handsamling. Felles føringar alle delprosjekt ligg også ved til politisk handsaming Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordinator

105 Versjon FELLES FØRINGAR FOR ALLE DELPROSJEKT I NYE ÅLESUND Mandat for delprosjekta i nye Ålesund er gitt av fellesnemnda, og kan endrast av fellesnemnda. Mandat er ei overordna ramme og bestillinga frå fellesnemnda til delprosjektet. Mandatet har til hensikt å kort beskrive, definere og avgrense formålet med gjennomføring av delprosjektet. Delprosjektgruppa skal med bakgrunn i mandatet utarbeide ein prosjektplan for korleis delprosjektet vil løyse mandatet. Prosjektplanen skal også godkjennast av fellesnemnda. 1. Felles innleiing Bakgrunn for prosjekt nye Ålesund 2020 Som ein del av den nasjonale kommunereforma, vedtok kommunestyra i Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund i 2016 å søke om kommunesamanslåing frå 1. januar Stortinget vedtok 8. juni 2017 at også Haram skal inngå i den nye storkommunen. Dei overordna målsettingane for kommunereforma er gjeldande for delprosjekta: Gode og likeverdige tenester til innbyggjarane Heilskapleg og samordna samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommunar Styrka lokaldemokrati Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn Som grunnlag for vedtaka i kommunestyra, blei det juni 2016 inngått ei intensjonsavtale mellom Sandøy, Skodje og Ålesund. I juni 2017 har også Haram og Ørskog slutta seg til ei oppdatert utgåve av intensjonsavtalen. Føringane frå intensjonsavtalen skal leggast til grunn for alle delprosjekt i bygging av nye Ålesund kommune. Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» er overbygning for alle delprosjekt. Delprosjekta skal bygge opp under visjon, mål, verdiar og andre retningslinjer i overordna styringsdokument, og kan ikkje gå på tvers av dette. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument legg til grunn at den nye kommunen skal etablerast på bakgrunn av eit likeverdig samarbeid mellom dei fem kommunane. Likeverd, rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad er prinsipp som skal prege samarbeidet om samanslåing. Lokal identitet og nærdemokrati skal vere høgt prioritet. Med utgangspunkt i kommunane sin styrkje og særtrekk, er det ein heilt ny kommune som skal etablerast, bli drifta og vidareutviklast. Berekraft og nyskaping skal ligge til grunn for utviklinga i den nye kommunen. Nye Ålesund må bygge på framtidas modellar for arbeidsdeling og samhandling. Den nye kommunen skal ha ein ny, effektiv og innovativ organisasjon. Dette skal styrke samhandling på tvers samtidig som ein tek vare på god forvaltningsskikk. For å lukkast med dette må vi ha eit godt og tillitsbasert samspel med innbyggjarar og frivillige, næringsliv, administrasjon, tillitsvalde og politikk. Nye Ålesund skal ha tverrfagleg og nettverksbasert organisering av administrasjon og tenester. Den nye kommunen skal vere ein føregangskommune i digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Metodisk og systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern så vel som ekstern kommunikasjon. Felles føringar for delprosjekt i nye Ålesund versjon

106 2. Felles føringar for alle delprosjekt Alle delprosjekt har ansvar for å kartlegge dagens situasjon identifisere kva som må prioriterast og vere på plass før Delprosjekt skal vere prega av innovasjon og nytenking, og oppnå meir enn berre fusjon. Alle delprosjekt skal vektlegge gevinstrealisering, både forbedra kvalitet og effektivisering. Prosjekta skal følgje lovverket i forhold til journalføring og arkivering. Kommunikasjonsstrategien er gjeldande for delprosjekta. Felles føringar - prosjektplan Delprosjektgruppa skal utforme prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet (etter felles mal). Prosjektplanen skal framleggast for AU og fellesnemnda til godkjenning. Planen skal utdjupe mål, inndele delprosjektet i fasar med klare milepælar. Delprosjektet skal gjere ei risikovurdering/usikkerheitsanalyse og finne tiltak. Dersom delprosjektet ynskjer å opprette arbeidsgrupper under seg, avklarast dette med PL/PK Felles føringar - rapportering Delprosjektleiar i dei administrative delprosjekta skal rapportere til prosjektleiar/koordinator (PL/PK). Status i arbeidet vert med jamne mellomrom lagt fram for AU og fellesnemnda ut frå klare milepælar. Viktige avgjerder ligg til fellesnemnda (i hht. mandat for fellesnemnda). Dei administrative delprosjekta innstiller til PL som tek avgjerdssakene vidare til fellesnemnda. Dei politiske delprosjekta innstiller direkte til fellesnemnda. I vanskelege saker må delprosjekt kunne gjennomgå problemstillingar med fellesnemnda før nemnda fattar vedtak. Delprosjektet må koordinere med andre delprosjekt der dei grip inn i kvarandre. Delprosjektleiar skal delta i delprosjektleiarforum i regi av koordinator. Delprosjektleiarane skal delta i felles opplæring i forumet, eksempelvis i prosjektleiing og prosessleiing. Prosjektbegrep m.v. i er gjeldande for delprosjekta. Felle føringar - representasjon Alle kommunar skal vere representert i delprosjektgruppa, vanlegvis med same tal representantar. Det er rådmennene som avgjer administrative representantar i delprosjekta, og har høe til å endre dette undervegs. Politiske representantar vert valt av fellesnemnda etter innstilling frå kvar ordførar. Delprosjektgruppene skal setjast saman med vekt på: fagkompetanse, erfaring frå prosjektarbeid og balanse/representativitet når det gjelde kommunane. Samansetjinga av delprosjektgruppene kan justerast undervegs avhengig av kva for kompetanse som er naudsynt i ulike fasar av prosjektet. I dei delprosjekta som har både politiske og administrative representantar, deltek desse på lik linje. Tillitsvalde har rett på representasjon i gruppa, vanlegvis ein fast representant. HVO vert representert i dei delprosjekta der dette er behov. Eit prosjekt kan bli vidareført frå eit administrativt til eit politisk delprosjekt, eller omvendt, når prosjektet går over i ein ny fase. Det er fellesnemnda som avgjer ei slik omgjering. Felles føringar - økonomi, møtestad m.v. Det skal skivast referat frå møta som arkiverast, samt sendast kommunikasjonsansvarleg for publisering på nyealsund.no. Det vert utforma felles referatmal. Møta bør haldast på omgang mellom kommunane slik at ein er til stades i alle delar av ny kommune. Prosjektdeltakaren som høyrer til den kommunen møtet haldast i, har ansvar for praktisk tilsettelegging med møterom, kaffe og lunch ved behov. Utgifter til møtemat skal førast på prosjektbudsjettet i Ålesund kommune. Reiseutgifter til møta dekkast av kvar enkelt kommune (når møta går på omgang, vil belastninga til reiseutgifter vere omtrent lik, men det skal takast særskilt omsyn til Sandøy). Større økonomiske utgifter utanom vanleg møteavvikling, avklarast med prosjektleiar/koord. NB! I tillegg til felles føringar i dette dokumentet, gjeld kap «Prinsipp for delprosjekta» i overordna styringsdokument for alle delprosjekt. Prinsippa i overordna styringsdokument handlar i hovudsak om samansetjing, underliggande arbeidsgrupper og frikjøp i delprosjekta. Felles føringar for delprosjekt i nye Ålesund versjon

107 Delprosjekt: A1 Personal og omstilling Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A1 PERSONAL OG OMSTILLING 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Hensikta med gruppa sitt arbeid er å ivareta/bidra til å ivareta arbeidsgivars ansvar/oppgåver forut for og ved gjennomføringa av kommunesamanslåing i tråd med nye Ålesund sin visjon og verdiar. På oppdrag skal prosjektgruppa kunne gjennomføre saksbehandling, drøftingar og forhandlingar i samsvar med hovudavtale og arbeidsmiljølov på vegne av fellesnemnda/prosjektleiar. 1.2 Oppdragsomtale Delprosjektet skal bidra til at omstillinga berer preg av tydelegheit og tillit mellom arbeidsgivar og arbeidstakarar, samt bygger opp under motivasjon og endringsvilje på alle nivå. Delprosjektet skal vidare bidra til at nye Ålesund kommune framstår som ein attraktiv arbeidsgjevar, med ein velorganisert og kompetent og innovativ organisasjon. 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: God planlegging, styring og gjennomføring av arbeidsgivers rolle i omstillingsprosessen. Når verksemdsoverdraginga er på plass skal alle tilsette vere ivareteke på ein god måte i samsvar med arbeidsmiljølovgivninga, hovudavtale og føringar for nye Ålesund kommune. Dei skal ha fått avklart sitt tilsettingforhold i den nye organisasjonen. Nye Ålesund har på plass alle nødvendige system og dokument som arbeidsgjevar. Nye Ålesund kommune framstår som ein attraktiv arbeidsgjevar, som er velorganisert, kompetent og innovativ Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Foreslå prosess med tilsetting av ny rådmann. Foreslå informasjonstiltak overfor ansatte. Legge til rette og sørgje for tilsette sin medverknad. Formelle krav til medverknad i samsvar med lov og avtalar skal følgjast. Foreslå rammeverk for gjennomføring av virksomhetsoverdragelse, og ulike faser hva gjelder tilsetting inn i ny organisasjon. Herunder foreslå omstillingsavtale. Kartlegge vedtak, dokumentasjon og særavtaler i den enkelte kommune. Foreslå tiltak og videre prosess for å få til nødvendige vedtak, strategier og policy-dokumenter for gjennomføring av virksomhetsoverdragelse, og for den nye i kommunen. Vurdere behov for og foreslå tiltak for leiarutvikling, møteplassar og kompetansetiltak på tvers. Delprosjektet skal sørgje for at det dei 5 kommunane i nødvendig grad er samkjørte/koordinerte på arbeidsgjevarsida i forhold til system, arbeidsgjevardokument, m.m. Nye Ålesund delprosjekt A1 Personal og omstilling mandat vedteke i fellesnemnda

108 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Petter Sortevik o Sandøy kommune: Mariann Husøy o Skodje kommune: Malin Piegsa o Ørskog kommune: Janette O. Steinvik o Ålesund kommune: Roar Reiten Leiar av prosjektgruppa er: Roar Reiten Følgjande grupper av tillitsvalde/hvo tiltrer prosjektgruppa etter behov: o Endre Hellandsvik (HTV UDF, Haram kommune) o Laila Alvestad (HTV Fagf. Sandøy kommune) o Geir Lorentzen (HTV UDF, Skodje kommune) o Maren Kongsnes (HTV NSF, Ørskog kommune) o Lindis Dalebø (HTV Fagf. Ålesund kommune) o Lars Marius Rindal (HVO Ålesund kommune) 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden. Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Generelt: Alle delprosjekt som gjev konsekvens for tilsette sine arbeidsforhold. Kommunikasjon: Spesielt i forhold til informasjon til tilsette. Administrativ organisering: I forhold til ulike fasar i arbeide med tilsettingar i ny organisasjon. Interkommunalt samarbeid: I forhold til organisatoriske forhold med betydning for tilsettingsforhold, samt arbeidsgjevaransvar og kontakt mot arbeidstakerorganisasjonar. Kulturbygging og verdiar: Spesielt i forhold til strategiar og tiltak som gjeld tilsette for å bygge felles organisasjonskultur. Digitalisering og IKT: System for bruk på arbeidsgjevarsida. 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet: KS FoU 2015: «Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåinger» KS presentasjon 2017 v/advokat Larsen og Tofte: «Kommunereformen og juridiske aspekter» Nye Ålesund delprosjekt A1 Personal og omstilling mandat vedteke i fellesnemnda

109 Delprosjekt: A2 Kommunikasjon Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A2: KOMMUNIKASJON 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Kommunikasjon er ein viktig del av å involvere tilsette, politikarar og innbyggarar i arbeidet med å danne ein ny kommune. Medverknad er essensielt for å kunne lukkast med prosjektet. Kommunikasjonsgruppa skal legge til rette for god kommunikasjon til alle målgrupper. I intensjonsavtalens kapittel 11 står det: Fellesnemnda skal vedta ein kommunikasjonsstrategi for god informasjonsflyt til kommunestyra, tilsette og innbyggarane. Denne skal innehalde informasjon om fellesnemnda sitt arbeid og korleis kommunestyra, tilsette og innbyggarane kan involverast i arbeidet i tida fram mot den nye kommunen trer i kraft 1. januar Styringsgruppa så behovet for å vere i forkant og proaktive med kommunikasjonsarbeidet. Kommunikasjonsgruppa har difor i samarbeid med styringsgruppa og tillitsvalde/verneombod utarbeidd ein kommunikasjonsstrategi. Strategien og tiltaksplan er tilgjengeleg på nyealesund.no under delprosjekt Kommunikasjon. 1.2 Oppdragsomtale Kommunikasjonsgruppa skal legge til rette for god kommunikasjon og informasjon mellom og til tilsette, politikarar, innbyggarar og andre interessentar i prosjektet. Kommunikasjonen skal til ei kvar tid vere korrekt og oppdatert. Det er difor stort behov for god kommunikasjon mellom alle delprosjekta og kommunikasjonsgruppa. Kommunikasjonsgruppa skal ha eit medlem frå kvar deltakande kommune og ein tillitsvaldrepresentant. For å spreie informasjon om prosjektet med å bygge nye Ålesund må kommunikasjonsgruppa bruke dei til ein kvar tid tilgjengelege tekniske løysningane som finnast i dei enkelte kommunane og eksternt. Bruk av sosiale media og eit samspel med media er essensielt for å lukkast. Det er opp til kommunikasjonsgruppa å velje dei bestekanalane for å nå den aktuelle målgruppa med bodskapen. Nye Ålesund delprosjekt A2 Kommunikasjon mandat versjon

110 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: 1. Kommunikasjonsstrategien for prosjektet med å bygge nye Ålesund kommune tar utgangspunkt i intensjonsavtalen mellom kommunane og arbeider fram mot desse måla: Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggarar, tilsette, og folkevalde til ei kvar tid blir halde orienterte om prosessen med å slå saman kommunane, resultat og målsettingar. Kommunikasjonsarbeidet skal sikre at sentrale demokratiske prinsipp blir ivaretatt når det gjeld innsyn, openheit og demokratisk medverknad. Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape forståing for reforma hos innbyggarar, tilsette og folkevalde. Kommunikasjonsarbeidet skal gi tilsette en trygge når det gjeld deira eigen arbeidsplass og eventuelle forandringar dei står ovanfor i den nye kommunen. Godt kommunikasjonsarbeid bidrar til å skape tillit til prosessen og den nye kommunen. Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape entusiasme og på sikt ein felles identitet og kultur på tvers av kommunegrensene. 2. Kommunikasjonen skal til ei kvar tid nytte seg av tilgjengelege tekniske løysingar for digital kommunikasjon. Kommunikasjonsgruppa må samarbeide tett med andre delprosjekt for å framheve nyskapingar i samband med bygginga av nye Ålesund, til dømes nye tverrfaglige samarbeid og tankesett. Saman med delprosjektet for Politisk organisering, demokrati og medverknad må kommunikasjonsgruppa gjere seg nytte av nye måtar for å involvere og gi høve til medverknad for lokalpolitikarar og innbyggarar i alle delar av nye Ålesund Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Kommunikasjonsgruppa skal ta utgangspunkt i tiltaksplanen som er utarbeidd i samarbeid med styringsgruppa og tillitsvalde for å nå effektmåla. Tiltaksplanen vil vere i kontinuerleg utvikling. 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Ragnhild Nordang o Sandøy kommune: Kristina Røyset Naas o Skodje kommune: Regine Bruteig o Ørskog kommune: Ingrid Hjelle o Ålesund kommune: Anne Bente Skjellum Leiar av prosjektgruppa er: Anne Bente Skjellum Nye Ålesund delprosjekt A2 Kommunikasjon mandat versjon

111 Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjonen for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Faseinndeling for dette prosjektet: I planleggingsfasen er kommunikasjonsstrategi og tiltaksplan utarbeidd. Desse dokumenta er ikkje statiske, men i stadig endring. Arbeidet er i gjennomføringsfasen som vil vare til etter Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Kommunikasjonsgruppa er avhengig av informasjon og kommunikasjon frå og med alle delprosjekta. Gruppa treng særlig å samarbeide med: Politisk organisering, demokrati og medverknad Personal og omstilling Kulturbygging og verdiar Matrikkel, kart og oppmåling Arkiv og dokumentforvaltning Det kan også vere andre delprosjekt som ikkje er oppretta enda, til dømes gruppa som skal arbeide med heraldiske teikn som kommunevåpen og ordførarkjede. 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. Det blir vist til SWOT-analysen i kommunikasjonsstrategien. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. Fellesnemnda har godkjent oppretting av eiga nettside, kostander ifm. dette inngår i ramma. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referansar og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Statens kommunikasjonspolitikk Nyealesund.no Kommunikasjonsstrategien for bygginga av nye Ålesund kommune og tiltaksplan. Nye Ålesund delprosjekt A2 Kommunikasjon mandat versjon

112 Delprosjekt: A3 Planstrategi og plansamordning Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A3 PLANSTRATEGI OG PLANSAMORDNING 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Intensjonsavtalen for nye Ålesund slår fast at den nye kommunen skal ha ei heilskapleg og overordna planlegging, som bidreg til å posisjonere Ålesund som by og regionen som attraktiv kvardagsregion for dagens og framtidas innbyggjarar. Nye Ålesund skal ha eit godt og fungerande lokaldemokrati, med lokalt engasjement og medverknad, og ei samfunnsutvikling som realiserer muligheitene for at heile bu- og arbeidsregionen vert tatt i bruk. Planlegginga skal sikre konkurransekraft for næringslivet og ha ein klar strategi for å utvikle alle delar av den nye kommunen. Det er ein føresetnad at plansystemet i nye Ålesund skal bidra til å sikre heilskapleg styring og gode samanhengar på tvers i organisasjonen. 1.2 Oppdragsomtale Plan og planprosessar er svært viktige i kommunen sitt styringssystem. Det er gjennom planverket at politiske visjonar og målsetjingar vert formulert og prioritert. Gjennom verksemdsplanlegging og detaljerte planar og prosjekt vert dei politiske styringssignala operasjonalisert, til beste for innbyggarane og samfunnet. Den nye kommunen sitt plan- og styringssystem må tilpassast den nye organisasjonen. Alle kommunane har i dag vedtekne planstrategiar. Planstrategiane skal følgjast opp, og det skal lagast eit grunnlag for ein ny planstrategi for Ålesund gjeldande frå Oppdraget vil innebere ei samordning, herunder samkjøring av planar- og prosessar der det er hensiktsmessig i overgangsperioden. Det vil bli behov for overgangsbestemmelsar, m.a. knytt til handsaming av forvaltningssaker frå , men godt samarbeid om planlegging i overgangsperioden vil kunne bidra til smidig overgang fram til nye planar er vedtekne etter Den nye kommunen skal vere ein effektiv og innovativ organisasjon. For å lukkast med samfunnsutviklinga i den nye kommunen må vi ha eit godt og tillitsbasert samspel. God planlegging og samfunnsutvikling handlar i vesentleg grad om deltaking og gode prosessar. Overordna visjon og målsetjingar for nye Ålesund er nedfelt i vedteken intensjonsavtale, datert Intensjonsavtale og mandat for fellesnemnda legg overordna føringar for delprosjekt for planstrategi og plansamordning. Nye Ålesund delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning mandat versjon

113 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Nye Ålesund kommune har framtidsretta system for heilskapleg styring. Dette inneber god planpraksis som styrkar politisk og økonomisk styringsevne og gjennomføringskraft - herunder koplinga mellom kommuneplanen, økonomiplan med årsbudsjett/handlings- og økonomiplan og andre planar Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Delprosjektet skal førebu arbeidet med ny planstrategi for Ålesund kommune Herunder kartlegge gjeldande planar og pågåande planprosjekt, og etablere oversikt over mål og strategiar som gjeld for dei ulike kommunane. Planar og øvrige styringssystem skal bidra til at organisasjonen når sine målsetjingar om ei fleksibel, effektiv, føreseieleg, fagleg forsvarleg og (tverrfageleg)samordna planlegging og forvaltning, til beste for kommunen sjølv, innbyggarar og øvrige samarbeidspartar. Delprosjektet skal sørgje for at det er teke i bruk nye dialogformer, og nye digitale plattformer som opnar opp for ei sterkare medverknad og samhandling mellom den politiske leiinga, kommuneadministrasjon, innbyggarar, frivilligheit og næringslivsaktørar. Delprosjektet skal sørgje for at innovasjon og nyskaping pregar heilskapleg styringssystem, herunder planar og prosessar, og bidreg til auka kunnskap og kompetanse i organisasjonen og i samhandling med innbyggarar og samfunn. Gruppe for planstrategi og plansamordning skal kome med si tilråding til val av heilskapleg plan- og styringssystem, basert på val av politisk og administrativ organisering i den nye kommunen. Delprosjektet har ansvaret for å kalle inn til samarbeidsmøte med andre relevante delprosjekt, for å sikre eit heilskapleg plan og styringssystem(dette gjeld i første rekkje rådmannen og arbeidsgrupper for økonomi, politisk og administrativ organisering) Delprosjektet skal sørgje for at nye Ålesund kommune har eit fungerande plangrunnlag innan , i dette ligg å foreslå overgangsføresegner som skal vedtakast av fellesnemnda før ny kommune er etablert. Delprosjektet skal sørgje for godt samarbeid og samordning av planar og planprosessar der dette er hensiktsmessig, i overgangsperioden fram til Nye Ålesund delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning mandat versjon

114 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppe: Haram kommune: Sandøy kommune: Skodje kommune: Ørskog kommune: Ålesund kommune: Tillitsvald: Delprosjektleiar: Hege Gjøsund (kommuneplanleggar) og Per Langnes (leiar stab-støtte) Sol Slinning (avd.ingeniør tekniske tenester) Ingunn Stette (kommuneplanleggar) og Frode Helland (teknisk sjef) Liv Marit Nystad (kommuneplanleggar) Liv Kjersti Finholt (kommuneplanleggar), Ole Søvik (verksemdleiar plan og bygning) Anne Mette Liavaag (strategi- og utviklingssjef) Arne Neumann (Ålesund, TV AFAG) Ingunn Stette Delprosjektgruppa for planstrategi og plansamordning vert med dette styringsgruppe for arbeidet. Styringsgruppa vil bestå i heile prosjektperioden. Styringsgruppa opprettar arbeidsgrupper etter behov i dei ulike fasane, etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. Arbeidsgruppene får sitt mandat, og rapporterer til styringsgruppa for planstrategi og plansamordning. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa sitt arbeid vil pågå i heile prosjektperioden, med følgjande framdrift: 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Delprosjekt A10: Administrativ organisering Delprosjekt A4: Digitalisering og IKT Delprosjekt A6: Økonomi Delprosjekt P2: Politisk organisering, demokrati og medverknad Nye Ålesund delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning mandat versjon

115 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referansar og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Nye Ålesund delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning mandat versjon

116 Delprosjekt: A4 IKT og digitalisering Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1. MANDAT FOR DELPROSJEKT A4 IKT OG DIGITALISERING 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Ei viktig overordna målsetjing i nye Ålesund kommune er å skape noko nytt. For å oppnå dette må IKT og digitalisering viast stor merksemd. Dei fem kommunane har ei mengd IKT-system som støttar deira tenesteproduksjon og prosessar. Å utnytte dei tekonologiske mogelegheitene kan difor gje store vinstar. Dersom vi undervurderer arbeidet og samanhengane i dette prosjektet vil risikoen vere stor for at gevinstar går tapt. Arbeidet må difor tilførast kapasitet og kompetanse.tydelege styringslinjer i arbeidet er og kritisk viktig. Nye Ålesund kommune skal byggjast på framtidas modellar for arbeidsdeling og samhandling: Intensjonsavtalene framhever følgjande: Den nye kommunen skal vere ein føregangskommune i digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Ein skal satse på ein systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern så vel som ekstern kommunikasjon. 1.2 Oppdragsomtale Vi erkjenner at ei «digital samanslåing» mellom fem kommuna er eit komplekst og krevjande arbeid med mange aktivitetar og sammenhengar. Mellom anna vil arbeidet i delprosjektet IKT og digitalisering påverke og endre arbeidsprosessane for mange av våre tilsette. Å leie dette arbeidet må difor ta omsyn til at ein befinn seg i i skjæringspunktet mellom menneske, organisasjon og teknologi. Dersom vi undervurderer arbeidet og samanhengane i dette prosjektet vil risikoen vere stor for at gevinstar går tapt. Dersom vi derimot etablere gode prosessar for arbeidet vil vi kunne sitje igjen med moderne og effektive tenester i nye Ålesund kommune. Arbeidet i delprosjekt IKT og digitalisering vil vere inndelt i ulike fasar. Dette mandatet er utvikla for kartleggings og planleggingsfasen, og inneheld resultatmål og organisering tilpassa denne fasen. I denne forprosjektfasen vil hovudoppgåva vere å utarbeide eit beslutningsgrunnlag før vedtak om oppstart av hovudprosjektet. 0verordna mål og effektmål vil vere uendra for heile prosjektperioden. Ein viktig leveranse i kartlegging- og planleggingsfasen er ei risiko- og sårbarheits analyse( ROSanalyse) der risiko ved gjennomføring av prosjektet vert vurdert sik at prosjekteigar sikrar at priosjektet til ei kvar tid vert gjennomført innanfor det ein ser som forsvarleg. ROS- analysa skal oppdaterast jamnleg og minimum i forkant av overgang frå ein prosjektfase til ein neste. Delprosjektet har ansvar for å balansere behovet for stabil drift opp i mot behovet for eit Nye Ålesund delprosjekt IKT og digitalisering mandat versjon

117 digitalt løft. Dette inneber ei utvelging/ prioritering av område som kan gje oss størst gevingst med tanke på innovasjon og utvikling 1.3 Mål Visjon: Dette ønskjer vi for innbyggjarane, tilsette og samarbeidspartar etter samanslåinga Intensjonsavtalen kap 5 har følgjande formulering kring digitalisering: Regionkommunen Nye Ålesund kommune skal vere ein føregangskommune knytt til digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Metodisk og systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern så vel som ekstern kommunikasjon Effektmål (Dei positive effektane/ endringane som fører oss fram mot det vi ønskjer) Kvardagen vert enklare til innbyggjarar, brukarar, næringsliv og tilsette ved at vi har tatt ibruk IKT på smartare måtar Resultatmål ( Det vi må levere i denne fasen for å få på plass endringane / effektane) Framskaffe komplett oversikt over kommunane sine noverande fagsystem Evaluere dei fem kommunane sine digitale løysingar på alle tenesteområde og anbefale framtidig digitale løysingar for den nye kommune. Dialogmøte med delprosjektleiarar for tverrgåande støttesystem samt leiarar oppvekst,kultur, helse-og omsorgsektor, teknisk Avklare at delprosjekt for innkjøp kartlegg kontrakter og avtaler på sentrale og kritiske system Vurdere og prioritere kva for områder og system som bør videreførast og kva som bør endrastsep/ okt 2017 Kartlegge kjente intvesteringskostnadar, antyde kostnadar i prosjektperioden 1.4 Organisering og ansvar Kommunane har i dag eit samarbeid på IKT og digitaliseringsområdet gjennom e- kommune Sunnmøre. Dette er eit mellom kommunane Ørskog, Skodje, Norddal, Sandøy, Haram, Sula, Giske og Ålesund. 5 av 8 kommunar dannar no nye Ålesund kommune, medan Norddal kommune skal danne nye Storfjord kommune saman med Stordal ( som ikkje er inne i samarbeidet per dato) Samarbeidet er todelt. IKT drift samarbeidet er organisert etter 28b i kommunelova der Ålesund er vertskommune Samarbeidet omhandlar etabelering og drift av infrastruktur og nettverk, samt brukarstøtte.i tillegg har ein eit strategisk samarbeid knytt til digitalisering som er organisert etter 27 i kommunelova. Dette er eit administrativt samarbeid med eit styre beståande av rådmennene, samt eit strategi- og bestillarledd med to stillingar. På dette tidspunktet er det ikkje avklart korleis dette samarbeidet skal videreførast Ansvar for IKT og digitaliserigsarbeid fram mot ny kommune er i denne fasen lagt til følgjande styringsgruppe/ prosjektgruppe: Haram kommune: Per Langnes Sandøy kommune: Frank Harneshaug Skodje kommune : Bente Glomset Vikhagen Skodje kommune: Sindre Rovde Ørskog kommune: Åse Karin Gjerde Ålesund kommune: Ronny Frekhaug Fagforeiningsrepr.: Endre Hellandsvik, Haram/UDF Nye Ålesund delprosjekt IKT og digitalisering mandat versjon

118 IKT-drift Ålesund: Are Staurset E-kommune Sunnmøre: Øivind Hagen og Mari Sæter Nye Ålesund kommune har valgt å lyse ut stilling innanfor IKT og digitalisering. Denne personen skal vere tilsett i prosjektorganisasjonen i nye Ålesund. Det er naturleg at denne personen leier delprosketet IKT og digitalisering i dei neste fasane. Organisering av IKT og digitaliseringsarbeidet skal skje gjennom følgjande struktur: Fellesnemnd Delprosjekt IKT og digitalisering Styringsgruppe Arbeidsgruppe Kartlegging Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Delprosjektgruppa for IKT og digitalisering vert med dette styringsgruppe for arbeidet. Styringsgruppa oppretter arbeidsgrupper etter behov. Styringsruppa vil bestå i heile prosjektperioden. Arbeidsgruppene vet oppretta eter behov i dei ulike fasane. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. Arbeidsgruppene får sitt mandat, og rapporterer til styringsgruppa for IKT og digitalisering 1.6 Framdriftsplan Førebels tidsplan for fasane i prosjektperioden : Kartelegging 2017 Planlegging Beslutning Gjennomføring2020 Drift 2020 Kartlegging og målbilde : Føremålet med fasen er å kartlegge status/ oversikt over dei respektive kommunane sine løysingar, avdekke mogelege alternativ for dei ulike digitale løysingane, og videre beslutte kva for digitale løysingar som skal nyanskaffast, videreførast eller avskaffast. Fasen avsluttast med etablering av eit digitalt målbilde for samannslåingstidspunktet og for utgangen av overgangsfasen. Målbildet vil kunne justeres i de påfølgjande fasane, men det er viktig å ha tydelig retning og mål fra starten. Nye Ålesund delprosjekt IKT og digitalisering mandat versjon

119 Planlegging og anskaffelse : Omfattar utarbeiding av detaljerte omtalar av framtidige løysingar, planleggingsarbeid og anskaffingar. Denne fasen danner grunnlag for påfølgende gjennomføringsfase, overgangsfase og gevinstrealiseringsarbeid. Gjennomføring Denne fasen omfattar aktivitetar knytt til samanslåing av prioriterte digitale løysingar. I denne fasen skal det sikrast at kritiske digitale løysingar vert etabler, medan ein del oppgåver kan utsetjast til overgangsfasen. Samanslåing av digitale løysingar heng tett saman med organisatoriske omstillingar, og desse prosessane må skje parallell. Overgangsfasen omfatter ferdigstilling av digital sammenslåing. I denne fasen slår kommunen saman digitale løsninger som ikke er kritiske og sluttfører organisatorisk omstilling. Overgangsfasen beregnes som avsluttet når det er etablert digitale løsninger på alle områder i den nye kommunen. Drift omfatter daglig drift av dei nye løsningane, kontinuerlige forbetringar, gjennomføring av strategiske prosjekt og gevinstoppfølging. I denne fasen skal organisasjonen arbeide systematisk op imot det digitale målbiletet og digitaliseringsstrategien. Gevinstar frå den digitale samanslåingea skal målast og følgjast opp fram til dei er realisert. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Delprosjektet IKT og digitalisering må ha tett dialog med dei fleste andre delprosjekt. Stort sett alle delprosjekt vil måtte ta stilling til bruk av teknologi og digitale løysingar for sitt område ( arkiv, økonomi, plan, personal, innkjøp, matrikkel, prosjekt knytt til tenesteområde osv). Mandat til å tilrå framtidige løysingar til beslutningstakarane skal ligge til delprosjekt IKT- og digitalisering. Delprosjektet sine tilrådingar må vere godt forankra i fagmiljøa. Dette krev møteplassar for dialog. I planlegging og anskaffelsesfasen må delprosjektet innhente innkjøpskompetanse. Det vil vere naturleg å nytte lingeorganisasjonen ( Innkjøpsavdelinga i Ålesund) til dette Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. Det er budsjettert med ei stilling knytt til IKT og digitalisering i prosjektbudsjettet for nye Ålesund kommune fram mot Relevante lenker, referansar og vedlegg RM=EDGENDTil nasjonale føringar for dette fagområdet. Nye Ålesund delprosjekt IKT og digitalisering mandat versjon

120 Delprosjekt: A5 Arkiv og dokumentasjonshandtering Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A5 ARKIV OG DOKUMENTASJONSHANDTERING 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Bakgrunn for at dette må vere eit delprosjekt i etablering av ny kommune er: Etablering av ei ny kommune får store konsekvensar for dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Nye arkivfunksjonar må opprettast i den nye kommunen. I denne prosessen er det viktig at ein sikrar digitale løysingar, god arbeidsflyt og effektiv forvaltning. Arkiv frå nåverande kommunar må avsluttast og avleverast til depot. Det er viktig at ein legg til rette for at dokumentasjonen er tilgjengeleg for innbyggarar og administrasjonen, samtidig som ein sikrar at bevaring av arkiv i notid og framtid er i samsvar med gjeldande lover og regelverk. 1.2 Oppdragsomtale Oppdrag /forventa leveranse for dette delprosjektet er: 1. Etablere arkiv og dokumentasjonsforvaltning for prosjektorganisasjonen i samanslåingsfasen 2. Sikre god dokumentasjonsforvaltning i ny kommune a. Etablere saks/-arkivsystem i ny kommune oppbygging av systemet opplæring b. Sørge for at arkivfaglege hensyn blir ivaretatt i andre delprosjekt og i arbeid med fagsystem c. Etablere ny felles internkontroll for arkiv (tidlegare Arkivplan) og plan for bevaring og kassasjon 3. Etablere ny arkivtjeneste a. Ta stilling til organisering av arkivtjeneste og depotordning b. Etablere dokumentsenter 4. Avslutte eksisterande arkiv, sikre eldre arkiv og sørge for at desse blir gjort tilgjengeleg for ettertida. a. Avslutte eksisterande digitale arkiv (saks-/ arkivsystem og fagsystem)- og etablere en plan for uttrekk til depot b. Avslutte eksisterande papirarkiv og etablere ein plan for ordning og avlevering til depot c. Etablere ein plan for digitalisering av eldre arkiv (i hovudsak byggesaksarkiv) og legge til rette for innsyn Nye Ålesund delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning mandat versjon

121 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Effektiv dokumentforvaltning og sikring av arkivverdig dokumentasjon for nåtid og framtid Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: 1. Etablere arkiv og dokumentasjonsforvaltning for prosjektorganisasjonen i samanslåingsfasen 2. Sikre god dokumentasjonsforvaltning i ny kommune 3. Etablere ny arkivtjeneste 4. Avslutte eksisterande arkiv, sikre eldre arkiv og sørge for at desse blir gjort tilgjengeleg for ettertida 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Oddny Løvik o Sandøy kommune: Annlaug Knardal Myklebust o Skodje kommune: Rita Engeset o Ørskog kommune: Bente Gravem o Ålesund kommune: Liv-Grete Orvik o Tilsattrepresentant: Michael Werner, hovudtillitsvald, Ørskog Fagforbundet Leiar av prosjektgruppa er: Liv-Grete Orvik Andre tilknytt prosjektgruppe eller prosjektet: Geir Håvard Ellingseter, IKA Møre og Romsdal IKS Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Dette delprosjektet er avhengig av stort sett alle andre delprosjekt, men er spesielt knytt til delprosjekt A4 Digitalisering og IKT. 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. Nye Ålesund delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning mandat versjon

122 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Arkivverket har i samarbeid med kommunale arkivinstituasjonar utvikla ein rettleiar i samband med kommunereform: Nye Ålesund delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning mandat versjon

123 Delprosjekt: A6 Økonomi Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A6 ØKONOMI 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Bakgrunn for at dette må vere eit delprosjekt i etablering av ny kommune er: Ein kommune skal styre etter fastsette mål, strategiar og retningslinjer innanfor fastsette lovar, reglar og økonomiske rammer. Dette krev at beslutningstakarar har tilgang på korrekt og relevant styringsinformasjon. Økonomifunksjonen i kommunen er den som leverer dette til politikarar og administrasjon. Det er difor naturleg at økonomi-området vert organisert som ei eiga gruppe i kommunesamanslåingsprosjektet. Det skal sikrast gode og likeverdige tenester til alle innbyggjarane, og at det i framtida er tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse i organisasjonen. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering. Dette vil vere viktige element for å sikre at ein når målet om ressursoptimalisering. Økonomigruppa bør kunne hjelpe andre delprosjektgrupper med å nå sine mål, mellom anna gjennom å birda med kompetanse inn i desse gruppene. Dei beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot morgondagens oppgåver og utfordringar. I dei tilfella der beste praksis ikkje er godt nok egna til å støtte opp under måla i intensjonsavtalen, må ein sjå etter nye og betre løysningar (neste praksis). I samarbeid med delprosjekt for digitalisering, skal delprosjektet sjå etter mogelegheiter for digitalisering og effektivisering, samt sikre etablering av eit heilskapleg ressursstyringssytem, herunder økonomi- og rekneskapssystem. 1.2 Oppdragsomtale Oppdrag /forventa leveranse for dette delprosjektet er: 1. Vere leverandør til dei andre delprosjekta når det gjeld økonomiske rammebetingelsar, budsjettrammer og anna økonomisk kunnskapsgrunnlag på bestilling. Aktuelle problemstillingar: a. Økonomisk analyse/kartlegging av tenesteområda kan til dømes vere: i. Kva kostar tenestene ii. Samanlikning iii. Harmonisering iv. Moglege effektiviseringsgevinstar v. Administrative finansieringsmodellar 1 (eigedom, IKT, skole, heimetenester, rammetenester osb.) 1 Dette kan til dømes vere modellar for fordeling av ressursar innan same tenesteområde. Nye Ålesund delprosjekt A6 Økonomi mandat versjon

124 b. Bistand til rådmannen og fellesnemnda for nye Ålesund kommune, mellom anna når det gjeld økonomiske rammer for tenesteområda i nye Ålesund. 2. Kartlegge gjeldande rutinar og praksis for alle områda for økonomifunksjonane i dei gamle kommunane, og tilrå nye rutinar/modellar/prosessar for nye Ålesund. a. Kva ligg til økonomi-/finans-funksjonane i dei gamle kommuane, og tilrå felles rutinar/modellar/prosessar for den nye kommunen. i) Rekneskap ii) Fakturering iii) Innfordring iv) Finansforvaltning v) Budsjett og økonomistyring (controlling) vi) Løn, pensjon og HR vi) Kemnerfunksjon vii) Innkjøp 2 viii) Anna b. Kartlegge system og samarbeidsavtalar/kontraktar og vurdere behovet for nye. c. Administrativt årshjul for handlingsprogramprosess og budsjettprosess (jf. politisk årshjul) 3. Løn og rekneskap a. Etablere felles kontoplan, rekneskapsregister, anleggsregister, personregister m.m. 4. Strategisk økonomistyring: a. Økonomiske mål og strategiar for nye Ålesund b. Utarbeide grunnlag for å fastsettje mål om effektivisering og gevinstrealisering c. Politisk årshjul handlingsprogramprosess d. Organisering av økonomfunksjonen e. Modell for økonomistyring, både overordna og på einingsnivå. 5. Gebyrregulativ, eigedomsskatt, økonomi- og finansreglement 6. Handlingsreglar, skuggebudsjett, felles budsjett frå Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Tillit: Økonomi- og finansfunksjonen i kommunen skal jobbe for å nyte stor tillit både hos innbyggjarane, folkevalde, administrasjon og tillitsvalde. Dette skal gjerast gjennom å levere relevant styringsinformasjon og beslutningsgrunnlag av høg kvalitet til rett tid. Kvalitet: Brukrane opplever at økonomi- og støttefunksjonane har god tilgjengeligheit, service og kompetanse, også som påliteleg leverandør av strategisk styringsinformasjon. Organisasjon: Sikre tilstrekkeleg operativ og strategisk kompetanse på alle nivå. Økonomi: o o Sikre god økonomistyring og økonomisk internkontroll. Sørge for at at den nye kommunen har eit budsjett og økonomiplan til det første driftsåret. 2 Krev avklaring av grensesnitt mot delprosjektgruppa for innkjøp. Nye Ålesund delprosjekt A6 Økonomi mandat versjon

125 1.3.2 Resultatmål Resultatmåla er kva konkrete resultat delprosjektet skal levere i løpet av prosjektet. Desse konkretiserer korleis effektmåla skal nåast. Resultatmåla skal vere målbare i tid, kostnad og kvalitet. Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Gi innspel til dei andre prosjekta når det gjeld økonomiske rammebetingelsar, budsjettrammer og øvrig økonomisk kunnskapsgrunnlag. Etablere felles kontoplan, rekneskapsregister, anleggsregister, personregister m.m. Etablere felles rutinar og reglement, og framdriftsplan for innføring av dette. Levere i høve til bestillingar frå andre delprosjekt, til dømes når det gjeld: o o Skildring av naudsynt framtidig kompetanse, kartlegging av eksisterande kompetanse og mogeleg organisering av fagområdet. Harmonisering av gebyrsatsar osb. Levert innstilling til punktet «strategisk økonomistyring» i kapittel Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Levi Lervik o Sandøy kommune: Sally R. Bergtun (vert endra i oktober 2017) o Skodje kommune: Lars K. Fylling o Ørskog kommune: Magny Hauge Dyrkorn o Ålesund kommune: Ole Kristian Arntsen o Geir Lorentzen, tillitsvald-representant Leiar av prosjektgruppa er: Lars K. Fylling Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: x Nye Ålesund delprosjekt A6 Økonomi mandat versjon

126 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: e_kommuner_og_fylkeskommuner_publisering.pdf Nye Ålesund delprosjekt A6 Økonomi mandat versjon

127 Delprosjekt: A7 Innkjøp Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A7 INNKJØP 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Bakgrunn for at dette må vere eit delprosjekt i etablering av ny kommune er: Offentlige anskaffelser utgjer gjerne 35 % av eit kommunalt budsjett. For noverande kommunar som skal verte Nye Ålesund utgjer kjøp av varer, tenester og bygge og annleggskostnader i 2016 brutto kr. 2,2 milliardar. Innkjøp er i dag, i tillegg til ein rein operativ funksjon, ein strategisk funksjon som ivaretek innovasjon, effektivisering, utvikling og samordning av anskaffelsar i den nye kommunen. Lov og forskrift om offentlege anskaffelsar gjeld for alle anskaffelsar over kr ,-. Det er derfor viktig å etablere ein god innkjøpsfunksjon for at den nye kommuna skal arbeide innanfor fastsatte lover og reglar og gjere gode innkjøp frå planlegging og gjennom heile prosessen fram til avtaleoppfølging med den enkelte leverandør. 1.2 Oppdragsomtale Oppdrag /forventa leveranse for dette delprosjektet er: Ivareta, kontrollere og samordne anskaffelsar som nye Ålesund skal gjennomføre, herunder: Kartlegging og kategorisering av eksisterende avtalar, både felles og kommunespesifikke, for å få oversikt over forpliktelsar og framtidige behov i den nye kommunen Vurdere lovlighet av å vidareføre eksisterande avtalar i nye Ålesund Førebu og gjennomføre nye konkurransar der det er nødvendig Koordinere kommunespesifikke avtaler fram til samanslåing Ivareta innovasjonskrafta i offentlige anskaffelsar o Funksjon (mål for avtalen) o Framtidsretta o Kostnad Lage felles avtaleforvaltar Synleggjere aktuelle nøkkeltall for måling og samanlikning av utvikling innanfor området (KPI er) Anbefale framtidig innkjøpsorganisering i nye Ålesund Lage innkjøpsstrategi for nye Ålesund Nye Ålesund delprosjekt A7 Innkjøp mandat versjon

128 Kommentar til Oppdragsomtale Delprosjekt innkjøp vil ikkje kunne gjennomføre med gruppas egne ressursar: Vurdere lovlighet av å vidareføre eksisterande avtalar i nye Ålesund Førebu og gjennomføre nye konkurransar der det er nødvendig 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Etablere gode og framtidsretta avtaler som ivaretek behovet for nye Ålesund. Utarbeide innkjøpsstrategi som ivaretek nye Ålesund med hensyn til regelverk, ansvar og mynde, innovasjon og samfunnsansvar Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Eksisterande avtalar er kartlagt og kategorisert Alle avtaler er samordna Lovlegheit av å vidareføre eksisterande avtalar er vurdert Nye konkurransar er førebudd og gjennomført kommunespesifikke avtaler er koordinerte fram til samanslåing Innovasjonskrafta i offentlige anskaffelsar er ivaretatt Felles avtaleforvaltar er etablert Aktuelle nøkkeltall for måling og samanlikning (KPI er) er synleggjort Anbefaling om framtidig innkjøpsorganisering i nye Ålesund er overlevert Innkjøpsstrategi for nye Ålesund er utarbeidet 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Kjell Sindre Johansen o Sandøy kommune: Sally Bergtun (vert endra etter okt. 2017) o Skodje kommune: Frode Helland o Ørskog kommune: Åse Karin Gjære o Ålesund kommune: Jonny Indrevåg og Lyngve Skrede o Tillitsvaldrepresentant: Linn Jenny Morsund Leiar av prosjektgruppa er: Jonny Indrevåg Eventuelt andre tilknytt prosjektgruppe eller prosjektet: Delprosjekt økonomi, i tillegg må gruppa samarbeide med samtlige delprosjekt og særlig Delprosjekt IKT. Eventuell referansegruppe: Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. Nye Ålesund delprosjekt A7 Innkjøp mandat versjon

129 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Faseinndeling for dette prosjektet: Oversikt Analyse Nye anskaffelsar Utarbeiding av plandokument Evaluering Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa nærare i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Det må leggast til rette for god kommunikasjon med delprosjekt økonomi for at aktuelle rekneskapstal vert gjort tilgjengeleg for analyse. Økonomiske konsekvensar av nye anskaffelsar vert vurdert og lagt inn i nye Ålesund sin økonomiplan. Det må og etablerast eit godt samarbeid med delprosjekt IKT for samordning og koordinering av nye IKT-prosjekt. Ved gjennomføring av nye anskaffelsar, må aktuelle delprosjekt/fagavdelingar bidra i utarbeiding av kravspesifikasjon. 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen Andre forhold/krav til prosjektet Delprosjekt innkjøp har skal kartlegge avtalar og bidra med strukturelle vurderingar. Delprosjektet vil elles vere avhengig av at Konserninnkjøp Ålesund kan bidra med ressursar og kompetanse til: Vurdere lovlighet av å vidareføre eksisterande avtalar i nye Ålesund Førebu og gjennomføre nye konkurransar der det er nødvendig Dette må utdjupast vidare i prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referansar og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Nye Ålesund delprosjekt A7 Innkjøp mandat versjon

130 Delprosjekt: A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A8 MATRIKKEL, KART OG OPPMÅLING 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Matrikkel, kart og oppmåling er eit nødvendig område å endre i ei kommunesamanslåing. 1.2 Oppdragsomtale Oppdrag /forventa leveranse for dette delprosjektet: Matrikkeldataene for de fem kommunane skal samlast til «en felles matrikkel» og den nye kommunen skal vere lokal matrikkelmyndigheit. Dette utløyser nødvendig arbeid i matrikkelen. Veg-/gatenamnsproblematikk: Det skal ikkje finnast veger/gater med same namn i den nye kommunen. Ein god del veg-/gatenamn i de fem kommunane må derfor endras og som ein direkte følgje av dette må også offisielle vegadresser endrast. Dette er den mest omfattande endringa i matrikkelen som følgje av ny kommune. Den nye kommunen skal være originaldatavert for FKB-data og part i Geovekst. Distribusjon av geodata må samordnast. Dette for å gjere tilgangane til data enklare og meir effektiv for bruker. Oppmålingstenester etter matrikkellova skal skje i kommunal regi og dette inkluderer også føring av matrikkelen. Dette arbeidet vert utført litt forskjelleg i de fem kommunane og må samordnast. Som en følgje av punktet ovanfor skal delprosjektet avklare nødvendig dimensjonering av virksomheita som skal organisere arbeid etter matrikkellova (landmåling og matrikkelføring) og arbeid som knytast til det å være originaldatavert i Geovekst. Utdrag av sjekkliste for kommunesamanslåing ligg til grunn for opplistninga i punkt Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Kompetansen vert samla til eit felles fagmiljø og vi blir bedre på å utvikle dette videre. Dette vil bidra til å skape ein mer attraktiv arbeidsplass. Rekruttering av fagfolk innenfor fagområdet blir enklere (fordi fagmiljøet i den nye kommunane er større). Kvalitetsheving og kvalitetssikring av tjenestene innen kart og oppmåling blir bedre. Matrikkelen må særlig framhevast i forhold til dette. Nye Ålesund delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling mandat versjon dato

131 1.3.2 Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Søke om ny gardsnummerserie Avklare lokale adresseforskrifter Doble adressenamn gjennomføre endringar for slike tilfelle Doble adressekoder gjennomføre endringar for slike tilfelle Adressenamn som skal endrast legge frem for fellesnemnda kriterier og forslag til namn som skal endrast. Kvar av kommunane saksbehandlar gatenamn, evt. andre namn som skal endrast, på sin måte og slik som dette blir gjort av kommunane i dag. Framdrifta av arbeidet meldes kontinuerlig til delprosjektet. Namnesak kan bli aktuelt og kvar av kommunane saksbehandlar slike saker. Melde adressevedtak til Sentralt stadnamnregister (SSR) Innarbeide ny grunnkretsinndeling etter evt. vedtak om dette i fellesnemnda. Dette gjerast i samarbeid med Statens kartverk. Oppdatering av endringar i valkretsar registrering i matrikkelen. Samarbeid med Statens kartverk. Dette gjerast etter vedtak om endringar i Fellesnemnda. Oppdatering av endringar i skolekrinsar registrering i matrikkelen. Samarbeid med Statens kartverk. Dette gjerast etter vedtak om endringar i Fellesnemnda. Avklaring av fagsystem som skal nyttast innafor delprosjektet sitt fagområde. Digitale heilheitsløsingar som for framtidig produksjon. Rette avvik mellom grunnbok og matrikkel. Klargjere for nye gebyr. Registrere adressevedtak i matrikkelen. Framforhandle ny Geovekstavtale. 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Kjetil Grytten o Sandøy kommune: Sol Slinning og Kim-Andre Breivik o Skodje kommune: Knut Berg og Bent Leite o Ørskog kommune: Beate Furstrand o Ålesund kommune: Knut Helge Skare og Per Anders Aure o Tilsattrepresentant: Haldor Lillebø Leiar av prosjektgruppa er: Per Anders Aure Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. Nye Ålesund delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling mandat versjon dato

132 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Faseinndeling for dette prosjektet er: Arbeide med matrikkelen slik at denne kan framstå som matrikkel for en ny kommune. Organisering av arbeidet med geodata, kart og oppmåling. Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa nærare i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Delprosjekt A1: Personal og omstilling Delprosjekt A4: Digitalisering og IKT Delprosjekt A5: Arkiv Delprosjekt A6: Økonomi (sjølvkost gebyr) Delprosjekt A7: Innkjøp (datasystem) Delprosjekt A9: Vatn, avløp, renovasjon (ledningskart avklare ift. geodata) Grupper som ikkje er oppretta endå som dette delprosjektet har grensesnitt til: Eigedomsskatt Plan og byggesak (seksjonering /matrikkelarbeid/konsesjon) Delprosjekt - val 2019 (matrikkelarbeid ifm. endring av valkrinsar) Delprosjekt forvaltning av kommunale eigedomar («rydding» i heimelsforhold) 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen Andre forhold/krav til prosjektet Fellesnemnda ser det som viktig at delprosjektet iverkset arbeidet med gatenamnsproblematikk, slik som like gatenamn. Arbeidet er tidkrevjande og vil betinge politiske vedtak. Dette gjelder tilsvarande for endringar i kretsgrenser. Alt dette arbeidet betingar politiske avgjerder og vedtak må føreligge for å kunne gjennomføre endringane. 2 Relevante lenker og referansar Viktige relevante lenker og referansar til dette delprosjektet: Rapporter frå tidligare gjennomførte kommunesamanslåingar og det visast til kartverkets sine heimesider. Delprosjektet anbefalast å ta utgangspunkt i tidlegare gjennomførte prosjekt knytt til kommunesamanslåingar. Samarbeidet med Statens kartverk blir sentralt i arbeidet. Nye Ålesund delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling mandat versjon dato

133 Delprosjekt: A9 Vatn, avløp og renovasjon (VAR) Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A9 VATN, AVLØP OG RENOVASJON 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet A9 er eitt av delprosjekta under teknisk sektor og delprosjektet skal legge fram forslag til organisering, drift og utvikling av tenestene som er i tråd med lov- og forskriftskrav. Framlegg til organisering av tenestene i den nye kommunen, som har kapasitet, kompetanse, som kan drive samfunnsutvikling, og som kan ta ut samordningsgevinstar. Det er stort behov for samordning innanfor dei tre områda. Kommunal vassforsyning Avløpshandtering Renovasjonsløysingar 1.2 Oppdragsomtale Oppdrag /forventa leveranse for dette delprosjektet er: 1. Utarbeide eitt kunnskapsgrunnlag for tenesteområdet som beskriv status, utferdingar, relevante nøkkeltall og statistikk, samt nasjonale og kommunale føringar, med særskilt fokus på miljø og bærekraft. 2. Med bakgrunn i kunnskapsgrunnlaget, utarbeide et prosjektplan som beskriv arbeidet som må gjerast for å nå mål og strategiar for tenestene. 3. Med bakgrunn i grunnlagsdokumentet, utarbeide ein organisasjonsplan for tenesteområdet som beskriv organisering, lokalisering og rolle- og funksjonsbeskrivingar. 1.3 Mål Effektmål Effektmåla skal beskrive forventa effekt, kva gevinstar som skal oppnåast. Effektmåla beskriv ofte ein ønska framtidig situasjon. Gevinstrealisering er å sørge for at dei effektane/gevinstane som var forventa av prosjektet faktisk blir realisert. Effektmåla skal innehalde både 1. Samanslåing av kommunar kva må på plass. 2. Utvikling og innovasjon. Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Kompetansen vert samla til eit felles fagmiljø og vi blir bedre på å utvikle dette videre. Dette vil bidra til å skape ein mer attraktiv arbeidsplass. Rekruttering av fagfolk innenfor fagområdet blir enklere (fordi fagmiljøet i den nye kommunane er større). Kvalitetsheving og kvalitetssikring av tjenestene innen VAR. Nye Ålesund delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon mandat versjon

134 1.3.2 Resultatmål Resultatmåla er kva konkrete resultat delprosjektet skal levere i løpet av prosjektet. Desse konkretiserer korleis effektmåla skal nåast. Resultatmåla skal vere målbare i tid, kostnad og kvalitet. Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Det må utarbeidast felles forskrifter og gebyrregulativ (felles VA-Norm og sanitærreglement, abonnementsvilkår) Planer for beredskap (krisehandtering) Harmonisering av tenestenivå og gebyr lik kvalitet på tenestene. Samordning av planverk for tenestene Investeringsbehov (t.d. kriseforsyning, samla etterslep på landsbasis, ) Eigarskap til anlegg for produksjon og distribusjon. Matrikkel og kvalitet på data berekning av forbruk. Ledningskartverk digitalt førsteval nye løysningar Sjølvkost i den nye kommunen. 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: Skodje: Frode Helland Haram: Kjell Sindre Johansen Sandøy: Kim Andrè Brevik Ørskog: Morten Sloth-Fjordside Ålesund: Bjørn Skulstad Fagforeiningsrepr.: David Mertsching TV Tekna Leiar av prosjektgruppa er: Kim A. Breivik Eventuelt andre tilknytt prosjektgruppe eller prosjektet: o ÅRIM o Sjølvkostkonsulent Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. Området er stort og mangslungent, og det kan vere hensiktsmessig å danne undergrupper innafor dei tre fagområda som kan arbeide med spesifikke oppgåver under styring av prosjektgruppa: Prosjektgruppe A9 Arbeidsgruppe Vatn Arbeidsgruppe Avløp Arbeidsgruppe Renovasjon 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. Nye Ålesund delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon mandat versjon

135 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden til Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjekt A6 Økonomi (sjølvkostfond, fagsystem etc.) Delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling (Leidningskartverk, matrikkel-kvalitet på data) Delprosjekt A4 Digitalisering og IKT (Fagsystem etc.) Delprosjekt A1 Personal og omstilling (organisering drift av tenestene) Delprosjekt A11 Administrativ organisering (organisering leiing av tenestene) Delprosjekt A5 Arkiv (eldre leidningskart etc.) Delprosjekt A7 Innkjøp (fagsystem, evt. A4) 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen Andre forhold/krav til prosjektet Andre viktige forhold/krav til prosjektet, f.eks. krav til beslutningspunkt, begrensningar, forhold til anna pågåande arbeid m.v.: Avklaring om kva delprosjekt som har dei to andre sjølvkostområda Feiing (brann og redning-delprosjekt?) og Slam. Prosjektet er stort, og ein må i tidlig fase avklare kva som må endrast før 2020, kva som bør endrast, og kva som kan vente til etter Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Nye Ålesund delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon mandat versjon

136 Delprosjekt/arbeidsgruppe: A10 Administrativ organisering kartlegging 2017 Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT A10 Administrativ organisering kartlegging Bakgrunn for dette delprosjektet Hensikta med gruppa sitt arbeid er å gå i gang med kartlegging av administrativ struktur. 1.2 Oppdragsomtale Delprosjektet skal bidra til at kartleggingsarbeidet blir klart til rådmann for nye Ålesund er på plass. Det er viktig å kome i gang med kartlegginga fordi mange delprosjekt er avhengig av framdrift vedr. administrativ struktur. 1.3 Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: Tilstrekkeleg kartlegging av administrativ struktur, og fordeler og ulemper ved ulike modellar, slik at ny prosjektgruppe kan gå i gang med vurdering og beslutning av ny administrativ struktur for nye Ålesund kommune Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: Kartlegge administrativ struktur i dei fem kommunane som inngår i nye Ålesund Innhente ulike døme frå andre kommunar av samanliknbar størrelse, og sjå på fortrinn og ulemper med desse. 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Turid Hanken o Sandøy kommune: Ann Kristin Røyset o Skodje kommune: Kristian Skålhavn o Ørskog kommune: Synnøve Vasstrand Synnes o Ålesund kommune: Magne Karlsen o Nye Ålesund: Prosjektkoordinator tiltrer gruppa o Tilsattrepresentant: Hanne Tonning. o Det må vurderast om også HVO skal vere representert i gruppa. Leiar av prosjektgruppa er: Ikkje valt enno. Nye Ålesund delprosjekt A1 Personal og omstilling mandat versjon

137 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer fram til desember Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Generelt: Alle delprosjekt som gjev konsekvens for tilsette sine arbeidsforhold. Kommunikasjon: Spesielt i forhold til informasjon til tilsette. Interkommunalt samarbeid: I forhold til organisatoriske forhold med betydning for tilsettingsforhold, samt arbeidsgjevaransvar og kontakt mot arbeidstakerorganisasjonar. 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Nye Ålesund delprosjekt A1 Personal og omstilling mandat versjon

138 Delprosjekt/arbeidsgruppe: P1 Kulturbygging og verdiar Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT P1 KULTURBYGGING OG VERDIAR 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Dersom vi skal oppfylle intensjonsavtalen i forhold til visjonar og overordna målsetting, er det avgjerande at vi har fokus på kultur og menneskelege ressursar i alle fasene av samanslåingsprosessen. Ein god kultur vil hjelpe oss med å nå våre mål og strategiar. Det er ei sterk auke i antal fusjonar i arbeidslivet, også av offentlege verksemder. Forsking indikerer at mangelfullt fokus på kultur og menneskelege ressursar kan forklare kvifor mange fusjonar ikkje lykkast (Enehaug & Thune, 2007). Kultur er eit vidt omgrep som blir brukt i ei rekke ulike samanhengar, og med ulike definisjonar. Dei fleste forklaringar om kva kultur er omhandlar tanke-, kommunikasjons- og atferdsmønstre hjå menneske. Når det gjeld kommunesamanslåing, vil kulturomgrepet vere relevant både i forhold til dei tilsette (organisasjonskultur), politikarar (politisk kultur) og blant innbyggjarane. Kulturen vil mellom anna kome til uttrykk gjennom måten vi samarbeider og samhandlar på, korleis vi løyser små og store oppgåver, og korleis vi omtalar kommunen vår For at delprosjektet skal kunne ta fatt i denne omfattande oppgåva ønskjer vi i første omgong å ha fokus på det som i faglitteraturen blir omtala som organisasjonskultur. Det eksisterer ulike definisjonar på organisasjonskultur. Ein populær definisjon som mange kjenner er: «Kultur er måten vi gjer tinga på her hjå oss» (Deal & Kennedy, 1982:4). I dette delprosjektet vel vi å definere organisasjonskultur i tråd med Bang (2003) som seier at organisasjonskultur er organisasjonsmedlemmane sine felles delte normer, verdiar og oppfatningar av verkelegheita. Desse vert utvikla når medlemmane samhandlar med kvarandre og med omgjevnadane, og kjem til uttrykk i haldningane og handlingane på jobben. Det kan nemnast at forskinga no føreslår at ein i tillegg til å fokusere på organisasjonskultur, også fokuserer på dei tilsette sine opplevingar og faktiske atferd i fusjonsprosessane (Enehaug & Thune, 2007). På bakgrunn av dette må det vurderast om dette delprosjektet også skal ha fokus på øvrige menneskelege faktorar i samanslåingsprosessen, eller om dette vert ivareteke av andre delprosjekt. 1.2 Oppdragsomtale Vi ser for oss at dette delprosjektet skal skildre ein formålstenleg kultur i den nye kommuna, så detaljert og presist som mulig - og samtidig seie noko om korleis vi skal sørgje for at denne kulturen vert implementert i alle ledd i den nye kommunen. Nye Ålesund delprosjekt Kultur og verdiar mandat

139 Sidan felles verdiar er sentralt i etableringa av ein ny kultur, er det nødvendig at vi avgjer kva for kjerneverdiar som skal prege den nye kommuna. Vi ønskjer å føreslå ein prosess der vi legg fram forslag til nye verdiar og korleis det nye verdigrunnlaget skal implementerast i organisasjonen. 1.3 Mål Effektmål Delprosjektet verdiar og kulturutvikling må ha eit langt perspektiv når det kjem til effektmål. Sjølv om prosjektperioden i første omgang strekker seg fram til 2020, er det først etter vi er blitt ei ny kommune at den nye kulturen skal formast for alvor. Vi trur derfor det vil vere klokt å arbeide strategisk og målretta med kulturutviklig også etter Delprosjektet vårt meiner at dei overordna effektmåla for Nye Ålesund kommune vil bli nådd / ikkje nådd avhengig av kva organisasjonskultur vi bygger, samt kva fokus vi har på dei menneskelege faktorane i prosessen. Døme på effektmål der organisasjonskulturen i stor grad påverkar resultatet er at den nye kommunen utmerkar seg innanfor nytenking og innovasjon, at kommunale tenester er likeverdige i heile kommunen og at innbyggarane har tillit til administrasjon og politikarar. Det er definert følgjande effektmål for dette delprosjektet: At kjerneverdiane i den nye kommunen er godt kjent av tilsette, politikarar og innbyggarar. At kjerneverdiane kjem tydelig til uttrykk i måten vi arbeider på og omgåast kvarandre. At tilsette, politikarar og innbyggarar identifiserer seg med ny kommune og er stolt av den. At vi har verdibevisste og tydelege leiarar på alle nivå i kommunen. At innbyggarar opplever tillit og profesjonalitet i møte med kommunen sine tilsette. At tilsette føler seg ivareteke og involvert i samanslåingsprosessen. At tilsette får bruke kompetansen sin og utvikle ny kompetanse. At vi klarer å rekruttere dyktige medarbeidarar og at dei blir verande. At vi har tilsette og leiarar med endringsevne, endringsvilje og kompetanse i endringsleiing. At møteplassane og arbeidsformene ber preg av nytenking, samskaping og likeverd Resultatmål Som nemnt under er det naturleg å ha ein lang tidshorisont (utover 2020) for dette delprosjektet. Resultatmåla som er lista opp nedanfor er likevel det vi meiner må på plass innan samanslåinga : a. Kartlegge sentrale verdiar som gjer at tilsette trivst og utnytter kompetansen sin. b. Legge fram forslag til vedtak i fellesnemda om kjerneverdiar i den nye kommunen, der verdigrunnlaget vert beskrive og utforma. c. Legge fram forslag til korleis det nye verdigrunnlaget bør implementerast i organisasjonen. d. Legge fram forslag til leiarverdiar i den nye kommuna, her også korleis leiarar kan gå fram som gode kulturberarar. Føreslå opplegg for leiarutvikling som ivaretek kultur og verdiar. e. Lage rapport som beskriv kulturen til nye Ålesund kommune - og korleis den skal bli synlig i kvardagen. f. Føreslå tiltak, verktøy og arbeidsformer som kan utvikle den kulturen vi ønskjer skal prege kommunen. g. Revidere, lage framlegg til etiske retningslinjer for den nye kommunen. Nye Ålesund delprosjekt Kultur og verdiar mandat

140 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: Malin Piegsa (personalsjef, Skodje kommune) Dag Olav Tennfjord (ordførar, Skodje kommune) Hildegard Maier (politikar, Sandøy kommune) Tone Gandrudbakken (fagleiar, Sandøy kommune) Kathrine Pernille Beite (personalrådgivar, Haram kommune) Ewa Hildre (politikar, Haram kommune) Hilde Sørdal (kommunalsjef, Ørskog kommune) Geir Peter Aure (varaordførar, Ørskog kommune) Tore Johan Øvstebø (varaordførar, Ålesund kommune) Ingvild Vartdal (personalrådgivar, Ålesund kommune) Lindis Dalebø (tillitsvaldrepresentant, nye Ålesund) Lars Marius Rindal (HVO-representant, nye Ålesund) Leiar av prosjektgruppa er: Tore Johan Øvstebø Eventuelle underliggande arbeidsgrupper kan opprettast etter avtale med prosjektleiar/koordinator. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden. Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Sidan kulturen i den nye kommunen vil påverke alle sider ved den kommunale drifta, må også kulturgruppa ha ein viss dialog med alle dei andre prosjekta - og koordinerast med desse. For å kunne skape den nye "Ålesundskulturen" er vi avhengig av eit godt samarbeid mellom alle delprosjektleiarane og med fellesnemnda. Likevel er det kanskje nokre delprosjekt vi er ekstra avhengige av: - Delprosjekt P1 Politisk organisering, demokrati og medverknad - Delprosjekt A1 Personal og omstilling - Delprosjekt A2 Kommunikasjon 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. Nye Ålesund delprosjekt Kultur og verdiar mandat

141 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Amskov, J. B., Iversen, F. & Fabricius, A. (2004). Når vi flytter sammen. Ledelse av kommunale fusioner. KL&KTO Bang, H. (2003). Organisasjonskultur. Oslo: TANO. Enehaug, H. & Thune, T. (2007). Organisasjonskultur og mennesker i fusjonsprosesser. AFI-rapport 1/2007. Seo, M-G. & Hill, N. S. (2005). Understanding the human side of Merger and Acquisition. An Integrative Framework. The Journal of Applied Behavioral Science, Vol. 41, No. 4, s Nye Ålesund delprosjekt Kultur og verdiar mandat

142 Delprosjekt: P2 Politisk organisering, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad Mandatet er gitt av: Styringsgruppa nye Ålesund Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT P2: POLITISK ORGANISERING, LOKALDEMOKRATI OG INNBYGGJARMEDVERKNAD 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Intensjonsavtalen for nye Ålesund slår fast at den nye kommunen skal ha eit godt og velfungerande lokaldemokrati, med høgt engasjement og gode moglegheiter til medverknad. Lokal identitet og nærdemokrati skal være høgt prioritert i arbeidet. Nye Ålesund skal ta i bruk framtidsretta modellar for arbeidsdeling og samhandling. Dette oppnår vi gjennom: Ein ny, effektiv og innovativ organisasjon Styrking av samhandling på tvers av einingar Å fylgje god forvaltningsskikk Godt og tillitsbasert samspel mellom innbyggjarar, politiske aktørar, administrasjon, tillitsvalde, næringsliv og frivillige Utvikling av politikarrolla og tilrettelegging av nye former for politikkutforming Mellomvalsmedverknad for innbyggjarane Nettverksstyring med politisk legitimitet og kontroll Å metodisk og systematisk ta i bruk av ny teknologi og stimulere nye arbeidsformer; eksempelvis ved å ta i bruk digitale plattformar som eit hjelpemiddel for innbyggjarmedverknad 1.2 Oppdragsomtale Leveransen for prosjektet er i hovudsak utgreiingsarbeid. Delprosjektet utgreier og førebur sakar som angår politisk organisering, medverknad og lokaldemokrati, og legg desse fram for fellesnemda til vurdering. Dette vil krevje dedikert innsats frå alle medlemmane i utvalet i dei periodane utgreiingsarbeidet pågår og tilrådinga skal utarbeidast. Målsetninga er at nye Ålesund kommune har eit godt slutningsgrunnlag for vedtak som angår lokaldemokratiet som er i tråd med intensjonsavtalen og politiske målesetningar. Det overordna målet er å sikre ei politisk organisering av høg demokratisk kvalitet, med like moglegheiter for medverknad for alle innbyggjarane. Arbeidet delast inn i fasar, og det utarbeidast resultatmål for kvar fase. Dei overordna effektmåla er gjeldande for heile prosjektperioden. Nye Ålesund delprosjekt Politisk organisering, demokrati og medverknad mandat versjon

143 I kartleggingsfasen må det lagast ei oversikt over kva politiske strukturar og nærdemokratimodellar som eksisterer på noverande tidspunkt i dei fem kommunane. Det er og viktig å få kartlagt moglegheitsrommet i kommunelova når det gjeld organisering. Politisk struktur legg premissar for svært mange andre aktivitetar i prosjektgjennomføringa, difor er det avgjerande at Fellesnemnda vedtek den innan utgongen av Ettersom oppgåvene som er lagt til dette delprosjektet er av prinsipiell karakter, vil vedtaket legge føringar for større delar av programorganiseringa elles. Dette gjeld spesielt arbeidet med administrativ organisering og tenesteutvikling. Som ein konsekvens av dette bør dette delprosjektet skjele til val av administrativ struktur og lokalisering av tenestestader når det skal utarbeidast modellar for samskaping mellom kommune og frivilligheit. Delprosjektet skal i samarbeid med dei politiske gruppeleiarane, utarbeide modellar for politisk struktur, og i samarbeid med lag og foreiningar, utarbeide modellar for samskaping mellom kommune og frivilligheit. Under er ei oversikt over dei mest sentrale tinga som må avklarast: Hovudstruktur Økonomi, plan, drift Utvalsmodell Samansetjing Kor mange og kva tema Lovpålagde utval Nærdemokratiske ordningar/utval Omfang /avgjerdsmynde Inndelingsprinsipp (fag/geografi) Ulike former for innbyggjarmedverknad Digitale løysingar Reglement Delegering av mynde: Framlegg til delegasjonsreglement bør utarbeidast slik at det kan vere ein premiss i rekrutteringa av toppleiargruppa (definere kva mynde som ligg til kommunens øvste leiing). Framlegg til politisk reglement bør utarbeidast slik at det er kjent før nominasjonane til kommunevalet 2019 tek til. 1.3 Mål Effektmål Ålesund kommune har et lokaldemokratisk system som legg til rette for påliteleg, ansvarleg, borgarnær og effektiv politisk styring. Dei politiske partia erfarer at det er lettare å sette saman balanserte vallister omsyn til kjønn, alder, geografi og yrke. Det demokratiske systemet og dei politiske prosessane vert opplevd som effektive, transparente, og tillitsskapande. Den politisk leiinga er styringsdyktig, og politikarrolla fremjar nytenking og innovasjon i Nye Ålesund delprosjekt Politisk organisering, demokrati og medverknad mandat versjon

144 organisasjonen. Politiske verksemd inngår i samskapingsprosessar med fagmiljø, innbyggjarar, brukarar, næringsliv, og frivilligheit. Innbyggjarane opplever likeverd med omsyn til moglegheit for deltaking, og at dei kan medverke på ulike nivå i kommunen. Saksutgreiingar og prosessar fram mot politisk vedtak har høg fagleg kvalitet. Ålesund kommune har eit godt omdømme med omsyn til demokratiske praksis; innbyggjarane opplever eigarskap til kommunen, kort avstand til politisk og administrativ leiing, og at politiske engasjementet har verknad. Ålesund kommune er blant dei ti beste kommunane i landet med tanke på valdeltaking og opplever økt valdeltaking i lokalval, i høve til tidlegare års valoppslutning. Den nye kommunen har ei styringsdyktig politisk leiing, og det leggjast til rette for ei politikarrolle som fremmar nytenking omkring demokratiske prosessar og deltaking. Ein har tatt i bruk samskapingsmodellar og samarbeid på tvers av sektorar for å unngå silotenking og få i stand betre avgjerder og tiltak. Politisk aktivitet har gode vilkår og tek i bruk nye arbeidsmåtar Resultatmål Nye Ålesund skal ta i bruk nye arbeidsformer, som gjer terskelen for deltaking låg for alle innbyggjarane i kommunen. Utvikle samskapingsplattformar mellom kommune og frivilligheit Ein skal utreie om saksførebuande møter kan betre den politiske prosessen. Nye Ålesund skal ta i bruk digitale samhandlingsplattformar som til dømes medborgarpanel og brukarportalar som støttar opp under og lettar moglegheitene for politisk medverknad. Delprosjektet skal samanlikne ulike modellar for kommunedelutval og finne fram til ei optimal organiseringsform, som både tek omsyn til skildringa av desse i intensjonsavtalen, men også praktiske aspekt ved ordninga som ikkje er tatt høgde for i avtalen. Organiseringa må være slik at desse organa er tydeleg forankra både blant innbyggjarar og blant politisk/administrativ leiing, med tilstrekkelege ressursar. Sjå på innbyggjartorg i kommunedelsentra, og koordinatorfunksjonar som tilretteleggjar for lokal aktivitet i nærdemokratiorgana. Utforme utkast til delegasjons- og politisk reglement. Ein skal utvikle reiskapar for politikaropplæring av dei folkevalde, med særleg fokus på arbeidsformer som fremmar deltaking, og som tek omsyn til habilitetsspørsmål. Kompetanseheving og kunnskapsinnhenting blant politikarane må være eit fokusområde. Politikarhandboka skal utformast på ein måte som tek omsyn til nytenking innanfor politisk arbeid. Opplæringa må leggje vekt på ansvarleggjering: til dømes at politikarar står bak avgjerder om prioriteringar i saman med administrasjonen som sett i gang tiltaka. Utreie kva slags forhald det må være mellom politisk utvalsstruktur og administrativ organisasjon. Leggje til rette for engasjerande, frie og velorganiserte kommuneval for nye Ålesund høsten Nye Ålesund delprosjekt Politisk organisering, demokrati og medverknad mandat versjon

145 1.4 Organisering og ansvar Styringsgruppa for nye Ålesund fatta derfor ei avgjerd om å opprette eit delprosjekt som samla arbeidet med tema politisk organisasjon, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad. Delprosjektet skal ha to politiske representantar frå kvar kommune, og ein administrativ representant. Det skal og være ein tillitsvald med i arbeidet. Delprosjektet koordinerast av Mads Solberg, som er arbeidar i prosjektgruppa for nye Ålesund som rådgjevar med ansvar for demokratiutvikling. Kari Grindvik er politisk leiar for prosjektet. Olav Kjetil Sjøholt er nestleiar. Delprosjektet har følgjande samansetning: Haram Svein Harsjøen FrP sveinharsjoen@hotmail.com Trine Otterlei Ap tro@fials.no Elin Moen Administrasjon Elin.Moen@haram.kommune.no 1. vara (felles): Gunn Rigmor Aarnes Sp Gunn.rigmor.aarnes@haram.kommune.no 2. vara (felles): Kristian Stråmyr V Kristian.stramyr2@haram.kommune.no Sandøy Åse Kristin Ask Bakke AP Ase.Kristin.Ask.Bakke@sandoy.kommune.no Nils Magne Abelseth H nils.magne@iabelseth.no Kim Andre Breivik Administrasjon Kim.breivik@sandoy.kommune.no Skodje Modolf Hareide Sp Modolf.Hareide@skodje.kommune.no Kari Grindvik V Kari.Grindvik@skodje.kommune.no Bente Glomset Vikhagen Administrasjon Bente.Glomset.Vikhagen@skodje.kommune.no Vara: Geir Ove Leite Ap Ørskog Olav Kjetil Sjøholt H Olav.Kjetil.Sjoholt@orskog.kommune.no Helene Børretzen Fjørtoft KrF Helene.Fjortoft@orskog.kommune.no Synnøve Vasstrand Synnes Administrasjon synnove.synnes@orskog.kommune.no Ålesund Geir Stenseth FrP Geir.Stenseth@alesund.kommune.no Øystein Tvedt H oystein.tvedt@alesund.kommune.no Irene Kalstad Aase Administrasjon irene.kalstad.aase@alesund.kommune.no Vara: Ann-Kristin Bryne Ap Vara: Tore Johan Øvstebø KrF Tore.Johan.Ovstebo@alesund.kommune.no Tillitsvalgt Geir Skodje Unio Geir.skodje@orskog.kommune.no Stein Inge Skogen (vara) Stein.inge.skogen@sandoy.kommune.no Nye Ålesund delprosjekt Politisk organisering, demokrati og medverknad mandat versjon

146 1.5 Rapportering Delprosjektet får sitt mandat frå fellesnemda, og rapporterer til denne via styringslinja som går gjennom prosjektleiar/koordinator. Rapportering undervegs etter avtale med prosjektleiar/koordinator. Eventuelle arbeidsgrupper under delprosjektet får sitt mandat frå, og rapporterer til, delprosjektet. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer heile prosjektperioden. Utfyllande prosjektskisse med faseinndeling og risikoanalyse leggast fram for fellesnemnda hausten Skisse til ny politisk organisering må være klart innan I kartleggingsfasen vil det særleg arbeidast med å identifisere styrkar og svakheiter med dagens ordning, synleggjere behov og utfordringar. 1.6 Avhengigheit til andre delprosjekt Viktige avhengigheiter til, overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Delprosjekt P1: Kulturbygging og verdiar Delprosjekt A2: Kommunikasjon Delprosjekt A4: Digitalisering og IKT Delprosjekt A10: Administrativ organisering kartlegging 1.7 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheitsanalyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere grad av sannsynlegheit og konsekvens for dei identifiserte risikoane på ein gitt skala, samt kva tiltak som må setjast inn for å redusere risikoane. 1.8 Økonomisk ramme Fylkesmannen har løyva midlar til eit prosjekt på Innbyggerdeltaking i nye Ålesund kommune; ei avklaring på kor mykje av desse midlane som er tilgjengeleg for aktivitetar i delprosjekt P2 kjem i løpet av hausten Relevante lenker, referansar og vedlegg Kommunal- og Moderningsdepartementet har tilgjengeleggjort ei rekkje veiledarar for vidareutviklinga av lokaldemokratiet under kommunesamanslåing. Desse er tilgjengelege på: KS har også publisert mykje materiale om dette temaet: Nye Ålesund delprosjekt Politisk organisering, demokrati og medverknad mandat versjon

147 Delprosjekt: P3 Interkommunale samarbeid Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. 1 MANDAT FOR DELPROSJEKT P3 INTERKOMMUNALE SAMARBEID 1.1 Bakgrunn for dette delprosjektet Dei fem kommunane som frå 2020 utgjer nye Ålesund kommune, deltek i dag i svært omfattande interkommunalt samarbeid. Eitt av måla med kommunereforma er å redusere behovet for slikt samarbeid slik at kommunen kan få sterkare styring og kontroll politisk og administrativt over dei tenestene kommunen har plikt til å gi sine innbyggarar og det forvaltningsansvaret som er lagt til kommunen. Desse oppgåvene har kommunen ansvaret for uavhengig av kven som utfører dei på kommunens vegne. 1.2 Oppdragsomtale Intensjonsavtalen som er inngått mellom dei fem kommunane om skaping av den nye kommunen, gir fellesnemnda i oppgåve å vurdere kva samarbeid det er ønskjeleg eller nødvendig for den nye kommunen å inngå i. Delprosjekt P3 skal utarbeide ein rapport som grunnlagsdokument for fellesnemnda si avgjerd. Denne skal bygge vidare på kartleggingsrapporten «Hopehav» levert av administrativ prosjektgruppe mai Mål Effektmål Det er definert følgjande foreløpige effektmål for dette delprosjektet: 1. Alle skriftlege avtalar om interkommunalt samarbeid som i dag er inngått, blir ugyldige frå og med det tidspunktet den nye kommunen er operativ ( ). 2. Pkt. 1 betyr at avtalane må anten bli inngått på nytt, med eller utan endring, eller seiast opp. Nye avtalar må vere signert av partane før Oppseiing av avtalar inneber overføring av oppgåvene til den nye kommunen. 3. Effektmålet med delprosjekt P3 er å få fram grunnlaget for å kunne realisere pkt. 2, dvs. a. kva avtalar som bør førast vidare utan endring anna enn nye juridiske partar, b. kva avtalar som bør førast vidare med endringar, og c. kva avtalar som bør bli sagt opp Resultatmål Det er definert følgjande foreløpige resultatmål for dette delprosjektet: 1. Gi grunnlag for å utforme deltakarstrategien for det interkommunale samarbeidet 2. Gi grunnlag for å utarbeide prosedyrar og rutinar for god rapportering frå og kontroll tenestene som blir ytt gjennom det interkommunale samarbeidet 3. Gi grunnlag for tidleg avklaring for kva samarbeid som bør bli sagt opp slik at det blir rimeleg god tid til å avklare korleis oppgåvene skal bli gjennomført av ny kommune i eigen regi. Nye Ålesund delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid mandat versjon

148 1.4 Organisering og ansvar Prosjektgruppa består av: o Haram kommune: Haldor Lillebø vara o Sandøy kommune: Oddvar Myklebust vara o Skodje kommune: Kjellaug Haukeberg vara Karoline Stette o Ørskog kommune: Frode Andresen vara o Ålesund kommune: Svein Rune Johannessen vara Anne Kristin Bryne o Tilsettrepresentant: Frode Nordstrand Leiar og nestleiar av prosjektgruppa er: Administrativ tilsetteleggar er: Tore Hals 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Prosjektet rapporterer undervegs til prosjektleiar/koordinator etter avtale. Leiar av delprosjektet deltek i prosjektleiarforumet for nye Ålesund. Prosjektplan med risikoanalyse leggast fram for prosjektleiar/koordinator og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Framdriftsplan Delprosjektgruppa varer til våren 2018, og vert forlenga om behov. P3 bør avslutte sitt arbeid ganske tidleg, av fleire årsaker m.a.: avtalar som den nye kommunen vil gå ut av, får konsekvensar for dei andre som deltek i samarbeidet. Dei må få tid til å finne ut av kva dei må gjere innan avtalen tek slutt. avtalar det er ønskeleg å halde fram med, må forhandlast på nytt. Dette vil kreve tid og må vere avslutta og klare frå og med den nye kommunen tek til. samarbeid som blir avslutta, får konsekvensar. Den nye kommunen må ta oppgåva på eigen kjøl. Dermed må dei andre arbeidsgruppene få vite dette tidleg med tanke på deira arbeid. Fellesnemnda ber delprosjektet beskrive faseinndeling av prosjektgjennomføringa i prosjektplanen. 1.7 Avhengigheit til andre delprosjekt Delprosjektet må ha overlapp eller koordinering med andre delprosjekt: Delprosjekt P2 Politisk organisering: Styringsstrukturen for det interkommunale samarbeidet heng saman med den politiske organiseringa. Delprosjekt Administrativ organisering: Oppgåver som ikkje blir løyst gjennom interkommunalt samarbeid må bli løyst i eigen organisasjon. Delprosjekt A2 Kommunikasjon: Spesielt i forhold til informasjon til tilsette. Delprosjekt A7 Innkjøp: Mykje innkjøp skjer gjennom interkommunalt samarbeid og det interkommunale samarbeidet har behov for innkjøp. Delprosjekt A6 Økonomi: Kostnadene med å delta i interkommunalt samarbeid må bli tydeleg i kommunens budsjett og rekneskap. Andre prosjekt: Vurderingane i delprosjekt innan helse, omsorg og sosial, kultur og aktivitet, næring, oppvekst, og teknisk vil vere med å avklare om oppgåvene blir løyst best i eigen regi eller i samarbeid med andre kommunar. 1.8 Prosjektplan og risiko- og sårbarheitsanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, og ei risiko- og sårbarheits-analyse. Denne skal omfatte identifisering av risiko for delprosjektet, vurdere kor sannsynleg det er for at dei identifiserte risikoane vil oppstå og kva konsekvensar dette vil få (på ein gitt skala), og kva tiltak som må bli sett inn for å redusere risikoane. Nye Ålesund delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid mandat versjon

149 1.9 Økonomisk ramme Delprosjektet har foreløpig ikkje fått noko økonomisk ramme. Fellesnemnda ber delprosjektet skissere eit budsjettbehov som ein del av prosjektplanen Andre forhold/krav til prosjektet Det er allereie gjennomført eit grundig kartleggingsarbeid i av ei administrativ gruppe som leverte kartleggingsrapport i mai Delprosjektet P3 skal ta utgangspunkt i denne kartlegginga som grunnlag for politiske vurderingar og anbefalingar. Den tidlegare administrative gruppa bør delta i dei to første møta for å få ei god overføring av kunnskap. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referansar og vedlegg til dette delprosjektet, eksempelvis nasjonale føringar for dette fagområdet: Kartleggingsrapport i nye Ålesund kommune datert «Hopehav - Kartleggingsrapport om interkommunalt samarbeid og eigarskap» (er tilgjengeleg på Nyttige lenker: Lov av 29. januar 1999 nr. 6 om interkommunale selskaper, Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner» (kommuneloven), sjå paragrafane 27 28, og 28-1a 28-1k Lov av 15. juni 2001 nr. 70 om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) Selskaper og kommunereformen. Endringer i kommunestrukturen konsekvenser for selskaper med kommunalt eierskap, samvirkeforetak og stiftelser Nye Ålesund delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid mandat versjon

150 Saksframlegg Fri og frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med Nye Ålesund kommune Saksnr. Utval Møtedato 010/17 Arbeidsutvalet /17 Fellesnemnda Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: For komande år (september 2017 til juli 2018) gjelder følgande ordning for fri/frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med nye Ålesund kommune. Representantar i partssamansatt utval (PSU) vert gjeve 30% frikjøp. Representantane representerar alle tilsette i dei fem kommunane og ikkje berre eigne medlemmar. Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter, informasjon og forankring av saker med andre organisasjonar. Vararepresentantar til PSU vert gjeve 10 % frikjøp. For tillitsvalde som deltek i delprosjekta bør det gjevast tid til å vere med i møter, til førebuing og tid til reise til og frå. Malen bør vere at det gjevast tilsvarande tid til førebuing som det som er planlagt møtetid. Reisetid kjem i tillegg. Som eksempel vert det da for dagsmøter gjeve ein dag med førebuing. For hovudverneombod som deltek i utval eller prosjektgrupper gjeld same frikjøpsreglar som for tillitsvalde. Kommunane sine utgifter til løn for frikjøp i partssammensatt utval vert refundert frå og med september Arbeidsutvalet (AU):